PANDUAN PEMROSESAN SURAT PERJANJIAN PENUGASAN
Dokumen surat perjanjian penugasan dalam rangka pelaksanaan program hibah kegiatan memberikan tugas kepada perguruan tinggi untuk mengkoordinir serta sebagai penanggungjawab pelaksanaan penugasan program kegiatan hibah yang dilakukan oleh para mahasiswa
dan dosen perguruan tinggi tersebut. Program hibah kegiatan yang
dimaksud adalah Hibah Penelitian, Hibah Pengabdian Kepada Masyarakat, atau Hibah Program Kreativitas Mahasiswa. Penugasan ke perguruan tinggi dapat juga berupa kegiatan lain yang terkait dengan pengembangan kapasitas sumberdaya manusia dan deseminasi hasil kegiatan. Dokumen surat perjanjian penugasan dibuat berdasarkan penetapan pemenang dalam tahapan seleksi di setiap skema program hibah yang ditawarkan dan identitas surat perjanjian dengan tahapan sebagaimana diilustrasikan pada Gambar 1. Tahapan penyiapan dokumen Surat Perjanjian Penugasan beserta dokumen pendukungnya dapat dijelaskan sebagai berikut. 1. Khusus untuk identitas Surat Perjanjian, Ditlitabmas menggunakan data dari Formulis/Daftar Isian yang telah dikirim oleh perguruan tinggi. Apabila data tersebut belum kami terima maka perguruan tinggi harus mengirimkan/mengunggah data tersebut
ke
Ditlitabmas
melalui
aplikasi
SIM-LITABMAS
(http://simlitabmas.dikti.go.id) secara online (Gambar 1 – langkah a). Namun apabila data tersebut telah diisi dan terdapat kesalahan, maka perguruan tinggi harus mengirimkan kembali data isian yang benar melalui aplikasi SIM-LITABMAS (Gambar 1 – langkah 3b). 2. Setiap dokumen surat perjanjian akan dibuat dalam satu set dokumen oleh Ditlitabmas yang terdiri atas: a. Surat perjanjian penugasan sebanyak rangkap 3 b. Kuitansi untuk pembayaran tahap I (70%) sebanyak 3 rangkap c. Kuitansi untuk pembayaran tahap II (30%) sebanyak 3 rangkap d. Surat pernyataan tanggungjawab mutlak program kegiatan sebanyak 1 rangkap e. Berita acara pembayaran tahap I (70%) sebanyak 3 rangkap f. Berita acara pembayaran tahap II (30%) sebanyak 3 rangkap 1
Disamping dokumen surat perjanjian beserta dokumen pendukung lainnya, dalam file dokumen tersebut juga dilampirkan daftar pemenang hibah yang tercantum dalam dokumen surat perjanjian. 3. Setiap dokumen surat perjanjian yang dibuat, dikemas dalam satu softcopy file PDF yang diletakkan dalam aplikasi SIM-LITABMAS. Dengan demikian, apabila perguruan tinggi memperoleh tiga skema hibah maka ketiga set dokumen tersebut disimpan dalam sebuah file PDF yang dapat diunduh secara online. Melalui operator, setiap perguruan tinggi yang mendapatkan program hibah diharuskan mengunduh file tersebut untuk dicetak dan diproses lebih lanjut seperti yang digambarkan dalam alur penandatanganan dokumen surat perjanjian penugasan (Gambar 1). 4. Alur penandatanganan dokumen Surat Perjanjian Penugasan terdapat sejumlah tahapan (proses) yang harus dikerjakan sebagaimana diuraikan pada Tabel 1. Tabel 1: Tahapan dalam alur penendatangan dokumen Surat Perjanjian Penugasan Tahap Pelaku a Opt. Perguruan Tinggi
b
Opt. Ditlitabmas
1
Opt. Ditlitabmas
2
Opt. Perguruan Tinggi
3
Opt. Perguruan Tinggi Opt. Perguruan Tinggi
4
5
Penandatangan Dokumen Perguruan Tinggi
Proses Mengentrikan/mengedit identitas surat perjanjian penugasan dan mengunggah dokumen pendukungnya ke dalam aplikasi SIMLITABMAS (http://simlitabmas.dikti.go.id). Mengakses/mengunduh Formulir/Daftar Isian identitas Surat Perjanjian Penugasan dan dokumen pendukungnya dari aplikasi SIMLITABMAS Membuat dan mengunggah dokumen Surat Perjanjian Penugasan ke dalam aplikasi SIMLITABMAS Mengakses dan mengunduh Surat Perjanjian Penugasan dari aplikasi SIM-LITABMAS.
Keterangan
Hanya dilakukan apabila data identitas belum diunggah atau terdapat kesalahan
Apabila tidak ditemui (belum dapat diunduh) atau terdapat kesalahan isian, maka kembali ke tahap a
Mencetak dokumen Surat Perjanjian Penugasan Menyerahkan dokumen Surat Perjanjian Penugasan kepada penandatangan dokumen tersebut, yaitu penanggungjawab pelaksanaan penugasan program kegiatan hibah Menandatangani dokumen Surat Perjanjian Penugasan serta mengirimkannya ke Ditlitabmas melalui pos atau kurir
2
Tahap Pelaku 6 POS/Kurir
7
8
9a
9b
Petugas penerima dokumen Ditlitabmas Pejabat Pembuat Komitmen Pejabat Pembuat Komitmen Pejabat Pembuat Komitmen
Proses Mengirimkan dan menyerahkan dokumen surat perjanjian penugasan kepada petugas penerima dokumen Ditlitabmas Menyerahkan dokumen Surat Perjanjian Penugasan kepada penandatangan dokumen, dalam hal ini adalah Pejabat Pembuat Komitmen dari Subdit yang terkait Menandatangai dokumen Surat Perjanjian Penugasan
Keterangan
Mengirimkan dokumen Surat Perjanjian Penugasan ke perguruan tinggi Memberikan dokumen Surat Perjanjian Penugasan ke bagian keuangan Ditlitabmas guna keperluan proses pencairan dan pengiriman dana kegiatan. Selanjutnya dokumen surat perjanjian penugasan diarsipkan
Gambar 1: Alur penandatangan dokumen Surat Perjanjian Penugasan 3
Pemrosesan dokumen Surat Perjanjian Penugasan mengikuti tahapan pada Tabel 1 dan Gambar 1 yang secara rinci dapat dijelaskan sebagai berikut. 1. Bagi perguruan tinggi yang belum mengirimkan identitas Surat Perjanjian Penugasan beserta fotokopi rekening Koran dan nomor NPWP, Operator Perguruan Tinggi diharuskan mengisi dokumen tersebut melalui SIM-LITABMAS. Identitas Surat Perjanjian Penugasan (misalnya untuk program hibah penelitian) dapat dilengkapi melalui menu “Data Pendukung” dan submenu “Form Isian Penandatanganan Kontrak”.
Pilih submenu “Form Isian Penandatanganan Kontrak”
2. Dengan mengklik submenu “Form Isian Penandatanganan Kontrak” akan keluar tampilan sebagai berikut. Pilih tahun kontrak
Klik “ ” untuk melengkapi identitas kontrak
4
Setelah halaman “Form Isian Untuk Penandatanganan Kontrak” muncul, maka identitas
penandatangan
kontrak
dapat
dilengkapi
dengan
mengklik
“
”. 3. Isian Identitas Surat Perjanjian Penugasan meliputi nama lengkap, NIP, jabatan, alamat kantor, no telp. kantor dan HP, no. NPWP institusi, nama dan alamat bank, no. telp bank, nama yang tercantum dalam rek. koran/buku tabungan dan no. rekening bank. Form isian tersebut dapat dilihat dalam tampilan berikut.
4. Pengisian dan update data identitas Surat Perjanjian Penugasan dapat dimulai dengan mengklik ikon “
”. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam
pengisian identitas Surat Perjanjian Penugasan dalam SIM-LITABMAS adalah sebagai berikut.
5
a. Tahun kontrak harus dipilih sesuai dengan tahun pelaksanaan kegiatan. b. Nama penandatangan kontrak ditulis lengkap beserta gelarnya. c. NIP diisi dengan NIP yang bersangkutan dan bagi pejabat penandatangan kontrak dari perguruan tinggi swasta yang bukan pegawai negeri (pegawai non kopertis) dapat diisi dengan NIK dari perguruan tinggi tersebut. d. Jabatan diisi dengan kedudukan penandatangan Surat Perjanjian Penugasan (pimpinan unit pelaksana kegiatan misalnya Pembantu Rektor Bidang Kemahasiswaan/Ketua LP/LPM/LPPM/ atau pejabat lainnya yang sejenis). e. Alamat kantor, nomor telp. kantor dan HP harus diisi lengkap. f. Nama, alamat dan nomor telp bank harus diisi lengkap. g. Nama dan nomor rekening yang tercantum pada rekening koran adalah Nama dan nomor rekening koran perguruan tinggi (bukan rekening pribadi). Setelah pengisian data identitas selesai selanjutnya dilakukan penyimpanan dengan cara mengklik “
”. Jika proses simpan berhasil, status “
muncul status disamping kiri tombol “
” dan status”
” akan “.
Setelah proses simpan data identitas Surat Perjanjian Penugasan berhasil maka diakhiri dengan mengklik “
”. Apabila seluruh proses pengisian selesai,
maka halaman “Form Isian Untuk Penandatanganan Kontrak” akan tampil sebagai berikut.
5. Tahap selanjutnya adalah mengunggah lembaran “NPWP & Rekening Koran” perguruan tinggi dalam bentuk PDF dengan mengklik ikon “
” sehingga akan
muncul tampilan sebagai berikut.
6
Klik “ ”untuk unggah file PDF NPWP & Rekening Koran.
Klik “ ”untuk mencari file PDF NPWP & Rekening Koran.
Klik “ ” untuk mengakhiri
Status unggah berhasil
6. Jika seluruh isian sudah berhasil dilengkapi dan tersimpan dalam SIM-LITABMAS, maka perguruan tinggi yang bersangkutan menunggu proses dokumen Surat Perjanjian Penugasan diunggah oleh operator Ditlitabmas. Jika dokumen Surat Perjanjian Penugasan sudah diunggah, maka Operator Perguruan Tinggi dapat mengunduh dengan mengklik ikon “
” pada kolom “Jenis Kontrak-No SK-Dokumen
Kontrak” seperti pada tampilan berikut.
Bagi perguruan tinggi yang sudah menyampaikan isian identitas Surat Perjanjian Penugasan beserta copy NPWP & Rekening Koran dan surat perjanjian penugasan dan telah ada di SIM-LITABMAS, Operator Perguruan Tinggi disarankan untuk mengisi dan mengunggah dokumen tersebut ke SIM-LITABMAS untuk keperluan validasi identitas lebih lanjut. 7. Surat Perjanjian Penugasan yang sudah ada di SIM-LITABMAS selanjutnya diunduh, dicetak, dan dilakukan penandatanganan dengan ketentuan sebagai berikut.
7
a. Rangkap pertama Surat Perjanjian Penugasan ditempel meterai Rp. 6.000,- di bagian PIHAK PERTAMA. b. Rangkap kedua Surat Perjanjian Penugasan ditempel meterai Rp. 6.000,- di bagian PIHAK KEDUA. c. Rangkap ketiga Surat Perjanjian Penugasan tanpa meterai. d. Setelah semua dokumen ditandatangani selanjutnya dibubuhi stempel perguruan tinggi. 8. Surat Perjanjian Penugasan yang sudah ditandatangani segera dikirim melalui pos atau kurir ke Direktorat Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, Gedung D lt.4 . Jln. Raya Jend Sudirman Pintu I, Senayan Jakarta 10270. 9. Setelah
dokumen
diterima
oleh
Ditlitabmas,
selanjutnya
akan
dilakukan
penandatangan oleh Pejabat Pembuat Komitmen Ditlitabmas. 10. Satu set
dokumen akan dikirim ke perguruan tinggi masing-masing, satu set
digunakan untuk proses pencairan dana, dan satu set disimpan sebagai arsip Ditlitabmas.
8
