blad -1-
STATUTENWIJZIGING NGI Heden, elf augustus tweeduizend elf, verscheen voor mij, mr. Aart Veldhuizen, notaris te Amersfoort: mevrouw mr. Ilse Marianne Martha Faass-Strooij, werkzaam onder de verantwoordelijkheid van mij, notaris, woonplaats kiezende te Amersfoort, Arnhemseweg 14, geboren te Amersfoort op achtentwintig februari negentienhonderdnegenenzestig, te dezen handelend als gevolmachtigde van: de heer Klaas Brongers, wonende te 1087 SK Amsterdam, Ligusterhof 9, geboren te Emmen op dertig september negentienhonderd achtenvijftig, van wie de identiteit blijkt uit zijn overgelegde Nederlands paspoort, genummerd NY3J71C92, geldig tot één juli tweeduizend veertien; bij het verlenen van de volmacht handelend als bestuurder van: de te Utrecht gevestigde vereniging: NGI, voorheen: Nederlands Genootschap voor Informatica, kantoorhoudende te 3861 RH Nijkerk, Ambachtsstraat 15, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 40530183. De comparante, handelend als gemeld, verklaarde: a. dat bij akte op drie januari negentienhonderd zevenenzeventig verleden voor mr. A.G. van Solinge, destijds notaris te Amsterdam is opgericht de vereniging: Nederlands Genootschap voor Informatica (N.G.I.) gevestigd te Utrecht, hierna ook te noemen: vereniging, kantoorhoudende te 3861 RH Nijkerk, Ambachtsstraat 15, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 40530183; b. dat de statuten van de vereniging in bedoelde akte zijn vastgelegd en nadien voor het laatst zijn gewijzigd bij akte op veertien september tweeduizend verleden voor mr. J.F. Hofman, notaris te Zaandam; c. dat de ledenraad van de vereniging, gehouden op zesentwintig mei tweeduizend elf heeft besloten tot statutenwijziging; d. dat in laatst gemelde vergadering een van de leden van het bestuur werd gemachtigd de gewijzigde statuten in een notariële akte te doen vastleggen; e. dat van gemeld besluit blijkt uit een aan deze akte te hechten uittreksel van de notulen van gemelde vergadering. f. dat zij ter uitvoering van gemeld besluit, op grond van bedoelde machtiging vaststelt dat de statuten van de vereniging met ingang van de dag na heden zijn gewijzigd en luiden als volgt: STATUTEN Naam en zetel Artikel 1. 1. De vereniging, hierna aan te duiden als "de vereniging", is ontstaan uit het samengaan van het op vijf en twintig april negentienhonderd negen en vijftig opgerichte Nederlands Rekenmachine Genootschap en van het op achttien maart negentienhonderd zestig opgerichte Genootschap voor Automatisering, beide gevestigd te Amsterdam. De 178034
IFA
409895
blad -2-
vereniging is onder gelijktijdige ontbinding van beide voornoemde genootschappen opgericht op drie januari negentienhonderd zeven en zeventig. 2. De vereniging draagt de naam: het Ngi, voorheen: Nederlands Genootschap voor Informatica. In het verkeer met het buitenland kan de vereniging daarnaast de naam "Dutch Computer Society" (Ngi) voeren. 3. De vereniging is gevestigd te Utrecht. Duur Artikel 2. De vereniging is opgericht voor onbepaalde tijd. Doel Artikel 3. 1. De vereniging heeft ten doel de kennis van en de belangstelling voor informatica in brede zin, zowel wat de theoretische als de praktische aspecten betreft, te bevorderen. De vereniging bevordert de aanvaarding en naleving van een gedragscode voor informatici evenals het bewustzijn bij de leden van hun maatschappelijke verantwoordelijkheid. 2. De vereniging heeft tevens als doel belangen van de individuele leden te behartigen. Middelen Artikel 4. De vereniging kan haar doel nastreven door: a. het organiseren en verzorgen, dan wel het doen verzorgen - al dan niet in samenwerking met anderen - van congressen, conferenties, werkconferenties, seminars, symposia, colloquia, lezingen, opleidingen, cursussen, excursies enzovoorts; b. het doen verrichten van studies op het gebied van theoretische en toegepaste informatica waaronder vraagstukken van beroepsethiek en van maatschappelijke en organisatorische consequenties van veranderingen en de verdere ontwikkeling van functies binnen het vakgebied, alsmede het doen uitgeven van een officieel orgaan, een en ander al dan niet in samenwerking met andere organisaties; c. het publiceren van verhandelingen, verslagen en rapporten anders dan in het officiële orgaan genoemd onder sub b; d. het instellen van onderwerpgerichte activiteiten commissies, hierna te noemen: Afdelingen als bedoeld in artikel 21, met een omschreven deelgebied der informatica als werkterrein; e. het instellen van regionale activiteiten commissies, hierna te noemen: Regio's als bedoeld in artikel 22; f. het instellen van commissies, taak- en/of projectgroepen als bedoeld in artikel 24; g. het instellen van examens en het toekennen van diploma's, al dan niet in samenwerking met andere organisaties; h. het aangaan, onderhouden en bevorderen van contacten met, alsmede het deelnemen aan activiteiten van andere instellingen, organisaties of groeperingen, die doeleinden nastreven verwant aan die van de vereniging. Deze samenwerkingsverbanden kunnen worden geïnstitutionaliseerd in de vorm van associaties als bedoeld in artikel 25;
178034
IFA
409895
blad -3-
i.
de vertegenwoordiging in, dan wel de deelneming aan door de Nederlandse (semi-) overheid ingestelde of in te stellen commissies, raden, adviesorganen, stichtingen en dergelijke welke het doel als omschreven in artikel 3 rechtstreeks of zijdelings raken; j. de vertegenwoordiging van Nederland in de International Federation for Information Processing Societies, de Council of European Professional Informatics Societies en andere internationale organisaties; k. andere wettige middelen. Lidmaatschap, donateurs Algemeen Artikel 5. 1. De vereniging kent leden en donateurs. 2. Leden zijn natuurlijke personen en worden onderscheiden in: - leden van verdienste; - gewone leden. Waar hierna gesproken wordt over lid of leden worden daarmee bedoeld zowel de leden van verdienste als de gewone leden, tenzij het tegendeel blijkt. Leden van verdienste Artikel 6. Leden van verdienste zijn zij, die wegens hun buitengewone verdienste door de Algemene Ledenvergadering (of vóór de instelling van dit orgaan door de Ledenraad) als zodanig zijn benoemd. Leden van verdienste zijn geen contributie verschuldigd. Voor het overige hebben zij dezelfde rechten en verplichtingen als gewone leden. Gewone leden Artikel 7. 1. Gewone leden zijn natuurlijke personen die voor een substantieel deel van hun (werk)tijd betrokken zijn bij de informatica in brede zin. Ook anderen van wie, wegens hun kennis van dan wel hun belangstelling voor de informatica in de ruimste zin des woords, mag worden verwacht, dat zij een bijdrage aan de verwezenlijking van het doel van de vereniging kunnen leveren, kunnen gewoon lid worden van de vereniging. 2. Het lidmaatschap is persoonlijk. Het lidmaatschap kan individueel of collectief worden aangegaan. Bij een collectief lidmaatschap gaat een organisatie namens een groep individuen een overeenkomst met de vereniging aan ter facilitering van het lidmaatschap van deze individuen. 3. Het Bestuur heeft het recht om een verzoek om toelating af te wijzen. Indien het Bestuur toelating weigert geeft het daarvan uiterlijk vier weken na het nemen van zijn besluit schriftelijk onder opgave van redenen aan de betrokkene kennis. Deze kan tegen dit besluit beroep aantekenen op de wijze zoals geregeld is in de Regeling van Geschillen als bedoeld in artikel 10 van deze statuten. 4a. De gewone leden die niet deel uitmaken van een organisatie waarmee een collectieve overeenkomst met de vereniging is gesloten, zijn een jaarlijkse contributie verschuldigd. De bedragen van de contributie worden door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld, die daartoe de gewone leden in door haar nader te bepalen categorieën kan indelen.
178034
IFA
409895
blad -4-
4b. Ten aanzien van de gewone leden die deel uitmaken van een organisatie waarmee een collectieve overeenkomst met de vereniging is gesloten, geldt dat de betreffende organisatie de jaarlijkse contributie verschuldigd is. Deze contributie is afhankelijk van de voorwaarden die met de betreffende organisatie zijn overeengekomen. Indien en zodra het betreffende gewone lid niet langer deel uitmaakt van de organisatie waarmee de vereniging een collectief lidmaatschap heeft gesloten, zal het hiervoor onder 4.a bepaalde ten aanzien van dit gewone lid van toepassing worden. Hetzelfde geldt: a. als deze organisatie het collectieve lidmaatschap opzegt of haar verplichtingen, voortvloeiende uit het collectief lidmaatschap niet nakomt; b. dan wel bij opzeggen van de collectieve overeenkomst door het Bestuur van de vereniging. Einde van het lidmaatschap Artikel 8. 1. Het lidmaatschap eindigt: a. door overlijden; b. door schriftelijke opzegging door het lid; c. door schriftelijke opzegging door het Bestuur, wanneer een lid heeft opgehouden aan de vereisten door de statuten voor het lidmaatschap gesteld te voldoen, als ook wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet kan worden gevergd het lidmaatschap te laten voortduren; van het bestuursbesluit wordt het lid uiterlijk vier weken na de totstandkoming daarvan schriftelijk, met opgave van redenen, in kennis gesteld; hij kan terzake van het besluit beroep aantekenen op de wijze zoals geregeld is in de Regeling van Geschillen als genoemd in artikel 10 van deze statuten en onder de voorwaarden als daar vermeld; d. door ontzetting door het Bestuur, indien een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt, dan wel de vereniging op onredelijke wijze benadeelt; van het desbetreffende bestuursbesluit wordt het lid uiterlijk vier weken na de totstandkoming daarvan schriftelijk, met opgave van redenen, in kennis gesteld; hij kan terzake van het besluit beroep aantekenen op de wijze zoals geregeld is in de Regeling van Geschillen als genoemd in artikel 10 van deze statuten en onder de voorwaarden als in dat artikel vermeld; gedurende de beroepstermijn als genoemd in artikel 10 lid 5 en hangende het beroep is het lid geschorst. 2. Beëindiging van het lidmaatschap op de grond genoemd in lid 1 sub a van dit artikel gaat in op het tijdstip van overlijden. 3. Opzegging als bedoeld in lid 1 sub b en lid 1 sub c van dit artikel geschiedt tegen het einde van het verenigingsjaar, met inachtneming van een termijn van ten minste vier weken. 4. In geval van ontzetting eindigt het lidmaatschap door het verstrijken van de termijn van beroep, of, indien beroep is aangetekend, door de uitspraak van de Algemene Ledenvergadering of de arbitragecommissie waarbij de ontzetting wordt bevestigd. 5. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, blijft desalniettemin de contributie voor het gehele verenigingsjaar verschuldigd. Indien een
178034
IFA
409895
blad -5-
lidmaatschap eindigt door overlijden en het contributiebedrag voor het lopende jaar is nog niet betaald, komt de verschuldigde contributie voor dit jaar te vervallen. Donateurs Artikel 9. Natuurlijke personen als ook rechtspersonen, die de vereniging met een jaarlijkse financiële bijdrage begunstigen, worden als donateur ingeschreven. De aan donateurs toekomende faciliteiten en/of rechten alsmede hun verplichtingen worden bij huishoudelijk reglement geregeld. Regeling van geschillen Artikel 10. 1. Over een geschil waarbij een lid en/of een orgaan van de vereniging betrokken is, wordt in eerste instantie door het Bestuur een besluit genomen. 2. Indien één van de bij het geschil betrokken partijen het niet eens is met het bestuursbesluit, of indien het Bestuur één van de bij het geschil betrokken partijen is, kan een beroep gedaan worden op de Algemene Ledenvergadering, die een bindend oordeel velt. 3. Indien nodig wordt op voordracht van het Bestuur door de Algemene Ledenvergadering een arbitragecommissie, bestaande uit drie gewone leden, benoemd. Deze leden kunnen niet tevens lid van het Bestuur, dan wel lid van het Bestuur van een Afdeling, Regio of enig ander orgaan van de vereniging zijn of daartoe worden verkozen voor de duur van hun benoeming. 4. De arbitragecommissie neemt kennis van het geschil, waarvan de beslechting door de Algemene Ledenvergadering aan haar is opgedragen. 5. De uitspraak is bindend voor partijen en niet voor enig beroep vatbaar. Organen Artikel 11. 1. De vereniging kent de volgende organen: - de Algemene Ledenvergadering; - het Bestuur; - Afdelingen, als bedoeld in artikel 21; - Regio’s als bedoeld in artikel 22; - de Beleidsraad als bedoeld in artikel 23; - commissies, taak- en/of projectgroepen als bedoeld in artikel 24. 2. De vereniging kent tevens Associaties als bedoeld in artikel 25. De algemene ledenvergadering Algemeen Artikel 12. 1. De Algemene Ledenvergadering is het hoogste orgaan van de vereniging. Aan dit orgaan in vergadering bijeen komen alle bevoegdheden toe, voorzover zij krachtens deze statuten niet aan anderen zijn toegekend. 2. De Algemene Ledenvergadering komt ten minste tweemaal per jaar bijeen. Bijeenroeping en agenda Artikel 13.
178034
IFA
409895
blad -6-
1. De bijeenroeping van de Algemene Ledenvergadering geschiedt door het Bestuur. Het Bestuur roept ten minste tweemaal per jaar een Algemene Ledenvergadering bijeen. 2. Het Bestuur is verplicht tot het bijeenroepen van een Algemene Ledenvergadering op schriftelijk verzoek van ten minste vijf procent (5%) van de leden. Indien aan het verzoek binnen veertien dagen na ontvangst geen gevolg wordt gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan op de wijze, waarop het Bestuur de Algemene Ledenvergadering bijeenroept. 3a. De bijeenroeping geschiedt door middel van schriftelijke oproepingen (waaronder langs elektronische weg toegezonden en reproduceerbaar bericht indien een lid hiermee instemt) op voor de leden goed bereikbare wijze aan de privé- of zakelijke adressen van de leden, door de leden aan te geven; 3b. De bijeenroeping dient eveneens te worden aangekondigd via de officiële organen van de vereniging, zoals in het Huishoudelijk Reglement is toegelicht. 4. De bijeenroeping geschiedt niet later dan vier weken voor de datum van de Algemene Ledenvergadering en is vergezeld van een agenda, welke zo nodig per onderwerp van een korte toelichting is voorzien 5. Elk lid heeft het recht schriftelijk toegelichte nieuwe onderwerpen ter toevoeging aan de agenda aan het bestuur te doen toekomen binnen twee weken nadat de bijeenroeping is geschied. Het Bestuur voegt deze onderwerpen aan de agenda toe en geeft niet later dan op de tiende dag voor die van de Algemene Ledenvergadering aan de leden kennis van de aan de agenda toegevoegde onderwerpen, met de eventueel bijbehorende toelichting bij alle agendapunten, op zoveel mogelijk gelijke wijze als waarop de bijeenroeping van de vergadering is geschied. 6. De leden van de vereniging hebben toegang tot de Algemene Ledenvergadering en hebben spreekrecht en stemrecht. Het Bestuur controleert bij aanvang van de vergadering aan de hand van de ledenlijst het lidmaatschap van de bezoekers van de vergadering en zorgt voor een presentielijst van alle aanwezigen. Leiding van de algemene ledenvergadering Artikel 14. De Algemene Ledenvergadering wordt geleid door de voorzitter van de vereniging of een plaatsvervanger. De vergadering heeft het recht voor de lopende vergadering een andere voorzitter aan te wijzen en voorziet tevens in het voorzitterschap bij afwezigheid van de voorzitter en plaatsvervanger. Besluitvorming Artikel 15. 1. Besluiten van de Algemene Ledenvergadering worden ter vergadering genomen door de aanwezige leden met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen, tenzij in deze statuten anders mocht zijn bepaald. Een lid kan zich niet bij volmacht door een ander ter vergadering doen vertegenwoordigen. 2. De Algemene Ledenvergadering is, ongeacht het aantal aanwezige leden bevoegd tot besluitvorming, tenzij deze statuten anders bepalen. 3. Het ter vergadering door de voorzitter uitgesproken oordeel dat door de Algemene Ledenvergadering een besluit is genomen, is beslissend.
178034
IFA
409895
blad -7-
4. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit voor zover gestemd werd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel. 5. Wordt echter onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats wanneer de Algemene Ledenvergadering hiertoe besluit of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, wanneer ten minste één lid dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming. 6. Ingeval de stemmen staken over een voorstel niet rakende de verkiezing van personen, is het voorstel verworpen. 7. Tenzij de Algemene Ledenvergadering op voorstel van de voorzitter beslist dat mondeling zal worden gestemd, geschieden stemmingen over personen schriftelijk bij ongetekende gesloten briefjes. 8. Stemmingen over zaken geschieden mondeling, tenzij de Algemene Ledenvergadering besluit dat schriftelijk bij ongetekende gesloten briefjes wordt gestemd. 9. Mondelinge stemmingen kunnen bij acclamatie geschieden, tenzij een lid hoofdelijke stemming verlangt. 10. Blanco stemmen en ongeldige stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht. 11. Zowel de Algemene Ledenvergadering als het Bestuur kunnen beslissen om over een bepaald onderwerp door middel van een referendum een uitspraak van de leden te vragen. In het besluit over het houden van een referendum wordt tevens bepaald of de uitslag bindend of adviserend is. Het referendum moet worden gehouden binnen twee maanden, nadat daartoe door het Bestuur dan wel de Algemene Ledenvergadering werd besloten. Alle leden worden in de gelegenheid gesteld aan het referendum deel te nemen. Hangende de uitslag worden door de Algemene Ledenvergadering dan wel het Bestuur over het onderwerp van het referendum geen besluiten genomen. 12. Alvorens een voorstel tot ontbinding van de vereniging in behandeling kan worden genomen zal in elk geval een raadgevend referendum onder de leden moeten hebben plaatsgevonden. Notulen en besluitenlijst Artikel 16. 1. Van het verhandelde in elke Algemene Ledenvergadering worden door de secretaris van de vereniging, danwel door degene die door de voorzitter van de vergadering als secretaris werd aangewezen, notulen en een besluitenlijst opgesteld, die nadat deze zijn vastgesteld, door de voorzitter en secretaris worden ondertekend. 2. Indien de Algemene Ledenvergadering besluit een onderdeel van de agenda in een vergadering te behandelen waarbij uitsluitend gewone leden aanwezig mogen zijn, dient de Algemene Ledenvergadering daarbij ook te bepalen wat ten aanzien van het besprokene in dit deel van de vergadering en de daaruit voortvloeiende besluiten openbaar gemaakt wordt. 3. Op voorstel van de voorzitter of van een lid kan echter de Algemene Ledenvergadering besluiten dat een genomen besluit schriftelijk ter Algemene Ledenvergadering wordt vastgelegd. De tekst van een zodanig besluit wordt staande de Algemene Ledenvergadering vastgelegd en ten blijke daarvan door de voorzitter en de secretaris ondertekend. 178034
IFA
409895
blad -8-
4. De ter Algemene Ledenvergadering genomen besluiten worden opgenomen in een besluitenlijst, die - voorzover van belang voor alle leden - binnen drie maanden na de vergadering wordt gepubliceerd op de website van de vereniging en in het officiële orgaan van de vereniging. 5. De notulen en de besluitenlijst van het ter vergadering verhandelde worden in de volgende Algemene Ledenvergadering vastgesteld. De verspreiding hiervan wordt geregeld bij huishoudelijk reglement. Bestuur Artikel 17. 1. Het Bestuur is belast met en verantwoordelijk voor de algemene leiding van de vereniging. 2. De hoofdtaken van het Bestuur zijn: beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en coördinatie van het functioneren van de vereniging, externe representatie, leiding aan het bureau en beheer van de financiën, opstelling van een meerjaren beleids- en activiteitenplan met meerjarenbegroting, opstelling van een jaarlijks beleids- en actieplan waaronder een jaarbegroting voor de vereniging, vaststellen van het jaarverslag. 3. Het Bestuur legt verantwoording af aan de Algemene Ledenvergadering over het gevoerde beleid en de financiële consequenties. 4. Voor alle beslissingen van beleidsmatige aard die de Afdelingen casu quo de Regio's regarderen, laat het Bestuur zich ter zijde staan door de Beleidsraad. 5a. Het Bestuur bestaat uit ten minste vijf en ten hoogste negen leden, uit de leden van de vereniging te benoemen door de Algemene Ledenvergadering. Hiertoe behoren in elk geval een voorzitter, een vicevoorzitter, een secretaris, een penningmeester, welke functies elk door een afzonderlijk bestuurslid dienen te worden vervuld. De voorzitter en de penningmeester worden met inachtneming van bij huishoudelijk reglement nader te stellen regels in functie benoemd. 5b. De verdeling van de taken over de bestuursleden wordt nader beschreven in het Huishoudelijk Reglement. 5c. Zowel gewone leden als Regio's of Afdelingen kunnen leden voordragen voor verkiezing in het Bestuur. Te dier zake vindt artikel 18 lid 5 toepassing en kunnen eventueel in het huishoudelijk reglement nog nadere regels worden gesteld. 5d. Bestuursleden van Afdelingen, Regio's of Associaties kunnen niet tegelijkertijd lid zijn van het Bestuur. 5e. De taken van de bestuursleden zijn beschreven in het Huishoudelijk Reglement. 6. Voor het aangaan van geldleningen, alsmede voor het kopen, vervreemden, bezwaren, huren of verhuren van onroerende zaken, voor het aangaan van overeenkomsten waarbij de vereniging zich borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor de schuld van een derde verbindt, behoeft het Bestuur de goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering. Zittingsduur en defungeren Artikel 18.
178034
IFA
409895
blad -9-
1. De zittingsduur van een gekozen bestuurslid bedraagt ten hoogste vijf volle jaren. Onmiddellijke herverkiezing voor eenmaal is mogelijk. Na afloop van het tweede zittingstijdvak kan herverkiezing eerst na twee jaar plaats vinden. 2. Behalve door periodiek aftreden eindigt het bestuurslidmaatschap: a. bij beëindiging van het lidmaatschap van de vereniging; b. door tussentijds aftreden; c. door een daartoe strekkend besluit van de Algemene Ledenvergadering. 3. In geval van een tussentijds ontstane vacature zal tijdens de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering in de vacature worden voorzien. 4. Ingeval van periodiek of tussentijds defungeren van een van de bestuursleden, worden de besturen van de Afdelingen onderscheidenlijk Regio's, alsmede de individuele leden van de vereniging ten minste drie maanden voor de Algemene Ledenvergadering, die in de vacature dient te voorzien, daarvan op de hoogte gesteld, teneinde hen in de gelegenheid te stellen zo tijdig een voordracht voor de vervulling van de vacature aan het Bestuur voor te leggen, dat deze voordracht in de oproep tot de desbetreffende vergadering - samen met een voordracht van het Bestuur - kan worden opgenomen. Bij gebreke van een voordracht als hiervoor bedoeld op het daarvoor gestelde tijdstip, wordt door de Algemene Ledenvergadering in de vacature voorzien aan de hand van een bindende voordracht van het Bestuur. Aan deze voordracht kan het bindend karakter worden ontnomen bij besluit van de Algemene Ledenvergadering genomen met een meerderheid van ten minste twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen. Vertegenwoordiging Artikel 19. 1. De vereniging wordt in en buiten rechte vertegenwoordigd door: a. hetzij het Bestuur; b. hetzij twee leden van het Bestuur, onder wie de voorzitter, dan wel een vicevoorzitter. 2. Jaarlijks geeft het Bestuur goedgekeurde begrotingen aan de voorzitter en penningmeester van de besturen van de Afdelingen en de Regio's. Deze goedgekeurde begrotingen geven draagwijdte aan van de financiële verplichtingen, die voor rekening van de vereniging mogen worden aangegaan. Voor die handelingen, die de aangegeven grenzen van volmachten te buiten gaan, is een nadere schriftelijk vastgestelde toestemming van het Bestuur vereist. Het Bestuur rapporteert in de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering over de wijzigingen in de volmachten. 3. Het Bestuur kan voorts bepaalde bevoegdheden tot vertegenwoordiging van de vereniging aan een lid van de vereniging delegeren, hetzij incidenteel, hetzij voor een al of niet bepaalde termijn. 4. Bij de Algemene Ledenraad moet het Bestuur verantwoording afleggen over de uitgaven van de Afdelingen en Regio's. Bestuursvergaderingen Artikel 20. 1. Vergaderingen van het Bestuur worden ten minste acht maal per jaar gehouden en overigens met inachtneming van het vorenstaande, zo dikwijls de voorzitter, dan wel twee leden van het Bestuur dit wenselijk vinden. 178034
IFA
409895
blad -10-
2. Zij worden schriftelijk geconvoceerd door de secretaris onder vermelding van de agenda met inachtneming van een termijn van ten minste zeven dagen voor de vergadering van het Bestuur. In spoedeisende gevallen, ter beoordeling van twee leden van het Bestuur, waaronder de voorzitter, kan van de bedoelde termijn worden afgeweken. 3. Indien alle bestuursleden ter vergadering aanwezig zijn, kunnen ook zonder dat aan het hiervoor in lid 2 bepaalde is voldaan, rechtsgeldige besluiten worden genomen. 4. Voor het nemen van rechtsgeldige besluiten dient de meerderheid van de in functie zijnde bestuursleden ter vergadering aanwezig te zijn. 5. Besluiten worden genomen met gewone meerderheid van stemmen. Ingeval van staking van stemmen is geen besluit tot stand gekomen. 6. Van de vergaderingen worden notulen en een besluitenlijst opgemaakt, waarvan de verspreiding bij huishoudelijk reglement geregeld wordt. Afdelingen Artikel 21. 1. Afdelingen hebben ten doel bijzondere en blijvende aandacht te besteden aan enig specifiek deelgebied der informatica binnen de doelstellingen van de vereniging (zie artikel 4 lid d). 2. Afdelingen worden op voorstel van een taakgroep, gehoord het advies van het Beleidsraad, bij besluit van de Algemene Ledenvergadering van de vereniging ingesteld. 3. Het voorstel tot instelling dient vergezeld te gaan van: a. een schriftelijke motivering, waarom binnen het kader van het doel van de vereniging behoefte bestaat aan een specifiek deelgebied van de informatica bijzondere en blijvende aandacht te besteden, waarbij gedetailleerde gegevens zullen worden overgelegd met betrekking tot de verwachte belangstelling, de te ontwikkelen activiteiten en de eerste begroting; b. een ontwerp-afdelingsreglement; bij ontbreken van een afdelingsreglement wordt het huishoudelijk reglement van de vereniging gevolgd. c. de samenstelling van het eerst optredende Bestuur. 4. De bepalingen van het afdelingsreglement, genoemd in lid 3 sub b van dit artikel, zullen niet strijdig mogen zijn met die van deze statuten en van het huishoudelijk reglement van de vereniging. 5. Leden van een Afdeling kunnen slechts zijn zij, die als lid van de vereniging zijn toegelaten. Het afdelingsreglement kan nadere regels stellen omtrent de bijzondere vereisten, waaraan een lid, dat tot een Afdeling wil toetreden, dient te voldoen. 6. Ten aanzien van de verkrijging en de beëindiging van het Afdelingslidmaatschap vindt het in deze statuten omtrent het lidmaatschap van de vereniging bepaalde zoveel mogelijk overeenkomstig toepassing, met dien verstande, dat voor Bestuur dient te worden gelezen "het afdelingsbestuur", alles indien en voorzover daarvan bij het afdelingsreglement niet is afgeweken. 7. Het afdelingsbestuur bestaat uit tenminste drie en ten hoogste zeven leden, waaronder een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Het afdelingsbestuur verdeelt de
178034
IFA
409895
blad -11-
functies over zijn leden. De functies van secretaris en penningmeester kunnen in een persoon worden verenigd. 8. Bij het afdelingsreglement kunnen nadere regelen omtrent de verkiezing van leden van het afdelingsbestuur, de zittingsduur en het functioneren van het afdelingsbestuur worden gegeven. 9. Het afdelingsbestuur stelt jaarlijks voor de Afdeling een eigen beleids- en activiteitenplan binnen de doelstellingen van de vereniging (dat aan het Bestuur verstrekt wordt), alsmede een begroting op. De begroting wordt voorgelegd aan het Bestuur, ter opneming in de jaarbegroting van de vereniging, zoals genoemd in artikel 17 lid 2. Deze begroting leidt tot het maximale bedrag en speelruimte van de volmacht als bedoeld in artikel 19 lid 2 en mag zonder overleg met en goedkeuring door het Bestuur niet worden overschreden. 10. Ter uitvoering van de begroting is het afdelingsbestuur gerechtigd na een daartoe genomen besluit van de Algemene Ledenvergadering bijzondere contributies te heffen. 11. afdelingsbesturen brengen aan het Bestuur verslag uit over het gevoerde beleid, de financiën en activiteiten. Aan de Algemene Ledenvergadering van de vereniging wordt jaarlijks over beide verslag uitgebracht. 12. Afdelingsbesturen voeren het in lid 9 van dit artikel bedoelde activiteitenplan overeenkomstig de goedgekeurde begroting uit. 13. Tot opheffing van een Afdeling kan worden besloten indien aan de voorwaarden met betrekking tot het gebrek aan activiteiten is voldaan zoals in het Huishoudelijk Reglement is beschreven. 14. De afdelingsbesturen wijzen vaste vertegenwoordigers aan in de Beleidsraad aan, bij voorkeur de voorzitters. Indien gewenst mag iedere afdelingsbestuurslid aan de vergaderingen van de Beleidsraad deelnemen. Regio's Artikel 22. 1. Regio's, hebben ten doel het geven van voorlichting en de onderlinge uitwisseling van kennis en ervaring tussen leden van de vereniging, kennisdisseminatie en werving van leden, die in een en dezelfde streek woonachtig of werkzaam zijn, te bevorderen, een en ander binnen de doelstellingen van de vereniging. 2. Regio's worden op voorstel van het bestuur, dan wel ten minste tien leden uit een geografisch samenhangende streek afkomstig, gehoord de Beleidsraad, bij besluit van de Algemene Ledenvergadering van de vereniging ingesteld. 3. Het voorstel tot instelling dient vergezeld te gaan van: a. een schriftelijke motivering, onder meer behelzende de verwachte belangstelling, de te ontwikkelen activiteiten en de eerste begroting; b. de geografische afbakening, alsmede een ontwerp-regioreglement; bij ontbreken van een regioreglement wordt het huishoudelijk reglement van de vereniging gevolgd; c. de samenstelling van het eerst optredende bestuur. 4. De bepalingen van het regioreglement, genoemd in lid 3 sub b van dit artikel, zullen niet strijdig mogen zijn met die van deze statuten en van het huishoudelijk reglement van de vereniging. 178034
IFA
409895
blad -12-
5. De leden van de vereniging die woonachtig zijn in een streek, waarvoor een Regio is ingesteld, zijn lid van die Regio. De leden van de vereniging kunnen in plaats van de standaardregio (het inschrijvingsadres) van een andere regio lid worden door zich daartoe schriftelijk op te geven. 6. Het bestuur van de Regio bestaat uit ten minste drie en ten hoogste zeven leden, waar onder een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Het regiobestuur verdeelt de functies over zijn leden. De functies van secretaris en penningmeester kunnen in een persoon worden verenigd. 7. Bij het regioreglement kunnen nadere regelen omtrent de verkiezing van leden van het regiobestuur, de zittingsduur en het functioneren van het regiobestuur worden gegeven. 8. Het regiobestuur stelt jaarlijks voor de Regio een eigen beleids- en activiteitenplan binnen de doelstellingen van de vereniging (dat aan het Bestuur verstrekt wordt), alsmede een begroting op. De begroting wordt ingediend bij het Bestuur, ter opneming in de jaarbegroting van de vereniging, zoals genoemd in artikel 17 lid 2. Deze begroting leidt tot de volmacht als bedoeld in artikel 19 lid 2. 9. Regiobesturen brengen verslag uit over het gevoerde beleid, de financiën en activiteiten aan het Bestuur. Aan de Algemene Ledenvergadering van de vereniging wordt jaarlijks eveneens verslag over beide uitgebracht. 10. Regiobesturen voeren het in lid 8 van dit artikel bedoelde activiteitenplan overeenkomstig de goedgekeurde begroting uit. 11. In het Huishoudelijk Reglement wordt de procedure vastgelegd die gevolgd moet worden als er in een Regio te weinig activiteiten plaatsvinden. 12. Tot samenvoeging dan wel splitsing van Regio's kan op advies van de Beleidsraad worden besloten door de Algemene Ledenvergadering van de vereniging, indien deze van oordeel is, dat het voortbestaan van een Regio niet langer zinvol is. 13. Omtrent de begroting en de jaarstukken van de Regio vindt het in deze statuten omtrent de begroting en de jaarstukken van de vereniging bepaalde zoveel mogelijk overeenkomstige toepassing, met dien verstande, dat voor Bestuur het bestuur van de Regio dient te worden gelezen. 14. De regiobesturen wijzen vaste vertegenwoordigers aan in de Beleidsraad, bij voorkeur de voorzitters. Indien gewenst mag iedere afdelingsbestuurslid aan de vergaderingen van de Beleidsraad deelnemen. Beleidsraad Artikel 23. 1. De Beleidsraad adviseert over het beleid ten aanzien van oprichting, afstemming, financieel beheer, eventuele herindeling van Regio's, samenwerking en opheffing van Afdelingen en Regio's, en voorts over alle andere onderwerpen die betrekking hebben op het beleid en de continuïteit van de vereniging. 2. De Beleidsraad wordt voorgezeten door een uit het beleidsorgaan aan te wijzen voorzitter. Het Bestuur is bij een vergadering van de Beleidsraad bij voorkeur vertegenwoordigd door het bestuurslid dat de Regio's en/of Afdelingen in portefeuille heeft.
178034
IFA
409895
blad -13-
3. De Beleidsraad is samengesteld uit vertegenwoordigers van de Afdelingen en uit vertegenwoordigers van de Regio’s. Commissies, taak- en regiogroepen Artikel 24. 1. Het Bestuur kan commissies, taak- en/of projectgroepen instellen, hetzij eigener beweging, hetzij ter voldoening aan een daartoe strekkend verzoek van enig ander orgaan van de vereniging, dan wel van ten minste tien leden. 2. De Algemene Ledenvergadering kan uit eigener beweging hetzij ter voldoening aan een daartoe strekkend verzoek van een ander orgaan van de vereniging of van een lid commissies,instellen. 3. Commissies, taak- en projectgroepen ontvangen bij hun instelling door het Bestuur in overleg met het Bestuur van de belanghebbende Afdeling, en eventueel in overleg met de Beleidsraad een opdracht, terwijl het Bestuur voorts nadere regelen kan geven omtrent het functioneren van de commissies, taak- en projectgroepen en omtrent de duur van hun werkzaamheden. 4. Het Bestuur heft commissies, taak- en projectgroepen op, wanneer aan de opdracht is voldaan, dan wel voortbestaan om andere redenen geen betekenis voor de vereniging meer heeft. 5. Het in artikel 24 lid 3 en 4 bepaalde is alleen van toepassing op commissies zoals genoemd in artikel 24 lid 1. Associaties Artikel 25. 1. Een Afdeling, Regio of de vereniging als geheel kan een samenwerkingsverband aangaan met een of meer externe organisaties, indien dit past bij haar of zijn doelstelling. Een dergelijk samenwerkingsverband wordt Associatie genoemd. 2. De strekking, reikwijdte en verplichtingen met betrekking tot de Associatie worden in een schriftelijke overeenkomst vastgelegd. Een Associatie behoeft, om van kracht te zijn, de goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering, na ingewonnen advies van de Beleidsraad. 3. Leden van een geassocieerde organisatie, niet zijnde leden van de vereniging, hebben geen stemrecht of zeggenschap in het beleid binnen de vereniging. 4. Nadere regels met betrekking tot het financieel beheer en dergelijke kunnen worden gesteld bij de desbetreffende samenwerkingsovereenkomst. 5. Een Afdeling of de vereniging als geheel kan een stichting oprichten (alleen of met een of meer externe organisaties), indien dit past bij haar doelstelling. De oprichting van een stichting behoeft vooraf de goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering, na ingewonnen advies van de Beleidsraad. Verenigingsjaar en boekjaar Artikel 26. Het verenigingsjaar en het boekjaar lopen van één januari tot en met éénendertig december van elk jaar. Geldmiddelen, begroting, rekening en verantwoording, jaarverslag Artikel 27. 1. De inkomsten van de vereniging bestaan uit: 178034
IFA
409895
blad -14-
2.
3. 4.
5.
6.
7.
8.
8. 9.
a. contributies van de gewone leden, zoals deze jaarlijks door de Algemene Ledenvergadering worden vastgesteld; b. bijdragen van de donateurs; c. opbrengsten van door de vereniging verrichte diensten, uitgegeven publicaties dan wel andere activiteiten; d. schenkingen, legaten en erfstellingen; e. alle andere baten. Het Bestuur is bevoegd schenkingen en legaten te aanvaarden; indien daaraan bezwarende voorwaarden zijn verbonden, is voor de aanvaarding toestemming van de Algemene Ledenvergadering vereist. Nalatenschappen kunnen slechts onder voorrecht van boedelbeschrijving worden aanvaard. Door het Bestuur wordt bepaald of en in hoeverre activiteiten van de vereniging als hiervoor in lid 1 sub c van dit artikel bedoeld gratis dan wel tegen vergoeding zullen worden verricht. Jaarlijks wordt in een Algemene Ledenvergadering, gehouden niet later dan een maand voor het einde van het lopende verenigingsjaar, door het Bestuur een begroting van inkomsten en uitgaven voor de vereniging voor het eerstkomende verenigingsjaar, vergezeld van een toelichting aan de Algemene Ledenvergadering ter goedkeuring voorgelegd. Van de goedgekeurde begroting mag door het Bestuur worden afgeweken. Bij huishoudelijk reglement kunnen ten aanzien van de mate waarin dit mag geschieden en van de gevallen, waarin goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering dient te worden gevraagd, nadere regelen worden gegeven. Na afloop van elk verenigingsjaar worden door elke Afdeling en Regio, alsmede voor de vereniging als geheel, een balans per ultimo december, de exploitatierekening, alsmede een jaarverslag over het afgelopen verenigingsjaar, opgesteld en wel zo tijdig, dat aan het hierna in lid 7 van dit artikel gestelde kan worden voldaan. Deze stukken zullen worden onderzocht en mede op hun beleidsaspecten worden beoordeeld door een jaarlijks door de Algemene Ledenvergadering uit zijn midden te benoemen financiële controlecommissie van drie personen. De aldus onderzochte jaarstukken worden, vergezeld van een schriftelijk verslag van de bevindingen van de financiële controlecommissie en onder overlegging van een verklaring van de accountant, op een zodanig tijdstip ter goedkeuring aan de Algemene ledenvergadering aangeboden, dat de Algemenen Ledenvergadering niet later dan zes maanden na afloop van het verenigingsjaar deze jaarstukken kan behandelen. De Beleidsraad brengt advies uit aan het Bestuur over al of niet goedkeuring van de jaarstukken in deze Algemene Ledenvergadering. De goedkeuring zonder voorbehoud strekt het Bestuur tot decharge van het gevoerde beleid en beheer voorzover dit uit de stukken blijkt. Op de in het voorgaande lid bedoelde Algemene Ledervergadering brengt het Bestuur tevens zijn jaarverslag uit. De interne financieel-administratieve verhoudingen tussen het Bestuur van de vereniging enerzijds en de besturen van de Afdelingen en Regionale Afdelingen anderzijds worden geregeld bij huishoudelijk reglement.
178034
IFA
409895
blad -15-
Statutenwijziging Artikel 28. 1. Tot wijziging van de statuten van de vereniging kan worden besloten door de Algemene Ledenvergadering, hetzij op voorstel van het Bestuur, hetzij op voorstel van een zodanig aantal leden als in gevolge artikel 13 lid 2 bevoegd is de bijeenroeping van de Algemene Ledenvergadering te verlangen. 2. Bij de oproep voor de Algemene Ledenvergadering wordt melding gemaakt van het voorstel tot wijziging der statuten onder bijvoeging van de letterlijke tekst van de voorgestelde wijziging, welke voorts van de dag van oproeping tot na afloop van de Algemene Ledenvergadering via de website en ten kantore van de vereniging voor ieder van de leden ter inzage dient te zijn. 3. Ten aanzien van eventueel door de leden in te dienen amendementen vindt het hiervoor in artikel 13 lid 5 bepaalde toepassing. 4. Ter vergadering worden naast het voorstel tot statutenwijziging slechts die amendementen behandeld, welke overeenkomstig het hiervoor in lid 3 van dit artikel bepaalde zijn ingediend, behoudens ter vergadering aan de orde komende wijzigingen van technische aard, welke geen materiële verandering beogen, dit laatste ter beoordeling van de voorzitter der vergadering. 5. Een besluit tot statutenwijziging behoeft ten minste twee/derde van het geldig aantal uitgebrachte stemmen, behoudens het bepaalde in artikel 29 lid 3. 6. Een statutenwijziging treedt in werking op het bij het desbetreffende besluit bepaalde tijdstip, doch niet voordat van die wijziging een notariële akte is opgemaakt. Tot het doen verlijden van die akte is ieder bestuurslid afzonderlijk bevoegd. Ontbinding Artikel 29. 1. De Algemene Ledenvergadering kan tot ontbinding van de vereniging slechts besluiten in een vergadering, waarin ten minste twee/derde van het totaal aantal leden aanwezig is, met een meerderheid van ten minste twee/derde van het geldig aantal uitgebrachte stemmen. 2. Indien in de in lid 1 van dit artikel genoemde Algemene Ledenvergadering niet het vereiste leden aanwezig is om het ontbindingsbesluit te kunnen nemen, moet met inachtneming van een termijn van ten minste zes weken, doch ten hoogste twaalf weken na de eerste vergadering, een tweede vergadering worden bijeengeroepen, die ongeacht het aantal aanwezige leden met een meerderheid van twee/derde van het aantal uitgebrachte geldige stemmen tot ontbinding van de vereniging kan besluiten. 3. Tot wijziging van het in dit artikel bepaalde kan slechts worden besloten met inachtneming van het bepaalde in de leden 1 en 2 van dit artikel. 4. Ten aanzien van een voorstel tot ontbinding van de vereniging vindt het hiervoor in artikel 28 leden 1 en 2 bepaalde zoveel mogelijk overeenkomstige toepassing. 5. Bij het besluit tot ontbinding dienen door de Algemene Ledenvergadering een of meer vereffenaars te worden aangewezen, indien de vereffening niet door het Bestuur zal geschieden, tenzij door de rechter vereffenaars worden benoemd, indien deze tot ontbinding van de vereniging besluit.
178034
IFA
409895
blad -16-
6. Een eventueel batig liquidatiesaldo komt toe aan een of meer door de Algemene Ledenvergadering aan te wijzen instellingen met een gelijk of aanverwant doel. Huishoudelijk reglement Artikel 30. 1. De Algemene Ledenvergadering stelt een huishoudelijk reglement vast, waarin wordt geregeld hetgeen volgens de statuten of naar het oordeel van de Algemene Ledenvergadering nadere regeling behoeft. 2. De bepalingen van het huishoudelijk reglement mogen niet in strijd zijn met de wet of met deze statuten. 3. Het huishoudelijk reglement kan door de Algemene Ledenvergadering worden gewijzigd. Een besluit tot vaststelling of wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft een meerderheid van ten minste twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen. VOLMACHT Van de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de comparante blijkt uit een aan deze akte te hechten volmacht. BIJLAGEN Aan deze akte zullen de volgende bijlagen worden gehecht: - gemelde notulen; - gemelde volmacht. SLOT De comparante is mij, notaris, bekend. WAARVAN AKTE, verleden te Amersfoort op de datum in het hoofd van deze akte vermeld. De zakelijke inhoud van de akte is door mij, notaris, aan de comparante meegedeeld en ik heb daarop een toelichting gegeven. De comparante heeft daarna verklaard van de inhoud van de akte kennis te hebben genomen en met beperkte voorlezing in te stemmen. Vervolgens is deze akte na beperkte voorlezing onmiddellijk door de comparante en mij, notaris ondertekend.
178034
IFA
409895
