Perancangan Sistem Penerbitan Majalah Gereja Matias di Paroki Santo Matias Cinere Yuli Purwantoro, Ignatius A. Sandy, Monika Sundari Tanara Fakultas Teknologi Industri, Jurusan Teknik Industri, Universitas Katolik Parahyangan Jl. Ciumbuleuit 94, Bandung 40141 Email:
[email protected],
[email protected],
[email protected]
Abstrak Gereja Santo Matias Cinere merupakan paroki gereja katolik di bawah Keuskupan Bogor yang berdiri pada tahun 1994. Gereja Santo Matias memiliki suatu majalah gereja yang diterbitkan setiap minggunya. Majalah tersebut merupakan salah satu bentuk pewartaan dari paroki untuk memfasilitasi setiap umat paroki untuk mendapatkan segala informasi yang dibutuhkan seputar gereja dan ruang lingkup rohani. Majalah gereja matias bernama Media Matias dan dikelola oleh Tim Redaksi Media Matias. Tim Redaksi Media Matias bertanggung jawab untuk memproduksi Media Matias setiap minggunya. Ketua redaksi Media Matias menyampaikan bahwa sistem penerbitan majalah gereja saat ini masih memiliki banyak kekurangan. Kekurangan tersebut seperti pendistribusian Media Matias yang tidak merata keseluruh umat, dan juga ketidakaturan pembagian tugas dalam sistem penerbitan Media Matias. Ketua Redaksi dan Pastor Paroki juga menyampaikan keinginannya untuk membuat pengaturan agar sistem penerbitan Media Matias dapat berjalan dengan lebih baik. Upaya untuk melakukan pengaturan dan perbaikan sistem dapat dicapai dengan melakukan perancangan sistem penerbitan Media Matias. Perancangan sistem penerbitan Media Matias lebih mengarah kepada perancangan struktur organisasinya dan juga merancang prosedur operasi baku untuk beberapa aktivitas yang ada di dalam Tim Redaksi. Perancangan struktur organisasi itu sendiri menggunakan teknik Hierarchical Cluster Analysis. Dari hasil analisa mengenai struktur organisasi yang dimiliki Media Matias saat ini dapat diketahui masih belum terdapat penetapan job description yang tetap kepada setiap karyawannya oleh sebab itu dibuatlah pendefinisian proses bisnis usulan yang digunakan untuk membuat perancangan struktur organisasi yang baru sekaligus pembuatan job description yang jelas untuk masing – masing anggota atau karyawan. Kata kunci: hierarchical clustering, Santo Matias Cinere, analisis multivariat, perancangan struktur organisasi, prosedur operasi baku
Pendahuluan Di dalam kehidupan manusia sehari – hari terdapat banyak informasi atau pesan yang diterima oleh otak manusia. Untuk menerima informasi tersebut diperlukan suatu media untuk menyampaikannya. Jenis jenis media secara umum dapat dibagi menjadi 3 yaitu, media visual, media audio, dan media audio visual. Media visual merupakan media yang dapat dilihat, dibaca dan diraba. Media ini mengandalkan lebih indra penglihatan dan peraba. Salah satu contoh dari media visual tersebut adalah majalah. Majalah adalah sebuah media publikasi atau terbitan secara berkala yang memuat artikel – artikel dari berbagai penulis. Selain memuat artikel, majalah juga merupakan publikasi yang berisi cerita pendek, gambar, review, ilustrasi atau fitur lainnya yang mewarnai isi atau konten dari majalah. Oleh karena itu, majalah dijadikan salah satu pusat informasi bacaan yang sering dijadikan bahan rujukan oleh para pembaca dalam mencari sesuatu hal yang diinginkannya.
Di dalam dunia rohani, majalah juga memiliki banyak peran. Secara umum setiap gereja atau paroki memiliki majalah atau lembar pewartaan yang berfungsi sebagai media bagi seluruh umat masing-masing paroki untuk mengetahui informasi-informasi terkini seperti, renungan mingguan, jadwal tugas di gereja maupun acara acara yang sedang atau akan berlangsung di dalam parokinya. Setiap umat paroki-pun dapat berkontribusi langsung untuk mengisi atau menulis artikel-artikel didalamnya. Dari hasil wawancara awal kepada Ketua Redaksi Media Matias Yohanes Gama Widyanarko terdapat beberapa kendala yang terjadi di dalam sistem penerbitan Media Matias saat ini. Kendala yang pertama adalah pembagian Media Matias yang tidak merata. Pembagian Media Matias yang tidak merata tersebut disebabkan oleh adanya umat yang mengambil Media Matias melebihi kebutuhannya. Kelebihan pengambilan Media Matias tersebut juga menyebabkan terdapat
umat yang tidak kebagian Media Matias yang seharusnya menjadi haknya untuk mendapatkan Media Matias tersebut. Dengan terjadinya hal tersebut maka menimbulkan keluhan konsumen/umat terhadap Tim Redaksi Media Matias yang secara tidak langsung dapat menurunkan tingkat kepuasan umat terhadap kinerja Tim Redaksi Media Matias/komsos. Kendala kedua tersebut dapat disimpulkan bahwa adanya permasalahan dalam sistem distribusi Media Matias sehingga perlu adanya pengaturan distribusi yang baru untuk mengatasi kendala tersebut. Permasalahan selanjutnya adalah setiap divisi dalam Tim Redaksi tidak memiliki tugas dan tanggung jawab yang jelas sehingga terjadi penumpukan tugas pada suatu divisi dan yang paling terlihat yaitu penumpukan tugas ketua redaksi Media Matias. Hal tersebut dapat dilihat dari tugas seorang pemimpin yang sangat banyak dari masalah administrasi Tim Redaksi seperti penggajian karyawan sampai dengan masalah produksi seperti merencanakan kebutuhan bahan baku. Hal ini disebabkan karena tidak adanya struktur organisasi yang baik dalam Tim Redaksi Media Matias. Pembagian tugas yang kurang baik dan tanggung jawab yang terlalu besar dapat menyebabkan menurunnya performansi dalam melakukan setiap pekerjaan sehingga akan tidak optimal karena adanya beban kerja lain yang harus diselesaikan sesuai dead line yang ada. Akibat lain dari pembagian tugas yang kurang baik dan tanggung jawab yang terlalu besar tersebut yaitu berdampak ketika ketua redaksi berhalangan hadir sehingga dia tidak dapat melakukan pekerjaannya. Maka hal tersebut akan berdampak pada terhambatnya aktivitas operasional Tim Redaksi. Selain itu, tidak terdapat span of control yang jelas sehingga tidak ada kejelasan mengenai tanggung jawab masing-masing individu. Sebagai contohnya apabila ada pekerja yang ingin mengajukan cuti, pekerja tersebut harus meminta ke ketua redaksi secara langsung karena tidak ada divisi atau departemen yang jelas yang mengurus mengenai pengurusan cuti pegawai. Permasalahan selanjutnya adalah Tim Redaksi Media Matias belum memiliki panduan yang jelas dalam melakukan setiap aktivitas yang ada. SOP sangat dibutuhkan oleh Tim Redaksi Media Matias untuk menjadi pedoman di saat terdapat karyawan baru yang bekerja
dalam Tim Redaksi Media Matias. Permasalahan tersebut terlihat dari kendala yang terjadi di dalam Tim Redaksi Media Matias saat ini yaitu staff Tim Redaksi masih terlihat ragu – ragu dalam mengerjakan tugasnya. Keraguan dalam melakukan tugas tersebut yang berdampak juga dalam performansi kerja karyawan. Oleh sebab itu diperlukan adanya prosedur operasi baku dan instruksi kerja untuk beberapa aktivitas yang ada di dalam proses penerbitan Media Matias. Wawancara selanjutnya dilakukan kepada Pastor Paroki Santo Matias yang sekaligus menjabat sebagai Ketua Dewan Paroki Santo Matias. Wawancara dilakukan untuk mengklarifikasi atas permasalahan – permasalahan atau kendala yang terjadi di dalam Tim Redaksi Media Matias. Secara garis besar Pastor Paroki membenarkan seluruh pernyataan Ketua Redaksi Media Matias mengenai adanya pembagian Media Matias yang tidak merata, tidak adanya pembagian tanggung jawab yang jelas, dan belum adanya panduan yang jelas dalam melakukan setiap aktivitas yang ada. Oleh sebab itu secara personal Pastor Paroki meminta tolong untuk melakukan perancangan struktur organisasi secara detail dan juga pembagian tanggung jawab yang jelas sesuai dengan aktivitas – aktivitas yang ada di dalam Tim Redaksi Media Matias. Hasil dan Pembahasan Keseluruhan aktivitas yang telah direkapitulasi berdasarkan penggabungan proses bisnis di definisikan dalam bentuk context diagram dan data flow diagram. Hasil dari data flow diagram level akhir kemudian direkap dan dilakukan perhitungan matriks jarak. Hasil dari perhitungan matriks jarak tersebut dimasukkan ke dalam software minitab untuk dilakukan clustering. Salah satu hasil dari clustering tersebut dipilih sebagai perancangan struktur organisasi usulan. Setelah ditentukan struktur organisasi usulan, dibuatlah prosedur operasi baku yang diperlukan untuk menunjang seluruh kegiatan atau aktivitas yang ada di dalam Tim Redaksi Media Matias. Proses Bisnis Gabungan/Usulan Tabel di bawah ini merupakan proses bisnis yang dijadikan acuan untuk Tim Redaksi Media Matias. Tabel proses bisnis di dapat dari
hasil penggabungan proses bisnis yang ada di dalam Tim Redaksi Media Matias dengan yang dimiliki oleh Tim Redaksi Media Pass Santo Stefanus. Proses bisnis yang ditambahkan atau diambil dari Media Pass Santo Stefanus adalah proses pembelian, logistik, distribusi dan penyimpanan serta satu aktivitas dalam proses produksi yaitu mengecek jadwal produksi, dimana masing masing orang harus selalu ingat akan deadline dari masing masing tugas yang ditelah diberikan. Proses bisnis gabungan ini terdiri dari delapan area proses yaitu, proses perencanaan produksi percetakan, proses pembelian atau purchasing, logistik, produksi, distribusi dan penyimpanan, akutansi dan keuangan, sekretariat dan iklan, dan manajemen sumber daya manusia.
Tabel 1. Proses bisnis gabungan/usulan(lanjutan) Proses Bisnis Utama Aktivitas Distribusi dan penyimpanan
Perencanaan Produksi Percetakan
Akutansi dan Keuangan
Sekretariat dan Iklan
Mengumpulkan iklan Penggabungan data eksternal Menerima uang hasil iklan Merekrut karyawan Menyeleksi karyawan Mengelola performansi Mengelola promosi, demosi, dan mutasi Mengelola gaji Mengelola keluhan
Membuat jadwal produksi Merencanakan kebutuhan bahan baku
Mengelola cuti
Negosiasi dan membuat kontrak Melakukan pembayaran
Menyimpan bahan baku yang datang Mengambil bahan baku dari gudang Mengecek ketersediaan bahan baku Mengumpulkan konten produk Mengumpulkan dokumentasi Menggabungkan konten produk, iklan, dokumentasi, dan kontributor Produksi
Merekapitulasi pemasukan
Menentukan volume produksi
Menerima bahan baku
Logistik
Merekapitulasi pengeluaran
Membuat laporan keuangan Mengumpulkan pengumuman dan jadwal tugas mingguan
produk
Membuat anggaran produksi Menentukan jumlah bahan baku yang akan dibeli Pembelian/Pu rchasing
Mengirim barang jadi Merekap jumlah sisa barang jadi Menghitung budget dan gaji karyawan
SDM Tabel 1. Proses bisnis gabungan/usulan Proses Bisnis Utama Aktivitas Menentukan konten (artikel)
Menyimpan barang jadi
Mengecek jadwal produksi Menerima bahan baku Mencetak Majalah Inspeksi produk Pengepakan produk
Matriks Jarak Matriks jarak merupakan matriks yang akan menunjukkan jarak dari satu proses ke proses lain. Aktivitas-aktivitas yang akan dinilai kedekatannya merupakan aktivitas yang berada pada level terakir di dalam data flow diagram. Nilai jarak dalam matriks ini didapatkan dengan mempertimbangkan matriks kedekatan aktivitas. Terdapat 38 aktivitas yang akan dihitung jarak kedekatannya. Tabel 2 akan menunjukkan 38 buah aktivitas-aktivitas yang akan ada di Tim Redaksi Media Matias. Tabel 2. Penjabaran aktivitas usulan untuk tim redaksi media matias Proses Bisnis Utama No Aktivitas Menentukan konten 1 produk Menentukan volume 2 produksi Perencanaan 3 Membuat jadwal produksi Produksi Merencanakan 4 kebutuhan bahan baku Membuat anggaran 5 produksi
Tabel 2. Penjabaran aktivitas usulan untuk tim redaksi media matias (lanjutan) Proses Bisnis Utama
No
6 Pembelian
7 8 9
15 16
Mengecek jadwal produksi
17
Menerima bahan baku
18
Mencetak majalah
19
Inspeksi produk
20
Pengepakan produk
21
Menyimpan barang jadi
22
Mengirim barang jadi Merekap jumlah barang jadi Menghitung budget gaji karyawan Merekapitulasi pengeluaran
11 12 13 14
Produksi
Distribusi dan penyimpanan
23 24 Akuntansi dan keuangan
25 26 27
28 Sekretariat dan Iklan
SDM
Menentukan jumlah bahan baku yang akan dibeli Negosiasi dan membuat kontrak Melakukan pembayaran ke supplier Menerima bahan baku Menyimpan bahan baku yang datang Mengambil bahan baku dari gudang Mengecek ketersediaan bahan baku Mengumpulkan konten produk Mengumpulkan dokumentasi Menggabungkan seluruh konten produk, iklan, dan dokumentasi
10 Logistik
Aktivitas
29
Data flow diagram gabungan Data flow diagram gabungan akan menunjukkan seluruh aliran data yang terjadi di dalam Tim Redaksi. Aktivitas yang akan digambarkan pada DFD gabungan ini merupakan 38 aktivitas yang merupakan aktivitas pada level terendah pada masingmasing sistem yang ada di Tim Redaksi. Data flow diagram gabungan dapat dilihat pada Gambar 1.
sisa Gambar 1. Data flow diagram gabungan dan
Merekapitulasi pemasukan Membuat laporan keuangan Mengumpulkan pengumuman dan jadwal tugas mingguan
30
Mengumpulkan iklan Penggabungan eksternal
31
Menerima uang hasil iklan
32
Merekrut karyawan
33
Menyeleksi karyawan
34 35
Mengelola performansi Mengelola promosi, demosi, dan mutasi
36
Mengelola gaji
37
Mengelola keluhan
38
Mengelola cuti
data
Matriks kedekatan aktivitas Terdapat beberapa kriteria penilaian yang digunakan untuk menilai kedekatan satu aktivitas dengan aktivitas lainnya berdasarkan jarak aktivitas dalam aliran proses. Jika kedua aktivitas beada dalam posisi berurutan maka nilai yang diberikan adalah 1. Jika kedua aktivitas berselisih satu aktivitas dalam aliran proses maka nilai yang diberikan adalah 2. Jika kedua aktivitas berselisih dua aktivitas dalam aliran proses maka nilai yang diberikan adalah 3. Jika kedua aktivitas berselisih tiga aktivitas dalam aliran proses maka nilai kedekatan yang diberikan adalah 4. Jika kedua aktivitas berselisih lebih dari sama dengan empat aktivitas maka nilai kedekatan yang diberikan pada kedua aktivitas tersebut adalah 5. Tabel 3 akan menunjukkan cuplikan atau salah satu potongan dari matriks kedekatan aktivitas.
Tabel 3. Cuplikan matriks kedekatan aktivitas 1 1
2
3
4
5
6
7
8
9
3
1
2
2
5
5
5
4
2
1
5
4
5
5
5
1
1
4
5
5
3
5
3
4
5
5
5
5
5
2
1
2
3
1
2
2
3
3
1
2
4
2
1
1
5
2
5
1
5
6
5
4
4
3
5
7
5
5
5
4
5
1
8
5
5
5
5
5
2
1
9
4
5
3
5
2
3
2
1
10
5
5
5
2
5
2
1
5
Gambar 2. Single linkage
1
5
Dendogram Dendrogram dibuat berdasarkan hasil perhitungan matriks jarak dengan menggunakan software Minitab, dengan teknik Hierarchical Cluster Analysis. Tipe jarak yang digunakan dalam pembuatan dendrogram adalah euclidean distance. Matriks jarak tersebut merupakan nilai jarak antara satu aktivitas dengan aktivitas lainnya. Dendrogram menggambarkan tahaptahap pengelompokan semua aktivitas yang ada. Aktivitas yang dinilai paling dekat akan dikelompokkan terlebih dahulu, kemudian dikelompokkan lagi dengan aktivitas lainnya, begitu seterusnya hingga semua aktivitas dikelompokkan. Pembuatan dendrogram dilakukan dengan beberapa metode, yaitu single linkage, complete linkage, dan average linkage. Pembuatan dengan tiga buah metode ini bertujuan untuk memilih dendrogram mana yang bisa menghasilkan pengelompokkan aktivitas yang paling baik. Baik disini maksudnya dapat mengelompokkan aktivitas yang hampir menyerupai pengelompokkan struktur organisasi fungsional. Single linkage akan mengelompokkan aktivitas berdasarkan kemiripan dari sebagian besar anggota yang mirip dari setiap cluster. Gambar 2 akan menunjukkan dendrogram single linkage.
Complete linkage melakukan pengelompokkan berdasarkan kemiripan dari anggota cluster yang paling berbeda. Gambar 3 akan menunjukkan dendrogram complete linkage.
Gambar 3. Complete linkage
Average linkage mengelompokkan berdasarkan jarak rata-rata setiap cluster. Gambar 4 akan menunjukkan dendrogram Average linkage.
Gambar 4. Average linkage
Agar pembagian departemen diatas dapat terlihat dengan jelas, maka Gambar 5 akan menunjukan dendogram pembagian departemen. 38 aktivitas tersebut dibagi kedalam delapan departemen. Departemen 1 merupakan departemen perencanaan
produksi, departemen 2 merupakan departemen logistik, departemen 3 merupakan departemen produksi, departemen 4 merupakan departemen distribusi dan penyimpanan, departemen 5 merupakan departemen secretariat dan iklan, departemen 6 merupakan departemen akuntansi dan keuangan, departemen 7 merupakan departemen pembelian, dan departemen 8 adalah departemen sumber daya manusia. Proses clustering atau pengelompokkan aktivitas – aktivitas tersebut dapat diubah atau dipindahkan sesuai dengan pendapat subjektif yang memang sekiranya berpengaruh atau berhubungan dalam kondisi aktual. Hasil clustering yang berjauhan juga dapat disebabkan oleh tidak adanya aliran data yang masuk ke dalam maupun keluar. Gambar dibawah ini merupakan dendrogam hasil dari pembagian departemen yang terpilih.
dipindahkan dari kelompok seharusnya, yaitu aktivitas nomor 24 (menghitung budget dan gaji karyawan). Dalam proses bisnis awal aktivitas tersebut masuk ke dalam sistem akuntansi dan keuangan, setelah dilakukan clustering aktivitas tersebut masuk ke dalam aktivitas departemen SDM. Struktur organisasi yang dibuat berdasarkan dendrogram menghasilkan delapan divisi utama. Kedelapan divisi tersebut adalah perencanaan produksi, logistik, produksi, distribusi dan penyimpanan, sekretariat dan iklan, akuntansi dan keuangan, pembelian, dan sumber daya manusia. Rancangan struktur organisasi usulan untuk Tim Redaksi Media Matias dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6. Struktur organisasi usulan tim redaksi media matias
Gambar 5. Dendogram pembagian departemen
Perancangan sistem usulan Proses selanjutnya merupakan perancangan sistem usulan. Perancangan system usulan tersebut meliputi, perancangan struktur organisasi, dan perancangan prosedur operasi baku. Perancangan struktur organisasi ini meliputi struktur organisasi usulan, basic function, dan job description. Struktur organisasi Setelah didapatkan hasil gambar dendrogram dari output software MINITAB, maka selanjutnya akan dirancang struktur organisasi Tim Redaksi. Jabatan atau posisi yang ada dalam struktur organisasi dikelompokan berdasarkan kedekatan yang ditunjukan oleh dendrogram. Pengelompokan dilakukan berdasarkan kelompok-kelompok yang terbagi dalam dendrogram complete linkage. Terdapat satu aktivitas yang
Basic function Dari masing-masing jabatan yang telah ditetapkan, kemudian dirumuskan basic function untuk masing-masing jabatan tersebut. Tabel 4 akan menunjukkan cuplikan atau contoh dari basic function dari setiap jabatan pada struktur organisasi Tim Redaksi Media Matias. Tabel 4. Cuplikan Basic function N o Jabatan Basic Function Mengawasi jalannya aktivitas yang dilakukan oleh Tim Dewan Redaksi Media Matias, sebagai 1 Paroki pengambil keputusan tertinggi untuk kelayakan naik cetak media matias. Mengurus dan mengontrol jalannya seluruh proses bisnis yang ada di Tim Redaksi Media Ketua 2 Matias, sebagai pengambil Redaksi keputusan atas kebijakankebijakan yang bersift umum atau penting dala Tim Redaksi.
Tabel 4. Cuplikan Basic function (lanjutan) N o Jabatan Basic Function Membuat notulen segaa kegiatan dalam Tim Redaksi 3 Sekretaris dan membantu ketua redaksi untuk menjadwalkan kegiatan dalam Tim Redaksi. Mengontrol, mengkordinasi dan bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan dan halhal yang berhubungan dengan departemen Kepala perencanaan produksi, Departemen 4 sebagai pengambil Perencanaa keputusan atas kebijakan n Produksi yang berlaku untuk departemen perencanaan produksi, bertanggung jawab membuat anggaran produksi. Melakukan semua pekerjaan departemen perencanaan produksi, diantaranya Staff menentukan konten produk, 5 Perencanaa menentukan volume n Produksi produksi, membuat jadwal produksi, dan merencanakan kebutuhan bahan baku. Mengontrol, mengkordinasi dan bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan dan halhal yang berhubungan dengan departemen logistik, sebagai pengambil Kepala keputusan atas kebijakan 6 Departemen yang berlaku untuk Logistik departemen logistik, bertanggung jawab atas segala hal yang berhubungan dengan bahan baku yang diperlukan dalam mencetak media matias. Melakukan semua pekerjaan departemen logistik, diantaranya menyimpan 7 Staff Logistik bahan baku yang datang, mengambil bahan baku dari gudang, dan mengecek ketersediaan bahan baku. Mengontrol, mengkordinasi dan bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan dan halKepala hal yang berhubungan 8 Departemen dengan departemen Produksi produksi sebagai pengambil keputusan atas kebijakan yang berlaku untuk departemen produksi.
Selain dibuat basic funcition untuk setiap jabatan, maka dibuatlah job description untuk semua jabatan tersebut. Pembuatan job description dibuat dengan tujuan agar setiap jabatan dapat mengetahui lebih jelas pekerjaan yang harus dilakukannya. Gambar 7 merupakan cuplikan dari penjabaran job description setiap jabatan yang akan ada di dalam organisasi.
Gambar 7. Job description
Prosedur operasi baku Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai prosedur operasi baku yang dibuat dari setiap divisi yang ada di dalam Tim Redaksi. Prosedur operasi baku (POB) sendiri adalah serangkaian instruksi tertulis yang mendokumentasikan aktivitas rutin dalam sebuah organisasi. Sementara, instruksi kerja adalah uraian langkah yang menggambarkan bagaimana sebuah proses dilakukan. Dengan adanya prosedur operasi baku, maka sebuah organisasi akan merasakan manfaat berupa pengurangan variasi serta meningkatnya kualitas pekerjaan yang ada di dalam organisasi. Prosedur operasi baku juga dapat digunakan sebagai perangkat untuk melatih karyawan baru karena adanya ketersediaan instruksi kerja yang jelas dan spesifik bagi karyawan tersebut dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Pada bagian berikutnya akan dijelaskan mengenai penjelasan singkat salah satu prosedur operasi baku yang telah dibuat. Penjelasan singkat ini berisikan pihak-pihak yang terlibat dalam prosedur operasi baku,
serta membahas pula aktivitas yang ada di dalam prosedur operasi baku secara singkat. Prosedur operasi baku pengiriman Media Matias POB ini dibuat dengan tujuan untuk menunjukkan proses pendistribusian Media Matias kepada umat paroki santo matias. Pihak yang bertanggung jawab terhadap prosedur ini adalah kepala departemen distribusi dan penyimpanan, serta pihak yang terlibat selain kepala departemen adalah staff distribusi, ketua lingkungan, dan pihak paroki. Dalam POB ini terdapat enam buah aktivitas yang menjadi tugas dari staff distribusi. Dalam POB ini terdapat satu buah dokumen yang bernama laporan total Media Matias yang terkirim dan satu buah data store yaitu daftar permintaan Media Matias. Dalam POB ini juga terdapat satu buah aktivitas pengambilan keputusan. POB ini dapat dilihat pada Gambar 8.
didapatkan dari daftar permintaan Media Matias oleh ketua lingkungan. Aktivitas selajutnya adalah menyiapkan Media Matias yang akan diserahkan ke ketua lingkungan. Aktivitas selanjutnya adalah mengirim Media Matias ke setiap ketua lingkungan. Setelah Media Matias diterima oleh ketua lingkungan, masing masing ketua lingkungan membagikan Media Matias keseluruh umat lingkungan paroki santo matias. Apabila terdapat Media Matias yang tersisa maka staff distribusi menghitung banyaknya sisa Media Matias, namun apabila tidak tersisa maka staff distribusi langsung menghitung total Media Matias yang telah dikirim. Hasil perhitungan tersebut menghasilkan output laporan total Media Matias yang terkirim. Laporan tersebut diserahkan kepada pihak paroki santo matias dan prosedur selesai. Pola sistem distribusi usulan berbeda dengan sistem distribusi yang ada pada Tim Redaksi Media Matias saat ini. Sistem distribusi saat ini, pembagian Media Matias dilakukan dengan cara menyebarkannya di dalam Gereja, sehingga Umat Paroki seperti diberikan kebebasan dalam proses pengambilan Media Matias. Sedangkan dalam sistem distribusi usulan Tim Redaksi Media Matias membagikan Media Matias kepada setiap Ketua Lingkungan Paroki Santo Matias. Setelah diterima oleh Ketua Lingkungan, Ketua Lingkungan membagikan Media Matias tersebut kepada seluruh Umat yang tinggal di dalam setiap lingkungannya. Pembagian Media Matias yang lebih merata dapat menjadi salah satu keunggulan atau dampak positif dari sistem distribusi usulan. Kesimpulan
Gambar 8. POB pengiriman Media Matias
POB pengiriman Media Matias dibuat agar dapat memenuhi kebutuhan tim redaksi dalam hal keteraturan dalam proses pengiriman Media Matias. Pihak yang terlibat dalam POB ini adalah staff distribusi, ketua lingkungan dan pihak paroki. POB ini diawali dengan aktivitas melihat daftar permintaan Media Matias yang
Kesimpulan yang dapat diambil dari penilitian mengenai perancangan sistem penerbitan majalah gereja matias di paroki santo matias adalah sebagai berikut: 1. Struktur organisasi yang tepat untuk Tim Redaksi Media Matias adalah struktur organisasi tipe fungsional. Struktur organisasi tipe fungsional lebih mudah diterapkan karena pembuatannya disesuaikan dengan fungsi-fungsi yang ada pada organisasi. Selain itu, struktur organisasi awal ini baru saja akan diimplementasikan sehingga lebih
cocok untuk tipe yang fungsional. Pembagian departemen pada Tim Redaksi masih tergolong sederhana dan tidak terlalu banyak sehingga tipe struktur organisasi yang lebih efektif adalah yang tipe fungsional. 2. Perbandingan struktur usulan dengan struktur organisasi awal Tim Redaksi dilihat dari 3 aspek, yaitu jumlah departemen, span of control, serta pembagian kerja yang lebih merata. Jumlah departemen pada struktur awal hanya terdapat 3 buah saja yaitu produksi dan layout, reporter, dan fotografer sedangkan untuk struktur usulan terdapat 8 buah departemen yaitu perencanaan produksi, akuntansi dan keuangan, logistik, manajemen sumber daya manusia, distribusi dan penyimpanan, produksi, pembelian dan sekretariat dan iklan. Pada struktur organisasi awal tidak terdapat span of control yang baik sedangkan pada struktur organisasi usulan sudah ada span of control yang baik karena pembagian departemen yang jelas sehingga jumlah bawahan yang dipegang oleh seorang kepala bagian/kepala departemen tidak terlalu besar yang akan membuat performansi setiap departemen akan meningkat. Pada awalnya pembagian kerja bagi pekerja tidak merata serta banyak tanggung jawab yang harus dilakukan oleh pemilik perusahaan. Setelah pembuatan struktur organisasi usulan, pembagian kerja menjadi lebih merata sesuai departemen pekerja berada serta tanggung jawab tidak terlalu banyak dibebankan kepada ketua redaksi. 3. Terdapat 12 prosedur operasi baku yang dirancang untuk membantu kelancaran dalam berjalannya sistem penerbitan Media Matias yang baru. Prosedur operasi baku yang dibuat adalah POB pengelolaan gaji karyawan dan POB proses seleksi dan perekrutan karyawan pada departemen sumber daya manusia. POB penyusunan laporan keuangan pada departemen akuntansi dan keuangan. POB pengiriman Media
Matias pada departemen distribusi dan penyimpanan. Dalam departemen logistik terdapat POB pengendalian persediaan bahan baku. POB pengajuan permintaan pembeliann bahan baku, POB pemilihan supplier, dan POB pembayaran ke supplier pada departemen pembelian. POB menentukan konten Media Matias, POB membuat anggaran produksi, dan POB membuat jadwal produksi pada departemen perencanaan produksi. Yang terakhir adalah POB proses naik cetak Media Matias pada departemen produksi. Daftar Pustaka Afyenni, R. (2014). Perancangan Data Flow Diagram Untuk Sistem Informasi Sekolah (Studi Kasus Pada SMA Pembangunan Laboratorium UNP). Jurnal TEKNOIF, Vol. 2, No. 1. Child, J. (1972). Organizational structure, environment and performance: The role of strategic choice. Sociology 6, pp. 1–22. DOI 10.1177/003803857200600101 Daellenbach, H.G. dan McNickle, D.C. (2005). Management Science : Decision Making Through Systems Thinking. Palgrave Macmillan. New York. Fitzgerald, J. dan Fitzgerald, A. (1987). Fundamentals Of Systems Analysis: Using Structured Analysis And Design rd Techniques, 3 Edition. John Willey & Sons. New York. Hasibuan, M. (2006). Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah, Edisi Revisi, Jakarta : Penerbit PT Bumi Aksara. Jones, R. (2007). Organizational Theory, Design, and Change. 5th Edition, Pearson Prentice Hall, New Jersey. O’Brien, J. (2002). Pengantar Sistem Informasi, Edisi Kedua Belas, Jakarta : Penerbit PT Salemba Empat. Ong, J.O. (2013). Implementasi Algoritma KMeans Clustering Untuk Menentukan Strategi Marketing President University. Jurnal Ilmiah Teknik Industri, Vol. 12, No. 1, 10-20. Robbins, Coulter.M. 2012. Management. 5th Edition, Pearson Prentice Hall, New Jersey. Tague, R. (2004). The Quality Toolbox, 2nd Edition, ASQ Quality Press.
