ELSZÁMOLÓH Z
Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet
Kintlévőség kezelési szabályzat
Hatályos: 2014. április 01.
1
A Szabályzat célja, és hatálya A Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet (továbbiakban: Elszámolóház) és az általa működtetett, valamint a hozzárendelt Intézmények (továbbiakban: Intézmény) kintlévőségeinek hatékony és szervezett behajtása érdekében a következő szabályzatot alkotja és az abban foglaltak betartását az Elszámolóház, valamint az Intézmény részére kötelezővé teszi. A Szabályzat végrehajtásáért az Elszámolóház Gazdasági vezetője, Pénzügyi Osztály vezetője, Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály vezetője illetve a Jogi és Ügyviteli Osztály munkatársa felel. A Kintlévőség kezelési Szabályzat kialakításánál figyelembe vett jogszabályok 2000. évi C. törvény a számvitelről (a továbbiakban: Számv. tv.) 2003. évi XCII. törvény az adózás rendjéről (a továbbiakban: Art.) 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról (a továbbiakban: Áfa tv.) 2011. évi CXCV. törvény az államháztartásról (a továbbiakban: Áht.) 2009. évi L. törvény a fizetési meghagyásos eljárásról (a továbbiakban: Fmhtv.) 1994. évi LIII. törvény a bírósági végrehajtásról (a továbbiakban: Vht.) 2013. évi V. törvény (a továbbiakban Ptk.)368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról (a továbbiakban: Ávr.) 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról (a továbbiakban: PM rendelet) Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlésének 11/2012. (II.24.) önkormányzati rendelete az Önkormányzat vagyonával kapcsolatos tulajdonosi jogok gyakorlásának szabályairól (a továbbiakban: vagyonrendelet) 4/2013. (I.11.) Korm. rendelet az államháztartás számviteléről (a továbbiakban Áhsz.) I.
Fogalmak
1) Követelés: A követelések követelés: az a jogszabályból, jogerős bírói végzésből, ítéletből vagy hatósági határozatból, szerződésből - ide értve a vásárolt és a térítés nélkül átvett követelést is - jogszerűen eredő fizetési igény, amelyet a kötelezett elismert és ellenszolgáltatást is tartalmazó szerződés esetén - a másik fél már teljesített, Ilyennek minősül a bevallás alapján megállapított közhatalmi bevételre irányuló, valamint az olyan követelés is, amelyet a kötelezett vitat, de jogszabály alapján azt a fellebbezésre vagy perindításra tekintet nélkül teljesítenie kell.
2
A szabályzat kizárólag a vevői követelésekre terjed ki, az alábbi kivételekkel: A szabályzat a vevői követelések közül nem terjed ki: bölcsődei ellátáshoz és idősellátáshoz kapcsolódó térítési díj, gondozási díj. 2) Kintlévőség: Lejárt fizetési határidejű, pénzügyileg nem rendezett vevő által elismert számlatartozás. 3) Késedelmi kamat: 6:155. § [Fizetési késedelem vállalkozások közötti szerződésben, valamint pénztartozás fizetésére kötelezett hatóság szerződése esetén] (1) Vállalkozások közötti szerződés, valamint pénztartozás fizetésére kötelezett szerződő hatóságnak szerződő hatóságnak nem minősülő vállalkozással kötött szerződése esetén a késedelmi kamat mértéke a késedelemmel érintett naptári félév első napján érvényes jegybanki alapkamat - idegen pénznemben meghatározott pénztartozás esetén az adott pénznemre a kibocsátó jegybank által meghatározott alapkamat, ennek hiányában a pénzpiaci kamat - nyolc százalékponttal növelt értéke. A kamat számításakor a késedelemmel érintett naptári félév első napján érvényes jegybanki alapkamat irányadó az adott naptári félév teljes idejére. 6:130. §[Pénztartozás teljesítésének ideje] (1) Ha a felek a szerződésben a pénztartozás teljesítésének idejét nem határozták meg, a pénztartozást a jogosult fizetési felszólításának vagy számlájának kézhezvételétől számított harminc napon belül kell teljesíteni. Ha a pénztartozás fizetésére kötelezett szerződő hatóság, a szerződő hatóságnak nem minősülő vállalkozással kötött szerződése esetén pénztartozását a jogosult fizetési felszólításának vagy számlájának kézhezvételétől számított harminc napon belül köteles teljesíteni, ebben az esetben a számla kézhezvételének napja nem képezheti a felek között érvényes megállapodás tárgyát. (2) A jogosult teljesítésétől számított harminc napon belül kell teljesíteni a pénztartozást, ha a) a jogosult fizetési felszólításának vagy számlájának kézhezvétele a jogosult teljesítését (vállalkozási szerződés esetén az átadás-átvételi eljárás befejezését) megelőzte; b) nem állapítható meg egyértelműen a jogosult fizetési felszólítása vagy számlája kézhezvételének időpontja; vagy c) a kötelezettnek fizetési felszólítás vagy számla bevárása nélkül teljesítenie kell fizetési kötelezettségét. Elszámolóház és Intézmény esetében, a Kötelezett általi kamatfizetési kötelezettség a jogosult a fizetési határidő lejártától számítódik. 6:153. § [A kötelezett késedelme] A kötelezett késedelembe esik, ha a szolgáltatást annak esedékességekor nem teljesíti. 4) Esedékesség: E szabályzat alkalmazásában a lejárt fizetési határidő, ill. határnap. 5) Behajthatatlan követelés: Behajthatatlan követelés: az a követelés, Áhsz. 1. § (1) szerint a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) 3. § (4) bekezdés 10. pont a) - d), f) és g) alpontja szerinti követelés azzal az eltéréssel, hogy nem tekinthető behajthatatlannak a követelés, ha a végrehajtás közvetlenül nem vezetett
3
eredményre és a végrehajtást szüneteltetik, azzal az eltéréssel, hogy nem tekinthető behajthatatlannak a követelés, a központi költségvetésről szóló törvényben meghatározott kis összegű követelések tekintetében - az olyan követelés, amelynél a fizetési meghagyásos eljárással vagy a végrehajtással kapcsolatos ráfordítások nincsenek arányban a követelés várhatóan behajtható összegével, és az olyan követelés, amelynél az adós nem lelhető fel, mert a megadott címen nem található és a felkutatása igazoltan nem járt eredménnyel. A Számv. tv. 3. § 10. pont szerint amelyre az adós ellen vezetett végrehajtás során nincs fedezet, vagy a talált fedezet a követelést csak részben fedezi (amennyiben a végrehajtás közvetlenül nem vezetett eredményre és a végrehajtást szüneteltetik, az óvatosság elvéből következően a behajthatatlanság - nemleges foglalási jegyzőkönyv alapján - vélelmezhető), b) amelyet a hitelező a csődeljárás, a felszámolási eljárás, az önkormányzatok adósságrendezési eljárása során egyezségi megállapodás keretében elengedett, c) amelyre a felszámoló által adott írásbeli igazolás (nyilatkozat) szerint nincs fedezet, d) amelyre a felszámolás, az adósságrendezési eljárás befejezésekor a vagyonfelosztási javaslat szerinti értékben átvett eszköz nem nyújt fedezetet, e) amelyet eredményesen nem lehet érvényesíteni, amelynél a fizetési meghagyásos eljárással, a végrehajtással kapcsolatos költségek nincsenek arányban a követelés várhatóan behajtható összegével (a fizetési meghagyásos eljárás, a végrehajtás veszteséget eredményez vagy növeli a veszteséget), amelynél az adós nem lelhető fel, mert a megadott címen nem található és a felkutatása „igazoltan” nem járt eredménnyel, f) amelyet bíróság előtt érvényesíteni nem lehet, g) amely a hatályos jogszabályok alapján elévült. A behajthatatlanság tényét és mértékét bizonyítani kell. A behajthatatlan követelés leírása nem minősül követelés elengedésnek. Magyarország 2014. évi központi költségvetéséről szóló 2013. évi CCXXX. törvény 61.§-a szerint a kis összegű követelés összege 100 000 Ft. „Az Áht. 97. § (3) bekezdésének alkalmazása során a kis összegű követelés értékhatára 100 000 forint.” Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 97.§-a alapján: „(1) Az állam, az államháztartás központi alrendszerébe tartozó költségvetési szervek, a nemzetiségi önkormányzatok, valamint az általuk irányított költségvetési szervek követeléséről lemondani csak törvényben meghatározott esetekben és módon lehet. (2) A helyi önkormányzat, a társulás, a térségi fejlesztési tanács, valamint az általuk irányított költségvetési szervek követeléséről lemondani csak törvényben vagy helyi önkormányzati rendeletben meghatározott esetekben és módon lehet. (3) Az önkéntes teljesítésre történő felhíváson kívül a központi költségvetésről szóló törvényben megállapított értékhatárt el nem érő kis összegű követelést behajtásra előírni nem kell.” Elszámolóház és Intézmény esetében a 100.000,- forintot el nem érő követelések esetében az egyenlegközlő, valamint a fizetési felszólítás kiküldését követően, amennyiben a követelés összege nem folyt be, behajtásra (fizetési meghagyásos nem peres eljárásra, végrehajtási eljárásra) előírni nem kell. 6) Követelés elévülése: A kötelmi jogviszonyból eredő követelések öt év alatt elévülnek, ha jogszabály másként nem rendelkezik. 6:22. § [Elévülés] (1) Ha e törvény eltérően nem rendelkezik, a követelések öt év alatt évülnek el. (2) Az elévülés akkor kezdődik, amikor a követelés esedékessé válik.
4
(3) Az elévülési idő megváltoztatására irányuló megállapodást írásba kell foglalni. (4) Az elévülést kizáró megállapodás semmis. 6:23. § [Az elévülés joghatásai] (1) Ha e törvény eltérően nem rendelkezik, az elévült követelést bírósági eljárásban nem lehet érvényesíteni. (2) Az elévülés a kötelezettnek a szolgáltatás teljesítésére vonatkozó kötelezettségét nem érinti; az elévült követelés alapján teljesített szolgáltatást a követelés elévülésére tekintettel visszakövetelni nem lehet. (3) A főkövetelés elévülésével az attól függő mellékkövetelések is elévülnek. A mellékkövetelések elévülése a főkövetelés elévülését nem érinti. (4) Az elévülést a bírósági vagy hatósági eljárásban nem lehet hivatalból figyelembe venni. 6:24. § [Az elévülés nyugvása] (1) Ha a követelést a jogosult menthető okból nem tudja érvényesíteni, az elévülés nyugszik. (2) Ha az elévülés nyugszik, az akadály megszűnésétől számított egyéves - egyéves vagy ennél rövidebb elévülési idő esetén három hónapos - határidőn belül a követelés akkor is érvényesíthető, ha az elévülési idő már eltelt, vagy abból egy évnél - egyéves vagy ennél rövidebb elévülési idő esetén három hónapnál - kevesebb van hátra. (3) A (2) bekezdésben meghatározott időtartam alatt az elévülés nyugvásának nincs helye, az elévülés megszakítására vonatkozó rendelkezéseket pedig azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy a megszakítás következtében az egyéves - egyéves vagy ennél rövidebb elévülési idő esetén a három hónapos - határidő számítása kezdődik újból. 6:25. § [Az elévülés megszakítása] (1) Az elévülést megszakítja a) a tartozásnak a kötelezett részéről történő elismerése; b) a kötelem megegyezéssel történő módosítása és az egyezség; c) a követelés kötelezettel szembeni bírósági eljárásban történő érvényesítése, ha a bíróság az eljárást befejező jogerős érdemi határozatot hozott; vagy d) a követelés csődeljárásban történő bejelentése. (2) Az elévülés megszakításától vagy az elévülést megszakító eljárás jogerős befejezésétől az elévülés újból kezdődik. (3) Ha az elévülést megszakító eljárás során végrehajtható határozatot hoztak, az elévülést a kötelem megegyezéssel való módosítása és a végrehajtási cselekmények szakítják meg. Kintlévőség kezelésével kapcsolatos feladatok megosztása
II.
II/1. Gazdasági szervvel nem rendelkező intézmények esetében Intézmény feladata: -
Együttműködik az Elszámolóházzal a kintlévőségek behajtása érdekében. Az Intézmény az Elszámolóház által elektronikus módon megküldött Egyenlegközlő levelet / Fizetési felszólítást két eredeti aláírt példányban 2 munkanapon belül visszaküldi az Elszámolóház erre kijelölt, Pénzügyi Osztály munkatársa részére, melyen aláírásával egyidejűleg igazolja, hogy az adott vevő, kötelezett további lejárt vevői követeléssel nem rendelkezik.
-
Amennyiben az Intézménynek tudomása van az Egyenlegközlő levélben / Fizetési felszólításokban szereplő vevői kintlévőségeken kívül további 30 napnál régebben lejárt esedékességű, pénzügyileg nem rendezett vevői követelésről, azt írásban,
5
hivatalos levél formájában jelzi az Elszámolóház erre kijelölt, Pénzügyi Osztály munkatársa részére. -
Kérelem esetén részletfizetést engedélyez: A vevő írásbeli kérelme alapján az Intézményvezető - a kézhezvételtől számított 5 munkanapon belül - dönt a kérelemről, és a szabályzat 2. számú mellékletében szereplő minta alapján elkészíti a Részletfizetési megállapodást, majd beküldi három eredeti példányban az Elszámolóházhoz jogi felülvizsgálat és pénzügyi ellenjegyzés céljából. Aláírást követően az ellenjegyzett megállapodás egy eredeti példányát az Intézményvezető átadja / megküldi a vevőnek, kötelezettnek, egy eredeti példányát az egy eredeti példány az Intézményvezetőnél marad. Az ellenjegyzett megállapodás 1 példányát a Pénzügyi Osztály munkatársa részére szükséges átadni, az ügyiratba való iktatáshoz.
-
Az engedélyezett fizetőrészlet határidőben történő megfizetését nyomon követi. Amennyiben a fizetés nem történik meg, írásban kezdeményezi az Elszámolóház jogászánál a nem peres eljárás megindítását.
-
A fizetési meghagyás nem peres eljárás megindítása előtt az Intézményvezető nyilatkozik arról, hogy a fizetési meghagyás nem peres eljárás, valamint az esetleg szükséges végrehajtási eljárás lefolytatásával kapcsolatos költségeket az Intézmény vállalja.
-
A fizetési meghagyás nem peres eljáráshoz, valamint az esetleg szükséges végrehajtási eljáráshoz az Intézményvezető írásban eseti felhatalmazást ad az Elszámolóház illetékes jogi képviselőjének. (4. számú melléklet).
-
Az Intézményhez érkező vevői reklamációkat továbbítja az Elszámolóház részére. Közreműködik az Elszámolóházzal a vevői reklamáció kivizsgálásában. Az Elszámolóház tájékoztatása alapján értesíti a vevőt a kifogásolt tétellel kapcsolatosan.
-
Eredménytelen fizetési felszólítás (Egyenlegközlő / fizetési felszólítás) esetén az érintett szerződéses jogviszonyt (pl. helyiség bérbeadásra irányuló szerződést, szálláshely bérbeadásra irányuló szerződést) a szerződésben foglaltak figyelembe vételével felmondja.
A személyi térítési díjakkal, ellátási, gondozási díjakkal kapcsolatos kintlévőség kezelés az Intézmény feladata, a vonatkozó önkormányzati rendelet alapján. Elszámolóház feladata: -
-
A követeléseket nyilvántartja. Elszámolóház erre kijelölt, Pénzügyi Osztály munkatársa könyvviteli feladást követően 10 munkanapon belül a nem rendezett vevői nyilvántartás alapján elkészíti a FORRÁS SQL rendszerben az egyenlegközlőt (1. számú melléklet), fizetési felszólítást (3. számú melléklet) azon vevők, kötelezettek részére, akik nem rendezték tartozásukat. A központi levelezőrendszeren keresztül elektronikus levél mellékleteként megküldi az Elszámolóház titkárságára ahonnan az adott Intézmény részére /másolatban a Pénzügyi osztály munkatársának is/ az egyenlegközlő, fizetési felszólítás továbbításra kerül. Az elektronikus leveleket visszaigazolás beállításával szükséges megküldeni, melyet az Intézmény munkatársának olvasáskor visszaigazolnia szükséges. Elszámolóház erre kijelölt, Pénzügyi Osztály munkatársa az Intézmény által aláírt, esetleges észrevétel Egyenlegközlő levél / Fizetési felszólítás egy eredeti példányát
6
tértivevényes postai úton megküldi a vevőnek, egy eredeti példányát az adott vevő, kötelezett ügyiratába iktat. -
A vevői követelések pénzügyi rendezését az Intézménnyel együttműködve nyomon követi.
-
Az Intézmény által elkészített Részletfizetési megállapodás (2. számú melléklet) három eredeti, mindenben megegyező példányát jogilag felülvizsgálja, elfogadás esetén pénzügyileg ellenjegyzi, majd továbbítja az Intézmény részére. Két eredeti aláírt Részletfizetési megállapodás az Intézmény részére kerül megküldésre, melyek közül egy eredeti példányt az Intézmény vezetője a vevő, kötelezett részére továbbít, egy eredeti példány az Intézményvezetőnél marad, egy eredeti példány az Elszámolóháznál az adott vevő, kötelezett ügyiratában kerül iktatásra. Eredménytelen fizetési felszólítás esetén az ügyben keletkezett - a vevői követelés jogalapját képező - valamennyi dokumentumot (pl. szerződés, megállapodás stb.), ill. azok másolatait bekéri az érintett Intézménytől.
-
-
Megindítja és lefolytatja az elektronikus fizetési meghagyásos nem peres eljárást, valamint kezdeményezi az esetleg szükséges bírósági végrehajtást.
II/3. Elszámolóház esetében (az Önkormányzat által működtetett intézmények (intézményegységek követeléseinek kivételével)) -
Az Elszámolóház kijelölt Pénzügyi Osztály munkatársa nyilvántartja a követeléseket.
-
A FORRÁS SQL programból előállított Elszámolóház erre kijelölt, Pénzügyi Osztály feladást követően Egyenlegközlő levelet / példányban a vevői kintlévőségekről, melyet jóváhagyás céljából.
-
Az Elszámolóház erre kijelölt, Pénzügyi Osztály munkatársa az Elszámolóház igazgatója által aláírt Egyenlegközlő levél / Fizetési felszólítás egy eredeti példányát tértivevényes postai úton megküldi a vevőnek, egy eredeti példányát az adott vevő, kötelezett ügyiratába iktat.
-
A vevői követelések pénzügyi rendezését nyomon követi.
-
A vevői reklamációkat az Elszámolóház erre kijelölt, Pénzügyi Osztály munkatársa kivizsgálja. Elkészíti a vevői reklamáció megválaszolásához szükséges tájékoztatást, melyet Elszámolóház igazgatójának aláírását követően egy eredeti példányban megküld a vevő részére, egy eredeti példányban az adott vevő, kötelezett ügyiratába lefűz.
-
A felmerülő igények alapján az Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztály munkatársa Részletfizetési megállapodást (2. számú melléklet) készít két eredeti mindenben megegyező példányban, melyet igazgatói aláírást és pénzügyi ellenjegyzést követően megküld a vevőnek egy eredeti példányban, valamint egy eredeti példányt ad az Elszámolóház erre kijelölt, Pénzügyi Osztály munkatársának, aki. az adott vevő, kötelezett ügyiratába lefűzi. Az engedélyezett fizetőrészlet határidőben történő befizetését az Elszámolóház erre kijelölt, Pénzügyi Osztály munkatársa nyomon követi.
-
7
követelés nyilvántartás alapján az munkatársa havonta, a havi könyvviteli Fizetési felszólítást készít két eredeti eljuttat az Elszámolóház igazgatójának
III.
-
Az Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztály munkatársa megindítja és lefolytatja az elektronikus fizetési meghagyásos nem peres eljárást, valamint kezdeményezi az esetleg szükséges bírósági végrehajtást.
-
Eredménytelen fizetési felszólítás (Egyenlegközlő / fizetési felszólítás) esetén az érintett szerződéses jogviszonyt (pl. helyiség bérbeadásra irányuló szerződést, szálláshely bérbeadásra irányuló szerződést) a szerződésben foglaltak figyelembe vételével az Elszámolóház igazgatója felmondja.
A részletfizetés lehetősége a) Az egyenlegközlés / fizetési felszólítás hatására a befizetési szándékot írásban jelző vevő részletfizetés engedélyezésére irányuló kérelmét az Intézményvezető, illetve az Elszámolóház igazgatója és az Önkormányzat által működtetett intézményegységek esetében az Elszámolóház igazgatója bírálja el. Amennyiben az Intézmény / Elszámolóház és az Önkormányzat általa működtetett intézményegységek esetében az Elszámolóház igazgatója részletfizetési lehetőséget biztosít a vevőnek, erről Részletfizetési megállapodást kell írásban kötni vele. (2. számú melléklet). A részletfizetést a megállapodást követő 4 hónapban maximum 4 részletben engedélyezheti az Intézményvezető. -
Részletfizetési megállapodást a szabályzat 2. számú melléklete alapján az Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztály munkatársa készíti el. Az Intézmény beküldi elektronikusan az Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztály munkatársának, aki felülvizsgálatot követően kinyomtatja azt 3 példányban, és gondoskodik azok pénzügyi ellenjegyzéséről és Intézmény részére történő visszaküldéséről. A vevők részére csak az Elszámolóház által jogilag felülvizsgált és pénzügyileg ellenjegyzett Részletfizetési megállapodás küldhető ki.
-
A késedelmi kamatról az Intézményvezető, az Elszámolóház igazgatója a vagyonrendelet alapján nem mondhat le.
-
Az Intézmény / az Elszámolóház és az Önkormányzat által működtetett intézményegységek esetében az Elszámolóház erre kijelölt, Pénzügyi Osztály munkatársa ellenőrizni köteles a fizetés határidőben történő, a Részletfizetési megállapodásban meghatározott formájában történő teljesítését. Ha a vevő elmulasztja az esedékes részlet határidőre történő befizetését, akkor a teljes követelés késedelmi kamattal és járulékos költségekkel növelt értékben azonnal esedékessé válik. Ennek meg nem fizetése esetén a nem peres eljárás (fizetési meghagyás) megindítását 5 munkanapon belül az Intézménynek írásban kell kezdeményeznie az Elszámolóháznál. Az Elszámolóház esetében ha a vevő elmulasztja az esedékes részlet határidőre történő befizetését, akkor a teljes követelés késedelmi kamattal és járulékos költségekkel növelt értékben azonnal esedékessé válik. Ennek meg nem fizetése esetén a nem peres eljárás (fizetési meghagyás) megindítását a Pénzügyi Osztály munkatársa 5 munkanapon belül írásban kell kezdeményeznie az Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztály kijelölt munkatársánál.
8
-
A felmondott Részletfizetési megállapodás esetén új igény bejelentésekor nem lehet ugyanazon számlák tekintetében új megállapodást kötni. A felmondás hatályon kívül helyezésre kerülhet, ha vevő teljesíti az elmaradt részleteket és tárgyhavi számlákat. Felmondott Részletfizetési megállapodással érintett számlákat azonnal peresíteni kell az Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztály munkatársának közreműködésével.
b) A fizetési meghagyás kibocsátását követően igényelt részletfizetések elbírálása: Az Elszámolóháznál, ill. az Intézménynél vagy bíróság előtt igényelt részletfizetési kérelmet csak abban az esetben lehet jóváhagyni, ha a vevő egy összegben befizeti a bírósági eljárás során felmerült költségeket (jogtanácsosi díj, lerótt illeték, egyéb költségeket), előjegyzett késedelmi kamatot. c) A végrehajtási eljárás megindítását követően igényelt részletfizetések elbírálása: Részletfizetési megállapodás csak a teljes tőketartozás kiegyenlítését követően a költségekre, késedelmi kamatra, valamint a végrehajtási eljárással nem érintett követelésre köthető. A Részletfizetési megállapodásban rögzített tartozásra az Intézmény / Elszámolóház és az Önkormányzat által működtetett intézményegységek további részletfizetési lehetőséget nem biztosíthatnak. Folyamatos szolgáltatás korlátozása: amennyiben a szerződés nem eseti jellegű, hanem folyamatos, és a vevő a fizetési felszólítások ellenére nem rendezi tartozását, a szerződést az Intézmény esetében az intézmény vezetője / Elszámolóház és az Önkormányzat által működtetett intézményegységek esetében az Elszámolóház igazgatója köteles a szerződésben foglalt feltételek szerint haladéktalanul felmondani. IV.
A késedelmes követelés megfizetésének (teljesítésének) módja
A késedelmes követelés megfizetésének (teljesítésének) módja: 1. készpénzben pénztári befizetés formájában 2. készpénzben postai csekk befizetésével 3. banki átutalással és vevői számlaszám hivatkozással Minden esetben fel kell tüntetni a vevői számlaszámra való hivatkozást. A Részletfizetési megállapodásban rögzített tartozás csak a részletfizetési megállapodásban meghatározott fizetési móddal teljesíthető. A tartozást a vevőnek a számlán, a fizetési felszólításban, illetve a részletfizetési megállapodásban feltüntetett határidőig kell kiegyenlítenie. 6:41. § [Elszámolás több tartozás esetén] (1) Ha a kötelezettet a jogosulttal szemben több egynemű szolgáltatás terheli, és a felajánlott teljesítés nem fedezi valamennyi tartozását, a kötelezett a teljesítés időpontjában megjelölheti, hogy mely tartozására kívánja azt elszámolni. (2) Ha a kötelezett a tartozások elszámolásának rendjéről nem rendelkezett, és egyértelmű szándéka sem ismerhető fel, a másik fél jogosult eldönteni, hogy az esedékes és nem vitás tartozások közül a teljesítést melyik tartozásra számolja el. A jogosult döntéséről a kötelezettet megfelelő határidőn belül értesíteni köteles. (3) Ha egyik fél sem rendelkezett, vagy a jogosult döntéséről a kötelezettet nem értesítette, a teljesítést a régebben lejárt, azonos lejárat esetén a kevésbé biztosított,
9
egyenlő mértékben biztosított követelések közül a kötelezettre terhesebb tartozásra kell elszámolni. (4) Ha a teljesítés a (3) bekezdés alapján nem számolható el, azt valamennyi tartozásra arányosan kell elszámolni. 6:46. § [Elszámolás több tartozás esetén] Ha a pénztartozás teljesítéseként fizetett összeg az egész tartozás kiegyenlítésére nem elegendő, azt - ha a jogosult eltérően nem rendelkezett, és egyértelmű szándéka sem ismerhető fel - elsősorban a költségekre, majd a kamatokra és végül a főtartozásra kell elszámolni. V.
Kintlévőség kezelés folyamata az Elszámolóházban
1) A vevői nyilvántartás A vevői nyilvántartást az Elszámolóház kijelölt munkatársa készíti és aktualizálja a havi könyvviteli feladást követően 10 munkanapon belül, A vevői nyilvántartás a FORRÁS SQL rendszer segítségével készül. Az aktuális nyilvántartás mindig a tárgyhót két hónappal megelőző lejárt pénzügyi esedékességű bizonylatait, esedékes követeléseket mutatja. Az egyenlegközlőket / fizetési felszólítást ennek megfelelően kell elkészíteni. A nyilvántartás legalább az alábbi adatokat tartalmazza, mely Fileserver/Közös/Elszámolóház/Pénzügyi Osztály/Kintlévőség található: Intézmény neve Intézmény címe Elszámolási egységcsoport Vevő (partner) megnevezése Vevő (partner) címe Vevő (partner) adószáma / adóazonosító jele Bizonylat kelte Bizonylat sorszáma Követelés jogcíme Bizonylat bruttó összege Rendezetlen egyenleg (tartozás összege) Pénzügyi esedékesség (bizonylat szerinti fizetési határidő) Egyenlegközlő elküldésének dátuma, visszaérkezett tértivevény alapján kézhezvétel dátuma Fizetési felszólítás elküldésének dátuma, visszaérkezett tértivevény alapján kézhezvétel dátuma Felszámított kamat összege Pénzügyi teljesítés dátuma Pénzügyi teljesítés összege Fizetési meghagyás elküldésének dátuma Részletfizetés összegei Postaköltség összege
Nem kerül sor egyenlegközlő, fizetési felszólítás megküldésére, ha a vevő időközben rendezte tartozását; a kintlévőség bruttó (kamat nélküli) összege nem éri el a mindenkori egyszeri tértivevényes postaköltség összegét, hivatkozással jelen dokumentum I. 5) c) pontjára; az Intézmény vezetője időközben részletfizetési megállapodást köt a vevővel;
10
2)
hagyatéki eljárás van folyamatban.
Vevői Egyenlegközlő levél:
A vevői Egyenlegközlő levelet az Elszámolóház kijelölt, Pénzügyi Osztály munkatársa minden hónapban a könyvviteli feladást követően 10 munkanapon belül elkészíti jelen szabályzat 1. számú mellékletében található minta alapján a FORRÁS SQL programban. Az Egyenlegközlő levél azon vevőkre vonatkozóan készül, amelyek tartozása a számlán feltüntetett pénzügyi esedékességtől számított 60 napon túli és a vizsgált időszakban összességében meghaladja a mindenkori egyszeri tértivevényes postaköltség összegét. Az Egyenlegközlő levél tartalmazza számlahivatkozásonként a kintlévőség bruttó összegét valamint a vizsgált időszakot. Az Egyenlegközlő levél tartalmazza a 8 napos fizetési határidő megjelölését, továbbá a vevő tájékoztatását arról, hogy amennyiben az Egyenlegközlő levél kézhezvételétől számított 8 napon belül nem teljesíti kötelezettségét, fizetési felszólítás küldésére kerül sor. Amennyiben magánszemély esetében az egyenlegközlő bontatlanul visszaérkezik „Nem kereste”, „Elköltözött” stb. postai jelzéssel az Elszámolóház kijelölt, Pénzügyi Osztály munkatársa hivatalos levelet készít a Pécs Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal Népesség-nyilvántartó Csoport részére, melyben kéri az Elszámolóház értesítését a magánszemély lakcíméről. Ezt követően a kérelemre megküldött Végzésben szereplő címre történik a fizetési felszólítás megküldése.
Az Elszámolóház kijelölt, Pénzügyi Osztály munkatársa a vevő nyilvántartásban rögzíti az Egyenlegközlő levél elküldésének napját. Az Elszámolóház kijelölt, Pénzügyi Osztály munkatársa felel az V/1. pontban meghatározott részletes analitikus nyilvántartás vezetéséért. 3) Fizetési felszólítás: Az Elszámolóház erre kijelölt, Pénzügyi Osztály munkatársa minden hónapban a könyvviteli feladást követően, 10 munkanapon belül a nem rendezett vevői nyilvántartás alapján elkészíti a fizetési felszólítást (3. számú melléklet szerinti tartalommal) a FORRÁS SQL programban azon vevők részére, akik az Egyenlegközlő levél elküldése ellenére nem rendezték tartozásukat. Amennyiben magánszemély esetében az egyenlegközlő bontatlanul visszaérkezik „Nem kereste”, „Elköltözött” stb. postai jelzéssel az Elszámolóház kijelölt, Pénzügyi Osztály munkatársa hivatalos levelet készít a Pécs Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal Népesség-nyilvántartó Csoport részére, melyben kéri az Elszámolóház értesítését a magánszemély lakcíméről. Ezt követően a kérelemre megküldött Végzésben szereplő címre történik a fizetési felszólítás megküldése. A fizetési felszólítás tartalmazza a vevői tartozás összegét, és az 8 napos fizetési határidő megjelölését.
11
Az Elszámolóház kijelölt, Pénzügyi Osztály munkatársa a vevő nyilvántartásban rögzíti a fizetési felszólítás elküldésének napját. Az Elszámolóház kijelölt Pénzügyi Osztály munkatársa felel az V/1. pontban meghatározott részletes analitikus nyilvántartás vezetéséért. 4.) Fizetési meghagyás Az Elszámolóház kijelölt, Pénzügyi Osztály munkatársa a hónap feladását követően tájékoztatja az Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztály munkatársát azon vevőkről, akik a fizetési felszólítás ellenére sem egyenlítették ki tartozásukat. Az Elszámolóház kijelölt, Pénzügyi Osztály munkatársa a vevő követeléshez kapcsolódó teljes dokumentációt, valamint Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztály munkatársának továbbítja, aki ezek kézhezvételét követő 30 napon belül a Magyar Országos Közjegyzői Kamara rendszerében elindítja a fizetési meghagyásos eljárást. A Fizetési meghagyás tartalmazza a követelés bruttó értékét, a Ptk. szerint járó késedelmi kamatot, és az eljárási költséget (postaköltség+fizetési meghagyás költsége+jogi munkadíj). Nem kerül sor fizetési meghagyásos eljárás megindítására, ha: a vevő időközben rendezte tartozását bruttó értékben; a kintlévőség bruttó (kamat nélküli) összege nem éri el a 100.000 Ft-ot; az Intézmény vezetője részletfizetési megállapodást köt a vevővel; hagyatéki eljárás van folyamatban. A fizetési meghagyás kérelme végzéssel jogerőre emelkedik ellentmondás hiányában, és azonos hatályú a jogerős bírósági ítélettel. Ellentmondás esetén perré alakul. Ha a jogerősített fizetési meghagyás, illetve bírósági ítélet alapján nem rendeződik a hátralék – nem történik befizetés vagy megállapodás – végrehajtási eljárás megindítását kell kezdeményezni.
5.) Végrehajtási eljárás Az illetékes bíróság a végrehajtható okiratot a végrehajtást kérő kérelmére állítja ki. A végrehajtási kérelmet az intézmény bejelentése és meghatalmazása alapján az Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztály munkatársa készíti el az iratok beérkezésétől számított 30 napon belül és nyújtja be az illetékes bírósághoz vagy önálló bírósági végrehajtóhoz. A végrehajtási kérelmet a Vht. 11. §-ában meghatározott tartalommal kell elkészíteni.
6.) Behajthatatlan követelések kezelés Jelen szabályzat I. 5) pontjában meghatározott, megadott értéket el nem érő behajthatatlan követeléseket a V. 1) pontban meghatározott nyilvántartással, a behajthatatlanság tényének és mértékének bizonyításával (adott vevői kintlévőségre vonatkozó ügyiratban szereplő, fentiekben meghatározott valamennyi dokumentummal) az Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztály munkatársa előterjeszti a Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata felé további intézkedésre, mely hivatalos előterjesztésnek külön ki kell térni arra a kérelemre, hogy a Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata döntése meghozatala előtt –
12
magánszemélyek esetében – az esetleges hagyatéki eljárás lefolytatását és a magánszemély anyagi helyzetét külön vizsgálja meg. VI.
Kintlévőség kezelés folyamata az Intézményben, az Elszámolóházban és az Önkormányzat által működtetett intézményegységekben
E szabályzat II. és III. pontjában foglaltak szerint kell eljárni! VII.
Vevői kintlévőséghez kapcsolódó iratok iktatása
Az Intézmény és minden vevőt érintő kintlévőség kezelés külön-külön önálló ügyiratot képez, melyek iktatása az Elszámolóház Titkárságán kötelező. Az ügyirat részét képezi minden dokumentum (beleértve az intézménnyel, kincstárnokkal történő elektronikus és papír alapú levelezést, a tértivevényeket is, az egyenlegközlőt, fizetési felszólításokat, a bizonylatokról készített másolatot, esetlegesen Részletfizetési megállapodást, esetlegesen reklamáció dokumentumait stb.), mely a kintlévőség kezeléséhez kapcsolódik. Az ügyiratokért, azok teljes körűségért az Elszámolóház kijelölt, Pénzügyi Osztály munkatársa felel. VIII. Vevői kintlévőséghez kapcsolódó iratok iktatása A szabályzat 2014. 04. 01-én lép hatályba, és a hatálybalépéssel egyidejűleg a korábban érvényes kintlévőségi szabályzat hatályát veszíti. Pécs, 2014. április 01.
Borbás Károly Igazgató
13
1. számú melléklet ……………………………….. ……………………………….. részére Pécs ……………………………. 7621 Pécs, 20…………
Tájékoztatom, hogy vevő folyószámla nyilvántartásunk alapján – a 20….….-től 20……-ig vizsgált időszakban az alábbiakban részletezett számla(k) nem került (ek) kiegyenlítésre. Amennyiben a fenti számla(k) időközben kiegyenlítésre került(ek), úgy kérem, hogy tekintse jelen levelemet tárgytalannak. Ha kimutatásunk megegyezik az Önök nyilvántartásával, úgy kérem, hogy az egyenleget a levelem kézhezvételét követő 8 napon belül az eredeti vevőszámlán szereplő fizetési számlaszámra átutalni/befizetni szíveskedjen (a vevőszámla számának megjelölésével). Eltérés esetén szintén az egyenlegközlő levelem kézhezvételét követő 8 napon belül szíveskedjen visszajelzést küldeni az eltérés oka(i)nak megjelölésével. Egyeztetés céljából az Elszámolóházban ………………………………. áll rendelkezésére a …………….. telefonszámon, vagy személyesen, a 7621 Pécs, Bercsényi u. 3. szám alatt. Amennyiben jelen egyenlegközlő levélre a kézhezvételtől számított 10 napon belül nem érkezik válasz, úgy az egyenlegközlőben foglaltakat elfogadottnak tekintem. Együttműködését előre is megköszönve, Üdvözlettel, ……………………………… intézmény igazgató
14
2. számú melléklet MEGÁLLAPODÁS RÉSZLETFIZETÉSRE Mely létrejött egyrészről - Intézmény neve: - Intézmény székhelye: - Intézmény adószáma: - Intézmény bankszámlaszáma: - képviseli: (a továbbiakban: Jogosult) másrészről: - Név: - Székhely / állandó lakhely: - Cégjegyzékszám: - Adószám / adóazonosító jel: - képviseli: (a továbbiakban: Kötelezett) (a továbbiakban együtt: Felek) között az alulírott napon és helyen az alábbi feltételek mellett: 1./ Felek rögzítik, hogy közöttük ………………………………. napján ………………………. szerződés jött létre …………………………………………………………… tárgyban. 2./ Felek megállapítják, hogy Kötelezettnek …………………………… napjáig az alábbi ………………… díj hátralékai keletkeztek a fenti szerződés alapján, melyeknek Kötelezett sem jogalapját, sem összegszerűségét jelen megállapodás megkötésekor nem vitatja:
Számla száma
Számla kelte
Késedelmi Számla kamat összege (Ft) összege (Ft)
Fizetési határidő
Összesen: Mindösszesen: 3./ Felek megállapodnak, hogy Kötelezett a 2./ pontban meghatározott ……….. díj hátralékait és azok késedelmi kamatát ………………………… napjától kezdődően …… hónap alatt, havi egyenlő részletekben, minden hónap ……. napjáig fizeti meg Jogosult részére a fent meghatározott bankszámlaszámra történő utalással. 4./ Amennyiben Kötelezett a 3./ pontban foglaltakat nem teljesíti, teljes tartozása egy összegben azonnal esedékessé válik, melynek érvényesítése iránt Jogosult haladéktalanul megteszi a szükséges intézkedéseket. 5./ Ha a Kötelezett körülményeiben olyan változás következik be, amely miatt e megállapodásban foglaltakat nem tudná maradéktalanul teljesíteni, úgy kérelmezheti a jelen megállapodás módosítását, esetleges átütemezését. Ennek elbírálásához igazolnia kell azon körülményeket, melyek kérelme alapjául szolgálnak. A megállapodás módosítására kizárólag írásban kerülhet sor.
15
6./ Jelen megállapodásban nem szabályozott kérdésekben a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény rendelkezései az irányadóak. Felek jelen megállapodást – áttanulmányozása, értelmezése és megértése után –, mint akaratukkal mindenben megegyezőt írják alá. Pécs, 20.. ……………………………………….
…………………………………………… ………………………………………… Kötelezett
Ellenjegyezte: ………………………………………………………………….. Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet
16
Jogosult
3. számú melléklet
……………………………….. ……………………………….. részére Pécs ……………………………. 7621 Tárgy: fizetési felszólítás Tisztelt ……………………………….! A/Az ……………………………………………… (székhely: ………………………………….) képviselőjeként ezúton tájékoztatom, hogy az alábbiakban részletezett keltezésű, számú, esedékességű és végösszegű számlák mindezidáig nem kerültek kiegyenlítésre. Egyidejűleg tájékoztatom, hogy tartozása után, a Polgári Törvénykönyvről szóló 6:48. § (1) bekezdésében meghatározott késedelmi kamat az ott meghatározott mértékben kerül megállapításra. Felszólítom Önt, hogy a fenti összegű tartozását jelen felszólítás kézhezvételét követő 8 napon belül fizesse meg az eredeti számlán szereplő fizetési számlaszámra történő átutalással, ellenkező esetben fizetési meghagyás kibocsátását fogom kezdeményezni. Számla száma
Számla kelte
Számla összege
Fizetési határidő
Tartozás összege
Amennyiben teljesítése időközben már megtörtént, kérem jelen levelem figyelmen kívül hagyását. Kérem a fentiek szíves tudomásulvételét. Pécs, 20. ……………………………… Üdvözlettel, ………………………….. intézmény igazgató
17
4. számú melléklet
Meghatalmazás jogi képviseletre Alulírott ………………………………… (név), mint a ………………………………. képviselője meghatalmazom ………………………………. (név), a Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet jogászát, hogy a …………………………………… (székhely: …………………………, adószám: ……………………….) jogosultnak …………………………………………… (székhely / állandó lakhely: …………………………., adószám / adóazonosító jel:……………………….) kötelezett ellen …………………………………… Ft és járulékai iránt indított fizetési meghagyásos nem peres eljárásban, valamint a végrehajtás során a jogi képviseletet ellássa. Kelt: Pécs, 20……………………. ……………………. intézményvezető
18
