Spisový a skartační řád

Spisový a skartační řád Vnitřní předpis č. 15/2013 Domov mládeže a školní jídelna Pardubice Rožkova 331 530 02 Pardubice

Č. j. Platnost od:

208/2013

Originál:

Sekretariát

Elektronická verze:

1.1.2014

Účinnost od:

1.1.2014

Platnost do:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Box dokumentů

Evidence razítek Spisový a skartační plán Označení úseků organizace pro spisovou službu Předávací protokol dokumentů A/S k uložení do spisovny Vzor skartačního návrhu Evidence kvalifikovaných certifikátů

Počet příloh:

6

Zpracoval:

Mgr. Bc. Alena Krabcová

Dne:

20.12.2013

Podpis:

Schválil:

Mgr. Bc. Alena Krabcová

Dne:

20.12.2013

Podpis:

Předchozí úprava:

Spisový a skartační řád ze dne 20.12.1995

Interval revize:

rok

Spisový a skartační řád Vnitřní předpis č. 15/2013 Č.j.:208/2013

OBSAH

ČÁST PRVNÍ - ÚVODNÍ USTANOVENÍ ................................................................................................................ 3 Čl.1 Obecná ustanovení ................................................................................................................................. 3 Čl.2 Předmět a rozsah úpravy ........................................................................................................................ 3 Čl.3 Základní pojmy........................................................................................................................................ 3 ČÁST DRUHÁ - SPISOVÝ ŘÁD ............................................................................................................................ 4 Čl.4 Příjem dokumentů .................................................................................................................................. 4 Čl.5 Obálky dokumentů .................................................................................................................................. 5 Čl.6 Evidence dokumentů ............................................................................................................................... 5 Čl.7 Rozdělování a oběh dokumentů.............................................................................................................. 6 Čl.8 Vyřizování dokumentů ............................................................................................................................ 7 Čl.9 Vyhotovování dokumentů ....................................................................................................................... 7 Čl.10 Odesílání dokumentů ............................................................................................................................ 7 Čl.11 Podepisování dokumentů ..................................................................................................................... 7 Čl.12 Užívání razítek ...................................................................................................................................... 8 Čl.13 Ukládání dokumentů v příručních registraturách ................................................................................. 8 Čl.14 Ukládání dokumentů ve spisovně organizace ....................................................................................... 8 Čl.15 Nahlížení a výpůjčky dokumentů ze spisovny ....................................................................................... 9 ČÁST TŘETÍ - SKARTAČNÍ ŘÁD ........................................................................................................................... 9 Čl.16 Skartační řízení ..................................................................................................................................... 9 Čl.17 Předmět skartačního řízení ................................................................................................................. 10 Čl.18 Průběh skartačního řízení ................................................................................................................... 10 Čl.19 Postup po ukončení skartačního řízení ............................................................................................... 11 ČÁST ČTVRTÁ - SPOLEČNÁ USTANOVENÍ ........................................................................................................ 12 Čl.20 Evidence kvalifikovaných certifikátů ................................................................................................... 12 Čl.21 Spisová rozluka ................................................................................................................................... 12 Čl.22 Vedení spisové služby v mimořádných situacích ................................................................................. 13 ČÁST PÁTÁ - ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ .......................................................................................................... 13 Čl.23 Seznam příloh ..................................................................................................................................... 13 Čl.24 Platnost a účinnost ............................................................................................................................. 14

2

Spisový a skartační řád Vnitřní předpis č. 15/2013 Č.j.: 208/2013

Spisový a skartační řád č. 15/2013 ČÁST PRVNÍ ÚVODNÍ USTANOVENÍ Čl.1 Obecná ustanovení (1)

Spisový řád je souhrn předpisů, který upravuje vedení spisové služby.

(2) Účelem spisového řádu je zabezpečit odbornou správu dokumentů, tj. sjednotit manipulaci s dokumenty a zajistit jejich jednotnou evidenci tak, aby podávala přesný a ucelený přehled o všech dokumentech úřední povahy vzešlých z činnosti organizace nebo organizací přijatých. (3) Nedílnou součástí spisového řádu je spisový a skartační plán, který obsahuje seznam typů dokumentů rozdělených do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. (4)

Tento spisový řád je závazný pro všechny zaměstnance organizace.

Čl.2 Předmět a rozsah úpravy (1) Spisovou službou se rozumí zajišťování úkonů spojených s příjmem, evidencí, rozdělováním, oběhem, vyhotovováním, vyřizováním, podepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů ve skartačním řízení. (2)

Spisová služba podléhá platné legislativě České republiky: a) zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění, b) vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, v platném znění, c) zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění, d) zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění

Čl.3 Základní pojmy Vnitřní předpis užívá následující pojmy, kterými se pro účely tohoto řádu rozumí: a) Dokument - každá písemná, obrazová, zvuková, nebo jiná informace nebo informace vzniklá z činnosti organizace bez ohledu na způsob jeho vyhotovení v podobě analogové či digitální (papírový dokument, foto, mikrofilm, mapa, plán, zvukové a obrazové záznamy, technická a stavební dokumentace apod.). 3


b) Spis - tvoří veškeré dokumenty vzniklé při úředním jednání k jedné věci. c) Spisové znaky - označují jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu. d) Skartační řízení - postup, při kterém se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost organizace a při kterém příslušný archiv provádí výběr archiválií. e) Skartační lhůta - doba, po kterou dokument zůstává uložen v organizaci. Je určena číslicí za skartačním znakem a počíná běžet dnem 1. ledna následujícího roku po vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Tato lhůta nesmí být zkracována. Po dohodě s příslušným archivem může být výjimečně prodloužena. f) Skartační znaky (A, S, V) - určují, jak má být po uplynutí skartačních lhůt s dokumenty naloženo: A – dokumenty trvalé hodnoty, navržené k uložení do archivu; S – dokumenty, které mohou být po uplynutí skartační lhůty a po vydání skartačního povolení příslušným archivem zničeny; V – dokumenty, které budou ve skartačním řízení posouzeny a rozděleny mezi dokumenty se skartačním znakem „A“ nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „S“. g) Příruční registratura - slouží k ukládání živé spisové agendy potřebné pro provozní činnost původců. Dokumenty jsou zde uloženy po dobu 1 až 2 let od jejich vzniku. h) Centrální spisovna - slouží k ukládání dokumentů, které již nejsou potřebné pro běžnou provozní činnost organizace. Dokumenty zde zůstávají uloženy do provedení skartačního řízení. i) Ukládací archiv – označení archivu, do kterého jsou ukládány archiválie organizace vybrané v rámci skartačního řízení. Ukládacím archivem je Státní okresní archiv Pardubice.

ČÁST DRUHÁ SPISOVÝ ŘÁD Čl.4 Příjem dokumentů (1) Doručené dokumenty se přijímají v podatelně. Jako podatelna slouží výhradně sekretariát organizace s výjimkou poštovních zásilek, které přebírá pracovník recepce. Pracovník recepce vždy vyhotoví záznam o přijaté zásilce do zvláštní evidence a předává ji proti podpisu pracovnici sekretariátu. (2) Za doručený dokument se považuje také dokument, který byl předán osobně mimo podatelnu, nebo byl pořízen záznam o podání učiněném telefonicky nebo ústně. (3) Veškeré doručené dokumenty, s výjimkou těch, které jsou uvedeny v Čl.6 odst. (1) a (2), je třeba neprodleně zaevidovat v podacím deníku.

4


(4) Zaměstnanec pověřený vedením podacího deníku je povinen všechny doručené dokumenty opatřit v den, kdy byly doručeny organizaci, otiskem podacího razítka a vyplnit otisk. Došlé dokumenty, telefaxy a elektronicky přijaté dokumenty se evidují obdobně s tím, že se navíc opatří časovým údajem doručení a předají příslušnému zaměstnanci k vyřízení. (5) Podací razítko obsahuje název organizace, datum doručení, číslo jednací, počet listů, počet příloh a počet listů příloh dokumentu, druh a počet příloh nelistinných. (6) Pokud se na příjem a manipulaci s dokumenty vztahují zvláštní právní předpisy, přijímají se odděleně a vede se pro ně samostatná evidence. (7) Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení fyzické osoby, předá se adresátovi neotevřená. Pokud adresát zjistí, že je dokument úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování. Obdobně se postupuje, pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta.

Čl.5 Obálky dokumentů (1)

Obálka příchozího dokumentu se ponechává jako jeho součást: a) je-li v souladu se zvláštními právními předpisy zásilka doručována organizaci do vlastních rukou, b) je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě nebo kdy byla organizaci doručena, c) je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele.

(2) Pokud příchozí dokument nespadá do čl. 5 odst. 1, vyřazuje se obálka příchozích dokumentů bez skartačního řízení ihned po otevření.

Čl.6 Evidence dokumentů (1) Veškeré dokumenty úřední povahy doručené organizaci nebo jejím zaměstnancům a rovněž i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti organizace musí byt evidovány v příslušné evidenci dokumentů. (2) pořádku.

V evidenci dokumentů se dokumenty zapisují v numericko-chronologickém

(3) Pokud je vedena spisová služba v listinné podobě, je základní evidenční pomůckou podací deník. (4) Podací deník je vázaná kniha, která musí být v záhlaví označena názvem organizace a rokem, v němž je používána. Obsahuje následující rubriky: a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je v podacím deníku evidován, b) datum doručení dokumentu, nebo datum vzniku dokumentu, jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti organizace, 5


c) identifikaci odesílatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti organizace, zapíše se jako „vlastní“, d) číslo jednací odesílatele, počet listů došlého nebo vlastního dokumentu, e) stručný obsah dokumentu, f) způsob vyřízení a datum odeslání vyřízeného dokumentu g) spisový znak, skartační znak a lhůtu dokumentu, h) záznam o vyřazení dokumentu ve skartačním řízení. (5) Každý dokument zaevidovaný v podacím deníku má vlastní číslo jednací. Číslo jednací tvoří zkratka organizace a pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku lomené běžným kalendářním rokem. (6) Podání a jeho vyřízení se eviduje pod týmž číslem jednacím. Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jedna věc. (7) Číselná řada v podacím deníku začíná vždy 1. ledna a končí 31. prosince kalendářního roku. Pod posledním zápisem se zbývající prázdné kolonky proškrtnou a opatří formulí „uzavřeno dne 31.12.rrrr, č. j. ….“ a podpisem zaměstnance organizace pověřeného vedením spisové služby. V případě, že počet čísel jednacích v jednom kalendářním roce přesáhne počet 3000, a to po dobu pěti let, je organizace povinna vést k podacímu deníku rejstříky (věcný, jmenný). (8) Zápisy v podacím deníku se provádí trvalým způsobem a čitelně. Chybné zápisy se nepřelepují, ale škrtají se tak, aby zůstaly čitelné i po zrušení. Oprava se opatří datem a podpisem toho, kdo ji provedl. (9) Zjistí-li se při zápisu nového dokumentu do podacího deníku, že v téže věci byl již zaevidován jiný dokument, připojí se předchozí dokument k novému dokumentu. Kromě podacího razítka se na novém dokumentu poznamená i číslo jednací předchozího dokumentu. V podacím deníku se u předchozího dokumentu, který se připojuje k novému dokumentu, poznamená v kolonce „spisový/skartační znak“ číslo jednací nového dokumentu, k němuž se předchozí dokument připojuje (tzv. řetězení dokumentů). Pokud se k téže věci vztahuje větší počet dokumentů, lze pro jejich evidenci použít sběrného archu.

Čl.7 Rozdělování a oběh dokumentů (1) Dokumenty zaevidované v podacím deníku pověřená osoba rozdělí a předá zaměstnanci organizace určenému k vyřízení dokumentu, který jeho převzetí potvrdí. (2) Během vyřizování dokumentu musí být zajištěna průběžná informovanost o místě, kde se dokument v danou dobu nalézá. Tyto údaje se zaznamenávají v podacím deníku v kolonce „vyřizuje“.

6


Čl.8 Vyřizování dokumentů (1) Vyřízení doručeného dokumentu není evidováno samostatně, ale je připojeno k doručenému dokumentu a odesíláno pod jeho číslem jednacím. Pokud je dokument vyřízen jiným způsobem než odesláním odpovědi v listinné podobě (např. telefonicky, e-mailem, faxem, ústně), učiní o tom zaměstnanec, který ho vyřizuje, záznam. Kopii vyřízení připojí k vyřízenému dokumentu. (2) Po vyřízení se na dokument připojí pokyn k založení, dokument se označí spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou. (3) Záznam o vyřízení dokumentu, včetně uvedení spisového a skartačního znaku, se poznamená do podacího deníku. Je povinností každého zaměstnance, který dokument vyřizuje, tyto údaje do podacího deníku sdělit. (4)

Veškeré dokumenty, které se týkají projednávání téže věci, se spojují a tvoří spis.

Čl.9 Vyhotovování dokumentů (1) Dokumenty vzniklé z úřední činnosti organizace musí obsahovat následující náležitosti: a) záhlaví s názvem a sídlem organizace b) číslo jednací. V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. c) datum (rozumí se den podpisu dokumentu) d) počet příloh e) jméno a příjmení a funkce zaměstnance pověřeného podpisem dokumentu. (2) Dokumenty se skartačním znakem „A“ vyhotovuje původce na trvanlivém papíru, určeném pro dokumenty (ČSN ISO 9706).

Čl.10 Odesílání dokumentů (1) Odesílání dokumentů zajišťuje organizace prostřednictvím výpravny, kterým je pro odesílání dokumentů sekretariát organizace. (2)

Sekretariát je místo, kde se odesílaný dokument vybavuje náležitostmi k odeslání.

Čl.11 Podepisování dokumentů (1) Podpisové právo pro dokumenty organizace má ředitelka organizace, při její nepřítomnosti pověření zástupci.

7


(2) Podpisové právo na příkazy k úhradě má ředitelka školy (v nepřítomnosti zástupce ředitelky organizace) a vedoucí úseku ekonomického. (3)

Zaměstnanec může být pověřen ředitelkou školy k podepsání určitého dokumentu.

Čl.12 Užívání razítek (1) Při běžném korespondenčním styku se používá hranaté razítko bez státního znaku. Vzory hranatých razítek a jejich přidělení jednotlivým zaměstnancům uvádí Příloha 1 tohoto vnitřního předpisu. (2)

Kulaté razítko se státním znakem se užívá na rozhodnutích organizace.

(3)

Kulaté razítko jsou oprávněni používat: a) ředitelka školy b) asistentka ředitelky

(4)

Za uložení kulatého razítka odpovídá ředitelka organizace.

(5) Organizace vede evidenci razítek, která obsahuje otisk razítka s uvedením jména a příjmení zaměstnance a funkce zaměstnance, který razítko převzal a užívá, datum převzetí, datum vrácení razítka, datum vyřazení razítka z evidence a podpis přebírajícího zaměstnance. (6) Razítko lze vyřadit z evidence v případě ztráty jeho platnosti, jeho ztráty, jeho opotřebování jen ve skartačním řízení. (7) Při ztrátě razítka učiní ředitelka vhodná opatření a oznámí ztrátu na příslušných místech. Vyřazení razítek je součástí skartačního řízení.

Čl.13 Ukládání dokumentů v příručních registraturách (1) Prvním ukládacím místem pro vyřízené, ale stále ještě provozně potřebné a platné dokumenty včetně vlastních kopií, jsou příruční registratury jednotlivých pracovníků. Za řádné uložení spisů, označení a zabezpečení dokumentů zodpovídá odpovědný pracovník. (2) Dokumenty jsou podle věcného obsahu ukládány do složek. Na složky se uvede spisový znak, věcný obsah, rok vzniku a skartační znak a lhůta uvedená ve skartačním plánu. Takto vybavené složky se ukládají do šanonů nebo do archivních krabic (jedná-li se o dokumenty typu „A“), a to vždy podle shodného skartačního znaku a lhůty. Společný skartační znak a lhůty se nadepíší do spodní části hřbetního štítku šanonu, do horní části se vepíší spisové znaky, obsah a rok vzniku dokumentů jednotlivých složek. (3) V příručních registraturách jsou dokumenty uloženy zpravidla 1 až 2 roky a poté se připraví k předání do spisovny organizace.

Čl.14 Ukládání dokumentů ve spisovně organizace (1)

Ukládacím místem pro dokumenty z příručních registratur je spisovna organizace. 8


(2) Pracovník spisovny přebírá dokumenty na základě předávacích protokolů. Po kontrole, zda seznam předávaných dokumentů odpovídá fyzické přejímce, podepíše pracovník spisovny předávací protokol, tím přebírá zodpovědnost za převzatou agendu. (3) Ve spisovně organizace jsou dokumenty ukládány v regálech dle spisového plánu organizace. Dokumenty se ukládají v převzatých obalech, zpravidla dokumenty skupiny „S“ v šanonech, dokumenty skupiny „A“ v archivních krabicích. (4) Základní evidenci spisovny tvoří soubory předávacích protokolů doplněné o lokační údaj (Příloha č. 2) a archivní kniha. (5) Dokumenty zůstávají ve spisovně organizace uloženy po dobu určenou skartační lhůtou. Po uplynutí skartační lhůty se dokumenty vyřazují ve skartačním řízení, jehož průběh upravuje skartační řád.

Čl.15 Nahlížení a výpůjčky dokumentů ze spisovny (1) Zaměstnanci mohou nahlížet do dokumentů svého úseku, nahlížení do dokumentů jiného úseku je vázáno na souhlas vedoucího tohoto úseku. (2) Osoby, které nejsou zaměstnanci organizace, mohou nahlížet do dokumentů ve spisovně jen na základě povolení ředitelky organizace a za přítomnosti zaměstnance spisovny.

ČÁST TŘETÍ SKARTAČNÍ ŘÁD Skartační řád Domova mládeže a školní jídelny Pardubice stanoví postup při vyřazování dokumentů ve skartačním řízení.

Čl.16 Skartační řízení (1) Skartační řízení je postup systematického vyřazování dokumentů, jimž uplynuly skartační lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost organizace, a při posuzování dokumentární hodnoty těchto dokumentů. (2) obálek.

Bez řádného skartačního řízení nesmějí být dokumenty ničeny, s výjimkou

(3) Organizace odpovídá za provedení skartačního řízení rovněž u dokumentů vzniklých z činnosti jejích právních předchůdců. (4) Skartační řízení se provádí v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu, později pouze po dohodě s příslušným archivem. Zaměstnanec pověřený vedením spisovny ověří úplnost dokumentů a skutečnost, zda zanikla právní a provozní potřebnost dokumentů pro organizaci.

9


(5) V období přípravy a průběhu skartačního řízení jsou dokumenty ponechány v původním spisovém uspořádání a je zajištěna jejich přístupnost. Teprve po podepsání skartačního protokolu a vydání souhlasu ke zničení dokumentů jsou provedeny úpravy dokumentů k odvozu a ke zničení. Skartační protokol vyhotovuje a souhlas ke zničení dokumentů vydává příslušný archiv.

Čl.17 Předmět skartačního řízení (1) Dokumenty jsou ve spisovně organizace uloženy po dobu stanovenou skartační lhůtou, uvedenou ve skartačním plánu. (2) Skartační lhůta začíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po vyřízení, vyhotovení nebo ukončení platnosti dokumentu. Skartační lhůty nelze zkracovat. Skartační lhůta může být po dohodě s příslušným státním archivem výjimečně prodloužena, pokud organizace potřebuje dokument pro další vlastní činnost. (3) Skartační řízení se provádí zpravidla jednou ročně komplexně za celou organizaci a jeho předmětem jsou všechny dokumenty, u nichž uplynuly skartační lhůty a razítka vyřazená z evidence. (4) Pokud je třeba v rámci jednoho spisu ukládat dokumenty s různou skartační lhůtou, určuje dokument s nejdelší skartační lhůtou dobu vyřazení celého spisu. (5)

Skartační řízení je spojeno s výběrem archiválií.

Čl.18 Průběh skartačního řízení (1) K provedení skartačního řízení se zřizují zpravidla tříčlenné komise, které jsou jmenovány ředitelkou organizace. Členem skartační komise je vždy zaměstnanec určený k vedení příslušné spisovny. (2) Pracovník spisovny vyhotoví seznam dokumentů „A“ a seznam dokumentů „S“ (u dokumentů „V“ provede pracovník spisovny předběžný výběr a připojí je dle charakteru odděleně k seznamu dokumentů „S“ nebo „A“), kterým uplynula skartační lhůta. K takto vytvořeným seznamům připojí skartační návrh (viz Příloha), který je následně podepsán ředitelkou školy a zaslán spolu se seznamy dokumentů Státnímu okresnímu archivu Pardubice. (3) Skartační komise vypracuje prostřednictvím pracovníka spisovny skartační návrh, kterým organizace požádá příslušný archiv k provedení odborné archivní prohlídky, posouzení dokumentů a povolení ke zničení dokumentů skupiny „S“. (4) Skartační návrh obsahuje označení organizace, seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení (odděleně podle skartačních znaků), dobu jejich vzniku a návrh termínu provedení skartačního řízení. Ve skartačním návrhu jsou uspořádány dokumenty podle spisových znaků do věcných skupin. (5) Na základě předloženého skartačního návrhu provede pověřený zaměstnanec příslušného státního archivu (dále jen „archivář“) odbornou archivní prohlídku dokumentů a razítek navrhovaných k vyřazení, pří níž posoudí, zda 10


a) dokumenty se skartačním znakem „A“ odpovídají kritériím stanoveným zákonem k prohlášení za archiválie, b) dokumenty se skartačním znakem „S“ nemají trvalou archivní hodnotu. Pokud zjistí, že trvalou archivní hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumenty se skartačním znakem „A“, c) dokumenty se skartačním znakem „V“ náleží mezi dokumenty určené k prohlášení za archiválie nebo mezi dokumenty určené ke zničení. (6)

Pověřený zaměstnanec příslušného státního archivu:

(7) uloží skartační komisi sepsat seznam dokumentů určených k uložení v archivu a seznam dokumentů určených ke skartaci (8) dohodne se skartační komisí dobu a způsob předání archiválií k uložení do archivu. (9) O provedeném skartačním řízení vyhotoví archivář protokol o skartačním řízení, který obsahuje soupis dokumentů, které byly vybrány za archiválie, se zařazením dokumentů do příslušné kategorie a soupis dokumentů, které lze skartovat. (10) Příslušný archiv po provedené archivní prohlídce vyhotoví protokol o provedeném skartačním řízení. Nedílnou součástí protokolu je poučení o právu organizace podat námitku proti výsledku posouzení dokumentů. Případným podáním námitky je zahájeno správní řízení. Proti obsahu protokolu může podat organizace do 15 dnů ode dne jeho doručení námitky, a to příslušnému archivu.

Čl.19 Postup po ukončení skartačního řízení (1) Zaměstnanec pověřený vedením spisovny v dohodnutém termínu odevzdá dokumenty a spisy v analogové podobě, popř. razítka, vybrané jako archiválie příslušnému archivu. (2) Zaměstnanec pověřený vedením spisovny podepíše záznam o předání zpracovaný zaměstnancem příslušného archivu. (3) Zaměstnanec pověřený vedením spisovny po provedeném skartačním řízení na základě souhlasu obsaženého v protokolu o provedení skartačního řízení bezodkladně zničí dokumenty v analogové podobě a smaže dokumenty v elektronickém systému spisové služby, které nebyly vybrány jako archiválie. (4) Při vyřazování a předávání dokumentů do příslušného archivu nebo ke zničení je nutno zabezpečit řádný a trvalý dozor tak, aby se žádné dokumenty neztratily nebo nedostaly do nepovolaných rukou.

11


ČÁST ČTVRTÁ SPOLEČNÁ USTANOVENÍ (1) Ustanovením Spisového a skartačního řádu Domova mládeže a školní jídelny Pardubice nepodléhají dokumenty, které nepodléhají evidenci vůbec (prospekty, reklamní letáky, pozvánky, časopisy, sbírky zákonů a tiskoviny nesouvisející přímo s činností organizace) ani dokumenty vedené v jiných evidencích (viz Čl.4). (2) Dojde-li k nevratnému poškození nebo zničení dokumentu, poznamená se tato skutečnost do poznámky v evidenci dokumentů včetně čísla jednacího dokumentu, kterým bylo poškození nebo zničení řešeno. (3) Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, do evidence dokumentů se zapíše slovo „ztráta“ a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena.

Čl.20 Evidence kvalifikovaných certifikátů (1) Organizace vede evidenci kvalifikovaných certifikátů, vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jejichž je držitelem, a na nichž jsou založeny jím užívané uznávané elektronické podpisy, elektronické značky. (2)

Rozsah údajů: a) číslo certifikátu b) specifikace, zda se jedná o kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát c) počátek a konce platnosti certifikátu d) heslo pro zneplatnění certifikátu e) datum a důvod zneplatnění certifikátu f) údaje o kvalifikovaném poskytovateli certifikačních služeb g) identifikace oprávněného uživatele uznávaného elektronického podpisu

Čl.21 Spisová rozluka (1)

Při zrušení organizace se provádí spisová rozluka.

(2) Spisovou rozluku připraví organizace před datem svého zrušení či zásadní transformace. Před jejím zahájením zpracuje organizace plán provádění spisové rozluky včetně časového rozvrhu, který zašle příslušnému archivu. (3) Spisovou rozluku připravuje a provádí před datem svého zrušení, dokončuje ji právní nástupce, a není-li ho, zakladatel, zřizovatel nebo likvidátor. (4) Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž uplynula skartační lhůta, se zařadí do skartačního řízení.

12


(5) Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž neuplynula skartační lhůta, se uloží do spisovny právního nástupce. Předávané spisy a dokumenty se zapíší do předávacího seznamu, který v případě předávaných vyřízených dokumentů a uzavřených spisů obsahuje pořadové číslo, spisový znak, druh dokumentů, popřípadě spisu, dobu jejich vzniku a množství (například slova „2 svazky“), jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby odpovědné za provedení spisové rozluky a její podpis. V případě předávaných nevyřízených dokumentů a neuzavřených spisů obsahuje dobu jejich vzniku, rozsah (počet listů a příloh), jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby odpovědné za provedení spisové rozluky a její podpis. (6) Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy předá rušený určený původce tomu, na koho přešla působnost k jejich vyřízení. Rušený určený původce zapíše předávané dokumenty a spisy do předávacího seznamu. Ten, na koho přešla působnost k vyřízení takto zapsaných dokumentů a spisů, je převezme a zaeviduje jako doručené. (7) Při zrušení organizační součásti, při změně působnosti nebo organizačních součástí a při změně vlastníka nebo držitele dokumentu se postupuje přiměřeně.

Čl.22 Vedení spisové služby v mimořádných situacích (1) V případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie anebo jiné mimořádné situace, v jejichž důsledku je znemožněno po omezené časové období vykonávat spisovou službu běžným způsobem, vede organizace spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku. (2)

Náhradní evidence se uzavře bezodkladně po ukončení mimořádné situace.

(3)

Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci: a) méně než 48 hodin, převede organizace dokumenty evidované v náhradní evidenci do evidence dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů, b) déle než 48 hodin, pak je ponechá zaevidované v náhradní evidenci a ty dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci, eviduje v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů.

(4) Dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci se ukládají ve spisovně společně s ostatními dokumenty.

ČÁST PÁTÁ ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Čl.23 Seznam příloh Součástí vnitřního předpisu jsou následující přílohy: Příloha 1

Evidence razítek

Příloha 2

Spisový a skartační plán 13


Příloha 3

Označení úseků organizace

Příloha 4

Předávací protokol dokumentů A/S k uložení do spisovny

Příloha 5

Vzor skartačního návrhu

Příloha 6

Evidence kvalifikovaných certifikátů

Čl.24 Platnost a účinnost (1) Tento spisový a skartační řád ruší všechny dosud vydané spisové a skartační řády organizace včetně jejich příslušných dodatků a příloh. (2)

Spisový a skartační řád nabývá platnosti dnem účinnosti.

(3)

Spisový a skartační řád je účinný od 1. 1. 2014.

V Pardubicích dne 20. 12. 2013

Mgr. Bc. Alena Krabcová ředitelka

14

Spisový a skartační řád

Recommend Documents