Remeh Tetapi Penting!

DIMENSIKOOP

Penulisan dan Pengurusan Minit Mesyuarat Koperasi Remeh Tetapi Penting! POOK ISNEMID Rohalinda Ahad Maktab Koperasi Malaysia Zon Tengah

Pengenalan

Penulisan Minit Mesyuarat Remeh?

Ibarat ‘aur dengan tebing’, bagai ‘irama dengan lagu’, begitulah perumpamaan yang boleh dikaitkan dengan keperluan dan kepentingan minit mesyuarat dalam pengurusan sesebuah mesyuarat koperasi. Menurut Mohammad Kayum (2007), sehebat mana sekalipun sesuatu mesyuarat, ia tidak akan berkesan jika tidak diminitkan dengan betul. Segala perbincangan dalam mesyuarat menjadi sia-sia sekiranya tidak dicatatkan dengan betul oleh setiausaha. Kenyataan tersebut menggambarkan salah satu faktor yang menyumbang kepada kejayaan sesuatu mesyuarat adalah penulisan minit mesyuarat yang berkualiti dan berkesan.

Sering timbul persepsi penulisan dan pengurusan minit mesyuarat dikatakan memerlukan kerjakerja yang remeh terutama pada peringkat minit mesyuarat tersebut dicatatkan (peringkat penulisan). Ini kerana, penulisan sesuatu minit mesyuarat terikat dengan beberapa elemen dan ciri tertentu bagi menghasilkan minit mesyuarat yang berkualiti dan berkesan. Ciri-ciri penulisan minit mesyuarat yang baik antaranya dapat dikenal pasti melalui catatan atau kaedah penulisan yang disusun teratur berdasarkan format yang disediakan seperti format teknikal, struktur minit iaitu mengikut agenda yang telah ditetapkan serta mematuhi etika penulisan tertentu. Sehubungan itu, penulisan minit mesyuarat memerlukan suatu kemahiran menulis bagi seseorang pencatat minit yang dilantik. Perkara ini kadangkala menimbulkan kesukaran kepada koperasi untuk mendapatkan pencatat minit yang sesuai terutamanya bagi pencatat Minit Mesyuarat Agung kerana tiada yang sanggup untuk menggalas tanggungjawab ini.

Definisi Minit Mesyuarat Bersumberkan Kamus Dewan Edisi Keempat, definisi minit adalah catatan tentang apa yang telah diperkatakan, dibincangkan atau dipersetujui contohnya dalam mesyuarat, perundingan dan lain-lain. Justeru, minit mesyuarat adalah catatan perkara-perkara yang dibincangkan dan diputuskan di dalam sesuatu mesyuarat. Ia perlulah bertulis, direkodkan dan bukan sekadar untuk daya ingatan semata-mata. Minit mesyuarat penting sebagai sumber rujukan pada masa hadapan. Oleh itu, minit mesyuarat yang telah siap, perlu diedarkan secepat mungkin supaya pihak yang terlibat dapat melaksanakan tindakantindakan yang telah diputuskan.

Siapakah Pencatat Minit Koperasi? Antara senario yang berlaku dalam koperasi ialah tolak-menolak antara individu yang dilantik sebagai pencatat dengan pelbagai alasan seperti tidak berkemahiran menulis minit dan tidak mahu menanggung risiko untuk dipersoalkan BIL. 48 JANUARI 2016

19

DIMENSIKOOP

DIMENSI KOOP jika timbul isu-isu terhadap penulisan minit pada masa hadapan. Keadaan menjadi lebih sukar apabila pencatat yang dipilih tidak mempunyai pengetahuan dalam gerakan koperasi apatah lagi memahami selok-belok perjalanan sesuatu Mesyuarat Agung Koperasi. Jadi, siapa sebenarnya yang bertanggungjawab untuk membuat penulisan minit mesyuarat? Secara umumnya, tugas mencatat Minit Mesyuarat Koperasi adalah di bawah kuasa dan tugas Setiausaha koperasi seperti yang termaktub di dalam Undang-undang Kecil Koperasi Seragam; “UUK47 (1) (b), merekodkan perjalanan dan keputusan sesuatu mesyuarat” walau bagaimanapun, “tugas Setiausaha boleh diamanahkan kepada pengurus atau pekerja tertakluk kepada persetujuan Lembaga (UUK47 (2)”. Perkara ini diperkukuhkan lagi dengan merujuk kepada Garis Panduan Pengurusan Mesyuarat Agung Tahunan Koperasi (GP 14), pada Lampiran 2: Etika Mesyuarat Agung iaitu “Setiausaha atau orang yang diarahkannya hendaklah mencatatkan perjalanan mesyuarat”. Ini bermakna, tugas pencatat minit koperasi adalah di bawah tanggungjawab Setiausaha koperasi. Hanya dalam keadaan tertentu (seperti Mesyuarat Agung Koperasi), tugas sebagai pencatat minit boleh diserahkan kepada orang yang telah diberi amanah dengan syarat atas persetujuan bersama Lembaga Koperasi yang lain. Ini kerana, dalam suasana Mesyuarat Agung,

20

BIL. 48 JANUARI 2016

Setiausaha koperasi adalah antara orang yang paling sibuk dalam memastikan perjalanan mesyuarat berjalan dengan lancar. Oleh itu, tugas mencatat minit mesyuarat memerlukan fokus dan penelitian terhadap keseluruhan perjalanan mesyuarat tersebut dan koperasi wajar melantik pencatat lain yang sesuai.

Kriteria Pencatat Minit Mesyuarat Dalam memilih pencatat minit yang sesuai, koperasi sering mengabaikan kriteria-kriteria tertentu yang boleh membantu penulisan minit mesyuarat yang baik dan berkesan. Panduan berikut boleh digunakan untuk mendapatkan pencatat yang baik iaitu: • Seorang pendengar yang baik; • Seorang yang kritis; • Cepat memahami sesuatu mesej; • Penulis yang tepat; • Sentiasa bersedia iaitu boleh mengikuti perbincangan terhadap sesuatu perkara dan berupaya merekod dengan tepat dan secara objektif; dan • Pandai mengurus diri iaitu dapat menyiapkan minit mesyuarat mengikut tempoh yang ditetapkan. Manak ala selebihnya, masih menjadi tanggungjawab Setiausaha koperasi untuk memastikan penulisan minit mesyuarat ditulis dengan sempurna.

DIMENSIKOOP Keperluan dan Kekerapan Penulisan Minit Mesyuarat Koperasi Sebagai sebuah pertubuhan/badan organisasi yang formal, koperasi tidak terlepas daripada keperluan untuk mengadakan mesyuarat bagi memastikan operasi koperasi berjalan dengan lancar. Berapa banyak penulisan minit mesyuarat yang perlu disediakan oleh koperasi? Menjawab kepada persoalan ini, minit mesyuarat yang perlu disediakan adalah bergantung kepada dua perkara. Pertama, penulisan minit adalah berdasarkan beberapa jenis mesyuarat yang dijalankan di koperasi. Realitinya, koperasi tidak akan terlepas daripada beberapa jenis mesyuarat seperti berikut: i. Mesyuarat Agung Permulaan; ii. Mesyuarat Agung Tahunan; iii. Mesyuarat Lembaga; iv. Mesyuarat Agung Khas; v. Mesyuarat Jawatankuasa Audit Dalaman; dan vi. Mesyuarat Jawatankuasa. Kedua, penulisan minit mesyuarat bergantung kepada kekerapan mesyuarat tersebut diadakan. Sebagai contoh, Mesyuarat Lembaga perlu diadakan bagi menunaikan tanggungjawab setiap Lembaga sepenuhnya terhadap kawalan dan prestasi keseluruhan koperasi termasuklah mendapat maklumat yang secukupnya daripada pihak pengurusan untuk memantau hal ehwal pengurusan dan kewangan koperasi. Sehubungan itu, Mesyuarat Lembaga hendaklah diadakan tidak kurang daripada sekali dalam tempoh tiga bulan seperti yang termaktub di dalam Garis Panduan Tadbir Urus Koperasi (GP27). Manakala bilangan kekerapan mengadakan Mesyuarat Lembaga sesebuah koperasi diperkukuhkan dalam Undang-undang Kecil (UUK) Koperasi. Sekiranya UUK Koperasi menetapkan bahawa Mesyuarat Lembaga koperasi hendaklah diadakan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh satu bulan, bermakna koperasi akan mempunyai sejumlah 12 catatan minit mesyuarat bagi

Minit mesyuarat adalah catatan perkara-perkara yang dibincangkan dan diputuskan di dalam sesuatu mesyuarat. Ia perlulah bertulis, direkodkan dan bukan sekadar untuk daya ingatan semata-mata.

POOK ISNEMID

tempoh setahun beroperasi. Semua catatan minit mesyuarat ini hendaklah direkod dan disimpan dengan baik di pejabat koperasi. Penulisan minit Mesyuarat Lembaga yang baik adalah yang memenuhi kriteria di dalam Undang-undang Kecil Koperasi iaitu disediakan dalam tempoh tujuh hari dari tarikh mesyuarat, ditandatangani oleh Setiausaha mesyuarat dan diedarkan kepada Anggota Lembaga dalam tempoh empat belas hari dari tarikh mesyuarat. Bagi penyediaan penulisan Minit Mesyuarat Agung Permulaan, koperasi tidak perlu bimbang kerana penyediaannya lebih mudah. Minit mesyuarat ini disediakan sekali sahaja di peringkat penubuhan koperasi. Pihak Suruhanjaya Koperasi Malaysia (SKM) telah menyediakan template Minit Mesyuarat Agung Permulaan sebagai panduan dan kemudahan koperasi. Sumber tersebut boleh diperoleh melalui Garis Panduan Penubuhan Koperasi (GP12). Begitu juga dengan penulisan minit mesyuarat bagi jenis-jenis mesyuarat koperasi yang lain, kekerapan penyediaan minit adalah bergantung kepada kekerapan mesyuarat tersebut diadakan. Koperasi hendaklah memastikan setiap mesyuarat yang diadakan, perlu diikuti dengan penulisan minit mesyuarat. Elakkan situasi di mana mesyuarat diadakan, sebaliknya, minit tidak disediakan! Pengabaian perkara ini akan menunjukkan kelemahan pengurusan dan pentadbiran koperasi itu sendiri.


21

DIMENSIKOOP

Tugas mencatat minit mesyuarat memerlukan fokus dan penelitian terhadap keseluruhan perjalanan mesyuarat tersebut dan koperasi wajar melantik pencatat lain yang sesuai.

DIMENSI KOOP Fungsi dan Kepentingan Minit Mesyuarat di dalam Koperasi

Penulisan minit mesyuarat dalam koperasi adalah wajib kerana memenuhi beberapa fungsi seperti berikut: i. Keperluan Perundangan Sebagaimana dinyatakan, koperasi perlu menyediakan minit mesyuarat berdasarkan jenis mesyuarat yang dijalankan. Dalam konteks ini, koperasi perlu tahu bahawa, minit mesyuarat yang disediakan diberikan tempoh ter tentu bagi penghantaran kepada Suruhanjaya (SKM). Sebagai contoh, Minit Mesyuarat Agung Tahunan koperasi merupakan dokumen yang perlu diserahkan kepada Suruhanjaya sebagaimana yang diperuntukkan di dalam Seksyen 14 (1) (b), Akta Koperasi 1993, “Tiap-tiap koperasi hendaklah menyerahkan kepada Suruhanjaya minit-minit segala mesyuarat agung tidak lewat daripada tiga puluh hari selepas tarikh mesyuarat itu.” Sebagai dokumen atau rekod yang sahih tentang perjalanan sesuatu mesyuarat, minit mesyuarat melibatkan perkara-perkara seperti tarikh, masa, tempat, agenda mesyuarat termasuklah jumlah kehadiran anggota mesyuarat (kuorum). Sekiranya berlakunya sesuatu pertikaian, minit mesyuarat akan

22


segera dirujuk sebagai bukti catatan dalam buku-buku koperasi sebagaimana yang termaktub di dalam Seksyen 16, Akta Koperasi 1993 iaitu “Salinan apa-apa catatan dalam sesuatu buku koperasi yang lazim disimpan dalam perjalanan urusannya hendaklah, jika diperakui mengikut cara yang ditetapkan oleh peraturan-peraturan, diterima dalam apa-apa prosiding undang-undang, sama ada sivil atau jenayah, dan hendaklah diterima sebagai keterangan bagi perkara, transaksi dan akaun yang direkodkan di dalamnya dalam tiap-tiap kes jika, dan sehingga takat yang sama sebagaimana catatan yang asal itu sendiri boleh diterima.” Keperluan ini telah memberikan gambaran yang sangat jelas bahawa koperasi tidak boleh mengambil ringan hal penulisan minit mesyuarat. Menjadi kewajipan kepada koperasi khasnya Lembaga yang telah dilantik menggalas tanggungjawab ini (di bawah Fasal 44, UUK), untuk mematuhi peruntukanperuntuk an yang telah ditetapk an. Ketidakpatuhan boleh menjadi satu kesalahan dan mengakibatkan pengurusan koperasi terjejas. Jika berlaku sesuatu perkara yang berbangkit di kemudian hari, sekurangkurangnya minit mesyuarat akan menjadi bahan bukti serta rujukan yang mungkin boleh menyelamatkan koperasi. ii. Keperluan Pengurusan Dari segi pengurusan koperasi, minit mesyuarat menjadi rekod tentang tindakan yang patut diambil dan kuasa untuk melakukannya. Sebagai contoh, Lembaga ak an memutusk an dalam M esyuarat Lembaga, melantik anggota sebagai Jawatankuasa Audit Dalaman (JAD). Justeru, penulisan minit haruslah menyatak an dengan tepat nama-nama tersebut supaya tindakan boleh diambil oleh pengurusan bagi mengeluarkan surat lantikan dan seterusnya JAD yang dilantik boleh menjalankan kuasa dan kewajipannya.

DIMENSIKOOP iii. Keperluan Asas Perbincangan Minit mesyuarat menjadi asas perbincangan setiap kali mesyuarat diadakan. Di dalam minit mesyuarat terdapat agenda “perkaraperkara berbangkit”. Dengan merujuk kepada minit mesyuarat, agenda mesyuarat serta perbincangan menjadi lebih lancar dan teratur. Walau bagaimanapun, agenda “perkara-perkara berbangkit”, hanya terdapat dalam mesyuarat-mesyuarat koperasi yang biasa tetapi tidak pada Mesyuarat Agung Permulaan, Mesyuarat Agung Tahunan atau Mesyuarat Agung Khas Koperasi. Hal ini boleh dirujuk lanjut pada UUK Koperasi di bawah tajuk “Fungsi Mesyuarat Agung dan Mesyuarat Agung Khas”. Justeru, semasa penulisan minit mesyuarat, pastikan agenda yang ditulis adalah mengikut agenda yang telah ditetapkan di dalam notis bagi setiap mesyuarat.

kesinambungan dasar iaitu perkara yang telah diputuskan dibawa ke mesyuarat yang seterusnya. Ia juga sebagai peringatan terhadap apa yang berlaku dalam mesyuarat yang lepas. Dalam hal ini, minit mesyuarat akan berfungsi sebagai bahan rujukan kepada ahli mesyuarat yang tidak dapat hadir membaca dan mengetahui perbincangan dan keputusan-keputusan yang telah diambil oleh mesyuarat. Minit mesyuarat yang lepas juga boleh digunakan sebagai rujukan dan memudahkan penulisan minit yang seterusnya.

POOK ISNEMID

Ciri-ciri Penulisan Minit Mesyuarat yang Baik Ciri-ciri penulisan minit mesyuarat merangkumi etika dan kriteria tertentu dalam elemen penulisan minit mesyuarat yang baik serta gaya bahasa minit yang digunakan.

iv. Keperluan Kesinambungan Dasar dan Peringatan Minit mesyuarat juga berfungsi sebagai

01

Lengkap Penulisan minit mestilah mencatatkan semua maklumat seperti yang terkandung di dalam notis mesyuarat. Tepat Pengolahan idea perlu tepat dan jelas agar mudah difahami. Setiap perkara dilaporkan dengan tepat terutama pada perkara yang melibatkan angka seperti nombor anggota, tarikh, jumlah wang dan sebagainya.

03

Panduan berikut boleh digunakan bagi elemen penulisan yang baik iaitu:

Jelas S e t i a p k e p u t u s a n d a n t i n d a k a n ya n g dibincangkan hendaklah dituliskan dengan jelas dan tidak mengelirukan pembaca. Pada bahagian ini, pencatat perlu tahu merumuskan perkara-perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat.

04

Ringkas Penulisan minit mesyuarat haruslah ringkas tetapi mengandungi semua maklumat yang diperlukan. Elakkan daripada menulis minit mesyuarat yang terlalu panjang lebar dan meleret-leret seperti membuat karangan. Objektif Penulisan minit mesyuarat seharusnya tidak menyebelahi mana-mana pihak dan harus fokus kepada matlamat yang dibincangkan sahaja.

02

06

05

Suasana Penulisan minit mesyuarat perlu menggambarkan suasana keseluruhan perkara yang berlaku dalam mesyuarat. Ini membolehkan pembaca atau ahli mesyuarat yang tidak hadir dapat mengetahui perjalanan mesyuarat yang diadakan. Sebagai contoh, perkara yang melibatkan pengundian ahli mesyuarat, kaedah yang digunakan pada mesyuarat tersebut sama ada undi sulit atau angkat tangan, dinyatakan di dalam minit.


23

DIMENSIKOOP Penulisan minit Mesyuarat Lembaga yang baik adalah yang memenuhi kriteria di dalam Undang-undang Kecil Koperasi iaitu disediakan dalam tempoh tujuh hari dari tarikh mesyuarat, ditandatangani oleh Setiausaha mesyuarat dan diedarkan kepada Anggota Lembaga dalam tempoh empat belas hari dari tarikh mesyuarat.

DIMENSI KOOP

Berikut adalah etika dan gaya bahasa minit mesyuarat iaitu: • Gaya bahasa minit mesyuarat hendaklah bersifat formal, dengan menggunakan perkataan serta ungkapan bahasa yang rasmi; • Tidak ada ganti nama pertama atau kedua; • Tiada kiasan atau simpulan bahasa; • Tiada kata-kata emosi; • Bahasa perlu ringkas, padat, dan tepat; dan • Sesuatu ketetapan mesyuarat dilaporkan dengan ungkapan seperti bersetuju atau menolak; meluluskan atau tidak meluluskan; atau dicadang oleh atau disokong oleh.

Struktur Minit Mesyuarat Format teknikal berikut boleh dijadikan panduan dalam penulisan minit mesyuarat koperasi: • Jenis font – Arial; • Saiz font – 12; • Jarak antara barisan – langkau sebaris (single spacing); dan • Kedudukan teks – Justified. Struktur penulisan minit mesyuarat perlu mengambil kira butiran seperti berikut: • Nama mesyuarat

24


• • • • •

Bilangan mesyuarat Tarikh Masa Tempat Bilangan kehadiran (senarai kehadiran turut dilampirkan)

Merangka Bahagian Utama dalam Penulisan Minit mesyuarat Satu penulisan minit mesyuarat perlu mengandungi beberapa bahagian utama yang boleh dikategorikan seperti berikut: i. Bahagian Permulaan ii. Isi kandungan iii. Penutup

Pengurusan Minit Mesyuarat Pengurusan penulisan minit mesyuarat yang baik adalah apabila penulisan tersebut tidak bertangguh. Walaupun ahli mesyuarat mengetahui perkara yang perlu dibuat, tetapi minit perlu di edar segera supaya operasi koperasi dapat berjalan lancar. Tempoh penyediaan Minit Mesyuarat Lembaga Bagi penulisan Minit Mesyuarat Lembaga, menurut Undang-undang Kecil Seragam pada perkara “Buku Minit Mesyuarat Lembaga” telah diberikan panduan seperti berikut: Segala keputusan Mesyuarat Lembaga hendaklah (a) diminitkan dalam tempoh tujuh hari; (b) ditandatangani oleh setiausaha mesyuarat itu; dan (c) diedarkan kepada anggota Lembaga dalam tempoh empat belas hari. Minit yang telah disahkan dalam mesyuarat berikutnya hendaklah ditandatangani oleh pengerusi mesyuarat tersebut.

DIMENSIKOOP Tempoh penyediaan Minit Mesyuarat Agung Tahunan Koperasi (MAT) Di dalam GP 14, telah diberikan panduan supaya pengurusan minit mesyuarat hendaklah disediakan dengan tepat, betul dan lengkap; ditentusahkan oleh Jawatankuasa Penentusahan Minit MAT; dan dikemukakan kepada Suruhanjaya tidak lewat daripada tiga puluh hari selepas tarikh mesyuarat selaras dengan kehendak 14 (1) (b) Akta Koperasi 1993.

Kelemahan dalam Penulisan Minit Mesyuarat Dalam menyediakan penulisan minit mesyuarat, perkara-perkara berikut perlu dielakkan iaitu : 1. Penulisan minit yang tidak bertaip. 2. Kesilapan ejaan terutama ejaan nama ahli mesyuarat dan ayat dalam penulisan minit. 3. Menyediakan penulisan minit dengan andaian pencatat sendiri.

Tip Tambahan dalam Penyediaan Minit Mesyuarat Bagi memastikan penulisan minit mesyuarat berjalan lancar terutama bagi pencatat Minit Mesyuarat Agung, walaupun pencatat boleh menyediakan sendiri bahan yang diperlukan untuk mencatat, koperasi yang prihatin akan memastikan segala kelengkapan pencatat disediakan dengan sempurna dengan membekalkan keperluan seperti alat tulis, buku laporan tahunan koperasi, komputer riba, dan alat perakam.

POOK ISNEMID

Selain itu, keduduk an pencatat minit bagi pencatat minit dalam Mesyuarat Agung, kedudukannya diletakkan berasingan daripada ahli mesyuarat yang lain, dan berhampiran dengan barisan Lembaga. Ini bagi memudahkan pencatat memberikan tumpuan sepenuhnya kepada perbincangan mesyuarat.


25

DIMENSIKOOP Penyediaan Penulisan Minit Mesyuarat Koperasi Terdapat pelbagai kaedah kandungan dan format minit mesyuarat. Lazimnya, format disusun mengikut agenda mesyuarat dan perlu

DIMENSI KOOP

kelihatan kemas dan teratur. Berikut adalah contoh format penulisan minit mesyuarat bagi Mesyuarat Lembaga Koperasi berpandukan agenda mesyuarat yang terdapat di dalam Undang-undang Kecil Koperasi (UUK Seragam Fasal 41) – “Urusan Mesyuarat Lembaga”.

CONTOH FORMAT MINIT MESYUARAT LEMBAGA KOPERASI KOPERASI ... (nama koperasi) MINIT MESYUARAT LEMBAGA Bil.................. Tahun................ Tarikh : Masa : Tempat: BAHAGIAN PERMULAAN Hadir (Senaraikan nama anggota yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Bagi kehadiran anggota Mesyuarat Agung Tahunan, senarai nama kehadiran boleh dituliskan dan dijadikan sebagai lampiran di akhir minit mesyuarat). Hadir Bersama (Senaraikan nama individu yang bukan merupakan ahli mesyuarat, tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan). 1. Perutusan YBhg. Pengerusi. Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan semasa agenda ‘membincangkan perkara-perkara berbangkit’ atau semasa membincangkan kertaskertas kerja atau di akhir mesyuarat. 2. Pengesahan Minit Mesyuarat. Catatan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan, nyatakan pindaanpindaan berkenaan. ISI KANDUNGAN Dalam ruangan ini perlu direkodkan perkara-perkara utama yang terdapat di dalam agenda seperti yang dinyatakan dalam Undang-undang Kecil Koperasi. Perkara-perkara berikut perlu diberikan perhatian semasa mencatat minit: a) Biro/jawatankuasa yang bertanggungjawab terhadap perkara yang dibincangkan; b) Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam hal yang berkenaan; c) Pandangan/komen ahli mesyuarat berkenaan isu yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan; d) Keputusan mesyuarat mengenai isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan susulan seterusnya; dan

26


DIMENSIKOOP

e) Perkara 3 hingga 10 di bawah ini adalah agenda seragam yang dibincangkan di dalam mesyuarat Lembaga iaitu: 3. Membincangkan Perkara Berbangkit Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas. Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga pegawai yang perlu mengambil tindakan.

POOK ISNEMID

4. Mengkaji, Membincang, Menimbang dan Memutuskan di mana berkenaan, perkara berikut: (i) keputusan Mesyuarat Agung dan menentukan tindakan; (ii) laporan Jawatankuasa Audit Dalaman; (iii) laporan pengurusan; (iv) permohonan menjadi anggota koperasi; (v) permohonan berhenti daripada menjadi anggota; (vi) permohonan pembiayaan Islam dan kemudahan kredit daripada anggota; (vii) permohonan menambah atau mengurangkan ansuran pinjaman; dan (viii) permohonan menambah atau mengurangkan caruman syer dan yuran. 5. Membentang dan Meluluskan Kedudukan Kewangan Bulanan. 6. Mengkaji dan Membincangkan Projek Koperasi yang Sedia Ada dan Subsidiari, Jika Ada. 7. Mengkaji, Membincang dan Memutuskan Cadangan Projek Baru Koperasi. 8. Mengkaji, Membincang dan Memutuskan — (i) hal-hal perjawatan; (ii) program latihan pekerja; dan (iii) program pendidikan anggota. 9. Melantik Jawatankuasa Audit Dalaman dalam Kalangan Anggota Menurut UndangUndang Kecil 49. 10. Menjalankan Apa-Apa Urusan Lain Dengan Memberi Notis Tidak Kurang Daripada Tujuh Hari. PENUTUP Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti: (a) Waktu mesyuarat ditangguhkan perlu dicatatkan dalam minit mesyuarat - bukan ditamatkan kerana mesyuarat akan disambung pada masa akan datang, melainkan mesyuarat itu kali yang terakhir. (b) Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat; dan (Catatkan nama pencatat) Tarikh (Catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan)


27

DIMENSIKOOP Dalam pentadbiran koperasi, penulisan dan pengurusan minit mesyuarat koperasi yang betul juga adalah peranan komponen koperasi secara keseluruhannya iaitu bukan sahaja terletak pada tanggungjawab Lembaga tetapi juga pengurusan dan anggota koperasi sendiri.

DIMENSI KOOP

Rumusan dan Cadangan Daripada kupasan yang dikongsikan, ternyata penulisan minit mesyuarat memerluk an pemerhatian yang sangat teliti dan melibatkan peranan semua pihak seperti berikut: i. Peranan Lembaga Walaupun tugas menyediakan minit adalah pada Setiausaha, kesemua Lembaga adalah bertanggungan untuk memastikan minit mesyuarat dapat disediakan dengan baik. Ini kerana kesilapan dalam penulisan minit mesyuarat memungkinkan ia boleh dimanipulasi oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab. Dalam Mesyuarat Agung, Lembaga perlu mempertahankan sekiranya terdapat sebarang perbahasan daripada pihak anggota, kerana pada masa ini, tanggungjawab adalah di bawah Lembaga bukannya pencatat minit tersebut. Malahan bagi memastikan penulisan minit mesyuarat adalah menepati kandungan dalam mesyuarat, jawatankuasa penentusah draf Minit Mesyuarat Agung dilantik . K omposisi jawatankuasa ini melibatkan 4 orang Lembaga dan 6 orang

28


anggota biasa. Ini bagi memastikan penulisan minit mesyuarat adalah sah seperti yang berlaku dalam Mesyuarat Agung. ii. Peranan Kakitangan serta Anggota Koperasi Dalam pentadbiran koperasi, penulisan dan pengurusan minit mesyuarat koperasi yang betul juga adalah peranan komponen koperasi secara keseluruhannya iaitu bukan sahaja terletak pada tanggungjawab Lembaga tetapi juga pengurusan dan anggota koperasi sendiri. Lembaga perlu menghantar kakitangan pengurusan atau Setiausaha koperasi menghadiri latihan bagi meningkatkan kemahiran menulis minit mesyuarat dengan baik. Sebagai anggota pula, mereka seharusnya bertanggungjawab memainkan peranan dengan mengambil tahu sekurang-kurangnya kaedah membaca minit mesyuarat. Sebagai contoh, mereka perlu sedar bahawa telah terkandung dalam etika semasa Mesyuarat Agung iaitu Minit Mesyuarat Agung yang lalu akan diedarkan dan dibentang untuk pengesahan. Selain pembetulan minit, perbincangan ke atasnya tidak dibenarkan. Hanya selepas pengesahan dibuat, anggotaanggota boleh bertanya sekadar mendapat penjelasan sahaja. Perbahasan terhadapnya tidak dibenarkan. iii. Peranan Maktab Koperasi Malaysia (MKM) MKM memainkan peranan yang sangat relevan dalam memberikan panduan kepada koperasi menyediakan minit mesyuarat koperasi dengan baik. Maklumat berkaitan boleh dikongsi bersama melalui penyertaan para koperator dengan menghadiri kursuskursus seperti kursus Panduan Mesyuarat Agung Berkesan, Kursus Penyediaan Laporan Tahunan Koperasi atau kursus Kesetiausahaan Koperasi.

DIMENSIKOOP Dalam memilih pencatat minit yang sesuai, koperasi sering mengabaikan kriteria-kriteria tertentu yang boleh membantu penulisan minit mesyuarat yang baik dan berkesan. iv. Peranan Suruhanjaya Koperasi Malaysia (SKM) Sebagai koperasi yang didaftarkan di bawah Suruhanjaya Koperasi Malaysia (SKM), koperasi sangat bertuah kerana pihak Suruhanjaya

sentiasa prihatin dengan keperluan koperasi untuk mentadbir urus koperasi dengan baik dan teratur. Oleh itu, beberapa garis panduan telah dikeluarkan bertujuan memastikan koperasi dapat menyediakan minit mesyuarat dengan baik selaras dengan kehendak peruntukan undang-undang.

POOK ISNEMID

Kesimpulan

Secara keseluruhannya, isu penyediaan minit mesyuarat dan penulisannya mungkin bukan isu yang popular untuk dibincangkan. Sumbangan atau penulisan minit mesyuarat mungkin dianggap terlalu remeh, namun ia memberikan impak yang besar dan menjadi tunjang kepada kelancaran pengurusan operasi sesebuah koperasi secara keseluruhannya. DK

Rujukan Mohammad Kayum A. Badaruddin. (2006). Mesyuarat efektif. Pahang: PTS Publications & Distribution Sdn. Bhd. Muhaimin. (2010). Pengurusan mesyuarat. Dicapai daripada http://pengurusanmesyuarat-muhaimin. blogspot.com/2010/09/minit-mesyuarat.html Omardin Ashaari. (2002). Pengurusan pejabat. Kuala Lumpur : Utusan Publications. Pusat Pentadbiran Perundangan dan Kepimpinan Koperasi. (2013). Nota kursus panduan mesyuarat agung berkesan. Petaling Jaya: Maktab Koperasi Malaysia. Samsudin Wahab. (2003). Pengurusan dan teknologi pejabat. Pahang: PTS Publications & Distribution Sdn. Bhd. Suruhanjaya Koperasi Malaysia. (2011). Garis panduan pengurusan mesyuarat agung tahunan koperasi (GP14). Kuala Lumpur : Suruhanjaya Koperasi Malaysia. Suruhanjaya Koperasi Malaysia. (2013). Undang-undang kecil koperasi seragam. Kuala Lumpur : Suruhanjaya Koperasi Malaysia. Suruhanjaya Koperasi Malaysia. (2010) Akta Koperasi 1993. Kuala Lumpur: Suruhanjaya Koperasi Malaysia Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU), Jabatan Perdana Menteri. (2014). Arahan pentadbiran Ketua Pengarah MAMPU bilangan 6 tahun 2014: panduan pengurusan mesyuarat dan penulisan minit mesyuarat. Dicapai daripada http://www.mampu.gov.my.


29

Remeh Tetapi Penting!

Recommend Documents