Nota van aanvulling Registratie nr. : Datum nota :
22.09.14
Opsteller :
Sabine van Geffen
Afdeling :
Bedrijfsvoering
Portefeuillehouder :
Burgemeester H. Tuerlings
Onderwerp Toelichting raadsvoorstel wijziging begrotingen 2014, 2015 en 2016 a.g.v. formatieve aanpassingen Kennis nemen van Aanvullende informatie over de gevolgen voor de organisatie bij niet instemmen met het raadsvoorstel wijzigingen begrotingen 2014, 2105 en 2016 a.g.v. formatieve aanpassingen.
Inleiding Ons is gebleken dat er onduidelijkheden zijn over de gevolgen voor de bedrijfsvoering zoals die in het voorstel en de bijlagen zijn aangegeven. Dat spijt ons. Vandaar dat gekozen is om een en ander door middel van deze informatienota te verduidelijken. Vanaf 2010 is er op de formatie € 370.000 bespaard. Extra formatie werd ingehuurd waarbij uw raad in 2013 nadere kaders heeft aangegeven over het soort inhuur en bijbehorende bedragen. Dat heeft er toe geleid dat er zuinig is omgegaan met de schaarse beschikbare middelen. In de loop van 2014 is gebleken dat er structureel zaken aan het scheefgroeien zijn waardoor de continuïteit van de bedrijfsvoering niet meer optimaal kan zijn. In vervolg op een doorlichting van de afdeling Ruimte enkele jaren geleden, waarbij maatregelen zijn getroffen om de kwaliteit van de afdeling op een adequaat niveau te brengen, was dit jaar de afdeling Bedrijfsvoering aan de beurt om doorgelicht te worden. Een afdeling, die zoals de benaming al zegt, sterk ondersteunend is aan de totale organisatie. Kortom: waar Bedrijfsvoering niet of onvoldoende kan ondersteunen heeft iedereen daar last van. In de doorlichting is al rekening gehouden met enkele nog door te voeren efficiencymaatregelen.
1
Kernboodschap Bij het niet instemmen met het raadsvoorstel wijziging begrotingen 2014, 2015 en 2016 kunnen de volgende functies en/of extra formatie niet structureel worden ingevuld: 1. Medewerker Facilitaire Zaken 0,33 fte (structureel) 2. Beleidsmedewerker Interne Dienstverlening 0,5 fte ( structureel) 3. Coördinator 0,61 fte (structureel) 4. Ruimtelijke Ontwikkeling jurist 0,5 fte (voor 2 jaar) 5. Medewerker uitvoering veiligheid 0,11 fte (structureel) 6. Stedenbouwkundige (voor 3 jaar) 7. Transities sociaal domein en loket A tot Z (structureel en tijdelijk) Onder het kopje gevolgen wordt aangegeven welke taken deze medewerkers vervullen en waarvoor dan geen formatie meer is binnen de afdeling bedrijfsvoering. Deze taken zullen dan niet meer uitgevoerd kunnen worden of -als dit niet mogelijk is- zullen andere kerntaken binnen de afdeling bedrijfsvoering moeten vervallen. Bijlage 1 geeft aan wat de kosten van de extra formatie zijn en hoe dit op dit moment wordt ingezet. Hierin is geen rekening gehouden met de efficiency maatregelen binnen de afdeling bedrijfsvoering waardoor de totaalbedragen niet één op één gelijk zijn aan de gevraagde budgeten in het raadsvoorstel.
2
Gevolgen 1. Medewerker Facilitaire Zaken Al 3,5 jaar is er incidenteel een medewerker Facilitaire Zaken voor 0,67 fte. Door een efficiëntieslag te maken kan het werk in 0,33 fte gedaan worden. Voorheen werd het werk o.a. gedaan door de bodes en de coördinator. Omdat een coördinator te duur is voor zulke werkzaamheden en de WVKmedewerkers werden ingehuurd voor het werk van de bodes kon op een goedkopere manier de werkzaamheden door een medewerker FZ uitgevoerd worden. Daarnaast is er veel meer werk op het gebied van facilitaire zaken ontstaan zoals bijvoorbeeld de extra eisen die aan inkoopprocedures worden gesteld. Taken die zouden vervallen bij het niet structureel uitbreiden van de formatie medewerker facilitaire zaken (0,33 fte) - roosters maken voor de bodes, rekening houdend met avondvergaderingen en eventuele andere voorvallen; - contacten met WVK; - regelen van ruimtes incl. bestellingen koffie, thee, regelen van recepties, bijeenkomsten e.d.; - beveiliging, openen en onderhoud in het gemeentehuis (o.a. lift, geluidsinstallaties, schoonmaak); - bestellingen doen van o.a. koffie ,thee, papier, kantoorartikelen, toiletartikelen en enveloppen; - projecten als b.v., de I-pads, voor MT en raadsleden ondersteunen voor wat betreft FZ; - contactpersoon voor SSC voor alle telefoons, printers en dagelijkse werkzaamheden; - sleutel en badges beheer; - ondersteunen van alle medewerkers die ad hoc nog zaken moeten/ willen regelen, waaronder werkplekken Arbo geschikt maken, interne verhuizingen e.d.; 2. Beleidsmedewerker / Projectleider ID Op dit moment bestaat de functie beleidsmedewerker DIV (0,5fte). Deze functie komt te vervallen als de beleidsmedewerker ID in de formatie wordt opgenomen. De beleidsmedewerker ID richt zicht op het beleid en de projecten van meerdere vakgebieden binnen het team Interne Dienstverlening (documentaire informatie voorziening, gegevensbeheer, facilitaire zaken, secretariaat). Op dit moment zitten daar alleen uitvoerende medewerkers. De aandacht van deze beleidsmedewerker kan in de loop van de tijd verschillend zijn. Komende jaren zal de aandacht vooral op DIV en gegevensbeheer gericht zijn. De werkzaamheden bij DIV zijn de komende jaren te groot voor een 0,5 fte. Taken die zouden vervallen bij het niet structureel uitbreiden van de formatie beleidsmedewerker ID is: - digitaliseren van bouwvergunningen (wettelijke verplichting); - generiek horizontaal toezicht archief ; het digitaal op orde zijn van het archief en de postregistratie (bij onvoldoende score kom je onder provinciaal toezicht); - uitbreiden digitaal vergaderen en werken;
3
-
implementeren van het Documentair Structuur Plan (i-navigator): Het in kaart brengen van de informatiehuishouding om zaakgericht en meer klantgericht te kunnen werken. En ervoor te zorgen dat er geen fouten ontstaan tussen de diverse schakels. actueel houden van de beleidsdocumenten op de diverse gebieden binnen interne dienstverlening. aanbestedingen van diverse zaken binnen Facilitaire zaken aansturen van projecten op gegevensbeheer zoals, koppeling handelsregister, en BAG/WOZ koppeling.
3. Twee coördinatoren In de nieuwe organisatie is ervoor gekozen om de afdelingsmanagers op strategisch niveau, organisatie breed vanuit MT te laten werken. Er zijn daardoor maar 2 afdelingen, die ieder uit een grote groep mensen bestaan. De afdelingsmanagers worden ondersteund door coördinatoren. Deze coördinatoren hebben 0,5 fte voor het coördinatorschap ter beschikking en zijn daarnaast “meewerkend voorman”. Zij zijn direct aanspreekpunt voor medewerkers over inhoudelijke en vakgerichte werkzaamheden, borgen de integraliteit op de inhoud en op de werkvloer en zijn oren en ogen op de werkvloer, omdat de afdelingen te groot zijn voor een afdelingshoofd om dit rechtstreeks te behappen. Zij bewaken ook mede de voortgang van ambities en afspraken met college en raad en de samenhang van verschillende onderwerpen binnen een team. Uit onderzoek is gebleken dat een inhoudelijke coördinator zijn/ haar werk goed kan doen als hij/zij maximaal 15-20 mensen aanstuurt. De afdeling Bedrijfsvoering bestaat uit 35 mensen en heeft op dit moment 1 coördinator voor 0,39 fte. Wat gebeurt er o.a. als er geen twee coördinatoren van ieder 0,5 fte zijn: - De afdeling is veel te groot voor het afdelingshoofd om samen met 0,39 fte coördinator de afdeling aan te sturen. Er zijn teveel medewerkers voor het afdelingshoofd om naast de strategische functie als MT-lid ook medewerkers inhoudelijk en vakgericht aan te sturen. Gevolg is minder zicht op de werkvoorraad, op de voortgang van werkzaamheden, op afspraken en ambities. - Minder zicht op persoonlijke omstandigheden en door dit alles verlies van kwaliteit, grip en de kans op uitval van personeel wordt groter. - Ook kun je minder projectmatig zaken en projecten oppakken en is er minder integraliteit, ook organisatiebreed. Er wordt dus minder efficiënt gewerkt, waardoor werkzaamheden duurder worden. 4. RO-jurist De huidige juristen binnen onze organisatie zijn algemeen jurist en kunnen organisatiebreed ondersteunen. Juridische kennis op RO-gebied is specialistisch. Er komt nieuwe wetgeving op gebied van RO, waaronder de omgevingswet en de WABO. Dit zijn uitgebreide en complexe veranderingen binnen RO. Hier heeft een algemeen jurist niet of onvoldoende kennis van. Daarnaast is er ook geen capaciteit om deze verplichte projecten aan te pakken. Wat gebeurt er o.a. als er geen RO jurist van 0,5 fte bijkomt: Projecten om te komen tot o.a. de nieuwe omgevingswet en WABO worden niet of onvoldoende geïmplementeerd en de kwaliteit van deze implementaties is niet voldoende. Gevolg is o.a. veel meer bezwaren die ook gemakkelijker worden gehonoreerd. Meestal heeft dit ook financiële nadelige gevolgen voor de gemeente. De WOB-verzoeken, m.n. op RO-gebied zijn omvangrijk en specialistisch. Als er geen extra capaciteit aanwezig is worden de WOB-verzoeken niet of niet op tijd afgehandeld, waardoor veel boetes ontstaan. Als de WOB-verzoeken wel op tijd worden afgehandeld, blijft er weinig tijd over voor algemene juridische zaken. Dit zorgt voor grote risico’s op juridisch vlak, incl. de financiële risico’s. Bijvoorbeeld omdat er niet voldoende tijd is om een bezwaar te behandelen, waardoor de bezwaarmaker gelijk krijgt en dit de gemeente financieel (veel) geld gaat kosten.
4
5. Medewerker uitvoering veiligheid Hierbij wordt voorgesteld om werkzaamheden van de beleidsmedewerker Openbare Orde en Veilig-heid gedeeltelijk over te hevelen naar de medewerker Openbare Orde en Veiligheid. De beleidsmedewerker Openbare Orde en Veiligheid heeft nu ook uitvoerende taken die steeds be-langrijker en intensiever worden, waardoor het werk binnen deze 1 fte niet meer te behappen is. Daarnaast is een beleidsmedewerker een dure kracht voor uitvoerende taken. Wat gebeurt er o.a. als de uren van de medewerker niet worden uitgebreid: Op dit moment is het niveau in onze gemeente op het gebied van openbare orde en veiligheid nu nog van goede kwaliteit. Door de uitbreiding en intensivering van deze werkzaamheden, zonder extra capaciteit, zal het kwaliteitsniveau verlaagd worden. Daardoor kun je minder intensief bepaalde pro-jecten begeleiden, zoals o.a. buurtpreventie en woonoverlast, waardoor je minder preventief kunt werken en je meer moet richten op incidenten. Behalve het vele lapwerk en tijd wat dit vraagt komt dit ook het imago van de gemeente niet ten goede; ben je nog wel een veilige gemeente? 6.Stedenbouwkundige De afgelopen 2,5 jaar is hier invulling aan gegeven door een stedenbouwkundige voor 16 uur per week. Deze stedenbouwkundige is en blijft ook in de toekomst in dienst van de gemeente Eersel (collegiale detachering). Het voorstel wat aan de raad voorgelegd is om dit met behoud van flexibiliteit (dus geen invulling met verplichtingen), voorlopig voort te zetten. Dit vanuit de overwegingen in de toekomstvisie, het inhoudelijk kader, dat de raad recent heeft vastgesteld. Hierin zijn belangrijke ambities verwoord die we samen met onze gemeenschap en samen met de raad graag willen bereiken. In het huidige jaarplan 2014 en in het (toekomstige) jaarplan 2015 vervult de stedenbouwkundige, naast een heleboel losse projecten, een belangrijke rol bij het tot stand komen van de structuurvisie. Deze structuurvisie willen we in 2015 aan u gaan voorleggen. Verder willen we in 2015 het centrumplan concreet verder vorm gaan geven. 7. Transities sociaal domein en loket A tot Z Vanaf 2015 komen er door de transities een heleboel taken over (zie nadere analyse; ‘Overheveling van taken naar gemeenten en formaliseren van stedenbouwkundige capaciteit). Deze extra taken, waar we voorheen niet verantwoordelijk voor waren, zullen ambtelijk opgepakt moeten gaan worden. Op dit moment gebeurt dit al. Want juist de overgang van alle taken die er bij komen, kost ambtelijk veel tijd om dit goed te begeleiden. Concreet wordt aan beleid op dit moment 70 uur per week ambtelijke capaciteit besteed binnen onze gemeente om de overgang van taken soepel te laten verlopen. Ons voorstel is om deze uren voor specifiek de transities (dit is geen inhuur, want deze medewerkers hebben een gemeentelijk dienstverband) in de loop van 2015 e.v. terug te brengen naar 36 uur per week. Echter dan wel op structurele basis omdat de taken die over zijn gekomen ook in de toekomst bij de gemeente blijven. Met deze structureel noodzakelijke invulling zetten we tevens nadrukkelijk in op ‘preventie, cliëntgerichtheid, maatwerk en vertrouwen voor inwoners en partners’. Omdat het klantenbestand zal toenemen, betekent dit meer druk en werk voor zowel beleidsmedewerkers als loketmedewerkers. Ten aanzien van de uitvoering bij het loket van A tot Z komen er dus structureel en incidenteel een aantal taken over. Hierbij verwijzen we voor de onderbouwing naar de nadere analyse; ‘Overheveling van taken naar gemeenten en formaliseren van stedenbouwkundige capaciteit’.
5
Vervolg Deze informatienota geeft extra inzicht in de gevolgen van het niet instemmen met het raadsvoorstel formatieve aanpassingen. Op 23 September neemt u raad een besluit over dit voorstel.
Communicatie n.v.t.
Bijlagen Bijlage 1 Vergelijking gevraagde formatie en hoe dit op dit moment is ingevuld.
Ter inzage
6
Bijlage 1
Nieuwe gevraagde formatie naam
FTE
Medewerker Facilitaire Zaken (vast) Beleidsmedewerker Interne Dienstverlening (vast)
0,33
Coördinator Interne Dienstverlening (vaste uitbreiding) Coördinator Concern en Control (vast) Medewerker Uitvoering Veiligheid (vaste uitbreiding) Transities, loket A tot Z (uitvoering) Transities (beleid)
0,11
1,0
0,5 0,11
0,78 1,00
Totaal gevraagde vaste formatie RO jurist (tijdelijk) Stedebouwkundige Transities, loket A tot Z (uitvoering) Totaal gevraagde tijdelijke formatie
0,5 0,44
Voorheen vervanging door (tijdelijke) formatie Kosten ca. naam per jaar € 15.865,- Medewerker facilitaire zaken (tijdelijke formatie) € 68.996,- Beleidsmedewerker DIV
Medewerker financiën € 7.590,- coördinator Interne Dienstverlening (tijdelijke uitbreiding formatie) € 34.499,- Coördinator Concern en Control (tijdelijke formatie) € 3.137,- Trainee (bestuurszaken, veiligheid)
€ 42.819,- Het betreft invulling van (nieuwe) taken die overkomen. € 61.401,- Op dit moment wordt aan beleid in relatie tot transities 70 uur per week besteed (1,95 FTE.) € 234.307,- Totale vervangende formatie
€ 31.486,- € 37.269,- Stedenbouwkundige € 14.000,- Voor herindicaties € 82.755,- Totale vervangende tijdelijke formatie
Oude fte 0,67
Kosten 2014
Bekostigd uit budget:
€ 32.532,20 Vaste personeelsbudgetten
0,5
€ 34.498,- Vaste personeelsbudgetten
0,22 0,11
€ 19.660,- Tijdelijke personeelsbudgetten € 7.589,76 Vaste personeelsbudgetten
0,5
€ 26.755,- Tijdelijke personeelsbudgetten
0,22
-
€ 11.608,50 Tijdelijke personeelsbudgetten
Vaste en Tijdelijke personeelsbudgetten
€ 132.643,46
0,44 -
€ 37.269,- Tijdelijke personeelsbudgetten - € 37.269,-
7
8
