BAHAGIAN AKADEMIK & HAL EHWAL PELAJAR INSTITUT PERUBATAN DAN PERGIGIAN TERMAJU No Terbitan PROSES PENGAMBILAN CALON BARU PROGRAM SISWAZAH IPPT/AKA/PK01
1 1/1/2015
Tarikh Terbitan
t
BAHAGIAN AKADEMIK & HAL EHWAL PELAJAR INSTITUT PERUBATAN DAN PERGIGIAN TERMAJU UNIVERSITI SAINS MALAYSIA
PROSES PENGAMBILAN CALON BARU PROGRAM SISWAZAH IPPT/AKA/PK01
Disediakan oleh:
PN ZURINA MD PAZIL
Disemak oleh:
EN YUSMADI NORASHID
Disahkan oleh:
DR. SHAHRUL BARIYAH SAHUL HAMID
No Terbitan Tarikh Terbitan
1
1 1/1/2015
BAHAGIAN AKADEMIK & HAL EHWAL PELAJAR INSTITUT PERUBATAN DAN PERGIGIAN TERMAJU No Terbitan PROSES PENGAMBILAN CALON BARU PROGRAM SISWAZAH IPPT/AKA/PK01
BIL
KANDUNGAN
1
Tarikh Terbitan
1/1/2015
MUKASURAT
Kandungan Pindaan Rekod 1.
Objektif
4
2.
2.1 Skop
4
2.2 Definisi
4
3.
Singkatan
5
4.
Rujukan
5
5.
Prosedur
6-8
6.
Rekod
9
7.
Lampiran
10
2
BAHAGIAN AKADEMIK & HAL EHWAL PELAJAR INSTITUT PERUBATAN DAN PERGIGIAN TERMAJU No Terbitan PROSES PENGAMBILAN CALON BARU PROGRAM SISWAZAH IPPT/AKA/PK01
Tarikh Terbitan
REKOD PERUBAHAN NO.
TARIKH
TERBITAN TERBITAN
PENERANGAN TENTANG PERUBAHAN
3
1 1/1/2015
BAHAGIAN AKADEMIK & HAL EHWAL PELAJAR INSTITUT PERUBATAN DAN PERGIGIAN TERMAJU No Terbitan PROSES PENGAMBILAN CALON BARU PROGRAM SISWAZAH IPPT/AKA/PK01
1.
Tarikh Terbitan
1 1/1/2015
OBJEKTIF Untuk memastikan calon yang diterima adalah menepati syarat pengambilan Universiti.
2.1
SKOP Meliputi kesemua permohonan kemasukan program-program Pasca Siswazah di IPPT.
2.2. DEFINISI Jawatankuasa Akademik – Satu badan yang telah dilantik oleh Majlis IPPT bertujuan untuk meluluskan semua aktiviti yang berkaitan dengan pelajar sebelum dibentangkan kepada Majlis IPPT. Sistem Maklumat Universiti-Pusat Pengajian – Sistem maklumat yang dibangunkan oleh PPKT/Unit Peperiksaan/Unit Rekod untuk menyimpan maklumat pelajar Ijazah Tinggi Universiti. Majlis IPPT – Satu badan yang bertindak membincang dan memperakukan semua permohonan pelajar dan hal ehwal pencalonan pelajar dan segala hal berkaitan pengurusan program akademik IPPT.
4
BAHAGIAN AKADEMIK & HAL EHWAL PELAJAR INSTITUT PERUBATAN DAN PERGIGIAN TERMAJU No Terbitan PROSES PENGAMBILAN CALON BARU PROGRAM SISWAZAH IPPT/AKA/PK01
3.
4.
Tarikh Terbitan
1 1/1/2015
SINGKATAN PP
Penolong Pendaftar
PPT
Penolong Pegawai Tadbir
PT(P/0)N22
Pembantu Tadbir Kanan
PT (P/O)
Pembantu Tadbir (P/O)
IPS
Institut Pengajian Siswazah
TPA
Timbalan Pengarah (Akademik)
BPKP
Bahagian Pengurusan dan Kemasukan Pelajar
PTM
Pegawai Teknologi Maklumat
PTJ
Pusat Tanggung Jawab
JKA
Jawatankuasa Akademik
UPU
Unit Pusat Universiti
JPT
Jabatan Pengajian Tinggi
BPL
Bahagian Pengurusan Latihan
KKM
Kementerian Kesihatan Malaysia
RUJUKAN 4.1
Malaysian Standard MS ISO 9001: 2008 (IPPT/QMS/QM/RL01)
4.2
Manual Kualiti IPPT (IPPT/QMS/QM)
4.3
SMUP-PENG (Sistem Maklumat Universiti Pelajar) - Pusat Pengajian
4.4
Garis Panduan Sarjana Perubatan (IPPT/AKA/PK01/RL04)
4.5
Panduan Pengurusan Pengajian Siswazah (IPPT/AKA/PK01/RD05)
4.6
Syarat Pengambilan Pelajar Pasca-Siswazah(IPPT/AKA/PK01/RD06)
4.7
Panduan Gred bagi pelajar luar Negara(IPPT/AKA/PK01/RD07)
4.8
Pelupusan Rekod (IPPT/AKA/PK02/RL02) http://www.arkib.gov.my/web/guest/pelupusan-rekod
4.9
Surat Pekeliling Imigresen Malaysia Terhad Bilangan 3 Tahun 2013 Penguatkuasaan Visa Dengan Rujukan (VDR) Bagi Pelajar Antarabangsa 5
BAHAGIAN AKADEMIK & HAL EHWAL PELAJAR INSTITUT PERUBATAN DAN PERGIGIAN TERMAJU No Terbitan PROSES PENGAMBILAN CALON BARU PROGRAM SISWAZAH IPPT/AKA/PK01
Tarikh Terbitan
1 1/1/2015
5. PROSEDUR Langkah 5.1
Aktiviti
Tanggungjawab
Proses permohonan a. Permohonan melalui BPKP (Sarjana Perubatan) -
Terima borang, senarai calon dan tarikh temuduga dari BPKP-MED dan IPS.
-
Semak borang HLP KKM dan membuat perincian calon, jika tidak lengkap hubungi calon melalui telefon atau emel
PT(PO)
-
Serahkan borang permohonan dan perincian calon kepada Ketua Program/Ketua Kluster beserta memo.
PT(PO)
-
Menerima kembali borang perincian dan maklumbalas sama ada terima atau tolak daripada Ketua Kluster
PT(PO)
-
Maklum tarikh temuduga kepada panel temuduga melalui surat
PT(PO)
-
Keluarkan surat panggilan temuduga kepada calon
PT(PO)
-
Terima senarai calon diterima/ditolak dari panel temuduga melalui Borang Penilaian Kemasukan Temuduga Sarjana Perubatan rujuk IPPT/AKA/PK01/B01
PT(PO)
-
Hantar surat senarai calon diterima/ditolak kepada Bahagian Pengurusan latihan untuk makluman
PT(PO)
-
Sediakan senarai calon diterima/ditolak untuk mesyuarat JKA dan kelulusan Majlis.
-
Menerima pengesahan senarai mutakhir dari Bahagian Pengurusan Latihan, KKM.
-
Senarai calon yang diterima/ditolak dihantar ke IPS untuk pengeluaran surat tawaran/surat penolakan.
6
TP(A)/PP/PPT/ PT(PO)
TP(A)/PP/PPT/PT (PO) IPS/TP(A)/PP
BAHAGIAN AKADEMIK & HAL EHWAL PELAJAR INSTITUT PERUBATAN DAN PERGIGIAN TERMAJU No Terbitan PROSES PENGAMBILAN CALON BARU PROGRAM SISWAZAH IPPT/AKA/PK01
Tarikh Terbitan
1 1/1/2015
b. Permohonan melalui Universiti (Mod Campuran, Mod Kerja Kursus & Mod Penyelidikan) -
Terima memo permohonan kemasukan calon baru daripada IPS.
-
Mencetak permohonan calon dan menyemak borang sama ada calon memenuhi kriteria, jika borang tidak lengkap hubungi calon melalui telefon atau emel
-
Serahkan borang permohonan dan perincian calon kepada yang berkenaan bersama dengan memo. a) Mod Campuran : Ketua Kluster dan Ketua Program b) Mod Kerja Kursus: Ketua Kluster dan Ketua Program c) Mod Penyelidikan: Bakal Penyelia / Ketua Kluster (bagi calon yang tiada nama Penyelia di dalam borang)
-
Menerima borang maklumbalas daripada Ketua Kluster / Ketua Program / Bakal Penyelia.
-
Sediakan senarai calon diterima/ditolak untuk mesyuarat JKA dan kelulusan Majlis.
-
Senarai calon yang diterima/ditolak dihantar ke IPS untuk pengeluaran surat tawaran/surat penolakan.
-
Menghubungi calon luar negara untuk maklum keperluan permohonan visa dengan rujukan (VDR).
TP(A)/PP
PT(PO)
PT(PO)
PT(PO)
PP/PT(PO)
TP(A)/PP
PP/PT(PO) PP/PT(PO)
5.2
Penempatan klinikal calon Sarjana Perubatan Luar Negara -
Menerima permohonan melalui IPS.
-
Surat tawaran dikeluarkan kepada calon selepas diperakukan oleh Majlis IPPT
-
Salinan dihantar ke IPS untuk makluman.
-
Terima maklumbalas daripada calon (borang A, salinan passport, CV dan gambar)
-
Minta Ketua Kluster / Ketua Program menentukan tarikh rasmi mula penempatan klinikal dan tempat latihan. 7
IPS
PT(PO) PT(PO)
PP/PT(PO) PP/ PT(PO)
BAHAGIAN AKADEMIK & HAL EHWAL PELAJAR INSTITUT PERUBATAN DAN PERGIGIAN TERMAJU No Terbitan PROSES PENGAMBILAN CALON BARU PROGRAM SISWAZAH IPPT/AKA/PK01
-
Tarikh Terbitan
Hantar perakuan calon lulus penempatan ke IPS untuk mengeluarkan surat tawaran / surat penolakan
Proses Kerja Permohonan dan Pengambilan
5.3. CARTA ALIR PROSEDUR Mula
Permohonan melalui Universiti/BPL
Penerimaan & Semakan borang
Mod Campuran / Mod Penyelidikan
Mod Kerja Kursus
Perincian Borang kepada Ketua Kluster / Ketua Program untuk maklumbalas
Temuduga
Perakuan JKA & Kelulusan Majlis
Memo ke IPS
Tamat
8
Memo ke BPL
1 1/1/2015
BAHAGIAN AKADEMIK & HAL EHWAL PELAJAR INSTITUT PERUBATAN DAN PERGIGIAN TERMAJU No Terbitan PROSES PENGAMBILAN CALON BARU PROGRAM SISWAZAH IPPT/AKA/PK01
1
Tarikh Terbitan
1/1/2015
6. REKOD Rekod
No. Rujukan
Simpanan Tempoh
Lokasi Bilik Fail, Bahagian Akademik Bilik Fail, Bahagian Akademik
Orientasi USM/IPPT/600-07
IPPT/AKA/PK01/R01
Tiada had
Temuduga Calon Baru Sarjana Perubatan USM/IPPT/600-40
IPPT/AKA/PK01/R02
Tiada had
Institut Pengajian Siswazah USM/IPPT/600/100/1-17
IPPT/AKA/PK01/R03
Tiada had
Pensyarah Kehormat USM/IPPT/600-21
IPPT/AKA/PK01/R04
Tiada had
Pensyarah Penyandang USM/IPPT/600-15
IPPT/AKA/PK01/R05
Tiada had
Pensyarah Jemputan USM/IPPT/600-03
IPPT/AKA/PK01/R06
Tiada had
Surat Tawaran USM/IPPT/600-08
IPPT/AKA/PK01/R07
Tiada had
Fail Majlis USM/IPPT/600/100/3-20
IPPT/AKA/PK01/R08
Tiada had
Fail JKA USM/IPPT/600/100/3-21
IPPT/AKA/PK01/R09
Tiada had
9
Bilik Fail, Bahagian Akademik Bilik Fail, Bahagian Akademik Bilik Fail, Bahagian Akademik Bilik Fail, Bahagian Akademik Bilik Fail, Bahagian Akademik Bilik Fail, Bahagian Akademik Bilik Fail, Bahagian Akademik
Pegawai Bertanggungjawab PPT / PT(P/O)N22 / PT(P/O) PPT / PT(P/O)N22 / PT(P/O)
PPT / PT(P/O)N22 / PT(P/O) PPT / PT(P/O)N22 / PT(P/O) PPT / PT(P/O)N22 / PT(P/O) PPT / PT(P/O)N22 / PT(P/O) PPT / PT(P/O)N22 / PT(P/O) PPT / PT(P/O)N22 / PT(P/O) PPT / PT(P/O)N22 / PT(P/O)
BAHAGIAN AKADEMIK & HAL EHWAL PELAJAR INSTITUT PERUBATAN DAN PERGIGIAN TERMAJU No Terbitan PROSES PENGAMBILAN CALON BARU PROGRAM SISWAZAH IPPT/AKA/PK01
Tarikh Terbitan
1 1/1/2015
7. LAMPIRAN IPPT/AKA/PK01/B01 – Borang Penilaian Kemasukan Temuduga Sarjana Perubatan
10