PROJEKTOVÉ ŘÍZENÍ Průvodce facilitátora - Shrnutí Draft v2
Oskar Vzdělávání a růst
PRŮVODCE FACILITÁTORA/ Projektové řízení
Stručný program ID
1A1
CO Časový odhad 9:30 – 9.45
CO Modul
15 min
PŘIVÍTÁNÍ A CÍLE
UDĚLEJ
Přivítej účastníky.
ZEPTEJ SE
Ví někdo z vás, co je na tomto obrázku? Vypadá to jako start kosmické rakety, co říkáte?
ZEPTEJ SE
Jaký byl cíl první cesty do vesmíru? Poslat člověka na Měsíc. Postrádali dobrého projektové řízení. Cílem mělo být: Poslat člověka na Měsíc a pak jej dopravit zpátky. Zde se ukazuje důležitost toho, aby každá fáze projektu byla správně řízena, neboť i nejmenší detail může ovlivnit výsledek.
Chcete vidět obrázek prvního astronauta? Tato opička byla jedním z úloh projektu vyslat člověka na Měsíc a zpět. Jak asi víte, kromě opice putovali do kosmu psi i veverky. Do you want to see picture of first astronaut? Bohužel sehnat obrázek veverky, která se dostala do vesmíru, se mi sehnat nepodařilo.
ZEPTEJ SE
Vědci získali z letů zvířet do vesmíru mnoho zkušeností a poznatků. Co se naučíte v tomto kurzu vy?
10 min
VZDĚLÁVACÍ CÍLE
ZEPTEJ SE
Co byste si chtěli z kurzu odnést?
Vezmi papír a sepiš otázky, na něž bys chtěl znát odpověď. Příp. napište, co bys chtěl, aby se v kurzu probíralo. Když skončíš, pošli papír dál po své levé ruce. Pokud s tím, co je na papíře, souhlasíš, odškrtni to “fajfkou” a pošli dál. Pokud chceš, připiš další otázku a pošli dál.
Projdi si cíle.
1. den JAK Popis PP 1
PP 2 ZEPTEJ SE
1A2
9.45 – 9.55
UDĚLEJ
PP 3
Projektové řízení – průvodce facilitátora
1
PRŮVODCE FACILITÁTORA/ Projektové řízení
1A3
9.55 – 10.05
10 min ŘEKNI
1A4
10.05 – 10.10
5 min ŘEKNI
1A5
10.10 – 10.15
5 min ŘEKNI
1A6
10.15 – 10.45
OČEKÁVÁNÍ SPOJENÁ S KURZEM
Mobil (vypnutý během kurzu)
Účast (žádné absence)
Prezence (všechny tři dny)
Čas (důležitost a důvod)
Kdo je kdo? (jmenovky)
Úroveň zkušenosti (smíšená a proč)
Program (všechny tři dny)
OČEKÁVÁNÍ A ROLE
Očekávání (účastníci)
Úloha odborníků na danou problematiku (SME) - Asistence při skupinové práci - Vyjasnění složitějších oblastí projektového řízení - Specifické otázky od facilitátora - Plánovaná sezení zaměřená na otázky a odpovědi
Úloha facilitátora - Nepřednáší / není učitelem - Facilituje aktivity / odpovědi - Základní aktivity projektového řízení
CO JE ZÁŽITKOVÉ UČENÍ?
Aktivní, nikoli pasivní učení.
Co? No a co? Co teď?
PP 4
PP 5
PP 6
PP 7-8 Klikni
30 min
PŘEDSTAVENÍ PŘÍTOMNÝCH – PM
PP 9
UDĚLEJ
Představí se facilitátor a spolufacilitátor. Pak se představí účastníci. Pořadí, v jakém představování probíhá, určí balonek. Účastníci uvedou své jméno, pozici a zkušenosti s projektovým řízením.
Chlupatý balonek
Čím můžu přispět ke kurzu?
Jak pomůže kurz mně?
Projektové řízení – průvodce facilitátora
2
PRŮVODCE FACILITÁTORA/ Projektové řízení
1A7
10.45 – 10.50
5 mins
ZÁKLADY PROJEKTOVÉHO ŘÍZENÍ PRO MIMOZEMŠŤANY
PP 10
ŘEKNI
1A8
1B1
1B2
10.50 – 11.05
Znáte tohle? Jde o známé umělecké dílo. Na první výpravě do vesmíru putovala tato informace do kosmu spolu s astronauty pro případ setkání s mimozemšťany.
Velmi chytré. Řekli si: “Co kdyby?” Tak by měl uvažovat každý projektový manažer.
Než začneme o dalších věcech, které by úspěšný projektový manažer neměl opomenout, zaměříme se nejdříve na základy.
Co je projekt? Co je projektové řízení? Kdo je projektový manažer?
15 min
CO JE PROJEKT?
PP 11
UDĚLEJ
Seznam příkladů
11.05 – 11.15
10 min
PŘESTÁVKA
PP 12
11.15 – 11.35
20 min
CO JE PROJEKTOVÉ ŘÍZENÍ?
PP 13
UDĚLEJ
Každý si najde partnera. Vyberte si člověka, kterého příliš neznáte a který není z vašeho oddělení. Příklady dobrého a špatného projektového řízení vybrané z toho, co přinesou účastníci. Co se nevydařilo a proč?
Prezentujte poznatky celé skupině.
11.35 – 11.55
Rozděl účastníky do dvou skupin. Časově omezené cvičení, při němž mají účastníci určit, co je a není projekt. Pokud se dopustí chyby, musí jim být vysvětlená. Vyhodnocení.
20 min
KDO JE PROJEKTOVÝ MANAŽER?
PP 14
UDĚLEJ
Rozděl třídu na tři skupiny. Jaké jsou dobré/špatné vlastnosti a dovednosti projektového manažera? Zaznamenejte na flipchart. Vymyslete ke každé vlastnosti příklad.
List papíru
Ohodnoťte své předpoklady pro práci projektového manažera. Použijte list papíru.
Projektové řízení – průvodce facilitátora
1
PRŮVODCE FACILITÁTORA/ Projektové řízení
1B3
1B4
11.55 – 12.20
12.20 – 12.45
25 min
CO JSOU PROJEKTOVÁ OMEZENÍ?
UDĚLEJ
Rozděl třídu na čtyři skupiny.
Dej každé skupině omezení a požádej je, aby je vyjádřili neverbálně s pomocí plastelíny.
25 min
Čas, náklady, rozsah, výkon.
Show triangular representation of skewing of constraints.
Odkaž na PMO průvodce (příloha).
PŘEHLED ŽIVOTNÍHO CYKLU PROJEKTU
1C1
Čtyřčlenné týmy uvedou co největší počet aktivit (mapování) v rámci firmy. Pak je sami seřadí. Počítali se schvalovacími komisemi? Padla zmínka o milnícich? O tom si promluvíme po obědě.
Zaznamenejte každou fázi (každou na zvláštní papír) a pověste je na zeď ve správném pořadí.
Proveďte vyhodnocení, abyste zajistili správné odpovědi/pořadí.
Ukažte, jak fáze projektového řízení odpovídají přehledu životního cyklu problému.
PP 15 Click
plastelína
PP 16
Tabulka životního cyklu projektu na zdi (potřeba vytisknout na plotteru)
PP 17-18
12.45 – 13.45
60 min
OBĚD
PP 19
13.45 – 13.55
10 min
SSCHALOVACÍ KOMISE
PP 20
Projektové řízení – průvodce facilitátora
Rozdělte mezi dvojice. Odpovězte na následující otázky
Co kdyby žádné neexistovaly? Proč jsou důležité? Odpovědnost? Přínos? Vyhodnocení v rámci třídy.
1
PRŮVODCE FACILITÁTORA/ Projektové řízení
1C2
1C3
1C4
13.55 – 14.10
14.10 – 14.20
14.20 – 14.50
15 min
10 min
30 min
KDO JE KDO V PROJEKTOVÉM ŘÍZENÍ?
PP 21
Každému je přidělena role ze slidu.
Stránky 12-14
Podívejte se na informace na stránkách.
Cvičení: “Šuškanda”. Porovnejte, jestli jste na výstupu slyšeli to samé, co se na začátku řady.
ÚVOD DO TÉMATU
PP 22-24
Nyní, když víte, kdo tihle lidé jsou, se v dalším cvičení zaměříme na to,abychom jim vypomohli. Oskar potřebuje naši pomoc. Musíme zajistit, abychom zůstali na špici v technologii a v pozornosti, kterou nám lidé věnují. Jak? Zůstaneme aktivní a budeme myslet na to, “Co kdyby?”
Listy papíru se čtyřmi projekty
Jak si udržíme náskok před konkurencí? Podívejme se na jiné trhy? Jiné zákazníky.
Vesmírná turistika – pupíky v kosmu.
BRAINSTORMING: PROJEKTOVÉ NÁPADY
Projektové řízení – průvodce facilitátora
PP 25
Jaké druhy projektů? Týmy dají hlavy dohromady a přijdou s nápady (přediniciační fáze).
Dejte každému účastníkovi kartičku s kombinací písmen a čísel. Požádejte je, aby našli mezi ostatními ty účastníky, kteří mají stejná písmena a vytvořte 4 týmy po třech.
Nejdříve přidělte každému týmu jinou roli (HATS neboli klobouky). Rozpočet, zákazník, proveditelnost, celková firemnost (overall corporate???). Accountable for areas a ujistěte se, že projekty odpovídají relevantním požadavkům. Týmy dají hlavy dohromady a přijdou s nápady.
Požádejte účastníky, aby našli mezi ostatními stejné číslo, přeskupili své týmy a vytvořili nové čtyři trojčlenné týmy.
Každý tým se nyní skládá z členů, kteří mají jinou roli. Dejte hlavy dohromady, ale zachovejte jednotlivé role. Lidé mohou využít nápady z předešlých sezení.
Ask teams to come up with two different. Požádejte týmy o dva různé. Všechny své projekty prezentujte na konci.
Písemná a číselná kombinace pro rozdělení účastníků do skupin.
1
PRŮVODCE FACILITÁTORA/ Projektové řízení
1C5
14.50 – 15.20
30 min
FÁZE – ČTVRTLETNÍ PLÁNOVÁNÍ
Co víte o tomhle?
Rozdělte účastníky na 6 dvojic a každé přiděl jedno. and assign one each.
Dejte na flipchart, co se nachází ve čtvrtletním plánování: - Před iniciací - CFT přehled priority - Vyvažování portfolia - Plánování zdrojů - Scénáře plánování zdrojů - Schválení ECO
Nakonec se podívejte na stánky, zda jsou v pořádku. Prezentujte zbytku třídy.
Týmy prezentují, třída rozhoduje o správnosti.
Co? No a co? Co teď? What does have to do with your individual projects?
Vraťte se do svého týmu a připravte seznam otázek, které vám budou při jednotlivých fázích položeny. Porovnejte je se svými produkty a ověřte si, zda máte odpovědi. Go back into your teams and come up with a list of questions you will be asked at each phase. Match these to your products and see if you have the answers.
Napiště jednu fázi na na člověka a pověste všechny na zeď jednu vedle druhé. Write one phase per person and hang papers on wall by rest of phases.
SME o tom bude mluvit a opraví nesrovnalosti, kterých se účastníci dopustili.
PP 26
Stránky 15-17
1C6
15.20 – 15.40
20 min
FÁZE – INICIACE
Týmy musejí přinést informace potřebné k naplnění obchondích cílů (stručné odhady). - Studie proveditelnosti - Analýza projektových cílů - Opodstatnění obchodní potřeby - Tvorba řešení a konceptu - specifikace požadavků na zdroje
Projektové řízení – průvodce facilitátora
PP 27
poznámky SME.
Promluvte o používání šablon a popisu projektu na zdi.
Popis projektu na zdi (potřeba vytisknout na plotteru)
1
PRŮVODCE FACILITÁTORA/ Projektové řízení
1C7
15.40 – 15.45
5 min
GATE 1 – SCHVALOVACÍ STADIUM
Projektové řízení – průvodce facilitátora
PP 28
SME promluví krátce o tom, co zahrnuje tato fáze. Rovněž zmíní studii proveditelnosti (marketing). Podrobnosti budou náplní třetího dne.
2
PRŮVODCE FACILITÁTORA/ Projektové řízení
1D1
1D3
15.45 – 15.55
10 min
PŘESTÁVKA
PP 29
15.55 – 16. 55
60 min
DOVEDNOSTI SPOJENÉ S ŘÍZENÍM SCHŮZEK
PP 30
16.55 – 17.10
15 min
Druhy schůzek v projektovém řízení? Špatné a dobré příklady ze schůzek?
Circuit training / jigsaw learning activity. Stations set up with one “expert” who learns a bit then passes it on. People have to travel to each station in order and then pass information off to next people.
Role-play o dvou stadiích Two stage roleplays s přidělenými rolemi, avšak bez scénáře. with assigned roles but no scripts. First will be conducted, and others will be observers. Then feedback and roleplays done again with added info.
Rozmluva o šablonách.
SHRNUTÍ 1. DNE
PP 31
Za použití chlupatý míček generujte, co bylo probráno. 17.10
Projektové řízení – průvodce facilitátora
Co je projekt? Co je projektové řízení? Vlastnosti, role a odpovědnost projektového manažera Omezení projektu Standardní fáze projektového řízení Přehled životního cyklu projektu Schvalovací komise Stadia schvalování Kdo je kdo v projektovém řízení Fáze – Čtvrtletní plánování Fáze – Iniciace Schvalovací stadium Gate 1 Řízení schůzekt
KONEC 1. DNE
PP 32
1
PRŮVODCE FACILITÁTORA/ Projektové řízení
2. DEN 2A1
9.30 – 9.45
10 min
UVÍTÁNÍ A PROGRAM
2A2
9.45 – 10.00
15 min
2A3
2A4
2A5
2B1
10.00 – 10.20
10.20 – 10.35
10.35 – 10.55
20 min
15 min
20 min
Uvítání a program 2. dne.
SHRNUTÍ 1. DNE
PP 1-2
PP 3
Shrnutí aktivity učebního puzzle.
FÁZE - PLÁNOVÁNÍ (DEFINOVÁNÍ CÍLŮ)
Diskuse o základních cílech.
Týmy přijdou s podrobnými cíly pro každý projekt a umístí je na flipchart.
Prostor pro komentář SME (příklad s narozeninami).
PLÁNOVÁNÍ – PLÁN PROJEKTU
Co zahrnuje projektový plán?
Psaní ve skupině a probírání prvků, které by neměly v projektovém plánu chybět.
PLÁNOVÁNÍ – DEFINICE ROZSAHU (OBECNĚ)
Týmy přijdou s obecnými parametry rozsahu (a výsledků) každého projektu a umístí je na flipchart.
Prostor pro komentář SME (příklad s narozeninami).
PP 4-6
Popis projektu na zdi (potřeba vytisknout na plotteru)
PP 7
PP 8-9
10.55 – 11.05
10 min
PŘESTÁVKA
PP 10
11.05 – 11.45
40 min
PLÁNOVÁNÍ – DEFINICE AKTIVITY/ ROZSAHU
PP 11-14
Projektové řízení – průvodce facilitátora
Tvorba WBS s lepícími papírky.
Týmy definují aktivity a podrobný rozsah projektu.
SME pomohou skupinám a zodpovědí otázky.
SME vysvětlí: “Lze tuto úlohu provést zítra?”
1
PRŮVODCE FACILITÁTORA/ Projektové řízení
2B2
2C1
2C2
2C3
11.45 – 12.25
40 min
PLÁNOVÁNÍ – POŘADÍ AKTIVIT
Prostor pro komentář SME (příklad s narozeninami).
Tvorba síťového plánu s lepícími papírky.
Týmy budou pracovat na jednotlivých síťových plánů, které vytyčí pořadí práce a kritickou cestu.
Týmy se naučí, jak strukturovat pořadí úloh a jejich paralelnost. Naučí se určit kritickou cestu projektu.
PP 15-17
12.25 – 13.25
60 min
OBĚD
PP 18
13.25 – 13.45
20 min
PLÁNOVÁNÍ – PLÁNOVÁNÍ ZDROJŮ
PP 19
13.45 – 14.05
14.05 – 14.25
20 min
20 min
Projektové řízení – průvodce facilitátora
Krátká diskuse o metodách odhadu projektových zdrojů Short discussion on project estimation methods on resources.
Místo pro komentář SME (příklad s narozeninami).
Týmy přidají informace týkající se plánování zdrojů do projektů na flipchartu.
PLÁNOVÁNÍ – ODHAD TRVÁNÍ AKTIVITY
Krátká diskuse k metodám odhadu trvání aktivity.
Místo pro komentář SME (příklad s narozeninami).
Týmy přidají informace týkající se odhadu trvání aktivity do projektů na flipchartu.
PLÁNOVÁNÍ – ODHAD NÁKLADŮ
Krátká diskuse k metodám odhadu nákladů.
Místo pro komentář SME (příklad s narozeninami).
Týmy přidají informace týkající se odhadu nákladů do projektů na flipchartu.
PP 20-22
PP 23
1
PRŮVODCE FACILITÁTORA/ Projektové řízení
2C4
2C5
2C6
2D1
2D2
14.25 – 14.45
14.45 – 15.15
15.15 – 15.45
20 min
30 min
30 min
PLÁNOVÁNÍ – ROZPOČTOVÁNÍ NÁKLADŮ
Krátká diskuse k metodám rozpočtování nákladů.
Místo pro komentář SME (příklad s narozeninami).
Týmy přidají informace týkající se odhadu nákladů do projektů na flipchartu.
PLÁNOVÁNÍ – ŘÍZENÍ RIZIK
SME uvede změnu rozsahu a problémy. To uvede řízení rizik a sekci plánování rozpočtových rezerv.
Týmy vytvoří plán řízení rizik pro své projekty.
SME chodí mezi skupinami a pomáhá jim.
PLÁNOVÁNÍ – TVORBA HARMONOGRAMU
Krátká diskuse k tvorbě harmonogramu.
Místo pro komentář SME (příklad s narozeninami).
Týmy přidají informace týkající se odhadu nákladů do projektů na flipchartu.
PP 24
PP 25-29
PP 30-34
15.45 – 15.55
10 min
PŘESTÁVKA
PP 35
15.55 – 16.15
20 min
PLÁNOVÁNÍ – POPIS PROJEKTU A OBCHODNÍ PŘÍPAD
PP 36
16.15 – 16.20
5 min
Doplnění základních informací k projektovému plánu, popisu projektu a obchodnímu případu. Popis projektu je shrnutím témat prezentovaných CFT.
Nepoužívají se šablony.
SCHVALOVACÍ STADIUM GATE 2
Projektové řízení – průvodce facilitátora
PP 37
Základní informace o schvalovacím stadiu.
1
PRŮVODCE FACILITÁTORA/ Projektové řízení
2D3
16.20 – 16.35
15 min
FÁZE – IMPLEMENTACE
2D4
2D5
2D6
16.35 – 16.55
16.55 – 17.15
17.15 – 17.20
20 min
20 min
5 min
PP 38
Projektový plán vykonán. Dokumentace. Test. Přijetí. Spuštění. Zmínka základních informací. Podrobnosti 3. den. Basic info mentioned. Oskar detail Day 3.
IMPLEMENTACE – ISSUE MANAGEMENT
Týmy vymyslí pro ostatní týmy problémy, čím větší, tím lepší. Týmy se s nimi musejí vypořádat (podle omezení).
Naučí se vypořádat s problémy, které se vyskytnou v rámci jejich projektu.
Systém eskalace u Oskara.
IMPLEMENTACE – ŘÍZENÍ ZMĚN
Individuální aktivita. Písemné ohodnocení aktivit řízení změn.
Účastníci se naučí jak a kdy zvládnout změnu v projektu.
Rozmluva o systému řízení změn.
SCHVALOVACÍ STADIUM GATE 3
PP 39
PP 40
PP 41
Základní informace o schvalovacím stadiu.
2D3
17.20 – 17.30
10 min
SHRNUTÍ 2. DNE
17.30
Projektové řízení – průvodce facilitátora
PP 42
Projít témata ze 2. dne - Plánování / definice cílů - Plánování / definice obecného rozsahu - Plánování / projektový plán - Plánování/ definice aktivity a rozsahu - Plánování / pořadí aktivity - Plánování / odhad projektu - Plánování / tvorba harmonogramu - Plánování / řízení rizik - Plánování / specifikace - Plánování / popis a obchodní případ - Schvalovací stadium Gate 2 - Fáze 4 – Implementace - Implementace / řízení problémů - Implementace / řízení změn
UZAVŘENÍ
PP 43
1
PRŮVODCE FACILITÁTORA/ Projektové řízení
3. den 3A1
9.00 – 9.10
10 min
UVÍTÁNÍ A PROGRAM
3A2
9.10 – 9.30
20 min
3A3
3A4
3A5
3B1
9.30 – 9.50
9.50 – 10.05
10.05 – 10.20
20 min
15 min
15 min
Uvítání a program 3. dne.
Shrnutí 2. dne
PP 1-2
PP 3
Učební aktivita s puzzle.
FÁZE 5 – UZAVŘENÍ
Obsah PIR je naplánovaný a připravený.
Bude prezentován v průběhu 3: dne.
OSKAROVA PROJEKTOVÁ FÓRA & TYPY INICIATIV
Timed relay race activity where teams will determine where types of initiatives will go (project forums). Budou to muset provést rychle, ale budou muset vysvětlit odpovědi. They will have to do it quickly, but will have to explain answers.
Přehled kde, jak a proč různé projekty putují před různá fóra.
POUŽITÍ CLARITY
SME discussion re Clarity.
Important people learn manual process first, but then need to know how and what is done with PM software, Clarity in particular. Also mention Microsoft Project.
PP 4
PP 5-7
PP 8-10
10.20 – 10.30
10 min
PŘESTÁVKA
PP 11
10.30 – 11.30
60 min
ŽIVOTNÍ CYKLUS PROJEKTU ZNOVU UVEDEN DO ŽIVOTA
PP 12
Projektové řízení – průvodce facilitátora
Skupiny přednesou své projekty ostatním (CFT), a to za pomoci expertů PMO. Veškeré podrobnosti, postupy. Podrobnosti a “gates”, kterými je třeba projít.
Účastníci vezmou veškerý dříve generovaný obsah a získané znalosti a nechají je projít živými scénáři jako u Oskara. Příležitost získat extra podrobnosti od PMO. Participants will take all previously generated content and acquired knowledge and run it through live scenarios as in Oskar. Chance to get extra 1
PRŮVODCE FACILITÁTORA/ Projektové řízení detail from PMO assistance.
Projektové řízení – průvodce facilitátora
2
FACILITATOR’S GUIDE / Constructive Conflict
3B2
3B3
3B4
3B5
11.30 – 11.45
11.45 – 11.55
11.55 – 12.05
12.05 – 12.25
15 min
10 min
10 min
20 min
SME: otázky a odpovědi
Projděte úvodní karty, abyste se přesvědčili, zda nic nezůstalo nezodpovězeno.
SME odpoví na jakékoli otázky.
CO DÁL PO KURZU
SME diskuse o tom, co následuje po kurzu.
Kde hledat pomoc příp. další materiály.
Šablony.
Po kurzu budou následovat peer coachings.
3 sezení za účelem vzájemné prezentace projektů účastníků. Diskuse o průběhu projektu a o tom, co by se dalo zlepšit, atd.
Facilitováno PMO, jenž poskytne tipy, zpětnou vazbu, zodpoví otázky, atd.
Po třech měsících se PMO facilitátor podělí s manažerem/ředitelem o svůj názor na to, jak účastníci využívají v praxi své získané dovednosti.
Odkaz na PMO přílohy v materiálech.
FINÁLNÍ SHRNUTÍ A CÍLE
Shrňte a projděte si cíle.
Nějaké otázky?
HODNOTÍCÍ TEST
3B7
12.25 – 12.35
10 min
12.35
Projektové řízení – průvodce facilitátora
PP 13
PP 14-15
PP 16
PP 17
Kdy budou výsledky komunikovány?
HODNOCENÍ KURZU
Buďte konkrétní. Co se povedlo a PROČ.
Co by se dalo zlepšit a JAK.
UZAVŘENÍ
PP 18
PP 19
3