PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM PELAYANAN KEPADA PELANGGAN BERBASIS DESKTOP VIA SMS GATEWAY PADA PT.MITRA PINASTHIKA MUSTIKA FINANCE PALEMBANG Ririn Farines (
[email protected]), Selvia Damaianti(
[email protected]) Yulistia (
[email protected]) Jurusan Sistem Informasi STMIK GI MDP Abstrak : PT. MPM Finance Palembang merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pembiayaan. Masalah yang terjadi pada perusahaan saat ini adalah kurang efisiennya media komunikasi yang digunakan dan kurang memuaskannya kinerja pelayanan kepada pelanggan, oleh sebab tujuan dari pembuatan sistem ini adalah membantu pihak perusahaan untuk meningkatkan efisiensi media komunikasi dan mengoptimalkan pelayanan kepada pelanggan. Maanfaat dari sistem ini dapat mempermudah komunikasi kepada pelanggan dan kenyamanan dalam melayani pelanggan. Pengembangan sistem menggunakan metodologi RUP (Rational Unified Process) yang meliputi 4 tahapan kerja yaitu fase inception, dimana penulis menggunakan Rich Picture untuk memodelkan bisnisnya, mengidentifikasi masalah menggunakan PIECES dan menganalisis kebutuhan fungsional menggunakan use cas. Kedua adalah fase elaboration, dimana penulis melakukan perencanaan arsitektur menggunana activity diagram, sequence diagram dan class diagram. Ketiga adalah fase construction, penulis melakukan pengkodean menggunakan interface Visual Basic 2008, database MY SQL dan GAMMU untuk SMS Gateway. Terakhir fase transition, penulis melakukan sosialisasi ke seluruh pegawai dan melakukan pelatihan. Dengan adanya sistem ini dapat membantu penyampaian ataupun mendapatkan informasi yang berhubungan dengan pelanggan dalam menunjang kinerja karyawan, pelayanan pelanggan serta membantu mewujudkann visi dan misi yang telah direncanakan sebagai hasilnya. Penulis menyarankan untuk melakukan pengembangan. Untuk pengembangan lebih lanjut sistem dapat dikembangkan dengan menggunakan Android dalam perhitungan pembiayaan yang dapat digunakan oleh para marketing. Kata kunci : Manajemen Hubungan Pelanggan, SMS Gateway, Gammu, Metode RUP, Diagram Activity, Diagram Sequence, Diagram Class, Usecase. Abstract : PT. MPM Finance Palembang is a company engaged in the financing. Problems that occur in companies today is the inefficiency of the communication media used and less satisfying to the customer service performance, and therefore the goal of making this system is helping the company to improve the efficiency of communication media and optimize service to customers. Maanfaat of this system can facilitate communication and customer convenience in serving customers. System development methodologies RUP (Rational Unified Process) which includes 4 phases, namely inception phase, in which the author uses the Rich Picture for its business model, identify and analyze problems using PIECES functional requirements using use cas. The second is the elaboration phase, in which the author menggunana architectural planning activity diagrams, sequence diagrams and class diagrams. The third is the construction phase, the authors perform coding using Visual Basic 2008 interface, database MY SQL and Gammu SMS Gateway. Last phase of transition, the authors to disseminate to all employees and conduct training. With this system may help the delivery or obtain information relating to customers to support employee performance, customer service and help mewujudkann vision and mission that has been planned as a result. I suggest to do the development. For further development of the system can be developed using Android in the calculation of financing that can be used by the marketing. Keywords : Customer Relationship Management, SMS Gateway, Gammu, RUP Method, Activity Diagram, Sequence Diagram, Class Diagram, Usec Case.
Hal - 1
1. Pendahuluan Seiring dengan perkembangan sistem informasi teknologi yang semakin maju di kalangan masyarakat, berbagai macam teknologi pun bermunculan untuk mendukung proses bisnis. Program-program untuk mendukung teknologi yang berkembang pun sudah sangat banyak, salah satunya adalah program SMS Gateway. SMS Gateway adalah suatu platform yang menyediakan mekanisme untuk menghantar dan menerima SMS dari peralatan mobile (HP, PDA Phone, dan lain-lain) melalui SMS Gateways’s shortcode. SMS Gateway digunakan untuk berkomunikasi dengan Telco SMSC (telkomsel, indosat, dll) atau SMS platform untuk menghantar dan menerima pesan SMS dengan sangat mudah, karena SMS Gateway akan melakukan semua proses dan koneksi dengan Telco. SMS Gateway juga menyediakan interface yang mudah dan standar pada berbagai aplikasi yang digunakan oleh perusahaan untuk memberi informasi kepada pelanggan. SMS Gateway mempermudah kita untuk saling berhubungan pada jarak jauh dan sangat bermanfaat bagi masyarakat luas, terlebih lagi untuk suatu perusahaan yang bergerak di bidang jasa. Salah satu manfaat SMS Gateway pada perusahaan jasa adalah untuk menjaga hubungan antara perusahaan dengan pelanggan, terlebih lagi pada perusahaan yang bergerak dibidang jasa berupa leasing. Untuk perusahaan jasa seperti leasing sangat diperlukan cara untuk menjaga hubungan dengan pelanggan, karena pelanggan lah yang menjadi sasaran utama perusahaan jasa baik itu pelanggan baru atau lama. Salah satu perusahaan jasa berupa leasing yaitu PT.MPM Finance yang berdiri pada tanggal 12 Maret 2012
beralamat di Komplek Ruko Pujasera Rajawali Palembang, merupakan perusahaan leasing benda bergerak seperti mobil, motor dan alat berat. Permasalahan yang terjadi pada PT.MPM Finance adalah kurangnya sistem untuk menjaga hubungan ke pelanggan tersebut, sehingga sering terjadi komplain dari pelanggan. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk menyusun skripsi yang berjudul “PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM PELAYANAN KEPADA PELANGGAN BERBASIS DESKTOP VIA SMS GATEWAY PADA PT.MITRA PINASTHIKA MUSTIKA FINANCE” 2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Sistem adalah sebuah tatanan (keterpaduan) yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan satuan fungsi/tugas khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses/pekerjaan tertentu (Fathansyah Ir, 2004, h9 ). 2.2 CRM CRM adalah strategi bisnis inti yang memadukan proses dan fungsi internal, jaringan eksternal untuk menciptakan dan menyampaikan nilai kepada pelanggan untuk mendapatkan keuntungan. CRM didasarkan pada data pelanggan berkualitas dan dimungkinkan dengan adanya teknologi informasi. Tujuan CRM adalah untuk mengembangkan hubungan yang menguntungkan dengan pelanggan. Beberapa perusahaan melakukannya dengan menghilangkan biaya hubungan
Hal - 2
tersebut, misalnya dengan mengalihkan pelanggan ke layanan mandiri berbasis web. (Francis Buttle 2007, h56) 2.3 Rational Unified Process RUP (Rational Unified Process) adalah pendekatan pengembangan perangkat lunak yang digunakan berulang-ulang (iterative), fokus pada arsitektur, lebih diarahkan berdasarkan penggunaan kasus (use case driven). RUP merupakan proses rekayasa perangkat lunak dengan pendefinisian yang baik (well defined) dan penstrukturan yang baik. RUP menyediakan pendefinisian struktur yang baik untuk alur hidup proyek perangkat lunak (Rosa A.S, 2011, h105). 2.4 Visual Basic Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemograman yang banyak digunakan oleh pengembang untuk membangun berbagai macam aplikasi Wondows. Visual Basic menggunakan teknologi .NET Framework yang terintegrasi dan mendukung pembuatan aplikasi (Andi Offset, 2010, h2). 2.5 MYSQL MYSQL adalah salah satu software system manajemen database (DBMS) Stucture Query Language yang bersifat open source. SQL adalah bahasa standar untuk mengakses database dan didefinisikan dengan standar ANSI/ISO SQL. MYSQL dikembangkan dan didukung oleh MYSQL AB yang merupakan perusahaan komersial yang didirikan oleh pengembang MYSQL (Andi Offset, 2010, h26) 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Analisis Permasalahan
Kerangka PIECES digunakan untuk mengkategorikan permasalahan yang ditemukan sesuai dengan apa yang didapat pada saat pengumpulan data. Berikut ini diuraikan beberapa permasalahan yang ada dalam pengembangan Sistem Pelayanan kepada Pelanggan ini. 1. Performance Membutuhkan waktu sampai tiga hari untuk menginformasikan via telepon ke pelanggan atas transfer pembayaran 2. Information Sistem yang sekarang tidak adanya data pelanggan non-aktif 3. Economics 4. Control 5. Efficiency a. Kurangnya sarana untuk memberikan informasi-informasi penting ke pelanggan, seperti hari-hari libur, diskon pembayaran berdasarkan ketentuan perusahaan, informasi tanggal jatuh tempo, reward dan lainlain. b. Biaya penggunaan telepon terkadang melebihi budget yang telah ditetapkan perusahaan. Budget yang ditetapkan sebesar Rp. 3.000.000 per bulannya. 6. Service a. Konsumen non aktif dengan kriteria pembayaran sangat baik tidak terdapat dalam list reward. Bahkan ada pelanggan yang tidak mendapatkan konfirmasi. b. Pada E-Loan kontak pelanggan tidak bisa diperbaharui (seperti alamat rumah dan nomor telepon) 3.2 Analisis Kebutuhan Berikut adalah use case pada sistem yang akan dibangun untuk PT. MPM Finance, untuk lebih memahami dapat dilihat pada Gambar 3.7
Hal - 3
Mengelola Data Pengguna
Mengubah Password
Mengubah Alamat dan nomor telepon
Input Data Showroom
Customer Service
Menghitung Perkiraan <
> Pembiayaan dan Input Data Calon Pelanggan
Mengubah Data STNK
Input Data Pelanggan
<> <>
Input Data Kendaraan Pelanggan
<>
Mengecek Tanggal Jatuh Tempo Pembayaran Pelanggan
<>
<>
<> <>
Mengecek Data Pelanggan Non Aktif
<> <>
Customer Relathionsip
Mengecek Data Pelanggan Aktif
<>
Login
<>
Mencetak Perkiraan Pembiayaan
<> <>
Cetak Data Pelanggan Aktif
<> <>
Cetak Data Pelanggan Non Aktif
Manager
Cetak History SMS
<> <> <> <>
Mencetak Data Showroom
Gambar 2 Rancangan Arsitektur 4.2 Activity Diagram
Input Hasil Scan Kontrak Broadcast Promo dan Diskon Menerima SMS Mengirim SMS
Gambar 1 : Diagram Use Case 4 RANCANGAN SISTEM 4.1 Rancangan Arsitektur Rancangan arsitektur yaitu berupa gambar tentang hubungan antar sistem yang digunakan dalam proses perancangan dan pembuatan sistem pelayanan kepada pelanggan berbasis desktop via SMS Gateway. Alur dari semua bagian ini adalah komputer Customer Service disambungkan dengan kabel LAN (Local Area Network). Lalu dari server dihubungkan dengan kabel data untuk terkoneksi pada modem. Dalam hal ini modem adalah pemeran utama untuk mengirimkan informasi ataupun mendapat informasi dari pelanggan. Lalu terhubung ke signal sebagai kekuatan operator yang digunakan pada modem, yang akhirnya informasi tersebut sampai kepada pelanggan melalui handphone mereka, berupa SMS. Agar lebih jelas maka gambaran kerja dari sistem yang dibangun ditunjukkan pada gambar 4.1.
Activity Diagram Input Data Showroom dilakukan pada saat Customer Service memilih menu Input Data Showroom. Diagram ini menunjukkan interaksi Customer Service dengan sistem saat Customer Service ingin memasukkan data Showroom atas kerjasama terbanyak dengan dealer tertentu. Activity Diagram Input Data Showroom ditunjukkan pada gambar 3 Customer Service
Memilih Sub Menu Input Data Showroom
Sistem Informasi Hubungan Pelanggan
Menampilkan Menu Data Showroom
Menginput Data Showroom Mengecek validasi data masukkan
Menyimpan ke basisdata
Menampilkan Informasi Data Telah Disimpan
Gambar 3 Activity Diagram Input Data Showroom
4.3 Sequances Diagram Sequence diagram digunakan pada saat akan memasukkan data Showroom yang
Hal - 4
berhak menggunakan sistem, user yang dapat ditambahkan sebagai pengguna sistem adalah Customer Service. Sequence diagram input data showroom ditunjukkan pada gambar 5 Mengelola Data Showrooom
:Menu Utama
4.5 Rancangan Antarmuka Merupakan menu untuk menulis dan mengirim pesan kepada pelanggan. Dibawah ini adalah rancangan menu tulis SMS.
P: T.Showroom
CS 1. Data Showroom 2. Memasukkan Data Showroom db: Koneksi Basis Data <> 3.
<> 4. 5. Membuka Koneksi()
6. Eksekusi Query Update () 7. Tutup Koneksi ()
<<destroy>> 8. <<destroy>> 8.
Gambar 5 Sequence Diagram Input Data Showroom 4.4 Class Diagram Rancangan database dari sistem yang dibangun menggunakan class diagram dimana class diagram menjelaskan class-class yang ada pada sistem yang dibangun. Class diagram tersebut menggambarkan struktur statis dari sebuah sistem, objek-objek yang dipakai serta hubungan antar class yang ada. Gambar dibawah ini menunjukkan class diagram dan sistem yang dibangun. Class Diagram ditunjukkan ada gambar 6
Gambar 7 Perancangan Tampilan Menu Tulis SMS Merupakan laporan SMS masuk dari pelanggan. Akan dicetak pada akhir bulan dan diserahkan kepada Manager. Berikut adalah gambar rancangan laporan SMS masuk.
Pengguna -I D -N a m a -J a b a t a n -P a s s w o r d + S im p a n ( ) + P e r b a ik i( ) +H a p u s()
Gambar 8 Perancangan Tampilan Laporan SMS Masuk
P e rh it u n g a n -N a m a _ c a lo n -I d _ c a lo n -a la m a t _ c a lo n -t e lp _ c a lo n -t g l -n a m a p e m ilik -k e n d a r a a n -t ip e _ k e n d a r a a n -t a h u n k e n d a r a a n -h a r g a -D P -N o m in a l_ D P -la m a k r e d it -r a t e _ k r e d it _ t a h u n -r a t e _ k r e d it _ b u la n -a s u r a n s i -r a t e _ a s u r a n s i_ t a h u n -r a t e _ a s u r a n s i_ b u la n -a n g s u r a n -n a m a _ s h o w r o o m + S im p a n ( ) + P e r b a ik i ( ) +H a p u s()
P e la n g g a n
S h o w ro o m
1 ..*
1
-N o m o r_ S K U -n a m a _ s h o w r o o1m -a la m a t _ s h o w r o o m -n a m a _ p e m ilik -I D _ p e m ilik + S im p a n ( ) + P e r b a ik i( ) +H a p u s()
1 ..*
1
1
-N o_A greem ent -N a m a_ ko n su m e n - N o _ I d e n t it a s - T e m p a t_ la h ir -T T L - J e n is _ k e la m in - A la m a t - S ta tu s - N o _ t e lp - s ta tu s _ k o n s u m e n - k r it e r ia _ k o n s u m e n - T g l_ ja t u h t e m p o - T g l_ a k h ir - L a m a _ k o n tr a k - N o m in a l_ a n g s u r a n - J e n is _ k e n d a r a a n -M erk - S p e s if ik a s i -S T N K -N a m a_ S T N K - T G L _ ja t u h T e m p o S T N K - a n g su r a n _ke -N a m a_ sh o w ro o m -N o_S K U + S im p a n ( ) 1 ..*
1
SM S -no_agreem ent - n a m a _ko n su m e n - is i _ p e s a n _ k ir im - n o _ t e lp - s t a t u s _ k ir im + K ir im ( ) + S im p a n ( ) + H a p u s( )
Gambar 6 Class Diagram
K rit e ria 1
0_1
- N o_ k e te ta p a n - k r it e r ia _ k o n s u m e n - k e t e r la m b a t a n + S im p a n ( ) + P e r b a ik i( ) + H a p u s( )
K o n tra k
1
1 ..*
- N o _a g r e e m e n t -n a m a _ ko n su m e n - a la m a t _ f ile + S im p a n ( ) + P e r b a ik i( ) + H a p u s( )
5 PENUTUP 5.1 Kesimpulan Berdasarkan permasalahan yang terjadi saat pembuatan laporan dan pembangunan sistem perancangan dan pembuatan sistem pelayanan kepada pelanggan berbasis desktop via SMS Gateway pada PT.Mitra Pinasthika
Hal - 5
Mustika Finance, maka diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Mempermudah Manajer untuk mengetahui pelanggan non aktif dengan adanya form pelanggan non aktif. 2. Sistem SMS Gateway yang dibangun mempermudah pihak perusahaan memberikan informasi kepada pelanggan mengenai tanggal jatuh tempo, konfirmasi pembayaran, harihari libur dan informasi lainnya melalui Form Tulis Pesan. 5.2 Saran Dalam perancangan dan pembuatan aplikasi, penulis menyadari masih terdapat kekurangan pada aplikasi yang dibangun , maka dari itu penulis memberikan saran untuk melakukan pengembangan lebih lanjut menggunakan Android pada form perhitungan pembiayaan perkreditan yang dapat digunakan oleh Marketing. DAFTAR PUSTAKA [1] A.S Rosa, M.Shalahhuddin 2011, Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak, Modula, Bandung [2] Buttle Francis 2009, Customer Relationship Management: Concept and Technologies, 2e, Elsevier Ltd [3] Fatta, Hanif Al 2008, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta [4] Jeffery L. Whitten 2004, Metode Desain dan Analisis Sistem, Andi Offset, Yogyakarta [5] Sadeli, Muhammad 2012, Aplikasi Sms Dengan Visual Basic 6.0 & Visual Basic 2010, Maxicom, Jakarta
Hal - 6
