1
SISTEM INFORMASI ARSIP DAN INVENTARIS pada SMP NEGERI 1 PARENGGEAN MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL Syahroni, Minarni Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Darwan Ali Jl. Batu Berlian No.10 Sampit, Kalimantan Tengah Telp. (0531) 33342, Fax : (0531) 21527
Intisari- SMP Negeri 1 Parenggean merupakan salah satu lembaga pendidikan menengah pertama yang berada di kecamatan parenggean. sistem arsip dan inventaris merupanakan salah satu hal yang sangat penting dalam kegiatan yang sangat penting dalam kegiatan manajemen pada sekolah ini, dikarenakan pengelolaan arsip dan inventaris ini merupakan hal yang sangat penting dan bersifat rutin dan berulang – ulang, sehingga sering menimbulkan kesulitan dalam penyediaan informasi, terlebih karena kegiatan arsip dan inventaris selama ini masih menggunakan system yang kurang efesien baik dalam pengarsipan maupun pencatatan inventaris, sehingga belum cepat dan praktis dalam segi waktu dan tenaga. Oleh karena itu, kebutuhan akan system informasi sangatlah dibutuhkan. Untuk mengurangi kesalahan tersebut di atas, maka dirancanglah sebuah system informasi arsip dan inventaris yang baru berbasis program aplikasi komputer yang akan difungsikan sebagai arsip dan inventaris sekolah. Dalam pembangunan program aplikasinya akan menggunakan perangkat lunak Adobe Dreamweaver sebagai media pemrograman dan MySQL sebagai media basis data. Kata Kunci - Arsip, Inventaris, Sistem Informasi, Adobe Dreamweaver, MySQL
I. PENDAHULUAN Salah satu kebutuhan yang sangat besar akan teknologi informasi sekarang ini adalah kebutuhan akan sebuah sistem informasi. Berkembangnya teknologi informasi yang demikian pesat di era globalisasi sekarang ini telah membuat hampir semua aspek kehidupan tidak dapat dihindarkan dari penggunaan perangkat komputer. Setiap organisasi, perusahaan maupun lembaga pendidikan sekolah, dapat dipastikan mempunyai suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi. Dengan kata lain setiap organisasi, perusahaan maupun lembaga pendidikan sekolah pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi pengarsipan dan inventaris. Penggunaan sistem yang terkomputerisasi diharapkan dapat membantu pihak sekolah dalam mengelola kegiatan administrasi baik pengarsipan maupun inventaris secara efektif dan efisien. Dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi dalam pengelolaan kegiatan administrasi dan inventaris akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan hemat. Pada SMP Negeri 1 Parenggean, sistem yang berjalan dalam hal pengelolaan kegiatan administrasi baik itu
pengarsipan atau inventaris sedikit mengalami kesulitan. Tata Usaha (TU) adalah bagian dari SMP Negeri 1 Parenggean yang mengelola kegiatan administrasi pengarsipan dan inventaris. Pada saat ini, prosedur yang masih diterapkan dalam penyimpanan surat masuk dan keluar hanya berupa penulisan pada buku jurnal dan dimasukkan ke dalam map arsip dan diletakkan dalam sebuah lemari arsip, dari penulisan ke buku jurnal tersebut sering mengakibatkan terjadinnya penumpukan catatan sehingga ketika data surat masuk dan keluar diperlukan maka harus dicari kembali, proses pencarian tidak bisa dilakukan dengan cepat. II. LANDASAN TEORI 2.1. Sistem Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang teroganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Teori sistem secara umum pertama kali diuraikan oleh Kenneth Boulding terutama menekankan pentingnya perhatian terhadap setiap bagian yang membentuk sebuah sistem.[1] 2.2. Informasi Informasi adalah sebuah istilah yang tidak tepat dalam pemakaiannya secara umum. Informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi, dan lain sebagainya. Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. 2.3. Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.4. Arsip Menurut The Liang Gie dalam bukunya “Adiministrasi Perkantoran”. Arsip adalah warkat yang disimpan secara
2 teratur, berencana karena mempunyai suatu kegunaan dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. [2] 2.5. Inventaris Menurut Lalu Sumayung dalam bukunya yang berjudul inventaris dengan mudah dan cepat. inventory atau inventaris merupakan persediaan simpanan material yang berupa bahan mentah, barang dalam proses dan barang jadi. [3] 2.6. Php (Hypertext Preprocessor) PHP adalah singkatan dari Hypertext Preprocessor yang digunakan sebagai bahasa script server side dalam pengembangan web yang disisipkan pada dokumen hypertext markup language. Penggunaan hypertext preprocessor memungkinkan web dapat dibuat dinamis sehingga maintenance situs web tersebut menjadi lebih mudah dan efisien. Hypertext preprocessor merupakan Software Open Source yang disebarkan dan dilisensikan secara gratis serta dapat di download secara bebas. [4] 2.7. MySQL MySQL adalah sebuah program database server yang mampu menerima dan mengirimkan datannya dengan sangat cepat, multi user, serta menggunakan perintah standar SQL (Structured Query Language). [5] III. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM 3.1. Deskripsi Sistem Hasil dari pengamatan yang dilakukan terhadap sistem yang sedang berjalan di sekolah SMP negeri 1 parenggean dapat dideskripsikan sebagai berikut : a. Sistem Surat Masuk Setiap surat masuk yang ada pada sekolah SMP negeri 1 parenggean diproses oleh tata usaha dengan cara mencatat dibuku agenda surat masuk dan setelah itu hanya dilakukan pengarsipan dengan dimasukkan ke map arsip. b. Sistem Surat Keluar Setiap surat keluar yang ada di sekolah SMP negeri 1 parenggean di proses oleh tata usaha atas persetujuan dari kepela sekolah atau wakil kepala sekolah, namun sebelum surat diedarkan terlebih dahulu dilakukan pencatatan dalam buku agenda c. Sistem Inventaris Sistem inventaris yang ada pada sekolah tersebut di kelola oleh tata usaha sekolah tersebut dengan melakukan pencatatan kepada setiap form inventaris dan diletakkan pada setiap kelas. Jika setiap inventaris tersebut ada pembaruan maka kertas tersebut akan diproses dan dilaporkan kepada pusat agar inventaris yang ingin diperbarui tersebut dapat di ganti 3.2. Desain Sistem Model dari sistem informasi dirancang dalam bentuk logika. Permodelan tersebut digambarkan dalam beragam bagan, diantaranyan Context Diagram, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, Relational Data Model.
Dalam sistem yang akan dibangun terdapat alur-alur data yang biasa digunakan disebut Data Flow Diagram (DFD), di mana Data Flow Diagram akan meneranngkan tentang dari mana dan kemana saja data yang ada dalam sistem yang sedang berjalanan akan diproses, dan kemudian dilanjutkan kemana data tersebut. a. Context Diagram Penerima Data Penerima Surat Masuk Data Pengirim
Pengirim
Data TU Surat Keluar Pendataan Inventaris Data Barang Data Ruangan
0 Daftar Inventaris Masuk
Dinas
Sistem Informasi Administrasi & Inventaris
Tata Usaha Arsip Surat Masuk Arsip Surat Keluar Daftar Inventaris Masuk
Lap. Arsip Surat Masuk Lap. Arsip Surat Keluar Lap. Daftar Inventaris Masuk Lap. Pendataan Inventaris
Pendataan Inventaris
Kepala Sekolah
b. Level Diagram 0 Sistem Informasi Administrasi & Inventaris
1
2
3
Data Master
Data Transaksi
Data Laporan
1.1
1.2
2.1
2.2
3.1
3.2
Data Tu
Data Pengirim
Arsip Surat Masuk
Arsip Surat Keluar
Laporan Arsip Surat Masuk
Laporan Arsip Surat Keluar
1.3
1.4
2.3
2.4
3.3
3.4
Data Penerima
Surat Masuk
Daftar Inventaris Masuk
Pendataan Inventaris
Laporan Daftar Inventaris Masuk
Laporan Pendataan Inventaris
1.5
1.6
Surat Keluar
Data Ruangan
1.7 Data Barang
c. DFD Level 0 Data Tu Data Pengirim
Pengirim
Penerima
1
Surat Masuk Data Penerima
Data Master
Surat Masuk Surat Keluar Data Ruangan Data Barang Data Pengirim Data Penerima
Pendataan Inventaris
Dinas
Data Tu
T01 t_tu T02 T03 T04 T05
tb_suratmasuk tb_suratkeluar t_ruangan t_barang
T06 t_pengirim T07 t_penerima
Surat Masuk Surat Keluar Data Ruangan Data Barang Data Pengirim Data Penerima
Daftar Inventaris Masuk Surat Masuk Data Barang Data Ruangan Surat Keluar
Tata Usaha
2 Data Transaksi
Data TU Surat Keluar Pendataan Inventaris Daftar Inventaris Masuk Pendataan Inventaris Arsip Surat Keluar
Pendataan Inventaris
3 Data Laporan
Kepala Sekolah
Arsip Surat Keluar Arsip Surat Masuk Daftar Inventaris Masuk
T08 T09 T010 T011
t_arsip_sk t_arsip_sm t_inventaris_m t_inventaris_p
Pendataan Inventaris Daftar Inventaris Masuk Arsip Surat Masuk Arsip Surat Keluar
Laporan Arsip Surat Masuk Laporan Arsip Surat Keluar Laporan Daftar Inventaris Masuk Laporan Pendataan Inventaris
d. Entity Relationship Diagram (Bagan Relasi Entitas)
3 Perihal
Lampiran
Alamat_Penerima
No_Surat_Keluar Lampiran
No_Surat_Masuk
Tgl_kirim
Tgl_Surat_Keluar
Perihal Alamat_Pengirim
Nama_Tu
Nama_Penerima
Tgl_Terima Nama_Tu
Photo
Jenis_Surat_Keluar
Nama_Pengirim Photo
Kd_ArsipSk *
Jenis_Surat_Masuk Di Arsip
Kd_ArsipSm *
1
1
1
t_arsip_sm
1
t_arsip_sk
Di Arsip
1
Id_Tu *
1
Memiliki
Memiliki
Username 1
Password
1
t_tu
Memiliki
1
tb_suratkeluar
Nama_Lengkap
1) 2) 3) 4) 5)
Processor Monitor Hard Disk Ram Printer
: AMD E-350 Processor 1.60 GHz : AMD HD Graphics : 747 MB : 1.00 GB : Canon MG 2570
Kd_InventarisP * Nama_Ruangan
1
1
Email Nama_barang NoHp
Jenis_Sk
Kd_Sk *
Nama_Penerima 1
Memiliki
Merk
tb_suratmasuk
Bahan
Memiliki
1
t_inventaris_p
Memiliki
Kd_Sm *
Jenis_Sm
1
1
Tahun_Pembelian
1
Jumlah_Barang Kd_InventarisM * Nama_Barang
Harga_Beli
1
t_inventaris_m
Nama_Pengirim Merk
1
Memiliki
Memiliki
Memiliki
Memiliki
Kondisi
1
Nama_Tu
Bahan Memiliki
Jumlah_Barang
1
1
t_barang
Harga_Beli Tgl_Pengajuan
Nama_Tu
1
t_ruangan
1 1
Tgl_Penerimaan
t_pengirim
Nama_Barang
1
Kd_Barang *
1
t_penerima Kd_Ruangan * Nama_Ruangan
Alamat Kd_Pengirim * Nama_Pengirim
Kd_Penerima *
Alamat Nama_Penerima
e. Relation Data Model (Model Data Relasi) t_tu Id_Tu * Username Password Nama_Lengkap Email NoHp
tb_suratmasuk Kd_Sm * Jenis_Sm
t_inventaris_p
t_arsip_sm
Kd_InventarisP * Id_Tu ** Kd_Ruangan ** Kd_Barang ** Kd_Penerima** Nama_Ruangan Nama_Barang Nama_Penerima Merk Bahan Tahun_Pembelian Jumlah_Barang Harga_Beli Kondisi Nama_Tu
Kd_ArsipSm * Kd_Sm ** Id_Tu ** Kd_Pengirim ** Jenis_Surat_Masuk Nama_Pengirim Tgl_Terima No_Surat_Masuk Lampiran Perihal Alamat_Pengirim Nama_Tu Photo
t_ruangan
t_barang
Kd_Ruangan * Nama_Ruangan
Kd_Barang * Nama_Barang
tb_suratkeluar
4.2. Lingkungan Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan Sistem Informasi pada SMP Negeri 1 Parenggean ini adalah : a) Sistem Operasi : Windows 7 Ultimate b) Bahasa Pemrograman : PHP c) Aplikasi Pemrograman : Adobe Dreamweaver CS6 d) Web Browser :Mozilla Firefox e) Database : MySQL f) Database Manager : XAMPP g) Web Editor : Adobe Dreamweaver CS6 h) Desain : Adobe Dreamweaver CS6 i) Penulisan Laporan :Microsoft Office Word 2007
Kd_Sk * Jenis_Sk
t_inventaris_m Kd_InventarisM * Id_Tu ** Kd_Barang ** Kd_Pengirim ** Nama_Barang Nama_Penegirim Merk Bahan Jumlah_Barang Harga_Beli Tgl_Pengajuan Tgl_Penerimaan Nama_Tu
t_penerima Kd_Penerima * Nama_Penerima Alamat
t_arsip_sk Kd_ArsipSk * Kd_Sk ** Id_Tu ** Kd_Penerima ** Jenis_Surat_Keluar Nama_Penerima Tgl_Surat_Keluar No_Surat_Keluar Lampiran Perihal Alamat_Penerima Tgl_Kirim Nama_Tu Photo
4.3. IMPLEMENTASI SISTEM a. Menu Login Menu ini menampilkan form Login program yang berfungsi untuk mengontrol pengaksesan pemakai pada saatmenjalankan program. Proses pertama saat form login berjalan pemakai (user) diminta untuk memasukkan nama pemakai pada kotak isian “Username” dan kemudian menginputkan password pada kotak isian “Password”, adapun form tersebut dapat dilihat sebagai berikut :
t_pengirim Kd_Pengirim * Nama_Pengirim Alamat
f. Field Table TABEL I FIELD TABLE
NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
KODE FILE T01 T02 T03 T04 T05 T06 T07 T08 T09 T10 T11 T12 T13
NAMA FILE TABEL t_tu tb_suratmasuk Tb_suratkeluar t_ruangan t_barang t_pengirim t_penerima t_arsip_sk t_arsip_sm t_inventaris_m t_nventaris_p Category Artikel
IV. HASIL DAN IMPLEMENTASI 4.1. Lingkungan Perangkat Keras (Hardware) Sarana atau alat yang digunakan dalam pembuatan program aplikasi dalam penyusunan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut : a. Kebutuhan Hardware (Perangkat Keras)
Gbr. 1. Menu Login
b. Menu Utama Halaman ini merupakan halaman utama yang ada pada aplikasi ini. Halaman ini berisi beberapa menu seperti menu Beranda, Input, Arsip Surat, Inventaris, My Account dan Logout. Halaman ini juga merupakan halaman yang berguna untuk melakukan pengarsipan surat atau pencatatan inventaris dan melihat beberapa laporan.
4
Gbr. 5. Form Tampilan Master Data Pengirim Gbr. 2. Menu Utama
c. Master Data Surat Masuk Halaman ini merupakan halaman master “Data Surat Masuk” data ini akan menjadi referensi dari arsip surat masuk. Pada form ini ada data yang harus di masukkan seperti Kode Surat Masuk dan Jenis Surat Masuk. Semua inputan tersebut akan di simpan dalam databse table tb_suratmasuk.
Pada halaman ini user langsung ditampilkan dengan tampilan Data Pengirim. Jika user ingin menambah Data Pengirim maka hal yang harus dilakukan adalah menambah data dengan klik add sebagai langkah untuk menambah data dan user akan langsung ke form pengisian Data Pengirim.
Gbr. 6. Form Master Data Pengirim Gbr. 3. Form Tampilan Mater Data Surat Masuk
Pada halaman ini user langsung ditampilkan dengan tampilan Data Surat Masuk. Jika user ingin menambah Data Surat Masuk maka hal yang harus dilakukan adalah menambah data dengan klik tombol add sebagai langkah untuk menambah data dan user akan langsung ke form pengisian Data Surat Masuk.
e. Transaksi Arsip Surat Masuk Sub menu ini akan menampilkan form “Transaksi Arsip Surat Masuk” yang berfungsi untuk mengontrol dan mengendalikan data transaksi Arsip Surat Masuk seperti menyimpan (Save) data transaksi Arsip Surat Masuk baru, untuk mengulangi pengisian form dapat klik tombol (Reset) jika terdapat kesalahan dalam pengisian. Adapun form tersebut dapat dilihat sebagai berikut :
Gbr. 4. Form Mater Data Surat Masuk
d. Master Data Pengirim Halaman ini merupakan halaman master “Data Pengirim” data ini akan menjadi referensi dari Pengelolaan Inventaris. Pada form ini ada data yang harus di masukkan seperti Kode Pengirim, Nama Ruangan dan Alamat. Semua inputan tersebut akan di simpan dalam databse table t_pengirim.
Gbr. 7. Form Transaksi Arsip Surat Masuk
f. Transaksi Inventaris Pendataan
5 Sub menu ini akan menampilkan form “Transaksi Inventaris Pendataan” yang berfungsi untuk mengontrol dan mengendalikan data transaksi Inventaris Pendataan seperti menyimpan (Save) data transaksi Inventaris Pendataan baru, untuk mengulangi pengisian form dapat klik tombol (Reset) jika terdapat kesalahan dalam pengisian. Adapun form tersebut dapat dilihat sebagai berikut :
Gbr. 10. Preview Laporan Arsip Surat Masuk
h. Laporan Inventaris Pendataan Sub menu ini berfungsi sebagai media interface untuk menampilkan “Laporan Inventaris Pendataan” yang siap dicetak ke mesin pencetak (printer) yang sebelumnya akan di tampilkan dahulu pada layar monitor. Untuk memulai menjalankan form ini user harus terlebih dahulu menentukan ingin mencetak semua laporan atau mencetak berdasarkan nama barang dan tahun pembelian
Gbr. 11. Form Laporan Inventaris Pendataan Gbr. 8. Form Transaksi Inventaris Pendataan
g. Laporan Arsip Surat Masuk Sub menu ini berfungsi sebagai media interface untuk menampilkan “Laporan Arsip Surat Masuk” yang siap dicetak ke mesin pencetak (printer) yang sebelumnya akan di tampilkan dahulu pada layar monitor. Untuk memulai menjalankan form ini user harus terlebih dahulu menentukan ingin mencetak semua laporan atau mencetak berdasarkan tanggal terima dan jenis surat.
Setelah user memilih mencetak laporan yang diinginkan maka akan muncul informasi ingin mencetak dan langsung tampil laporan yang ingin di cetak. Adapun tampilan cetak dari laporan inventaris pendataan tersebut, yaitu sebagai berikut :
Gbr. 12. Preview Laporan Inventaris Pendataan
Gbr. 9. Form Laporan Arsip Surat Masuk
Setelah user memilih mencetak laporan yang diinginkan maka akan muncul informasi ingin mencetak dan langsung tampil laporan yang ingin di cetak. Adapun tampilan cetak dari laporan arsip surat masuk tersebut, yaitu sebagai berikut :
V. KESIMPULAN Berdasarkan hasil analisa sistem dan tahap perancangan sistem sampai dengan pembuatan program aplikasi, dapat di ambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem informasi ini memberikan kemudahan kepada administrator dalam membuat data-data surat dan inventaris yang benar. 2. Sistem informasi ini dapat mempermudah pengolahan transaksi kegiatan mengarsip surat masuk, surat keluar, serta kegiatan inventaris dapat dilakukan dengan cara terkomputerisasi. 3. Pada proses pembuatan laporan-laporan pada program aplikasi ini dapat di lihat di layar monitor maupun dicetak pada media kertas dengan melakukan seleksi laporan terlebih dahulu.
6 REFERENSI [1] Sutabri,T.(2004).Sistem Informasi Manajemen.Andi,Yogyakarta [2] Gie,T,L.(1989). Adiministrasi Perkantoran.Gunung Agung,Yogyakarta [3] Sumayung,L(2003).Inventaris Dengan Mudah Dan Cepat.Alfabeta, Salemba Empat [4] Peranginangin,K(2010).Aplikasi Web Dengan Php Dan MySQL.Andi, Yogyakarta [5] Nugroho,B(2005).Database Relational dengan MySQL.Andi, Yogyakarta
