PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH DENGAN PEMANFAATAN TEKNOLOGI BARCODE

PARADIGMA Vol .XV September 2013

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH DENGAN PEMANFAATAN TEKNOLOGI BARCODE Meidiana Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika Tangerang Bumi Serpong Damai Sektor XIV Blok C1/1, Jl. Letnan Sutopo BSD Serpong, Tangerang Selatan Abstract Perpustakaan merupakan perpustakaan ¬sekolah yang bergerak untuk melayani siswa, meski sudah terdapat fasilitas komputer yang layak, perpustakaan ini masih menggunakan sistem manual dalam pengolahan data. Padahal jika diamati sistem manual ini bisa menyebabkan kesalahan dalam pengolahan data, hal ini terjadi karena data yang harus diolah cukup banyak sehingga memerlukan ketelitian, kecepatan dan ketepatan dalam proses pengolahan data.Dengan pengaplikasian sistem yang baru ini diharapkan dapat mengatasi masalah yang ada, dan penyajian informasi yang dihasilkan lebih cepat dan dan akurat. Keyword :sekolah, informasi, barcode

I. PENDAHULUAN Sebagaimana diketahui perkembangan teknologi komputer saat ini berkembang sangat pesat serta membawa pengaruh yang sangat besar bagi kehidupan manusia. Segala fasilitas dan sarana telah dirancang menjadi lebih mudah, cepat dan efektif guna membantu kebutuhan manusia. Informasi merupakan bagian penting dan sangat berharga. Untuk mendapatkan informasi secara cepat dan akurat diperlukan suatu sistem yang dikenal dengan sistem informasi. Sistem informasi akan bekerja dengan baik jika ditunjang dengan fasilitas pengolahan data yang dapat diakses secara bersamasama dan dapat menyediakan data yang diperlukan. Penggunaan teknologi komputer dalam sistem informasi menyebabkan pengolahan data menjadi lebih cepat dan akurat disamping itu komputer juga menjadi alat yang canggih dalam menyajikan informasi. Meskipun perkembangan komputer semakin pesat, tetapi masih banyak lembaga-lembaga formal yang belum memanfaatkan teknologi komputer ini secara efektif, padahal penggunaan komputer memberikan banyak kemudahan terutama dalam menunjang operasi dan pengambilan keputusan. Jika kita memasuki suatu penyedia informasi seperti perpustakaan, yang kita lihat pertama adalah jajaran buku dan bahan pustaka lain yang diatur secara rapih di rak buku, rak majalah, maupun rak-rak bahan pustaka lain. Bahan-bahan pustaka tersebut diatur 18

menurut suatu sistem tertentu sehingga memudahkan bagi pengunjung untuk menemukan kembali bahan pustaka yang diperlukan. Perpustakaan merupakan perpustakaan sekolah yang bergerak untuk melayani siswa, meski sudah terdapat fasilitas komputer yang layak, perpustakaan ini masih menggunakan sistem manual dalam pengolahan data. Padahal jika diamati sistem manual ini bisa menyebabkan kesalahan dalam pengolahan data, hal ini terjadi karena data yang harus diolah cukup banyak sehingga memerlukan ketelitian, kecepatan dan ketepatan dalam proses pengolahan data. Untuk mengatasi hal tersebut maka diperlukan pengembangan sistem sehingga diharapkan dapat meningkatkan efektifitas kerja, menghasilkan informasi kondisi perpustakaan dengan cepat, tepat dan akurat serta keamanan data lebih terjamin. Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan ada beberapa permasalahan yang dapat dikemukan pada sistem yang berjalan, permasalahan tersebut diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan pada objek penelitian, guna untuk dikembangkan menjadi sistem yang lebih baik dengan pembuatan program aplikasi. 2. Mengetahui kelemahan sistem yang sedang berjalan pada sistem atau sub sistem yang lain.

PARADIGMA Vol.XV September 2013 3.

Membantu mengatasi masalah yang terjadi pada pengolahan data perpustakaan dengan memanfaatkan komputer sebagai media pengolahan data perpustakaan sehingga diperoleh informasi yang akurat.

II. TINJAUAN PUSTAKA A. Definisi Program Menurut Jogiyanto (2005:121) program adalah kumpulan instruksi atau perintah terperinci yang sudah dipersiapkan supaya komputer dapat melakukan fungsinya dengan cara yang sudah tertentu. Terdapat 3 faktor penting dalam bahasa pemrograman: 1. Sintaks adalah aturan penulisan bahasa tersebut (tata bahasanya). 2. Semantik adalah arti atau maksud yang tergantung di dalam statement tersebut. 3. Kebenaran Logika adalah berhubungan dengan benar tidaknya urutan statement. Kegiatan membuat program komputer dengan menggunakan bahasa pemrograman disebut pemrograman komputer. Untuk dapat membuat program komputer, harus dikuasai bahasa komputer. Berbagai bahasa komputer telah diciptakan untuk membantu manusia memprogram komputer. Berdasarkan tingkatannya dikenal beberapa tingkat bahasa pemrograman diantaranya: 1. Bahasa pemrograman tingkat dasar seperti: bahasa mesin, bahasa assembley. 2. Bahasa pemrograman tingkat tengah seperti: bahasa C. 3. Bahasa pemrograman tingkat tinggi seperti: bahasa pascal, FORTRAN, COBOL, dan lain-lain. Program yang baik haruslah memenuhi beberapa kriteria, antara lain: 1. Program haruslah sesuai dengan tujuan dan memenuhi spesifikasi yang telah ditentukan. 2. Fleksibel. 3. Tidak mengandung kesalahan. 4. Didokumentasikan secara baik. 5. Cepat dalam waktu penggunaannya. 6. Efesien dalam penggunaan memori komputer.

komputer sebagai sarana komunikasi yang menjembatani hubungan antara manusia dan komputer sebagai mesin. Bahasa komputer digunakan untuk membuat program aplikasi yang bertujuan untuk memecahkan suatu masalah atau memudahkan pekerjaan dengan bantuan komputer. Fox Sofware adalah perusahaan yang pertama kali mengembangkan program aplikasi FoxPro. Pada awal pengembangannya, tahun 1984, FoxPro lebih dikenal sebagai FoxBASE. Fox Software bergabung dengan Microsoft pada tahun 1992 dan program aplikasi yang dikembangkan semakin disempurnakan serta mulai menggunakan label Visual. FoxPro versi terakhir (2.6) mampu berjaan di beberapa platform sistem operasi, yakni Mac, DOS, Windows, dan Unix, Visual FoxPro 3.0, versi pertama yang berbasis visual, hanya bekerja di lingkungan Mac dan Windows. Pada versi berikutnya, Visual FoxPro lebih dikembangkan untuk hanya bekerja di lingkungan Windows. Meskipun demikian pada akhir tahun 2002 Visual FoxPro pernah didemontrasikan mampu berjalan pada sistem operasi Linux. Namun hal itu menuai protes dari Microsoft sendiri. Microsoft mengklaim bahwa penyebaran atau penggunaan kode FoxPro pada mesin non-Windows merupakan pelanggaran terhadap EULA (End User License Agreement). Terlepas dari klaim Microsoft tersebut, kejadian itu justru menunjukan kehandalan Microsoft Visual FoxPro yang ternyata tetap bisa berjalan di platform sistem operasi selain Windows. Sejak dikembangkan dengan versi visual-nya, Visual FoxPro telah terbukti menjadi tools dan solusi yang tepat untuk membangun aplikasi database secara cepat dan handal Visual FoxPro mampu menangani berbagai tipe database. Bahkan perangkat lunak pemrograman yang berbasis objek ini juga menyediakan database-nya sendiri, baik berupa database countainer (DBC) maupun free table (DBF). C.

B. Konsep Dasar Bahasa Pemrograman Visual FoxPro 9.0 Bahasa pemrograman merupakan bahasa yang dapat dimengerti oleh

Definisi Sistem Menurut Atmosudirdjo (2005:9) “suatu sistem terdiri atas objek-objek atau unsur-unsur atau komponen-komponen yang berkaitan dan berhubungan satu 19

PARADIGMA Vol .XV September 2013 sama lain sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemprosesan atau pengolahan yang tertentu”. Menurut Kertahadi (dalam Fatta, 2007) “sistem informasi adalah suatu alat untuk menyajikan informasi sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi suatu perusahaan yang menyajikan sinergi organisasi pada proses”. Menurut Susanto (2007:55) “sistem informasi adalah kumpulan dari subsistem apapun baik fisik maupun nonfisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berarti dan berguna”. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu: 1. Komponen sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagianbagian dari sistem. 2. Batasan sistem (Boundary) Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. 3. Lingkungan luar sistem (Environments) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. 4. Penghubung sistem (Interface) Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. 5. Masukan (Input) Masukkan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintanance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem 20

tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. 6.

Keluaran (Output) Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikan menjadi keluaran yang berguna dan sisi pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. 7. Pengolahan sistem (Process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran dan tujuan sistem (Objectives & Goal) Tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu sistem. Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya: 1. Sistem abstrak (abstrack system) merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. dan sistem fisik (physical system) merupakan sistem yang ada secara fisik (sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain-lain). 2. Sistem alamiah (natural system) merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam dan sistem buatan manusia (human made system) merupakan sistem yang dirancang oleh manusia. 3. Sistem tertentu (deterministic system) merupakan sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi dan sistem tidak tentu (probabilistik system) merupakan sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 4. Sistem tertutup (closed system) merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya dan sistem terbuka (open system) merupakan sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. D.

Data Flow Diagram (DFD) DFD menurut Kristanto (2008:61) adalah “suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk

PARADIGMA Vol.XV September 2013 menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenalkan pada data tersebut”. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD terdiri dari diagram konteks dan diagram rinci (DFD Levelled). Diagram konteks berfungsi memetakan model lingkungan (menggambarkan hubungan antara entitas luar, masukan dan keluaran sistem), yang direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. DFD levelled menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antara fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data, model ini hanya memodelkan sistem dari sudut pandang fungsi. Dalam DFD levelled akan terjadi penurunan level dimana dalam penurunan level yang lebih rendah harus mampu merepresentasikan proses tersebut ke dalam spesifikasi proses yang jelas. Jadi dalam DFD levelled bisa dimulai dari DFD level 0 kemudian turun ke DFD level 1 dan seterusnya. Setiap penurunan hanya dilakukan bila perlu. Aliran data yang masuk dan keluar pada suatu proses di level x harus berhubungan dengan aliran data yang masuk dan keluar pada level x+1 yang mendefinisikan proses pada level x tersebut. Proses yang tidak dapat diturunkan/dirinci lagi dikatakan primitif secara fungsional dan disebut sebagai proses primitif. Ketika DFD mulai dibuat kita harus hati-hati agar DFD tadi tidak terlalu sederhana, salah dan tidak konsisten. Karena itu ada sejumlah petunjuk yang perlu dilakukan untuk membuat DFD yang jelas dan mudah dibaca dan dipahami yaitu: 1. Pilih nama yang jelas maksudnya (kesatuan luar, arus data, proses dan simpanan data). Gunakan nama yang familiar.

2.

3.

4. 5.

Menomori proses untuk memperjelas sistematika. a. Tidak jadi masalah bagaimana urutan ditempatkan. b. Nomor tidak menunjukkan urutan. c. Penomoran dimaksudkan sebagai identifikasi proses dan memudahkan penurunan ke level yang lebih rendah atau ke proses berikutnya. Menggambar kembali DFD hingga beberapa kali, sehingga cukup estetik. Dalam penggambaran ada beberapa hal yang harus diingat: a. Ukuran dan bentuk lingkaran sebaiknya tetap sama karena jika tidak, dapat menimbulkan kesan lingkaran yang lebih besar memproses sesuatu yang juga lebih besar. b. Panah yang melengkung dan lurus tidak jadi masalah tetapi sebaiknya tidak menggunakan kedua cara tersebut pada gambar yang sama. Mencegah DFD yang terlalu kompleks dan tidak perlu. Menjamin konsistensi DFD tersebut secara intern ataupun yang berkaitan dengan DFD. Hal- hal yang penting harus diingat: a. Mencegah proses yang masukan tetapi tidak mempunyai keluaran yang juga dikenal sebagai lubang hitam. b. Mencegah proses yang mempunyai keluaran tetapi tidak punya masukan yang juga dikenal dengan miracle misalnya contoh yang paling mungkin adalah penghasil bilangan acak. c. Hati-hati dengan aliran dan proses yang tidak dinamakan karena dapat mengakibatkan elemen data yang saling tidak berhubungan menjadi satu. d. Hanya proses saja yang berhubungan dengan simpanan data, karena yang menggunakan atau merubah data di simpanan data adalah suatu proses. e. Kesatuan luar tidak bisa berhubungan langsung dengan kesatuan luar lainnya. f. Proses tidak bisa berhubungan langsung dengan proses lainnya.

21

PARADIGMA Vol .XV September 2013 g. Kesatuan luar tidak bisa berhubungan langsung dengan proses. E. Entity Relationship Diagram (ERD) Menurut Kronke (2006 : .37-40) Entity-Relationship Diagram (ERD) adalah adalah suatu pemodelan konseptual yang didesain secara khusus untuk mengidentifikasikan entitas yang menjelaskan data dan hubungan antar data, yaitu dengan menuliskan dalam cardinality. ERD berbeda dengan DFD, yang digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data. Dengan ERD model dapat diuji dengan mengabaikan proses yang harus dilakukan. ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu: 1. Entitas Adalah segala sesuatu yang dapat digambarkan oleh data. Entitas juga dapat diartikan sebagai individu yang mewakili sesuatu yang nyata (eksistensinya) dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Ada dua macam entitas yaitu entitas kuat dan entitas lemah. Entitas kuat merupakan entitas yang tidak memiliki ketergantungan dengan entitas lainnya. Sedangkan entitas lemah merupakan entitas yang kemunculannya tergantung pada keberadaaan entitas lain dalam suatu relasi. Simbol dari entitas digambarkan dengan persegi panjang. 2. Atribut Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Atribut digambarkan dalam bentuk lingkaran atau elips. Atribut yang menjadi kunci entitas atau key diberi garis bawah.

22

3.

F.

Hubungan/Relasi Relasi menunjukkan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entitas dan himpunan entitas dengan atribut dinyatakan dalam bentuk garis. Derajat relasi atau kardinalitas menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dalam satu basis data: a. Satu ke satu (One to one) Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B. b. Satu ke banyak (One to many) Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A. c. Banyak ke banyak (Many to many) Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B.

LRS (Logical Record Structure) Menurut Jogiyanto (2005) Logical Record Structure dibentuk dengan nomor dari tipe record. Beberapa tipe record digambarkan oleh kotak empat persegi panjang dan dengan nama yang unik. Beda LRS dengan E-R diagram nama tipe record berada diluar kotak field tipe record ditempatkan. Logical Record Structure terdiri dari link-link diantara tipe record. Link ini menunjukkan arah dari satu tipe record lainnya. Banyak link dari LRS yang diberi tanda field-field yang kelihatan pada kedua link tipe record. Penggambaran LRS mulai dengan menggunakan model yang dimengerti. Dua metode yang dapat digunakan, dimulai dengan hubungan kedua model yang dapat dikonversikan ke LRS. Metode yang lain dimulai dengan diagram-ER dan langsung dikonversikan ke LRS.

PARADIGMA Vol.XV September 2013 1.

2.

G.

Konversi Diagram-ER ke Logical Record Structure Sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah diagram-ER akan mengikuti pola permodelan tertentu. Dalam kaitannya dengan konversi ke logical record structure, untuk perubahan yang terjadi adalah mengikuti aturan-aturan berikut: a. Setiap entitas diubah ke bentuk kotak dengan nama entitas berada di luar kotak dan atribut berada di dalam kotak. b. Sebuah relationship kadang disatukan dalam sebuah kotak bersama entitas, kadang sebuah kotak bersama-sama dengan entitas, kadang disatukan dalam sebuah kotak tersendiri. Konversi Logical Record Structure ke Relasi (Tabel) Relasi atau tabel adalah bentuk pernyataan data secara grafis dua dimensi, yang terdiri dari kolom dan baris. Relasi adalah bentuk visual dari sebuah file, dan tiap tuple dalam sebuah field, atau yang dalam bentuk lingkaran diagram-ER dikenal dengan sebutan atribut. Konversi dari logical record structure dilakukan dengan cara: a. Nama logical record structure menjadi nama relasi. b. Tiap atribut menjadi sebuah kolom didalam relasi.

Normalisasi Proses normalisasi pertama kali diperkenalkan oleh E. F. Codd pada tahun 1972. Menurut Al-Bahra (2005:169) normalisasi yaitu proses pengelompokkan data kedalam bentuk tabel atau relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi. Normalisasi sering dilakukan sebagai suatu uji coba pada suatu relasi secara berkelanjutan untuk menentukan apakah relasi tersebut sudah baik atau masih melanggar aturan-aturan standar yang berlaku pada suatu relasi yang normal. Ada beberapa macam kunci (key function) yang digunakan, yaitu: 1. Candidate key (kunci calon) Kunci kandidat adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang mengidentifikasikan secara unik

suatu kejadian yang spesifik dari suatu entitas. Jika satu kunci kandidat berisi lebih dari satu atribut disebut sebagai composite key (kunci gabungan). 2. Primary key (Kunci primer) Kunci primer adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik akan tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entitas. 3. Alternate key (kunci alternatif) Kunci alternatif adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key. 4. Foreign key (kunci tamu) Kunci tamu adalah satu atribut atau satu set atribut yang melengkapi satu relationship (hubungan) yang menunjukkan ke induknya. Tahap-tahap normalisasi: 1. Bentuk tidak Normal ( Unnormalized Form ) Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu dan data dapat tidak lengkap atau terduplikasi. 2. Bentuk Normal Kesatu ( 1NF/ First Normal Form ) Bentuk normal kesatu mempunyai ciri, setiap data dibentuk dalam flat file (file data/rata), data dibentuk dalam satu record demi record. Tidak ada set yang berulang atau atribut bernilai ganda (multivalue). 3. Bentuk Normal Kedua ( 2 NF/ Second Normal Form ) Bentuk normal kedua mempunyai syarat, yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama atau primary key. 4. Bentuk Normal Ketiga ( 3 NF/ Third Normal Form) Untuk menjadi normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak mempunyai hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primary key secara menyeluruh. H. Kamus Data Menurut Al-Bahra (2005:70) kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi 23

PARADIGMA Vol .XV September 2013 dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis, kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem yaitu, tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DAD. Arus data di DAD sifatnya adalah global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Selain mempunyai fungsi yang sama dalam pemodelan sistem, kamus data berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi secara detil dan mereorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara presisi sehingga pemakai dan penganalisa sistem punya dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses. Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan menyebutkan nama dari item-item datanya. Nama dari item data saja tidak cukup, masih diperlukan informasi lainnya dari struktur data tersebut. Biasanya untuk menunjukkan informasiinformasi tambahan di kamus data dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut: 1. Notasi Tipe Data Notasi tipe data dipergunakan untuk membuat spesifikasi format masukan dan keluaran suatu data. Tabel II.2. Notasi Tipe Data Notasi

Keterangan

X 9 A

Setiap Karakter Angka Numerik Karakter Alphabet Angka Nol yang ditampilkan dalam spasi kosong Titik, sebagai pemisah ribuan Koma, sebagai pemisah pecahan Hypen, sebagai tanda

Z . , _

24

/

2.

penghubung Slash, Sebagai pembagi

tanda

Notasi Struktur Data Notasi struktur data dipergunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Tabel II.3. Notasi Struktur Data Notasi = + () {} [] |

* @

Keterangan Terdiri dari Dan (and) Pilihan Ya atau Tidak Iterasi atau pengulangan proses Pilih salah satu pilihan Atau (Or) sebagai pemisah yang digunakan di dalam tanda [] (tanda kurung siku atau square bracket) Untuk sebagai keterangan atau catatan Sebagai petunjuk kunci pada suatu item atau Key Field

Kamus Data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk itu, kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut: 1. Nama arus data Suatu arus data dibuat berdasarkan Diagram Alir Data, oleh karena itu dalam suatu kamus data harus dicantumkan nama arus data yang mendasarinya. 2. Alias Alias atau nama lain data dapat ditulis bila memang suatu data dapat ditulis. 3. Bentuk data Bentuk data yang mengalir dalam sebuah sistem berupa dokumen dasar (formulir), dokumen hasil cetakan komputer, tampilan di layar monitor, variabel, parameter atau field. 4. Arus data Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data menuju. Keterangan arus data perlu dicatat dalam kamus data untuk memudahkan mencari arus data ini pada DFD. 5. Penjelasan Penjelasan dari arus data untuk memperjelas alur data.

PARADIGMA Vol.XV September 2013 6.

7.

8.

Periode Menunjukan kapan terjadinya suatu arus data dalam suatu sistem. Volume Menunjukan rata-rata besarnya misalnya alur data yang mengalir dalam suatu periode. Struktur data Menunjukan item-item yang dicatat dalam sebuah

III. METODE PENELITIAN Metode penelitian pada dasarnya merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu”, Berdasarkan hal tersebut terdapat empat kata kunci yang perlu diperhatikan yaitu cara ilmiah, data, tujuan dan kegunaannya.(Sugiyono, 2008) Metode penelitian yang digunakan penulis dalam penelitian ini dengan metode waterfall. Menurut Pressman (2010) model waterfall adalah model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software.

2.

3.

Analisa Kebutuhan Sistem

4. Perancangan Sistem

Implementasi dan Pengujian Unit Sistem

5. Intergrasi dan Pengujian Sistem

Intalasi Sistem

Gambar 5.1 Waterfall Model Sumber : Pressman (2010) 1. Requirement Analysis (Analisa Kebutuhan Sistem) Seluruh kebutuhan software harus bisa didapatkan dalam fase ini, termasuk didalamnya kegunaan software yang diharapkan pengguna dan batasan software. Informasi ini biasanya dapat diperoleh melalui wawancara, survey atau diskusi.

Informasi tersebut dianalisis untuk mendapatkan dokumentasi kebutuhan pengguna untuk digunakan pada tahap selanjutnya. System and Software Design (Perancangan Sistem) Seluruh kebutuhan software harus bisa didapatkan dalam fase ini, termasuk didalamnya kegunaan software yang diharapkan pengguna dan batasan software. Informasi ini biasanya dapat diperoleh melalui wawancara, survey atau diskusi. Informasi tersebut dianalisis untuk mendapatkan dokumentasi kebutuhan pengguna untuk digunakan pada tahap selanjutnya. Implementation and Unit System (Implementasi dan Pengujian Unit Sistem) Pada tahap ini dilakukan pemrograman. Pembuatan software dipecah menjadi modul-modul kecil yang nantinya akan digabungkan dalam tahap berikutnya. Selain itu dalam tahap ini juga dilakukan pemeriksaaan terhadap modul yang dibuat, apakah sudah memenuhi fungsi yang diinginkan atau belum. Integration and System Testing (Intergrasi dan Pengujian Sistem) Di tahap ini dilakukan penggabungan modul-modul yang sudah dibuat dan dilakukan pengujian ini dilakukan untuk mengetahui apakah software yang dibuat telah sesuai dengan desainnya dan masih terdapat kesalahan atau tidak. Operation and Maintenance (Instalasi Sistem) Ini merupakan tahap terakhir dalam model waterfall. Software yang sudah jadi dijalankan serta dilakukan pemeliharaan. Pemeliharaan termasuk dalam memperbaiki kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah sebelumnya. Perbaikan implementasi unit sistem dan peningkatan jasa sistem sebagai kebutuhan baru.

25

PARADIGMA Vol .XV September 2013

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4. 4.1. Rancangan Proses 4.1.1. Model Proses DAD 1. Diagram Konteks Sistem Usulan

Kartu A Identit n Kartas, Sistem Lapora g Kepal u Inform n Data Form g Da a Iden asi Buku, Tat ot fta Penda perp titas, peng aa r ftaran, Lapora ustak Kart olah n Data UsBu aan u GambarKartu VI.1.anDiagramAnggot Konteks Sistem ahku Usulan Angg a, Anggo data a otata, perp 6.1.2. Spesifikasi Proses Lapora ustaproses n : 1.1.P 1. Nomor Buku Nama proses Peminj : Input Data kaan

2.

3.

26

Buku aman, Masukan : Daftar Buku Keluaran : Data Buku Lapora Arsip : File Buku n Uraian proses : Petugas Penge bagian tata usaha memberikan mbalia Petugas Daftar Buku kepada n Perpustakaan untuk di-input-kan dan disimpan ke dalam file Buku. Nomor proses : 1.2.P Nama proses : Pendaftaran Anggota Masukan : Kartu Identitas, Form pendaftaran Keluaran : Data Anggota Arsip : File Anggota Uraian proses : Anggota memberikan Kartu Identitas dan form pendaftaran kepada Petugas Perpustakaan, Petugas Perpustakaan menginput dam menyimpan Data Anggota ke dalam file Anggota. Nomor proses : 1.3.P Nama proses : Cetak Kartu Anggota Masukan : Data Anggota Keluaran : Kartu Anggota Arsip : File Anggota Uraian proses : Petugas Perpustakaan mencetak Kartu Anggota berdasarkan Data Anggota, lalu Kartu Anggota

5.

6.

7.

tersebut diberikan kepada Anggota yang bersangkutan. Nomor proses : 2.1.P Nama proses : Input data peminjaman Masukan : Kartu Anggota, Buku Keluaran : Data Pinjam, Detail Data Pinjam Arsip : File Pinjam, File Detail Pinjam, File Anggota, File Buku Uraian proses : Anggota meminjam buku dengan menyerahkan Kartu Anggota dan buku yang akan dipinjam kepada Petugas Perpustakaan, lalu petugas Perpustakaan menginput dan menyimpan Data Peminjaman ke file Pinjam dan ke file Detail Data Pinjam. Nomor proses : 2.2.P Nama proses : Update stok buku Masukan : Kartu Anggota, Buku Keluaran : Data Buku Arsip : File Buku Uraian proses : Ketika petugas Perpustakaan menginput dan menyimpan Data Peminjaman ke file Pinjam dan ke file Detail Pinjam, maka stok buku di file buku di-update. Nomor proses : 3.1.P Nama proses : Input data kembali Masukan : Kartu Anggota, Buku Keluaran : Data Kembali Arsip : File kembali, file buku, file Pinjam, file detail pinjam Uraian proses : Anggota mengembalikan buku dengan menyerahkan Kartu Anggota dan buku yang akan dikembalikan kepada Petugas Perpustakaan, lalu petugas Perpustakaan menginput dan menyimpan Data Pengembalian ke file Kembali. Nomor proses : 3.2.P Nama proses : Update data peminjaman Masukan : Kartu Anggota, Buku Keluaran : Data pinjam, data detail pinjam

PARADIGMA Vol.XV September 2013 Arsip : File pinjam, file detail pinjam Uraian proses : Ketika Petugas Perpustakaan meng-input dan menyimpan Data Pengembalian ke file Kembali,data peminjaman di file pinjam dan file detail pinjam diupdate. 8.

9.

10.

11.

Nomor proses : 3.3.P Nama proses : Update stok buku Masukan : Kartu Anggota, Buku Keluaran : Data buku Arsip : File buku Uraian proses : Ketika Petugas Perpustakaan meng-input dan menyimpan Data Pengembalian ke file Kembali,data buku di file buku di-update. Nomor proses : 4.1.P Nama proses : Cetak laporan data buku Masukan : Data buku Keluaran : Laporan data buku Arsip : File buku Uraian proses : Petugas perpustakaan membuat laporan data buku berdasarkan file buku. Nomor proses : 4.2.P Nama proses : Cetak laporan data Anggota Masukan : Data anggota Keluaran : Laporan data anggota Arsip : File anggota Uraian proses : Petugas perpustakaan membuat laporan data anggota berdasarkan file anggota. Nomor proses : 4.3.P Nama proses : Cetak laporan peminjaman Masukan : Data buku, data anggota, data pinjam, data detail pinjam Keluaran : Laporan peminjaman Arsip : File buku, file anggota, file pinjam, file detail pinjam Uraian proses : Petugas perpustakaan membuat

laporan peminjaman berdasarkan file buku, file anggota, file pinjam dan file detail pinjam. 12.

Nomor proses : 4.3.P Nama proses : Cetak laporan pengembalian Masukan : Data kembali Keluaran : Laporan pengembalian Arsip : File kembali Uraian proses : Petugas perpustakaan membuat laporan pengembalian berdasarkan file kembali.

6.2.2 Normalisasi Berikut ini langkah-langkah normalisasi dilakukan dengan diuraikan gambar Ketergantungan Fungsional dan tahap normalisasi. 1. Relasi Anggota Keterangan : • Tabel Anggota sudah bernilai tunggal (1NF) karena sudah tidak ada atribut yang berulang (Repeating Group). • Tabel Anggota sudah normal bentuk kedua (2NF) karena semua atribut non key yaitu nm_anggota, alm_anggota, telp, email dan tgl_daftar bergantung sepenuhnya kepada atribut key yaitu kd_anggota (Funcional Dependency). • Tabel Anggota sudah normal bentuk ketiga (3NF) karena semua atribut non key tidak bergantung kepada atribut key lainnya tetapi terhadap key yaitu kd_anggota (Transitive Dependency). 2. Relasi Buku Keterangan : • Tabel Buku sudah bernilai tunggal (1NF) karena sudah tidak ada atribut yang berulang (Repeating Group). • Tabel Buku sudah normal bentuk kedua (2NF) karena semua atribut non key yaitu jdl_buku, pengarang, penerbit, isbn, thn_terbit, stok_buku dan tgl_masuk bergantung sepenuhnya kepada atribut key

27

PARADIGMA Vol .XV September 2013

•

yaitu kd_buku (Funcional Dependency). Tabel Buku sudah normal bentuk ketiga (3NF) karena semua atribut non key tidak bergantung kepada atribut key lainnya tetapi terhadap key yaitu kd_buku (Transitive Dependency).

3. Relasi Pinjam Keterangan : • Tabel Pinjam sudah bernilai tunggal (1NF) karena sudah tidak ada atribut yang berulang (Repeating Group). • Tabel Pinjam sudah normal bentuk kedua (2NF) karena semua atribut non key yaitu tgl_pinjam, tgl_tempo, jml_pinjam dan kd_anggota bergantung sepenuhnya kepada atribut key yaitu kd_anggota (Funcional Dependency). • Tabel Pinjam sudah normal bentuk ketiga (3NF) karena semua atribut non key tidak bergantung kepada atribut key lainnya tetapi terhadap key yaitu no_pinjam (Transitive Dependency). 4. Relasi Kembali Keterangan : • Tabel Kembali sudah bernilai tunggal (1NF) karena sudah tidak ada atribut yang berulang (Repeating Group). • Tabel Kembali sudah normal bentuk kedua (2NF) karena semua atribut non key yaitu no_kembali, tgl_kembali dan jml_denda bergantung sepenuhnya kepada atribut key yaitu no_pinjam (Funcional Dependency). • Tabel Kembali sudah normal bentuk ketiga (3NF) karena semua atribut non key tidak bergantung kepada atribut key lainnya tetapi terhadap key yaitu no_pinjam (Transitive Dependency). 5. Relasi Detail Pinjam Keterangan : 28

•

Tabel Detail Pinjam sudah bernilai tunggal (1NF) karena sudah tidak ada atribut yang berulang (Repeating Group). Tabel Detail Pinjam sudah normal bentuk kedua (2NF) karena semua atribut non key yaitu kd_buku dan banyak bergantung sepenuhnya kepada atribut key yaitu no_pinjam (Funcional Dependency).

•

6.2.3 1.

Spesifikasi Basis Data File Buku Nama file : File buku Akronim : tbuku.dbf Fungsi : Untuk menyimpan data buku Tipe : File master Organisasi file : Indexed Sequential Akses file : Random Media : Hard Disk Panjang record : 147 byte Jumlah Record : 500+(50*1)*3 : 650 Kunci field : kd_buku

Tabel VI.6. Spesifikasi File Buku No Nama Field Type Width Keterangan 1 Kd_buku Character 7 Primery key 2 Jdl_buku Character 50 3 Pengarang Character 30 4 Penerbit Character 30 5

Isbn

Character

15

6

Character

7

Thn_terbit 4 Stok_buku

8

Tgl_masuk

Date

Numeric 3 8

2. File Anggota Nama file : File anggota Akronim : tanggota.dbf Fungsi : Untuk menyimpan data Anggota Tipe : File master

PARADIGMA Vol.XV September 2013 Organisasi file Akses file Media Panjang record Jumlah record Kunci field

: Indexed Sequential : Random : Hard Disk : 137 byte : 50+(120*1)*3 : 410 : kd_anggota

Tabel VI.7. Spesifikasi File Anggota No Nama Field Type Width Keterangan 1 Kd_anggota Character 7 Primery key 2 Nm_anggota Character 3 3 Alm_anggota Character 50 4 Telp Character 12 5

Email

Character

6

Tgl_daftar

3.

File Pinjam Nama file : File pinjam Akronim : tpinjam.dbf Fungsi : Untuk menyimpan data pinjam Tipe : File pengolahan Organisasi file : Indexed Sequential Akses file : Random Media : Hard Disk Panjang record : 36 byte Jumlah record : 100+(15*12)*3 : 640

Date

30 8

Kunci field : no_pinjam Tabel VI.8. Spesifikasi File no_pinjam No 1 2 3 4

Nama Field Type Width Keterangan No_pinjam Character 12 Primery key Tgl_pinjam Date time 8 Tgl_tempo Date time 8 Kd_anggota Character 7 FK

5

Jml_pinjam

4.

File Kembali

Nama file Akronim Fungsi data kembali Tipe Organisasi file Akses file Media Panjang record Jumlah record Kunci field

Numeric 1

: File Kembali : tkembali.dbf : Untuk menyimpan : File pengolahan : Indexed Sequential : Random : Hard Disk : 37 byte : 100+(30*12)*3 : 1180 : no_pinjam

Tabel VI.9. Spesifikasi File Kembali No Nama Field Type Width Keterangan 1 No_kembali Character 12 Primery key 2 Tgl_kembali Date 8 3

Jml_denda

Numeric 5

4

No_pinjam Character 12 FK 5. File Detail Pinjam Nama file : File Detail Pinjam Akronim : tdetail_pinjam.dbf Fungsi : Untuk menyimpan data detail pinjam Tipe : File pengolahan Organisasi file : Indexed Sequential Akses file : Random Media : Hard Disk Panjang record : 23 byte Jumlah record : 100+(30*12)*3 : 1180 Kunci field : no_pinjam Tabel VI.10. Spesifikasi File Detail Pinjam No Nama Field Type Width Keterangan 1 No_pinjam Character 12 Primery key 2 Banyak Integer 4 3 Kd_buku Character 7 FK 6.3.

Rancangan Masukan

1.Nama Masukan : kartu identitas Sumber : Anggota 29

PARADIGMA Vol .XV September 2013 Fungsi Anggota Media Rangkap Format

: Untuk input data : Kertas : Satu : Lihat Lampiran –

2.Nama Masukan : Form pendaftaran Sumber : Anggota Fungsi : Untuk input data Anggota Media : Kertas Rangkap : Satu Format : Lihat Lampiran – 3.Nama Masukan : Daftar Buku Sumber : Tata Usaha Fungsi : Untuk input data Buku Media : Kertas Rangkap : Satu Format : Lihat Lampiran – 4.Nama Masukan : Kartu Anggota Sumber : Anggota Fungsi : Untuk input data Pinjam Media : Kertas Rangkap : Satu Format : Lihat Lampiran – 5.Nama Masukan : Buku Sumber : Anggota Fungsi : Untuk input data Pinjam dan Kembali Media : Buku Rangkap : Satu Format : Lihat Lampiran – 6.4. Rancangan Keluaran 1. Nama Dokumen : Laporan Data Buku Sumber : Petugas perpustakaan Fungsi : Untuk melaporkan koleksi buku Media : Kertas Rangkap : Satu Format : Lihat Lampiran –

2.Nama Dokumen: Laporan Data Anggota Sumber : Petugas perpustakaan Fungsi : Untuk melaporkan data anggota Media : Kertas Rangkap : Satu Format : Lihat Lampiran – 3.Nama Dokumen Peminjaman 30

: Laporan Data

Sumber Fungsi data peminjaman Media Rangkap Format

: Petugas Perpustakaan : Untuk melaporkan : Kertas : Satu : Lihat Lampiran –

4.Nama Dokumen: Laporan Data Pengembalian Sumber : Petugas perpustakaan Fungsi : Untuk melaporkan data pengembalian Media : Kertas Rangkap : Satu Format : Lihat Lampiran – 6.5. Rancangan Tampilan Untuk menggambarkan proses proses pengolahan data perpustakaan sekolah maka berikut ini akan digambarkan rancangan layar:

V. Penutup 5.1 Kesimpulan Berdasarkan pembahasan yang telah penulis uraikan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat dikatakan bahwa pengolahan data perpustakaan secara manual cenderung kurang efektif dalam penyediaan informasi bagi sekolah, karena selain lambat dalam penyajian informasi, juga dapat terjadi kesalahan dalam peng-input-an data masukan. Untuk mengatasi masalah tersebut perlu diadakan perbaikan sistem diantaranya dengan mengubah sistem yang tadinya manual menjadi terkomputerisasi, pada pembahasan ini penulis membuat program aplikasi pengolahan data perpustakaan sekolah yang mencakup beberapa proses, diantaranya adalah: 1. proses peng-input-an data buku, proses ini berfungsi untuk menginput data buku baru. 2. Proses peng-input-an data anggota, proses ini berfungsi untuk meng-input data anggota baru. 3. Proses peng-input-an data Peminjaman, proses ini berfungsi untuk meng-input data peminjaman buku. 4. Proses peng-input-an data pengembalian, proses ini berfungsi untuk meng-input data pengembalian buku.

PARADIGMA Vol.XV September 2013 5.

Proses pencetakan laporan, proses ini berfungsi untuk menyajukan laporan data buku, laporan data anggota, laporan peminjaman buku dan laporan pengembalian buku. Dengan pengaplikasian sistem yang baru ini diharapkan dapat mengatasi masalah yang ada, dan penyajian informasi yang dihasilkan lebih cepat dan dan akurat.

5.2.

1.

2.

Supardi. 2009. 4 Sistem populer dengan Microsoft Visual FoxPro 9.0. Jakarta: Elex Media Komputindo. Susanto, Azhar. 2007. Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Lingga Jaya. Wahana Komputer, 2007. Pemrograman Database dengan Visual FoxPro 9.0. Yogyakarta: Andi Offset.

Saran Sebagai tahap akhir penulisan skripsi ini, diuraikan saran berkaitan dengan hah-hal yang dikemukakan sehingga dapat meningkatkan efektifitas perpustakaan sekolah. Adapun saran yang disampaikan sebagai berikut: Untuk mengoptimalkan kinerja, sebaiknya sistem pengolahan data perpustakaan sekolah yang dilakukan secara manual di perbaharui dengan sistem yeng terkomputerisasi. Sistem informasi perpustakaan berbasis komputer yang penulis usulkan dapat diterapkan dan dapat membantu dalam melakukan pengolahan data perpustakaan dan menyajikan informasi yang dibutuhkan.

DAFTAR PUSTAKA Choliludin. 2006. Aplikasi Laporan Penjualan & Kartun MS Agen Dengan FoxPro 9.0. Jakarta: Elex Media Komputindo. Fatansyah. 2007. Basis Data. Bandung: Informatika. Jogiyanto, HM. 2005. Analisa dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. Kadir, Abdul. 2005. Konsep dan Tuntutan Praktis Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Supardi, Yuniar. 2005. Analisa dan Desain Objek dengan Visual FoxPro. Jakarta: Elex Media Komputindo.

31