SZÁMLÁZÓ ÉS KÉSZLETVEZETő RENDSZER V6.00.XX

Készletvezető és Számlázó Rendszer V6.00.xx

SZÁMLÁZÓ ÉS KÉSZLETVEZETő RENDSZER V6.00.XX

Error! Unknown switch argument.


Általános ismertető A rendszer alkalmas kisvállalkozások, kisebb cégek készleteinek, számláinak, megrendelők, szállítók és munkalapok kezelésére. A telepítő lemez tartalmazza a szükséges szoftvereket, BDE ( Borland Database Engeen) programokat. A program futtatási környezete a Microsoft Windows 95 operációs rendszertől felfelé kompatíbilis. Milenium operációs rendszernél a dátum formátumot át kell állítani éééé.hh.nn formátumra, mert alapértelmezésben a dátum mezők között szünet, space, található, amit a BDE nem értelmez, ezért hibás működést eredményez.

A program futtatási környezete, hardver követelmények. • • • • • •

Pentium II vagy annál magasabb processzor; VGA 800x600-as felbontás; CD-ROM 16 Mbyte memória; 1 GByte szabad merevlemez kapacitás; Inkjet vagy lézernyomtató;

A program telepítése A telepítő lemez behelyezése után a telepítő szoftver automatikusan elindul (1. ábra). Itt lehetőség nyílik a BDE telepítésére is, ami ajánlott, még akkor is, ha úgy gondolja, hogy már telepítve van.

1. ábra A ’Telepítés megkezdése’ nyomógomb megnyomása után a telepítő létrehozza a szükséges könyvtárakat, adatállományokat és rendszerfájlokat. A telepítés befejezése után az


Készletvezető és Számlázó Rendszer V6.00.xx asztalra teszi a PCT2004 ikont. A program nem módosítja a regisztry és egyéb rendszer fájlokat, így szabadon törölhető későbbiek során. A telepítés során megjelenik a felhasználó adataira vonatkozó beviteli modul, aminek a kitöltése kötelező! Az adatok később javíthatók. Az adatok megadása és tárolása után a telepítőből kiléphetünk, és megkezdhetjük a program futtatását.



Rendszer futtatása, ismertetése Belépés A program indítása egy jelszó bekérésével kezdődik.

2. ábra A jelszó begépelése után a rendszer belép a kezelő modulba. A kezdeti jelszó:

pc-tools A ’Belépés engedélyezve’ feliratra duplán kattintva meghívható a password módosítási rutin (3. ábra) ahol lehetősége van a jelszó megváltoztatására.

3. ábra

A belépést következően bejelentkezik a rendszer vezérlő modulja. A zöld azonosító jelzi, hogy a rendszer aktiválva lett. Amennyiben ez piros háttérben szerepel, akkor a programot regisztráltatni, aktiválni kell, egyébként shareware verzióban üzemel, ami annyit tesz, hogy 30 nap elteltével csak az aktiválási feladatot teljesítheti. Az aktiválást az azonosítóra való dupla kattintással indíthatja el. A z aktiválás a visszakapott azonosító begépelésével lehet végrehajtani. A szükséges kódot csak a regisztrációs kártya beküldésével lehetséges.



4. ábra

Rendszerkezelő modul A kezelőmodulból hívhatók meg a rendszer könyvtári moduljai. 1. Állománygenerálás 2. Állományindexelés 3. Cég adatok 4. Analitikák 5. Programfeljegyzések 6. Számlázás 7. Naplófőkönyv 8. Készletkezelések 9. Ügyfélkezelések 10. Munkalap

Állománygenerálás Ha minden rendben van, akkor ezt a rutint nem igen fogják használni. Erre akkor lehet szükség, ha törlik a meglévő állományokat. Ekkor ezzel a rutinnal lehet újra generálni a szükséges táblákat, indexeket. Upgrade-k esetén lehetséges, hogy szükség lesz rá, ekkor új táblák és indexek generálhatók.

Állományindexelés Itt lehet az indexállományokat felfrissíteni, létrehozni. Lehetséges az Upgrade-k esetén, hogy szükség lesz a használatára, ekkor minden esetben felhívjuk a figyelmet erre a műveletre.



Cégadatok Ebben a modulban lehetőség van a felhasználói adatok módosítására, illetve bevitelére. A beviteli mezők kitöltése kötelező! Ez alól csak a bankszámla 2-4 mező, illetve az elérhetőségre vonatkozó (telefon, fax, mobil, e-mail) kivétel, de ezek kitöltése is ajánlatos. A bevitt adatokat az ’Állománymentés’ nyomógombbal menthetik el.

5. ábra A beviteli laptörléssel a mezők tartalmát törölhetjük. A mentés gomb csak akkor engedélyeződik, amikor minden szükséges mezőt kitöltöttek.



Analitikák Ez a modul információt nyújt a jelenlegi pénzügyi állapotokról. Elindításkor a teljes idáig bevitt adatokat elemzi és jeleníti meg. A kiválasztott dátum beállításakor a megjelenített év adatait vizsgálhatjuk meg. Az adó információk helyes megjelenítése csak a bevitt adatok alapján történik, ezért ezeket az adatokat minden év elején meg kell adni.

6. ábra Az ’Új tétel’ gomb megnyomásakor behívható a rögzítő modul (7. ábra). Ebben a modulba lehet az esetleges bevételeket (nem a rendszerrel kiállított számlák), kiadásokat bevinni. Anyag- és áru költség bevitelét, amennyiben készletezett anyagot akarunk rögzíteni, nem itt kell bevételezni, mert ennél a modulnál bevitt adat csak pénzügyi műveleteket hajt végre, készletezésit nem! A bevitelnél az ’Ügyfél betöltés’ feliratra kattintva lehet kiválasztani a bizonylatot, kiállító ügyfelet (ennek hiányában a modul nem engedi a bevitelt, rögzítést). A többi mező és kiválasztó csoport használata értelemszerűen történik. Amennyiben egy számlán több ÁFA körbe tartozó tétel van, úgy ezeket a tételeket különkülön kell rögzíteni!


Készletvezető és Számlázó Rendszer V6.00.xx Ezt azért szükséges megtenni, mert a rendszer rögzíti az ÁFA mértékét is, a későbbi kimutatások készítése érdekében. A bevitt adatokat a ’Rögzítés’ feliratú gomb megnyomásával tárolhatjuk

7. ábra



Program feljegyzések Ebben a részben a felhasználónak lehetősége nyílik az esetleges programhibák, eltérések, kérések bevitelére. (8. ábra) A ’Bejegyzés’ gombra kattintva aktívvá válik a menü ablak, ahova begépelheti észrevételeit, és egyéb megjegyzéseit. A bevitelt befejezve a ’Mentés’ gomb segítségével tárolhatja a bevitt adatokat. Ekkor még csak táblában tárolta, amennyiben ezt el is szeretné küldeni, úgy a ’Jelentéskészítés’ gomb segítségével mentheti egy külön könyvtárba (c:\Pctools\Szamlazas\Jelentes) az aktuális dátummal kiegészített .cab fájt hozva létre. Ezt az állományt küldheti el e-mail-ban vagy tárolóra kimentve postán

cégünkhöz. 8. ábra



Programkapcsolat, programozó Ezt a modult a főablakban a logóra való dupla kattintással érheti el. Innen közvetlenül küldhet e-mail vagy tekintheti meg a honlapon elhelyezett információkat.

9. ábra Az elérhetőségek a ’Levél’, ’WEB és UPDATE’ gombok segítségével lehetséges. Szóbeli megbeszélésre, információra a fejlécben megadott mobil, illetve levélcím szolgál.



Számlázás A ’Számlázás’ gomb megnyomásával belép a számlázó almodulban, ahol az alábbi lehetőségek közül választhat: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Számla kiállítás Számlakarbantartás Egyéni árlista Munkalapból számlázás ÁFA átállítások Szállítólevél

10. ábra A gombok megnyomásával meghívható a kívánt program modul. A programrészletek egy dll könyvtárba lettek szervezve, így azok sebessége a gép sebességétől nagymértékben függ.



Számlázás

11. ábra A számlázás meghívásakor egy beviteli modul jelenik meg, ahol a következő sorrendben kell az adatokat bevinni ( más esetben a rendszer nem engedi a bevitelt): 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Ügyfél kiválasztás Anyagkiválasztás Mennyiség Egységár Adatok mentése Ha lezárjuk a bevitelt, akkor adatok lezárása, ha nem Ismét a 2. ponttól folyamatosan.

A bevitelkor bevitt és tárolt adatok a jobb oldali ablakban jelennek meg. Amennyiben egy vagy több tételt törölni szeretnénk, úgy a törölni kívánt tételre kattintunk, kiválasztva azt, majd a ’Tétel törlése’ gomb megnyomásával törölhetjük azt, Ha esetleg az egész számlaállományt törölni szeretnénk, úgy a ’Számla stornózása’ gombot használva kezdeti állapotra, vagyis az ügyfél kijelölésig töröljük a számlatételt. Lényeges tudni, hogy ameddig az állományt nem zárjuk le az ’Adatok lezárása’ feliratú gombbal, addig nem történik alapvető tárolás, csak egy temporális mentést végzünk. Az adatok mentésével a nyomtatási modult (12. ábra) aktiváljuk, ami a végleges zárási és mentési funkciót hajtja végre.



12. ábra Ebben a modulban történik a számla tényleges lezárása, készletanyagok mentése, számlanyomtatás. Lényeges tudni, hogy ameddig egy számlát nem nyomtatunk ki, tehát a kibocsátás nem történik meg, addig a számla élő ugyan, de még módosítható. Nyomtatás után ezt a funkciót már tiltott állapotba hozzuk, így véglegesítve azt.

13. ábra A nyomtatási vezérlésnél elhelyeztünk egy ’Nyomtató’ felirattal rendelkező gombot, amivel lehetőség nyílik az épen aktuális alapértelmezett nyomtató átállítására. Ez egy olyan funkció (13. ábra) amelyben a rendszerben lévő alapértelmezett nyomtatót változtathatjuk meg. Továbbiakban ez lesz az alapértelmezett nyomtató! Mint az ábrán is látható a számla fejlécét ebben a modulban alakíthatjuk ki, kiállítás, teljesítés és fizetési keltezések, a fizetés módja, amely automatikusan állítódik be az ügyfélnél beállított fizetési és naptári módra. Az ügyfélkezelőben beállított adatok itt érvényesülnek. A ’Számla kinyomtatása’ gomb hatására a számla az aktuálisan beállított, és jelzett nyomtatón jelenik meg, két példányban. A nyomtatás befejeztével egy számláló mindig


Készletvezető és Számlázó Rendszer V6.00.xx növekszik eggyel, így minden nyomtatás esetén az aktuális nyomatszám jelenik meg a nyomtatványon. A számla kitöltése során ez egér funkció helyett alkalmazható billentyű kombinációk: • • • • • • • • •

ALT-Ü ügyfél betöltés ALT-A anyagbetöltés INSERT anyagbetöltés END Adatok mentése ALT-L Adatok lezárása ALT-J Adatok javítása ALT-S Számla stornózás ALT-T Tétel törlése ALT-K Kilépés

Számlakarbantartások Ez a modul hivatott arra, hogy a már tárolt számlákat kezeljük, átutalásos számlák esetében bevigyük a teljesítés dátumát, és a teljesítés típusát.

14. ábra


Készletvezető és Számlázó Rendszer V6.00.xx Ebben a modulban a már kiállított számláinkat stornózhatjuk (15. ábra), megtekinthetjük a számlákon szereplő tételeket(16.ábra), a kijelölt ügyfeleink adatait tekinthetjük át (17. ábra).

15. ábra A kiválasztott és betöltött számlánkat stornózhatjuk, negatív mennyiséggel állítjuk ki a számlát, természetesen egy új számlaszámot kap a számla. Stornózott számláról még egyszer a rendszer nem enged stornózást végrehajtani, de a stornó számláról készíthetünk stornó számlát. A további gombok funkcióit már tárgyaltuk az előző szakaszban.



16. ábra Ebben a részben a számlán szereplő anyagokat, szolgáltatásokat tekinthetjük át, lehetőséget adva a tételben szereplő anyag mozgásainak megvizsgálására (18. ábra).



17. ábra Az ügyfél adatokban megtekinthető az adott ügyfél adatlapja, vásárlásainak adatai, tartozásai, és egyéb alapbeállításai. A ’Megtekintés’ gombok használatával kivonatos listát kapunk az ügyfél listás adatairól.



18. ábra Az anyagmozgások listájából gyorsan áttekinthetővé válik egy-egy anyag mozgása, rendszeressége. Látható és kiszámítható a fogyás rendszeressége, mekkora kereslet van az árucikk iránt.

Egyéni árlista Előfordulhat, hogy egy-két partnernak teljesen személyre szabott árakkal kívánjuk az anyagot, szolgáltatást számlázni. Erre a célra létrehoztunk egy egyéni árlista táblát (19.ábra), amely tartalmazza a partner és a kiválasztott cikk partnerre vonatkozó árai. Ezt az árat a számlakitöltőben a harmadik szinten ajánlja fel a rendszer. A kiválasztott ügyfél után, amelyet az ügyfélre történő kattintással lehet betölteni, lehetőség adódik a cikktörzsből kiválasztani azt az anyagot, szolgáltatást, amelyet egyéni áron kívánjuk adni. Az ár meghatározásánál segítséget ad a cikkre vonatkozó egyéb árkategóriák.



19. ábra A gombok jelentését már a számlázónál tárgyaltuk, így itt most eltekintenénk ettől

Munkalapból számlázás. Ez a modul ad lehetőséget arra, hogy a kitöltött, munkalapból számlát készítsünk. A kereső mezőbe begépelve a munkalap számát, a program megkeresi és bemutatja a munkalap tartalmát, és felajánlja a számla kiállítását. Amennyiben nem talál ilyen munkalapszámot, úgy kitöltetlenül hagyja a mezőket (20. ábra). A számla kiállítás feltétele, hogy a munkalap le legyen zárva, és át legyen adva. A kiíró mezőkben megtekinthetjük a keresett munkalap pillanatnyi állapotát.



20. ábra

ÁFA átállítás Egy lehetőség, hogy az ÁFA mértékét egy gombnyomással, programozói vagy nehéz fáradságos munka nélkül átállítsuk. Az ÁFA a számlákban visszamenőleg nem változik, a változás a változtatást követően lép életbe!

21. ábra



Szállítólevél Minden anyaggazdálkodással foglalkozó cég egyik problémája a szállítólevél kiállítása, és annak kezelése. Ebben ad segítséget ez a modul (22. ábra)

22. ábra A szállító meghívásakor azonnal látható a szállítók tételei is. A kezelőből hívható a kívánt rutin. A lezárt, bevitt de nem számlázott anyagot lehetőség szerint kezelni, törölni is kelhet. Erre a célra egyszerűsített megoldást dolgoztunk ki, egyszerűen csak töröljük a szállítót, ami nem jelenti a fizikai törlést, csak beállítjuk töröltnek, így további műveletet nem hajthatunk rajta végre. A törlés funkció a megnyomás pillanatában eredményt generál, azt nem erősítteti meg!



Szállító kiállítás Ez a modul nagymértékben hasonlít a számlázó beviteli moduljához, ezért nagyon nem is térnék ki a részletekre. A beviteli sorrend és funkció megegyezik a számlázó funkcióival. A lezárásban van lényeges változás, hiszen ebben az esetben nincs szükség fizetési és egyéb információkra, ezért a lezárás a beviteli modulban kapott helyett. A szállítóra tett anyagok a készletben foglalt anyagként szerepelnek, azokat a számla kiállítása után veszi le a készletről.

23. ábra

Szállító nyomtatás A gomb megnyomásakor egy bemutató oldal jelenik meg, ahol a nyomtató ikonra kattintva nyomtathatjuk ki a szállítólevelet.



Naplófőkönyv A programba integrálva lett egy alapvető pénzügyi rendszer, amely segítségével nyomon követhető a pillanatnyi pénzügyi helyzete.

24. ábra

A modul bejelentkezése után a jelszó begépelésével juthatunk el a felhasználói felületre. Itt az alábbiakat választhatjuk: • Bevételek • Kiadások • Analitikák • Listázások • Adó táblák • Keresések • Bevételi számlák kezelése • Kiadási számlák kezelése • Adókulcsok



Bevételek A modulban megtekinthetjük a kiállított, illetve a nyilvántartott számlák állapotát, összegét, nettó, bruttó és ÁFA tartalmát. Külön lehetőség nyílik a készpénzes, illetve a banki mozgások megtekintésére, továbbá lehetőség nyílik egyes ügyfelekre való keresésre. Bemutatja az aktuális – természetesen a rögzített állomány alapján – bankszámla és pénztár egyenlegét.

25. ábra



Kiadások A bevételi modulhoz hasonlóan a kiadásokat is itt tekinthetjük meg. Kezelése és működése megegyezik a bevételi modulban leírtakkal.

26. ábra



Analitika Az analitikai modul meghívásakor a teljes állomány mutatja meg. A kiválasztó combo segítségével azonban lehetőség van egyes rögzített évek állományának megvizsgálására is. Tételesen felsorolva és kiszámítva látható az ÁFA és EVA mértéke, jelenlegi állapota. Megtekinthető az egyes jogcímeken történt be- és kifizetések összesítése és természetesen a bankszámla illetve a pénztár egyenlege is. Az állomány leválogatás mutatójában error jelzés képződik, ha nincs állománytartalom, vagy hibás az állomány.

27. ábra



Listázások Ez a modul szintén a napló eredményeiből válogat le a választógomboknak megfelelő szűréseket alkalmazva. Itt külön banki illetve készpénzes mozgások is figyelemmel kísérhetők. Itt lehetőséget biztosítunk egyes időszakok megvizsgálására, kiemelve idő intervallumot, hogy a szűrés és a betekintés még pontosabb eredményt és információt adjon tevékenységünk anyagi eredményességéről. Ennél a modulnál egy nyomtatási gomb is segítségünkre lehet, nyomtatási formátumban történő információk megadásához.

28. ábra



Adótáblák Itt havi és negyedéves kimutatásban szerepeltetjük az ÁFA és EVA eredményeket. Szintén módunkban áll éves adatok leválogatására is.

29. ábra



Bevételi számla kezelése Ez a számlakezelésben már megismert modulunk, ahol lehetőség nyílik a kiállított számlák utólagos kezelésére, nyomtatás, le nem zárt számlák ismételt megnyitására, újranyomtatásra és esetleg stornó számla kiállítására. Ennek a modulnak a bemutatója a 14. ábrán tekinthető meg.

Kiadási számlakezelés Itt a kiadásainkat kezelhetjük, utalásra vásárolt anyagok, szolgáltatások teljesítését igazolhatjuk Számlákon szereplő rögzített tételek tekinthetjük át, és természetesen átjárót képez a rögzítési modulba is. Különböző rendezési és szűrési modulokat, direktívákat adhatunk meg, így könnyedén kezelhetjük, illetve kereshetünk a számlák között. Lehetőséget biztosít a teljesítetlen számlák gyors megtekintésére, elkerülendő a fizetés véletlenszerű elmaradása.

30. ábra



Adókulcsok Itt állíthatjuk be az aktuális adókulcsokat, amelyek az EVA és Nyereségadó számításának alapjait képezik. A pontos számoláshoz ezeknek a beállítása fontos, hiszen csak így adhat pontos eredményt a rendszer.

31. ábra



Készletkezelések A rendszer egyik kiemelkedően fontos eleme. Az itt bevitt állományokat kezeli a program többi egysége. Itt lehet anyagot felvenni az állományba, javítani, be- és kivételezni, leltározni, mozgásokat figyelemmel kísérni, adatlapot megtekinteni és egyik fontos eleme az ÁFA változtatás lehetősége.

32. ábra



Készletanyag felvétel Ebben a modulban lehet anyagot, szolgáltatást bevinni a rendszer állományába. A beviteli mezők kitöltése KÖTELEZŐ! Az ár mezők kitöltése szabadon választható, mivel bevételezésnél ezek feltöltésre kerülnek. Ezek javítása lehetséges. A választó ablakban megadott szempontok szerint a készletezendő anyagokat automatikusan készletezni fogja a rendszer. Lehetőség van nem készletezendő anyagok felvételére is, vagy itt állíthatja be a szolgáltatás jelző értékét is.

33. ábra



Készletanyag javítás A keresőben kiválasztott anyag, vagy szolgáltatás egyes tulajdonságait változtathatja meg. Fontos tudni, hogy a változások visszamenőleg nem érvényesülnek, csak a változtatás után kiállított számlákon, munkalapokon, szállítókon szerepelnek a továbbiakban. A név változtatásával a mozgások nyilvántartásai nem változnak meg! Fontos tudni, hogy a nyilvántartás alapját egy a felhasználó által nem változtatható azonosító szám szabályozza és határozza meg!

34. ábra



Készletanyag be- kivételezés Eben a modulban áll lehetőség arra, hogy valamely anyagból be- illetve kivételezzünk számlamozgás nélkül. Az anyag mozgását a rendszer regisztrálja, így az nem kerül nyom nélkül mozgatásra, de pénzügyi tranzakció nélkül mozgathatóvá válik. (selejtezés, meghibásodás, extra garanciaviselés, lopás, stb.)

34. ábra

Készletanyag leltározás Ez egy piciny programocska, amely egy leltári lapot készít el, aminek alapján leltározható a készletünk. A modul nem leltározó program, kialakítása távolabbi tervekben szerepelnek és upgrade formájában tesszük közzé.

Készletmozgások Ezt a modult már ismertettük az előzőekben, ezért erre nem térnénk ki.



Számlás készlet-bevételezés

A tényleges és korrekt készlet bevételezés ebben a modulban történik. A kiadási számlakezelésben megismert modul jelenik meg kezdő képnek. Az új tétel rögzítése gomb megnyomásával egy számlázó felülethez nagyban hasonló beviteli egység jelenik meg. A számlaszám megadása után kiválasztható a szállító, majd a számlázóból ismert módon beemeljük az anyagokat, mennyiséget és a nettó bekerülési árat. A program, ha már volt olyan anyagvásárlás, akkor felajánlja az utolsó beker árat. Végezetül megadjuk a fizetésre vonatkozó adatokat, majd ’Adatok lezárása’ gombbal lezárjuk a bevitelt. Az anyag készletre kerül, a számla, pedig rögzítve lesz a naplóban, illet a számlakezelőben.

35. ábra



Készlet adatlap Ez egy információs oldal a kiválasztott anyag jelenlegi állapotáról.

36. ábra

ÁFA átállítás Itt nyílik lehetőség arra, hogy egyes ÁFA kulcsokat automatikusan átállítsunk a törvényi előírásoknak megfelelően. Megadjuk a régi kulcsot, majd megadjuk az új kulcsot és az ’Állománymentés’ gomb megnyomásával az állományban található összes régi kulcsot átírja az új kulcsra. A rögzített számlaállományokra nincs hatással!

37. ábra



Ügyfélkezelések Ez a modul hivatott az ügyfelek adatainak kezelésére, felvitelre, javításra. Innen állítható egyéni árak, megtekinthető a vásárlások összesítése.

38. ábra



Ügyfél felvitel Itt nyílik lehetőség új ügyfél felvételére. A mezők kitöltése itt is, mint a készletvezetőnél szükségesek és kötelezőek. Az állománymentés csak akkor válik érvényessé, aktívvá, amikor a kötelező mezőket kitöltik.

39. ábra



Ügyféljavítás Ebben az egységben lehetőség van az ügyfelek adatainak javítására. A javítás megkezdéséhez az ügyfélkereső modult hívja meg a parancs, ahol kiválasztható a keresett ügyfél. Funkciója megegyezik a számlakiállításnál megismert funkcióval és kezeléssel. A javítás a felvitellap alapján készült, funkciója és működése megegyezik azzal.

40. ábra


41.ábra


Ügyfélvásárlások A modul meghívása után a keresőben megadott és kiválasztott ügyfél vásárlásait tekinthetjük meg. Innen meghívható az ügyfél adatlapja. Az ’Ügyfél’ feliratra kattintva szűrhető, kereshető ügyfelek szerint. Ha a keresőből nem választunk ki ügyfelet, akkor visszatérve a teljes listát kaphatjuk meg.

42. ábra

Az ügyfél adatlapon megtekinthető adatok alapján meghatározható a partner címe, értesítési adatok, beállított fizetési mód, limit, kedvezmény utalási napok száma, stb. Itt nyomon követhető az esetleges tartozások, saját árlista és a vásárlások. A felsorolás után található és engedélyezett gombok segítségével az egyes adatok tételes felsorolását is megnézhetjük.


Készletvezető és Számlázó Rendszer V6.00.xx 43. ábra



Egyéni árlista Előfordulhat, hogy egyes partnernek különböző árakon adunk, vagy teljesítünk. Erre a célra létrehoztunk egy egyedi árlistát. A számlázáskor ezt a listát tekinti meg a program, és innen emeli be az egyéni árakat. Ügyelni kell arra, ha cikkanyaghoz adunk ilyen árat, akkor az esetleges árváltozáskor ezt a listát csak manuálisan kezelhetjük, így előfordulhat, hogy beszerzési ár alatt kínáljuk fel a terméket! A beemelendő anyagot a megismert készletkeresési módon lehet be emelni. A program felkínálja a padló árat, aktuális értékesítési árat illetve az utolsó beszerzési árat, így lehetőség nyílik könnyedén meghatározni az ügyfél egyedi árát.

44. ábra



Munkalap A rendszerbe integrálva lett egy munkalap felvevő és kitöltő modul is, ami megkönnyíti a szolgáltatást, szerviz tevékenységet végzők nyilvántartását, és ebből történő számlázásokat. A fő oldalról érhetőek el a különböző rutinok, modulok.

45. ábra

A modulból hívható rutinok: 1. 2. 3. 4.

Munkalap kiállítás (m) Munkalap kitöltés (t) Munkalap áttekintés (á) Munkalapból számlázás (s)



Munkalap kiállítás Ebben a modulban történik a munka felvétele, itt állítjuk ki a munkával és ügyféllel kapcsolatos adatokat.

46. ábra

A munkalap automatikus sorszámot kap, így azzal nem kell foglakozni. Az anyag és ügyfél bevitele után az értesítési mezőben csak akkor lehet valamit bejelölni, ha az ügyfél adatokban ezeket kitöltöttük. ellenkező esetben ezek tiltott mezőként szerepelnek. A bejelentett hibát a memó mezőben határozhatjuk meg, illetve ide írhatjuk az ügyfél megjegyzéseit. Ezután jelölhető be a javítás jellege, illet a kiszállásra vonatkozó kérelem. Befejezésül ki kell tölteni a munkafelvevő rovatot. A kitöltés után a Munkalap mentése gombbal rögzíthetjük az adatokat, és ekkor kerül nyomtatásra a munkalap ügyfél példánya.



Munkalap kitöltés A rutin alkalmazásával lehetőség nyílik a felvett munkalapok kitöltésére, lezárására.

47. ábra

A munkalap sorszámának begépelése után elkezdhető a munkalap kitöltése. Egy munkalapot csak a munkalap megkezdése állapot beállításával lehetséges. Ennek aktiválása a gomb megnyomásával történik. Munkalapot csak javítást végző beírásával lehet megkezdeni. A munkafolyamatot a memó ablakban lehet rögzíteni. Felhasznált anyag illetve alkatrészt az ’Alkatrész/Szolgáltatás’ gomb segítségével emelhet be. A befejezett munkalapot a ’Munkafolyamat vége’ gomb megnyomásával tehet befejezetté. A befejezés után nyomtatható a munkalap. Csak a befejezett lapról lehet készíteni számlát. A számlakészítés metodikáját már a számlázásnál ismertettük, így erre itt nem térünk ki.



Rendszertelepítés A rendszer telepítése az adott CD lemezről automatikusan történik. A telepítés előtt célszerű a BDE programmodult telepíteni a berendezésre, ez a Borland cég adatbázis motorja. Ha már telepítve van egy BDE, akkor sem probléma az újra telepítés, hiszen ez a modul csak a legfrissebb állományokat helyezi fel a berendezésre. A BDE feltelepítése után a programot már telepíthetjük. A telepítés első fázisában a szükséges program egységeket és könyvtárakat telepíti illetve hozza létre a telepítő. A telepítés befejeztével utolsó műveletként a cég adatait kell megadni. Hiba esetén lehetőség van a javításra. Amikor már minden adatot mentettünk, a telepítés visszatér az alap képernyőre, ahonnan ki lehet már lépni. Az állományok és programok a C:\pctools\szamlazas könyvtárba lettek be másolva, telepítve. A rendszerhez nem készült uninstaláló modul, mert amikor már nincs szükség a programunkra, akkor ezt a könyvtárat egyszerűen törölhetjük a lemezről. Minden bejegyzést eltávolít a rendszer, ha nem találja ezt a könyvtárat a meghatározott helyen. A Program indítása az asztalra helyezett PCT2004 ikon segítségével lehetséges, vagy közvetlenül a munkakönyvtárból. A nyomtatványokra elhelyezett logo-k megváltoztathatók, ha a c:\pctools\szamlazas\graph könyvtárba a saját logo-t helyezzük be. A logo mérete nem lehet 14K-nál nagyobb, mert ellenkező esetben programhibát okoz és nem történik nyomtatás, csak átlépi a nyomtatási parancsot. A logo formátuma bitmap, kiterjesztése bmp! Figyelem! A rendszer minden esetben az alapértelmezett nyomtatót használja!

Jogi nyilatkozat A program készítője kijelenti, hogy a program a jogszabályoknak megfelelően, egyedi azonosítóval ellátva készíti el a bizonylatokat. Az estelegesen felhasználói hibából adódó téves bejegyzéseken alapuló felviteli adathibákért felelőséget nem vállalunk. A programra a jogszabályban előírtaknak megfelelően 30 nap garanciát vállalunk. A rendszer frissítéseit a programban található web címen érhetők el. Frissíteni csak a regisztrált felhasználóknak áll módjukban, nem regisztrált, vagy illegálisan használt szoftver a frissítéseket visszautasítja, a vezérlő elemeket megsemmisíti, ezzel használhatatlanná téve a szoftvert. A regisztrálásra a telepítéstől számított 30 nap áll rendelkezésre. A program díjmentes frissítésére a megvásárlástól számított 12 hónap áll rendelkezésére. Ez idő letelte után lehetősége van a rendszer frissítési támogatását minden évben megújítani, a program mindenkori árának 30%-áért. Az upgrade-ek tartalmazzák az új fejlesztésű modulokat, illetve a felhasználók által felvetett és megoldható hiányosságok javítását, módosítását. Reméljük programrendszerünk megnyeri tetszését, alkalmazásában segíti gazdasági tevékenységét.

Medveczki Zoltán ügyvezető igazgató sk. Budapest, 2003. október 29.



ÁLTALÁNOS ISMERTETŐ

1

ÁLTALÁNOS ISMERTETŐ

2

A PROGRAM FUTTATÁSI KÖRNYEZETE, HARDVER KÖVETELMÉNYEK. A PROGRAM TELEPÍTÉSE

2 2

RENDSZER FUTTATÁSA, ISMERTETÉSE

4

BELÉPÉS RENDSZERKEZELŐ MODUL ÁLLOMÁNYGENERÁLÁS ÁLLOMÁNYINDEXELÉS CÉGADATOK ANALITIKÁK PROGRAM FELJEGYZÉSEK PROGRAMKAPCSOLAT, PROGRAMOZÓ SZÁMLÁZÁS SZÁMLÁZÁS SZÁMLAKARBANTARTÁSOK EGYÉNI ÁRLISTA MUNKALAPBÓL SZÁMLÁZÁS. ÁFA ÁTÁLLÍTÁS SZÁLLÍTÓLEVÉL SZÁLLÍTÓ KIÁLLÍTÁS SZÁLLÍTÓ NYOMTATÁS NAPLÓFŐKÖNYV BEVÉTELEK KIADÁSOK ANALITIKA LISTÁZÁSOK


4 5 5 5 6 7 9 10 11 12 14 18 19 20 21 22 22 23 24 25 26 27

Készletvezető és Számlázó Rendszer V6.00.xx ADÓTÁBLÁK BEVÉTELI SZÁMLA KEZELÉSE KIADÁSI SZÁMLAKEZELÉS ADÓKULCSOK KÉSZLETKEZELÉSEK KÉSZLETANYAG FELVÉTEL KÉSZLETANYAG JAVÍTÁS KÉSZLETANYAG BE- KIVÉTELEZÉS KÉSZLETANYAG LELTÁROZÁS KÉSZLETMOZGÁSOK SZÁMLÁS KÉSZLET-BEVÉTELEZÉS KÉSZLET ADATLAP ÁFA ÁTÁLLÍTÁS ÜGYFÉLKEZELÉSEK ÜGYFÉL FELVITEL ÜGYFÉLJAVÍTÁS ÜGYFÉLVÁSÁRLÁSOK MUNKALAP MUNKALAP KIÁLLÍTÁS MUNKALAP KITÖLTÉS

28 29 29 30 31 32 33 34 34 34 35 36 36 37 38 39 40 43 44 45

RENDSZERTELEPÍTÉS

46

JOGI NYILATKOZAT

46


SZÁMLÁZÓ ÉS KÉSZLETVEZETő RENDSZER V6.00.XX

Recommend Documents