PROSES PENGAMBILAN CALON BARU PROGRAM SISWAZAH

BAHAGIAN AKADEMIK & HAL EHWAL PELAJAR INSTITUT PERUBATAN DAN PERGIGIAN TERMAJU No Terbitan PROSES PENGAMBILAN CALON BARU PROGRAM SISWAZAH IPPT/AKA/PK01

1 1/1/2015

Tarikh Terbitan

t

BAHAGIAN AKADEMIK & HAL EHWAL PELAJAR INSTITUT PERUBATAN DAN PERGIGIAN TERMAJU UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

PROSES PENGAMBILAN CALON BARU PROGRAM SISWAZAH IPPT/AKA/PK01

Disediakan oleh:

PN ZURINA MD PAZIL

Disemak oleh:

EN YUSMADI NORASHID

Disahkan oleh:

DR. SHAHRUL BARIYAH SAHUL HAMID

No Terbitan Tarikh Terbitan

1

1 1/1/2015


BIL

KANDUNGAN

1

Tarikh Terbitan

1/1/2015

MUKASURAT

Kandungan Pindaan Rekod 1.

Objektif

4

2.

2.1 Skop

4

2.2 Definisi

4

3.

Singkatan

5

4.

Rujukan

5

5.

Prosedur

6-8

6.

Rekod

9

7.

Lampiran

10

2


Tarikh Terbitan

REKOD PERUBAHAN NO.

TARIKH

TERBITAN TERBITAN

PENERANGAN TENTANG PERUBAHAN

3

1 1/1/2015


1.

Tarikh Terbitan

1 1/1/2015

OBJEKTIF Untuk memastikan calon yang diterima adalah menepati syarat pengambilan Universiti.

2.1

SKOP Meliputi kesemua permohonan kemasukan program-program Pasca Siswazah di IPPT.

2.2. DEFINISI Jawatankuasa Akademik – Satu badan yang telah dilantik oleh Majlis IPPT bertujuan untuk meluluskan semua aktiviti yang berkaitan dengan pelajar sebelum dibentangkan kepada Majlis IPPT. Sistem Maklumat Universiti-Pusat Pengajian – Sistem maklumat yang dibangunkan oleh PPKT/Unit Peperiksaan/Unit Rekod untuk menyimpan maklumat pelajar Ijazah Tinggi Universiti. Majlis IPPT – Satu badan yang bertindak membincang dan memperakukan semua permohonan pelajar dan hal ehwal pencalonan pelajar dan segala hal berkaitan pengurusan program akademik IPPT.

4


3.

4.

Tarikh Terbitan

1 1/1/2015

SINGKATAN PP

Penolong Pendaftar

PPT

Penolong Pegawai Tadbir

PT(P/0)N22

Pembantu Tadbir Kanan

PT (P/O)

Pembantu Tadbir (P/O)

IPS

Institut Pengajian Siswazah

TPA

Timbalan Pengarah (Akademik)

BPKP

Bahagian Pengurusan dan Kemasukan Pelajar

PTM

Pegawai Teknologi Maklumat

PTJ

Pusat Tanggung Jawab

JKA

Jawatankuasa Akademik

UPU

Unit Pusat Universiti

JPT

Jabatan Pengajian Tinggi

BPL

Bahagian Pengurusan Latihan

KKM

Kementerian Kesihatan Malaysia

RUJUKAN 4.1

Malaysian Standard MS ISO 9001: 2008 (IPPT/QMS/QM/RL01)

4.2

Manual Kualiti IPPT (IPPT/QMS/QM)

4.3

SMUP-PENG (Sistem Maklumat Universiti Pelajar) - Pusat Pengajian

4.4

Garis Panduan Sarjana Perubatan (IPPT/AKA/PK01/RL04)

4.5

Panduan Pengurusan Pengajian Siswazah (IPPT/AKA/PK01/RD05)

4.6

Syarat Pengambilan Pelajar Pasca-Siswazah(IPPT/AKA/PK01/RD06)

4.7

Panduan Gred bagi pelajar luar Negara(IPPT/AKA/PK01/RD07)

4.8

Pelupusan Rekod (IPPT/AKA/PK02/RL02) http://www.arkib.gov.my/web/guest/pelupusan-rekod

4.9

Surat Pekeliling Imigresen Malaysia Terhad Bilangan 3 Tahun 2013 Penguatkuasaan Visa Dengan Rujukan (VDR) Bagi Pelajar Antarabangsa 5


Tarikh Terbitan

1 1/1/2015

5. PROSEDUR Langkah 5.1

Aktiviti

Tanggungjawab

Proses permohonan a. Permohonan melalui BPKP (Sarjana Perubatan) -

Terima borang, senarai calon dan tarikh temuduga dari BPKP-MED dan IPS.

-

Semak borang HLP KKM dan membuat perincian calon, jika tidak lengkap hubungi calon melalui telefon atau emel

PT(PO)

-

Serahkan borang permohonan dan perincian calon kepada Ketua Program/Ketua Kluster beserta memo.

PT(PO)

-

Menerima kembali borang perincian dan maklumbalas sama ada terima atau tolak daripada Ketua Kluster

PT(PO)

-

Maklum tarikh temuduga kepada panel temuduga melalui surat

PT(PO)

-

Keluarkan surat panggilan temuduga kepada calon

PT(PO)

-

Terima senarai calon diterima/ditolak dari panel temuduga melalui Borang Penilaian Kemasukan Temuduga Sarjana Perubatan rujuk IPPT/AKA/PK01/B01

PT(PO)

-

Hantar surat senarai calon diterima/ditolak kepada Bahagian Pengurusan latihan untuk makluman

PT(PO)

-

Sediakan senarai calon diterima/ditolak untuk mesyuarat JKA dan kelulusan Majlis.

-

Menerima pengesahan senarai mutakhir dari Bahagian Pengurusan Latihan, KKM.

-

Senarai calon yang diterima/ditolak dihantar ke IPS untuk pengeluaran surat tawaran/surat penolakan.

6

TP(A)/PP/PPT/ PT(PO)

TP(A)/PP/PPT/PT (PO) IPS/TP(A)/PP


Tarikh Terbitan

1 1/1/2015

b. Permohonan melalui Universiti (Mod Campuran, Mod Kerja Kursus & Mod Penyelidikan) -

Terima memo permohonan kemasukan calon baru daripada IPS.

-

Mencetak permohonan calon dan menyemak borang sama ada calon memenuhi kriteria, jika borang tidak lengkap hubungi calon melalui telefon atau emel

-

Serahkan borang permohonan dan perincian calon kepada yang berkenaan bersama dengan memo. a) Mod Campuran : Ketua Kluster dan Ketua Program b) Mod Kerja Kursus: Ketua Kluster dan Ketua Program c) Mod Penyelidikan: Bakal Penyelia / Ketua Kluster (bagi calon yang tiada nama Penyelia di dalam borang)

-

Menerima borang maklumbalas daripada Ketua Kluster / Ketua Program / Bakal Penyelia.

-

Sediakan senarai calon diterima/ditolak untuk mesyuarat JKA dan kelulusan Majlis.

-

Senarai calon yang diterima/ditolak dihantar ke IPS untuk pengeluaran surat tawaran/surat penolakan.

-

Menghubungi calon luar negara untuk maklum keperluan permohonan visa dengan rujukan (VDR).

TP(A)/PP

PT(PO)

PT(PO)

PT(PO)

PP/PT(PO)

TP(A)/PP

PP/PT(PO) PP/PT(PO)

5.2

Penempatan klinikal calon Sarjana Perubatan Luar Negara -

Menerima permohonan melalui IPS.

-

Surat tawaran dikeluarkan kepada calon selepas diperakukan oleh Majlis IPPT

-

Salinan dihantar ke IPS untuk makluman.

-

Terima maklumbalas daripada calon (borang A, salinan passport, CV dan gambar)

-

Minta Ketua Kluster / Ketua Program menentukan tarikh rasmi mula penempatan klinikal dan tempat latihan. 7

IPS

PT(PO) PT(PO)

PP/PT(PO) PP/ PT(PO)


-

Tarikh Terbitan

Hantar perakuan calon lulus penempatan ke IPS untuk mengeluarkan surat tawaran / surat penolakan

Proses Kerja Permohonan dan Pengambilan

5.3. CARTA ALIR PROSEDUR Mula

Permohonan melalui Universiti/BPL

Penerimaan & Semakan borang

Mod Campuran / Mod Penyelidikan

Mod Kerja Kursus

Perincian Borang kepada Ketua Kluster / Ketua Program untuk maklumbalas

Temuduga

Perakuan JKA & Kelulusan Majlis

Memo ke IPS

Tamat

8

Memo ke BPL

1 1/1/2015


1

Tarikh Terbitan

1/1/2015

6. REKOD Rekod

No. Rujukan

Simpanan Tempoh

Lokasi Bilik Fail, Bahagian Akademik Bilik Fail, Bahagian Akademik

Orientasi USM/IPPT/600-07

IPPT/AKA/PK01/R01

Tiada had

Temuduga Calon Baru Sarjana Perubatan USM/IPPT/600-40

IPPT/AKA/PK01/R02

Tiada had

Institut Pengajian Siswazah USM/IPPT/600/100/1-17

IPPT/AKA/PK01/R03

Tiada had

Pensyarah Kehormat USM/IPPT/600-21

IPPT/AKA/PK01/R04

Tiada had

Pensyarah Penyandang USM/IPPT/600-15

IPPT/AKA/PK01/R05

Tiada had

Pensyarah Jemputan USM/IPPT/600-03

IPPT/AKA/PK01/R06

Tiada had

Surat Tawaran USM/IPPT/600-08

IPPT/AKA/PK01/R07

Tiada had

Fail Majlis USM/IPPT/600/100/3-20

IPPT/AKA/PK01/R08

Tiada had

Fail JKA USM/IPPT/600/100/3-21

IPPT/AKA/PK01/R09

Tiada had

9

Bilik Fail, Bahagian Akademik Bilik Fail, Bahagian Akademik Bilik Fail, Bahagian Akademik Bilik Fail, Bahagian Akademik Bilik Fail, Bahagian Akademik Bilik Fail, Bahagian Akademik Bilik Fail, Bahagian Akademik

Pegawai Bertanggungjawab PPT / PT(P/O)N22 / PT(P/O) PPT / PT(P/O)N22 / PT(P/O)

PPT / PT(P/O)N22 / PT(P/O) PPT / PT(P/O)N22 / PT(P/O) PPT / PT(P/O)N22 / PT(P/O) PPT / PT(P/O)N22 / PT(P/O) PPT / PT(P/O)N22 / PT(P/O) PPT / PT(P/O)N22 / PT(P/O) PPT / PT(P/O)N22 / PT(P/O)


Tarikh Terbitan

1 1/1/2015

7. LAMPIRAN IPPT/AKA/PK01/B01 – Borang Penilaian Kemasukan Temuduga Sarjana Perubatan

10

PROSES PENGAMBILAN CALON BARU PROGRAM SISWAZAH

Recommend Documents