s 7

Peratus Pengemaskinian Data HRMIS 2014 m/s 3

VOLUME 2

TAHUN 2014

Staf Melapor Diri Januari - Mei 2014 m/s 7

Kaedah Pengenaan Denda m/s 13

Sumber Manusia

Anugerah Perkhidmatan Cemerlang 2013

Majlis Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) 2013 Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI) telah dirasmikan oleh Naib Canselor Y.Bhg. Prof. Dato‟ Dr. Zakaria bin Kasa, pada 16 April 2014 di Auditorium Utama, UPSI. Majlis turut disertai oleh Y.Bhg. Prof. Dr. Omar bin Abdul Kareem, Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa), Y.Bhg. ACP (Kehormat) Dato‟ Paduka Dr. Junaidi bin Abu Bakar, Timbalan Naib Canselor (HEPA) dan Y.Bhg. Dato‟ Rusley bin Taib, Pendaftar, serta Pegawai-pegawai Kanan Universiti. Terdapat seramai 160 orang penerima APC bagi tahun 2013 di mana 54 orang dari kalangan staf akademik dan 106 orang lagi ialah staf pentadbiran. Manakala seorang ialah penerima Anugerah Insentif Khas Ph.D. Dalam ucapan Naib Canselor, Y.Bhg. Prof. Dato‟ Dr. Zakaria Bin Kasa mengucapkan sekalung tahniah kepada para penerima APC dan penerima Anugerah Insentif Khas Ph.D. Menjadi harapan beliau semoga penerima APC akan terus mengekalkan prestasi yang cemerlang pada masa-masa akan datang dan akan memberikan semangat serta dorongan kepada staf yang lain untuk turut cemerlang. Penganugerahan ini merupakan satu pengiktirafan Universiti kepada staf yang telah berjaya memberi perkhidmatan cemerlang dan menyumbang kepada pencapaian Universiti sepanjang tahun lalu. Asas penilaian pemilihan penerima APC adalah merangkumi pelbagai aspek termasuk penilaian prestasi, perakuan penyelia atau Ketua Jabatan dan disiplin.

Unit Teknologi Maklumat  Peratus Pengemaskinian Data HRMIS 2014  Soalan Lazim

………………3 ………………3

Unit Pentadbiran dan Kewangan  Pertandingan KIK 2013  Penilaian Prestasi Tahunan Staf UPSI 2013  Perubatan  Ke Arah Pensijilan MS ISO 9001:2008  Karnival Sukan Staf UPSI 2014

………………4 ………………4 ………………5 ………………5 ………………5

Unit Perjawatan Akademik  Staf Akademik Naik Pangkat  Staf Melapor Diri Januari-Mei 2014  Sasaran Ph.D

………………6 ………………7 ………………7

Unit Perjawatan Bukan Akademik  Statistik Perjawatan Bukan Akademik 2014  Staf Melapor Diri 2014

………………8 ………………9

Unit Perkhidmatan  Statistik Cuti Tanpa Gaji/ Separuh Gaji  Soalan Lazim  Opsyen Pertukaran Pelantikan

……………..11 ……………..11 ……………..12

Unit Latihan  Pencapaian CPD Tahun 2013  Kaedah Pengenaan Denda  Peperiksaan Perkhidmatan Awam  Soalan Lazim

……………..13 ……………..13 ……………..14 ……………..14

Unit Cuti Belajar  Staf Yang Berjaya Memperolehi Ph.D

……………..15

Nukilan Staf BSM

……………..16

Sidang Redaksi Penaung En. Mohd Faizi bin Othman Pendaftar UPSI Penasihat/Ketua Pengarang Cik Zarina binti Mohd Yaacob Timbalan Pendaftar (BSM) Pengarang En. Nurul Anuar bin Jamasan En. Mohammad Fauzi bin Khalid Pn. Nurul Ashikin binti Ahmad Pn. Rahayu binti Mangsor Cik Azura binti Mat Said En. Ahmad Rifaie bin Amin Pn. Norhasrina binti Mohd Idris En. Mohd Nasir bin Ahmad Pn. Zuraini binti Wandi Editor Pn. Ezma Rozainee binti Mohd Rodzi Pn. Nurul Ainie binti Abdullah Setiausaha Pn. Haryati binti Zulkafli Pereka Grafik En. Meor Shahrul Izwan bin Meor Sharipuddin En. Mohd Rohasbullah bin Mohamad Samsudin En. Mohd Sharifuddin bin Mohamed Hussain En. Shamsul Razman bin Mohamed Isa Pn. Nurul Sherina binti Ahmad Azman Cik Noorqamarina binti Mohd Sabri En. Mohamad Shuib bin Ismail Cik Hamizan binti Samsudin Pn. Norul Haslina binti Alias Jurugambar En. Muhammad Nur Aizuddin bin Abdul Rahman En. Syed Nurshairazi bin Syed Ramli Edaran En. Ahmad Daud bin Mohd Noor En. Abdul Aziz bin Ibrahim 2

Peratus Pengemaskinian Data HRMIS 2014

SOALAN LAZIM: Unit Teknologi Maklumat

Data yang diberikan adalah sehingga April 2014

Soalan : Apakah peranan Unit Teknologi Maklumat? Jawapan: Unit Teknologi Maklumat berperanan untuk menyediakan sistem maklumat berkomputer bagi menyokong keperluan pentadbiran dan pengurusan di Bahagian Sumber Manusia. Unit ini turut bertindak sebagai pemangkin dalam usaha meningkatkan profesionalisme pentadbiran dengan memperkenalkan budaya kerja berkonsep ICT di Bahagian Sumber Manusia. Soalan: Apakah skop tugas utama Unit Teknologi Maklumat? Jawapan: Pembangunan Sistem Sumber Manusia & Pentadbiran (MyHRIS) Pengurusan Laman Web BSM Pengurusan HRMIS Pengurusan MyMOHES Penyediaan laporan EIS

3

Kewangan PERTANDINGAN KUMPULAN INOVASI DAN KREATIF (KIK) – KUMPULAN SUPERB BSM telah menyertai Kumpulan Inovasi dan Kreatif peringkat Universiti Pendidikan Sultan Idris pada 12 Disember 2013. Seramai 10 orang staf dari BSM telah menyertai pertandingan berkenaan dengan tajuk ”Kelewatan Pengemaskinian Buku Rawatan Staf UPSI ”.

PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN STAF UPSI 2013

S

tatistik untuk penilaian prestasi tahunan dan sasaran kerja tahunan bagi tahun 2013 adalah seperti berikut:-

BIL. PERKARA 1. Jumlah penerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang

JUMLAH 160 orang Akademik : 53 orang

Walaupun hanya mendapat tempat keempat, Sistem MyUPSI Medic (MUM) ini berjaya mengurangkan masa proses pengemaskinian buku rawatan staf dan seterusnya berjaya menjimatkan kewangan Universiti dengan menghapuskan buku rawatan melalui sistem berkenaan.

Pentadbiran : 107 orang 2. Jumlah staf layak mengisi Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT) 2013

1, 671 orang staf

3. Jumlah staf tidak mengisi Sasaran Kerja Tahunan (SKT) dan LNPT 4. Staf menerima markah 85% dan ke atas

SKT : seorang LNPT : lima orang 1,369 orang staf (82%)

Nota : Tiada kenaikan gaji tahunan staf dari Januari sehingga Mac 2014 selagi senarai nama berkenaan tidak disahkan dalam Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia Induk (PPSMI).

4

PERUBATAN

S

enarai terkini klinik-klinik panel Universiti adalah seperti berikut:i. Klinik Dr. Mazlan, Tg.Malim ii. Poliklinik Syifa dan Surgeri, Tg.Malim dan cawangannya iii. Klinik Dr. Shahrul, Slim River iv. Poliklinik Keluarga, Kuala Kubu Baharu v. Klinik Nabilah, Tg.Malim vi. Poliklinik Dr. Azhar dan Rakan-rakan, Tg.Malim dan cawangannya

Bermula September 2013, semua klinik berkenaan akan menggunakan Sistem MyUPSI Medic untuk pendaftaran pesakit (sebelum ini menggunakan buku rawatan) kepada semua staf UPSI. Sehubungan itu, semua staf adalah diwajibkan untuk membuat pendaftaran klinik panel pada MyUPSI Portal dengan kadar segera. Kegagalan membuat pendaftaran klinik pilihan masing-masing mengakibatkan staf perlu membuat pembayaran semasa mendapatkan rawatan dan tidak dibenarkan untuk membuat tuntutan.

KE ARAH PENSIJILAN MS ISO 9001:2008

T

ahun 2014 merupakan tahun Universiti ke arah menuju pensijilan MS ISO 9001:2008. Semua Pusat Tanggungjawab perlu membantu Universiti ke arah mendapatkan sijil berkenaan dan BSM tidak terkecuali dalam merealisasikan impian berkenaan.

Sehubungan itu, BSM telah mengemaskinikan prosedur sedia ada yang sebelum ini hanya mempunyai empat prosedur kepada 11 prosedur bagi meningkatkan lagi amalan pengurusan yang lebih berkesan dan berkualiti.

Senarai dokumen berkualiti berdaftar adalah seperti berikut:-

NAMA PROSEDUR

JUMLAH PROSEDUR

JUMLAH ARAHAN KERJA

JUMLAH GARIS PANDUAN

Prosedur Pengurusan Pentadbiran BSM (Terhad BSM) Prosedur Pengurusan Perubatan Kakitangan Prosedur Pengurusan Penilaian Prestasi Kakitangan Prosedur Pengurusan Cuti Kakitangan Prosedur Pengurusan Penamatan Perkhidmatan Kakitangan Prosedur Pengurusan Gaji dan Elaun Kakitangan Prosedur Pengurusan Pelantikan Kakitangan Akademik Prosedur Pengurusan Kenaikan Pangkat Kakitangan Akademik Prosedur Pengurusan Pelantikan dan Kenaikan Kakitangan Pentadbiran Prosedur Pengurusan Cuti Belajar Prosedur Pengurusan Latihan

11

25

17

BIL. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Karnival Sukan Staf UPSI 2014 Seramai 120 orang atlet Kapten Yazid telah terlibat di dalam Sukan Staf UPSI yang telah diadakan pada 24 sehingga 28 Februari 2014. Walaupun mendapat tempat ketujuh dari lapan pasukan, komitmen dan peningkatan kutipan pingat patut diberi pujian. Go Kapten Yazid… aummmmmmm PINGAT EMAS PERAK GANGSA

JUMLAH 2 8 8

5

Akademik Staf Akademik Naik Pangkat Profesor VK7 Gred Khas C

Pensyarah Universiti DS54

Pensyarah Universiti DS52

6

Januari – Mei 2014 Pensyarah Universiti DS51

Pensyarah Universiti DS45

Guru Bahasa DG41

Pensyarah Universiti DS45 (Sementara)

Guru Bahasa DG41

Sasaran 60% Pensyarah berkelayakan Ph.D Berjaya dicapai 10 bulan lebih awal Tanggal 1 Februari 2014, merupakan detik bersejarah bagi UPSI kerana telah berjaya mencapai sasaran peratusan yang telah ditetapkan iaitu sasaran 60% menjelang tahun 2015. Pencapaian ini adalah hasil perancangan dan strategi yang berkesan dan mengambil kira hasil kerjasama staf akademik sedia ada yang menyahut cabaran untuk melanjutkan pengajian Ph.D, skim pra perkhidmatan (Fellowship) yang telah berjaya menarik ramai calon berkualiti untuk terus melanjutkan pengajian Ph.D di samping pengambilan terus calon berkelayakan Ph.D bagi lantikan terus mengisi kekosongan jawatan Pensyarah. Sasaran ini telah dicapai 10 bulan lebih awal daripada sasaran masa yang ditetapkan. Data peningkatan peratusan daripada tahun 2008 hingga 2014 adalah seperti yang ditunjukkan di rajah sebelah. Pensyarah UPSI berkelayakan Ph.D 2008-2014

7

BukanAkademik Statistik Staf Bukan Akademik

2014

PERJAWATAN BUKAN AKADEMIK

Kumpulan / Nama Jawatan

Bil Perjawatan yang diluluskan 1997-2014

JUSA

Bilangan Jawatan Yang Diisi Kontrak Tetap

Pinjaman PK11000

PK29000

Sementara PK29000

Jumlah

1

-

-

1

-

-

1

Pengurusan Profesional

186

168

1

5

16

2

192

Sokongan I ( B )

151

201

-

-

14

-

215

Sokongan II ( C )

730

632

-

-

129

1

762

JUMLAH

1068

1001

1

6

159

3

1170

Pekerja Sambilan Harian :

11

Nisbah Staf Akademik : Pentadbiran 1118 / 806 = 1 : 1.38 Catatan Pengurusan & Profesional Sokongan I (B) Sokongan II (C)

: Gred 41 – 54 : Gred 27 – 40 : Gred 1 - 26

8

2014

STAF MELAPOR DIRI (BUKAN AKADEMIK)

9

2014

STAF MELAPOR DIRI (BUKAN AKADEMIK)

10

Statistik Terkini Cuti Tanpa Gaji/ Separuh Gaji (Statistik sehingga 15 Mei 2014) BIL 1 2 3 4 5

JENIS CUTI TANPA GAJI/ SEPARUH GAJI Cuti Tanpa Gaji Cuti Tanpa Gaji Mengikut Pasangan Cuti Tanpa Gaji Menjaga Anak Cuti Belajar Tanpa Gaji Cuti Separuh Gaji Jumlah

JUMLAH STAF 2 3 1 3 3 12

Pn. Marina binti Awang Ahmad telah diluluskan Cuti Belajar Bergaji Penuh melalui Hadiah Latihan Persekutuan (HLP) mulai 14 Februari 2014. Tempat beliau digantikan oleh Tn. Hj. Mohammad Fauzi bin Khalid, Penolong Pendaftar Kanan Gred N44

SOALAN-SOALAN LAZIM :S1:

Berapa lama tempoh yang perlu saya berikan untuk meletakkan jawatan?

J1:

Tempoh notis peletakan jawatan adalah 30 hari. Pegawai juga boleh memberi notis dengan serta merta dengan syarat membuat bayaran sebulan gaji sebagai pengganti notis.

S2:

Bolehkah saya mula menanggung tugas pegawai yang sedang cuti bersalin pada hari cuti umum /cuti minggu ?

J2:

Tidak boleh. Tanggung tugas mestilah bermula pada hari bekerja. Walau bagaimanapun, bagi penamatan tanggung kerja boleh ditamatkan pada hari cuti umum/cuti minggu.

11

Pada 24 Januari 2014, satu taklimat pelaksanaan opsyen pertukaran pelantikan dibuat kepada pegawai-pegawai Universiti yang terlibat. Statistik pegawai yang terlibat dengan pemberian opsyen pertukaran pelantikan adalah seperti berikut:

Opsyen Pertukaran Pelantikan Tunggu *KUP 13 tahun Tidak Bersetuju dan jawatan baru akan dan pegawai diberi sehari selepas dikekalkan memenuhi syarat dijawatan lama kenaikan pangkat 13 secara *KUP tahun 7 0 9 0

Bil.

Nama Jawatan Baharu

Setuju

1. 2.

Pembantu Operasi Pemandu Kenderaan

31 34

3. 4. 5.

Pembantu Awam Pembantu Kemahiran Pembantu Perawatan Kesihatan

24 15 2

0 0 0

6.

Penjaga Jentera Elektrik Penolong Jurutera Penolong Pegawai Senibina Penolong Arkitek Landskap Penolong Juruukur Bahan

7

7. 8. 9. 10.

11.

Penolong Juruukur JUMLAH

Tidak / Belum memenuhi syarat

Jumlah

5 6

43 49

0 0 0

3 2 0

27 17 2

0

0

0

7

45 5

0 0

0 0

5 0

50 5

1

0

0

0

1

3

0

0

0

3

1 168

0 16

0 0

0 21

1 205

*KUP – Khas Untuk Penyandang

12

Unit

Latihan

PENCAPAIAN CPD TAHUN 2013 Pembangunan Profesional Berterusan atau (Continuous Professional Development – CPD) telah hampir empat tahun dilaksanakan di UPSI. Sejak UPSI mula menggunapakai konsep CPD ini bermula tahun 2009, pencapaian staf mengikuti latihan seiring dengan keperluan tujuh hari setahun berada di tahap yang amat membanggakan dan menjadi penanda aras di Institut Pengajian Tinggi yang lain. Pada tahun 2013, statistik telah mencatatkan sebanyak 97.89% iaitu seramai 1627 orang staf yang aktif pada tahun 2013 telah berjaya mengikuti kursus minima 7 hari dalam setahun. Statistik menunjukkan peratusan pencapaian latihan semenjak CPD dijalankan seperti di carta sebelah. Pada tahun 2014, Unit Latihan telah menawarkan sebanyak 188 kursus untuk diikuti oleh 1767 orang staf. Kursus-kursus ini terdiri daripada kursus berbentuk umum dan khusus mengikut jawatan. Semua kursus ini boleh dimohon melalui MyUPSI Portal manakala kursus agensi luar boleh dimohon dengan menggunakan Borang Permohonan Mengikuti Latihan Agensi Luar yang boleh dimuat turun dari laman web Bahagian Sumber Manusia.

KAEDAH PENGENAAN DENDA BAGI STAF YANG TIDAK MEMAKLUMKAN KETIDAHADIRAN KE KURSUS ANJURAN UNIT LATIHAN. Mulai Januari 2014, Unit Latihan BSM telah mula mengenakan denda terhadap staf yang tidak hadir ke kursus anjuran Unit Latihan tanpa sebarang makluman. Langkah ini diambil berikutan hasil penemuan audit yang mendapati terdapat kursus yang dijalankan walaupun kehadiran peserta sangat mengecewakan. Ini menyebabkan pembaziran dari segi penyediaan makanan, nota dan bayaran penceramah. Walau bagaimanapun, staf yang ditawarkan untuk menghadiri kursus akan diberi peluang untuk

menarik diri dari kursus tersebut dengan memaklumkan kepada Unit Latihan melalui Kad Jawapan Kehadiran yang disertakan bersama memo tawaran. Kekosongan tempat tersebut akan diisi oleh staf yang memohon dan dalam „senarai menunggu‟. “Setelah kaedah ini dilaksanakan, kadar ketidakhadiran tanpa makluman telah menurun dan ini sangat membantu kami dalam memanfaatkan perbelanjaan pelaksanaan setiap kursus. Staf juga

dilihat lebih bertanggungjawab untuk memaklumkan ketidakhadiran kepada kami,” ujar Timbalan Pendaftar Unit Latihan, Cik Zarina bt Mohd Yaacob. Kaedah ini juga dilihat selari dengan pelaksanaan dasar perbelanjaan berhemah yang dilaksanakan oleh Kerajaan Malaysia. Kadar denda yang dikenakan adalah RM50 sehari bagi pelaksanaan kursus dalaman dan RM200 sehari bagi kursus yang dijalankan di luar UPSI. 13

PEPERIKSAAN PERKHIDMATAN AWAM STAF UPSI Bertempat di: Bilik Latihan 2, Blok C, Kampus Sultan Abdul Jalil Shah, Universiti Pendidikan Sultan Idris Pada: 08 & 09 April 2014

Seramai dua belas orang staf yang menduduki peperiksaan ini melibatkan empat skim perkhidmatan seperti berikut: 1. Penolong Jurutera Gred JA29 (Seorang) 2. Pembantu Akauntan Gred W17 (Seorang) 3. Pembantu Tadbir Kewangan Gred W17 (Dua orang) 4. Pembantu Tadbir (Perkeranian /Operasi) Gred N17 (Lapan orang)

Peperiksaan Perkhidmatan Awam merupakan peperiksaan dalam perkhidmatan yang perlu dihadiri oleh penjawat awam yang dilantik kali pertama ke perkhidmatan awam bagi tujuan pengesahan dalam jawatan. Mesyuarat Pengurusan Eksekutif Bil. 4/2013 pada 21 Februari 2013 telah bersetuju meluluskan pelaksanaan Peperiksaan Perkhidmatan Awam di Universiti Pendidikan Sultan Idris. Manakala Mesyuarat Pengurusan Eksekutif Bil. 18/2012 pada 11 Julai 2012 bersetuju memberi pengecualian menduduki peperiksaan dalam perkhidmatan kepada staf lantikan pada tahun 2012 dan sebelumnya dan peperiksaan dalam perkhidmatan ini hanya dilaksanakan kepada staf yang dilantik mulai 01 Januari 2013.

SOALAN – SOALAN LAZIM S1:

Apakah yang dimaksudkan dengan Pembangunan Profesional Berterusan atau (Continuous Professional Development – CPD)?

J1:

Pembangunan Profesional Berterusan (Continuous Profesional Development - CPD) ialah proses pembelajaran sepanjang hayat untuk membangun dan meningkatkan kompetensi individu. Secara umum, Sistem CPD merangkumi aktiviti pengembangan pengetahuan, kemahiran dan sikap yang membolehkan kakitangan :

1. memahami dan mengaplikasi pengetahuan dan kemahiran baru dalam bidang perjawatan masing - masing. 2. menghadapi perubahan dan cabaran dalam pembangunan kerjaya. 3. sentiasa menghayati nilai-nilai murni dan sikap positif.

S2:

Berapakah mata minima CPD yang perlu dikumpul oleh setiap staf UPSI?

J2:

Setiap staf UPSI perlu mengumpul 42 mata minima CPD setahun atau diproratakan mengikut tempoh perkhidmatan setahun.

14

STAF AKADEMIK YANG BERJAYA MEMPEROLEHI PHD BAGI TEMPOH JANUARI HINGGA MEI 2014

BUNGA MAWAR HARUM MEWANGI KEMBANG SUBUR DI TENGAH HALAMAN KEJAYAAN YANG TELAH DIKECAPI SYABAS DAN TAHNIAH DIUCAPKAN

15

Resepi Warisan Sambal Goreng Jawa Pak Su BSM… Bahan-Bahannya :-) 7 tangkai kacang panjang, hiris serong 1 biji kentang, dadu dan goreng hingga empuk, toskan 2 keping tempe, dadu dan goreng, toskan 1 keping tauhu, didadu dan goreng, toskan 1/2 cekak soo hoon, kerat pendek dan rendam hingga lembut 40 gram fucuk, potong kecil dan rendam hingga lembut 3 keping pedal ayam muda, cuci bersih, hiris kecil 2 keping hati ayam, cuci bersih dan potong kecil 1/2 inci belacan, bancuh dengan sedikit air 1/4 cawan jus asam jawa 5 biji bawang merah, dihiris 2 ulas bawang putih, dihiris 1 batang serai, dititik 1 biji cili merah, hiris 1 biji cili hijau hiris 1/3 cawan santan Garam dan gula secukup rasa

Cara Membuatnya :-) 1. Pedal dan hati ayam dicelur sekejap, buang airnya. Gaul dengan sedikit garam dan serbuk kunyit. Ketepikan. 2. Panaskan minyak dalam kuali, goreng pedal dan hati tadi sekejap. Angkat dan toskan. Kemudian tumis bawang merah, bawang putih dan serai hingga harum, masukkan pedal dan hati, jus asam jawa, belacan dan santan. Kacau rata dan biar mendidih. 3. Masukkan fucuk, tauhu, tempe, kentang, cili merah dan hijau, kacau rata dan masukkan kacang panjang. Gaul rata. Tambah soo hoon tadi. Perasakan dengan garam secukupnya dan sedikit gula. 4. Masak dengan api sederhana hingga sambal goreng sedikit kering. Rasa dan jika ok boleh matikan api. Hidangkan bersama nasi hangat dan lauklauk lain.

MUTIARA KATA Yang sudah berlalu, BIARKAN ia berlalu, Lembaran yang lepas, biarlah ia DILIPAT dan DISIMPAN, Bukannya dibuka dan dipersoalkan. Semoga REDHA dengan apa saja yang berlaku, In Sha Allah KETENANGAN milik kita.. Mohd Faizi b. Othman Pendaftar, UPSI

16