R E S P
THE CODE OF
N
O N S I
E
SPOLEČNOSTI HEINEKEN „OZVĚTE SE“ (SPEAK UP)
S
POLITIKA
P A
BUSINESS CONDUCT
C T
J O Y M E
E
N
T
R E S P
THE CODE OF
N
P A
BUSINESS CONDUCT
C T
J O Y M E
E
N
T
S
O N S I
E
Úvod – účel a rozsah Proč je důležité se ozvat? Naše společnost se zavázala každý den podnikat spravedlivě, s integritou a respektem k zákonům a našim hodnotám. Navzdory tomuto závazku se někdy může stát, že si všimnete jednání, které vypadá jako porušení zákona, našeho Kodexu obchodního jednání anebo jejích zásad a pravidel HeiRules. Pokud budete mít podezření, že jednání není správné, je třeba, abyste se ozvali. Když tak učiníte, dáte naší společnosti možnost daný problém řešit. Pokud se neozvete a neupozorníte na možné nesprávné jednání, můžete situaci zhoršit a snížit důvěru. Naše společnost si opravdu cení pomoci zaměstnanců, kteří identifikují a upozorní na problémy, které je třeba řešit. Vybízíme zaměstnance, aby se ozvali. Ti, kteří tak učiní, budou chráněni. Pokud v dobré víře oznámíte své podezření na nesprávné jednání, nebudete potrestáni, neboť nebudeme tolerovat žádnou podobu odvetných opatření proti vám za to, že jste se ozvali. Nakonec: ozvat se je zásadně důležité, pokud si máme udržet naši pověst, úspěch i schopnost fungovat – nyní i v budoucnosti.
Jaký je účel politiky „Ozvěte se“ (Speak Up)? Účelem této politiky je vysvětlit, jak lze upozorňovat na znepokojení spojená s podezřením na nesprávné jednání důvěrně a beze strachu z odvetných opatření. Popisují dále, co můžete od naší společnosti očekávat, pokud se ozvete.
Kdo se může ozvat? Tato politika „Ozvěte se“ (Speak Up) je dostupná každému, kdo pracuje pro naši společnost nebo ji zastupuje. Je také k dispozici jakékoli straně, se kterou naše společnost má nebo měla jakýkoli typ obchodního vztahu (např. obchodním partnerům, dodavatelům, akcionářům, agentům, distributorům, zástupcům a zákazníkům), jež si přeje upozornit na možné nesprávné jednání v rámci naší společnosti.
Jaká znepokojení tato politika „Ozvěte se“ (Speak Up) pokrývá? Tuto politiku „Ozvěte se“ (Speak Up) lze využít k upozornění na podezření na nesprávné jednání v rámci naší společnosti, což znamená: jakékoli porušení zákona, našeho Kodexu obchodního jednání anebo jejích zásad a pravidel HeiRules, kterými se naše společnost řídí. Očekáváme od zaměstnanců, že v dobré víře oznámí jakýkoli podvod nebo podezření na něj, jak popisuje politika pro podvodné jednání. Mezi příklady znepokojení, jež lze oznámit podle této politiky „Ozvěte se“ (Speak Up), patří: • Podvody • Diskriminace či obtěžování • Porušení zákonů a pravidel na ochranu hospodářské soutěže • Nedostatečné finanční a nefinanční záznamy • Střety zájmů • Úplatkářství
• Problémy týkající se životního prostředí, zdraví a bezpečnosti • Nevhodné využívání firemních zdrojů • Obchodování zasvěcených osob • Zveřejnění důvěrných informací • Porušení naší politiky pro dary, zábavu a pohostinnost
Tuto politiku nevyužívejte k: • Oznamování událostí, které představují bezprostřední ohrožení života či majetku. Pokud potřebujete pomoc v nouzi, kontaktujte prosím místní úřady nebo zavolejte na nouzovou telefonní linku pro vaši zemi. • Jakýmkoli stížnostem spojeným s podmínkami vašeho zaměstnání. • Řešení osobních sporů. • Vznášení obvinění, o kterých víte, že jsou falešná. Takové jednání by mohlo vést k disciplinárním opatřením.
3
R E S P
THE CODE OF
N
P A
BUSINESS CONDUCT
C T
J O Y M E
E
N
T
S
O N S I
E
Informace o tom, jak a kdy se ozvat Informace o tom, jak a kdy se ozvatJak se ozvat? Naše politika „Ozvěte se“ (Speak Up) vám umožňuje upozornit na podezření na nesprávné jednání prostřednictvím různých kanálů. Tato politika nenahrazuje běžné linie podřízenosti nebo postupy pro podávání stížností naší společnosti v rámci vaší OpCo. Pokud budete mít podezření na jakékoli nesprávné jednání, vyzýváme vás, abyste ho řešili přímo s dotyčnou osobou. Pokud by to nebylo vhodné, nebojte se klást otázky a oznamovat znepokojení prostřednictvím jakéhokoli z následujících kanálů, určených k upozornění na problémy.
Váš nadřízený, zástupce oddělení lidských zdrojů, manažer korporátních vztahů nebo právník
Obecně platí, že první osoba, kterou je třeba kontaktovat, když chcete na něco upozornit, je váš přímý nadřízený. Můžete se také rozhodnout promluvit se svým zástupcem oddělení lidských zdrojů, manažerem korporátních vztahů nebo právníkem, kteří mohou jako prostředník jednat vaším jménem.
Váš důvěryhodný zástupce
Naše společnost jmenovala tzv. důvěryhodné zástupce jako další kontaktní osoby pro oznamování znepokojení ohledně podezření na nesprávné jednání, pokud například nechcete kontaktovat svého přímého nadřízeného. Jsou tu pro vás, abyste si s nimi mohli důvěrně promluvit a poradit se o dalším postupu. Důvěryhodní zástupci se neúčastní žádného vyšetřování, aby chránili důvěrnost rozhovorů s nimi vedených. Klikněte prosím sem pro kontaktní údaje o vašich důvěryhodných zástupcích.
Kancelář pro obchodní jednání
Jakékoli své podezření na nesprávné jednání můžete oznámit kanceláři pro obchodní jednání e-mailem na adrese „
[email protected]“nebo zasláním dopisu na adresu: Business Conduct Office P.O. Box 28, 1000 AA Amsterdam, the Netherlands. Některého ze členů kanceláře pro obchodní jednání můžete také kontaktovat přímo.
Služba Speak Up (Ozvěte se): Online nebo telefonicky
V případě, že máte podezření na nesprávné jednání, kdy se skutečně domníváte, že záležitost nelze vyřešit prostřednictvím dostupných kanálů vaší OpCo, můžete využít externí službu Speak Up (Ozvěte se) („http://speakup.heineken.com“). Ta vám umožňuje důvěrně a ve vašem vlastním jazyce oznamovat znepokojení. Služba Speak Up (Ozvěte se) je provozována nezávislou třetí stranou a je dostupná non-stop 365 dní v roce. Existují dva způsoby oznámení prostřednictvím služby Speak Up (Ozvěte se):
ONLINE
Pro zaznamenání znepokojení online prosím navštivte webové stránky služby Speak Up (Ozvěte se) na adrese „http://speakup.heineken.com“. Zde můžete vyplnit formulář a oznámit své znepokojení.
TELEFONICKY
Pro oznámení znepokojení telefonicky prosím zavolejte na bezplatnou linku integrity ve své zemi. Linku integrity provozuje třetí strana. Telefonní čísla a další pokyny naleznete na stránkách „http://speakup.heineken.com“ nebo klikněte sem.
Po podání hlášení (online nebo telefonicky) obdržíte jedinečný kód, který se označuje Report Key (Klíč hlášení). Tento klíč můžete využít ke zpětnému hovoru nebo k přístupu na webové stránky http://speakup.heineken.com, kde si můžete zkontrolovat postup svého hlášení. Uvidíte, zda vám osoba, která se hlášením zabývá, zanechala zpětnou vazbu, případně nemá další otázky. Pokud budete chtít, můžete poskytnout doplňující informace. Váš klíč hlášení je obzvlášť důležitý, pokud si přejete zůstat v anonymitě, protože v takovém případě vás budeme moci kontaktovat pouze prostřednictvím webových stránek. Všechna hlášení přijatá prostřednictvím služby Speak Up (Ozvěte se) jsou postoupena naší společnosti k dalšímu řešení.
4
R E S P
THE CODE OF
N
P A
BUSINESS CONDUCT
C T
J O Y M E
E
N
T
S
O N S I
E
Jak je to s externím oznamováním problémů? Důrazně doporučujeme oznamovat znepokojení interně prostřednictvím jednoho z dostupných kanálů. Oznámení o znepokojení externí straně (např. médiím) může mít závažné následky pro naši společnost, zainteresované osoby a možná i pro vás. Tím, že se ozvete interně, dáte naší společnosti možnost záležitost prostudovat a podniknout kroky, bude-li to třeba. Tímto způsobem můžeme naši společnost všichni zlepšit.
Jaký druh informací musíte uvést? Při zaznamenávání hlášení (osobně, písemně, online či telefonicky) prosím uveďte co nejpodrobnější informace, které máte, aby naše společnost mohla posoudit a vyšetřit vaše znepokojení, například: • pozadí, historii a důvod ke znepokojení • jména, data, místa a další relevantní informace • jakékoli dokumenty, které mohou vaše hlášení podpořit Navazující kroky lze provést pouze v případě, že hlášení obsahuje dostatek informací a existuje odůvodněná možnost získání dalších informací.
Co byste měli udělat, pokud nemáte všechna fakta? Vyzýváme vás, abyste se ozvali co nejdříve, nejlépe předtím, než se situace vymkne kontrole nebo dojde ke škodě. Vždy je lepší si o znepokojení dříve promluvit, než později oznamovat následky. Pokud víte o nesprávném jednání nebo na ně máte podezření, ozvěte se s fakty, která máte. Neočekáváme, že budete mít všechny odpovědi a rozhodně neočekáváme, že prokážete, že vaše znepokojení je opodstatněné. Nechte naši společnost, aby se záležitostí zabývala a rozhodla, zda důvod ke znepokojení existuje. Nikdy záležitost nevyšetřujte sami a nesnažte se získat důkazy k vybudování dobře podloženého případu. Zaručujeme vám, že proti vám nebudou podniknuta žádná disciplinární opatření ani jiné kroky, pokud se vaše znepokojení později prokáže jako mylné či nesprávné.
5
R E S P
THE CODE OF
N
P A
BUSINESS CONDUCT
C T
J O Y M E
E
N
T
S
O N S I
E
Ochrana vaší pozice: důvěrnost a žádná odvetná opatření Bude zachována důvěrnost hlášení? Všechna hlášení jsou podávána důvěrně. To znamená, že informace o vašem znepokojení budou sděleny pouze omezenému počtu osob, jež tyto informace potřebují nezbytně znát. Informace budou zveřejněny mimo tuto úzkou skupinu osob, pokud to bude požadovat zákon nebo to bude v důležitém veřejném zájmu. V podstatě jsme povinni informovat obviněnou osobu, že proti ní byla podána stížnost, vaše totožnost však nebude zveřejněna. Vy osobně nám můžete pomoci s ochranou důvěrnosti tím, že budete diskrétní a nebudete o svém hlášení hovořit se svými kolegy ani nikým jiným.
Je možné podat hlášení anonymně? Své znepokojení můžete oznámit anonymně (pokud to umožňují zákony vaší země). Vyzýváme vás však, abyste odhalili svou totožnost, neboť je pro nás obtížnější a za určitých okolností dokonce nemožné, vyšetřit anonymně podaná hlášení.
Bude ochráněno vaše soukromí? Naše společnost se zavázala chránit soukromí všech zainteresovaných osob. Podnikneme všechny přiměřené kroky, abychom ochránili osobní údaje před nepovoleným přístupem a zpracováním. Jakékoli osobní údaje získané v rámci politiky „Ozvěte se“ (Speak Up), budou využity pouze k účelům v ní popsaných nebo v souladu se zákonem či důležitým veřejným zájmem. Klikněte prosím sem pro více informací o ochraně osobních údajů.
Žádná odvetná opatření – jak budete chráněni, pokud se ozvete? Vybízíme zaměstnance, aby se ozvali, a ti, kteří tak učiní, budou chráněni. Můžete se spolehnout, že nebudete potrestáni za to, že v dobré víře oznámíte své podezření na nesprávné jednání. Žádná podoba hrozeb ani odvetných opatření nebude tolerována. Odvetné opatření je považováno za disciplinární záležitost. Pokud však své znepokojení oznámíte zlomyslně, avíte, že je falešné, chráněni nebudete.
Co se stane, pokud bude tato politika zneužita? Záměrně vznesené falešné obvinění, lhaní vyšetřovatelům, zasahování do vyšetřování či odmítnutí spolupráce je porušením našeho Kodexu obchodního jednání. Takové jednání by mohlo vést k disciplinárním opatřením.
6
R E S P
THE CODE OF
N
P A
BUSINESS CONDUCT
C T
J O Y M E
E
N
T
S
O N S I
E
Následný postup – co se stane poté, co se ozvete? Co můžete očekávat, pokud se ozvete? Naše společnost bere každé hlášení o možných případech nesprávného jednání vážně. Pokud podáte hlášení, obdržíte potvrzení o jeho přijetí ve lhůtě 5 až 7 pracovních dnů spolu s odhadem, jak dlouho bude řešení a posouzení vašeho znepokojení trvat. Hlášení bude podrobeno počátečnímu přezkoumání a v případě, že to bude nezbytné, bude řádným způsobem vyšetřeno. V průměru lze očekávat, že záležitost bude vyřešena do jednoho až tří měsíců. O celkových zjištěních budete informováni, tj. o tom, zda naše společnost zjistila nebo nezjistila, že došlo k nesprávnému jednání. Upozorňujeme, že nebudeme schopni vám sdělit všechny podrobnosti o výsledku případu (nebo souvisejících krocích, které jsme podnikli) z důvodu důvěrnosti, zachování soukromí a zákonných práv všech zainteresovaných osob.
Kdo bude na základě vašich znepokojení jednat a jak? Všechna znepokojení přijatá naší společností jsou zařazena do systému pro správu případů. Podle povahy, naléhavosti a možného dopadu případ řeší OpCo nebo globální manažer pro vyšetřování případů, který pracuje pod dohledem a podle pokynů výboru pro integritu.
Přezkoumání a vyšetřování
Naše společnost při řešení znepokojení používá dvoufázový přístup: • Počáteční přezkoumání – účelem je posoudit znepokojení a rozhodnout, jestli je třeba další přezkoumání a vyšetřování (a pokud ano, kdo ho bude vést a v jaké podobě). Můžeme vás kontaktovat kvůli dalším informacím. • Vyšetřování – pokud hlášení vyžaduje další přezkoumání a vyšetřování, dojde k přidělení OpCo nebo globálního manažera pro vyšetřování případů. Samotné vyšetřování se bude zaměřovat na objektivní a věcnou analýzu případu. Pokud to bude třeba, můžeme zapojit externí odborníky (např. právníky či účetní), aby nám při vyšetřování pomohli. Budou pracovat při zachování přísné důvěrnosti. Přezkoumání a vyšetřování bude prováděno nezávisle, poctivě a nezaujatě a bude respektovat všechny zainteresované strany a v souladu s příslušnými zákony a principy (včetně řádného projednání věci). Podrobnosti o případu, vaše totožnost a totožnost jakékoli další osoby zmíněné v hlášení, bude držena v tajnosti v průběhu i po skončení vyšetřování a bude sdělována pouze osobám, které ji potřebují znát.
Co od vás očekáváme ve spojitosti s vyšetřováním? Pokud budete zapojeni do vyšetřování, je třeba, abyste spolupracovali, úplně a čestně odpovídejte na všechny otázky. Lhaní vyšetřovatelům stejně jako zdržování, zasahování do vyšetřování nebo odmítnutí spolupráce může vést k disciplinárním opatřením. Všechny zainteresované strany, včetně obviněných, mají nárok na důvěrnost, aby nedošlo ke zbytečnému poškození jejich pověsti. Pokud se tedy účastníte vyšetřování nebo se o něm dozvíte, musíte držet celou záležitost v tajnosti.
Odpovídající opatření
Pokud je vaše znepokojení podložené (tj. skutečně došlo k nesprávnému jednání), budou v souladu s naší politikou a zákonem přijata odpovídající nezbytná disciplinární opatření.
Co dělat, když nesouhlasíte s následným postupem po hlášení? Pokud máte za to, že vaše znepokojení nebo znepokojení vznesené proti vám nebylo řešeno odpovídajícím způsobem nebo vyšetřování neproběhlo správně, informujte prosím výbor pro integritu e-mailem na adrese
[email protected] nebo pošlete poštou na adresu: Integrity Committee P.O. Box 28, 1000 AA Amsterdam, the Netherlands. Dále můžete kontaktovat předsedu dozorčí rady společnosti Heineken N.V. na adrese
[email protected].
7
R E S P
THE CODE OF
N E
8
O N S I
Máte-li dotazy ohledně této politiky „Ozvěte se“ (Speak Up), nebo potřebujete-li pomoc, kontaktujte prosím: • svého nadřízeného, zástupce oddělení lidských zdrojů, manažera korporátních vztahů nebo právníka • svého důvěryhodného zástupce • kancelář pro obchodní jednání e-mailem na adrese «
[email protected]»
S
Další informace
P A
BUSINESS CONDUCT
C T
J O Y M E
E
N
T
R E S P
C T
THE CODE OF
N
BUSINESS CONDUCT
P A
J O Y M E
E
N
T
S
O N S I
E
Ochrana osobních údajů Naše společnost je stranou odpovídající („dohlížitelem“) za zpracování osobních údajů v souvislosti s touto politikou „Ozvěte se“ (Speak Up) („osobní údaje“). Zpracování osobních údajů bylo oznámeno nizozemskému úřadu pro ochranu údajů pod číslem [1422894]. Dohližitel bude zpracovávat osobní údaje pro účely této politiky „Ozvěte se“ (Speak Up). Agentura provozující externí linku důvěry („operátor“) jedná jménem dohližitele jako strana zpracovávající údaje ve smyslu nizozemského zákona na ochranu údajů. V rámci dohody s dohližitelem bude operátor: 1. pouze zpracovávat příslušné osobní údaje podle pokynů dohližitele, 2. zachovávat důvěrnost osobních údajů, 3. přijímat odpovídající technická a organizační bezpečnostní opatření a 4. poskytovat dohližiteli právo na přezkoumání opatření přijatých operátorem a podrobení svých zařízení na zpracování údajů auditům prováděným dohližitelem ve spojitosti se zpracováním údajů Dohližitel přijme nezbytná technická a organizační opatření, aby dostatečně chránil osobní údaje před ztrátou nebo nepovoleným přístupem, a operátorovi dal pokyny za týmž účelem. Hlášení mohou být shromažďována libovolnými metodami pro zpracování údajů, elektronickými či jinými. Tyto metody budou podléhat kodexu, tzn. osobní údaje budou vždy zpracovávány odděleně od jiných informačních systémů pro zaměstnance nebo složek zaměstnanců. Hlášení, jež budou shledána nepodloženými, budou co nejdříve odstraněna. Osobní údaje týkající se hlášení o podložených požadavcích budou odstraněny do dvou měsíců od ukončení ověřování ze strany vyšetřovatelů, pokud nebudou přijata disciplinární opatření nebo nebude vedeno proti obviněné osobě nebo oznamovateli (v případě, že nebylo hlášení podáno v dobré víře) soudní řízení, v takovém případě budou údaje odstraněny do dvou měsíců od ukončení disciplinárních opatření nebo soudního řízení (nejvyšší instance). Záznamy o jakýchkoli disciplinárních opatřeních proti zaměstnanci naší společnosti v důsledku podaného hlášení dle ustanovení této politiky budou pořizovány v souladu s interními postupy, které má naše společnost nastavené v souvislosti se záznamy o personálu. „Odstraněním“ se rozumí zničení osobních údajů nebo jejich úprava takovým způsobem, aby již nebyla možná identifikace oznamovatele ani obviněné osoby. Po uplynutí výše uvedených období uchování údajů lze osobní údaje držet pouze pro archivační a statistické účely v souladu s platnými národními zákony. Jakýkoli zaměstnanec může kdykoli požádat svého přímého nadřízeného, důvěryhodného zástupce nebo výbor pro integritu o informaci, zda proti němu bylo či nebylo podáno hlášení. Pokud ano, obdrží písemný přehled osobních údajů, které jsou o něm k dispozici, pokud to nebude významně bránit vyšetřování. Pokud budou osobní údaje nesprávné nebo nepodstatné, může obviněná osoba požadovat jejich opravu nebo odstranění. Obviněná osoba má právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů v souvislosti s hlášením na základě závažných zákonných důvodů týkajících se její konkrétní situace, pokud je oprávněnost zpracování ze strany naší společnosti dána článkem 8(f) nizozemského zákona na ochranu údajů. Odpověď na žádost o přístup, opravu či odstranění bude poskytnuta co nejdříve, ne však později než za čtyři týdny. Jakékoli zamítnutí bude provedeno písemně s uvedením důvodů. Pokud bude nezbytné sdělit osobní údaje fyzické nebo právnické osobě ze země mimo Evropský hospodářský prostor, jež nezajistí odpovídající úroveň ochrany ve smyslu směrnice 95/46/ES ze dne 24. října 1995, je třeba dodržovat zvláštní ustanovení pro mezinárodní převod osobních údajů.
9
Administrativní informace Za obsah odpovídá Globální právní záležitosti Kontaktní osoba Obbe Siderius Ředitel pro globální obchodní jednání
[email protected] Effective as per 1. ledna 2014 Version 1.0 Pojem „HEINEKEN“ nebo „naše společnost“ znamená jakoukoli společnost, která je většinově Notes vlastněna a ovládána (přímo nebo nepřímo) společností HEINEKEN N.V. Tato politika „Ozvěte se“ (Speak Up) nahrazuje jakékoli předchozí postupy nahlašování problémů a postupy nahlašování podvodného jednání kdekoli v rámci společnosti HEINEKEN. Čas od času mohou být vypracovány dodatky, které budou sděleny. Upozorňujeme, že tato politika má doplňující charakter: v platnosti nadále zůstává veškerá platná národní legislativa. V případech, ve kterých jsou podmínky této politiky přísnější než platná legislativa nebo ve kterých stanovují dodatečné záruky, práva nebo opravné prostředky, mají přednost podmínky této politiky.
R E S P
THE CODE OF
N
P A
BUSINESS CONDUCT
C T
J O Y M E
E
N
T
S
O N S I
E
