PENGARUH KOMPETENSI PETUGAS KEARSIPAN DAN SARANA PRASARANA KEARSIPAN TERHADAP KELANCARAN PENGELOLAAN ARSIP DI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
SKRIPSI Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan pada Universitas Negeri Semarang
Oleh Fauza Umami NIM 7101411260
JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG 2015 i
ii
iii
iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
Motto: Kerja Keras + Berdo’a + Tawakal (Fauza Umami)
Persembahan: Kupersembahkan Skripsi ini Untuk: 1. Bapak Juhari dan Ibu Siti Rohmah, meskipun kami jarang bertemu, do’a
Beliau
yang
menjadi
penyemangat dan selalu mengiringi dalam setiap langkah ku. 2. Almamaterku
v
PRAKATA Puji dan syukur penyusun panjatkan kehadirat ALLAH SWT atas berkat dan rahmat-Nya sehinga penyusun dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Pengaruh Kompetensi Petugas Kearsipan dan Sarana Prasarana Kearsipan terhadap Kelancaran Pengelolaan Arsip di Universitas Negeri Semarang” dengan baik. Penyusun memahami bahwa dalam penyusunan skripsi ini tidak akan dapat terselesaikan tanpa bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu dengan segenap kerendahan hati penyusun ucapkan terima kasih kepada: 1.
Prof. Dr. Fathur Rokhman, M. Hum., Rektor Universitas Negeri Semarang atas kesempatan yang telah diberikan kepada penyusun untuk melakukan penelitian di Universitas Negeri Semarang.
2.
Dr. Wahyono, M. M., Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang yang
telah
memberikan
kemudahan
administrasi
perijinan
selama
pelaksanaan penelitian. 3.
Dr. Ade Rustiana, M. Si., Ketua Jurusan Pendidikan Ekonomi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang yang telah memberikan kemudahan administrasi perijinan selama pelaksanaan penelitian.
4.
Ismiyati, S. Pd., M. Pd., Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan arahannya dengan penuh kesabaran dan tanggung jawab, terima kasih atas ilmu, nasehat, dan nilai kehidupan yang telah diberikan.
5.
Dra. Nanik Suryani, M. Pd., Dosen Penguji 1 yang telah memberikan kritik dan saran demi lebih baiknya skripsi ini.
vi
6.
Hengky Pramusinto, S. Pd., M. Pd., Dosen Penguji 2 yang telah memberikan kritik dan saran demi lebih baiknya skripsi ini.
7.
Seluruh Dosen Universitas Negeri Semarang yang telah mendidik dan mengajar penyusun selama menjadi mahasiswa.
8.
Petugas Kearsipan di unit kerja Universitas Negeri Semarang yang telah memberikan data selama proses penelitian dan telah membantu penyusun menjadi responden dalam pengisian kuesioner penelitian.
9.
Nenekku Siti Fatimah yang selalu memberikan do’a dan perhatian.
10. Kakakku Dwi Tri Hartono, Khoirul Ansori, dan Sri Haryanti serta Adekku Mohammad Jafar Aljazuli yang selalu memberikan do’a, perhatian, dan dukungan selama ini. 11. Teman-teman seperjuangan PAP angkatan 2011 yang telah memberikan semangat dan dukungannya. 12. Semua pihak yang tidak dapat penyusun sebutkan satu persatu yang telah memberikan bantuan dan dukungan dalam penyelesaian skripsi ini. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penyusun dan memberikan inspirasi bagi pembaca dan peneliti-peneliti yang akan datang. Atas perhatiannya penyusun menyampaikan terima kasih.
Semarang,
Juli 2015
Penyusun,
vii
SARI Umami, Fauza. 2015. “Pengaruh Kompetensi Petugas Kearsipan dan Sarana Prasarana Kearsipan terhadap Kelancaran Pengelolaan Arsip di Universitas Negeri Semarang”. Skripsi. Jurusan Pendidikan Ekonomi. Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang. Pembimbing: Ismiyati, S.Pd., M.Pd. Kata kunci: Pengelolaan Arsip, Kompetensi Petugas Kearsipan, Sarana Prasarana Kearsipan. Pengelolaan arsip merupakan proses pengendalian arsip secara efektif, efisien dan sistematis melalui penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Pengelolaan arsip dinamis di Universitas Negeri Semarang telah diatur dalam Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013. Berdasarkan studi pendahuluan diketahui bahwa pengelolaan arsip belum sesuai dengan pedoman pengelolaan kearsipan. Kelancaran pengelolaan arsip diantaranya dipengaruhi oleh kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan. Permasalahan dalam penelitian ini adalah adakah pengaruh kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang. Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh petugas kearsipan (arsip dinamis) di unit kerja Universitas Negeri Semarang yang terdiri dari Fakultas, Lembaga, Biro, Unit Pelaksana Tugas, dan Badan yang berjumlah 82 orang. Dalam penelitian ini menggunakan sampling jenuh sehingga semua anggota populasi digunakan sebagai sampel. Metode pengumpulan data menggunakan observasi, wawancara, angket dan dokumentasi. Metode analisis data menggunakan deskriptif persentase dan regresi linear berganda. Hasil penelitian menunjukkan bahwa persamaan regresi linier berganda adalah Y = 7,641 + 0,883X1 + 0,739X2. Besarnya pengaruh secara simultan antara kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang sebesar 33,3%. Variabel yang memberikan pengaruh paling besar terhadap kelancaran pengelolaan arsip secara parsial adalah sarana prasarana kearsipan yaitu sebesar 21,07%, sedangkan untuk kompetensi petugas kearsipan memberikan pengaruh lebih kecil yaitu sebesar 7,84%. Simpulan dari penelitian ini adalah ada pengaruh kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang. Saran dari penelitian ini adalah 1) Pimpinan unit kerja sebaiknya memberikan kesempatan kepada semua petugas kearsipan untuk mengikuti pelatihan kearsipan, 2) Pimpinan unit kerja yang belum menyediakan ruang penyimpanan khusus arsip sebaiknya menyediakan ruang penyimpanan khusus arsip agar petugas kearsipan lebih nyaman dalam bekerja dan pengamanan arsip lebih terjaga.
viii
ABSTRACT Umami, Fauza. 2015. “The Influence of Filing Officer Competence and Filing Infrastructure toward The Success of Archive Management at Semarang State University”. Final Project. Economics Education Department. Economics Faculty. Semarang State University. Advisor: Ismiyati, S.Pd., M.Pd. Keywords: Archive Management, Filing Officer Competence, Filling Infrastructure. Archive management is the process of controlling the archives effectively, efficiently and systematically through the creation, the use, the maintenance, and the archives depreciation. Records management at the Semarang State University has been set in The Rector Regulation of Semarang State University No. 24 in 2013. Based on the preliminary observation, it showed that records management was not suitable with the guidelines of the archives management. The success of archive management was influenced by the filing officer competence and filling infrastructure. The problem of this study was to know the influence of filing officer competence and filing infrastructure toward the success of archives management at Semarang State University. The population of this study were all filling officers or records officers in each unit of Semarang State University which were consisted of the Faculties, Institutions, Bureaus, Executor units, and the other divisions; they were 82 people. It was a saturated sampling study so all population were the samples. The data were collected by questionnaires and documentation. Then, the data were analyzed by percentage descriptive analysis and multiple linear regression. The results of the study showed that the equation of multiple linear regression was Y=7.641+0.883X1+0.739X2. The simultaneous influence of the filing officer competence and filing infrastructure toward the success of archive management at Semarang State University was 33.3%. The most influential variable toward the success of archive management at Semarang State University was filling infrastructure which partially influenced up to 21.07%. Whereas; the filling officer competence gave lower influence for 7.84%. Based on the result above, it can be concluded that there were the influence of filing officer competence and filing infrastructure toward the success of archive management at Semarang State University. Then, it is suggested for: 1) the leader of each unit to give chance for the filling officers to follow the training, 2) the leader of each unit to give the specific archives storage, so it will be better if they provide specific archives storage to make the officers more comfortable in working and securing archives.
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ................................................................................. i PERSETUJUAN PEMBIMBING .......................................................... ii LEMBAR PENGESAHAN KELULUSAN ........................................... iii PERNYATAAN ........................................................................................ iv MOTTO DAN PERSEMBAHAN ........................................................... v PRAKATA ................................................................................................ vi SARI .......................................................................................................... viii ABSTRACT ............................................................................................... ix DAFTAR ISI ............................................................................................. x DAFTAR TABEL .................................................................................... xiv DAFTAR GAMBAR ................................................................................ xvi DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................ xvii BAB I
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang .................................................................... 1 1.2 Perumusan Masalah ............................................................. 6 1.3 Tujuan Penelitian ................................................................ 7 1.4 Manfaat Penelitian .............................................................. 7
BAB II
LANDASAN TEORI 2.1 Kelancaran Pengelolaan Arsip ........................................... 9 2.1.1 Pengertian Kelancaran Pengelolaan Arsip ................ 9 2.1.2 Nilai Guna Arsip ........................................................ 11
x
2.1.3 Jenis-Jenis Arsip ........................................................ 13 2.1.4 Tujuan Pengelolaan Arsip ......................................... 14 2.1.5 Pengelolaan Arsip ...................................................... 16 2.2 Kompetensi Petugas Kearsipan .......................................... 28 2.2.1 Pengertian Kompetensi Petugas Kearsipan ............... 28 2.2.2 Tugas Petugas Kearsipan ........................................... 29 2.2.3 Syarat-Syarat Petugas Kearsipan ............................... 31 2.2.4 Pengembangan Petugas Kearsipan ............................ 33 2.3 Sarana Prasarana Kearsipan ............................................... 34 2.3.1 Pengertian Sarana Prasarana Kearsipan .................... 34 2.3.2 Sarana Prasarana Kearsipan ...................................... 34 2.3.3 Hal yang Perlu Dipertimbangkan dalam Pemilihan Sarana Prasarana Kearsipan ..................................... 39 2.4 Penelitian yang Relevan ..................................................... 40 2.5 Kerangka Berfikir ............................................................... 43 2.6 Hipotesis ............................................................................. 44 BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Jenis dan Desain Penelitian .................................................. 46 3.2 Populasi dan Sampel Penelitian ........................................... 46 3.2.1 Populasi ..................................................................... 46 3.2.2 Sampel ....................................................................... 48 3.3 Variabel Penelitian .............................................................. 48 3.3.1 Variabel Terikat (Dependent) .................................... 48
xi
3.3.2 Variabel Bebas (Independent) ................................... 49 3.4 Metode Pengumpulan Data ................................................. 49 3.4.1 Metode Observasi ...................................................... 50 3.4.2 Metode Wawancara ................................................... 50 3.4.3 Metode Kuesioner (Angket) ...................................... 50 3.4.4 Metode Dokumentasi ................................................. 51 3.5 Metode Analisis Uji Instrumen ............................................ 52 3.5.1 Validitas ..................................................................... 52 3.5.2 Reliabilitas ................................................................. 55 3.6 Metode Analisis Data .......................................................... 56 3.6.1 Metode Analisis Deskriptif Persentase ...................... 57 3.6.2 Uji Asumsi Klasik ..................................................... 58 3.6.3 Analisis Regresi Linier Berganda .............................. 60 3.7 Uji Hipotesis ........................................................................ 61 3.7.1 Uji Simultan (Uji F) ................................................... 61 3.7.2 Uji Partial (Uji t)......................................................... 62 3.8 Koefisiensi Determinasi ...................................................... 62 3.8.1 Koefisien Determinasi Simultan (R2) ......................... 62 3.8.2 Koefisien Determinasi Parsial (r2) ............................. 63 BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil Penelitian .................................................................... 64 4.1.1 Deskripsi Responden Penelitian ................................ 64 4.1.2 Analisis Deskriptif Persentase ................................... 65
xii
4.1.3 Uji Asumsi Klasik ..................................................... 76 4.1.4 Analisis Regresi Linear Berganda ............................. 83 4.1.5 Uji Hipotesis .............................................................. 85 4.2 Pembahasan ......................................................................... 90 BAB V
PENUTUP 5.1 Simpulan .............................................................................. 98 5.2 Saran ................................................................................... 98
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................... 100 LAMPIRAN-LAMPIRAN ...................................................................... 103
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1
Penelitian yang Relevan ........................................................... 40
Tabel 3.1
Populasi Petugas Kearsipan di Tiap Unit Kerja ....................... 47
Tabel 3.2
Hasil Validitas Uji Coba Instrumen ......................................... 54
Tabel 3.3
Hasil Reliabilitas Uji Coba Instrumen ..................................... 56
Tabel 3.4
Interval Skor dan Kriteria ........................................................ 58
Tabel 4.1
Distribusi Responden ............................................................... 64
Tabel 4.2
Deskriptif Persentase Variabel Kompetensi Petugas Kearsipan .................................................................................. 66
Tabel 4.3
Deskriptif Persentase Indikator Ketelitian ............................... 67
Tabel 4.4
Deskriptif Persentase Indikator Kecerdasan ............................ 68
Tabel 4.5
Deskriptif Persentase Indikator Kecekatan .............................. 69
Tabel 4.6
Deskriptif Persentase Indikator Kerapian ................................ 69
Tabel 4.7
Deskriptif Persentase Variabel Sarana Prasarana Kearsipan .... 71
Tabel 4.8
Deskriptif Persentase Indikator Gedung .................................. 72
Tabel 4.9
Deskriptif Persentase Indikator Ruang .................................... 73
Tabel 4.10 Deskriptif Persentase Indikator Peralatan Pengelolaan Arsip .. 74 Tabel 4.11 Deskriptif Persentase Indikator Dokumentasi ......................... 74 Tabel 4.12 Deskriptif Persentase Indikator Informasi Publik .................... 75 Tabel 4.13 Uji Multikolinearitas ................................................................ 76 Tabel 4.14 Uji Normalitas .......................................................................... 79 Tabel 4.15 Uji Glejser ................................................................................ 80
xiv
Tabel 4.16 Hasil Uji Linearitas Pengelolaan Arsip dengan Kompetensi Petugas Kearsipan .................................................................... 82 Tabel 4.17 Hasil Uji Linearitas Pengelolaan Arsip dengan Sarana Prasarana Kearsipan ................................................................. 83 Tabel 4.18 Analisis Regresi Linear Berganda ........................................... 84 Tabel 4.19 Uji Simultan (Uji F) .................................................................. 86 Tabel 4.20 Uji Parsial (Uji t) ...................................................................... 87 Tabel 4.21 Koefisien Determinasi (R2) ...................................................... 88 Tabel 4.22 Koefisien Determinasi Parsial (r2) ........................................... 89
xv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Lingkaran Hidup Kearsipan (Menurut Abubakar) ................ 17 Gambar 2.2 Lingkaran Hidup Kearsipan (Menurut Sedarmayanti) .......... 18 Gambar 2.3 Kerangka Berpikir ................................................................. 44 Gambar 4.1 Grafik Histogram .................................................................. 77 Gambar 4.2 Grafik P-Plot .......................................................................... 78 Gambar 4.3 Uji Heteroskedastisitas dengan Scatterplot .......................... 81
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
Surat Ijin Observasi .......................................................... 104
Lampiran 2
Pedoman Observasi .......................................................... 105
Lampiran 3
Hasil Observasi ................................................................ 107
Lampiran 4
Surat Ijin Penelitian .......................................................... 130
Lampiran 5
Kisi-Kisi Angket Uji Coba Instrumen ............................. 131
Lampiran 6
Angket Uji Coba Instrumen Penelitian ............................ 132
Lampiran 7
Daftar Nama Responden Uji Coba Instrumen ................. 146
Lampiran 8
Tabulasi Hasil Uji Coba Instrumen .................................. 148
Lampiran 9
Validitas Uji Coba Instrumen ........................................... 150
Lampiran 10 Reliabilitas Uji Coba Instrumen ....................................... 159 Lampiran 11 Kisi-Kisi Angket Penelitian ............................................. 162 Lampiran 12 Angket Penelitian ............................................................. 163 Lampiran 13 Daftar Nama Responden Penelitian ................................. 176 Lampiran 14 Tabulasi Data Hasil Penelitian ......................................... 179 Lampiran 15 Tabulasi Data Semi Terbuka ............................................ 183 Lampiran 16 Analisis Deskriptif Variabel Kompetensi Petugas Kearsipan........................................................................... 189 Lampiran 17 Analisis Deskriptif Variabel Sarana Prasarana Kearsipan .......................................................................... 194 Lampiran 18 Uji Multikolinearitas ........................................................ 199 Lampiran 19 Uji Normalitas .................................................................. 200
xvii
Lampiran 20 Uji Heteroskedastisitas ..................................................... 202 Lampiran 21 Uji Linearitas .................................................................... 203 Lampiran 22 Uji Regresi Linear Berganda dan Uji Hipotesis ............... 204 Lampiran 23 Dokumentasi Pengambilan Data Penelitian ..................... 206 Lampiran 24 Surat Keterangan telah Melaksanakan Penelitian ............. 207
xviii
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Setiap lembaga, baik pemerintah maupun swasta tidak lepas dari administrasi. Begitu pula perguruan tinggi yang merupakan salah satu lembaga pendidikan. Salah satu kegiatan dalam administrasi yakni tata usaha. “Tata usaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi” (The Liang Gie, 2007:16). “Pekerjaan menyimpan warkat-warkat pada tempat yang aman dikenal sebagai kearsipan” (The Liang Gie, 2007:18). Barthos (2009:2) menyimpulkan tentang kearsipan yakni sebagai berikut: Kearsipan meliputi segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting bagi perguruan tinggi. Sebagaimana peranan kearsipan menurut Barthos (2009:2) yakni: Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan sebagai “alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”, “penganalisaan”, “pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepattepatnya.
1
2
Sebagai lembaga pendidikan berbadan hukum, arsip dapat digunakan perguruan tinggi untuk mengetahui perkembangan dan merencanakan masa depan perguruan tinggi tersebut. Mengingat peranan arsip yang sangat penting, maka pengelolaan arsip harus dilakukan secara optimal agar dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan tepat. Oleh karena pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan tergantung pada informasi yang disajikan. Kegiatan mengelola arsip menurut Amsyah (2005:4), “Pengelolaan arsip meliputi
pencatatan,
pengendalian
dan
pendistribusian,
penyimpanan,
pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan”. Inti pengelolaan arsip meliputi kegiatan menyimpan warkat dengan sistem tertentu dan pada tempat yang aman sehingga ketika dibutuhkan dapat diketemukan dengan mudah, cepat, dan tepat. Kelancaran pengelolaan arsip akan membantu kelancaran kehidupan dan perkembangan perguruan tinggi, karena berbagai keterangan dalam warkatwarkat yang disimpan itu dapat dijadikan sebagai bahan penilaian dan penyusunan program pengembangan perguruan tinggi yang bersangkutan. Pengelolaan arsip di lingkungan Universitas Negeri Semarang telah diatur dalam Peraturan Rektor, yakni Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis Universitas Negeri Semarang. Halaman 15 dalam peraturan tersebut menjelaskan bahwa pengelolaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan. Selain itu, adanya Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 26 Tahun 2013 pasal 1 tentang pedoman
3
pola klasifikasi kearsipan di lingkungan Universitas Negeri Semarang yang menjelaskan bahwa klasifikasi disusun berdasarkan subjek. Ditambah lagi dengan adanya Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013 tentang pedoman jadwal retensi arsip substantif dan fasilitatif di lingkungan Universitas Negeri Semarang yang digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Peraturan rektor tersebut menjadi pedoman semua unit kerja Universitas Negeri Semarang dalam pengelolaan kearsipan, sehingga terbentuk kesamaan dan keseragaman di dalam pengelolaan kearsipan. Selain itu, pengelolaan kearsipan dapat dilaksanakan dengan cermat, arsip dapat diketemukan dengan cepat, tepat, aman, dan efisien, arsip dapat tersimpan atau tertata dengan baik, tidak mengalami kerusakan atau hilang, dan yang bernilai guna sejarah dapat diselamatkan dan dilestarikan. Adapun permasalahan yang muncul berdasarkan studi pendahuluan adalah pengelolaan arsip yang belum sesuai dengan pedoman pengelolaan kearsipan (dapat dilihat pada hasil observasi pada lampiran 3 halaman 107). Hal ini dapat dilihat dari belum adanya kesamaan dan keseragaman pola klasifikasi kearsipan yang digunakan, misalnya Jurusan PG PAUD menggunakan sistem kronologis, Jurusan Pendidikan Luar Sekolah menggunakan sistem nomor, Fakultas Ilmu Pendidikan menggunakan sistem subjek, dan lain sebagainya. Pemeliharaan arsip tidak dilakukan secara khusus dan berkala, sebagian besar di unit kerja hanya membersihkan arsip menggunakan kemoceng tanpa diberi bahan-bahan pencegah serangga dan dilakukan secara kondisional (dibersihkan jika sudah terlihat kotor). Kurangnya keamaan arsip karena belum adanya rak yang khusus untuk
4
menyimpan arsip. Arsip yang ada di jurusan sebagian besar masih disimpan pada rak dalam kondisi terbuka dan dijadikan satu untuk menyimpan barang-barang yang lain seperti alat tulis kantor, buku, dan lain sebagainya. Penemuan kembali arsip membutuhkan waktu lebih dari 5 menit bahkan adanya arsip yang tidak dapat diketemukan (hal ini diperkuat dari hasil wawancara). Belum adanya pencatatan dan penggunaan bukti tanda keluar arsip (kartu pinjam arsip), serta ketentuan untuk jangka waktu pinjam arsip. Penyusutan arsip hanya berdasarkan volume arsip, belum dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip. Pemusnahan arsip dilaksanakan tanpa adanya saksi serta hanya sebagian kecil yang disertai dengan berita acara. Berdasarkan permasalahan di atas, diduga hal tersebut dipengaruhi oleh kompetensi petugas kearsipan. Sebagaimana The Liang Gie (2007:150) mengungkapkan, “Tetapi segi metode dan peralatan dalam bidang kearsipan itu harus pula dilengkapi dengan tenaga-tenaga pegawai arsip yang cakap agar arsip benar-benar menjadi sumber keterangan dan pusat ingatan yang melancarkan perkembangan organisasi”. Faktor sumber daya manusia memiliki andil yang cukup besar untuk kelancaran pengelolaan arsip, karena faktor sumber daya manusia merupakan subjek atau faktor penggerak yang menentukan berhasil tidaknya pelaksanaan pengelolaan arsip. Secanggih apapun sarana prasarana yang dipakai, dan sebaik apapun sistem yang digunakan apabila tidak didukung dengan petugas kearsipan yang cakap maka pelaksanaan pengelolaan arsip tidak akan berjalan dengan lancar. Hal ini diperkuat oleh Sedarmayanti (2003:119) yang mengungkapkan:
5
Segala sarana yang dimiliki oleh suatu organisasi, seperti peraturan, prosedur, metode, struktur organisasi hanyalah merupakan benda mati dan hanya akan ada manfaatnya apabila dikelola oleh pikiran yang mempunyai pengetahuan luas, dan keterampilan yang tinggi, dengan disertai pula oleh disiplin dan dedikasi yang besar. Selain itu, berdasarkan hasil penelitian Ismiyati (2004:51) menunjukkan bahwa ada pengaruh positif antara kemampuan petugas kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip. Petugas kearsipan yang dimaksud ialah petugas yang bertugas menjaga, mengurus, serta memelihara arsip. “Untuk dapat menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat yakni ketelitian, kecerdasan, kecekatan, dan kerapian” (The Liang Gie, 2007:150). Itu artinya, tidak semua orang dapat menjadi petugas kearsipan, diperlukan tenaga-tenaga terampil, cekatan, dan penuh dedikasi untuk mengelola arsip. Selain kompetensi petugas kearsipan, sarana dan prasarana kearsipan juga diduga berpengaruh terhadap pengelolaan arsip. Sebagaimana Amsyah (2005:178) menjelaskan: Untuk dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan diperlukan peralatan dan perlengkapan yang sanggup menjalankan fungsi setiap sistem dan metode dengan sebaik-baiknya …. Keberhasilan dari kegiatan manajemen kearsipan adalah juga secara langsung dipengaruhi oleh peralatan yang dipergunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut. Sarana dan prasarana kearsipan yang mengikuti kemajuan dan perkembangan zaman akan lebih menyempurnakan pelaksanaan tugas petugas kearsipan. Hal ini diperkuat dengan hasil penelitian Masruri (2007:94) yang menyebutkan bahwa dari variasi tiga variabel independen yaitu waktu, sarana prasarana serta dana, sarana prasarana berpengaruh paling dominan terhadap pengelolaan arsip. Selain
6
itu, hasil penelitian Fajri dan Syahyuman (2012:416) menunjukkan bahwa kendala-kendala dalam pengelolaan arsip dinamis diantaranya adalah fasilitas kearsipan dan sumber daya manusia. Sarana dan prasarana kearsipan yang dimaksud adalah peralatan yang dimiliki dan mempunyai pengaruh dalam kegiatan kearsipan. Universitas Negeri Semarang (UNNES) merupakan satuan pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan tinggi yang meliputi pendidikan akademik, vokasi dan atau profesi. Sebagai perguruan tinggi yang berdiri sejak tahun 1965 yang awalnya merupakan Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP), UNNES memiliki 59 program studi dan 34 program studi diantaranya merupakan program studi kependidikan. Tentu hal tersebut membuat UNNES memiliki banyak sekali arsip. Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis tertarik untuk melakukan penelitian tentang pengelolaan arsip dengan judul “Pengaruh Kompetensi Petugas Kearsipan dan Sarana Prasarana Kearsipan terhadap Kelancaran Pengelolaan Arsip di Universitas Negeri Semarang”. 1.2
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, rumusan masalah yang akan dikaji dalam penelitian ini adalah: 1. Apakah ada pengaruh kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang?
7
2. Apakah ada pengaruh kompetensi petugas kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang? 3. Apakah ada pengaruh sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang? 1.3
Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah di atas, tujuan penelitian ini adalah: 1. Mengetahui ada tidaknya pengaruh kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang. 2. Mengetahui ada tidaknya pengaruh kompetensi petugas kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang. 3. Mengetahui ada tidaknya pengaruh sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang. 1.4
Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat antara lain sebagai berikut: 1. Manfaat Teoritis Dapat
menambah
wawasan
pengembangan
ilmu
pengetahuan
yang
berhubungan dengan manajemen kearsipan dan memberikan sumbangan konseptual bagi peneliti di masa-masa mendatang yang tertarik untuk melakukan penelitian sejenis.
8
2. Manfaat Praktis Secara praktis hasil penelitian ini dapat bermanfaat: a. Bagi instansi yang bersangkutan dapat digunakan sebagai bahan masukan yang positif dan sebagai kontribusi untuk lebih memperhatikan kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan dalam usaha meningkatkan kelancaran pengelolaan arsip. b. Bagi penulis dapat berguna sebagai sarana untuk berlatih dan mengembangkan ilmu pengetahuan administrasi khususnya tentang manajemen kearsipan melalui penelitian dengan membandingkan teori yang diperoleh di bangku kuliah dengan praktik di lapangan sehingga diperoleh pengalaman praktis. c. Bagi pembaca dapat digunakan sebagai referensi untuk pengkajian bidang kearsipan selanjutnya.
BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Tinjauan tentang Kelancaran Pengelolaan Arsip
2.1.1 Pengertian Kelancaran Pengelolaan Arsip Pengertian kelancaran dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Kelancaran adalah keadaan lancarnya (sesuatu)”. Kelancaran yang dimaksud adalah kegiatan pengelolaan arsip dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Sedangkan pengertian pengelolaan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia yakni sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.
Proses, cara, perbuatan mengelola Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan tenaga orang lain Proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan organisasi Proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan.
Pengelolaan yang dimaksud adalah proses, cara, perbuatan mengelola arsip yang meliputi
pencatatan,
pengendalian
dan
pendistribusian,
penyimpanan,
pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan guna pencapaian tujuan organisasi. Mulyono dkk (2011:3), menjelaskan pengertian arsip sebagai berikut: Menurut asal mula arsip dari bahasa Yunani “Archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan. Pada zaman itu tempat menyimpan dokumen masalah pemerintahan berada di Balai Kota (Archeon). Dengan demikian, arsip yang mengadopsi istilah “archief” dari bahasa Belanda yang ada kemiripan bahasa Yunani “Archivum” mempunyai wayuh arti. Arsip dapat berarti bahan yang disimpan atau tempat penyimpanan. Untuk istilah warkat yang dalam bahasa Inggris disebut “records”, adalah catatan-catatan, rekaman, atau bentuk lain yang merupakan bukti kegiatan suatu organisasi dan belum dimasukkan ke tempat penyimpanan. Dalam bahasa Perancis arsip adalah “dossier” yang
9
10
berarti cataan baik dalam bentuk tulisan, rekaman, gambar atau bentuk lain yang berwujud berkas terdiri dari beberapa lembar yang saling berhubungan. Istilah “File” untuk orang Inggris yang berarti arsip yang berasal dari kata Latin “Filum” berarti tali atau benang yang digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran surat, kuitansi atau laporan agar mudah disimpan. Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman 14: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam melaksanakan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Menurut The Liang Gie (2007:118), “Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”. Sedangkan pengertian arsip berdasarkan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 pasal 1 ayat 2 adalah sebagai berikut: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman 15 menjelaskan, “Pengelolaan arsip dinamis yaitu proses pengendalian arsip secara efektif, efisien, dan sistematis melalui penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip”. Sehingga dapat disimpulkan kelancaran pengelolaan arsip merupakan proses mengelola kumpulan warkat secara efektif, efisien dan sistematis melalui
11
penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan guna pencapaian tujuan organisasi. 2.1.2 Nilai Guna Arsip Menurut Milton Reitzfeld dalam The Liang Gie (2007:117) menetapkan adanya 7 nilai dari sesuatu warkat terutama untuk keperluan menentukan jangka waktu penyimpanannya, yaitu: 1. 2. 3. 4. 5.
Values for administrative use (nilai-nilai kegunaan administrasi) Values for legal use (nilai-nilai kegunaan hukum) Values for fiscal use (nilai-nilai untuk kegunaan keuangan) Values for policy use (nilai-nilai untuk kegunaan haluan organisasi) Values for operating use (nilai-nilai untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi) 6. Values for historical use (nilai-nilai untuk kegunaan sejarah) 7. Values for research (nilai-nilai untuk keperluan penelitian). Sesuatu warkat dapat mempunyai semacam nilai saja atau juga lebih daripada 1 kegunaan. Suatu pendapat yang tidak jauh berbeda dikemukakan oleh Vernon B. Santen dalam The Liang Gie (2007:117) yang dikenal dengan 1 istilah pengingat “ALFRED”. Istilah ini merupakan kependekan dari nilai-nilai warkat berikut: A L F R E D
-
Administrative Value (nilai administrasi) Legal Value (nilai hukum) Fiscal Value (nilai dibidang keuangan) Research Value (nilai penelitian) Educational Value (nilai pendidikan) Documentary Value (nilai dokumentasi).
Sementara itu Sulistyo (2003:31-33) menjelaskan arsip memiliki kegunaan sebagai berikut: 1.
Merupakan memori badan korporasi Rekaman atau arsip merupakan sumber daya badan korporasi sekaligus aset badan korporasi. Sebagai sumber daya, arsip dinamis menyediakan informasi sedangkan sebagai aset menyediakan dokumentasi.
12
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Pengambilan keputusan manajemen Untuk mengambil keputusan yang tepat, manajer harus memperoleh informasi yang tepat karena keputusan akan baik bilamana informasi yang diterima juga baik. Sebagian besar informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan bersumber pada arsip. Menunjang litigasi Bilamana sebuah badan korporasi menggugat badan korporasi lain, maka arsip menyediakan dokumentasi yang diperlukan untuk digunakan di pengadilan. Mengurangi biaya dan volume penggunaan kertas Dibutuhkan rancangan sistematis terhadap konsep arsip secara total, mulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan, dalam upaya mengendalikan volume kertas yang meningkat dan biaya penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan pemusnahan arsip yang semakin meningkat. Efisiensi badan korporasi Badan korporasi akan mengalami inefisiensi bilamana informasi yang diperlukan tidak segera tersedia. Rancangan yang sistematis terhadap manajemen arsip menyediakan sarana temu balik informasi guna meningkatkan efisiensi karyawan dan akhirnya juga badan korporasi. Ketentuan hukum Banyak badan korporasi yang memperoleh kontrak kerja, pesanan dari pemerintah sehingga badan korporasi tersebut harus beroperasi sesuai dengan kebijakan dan prosedur pemerintah. Bilamana ada pemeriksaan, badan korporasi yang memperoleh kontrak kerja atau pesanan dari pemerintah harus mampu menyediakan dokumentasi atas permintaan pemeriksa. Rujukan historis Arsip merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa depan. Arsip melestarikan sejarah untuk generasi mendatang.
Sedangkan menurut Mulyono dkk (2011:5), warkat juga dapat dibedakan menjadi 2 nilai guna sesuai dengan siapa yang memanfaatkan warkat tersebut. “Secara otomatis warkat bernilai guna bagi organisasi yang menciptakan arsip tersebut atau pemilik warkat (nilai guna primer). Disamping itu warkat juga dapat dimanfaatkan oleh pihak lain di luar organisasi pencipta warkat yang bersangkutan (nilai guna sekunder)”.
13
2.1.3 Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman 14, jenis-jenis arsip meliputi: 1. 2.
3. 4. 5. 6.
7.
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus-menerus. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Arsip konvensional adalah arsip berbasis kertas. Arsip audio visual atau arsip pandang dengar adalah arsip yang dapat dilhat/ atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik beraneka ragam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya. Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktivitas dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer, dan diolah dengan sistem komputer.
Sementara itu Mulyono dkk (2011:6-8) menjelaskan, Dalam rangka menata arsip dengan baik, perlu dikelompokkan dalam 4 golongan arsip. Empat golongan arsip itu adalah: 1.
Arsip tidak penting, yaitu (kelompok) arsip yang nilai kegunaannya hanya sebatas sebagai informasi. Puak arsip ini dapat diberi tanda (T). Puak arsip ini disimpan paling lama dalam jangka waktu 1 tahun. 2. Arsip biasa, yaitu puak arsip yang mempunyai nilai guna saat ini dan masih diperlukan pada waktu yang akan datang dalam jangka waktu 1-5 tahun. Puak arsip ini diberi tanda (B). 3. Arsip penting, yaitu puak arsip nilai gunanya mempunyai hubungan dengan kegiatan masa lampau dan masa yang akan datang. Puak arsip ini akan disimpan dalam jangka waktu 5-10 tahun dan dapat diberi tanda (P). 4. Arsip sangat penting, yaitu puak arsip yang dipakai sebagai pengingat dalam jangka waktu yang tidak terbatas (abadi). Puak arsip ini termasuk arsip vital sehingga harus disimpan terus dan diberi tanda (V). Sedangkan berdasarkan frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi, dibedakan jenis arsip seperti berikut ini: 1. Arsip aktif (dinamis aktif), yaitu secara langsung masih digunakan dalam proses kegiatan kerja.
14
2. 3. 4.
Arsip inaktif (dinamis inaktif), yaitu arsip yang penggunaannya tidak langsung sebagai bahan informasi. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip statis, arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis referensinya, dan keterangan yang dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI/dan atau Lembaga Kearsipan.
Menurut Sedarmayanti (2003:9), berdasarkan fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi: 1.
Arsip dinamis Adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. 2. Arsip statis Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang. Sedangkan arsip dinamis sebenarnya dapat dirinci lagi menjadi: 1. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor. 2. Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja. 2.1.4 Tujuan Pengelolaan Arsip Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman 18, penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk: 1. 2. 3.
Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Menjamin perlindungan kepentingan civitas akademika dan hak-hak keperdataan melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
15
4.
5. 6.
Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Menjamin keselamatan aset universitas dalam bidang pendidikan, budaya, dan seni serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa dan, Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Sementara itu berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 3, penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk: 1.
2. 3. 4.
5. 6.
7.
8.
Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang handal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman 11, “Pengelolaan arsip dinamis bertujuan pokok untuk menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah dalam rangka pelaksanaan fungsi dan tugas sebagai lembaga perguruan tinggi”. Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003:19): “Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan
16
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah”. 2.1.5 Pengelolaan Arsip Amsyah (2005:4) menjelaskan bahwa: Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati. Khusus untuk arsip yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai sangat penting bagi perkantoran akan disimpan selama-lamanya diperkantoran yang bersangkutan sebagai arsip abadi. Menurut Abubakar (1985:19-22), lingkaran kehidupan kearsipan (Life Span of Record) meliputi: 1.
2.
3.
4.
5.
6.
Tahap pencipta arsip Merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu yang bentuknya berupa konsep, daftar, formulir, dan sebagainya. Tahap pengurusan dan pengendalian Merupakan tahap dimana surat masuk dan keluar diregistrasi atau diagenda sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu, surat-surat tersebut dikendalikan ke unit kerja yang akan membahas atau memproses surat-surat tersebut. Tahap referensi Merupakan tahap dimana surat-surat tersebut digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari, dan surat tersebut diklasifikasikan, diindeks (kalau perlu digunakan tunjuk silang), selesai digunakan difilling (penataan berkas) dan kalau diperlukan dicari kembali. Tahap penyusutan Merupakan tahap pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Tahap pemusnahan Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan arsip sebagaimana tercantum dalam jadwal retensi arsip pada instansi masingmasing. Tahap penyimpanan di unit kearsipan Arsip aktif setelah diseleksi, maka akan terdapat 2 jenis arsip, yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip inaktif (arsip yang sudah menurun nilai gunanya didaftar kemudian dipindahkan ke Unit kearsipan di instansi masing-masing.
17
7.
Tahap penyerahan ke arsip nasional RI/arsip nasional daerah Arsip inaktif yang sudah menjadi statis diserahkan oleh setiap Lembaga Negara Badan-Badan Pemerintah di Pusat Arsip Nasional RI.
Untuk lebih jelasnya, perhatikan gambar berikut:
Gambar 2.1 Lingkaran Hidup Kearsipan (Life Span Of Record)
18
Sama halnya Sedarmayanti (2003:20), lingkaran hidup kearsipan (life span of records) adalah sebagai berikut:
Gambar 2.2 Lingkaran Hidup Kearsipan (Life Span Of Records) Keterangan gambar: 1. Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu yang bentuknya berupa konsep, daftar, formulir dan sebagainya. 2. Tahap pengurusan dan pengendalian, yaitu tahap di mana surat masuk/keluar dicatat sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu suratsurat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut. 3. Tahap referensi, yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan adminstrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu. 4. Tahap penyusutan, adalah kegiatan pengurangan arsip. 5. Tahap pemusnahan: Pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi dapat dilakukan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan Swasta.
19
6.
7.
Tahap penyimpanan di Unit Kearsipan, Arsip yang sudah menurun nilai gunanya (arsip inaktif) didaftar, kemudian dipindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI/Arsip Nasional Daerah. Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan.
Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman 15, “Pengelolaan arsip dinamis yaitu proses pengendalian arsip secara efektif, efisien, dan sistematis melalui penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip”. 1.
Penciptaan arsip Kegiatan ini merupakan awal dari proses kehidupan arsip, penciptaan arsip
dapat melalui: a.
Pembuatan Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun
2013 halaman 27, “Pembuatan arsip adalah kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas Universitas Negeri semarang sebagai lembaga perguruan tinggi”. Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 22 Tahun 2013 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Universitas Negeri Semarang. b.
Penerimaan Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun
2013 halaman 28, “Penerimaan arsip adalah kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan arsip yang berasal dari pihak luar (organisasi dan atau individu)”.
20
Dalam penerimaan arsip, arsip harus dalam kondisi aman, tepat, lengkap, dan jelas terbaca. Pemberkasan arsip dilakukan dengan tahapan: 1). Pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui kelengkapan, kondisi fisik arsip dan keterkaitan dengan arsip lain. Berkas yang tidak lengkap, rusak, atau tidak dalam satu kesatuan perlu dilengkapi, diperbaiki, atau digabungkan dengan berkas lain yang sudah tersimpan. 2). Penyortiran dilakukan untuk memilah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip yang lain. 3). Penentuan indeks dilakukan untuk menentukan nama jenis arsip atau kata tangkap (caption) atau kata kunci (keyword) sesuai dengan materi arsip. Indeks dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah, nama benda, nomor, dan atau masalah. 4). Penentuan kode dilakukan berdasarkan kelompok subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek berupa gabungan huruf dan angka. 5). Pembuatan label dilaksanakan pada sekat penunjuk (guide), folder/map, peralatan penyimpan arsip lainnya dilaksanakan secara konsisten. 6). Pembuatan tunjuk silang dilaksanakan untuk menghubungkan berkas yang satu dengan berkas lain yang memiliki keterkaitan informasi. 7). Penempatan arsip dilakukan sesuai dengan lokasi atau kelompok subjeknya. (Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 35 Tahun 2009 BAB IV). 2.
Penggunaan arsip Tujuan utama dari penyimpanan arsip yakni agar mudah dalam penemuan
kembali arsip, sebagaimana The Liang Gie (2007:118) mengungkapkan: “Aktivitas pokok di bidang kearsipan ialah menyimpan warkat, tetapi tujuannya yang utama ialah menemukan kembali secara cepat sesuatu warkat yang diperlukan”. Lebih lanjut The Liang Gie (2007:125) menjelaskan: Syarat pokok penyimpanan warkat yang baik ialah kemungkinan diketemukannya kembali secara cepat sesuatu warkat yang dibutuhkan. Kalau warkat itu tak dapat segera diketemukan kembali atau bahkan tidak diketemukan sewaktu dicari, arsip termaksud tidak ada gunanya. Arsip yang kacau balau hanya merupakan setumpukan kertas yang tak bernilai, bahkan dalam banyak hal arsip yang demikian itu lebih merupakan penghambat bagi jalannya suatu organisasi.
21
Penggunaan arsip menyangkut: a.
Penyimpanan Penyimpanan arsip yang tepat akan mempermudah dalam penemuan kembali
arsip, sebagaimana Mulyono dkk (2011:14) menyebutkan, “Penyimpanan arsip perlu diatur agar sewaktu diperlukan harus dapat ditemukan dengan mudah dan cepat”. Proses penyimpanan arsip menurut The Liang Gie (2007:137-138) adalah sebagai berikut: 1). Pembacaan surat dan pembuatan tanda Pembuatan tanda dengan cara menggarisbawahi pokok/inti dari isi surat dengan pensil merah. 2). Pencatatan dalam kartu Langkah selanjutnya adalah melakukan pencatatan pada kartu arsip. 3). Penyimpanan dalam berkas Berkas yang lebih praktis ialah tanpa jepitan. Ini mengurangi waktu dan tenaga dalam membuat lubang pada surat-surat dan memasangkannya dalam jepitan. Apabila diperlukan hendaknya dibuatkan lembaranlembaran surat penunjuk. Ini akan memperkecil kemungkinan tidak ditemukannya kembali sesuatu surat. Lebih lanjut The Liang Gie (2007:120-122) menjelaskan, pada pokoknya dikenal 5 macam sistem penyimpanan warkat: 1). Penyimpanan menurut abjad (Alphabetic filling) Pada penyimpanan ini, warkat-warkat disimpan menurut abjad dari namanama orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap warkat itu. Dengan sistem menurut urut-urutan abjad ini, sepucuk surat yang berhubungan dengan seseorang langganan dapat diketemukan kembali dengan lebih cepat daripada kalau semua surat dicampur-adukkan. 2). Penyimpanan menurut pokok soal Warkat-warkat dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat dalam tiap-tiap warkat. Warkat-warkat yang telah dikelompok-kelompokkan menurut pokok soalnya itu kemudian disimpan juga menurut urut-urutan abjad judul-judul urusan itu. 3). Penyimpanan menurut wilayah Surat-surat yang harus dipelihara oleh sebuah organisasi dapat pula disimpan menurut pembagian wilayah. Untuk Indonesia misalnya, dapat diadakan pembagian menurut pulau-pulau (Sumatera, Jawa, Kalimantan) atau menurut wilayah provinsi (Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur,
22
Daerah Istimewa Yogyakarta). Disini dipakai pula sistem abjad untuk mengatur urut-urutan nama-nama langganan itu, tetapi pengelompokan utamanya adalah menurut pembagian wilayah. 4). Penyimpanan menurut nomor Pada sistem penyimpanan ini, warkat yang mempunyai nomor disimpan menurut urut-urutan angka dari 1 terus meningkat hingga bilangan yang lebih besar. Ini misalnya faktur-faktur yang dibuat oleh sebuah perusahaan. 5). Penyimpanan menurut tanggal Sebagai sistem terakhir untuk menyimpan warkat-warkat ialah menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat itu. Sistem ini dapat dipakai bagi warkat-warkat yang harus memperhatikan sesuatu jangka waktu tertentu, misalnya surat-surat tagihan. The Liang Gie (2007:124-125) menjelaskan pemilihan sistem yang tepat yakni sebagai berikut “Pemilihan mengenai sesuatu sistem bergantung pada macamnya warkat dan tujuan utama yang diharapkan dari penyimpanan warkat-warkat itu”. Penyimpanan arsip di lingkungan UNNES dilakukan berdasarkan pola klasifikasi kearsipan yang ada di Universitas Negeri Semarang, yakni terdapat pada Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 26 Tahun 2013 tentang Pedoman Pola Klasifikasi Kearsipan di Lingkungan Universitas Negeri Semarang. b.
Penemuan kembali Abubakar (1985:74) mengungkapkan, “Tujuan yang utama dalam penemuan
kembali arsip atau disebut pula sistem penemuan kembali arsip (retrieval system) adalah menemukan informasi yang terkandung dalam surat atau arsip tersebut, jadi bukan sistem semata-mata menemukan arsipnya”. Pada umumnya oleh para ahli kearsipan telah diterima bahwa jangka waktu yang baik dalam menemukan kembali sesuatu surat ialah tidak lebih dari pada 1 menit. Dengan sistem penyimpanan yang tepat, alat perlengkapan yang baik, dan pegawai yang mahir, pasti jangka waktu itu tidak akan dilampaui (The Liang Gie, 2007:126).
23
Lebih lanjut Abubakar (1985:75) menjelaskan, supaya sistem penemuan kembali arsip ini mudah dapat terlaksana, maka beberapa syarat haruslah ditaati, yaitu: 1). Kebutuhan si pemakai arsip harus diteliti terlebih dulu dan sistemnya harus mudah diingat. Misalnya untuk berkas Kepegawaian sebaiknya ditata berdasarkan nama pegawai tersebut, dan tidak berdasarkan Nomor pegawai. Sebab Nomor tidak pernah disebut oleh si pemakai, kalau mereka membutuhkan berkas pegawai tersebut. 2). Harus didasarkan atas kegiatan nyata Instansi yang bersangkutan, maka disusunlah kata tangkap atau indeks sebagai tanda pengenal. 3). Kemudian sistem penemuan kembali harus logis, konsisten dan mudah diingat. 4). Selanjutnya sistem penemuan harus disokong oleh peralatan dan perlengkapan harus sesuai dengan penataan berkas. 5). Dan syarat yang terpenting adalah harus disokong oleh personil yang terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka bekerja, senang bekerja secara detail tentang informasi. c.
Peminjaman Mulyono dkk (2011:32-33) menjelaskan pentingnya pencatatan arsip ketika
dipinjam dan bagaimana tata cara peminjaman arsip yang baik sebagai berikut: Arsip yang disimpan baik berstatus arsip aktif maupun arsip inaktif dapat digunakan sebagai bahan informasi dalam mengambil kebijakan baik untuk unit kerja bersangkutan atau pun unit kerja lain dalam satu lembaga. Hal ini terbuka kemungkinan, lembaga lain memanfaatkan informasi yang bersumber dari arsip yang tidak ada di organisasinya. Oleh karena itu, peminjaman arsip tidak mungkin dihindari. Untuk mencegah hilangnya arsip yang dikeluarkan dari tempat penyimpanan karena dipinjam oleh unit lain maupun oleh organisasi lain, maka diatur pencatatan peminjaman dengan kartu pinjam arsip (out slip). Dengan menggunakan kartu pinjam arsip pihak pengolah arsip mengetahui keberadaan arsip apabila suatu saat ingin menggunakan dan ternyata tidak ada. Peminjaman arsip dengan menggunakan kartu pinjam arsip (biasanya rangkap 3), dilakukan dengan cara sebagai berikut: Kartu pinjam arsip dibuat rangkap 3 (putih-asli, jambon-duplikat, birutriplikat). Penggunaan ketiga lembar kartu pinjam arsip dirinci sebagai berikut: 1). Lembar asli digunakan sebagai pengganti arsip yang dipinjam, jadi diletakkan di folder tempat arsip itu dipinjam.
24
2). Lembar kedua (duplikat) sebagai bukti peminjaman arsip dipegang oleh pengolah unit kearsipan. 3). Lembar ketiga (triplikat) sebagai bukti untuk peminjaman arsip dibawa oleh peminjam arsip beserta arsip yang dipinjam. Semua peminjaman arsip baik internal maupun eksternal harus melalui prosedur yang sama, yaitu dengan menggunakan “Kartu Pinjam Arsip”. Dengan demikian dapat dihindarkan adanya kehilangan arsip atau setidaktidaknya ketidaktahuan keberadaan arsip dapat dihindarkan. Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomor 60 Tahun 2012 Pasal 32, batas waktu peminjaman/penggunaan arsip aktif, inaktif, audiovisual paling lama 5 (lima) hari kerja. 3.
Pemeliharaan arsip Untuk memelihara dan menjaga agar arsip-arsip tersebut terlindung dan terjaga
baik fisik maupun informasinya, maka arsip-arsip tersebut harus terhindar dari segala kerusakan-kerusakan. Kerusakan arsip dapat disebabkan dari dalam maupun dari luar. Kerusakan yang disebabkan dari dalam yakni kertas, tinta, dan pasta/lem. Sedangkan kerusakan yang disebabkan dari luar yakni kelembaban, udara yang terlampau kering, sinar matahari, debu, kekotoran udara, jamur dan sejenisnya, rayap, dan gegat (Barthos, 2009:50-56). Barthos (2009:58-60) menjelaskan lagi, Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: a.
b.
c.
Membersihkan ruangan Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur. Sekurang-kuranngnya seminggu sekali dibersihkan dengan vacuum cleaner (alat penyedot debu). Membersihkan dengan sapu atau bulu ayam tidak ada gunanya sama sekali, sebab hanya akan memindahkan debu-debu dari satu tempat ke tempat lain. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya Sedikit-dikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan daerah sekelilingnya hendaknya diperiksa untuk mengawasi kalau-kalau ada serangga, rayap, dan sejenisnya. Penggunaan racun serangga Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga seperti D.D.T., Dieltrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexachloride. Racun
25
d.
e.
f.
g.
h.
i.
serangga ini disemprotkan dengan menggunakan alat semprot biasa ke arah dinding, lantai, dan alat-alat yang dibuat dari pada kayu. Harus diperhatikan penyemprotan ini jangan sampai mengenai kertas-kertas arsipnya, karena dapat merusakkan kertas. Disamping itu kapur baruspun dapat dipergunakan mencegah serangga. Taruhlah kapur barus di rak-rak. Mengawasi serangga anai-anai Untuk menghindari serangga anai-anai dapat dipergunakan sodium arsenite. Sodium ini letakkanlah di celah-celah lantai. Rak, almari yang dibuat daripada kayu, hendaknya dioles dengan Dieldrin. Cara mengolesi dengan menggunakan kuas, sejalan dengan garis-garis yang ada pada kayu. Larangan makan dan merokok Makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat penyimpanan arsip, sebab sisa-sisa makanan merupakan daya tarik bagi serangga dan juga tikus-tikus. Demikian pula tidak diperkenankan merokok, baik rokok putih maupun rokok kretek. Menyalakan dengan korek atau membawa api dilarang. Alat pemadam kebakaran harus ditempatkan di dalam ruangan penyimpanan dan ditempatkan di tempat yang strategis. Untuk ini dapat dipergunakan gas CO2. Rak penyimpanan arsip Arsip-arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam, dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci. Hal ini untuk memudahkan bergeraknya udara dan memudahkan untuk membersihkan lantai di bawah rak. Meletakkan arsip Arsip-arsip, barang-barang cetakan, peta, bagan, dan lain-lain hendaknya diatur sebaik mungkin dengan diberi tanda masing-masing. Barang-barang tersebut jangan diletakkan secara berdesak-desakkan, dan jangan diletakkan di tempat yang lebih kecil ukurannya dari pada kertasnya sendiri. Jangan sampai sudut-sudut kertas terlipat. Lembaran kertas yang terlepas dari bundelnya hendaknya dikembalikan pada asalnya. Pergunakanlah klip plastik, akan tetapi kalau yang dipergunakan klip logam, gantilah setiap saat dengan klip yang baru sebelum klip itu berkarat. Klip yang berkarat akan dapat merusakkan kertas. Membersihkan arsip Arsip-arsip hendaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner. Apabila arsip-arsip dihinggapi anai-anai/rayap dan sejenis lainnya hendaknya dipisahkan dengan lainnya. Demikian pula bila kita menemukan arsip-arsip yang rusak, segera dipisahkan untuk segera diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki. Mengeringkan arsip yang basah Arsip-arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan jalan menjemur dibawah teriknya sinar matahari. Bukalah arsip-arsip dari ikatannya, kemudian keringkan dengan jalan menganginkan. Untuk membantu mempercepat pengeringan ini, gunakanlah kipas angin, kalau tidak ada bukalah jendela-jendela dan pintu-pintu lebar-lebar. Dapat pula
26
j.
k.
dipergunakan kertas penyerap (blotting); taruhlah arsip yang basah diantara dua kertas penyerap tersebut. Bagi arsip-arsip yang terendam air, pindahkanlah keruangan yang lebih luas dan keringkanlah seperti tersebut di atas. Arsip-arsip yang tidak terpakai Untuk arsip-arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga dengan cara yang sama, tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik mungkin agar tidak bertaburan disana sini. Susunannya sama seperti ketika arsip itu dipergunakan. Arsip-arsip yang rusak atau sobek Apabila kita temukan arsip-arsip yang rusak/robek janganlah ditambal dengan menggunakan cellulose tape, sebab alat perekat ini malahan dapat merusakkan kertas dan tulisannya. Untuk memperbaikinya gunakanlah kertas yang sama dengan menggunakan perekat kanji. Bagi arsip-arsip yang rusaknya sangat hebat, serahkanlah arsip-arsip tersebut ke Arsip Nasional RI untuk diperbaiki.
Disamping memperhatikan hal-hal tersebut di atas, perlulah pula memasang AC yang dipasang selama 24 jam terus menerus. AC ini selain berfungsi untuk mengatur kelembaban dan temperatur udara juga untuk mengurangi banyaknya debu. “Pemasangannya harus konstan (tetap), sehingga keadaan udara tetap tidak berubah-ubah. Keadaaan udara yang berubah-ubah akan merusakkan kertas, apalagi kalau penggantian udara tersebut terjadi secara mendadak” (Barthos, 2009:57). 4.
Penyusutan arsip Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun
2013 halaman 16: Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai guna, dan penyerahan arsip statis/permanen ke pusat arsip universitas. Menurut The Liang Gie (2007:144-147), Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum melakukan penyusutan arsip adalah:
27
a.
b.
c.
Mengetahui bernilai atau tidaknya suatu arsip dengan angka pemakaian. Ini ialah angka persentasi sebagai perbandingan antara jumlah permintaan surat-surat untuk dipakai kembali dengan jumlah surat-surat dalam arsip. Semakin besar persentasi dari angka pemakaian, semakin baik arsip ini, karena hal itu berarti bahwa warkat-warkat yang disimpan itu masih mempunyai faedah. Nilai guna arsip sesuai dengan penggolongannya, yakni arsip vital (sangat penting) yang wajib disimpan untuk selama-lamanya, arsip penting yang disimpan dalam jangka waktu 5-10 tahun, arsip biasa yang disimpan dalam jangka waktu 1-5 tahun, dan arsip tidak penting yang disimpan paling lama dalam jangka waktu 1 tahun. Jadwal Retensi Arsip. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip (Peraturan Rektor UNNES Nomor 24 Tahun 2013 halaman 16).
Penyusutan arsip di lingkungan Universitas Negeri Semarang telah diatur dalam Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif Dan Fasilitatif Di Lingkungan Universitas Negeri Semarang. Dari pengertian penyusutan diatas, dapat diketahui bahwa penyusutan arsip terdiri dari: a.
Pemindahan arsip, berarti memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Arsip. Menurut Amsyah (2005:215-217), Pemindahan arsip dilakukan dengan cara: 1). Petugas melakukan seleksi terhadap arsip-arsip yang akan dikeluarkan dari file-nya. Kalau ada jadwal retensi, petugas dapat memilih berdasarkan umur-umur yang ditentukan sesuai daftar. Kalau tidak, maka petugas dapat memilih berdasarkan perkiraan sendiri atau meminta nasihat pada atasannya. 2). Memilih arsip yang akan dikeluarkan. Untuk arsip yang ada di file campuran, biasanya harus dipilih lebih teliti. 3). Petugas harus membuat Berita Acara Pemindahan Arsip beserta Daftar Jenis Arsip yang diserahkan. Berita acara ditandatangani oleh pihak yang
28
menyerahkan dan pihak yang menerima. Berita acara adalah surat keterangan timbang terima penyerahan arsip sebagai bagian dari prosedur pemindahan arsip. Jadi pada proses transfer terdapat dua dokumen, yaitu Berita Acara Pemindahan Arsip dan Daftar Jenis Arsip yang diserahkan. Daftar tersebut lazim juga disebut Daftar Pertelaan. b.
Penyerahan arsip, berarti nilai kegunaan arsip untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari sudah tidak diperlukan lagi dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan, maka arsip tersebut diserahkan penyimpanan selanjutnya di Arsip Nasional Pusat bagi arsip di Pemerintah Pusat dan di Arsip Nasional Daerah bagi arsip-arsip di Pemerintah Daerah.
c.
Pemusnahan arsip, yaitu tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Jadi menghancurkan arsip secara total dengan cara total membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi atau bentuknya. Abubakar (1985:103) menjelaskan: Perlu diperhatikan, bahwa setiap pelaksanaan pemindahan arsip inaktif ke Unit Kearsipan dan penyerahan arsip inaktif ke Arsip Nasional selalu dibuatkan Berita Acara dan dilengkapi daftar arsip. Dengan cara ini, maka pemindahan dan penyerahan arsip inaktif selalu dapat dipertanggungjawabkan, demikian pula pemusnahan arsip yang tidak berguna lagi bagi instansi penciptanya, maupun generasi yang akan datang dimusnahkan dengan Berita Acara pemusnahan dan setelah dinilai oleh suatu panitia pemusnahan serta disaksikan oleh 2 pejabat dari bidang hukum atau perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari lembaga-lembaga negara atau badan pemerintahan yang bersangkutan.
2.2
Tinjauan Kompetensi Petugas Kearsipan
2.2.1
Pengertian Kompetensi Petugas Kearsipan
Menurut
Kamus
Besar
Bahasa
Indonesia,
“Kompetensi
merupakan
kewenangan (kekuasaan) untuk menentukan (memutuskan sesuatu)”. Kompetensi yang dimaksud adalah kewenangan untuk melakukan pengelolaan arsip.
29
“Sedangkan petugas merupakan orang yang bertugas melakukan sesuatu”, (Kamus Besar Bahasa Indonesia). Petugas yang dimaksud adalah orang yang bertugas melakukan pengelolaan arsip, yang meliputi kegiatan pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan. Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman 16, “Arsiparis/pengelola arsip adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/ atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan”. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, “Kearsipan adalah halhal yang berkenaan dengan arsip”. Kearsipan yang dimaksud adalah setiap kegiatan, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta yang ada kaitannya dengan masalah arsip. Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa kompetensi petugas kearsipan merupakan syarat-syarat yang harus dimiliki seseorang yang memiliki kewenangan dibidang kearsipan untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan pengelolaan kearsipan. 2.2.2 Tugas Petugas Kearsipan Menurut Sedarmayanti (2003:19), tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut: 1. 2. 3.
Menerima warkat. Mencatat warkat. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan.
30
4. 5. 6. 7.
Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.
Sedangkan Abubakar (1985:4-6) menjelaskan, tugas pokok bidang kearsipan dapat dikelompokkan sebagai berikut: 1.
2.
3.
4.
Tugas pengaturan Dalam hal ini termasuk pelayanan kepada masyarakat, pembinaan pengawasan dan pemberian izin. Pelayanan dalam arsip dinamis, tidak dilakukan untuk masyarakat, tetapi hanya untuk instansinya sendiri. Tetapi kalau arsip dinamis tersebut sudah menjadi arsip statis dan disimpan di Arsip Nasional RI maka barulah dapat diteliti dan terbuka untuk masyarakat. Pembinaan kearsipan termasuk pula didalamnya pengembangan atau penelitian sistem kearsipan di seluruh Indonesia adalah tuas Arsip Nasional RI dengan memberikan buku-buku petunjuk atau pedoman. Tugas pemberian izin dilaksanakan oleh Arsip Nasional RI dalam hal apakah arsip statis yang telah diserahkan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badang Pemerintahan atau Badan Swasta ke Arsip Nasional RI sudah terbuka untuk masyarakat setelah diadakan pertimbangan-pertimbangan dalam bermacam segi. Tugas pelaksanaan Penertiban kearsipan dinamis dilaksanakan pula oleh Arsip Nasional RI terutama sekali dalam penertiban sistem kearsipan. Tugas pelaksanaan sebagai akibat pemilikan, dan Arsip dinamis setelah menjadi arsip statis bukan milik Arsip Nasional RI melainkan sebagai seakan-akan barang “titipan” yang diserahkan ke Arsip Nasional RI, untuk disimpan atau dipelihara selanjutnya sebagai dokumen Negara, kemudian Arsip Nasional RI bertanggung jawab sepenuhnya terhadap arsip statis yang telah diserahkan tersebut. Tugas pembangunan Tugas Arsip Nasional RI dalam menyempurnakan, memperbaiki kearsipan dinamis mengadakan pendidikan kader-kader atau ahli kearsipan, penelitian pengembangan ilmiah di bidang kearsipan, sesuai dengan era pembangunan dewasa ini di segala bidang.
Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013, Unit kearsipan pada tingkat Biro, Fakultas, Lembaga, dan Unit pelaksana teknis memiliki tugas dan fungsi:
31
1. 2. 3. 4. 5.
Mengelola arsip inaktif dari unit kerja di lingkungannya. Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi. Melakukan penyusutan arsip di lingkungannya. Penyerahan arsip statis dari pencipta arsip kepada pusat arsip universitas. Melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya. Sedangkan Pusat Arsip Universitas memiliki tugas: 1. Melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan Universitas Negeri Semarang. 2. Melakukan pembinaan kearsipan dengan koordinasi dengan lembaga terkait. 3. Melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: a. Unit kearsipan di lingkungan Universitas Negeri Semarang. b. Civitas akademika Universitas Negeri Semarang. c. Perseorangan. 4. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun yang berasal dari unit pengolah, satuan kerja dan unit pencipta di lingkungan Universitas Negeri Semarang. 2.2.3 Syarat-Syarat Petugas Kearsipan Untuk mengurus arsip dengan baik, diperlukan petugas yang memenuhi persyaratan ketrampilan, ketelitian, kerapian, dan kecerdasan. 1.
2.
3.
4.
Ketrampilan Seorang petugas arsip harus cekatan dalam menempatkan dan menemukan kembali arsip, serta harus terampil dalam memilah golongan arsip sehingga dapat menyajikan data tepat waktu. Ketelitian Petugas kearsipan harus memiliki tingkat kecermatan yang memadai sehingga dapat membedakan secara pasti kata yang sepintas sama tetapi sebenarnya tidak sama. Arsiparis juga harus memiliki ketelitian untuk menentukan deretan angka yang disajikan, sehingga diharapkan penyajian informasi dari sumber data (kumpulan arsip) tidak mengalami kesalahan. Kerapian Seorang arsiparis perlu memiliki sifat kerapian, berarti segala sesuatu disikapi dengan keteraturan, ketertiban, dan keapikan. Kerapian dalam menempatkan arsip yang disimpan, tentu akan membantu kemudahan dan kecepatan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan sehingga berdampak positif terhadap ketepatan penyajian infomasi. Kecerdasan Seorang petugas yang cerdas tentu memiliki daya pikir yang tajam sehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah dihadapi, petuga tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk hal-hal yang akan
32
terjadi. Seseorang yang memiliki kecerdasan biasanya bekerja tidak semata-mata melaksanakan tetapi ikut andil memajukan organisasi (Mulyono, dkk. 2011:39-40). Sedangkan menurut The Liang Gie (2007:150-151), untuk dapat menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat yang berikut: 1.
2.
3.
4.
Ketelitian Pegawai itu dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama, atau angka-angka yang sepintas lalu tampaknya sama. Untuk ini disamping sikap jiwa yang cermat, ia harus pula mempunyai mata yang sempurna. Kecerdasan Untuk ini memang tidak perlu suatu pendidikan yang sangat tinggi. Tetapi sekurang-kurangnya pegawai arsip harus dapat menggunakan pikirannya dengan baik, karena ia harus memilih kata-kata untuk sesuatu pokok soal. Selain itu daya ingatannya juga cukup tajam sehingga ia tak melupakan sesuatu pokok soal yang telah ada kartu arsipnya. Kecekatan Pegawai arsip harus mempunyai kondisi jasmani yang baik sehingga ia dapat bekerja secara gesit. Lebih-lebih kedua tangannya, ia harus dapat menggunakan dengan leluasa untuk dapat mengambil warkat dari berkasnya secara cepat. Kerapian Sifat ini diperlukan agar kartu-kartu, berkas-berkas, dan tumpukan warkat tersusun rapi. Surat yang disimpan dengan rapi akan lebih mudah dicari kembali. Selain itu, surat-surat juga menjadi lebih awet, karena tidak sembarangan ditumpuk saja sampai berkerut-kerut atau robek.
Menurut Abubakar (1997:6), “Hal yang universal dan pokok dalam masalah ini adalah tantangan untuk mengusahakan agar manusia/pegawai filing/kearsipan ini dengan antusias bekerja di unit filing/keasipan, tidak rendah diri, sehingga fungsi dari unit filing/kearsipan dapat lebih efektif dan efisien”. Lebih lanjut lagi, Abubakar (1997:35) menjelaskan, Satu hal yang perlu mendapat perhatian mulai saat ini, supaya petugas-petugas dibidang record/filling kearsipan ini tidak bersikap: 1. Apatis 2. Mengalah kepada keadaan 3. Mendongkol dalam hatinya 4. Menyeleweng, yaitu memanfaatkan keadaan untuk kepentingan pribadinya dan merugikan kantor/instansi itu sendiri.
33
2.2.4 Pengembangan Petugas Kearsipan Mengingat pentingnya arsip, banyaknya tugas yang dilakukan petugas kearsipan, serta tidak mudahnya pengelolaan arsip selain harus memenuhi syaratsyarat menjadi petugas kearsipan yang baik pengembangan petugas kearsipan juga penting untuk dilakukan agar selalu siap menghadapi beban kerja yang secara kuantitatif dan kualitatif akan mengalami perkembangan pula. Sebagaimana menurut Sedarmayanti (2003:120): Kemampuan teknis atau keterampilan untuk melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya sangat diperlukan oleh setiap pegawai dibidang kearsipan. Namun kemampuan tersebut belum merupakan jaminan terpenuhinya syarat sebagai seorang pegawai kearsipan yang baik, sebab hasil guna dan daya guna pegawai termaksud tidak hanya tergantung atau dinilai dari sikap dan keterampilan yang dimilikinya saja. “Pengembangan adalah keseluruhan usaha untuk memperbaiki pelaksanaan pekerjaan, melalui cara memberi informasi, mempengaruhi sikap atau menambah kecakapan, agar yang bersangkutan dapat bekerja dengan lebih efisien” (Sedarmayanti, 2003:120). Dengan adanya pengembangan, diharapkan “petugas kearsipan akan memiliki pengetahuan atau informasi baru, dapat menerapkan pengetahuan lama dengan cara baru, atau mempunyai minat yang lebih besar untuk menerapkan apa yang diketahuinya” (Sedarmayanti, 2003:120). “Pengembangan pegawai di bidang kearsipan, dalam realisasinya dapat dilakukan baik oleh dirinya sendiri, maupun atas prakarsa organisasi yaitu dengan cara melalui pendidikan dan latihan” (Sedarmayanti, 2003:120). Hal ini juga sejalan dengan pendapat The Liang Gie (2007:152) yang menyatakan bahwa “…maka perlulah pimpinan organisasi mengusahakan penataran-penataran untuk meningkatkan mutu kecakapan dan pengetahuan para pegawai arsipnya”.
34
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengembangan petugas kearsipan merupakan salah satu langkah penting yang tidak dapat diabaikan begitu saja sebagai akibat dari perkembangan tugas yang harus dijalaninya. 2.3
Sarana Prasarana Kearsipan
2.3.1 Pengertian Sarana Prasarana Kearsipan Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Sarana merupakan segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan;alat;media”. Sedangkan “Prasarana merupakan segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek, dan sebagainya)”. Dapat disimpulkan, yang dimaksud sarana prasarana kearsipan adalah segala peralatan dan perlengkapan, serta fasilitas yang digunakan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menunjang jalannya kegiatan pengelolaan arsip. 2.3.2 Sarana Prasarana Kearsipan Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman 64, “Sarana dan prasarana pengelolaan arsip dinamis meliputi gedung, ruang, dan peralatan pengelolaan arsip, dokumentasi, dan informasi publik”. 1.
Gedung Berdasarkan Peraturan Rektor UNNES Nomor 25 Tahun 2013 BAB III,
gedung tempat menyimpan arsip yang baik adalah sebagai berikut: “Gedung yang menyimpan arsip harus tahan api/kebakaran kurang lebih selama 3 jam dengan lokasi yang mudah terjangkau. Hal ini dimaksudkan apabila terjadi kebakaran arsip masih bisa diselamatkan. Ventilasi yang baik
35
memungkinkan sirkulasi udara. Sistem pengamanan fisik juga harus tersedia seperti pagar tembok dan pintu”. 2.
Ruang Ruang yang digunakan untuk menyimpan arsip harus memperhatikan beberapa
ketentuan agar arsip yang disimpan terjamin aman. Menurut Mulyono dkk (2011:38), hal yang perlu diperhatikan dalam memilih ruang yang akan digunakan yaitu: a. b.
c. d.
3.
Luas ruang untuk seorang arsiparis (petugas arsip) minimal berukuran 4x4 m = 16m persegi; Desain ruang harus dirancang agar penghawaan (ventilasi) cukup dan sinar matahari tidak menyebabkan ruangan sangat panas (udara kering) atau sebaliknya udara menjadi lembab (karena sinar matahari sangat kurang); Ruang tempat penyimpanan arsip perlu dipasang hygrometer (alat pengukur kelembaban udara); Selain hygrometer, diruangan perlu dipasang thermometer supaya setiap saat dapat diketahui kondisi udara di ruang penyimpanan.
Peralatan pengelolaan arsip Berdasarkan Peraturan Rektor UNNES Nomor 35 Tahun 2009 halaman 21,
peralatan pengelolaan arsip yang diperlukan adalah sebagai berikut: a.
b.
c. d. e. f.
Sekat, berfungsi: 1). Sebagai penunjuk atau pemisah antara arsip yan satu dengan arsip yang lain berdasarkan permasalahan. 2). Memperlihatkan hubungan antara masalah, sub masalah, dan sub-sub masalah. 3). Untuk membedakan tingkat urusan. 4). Untuk membedakan berkas yang satu dengan yang lain. Folder, berfungsi: 1). Untuk menyimpan arsip, sehingga arsip dapat dihimpun dalam satu tempat, berdasarkan kesamaan masalah. 2). Pada folder terdapat tab untuk mencantumkan judul (indeks) atau kode klasifikasi. Filling cabinet, digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif, disusun vertikal, laci-laci filling cabinet dari atas ke bawah. Kotak (boks) karton, untuk menyimpan arsip inaktif. Rak arsip kayu atau besi, untuk tempat kotak (boks) arsip inaktif. Almari besi/rool opack untuk tempat kotak (boks) arsip inaktif.
36
g.
Komputer, digunakan untuk pengelolaan arsip secara komputerisasi. Selain berbentuk fisik, arsip juga dibuat dalam bentuk data komputer. Arsip atau dokumen discan untuk dijadikan data komputer.
Sementara itu Sedarmayanti (2003:44-65) menjelaskan, peralatan dan perlengkapan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip antara lain adalah: 1.
Filling Cabinet Adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar, untuk menyimpan arsip secara vertikal. Penggunaan filling cabinet dilengkapi dengan: tab, sekat atau guide, hang map (map gantung), schnelhecter map, folder (sampul arsip), tickler file (berkas penyekat). 2. Ordner Adalah semacam map dari karton tebal, dapat menampung banyak arsip, dan didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah diperforator/dilubangi pinggirnya. 3. Letter Tray (Baki Surat) Adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau mental, untuk meletakkan/menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja. 4. Safe Keeping Document (Brankas) Adalah lemari besi dengan ukuran yang bermacam-macam dan dilengkapi dengan kunci pengaman. 5. Rak Buku (Lemari terbuka) Adalah rak untuk menyiman buku-buku, seperti di perpustakaan atau untuk menyimpan ordner dan sejenisnya. 6. Lemari Arsip Adalah lemari yang terbua dari kayu atau mental, berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip. 7. Visible Record Cabinet Adalah tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu tersusun, yang disimpan dan dijepit di dalam laci atau baki, kemudian tersusun dalam suatu cabinet. 8. Compact Rolling Shelving (Roll-O-Pact) Adalah lemari penyimpan arsip yang disusun sejajar di atas rel dan dapat digerakkan dengan bantuan roda, sehingga dapat dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah. 9. Rotary Filling System Adalah sistem file bertingkat (vertikal), yang dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad dan warna, serta berpola tingkatan bentuknya bundar dan dapat berputar, serta dapat mendeteksi lebih awal bila teradi kekeliruan (karena tampak dari sistem nada/harmoni yang terpotong). 10. Compact Rotary Filling Adalah sistem file bertingkat semacam Rotary Filling System, hanya berada atau dimasukkan dalam lemari.
37
11. Mobiplan Filling System Adalah alat untuk menyimpan gambar, kartu-kartu, map cetakan dan lainlain secara vertikal (digantungkan). 12. Vertical Plan Filing System Adalah lemari (terbuat dari besi plat) untuk menyimpan gambar dengan sistem penyimpanan yang vertikal (digantungkan). 13. Dataplan Tray Filling System (Kardek) Adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk menyimpan arsip secara horizontal, vertikal, ataupun kombinasi antara horizontal dan vertikal. 14. Retrix Adalah alat penyimpan arsip yang dilengkapi dengan sisem pencari letak nomor arsip yang dibutuhkan, sehingga bila nomor arsip yang dibutuhkan telah dipasang dan diproses, maka arsip yang dibutuhkan akan muncul/diambil diantara permukaan arsip lainnya. 15. Memory Writer (Mesin tik elektronik) Adalah mesin tik yang menyediakan tempat untuk menyimpan data dengan kapasitas terbatas. 16. Microfilm Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. 17. Computer Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta data menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan. 18. Desk Tray Adalah tempat untuk menyimpan arsip, yang dapat diletakkan di atas meja atau di atas peralatan lainnya. 19. Rollafile Trolley Adalah tempat untuk menyimpan map (arsip), yang dapat dengan mudah dipindahkan, karena mempunyai roda di bawahnya. 4.
Dokumentasi “Dokumentasi adalah pengumpulan, pemilihan, pengelolaan dan penyimpanan
informasi Bidang pendidikan dan Kebudayaan” (Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012). Pendokumentasian kegiatan kedinasan dilakukan untuk merekam aktivitas dan peristiwa kedinasan yang dilakukan oleh unit organisasi di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan melalui penciptaan arsip foto, rekaman
38
suara, video atau film, dan jenis rekaman lain sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. 5.
Informasi publik Informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim dan penyelenggaraan
negara, dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggaraan badan publik lainnya serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik. Pada dasarnya arsip (arsip dinamis aktif) adalah arsip “tertutup”, artinya tidak semua orang dapat mengetahui isinya. Jadi dalam peminjaman arsip, terutama arsip dinamis perlu diatur secara ketat. Peminjaman arsip hanya dapat dilakukan secara selektif, terutama peminjam lembaga lain. Kalau arsip sudah berstatus inaktif sifat kerahasiaan arsip sudah mulai berkurang. Dengan demikian pihak-pihak lain yang ingin memanfaatkan sebagai informasi atau digunakan bahan penelitian maka di unit ini terbuka kesempatan. Dalam Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman 38-39 menjelaskan, “Penggunaan arsip aktif dan inaktif diperuntukkan bagi kepentingan internal Universitas Negeri Semarang dan publik. Penggunaan arsip dilaksanakan sesuai dengan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip di lingkungan perguruan tinggi”. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sarana prasarana kearsipan dalam penelitian meliputi sarana prasarana yang diperlukan dalam pengelolaan arsip khususnya arsip dinamis, yakni gedung, ruang penyimpanan, peralatan pengelolaan arsip, dokumentasi, dan informasi publik.
39
2.3.3 Hal yang Perlu Dipertimbangkan dalam Pemilihan Sarana Prasarana Kearsipan Sukoco (2007:99-101) menjelaskan bahwa ada beberapa hal yang patut dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, antara lain: 1.
2.
3.
4. 5. 6.
7.
Jenis dokumen yang akan disimpan, misalnya apakah dokumen yang akan disimpan terbuat dari kertas, kartu, bentuk micro, ataukah media lain dimana masing-masing media mempunyai perlakuan khusus dalam perawatannya. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan. Peralatan yang bersifat mobile agar mampu melayani berbagai lokasi dan dapat secepatnya ditemukan dan dimanfaatkan oleh pengguna. Kebutuhan ruangan. Lazimnya kantor sebuah perusahaan atau organisasi harus menempati lokasi yang strategis guna mendapatkan citra yang bagus dimata stakeholders-nya. Pertimbangan keamanan, yang tentunya berbeda antara satu organisasi dengan organisasi dokumen lain. Biaya peralatan. Faktor lain yang patut diperhatikan adalah ketersediaan peralatan tersebut di Indonesia. Biaya operasional penyimpanan, termasuk biaya personil yang bertugas menyimpan dan mengelola dokumen, biaya alat tulis kantor yang setara, dan biaya ruang yang diperlukan untuk menyimpan peralatan. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur. Bila pemakainya banyak dapat disiasati dengan mendistribusikan atau mendesentralisasikan penyimpanan dokumen sehingga penyimpan dan pemakai tidak berkumpul di satu tempat saja.
Amsyah (2005:178-179) juga menjelaskan sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli, beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan yaitu: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat, komposisi fisik, dan nilainya. Frekuensi penggunaan arsip. Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi). Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif. Bentuk organisasi. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.
40
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003:43), beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli yaitu: 1. 2. 3. 4. 5. 2.4
Biaya yang tersedia. Besar ruangan yang dapat dimanfaatkan. Jenis-jenis arsip yang akan disimpan (ukuran, jumlah, berat, nilai, dan sebagainya). Frekuensi penggunaan arsip. Tingkat pengamanan terhadap arsip yang disimpan. Penelitian yang Relevan
Untuk memperkuat latar belakang dan landasan teori yang telah dipaparkan sebelumnya, maka berikut disajikan penelitian terdahulu yang relevan: Tabel 2.1 Penelitian yang Relevan
No. 1
Nama Ismiyati (2004)
Hasil Penelitian Ada pengaruh positif antara kemampuan petugas kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah Semarang. Besarnya sumbangan yang diberikan variabel kemampuan petugas kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip sebesar 39,6%.
Perbedaan Penelitian Terdahulu dengan Penelitian Ini 1. Variabel bebas a. Penelitian terdahulu 1) Kemampuan petugas kearsipan b. Penelitian ini 1) Kompetensi petugas kearsipan 2) Sarana prasarana kearsipan 2. Indikator a. Variabel Kompetensi petugas kearsipan b. Variabel kelancaran pengelolaan arsip 3. Metode pengumpulan data pada penelitian ini menggunakan angket
41
4.
2
Muhammad Masruri (2007)
Waktu, sarana prasarana, dan dana secara bersamasama berpengaruh terhadap pengelolaan arsip dinamis aktif pegawai pada Setda Kabupaten Rembang. Dari ketiga variabel yang dimasukkan dalam model, sarana prasarana berpengaruh paling dominan terhadap pengelolaan arsip dinamis di Setda Rembang sebesar 63,9511%. Sedangkan untuk waktu sebesar 13,3831% dan dana sebesar 22,6618%.
1.
2.
3.
4.
semi terbuka dan dokumentasi Metode Analisis Data a. Penelitian terdahulu menggunakan regresi linear sederhana b. Penelitian ini menggunakan regresi linear berganda Variabel bebas a. Penelitian terdahulu 1) Waktu 2) Sarana prasarana 3) Dana b. Penelitian ini 1) Kompetensi petugas kearsipan 2) Sarana prasarana kearsipan Indikator a. Sarana prasarana kearsipan b. pengelolaan arsip Metode pengumpulan data a. Penelitian terdahulu menggunakan cek list, dokumentasi, dan observasi b. Penelitian ini menggunakan observasi, wawancara, angket semi terbuka , dan dokumentasi Metode analisis uji hipotesis a. Penelitian terdahulu
42
3
Hamdani Fajri dan Syahyuman (2012)
Kendala-kendala dalam pengelolaan arsip dinamis aktif di Perpustakaan Umum Daerah Pesisir Selatan diantaranya adalah kurangnya fasilitas kearsipan, terbatasnya pegawai pengelola arsip dinamis aktif dan kurangnya pengetahuan pegawai pengelola arsip tentang kearsipan.
Menggunakan Sumbangan Relatif (SR) b. Penelitian ini menggunakan uji simultan dan uji parsial 1. Jenis penelitian a. Penelitian terdahulu menggunakan penelitian kualitatif dengan metode deskriptif b. Penelitian ini menggunakan penelitian kuantitatif dengan hubungan sebab akibat 2. Metode pengumpulan data a. Penelitian terdahulu melalui observasi dan wawancara b. Penelitian ini menggunakan observasi, wawancara, angket semi terbuka dan dokumentasi
Dari tabel di atas dapat diketahui perbedaan antara penelitian terdahulu yang relevan dengan penelitian ini. Perbedaan tersebut dapat dilihat dari variabel penelitian, indikator, metode pengumpulan data, serta metode analisis data yang digunakan. Penelitian terdahulu belum dijumpai adanya pengaruh kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip, sehingga penelitian ini merupakan penggabungan antar variabel
43
bebas satu yaitu kompetensi petugas kearsipan, variabel bebas dua yaitu sarana prasarana kearsipan terhadap variabel terikat yaitu kelancaran pengelolaan arsip. 2.5
Kerangka Berfikir
Arsip memiliki peranan yang sangat penting bagi perguruan tinggi, diantaranya sebagai sumber informasi, pusat ingatan, alat bukti yang sah, dan lain sebagainya. Mengingat peranan arsip yang sangat penting, maka pengelolaan arsip harus dilaksanakan sebaik mungkin agar arsip mampu menyajikan informasi yang tepat, cepat, dan lengkap. Informasi yang disajikan tersebut sebagai bahan pengambilan keputusan pimpinan. Pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang telah diatur dalam Peraturan Rektor Nomor 24 Tahun 2013. Dalam peraturan tersebut menjelaskan bahwa pengelolaan arsip dinamis merupakan proses pengendalian arsip secara efektif, efisien, dan sistematis melalui penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Banyak sekali faktor yang mempengaruhi kelancaran pengelolaan arsip dalam organisasi, diantaranya yakni kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan. Kompetensi petugas kearsipan memiliki andil yang cukup besar untuk kelancaran pengelolaan arsip karena petugas kearsipan merupakan subjek yang menentukan berhasil tidaknya pelaksanaan pengelolaan arsip. Sehubungan dengan hal tersebut petugas kearsipan dituntut memiliki beberapa kompetensi atau persyaratan tertentu, yakni ketelitian, kecerdasan, kecekatan, dan kerapian. Petugas kearsipan yang memenuhi kompetensi tersebut akan memberi dampak positif bagi kelancaran pengelolaan arsip dalam organisasi.
44
Selain kompetensi petugas kearsipan, sarana prasarana kearsipan juga penting untuk diperhatikan. Sarana prasarana kearsipan yang memenuhi standar dan mengikuti kemajuan perkembangan zaman akan lebih menyempurnakan pelaksanaan tugas petugas kearsipan. Sarana prasarana tersebut meliputi gedung, ruang, dan peralatan pengelolaan arsip, dokumentasi, dan informasi publik. Secara sistematis kerangka berfikir dapat digambarkan dalam bagan sebagai berikut: Kompetensi Petugas Kearsipan (X1): 1. Ketelitian 2. Kecerdasan 3. Kecekatan 4. Kerapian (The Liang Gie, 2007:150-151)
Sarana Prasarana Kearsipan (X2): 1. Gedung 2. Ruang 3. Peralatan Pengelolaan Arsip 4. Dokumentasi 5. Informasi Publik (Peraturan Rektor UNNES Nomor 24 Tahun 2013:64)
Kelancaran Pengelolaan Arsip (Y) : 1. Penciptaan 2. Penggunaan 3. Pemeliharaan 4. Penyusutan (Peraturan Rektor UNNES Nomor 24 Tahun 2013:15)
Gambar 2.3 Kerangka Berfikir 2.6
Hipotesis
“Hipotesis yang berasal dari kata hipo berarti kurang atau lemah dan tesis atau thesis yang berarti teori yang disajikan sebagai bukti. Jadi hipotesis adalah
45
pernyataan yang masih lemah kebenarannya dan masih perlu dibuktikan kenyataannya” (Narbuko dan Achmadi, 2013:28). Sedangkan menurut Sugiyono (2010:96), “Hipotesis dapat dinyatakan sebagai jawaban teoritis terhadap rumusan masalah penelitian, belum jawaban yang empiris dengan data”. Berdasarkan landasan teori dan kerangka berfikir, maka hipotesis dalam penelitian ini adalah: H1
: Ada pengaruh kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang.
H2
: Ada pengaruh positif kompetensi petugas kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arisp di Universitas Negeri Semarang.
H3
: Ada pengaruh positif sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1
Jenis dan Desain Penelitian
Penelitian ini termasuk jenis penelitian kuantitatif, karena data penelitian berupa angka-angka dan analisis menggunakan statistik. Sebagaimana Sugiyono (2010:14) menjelaskan tentang metode penelitian kuantitatif: Metode penelitian kuantitatif dapat diartikan sebagai metode penelitian yang berlandaskan pada filsafat positivisme, digunakan untuk meneliti pada populasi atau sampel tertentu, teknik pengambilan sampel pada umumnya dilakukan secara random, pengumpulan data menggunakan instrumen penelitian, analisis data bersifat kuantitatif/statistik dengan tujuan untuk menguji hipotesis yang telah ditetapkan. 3.2
Populasi dan Sampel Penelitian
3.2.1 Populasi “Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas: obyek/subyek yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari
dan
kemudian ditarik kesimpulannya”
(Sugiyono, 2010:117).
Universitas Negeri Semarang memiliki kampus utama di daerah Sekaran Gunungpati, sedangkan kampus lainnya terletak di Ngaliyan Semarang, Kelud Semarang, Bendan Ngisor Semarang, dan Kemandungan Tegal. Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh petugas kearsipan (arsip dinamis) di Universitas Negeri Semarang yang berada di daerah Sekaran yang berjumlah 82 orang. Data populasi didapat peneliti dari hasil observasi di unit kerja Universitas Negeri
46
47
Semarang yang terdiri dari Fakultas, Lembaga, Biro, Unit Pelaksana Tugas, dan Badan. Data populasi dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel 3.1 Populasi Petugas Kearsipan di Tiap Unit Kerja No. 1.
2.
3.
4.
5.
Unit Kerja Fakultas a. Fakultas Ilmu Pendidikan b. Fakultas Bahasa dan Seni c. Fakultas Ilmu Sosial d. Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam e. Fakultas Tehnik f. Fakultas Ilmu Keolahragaan g. Fakultas Ekonomi h. Fakultas Hukum Lembaga a. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LP2M) b. Lembaga Pengembangan Pendidikan Profesi (LP3) Biro a. Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan dan Kerjasama (BAAKK) b. Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian (BAUK) c. Biro Administrasi Perencanaan dan Keuangan (BAPK) Unit Pelaksana Tugas (UPT) a. Perpustakaan b. Pusat Hubungan Masyarakat c. Unit Layanan Pengadaan Badan a. Badan Pengawas b. Badan Penjaminan Mutu c. Badan Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi (BPTIK) d. Badan Pengembang Konservasi Jumlah
Jumlah Populasi Petugas Kearsipan 8 9 8 7 9 8 8 1 1 1
4
7 3
1 1 1 2 1 1 1 82
48
3.2.2 Sampel “Sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh populasi tersebut” (Sugiyono, 2010:118). Dalam penelitian ini menggunakan sampling jenuh, “Sampling jenuh adalah teknik pengambilan sampel bila semua anggota populasi digunakan sebagai sampel. Istilah lain sampel jenuh adalah sensus, dimana semua anggota populasi dijadikan sampel” (Sugiyono, 2010:124125). Semua anggota populasi digunakan sebagai sampel karena jumlah populasi dalam penelitian ini 82 petugas. “Maka apabila subjeknya kurang dari 100 lebih baik diambil semua sehingga penelitiannya merupakan penelitian populasi” (Suharsimi, 2006:134). 3.3
Variabel Penelitian
“Variabel penelitian adalah suatu atribut atau sifat atau nilai dari orang, obyek atau kegiatan yang mempunyai variasi tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya” (Sugiyono, 2010:61). Adapun variabel-variabel dalam penelitian ini adalah: 3.3.1
Variabel Terikat (Dependent)
“Variabel terikat merupakan variabel yang dipengaruhi atau yang menjadi akibat, karena adanya variabel bebas” (Sugiyono, 2010:61). Dalam penelitian ini yang menjadi variabel terikat adalah kelancaran pengelolaan arsip. Indikator kelancaran pengelolaan arsip dalam penelitian ini meliputi: 1. Penciptaan 2. Penggunaan 3. Pemeliharaan, dan
49
4. Penyusutan (Peraturan Rektor UNNES Nomor 24 Tahun 2013 halaman 15). 3.3.2
Variabel Bebas (Independent)
“Variabel bebas adalah merupakan variabel yang mempengaruhi atau yang menjadi sebab perubahannya atau timbulnya variabel dependen (terikat)” (Sugiyono, 2010:61). Dalam penelitian ini yang menjadi variabel bebas adalah kompetensi petugas kearsipan (X1) dan sarana prasarana kearsipan (X2). 1. Kompetensi petugas kearsipan (X1): a.
Ketelitian
b.
Kecerdasan
c.
Kecekatan, dan
d.
Kerapian (The Liang Gie, 2007:150-151).
2. Sarana prasarana kearsipan (X2): a.
Gedung
b.
Ruang
c.
Peralatan pengelolaan arsip
d.
Dokumentasi, dan
e.
Informasi publik (Peraturan Rektor UNNES Nomor 24 Tahun 2013 halaman 64).
3.4
Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data merupakan cara untuk memperoleh bahan-bahan keterangan atau kenyataan yang benar untuk mengungkapkan data-data yang
50
diperlukan dalam penelitian ini, baik data pokok maupun data penunjang. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 3.4.1
Metode Observasi
Suharsimi (2006:156-157) menjelaskan pengertian observasi sebagai berikut: “Observasi atau yang disebut pula dengan pengamatan, meliputi kegiatan pemuatan perhatian terhadap sesuatu objek dengan menggunakan seluruh alat indra…. Di dalam artian penelitian observasi dapat dilakukan dengan tes, kuesioner, rekaman gambar, rekaman suara”. Observasi ini digunakan untuk memperoleh data tentang pengelolaan arsip terkait pengurusan surat masuk dan surat keluar, penyimpanan arsip, penyusutan arsip, penemuan kembali arsip, peminjaman arsip, serta pengembalian arsip di masing-masing unit kerja Universitas Negeri Semarang pada saat studi pendahuluan. Data yang diperoleh berfungsi sebagai pendukung latar belakang dalam penelitian yang dilakukan. 3.4.2
Metode Wawancara
Pengertian wawancara menurut Suharsimi (2006:155) adalah: “Interviu yang sering juga disebut dengan wawancara atau kuesioner lisan, adalah sebuah dialog yang dilakukan oleh pewawancara (interviewer) untuk memperoleh informasi dari terwawancara (interviewee)”. Dalam penelitian ini wawancara digunakan untuk memperkuat studi pendahuluan tentang pengelolaan arsip khususnya terkait dengan penemuan kembali arsip di unit kerja Universitas Negeri Semarang. 3.4.3
Metode Kuesioner (Angket)
Sugiyono (2010:199), “Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis
51
kepada responden untuk dijawabnya”. Angket atau kuesioner ini untuk mendapatkan data tentang kelancaran pengelolaan arsip, kompetensi petugas kearsipan, dan sarana prasarana kearsipan di Universitas Negeri Semarang. Angket yang digunakan dalam penelitian ini adalah angket semi terbuka, dimana angket berisi sejumlah pernyataan tertulis yang telah disediakan alternatif jawaban, responden diberikan kesempatan untuk memberikan jawaban sesuai dengan persepsi masing-masing. Responden memberi tanda (X) pada pilihan yang paling sesuai dengan kondisi ditempatnya bekerja, kemudian memberikan penjelasan atas pilihannya tersebut. Skala yang digunakan dalam penelitian ini adalah Skala Likert. “Skala Likert digunakan untuk mengukur sikap, pendapat, dan persepsi seseorang atau sekelompok orang tentang fenomena sosial” (Sugiyono, 2010:134). Skala yang digunakan dalam penelitian ini berisi empat pilihan pernyataan dengan ketentuan sebagai berikut: 1. Alternatif pilihan A diberi skor 4 2. Alternatif pilihan B diberi skor 3 3. Alternatif pilihan C diberi skor 2 4. Alternatif pilihan D diberi skor 1 3.4.4
Metode Dokumentasi
“Metode dokumentasi yaitu mencari data mengenai hal-hal atau variabel yang berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat, lengger, agenda, dan sebagainya” (Suharsimi, 2006:231). Metode ini digunakan
52
untuk memperoleh daftar nama dan jumlah petugas kearsipan yang ada di setiap unit kerja di Universitas Negeri Semarang. 3.5
Metode Analisis Uji Instrumen
Kualitas data hasil penelitian salah satunya dipengaruhi oleh kualitas instrumen penelitian. Kualitas instrumen penelitian berkenaan dengan validitas dan reliabilitas instrumen. Dengan menggunakan instrumen yang valid dan reliabel dalam pengumpulan data, maka diharapkan hasil penelitian akan menjadi valid dan reliabel. Data penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah data try out terpakai (uji coba terpakai). Sebagaimana yang dijelaskan Hadi (2000:97), “Dalam try out atau uji coba terpakai hasil uji cobanya langsung digunakan untuk menguji hipotesis penelitian dan tentu saja hanya data dari butir-butir yang sahih saja yang dianalisis”. Jadi try out terpakai merupakan istilah yang digunakan untuk proses penelitian yang menggunakan sampel yang sama dengan sampel dalam uji validitas dan reliabilitasnya. Peneliti menggunakan uji coba terpakai karena sampel penelitian terbatas yang memiliki karakteristik yang sama dengan sampel penelitian yang sebenarnya. Sampel yang terbatas disebabkan oleh karena permasalahan yang diteliti hanya terdapat di Universitas Negeri Semarang. 3.5.1
Validitas
“Validitas merupakan derajad ketepatan antara data yang terjadi pada obyek penelitian dengan daya yang dapat dilaporkan oleh peneliti. Dengan demikian data yang valid adalah data “yang tidak berbeda” antara data yang dilaporkan oleh peneliti dengan data yang sesungguhnya terjadi pada obyek penelitian”
53
(Sugiyono, 2010:363). Instrumen yang valid berarti alat ukur yang mampu mengukur apa yang seharusnya diukur. Pengujian validitas dalam penelitian ini dilakukan terhadap 30 responden. “Disarankan agar jumlah responden untuk uji coba, minimal 30 orang. Dengan jumlah minimal 30 orang ini, distribusi skor (nilai) akan lebih mendekati kurva normal” (Arikunto dalam Umar, 2003:110). Perhitungan uji validitas dilakukan dengan program SPSS for Windows release 16. ”Uji signifikansi dilakukan dengan membandingkan nilai r hitung dengan r tabel untuk degree of freedom (df) = n-2, dalam hal ini n adalah jumlah sampel. Jika r hitung lebih besar dari r tabel dan nilai positif maka butir atau pertanyaan atau indikator tersebut dinyatakan valid” (Ghozali, 2011:53). Pada penelitian ini jumlah sampel (n) = 30 dan besarnya degree of freedom (df) dapat dihitung 30-2 = 28 dan alpha = 0,05 didapat r tabel = 0,361. Hasil pengujian validitas uji coba instrumen dapat dilihat pada tabel 3.2 sebagai berikut:
54
Tabel 3.2 Hasil Validitas Uji Coba Instrumen Variabel
Indikator Penciptaan
Penggunaan Kelancaran Pengelolaan Arsip (Y)
Pemeliharaan
Penyusutan
Ketelitian Kompetensi Petugas Kearsipan (X1)
Kecerdasan Kecekatan Kerapian Gedung Ruang
Sarana Prasarana Kearsipan (X2)
Peralatan Pengelolaan Arsip Dokumentasi Informasi Publik
Sumber: Lampiran 9 Halaman 150
No. Item 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35
r hitung
r tabel
Keterangan
0,558 0,657 0,486 0,775 0,549 0,506 0,790 0,513 0,499 0,524 0,409 0,752 0,559 0,792 0,791 0,532 0,505 0,614 0,501 0,291 0,275 0,769 0,608 0,249 0,245 0,614 0,667 0,662 0,585 0,539 0,621 0,697 0,713 0,045 0,469
0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361 0,361
Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Tidak Valid Tidak Valid Valid Valid Tidak Valid Tidak Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Tidak Valid Valid
55
Perhitungan hasil uji validitas instrumen kepada 30 responden di atas, diperoleh hasil bahwa angket variabel kelancaran pengelolaan arsip dari 15 butir pernyataan semuanya valid. Angket variabel kompetensi petugas kearsipan dari 9 butir pernyataan terdapat 3 butir pernyataan yang tidak valid, yaitu butir nomor 20, 21, dan 24. Dan untuk angket variabel sarana prasarana kearsipan dari 11 butir pernyataan terdapat 2 butir pernyataan yang tidak valid, yaitu butir nomor 25 dan 34. Butir pernyataan yang diketahui tidak valid tersebut kemudian dibuang atau tidak digunakan, karena setiap indikator sudah terwakili oleh butir pernyataan yang valid. Indikator kecerdasan sudah terwakili oleh butir pernyataan nomor 18 dan 19, indikator kecekatan sudah terwakili oleh butir pernyataan nomor 22, indikator kerapian sudah terwakili oleh butir pernyataan nomor 23, indikator gedung sudah terwakili oleh butir pernyataan nomor 26, dan indikator informasi publik sudah terwakili oleh butir pernyataan nomor 35. Sedangkan hasil uji validitas yang valid yakni sejumlah 30 butir pernyataan penomorannya diurutkan kembali dan digunakan untuk pengambilan data penelitian. 3.5.2
Reliabilitas
“Reliabilitas berkenaan dengan derajad konsistensi dan stabilitas data atau temuan. Karena reliabilitas berkenaan dengan derajad konsistensi, maka bila peneliti lain mengulangi atau mereplikasi dalam penelitian pada obyek yang sama dengan metode yang sama maka akan menghasilkan data yang sama” (Sugiyono, 2010:364).
56
Penelitian ini untuk mencari reliabilitas instrumen menggunakan pengukuran sekali dan kemudian hasilnya dibandingkan dengan pertanyaan lain atau mengukur korelasi antar jawaban pertanyaan. “SPSS memberikan fasilitas untuk mengukur reliabilitas dengan uji statistik Cronbach Alpha (). Suatu konstruk atau variabel dikatakan reliabel jika memberikan nilai Cronbach Alpha > 0.70 (Nunnally, 1994 dalam Ghozali, 2011:48). Hasil reliabilitas uji coba instrumen dapat dilihat pada tabel 3.3. sebagai berikut: Tabel 3.3 Hasil Reliabilitas Uji Coba Instrumen
No.
Variabel
Cronbach’s Alpha
Kelancaran Pengelolaan 0,902 Arsip Kompetensi Petugas 2 0,725 Kearsipan Sarana Prasarana 3 0,818 Kearsipan Sumber: Lampiran 10 Halaman 159 1
Cronbach’s Alfa yang disyaratkan
Keterangan
0,70
Reliabel
0,70
Reliabel
0,70
Reliabel
Hasil perhitungan menunjukkan hasil nilai Cronbach’s Alpha pada variabel kelancaran pengelolaan arsip (Y) sebesar 0,902, variabel kompetensi petugas kearsipan (X1) sebesar 0,725, dan variabel sarana prasarana kearsipan (X2) sebesar 0,818. Berdasarkan hasil perhitungan tersebut dapat disimpulkan bahwa instrumen tersebut reliabel dan dapat digunakan untuk penelitian. 3.6
Metode Analisis Data
Sugiyono (2010:207) mendefinisikan pengertian analisis data adalah sebagai berikut:
57
Analisis data merupakan kegiatan setelah data dari seluruh responden atau sumber data lain terkumpul. Kegiatan dalam analisis data adalah mengelompokkan data berdasarkan variabel dan jenis responden, mentabulasi data berdasarkan variabel dari seluruh responden, menyajikan data tiap variabel yang diteliti, melakukan perhitungan untuk menjawab rumusan masalah, dan melakukan perhitungan untuk menguji hipotesis yang telah diajukan. Metode analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif persentase dan regresi linear berganda. 3.6.1
Metode Analisis Deskriptif Persentase
“Statistik deskriptif adalah statistik yang digunakan untuk menganalisis data dengan cara mendeskripsikan atau menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya tanpa bermaksud membuat kesimpulan yang berlaku untuk umum atau generalisasi” (Sugiyono, 2010:207-208). Lebih lanjut lagi Sugiyono (2010:208) menjelaskan, “Termasuk dalam statistik deskriptif antara lain adalah penyajian data melalui tabel, grafik, diagram lingkaran, pictogram, perhitungan modus, median, mean (pengukuran tendensi sentral), perhitungan desil, persentil, perhitungan penyebaran data melalui perhitungan rata-rata dan standar deviasi, perhitungan persentase”. Teknik ini digunakan untuk mendiskripsikan masing-masing variabel agar lebih mudah memahaminya. Menurut Ali (2013:201) rumus yang digunakan adalah sebagai berikut:
Keterangan: n : Nilai yang diperoleh N : Jumlah seluruh nilai
58
Panjang kelas interval p ditentukan oleh aturan: p =
rentang
dimana, rentang = skor tertinggi – skor terendah (Sudjana, 2005:47) Penentuan tabel kategori sebagai berikut: a. Skor tertinggi
= 4 (sangat baik)
b. Skor terendah
= 1 (tidak baik)
c. Jumlah kelas
= 4 (sangat baik sampai tidak baik)
d. Jarak interval
= (4-1)/4 = 0,75
Interval skor dan kriteria dari penentuan tabel kategori di atas dapat dilihat pada tabel 3.4. sebagai berikut: Tabel 3.4 Interval Skor dan Kriteria
3.6.2
Interval Skor
Kriteria
>3,25 s/d 4
Sangat Baik
>2,50 s/d 3,25
Baik
>1,75 s/d 2,50
Kurang Baik
1 s/d 1,75
Tidak baik
Uji Asumsi Klasik
Sebelum menentukan persamaan atau model regresinya, maka persamaan regresi harus memenuhi uji asumsi klasik terlebih dahulu karena akan dijadikan sebagai alat prediksi. Adapun pengujian asumsi klasik meliputi:
59
A.
Uji Multikolinearitas “Uji multikolinearitas bertujuan untuk menguji apakah model regresi
ditemukan adanya korelasi antar variabel bebas (independent). Model regresi yang baik seharusnya tidak terjadi korelasi diantara variabel independen” (Ghozali, 2011:105). Dalam penelitian ini cara yang digunakan untuk mendeteksi ada atau tidaknya multikolinearitas di dalam model regresi adalah dengan melihat nilai tolerance dan variance inflation factor (VIF). Jika nilai tolerance lebih dari 0,01 dan VIF kurang dari 10 maka tidak terjadi multikolinearitas. B.
Uji Normalitas Ghozali (2011:160), “Uji normalitas bertujuan untuk menguji apakah dalam
model regresi, variabel pengganggu atau residual memiliki distribusi normal”. Ada dua cara untuk mendeteksi apakah residual berdistribusi normal atau tidak, yaitu: analisis grafik dan analisis statistik. Analisis grafik yaitu dengan melihat tampilan grafik histogram maupun grafik normal plot. Ghozali (2011:163) mengemukakan bahwa, “Jika data menyebar disekitar garis diagonal dan mengikuti arah garis diagonal atau grafik histogramnya menunjukkan pola distribusi nomal, maka model regresi memenuhi asumsi normalitas”. Sedangkan analisis statistik dapat dilakukan dengan uji statistik non-parametrik KolmogorovSmirnov (K-S). Data berdistribusi normal jika nilai sig>0,05. C.
Uji Heteroskedastisitas “Uji Heteroskedastisitas bertujuan menguji apakah dalam model regresi terjadi
ketidaksamaan variance dari residual satu pengamatan ke pengamatan yang lain. Model regresi yang baik adalah yang Homoskedastisitas atau tidak terjadi
60
Heteroskedastisitas” (Ghozali, 2011:139). Cara yang digunakan untuk mendeteksi ada atau tidaknya heteroskedastisitas dalam penelitian ini yakni dengan menggunakan Uji Glejser. Jika probabilitas signifikansinya > 0,05 maka tidak terjadi heteroskedastisitas dalam persamaan regresi tersebut. Selain itu dengan melihat Grafik Plot antara nilai prediksi variabel terikat (dependent) yaitu ZPRED dengan residualnya SRESID. “Jika tidak ada pola yang jelas, serta titik-titik menyebar di atas dan di bawah angka 0 pada sumbu Y, maka tidak terjadi heteroskedastisitas” (Ghozali, 2011:139). D.
Uji Linearitas Ghozali (2011:166) menjelaskan, “Uji linearitas digunakan untuk melihat
apakah spesifikasi model yang digunakan sudah benar atau tidak. Apakah fungsi yang digunakan dalam suatu studi empiris sebaiknya berbentuk linear, kuadrat, atau kubik”. Pengujian terhadap linearitas dapat dilakukan melalui nilai signifikansi linearity. Data dikatakan linear jika nilai signifikansi < 0,05. 3.6.3 Analisis Regresi Linier Berganda Analisis regresi linier berganda merupakan analisis yang terdiri dari satu variabel dependen dan dua atau lebih variabel independen. Analisis ini untuk mengetahui arah hubungan antara variabel kompetensi petugas kearsipan (X1) dan sarana prasarana kearsipan (X2) dengan variabel kelancaran pengelolaan arsip (Y), untuk memprediksi besarnya pengaruh variabel kompetensi petugas kearsipan (X1) dan sarana prasarana kearsipan (X2) terhadap variabel kelancaran pengelolaan arsip (Y), serta untuk memprediksi variabel kelancaran pengelolaan arsip (Y) dengan menggunakan variabel kompetensi petugas kearsipan (X1) dan
61
sarana prasarana kearsipan (X2). Persamaan regresi linear berganda adalah sebagai berikut: Y = +b1X1+b2X2
Keterangan: Y
: Kelancaran Pengelolaan arsip
: Koefisien Regresi (konstanta)
b1 : Koefisien regresi untuk kompetensi petugas kearsipan b2 : Koefisien regresi untuk sarana prasarana kearsipan X1 : Kompetensi petugas kearsipan X2 : Sarana prasarana kearsipan 3.7
Uji Hipotesis
3.7.1 Uji Simultan (Uji F) “Uji statistik F pada dasarnya menunjukkan apakah semua variabel independent atau bebas yang dimasukkan dalam model mempunyai pengaruh secara bersama-sama terhadap variabel dependent atau terikat” (Ghozali, 2011:98). Uji simultan yang digunakan dalam penelitian ini untuk mengetahui apakah semua variabel bebas mempunyai pengaruh terhadap variabel terikat yaitu melalui alat bantu SPSS for Windows release 16 dengan cara membandingkan antara nilai signifikan hitung dengan signifikan = 5%, apabila perhitungan signifikan < dari (5%) maka Ho ditolak dan Ha diterima. Artinya semua variabel bebas secara bersama-sama mempunyai pengaruh terhadap variabel terikat.
62
3.7.2 Uji Partial (Uji t) “Uji statistik t pada dasarnya menunjukkan seberapa jauh pengaruh satu variabel penjelas/independen secara individual dalam menerangkan variasi variabel dependen” (Ghozali, 2011:98). Uji parsial yang digunakan dalam penelitian ini dengan menggunakan alat bantu SPSS for Windows release 16, dengan membandingkan antara nilai signifikan hitung masing-masing variabel bebas terhadap variabel terikat dengan nilai signifikan = 5%. Apabila perhitungan signifikan hitung masing-masing variabel bebas (X1, X2) < (5%) maka Ho ditolak dan Ha diterima, artinya secara parsial variabel bebas berpengaruh terhadap variabel terikat. 3.8
Koefisien Determinasi
3.8.1 Koefisiensi Determinasi Simultan (R2) Ghozali (2011:97), “Koefisien determinasi (R2) pada intinya mengukur seberapa jauh kemampuan model dalam menerangkan variasi variabel dependen”. Koefisien determinasi simultan (R2) digunakan untuk mengetahui besarnya pengaruh kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip dari hasil penelitian. Jika R2 yang diperoleh mendekati 1, maka dapat dikatakan semakin kuat model tersebut dalam menerangkan variasi variabel bebas terhadap variabel terikat, sebaliknya jika R2 mendekati nol, maka semakin lemah variasi variabel bebas menerangkan variabel terikat. Perhitungan koefisien determinasi secara simultan yang dilakukan dengan SPSS for Windows release 16 dapat dilihat dari besarnya R adjusted square.
63
3.8.2
Koefisiensi Determinasi Parsial (r2)
Koefisien determinasi parsial (r2) digunakan untuk mengetahui sejauh mana sumbangan dari masing-masing variabel bebas jika variabel lainnya konstan. Pengaruh secara parsial dalam penelitian ini dapat diketahui dari besarnya r2 yang diperoleh dari hasil kuadrat partial correlation pada tabel coefficient hasil perhitungan dengan menggunakan program SPSS for Windows Release 16.
BAB V PENUTUP
5.1
Simpulan
Simpulan yang dapat diambil dari penelitian yang telah dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Ada pengaruh antara kompetensi petugas kearsipan dan sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang. 2. Ada pengaruh positif kompetensi petugas kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang. 3. Ada pengaruh positif sarana prasarana kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Universitas Negeri Semarang. 5.2
Saran
Berdasarkan temuan pada pembahasan, saran yang dapat diajukan dari penelitian yang telah dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Pimpinan unit kerja sebaiknya memberikan kesempatan kepada semua petugas kearsipan untuk mengikuti pelatihan kearsipan sehingga semua petugas kearsipan mempunyai pemahaman dalam bidang kearsipan secara menyeluruh. 2. Sarana prasarana kearsipan perlu ditingkatkan pada indikator ruang penyimpanan arsip. Pimpinan unit kerja yang belum menyediakan ruang penyimpanan khusus arsip sebaiknya menyediakan ruang penyimpanan khusus arsip. Sebagai tindak lanjut ketersediaan ruang, penyusutan arsip harus
98
99
dilakukan sesuai prosedur. Sebaiknya dalam ruang penyimpanan arsip juga terpasang alat thermometer dan hygrometer untuk mengatur suhu dan kelembaban udara, sehingga fisik arsip lebih terjaga.
100
DAFTAR PUSTAKA Abubakar, Hadi. 1985. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali. Jakarta:Djambatan. ______________. 1997. Cara Pengelolaan Kearsipan yang Praktis dan Efisien. Jakarta:Djambatan. Ali, Mohammad. 2013. Penelitian Kependidikan Prosedur dan Strategi. Bandung:Angkasa. Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta:Gramedia Pustaka Utama. Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta:Bumi Aksara. Fajri, Hamdani dan Syahyuman. 2012. “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan”. Dalam Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Vol. 1 No. 1 September 2012, Seri E Padang:Universitas Negeri Padang. Ghozali, Imam. 2011. Aplikasi Analisis Multivariate dengan Program IBM SPSS 19. Semarang:Badan Penerbit Universitas Diponegoro. Hadi, Sutrisno. 2000. Metodologi Penelitian. Yogyakarta:Andi Yogyakarta http://kbbi.web.id Ismiyati. 2004. Pengaruh Kemampuan Petugas Kearsipan terhadap Kelancaran Pengelolaan Arsip di Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah Semarang. Skripsi. Semarang:Universitas Negeri Semarang. Masruri, Muhammad. 2007. “Faktor-Faktor yang Berpengaruh terhadap Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif pada Subbagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Rembang”. Dalam Jurnal Fokus Ekonomi, Vol. 2 No. 1 Juni 2007. Hal 85-95 Kudus:Universitas Muria Kudus. Mulyono, Sularso., Partono, dan Agung Kuwantoro. 2011. Manajemen Kearsipan. Semarang:UnnesPress. Narbuko, Cholid dan Abu Achmadi. 2013. Metode Penelitian:Memberkan Bekal Teoretis pada Mahasiswa tentang Metodologi Penelitian Serta Diharapkan Dapat Melaksanakan Penelitian dengan Langkah-Langkah yang Benar. Jakarta:Bumi Aksara.
101
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi Serta Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 35 Tahun 2009 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Lingkungan Universitas Negeri Semarang. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 22 Tahun 2013 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Universitas Negeri Semarang. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Universitas Negeri Semarang. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis Universitas Negeri Semarang. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 25 Tahun 2013 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Statis di Lingkungan Universitas Negeri Semarang. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 26 Tahun 2013 tentang Pedoman Pola Klasifikasi Kearsipan di Lingkungan Universitas Negeri Semarang. Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung:Mandor Maju. Sudjana. 2005. Metoda Statistika. Bandung:Tarsito. Sugiyono. 2010. Metode Penelitian Pendidikan (Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif dan R&D). Bandung:Alfabeta. Suharsimi, Arikunto. 2006. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta:Rineka Cipta. Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:Erlangga. Sulistyo, Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta:Gramedia Pustaka Utama. The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern Edisi Keempat (Dengan tambahan). Yogyakarta:Liberty.
102
Umar, Husein. 2003. Metode Riset Bisnis: Panduan Mahasiswa untuk Melaksanakan Riset Dilengkapi Contoh Proposal dan Hasil Riset Bidang Manajemen dan Akuntansi. Jakarta:Gramedia Pustaka Utama. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
103
LAMPIRAN-LAMPIRAN
104 Lampiran 1
Surat Ijin Observasi
105
Lampiran 2 PEDOMAN OBSERVASI 1.
Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar a. Alur pengurusan surat masuk b. Alur pengurusan surat keluar c. Banyaknya orang yang mengurusi surat masuk dan surat keluar d. Latar belakang pendidikan e. Kolom-kolom yang ada di buku agenda f. Pemakaian buku ekspedisi, baik surat masuk maupun surat keluar g. Kolom-kolom yang ada pada buku ekspedisi
2.
Penyimpanan Arsip a. Tata cara arsip disimpan b. Langsung disimpan/ada rentangan waktu c. Sistem penyimpanan arsip d. Tata cara perawatan arsip (disemprot, kabur barus, atau apa) e. Ventilasi, kelembaban udara, penerangan f. Pemeliharaan arsip (berapa kali arsip dibersihkan) g. Asas penyimpanan (sentralisasi, desentralisasi, atau kombinasi) h. Tata cara pemeliharaan ruangan arsip i. Cara penempatan arsip j. Tindakan preventif
3.
Penyusutan dan Pemindahan Arsip a. Tata cara pemindahan b. Kalau sudah penuh disini, langkah selanjutnya apa
106
c. Berapa lama perlu pemindahan d. Cara penyusutan (dibakar/bagaimana) e. Ada tidaknya saksi pada saat pembakaran arsip f. Langkah-langkah sebelum dilakukan penyusutan dan pemindahan arsip g. Prosedur pemusnahan arsip h. Cara pemusnahan 4.
Penemuan Kembali Arsip a. Tanya ke pengguna/user (mahasiswa, dosen, dan lain-lain) b. Berapa lama waktu peminjaman arsip c. Penemuan kembali arsip memakai acuan apa
5.
Peminjaman Arsip a. Meminjam arsip harus menggunakan apa b. Rentang waktu maksimal meminjam arsip c. Bukti peminjaman arsip d. Sanksi bagi orang yang telat mengembalikan e. Bagaimana jika arsip hilang f. Siapa saja yang diperbolehkan meminjam arsip
6.
Pengembalian Arsip a. Prosedur mengembalikan arsip b. Bukti sudah mengembalikan arsip c. Ada tidaknya pengecekan arsip setelah dikembalikan
107 Lampiran 3 Hasil Observasi LOKASI Jurusan PG PAUD FIP
HASIL 1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar a. Latar belakang pendidikan petugas arsip adalah pendidikan administrasi perkantoran b. Pengurusan SM dan SK dilakukan oleh satu orang c. Pengurusan SM dan SK tidak dicatat baik dalam buku agenda maupun kartu kendali d. Instruksi atau perintah dari Ketua Jurusan diberikan secara lisan, lembar disposisi hanya diberikan pada surat yang ada kaitannya dengan dekan 2. Penyimpanan arsip a. Sistem penyimpanan arsip menggunakan sistem kronologis b. Pengarsipan dilakukan secara berkala, yakni satu bulan sekali c. Ruang arsip jadi satu dengan ruang Ketua Jurusan d. Perawatan arsip dan pemeliharaan ruangan arsip tidak dilakukan secara khusus, namun bersifat kondisional e. Tidak ada tindakan preventif yang dilakukan f. Asas
penyimpanan
menggunakan
asas
sentralisasi 3. Penyusutan/Pemindahan arsip a. Pemindahan dari arsip aktif ke arsip inaktif dilakukan setiap satu bulan sekali b. Penyusutan dilakukan setiap lima tahun sekali
108
c. Sebelum dilakukan pemindahan dan penyusutan arsip, terlebih dahulu dilakukan penyortiran arsip d. Surat
yang
sifatnya
biasa,
seperti
surat
undangan penyusutannya langsung di buang ke tempat sampah 4. Penemuan Kembali arsip a. Penemuan kembali arsip memakai acuan sistem tanggal 5. Peminjaman arsip a. Jarang dan bahkan hampir tidak pernah ada yang meminjam arsip b. Banyaknya berkas/dokumen di meja pimpinan membuat
surat-surat
yang
seharusnya
diarsipkan tercampur dengan dokumen yang lain Jurusan Pendidikan Luar Sekolah FIP
1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar a. Pendistribusian maupun alur penerimaan surat terlebih dahulu harus melalui tingkat fakultas b. Pengurusan SM dan SK menggunakan buku agenda tunggal c. Pendistribusian surat memakai buku ekspedisi 2. Penyimpanan Arsip a. Sistem penyimpanan arsip memakai sistem nomor b. Penyimpanan arsip dilakukan seminggu sekali c. Tidak ada perlakuan khusus dalam merawat arsip d. Ruang arsip dilengkapi dengan AC e. Pembersihan arsip dilakukan satu minggu sekali menggunakan sapu dan kemoceng
109
3. Penyusutan Arsip a. Penghapusan arsip dilakukan dengan cara dihancurkan 4. Penemuan Kembali Arsip a. Penemuan kembali arsip berselang satu hari setelah permintaan arsip yang diinginkan 5. Peminjaman Arsip a. Peminjaman arsip harus menyertakan KTM (bagi mahasiswa) dan identitas dosen (bagi dosen) b. Rentang waktu peminjaman arsip berkisar 5-7 hari c. Peminjaman arsip disertai bukti peminjaman arsip/kartu pinjam arsip d. Arsip yang dipinjamkan berupa kopian arsip 6. Pengembalian Arsip a. Pengembalian arsip langsung diberikan kepada petugas arsip dengan menunjukkan bukti peminjaman arsip b. Adanya
denda
bagi
keterlambatan
pengembalian arsip c. Adanya
pengecekan
arsip
pada
saat
pengembalian arsip Fakultas Ilmu Pendidikan
1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar a. Pengurusan SM dan SK dilakukan oleh dua orang pegawai b. Latar
belakang
pendidikan
petugas
arsip
diploma administrasi umum dan SMP c. Penanganan SM dan SK menggunakan buku ekspedisi dan buku agenda yang sesuai dengan SOP FIP
110
2. Penyimpanan Arsip a. Penyimpanan
arsip
berdasarkan
klasifikasi
subjek surat b. Pengurusan arsip dilakukan secara langsung pada saat menerima surat c. Penyimpanan
arsip
menggunakan
asas
desentralisasi di masing-masing jurusan d. Perawatan arsip tidak dilakukan secara khusus e. Pemeliharaan
arsip
dilakukan
dengan
membersihkan ruangan arsip setiap hari serta memberinya kapur barus 3. Penyusutan/Pemindahan Arsip a. Penyusutan arsip menggunakan jadwal retensi arsip b. Pemindahan arsip dilakukan ke tempat yang kosong c. Penghancuran arsip dilakukan menggunakan mesin penghancur kertas tanpa ada saksi 4. Penemuan Kembali Arsip a. Penemuan kembali arsip membutuhkan waktu kurang lebih 10 menit b. Acuan yang dipakai menggunakan subjek surat 5. Peminjaman Arsip a. Tidak menggunakan aturan tertentu b. Peminjaman arsip hanya untuk pihak intern c. Arsip yang dipinjamkan berupa fotokopian d. Tidak adanya sangsi bagi peminjam arsip e. Fakultas hanya menangani peminjaman arsip terkait
kepegawaian,
kegiatan
dikelola masing-masing jurusan
akademik
111
6. Pengembalian Arsip a. Tidak perlu adanya pengembalian arsip b. Proses peminjaman dan pengembalian arsip tidak dipersulit Jurusan Teknologi Pendidikan FIP
1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar a. Pengurusan SM dan SK dilakukan oleh satu orang b. Latar belakang pendidikan petugas arsip SMA jurusan IPS c. Jurusan TP belum mengenal buku agenda dan buku ekspedisi 2. Penyimpanan Arsip a. Penyimpanan arsip langsung diproses kemudian langsung disimpan pada ordner b. Perawatan
arsip
cukup
dibersihkan
menggunakan kemoceng setiap hari c. Sistem penyimpanan yang digunakan yakni sistem kronologis 3. Penyusutan Arsip a. Penyusutan arsip dilakukan secara fleksibel, sesuai jumlah arsip yang tersimpan b. Pemusnahan
arsip
dilakukan
dengan
menyerahkan pada cleaning servis untuk dijual c. Pemusnahan arsip hanya untuk surat biasa 4. Penemuan Kembali Arsip a. Penemuan kembali arsip berdasarkan perkiraan tanggal b. Pihak
yang
membutuhkan
arsip
ialah
mahasiswa, dosen, TU jurusan lain, serta TU fakultas c. Penemuan kembali arsip membutuhkan waktu
112
4-5 menit 5. Peminjaman Arsip a. Peminjaman
arsip
dilakukan
dengan
menyerahkan KTM dan nomer hp b. Rentang waktu peminjaman satu hari c. Tidak adanya bukti peminjaman arsip d. Tidak ada penanganan khusus jika arsip terlambar dikembalikan atau hilang 6. Pengembalian Arsip a. Adanya pengecekan surat saat pengembalian b. Cara penempatan kembali arsip ditumpuk di atas, tidak diletakkan pada tempat semula c. Kondisi alat-alat kearsipan masih cukup layak digunakan Fakultas Teknik
1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar a. Pengurusan SM dan SK dilakukan oleh tiga orang b. Latar belakang pendidikan petugas arsip yakni D3 kearsipan, dan SMA (dua orang) c. Pengurusan SM dan SK sudah menggunakan buku agenda dan buku ekspedisi 2. Penyimpanan Arsip a. Penyimpanan
arsip
dilakukan
setelah
mendapatkan disposisi b. Perawatan arsip dilakukan dengan memberikan kapur barus dan membersihkannya satu bulan sekali c. Arsip berada dalam satu ruangan dengan ruang TU fakultas d. Untuk arsip dekan diletakkan di ruang dekan
113
3. Penyusutan Arsip a. Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dihancurkan dan biasanya dilakukan satu tahun sekali b. Penyusutan arsip dilihat dari penting tidaknya arsip tersebut, belum ada jadwal retensi arsip c. Penghancuran arsip dilakukan tanpa adanya saksi 4. Peminjaman Arsip a. Peminjaman
arsip
dilakukan
dengan
meninggalkan KTM b. Rentang waktu peminjaman maksimal satu minggu c. Arsip yang dipinjamkan merupakan kopian arsip d. Tidak ada denda jika telat mengembalikan arsip 5. Pengembalian Arsip a. Pengembalian arsip akan dicek kelengkapannya terlebih dahulu b. Jika sudah lengkap KTM mahasiswa yang bersangkutan dikembalikan Fakultas Ilmu Keolahragaan
1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar a. Pengurusan SM dan SK dilakukan oleh 5 orang, dengan 4 orang berada pada jurusan masingmasing dan satu kepala bagian administrasi umum b. Latar belakang pendidikan petugas arsip yakni sarjana
pendidikan
ekonomi
administrasi
perkantoran (UNNES) c. Tidak adanya buku agenda dan buku ekspedisi d. Lembar disposisi untuk surat yang ditujukan
114
pada dekan, sedangkan untuk surat yang ditujukan kepala jurusan cukup diberi memo 2. Penyimpanan Arsip a. Penyimpanan
arsip
menggunakan
sistem
desentralisasi b. Penyimpanan arsip akan langsung dilakukan setelah surat selesai diproses c. Sistem penyimpanan yang digunakan yakni sistem kronologis (tanggal) d. Tidak menggunakan filling cabinet, namun ditumpuk di meja kerja. Ketika sudah tidak muat akan diletakkan di gudang e. Penyimpanan arsip dijadikan satu dengan ruang kerja f. Tidak ada perawatan khusus untuk arsip, cukup dibersihkan dengan menggunakan kemoceng dan disapu g. Ruang arsip memiliki ventilasi yang cukup baik dan ada AC nya 3. Penyusutan Arsip a. Tidak ada jadwal retensi khusus b. Arsip yang sudah tidak digunakan dan sudah memenuhi laci maka akan dipindah ke gudang c. Arsip yang sudah dikumpulkan di gudang setelah beberapa tahun akan dibakar bersamasama secara masal di rektorat d. Tidak ada jadwal khusus untuk pembakaran arsip e. Arsip penting disimpan selama fakultas masih berdiri 4. Penemuan Kembali Arsip
115
a. Tidak ada acuan khusus saat penemuan kembali arsip b. Penemuan kembali arsip hanya dengan ingatan, kemudian dicari ditumpukan arsip 5. Peminjaman Arsip a. Tidak ada prosedur khusus dalam peminjaman arsip b. Peminjam arsip yakni dosen, dekan, dan kajur c. Tidak ada rentang waktu peminjaman arsip d. Arsip yang dipinjam selama ini tidak pernah hilang 6. Pengembalian Arsip a. Arsip yang telah dikembalikan oleh peminjam langsung dikembalikan ke tempat semula b. Tidak dilakukan pengecekan kembali arsip yang telah dipinjam Jurusan Ekonomi Pembangunan FE
1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar a. Surat masuk telah dilengkapi dengan lembar disposisi
sehingga
petugas
arsip
hanya
meneruskannya pada nama yang tertera pada disposisi b. Pengurusan surat keluar dilakukan oleh pegawai TU fakultas c. Surat keluar tidak dilakukan pencatatan pada buku ekspedisi d. Latar belakang pendidikan pegawai arsip yakni jurusan hukum 2. Penyimpanan Arsip a. Penyimpanan arsip tidak menggunakan kartu kendali dan hanya disimpan di dalam ordner yang berada di rak (tidak menggunakan filling
116
cabinet) b. Penyimpanan arsip berdasarkan sistem subjek c. Keamanan arsip kurang, karena setiap orang dapat dengan leluasa menjamah rak tempat arsip d. Tidak ada pemeliharaan arsip, bahkan ada arsip yang dimakan tikus 3. Penyusutan Arsip a. Pemusnahan arsip dilakukan secara sederhana yaitu dengan dirobek dan dibuang ke tempat sampah b. Adanya penyortiran sebelum pemusnahan arsip c. Arsip penting diletakkan di dalam dus dan ditempatkan di gudang arsip fakultas 4. Penemuan Kembali Arsip a. Penemuan kembali arsip dilakukan dengan mencari arsip pada ordner sesuai tema surat b. Penemuan kembali arsip tergolong cepat 5. Peminjaman Arsip a. Peminjaman arsip tidak menggunakan kartu pinjam ataupun persyaratan lain b. Peminjaman arsip untuk ruang lingkup kecil, sehingga peminjam mudah diingat c. Arsip yang dipinjamkan berupa kopian 6. Pengembalian Arsip a. Pengembalian arsip tidak diberi jangka waktu Jurusan Teknik Sipil FT
1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar a. Pengurusan SM dan SK dilakukan oleh dua orang b. Latar belakang pendidikan petugas arsip yakni jurusan ekonomi dan teknik elektro
117
c. Pencatatan surat dilakukan pada buku agenda kembar d. Adanya buku ekspedisi untuk pendistribusian surat e. Penanganan surat paling cepat dilakukan selama satu hari 2. Penyimpanan Arsip a. Penyimpanan
surat
dibagi
menjadi
dua
kelompok, yakni surat umum dan surat khusus kepentingan ISO b. Surat umum disimpan diruang TU dan depan ruang ketua jurusan, sedangkan surat ISO disimpan diruangan tertentu c. Penyimpanan
surat
menggunakan
sistem
tanggal d. Pemeliharaan arsip dilakukan oleh petugas cleaning service dan dilakukan seminggu sekali dengan cara disulak 3. Penyusutan Arsip a. Selama
sepuluh
tahun
belum
melakukan
pemusnahan arsip b. Arsip yang lama hanya dipindahkan ke almari depan ruangan ketua jurusan 4. Penemuan Kembali Arsip a. Penemuan kembali arsip dengan melihat buku agenda sehingga diketahui tanggalnya b. Penemuan kembali arsip tidak selamanya bisa ditemukan dan membutuhkan waktu yang agak lama 5. Peminjaman Arsip a. Peminjaman arsip dilaksanakan dengan mengisi
118
buku peminjaman arsip b. Arsip yang dipinjamkan merupakan kopian 6. Pengembalian Arsip a. Kehilangan arsip masih terjadi dan tidak adanya konsekuensi bagi si peminjam Fakultas Ekonomi
1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar a. Pengurusan SM dan SK dicatat dalam buku agenda b. Surat yang masih diperlukan diletakkan rapi di meja
TU,
sedangkan
yang
sudah
tidak
diperlukan diletakkan di kardus c. Adanya buku ekspedisi untuk surat keluar d. Penandatanganan untuk surat keluar dilakukan secara kolektif 2. Penyimpanan Arsip a. Adanya ruang arsip yang juga digunakan sebagai laboratorium kearsipan b. Penataan arsip berdasarkan sistem subjek c. Keamanan arsip dirasa kurang karena ruang arsip juga difungsikan sebagai ruang kuliah d. Tidak ada pemeliharaan khusus untuk arsip, hanya diberikan kapur barus dan disapu 3. Penyusutan Arsip a. Arsip yang telah lama dibiarkan menumpuk diruang arsip 4. Penemuan Kembali Arsip a. Penemuan kembali arsip sedikit memerlukan waktu 5. Peminjaman Arsip a. Peminjaman arsip tidak menggunakan kartu pinjam
119
b. Arsip yang dipinjamkan berupa kopian c. Peminjam arsip lebih banyak pegawai 6. Pengembalian Arsip a. Pengembalian arsip tidak diberi jangka waktu Jurusan Teknik Elektro FT
1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar a. Pengurusan SM dan SK dilakukan oleh dua orang b. Latar belakang petugas arsip yakni lulusan SMA c. Adanya buku agenda dan buku ekspedisi 2. Penyimpanan Arsip a. Arsip yang masuk langsung diproses
untuk
menghindari penumpukan b. Arsip disimpan berdasarkan kategorinya (sistem subjek) c. Pemeliharaan arsip dilakukan selama tiga bulan sekali d. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan memberi kapur barus serta ruangan yang telah ber AC e. 50% penyimpanan arsip telah berbasis IT 3. Penyusutan Arsip a. Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dibakar 4. Penemuan Kembali Arsip a. Untuk arsip yang sudah disimpan dalam data base penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat, namun untuk arsip yang belum disimpan dalam data base memerlukan waktu sekitar satu hari 5. Peminjaman Arsip a. Peminjaman arsip menggunakan KTM untuk
120
mahasiswa, sedangkan untuk dosen/karyawan tidak menggunakan bukti apapun b. Peminjaman arsip tidak menggunakan kartu pinjam arsip 6. Pengembalian Arsip a. Pengembalian arsip langsung dikembalikan pada petugas arsip b. Tidak dilakukannya pengecekan terlebih dahulu pada arsip Jurusan Teknik Mesin 1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar FT
a. Pengurusan SM dan SK dilakukan oleh seorang pegawai yang merangkap menjadi petugas arsip b. Latar belakang pendidikan petugas arsip yakni S1 teknik mesin c. Pengurusan SM dan SK menggunakan buku agenda tunggal d. Pengiriman surat tidak menggunakan buku ekspedisi 2. Penyimpanan Arsip a. Ruang
penyimpanan
arsip
masih
belum
memenuhi standar tempat penyimpanan arsip, misalnya tempat penyimpanan arsip dijadikan satu dengan ruang TU, ventilasi yang masih kurang, serta belum adanya AC b. Pemeliharaan arsip dilakukan sekitar satu bulan sekali
dengan
membersihkan
ruang
arsip
menggunakan alat kebersihan c. Tidak menggunakan kartu kendali d. Jangka waktu penyimpanan arsip yakni sekitar 1-5 tahun e. Sistem penyimpanan yang digunakan yakni
121
sistem subjek f. Asas penyimpanan arsip yang digunakan yakni asas desentralisasi g. Penyimpanan arsip pasti ada yang rusak dan hilang, baik itu karena jamur, semut atau serangga yang lain h. Pemeliharaan arsip dilakukan menggunakan kapur barus 3. Penyusutan Arsip a. Penyusutan arsip dilakukan sekitar lima tahun sekali b. Penyusutan arsip dilakukan tidak menggunakan jadwal retensi arsip c. Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dicacah d. Pemusnahan arsip dilakukan dengan dibuatkan berita acara yang ditandatangani oleh ketua jurusan dan sekretaris jurusan 4. Penemuan Kembali Arsip a. Terdapat arsip yang tidak ditemukan ketika arsip itu hendak dipinjam b. Acuan
yang
digunakan
untuk
penemuan
kembali arsip dengan menggunakan buku agenda 5. Peminjaman Arsip a. Peminjam arsip biasanya dosen, karyawan, dan mahasiswa b. Peminjaman arsip menggunakan bukti KTM untuk mahasiswa, sedangkan untuk dosen serta karyawan tidak menggunakan bukti apapun c. Bukti peminjaman arsip menggunakan buku
122
tamu 6. Pengembalian Arsip a. Pengembalian arsip selama satu hari untuk mahasiswa, sedangkan untuk dosen atau karyawan belum
ditentukan batas waktu
pengembaliannya b. Belum
diberlakukannya
denda
atau
konsekuensi apabila arsip yang dipinjam hilang c. Adanya pengecekan arsip ketika arsip tersebut dikembalikan
Dokumentasi
Gambar 1 Penyimpanan arsip dalam rak terbuka dan digunakan untuk menyimpan barang-barang yang lain
123
Transkrip Wawancara Wawancara dilakukan pada: tanggal pukul tempat durasi waktu
: 9 Februari 2015 : 08.40 WIB : Bagian Informasi Fakultas Ekonomi UNNES : 11 menit 50 detik
Berikut transkrip wawancaranya: Peneliti : Bu tanya, kalau surat observasi itu arsipnya disimpan Bu? Petugas : Iya, kemarin adik ke sini? Peneliti : Iya Bu. Petugas : Tanggal berapa? Peneliti : Kurang tahu kalau tanggalnya Bu? Petugas : Punya siapa? Peneliti : Punya mbak kos. Suratnya ilang soalnya, terus suruh nyariin kopiannya. Petugas : Tapi seharusnya kemarin tidak dicap, gak tau ini dicap atau gak? makanya kalau arsip itu sebaiknya jangan dicap, karena biar bisa dikopi. Tanggal berapa? Peneliti : Kurang tahu Bu, tapi januari kok Bu? Petugas : Januari, tanggal berapa tidak tahu? Peneliti : Tidak tahu Bu, pertengahan kayaknya Bu. Petugas : Namanya siapa? Peneliti : Nur Khikmatul Mustakim. Petugas : Kalau dicari gini kan bisa dikopi kalau tidak dicap. Peneliti : Nggeh. Petugas : Sukanya anak-anak itu sudah dibilangin, tapi ya dicap. Nur ya depannya? Peneliti : Nggeh. Kemarin yang disini kok bapaknya Bu? Petugas : Hari rebo? Peneliti : Kurang tahu Bu, tapi minggu kemarin. Petugas : Rebo saya tidak masuk, ada saudara meninggal. Lha mbak e kos dimana? Peneliti : Mbak e kos di Tegal Bu, observasinya di Tegal. Petugas : Lha ini buat apa lagi? Peneliti : Ini nanti dikirim lagi kesana Bu, Petugas : Tapi depannya nur ya? Peneliti : Nggeh, nur khikmatul. Petugas : Jurusan apa mbak? Peneliti : Jurusan PAP Bu, Pendidikan Administrasi Perkantoran. Petugas : Bukan nur fitria ya? Peneliti : Mboten. Petugas : Nur Khayati bukan? Peneliti : Mboten. Nur Khikmatul.
124
Petugas Peneliti Petugas Peneliti Petugas Peneliti Petugas Peneliti Petugas Peneliti Petugas Peneliti Petugas Peneliti Petugas Peneliti Petugas Peneliti Petugas
: Khikmah? : Nggeh. Khikmatul Mustakim. : Januari ya? : Nggeh, januari pertengahan Bu. : Ini sudah lewat pertengahan, : Sudah lewat pertengahan Bu. : 23 ini, njenengan ngasih gak? : Ngasih Bu, saya ngasih Bu. : Tanya saja tanggal pastinya kapan? : Kemarin saya buat 3 terus yang satu saya taruh disini Bu. : Ini gak ada. (pada durasi 9 menit 13 detik). : Nggeh mpon a Bu, tak buat meleh mawon. : Ditanya lagi coba, kalau ngasih pasti ada disini kok. : Nggeh Bu. : Tidak ada, ini bulan januari sudah habis. : Bulan januari sudah habis Bu? Nggeh mpon a Bu. : Ngasihnya kesiapa? Kalau kesini kan pasti ada. : Nggeh mpon, tak suruhe buat lagi mawon. Matursuwun nggeh Bu, mohon ma’af merepotkan. : Nggeh.
125
DAFTAR PETUGAS KEARSIPAN DI TINGKAT FAKULTAS, JURUSAN DAN PROGRAM STUDI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG FAKULTAS Ilmu Pendidikan 1. Dila Kristin (Bag. Umum dan Kepegawaian) 2. Galih Niken (Bag. Akuntansi) 3. Suyatno (Kemahasiswaan) 4. Farida (Keuangan)
JURUSAN 1. Teknologi Pendidikan Bapak Eko Joko Pitoyo 2. Pendidikan Luar Sekolah Bapak Purwadianto 3. Bimbingan dan Konseling Bapak Arif 4. Pendidikan Guru Sekolah Dasar 5. Psikologi Bapak Baydon 6. Pendidikan Guru PAUD Ibu umi
Bahasa dan Seni 1. Bu Dias (Bag. Umum dan Kepegawaian) 2. Bu Ima (Akuntansi dan Keuangan) 3. Pak Setyo (Akademik)
1. Bahasa dan Sastra Asing Pak Yanto 2. Bahasa dan Sastra Indonesia Ibu Puji 3. Bahasa dan Sastra Inggris Pak Khalim 4. Bahasa dan Sastra Jawa Bu Dewi 5. Seni Drama Tari dan Musik Pak Munir Achmat 6. Seni Rupa Pak Rizki
1. 2. 3. 4. 5. 6.
PRODI Teknologi Pendidikan Pendidikan Luar Sekolah Bimbingan dan Konseling Pendidikan Guru Sekolah Dasar Psikologi Pendidikan Guru PAUD
125
1. Pendidikan Bahasa Prancis 2. Pendidikan Bahasa Jepang 3. Pendidikan Bahasa Arab 4. Sastra Prancis 5. Bahasa Jepang 6. Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia 7. Sastra Indonesia 8. Pendidikan Bahasa Inggris 9. Sastra Inggris 10. Pendidikan Bahasa dan Sastra Jawa 11. Sastra Jawa 12. Pendidikan Seni Tari
126
13. Pendidikan Seni Musik 14. Pendidikan Seni Rupa 15. Seni Rupa 16. Seni Rupa Konsentrasi Desain Komunikasi Visual 17. Desain Komunikasi Visual Ilmu Sosial 1. Suharyati (Akademik) 2. Meri (Kemahasiswaan) 3. Suwarni (Kepegawaian) 4. Niken Diah Paramita (Akuntansi)
1. Sejarah Sukardi 2. Geografi Kuswati 3. Politik dan Kewarganegaraan Sri Suratmini 4. Sosiologi dan Antropologi Junari
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam 1. Wahyuli Ambarwati (Bag. Akuntansi dan Keuangan) 2. Sudarno (Bag. Umum dan Kepegawaian) 3. Tuti Ganewati (Bag. Akademik)
1. Pendidikan Matematika Supriyanto 2. Matematika 3. Statistika Terapan dan Komputasi 4. Pendidikan Fisika 5. Fisika 6. Pendidikan Kimia Wijayanti S 7. Kimia 8. Pendidikan Biologi Ngalim 9. Biologi 10. Pendidikan IPA Muhamad Bisri
1. Pendidikan Matematika 2. Matematika 3. Statistika Terapan dan Komputasi 4. Pendidikan Fisika 5. Fisika 6. Pendidikan Kimia 7. Kimia 8. Pendidikan Biologi 9. Biologi 10. Pendidikan IPA
Teknik
1. Teknik Sipil Mustahirotun Ni’mah
1. Pendidikan Teknik Bangunan
Pendidikan Sejarah Ilmu Sejarah Pendidikan Geografi Geografi Survey dan Pemetaan Wilayah Pendidikan Pancasila dan Kewarganegaraan 7. Pendidikan Sosiologi dan Antropologi
126
127
1. Ahmad Fauzi dan Santi Andriawati 2. Teknik Mesin Nizar Syarif (Akuntansi) 3. Teknik Elektro Muslikah Windi 2. Herwanto (Akademik) 4. PKK Joko Warsito 3. Kusdianto (Kepegawaian) 4. Erna Aryani (Keuangan) 5. Siswo Saputro (arsip dinamis dekan)
2. 3. 4. 5. 6. 7.
Ilmu Keolahragaan 1. Heni Isniati (Akademik) 2. Lukman Aditya (Keuangan) 3. Lilik Hadi Purnomo (Kepegawaian) 4. Rika Febriana (Akuntansi)
1. Pendidikan Jasmani, Kesehatan dan Rekreasi 2. Pendidikan Guru Pendidikan Jasmani Sekolah Dasar 3. Ilmu Keolahragaan 4. Pendidikan Kepelatihan Olahraga 5. Kesehatan Masyarakat 1. Pendidikan Ekonomi Akuntansi 2. Pendidikan Ekonomi Koperasi 3. Pendidikan Ekonomi Administrasi Perkantoran
127
Ekonomi 1. Sri Wahyuningsih (Bag. Kepegawaian) 2. Yuli (Bag. Akt dan Keuangan)
1. Pendidikan Jasmani, Kesehatan dan Rekreasi Setiawan Jati Utomo, S. Pd. 2. Ilmu Keolahragaan Ika Yuliyaningsih 3. Pendidikan Kepelatihan Olahraga Sarno 4. Kesehatan Masyarakat Sunatno 1. Pendidikan Ekonomi Rini Widiastuti, S.E. 2. Akuntansi Hayat Widodo A, S.Pd. 3. Manajemen Eka Dani R, S.E.
Teknik Arsitektur Teknik Sipil Pendidikan Teknik Mesin Teknik Mesin Pendidikan Teknik Elektro Pendidikan Teknik Informatika dan Komputer 8. Teknik Elektro 9. Pendidikan Kesejahteraan Keluarga Tata Busana 10. Pendidikan Kesejahteraan Keluarga Tata Boga 11. Tata Busana 12. Tata Boga 13. Teknik Kimia
128
3. Sriyana (Bag. Akademik) 4. Djoko Legowo, S.Pd. (Arsip Dekan)
4. Ekonomi Pembangunan Agung Hery 4. Akuntansi (S1) 5. Akuntansi (D3) P, S.H. 6. Manajemen 7. Manajemen Perkantoran 8. Ekonomi Pembangunan
Hukum 1. Dewi Puspa Sari, S. Hum
1. Ilmu Hukum
1. Ilmu Hukum
128
129
DAFTAR PETUGAS KEARSIPAN DI LEMBAGA, BIRO, UNIT PELAKSANA TUGAS, DAN BADAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG Unit Kerja Lembaga 1. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LP2M) 2. Lembaga Pengembangan Pendidikan Profesi (LP3) Biro 1. Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan dan Kerjasama (BAAKK) 2. Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian (BAUK) 3. Biro Administrasi Perencanaan dan Keuangan (BAPK)
1. Pak Supriyadi 2. Bu Elsry W 1. Pak Arief (Bag. Kerjasama), Bu Yekti (Bag. Kemahasiswaan), Bu Purwaningsih (Bag. Registrasi dan Statistik), dan Ibu Eny (Bag. Pendidikan dan Evaluasi) 2. Bu Rina, Bu Ratu Bunga, Bu Atu Puspa, Bu Niken, Pak Toersiyanto, Bu Sri Redjeki dan Pak Hery Kusyanto 3. Bu Ika (Bag. Akuntansi), Bu Arbina (Bag. Keuangan), dan Bu Dewi Palupi (Bag. Perencanaan) 1. Pak Danang Prasetyo 2. Bu Nurul 3. Bu Lia 1. 2. 3. 4.
Bu Putri dan Pak Willy Pak Heri Bu Saliyah Pak Ikhwan Budi
129
Unit Pelaksana Tugas 1. Perpustakaan 2. Pusat Hubungan Masyarakat 3. Unit Layanan Pengadaan Badan 1. Badan Pengawas 2. Badan Penjaminan Mutu 3. Badan Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi 4. Badan Pengembang Konservasi
Petugas Kearsipan
130 Lampiran 4 Surat Ijin Penelitian
131
Lampiran 5 KISI-KISI ANGKET UJI COBA INSTRUMEN (Arsip Dinamis) No 1
Variabel Kelancaran
Indikator 1. Penciptaan
Pengelolaan Arsip 2. Penggunaan 3. Pemeliharaan 4. Penyusutan
Butir Soal
Jumlah
1, 2
2
3, 4, 5, 6, 7
5
8, 9, 10
3
11, 12, 13, 14,
5
15 2
3
Kompetensi
1. Ketelitian
16, 17
2
Petugas
2. Kecerdasan
18, 19, 20
3
Kearsipan
3. Kecekatan
21, 22
2
4. Kerapian
23, 24
2
Sarana Prasarana
1. Gedung
25, 26
2
Kearsipan
2. Ruang
27, 28
2
29, 30, 31
3
4. Dokumentasi
32, 33
2
5. Informasi Publik
34, 35
2
3. Peralatan Pengelolaan Arsip
Jumlah
35
132 Lampiran 6
ANGKET UJI COBA INSTRUMEN PENELITIAN
PENGARUH KOMPETENSI PETUGAS KEARSIPAN DAN SARANA PRASARANA KEARSIPAN TERHADAP KELANCARAN PENGELOLAAN ARSIP DI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
Fauza Umami 7101411260
JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG 2015
133
Semarang,
Mei 2015
Yth. Bapak/Ibu/Saudara/Saudari Petugas Kearsipan (Arsip Dinamis) di Universitas Negeri Semarang
Dengan hormat, Dalam rangka penyusunan skripsi sebagai syarat kelulusan pada Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Universitas Negeri Semarang, saya bermaksud mengadakan penelitian tentang “Pengaruh Kompetensi Petugas Kearsipan dan Sarana Prasarana Kearsipan Terhadap Kelancaran Pengelolaan Arsip di Universitas Negeri Semarang”. Untuk memperoleh data, saya mohon kesediaan Bapak/Ibu/Saudara/Saudari mengisi angket/kuesioner penelitian ini seobjektif mungkin. Identitas dan informasi yang Bapak/Ibu/Saudara/Saudari sampaikan
akan saya jaga
kerahasiaannya dan semata-mata digunakan untuk kepentingan akademis. Atas partisipasi Bapak/Ibu/Saudara/Saudari, saya mengucapkan terima kasih.
Hormat saya, Peneliti
Fauza Umami NIM 7101411260
134
Daftar Angket
A. Identitas Responden
B.
1. Nomor Responden
:
2. Nama
:
3. NIP/NRP
:
4. Unit Kerja
:
5. Jenis Kelamin
:
(diisi oleh peneliti)
Petunjuk Pengisian 1. Isilah Identitas Responden pada point A. 2. Berilah tanda (X) pada salah satu kondisi yang
paling sesuai di tempat
Bapak/Ibu/Saudara/Saudari bekerja. 3. Apabila ingin merubah pilihan berilah tanda (=) pada pilihan sebelumnya dan berilah tanda (X) kembali pada pilihan yang Bapak/Ibu/Saudara/Saudari anggap lebih sesuai. I.
KELANCARAN PENGELOLAAN ARSIP A. Penciptaan 1. Pedoman apa yang anda gunakan ketika membuat surat (bentuk surat, bagian-bagian surat dan tata tulis surat)? a. Ketika membuat surat (bentuk surat, bagian-bagian surat dan tata tulis surat) saya berpedoman pada Pedoman tata naskah dinas di lingkungan UNNES. b. Ketika membuat surat (bentuk surat dan bagian-bagian surat) saya berpedoman pada Pedoman tata naskah dinas di lingkungan UNNES. c. Ketika membuat surat (bentuk surat) saya berpedoman pada Pedoman tata naskah dinas di lingkungan UNNES. d. Ketika membuat surat saya berpedoman pada contoh surat terdahulu. Alasan
anda
berpedoman
pada
contoh
surat
terdahulu…………………………………………………………..… ……………………………………………………………………….
135
2. Bagaimana anda memproses surat masuk yang akan dijadikan arsip? a. Melakukan pemeriksaan surat (misalnya kelengkapan, kondisi fisik, dan keterkaitan dengan arsip lain), menyortir, menentukan indeks dan kode, kemudian menempatkan arsip sesuai dengan lokasinya. b. Menerima surat tanpa melakukan pemeriksaan surat, menyortir, menentukan indeks dan kode, kemudian menempatkan arsip sesuai dengan lokasinya. c. Menerima surat tanpa melakukan pemeriksaan surat, menentukan indeks dan kode, kemudian menempatkan arsip sesuai dengan lokasinya. d. Menerima surat tanpa melakukan pemeriksaan surat, kemudian menempatkan arsip sesuai dengan lokasinya. Surat
masuk
yang
diterima
langsung
disimpan,
alasannya
……………………………………………………………………… ………….…………………………………………………………… B. Penggunaan 3. Bagaimana proses penyimpanan arsip yang anda lakukan? a. Membaca dan memahami surat, memberi tanda pada pokok/inti surat,
mencatatnya
dalam
kartu
kendali/buku
agenda,
dan
menyimpannya. b. Membaca dan memahami surat, terkadang memberi tanda pada pokok/inti surat terkadang tidak, mencatatnya dalam kartu kendali/buku agenda, dan kemudian menyimpannya. c. Membaca
dan
memahami
surat,
mencatatnya
dalam kartu
kendali/buku agenda, dan kemudian menyimpannya. d. Membaca dan memahami surat, dan kemudian menyimpannya. Alasannya……………………………….…………………………… ……. ………………………………………………………………… 4. Sistem apa yang anda gunakan untuk menyimpan arsip?
136
a. Sistem masalah (pokok surat) yang telah disesuaikan dengan Pedoman pola klasifikasi kearsipan yang ada di Universitas Negeri Semarang. b. Sistem masalah (pokok surat) yang dibuat sendiri dengan menyesuaikan kegiatan di unit kerja masing-masing. c. Sistem turun menurun yang telah digunakan sejak dulu. d. Tidak bersistem, semua arsip disimpan pada tempat yang sama. Alasannya………………….………………………………………… ………………………………………………………………………. 5. Berapa waktu yang anda butuhkan untuk menemukan kembali arsip? a. Tidak lebih dari 1 menit. b. Antara 2-3 menit. c. Antara 4-5 menit. d. Lebih dari 5 menit, hal ini dikarenakan …................................. ………………………………………………………………………. 6. Apabila ada pihak lain (internal maupun eksternal) yang ingin meminjam arsip, apakah di catat dalam kartu pinjam arsip? a. Iya, selalu dilakukan pencatatan dalam kartu pinjam arsip. b. Pencatatan dalam kartu pinjam arsip hanya dilakukan untuk pihak luar. c. Terkadang dilakukan pencatatan, terkadang tidak. d. Tidak pernah dilakukan pencatatan dalam kartu pinjam arsip, peminjaman arsip atas dasar kepercayaan. Alasannya…………….. ……………………………………………………………………….. 7. Berapa jangka waktu peminjaman arsip? a. paling lama 5 hari kerja. b. 6-7 hari kerja. c. lebih dari 7 hari kerja. d. Tidak ditentukan, karena…………………………………………….. ……………………………………….………………………………. C. Pemeliharaan 8. Dalam satu minggu, berapa kali ruang penyimpanan arsip dibersihkan? a. 4-5 kali dalam satu minggu. b. 2-3 kali dalam satu minggu.
137
c. seminggu sekali. d. Dibersihkan jika sudah terlihat kotor, sebab………………………… ……………………………………………………………………….
9. Bagaimana kondisi arsip ditempat anda? a. Sangat baik, karena selalu menggunakan AC 24 jam dan selalu menggunakan bahan-bahan pencegah serangga seperti kapur barus, penggunaan racun serangga, dan lain-lain. b. Baik, karena penggunaan AC dijam kerja dan pemberian bahanbahan pencegah serangga seperti kapur barus, penggunaan racun serangga, dan lain-lain. c. Kurang baik, karena penggunaan AC dijam kerja, namun tidak ada pemberian bahan-bahan pencegah serangga seperti kapur barus, penggunaan racun serangga, dan lain-lain. d. Tidak baik, karena tidak menggunakan AC dan tidak ada pemberian bahan-bahan pencegah serangga seperti kapur barus, penggunaan racun
serangga,
dan
lain-lain.
Hal
ini
karena
..……………………………………………………………………… ………………………………………………………………………. 10. Apakah ada larangan makan dan merokok di ruang penyimpanan arsip? a. Iya, salah satunya dengan adanya punishment dan dibuatnya himbauan untuk tidak makan dan merokok bagi siapapun yang masuk ke ruang penyimpanan arsip. b. Larangan makan dan merokok bagi siapapun yang masuk ke ruang penyimpanan arsip hanya bersifat himbauan. c. Hanya ada larangan makan bagi siapapun yang masuk ke ruang penyimpanan arsip, namun untuk merokok tidak ada. d. Tidak ada larangan makan dan merokok bagi siapapun yang masuk ke ruang penyimpanan arsip. Karena……………….……………….. ………………………………………………………………………. D. Penyusutan 11. Dasar apa yang anda gunakan untuk melakukan penyusutan arsip?
138
a. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan angka pemakaian arsip, jadwal retensi arsip, dan nilai guna arsip. b. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan angka pemakaian arsip dan jadwal retensi arsip. c. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan angka pemakaian arsip. d. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan banyaknya arsip yang sudah menumpuk, alasannya……………………………………………….. ………………………………………………………………………. 12. Bagaimana prosedur yang anda lakukan untuk memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan? a. Melakukan penilaian arsip, menyortir, membuatkan berita acara dan daftar arsip yang akan dipindahkan, baru kemudian memindahkan arsip. b. Melakukan penilaian arsip, menyortir, kemudian memindahkannya. c. Melakukan penilaian arsip, kemudian memindahkannya. d. Setelah arsip dirasa sudah menumpuk, semua arsip langsung dipindahkan. Hal ini dikarenakan……….…………………………… ………………………………………………………………………. 13. Apa yang anda lakukan terhadap arsip statis (arsip yang memiliki nilai guna sejarah dan berketerangan untuk dipermanenkan)? a. Menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Pusat. b. Terkadang menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Pusat, terkadang tidak. c. Tetap menyimpan arsip statis di unit kerja dengan tempat yang terpisah dengan arsip dinamis. d. Tetap menyimpan arsip statis di unit kerja dengan tempat yang sama dengan arsip dinamis, dikarenakan……………...…………………… ………………………………………………………………………. 14. Bagaimana prosedur anda melakukan pemusnahan arsip? a. Melakukan penilaian arsip, menyortir, membuatkan berita acara dan daftar arsip yang akan dimusnahkan, dan kemudian memusnahkan arsip dengan disaksikan oleh 2 orang pejabat yang berwenang.
139
b. Melakukan penilaian arsip, menyortir, membuatkan berita acara dan daftar arsip yang akan dimusnahkan, dan kemudian memusnahkan arsip tanpa adanya saksi yang berwenang. c. Melakukan penilaian arsip, menyortir, dan kemudian memusnahkan arsip. d. Memusnahkan semua arsip yang sudah menumpuk, karena ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… 15. Dengan cara apa anda memusnahkan arsip? a. Seluruh
arsip
dimusnahkan
dengan
cara
dicacah/dibakar/
dengan
cara
dicacah/dibakar/
dihancurkan dengan bahan kimia. b. Arsip
sebagian
dimusnahkan
dihancurkan, sebagian lagi dibuang di tempat sampah. c. Seluruh arsip dimusnahkan dengan cara dibuang di tempat sampah. d. Seluruh
arsip
dimusnahkan
dengan
cara
dijual,
alasannya
……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… II.
KOMPETENSI PETUGAS KEARSIPAN A. Ketelitian 16. Apakah anda pernah mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip? a. Saya tidak pernah mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip. b. Saya pernah mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip, namun jarang sekali. c. Saya kadang-kadang mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip. d. Saya sering mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip, karena ………………………………………………………......................... ………………………………………………………………………. 17. Apakah anda pernah mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak lain? a. Saya tidak pernah mengalami kekeliruan dalam menyajikan infomasi yang dibutuhkan oleh pihak lain. b. Saya pernah mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak lain, namun jarang sekali.
140
c. Saya kadang-kadang mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak lain. d. Saya sering mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi yang
dibutuhkan
oleh
pihak
lain.
Hal
ini
dikarenakan
……………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………. B. Kecerdasan 18. Bagaimana tingkat pemahaman anda tentang kearsipan? a. Saya sangat memahami bidang kearsipan secara menyeluruh. b. Saya memahami bidang kearsipan sebatas tugas pekerjaan yang saya jalani. c. Saya kurang memahami bidang kearsipan. d. Saya tidak memahami bidang kearsipan, karena…………………….. …………………………………………………………………….… 19. Apa yang anda lakukan ketika menghadapi kesulitan atau permasalahan dalam bidang kearsipan? a. Berusaha menyelesaikannya semaksimal mungkin, misalnya dengan meminta bantuan orang lain. b. Berusaha menyelesaikan semampunya saja. c. Meminta bantuan orang lain untuk menyelesaikan seluruhnya. d. Membiarkan begitu saja, karena …………………………………….. ………………………………………………………………………. 20. Bagaimana anda melakukan pekerjaan selama ini? a. Saya selalu berusaha bekerja semaksimal mungkin untuk ikut andil memajukan organisasi melalui penyajian arsip yang tepat dan cepat. b. Saya bekerja semampu saya melalui penyajian arsip yang tepat. c. Saya kurang mempunyai inisiatif untuk bekerja dan hanya bekerja sesuai dengan perintah pimpinan. d. Saya bekerja secara maksimal apabila ada pimpinan, alasannya ……………………………………………………………………… …….…………………………………………………………………. C. Kecekatan 21. Bagaimana cara anda melakukan pengelolaan arsip? a. Saya langsung mengelola arsip yang diberikan kepada saya.
141
b. Saya mengelola arsip dalam jangka waktu tertentu (misalnya satu minggu sekali, satu bulan sekali, dan sebagainya). c. Saya mengelola arsip ketika ada perintah dari pimpinan. d. Saya
mengelola
arsip ketika
sudah
menumpuk,
alasannya
………….……………………………………………………………. ………………..……………………………………………………… 22. Bagaimana anda mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain? a. Saya mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain dengan cepat dan tepat. b. Saya mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain dengan tepat tetapi membutuhkan waktu yang cukup lama. c. Saya mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain, kadangkadang mengalami kekeliruan walaupun itu sedikit. d. Saya sering mengalami kekeliruan dan membutuhkan waktu yang cukup lama dalam mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain. Hal ini dikarenakan………………….…………………………. ………………………………………………….……………………. D. Kerapian 23. Bagaimana penataan arsip yang anda simpan? a. Sangat rapi, karena arsip tersusun dengan rapi sesuai dengan kode klasifikasinya. b. Rapi, karena arsip tersusun dengan rapi sesuai dengan kode klasifikasinya, walaupun ada sedikit arsip yang tidak sesuai dengan kode klasifikasinya. c. Kurang rapi, karena arsip tersusun kurang rapi dan ada beberapa arsip yang tidak sesuai dengan kode klasifikasinya. d. Tidak rapi, karena arsip tersusun secara berserakan dan tidak sesuai dengan kode klasifikasinya. Alasannya……………….……………… ……………………………………………………………………….. 24. Apa yang anda lakukan jika peralatan dan perlengkapan kearsipan anda berserakan? a. Merapikan kembali sesuai dengan tempatnya. b. Merapikan kembali sesuai dengan tempatnya, tetapi kadang-kadang ada yang salah tempat.
142
c. Merapikan kembali tetapi tidak sesuai dengan tempatnya. d. Membiarkan begitu saja, karena……….…………………………….. ……………………………………………….……………………..... III.
SARANA PRASARANA KEARSIPAN A. Gedung 25. Bagaimana lokasi gedung tempat menyimpan arsip? a. Lokasi gedung berada di daerah yang mudah terjangkau dan aman dari bahaya bencana alam seperti tanah longsor dan banjir. b. Lokasi gedung berada di daerah yang mudah terjangkau, namun bahaya bencana alam seperti tanah longsor dan banjir kemungkinan kecil dapat terjadi. c. Lokasi gedung berada di daerah yang mudah terjangkau namun rawan terhadap bencana alam seperti tanah longsor dan banjir. d. Lokasi gedung berada di daerah yang sulit terjangkau dan rawan terhadap bencana alam seperti tanah longsor dan banjir. Hal tersebut dikarenakan…………………….…………………………………….. ………………………………………………………………………. 26. Bagaimana pengamanan gedung tempat menyimpan arsip ditempat anda? a. Gedung tempat menyimpan arsip dalam kondisi yang sangat aman (terdapat petugas keamanan, pagar tembok, dan kunci pintu). b. Gedung tempat menyimpan arsip dalam kondisi yang aman (terdapat pagar tembok dan kunci pintu). c. Gedung tempat menyimpan arsip dalam kondisi yang kurang aman (hanya terdapat kunci pintu). d. Gedung tempat menyimpan arsip dalam kondisi yang tidak aman (berpintu namun tidak berkunci). Hal tersebut dikarenakan …………………………………………………………..…………… ……………………………………………………………….……….. B. Ruang Penyimpanan 27. Di ruang mana anda menyimpan arsip? a. Arsip disimpan di ruang tersendiri yang sudah di rancang khusus untuk menyimpan arsip (misalnya adanya pengaturan suhu, kelembaban, dan sebagainya).
143
b. Arsip disimpan di ruang tersendiri, namun tanpa adanya pengaturan suhu, kelembaban, dan sebagainya. c. Arsip disimpan di ruang pimpinan dan hanya orang tertentu (pimpinan dan petugas arsip) yang boleh masuk dalam ruang tersebut. d. Arsip disimpan jadi satu dengan ruang kerja dan siapapun boleh masuk dalam ruang tersebut. Alasannya……………..…………….. ……………………………………………………………….………. 28. Bagaimana suhu dan kelembaban udara di ruang penyimpanan arsip? a. Ruang penyimpanan arsip selalu diatur suhu dan kelembaban udara dengan dipasang thermometer dan hygrometer. b. Ruang penyimpanan arsip diatur suhu udara dengan dipasang thermometer, namun untuk kelembaban udara tidak diatur. c. Ruang penyimpanan arsip terdapat thermometer, namun kadang diatur kadang tidak (kurang difungsikan). d. Ruang penyimpanan arsip tidak terdapat thermometer dan hygrometer, karena……..…………………………………………… ………………………………………………………………………. C. Peralatan Pengelolaan Arsip 29. Bagaimana kelengkapan peralatan pengelolaan arsip di tempat anda? a. Peralatan pengelolaan arsip di unit kerja saya sangat lengkap (terdiri dari filling cabinet, sekat/guide, folder, boks karton, rak arsip kayu/besi, almari besi, dan komputer). b. Peralatan pengelolaan arsip di unit kerja saya lengkap (terdiri dari filling cabinet, sekat/guide, folder, boks karton, rak arsip kayu/besi, dan almari besi). c. Peralatan pengelolaan arsip di unit kerja saya kurang lengkap (terdiri dari filling cabinet, sekat/guide, folder, boks karton, dan rak arsip kayu/besi). d. Peralatan pengelolaan arsip di unit kerja saya sangat minim (terdiri dari filling cabinet, sekat/guide, dan folder). Hal tersebut dikarenakan……………….…………………………………………. ………………………………….……………………………………. 30. Bagaimana kondisi peralatan pengelolaan arsip di tempat anda?
144
a. Peralatan pengelolaan arsip di tempat saya semuanya dapat berfungsi dengan baik. b. Peralatan pengelolaan arsip di tempat saya berfungsi dengan baik, walaupun ada sedikit peralatan yang rusak. c. Peralatan pengelolaan arsip di tempat saya kurang berfungsi dengan baik, cukup banyak peralatan yang mengalami kerusakan. d. Peralatan pengelolaan arsip di tempat saya banyak yang sudah mengalami kerusakan, dikarenakan ……….………………………… ………………………………………………….……………………. 31. Bagaimana anda menyimpan arsip non kertas (misalnya CD, DVD, foto, peta, dan lain-lain)? a. Arsip non kertas disimpan pada tempat yang khusus dan dengan pemeliharaan yang khusus juga. b. Arsip non kertas disimpan pada tempat yang khusus namun dengan pemeliharaan yang sama dengan arsip kertas. c. Arsip non kertas disimpan pada tempat yang sama dengan arsip kertas, namun lokasinya dipisah. d. Arsip non kertas disimpan pada tempat yang sama dengan arsip kertas, serta dengan lokasi yang sama pula. Hal itu dikarenakan …………………………………………………………………….… ………………………………………………………………………. D. Dokumentasi 32. Ketika ada kegiatan penting dalam bidang kearsipan (misalnya pada saat penyerahan arsip statis, pemusnahan arsip, pelatihan arsip, dan sebagainya), apakah anda selalu mendokumentasikannya? a. Pendokumentasian kegiatan penting selalu dilakukan. b. Pendokumentasian kegiatan penting sering dilakukan. c. Pendokumentasian kegiatan penting jarang dilakukan. d. Pendokumentasian kegiatan penting tidak pernah dilakukan, karena ………………….……………………………………………………. …..………………..…………………………………………………. 33. Untuk tujuan apa pendokumentasian kegiatan terserbut dilakukan? a. Pendokumentasian kegiatan tersebut dilakukan hanya untuk kepentingan kedinasan.
145
b. Pendokumentasian kegiatan tersebut dilakukan sebagian besar untuk kepentingan kedinasan, dan sebagian kecil untuk kepentingan pribadi. c. Pendokumentasian kegiatan tersebut dilakukan sebagian besar untuk kepentingan pribadi dan sebagian kecil untuk kepentingan kedinasan. d. Pendokumentasian kegiatan tersebut dilakukan hanya untuk kepentingan pribadi, alasannya……………………………………… …………………………………………….…………………………. E. Informasi Publik 34. Secara umum, bagaimana anda mengolah arsip sebagai sumber informasi? a. Arsip diciptakan, disimpan, dikelola dan kemudian digunakan. b. Arsip diciptakan, disimpan, dan dikelola. c. Arsip diciptakan, dan disimpan. d. Arsip hanya diciptakan, tanpa adanya penyimpanan. Alasannya ………………………………………………………………………. …………………………………………………………………….…. 35. Pihak mana saja yang diperbolehkan menggunakan informasi dalam arsip dinamis (aktif dan inaktif)? a. Pihak internal UNNES dan publik (dengan pengamanan dan akses arsip). b. Pihak internal UNNES dan publik (tanpa adanya pengamanan dan akses arsip). c. Hanya pihak internal UNNES. d. Tidak diperuntukkan bagi pihak manapun (hanya sebatas disimpan), dikarenakan …………………………………………………………. ………………………………………………………………………..
~ Terima Kasih Atas Partisipasi yang Anda Berikan ~
146
Lampiran 7 DAFTAR NAMA RESPONDEN UJI COBA INSTRUMEN
Unit Kerja
No.
Kode Responden
1
R-1
Rini Widiastuti
2
R-2
Sri Wahyuningsih
Jurusan Pend. Ekonomi FE FE
3
R-3
Yuliana Mawarti
FE
4
R-4
Sriyana
FE
5
R-5
Hayat Widodo A
Jurusan Akuntansi FE
6
R-6
Suharyati
FIS
7
R-7
Niken Diah Paramita
FIS
8
R-8
Sukardi
Jurusan Sejarah FIS
9
R-9
Kuswati
Jurusan Geografi FIS
10
R-10
Agung Heri P
11
R-11
Eka Dani Rahmawati
Jurusan Ekonomi Pembangunan FE Jurusan Manajemen FE
12
R-12
Suwarni
FIS
13
R-13
Dilla Kristin
FIP
14
R-14
Mariyam
FIS
15
R-15
Djoko Legowo
FE
16
R-16
Junari
FIS
17
R-17
Galih Niken
FIP
18
R-18
Arjuna Handoko
FIP
19
R-19
Suyatno
FIP
20
R-20
Muhammad Arif Hartanto
Jurusan BK FIP
21
R-21
Baidon
Jurusan Psikologi FIP
22
R-22
Ummi Rosyidah
Jurusan PGPAUD FIP
23
R-23
Sri Suratmini
R-24
Eko Joko Pitoyo
Jurusan HKn FIS Jurusan Teknologi Pendidikan
24
Nama Responden
147
25
R-25
Siswo Saputro
FT
26
R-26
Herwanto
FT
27
R-27
Erna Ariany S
FT
28
R-28
Kusdiyanto
FT
29
R-29
Dewi Puspa Sari
FH
30
R-30
Akhmad Faozi
FT
148 Lampiran 8 TABULASI HASIL UJI COBA INSTRUMEN PENELITIAN
Kode Resp o
CIP
GUNA
LIHA
SUSUT
Sarana Prasarana Kearsipan (X2)
TLT CERDAS CKT RAPI
16 17 18 19 20 21 22 23 24
GDG
RP
PPA
DOK
IP
25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35
1
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
4
4 2 3 2 4 3 1 2 1 2 3
2
4 4 41
2 4 3 4 3
4
2 2 4 28
4
2 1 1 3 2 2
4
3 4
4 30
4
4 4 4 2 3 4 1 1 1 4 1
1
2 4 40
3 3 3 4 4
2
2 3 4 28
4
2 4 1 1 1 2
1
1 4
2 23
4
1 1 1 2 2 1 1 2 1 4 3
1
1 1 26
3 3 3 3 4
4
4 2 4 30
4
2 1 1 2 3 2
1
1 4
2 23
4
4 1 3 2 4 1 1 2 4 4 3
2
4 4 43
3 4 3 4 4
4
4 4 4 34
4
1 1 1 1 4 4
4
4 4
4 32
3
3 2 3 2 4 1 2 2 1 2 3
2
1 1 32
3 3 2 4 4
3
2 3 4 28
4
4 4 1 4 4 4
3
4 3
4 39
4
4 2 3 2 4 4 2 3 3 4 3
2
3 4 47
3 3 3 4 3
4
4 3 4 31
3
2 4 3 3 4 3
4
4 4
4 38
4
4 4 4 3 3 4 2 3 3 4 3
2
3 3 49
3 2 3 4 4
3
4 3 4 30
4
4 4 3 3 4 2
4
4 4
4 40
4
4 4 4 2 4 4 1 2 4 4 3
2
2 4 48
3 3 3 4 4
4
4 2 4 31
4
4 1 4 2 2 4
2
4 4
2 33
4
4 2 4 2 4 4 2 4 3 3 3
2
3 3 47
2 2 3 4 3
4
4 3 4 29
4
3 2 4 4 4 4
2
3 4
4 38
4
4 3 3 1 2 4 1 2 3 4 3
1
2 3 40
3 3 3 3 4
4
4 2 4 30
4
4 1 1 4 3 1
1
4 4
4 31
4
4 4 3 4 4 3 2 1 1 4 3
2
2 3 44
3 3 3 4 4
4
4 3 4 32
4
4 2 1 4 4 4
2
2 4
4 35
4
4 4 4 3 2 3 3 2 3 1 2
2
4 3 44
3 3 3 4 4
4
4 3 4 32
4
2 1 1 1 3 1
1
2 4
2 22
4
4 4 4 4 1 3 1 2 3 4 4
2
4 4 48
3 3 3 4 4
4
4 4 4 33
4
1 1 1 1 2 2
4
4 4
4 28
4
4 4 4 4 1 4 1 3 1 4 3
2
4 4 47
3 3 3 4 4
4
4 4 4 33
4
4 1 1 4 4 2
4
4 4
2 34
4
4 4 4 3 3 4 2 3 3 4 4
4
4 4 54
3 3 3 4 4
4
4 3 4 32
4
3 4 3 2 3 4
4
4 4
4 39
1
4 4 3 2 1 1 1 3 1 1 1
1
1 1 26
4 4 3 3 4
3
3 4 4 32
3
3 1 1 2 4 4
2
4 4
1 29
4
4 3 2 2 2 4 2 2 1 3 4
4
4 4 45
4 4 4 4 3
3
3 3 2 30
4
4 4 3 3 3 3
4
4 4
4 40
4
4 4 4 4 4 4 2 4 4 4 4
2
4 4 56
4 4 4 4 4
4
4 4 4 36
4
4 4 4 4 4 4
4
4 4
4 44
148
R-1 R-2 R-3 R-4 R-5 R-6 R-7 R-8 R-9 R-10 R-11 R-12 R-13 R-14 R-15 R-16 R-17 R-18
Kompetensi Petugas Kearsipan (X1)
Pengelolaan Arsip (Y)
149
R-19 R-20 R-21 R-22 R-23 R-24 R-25 R-26 R-27 R-28 R-29 R-30
4
3 4 3 3 4 4 3 4 4 4 3
4
4 4 55
3 4 3 4 4
4
4 4 4 34
4
4 4 4 4 4 4
4
4 4
4 44
1
1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1
1 2 17
2 2 2 2 4
4
2 2 4 24
1
2 1 1 4 4 3
1
1 4
3 25
4
3 4 4 3 3 4 1 1 1 2 2
2
4 4 42
3 4 3 4 4
3
4 2 4 31
1
2 2 3 2 2 2
2
2 3
4 25
1
1 1 1 1 1 1 1 2 3 4 1
2
2 2 24
4 4 4 3 3
4
4 4 4 34
4
2 2 1 1 2 2
1
1 4
4 24
2
4 4 2 2 4 1 1 2 4 1 1
1
1 1 31
4 4 3 4 3
1
4 4 4 31
2
4 4 4 1 3 3
4
4 4
4 37
4
4 1 3 3 1 1 1 2 1 2 1
2
2 3 31
3 3 2 4 4
4
4 4 4 32
4
4 1 1 3 4 3
1
1 4
4 30
3
4 2 4 2 3 4 3 3 4 4 3
2
4 4 49
3 3 3 4 3
3
3 3 4 29
4
4 4 4 4 4 4
4
4 4
4 44
4
4 4 4 2 4 4 2 4 4 1 4
2
4 4 51
3 3 3 4 4
3
3 4 4 31
4
4 1 1 1 3 2
4
3 4
4 31
4
4 4 4 2 4 4 1 2 4 1 4
2
4 3 47
3 3 2 2 3
3
2 3 3 24
4
4 4 2 4 3 4
4
4 4
4 41
4
3 1 3 3 2 3 1 3 4 2 3
4
4 3 43
3 3 3 4 3
3
3 3 4 29
4
3 1 1 2 3 1
4
4 4
4 31
3
4 3 4 3 4 1 3 1 2 4 4
2
4 4 46
2 2 2 4 4
4
3 3 4 28
4
4 3 2 2 2 2
2
2 4
2 29
1
4 4 4 3 3 4 2 3 4 4 4
4
4 4 52
3 3 3 4 4
4
4 4 4 33
4
4 2 1 4 4 2
3
4 4
2 34
Keterangan: CIP
= Penciptaan
TLT
GUNA
= Penggunaan
LIHA SUSUT
= Ketelitian
GDG
= Gedung
CERDAS = Kecerdasan
RP
= Ruang Penyimpanan
= Pemeliharaan
CKT
= Kecekatan
PPA
= Peralatan Pengelolaan Arsip
= Penyusutan
RAPI
= Kerapian
DOK
= Dokumentasi
IP
= Informasi Publik
149
150 Lampiran 9 Validitas Variabel Uji Coba Kelancaran Pengelolaan Arsip (Y) Correlations Item_1 Item_1 Item_1 Item_1 Item_1 Item_1 Skor_To Item_1 Item_2 Item_3 Item_4 Item_5 Item_6 Item_7 Item_8 Item_9 Item_1
Pearson Correlation
*
.080
.429
.029
.674
30
30
30
*
1
1
Sig. (2-tailed) N Item_2
Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N
Item_3
Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N
Item_4
Pearson Correlation
N
.029 30 .080
.315
.018
.043
30
30
.760
**
.389
*
3
4
5
**
.098
.112
.040
.230
.441
*
.146
.427
.090
.005
.608
.556
.833
.222
.015
.440
.018
.005
.001
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
**
.244
.229
.236
.059
.361
.147
.429
.378
*
.502
.472
*
tal
*
.496
.506
**
**
.558
.657
**
**
.000
.034
.039
.008
.193
.223
.208
.759
.050
.439
.018
.004
.000
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
**
1
*
.192
**
.198
.093
.132
-.023
.216
.061
.214
.269
.001
.017
.310
.004
.295
.626
.488
.905
.253
.748
.256
.150
.006
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
**
1
**
.354
**
.333
.284
.300
.141
.447
*
.192
.003
.055
.000
.072
.128
.107
.458
.013
.310
.001
.000
.000
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
.490
.006
30
30
*
**
*
.371
2
.006
.674
.429
.490
*
1
.760
**
.560
.018
.000
.001
30
30
30
.560
**
30
.433
.525
.514
.623
.590
**
.621
**
.486
.775
**
**
150
Sig. (2-tailed)
.400
.400
0
151
Item_5
Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N
Item_6
Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N
Item_7
Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N
Item_8
Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N
Item_9
Pearson Correlation Sig. (2-tailed)
*
.389
*
.433
*
.525
**
1
.029
.268
.255
.167
.002
.255
.369
*
.348
.879
.153
.174
.378
.991
.175
.045
.060
.009
.036
.002 30
.466
**
.384
*
.549
**
.043
.034
.017
.003
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
.315
.378
*
.192
.354
.029
1
.275
.374
*
.170
.382
*
.092
.412
*
.109
.216
.266
.090
.039
.310
.055
.879
.142
.042
.369
.037
.630
.024
.567
.252
.156
.004
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
**
.268
.275
1
.256
.409
*
.319
.287
.171
.025
.086
.125
.005
.032
.001
.000
.000
30
30
30
30
*
.287
.502
**
.472
**
.514
**
.623
.499
**
.393
*
.578
**
.689
**
.506
.790
**
**
.005
.008
.004
.000
.153
.142
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
.098
.244
.198
.333
.255
.374
*
.256
1
.329
.248
.189
.385
.608
.193
.295
.072
.174
.042
.171
.076
.186
.317
.036
.035
.030
.125
.004
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
.112
.229
.093
.284
.167
.170
.409
*
.329
1
**
.089
.356
.378
*
.340
.168
.556
.223
.626
.128
.378
.369
.025
.076
.002
.642
.053
.039
.066
.376
.005
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
.535
*
.386
*
.396
.513
.499
**
**
151
N
.371
152
Item_10 Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N Item_11 Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N Item_12 Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N Item_13 Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N Item_14 Pearson Correlation Sig. (2-tailed)
.236
.132
.300
.002
.382
*
.319
.248
.833
.208
.488
.107
.991
.037
.086
.186
.002
30
30
30
30
30
30
30
30
30
.230
.059
-.023
.141
.255
.092
.287
.189
.222
.759
.905
.458
.175
.630
.125
30
30
30
30
30
30
30
*
.361
.216
.447
.015
.050
.253
.013
.045
.024
30
30
30
30
30
.146
.147
.061
.192
.440
.439
.748
30
30
30
*
.214
.018
.018
.256
30
30
30
.441
.427
*
.429
.126
.358
.303
.395
*
.263
.507
.052
.104
.031
.160
.003
30
30
30
30
30
30
30
.089
.126
1
.360
.205
.182
.438
.317
.642
.507
.050
.278
.336
.016
.025
30
30
30
30
30
30
30
30
30
*
.356
.358
.360
1
.005
.036
.053
.052
.050
30
30
30
30
30
30
.348
.109
.393
*
.303
.205
.310
.060
.567
.032
.035
.039
.104
.278
.004
30
30
30
30
30
30
30
30
30
**
.216
*
.340
.395
*
.182
.001
.009
.252
.001
.030
.066
.031
.336
.000
.000
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
.590
*
**
.369
.466
*
.412
*
.499
.578
**
*
**
.385
.386
.396
*
.535
**
.378
1
.512
**
.647
**
.524
*
**
.524
**
.409
.752
*
**
.004
.000
.003
.000
30
30
30
30
30
**
1
.512
.647
**
.612
**
.457
*
.559
**
.000
.011
.001
30
30
30
30
**
1
.612
30
.808
**
.792
**
.000
.000
30
30
152
N
.040
153
Item_15 Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N Skor_To Pearson tal
Correlation Sig. (2-tailed) N
**
.269
.005
.004
.150
30
30
30
.496
.558
**
**
.506
.657
**
.486
**
*
.266
.000
.036
30
30
.621
.775
**
**
.384
.549
**
**
.287
.168
.263
.438
.156
.000
.125
.376
.160
.016
.003
.011
.000
30
30
30
30
30
30
30
30
30
.506
**
.689
.790
**
.513
**
.499
**
.524
**
.409
*
*
.524
.752
**
**
.457
.559
*
**
.808
.792
**
**
1
.791
**
.000 30
30
**
1
.791
.001
.000
.006
.000
.002
.004
.000
.004
.005
.003
.025
.000
.001
.000
.000
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
*. Correlation is significant at the 0.05 level (2-tailed). **. Correlation is significant at the 0.01 level (2-tailed).
153
154
Validitas Variabel Uji Coba Kompetensi Petugas Kearsipan (X1)
Correlations Item_16 Item_16
Pearson Correlation
Item_17 1
Sig. (2-tailed) N Item_17
Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N
Item_18
Pearson Correlation Sig. (2-tailed)
.603
**
Item_22
Item_23
.028
-.093
-.385
*
.282
.000
.000
.882
.624
.036
30
30
30
30
1
**
.122
.002 30 **
.000 30
Item_21
.545
Item_24
Skor_Total
**
-.293
.131
.007
.117
.002
30
30
30
30
30
-.171
-.194
.114
.297
-.198
.522
.365
.303
.547
.111
.293
.004
30
30
30
30
30
30
30
30
1
.280
-.227
.006
.421
*
.207
-.197
.134
.227
.975
.021
.273
.296
.000 30
.603
.545
.484
.532
.505
.614
**
**
**
.002
30
30
30
30
30
30
30
30
30
Pearson Correlation
.028
.122
.280
1
.076
-.059
.361
.264
.176
Sig. (2-tailed)
.882
.522
.134
.689
.755
.050
.159
.352
.005
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
-.093
-.171
-.227
.076
1
.284
.210
.050
.386
*
.291
.624
.365
.227
.689
.129
.266
.795
.035
.119
30
30
30
30
30
30
30
30
30
N Item_20
.654
**
Item_20
**
.654
**
Item_19
.000
N Item_19
30
Item_18
Pearson Correlation
N
30
**
154
Sig. (2-tailed)
.501
155
Item_21
*
-.194
.006
-.059
.284
.036
.303
.975
.755
.129
30
30
30
30
30
Pearson Correlation
.282
.114
.421
*
.361
Sig. (2-tailed)
.131
.547
.021
30
30
**
Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N
Item_22
N Item_23
Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N
Item_24
Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N
Skor_Total
Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N
-.385
.337
-.105
.188
.275
.069
.579
.321
.141
30
30
30
30
30
.210
.337
1
.278
.265
.050
.266
.069
.137
.157
.000
30
30
30
30
30
30
30
30
.297
.207
.264
.050
-.105
.278
1
.057
.007
.111
.273
.159
.795
.579
.137
30
30
30
30
30
30
30
-.293
-.198
-.197
.176
.386
*
.188
.117
.293
.296
.352
.035
30
30
30
30
.484
.532
**
.505
**
.614
**
.501
1
.769
.608
**
**
.763
.000
30
30
30
.265
.057
1
.249
.321
.157
.763
30
30
30
30
30
30
**
.291
.275
**
.249
1
.769
**
.608
.185
.002
.004
.000
.005
.119
.141
.000
.000
.185
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
**. Correlation is significant at the 0.01 level (2-tailed). *. Correlation is significant at the 0.05 level (2-tailed).
155
156
Validitas Variabel Uji Coba Sarana Prasarana Kearsipan (X2)
Correlations Item_25 Item_25
Pearson Correlation
Item_26
Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N
Item_27
Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N
Item_28
Pearson Correlation Sig. (2-tailed)
Item_28
Item_29
Item_30
Item_31
Item_32
Item_33
Item_34
Item_35 Skor_Total
.040
-.130
.056
.000
.000
.169
.216
.376
*
.000
.245
.186
.835
.494
.768
1.000
1.000
.372
.251
.041
1.000
.191
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
.248
1
.354
.342
**
.343
.243
.197
.345
.035
.048
.055
.065
.003
.063
.196
.297
.062
.855
.802
.000
30
30
30
30
30
30
30
30
30
**
.235
.085
.401
*
.287
-.132
.311
.000
.212
.655
.028
.027
.124
.487
.094
.000
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
**
1
.203
.124
*
.000
.283
.282
.516
.006
.050
.034
1.000
.130
.000
30
30
30
30
30
30
30
30
.186 30
30
30
.040
.354
1
.835
.055
30
30
-.130
.342
.494
.065
.000
30
30
30
.598
.598
30
.528
.489
*
**
.403
.361
*
.389
.614
.667
.662
**
**
**
156
N
Item_27
.248
1
Sig. (2-tailed) N
Item_26
157
Item_29
Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N
Item_30
Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N
Item_31
Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N
Item_32
Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N
Item_33
Pearson Correlation Sig. (2-tailed)
.235
.203
.768
.003
.212
.282
30
30
30
30
.000
.343
.085
.124
1.000
.063
.655
.516
.000
30
30
30
30
30
.000
.243
.401
**
.348
.446
1.000
.196
.028
.006
.060
.013
30
30
30
30
30
30
.169
.197
.403
*
.118
.372
.297
.027
.050
30
30
30
.216
.345
.287
.389
.251
.062
30
30
.528
**
.348
.118
.246
-.075
.176
.000
.060
.536
.191
.695
.352
.001
30
30
30
30
30
30
30
30
**
1
.446
*
.241
.332
.061
.145
.013
.199
.073
.748
.446
.002
30
30
30
30
30
30
30
*
1
.252
.293
-.051
.181
.180
.116
.788
.339
.000
30
30
30
30
30
30
.241
.252
1
**
.070
.442
.536
.199
.180
.000
.712
.014
.000
30
30
30
30
30
30
30
30
30
*
.246
.332
.293
**
1
.030
.220
.124
.034
.191
.073
.116
.000
.874
.242
.000
30
30
30
30
30
30
30
30
30
*
*
.489
.361
1
.609
.609
.776
.776
30
*
.585
.539
.621
.697
.713
**
**
**
**
**
157
N
**
.056
158
Item_34
Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N
Item_35
Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N
Skor_Total Pearson Correlation Sig. (2-tailed) N
*
.035
-.132
.000
-.075
.061
-.051
.070
.030
.041
.855
.487
1.000
.695
.748
.788
.712
.874
30
30
30
30
30
30
30
30
30
.000
.048
.311
.283
.176
.145
.181
.442
*
1.000
.802
.094
.130
.352
.446
.339
30
30
30
30
30
30
30
.376
.245
.614
**
.667
**
.662
**
.585
**
.539
**
.621
**
-.168
.045
.374
.814
30
30
30
.220
-.168
1
.014
.242
.374
30
30
30
**
.045
.697
**
.713
1
.469
**
.009 30
30
**
1
.469
.191
.000
.000
.000
.001
.002
.000
.000
.000
.814
.009
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
*. Correlation is significant at the 0.05 level (2-tailed). **. Correlation is significant at the 0.01 level (2-tailed).
158
159
Lampiran 10 Reliabilitas Uji Coba Instrumen Reliabilitas Variabel Uji Coba Kelancaran Pengelolaan Arsip (Y) Reliability Statistics Cronbach's Alpha Based on Cronbach's
Standardized
Alpha
Items .751
N of Items .902
16
Item-Total Statistics Corrected Item-
Squared
Cronbach's
Scale Mean if
Scale Variance
Total
Multiple
Alpha if Item
Item Deleted
if Item Deleted
Correlation
Correlation
Deleted
Item_1
80.90
364.645
.519
.
.739
Item_2
80.77
363.771
.628
.
.737
Item_3
81.33
365.471
.438
.
.740
Item_4
81.10
358.369
.754
.
.732
Item_5
81.87
369.223
.517
.
.742
Item_6
81.47
364.671
.459
.
.740
Item_7
81.40
347.283
.762
.
.724
Item_8
82.73
372.961
.485
.
.744
Item_9
81.97
369.689
.463
.
.742
Item_10
81.77
361.840
.474
.
.738
Item_11
81.33
368.368
.354
.
.743
Item_12
81.53
356.740
.726
.
.731
Item_13
82.20
367.338
.525
.
.740
Item_14
81.33
350.989
.768
.
.727
Item_15
81.13
355.085
.769
.
.730
Skor_Total
42.17
96.764
1.000
.
.876
160
Reliabilitas Variabel Uji Coba Kompetensi Petugas Kearsipan (X1) Reliability Statistics Cronbach's Alpha Based on Cronbach's
Standardized
Alpha
Items .705
N of Items .725
10
Item-Total Statistics Scale
Corrected
Squared
Cronbach's
Scale Mean if
Variance if
Item-Total
Multiple
Alpha if Item
Item Deleted
Item Deleted
Correlation
Correlation
Deleted
Item_16
58.23
26.737
.453
.
.683
Item_17
58.10
26.507
.408
.
.683
Item_18
58.33
26.437
.549
.
.676
Item_19
57.53
26.809
.414
.
.685
Item_20
57.57
28.392
.210
.
.705
Item_21
57.73
27.995
.145
.
.711
Item_22
57.80
23.752
.700
.
.641
Item_23
58.10
25.266
.510
.
.668
Item_24
57.37
28.723
.177
.
.707
Skor_Total
30.63
7.413
1.000
.
.607
161
Reliabilitas Variabel Uji Coba Sarana Prasarana Kearsipan (X2) Reliability Statistics Cronbach's Alpha Based on Cronbach's
Standardized
Alpha
Items .740
Scale Mean if Scale Variance Item Deleted
if Item Deleted
N of Items .818
12
Corrected Item-
Squared
Cronbach's
Total
Multiple
Alpha if Item
Correlation
Correlation
Deleted
Item_25
62.53
172.671
.184
.
.741
Item_26
63.07
161.513
.562
.
.718
Item_27
63.87
154.947
.604
.
.708
Item_28
64.20
156.855
.603
.
.711
Item_29
63.53
160.051
.520
.
.718
Item_30
63.00
165.517
.490
.
.726
Item_31
63.40
161.007
.568
.
.717
Item_32
63.37
155.206
.642
.
.707
Item_33
63.07
156.202
.664
.
.708
Item_34
62.27
177.237
.026
.
.746
Item_35
62.80
166.303
.410
.
.728
Skor_Total
33.10
44.369
1.000
.
.784
162
Lampiran 11 KISI-KISI ANGKET PENELITIAN (Arsip Dinamis) No 1
Variabel Kelancaran
Indikator 1. Penciptaan
Pengelolaan Arsip 2. Penggunaan 3. Pemeliharaan 4. Penyusutan
Butir Soal
Jumlah
1, 2
2
3, 4, 5, 6, 7
5
8, 9, 10
3
11, 12, 13, 14,
5
15 2
3
Kompetensi
1. Ketelitian
16, 17
2
Petugas
2. Kecerdasan
18, 19
2
Kearsipan
3. Kecekatan
20
1
4. Kerapian
21
1
Sarana Prasarana
1. Gedung
22
1
Kearsipan
2. Ruang
23, 24
2
25, 26, 27
3
28, 29
2
30
1
3. Peralatan Pengelolaan Arsip 4. Dokumentasi 5. Informasi Publik Jumlah
30
163
Lampiran 12
ANGKET PENELITIAN
PENGARUH KOMPETENSI PETUGAS KEARSIPAN DAN SARANA PRASARANA KEARSIPAN TERHADAP KELANCARAN PENGELOLAAN ARSIP DI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
Fauza Umami 7101411260
JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG 2015
164
Semarang,
Mei 2015
Yth. Bapak/Ibu/Saudara/Saudari Petugas Kearsipan (Arsip Dinamis) di Universitas Negeri Semarang
Dengan hormat, Dalam rangka penyusunan skripsi sebagai syarat kelulusan pada Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Universitas Negeri Semarang, saya bermaksud mengadakan penelitian tentang “Pengaruh Kompetensi Petugas Kearsipan dan Sarana Prasarana Kearsipan Terhadap Kelancaran Pengelolaan Arsip di Universitas Negeri Semarang”. Untuk memperoleh data, saya mohon kesediaan Bapak/Ibu/Saudara/Saudari mengisi angket/kuesioner penelitian ini seobjektif mungkin. Identitas dan informasi yang Bapak/Ibu/Saudara/Saudari sampaikan
akan saya jaga
kerahasiaannya dan semata-mata digunakan untuk kepentingan akademis. Atas partisipasi Bapak/Ibu/Saudara/Saudari, saya mengucapkan terima kasih.
Hormat saya, Peneliti
Fauza Umami NIM 7101411260
165
Daftar Angket A. Identitas Responden
B.
1. Nomor Responden
:
2. Nama
:
3. NIP/NRP
:
4. Unit Kerja
:
5. Jenis Kelamin
:
(diisi oleh peneliti)
Petunjuk Pengisian 1. Isilah Identitas Responden pada point A. 2. Berilah tanda (X) pada salah satu kondisi yang
paling sesuai di tempat
Bapak/Ibu/Saudara/Saudari bekerja. 3. Apabila ingin merubah pilihan berilah tanda (=) pada pilihan sebelumnya dan berilah tanda (X) kembali pada pilihan yang Bapak/Ibu/Saudara/Saudari anggap lebih sesuai. I.
KELANCARAN PENGELOLAAN ARSIP A. Penciptaan 1. Pedoman apa yang anda gunakan ketika membuat surat (bentuk surat, bagian-bagian surat dan tata tulis surat)? a. Ketika membuat surat (bentuk surat, bagian-bagian surat dan tata tulis surat) saya berpedoman pada Pedoman tata naskah dinas di lingkungan UNNES. b. Ketika membuat surat (bentuk surat dan bagian-bagian surat) saya berpedoman pada Pedoman tata naskah dinas di lingkungan UNNES. c. Ketika membuat surat (bentuk surat) saya berpedoman pada Pedoman tata naskah dinas di lingkungan UNNES. d. Ketika membuat surat saya berpedoman pada contoh surat terdahulu. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. ………………………………………………………………………….. 2. Bagaimana anda memproses surat masuk yang akan dijadikan arsip? a. Melakukan pemeriksaan surat (misalnya kelengkapan, kondisi fisik, dan keterkaitan dengan arsip lain), menyortir, menentukan indeks dan kode, kemudian menempatkan arsip sesuai dengan lokasinya.
166
b. Menerima surat tanpa melakukan pemeriksaan surat, menyortir, menentukan indeks dan kode, kemudian menempatkan arsip sesuai dengan lokasinya. c. Menerima surat tanpa melakukan pemeriksaan surat, menentukan indeks dan kode, kemudian menempatkan arsip sesuai dengan lokasinya. d. Menerima surat tanpa melakukan pemeriksaan surat, kemudian menempatkan arsip sesuai dengan lokasinya. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………… ………………………………………………………………………….. B. Penggunaan 3. Bagaimana proses penyimpanan arsip yang anda lakukan? a. Membaca dan memahami surat, memberi tanda pada pokok/inti surat,
mencatatnya
dalam
kartu
kendali/buku
agenda,
dan
menyimpannya. b. Membaca dan memahami surat, terkadang memberi tanda pada pokok/inti surat terkadang tidak, mencatatnya dalam kartu kendali/buku agenda, dan kemudian menyimpannya. c. Membaca
dan
memahami
surat,
mencatatnya
dalam
kartu
kendali/buku agenda, dan kemudian menyimpannya. d. Membaca dan memahami surat, dan kemudian menyimpannya. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………… ………………………………………………………………………….. 4. Sistem apa yang anda gunakan untuk menyimpan arsip? a. Sistem masalah (pokok surat) yang telah disesuaikan dengan Pedoman pola klasifikasi kearsipan yang ada di Universitas Negeri Semarang. b. Sistem masalah (pokok surat) yang dibuat sendiri dengan menyesuaikan kegiatan di unit kerja masing-masing. c. Sistem turun menurun yang telah digunakan sejak dulu. d. Tidak bersistem, semua arsip disimpan pada tempat yang sama. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. …………………………………………………………………………..
167
5. Berapa waktu yang anda butuhkan untuk menemukan kembali arsip? a. Tidak lebih dari 1 menit. b. Antara 2-3 menit. c. Antara 4-5 menit. d. Lebih dari 5 menit. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. ………………………………………………………………………….. 6. Apabila ada pihak lain (internal maupun eksternal) yang ingin meminjam arsip, apakah di catat dalam kartu pinjam arsip? a. Iya, selalu dilakukan pencatatan dalam kartu pinjam arsip. b. Pencatatan dalam kartu pinjam arsip hanya dilakukan untuk pihak luar. c. Terkadang dilakukan pencatatan, terkadang tidak. d. Tidak pernah dilakukan pencatatan dalam kartu pinjam arsip, peminjaman arsip atas dasar kepercayaan. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. ………………………………………………………………………….. 7. Berapa jangka waktu peminjaman arsip? a. paling lama 5 hari kerja. b. 6-7 hari kerja. c. lebih dari 7 hari kerja. d. Tidak ditentukan. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. …………………………………………………………………………... C. Pemeliharaan 8. Dalam satu minggu, berapa kali ruang penyimpanan arsip dibersihkan? a. 4-5 kali dalam satu minggu. b. 2-3 kali dalam satu minggu. c. seminggu sekali. d. Dibersihkan jika sudah terlihat kotor. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. …………………………………………………………………………..
168
9. Bagaimana kondisi arsip ditempat anda? a. Sangat baik, karena selalu menggunakan AC 24 jam dan selalu menggunakan bahan-bahan pencegah serangga seperti kapur barus, penggunaan racun serangga, dan lain-lain. b. Baik, karena penggunaan AC dijam kerja dan pemberian bahanbahan pencegah serangga seperti kapur barus, penggunaan racun serangga, dan lain-lain. c. Kurang baik, karena penggunaan AC dijam kerja, namun tidak ada pemberian bahan-bahan pencegah serangga seperti kapur barus, penggunaan racun serangga, dan lain-lain. d. Tidak baik, karena tidak menggunakan AC dan tidak ada pemberian bahan-bahan pencegah serangga seperti kapur barus, penggunaan racun serangga, dan lain-lain. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. ………………………………………………………………………….. 10. Apakah ada larangan makan dan merokok di ruang penyimpanan arsip? a. Iya, salah satunya dengan adanya punishment dan dibuatnya himbauan untuk tidak makan dan merokok bagi siapapun yang masuk ke ruang penyimpanan arsip. b. Larangan makan dan merokok bagi siapapun yang masuk ke ruang penyimpanan arsip hanya bersifat himbauan. c. Hanya ada larangan makan bagi siapapun yang masuk ke ruang penyimpanan arsip, namun untuk merokok tidak ada. d. Tidak ada larangan makan dan merokok bagi siapapun yang masuk ke ruang penyimpanan arsip. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. ………………………………………………………………………….. D. Penyusutan 11. Dasar apa yang anda gunakan untuk melakukan penyusutan arsip? a. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan angka pemakaian arsip, jadwal retensi arsip, dan nilai guna arsip. b. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan angka pemakaian arsip dan jadwal retensi arsip. c. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan angka pemakaian arsip.
169
d. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan banyaknya arsip yang sudah menumpuk. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. ………………………………………………………………………….. 12. Bagaimana prosedur yang anda lakukan untuk memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan? a. Melakukan penilaian arsip, menyortir, membuatkan berita acara dan daftar arsip yang akan dipindahkan, baru kemudian memindahkan arsip. b. Melakukan penilaian arsip, menyortir, kemudian memindahkannya. c. Melakukan penilaian arsip, kemudian memindahkannya. d. Setelah arsip dirasa sudah menumpuk, semua arsip langsung dipindahkan. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. ………………………………………………………………………….. 13. Apa yang anda lakukan terhadap arsip statis (arsip yang memiliki nilai guna sejarah dan berketerangan untuk dipermanenkan)? a. Menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Pusat. b. Terkadang menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Pusat, terkadang tidak. c. Tetap menyimpan arsip statis di unit kerja dengan tempat yang terpisah dengan arsip dinamis. d. Tetap menyimpan arsip statis di unit kerja dengan tempat yang sama dengan arsip dinamis. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. ………………………………………………………………………….. 14. Bagaimana prosedur anda melakukan pemusnahan arsip? a. Melakukan penilaian arsip, menyortir, membuatkan berita acara dan daftar arsip yang akan dimusnahkan, dan kemudian memusnahkan arsip dengan disaksikan oleh 2 orang pejabat yang berwenang. b. Melakukan penilaian arsip, menyortir, membuatkan berita acara dan daftar arsip yang akan dimusnahkan, dan kemudian memusnahkan arsip tanpa adanya saksi yang berwenang.
170
c. Melakukan penilaian arsip, menyortir, dan kemudian memusnahkan arsip. d. Memusnahkan semua arsip yang sudah menumpuk. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. ………………………………………………………………………….. 15. Dengan cara apa anda memusnahkan arsip? a. Seluruh
arsip
dimusnahkan
dengan
cara
dicacah/dibakar/
dengan
cara
dicacah/dibakar/
dihancurkan dengan bahan kimia. b. Arsip
sebagian
dimusnahkan
dihancurkan, sebagian lagi dibuang di tempat sampah. c. Seluruh arsip dimusnahkan dengan cara dibuang di tempat sampah. d. Seluruh arsip dimusnahkan dengan cara dijual. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. …………………………………………………………………………..
II.
KOMPETENSI PETUGAS KEARSIPAN A. Ketelitian 16. Apakah anda pernah mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip? a. Saya tidak pernah mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip. b. Saya pernah mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip, namun jarang sekali. c. Saya kadang-kadang mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip. d. Saya sering mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. ………………………………………………………………………….. 17. Apakah anda pernah mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak lain? a. Saya tidak pernah mengalami kekeliruan dalam menyajikan infomasi yang dibutuhkan oleh pihak lain. b. Saya pernah mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak lain, namun jarang sekali. c. Saya kadang-kadang mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak lain.
171
d. Saya sering mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak lain. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. …………………………………………………………………………..
B. Kecerdasan 18. Bagaimana tingkat pemahaman anda tentang kearsipan? a. Saya sangat memahami bidang kearsipan secara menyeluruh. b. Saya memahami bidang kearsipan sebatas tugas pekerjaan yang saya jalani. c. Saya kurang memahami bidang kearsipan. d. Saya tidak memahami bidang kearsipan. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. ………………………………………………………………………….. 19. Apa yang anda lakukan ketika menghadapi kesulitan atau permasalahan dalam bidang kearsipan? a. Berusaha menyelesaikannya semaksimal mungkin, misalnya dengan meminta bantuan orang lain. b. Berusaha menyelesaikan semampunya saja. c. Meminta bantuan orang lain untuk menyelesaikan seluruhnya. d. Membiarkan begitu saja. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. …………………………………………………………………………..
C. Kecekatan 20. Bagaimana anda mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain? a. Saya mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain dengan cepat dan tepat. b. Saya mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain dengan tepat tetapi membutuhkan waktu yang cukup lama. c. Saya mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain, kadangkadang mengalami kekeliruan walaupun itu sedikit.
172
d. Saya sering mengalami kekeliruan dan membutuhkan waktu yang cukup lama dalam mengambil warkat yang dibutuhkan oleh pihak lain. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. ………………………………………………………………………….. D. Kerapian 21. Bagaimana penataan arsip yang anda simpan? a. Sangat rapi, karena arsip tersusun dengan rapi sesuai dengan kode klasifikasinya. b. Rapi, karena arsip tersusun dengan rapi sesuai dengan kode klasifikasinya, walaupun ada sedikit arsip yang tidak sesuai dengan kode klasifikasinya. c. Kurang rapi, karena arsip tersusun kurang rapi dan ada beberapa arsip yang tidak sesuai dengan kode klasifikasinya. d. Tidak rapi, karena arsip tersusun secara berserakan dan tidak sesuai dengan kode klasifikasinya. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. ………………………………………………………………………….. III.
SARANA PRASARANA KEARSIPAN A. Gedung 22. Bagaimana pengamanan gedung tempat menyimpan arsip ditempat anda? a. Gedung tempat menyimpan arsip dalam kondisi yang sangat aman (terdapat petugas keamanan, pagar tembok, dan kunci pintu). b. Gedung tempat menyimpan arsip dalam kondisi yang aman (terdapat pagar tembok dan kunci pintu). c. Gedung tempat menyimpan arsip dalam kondisi yang kurang aman (hanya terdapat kunci pintu). d. Gedung tempat menyimpan arsip dalam kondisi yang tidak aman (berpintu namun tidak berkunci). Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. ………………………………………………………………………….. B. Ruang Penyimpanan 23. Di ruang mana anda menyimpan arsip?
173
a. Arsip disimpan di ruang tersendiri yang sudah di rancang khusus untuk menyimpan arsip (misalnya adanya pengaturan suhu, kelembaban, dan sebagainya). b. Arsip disimpan di ruang tersendiri, namun tanpa adanya pengaturan suhu, kelembaban, dan sebagainya. c. Arsip disimpan di ruang pimpinan dan hanya orang tertentu (pimpinan dan petugas arsip) yang boleh masuk dalam ruang tersebut. d. Arsip disimpan jadi satu dengan ruang kerja dan siapapun boleh masuk dalam ruang tersebut. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. ………………………………………………………………………….. 24. Bagaimana suhu dan kelembaban udara di ruang penyimpanan arsip? a. Ruang penyimpanan arsip selalu diatur suhu dan kelembaban udara dengan dipasang thermometer dan hygrometer. b. Ruang penyimpanan arsip diatur suhu udara dengan dipasang thermometer, namun untuk kelembaban udara tidak diatur. c. Ruang penyimpanan arsip terdapat thermometer, namun kadang diatur kadang tidak (kurang difungsikan). d. Ruang penyimpanan arsip tidak terdapat thermometer
dan
hygrometer. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. ………………………………………………………………………….. C. Peralatan Pengelolaan Arsip 25. Bagaimana kelengkapan peralatan pengelolaan arsip di tempat anda? a. Peralatan pengelolaan arsip di unit kerja saya sangat lengkap (terdiri dari filling cabinet, sekat/guide, folder, boks karton, rak arsip kayu/besi, almari besi, dan komputer). b. Peralatan pengelolaan arsip di unit kerja saya lengkap (terdiri dari filling cabinet, sekat/guide, folder, boks karton, rak arsip kayu/besi, dan almari besi). c. Peralatan pengelolaan arsip di unit kerja saya kurang lengkap (terdiri dari filling cabinet, sekat/guide, folder, boks karton, dan rak arsip kayu/besi).
174
d. Peralatan pengelolaan arsip di unit kerja saya sangat minim (terdiri dari filling cabinet, sekat/guide, dan folder). Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. ………………………………………………………………………….. 26. Bagaimana kondisi peralatan pengelolaan arsip di tempat anda? a. Peralatan pengelolaan arsip di tempat saya semuanya dapat berfungsi dengan baik. b. Peralatan pengelolaan arsip di tempat saya berfungsi dengan baik, walaupun ada sedikit peralatan yang rusak. c. Peralatan pengelolaan arsip di tempat saya kurang berfungsi dengan baik, cukup banyak peralatan yang mengalami kerusakan. d. Peralatan pengelolaan arsip di tempat saya banyak yang sudah mengalami kerusakan. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. ………………………………………………………………………….. 27. Bagaimana anda menyimpan arsip non kertas (misalnya CD, DVD, foto, peta, dan lain-lain)? a. Arsip non kertas disimpan pada tempat yang khusus dan dengan pemeliharaan yang khusus juga. b. Arsip non kertas disimpan pada tempat yang khusus namun dengan pemeliharaan yang sama dengan arsip kertas. c. Arsip non kertas disimpan pada tempat yang sama dengan arsip kertas, namun lokasinya dipisah. d. Arsip non kertas disimpan pada tempat yang sama dengan arsip kertas, serta dengan lokasi yang sama pula. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. ………………………………………………………………………….. D. Dokumentasi 28. Ketika ada kegiatan penting dalam bidang kearsipan (misalnya pada saat penyerahan arsip statis, pemusnahan arsip, pelatihan arsip, dan sebagainya), apakah anda selalu mendokumentasikannya? a. Pendokumentasian kegiatan penting selalu dilakukan. b. Pendokumentasian kegiatan penting sering dilakukan. c. Pendokumentasian kegiatan penting jarang dilakukan.
175
d. Pendokumentasian kegiatan penting tidak pernah dilakukan. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. ………………………………………………………………………….. 29. Untuk tujuan apa pendokumentasian kegiatan terserbut dilakukan? a. Pendokumentasian kegiatan tersebut dilakukan
hanya untuk
kepentingan kedinasan. b. Pendokumentasian kegiatan tersebut dilakukan sebagian besar untuk kepentingan kedinasan, dan sebagian kecil untuk kepentingan pribadi. c. Pendokumentasian kegiatan tersebut dilakukan sebagian besar untuk kepentingan pribadi dan sebagian kecil untuk kepentingan kedinasan. d. Pendokumentasian kegiatan tersebut dilakukan
hanya untuk
kepentingan pribadi. Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. ………………………………………………………………………….. E. Informasi Publik 30. Pihak mana saja yang diperbolehkan menggunakan informasi dalam arsip dinamis (aktif dan inaktif)? a. Pihak internal UNNES dan publik (dengan pengamanan dan akses arsip). b. Pihak internal UNNES dan publik (tanpa adanya pengamanan dan akses arsip). c. Hanya pihak internal UNNES. d. Tidak diperuntukkan bagi pihak manapun (hanya sebatas disimpan), Alasan Saya memilih opsi tersebut……………………………………. …………………………………………………………………………..
~ Terima Kasih Atas Partisipasi yang Anda Berikan ~
176
Lampiran 13 DAFTAR NAMA RESPONDEN PENELITIAN
No.
Kode Responden
1
R-1
Rini Widiastuti
2
R-2
Sri Wahyuningsih
Jurusan Pend. Ekonomi FE FE
3
R-3
Yuliana Mawarti
FE
4
R-4
Sriyana
FE
5
R-5
Hayat Widodo A
Jurusan Akuntansi FE
6
R-6
Suharyati
FIS
7
R-7
Niken Diah Paramita
FIS
8
R-8
Sukardi
Jurusan Sejarah FIS
9
R-9
Kuswati
Jurusan Geografi FIS
10
R-10
Agung Heri P
11
R-11
Eka Dani Rahmawati
Jurusan Ekonomi Pembangunan FE Jurusan Manajemen FE
12
R-12
Suwarni
FIS
13
R-13
Dilla Kristin
FIP
14
R-14
Mariyam
FIS
15
R-15
Djoko Legowo
FE
16
R-16
Junari
FIS
17
R-17
Galih Niken
FIP
18
R-18
Arjuna Handoko
FIP
19
R-19
Suyatno
FIP
20
R-20
Muhammad Arif Hartanto
Jurusan BK FIP
21
R-21
Baidon
Jurusan Psikologi FIP
22
R-22
Ummi Rosyidah
Jurusan PGPAUD FIP
23
R-23
Sri Suratmini
R-24
Eko Joko Pitoyo
R-25
Siswo Saputro
Jurusan HKn FIS Jurusan Teknologi Pendidikan FT
24 25
Nama Responden
Unit Kerja
177
26
R-26
Herwanto
FT
27
R-27
Erna Ariany S
FT
28
R-28
Kusdiyanto
FT
29
R-29
Dewi Puspa Sari
FH
30
Akhmad Faozi
31
R-30 R-31
32
R-32
Saliyah
FT Badan Pengembang Konservasi BPTIK
33
R-33
Rina Sari Madyaningtyas
BAUK
34
R-34
Arbina (91061413052374)
BAPK
35
R-35
BAPK
36
R-36
37
R-37
Ika (89112013052385) Ratu Bunga Maremitha Ungu Atu Puspa Sukmawani
38
R-38
Niken Fitriani
BAUK
39
R-39
Achmat Munir
Jurusan Sendratasik FBS
40
R-40
Khalim
Jurusan Bahasa dan Sastra Inggris FBS
41
R-41
42
R-42
Dhiassanti Kusuma Wardhani Ima
43
R-43
Wahyuli Ambarwati W
FMIPA
44
R-44
Sugihartono
FIK
45
R-45
Mustanirotun Nikmah
Jurusan Teknik Sipil FT
46
R-46
Ika Yulianingsih
Jurusan Ikor FIK
47
R-47
Setyo Yuwono
FBS
48
R-48
Risky Wisnu
49
R-49
50
R-50
Heri Ardiyanto
Jurusan Seni Rupa FBS Jurusan Bahasa dan Sastra Asing FBS Badan Penjamin Mutu
51
R-51
Liliek HP
FIK
52
R-52
Arief Setiawan
BAAKK
53
R-53
Toersiyanto
BAUK
Ikhwan Budi L
Srianto
BAUK BAUK
FBS FBS
178
54
R-54
Nurul Novitasari
Pusat Humas
55
R-55
Sri Redjeki Prasetyowati
BAUK
56
R-56
Hery Kusyanto
BAUK
57
R-57
Dewi Palupi
BAPK
58
R-58
Supriyadi
LP2M
59
R-59
Lukman Aditya
FIK
60
R-60
Sunatno
Jurusan IKM FIK
61
R-61
Muslikah Windi
FT
62
R-62
Djoko Warsito
Jurusan PKK FT
63
R-63
Nizar Syarif
Jurusan Mesin FT
64
R-64
Sarno
FIK
65
R-65
Setiawan Jati Utomo
Jurusan PJKR FIK
66
R-66
Elsry W
LP3
67
R-67
Eny Paminingsih
BAAKK
68
R-68
Purwaningsih
BAAKK
69
R-69
Tuty Ganewati
FMIPA
70
R-70
Sudarno
FMIPA
71
R-71
Caecilia
BAPK
72
R-72
Putri
Badan Pengawas
73
R-73
Willy
Badan Pengawas
74
R-74
Muhamad Bisri
75
R-75
76
R-76
77
R-77
78
R-78
Arinda Rahmawati
FMIPA UPT Perpustakaan UNNES BAAKK Jurusan Bahasa dan Sastra Jawa FBS
79
R-79
Rischa Inung
FIK
80
R-80
Ngalim
Jurusan Biologi FMIPA
81
R-81
Wijayanti Setyodewi
FMIPA
82
R-82
Supriyanto
FMIPA
Danang Prasetyo Yekti Winasis Dewi Umayani
179 Lampiran 14 Tabulasi Data Hasil Penelitian
Pengelolaan Arsip (Y) No.
Kode Resp CIP
GUNA
1 2 3 4 5 6 7 8
LIHA
SUSUT
9 10 11 12 13 14 15
Kompetensi Petugas Kearsipan (X1)
Sarana Prasarana Kearsipan (X2)
TLT CERD CT
GG
16 17 18 19 20
RAPI
21
RG
PPA
DOK
IP
22 23 24 25 26 27 28 29 30
R-1
4 4 2 3 2 4 3 1 2 1 2 3 2 4 4
41
2 4 3 4
2
2
17
2
1 1 3 2 2
4
3
4
22
2
R-2
4 4 4 4 2 3 4 1 1 1 4 1 1 2 4
40
3 3 3 4
2
3
18
2
4 1 1 1 2
1
1
2
15
3
R-3
4 1 1 1 2 2 1 1 2 1 4 3 1 1 1
26
3 3 3 3
4
2
18
2
1 1 2 3 2
1
1
2
15
4
R-4
4 4 1 3 2 4 1 1 2 4 4 3 2 4 4
43
3 4 3 4
4
4
22
1
1 1 1 4 4
4
4
4
24
5
R-5
3 3 2 3 2 4 1 2 2 1 2 3 2 1 1
32
3 3 2 4
2
3
17
4
4 1 4 4 4
3
4
4
32
6
R-6
4 4 2 3 2 4 4 2 3 3 4 3 2 3 4
47
3 3 3 4
4
3
20
2
4 3 3 4 3
4
4
4
31
7
R-7
4 4 4 4 3 3 4 2 3 3 4 3 2 3 3
49
3 2 3 4
4
3
19
4
4 3 3 4 2
4
4
4
32
8
R-8
4 4 4 4 2 4 4 1 2 4 4 3 2 2 4
48
3 3 3 4
4
2
19
4
1 4 2 2 4
2
4
2
25
9
R-9
4 4 2 4 2 4 4 2 4 3 3 3 2 3 3
47
2 2 3 4
4
3
18
3
2 4 4 4 4
2
3
4
30
2 4 1 2 3 4 3 1 2 3
40
3 3 3 3
4
2
18
4
1 1 4 3 1
1
4
4
23
4 3 2 1 1 4 3 2 2 3
44
3 3 3 4
4
3
20
4
2 1 4 4 4
2
2
4
27
2 3 3 2 3 1 2 2 4 3
44
3 3 3 4
4
3
20
2
1 1 1 3 1
1
2
2
14
1 3 1 2 3 4 4 2 4 4
48
3 3 3 4
4
4
21
1
1 1 1 2 2
4
4
4
20
14 R-14 4 4 4 4 4 1 4 1 3 1 4 3 2 4 4 15 R-15 4 4 4 4 3 3 4 2 3 3 4 4 4 4 4 16 R-16 1 4 4 3 2 1 1 1 3 1 1 1 1 1 1
47
3 3 3 4
4
4
21
4
1 1 4 4 2
4
4
2
26
54
3 3 3 4
4
3
20
3
4 3 2 3 4
4
4
4
31
26
4 4 3 3
3
4
21
3
1 1 2 4 4
2
4
1
22
10 R-10 4 4 3 3 1 11 R-11 4 4 4 3 4 12 R-12 4 4 4 4 3 13 R-13 4 4 4 4 4
179
1
180
17 R-17 4 4 3 2 2 18 R-18 4 4 4 4 4 19 R-19 4 3 4 3 3 20 R-20 1 1 2 1 1
2 4 2 2 1 3 4 4 4 4
45
4 4 4 4
3
3
22
4
4 3 3 3 3
4
4
4
32
4 4 2 4 4 4 4 2 4 4
56
4 4 4 4
4
4
24
4
4 4 4 4 4
4
4
4
36
4 4 3 4 4 4 3 4 4 4
55
3 4 3 4
4
4
22
4
4 4 4 4 4
4
4
4
36
1 1 1 1 1 1 1 1 1 2
17
2 2 2 2
2
2
12
2
1 1 4 4 3
1
1
3
20
21 R-21 4 3 4 4 3 22 R-22 1 1 1 1 1 23 R-23 2 4 4 2 2 24 R-24 4 4 1 3 3
3 4 1 1 1 2 2 2 4 4
42
3 4 3 4
4
2
20
2
2 3 2 2 2
2
2
4
21
1 1 1 2 3 4 1 2 2 2
24
4 4 4 3
4
4
23
2
2 1 1 2 2
1
1
4
16
4 1 1 2 4 1 1 1 1 1
31
4 4 3 4
4
4
23
4
4 4 1 3 3
4
4
4
31
1 1 2 1 2 1 2 2 3
31
3 3 2 4
4
4
20
4
1 1 3 4 3
1
1
4
22
4 3 3 4 4 3 2 4 4
49
3 3 3 4
3
3
19
4
4 4 4 4 4
4
4
4
36
4 2 4 4 1 4 2 4 4
51
3 3 3 4
3
4
20
4
1 1 1 3 2
4
3
4
23
4 1 2 4 1 4 2 4 3
47
3 3 2 2
2
3
15
4
4 2 4 3 4
4
4
4
33
3 1 3 4 2 3 4 4 3
43
3 3 3 4
3
3
19
3
1 1 2 3 1
4
4
4
23
29 R-29 3 4 3 4 3 4 30 R-30 1 4 4 4 3 3 31 R-31 2 4 4 4 2 4 32 R-32 4 4 4 4 1 1
1 3 1 2 4 4 2 4 4
46
2 2 2 4
3
3
16
4
3 2 2 2 2
2
2
2
21
4 2 3 4 4 4 4 4 4
52
3 3 3 4
4
4
21
4
2 1 4 4 2
3
4
2
26
1 2 2 4 3 3 3 2 3
43
2 3 3 4
3
3
18
3
3 1 2 3 4
2
4
4
26
1 2 2 2 1 1 1 1 1
30
3 4 2 4
1
3
17
3
1 1 1 3 1
1
4
4
19
33 R-33 4 4 4 4 3 34 R-34 4 4 4 3 3 35 R-35 4 4 4 3 3 36 R-36 4 4 4 4 3
4 4 2 3 3 4 4 3 4 4
54
3 4 4 4
4
3
22
2
3 1 3 3 2
4
4
4
26
4 4 2 3 4 3 4 4 4 4
54
4 3 4 4
4
3
22
4
4 3 4 3 4
4
4
4
34
4 4 2 3 4 3 4 4 4 4
54
3 3 4 4
4
3
21
4
4 3 4 3 4
4
4
4
34
4 4 3 3 4 4 4 4 4 4
57
3 3 4 4
4
4
22
2
3 1 4 4 1
4
3
4
26
37 R-37 4 4 4 4 3 38 R-38 4 4 4 4 1 39 R-39 2 4 1 3 3 40 R-40 4 4 4 4 1
4 4 3 3 4 4 4 4 4 4
57
3 3 4 4
4
4
22
2
3 1 4 4 1
4
3
4
26
4 4 1 3 4 3 4 2 4 4
50
3 3 3 4
3
3
19
3
3 1 3 3 3
4
4
4
28
1 1 2 2 3 4 3 2 2 4
37
2 3 3 4
3
3
18
2
1 1 1 1 3
2
4
2
17
4 4 1 2 4 4 4 2 4 4
50
2 2 3 4
3
2
16
4
3 1 4 4 4
4
4
4
32
180
1 R-25 25 3 4 2 4 2 3 R-26 26 4 4 4 4 2 4 R-27 27 4 4 4 4 2 4 R-28 28 4 3 1 3 3 2
181
41 R-41 3 4 4 3 1 42 R-42 1 4 2 3 1 43 R-43 4 4 4 3 3 44 R-44 4 4 3 1 1
2 4 2 1 3 1 1 2 2 4
37
3 3 3 4
4
3
20
4
1 1 1 1 4
3
4
4
23
4 4 2 1 3 1 2 2 2 4
36
3 3 3 4
3
3
19
2
1 1 1 4 1
2
4
4
20
4 4 1 3 1 4 4 4 4 4
51
3 3 3 4
4
4
21
4
1 1 4 4 4
4
3
4
29
2 1 1 2 1 1 1 1 2 3
28
2 2 2 3
2
2
13
2
1 1 2 2 2
2
2
2
16
45 R-45 4 4 2 3 4 46 R-46 4 4 2 3 3 47 R-47 4 1 1 3 4 48 R-48 4 4 4 3 2
1 4 2 3 4 4 4 2 4 4
49
4 4 3 4
4
3
22
3
3 1 3 4 1
4
3
4
26
1 4 2 2 1 4 3 2 4 3
42
3 4 3 2
3
3
18
2
2 1 3 3 4
2
3
4
24
1 1 1 2 2 4 2 1 3 4
34
3 4 3 4
4
4
22
4
1 3 4 4 3
1
4
2
26
1 1 3 4 4 3 2 2 3
41
3 3 3 4
4
4
21
4
2 1 4 4 4
2
4
4
29
4 1 2 4 4 4 2 4 4
49
3 3 3 4
3
2
18
3
1 1 2 3 3
4
4
4
25
1 2 3 2 3 4 2 2 3
42
3 3 3 4
3
4
20
2
3 1 3 4 2
2
3
4
24
4 1 4 4 1 4 4 4 4
50
3 3 3 4
4
3
20
4
1 1 1 3 3
3
4
2
22
4 1 2 1 3 3 2 4 4
42
3 3 3 4
4
3
20
4
1 1 4 3 3
3
4
4
27
53 R-53 4 4 4 4 3 4 54 R-54 4 4 3 3 3 1 55 R-55 4 4 4 4 3 2 56 R-56 4 4 3 4 1 4
4 3 3 4 4 3 2 4 3
53
2 4 3 4
4
4
21
3
3 3 4 4 4
4
4
4
33
1 2 2 1 4 3 3 1 3
38
3 3 3 4
4
2
19
4
1 1 1 2 1
4
3
4
21
1 1 3 4 4 4 2 4 4
48
3 4 3 4
4
3
21
2
1 1 4 4 1
4
4
4
25
4 2 1 4 4 4 3 4 3
49
3 3 3 4
3
3
19
2
1 1 4 3 2
4
4
2
23
57 R-57 4 1 1 1 1 58 R-58 2 4 4 4 4 59 R-59 1 4 4 3 2 60 R-60 3 4 4 4 2
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
18
1 1 1 1
1
1
6
1
1 1 1 1 1
1
1
4
12
4 4 1 4 4 3 4 2 4 4
52
2 2 2 4
4
2
16
1
4 3 3 4 4
1
2
3
25
4 4 1 2 4 1 1 1 1 4
37
1 3 3 4
4
3
18
2
1 1 1 3 2
4
4
4
22
2 1 1 3 1 1 3 4 3 3
39
3 3 3 2
3
3
17
1
1 1 3 3 3
2
4
4
22
61 R-61 3 3 1 3 3 62 R-62 3 4 4 4 2 63 R-63 4 4 2 3 1 64 R-64 4 4 4 4 3
1 3 3 1 1 2 3 1 2 3
33
3 3 3 4
2
3
18
3
1 1 2 2 1
2
3
3
18
3 4 3 1 2 1 3 2 4 2
42
3 3 3 4
4
3
20
3
3 1 4 4 4
4
4
4
31
1 1 1 2 1 2 1 2 4 4
33
2 3 2 4
2
2
15
2
1 1 1 1 2
2
4
4
18
4 1 3 3 3 4 4 2 4 4
51
3 3 3 4
3
3
19
3
2 1 3 3 4
3
3
4
26
181
1 R-49 49 4 4 4 3 3 2 R-50 50 4 2 4 3 3 4 R-51 51 2 4 2 4 4 4 R-52 52 3 4 2 3 3 3
182
65 R-65 1 4 1 3 3 66 R-66 4 4 4 4 4 67 R-67 4 4 2 3 4 68 R-68 4 4 4 4 2
1 4 1 2 3 3 3 2 2 2
35
3 4 3 4
4
3
21
3
3 1 3 4 3
2
4
2
25
4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
60
4 4 3 4
4
4
23
3
4 2 3 4 4
4
4
4
32
4 4 2 2 4 4 4 2 3 3
49
4 4 4 4
4
4
24
2
2 1 4 4 4
2
2
2
23
4 1 2 3 4 4 3 2 4 4
49
3 2 3 4
2
3
17
1
3 1 2 3 3
3
4
4
24
69 R-69 4 4 4 4 3 70 R-70 4 4 4 4 3 71 R-71 2 4 1 1 1 72 R-72 3 4 1 2 2
4 4 2 3 4 4 4 4 4 4
56
3 3 3 4
4
3
20
3
1 1 3 3 2
4
3
4
24
4 4 1 2 4 4 4 2 4 4
52
3 3 3 4
3
3
19
2
1 1 2 1 1
2
2
1
13
2 3 1 2 1 1 3 2 4 4
32
2 3 3 4
3
4
19
4
3 1 3 3 2
3
4
4
27
1 R-73 73 4 1 1 1 4 1 R-74 74 4 4 4 3 2 4 R-75 75 4 4 4 4 3 4 R-76 76 4 4 3 3 2 2
1 1 2 1 1 3 2 2 3
29
3 2 3 4
4
4
20
4
1 1 4 4 1
1
4
4
24
1 2 1 1 1 1 1 1 3
24
4 4 3 4
2
2
19
2
3 1 4 3 2
2
2
3
22
4 3 2 4 3 4 1 3 4
49
2 3 3 4
4
3
19
3
2 1 1 1 1
3
4
4
20
3 1 1 4 1 4 2 4 3
46
2 2 3 3
2
3
15
1
3 1 1 3 2
4
4
2
21
3 1 3 4 4 1 2 2 4
42
3 3 3 4
4
4
21
2
3 1 1 4 2
4
3
4
24
77 R-77 4 4 1 4 3 4 78 R-78 3 2 3 2 3 4 79 R-79 4 1 1 3 3 1 80 R-80 2 4 1 1 1 4
4 1 4 4 3 4 1 1 3
45
3 3 3 4
4
3
20
3
1 1 3 3 2
2
2
3
20
4 3 4 3 3 3 2 1 2
42
3 3 3 2
2
3
16
3
3 3 3 2 3
2
3
3
25
1 1 3 4 4 1 2 4 3
36
4 4 2 4
4
4
22
3
1 1 1 2 3
4
4
4
23
1 2 1 1 4 4 1 2 1
30
2 4 3 4
4
3
20
1
1 1 1 1 1
1
1
1
9
81 R-81 2 4 1 3 1 2 4 1 2 1 3 2 2 2 2 82 R-82 4 4 4 2 2 4 4 1 3 4 4 2 2 2 4
32
3 2 3 4
4
3
19
2
1 1 1 1 2
1
4
3
16
46
3 3 3 4
3
3
19
3
3 1 3 3 3
4
4
4
28
Keterangan: CIP = Penciptaan GUNA = Penggunaan LIHA = Pemeliharaan SUSUT = Penyusutan
TLT CERD CT RAPI
= Ketelitian = Kecerdasan = Kecekatan = Kerapian
= Gedung = Ruang = Peralatan Pengelolaan Arsip = Dokumentasi = Informasi Publik
182
GG RG PPA DOK IP
183 Lampiran 15
TABULASI DATA SEMI TERBUKA No. Item
Isian Responden
%
Kelancaran Pengelolaan Arsip (Y) Indikator 1 : Penciptaan 1 Sudah ada pedoman/aturan yang disepakati, merujuk pada tatacara yang ditetapkan yang sudah menjadi pedoman dasar
2
24
88.89
Ketika membuat surat berpedoman pada contoh surat terdahulu karena kurangnya sosialisasi dan pelatihan persuratan
1
3.70
Membuat surat sesuai perintah atasan
2
7.41
Jumlah isian responden Memang sebaiknya memproses surat menjadi arsip harus lengkap dan sesuai prosedur sehingga akan mempermudah pencarian arsip dan mengetahui asal usul surat
27
100
20
86.96
Menerima surat kemudian langsung menyimpannya karena sarana prasarana belum memadai
2
8.70
Memproses surat masuk yang akan dijadikan arsip dengan menerima surat, menentukan indeks dan kode, kemudian menyimpan arsip untuk efisiensi waktu dalam distribusi surat kepada tujuan
1
4.35
23
100
4
20
Proses penyimpanan arsip dilakukan sesuai prosedur karena akan mempermudah pencarian arsip dan membuat efektifitas dan efisien pekerjaan
12
60
Proses penyimpanan arsip dilakukan sesuai aturan pengarsipan dibagian
2
10
Proses penyimpanan arsip dilakukan dengan membaca dan memahami surat, mencatatnya dalam kartu kendali/buku agenda dan kemudian menyimpannya agar lebih cepat dalam penentuan tempat arsip
2
10
Jumlah isian responden
20
100
Sistem masalah dibuat sendiri karena belum begitu memahami pedoman pola klasifikasi kearsipan yang ada di UNNES, lebih fleksibel, menyesuaikan tempat penyimpanan arsip yang ada, pokok surat dari UNNES tidak semua sama, sehingga perlu membuat klasifikasi sendiri sesuai pokok surat Sistem masalah sesuai pedoman pola klasifikasi kearsipan yang ada di UNNES guna mempercepat temu balik arsip (sesuai aturan yang sudah ditentukan)
15
65.22
6
26.09
2
8.70
23
100
4
20
4
20
Jumlah isian responden Indikator 2 : Penggunaan 3 Langsung menyimpannya karena keterbatasan tenaga, tempat dan waktu
4
Sistem turun temurun karena tidak ingin merubah sistem yang telah berjalan dengan baik, petugas baru 5
Jumlah isian responden Lebih dari 5 menit karena butuh ketelitian dan arsip yang disimpan sudah lama Tidak lebih dari 1 menit, karena lebih cepat lebih baik, arsip sudah ditempatkan sesuai tempatnya, menggunakan sistem database (FBS)
184
Antara 2-3 menit karena arsip dinamis disimpan dalam filling cabinet dan berkode, arsip disusun secara rapi ditempatkan dibagian sendiri-sendiri sehingga mudah dicari
6
4
20
Jumlah isian responden
20
100
Hampir tidak ada yang meminjam arsip Selalu dilakukan pencatatan dalam kartu pinjam arsip agar mudah dalam mengecek surat dan arsip yang dipinjam tidak hilang serta sebagai bukti/pengendalian surat yang keluar
1
4.17
13
54.17
Kadang dilakukan pencatatan kadang tidak karena arsip yang dipinjam berupa salinan selain itu tergantung yang meminjamkan
3
12.50
Pencatatan dalam kartu pinjam arsip dilakukan untuk pihak luar, untuk pihak intern dengan kepercayaan
1
4.17
Tidak pernah dilakukan pencatatan dalam kartu pinjam arsip, peminjaman atas dasar kepercayaan, yang dipinjam berupa kopian dan peminjam merupakan orang yang biasa ditemui sehari-hari
6
25.00
24
100
15
68.18
Paling lama 5 hari kerja karena untuk mencegah hilangnya arsip dan untuk pengendalian arsip Tidak ditentukan karena arsip yang dipinjam berupa salinan, sesuai kebutuhan peminjam, dan khusus arsip inaktif diberikan soft copy bila sudah dialihmediakan
7
31.82
22
100
15
60
Belum ada perawatan berkala
4
16
Dibersihkan dalam jangka waktu satu bulan sekali Dibersihkan seminggu sekali, karena tidak terlalu berantakan dan sambil mengecek apabila rusak (sudah ada jadwal pembersihan arsip setiap hari jum'at)
1
4
4
16
Dibersihkan 2-3 kali seminggu karena kalau kotor mengganggu kesehatan
1
4
25
100
7
41.18
8
47.06
1
5.88
Tidak baik karena tempat tidak memenuhi standar
1
5.88
Jumlah isian responden
17
100
Larangan makan dan merokok di ruang arsip membuat ruangan lebih nyaman dan petugas merasa kerasan
2
10
Jumlah isian responden Indikator 3 : Pemeliharaan 8 Dibersihkan jika sudah terlihat kotor karena arsip jarang digunakan (tidak intensif) dan dalam ruangan tertutup, selain itu kegiatan sehari-hari tidak memungkinkan untuk selalu membongkar arsip (seiring banyaknya pekerjaan)
Jumlah isian responden 9
Penggunaan AC di jam kerja dan penggunaan bahan pencegah akan membuat arsip lebih awet dan tidak ada rayap, lingkungan merupakan faktor utama dalam menjaga kondisi surat dan berkas lainnya Kurang baik, pengelolaan arsip dibanyak tempat (belum ada tempat khusus untuk arsip), tidak ada anggaran untuk pembelian bahan-bahan pencegah serangga Kondisi tempat arsip sangat baik, karena demi kebaikan arsip
10
40
Antara 4-5 menit karena waktu rata-rata yang saya pilih tergantung juga oleh banyaknya surat yang diarsip
Jumlah isian responden 7
8
185
Adanya punishment larangan makan dan merokok karena sisa makanan dan rokok membahayakan kondisi arsip serta untuk menjaga kualitas arsip
10
50
Tidak ada larangan makan dan merokok karena tidak ada ruang khusus arsip
7
35
Hanya ada larangan makan, untuk merokok tidak ada karena belum ada SOP yang jelas untuk peraturan ini
1
5
Jumlah isian responden
20
100
2
10.53
Penyusutan dilakukan setiap 5 tahun
1
5.26
Penyusutan berdasarkan angka pemakaian arsip dan jadwal retensi arsip guna pengecekan arsip dan dilakukan dengan pendataan (sesuai pedoman penyusutan UNNES)
16
84.21
Jumlah isian responden
19
100
Belum ada pemindahan ketempat arsip
1
5.88
Setelah arsip dirasa sudah menumpuk, semua arsip langsung dipindahkan karena belum ada sosialisasi yang jelas, sesuai perintah pimpinan
3
17.65
Memindahkan arsip inaktif sesuai prosedur untuk memudahkan pencarian temu balik arsip
13
76.47
Indikator 4 : Penyusutan 11 Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan banyaknya arsip yang sudah menumpuk karena arsip belum dikelola dengan baik
12
Jumlah isian responden 13
17
100
Arsip tetap disimpan diunit kerja dengan tempat yang sama dengan arsip dinamis karena belum tersedianya tempat arsip yang memadahi
4
22.22
Tetap menyimpan arsip statis dengan tempat yang terpisah karena belum ada unit kearsipan tersendiri
12
66.67
Menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Pusat karena lebih bisa menjaga keefekifannya
2
11.11
18
100
Pemusnahan arsip disaksikan pejabat jurusan (ketua jurusan)
1
6.67
Memusnahkan arsip yang berusia 5 tahun lebih
1
6.67
Pemusnahan arsip dilakukan sesuai prosedur karena untuk diketahui oleh pejabat dan pengelola arsip, sesuai aturan yang berlaku di UNNES
10
66.67
Jumlah isian responden 14
Prosedur pemusnahan dengan melakukan penilaian arsip, menyortir, dan kemudian memusnahkan arsip (sesuai batas waktu penyimpanan arsip)
3
20.00
15
100
Seluruh arsip dimusnahkan dengan cara dicacah/dibakar/dihancurkan untuk keamanan data (sesuai peraturan)
11
68.75
Arsip sebagian dimusnahkan, sebagian dibuang ditempat sampah
3
18.75
Seluruh arsip dimusnahkan dengan cara dibuang ditempat sampah (sebelumnya dipilah-pilah)
1
6.25
Seluruh arsip dijual karena tidak mempunyai mesin cacah
1
6.25
16
100
Jumlah isian responden 15
Jumlah isian responden Kompetensi Petugas Kearsipan (X1) Indikator 1 : Ketelitian
186
16
17
Kadang-kadang mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip karena kurang fokus pada satu pekerjaan yaitu pengarsipan dan karena banyaknya arsip serta tempat kurang memadai Sering mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip karena kurangnya sosialisasi
25
1
6.25
Pernah mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip karena banyaknya arsip yang masuk dan kegiatan/tugas dihari itu, manusiawi (human error)
10
62.5
Tidak pernah mengalami kekeliruan dalam menyimpan arsip
1
6.25
Jumlah isian responden
16
100
Pernah mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi dan ada perbaikan karena permintaan pihak lain kurang jelas dan keterbatasan kemampuan
9
64.29
Kadang-kadang mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi karena banyaknya arsip dan banyaknya pokok masalah arsip
3
21.43
Tidak pernah mengalami kekeliruan dalam menyajikan informasi karena akan mencari arsip dengan teliti
2
14.29
14
100
Jumlah isian responden Indikator 2 : Kecerdasan 18 Kurang memahami bidang kearsipan karena bukan lulusan kearsipan dan belum pernah mengikuti pelatihan kearsipan
3
15
Memahami bidang kearsipan sebatas tugas pekerjaan yang dijalani karena kurangnya pelatihan dan sosialisasi dan kompleksitas tugas yang lain
14
70
Sangat memahami bidang kearsipan secara menyeluruh karena setiap tahun rutin diadakan pelatihan kearsipan di UNNES
3
15
20
100
Berusaha menyelesaikan semaksimal mungkin dengan meminta bantuan orang lain karena kurangnya pengetahuan tentang kearsipan
14
93.33
Meminta orang lain untuk menyelesaikan seluruhnya karena akan lebih aman sehingga tidak terjadi kesalahan fatal
1
6.67
Jumlah isian responden
15
100
4
30.77
9
69.23
13
100
3
18.75
8
50
Jumlah isian responden 19
4
Indikator 3 : Kecekatan 20 Dalam mengambil warkat kadang cepat kadang lama karena belum terpusat pengarsipannya, jumlah berkas yang banyak dan butuh ketelitian lebih lanjut Dapat mengambil warkat dengan cepat dan tepat selama informasi terkait warkat yang diminta jelas karena arsip sudah tertata rapi sesuai tempat dan kode Jumlah isian responden Indikator 4 : Kerapian 21 Kurang rapi karena kurangnya pengetahuan, waktu dan tempat yang tidak memungkinkan Rapi, walaupun ada sedikit arsip yang tidak sesuai dengan kode klasifikasinya karena terkadang ada arsip yang belum terklasifikasikan dan kurangnya tenaga Sangat rapi karena untuk memudahkan pengaksesan data Jumlah isian responden Sarana Prasarana Kearsipan (X2) Indikator 1 : Gedung 22 Tidak ada gedung khusus arsip
5
31.25
16
100
7
46.67
187
Gedung yang kurang memadai dan kurang aman
3
20.00
Gedung dalam kondisi yang sangat aman
3
20.00
Gedung dalam kondisi yang aman
2
13.33
15
100
11
57.89
7
36.84
Arsip disimpan diruang pimpinan dan hanya orang tertentu yang boleh masuk
1
5.26
Jumlah isian responden
19
100
Tidak terdapat thermometer dan hygrometer, karena belum ada ruang khusus
13
100
13
100
8
57.14
Lengkap karena untuk menyimpan arsip
3
21.43
Sangat lengkap karena pihak UNNES telah melengkapinya
2
14.29
Jumlah isian responden Indikator 2 : Ruang Penyimpanan 23 Tidak ada ruang penyimpanan arsip khusus, arsip disimpan jadi satu dengan ruang kerja Arsip disimpan di ruang tersendiri, namun tanpa adanya pengaturan suhu, kelembaban, dan sebagainya karena sarana prasarana belum tercukupi
24
Jumlah isian responden Indikator 3 : Peralatan Pengelolaan Arsip 25 Peralatan sangat minim karena belum fokuskan tentang pengarsipan
Kurang lengkap karena memang kondisi riilnya seperti itu
1
7.14
14
100
Belum ada alat khusus untuk pengarsipan
2
18.18
Peralatan pengelolaan arsip berfungsi dengan baik, terkadang ada pembaruan (peralatan yang rusak karena sudah dimakan waktu/sudah waktunya diganti)
7
63.64
Peralatan arsip banyak yang sudah mengalami kerusakan, karena kondisi riilnya seperti itu, dimasuki tikus dan binatang lain
2
18.18
Jumlah isian responden 26
27
Jumlah isian responden
11
100
Arsip non kertas disimpan pada tempat yang sama dengan arsip kertas karena ruang terbatas, SDM kurang dan jarang menyimpan arsip yang non kertas
9
64.29
Arsip non kertas disimpan pada tempat yang khusus dan dengan pemeliharaan yang khusus juga agar lebih mudah membedakan
5
35.71
14
100
4
33.33
2
16.67
3
25
Jumlah isian responden Indikator 4 : Dokumentasi 28 Pendokumentasian kegiatan penting selalu dilakukan untuk laporan kegiatan supaya ada pertanggungjawaban Pendokumentasian kegiatan penting sering dilakukan sebagai dokumentasi dan bukti ke pimpinan Pendokumentasian kegiatan penting jarang dilakukan karena sudah ada petugas yang mendokumentasikan namun belum sepenuhnya berjalan dengan baik Pendokumentasian kegiatan penting tidak pernah dilakukan karena kurang anggaran untuk itu
3
25
12
100
Pendokumentasian untuk kepentingan dinas sebagai laporan kegiatan
8
88.89
Pendokumentasian sebagian besar untuk kepentingan pribadi dan sebagian kecil untuk kepentingan kedinasan
1
11.11
9
100
Jumlah isian responden 29
Jumlah isian responden
188
Indikator 5 : Informasi Publik 30 Dengan penanganan sendiri Selain dari internal UNNES juga ada dari pihak eksternal Pihak internal dan publik (tanpa pengamanan), pengamanan arsip sangat kurang Hanya untuk pihak internal UNNES Jumlah isian responden
3
30
4
40
2
20
1
10
10
100
189 Lampiran 16 Analisis Deskriptif Variabel Kompetensi Petugas Kearsipan Kompetensi Petugas Kearsipan Ketelitian
No. Kode
16 17 Skor
Kecerdasan
Rata2 Kr. Skor
18 19 Skor
Kecekatan
Rata2 Kr. Skor
20 Skor
Kerapian
Rata2 Kr. Skor
21 Skor
Rata2 Skor
Total Kr. Skor
RataKr. rata
R-1
2
4
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
2
2
2
KB
2
2
2
KB
17
2.83
B
2
R-2
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
2
2
2
KB
3
3
3
B
18
3.00
B
3
R-3
3
3
6
3
B
3
3
6
3
B
4
4
4
SB
2
2
2
KB
18
3.00
B
4
R-4
3
4
7
3.5
SB
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
4
4
4
SB
22
3.67
SB
5
R-5
3
3
6
3
B
2
4
6
3
B
2
2
2
KB
3
3
3
B
17
2.83
B
6
R-6
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
3
3
3
B
20
3.33
SB
7
R-7
3
2
5
2.5
KB
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
3
3
3
B
19
3.17
B
8
R-8
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
2
2
2
KB
19
3.17
B
9
R-9
2
2
4
2
KB
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
3
3
3
B
18
3.00
B
10 R-10
3
3
6
3
B
3
3
6
3
B
4
4
4
SB
2
2
2
KB
18
3.00
B
11 R-11
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
3
3
3
B
20
3.33
SB
12 R-12
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
3
3
3
B
20
3.33
SB
13 R-13
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
4
4
4
SB
21
3.50
SB
14 R-14
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
4
4
4
SB
21
3.50
SB
15 R-15
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
3
3
3
B
20
3.33
SB
16 R-16
4
4
8
4
SB
3
3
6
3
B
3
3
3
B
4
4
4
SB
21
3.50
SB
17 R-17
4
4
8
4
SB
4
4
8
4
SB
3
3
3
B
3
3
3
B
22
3.67
SB
18 R-18
4
4
8
4
SB
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
4
4
4
SB
24
4.00
SB
19 R-19
3
4
7
3.5
SB
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
4
4
4
SB
22
3.67
SB
189
1
190
2
2
4
2
KB
2
2
4
2
KB
2
2
2
KB
2
2
2
KB
12
2.00
KB
21 R-21
3
4
7
3.5
SB
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
2
2
2
KB
20
3.33
SB
22 R-22
4
4
8
4
SB
4
3
7
3.5
SB
4
4
4
SB
4
4
4
SB
23
3.83
SB
23 R-23
4
4
8
4
SB
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
4
4
4
SB
23
3.83
SB
24 R-24
3
3
6
3
B
2
4
6
3
B
4
4
4
SB
4
4
4
SB
20
3.33
SB
25 R-25
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
3
3
3
B
3
3
3
B
19
3.17
B
26 R-26
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
3
3
3
B
4
4
4
SB
20
3.33
SB
27 R-27
3
3
6
3
B
2
2
4
2
KB
2
2
2
KB
3
3
3
B
15
2.50
KB
28 R-28
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
3
3
3
B
3
3
3
B
19
3.17
B
29 R-29
2
2
4
2
KB
2
4
6
3
B
3
3
3
B
3
3
3
B
16
2.67
B
30 R-30
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
4
4
4
SB
21
3.50
SB
31 R-31
2
3
5
2.5
KB
3
4
7
3.5
SB
3
3
3
B
3
3
3
B
18
3.00
B
32 R-32
3
4
7
3.5
SB
2
4
6
3
B
1
1
1
TB
3
3
3
B
17
2.83
B
33 R-33
3
4
7
3.5
SB
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
3
3
3
B
22
3.67
SB
34 R-34
4
3
7
3.5
SB
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
3
3
3
B
22
3.67
SB
35 R-35
3
3
6
3
B
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
3
3
3
B
21
3.50
SB
36 R-36
3
3
6
3
B
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
4
4
4
SB
22
3.67
SB
37 R-37
3
3
6
3
B
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
4
4
4
SB
22
3.67
SB
38 R-38
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
3
3
3
B
3
3
3
B
19
3.17
B
39 R-39
2
3
5
2.5
KB
3
4
7
3.5
SB
3
3
3
B
3
3
3
B
18
3.00
B
40 R-40
2
2
4
2
KB
3
4
7
3.5
SB
3
3
3
B
2
2
2
KB
16
2.67
B
41 R-41
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
3
3
3
B
20
3.33
SB
42 R-42
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
3
3
3
B
3
3
3
B
19
3.17
B
43 R-43
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
4
4
4
SB
21
3.50
SB
44 R-44
2
2
4
2
KB
2
3
5
2.5
KB
2
2
2
KB
2
2
2
KB
13
2.17
KB
190
20 R-20
191
4
4
8
4
SB
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
3
3
3
B
22
3.67
SB
46 R-46
3
4
7
3.5
SB
3
2
5
2.5
KB
3
3
3
B
3
3
3
B
18
3.00
B
47 R-47
3
4
7
3.5
SB
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
4
4
4
SB
22
3.67
SB
48 R-48
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
4
4
4
SB
21
3.50
SB
49 R-49
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
3
3
3
B
2
2
2
KB
18
3.00
B
50 R-50
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
3
3
3
B
4
4
4
SB
20
3.33
SB
51 R-51
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
3
3
3
B
20
3.33
SB
52 R-52
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
3
3
3
B
20
3.33
SB
53 R-53
2
4
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
4
4
4
SB
21
3.50
SB
54 R-54
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
2
2
2
KB
19
3.17
B
55 R-55
3
4
7
3.5
SB
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
3
3
3
B
21
3.50
SB
56 R-56
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
3
3
3
B
3
3
3
B
19
3.17
B
57 R-57
1
1
2
1
TB
1
1
2
1
TB
1
1
1
TB
1
1
1
TB
6
1.00
TB
58 R-58
2
2
4
2
KB
2
4
6
3
B
4
4
4
SB
2
2
2
KB
16
2.67
B
59 R-59
1
3
4
2
KB
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
3
3
3
B
18
3.00
B
60 R-60
3
3
6
3
B
3
2
5
2.5
KB
3
3
3
B
3
3
3
B
17
2.83
B
61 R-61
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
2
2
2
KB
3
3
3
B
18
3.00
B
62 R-62
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
3
3
3
B
20
3.33
SB
63 R-63
2
3
5
2.5
KB
2
4
6
3
B
2
2
2
KB
2
2
2
KB
15
2.50
KB
64 R-64
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
3
3
3
B
3
3
3
B
19
3.17
B
65 R-65
3
4
7
3.5
SB
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
3
3
3
B
21
3.50
SB
66 R-66
4
4
8
4
SB
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
4
4
4
SB
23
3.83
SB
67 R-67
4
4
8
4
SB
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
4
4
4
SB
24
4.00
SB
68 R-68
3
2
5
2.5
KB
3
4
7
3.5
SB
2
2
2
KB
3
3
3
B
17
2.83
B
69 R-69
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
3
3
3
B
20
3.33
SB
191
45 R-45
192
70 R-70
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
3
3
3
B
3
3
3
B
19
3.17
B
71 R-71
2
3
5
2.5
KB
3
4
7
3.5
SB
3
3
3
B
4
4
4
SB
19
3.17
B
72 R-72
3
2
5
2.5
KB
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
4
4
4
SB
20
3.33
SB
73 R-73
4
4
8
4
SB
3
4
7
3.5
SB
2
2
2
KB
2
2
2
KB
19
3.17
B
74 R-74
2
3
5
2.5
KB
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
3
3
3
B
19
3.17
B
75 R-75
2
2
4
2
KB
3
3
6
3
B
2
2
2
KB
3
3
3
B
15
2.50
KB
76 R-76
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
4
4
4
SB
21
3.50
SB
77 R-77
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
3
3
3
B
20
3.33
SB
78 R-78
3
3
6
3
B
3
2
5
2.5
KB
2
2
2
KB
3
3
3
B
16
2.67
B
79 R-79
4
4
8
4
SB
2
4
6
3
B
4
4
4
SB
4
4
4
SB
22
3.67
SB
80 R-80
2
4
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
3
3
3
B
20
3.33
SB
81 R-81
3
2
5
2.5
KB
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
3
3
3
B
19
3.17
B
82 R-82
3
3
6
3
B
3
4
7
3.5
SB
3
3
3
B
3
3
3
B
19
3.17
B
Rata-rata
3.01
B
3.37
SB
3.39
SB
3.11
B
3.21
B
192
193
Distribusi Frekuensi Responden Interval Skor
Kriteria
>3,25 s/d 4
Jumlah
Rata-rata
Frekuensi
Persentase
Sangat Baik
42
51,22%
>2,50 s/d 3,25
Baik
34
41,46%
>1,75 s/d 2,50
Kurang Baik
5
6,10%
1 s/d 1,75
Tidak Baik
1
1,22%
82
100%
Total
Skor
3,21
Baik
Keterangan : SB : Sangat Baik B : Baik KB : Kurang Baik TB : Tidak Baik
193
194 Lampiran 17 Analisis Deskriptif Variabel Sarana Prasarana Kearsipan Sarana Prasarana Kearsipan Gedung
No. Kode
Ruang
Peralatan Pengelolaan Arsip
Rata2 22 Skor Kr. Skor
Rata2 Rata2 23 24 Skor Kr. 25 26 27 Skor Skor Skor
Kr.
Dokumentasi Rata2 28 29 Skor Skor
Informasi Publik
Kr.
Total Rata2 Rata30 Skor Kr. Skor Kr. Skor rata
R-1
2
2
2
KB
1
1
2
1
TB
3
2
2
7
2.3
KB
4
3
7
3.5
SB
4
4
4
SB
22
2.444 KB
2
R-2
2
2
2
KB
4
1
5
2.5
KB
1
1
2
4
1.3
TB
1
1
2
1
TB
2
2
2
KB
15
1.667 TB
3
R-3
2
2
2
KB
1
1
2
1
TB
2
3
2
7
2.3
KB
1
1
2
1
TB
2
2
2
KB
15
1.667 TB
4
R-4
1
1
1
TB
1
1
2
1
TB
1
4
4
9
3.0
B
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
24
2.667 B
5
R-5
4
4
4
SB
4
1
5
2.5
KB
4
4
4
12
4.0
SB
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
32
3.556 SB
6
R-6
2
2
2
KB
4
3
7
3.5
SB
3
4
3
10
3.3
SB
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
31
3.444 SB
7
R-7
4
4
4
SB
4
3
7
3.5
SB
3
4
2
9
3.0
B
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
32
3.556 SB
8
R-8
4
4
4
SB
1
4
5
2.5
KB
2
2
4
8
2.7
B
2
4
6
3
B
2
2
2
KB
25
2.778 B
9
R-9
3
3
3
B
2
4
6
3
B
4
4
4
12
4.0
SB
2
3
5
2.5
KB
4
4
4
SB
30
3.333 SB
10 R-10 4
4
4
SB
1
1
2
1
TB
4
3
1
8
2.7
B
1
4
5
2.5
KB
4
4
4
SB
23
2.556 B
11 R-11 4
4
4
SB
2
1
3
1.5
TB
4
4
4
12
4.0
SB
2
2
4
2
KB
4
4
4
SB
27
3 B
12 R-12 2
2
2
KB
1
1
2
1
TB
1
3
1
5
1.7
TB
1
2
3
1.5
TB
2
2
2
KB
14
1.556 TB
13 R-13 1
1
1
TB
1
1
2
1
TB
1
2
2
5
1.7
TB
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
20
2.222 KB
14 R-14 4
4
4
SB
1
1
2
1
TB
4
4
2
10
3.3
SB
4
4
8
4
SB
2
2
2
KB
26
2.889 B
15 R-15 3
3
3
B
4
3
7
3.5
SB
2
3
4
9
3.0
B
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
31
3.444 SB
16 R-16 3
3
3
B
1
1
2
1
TB
2
4
4
10
3.3
SB
2
4
6
3
B
1
1
1
TB
22
2.444 KB
17 R-17 4
4
4
SB
4
3
7
3.5
SB
3
3
3
9
3.0
B
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
32
18 R-18 4
4
4
SB
4
4
8
4
SB
4
4
4
12
4.0
SB
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
36
3.556 SB 4 SB
19 R-19 4
4
4
SB
4
4
8
4
SB
4
4
4
12
4.0
SB
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
36
4 SB
194
1
195
2
2
KB
1
1
2
1
TB
4
4
3
11
3.7
SB
1
1
2
1
TB
3
3
3
B
20
2.222 KB
21 R-21 2
2
2
KB
2
3
5
2.5
KB
2
2
2
6
2.0
KB
2
2
4
2
KB
4
4
4
SB
21
2.333 KB
22 R-22 2
2
2
KB
2
1
3
1.5
TB
1
2
2
5
1.7
TB
1
1
2
1
TB
4
4
4
SB
16
1.778 KB
23 R-23 4
4
4
SB
4
4
8
4
SB
1
3
3
7
2.3
KB
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
31
3.444 SB
24 R-24 4
4
4
SB
1
1
2
1
TB
3
4
3
10
3.3
SB
1
1
2
1
TB
4
4
4
SB
22
2.444 KB
25 R-25 4
4
4
SB
4
4
8
4
SB
4
4
4
12
4.0
SB
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
36
4 SB
26 R-26 4
4
4
SB
1
1
2
1
TB
1
3
2
6
2.0
KB
4
3
7
3.5
SB
4
4
4
SB
23
2.556 B
27 R-27 4
4
4
SB
4
2
6
3
B
4
3
4
11
3.7
SB
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
33
3.667 SB
28 R-28 3
3
3
B
1
1
2
1
TB
2
3
1
6
2.0
KB
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
23
2.556 B
29 R-29 4
4
4
SB
3
2
5
2.5
KB
2
2
2
6
2.0
KB
2
2
4
2
KB
2
2
2
KB
21
2.333 KB
30 R-30 4
4
4
SB
2
1
3
1.5
TB
4
4
2
10
3.3
SB
3
4
7
3.5
SB
2
2
2
KB
26
2.889 B
31 R-31 3
3
3
B
3
1
4
2
KB
2
3
4
9
3.0
B
2
4
6
3
B
4
4
4
SB
26
2.889 B
32 R-32 3
3
3
B
1
1
2
1
TB
1
3
1
5
1.7
TB
1
4
5
2.5
KB
4
4
4
SB
19
2.111 KB
33 R-33 2
2
2
KB
3
1
4
2
KB
3
3
2
8
2.7
B
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
26
2.889 B
34 R-34 4
4
4
SB
4
3
7
3.5
SB
4
3
4
11
3.7
SB
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
34
3.778 SB
35 R-35 4
4
4
SB
4
3
7
3.5
SB
4
3
4
11
3.7
SB
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
34
3.778 SB
36 R-36 2
2
2
KB
3
1
4
2
KB
4
4
1
9
3.0
B
4
3
7
3.5
SB
4
4
4
SB
26
2.889 B
37 R-37 2
2
2
KB
3
1
4
2
KB
4
4
1
9
3.0
B
4
3
7
3.5
SB
4
4
4
SB
26
2.889 B
38 R-38 3
3
3
B
3
1
4
2
KB
3
3
3
9
3.0
B
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
28
3.111 B
39 R-39 2
2
2
KB
1
1
2
1
TB
1
1
3
5
1.7
TB
2
4
6
3
B
2
2
2
KB
17
1.889 KB
40 R-40 4
4
4
SB
3
1
4
2
KB
4
4
4
12
4.0
SB
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
32
3.556 SB
41 R-41 4
4
4
SB
1
1
2
1
TB
1
1
4
6
2.0
KB
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
23
2.556 B
42 R-42 2
2
2
KB
1
1
2
1
TB
1
4
1
6
2.0
KB
2
4
6
3
B
4
4
4
SB
20
43 R-43 4
4
4
SB
1
1
2
1
TB
4
4
4
12
4.0
SB
4
3
7
3.5
SB
4
4
4
SB
29
2.222 KB 3.222 B
44 R-44 2
2
2
KB
1
1
2
1
TB
2
2
2
6
2.0
KB
2
2
4
2
KB
2
2
2
KB
16
1.778 KB
195
20 R-20 2
196
45 R-45 3
3
3
B
3
1
4
2
KB
3
4
1
8
2.7
B
4
3
7
3.5
SB
4
4
4
SB
26
2.889 B
46 R-46 2
2
2
KB
2
1
3
1.5
TB
3
3
4
10
3.3
SB
2
3
5
2.5
KB
4
4
4
SB
24
2.667 B
47 R-47 4
4
4
SB
1
3
4
2
KB
4
4
3
11
3.7
SB
1
4
5
2.5
KB
2
2
2
KB
26
2.889 B
48 R-48 4
4
4
SB
2
1
3
1.5
TB
4
4
4
12
4.0
SB
2
4
6
3
B
4
4
4
SB
29
3.222 B
49 R-49 3
3
3
B
1
1
2
1
TB
2
3
3
8
2.7
B
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
25
2.778 B
50 R-50 2
2
2
KB
3
1
4
2
KB
3
4
2
9
3.0
B
2
3
5
2.5
KB
4
4
4
SB
24
2.667 B
51 R-51 4
4
4
SB
1
1
2
1
TB
1
3
3
7
2.3
KB
3
4
7
3.5
SB
2
2
2
KB
22
2.444 KB
52 R-52 4
4
4
SB
1
1
2
1
TB
4
3
3
10
3.3
SB
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
27
53 R-53 3
3
3
B
3
3
6
3
B
4
4
4
12
4.0
SB
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
33
3.667 SB
54 R-54 4
4
4
SB
1
1
2
1
TB
1
2
1
4
1.3
TB
4
3
7
3.5
SB
4
4
4
SB
21
2.333 KB
55 R-55 2
2
2
KB
1
1
2
1
TB
4
4
1
9
3.0
B
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
25
2.778 B
56 R-56 2
2
2
KB
1
1
2
1
TB
4
3
2
9
3.0
B
4
4
8
4
SB
2
2
2
KB
23
2.556 B
57 R-57 1
1
1
TB
1
1
2
1
TB
1
1
1
3
1.0
TB
1
1
2
1
TB
4
4
4
SB
12
1.333 TB
58 R-58 1
1
1
TB
4
3
7
3.5
SB
3
4
4
11
3.7
SB
1
2
3
1.5
TB
3
3
3
B
25
2.778 B
59 R-59 2
2
2
KB
1
1
2
1
TB
1
3
2
6
2.0
KB
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
22
2.444 KB
60 R-60 1
1
1
TB
1
1
2
1
TB
3
3
3
9
3.0
B
2
4
6
3
B
4
4
4
SB
22
2.444 KB
61 R-61 3
3
3
B
1
1
2
1
TB
2
2
1
5
1.7
TB
2
3
5
2.5
KB
3
3
3
B
18
2 KB
62 R-62 3
3
3
B
3
1
4
2
KB
4
4
4
12
4.0
SB
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
31
3.444 SB
63 R-63 2
2
2
KB
1
1
2
1
TB
1
1
2
4
1.3
TB
2
4
6
3
B
4
4
4
SB
18
2 KB
64 R-64 3
3
3
B
2
1
3
1.5
TB
3
3
4
10
3.3
SB
3
3
6
3
B
4
4
4
SB
26
2.889 B
65 R-65 3
3
3
B
3
1
4
2
KB
3
4
3
10
3.3
SB
2
4
6
3
B
2
2
2
KB
25
2.778 B
66 R-66 3
3
3
B
4
2
6
3
B
3
4
4
11
3.7
SB
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
32
3.556 SB
67 R-67 2
2
2
KB
2
1
3
1.5
TB
4
4
4
12
4.0
SB
2
2
4
2
KB
2
2
2
KB
23
68 R-68 1
1
1
TB
3
1
4
2
KB
2
3
3
8
2.7
B
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
24
2.556 B 2.667 B
69 R-69 3
3
3
B
1
1
2
1
TB
3
3
2
8
2.7
B
4
3
7
3.5
SB
4
4
4
SB
24
2.667 B
3 B
196
197
70 R-70 2
2
2
KB
1
1
2
1
TB
2
1
1
4
1.3
TB
2
2
4
2
KB
1
1
1
TB
13
71 R-71 4
4
4
SB
3
1
4
2
KB
3
3
2
8
2.7
B
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
27
3 B
72 R-72 4
4
4
SB
1
1
2
1
TB
4
4
1
9
3.0
B
1
4
5
2.5
KB
4
4
4
SB
24
2.667 B
73 R-73 2
2
2
KB
3
1
4
2
KB
4
3
2
9
3.0
B
2
2
4
2
KB
3
3
3
B
22
2.444 KB
74 R-74 3
3
3
B
2
1
3
1.5
TB
1
1
1
3
1.0
TB
3
4
7
3.5
SB
4
4
4
SB
20
2.222 KB
75 R-75 1
1
1
TB
3
1
4
2
KB
1
3
2
6
2.0
KB
4
4
8
4
SB
2
2
2
KB
21
2.333 KB
76 R-76 2
2
2
KB
3
1
4
2
KB
1
4
2
7
2.3
KB
4
3
7
3.5
SB
4
4
4
SB
24
2.667 B
77 R-77 3
3
3
B
1
1
2
1
TB
3
3
2
8
2.7
B
2
2
4
2
KB
3
3
3
B
20
2.222 KB
78 R-78 3
3
3
B
3
3
6
3
B
3
2
3
8
2.7
B
2
3
5
2.5
KB
3
3
3
B
25
2.778 B
79 R-79 3
3
3
B
1
1
2
1
TB
1
2
3
6
2.0
KB
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
23
2.556 B
80 R-80 1
1
1
TB
1
1
2
1
TB
1
1
1
3
1.0
TB
1
1
2
1
TB
1
1
1
TB
9
1 TB
81 R-81 2
2
2
KB
1
1
2
1
TB
1
1
2
4
1.3
TB
1
4
5
2.5
KB
3
3
3
B
16
1.778 KB
82 R-82 3 Ratarata
3
3
B
3
1
4
2
KB
3
3
3
9
3.0
B
4
4
8
4
SB
4
4
4
SB
28
3.111 B
2.84
B
1.83
KB
2.76
B
3.08
B
3.44
SB
1.444 TB
2.71
B
197
198
Deskriptif Frekuensi Responden Interval Skor
Kriteria
>3,25 s/d 4
Jumlah
Rata-rata
Frekuensi
Persentase
Sangat Baik
17
20,7%
>2,50 s/d 3,25
Baik
36
43,9%
>1,75 s/d 2,50
Kurang Baik
23
28%
1 s/d 1,75
Tidak Baik
6
7,32%
82
100%
Total
Skor
2,71
Baik
Keterangan : SB : Sangat Baik B : Baik KB : Kurang Baik TB : Tidak Baik
198
199 Lampiran 18 Uji Multikolinearitas
b
Model Summary
Change Statistics Adjuste Std. Error R Model
R
1
dR
of the
R Square
Square Square Estimate Change
.591
a
.349
.333
7.819
.349
F
Sig. F
Change
df1
21.178
df2 2
Change
79
.000
a. Predictors: (Constant), SP, KPA b. Dependent Variable: PA b
ANOVA Model 1
Sum of Squares
df
Mean Square
Regression
2589.788
2
1294.894
Residual
4830.322
79
61.143
Total
7420.110
81
F
Sig.
21.178
.000
a
a. Predictors: (Constant), SP, KPA b. Dependent Variable: PA
Coefficients
a
Standar dized Unstandardized Coefficie Coefficients
Collinearity
nts
Correlations
Std. Model 1
(Const
B
Error
Statistics
Zero- Partia Beta
t
Sig.
order
l
Tolera Part
nce
VIF
7.641
6.331
1.207
.231
KPA
.883
.340
.253 2.595
.011
.419
.280
.236
.863 1.158
SP
.739
.161
.448 4.586
.000
.542
.459
.416
.863 1.158
ant)
a. Dependent Variable: PA
200
Lampiran 19 Uji Normalitas
201
One-Sample Kolmogorov-Smirnov Test Unstandardized Residual N Normal Parameters
82 a
Mean Std. Deviation
Most Extreme Differences
.0000000 7.72227975
Absolute
.091
Positive
.054
Negative
-.091
Kolmogorov-Smirnov Z
.824
Asymp. Sig. (2-tailed)
.505
a. Test distribution is Normal.
202
Lampiran 20 Uji Heteroskedastisitas a. Scatterplot
b. Uji Glejser Coefficients
a
Standar dized Unstandardized Coefficie Coefficients
Collinearity
nts
Correlations
Std. Model 1
(Const ant) KPA SP
B
Zero- Partia Beta
t
Sig.
5.278
3.885
1.358
.178
.275
.209
.155 1.315
.192
-.189
.099
-.225 -1.906
.060
a. Dependent Variable: Abs_Res
Error
Statistics
order
.072
l
.146
Tolera Part
nce
VIF
.144
.863 1.158
-.168 -.210 -.209
.863 1.158
203
Lampiran 21 Uji Linearitas a. Kelancaran Pengelolaan Arsip dengan Kompetensi Petugas Kearsipan ANOVA Table Sum of Squares
Mean df
Square
PA *
Between
(Combined)
2436.557
12
KPA
Groups
Linearity
1303.682
1
1132.875
11
102.989
Within Groups
4983.553
69
72.225
Total
7420.110
81
Deviation from Linearity
203.046
F
Sig.
2.811
.003
1303.682 18.050
.000
1.426
.181
b. Kelancaran Pengelolaan Arsip dengan Sarana Prasarana Kearsipan ANOVA Table Sum of Squares
Mean df
Square
PA *
Between
(Combined)
3908.786
24
SP
Groups
Linearity
2178.200
1
1730.586
23
75.243
Within Groups
3511.324
57
61.602
Total
7420.110
81
Deviation from Linearity
162.866
F
Sig.
2.644
.001
2178.200 35.359
.000
1.221
.266
204
Lampiran 22 Uji Regresi Linear Berganda dan Uji Hipotesis
a. Uji Regresi Linear Berganda Coefficients
a
Standar dized Unstandardized Coefficie Coefficients
Collinearity
nts
Correlations
Std. Model 1
(Const
B
Statistics
Zero- Partia
Error
Beta
T
Sig.
order
l
Tolera Part
nce
VIF
7.641
6.331
1.207
.231
KPA
.883
.340
.253 2.595
.011
.419
.280
.236
.863 1.158
SP
.739
.161
.448 4.586
.000
.542
.459
.416
.863 1.158
F
Sig.
ant)
a. Dependent Variable: PA
b. Uji Hipotesis b
ANOVA Sum of Model 1
Squares
df
Mean Square
Regression
2589.788
2
1294.894
Residual
4830.322
79
61.143
Total
7420.110
81
a. Predictors: (Constant), SP, KPA b. Dependent Variable: PA
21.178
.000
a
205
Coefficients
a
Standar dized Unstandardized Coefficie Coefficients
Collinearity
nts
Correlations
Std. Model 1
B
(Const
Statistics
Zero- Partia
Error
Beta
t
Sig.
order
l
Tolera Part
nce
VIF
7.641
6.331
1.207
.231
KPA
.883
.340
.253 2.595
.011
.419
.280
.236
.863 1.158
SP
.739
.161
.448 4.586
.000
.542
.459
.416
.863 1.158
ant)
a. Dependent Variable: PA
b
Model Summary
Change Statistics
Std. Error Mod
R
el 1
R .591
Adjusted
of the
R Square
Square R Square Estimate a
.349
.333
F
Sig. F
Change Change
7.819
df1
.349 21.178
df2 2
Change
79
.000
a. Predictors: (Constant), SP, KPA b. Dependent Variable: PA
Coefficients
a
Standar dized Unstandardized Coefficie Coefficients
Collinearity
nts
Correlations
Std. Model 1
(Const
B
Error
Statistics
Zero- Partia Beta
t
Sig.
order
l
Tolera Part
nce
VIF
7.641
6.331
1.207
.231
KPA
.883
.340
.253 2.595
.011
.419
.280
.236
.863 1.158
SP
.739
.161
.448 4.586
.000
.542
.459
.416
.863 1.158
ant)
a. Dependent Variable: PA
206 Lampiran 23 Dokumentasi Pengambilan Data
Gambar 2 Bapak Arief Setiawan Unit Kerja BAAKK Saat Pengisian Angket Penelitian
Gambar 3 Bapak Supriyanto Unit Kerja Jurusan Matematika Saat Pengisian Angket Penelitian
207
Lampiran 24 Surat Keterangan telah Melaksanakan Penelitian
