A SPORTMENEDZSMENT TERÜLETEI
Sportesemények rendezésének elmélete és módszertana
SPORTMENEDZSMENT ELMÉLETE
MÓDSZERTANA
SZABÁLYOK DEFINÍCIÓK
Sportedző OKJ képzés Onyestyák Nikolett
ESEMÉNYSZERVEZÉS
VILÁGVERSENYEK VERSENYEK
SZERVEZETEK SZERVEZÉSE
ÚJ SZERVEZETEK LÉTREHOZÁSA
SZERVEZETEK ÁTSZERVEZÉSE
KONFERENCIÁK EGYÉB ESEMÉNYEK
SPORTVERSENYEK RENDEZÉSE
SPORTVERSENYEK RENDEZÉSÉNEK INDOKAI
• Szórakoztatás (aktív és passzív)
Rendezés utáni feladatok 10.00%
• A sportág népszerűsítése • Versenyzési lehetőség teremtése (légkörhöz, egyéb
körülményekhez való szoktatás)
Rendezés 30.00%
• Válogatás Európa-és világbajnoki küzdelmekre, olimpiára • Gazdasági okok (az ország, város, régió turizmusának
fellendítése, • finanszírozási forráslehetőség megteremtése a rendező szervek számára)
Előkészítés 60.00%
A SPORTVERSENYEK FELOSZTÁSA több szempont alapján lehetséges
4. A VERSENY JELLEGE SZERINT: EGYÉNI VERSENYEK egyéni
1. SPORTÁGAK SZERINT: pl. kajak, öttusa, futball, atlétikai versenyek
egyéni összetett CSAPATVERSENYEK
2. SPORTÁGON BELÜLI VERSENYSZÁMOK SZERINT: pl. torna: talaj, korlát, gyűrű stb.
egyénenkénti csapat (pl. mezei futó csapatbajnokság) együttes csapat (pl. labdajátékok) egyéni csapat (pl. lövészet)
3. VERSENYFAJTA SZERINT: - HÁZI VERSENYEK (csak saját szakosztály versenyzői) - BARÁTSÁGOS VERSENYEK (felkészülési célú, nem hivatalos versenyek) - MEGHÍVÁSOS VERSENYEK (a meghívó feltételei szerint indulhatnak el versenyzők, pl. az országos bajnokság első tíz helyezettje) - KIZÁRÁSOS VERSENYEK (bizonyos versenyzők nem indulhatnak) - TERÜLETI BAJNOKI VERSENYEK (budapesti, megyei, kerületi stb., feljutó rendszerű) - ORSZÁGOS VERSENYEK, BAJNOKSÁGOK (általában a területi győztesek indulnak) - NEMZETKÖZI VERSENYEK (különböző országok egyesületi versenyzői) - NEMZETEK KÖZÖTTI VERSENYEK (különböző országok válogatottjai)
5. VERSENYZŐI TULAJDONSÁG ALAPJÁN: nemek szerint életkor szerint minősítés szerint súlycsoportok szerint 6. SZERVEZÉSI RENDSZER SZERINT: kieséses versenyek körmérkőzéses versenyek vegyes rendszerű versenyek (pl. először körmérkőzés, utána egyenes kiesésFoci VB) egy vagy kétfordulós bajnoki rendszerek, kupaversenyek (minősítésre való tekintet nélkül bárki indulhat)
1
VERSENYKIÍRÁS
SZERVEZÉSI RENDSZEREK
A jó kiírásnak az alábbiakat kell tartalmaznia: • EGYENES KIESÉS
- a verseny, bajnokság célja
• EGYSZERŰ
- a verseny helye, ideje - a rendező szerv neve, címe, felelős neve, telefonszáma
• IRÁNYÍTOTT
- a versenyben részt vevők köre • KIEMELT
- nevezési szintek - nevezési díj
• ERŐNYERŐ
- nevezési határidő • KÖRMÉRKŐZÉS
- versenyszámok - helyezések eldöntése - helyezettek díjazása - a versennyel kapcsolatos költségek - egyéb speciális megjegyzések (megközelíthetőség, ellátás, szállás stb.)
VERSENYRENDEZÉS I.
VERSENYRENDEZÉS II.
A VERSENY ELŐKÉSZÍTÉSÉVEL KAPCSOLATOS FELADATOK
1. VERSENYNAPTÁR
A MEGVALÓSÍTÁS
Mikor? Hol? Ki? rendezi
2. SZERVEZŐBIZOTTSÁG FELÁLLÍTÁSA 3. VERSENYKIÍRÁS ELKÉSZÍTÉSE 4. FELTÉTELEK BIZTOSÍTÁSA
FELELŐS: A SZERVEZŐBIZOTTSÁG ELNÖKE 1. ELLENŐRZÉS A VERSENY KLEZDETE ELŐTT 1 ÓRÁVAL 2. VERSENYBÍRÓK BEOSZTÁSA 3. IDŐREND BETARTÁSA, VERSENYSZABÁLYOK BETARTÁSA ÉS
TÁRGYI
ANYAGI
SZEMÉLYI
- PÁLYA
- BÍRÓI DÍJAK
- ÉRTESÍTÉS
- MEZEK
- ORVOSI DÍJAK
- NEVEZÉSEK
- ÖLTÖZŐ
- BÉRLETI DÍJAK - JEGYZŐKÖNYV
- EDZŐHELY STB. - TISZTELETDÍJAK
5. FORGATÓKÖNYV ELKÉSZÍTÉSE
BETARTATÁSA, A KÖZÖNSÉG TÁJÉKOZTATÁSA
A VERSENY UTÁNI SZERVEZÉSI FELADATOK - ÜNNEPÉLYES EREDMÉNYHIRDETÉS, DÍJÁTADÁS, - JEGYZŐKÖNYVEK HITELESÍTÉSE - FELHASZNÁLT SZEREK ELSZÁLLÍTÁSA - TISZTELETDÍJAK RENDEZÉSE STB.
AZ EVENT MANAGEMENT TERVEZÉSI FOLYAMATA
A Wilkinsoni-modell
1. MEGVALÓSÍTHATÓSÁG
• A tények összefoglalása és elemzése, • Az elképzelések kialakítása, • A siker kritériumainak azonosítása.
2. A TÁMOGATÓK KÖRÉNEK FELMÉRÉSE
• Akciócsoport megalakítása, • A taktika kialakítása, • Alku, tárgyalás az érintett szervezetekkel.
3. KÉSZENLÉTI ÁLLAPOT
• A szervezésért felelős csapat megalakítása, a munkaköri, hatásköri leírások elkészítése, • A részletes munkaterv kidolgozása, • A beszámolásai és ellenőrzési pontok meghatározása, • Visszaszámlálás, az előkészületek utolsó ellenőrzése, amely kiterjed a vészhelyzetre kidolgozott tartalék tervre is.
4. MEGVALÓSÍTÁS
• A verseny megrendezéséhez szükséges eszközök és tartalékeszközök biztosítása, • Hibakeresés és megoldás (egyedül vagy csoportosan).
5. ZÁRÁS • Áttekintés, értékelés • Jutalmazás és elismerés
2
Masterman-féle modell
A pályázási folyamat
A kandidáció
A szervezőbizottság
Egy nagy volumenű írásos dokumentum, mely nagymennyiségű információt tartalmaz a leendő eseményt megrendezni kívánó országról, és a verseny helyszínéről, feltételeiről: Rendező ország bemutatása Sportlétesítmény bemutatása (műszaki rajzokkal) Résztvevők elhelyezése Közlekedési lehetőségek Infrastruktúra, távközlés Kulturális rendezvényeken való részvételi lehetőségek Videóanyag mellékelése. Bizottság dönt az elbírálásnál.
A Szervező Bizottság ülései
A SZERVEZŐBIZOTTSÁG FELADATAI Elnök: • irányítja a szervezőbizottság munkáját
A tervezési folyamat fontos része a szervezőbizottság (SZB) ülés.
• stratégiai jellegű kérdésekben döntéseket hoz • döntései nyomán az egyszemélyi felelősség hordozója Titkár:
SZB ülés előtt:
SZB ülés alatt:
• egy személyben felelős a teljes adminisztrációért
• idő (mindenki ráér?)
• vizuális segédeszközök (tábla, flip-chart)
• kapcsolatot tart a szervezőbizottság és a külső partnerek között
• hely (zavartalan körülmények)
• jelenlévők aktivizálása (de minél kevesebben
• megbeszélendő feladatok • eszközök
vannak, annál hatékonyabb a csoport) • kulcspontok rögzítése • tevékenységi lista a jövőre nézve (felelősök és határidő megjelölése!)
SZB ülés után: • emlékeztető megírása és elküldése
• ellátja a bizottságon belüli koordinátor szerepét Marketing: • felméri a potenciális támogatókat • gondoskodik a szerződések előkészítéséről • intézi az ezzel kapcsolatos pénzügyi feladatokat • előkészíti a szponzorkereső munkával kapcsolatos kínálati csomagot Szakma-tudomány: • a kapcsolódó konferencia témáinak megtervezése • feladata a konferencia előadóinak kiválasztása
• ellenőrzés
3
A szponzoráció, mint támogató elem
A SZERVEZŐBIZOTTSÁG FELADATAI • az előzetesen beküldött témák közül a megfelelők kiválasztása • valamennyi tudományos területtel összefüggő kapcsolattartás Szervezés: • a konferenciával kapcsolatos szervezési adminisztrációs, költségvetés elkészítése, utazás, szállás, étkezés, nyomdai munka, protokoll stb. szervezési feladatok ellátása tartozik a feladatkörébe Média: • propagálja az eseményt a médiumokban • ellátja a szükséges adatokkal a médiát • szervezi az írott és elektronikus sajtó jelenlétét • szükség szerint sajtótájékoztatókat szervez Grafika-design: • felelős a rendezvény arculatának egységességéért • felügyeli a reklámfelületek ízléses elhelyezését • felelős az összes kiadvány grafikai arculatáért
A forgatókönyv T. Kiss Tamás FORMA előkészületek Hogyan
A forgatókönyv - kivitelezés
TARTALOM Konkrét célok
Rétegzettség, csoportokhoz tartozás Szociálpszichológiai tényezők
Anyaggyűjtés Szelektálás Általánosítás Ajánlások, alternatívák (a tartalom lényegének leírása)
Szemtől szembe Csoportban, közösségben Tágabb társadalmi formáció szintjén
Milyen színtéren
Tartalmi kérdések
(komplexitás – kreativitás kollektivitás)
Hol
Kiknek
Művelődési igények kielégítése és keltése A mindennapi problémák megválaszolása
Közművelődési intézményben (és azon belül hol) Közművelődési intézményen kívül:
Szabad téren Egyéb helyeken
Feltételek Személyi Anyagi Tárgyi-technikai
Legoptimálisabb közlő vagy feldolgozó alapforma kiválasztása
Közlő eszközök Közös feldolgozó eszközök Önálló elsajátítás eszköze
Forgatókönyv - befejezés
Befejezés
A rendezvény jellegének megfelelő módon (zárszó, összefoglalás stb.)
Értékelés, elemzés
Tapasztalatok megbeszélése, recepciós vizsgálat, megfigyelés eredményeinek ismertetése, kritika nyomon követése, közvélemény-kutatás
„Morzsazsúr”
További lehetőségek biztosítása a „folytathatósághoz”, ismeretek, élmények „kondicionálása”
Befejezés
Technikai eszközök elszállítása
Információk és jelek tartalmának eldöntése A szervezés mozzanatai
Időpont kiválasztása Propaganda és reklám Felelősök kijelölése, feladatuk rögzítése A foglalkozás szükségleteinek rögzítése Anyagi feltételek (tiszteletdíjak, engedélyek stb.) Rendezvények előtti ellenőrzés, próbák, tartalék eszközök biztosítása
Forgatókönyv – Gyarmati Ildikó a) összefoglaló információ időpont időtartam helyszín tervezett létszám (résztvevők) tervezett létszám (közönség, látogatók) b) események főesemény(ek) mellékesemény(ek) kiegészítő esemény(ek) protokolláris esemény(ek) c) a rendezvény szervezeti rendszerének és folyamatának leírása szervezeti felépítés szervezeti egységek felsorolása és hatásköre rendezvény folyamatának leírása (tevékenység, határidő, végrehajtás)
d) a rendezvény arculata jelmondat jelképek szerzői és szomszédjogokkal kapcsolatos ügyintézés e) A rendezvény eseményein résztvevők, közreműködők, jogi személyek felsorolása résztvevő szervezetek (pl. szállítmányozó cég) közreműködő szervezetek (pl. művészeti együttesek) szponzorok szervezete támogató szervezetek alvállalkozó szervezetek beszállító szervezetek engedélyes szervezetek (pl. média) hatósági és nem hatósági szervezetek feladatok dokumentumai (szerződések, megállapodások, emlékeztetők)
4
Feladat megnevezése
Forgatókönyv – Vadócz Zsuzsa
FORGATÓKÖNYV Üzleti rendszer
Forgatókönyv – Vadócz Zsuzsa II. A rendezvény forgatókönyve A rendezvény programja (műsorlap) A rendezvény helyszínrajza (berendezési terv) A rendezvény dekorációs terve (dekorációk, eligazító táblák, kitűzők stb.) A közönség várható létszáma A rendezők száma, nevük, elérhetőségük ideje, a kapcsolattartás módja A rendezvény kísérő programjának terve (vendégek, protokoll) A helyszíni kifizetések jegyzéke Program neve, címe
Időtarta ma
Helyszín e
Műszaki feltételek
Tárgyi Egyéb Kifizetés feltételek rendezői i módok feladatok
A feladat felelőse
A HÍRKÖZLŐ SZERVEK SZEREPE SPORTESEMÉNYEKNÉL
ELKTRONIKUS HÍRKÖZLÉS
ÍROTT SAJTÓ
Definíció: a rendezvény lebonyolításának részletes logisztikai ütemterve. 3 szakaszból áll: építési, lebonyolítási, bontási. A jó forgatókönyv: Könnyen áttekinthető, jól érthető; szerződésekkel garantált; minden fontos eseményre kitér; az ezekhez tartozó személyekre is; megvalósítható. Kötelező elemek (minden egyes feladathoz): Dátum (év, hónap, nap) Pontos időpont (óra, perc) Részletes leírás Feladat elvégzéséért felelős személy Feladat végrehajtásában résztvevők Közreműködők érkezése, ott-tartózkodása és távozása (óra, perc)
Sportrendezvények hatásai
HÍRÜGYNÖK – SÉGEK
TV KÖZVETÍTÉSEK SPORT ADÁSOK (RÁDIÓ) TELESPORT HÍREK HELYI TV KÖZVETÍTŐ ÁLLOMÁSOK KÁBEL TV, HELYI RÁDIÓK
NAPILAPOK, MAGAZINOK
HELYI ÚJSÁGOK
Felelős(ök)
A rendezvény propagandája: Média Plakát, szórólap Meghívók Egyéb:……………. A rendezvény lebonyolításához szükséges szerződések megkötése 1. Helyszínnel összefüggő szerződések külső helyszín: engedélyek beszerzése, szerződések megkötése épületben: a) saját helyszín: egyeztetés, személyi, műszaki és tárgyi feltételek rögzítése b) bérelt helyszín: bérleti szerződés megkötése időpont, bérleti díj és a fenti feltételek rögzítésével 2. Felkérések, közreműködői szerződések szponzori szerződések közreműködő produkciók szerződései helyszín felszereltségét biztosító partnerek szerződései hang- és fénytechnikát biztosítók szerződései rendezők, biztonságiak szerződései látogatók étkeztetésének biztosítása rendezők, szervezők, reprezentáció ellátása rendezvényen árusítók szerződései egyéb
I. Az előkészítés forgatókönyve A rendezvény neve: A rendezvény időpontja, időtartama: A rendezvény helyszínei A rendezvény célkitűzései: A rendezvény szervezője és társrendezői: A rendezvény támogatói, védnökei: A rendezvény költségvetése és az azt biztosító források megjelölése:
Időpont
(rész)határidő
NEMZETKÖZI NEMZETI
Gazdasági hatások Turisztikai hatások Környezeti hatások Társadalmi hatások
TERÜLETI SZINT
HELYI NYOMTATVÁNYOK HELYI SZINT
5
6
