Platform REI (Renta Electronic Invoice) – Specifieke voorwaarden1 1. Toepassingsgebied Deze Specifieke voorwaarden zijn van toepassing op (het gebruik van) het REI-platform. Door het gebruik van het REI-platform verklaart de Klant2 zich uitdrukkelijk akkoord met deze Specifieke voorwaarden, aanvaardt hij deze zonder voorbehoud en verbindt hij zich ertoe deze na te leven. Indien de Klant niet akkoord gaat met deze Specifieke voorwaarden, dient hij dienaangaande contact op te nemen met Renta Solutions bvba. 2. Algemeen a. De Klant verkrijgt op reguliere basis opdrachten van de Leasingmaatschappijen om bepaalde werkzaamheden uit te voeren aan hun leasing- en huurauto’s, welke opdrachten elektronisch worden verwerkt via het “MRT Platform” (hierna de “Opdrachten”) en/of ontvangt van de Leasingmaatschappijen bestellingen voor voertuigen, welke bestellingen elektronisch worden verwerkt via het “ORD Platform” (hierna de “Bestellingen”). b. Renta Solutions biedt aan de Klant de mogelijkheid om de door haar uitgevoerde Opdrachten en/of afgeleverde Bestellingen elektronisch te factureren via de website van Renta Solutions (hierna de “Portaalsite”) of enige andere wijze door Renta Solutions aan de Klant ter kennis gebracht, en de Klant aanvaardt het gebruik van het Platform onder de hierna vermelde voorwaarden. c. De Klant erkent dat hij op basis van deze Specifieke Voorwaarden het opstellen, versturen en archiveren van zijn elektronische facturen aan de Leasingmaatschappijen in het kader van de Kaderovereenkomst uitbesteedt aan de door Renta Solutions aangeduide IT-Dienstverleners (hierna de “Uitbesteding”). Renta Solutions meldt deze Uitbesteding aan de Leasingmaatschappijen. d. De Klant erkent dat Renta Solutions in deze Uitbesteding slechts als tussenpersoon optreedt tussen de IT-Dienstverlener en de Klant en dat Renta Solutions enkel die rechten kan toekennen of verplichtingen kan opnemen en slechts die verplichtingen kan opleggen aan de Klant die Renta Solutions zelf verkregen heeft van of opgelegd gekregen heeft door de IT-Dienstverlener onder 1
Specifieke voorwaarden MRT bestaande uit 6 opeenvolgend genummerde pagina’s. Met “Klant” wordt verwezen naar de Onderneming die in de Algemene Voorwaarden Renta Solutions als Klant wordt aangeduid. 2
REI – Specifieke voorwaarden NL V2 20150112
1|Page
de bovenvermelde Kaderovereenkomst. Deze Kaderovereenkomst ligt tijdens de kantooruren ter inzage op de maatschappelijke zetel van Renta Solutions. e. Renta Solutions stelt dat zij haar verplichtingen onder deze Overeenkomst naar best vermogen zal uitvoeren. Dit maakt een middelenverbintenis uit in haar hoofde, tenzij anders gestipuleerd in deze Overeenkomst. 3. Verklaringen van Renta Solutions Renta Solutions verklaart dat: a. zij onder de Kaderovereenkomst de garantie heeft gekregen van de ITDienstverlener dat dit Platform voldoet en in de toekomst zal blijven voldoen aan de noodzakelijke vereisten van onder andere de geldende BTW-wetgeving, de wetgeving inzake de elektronische handtekening en de elektronische uitwisseling van gegevens, etc. b. zij van de Leasingmaatschappijen het akkoord heeft verkregen dat hun leveranciers (hierin begrepen de Klant) aan deze Leasingmaatschappijen elektronische facturen mag versturen. 4. Rechten en plichten van de Klant a. De Klant verklaart en waarborgt dat hij de Leasingmaatschappijen steeds elektronisch zal factureren via het Platform wanneer hij zijn Opdrachten verwerkt heeft via het MRT-Platform desgevallend de Bestellingen heeft verwerkt via het ORD-Platform. De Klant garandeert tevens dat hij in geen geval papieren facturen zal opstellen en/of versturen aan de Leasingmaatschappijen voor zover het gaat om een factuur voor uitgevoerde Opdrachten/Bestellingen, tenzij wanneer zij hiertoe een schriftelijke instructie gekregen heeft van Renta Solutions of de ITDienstverlener. b. Na afloop van de Opdracht/Bestelling zal op de Portaalsite een elektronisch document worden gegenereerd op basis van de door de desbetreffende Leasingmaatschappij goedgekeurde informatie die door de Klant bij het invoeren van de Opdracht/Bestellingen op het MRT/ORD Platform werd verwerkt. De Klant heeft hierbij de verplichting om, via de Portaalsite, te controleren of: i. de informatie die op de elektronische factuur zal worden gebruikt volledig, juist en up-to-date is; ii. de berekening van de BTW op een correcte wijze werd uitgevoerd. c. Indien na controle blijkt dat de informatie vermeld in Artikel 4b niet correct is, heeft de Klant de verplichting om dit aan de IT-Dienstverlener te melden via de Portaalsite, in overeenstemming met de instructies voor het gebruik van de REI – Specifieke voorwaarden NL V2 20150112
2|Page
d.
e.
f.
g.
h.
Portaalsite. De IT-Dienstverlener heeft onder de Kaderovereenkomst de verplichting aanvaard om de elektronische facturatiegegevens vervolgens aan te passen overeenkomstig de gemaakte opmerkingen, ten laste de Klant. De Klant is verplicht om minstens 1 (één) keer per werkdag de aan de Klant ter beschikking gestelde gegevens op de Portaalsite te consulteren en hieromtrent zijn goedkeuring te geven. Aanpassingen aan bedragen kunnen alleen door het opstellen van een creditnota op papier. De Klant moet deze verplichting uitvoeren binnen de wettelijke termijn die vastgesteld is onder de op dat ogenblik geldende regelgeving voor het uitreiken van facturen. De Klant erkent dat Renta Solutions op geen enkele manier aansprakelijk kan gesteld worden voor de laattijdige levering van een elektronische factuur door, onder andere maar niet beperkt tot, een laattijdige goedkeuring door de Klant of het nalaten om via de Portaalsite identificatie-correcties door te geven. Na goedkeuring door de Klant van de door de IT-Dienstverlener opgestelde gegevens die verwerkt zullen worden in de elektronische factuur zal de ITDienstverlener de elektronische factuur in naam en voor rekening van de Klant verwerken, elektronisch ondertekenen en afleveren aan de Leasingmaatschappij overeenkomstig de geldende wettelijke vereisten op het ogenblik van het verzenden van de factuur. De Klant kent hiervoor een volmacht toe aan Renta Solutions/de IT-Dienstverlener die automatisch vervalt wanneer deze overeenkomst om eender welke reden een einde neemt. De Klant erkent dat de elektronische facturen die op basis van deze Overeenkomst door de IT Dienstverlener via het Platform zijn opgesteld, elektronisch ondertekend en verstuurd aan de Leasingmaatschappijen de enige wettelijke facturen zijn en erkent tevens dat eventuele creditnota’s niet elektronisch maar op papier zullen worden uitgereikt. Archivering i. De Klant wordt geïnformeerd over de verplichting van de Dienstverlener om, onder andere maar niet beperkt tot, de volgende documenten voor een periode van minstens 8 (acht) kalenderjaar te bewaren: 1. Elektronische factuur in het formaat zoals die is verstuurd aan de Leasemaatschappijen. Indien de elektronische factuur wordt verstuurd in geëncrypteerde vorm, dient de elektronische factuur bewaard te worden in gedeëncrypteerde vorm;
REI – Specifieke voorwaarden NL V2 20150112
3|Page
i.
2. Gegevens voor bewijs van authenticiteit en integriteit (onder andere maar niet beperkt tot elektronische handtekening en het elektronisch certificaat waarop de digitale handtekening is bewaard); 3. Ontvangstmelding; 4. Opdrachten/Bestellingen (verwerkt via het MRT/ORD Platform); 5. Goedkeuring van de Opdrachten/Bestellingen door de Leasingmaatschappijen (die verstuurd zijn via het MRT/ORDPlatform); 6. Goedkeuring door de Klant van de gegevens die door de ITDienstverlener verwerkt werden in de elektronische factuur; 7. Het systeem en de applicatie. ii. De Klant wordt geïnformeerd over de verplichting van de ITDienstverlener om een leesbaar formaat te kunnen voorleggen gedurende de 8-jarige bewaringstermijn. Hiertoe kan het volgende worden bewaard: 1. leesbaar document van elektronische factuur (bijv. PDF-bestand); 2. gegevens voor bewijs van authenticiteit en integriteit (onder andere maar niet beperkt tot een elektronische handtekening en het elektronisch certificaat waarop de digitale handtekening is bewaard). Tijdens de duur van deze Overeenkomst heeft de IT-Dienstverlener op basis van de Kaderovereenkomst de verplichting opgenomen om de door haar gegenereerde elektronische facturen en alle hierboven vermelde documenten gedurende een periode van minstens 8 (acht) kalenderjaar te bewaren voor de Klant. Bij beëindiging van de Overeenkomst door één van de Partijen, zal Renta Solutions binnen het toepassingsgebied van haar rechten toegekend door de IT Dienstverlener in de Kaderovereenkomst, er voor zorgen dat de Klant kan beschikken over de elektronische facturen en andere te archiveren documenten die vanaf het begin tot het einde van de duurtijd van deze Overeenkomst gegenereerd zijn door de IT Dienstverlener voor de Klant en dit op een door partijen te bepalen leesbaar medium. De Klant zal de kosten voor het afleveren van de elektronische facturen en andere te archiveren documenten zoals vermeld in artikel 4.h dragen.
REI – Specifieke voorwaarden NL V2 20150112
4|Page
j.
Gebruik van de Portaalsite i. De Klant gaat ermee akkoord om de Portaalsite van Renta Solutions enkel te gebruiken voor: 1. de goedkeuring van de gegevens die door de IT-Dienstverlener gebruikt zullen worden voor het opstellen van de elektronische factuur; en 2. de raadpleging van de door de IT-Dienstverlener gearchiveerde elektronische facturen. Dergelijke raadpleging houdt tevens het recht in om toegang te geven tot de via de Portaalsite ter beschikking gestelde gegevens aan overheidsinstanties, zoals, maar niet beperkt tot, de fiscale administratie. ii. Foutieve verwerking van gegevens 1. Indien Renta Solutions door de IT-Dienstverlener op de hoogte wordt gebracht van het feit dat de gegevens die door de ITDienstverlener werden ontvangen om technische redenen niet of slechts gedeeltelijk konden worden verwerkt, zal Renta Solutions de Klant hiervan op de hoogte brengen. In dergelijk geval zullen Partijen trachten om gezamenlijk tot een passende oplossing te komen.
5. Tarifering en facturatie a. Voor het gebruik zelf van het REI-platform wordt geen vergoeding aangerekend. De Klant betaalt aan Renta Solutions een vergoeding3 per verzonden elektronische factuur van: - EUR 0,494 indien deze factuur verwijst naar een goedgekeurde MRT-aanvraag - EUR 2,50 indien deze factuur verwijst naar een in ORD afgesloten bestelling. Deze bedragen zijn exclusief BTW, en kunnen jaarlijks, per 1 januari, worden herzien. De vergoeding volgt de evolutie van de Agoria IT- index. 6. Actueel houden van de gegevens van de Klant a. Wij verwijzen uitdrukkelijk naar Art. 7 van de Algemene voorwaarden Renta Solutions over de verantwoordelijkheid van de Klant m.b.t. het actueel houden van alle gegevens van de Klant, inclusief de gebruikersgegevens. b. Bovenstaande impliceert dat de Klant verklaart dat alle gegevens die door hem/haar aan Renta Solutions bvba werden verstrekt correct en actueel zijn. 3
Tarief 2015. Alle bedragen zijn exclusief BTW, en kunnen jaarlijks, per 1 januari, worden herzien.
REI – Specifieke voorwaarden NL V2 20150112
5|Page
c. Wij verwijzen uitdrukkelijk naar Art. 11 van de Algemene voorwaarden Renta Solutions over de geheimhouding van o.a. login- en paswoordgegevens. 7. Digitale facturatie van afgewerkte Opdrachten en Bestellingen a. Alle in MRT verkregen goedkeuringen en alle in ORD afgewerkte bestellingen zullen via het REI-platform digitaal worden gefactureerd. Het gebruik van het MRT-platform en het ORD-platform wordt enkel toegestaan indien de Klant de verkregen goedkeuringen digitaal factureert via het REI-platform. b. De Klant erkent dat de elektronische facturen die via het REI-platform zijn opgesteld, elektronisch ondertekend en verstuurd aan de Leasingmaatschappijen de enige wettelijke facturen zijn. c. De Klant gaat er uitdrukkelijk mee akkoord dat het uiteindelijke factuurbedrag identiek is aan het in MRT/ORD overeengekomen bedrag tussen de Klant en de Leasing- of Rentingmaatschappij. 8. Domiciliëring a. De Klant verklaart zich akkoord om bij de eerste vraag van Renta Solutions bvba een bericht van domiciliëring te ondertekenen om Renta Solutions bvba toe te laten de rekening van de Klant te debiteren, na toezending van de factuur.
REI – Specifieke voorwaarden NL V2 20150112
6|Page
