SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD FOTBALOVÉ ASOCIACE ČESKÉ REPUBLIKY ______________________________________________________________________ I. SPISOVÝ ŘÁD Článek 1 Účel Účelem spisového řádu Fotbalové asociace České republiky je stanovit zásady nakládání s písemnostmi ve FAČR tak, aby byla rychlá a pružná a aby spisová evidence podávala s ohledem na prostorové a personální podmínky sekretariátu FAČR optimální přehled o stavu vyřízení a místě uložení jednotlivých písemností. Za písemnosti se pro účely FAČR považují všechna podání, spisy a jejich evidenční pomůcky, statistické výkazy, instrukce, pokyny, nákresy, fotografie, videozáznamy, písemnosti vzniklé použitím výpočetní techniky, CD-romy aj. Článek 2 Místa a pracovní postupy spisové agendy 1. Místa provádění spisové agendy: a) b) c) d)
sekretariát generálního sekretáře FAČR v budově Diskařská 2431/4, Praha 6, jednotlivá oddělení FAČR v budově Diskařská 2431/4, Praha 6, pracoviště Řídicí komise FAČR pro Čechy Diskařská 2431/4, Praha 6, pracoviště Řídící komise FAČR pro Moravu, P.O. Box 92, Na Střelnici 39, Olomouc 2, e) pracoviště krajských fotbalových svazů. Tento spisový řád se přiměřeně vztahuje na krajské a okresní fotbalové svazy, které si režim spisové evidence stanoví s ohledem na specifické podmínky svých pracovišť. 2. Hlavní pracovní postupy spisové agendy: a) evidence došlých a doporučeně odeslaných písemností, b) ukládání vyřízených písemností v příslušném útvaru FAČR (odst. 1), až do jejich skartace. 3. Jednotlivé útvary FAČR přijímají a vyřizují písemnosti, které dojdou na jejich adresu a jsou jim určeny. Pokud dojde útvaru písemnost, která mu není určena, postoupí ji neprodleně adresátovi. Pokud z písemnosti není zřejmé, komu je určena, postoupí ji útvar FAČR sekretariátu generálního sekretáře FAČR, který rozhodne, kterému útvaru náleží.
Článek 3 Postavení sekretariátu generálního sekretáře FAČR 1. Sekretariát generálního sekretáře FAČR přijímá, eviduje, třídí a doručuje zásilky určené výkonnému výboru FAČR a jeho členům a útvarům dislokovaným v budově Diskařská 2431/4, Praha 6. Zásilky určené jiným útvarům (čl. 2 odst. 1 písm. c, d, e), které mu dojdou, těmto pracovištím neprodleně postoupí. 2. Veškeré došlé zásilky sekretariát generálního sekretáře roztřídí a doručí takto: a) zásilky adresované oddělení, úseku či jinému pracovišti nebo jmenovitě jednotlivci, doručí tomuto adresátu, b) zásilky ze zahraničí (FIFA, UEFA, fotbalové svazy) doručí generálnímu sekretáři, c) zásilky, z jejichž adresy nelze přesně určit adresáta, sekretariát otevře a podle jejich obsahu zjistí, komu je třeba zásilku doručit. 3. Všechny zásilky doručuje sekretariát tak, že je buď předá osobně adresátu, nebo je uloží na příslušném místě v sekretariátu, kde si je pracovníci jednotlivých pracovišť denně vybírají. Článek 4 Evidence písemností v sekretariátu GS 1. V sekretariátu se provádí evidence písemností odděleně prostřednictvím příslušných knih a uložením do počítače, takto: a) přijatá doporučená pošta, b) odeslaná doporučená pošta, c) zahraniční došlé faxy d) tuzemské došlé faxy e) přijatá obyčejná pošta - důležité věci. 2. Za důležité věci došlé obyčejnou poštou se považují především dopisy předsedovi FAČR, členům výkonného výboru, generálnímu sekretáři FAČR a všechny podněty, stížnosti a vyjádření k činnosti FAČR. O tom, zda písemnost bude vzata do evidence, rozhoduje GS FAČR, případně jím pověřený zaměstnanec. 3. Do evidence se nezaznamenávají písemnosti informačního charakteru jako pozvánky, reklamní prospekty, publikace, blahopřání atd. a faktury, které se evidují podle zvláštního režimu ve finančním oddělení.
2
Článek 5 Označování písemností 1. Došlé písemnosti: a ) Pokud dojdou písemnosti prvotně sekretariátu generálního sekretáře, opatří je tento útvar ještě před jejich doručením (čl. 3) evidenčním znakem, který obsahuje následující údaje: „FAČR – sekretariát, datum dojití a evidenční číslo“. b) Písemnosti, které dojdou útvarům FAČR uvedeným v čl. 2 odst. 1 písm. b) – e), se v útvaru chronologicky zařadí podle data doručení. 2. Odesílané písemnosti: a) Odesílané písemnosti, které odpovídají na písemnosti, jež byly doručeny útvarům FAČR se evidují a archivují dle důležitosti korespondence dle potřeb jednotlivých útvarů. b) Písemnosti odesílané z útvarů FAČR doporučenou poštou se evidují do knihy odesílané pošty. 3. Všechny útvary FAČR používají dopisní papíry se záhlavím, kde je uveden název a adresa příslušného orgánu FAČR.
Článek 6 Evidence písemností v útvarech FAČR 1. Útvary FAČR dělí evidenci písemností na dvě části: a) písemností týkající se orgánů FAČR a písemnosti došlé na základě řádů a předpisů (řídící orgány soutěží, registrace hráčů, komise FAČR), jejichž činnost útvar zajišťuje, b) písemnosti vzniklé prvotně z činnosti útvaru a vyřizování korespondence (obecné písemnosti). 2. Písemnosti orgánů, jejichž činnost útvar zajišťuje a písemnosti došlé na základě ustanovení řádů a předpisů se shromažďují a ukládají podle režimu příslušných orgánů, zápisy z jednání orgánů a komisí, vyřízené žádosti v registračním řízení, kauzy v odvolacím řízení, kauzy v rozhodčím a arbitrážním řízení, Ligového shromáždění, materiály jednotlivých kol soutěží apod. 3. Písemnosti vzniklé prvotně z činnosti útvaru a odpovědi na došlé dopisy, které nemají bezprostřední souvislost s činností útvaru zabezpečující práci orgánů FAČR a chod soutěží, představující formy výkonu obecné činnosti sekretariátu, se shromažďují a ukládají chronologicky podle data vyhotovení či data doručení (čl.5).
3
4. Písemnosti, u nichž je způsob evidence upraven zákonem, jsou především písemnosti ekonomického charakteru (faktury apod.). Odpovědní zaměstnanci útvarů odpovídají za dodržení obecně závazných právních předpisů při práci s jejich evidencí. Článek 7 Vyřizování písemností 1. Obecné písemnosti, zejména podněty, připomínky, stížnosti a dotazy se vyřizují buď písemně, podle charakteru písemnosti a jejího účelu.
2. Písemnosti týkající se činnosti orgánů se vyřizují vždy písemně a při jejich evidenci a ukládání se postupuje podle čl. 6 odst. 2.
Článek 8 Ukládání písemností
1. Písemnosti uvedené v čl. 6 odst. 3 se ukládají na jednotlivých odděleních tak, že chronologicky sestavené písemnosti vyprodukované jednotlivými odpovědnými pracovníky se s koncem kalendářního roku seřadí do celkové spisové produkce útvaru. To se netýká písemností uvedených v čl. 6 odst. 2, které se váží k provozu fotbalových soutěži. Ty se obdobným způsobem uzavřou vždy za ukončený soutěžní ročník. 2. Dobu uložení písemností určuje skartační řád. Článek 9 Vyřazování písemností Vyřazováním (skartací) písemností se rozumí výběr písemností a jiných dokumentů určených k trvalé úschově, případně k uložení do archivu a vyloučení materiálů již nepotřebných. Vyřazování se řídí podle skartačního řádu FAČR.
4
II. SKARTAČNÍ ŘÁD Článek 10 Účel Skartační řád upravuje postup při vyřazování písemných, obrazových, zvukových a jiných záznamů a dokumentů (dále jen „písemnosti“) v útvarech FAČR uvedených v čl. 2. Článek 11 Písemnosti Útvary FAČR ukládají vyřízené a ukončené písemnosti seřazené chronologicky za jednotlivé roky případně soutěžní ročníky.
Článek 12 Skartační lhůty 1. Valná hromada (referáty, usnesení, kandidátky, protokoly volební komise atd. ..................................................................... 2. Výkonný výbor (podkladové materiály, zápisy).......................................... 3. Odvolací a revizní komise (jednotlivé kauzy)............................................. 4. Arbitrážní komise (jednotlivé kauzy) ......................................................... 5. Rozhodčí řízení (jednotlivé kauzy)……………………………………….. 6. Mezinárodní korespondence FIFA, UEFA ................................................. 7. Mezinárodní korespondence - fotbalové svazy ........................................... 8. Nominace a mezinárodní utkání reprezentací dospělých ............................ 9. Nominace a mezinárodní utkání reprezentací mládeže a žen ................ 10.Písemnosti soutěžních komisí (STK, DK, KR, KD) ................................... 11. Písemnosti pracovních komisí (MTZ, LR, ZK, atd.).................................. 12. Korespondence pracovišť ........................................................................... 13. Materiály přestupního řízení v tuzemsku ................................................... 14. Materiály zahraničních přestupů ................................................................ 15. Smlouvy ...................................................................................................... 16. Technická dokumentace ..............................................................................
20 let 15 let 10 let 10 let 10 let 10 let 5 let 10 let 5 let 3 roky 3 roky 3 roky 3 roky 5 let 20 let 20 let
Skartace písemností, které FAČR eviduje podle zákona (ekonomické a personální písemnosti) se provádějí podle zvláštních předpisů.
5
Článek 13 Skartace 1. Skartačním řízením se provádí pravidelně každý rok do konce ledna za uplynulý rok. 2. Za provedení skartačního řízení odpovídá ředitel oddělení FAČR.
Článek 14 Nakládání s předměty zvláštního významu Písemnosti a předměty historické hodnoty (např. trofeje z MS a ME) se po dohodě s příslušným archivem mohou ponechat v depozitech FAČR a sloužit jako inventář síní historických úspěchů, muzeí atd. O takovém určení těchto předmětů rozhoduje výkonný výbor FAČR, případně z jeho pověření generální sekretář FAČR. Článek 15 Závěrečné ustanovení Tento spisový a skartační řád nabývá platnosti a účinnosti dnem 4.3.2014, současně se ruší spisový a skartační řád ČMFS ze dne 1.1.2003.
6
