Miskolci Egyetem Gazdaságtudományi Kar Világ- és Regionális Gazdaságtani Intézet Munka- és Társadalom-gazdaságtan Intézeti Tanszék
MUNKAKÖRNYEZET ÉS GENERÁCIÓK
Csoma Orsolya Zita 2017
TARTALOMJEGYZÉK
1.
BEVEZETÉS ............................................................................................................ 1
2.
AZ IRODA ............................................................................................................... 2
2.1.
A folyamatszervezés helye a komplex szervezési tevékenységben ...................... 2
2.2.
Az iroda fogalma................................................................................................... 4
2.3.
Az iroda fejlődése a történelem során ................................................................... 5
2.4.
Irodaszervezés, munkahelyszervezés .................................................................... 7
3. 3.1.
3.2.
3.3 4. 4.1.
4.2.
2.4.1.
Irodai munkavégzés ................................................................................... 7
2.4.2.
Munkahelytervezés .................................................................................... 8
2.4.3.
Irodaszervezési javaslat, rendszertervezés ................................................. 8
AZ IRODA TÍPUSÁNAK MEGVÁLASZTÁSA ................................................. 11 Értékelési tényezők ............................................................................................. 11 3.1.1.
Beruházási és fenntartási költségek ......................................................... 11
3.1.2.
Rugalmas elrendezés ................................................................................ 12
3.1.3.
Berendezések közös használata ............................................................... 12
3.1.4.
Biztonságos munkavégzés ....................................................................... 13
3.1.5.
Diszkréció biztosítása .............................................................................. 13
3.1.6.
Környezeti stressz hatás ........................................................................... 13
Irodatípusok ........................................................................................................ 14 3.2.1.
Hagyományos elrendezésű iroda ............................................................. 14
3.2.2.
Egyterű iroda ............................................................................................ 16
3.2.3.
Home office ............................................................................................. 20
Irodatípusok kiértékelése .................................................................................... 23 AZ IRODA BERENDEZÉSE ................................................................................ 25 Az ülőmunka káros hatásai ................................................................................. 25 4.1.1.
Világítási hibák ........................................................................................ 25
4.1.2.
Váz-és izomrendszeri problémák ............................................................. 26
Az ergonómia ...................................................................................................... 27 4.2.1.
Az ergonómia fogalma, területei és célkitűzései ..................................... 27
4.2.2
Az ergonomikus számítógépes munkavégzés .......................................... 28
4.2.3
Az ergonómia, mint munkapszichológiai tényező ................................... 30
5. 5.1.
GENERÁCIÓK ...................................................................................................... 32 A munkaerőpiac generációi ................................................................................ 33 5.1.1.
Baby boom generáció .............................................................................. 33
5.1.2.
X generáció .............................................................................................. 33
5.1.3.
Y generáció .............................................................................................. 33
5.2.
Z generáció- a jövő munkavállalói ..................................................................... 36
5.3.
Mekkora generációk közötti szakadék a munkaerőpiacon?................................ 37
6. 6.1.
AZ OPTIMÁLIS MUNKAHELY A Z GENERÁCIÓ SZÁMÁRA ...................... 39 A munkakörnyezet modernizálása ...................................................................... 41 6.1.1
6.2.
7.
Modernizálás az egyes irodatípusok tekintetében.................................... 43
6.1.1.1.
Hagyományos elrendezésű iroda ...................................................... 44
6.1.1.2.
Egyterű iroda .................................................................................... 44
6.1.1.3.
Home office ...................................................................................... 47
6.1.2.
Közösségi terek a munkahelyen............................................................... 49
6.1.3.
Újszerű berendezések............................................................................... 49
6.1.3.1.
A munkahely nélkülözhetetlen elemei a Z generáció szemével ....... 49
6.1.3.2.
Modern ergonomikus bútorok .......................................................... 50
A munkahelyi légkör felpezsdítése ..................................................................... 53 6.2.1.
Szabadabb munkavégzés ......................................................................... 54
6.2.2.
Motiváció és jutalmazás ........................................................................... 55
6.2.3.
Csapatépítés és a lojalitás növelése.......................................................... 56
6.2.4.
Fizikai és mentális egészségtudatosság ................................................... 57
6.2.5.
Környezettudatos iroda ............................................................................ 57
ÖSSZEFOGLALÁS ............................................................................................... 59
IRODALOMJEGYZÉK ................................................................................................ 61 TÁBLÁZAT- ÉS ÁBRAJEGYZÉK .............................................................................. 66 SUMMARY ................................................................................................................... 67 MELLÉKLETEK ........................................................................................................... 68
1. BEVEZETÉS Egy tipikus nyolc órás munkavégzést alapul véve megállapítható, hogy az alkalmazott napjának egyharmadát a munkahelyén tölti, ami havi szinten 160 óra, éves szinten pedig közel 1900 óra. Ezen adatok alapján helyes az a mondás, amit régen az iskolára mondtak, hogy a munkahely az ember második otthona. Általában mindenki arra törekszik, hogy otthona meghitt, lakályos hely legyen, ahol öröm tartózkodni. Ennek példáján miért lenne mindegy, hogy hogyan is néz ki a „második otthon”? Az irodák külső és belső megjelenésük tekintetében nemcsak a középkortól mentek át hatalmas változásokon, hanem az 1990-es évektől napjainkig is. Sőt, teljes bizonyossággal mondhatjuk, hogy 10 év távlatában olyan technikai fejlődés várható, amelyet most el sem tudunk képzelni. A korszerű technikákhoz, valamint a modern munkakultúrához való adaptálódás nagyon fontos szerepet tölt be a jelenkori irodák berendezésénél. Ebből fakadóan dolgozatomban célom nem csak a száraz tényeket közölni egy-egy irodatípus bemutatásával, hanem bepillantást engedni a legkorszerűbb, a legmodernebb berendezési megoldásokba is, melyek nagyban megkönnyíthetik a munkavégzést. Az irodai munkavégzés velejárója az ülőmunka, melynek előnye, hogy ebben a testhelyzetben az ember jobban tud koncentrálni, azonban a rendszeres, hosszantartó ülés számtalan egészségkárosító hatással jár. Tanulmányomban az egyes egészségre ártalmas tényezőket kívánom megvizsgálni és újkori megoldásokat találni kezelésükre. A munkakörnyezet megtervezésén és berendezésén túl gondolnunk kell az ott dolgozó alkalmazottakra és szükségleteikre. Azonban az igények és az elvárások teljesítése nem bizonyul könnyű feladat, hiszen általában a munkatársak más-más korosztályból valók, vagyis más generációhoz tartoznak. Ahogy az élet legtöbb területén, úgy a munkahelyen, az irodában is megmutatkozik a generációk harca. Célom a munkaerőpiacon jelenleg fellelhető, illetve hamarosan a munka világába lépő generációk vizsgálata és a közöttük lévő kapcsolatok elemzése. Dolgozatom és kutatásom egyértelmű célkitűzése a munkakörnyezet vizsgálata, ezen belül is különösen a 21. századi munkakultúrához való adaptációs lehetőségek bemutatása, valamint a generációk közötti különbségek kihasználása és összehangolása modern és kreatív ötletek révén a felhőtlen és hatékony munkavégzés jegyében.
1
2. AZ IRODA A munkafolyamatokkal és munkakörnyezettel kapcsolatban számos tanulmány és eredmény született a 20. század közepén, ami a mai napig érvényes, adaptálható. Természetesen azóta a technika rengeteget fejlődött és ez hatással volt a munkakörnyezetre és a munkafolyamatokra is, azonban vannak olyan alapelvek többek között a folyamatszervezés, a munkahelyszervezés és az ergonómia területén, amelyek változatlanok, így ezen eredményekre érdemes építeni és a jelenkori modern irodaszervezésben is alkalmazni. Az ideális vagy optimális munkahely megalkotásához először is végig kell venni a munkahely alkotórészeit. A legfőbb elemei a munkafolyamat illetve a dolgozó. Az elvégzendő folyamattól, feladattól függ, hogy milyen eszközökre, berendezésekre van szüksége a munkavállalónak, milyen munkaszervezési módot érdemes alkalmazni a gyors és hatékony eredmény elérésének érdekében valamint a folyamattól függ az is hogy milyen irodai elrendezés és irodatípus az optimális. Ebből adódóan a munkahellyel és munkakörnyezettel kapcsolatos elemzést érdemes a folyamatszervezés és irodaszervezés elméleti alapjainak ismertetésével kezdeni.
2.1. A folyamatszervezés helye a komplex szervezési tevékenységben Susánszky (1958) a szervezést úgy fogalmazta meg, mint egy szabályozó tevékenység, amely a kitűzött cél érdekében a rendelkezésre álló munkaerők és anyagi eszközök leggazdaságosabb felhasználására irányul. Kocsis (1974) komplex szervezési folyamatként, olyan szervezést értelmez, ami új komplex mikrogazdasági rendszert hoz létre. A gyakorlatban sokszor a rendszernek csak egyes fázisait végzik el, illetve egy meglévő és működő mikrogazdasági rendszer folyamatait változtatják meg, szervezik át.
2
A komplex szervezés folyamata az 1. ábrán látható fázisokra tagolódik:
1. ábra A folyamatszervezés helye a komplex szervezési tevékenységben (forrás: Kocsis József: Folyamatszervezés a gépiparban, 43. o., 14. ábra)
A komplex szervezés első fázisa a problémafeltárás, amely a célok és erőforrások analízisét jelenti. A kutatás többek között azokra a kérdésekre adhat választ, hogy a kitűzött cél milyen kockázattal és milyen várható eredménnyel járhat, az adott cél eléréséhez az erőforrások milyen mértékű és összetételű igénybevételére van minimálisan szükség, valamint hogy a kitűzött főcél milyen részcélok megvalósításán keresztül biztosítható legkedvezőbben. A mikrogazdasági rendszerben anyagi folyamatok és ezek irányítását végző információs folyamatok vannak. A problémák feltárását és a célok meghatározását követően a folyamatok szervezése következik, melynek keretén belül meg kell szervezni a céloknak megfelelő tevékenységek komplex láncolatát, az anyagi és irányítási folyamatok rendszerét. Minden munkafolyamat létrejöttének feltétele a munkaerő, a munkatárgy és a munkaeszköz egymással való kapcsolatának a megteremtése. Ez csakis a munkahelyen valósul meg, ezért is fontos fázis a munkahely kialakítása. A folyamat a munkahelyeken történő részfolyamatok összefüggő láncolata, ezért a folyamatban szereplő személyi és tárgyi tényezők hatékony működése érdekében sokoldalú kapcsolatot kell kialakítani. A munkahelyen belüli illetve a munkahelyek közötti kapcsolatok megteremtése, a személyi és tárgyi feltételek biztosítása, azok megfelelő elrendezése a munkahelytervezés. 3
A komplex szervezés következő fázisában, a szervezet kialakításában, rögzíteni kell a résztvevő szerveket és kapcsolataikat majd el kell végezni a felmerülő feladatok horizontális és vertikális bontását a szervezeti felépítés, a vezetési szintekből és lépcsőkből álló irányítási lánc, a szervezeti kapcsolatok rendszere és a feladat- hatáskör-felelősség megosztása alapján. A komplex szervezési folyamat befejező fázisa, a szabályozás megoldása, melynek keretén belül szabályozó elemeket, szabályozási szakaszokat építünk be a folyamatrendszerben. A szabályozás lényege, hogy a folyamatokat érő zavaró hatásokat elhárítsa, amely történhet a zavaró hatás kiküszöbölésével, kompenzálásával illetve az eltérések kiegyenlítésével. A szabályozás segítségével a szervezeti rendszert statikus állapotból dinamikus állapotba kerül, vagyis alkalmas lesz változó körülmények esetén is a célszerű működésre. A továbbiakban, dolgozatomban a komplex szervezési folyamat harmadik fázisával, vagyis a munkahelyek kialakításával fogok bővebben foglalkozni, azon belül is a szellemi munkák színterével, az irodával.
2.2.
Az iroda fogalma
Adamcsik (1998) az irodát úgy fogalmazta meg, mint személyekből álló csoportosulás, amely meghatározott cél érdekében jött létre, a célt szolgáló feladatok ellátásához eszközökkel rendelkezik, és alaptevékenysége az információk feldolgozása, vagyis a szöveges, numerikus, képi vagy hangdokumentumok fogadása, tárolása és továbbítása. A 2005. áprilisi Napi Gazdaság Melléklet Irodakultúra rovatának 9. oldalán található definíció alapján az iroda emberekből, technikai felszerelésekből és folyamatokból álló rendszer, amelynek célja a befoglaló szervezet folyamataival kapcsolatos információk megfelelő kezelése. Farkas (2012) írásából kiderül, hogy az iroda szó az angol nyelvben a latin officium szóból származik. Megfogalmazása szerint az iroda az a hely, ahol az ügykezelés és információfeldolgozás folyik. Gyakorlatilag egy szoba, amelyben íróasztalokat, irattároló szekrényeket, irodai eszközöket helyeznek el. Másképp fogalmazva emberekből, technikai felszerelésekből és munkafolyamatokból álló rendszer, amelynek célja a befoglaló szervezet folyamataival kapcsolatos információk megfelelő kezelése.
4
Dobay (1996) szerint pedig az iroda alaptevékenysége szöveges, numerikus, képi és hangdokumentumok fogadása, létrehozása, tárolása, feldolgozása és továbbítása, ezt segítik a kiegészítő irodai tevékenységek. Az irodát felfoghatjuk úgy, mint egy ügyek kezelésével foglalkozó részleget, amely szervezési, irányítási és egyéb adminisztratív ügyeket kezel és ezekkel kapcsolatos írásbeli munkát végez. Az iroda értelmezhető egy hivatalos szervezetnek is, ahol értelmiségi foglalkozású szakemberek szakmai tevékenységet folytatnak. Tekinthetjük az irodát, mint irodahelyiséget is, a bútorok, számítógépek és egyéb irodai eszközök együttesét. Továbbá az iroda szó szinonimája lehet az irodahelyiségben dolgozó személyzet összességének.
2.3.
Az iroda fejlődése a történelem során
Az iroda mind külső mind belső szempontok alapján hatalmas változásokon ment keresztül a római birodalom óta. A munkakörnyezet óriási fejlődéseken esett át és ezzel együtt természetesen az irodával kapcsolatos költségek is növekedtek. Poór (1987), Dobay (1996) és Adamcsik (1998) munkáit felhasználva a következőkben mutatom be az irodák fejlődésének főbb sajátosságait. Az irodák kialakulásának kezdete a gazdasági események feljegyzésének elterjedésével hozható kapcsolatba. Az iroda fejlődésnek három fázisát különíthetjük el. Az iparosodás előtti időszakot, ahol a kézimunkán alapuló üzemekben néhány koordináló személy felügyelte és irányította a munkafolyamatot. Az ezt követő időkben került előtérbe a teljesítmény növelése, így szükségessé vált egy központ létrehozása, ahol az egyes tevékenységeket gyűjtötték össze. Ezzel párhuzamosan kezdetét vette az irodai munka elnőiesedése is. Az irodai munka iparosodásának kezdete 1950 körülre tehető, amikor már a rutinfolyamatok automatizálására megkezdődött elektronikus adatfeldolgozó gépekkel. Már a római birodalomban is az írni tudó értelmiségiek igen összetett regisztrációs rendszert dolgoztak ki. Az antik korban az iroda a palota vagy a templomban jelent meg ahol az adatokat tekercseken tárolták. Ez a rendszer nemcsak Rómában, de a Bizánci Birodalomban és az arab birodalmakban is megjelent. A kancellária intézményének megjelenése tovább éltette az adminisztráció hagyományait, hiszen itt tárolták a kormányzati iratokat és a jogszabályokat. A 13. században jelent meg először az angol office kifejezés a mai értelemben vett fogalomként használva. A reneszánsz idején került előtérbe a kereskedelem. Ahogy elkezdett nőni a megrendelések és az ügyfelek száma rájöttek a kereskedők, hogy szükség van egy regisztráci5
ós rendszerre. A 15. századra már annyira gyarapodott a kereskedelemmel foglalkozó szakemberek száma, hogy az irodai tevékenységeket egy önálló épületbe koncentrálták. Eleinte a kereskedő házában működtek az irodák, azonban a 16. századra már önálló irodaházak épültek az olasz bankok jóvoltából. Ekkoriban még nem volt elterjedt a munkamegosztás, minden irodai alkalmazott mindennel munkafolyamattal foglalkozott. Az irodák bútorzatának tekintetében ilyenkor jelent meg a klasszikus értelemben vett asztal és a szék, továbbá általánosság váltak a polcok és a fiókos szekrények, melyek nagyban megkönnyítették a rendszerezést. Az ipari forradalom idején megnőtt a gazdasági aktivitás és az ipari forgalom valamit az egyre inkább virágzó kereskedelem még inkább növelte az irodák renoméját. Az irodákban egyre több munkafolyamatot kellett koordinálni. Az ipari forradalom hatásának tekinthető a városok növekedése is, hiszen vidékről sokan az ipari munka reményében beköltöztek a városokba és ez a földárak növekedését eredményezték. Ez volt a mozgatórugója a többszintes irodaházak megjelenésének. Ezen irodaházak a vas és acél elterjedéséig maximum 10 emeletesek voltak. Azonban Otis találmánya nyomán 1852-től már lift is volt az irodaházakban, ami megkönnyítette a dolgozók magasabb szintekre jutását. A 19. század végére tehető a maihoz hasonló irodák és irodai munkafolyamatok kialakulása. Elterjedtek a hatalmas üveg átriumok, Amerikában megjelentek a magas házak és a felhőkarcolók. 1899-ben adták át az első 30 emeletes irodaházat, 1908-ban már 40 emeletet is elérték és 1913-ban már a 60 emeletes irodaház megépítéséig jutottak. Az irodaszervezés tekintetében megjelentek Taylor elvei és ezzel kapcsolatban az irodai munkát segítő irodai eszközök, mint az automata írógép vagy a másolópapír. A 19. század második felében vált szinte teljes mértékben ülőmunkává az irodai tevékenység, ennek megfelelően a legfontosabb irodai bútor a széklett. Az ülőmunka előnyére, hogy a dolgozó ebben a testhelyzetben lényegesen jobban tud koncentrálni hamar rájöttek, így arra törekedtek, hogy az irodai dolgozó minél többfajta munkafolyamat elvégezésére legyen alkalmas anélkül, hogy fel kéne állnia. A technika folyamatosan fejlődött, megjelentek a könyvelő automaták, a számológépek és az 1970-80-as években az elektronikus irodai adatfeldolgozók is, amelyek az ülőmunkát még inkább lehetővé tették. Napjainkban az irodák átlagos költsége évente 10-15%-kal nő, az információk mennyisége, pedig 3-5 évente megduplázódik. Az adat és adminisztráció dömpinget csak nagyon fejlett és naprakész informatikai és információs rendszerekkel lehet kezelni, amelyek egyre nagyobbak és bonyolultabbak ebből adódóan fenntartásuk óriási költségekkel jár az iroda számára. Így lassan a felhőkarcolók árnyékában a középkorhoz hasonlóan újra 6
térhódítást nyer az otthoni munka, vagyis a távmunka. A fejlett információs infrastruktúra lehetővé teszi, hogy a munkavállaló otthonról elvégezze a munkát anélkül, hogy bemenne a vállalathoz. Ez okozza a home office vagyis az otthoni iroda elterjedését. Szakemberek megállapították, hogy az otthoni irodai munkavégzés jobban kifizetődő, mint egy irodaház fenntartása vagy egy új irodaház építése.
2.4. Irodaszervezés, munkahelyszervezés A történelem során az ipari forradalom és a kereskedelem térhódításával fokozódott az irodai folyamatok szükségessége, innen ered, hogy az irodai munkavégzés szoros kapcsolatban áll a fizikai termelési folyamatokkal. Ebből adódóan megállapíthatjuk, hogy ha nem lennének termelési folyamatok, nem lenne szükség irodákra sem. A termelési és a szolgáltatási tevékenység feladata, hogy a vállalkozás a környezetből felvett erőforrásokat átalakítva új javakat hozzon létre. A termelési folyamat egy-egy szakaszának lebonyolítására, koordinálására van szükség az irodai munkavégzésre. Az irodai munkavégzés és a termelési folyamatok kapcsolatára egyértelmű példaként szolgálnak a gyárak és üzemek termelő folyamatai, azonban a szolgáltató szektorban akadnak kivételes esetek. Például egy könyvelő cég rendelkezik irodával, mondhatjuk, hogy csak egy irodából áll, mégse kapcsolódik hozzá közvetlen, fizikai termelési folyamat. Ennek ellenére általánosságban megfogalmazható, hogy a szolgáltatást végző vállalatok magáért a szolgáltatásért kapják a pénz, így az ő esetükben ezt tekinthetjük termelésnek. 2.4.1. Irodai munkavégzés Az irodai munkát az alkalmazottak nem öncélúan végzik, hanem az adott szervezeten belüli konkrét feladatokhoz kapcsolódik. Az irodai munkavégzés keretein belül meghatározható, hogy milyen irodai anyagokat, információkat és irodagépeket, szervezéstechnikai eszközöket használnak fel a munkavállalók az irodai munkához, továbbá, hogy milyen szervezeti keretek között végzik a feladataikat. Ezek alapján egy átfogó kép alakulhat ki a vizsgált irodai területekről, amelyek alapján megfogalmazhatóak az újonnan kialakítandó irodai rendszerrel szembeni igények.
7
2. ábra Az irodai munkavégzés elemei (forrás:Poór József: Irodaszervezés, irodaautomatizálás, 20. o., 1. ábra)
2.4.2. Munkahelytervezés Susánszky (1973) megfogalmazása szerint a munkahely a műszaki és ügyviteli munkavégzés közvetlen helyszíne, ahol egy munkaerő vagy egy munkaerőcsoport dolgozik az ott található munkaeszközök felhasználásával a munka tárgyán. Ez már önmagában meghatározza a munkahely helyes megszervezésének jelentőségét és szerepét: a munkahely anyagi és technikai eszközeit úgy kell összehangolni, hogy az a munkaerő-felhasználás szempontjából a leggazdaságosabb és legeredményesebb legyen. A munkahelyszervezés alaptörekvése olyan munkafeltételek megteremetése, amelyek a legrövidebb idő alatt és ezzel együtt a legideálisabb fiziológiai körülményeket biztosítják az alkalmazott számára a munka végrehajtásához. Általánosságban megállapítható, hogy a munkakörülményekből fakadó veszélyforrások két okra vezethetők vissza. A veszteség oka lehet egyrészt a munkahely nem megfelelő kialakításából, elrendezéséből, másrészt a munkaeszközök, segédeszközök előnytelen kiválasztásából és elhelyezéséből. 2.4.3. Irodaszervezési javaslat, rendszertervezés A tudatos, ésszerű változtatások a szervezetben, a munkafolyamatokban vagy a munkavégzés módjában jelentősebb eszközberuházás nélkül is kisebb-nagyobb megtakarítást eredményezhetnek. A helyzetelemzés és helyzetfelmérés alapján kidolgozható olyan szervezési javaslat, mely által az irodai információfeldolgozás technológiája részben vagy teljesen átszervezhető. Ez megvalósítható csak egy-egy irodai technológiával kapcsolatos
8
fejlesztéssel, vagy egyszerre több irodai funkció kivitelezésére alkalmas rendszer bevezetésével. A meglévő irodai technológiák fejlesztése önmagában nem feltétlenül elegendő a hatékonyabb munkavégzéshez. Az új technológia bevezetését össze kell kötni az információfeldolgozási folyamatok ésszerűsítésével. Egy új irodai technológia bevezetésével kapcsolatban nem elég csak a rendszerben előforduló hibákat megszűntetni, hanem változtatni kell az irodai munkavégzés mindazon alkotóelemén, amelyeket az új technológia valamilyen módon érint. Az új információfeldolgozási technológia a szervezési javaslat alapján alakítható ki. A rendszer dokumentációja magába foglalja a tervezett irodai rendszer folyamatmodelljét, amely információfeldolgozási tevékenységeket, a bekövetkezésük feltételeit és a szükséges információhordozók közötti kapcsolatot szemlélteti, valamint az egyes információfeldolgozási lépések részletes leírását és folyamatábráit, továbbá a tervezett rendszer kapacitásigényeit. Az irodai technológiák automatizálásánál szóba jöhető hardver- és szoftvereszközöket a felhasználó nagyon ritkán fejleszti ki saját erőből, általában egy szakember választja ki a megfelelőket az ellátandó irodai funkciók alapján. A szakértők szerint a szükséges eszközök és szoftverek kiválasztását többoldalú elemzésnek kell megelőznie. Az elemzés és a döntés megkönnyítse érdekében számos hardver és szoftvergyártó tesztrendszert és összehasonlító szempontrendszert dolgozott ki, melyek segítségével megállapítható, hogy egy adott feladatot a vizsgált szoftver milyen színvonal képes ellátni. Az irodai funkciók telepítésének két típusa van, a centralizált és a decentralizált telepítés. A centralizált telepítésről akkor beszélünk, amikor a szervezetnél található irodai eszközöket és munkaerőt egy központi helyre telepítik. Ennek a formának az ellentettje a decentralizált telepítés, amely azt jelenti, hogy minden szervezeti egység rendelkezik saját titkárnővel, leíró személyzettel illetve saját eszközökkel és berendezésekkel. A gyakorlatban általában a centralizált és a decentralizált telepítés kombinációja a jellemző. Sok tényezőre kell figyelmet fordítani, ahhoz, hogy egy vagy több irodai funkció kivitelezésére alkalmas eszközök legmegfelelőbb telepítési formáját megtaláljuk. Ezek közé tartoznak olyan általános kritériumok, amelyekkel az egész vállalatra érvényes döntések hozhatók, csakúgy, mint a munkavégzés gyorsasága, egy dokumentumra jutó költség nagysága, a tevékenység-ellátás szakmai színvonala, valamit a berendezésekhez szükséges megfelelő kiszolgáló személyzet. Az általános kritériumokon túl figyelembe kell vennünk a munkahelyre vonatkozó szempontokat is, mint például a munkahelyen feldolgozandó dokumen9
tumok struktúrája, a feldolgozás sürgőssége továbbá a titkosságra vonatkozó előírások betartása. Az újonnan tervezett irodai rendszerben felhasználható irodai bútorok kiválasztásával kapcsolatban a legfontosabb teendők, hogy meghatározzuk az átszervezendő területre jellemző tipikus munkaköröket, tevékenységeket és a bevezetésre javasolt hardver és szoftvereszközöket. Továbbá a bútorok kiválasztásához és berendezéséhez szükséges az irodabútorok típusának és mennyiségének meghatározása. Az új technológiához kapcsolódó szükséges bútorok számának megállapításához a tervezett irodai rendszer által ellátott funkciókból kell kiindulni. Csak azoknál a tevékenységeknél szükséges a bútorcsere, ahol változni fog az irodai munkavégzés technológiája. Az új technológiák bevezetése kapcsán a szobák méretétől függetlenül újra át kell gondolni az irodák térbeni elrendezését. Végig kell gondolni, hogy a rendelkezésre álló terek belső struktúrájának megváltoztatása vagy egy új, megfelelőbb irodatípus megválasztása lenne célszerűbb.
10
3.
AZ IRODA TÍPUSÁNAK MEGVÁLASZTÁSA
Egy új irodahelyiség berendezésnél rengeteg dologra figyelmet kell fordítanunk, hiszen az iroda elrendezése nagyban befolyásolhatja a munka minőségét és a munkaerő teljesítőképességét. Azon cégek és vállalatok, amelyek hosszabb távra terveznek előre hamar felismerhetik, hogy a tudatosan megtervezett munkakörnyezet elősegíti a szervezeti célok elérését. Továbbá egy impozáns munkakörnyezet nemcsak a dolgozók számára biztosít jó légkört és munkaköri hangulatot, hanem vonzza az ügyfeleket is. Az irodai munkavégzésre természetesen több jogszabály, rendelet és törvény is vonatkozik, többek között a 2012. évi I. törvény a munka törvénykönyvéről, a 1993. évi XCIII. törvény a munkavédelemről, a 33/1998. (VI. 24.) NM rendelet a munkaköri, szakmai, illetve személyi higiénés alkalmasság orvosi vizsgálatáról és véleményezéséről valamint az 50/1999. (XI. 3.) EüM rendelet a képernyő előtti munkavégzés minimális egészségügyi és biztonsági követelményeiről. A további vizsgálataim során ezekre nem fokuszálok, feltételezem, hogy minden jogszabály teljesül.
3.1.
Értékelési tényezők
Az alábbiakban néhány értékelési tényezőt veszek számba, melyek érvényesülés illetve érvényesülésének mértéke döntő szerepet játszhat a munkahelytípus kiválasztásában. Vizsgálatom során figyelembe vettem Poór (1987), Field (1992) és Collins (2000) munkáit, de a következőkben csak az általam leglényegesebbnek ítélt tényezőkkel fogok foglalkozni, amelyek mind a munkáltató, mind a munkavállaló szempontjából fontos lehet. 3.1.1. Beruházási és fenntartási költségek A munkahely kialakítása és berendezése nagyon költséges. A cég profiljától függően először is el kell döntenünk, hogy hol helyezkedjen el az irodánk, szükségünk van-e arra, hogy forgalmas helyen legyen, fogunk-e ott ügyfeleket fogadni. Ennek függvényében alakulnak az költségek, hiszen belvárosi, forgalmas helyeken az ingatlanárak és bérleti díjak is jóval magasabbak, mint egy külvárosi térségben. Ezután számba kell venni, hogy megengedheti-e magának a cégünk hogy megvásárolja az irodahelyiséget vagy bérli azt. Továbbá véleményem szerint érdemes számba vennie azt is a cégnek, hogy nem jár-e jobban, ha kölcsönt vesz fel az iroda megvásárlására és inkább a hitelt törleszti, mintsem havonta a bérleti díjat fizeti. 11
Az iroda alapterületének a megválasztása is lényeges. Fontos megállapítani, hogy hány munkavállaló fog ott nap, mint nap dolgozni, és hogy egy főre fajlagosan mekkora munkaterületet kell kialakítani. Mindemellett számba kell vennünk az irodabútorok menynyiségét, vagyis mennyi asztalra, székre, számítógépre és egyéb a cég tevékenységét közvetetten szolgáló eszközre lesz szükségünk. A költségvetés fontos részét képezi a fenntartási költség mértéke is. Az iroda működéséhez szükséges közműdíjak, valamint a szellőztető berendezés, a fűtés és a hűtés, az internet és telefon költsége is. Számítástechnikai szempontból figyelembe kell vennünk a számítógépek fenntartásának és karbantartásának költségeit, valamint a cég profiljától függően, pedig az esetleges könyvelő-, tervező-, vállalatirányítási- vagy egyéb rendszerek megvásárlási árát és használati díját. Továbbá anyagilag számolnunk kell az iroda berendezésekor megvásárolt bútorok és gépek értékcsökkenésével. 3.1.2. Rugalmas elrendezés A munkaterületet akkor tekinthetjük rugalmas elrendezésűnek, ha a munkakörnyezet szabadon átrendezhető, átcsoportosítható az időközben felmerült újabb igények szerint. Ez leginkább egy légterű nagy irodákban valósítható meg, ahol a személyes munkaterületek minimálisan vannak elkülönítve egymástól, könnyen mozgathatóak a bútorok. Például a csoportmunkát nagyban meg tudja könnyíteni, hogy a csapattagok összerendezhetik az asztalaikat, így megkönnyítve munkamegosztást és a kommunikációt is. A tér rugalmas elrendezése alatt érthetjük azt is, hogy a cég esetleges bővülése esetén van a lehetőség a tér bővítésére is. 3.1.3. Berendezések közös használata Nagyobb értékű irodai berendezések és eszközök esetén szokott felmerülni az eszközök közös használatának az igénye. Itt olyan berendezésekre kell gondolni, amelyet a cég nem engedhet meg magának, hogy minden dolgozójának külön biztosítson, valamit kihasználtság szempontjából se lenne szükségszerű. Ilyenek például a nagyteljesítményű nyomtatók, a fénymásolók, a szkennerek, a lamináló- és spirálozó gépek. A munkahelyen a közösségi terek berendezései is közös használatúnak tekinthetjük. Erre tipikus példa a konyha, amellyel szinte minden iroda rendelkezik manapság. Közös használatú gépek itt például a hűtő, a mikrohullámú sütő, a kávéfőző, a vízforraló illetve egyéb más konyhai felszerelések. 12
3.1.4. Biztonságos munkavégzés Biztonságos munkavégzés alatt azt értjük, hogy a munkaidő alatt illetve a munkaidő után a munkahely elhagyása esetén az alkalmazott a munkaterületen elhelyezett tárgyait, a munkával kapcsolatos iratai illetve a számítógépében tárolt adatait a tudta nélkül van-e lehetősége illetéktelen személyeknek használni. A biztonság vonatkozásában szót kell ejteni a dolgozók személyi biztonságáról, védelméről is. Irodai illetve leginkább ülő munkavégzésről lévén szó leginkább az elektronikai eszközök nem rendeltetésszerű működtetése vagy esetleges meghibásodása okozta tűz lehet a legnagyobb veszélyforrás. Nagyobb vállalatoknál ezért célszerű ezek rendszeres karbantartása tovább a dolgozók tűz és balesetvédelmi oktatása illetve évenkénti tűzriadópróba bevezetése. 3.1.5. Diszkréció biztosítása A diszkréció két formája ismert munkahelyi viszonylatban. Az egyik az úgynevezett vizuális diszkréció, amely azt jelenti, hogy a dolgozó íróasztala, monitora mennyire áttekinthető és mennyire látható, hogy az alkalmazott éppen mit csinál. A diszkréció másik formáját áthallási diszkréciónak nevezik, amely arra utal, hogy a dolgozó munkája során lebonyolított telefonbeszélgetéseit mennyire hallja a többi munkatárs. A vizuális diszkréció akkor biztosított a munkahelyen, ha a dolgozó közvetlen munkaterületére nem lehet betekinteni, az áthallási diszkréciót, pedig akkor nyújt az alkalmazottjának a cég, ha a telefonbeszélgetések és a magánbeszélgetések nem nyilvánosak. Mindkét diszkréció fajtának a biztosításának mértéke irodatípustól függ, egy saját irodában, ahol csak egy alkalmazott dolgozik ott biztosítható 100%-osan, viszont egy közös légterű irodában a teljes diszkréció biztosítása szinte lehetetlen. A vizuális diszkréciónak létezik, egy olyan esete, amikor egy vezető beosztású személy szeretné megfigyelni az egyik beosztott dolgozójának tevékenységét és a tapasztalatokkal kapcsolatban esetlegesen felelősségre is vonni őt. Ezt az esetet ellenőrzöttségnek nevezzük. 3.1.6. Környezeti stressz hatás Napjainkban a stressz népbetegségnek számít. A káros mértékű stressz a dolgozó teljesítményét nagyban csökkentheti és tartós fennállása esetén betegségekhez is vezethet. Ennek okán a munkahely kialakításában döntő szerepe van a stressz-mentességnek, amelynek lé13
nyegében a káros mértékű stressztől mentes munkakörnyezet kialakítását jelenti. A kiegyensúlyozott munkahelyi környezet kialakítása egyre nagyon szerepet kap a vállalatok közötti versenyben. Pont emiatt olyan cégek alakultak, amelyek a harmonikus munkakörnyezet megteremtésével foglalkoznak és ezt a tevékenységet térharmonizálás coachingnak is nevezik. A tudatos térkialakítás elősegíti a békés munkatársi kapcsolatot, a dolgozók elégedettségét és egyben a teljesítmény növekedését is okozza. Ezeknek járulékos hatása a cégen belüli fluktuáció csökkenése.
3.2.
Irodatípusok
Az ideális munkakörnyezet megválasztásához az értékelési tényezőkön túl számba kell venni a potenciális iroda változatokat. Többek között Collins (2000), Bodin (2009), Dobay (1996) munkái alapján az általam legjellemzőbbnek ítélt irodatípusokat fogom bemutatni. 3.2.1. Hagyományos elrendezésű iroda A hagyományos irodák fő jellemzője, hogy egy közös folyosóról nyílnak és általában egy személy vagy kisebb csoportok elhelyezésére alkalmas helyiségek. Maximum hat fő elhelyezéséig az irodát még hagyományos elrendezésűnek tekintjük. A hagyományos elrendezésű irodák előnyeként említhetjük, hogy mivel kevesebb ember dolgozik egy légtérben a fizikai környezet jellemzői úgymint, a fény, a klíma, a hőmérséklet, a zaj, jobban igazítható az egyéni igényekhez. Azonban hátrányként is megjelenik ez a szempont, hiszem minden irodát például külön klímaberendezéssel felszerelni elég költséges. Hátrányként említhető még, hogy mivel többen dolgoznak egy légtérben a kommunikáció valamilyen szinten korlátozott, az áthallási diszkréció nem biztosított. Annak ellenére, hogy a különböző irodatípusok egyre inkább térhódítást nyernek, még mindig a hagyományos elrendezésű irodák a leggyakoribb irodatípusok. Magyarországon szinte minden állam által működtetett irodaház ilyen fajtájú irodákat tartalmaz, ennek bemutatására két ilyen irodaházba is ellátogattam. A titoktartási nyilatkozatok folytán a cégeket nem a nevükön, hanem mint A és B vállalat fogom nevezni. Az A vállalatnál a legtöbb alkalmazott mérnök végzettségű, B vállalatnál pedig gazdasági és jogi végzettségűeket foglalkoztatnak. Az A vállalat saját irodaházzal rendelkezik, amíg B vállalat egy irodaház egyik szintjét bérli. A vállalat irodáiban általában kettő, három vagy négy fő dolgozik együtt. Az irodák egy része a folyosóról másik része egy másik irodából nyílik. B vállalatnál tipikusan hár14
man vagy négyen dolgoznak egy irodában, az irodák egy közös folyosóról nyílnak. Mindkét vállalat irodái egyéni fűtőtesttel és légkondicionáló berendezéssel felszereltek. A képek alapján az asztalok elhelyezéséből fakadóan minden munkavállaló rendelkezik saját térrel, a vizuális diszkréció teljes mértékben biztosított. A vállalat irodái tágasabbak esetleges változások esetén rugalmasabban átrendezhetőek a B vállalat irodáinál.
3. ábra A és B vállalat irodái (forrás: Saját kép)
Mindkét vállalat esetében volt szerencsém megtekinteni a főnöki irodákat is, melyek szinte teljes mértékben megegyeznek a többi iroda felszereltségével, azzal a különbséggel természetesen, hogy ezekben csak a főnök dolgozik egyedül, valamit hogy a tágasabb térben egy kisebb tárgyalórész is helyet kap.
4. ábra A és B vállalat közösségi tere (forrás: Saját kép)
15
A közösségi terek tekintetében mindkét vállalatnak vagy egy saját kis konyhája, ahol hűtő, mikrohullámú sütő, kávéfőző és vízforraló áll rendelkezésre az alkalmazottak számára. 3.2.2. Egyterű iroda Az egyterű irodák térhódítását az új munkakultúrák igényeihez való igazodás eredményezte. A modern egyterű irodákról már nem úgy beszélnek, mint munkahelyről, hanem mint terekről ahol dolgozni lehet illetve otthonos társalgókról ahol tárgyalni is van lehetőség. A kollaboráció és a csapatmunka előtérbe kerülésével egy olyan optimális munkakörnyezetet kell kialakítani, amely a megszokottnál rugalmasabb és zónásíthatóbb. Az egyes zónák elősegítik az informális kommunikációt, a kreatívabb gondolkodásmódot továbbá a kooperációt, amely képessé teszi a vállalatot az innovációra. A munkafolyamatok optimalizálása sokkal hatékonyabb, ha a kollégák csapatban dolgoznak, pont emiatt a legtöbb belsőépítés, tervező és irodabútoros terveiben már a kollaboráció lehetőségeire fókuszál. Az egyterű iroda ötlete az Egyesült Államokban alakult ki a múlt század elején. Az irodaszervezésben az áttörést a munka fokozódó komplexitása és a technikai fejlődése valamint az indokolta, hogy felismerték, hogy a munkaerő teljesítményét, motiváltságát nagyban befolyásolja a munkakörnyezete .A probléma megoldására Herman Miller jó érzékkel dobta piacra a hatvanas években az úgynevezett. „Action Office” új irodabútorcsaládot. Miller hosszas kutatás alapján fejlesztette ki a „cubicle”elnevezésű bútorát, amely évtizedeken át meghatározta az amerikai irodák képét és mára már az egész világon az egyterű irodák kialakításának alapját szolgálja.
5. ábra A "cubicle" az irodában (forrás: www.hermanmiller.com )
16
A „cubicle” paravánfalakból, tároló elemekből és munkafelületből állt, amely akusztikai és vizuális biztonságot nyújtott, egy saját iroda érzetét kölcsönözte aránylag kicsi alapterületen. Ezen kis munkaterület tartalmazott egy íróasztalt és egy tároló rendszert, amelyet egy körülbelül két méter magas panelelemek vettek körül. Miller ötlete kielégítette az individualista elveket, és több magánszférát biztosított a dolgozók számára, továbbá ez a kialakítás költséghatékonynak is bizonyult és a vezetőség a munkaterület és a bútorok átalakításával is kalkulálhatott. Az 1990-es évektől jelentek meg a számítógépek, az internet és a mobil eszközök a munkahelyen, amelyek gyökeresen átalakították az irodai munkát. Ahogy előtérbe került a csapatmunka és a kommunikáció a munkavégzés helyhez kötése megszűnt és az iroda elsősorban az információcsere helyszíne lett. Ennek megfelelően nőtt a közösségi terek és a tárgyalók fontossága, továbbá új tértípusok születtek: lounge, work café, hot desking, desk sharing. Ez az újfajta irodakultúra elsősorban az egyterű irodákban jelent meg és itt is alkalmazható a legeredményesebben. Napjainkban nagyon fontos szerepet tölt be a környezet tudatosság és ez az irodák területén is megmutatkozik, hiszen a vállalatok arra törekszenek, hogy a bútorok elemei újrahasznosíthatók és cserélhetőek legyenek, valamint, hogy ne egészségre káros vegyülteket tartalmazó műanyagokból készüljenek. Az egyterű irodák előnyei közé sorolható a közösségi kommunikáció és az együttműködő munkaszemlélet szerepének növekedése, valamint az hogy felgyorsult a munkatársak közötti információáramlás, ezáltal a rugalmas munkakultúra előtérbe került. Az egy légterű irodákban a munkatársak szabadon járkálhatnak, ismerkedhetnek, együttműködhetnek, intenzívebben kommunikálhatnak, ezáltal pozitív hangulatban telik a munkaidő. Ennek hatására a dolgozók motiválják egymást, sokféle inspiráció, racionális és emocionális hatások kerülnek előtérbe, mellyel a munka hatékonyabbá válik és a teljesítmény is szignifikánsan nő. Egy 1996-ban végzett amerikai tanulmány szerint a cellás rendszerről a nyitott irodatípusra áttérő vállalatoknál a munkatársak teljesítménye csaknem a négyszeresére növekedett. Mára már a lapos hierarchiájú munkaszervezetekben a vezetőknek sincsenek külön irodáik, nem ülnek külön az alkalmazottaktól, ezáltal sokkal gyorsabban eljutnak hozzájuk az információk és ennek révén a vezetőség is gyorsabban tud reagálni a felmerülő problémákra. A nyitott irodaterek kialakítása költséghatékonyság szempontjából is rendkívül előnyös, hiszen kisebb alapterületen van lehetőség több munkatársat elhelyezni vagy más szemszögből nézve több alkalmazott fér egy ugyanakkorra területen. Az egy térbe integrált munkaállomások jelentős költségcsökkenést eredményeznek, hiszen például a helyta17
karékosabb ültetés miatt kevesebb területet kell bérelni, a fűtő-hűtő funkciók hatékonyabban megvalósíthatók, amely végső soron olyan pozitív hatással is rendelkezik, hogy kevésbé terhelik emiatt a környezetet. A technológia fejlődése miatt elterjedt digitális adatkezelés és tárolás okán kezdenek eltűnni az irattároló polcok, valamint már kisebb íróasztalokra van szükség, így a munkatársak személyes tárgyai és munkaeszközei kis tároló szekrényekben elférnek, amelyeket akár betolhatunk az asztalok alá is. A nyitott irodában a jó és a rossz, a negatív és a pozitív hatás ugyanazon dolgokból fakad. A kommunikáció szabad terjedése miatt az áthallási diszkréció nincs biztosítva, amely egy idő után a koncentrációs képességet is rontja, valamint nem eredményez felhőtlen pozitív hangulat sem. Hátrányként előtérbe kerülhet, az is hogy sok olyan munkatárs van, aki introvertált, nem tud adaptálódni az újfajta munkastílushoz, akiket a közös légtérben fokozódó stressz valamint az állandó beszélgetések zavarják, kizökkentik az elmélyült munkavégzésből. Továbbá az akusztikai problémák a magánszféra minimálisra csökkenését eredményezik. A nyitott iroda továbbá az egészség számára is károsnak mondható, hiszen a kórokozók így könnyebben tejednek, ami több megbetegedéssel jár. Mindemellett, az előbbiekben említett vezető az alkalmazottakkal dolgozik módszernek is megvan a maga hátránya, hiszen a cég titkos anyagait, a know-how-ját könnyebben eltulajdoníthatják, amely a cég jövőjét destabilizálhatja. Ezen kívül az irodaterületek épületgépészeti ellátása sem képes könnyen kiszolgálni a növekvő kapacitási igényeket; hiszen egységnyi területre több a leültetett dolgozó, emiatt növekszik a friss levegő igény, az irodaterületek légkezelésének zónáit nehezen lehet megfelelő komfortossággal szabályozni; valamint a világítási szintek beállítása a természetes fényt biztosító homlokzati nyílászárók távolságának növekedésével is egyre nehezebb feladat. Az egyterű irodáknak számtalan alaprajzi elrendezése lehetséges, amelyet alapvetően meghatároz a cég mérete, a foglalkoztatottak létszáma és a cég főtevékenysége. Nagyobb cégek esetében a nyitott irodában divíziók, csapatok, csoportok szerint oszlik meg a munkaerőállomány és az egy divízóba tartozók, akik ugyanolyan feladatkörrel rendelkeznek egy íróasztal-csoport köré szerveződnek. A nyílt nagyterű irodák legegyszerűbb változata az, amikor a lehető legkisebb munkaterületet biztosítják a dolgozó részére és egyes munkaterületek nincsenek elválasztva egymástól válaszfalakkal. Ez az elrendezés az átláthatóságot és az ellenőrizhetőséget szinte teljesen mértékben lehetővé teszi, amely a vezetőség szempontjából pozitívum, azonban az alkalmazottak ezt a tulajdonságot nem igazán kedvelik. Az irodatípusok ezen fajtája
18
leginkább termelési folyamatok kialakítása esetén javasolható, mert mindennapos irodai munkavégzés szempontjából nem túl ideális ez a fajta környezet.
6. ábra Nyílt nagyterű iroda (forrás: www.hugeinc.com)
Az egyterű irodák másik fajtája az úgynevezett irodatáj rendszerű iroda, ahol a teret az egyes munkafolyamatoknak megfelelően paravánokkal osztják fel. A vizuális diszkréció itt esetenként már biztosított, de az áthallási diszkréció nem, éppen ezért a nagy koncentrációt, illetve titkosságot igénylő munkafeladatok az ezekre a célokra kialakított önálló szobákban végzik a dolgozók. Az irodatáj már nem annyira áttekinthető, mint a nyílt elrendezésű nagyterű iroda a paravánoknak köszönhetően.
7. ábra Irodatáj elrendezésű iroda (forrás:www.hrportal.hu)
A hosteling vagy más néven hotdesking a nagyterű irodák egy speciális formája, amely lehetővé teszi a munkaterület jobb kihasználását, ugyanakkor a magánszféra szinte teljesen lecsökken egy ilyen irodában. Ennek a típusnak, a koncepciójának a lényege, 19
hogy senkinek sem biztosítanak saját munkaállomást, reggel, ahogy bejönnek a munkavállalók dolgozni választanak maguknak egy helyet és elülnek. Aki hamarabb jön, több hely közül választhat. A hosteling különlegesebb változata, amikor mindenkinek van egy mobil, fiókos tárolója, amelyet az munka végeztével egy „parkolóhelyre” visz, amelyet a bejárat közelében alakítanak ki, így minden napra más irodaelrendezés alakítható ki. A hosteling rendszer ötlete teljes mértékben a kollaboráció és a rugalmas elrendezésű munkaterület alkalmazásán alapszik.
8. ábra Hosteling nagyterű iroda (forrás: www.officeimageltd.co.uk)
Az előző megállapítások és egyterű irodatípusok megismerése után megállapítható, hogy az egyterű iroda esetében egy légtérről beszélünk, viszont a dolgozók szükséglete miatt igyekeznek a teret különböző módszerekkel szegmentálni. A minimális privát szféra kialakítására rendkívül jó megoldást nyújthatnak a különböző térelválasztók, melyek nemcsak a munkaállomásokat választhatja le egymástól, de funkciók szerint rendezheti az irodát. Legnagyobb előnyük a változtathatóság, ugyanis egyik elemnek sincs állandó helye, mindegyik áttranszformálható, a cég elképzelése szerint alakítható. 3.2.3. Home office A home office napjainkban a legnagyobb térhódítást nyerő irodatípus. A home office rendszer jelentése az, hogy az iroda, ahol minden nap dolgozunk, az otthonunkban van kialakítva és a munkát az irodától távol végezzük. A távmunka végzésére a korszerű informatikai és kommunikációs eszközök széles körű elterjedése teremtette meg a lehetőséget. 20
Az alkalmazottnak elektronikusan kiküldik a feladatait, amelyeket adott időre ugyanúgy elektronikus úton kell visszaküldenie Az, hogy bizonyos típusú munkák otthonról is végezhetők, a munkáltatónak és a munkavállalónak is nagyon kedvező megoldás. A munkavállalónak nem kell több órát utaznia, hogy beérjen a munkahelyére, otthonos kényelmes és teljes mértékben stresszmentes környezetben töltheti a munkaidejét. A munkáltató szempontjából a home office rendszer költséghatékony megoldás, hiszen nem áll fent az iroda fenntartási költsége, mindössze a dolgozók számára otthonra kell biztosítania a szükséges munkaeszközöket. A home office legnagyobb hátránya, hogy csak nagyon szűk körű munkatípus elvégzésére alkalmas a rendszer, hiszen ilyen módon a kooperáció és a csapatmunka, ami a modern munkakultúra alapja, szinte kivitelezhetetlen. Felmérések szerint a gazdaságilag fejlett országokban a munkavállalók közel fele a munkaidő egy részében otthonról dolgozik, a szellemi munkát végzőknek és irodai alkalmazottaknak mintegy 80%-a választja ezt a munkavégzési formát. Az otthoni munkavégzés vonatkozhat a teljes munkaidőre, havi néhány napra, de akár a munkaidőn kívüli néhány órára is. A távmunka sokak szerint egy pozitív dolog, de esetenként igen megterhelő lehet. A hatékony home office munkavégzéshez önállóságra, önfegyelemre és szoros időbeosztásra van szükség. Ha ezek nem teljesülnek a munka nem lesz sikeres, a dolgozó elcsúszhat a határidőkkel, csökkenhet a teljesítménye. A Stanford University home office rendszerben dolgozó emberek felmérése alapján megállapította, hogy az egyedüllét, a gyengülő emberi és szakmai kapcsolatok a legnagyobb hátránya az otthoni munkavégzésnek. Az emberek több mint egyharmada fél az elszigeteltségtől, mások az otthoni környezetre mint figyelemelterelőre tekintenek, hiszen mindig akad mit csinálni otthon. A home office rendszerrel a munka és a magánélet határai elmosódnak, amelyek hosszútávon pszichés gondokat is okozhatnak. Ha a munkavállaló számára mégis a home office rendszer a legszimpatikusabb néhány szabály betartásával sikeres lehet a munkájában és a távmunka okozta hátrányokat is könnyen kiküszöbölheti. A teendők feltornyosulásának elkerülése végett to-do-list készítése a legcélszerűbb, hiszen így fontossági sorrendbe állítva a szoros határidős munkákat végezhetjük el a leghamarabb illetve a lista segítségével könnyen nyomon követhetjük, hogy hol tartunk éppen a munkában. Az otthoni teendőket, mint figyelemelterelőket meg kell próbálni kizárni, a saját irodának lehetőleg egy csendes nyugodt helyet ajánlatos kialakítani, ahol a munka ideje alatt semmilyen zavaró tényező vagy hang nem befolyásolja 21
a munkavégzést. Az elszigeteltség és egyedüllét érzésének elkerülésére is van megoldás. Mára már számos olyan online felület áll a dolgozók rendelkezésére, amelyeken keresztül folyamatosan kapcsolatban maradhatnak egymással, továbbá a munkával kapcsolatos kérdéseket is megvitathatják. Ezeken a csatornákon a felek ugyanolyan értékes kommunikációt folytathatnak, mint egy személyes találkozón. Az egészségmegőrzés jegyében az otthoni munkában is ajánlatos néha perc szünetet tartani, átmozgatni a testet és pihentetni a szemet. A munka és a magánélet természetes határának megtartása végett meg kell szabni a pontos munkaidőt és az aznapra beütemezett feladatok elvégzése utána elszakadni a számítógéptől és a további figyelmet családra összpontosítani. Ahogy az előbbiekből is kiderült, ha az otthonunk egyúttal az irodánk, érdemes kialakítani egy kisebb helyiséget munkaterületnek, amelybe olyan elemeket csempészünk, melyek biztosítják az irodai munkakörülményeket. Az otthoni iroda legegyszerűbb példája egy asztal egy számítógéppel a szoba egyik sarkában vagy egy külön szobában.
9. ábra Home office (forrás:www.remoteworker.wordpress.com)
22
3.3
Irodatípusok kiértékelése
A döntés-előkészítés harmadik lépése, hogy az értékelési tényezők alapján súlyozzuk az egyes irodatípusokat. Az értékelési tényezőkhöz egy hármas pontrendszer szerint hozzárendeltem tulajdonságokat, amelyek a későbbiekben az értékelés alapjául szolgálnak majd. 1. táblázat Értékelési tényezők pontozása
Értékelési tényező
3 pont
2 pont
1 pont
Beruházási költség
Alacsony
Közepes
Magas
Fenntartási költség
Alacsony
Közepes
Magas
Terület kihasználása
Az egy főre jutó terület viszonylag kevés
Az egy főre jutó terület kielégítő
Az egy főre jutó terület viszonylag sok
Rugalmas elrendezés
A munkaterület szabadon átrendezhető
Berendezések közös használata Diszkréció
Biztosított
A munkaterület A munkaterület korlátozottan rennem rendezhető át dezhető át Korlátozottan biztosított
Elhanyagolható
A vizuális és át- A vizuális vagy az A vizuális és az hallási diszkréció áthallási diszkré- áthallási diszkréis biztosított ció biztosított ció sem biztosított
Az iratok, adatok Az iratok és adaAz iratok és adaés személyes tártok mások által Biztonságos munkavégzés gyak tárolása biz- esetlegesen hozzá- tok bárki számára hozzáférhetőek tonságos férhetőek.
Környezeti stressz hatás
Káros környezeti stressz hatás nem jellemző.
Közepes mértékű környezeti stressz
(forrás: Saját szerkesztés)
23
Jelentős mértékű környezeti stressz hatás
Az 1. táblázatban szereplő pontozási rendszer felhasználásával létrehoztam egy értékelési táblázatot, amelyek a megfelelő irodatípus kiválasztásához fog segítséget nyújtani. Az értékelést az előzőekben megismert irodatípusok előnyeire és hátrányaira alapozva alkottam meg. 2. táblázat Az irodatípusok értékelési táblázata
Értékelési tényező
Hagyományos elrendezésű iroda
Egyterű iroda Nyílt iroda
Irodatáj Hosteling
Home office
Beruházási költség
1
2
1
2
3
Fenntartási költség
2
1
1
1
3
Terület kihasználása
2
3
2
3
3
Rugalmas elrendezés
2
2
3
2
3
Berendezések közös használata
2
2
3
3
1
Diszkréció
3
1
2
1
3
3
1
2
1
2
3
1
2
1
3
Biztonságos munkavégzés Környezeti stressz hatás
(forrás: Saját szerkesztés)
A számunkra megfelelő irodatípus kiválasztására úgy tudjuk az előbbi táblázatot alkalmazni, hogy a felsorolt értékelési tényezőket súlyozzuk az alapján, hogy egyes tényezők érvényesülése illetve érvényesülésének mértéke mennyire döntő fontosságú a cég tevékenységének szempontjából. A személyre szabott értékelési tényezőkhöz tartozó súlyokkal megszorozzuk a 2. táblázatban található pontszámokat és irodatípusonként összeadjuk azokat. A legnagyobb összpontszámú típus lesz a cég számára a legalkalmasabb választás.
24
4.
AZ IRODA BERENDEZÉSE
Az iroda berendezése függ az iroda elrendezésétől, a dolgozók számától, a cég tevékenységétől és más egyéb tényezőktől, azonban vannak olyan alapdarabok, amelyek minden iroda nélkülözhetetlen kellékei. Ilyenek például az asztal, a szék, a számítógép, különböző tárolók, szekrények és polcok továbbá egyéb elektromos irodai készülékek. Az iroda berendezésénél nem csak az esztétikumra kell törekedni, hanem a praktikusságra, a rugalmasságra és az ergonómiai kialakításra is.
4.1.
Az ülőmunka káros hatásai
Az irodai munkavégzést más szóval az ülőmunkát a számítógépes munkahellyel lehet legjobban modellezni, hiszen a dolgozó munkaidejének jelentős részét a számítógépes tevékenység teszi ki. Tapasztalatok alapján napjaink egészségügyi problémái is elsősorban az ülőmunkához, pontosabban a nem megfelelő körülmények között végzett számítógépes munkára vezethetők vissza. 4.1.1. Világítási hibák A számítógépes munkát végzők körében növekvő tendenciát mutat a szemproblémával küzdők aránya. A napi több órás képernyő előtti munkavégzés nagyon káros lehet a szem számára, szemszárazságot, szemirritációt, könnyezést okozhat és a szem romlásához, látáscsökkenéshez vezethet. „Az irodai szemproblémák kiküszöbölésében, csökkentésében fontos szerepe van a megvilágításnak. Kielégítő egyenletes erősségű megvilágítást (300-500 lux) kell biztosítani az egész irodahelységben és a munkaeszközöknél egyaránt. „ Nem tanácsos csupán a munkaeszköz közvetlen megvilágítása, megvilágított síkról való felpillantások a sötét terület felől igen nagymértékben igénybe veszik a szemet.”(Németh,1985) Az irodai megvilágítás tervezésében fontos alapelv, hogy a vágítótesteket és az irodai munkahelyeket úgy telepítsük. hogy az egyenletes, árnyékmentes megvilágítás biztosítva legyen.” (Poór József (1987): Irodaszervezés, irodaautomatizálás, 182.-183. o.) A számítógépes munkavégzés során a képernyőfigyelés komoly szellemi feladat és az idő múlásával a figyelem és a koncentráció lankad, elterelődik, az elfáradás hatására ingadozóvá válik. Ennek okán az 50/1999. (XI. 3.) EüM rendelet - a képernyő előtti munkavégzés minimális egészségügyi és biztonsági követelményeiről szóló határozat alapján 25
egy órás számítógépes munkavégzés után 10 perc nem összevonható szünetet kell tartani a dolgozónak. 4.1.2. Váz-és izomrendszeri problémák Az irodai dolgozók átlagosan munkaidejük 70-75%-át ülve töltik. A bútorok kiválasztásánál figyelembe kell venni az ülésből fakadó káros hatásokat, mint például a helytelen testtartásból adódó gerincproblémákat, derék-, fej- és hátfájást. Az ülőmunkából eredő váz-és izomrendszert érő káros hatásokat rövidtávon jól tolerálja az emberi szervezet, azonban súlyos következményei csak hosszabb távon jönnek elő. 3. táblázat Az irodai munkavégzés során terhelt testrészek jellegzetességei
Testrész
Gerinc
Nyak
Csontok
Izomzat
Mit tapasztalhatunk?
Csigolyák és porckorongok alkotják. Speciális „S” görbület jellemzi.
Főként a hátizmok nyújtanak támasztást.
Görbület, tompa hátfájdalom, zsibbadás, sugárzó fájdalom a végtagokba.
A gerinc felső szakasza, csigolyák és porckorongok alkotják.
3 izomcsoport jellemzi: felületes-, mély-, nyelvcsontiizomzat. A mély nyakizmok felelősek a mozgatásért.
Nyaki fájdalom, mely sugározhat tarkóba és vállba. A kemény tónusú izomszövet, mozgásbeszűküléshez vezethet. Fejfájás, fáradékonyság tapasztalható.
Törzs
Alkotói a gerinc, bordák, szegycsont.
Főként mellkas izmok, hasizmok, hátizmok alkotják.
Felső végtag
Felkar és alkar csontok alkotják. Sok ízület található itt, főként a váll, könyök, csukló, ujjak esetén.
Mozgásukért feszítő és hajlító izmok felelősek. A kézfej izmokban, ínakban, ínhüvelyekben gazdag.
Hátfájás, végtagba sugárzó fájdalom. Szúró fájdalom hirtelen mozdulatra. Mozgástér beszűkülése; hosszútávon belső, szervi panaszok is jelentkezhetnek. Végtagba sugárzó fájdalom, zsibbadás, hidegérzet. Mozgástér beszűkülése, fájdalommal együtt járó mozgatás. Ízületek duzzanata, fájdalmas mozgatásuk.
Mi válthatja ki a problémát? Az asztal, szék nem megfelelő magassága. A billentyűzet, egér rossz elhelyezése. A helytelen testtartás. A monitor helytelen szögben való beállítása. A szék, asztal nem megfelelő magasságának kialakítása. A helytelen testtartás, üléspozíció. Helytelen testtartás, rossz szék. Kevés mozgás, folyamatos ülés. Monitor rossz elhelyezése. Elsősorban a billentyűzet és az egér nem megfelelő elhelyezése okozhat ilyen tüneteket. Másodsorban a túlzott terhelés.
(forrás: Berényi László– Szolnoki Bernadett (2014):Az irodai munkavégzés ergonómiájának hatása a munka minőségére. 100. o.)
26
A 3. táblázatban az irodai munkavégzés során megterhelt testrészeket, illetve azok aktív-passzív mozgásszervi elemeit tartalmazza. Az egyes testrészek esetében megnevezésre kerültek a megjelenő problémák, panaszok és az azokat kiváltó okok.
4.2.
Az ergonómia
4.2.1. Az ergonómia fogalma, területei és célkitűzései K.F. Murrel (1965) megfogalmazása szerint az ergonómia az ember és munkakörnyezete kölcsönhatásának tudományos tanulmányozása. A munkakörnyezet nem csupán a dolgozót körülvevő fizikai környezeti tényezőket jelenti, hanem a munkavégzés során használt eszközöket, anyagokat, továbbá a munkamódszert, a munka szervezetét, akár egyéni, akár csoporton belül végzett munkáról van szó. Mindezek kapcsolatban vannak magával az emberrel: a képességeivel, a lehetőségeivel és a korlátaival. Horváth (1975) az ergonómia jelentését munkatudománynak, pontosabban a munka társtudományainak lehetne fordítanunk. Sanders és McCormick (1993) véleménye alapján a ”Human Factors” (ergonómia) feltárja és alkalmazza mindazokat az ismereteket az emberi viselkedésről, képességekről, korlátokról és más emberi jellemzőkről, amelyeket figyelembe kell venni az eszközök, a gépek, a rendszerek, a munkafeladat, a munkakör és a környezet tervezése során, mint a hatékony működés, valamint a biztonságos és kényelmes emberi használat (alkalmazás) feltételeit. A Nemzetközi Ergonómiai Szövetség (IEA) 2000-ben elfogadott definíciója alapján az ergonómia (”Human Factors”) egyrészt tudományág, amely az adott rendszer emberi eleme és a többi rendszerelem közötti interakciók vizsgálatával foglalkozik, másrészt szakma, amely elméleteket, elveket, adatokat és módszereket alkalmaz a tervezés folyamán abból a célból, hogy optimalizálja az emberi jó közérzetet és a rendszer teljesítőképességét. Woodson (1973) összegyűjtötte azokat az alaptudományokat és műszaki szaktudományokat, amelyre az ergonómia támaszkodik. Ezek a pszichológia, orvostudomány, fiziológia, antropológia, biológia, neurológia, akusztika, optika, vegyipar, fizika, matematika, pszichiátria, operációelemzés, számítógépi technológia, elektronika, termodinamika, ipari
27
tervezés, gépészet, világítástechnika, vegyészet, kibernetika, ipari egészségügy, idő- és mozgástanulmányok, valamint pedagógia. Mint minden tudomány, az ergonómia is rendelkezik célkitűzésekkel. Horváth (1975) több pontban is meghatározza az ergonómia célkitűzéseit:
kiválasztani és alkalmassá tenni a dolgozó embert meghatározott munkára, hogy ez által emeljük az ipari, a közlekedési, vagy a gazdasági munka teljesítmények mennyiségi és minőségi nívóját
vizsgálni a munkagépek és munkaeszközök szerepét a teljesítmények emelhetőségében; az emberi munka könnyebbé tétele érdekében;
meghatározni a munkagépek és munkaeszközök „alkalmasságát” az emberi munkára;
kutatni a baleseteket előidéző tényezőket és megteremteni a baleset megelőzés feltételeit;
meghatározni a tárgyi környezet szervezési és tervezési előfeltételeit, a teljesítmények emelésében; és végül
megteremteni a munkahely optimális szubjektív környezetének feltételeit, meghatározva szerepét az optimális munkateljesítmények megvalósításában
4.2.2 Az ergonomikus számítógépes munkavégzés A 10. ábrán bemutatott munkapozíció nevezhető ideálisnak, hiszen ezen pozíció betartásával minimalizálható a kar és a láb statikus izomterhelése, valamint biztosítható a legkényelmesebb fejtartás, a szem és a nyaki csigolyák terhelésének szempontjából is.
10. ábra Az optimális számítógépes üléspozíció (forrás: Berényi László-Szolnoki Bernadett (2014): Az irodai munkavégzés ergonómiájának hatása a munka minőségére, 97.o., 2.ábra)
28
Azonban ez a pozíció huzamosabb ideig nem tarható fent, hiszen a munkavégzéshez általában nem csak a képernyőre és a billentyűzetre van szükség, hanem különböző számítástechnikai beviteli eszközöket, iratokat, irodaszereket és irodagépeket kell összehangoltan használni, ezekhez pedig a munkapozíciót rövidebb- hosszabb ideig meg kell változtatni. A munkapozíció megváltoztatásából eredő káros hatások a munkatér megfelelő berendezésével és a pihenőidők betartásával mérsékelhető. Az optimális asztalmagasság, ha a billentyűzet is rajta van 72 cm, azonban ha nagyobb felületű az asztallap érdemes csak a billentyűzetet és a képernyőt 72 cm magasan elhelyezni, az asztallap többi része lehet 80-82 cm. A megfelelő szék biztosítson kényelmes testhelyzetet, legyen stabil, állítható magasságú, a támla állítható, dönthető legyen, az ülőlap pedig hátul kicsit lejtsen, elől hajoljon le. Akkor jó a szék, ha az alsó lábszárak kényelmesen, közel függőlegesen helyezkednek el, a talpak megtámaszkodnak a padlón vagy a lábtámaszon, a hát és a nyak oldalról nézve enyhén ívelt és kissé előredőlt, a combok majdnem vízszintesek, a felkarok függőlegesek, az alkarok felfekszenek a karfára és vízszintesek. Fontos, hogy olyan széket válasszunk, melynek karfái is állíthatóak, hiszen a túl magas vagy túl alacsony karfa vállproblémákat okozhat. Az ergonómiailag megfelelő szék megválasztása mellett ügyelni kell a helyes testtartásra is, hogy ne hanyagul, félig fekvő pozícióban üljünk Napjainkban a lapos képernyős monitorok használata, azon belül is az LCD kijelzők a legelterjedtebbek, a hagyományos képcsöves monitorok száma egyre inkább visszaszorul. Ergonómiai szempontból a lapos monitor az előnyösebb, mert számos munkahelykialakítási problémát megold kis mélységével, hiszen nincs szükség elhelyezéséhez nagy helyre, lehetőségünk van magunkkal szembe elhelyezni, ezáltal az ideális munkapozíció is betartható. A monitorok képátmérője fokozatosan növekszik, ami segíti a dolgozók által futtatott programok párhuzamos áttekintését, több inger éri a felhasználót, sőt egyes munkák esetében gyorsíthatja és hatékonyabbá teheti a munkavégzést. A legfontosabb számítógépes beviteli eszközök a billentyűzet és az egér. A legmodernebb billentyűzetek különleges funkciógombokkal vannak ellátva és kialakításukból adódóan a kéz és csukló megtámasztására is alkalmasak. Woodson és Conover 1973-as munkájában alkalmazott gombkialakítási és méretezési szabályok alapján alakították ki a „lapos” úgynevezett szigetszerű billentyűzetet, ami a különleges forma és a csendes leütés mellett optimalizálja a leütési erőt is. Egyre elterjedtebbek a kifejezetten ergonomikusan kialakított egerek, amelyek a kéz formájához alkalmazkodnak, és egy ergonomikus egérpaddal együtt használva alig terhelik a csuklót. Az egér és a billentyűzet rossz elhelyezése 29
a felső végtag helytelen terhelését okozza valamint akár ínhüvelygyulladáshoz is vezethet. Sokszor helytakarékosság miatt az asztal alján kialakított billentyűzettartókat alkalmaznak, azonban ezek általában alacsonyabban vannak az ideálisnál és ergonómiailag nem felelnek meg. A számítógépes perifériák mellett számos egyéb eszközzel szoktuk berendezni a munkakörnyezetet. Ilyenek többek között a telefon, tolltartó. irattartó, irodaszerek, számológép, naptár és egyéb más kellékek. Ideális esetben, a közvetlen munkakörnyezetben csak a munkavégzéshez szorosan kötődő, gyakran használt eszközöket érdemes tartani. A nagyobb számítástechnikai eszközök, mint a nyomtató és a szkenner, sok helyet foglalnak, azonban ha valaki gyakran használja, ezeket időt takarít meg, ha a közvetlen környezetébe helyezi a nyomtatót és a szkennert. Minden íróasztal fontos eleme azt asztali lámpa, amellyel megfelelőbbé lehet tenni a fényeloszlást a közvetlen munkaterületen, valamint a képernyő és az asztalra pillantás közötti megvilágítás különbség mérséklésével a szemet is kíméli. 4.2.3 Az ergonómia, mint munkapszichológiai tényező A munkapszichológiát úgy definiálhatjuk, mint egy tudomány, mely a dolgozó emberek munkakörnyezetben lejátszódó tevékenységének pszichológiai vonatkozásait vizsgálja a hatékonyabb termelés és a dolgozók jóléte érdekében. A munkapszichológia egyértelmű célja a hatékonyabb munkavégzés elérése elégedett dolgozókkal. A munkapszichológia alapvetően három tényezőre fordít figyelmet: a dolgozó emberre, mint egyénre, és mint a csoport tagjára is, a dolgozó munkakörnyezetére illetve a termelési tevékenységre. A munkapszichológia alkalmazási területei közé tartozik többek között a munkatervezés, amely a feladatok olyan elrendezése, melynek révén a munka olyan kielégítővé és motiválóvá válhat amennyire csak lehetséges, továbbá az ergonómia, amely a munkaeszközök és a munkakörnyezet elemzését és tervezését jelenti úgy, hogy azok illeszkedjenek az ember fizikai és kognitív sajátosságaihoz. Az ergonómia a munkapszichológia fejlődését befolyásoló legújabb irányzat. Klein Sándor 1980-ban írt munkájában megfogalmazta, hogy a munkapszichológus vizsgálatai során nem hagyhatja figyelmen kívül az üzemben található fizikai környezetet (a megvilágítást, a rezgést, stb.), a gépek kialakítását (méretét, színét, stb.) Napjainkban a műszaki lélektan a munkalélektan legdinamikusabban fejlődő részét alkotja (Lomov, 1975). Az ergonómia iránti igényt mutatja, hogy 1970-től kezdődően az
30
USA-ban és számos nyugat-európai országban megnőtt azon törvények és szabványok száma, amely előírja az ergonómia (műszaki lélektan) tényezők figyelembevételét a munkavédelem és a munkakörnyezet kialakításánál. Klein (1980) megfogalmazása alapján az ergonómia kezdetben csupán az érzékelés és a mozgásirányítás pszichológiai jellegű problémái iránt érdeklődött, és leginkább a műszaki jellegét mutatta hangsúlyozta ezeknek, távol maradt a zavaros pszichológiai kérdésektől, mint például a dolgozók attitűdje vagy motivációja. Az utóbbi időkben, azonban az ergonómia legjobb képviselői belátták, hogy éppen az üzemi problémák rendszerszemléletű megközelítése nem teszi lehetővé a szociálpszichológiai, szervezetpszichológiai jellegű témák elhanyagolását. Az ergonómia fejlődésének ez a legújabb irányvonala a munkapszichológiai fejlődésnek szempontjából is nagy reményekre jogosít.
31
GENERÁCIÓK
5.
A munkakörnyezet megtervezésén, berendezésén és az ergonómiailag tökéletes bútorok kiválasztásán túl gondolnunk kell az ott dolgozó alkalmazottakra és szükségleteikre is. Azonban az igények és az elvárások teljesítése nem egyszerű, hiszen általában a munkatársak más generációhoz tartoznak. A sikeres munkahely kulcsa az együttműködés, vagyis a generációk együttműködése. Véleményem szerint a generációs különbségek számos előnyt kínálnak, melyek kiaknázásával és megfelelő kezelésével kreatív, magas szintű munkavégzés és modern, eredményes munkakultúra alakítható ki. Ennek érdekében a hátrányokat rafináltan előnyökké kell kovácsolni. Különböző generációk tagjaiból alkotott csapat munkája meglátásom szerint azért is lehet eredményes, mert a tapasztalatok és tudásanyagok elegye érvényesül, vagyis a nagy múltra visszatekintő munkavégzés tapasztalatai az idősebb generáció részéről, illetve a fiatal generáció újonnan elsajátított tudásanyaga, amiket az idősebb generáció tagjai még nem tanultak az egyetemeken, főiskolákon, illetve a felgyorsult világhoz adaptálódó szemléletmód és természetesen a modern technika magas fokú ismerete. Álláspontom szerint a közös munka összehangolásának kulcstényezője a motivációkülönbségek felmérése, azonban ezek felismeréséhez elengedhetetlen egyes generációk részletesebb megismerése, így a továbbiakban erről lesz szó. A generációk elnevezés illetve születési idő szerinti csoportosítását a 4. táblázat mutatja: 4. táblázat Generációk
Generáció elnevezése Építők
Születési idő 1946 előtt születtek
Baby-boom generáció
1946-1964
X generáció
1965-1979
Y generáció
1980-1994
Z generáció
1995-2009
Alfa generáció
2010-napjainkig
(forrás: McCrindle Kutatás: Word up – az Y és Z generáció lexikonja és útmutató a velük való kommunikációhoz alapján saját szerkesztés )
32
5.1.
A munkaerőpiac generációi
A 4. táblázat alapján egyértelműen megállapítható, hogy napjainkban a Baby Boom, az X és Y generáció tagjai alkotják a munkaerőpiacot, viszont pár éven belül a Z generáció is beteszi a lábát a munka világába. Vizsgálatomat a munkaerőpiacon momentán jelen lévő generációkkal kezdem. 5.1.1. Baby boom generáció A Baby boom generáció tagjai a II. világháború utáni népességrobbanás gyermekei,akik szüleiktől eltérően új utakra, információkra és karrierre vágynak. Tisztelet, fegyelem és kitartás jellemzi őket és ez munkájukon is meglátszik. Kötődnek a munkahelyhez illetve fontosak számukra a hierarchiában betöltött szerepük. Tudásuk, tapasztalatuk, bölcsességük, munkafegyelmük és lojalitásuk olyan érték, amely bármilyen és bármekkora céget a legjobbak közé emelhet. Azonban a Baby boom generáció tagjai tartanak az utánuk következő generációtól, hogy azok elveszik a munkájukat, mert olyan készségekkel rendelkeznek, amikkel ők nem vagy csak részben. 5.1.2. X generáció Az X generáció a Baby boom generációhoz képest magasabban iskolázottak, sokuknak több diplomája is van. Az X generáció tagjai már két-jövedelmű családokban születtek, ahol mindkét szülő dolgozott, emiatt sokszor előfordult, hogy a gyerek nem is látta sűrűn a szülőt. Ennek köszönhető, hogy ez a generáció önálló, találékony és önellátó nemzedékké vált, akik a munkahelyen is értékelik a szabadságot és a felelősséget. Az X generáció az első olyan generáció, melynek a tagjai akár már kamaszként is találkozhattak a számítógépekkel és a technológiai fejlesztésekkel. Munkába állásukkor a munkaerőpiacon versenyképes fizetést kínáló, újonnan betelepült multinacionális vállalatok várták őket, akikkel együtt azonban megérkezett a korlátlan munkaidő és a korátlan munkahelyi stressz is. A munkájukért hajlandóak a magánéletüket is feláldozni, talán ezért is olyan nagy a válások száma a generáció tagjai között. 5.1.3. Y generáció Az Y generáció tagjai nyitottak az újdonságokra, befogadóak, gyorsan sajátítják el a technológiai újdonságokat. Praktikus szemlélet jellemzi őket, az egyén szabadságát, a formali-
33
tásmentes közvetlen világot nagyra értékelik. Agilisak, célratörők, korlátlan munkakedv és horribilis fizetési elvárások jellemző rájuk. Általában több nyelvet beszélnek, az ország határai nem kötik őket, egy jó munkahely vagy fizetés érdekében gond nélkül hajlandók külföldre költözni. Öntudatos munkavállalók, vagyis ha nem tetszik valami, akkor odébbállnak, ezt minden különösebb érzelmi kötődés nélkül és érzelmi trauma nélkül teszik meg. Nem a hagyományos munkakultúrát képviselik, egy új világot képviselnek, ezért is jelentenek nagy kihívást az X generáció számára, hiszen minőségileg új szintet képviselnek, elődeiket megszégyenítő önbizalommal szállnak szembe a megkövült szabályokkal, más képességekkel rendelkeznek, mint az előző generációk. A számítógépekkel együtt nőttek fel, igen gyakorlatiasak, és remekül eligazodtak az interneten. Az Y generáció élvezni akarja a munkahelyet: legyen az modern, a hagyományostól eltérő, nagy tág terekkel, és közös étkezésre, beszélgetésre lehetőséget adó konyhával. Az Y generáció a fordított szocializációs generáció, ami azt jelenti, hogy amíg az előző generációk tagjai szüleiktől és nagyszüleiktől tanultak, tőlük kaptak tapasztalati tudást, amely alapjául szolgált az idősek tiszteletének, addig az Y generációnál pont fordítva van, ő tanítja az előző generációkat a digitális világ eszközeinek használatára, ezáltal az idősek tisztelete se mondható jelentősnek. Az Y generáció elmélete, hogy nem akarnak úgy élni, mint a szüleik, akik állandóan a pénzt hajtják és szorongva felelnek meg minden elvárásnak. Kiemelten fontos számukra a munka és a magánélet egyensúlya, szabadidejük érték számukra.
34
Az 5. táblázatban az előbbi három generáció közötti különbségeket láthatjuk: 5. táblázat A generációs eltérések megnyilvánulásai
Baby Boom generáció
X generáció
Y generáció
hierarchia, lojalitás
verseny, anyagiak
szabadság, kapcsolatok
Természetes
Udvariasság
Miért kellene?
Pénz
Meg kell keresni!
A pénz a minden!
Jár nekem!
Lojalitás, karrier
Feljutni a csúcsra
Levágni az utat
Adj szabadságot különben kilépek!
Ellenáll
Elfogadja
Akarja
Megfontolt
Tényeken alapul
Fontos, de időnyomástól mentes
Keretek között
Kizárja
Kényelmes
Funkcionális
Kényelmes
Inger gazdag
Leader
Manager
Coach
Tényezők Alapérték Idősebbek tisztelete
Változás Döntéshozás Tanulás Technológia Munkakörnyezet Vezető
Ismerősök véleménye számít Szabadon és élményekkel telve, folyamatosan Segít, hogy jól érezzem magam!
(forrás: www.hrportal.hu ; www.integralakademia.hu )
A Baby Boom, az X és Y generációk közötti különbségek vizsgálata után érdemes arra is figyelmet fordítani, hogy egyes generációkat milyen tényezők, milyen mértékben motiválnak a munkahely tekintetéven.
35
1. diagram Motivációs tényezők generációs bontásban (forrás: Kissné András Klára: Generációk, munkaerőpiac, motiváció )
5.2.
Z generáció- a jövő munkavállalói
A Z generáció tagjai még az iskolák és az egyetemek padjait koptatják, azonban néhány éven belül ők is aktív szereplői lesznek a munkaerőpiacnak. Ez a nemzedék a legkisebb létszámú, legoktatottabb, a legkisebb családba született, a legidősebb anyák nevelik és a leghosszabb várható élettartammal rendelkezik. A Z generáció már teljes mértékben beleszületett a digitális technológiák világába, profin kezelik az elektronikus eszközöket. Hozzászoktak ahhoz, hogy állandó kapcsolatban vannak egymással, naponta akár több száz emberrel is kommunikálnak és hogy állandó, korlátlan és azonnali hozzáférésük van a világhálóhoz. Az internetes kommunikáció gyakori használatának hátránya, hogy az életben zajló kommunikációt azonban stresszhelyzetként élik meg. A Z generáció ösztönösen olyan készségekre tesz szert, mint a többfeladatos feldolgozás (multitasking), az együttműködő tanulás (collaboration) vagy az önszabályzó tanulás. Ez a generáció mindezekre a készségekre az iskolán kívül, szabadidejében tesz szert. A Z generáció tagjai, az Y generációhoz hasonlóan, nem lojálisak a munkahelyükhöz, számukra a munkahely cserélgetése természetes, kompromisszum nélkül odébbállnak 36
ha szükségét érzik. Bátrak, kezdeményezőek, praktikus szemlélet jellemzi őket, az egyén szabadságát, a formalitásmentes közvetlen környezetet nagyra értékelik. Munkájuk során a feladataikat nem egyénileg, hanem egymással összefogva kívánják megoldani. Annak érdekében, hogy megtudják, hogy milyen munkahelyet választanának a Z generáció tagjai a Forbes magazin 49 ezer Z generációs fiatalt kérdezett meg egy nemzetközi felmérés keretében, amelyet Észak-és Dél-Amerikában, Afrikában, Európában, Ázsiában és a Közel-Keleten folytatott le. Megállapították, hogy legtöbben már nem mások elvárásainak való megfelelési kényszerből, hanem saját érdeklődési körükből adódóan választanak karriert, ezáltal nagyobb motiváltsággal állnak majd a munkához. A megkérdezettek mindössze 39 százaléka választotta tanulmányait csakis a várható fizetés reményében. A kutatásból kiderült, hogy a fiatalok döntő többsége, 80% saját vállalkozásban gondolkodik, mondván hogy a saját főnöke szeretne lenni. Annak ellenére, hogy vállalkoznának, a Z generáció a munka-magánélet egyensúlyt és a munkahelyi stabilitást nevezte meg, mint legfontosabb karrier célt. Tudásuk és magabiztosságuk ellenére a Z generáció tagjai aggódnak amiatt, hogy nem fognak tudni munkát találni, karrierjük megreked, és nem tudja teljes mértékben kibontakoztatni tehetségét, javítani a saját és családja életminőségét.
5.3.
Mekkora generációk közötti szakadék a munkaerőpiacon?
A generációs kutatások egyik figyelemfelkeltő kérdése a különböző generációk együttműködésének lehetőségei és buktatói a munkahelyeken. A generációk közötti legtöbb feszültséget az eltérő értékítélet, látásmód, különböző munkastílus, kölcsönös türelmetlenség és az elfogadás hiánya okozza. A generációs szakadékkal kapcsolatos kutatások eredményei kimutatták, hogy az eltérő generációkba tartózó munkatársak nehezebben találják meg egymással a hangot, mint a saját kortársaikkal. Ezáltal a generációs különbségek kihathatnak a munkahelyi együttműködések hatékonyságára. A kutatások alapján egyértelműen megállapítható az is, hogy egy másik generációval való közös munkavégzés kifejezetten nehézkesnek bizonyul. A vizsgálatok alapján leginkább az X generáció tagjaival a legkönnyebb együttdolgozni, a legnagyobb nehézségek, azonban a harminc alatti és ötven feletti kollégákkal való együttműködés jelenti. Annak ellenére, hogy a generációs különbségek okozhatnak némi súrlódást a munkavállalók között, azonban a differenciákat megfelelően kezelve hozzájárulhatnak a cég fejlődéséhez és növekedéséhez. Egy jó munkáltatónak fel kell ismernie a generációs kü37
lönbségeket és nem tompítania kell az ilyesfajta sokszínűségen, hanem igyekeznie kell kiaknázni az adódott lehetőségeket és kreativitást, új ötleteket, produktivitást és új üzleti megoldásokat generálni. Természetesen ez nem egyszerű feladat és kétségtelenül nagy kihívás, de a kompenzáció és a belső kommunikáció megfelelő kezelése révén a vállalat sokat profitálhat munkavállalóinak generációs sokszínűségéből és segíthet megteremteni a feltételeket a szervezet fejlődéséhez. A felmérésekből egyértelműen kiderült, hogy a nyitottság, elfogadás és rugalmasság hármasa határozza meg a sikeres együttműködést. Egy szervezeten belül a bizalmi kapcsolat és a bizalmi légkör őszinteség nélkül nem alakítható ki. Elmondható, hogy a szaktudás átadására való nyitottság illetve a szakmai teljesítmény elismerése fokozza a bizalmat és a tiszteletet, azonban a tudásféltés, a rossz időgazdálkodás vagy a technika nehézkes kezelése roncsolhatja az együttműködés sikerességét.
38
6.
AZ OPTIMÁLIS MUNKAHELY A Z GENERÁCIÓ SZÁMÁRA
A Z generáció számára ideális vagy optimális munkahely megalkotása nem egyszerű, viszont izgalmas kihívás. Véleményem szerint egy munkahely akkor nevezhető ideálisnak, ha a dolgozó szívesen jár be nap, mint nap, hivatásnak tekinti a munkáját és nem teherként, szükséges rossznak fogja fel azt. Ennek eléréséhez több tényezőt kell együttesen jól koordinálni, melyek között szerepel a munka minősége, a munkakörnyezet színvonala, a jó főnöki és kollegiális kapcsolatok illetve a jó hangulatú munkavégzés, munkakultúra. Természetesen a munka minősége, a feladatkörök és a bérezés a dolgozó végzettségétől és betöltött pozíciójától függ, ezen a téren nagy befolyást, változást nem tudunk eszközölni. Azonban kisebb nagyobb befektetésekkel a munkakörnyezet modernizálható, amely nemcsak a dolgozó munkakedvét, hanem hatékonyabb munkavégzést is eredményezhet. Továbbá a főnök által jól irányított munkavégzés, motiválás és a kollegiális kapcsolatok építése és erősítése révén jó hangulatú munkakultúra alakítható ki. Az optimális Z generációs munkahely megalkotásához két fő aspektusból fogok vizsgálódni, a munkakörnyezet és a munkahelyi légkör alapján. Javaslataim során figyelembe fogom venni az előzőekben megismert és bemutatott kutatások kimeneteleit, valamint az általam készített, Z generáció körében tett primer kutatás eredményeit. A primer kutatásom célcsoportja a Z generáció tagjai, középiskolások és egyetemisták, akik pár éven belül a munkaerőpiac részévé válnak, így vizsgálatom a leendő munkahelyükkel kapcsolatos elvárásokra vonatkozik. Felmérésem alapján 124 fős mintát sikerült létrehoznom, amely nemek szerinti eloszlása közel 80 százalék a nők és 20 százalék a férfiak tekintetében. Lakóhely szerint a válaszadók 11 százaléka a fővárosban, 77 százaléka városban és 12 százaléka pedig faluban vagy községben él. A jelenlegi tanulmányok kapcsán a megkérdezettek 35 százaléka még középiskolába jár, 62 százalékuk főiskolai vagy egyetemi tanulmányokat folytat, illetve kicsivel több, mint 2 százalékuk már nem folytat tanulmányokat.
39
Kutatásomban a jövőbeli munkahelyek beazonosítása kapcsán kíváncsi voltam milyen képzettség elérése a célja az egyes generációk tagjainak. Nemek szerinti bontásban az 2. diagram mutatja az eredményeket:
Nemek szerinti képzettségi célok főben NŐ
FÉRFI
13
8 53
29 4 0 5
2 3
érettségi
OKJ bizonyítvány
7 BSc
MSc
PhD
2. diagram Nemek szerinti képzettségi célok főben (forrás: Saját szerkesztés)
Az adatok alapján megállapítható, hogy a többség, vagyis a megkérdezettek 53 százalékának egyetemi, 30 százalékának főiskolai diploma elérése a célja, 9 százaléknak PhD szint megszerzését tűzte ki célul, 5 százalékuk OKJ bizonyítvánnyal megszerzésével megelégszik, a maradék 5 százalék pedig az érettségi után nem tervezi folytatni a tanulmányait. A felmérésből kiderült, hogy a megkérdezettek legnagyobb része saját vállalkozás indításába kezdene. Azután kicsivel lemaradva közel azonos szépszerűségnek örvendenek a kisebb magántulajdonban lévő cégek és a multinacionális vállalatok, a legkevésbé preferált az állam által fenntartott cégeknél való elhelyezkedés. A kérdőív arra is kitért, hogy a Z generáció tagjai milyen területen látják magukat a jövőben, és a legnépszerűbb válaszok között a közgazdasági terület különböző ágai, valamint a mérnöki munkakörök voltak. A kedvelt válaszok közé tartozott továbbá a gyógyszeripar, egészségügy, a jog és azok okta-
40
tás is. Ezekből az adatokból is megállapítható, hogy a jövő munkaerőpiaci generációjának nagy hányada is irodákban képzeli el a mindennapi munkavégzést.
A munkakörnyezet modernizálása
6.1.
Kutatásom alapján, amikor arra kérdeztem rá, hogy a munkahely tekintetében melyek a legfontosabb tényezők, a válaszadók nagy része a végzettségnek megfelelő munkakör és a kielégítő fizetés után a munkakörnyezet színvonalát jelölték, meg mint legfontosabb tényezőt. Napjainkban a munkakörnyezetet a munkahely védjegyének is nevezhetjük. Ahogy belépünk egy irodába az első benyomás nagyon fontos, hiszen ha a szép modern környezetet látunk mindenképp pozitívabban fogunk viszonyulni a vállalathoz akár munkavállalóként akár egy partnercég képviselőjeként vagyunk jelen. A modern benyomást keltő munkakörnyezet harmonikus, színes falakkal, az igénybevételhez alkalmazkodó padlóburkolattal és természetesen a korszerű bútorok és berendezések segítségével érhető el. Mivel a Z generáció számára ideális munkahely, jelen esetben a munkakörnyezet modernizálása a cél kíváncsi voltam elképzelésük szerint milyen típusú irodában dolgoznának szívesen. A kérdőív szerkesztésénél cseles módon az erre vonatkozó kérdést kétféleképpen tettem fel. Mindkét esetben a kérdés úgy szólt, hogy milyen irodában dolgozna szívesen és a válaszlehetőségek is megegyeztek, vagyis saját irodában, 2-3 fővel közösen, 4-5 fővel közösen vagy nagy légtérben több emberrel kívánnak e együttdolgozni. A csavar azonban abból állt, hogy az egyik esetben szövegesen szerepeltek a válaszlehetőségek, a másik esetben viszont a képek között kellett választani.
41
3. diagram A kérdőív eredménye a preferált irodatípusok alapján főben (forrás: Saját szerkesztés)
Az eredményeket 3. diagram két diagram mutatja. A diagram alapján leolvasható, hogy a két kérdésre adott válaszok aránya merőben eltér egymástól. Megállapítható, hogy mindkét esetben a saját iroda illetve az 2-3 fős irodák a leginkább preferáltak, csak más arányokban. Meglepő, hogy a 4-5 fős iroda kép alapján majdnem háromszor annyi embernek volt szimpatikus, az egy légterű iroda viszont kép alapján a megkérdezettek közül senki tetszését nem nyerték el. A kérdőíven kívül egy másik szemszögből is megvizsgáltam az irodatípusokat, az alapján a táblázat alapján, amelyet a 3. fejezetben alkalmaztam az egyes irodatípusok értékelésénél. A súlyozást aszerint alakítottam ki, hogy a munkáltató szemszögéből általánosságban melyek a legfontosabb tényezők, így pontozásom szerint, amit fontosnak tartottam ahhoz egy 2-est, a többihez pedig 1-est rendeltem. Nagyobb súlyozást a költségek és a munkaminőség befolyásoló tényezőinek figyelembevételével alkottam meg. A fenntartási költség és a vele szoros kapcsolatban lévő területi kihasználtság a havi szinten felmerülő költségek miatt kapott nagyobb súlyozást. A közvetlen munkavégzést legjobban befolyásoló tényezőket, mint a diszkréciót, a biztonságos munkavégzést, valamint a környezeti stressz hatást tartottam fontosnak még nagyobb súllyal ellátni. 42
6. táblázat Az irodatípusok értékelése súlyozással
Értékelési tényező
Súlyozás
Beruházási költség
1
Fenntartási költség Terület kihasználása Rugalmas elrendezés Berendezések közös használata Diszkréció Biztonságos munkavégzés Környezeti stressz hatás Eredmény
Hagyományos elrendezésű iroda
Egyterű iroda
Home office
Nyílt iroda
Irodatáj
Hosteling
1
2
1
2
3
2
2
1
1
1
3
2
2
3
2
3
3
1
2
2
3
2
3
1
2
2
3
3
1
2
3
1
2
1
3
2
3
1
2
1
2
2
3
1
2
1
3
31
20
25
21
35
(forrás: Saját szerkesztés)
A kérdőíves és a táblázat alapján is a leginkább kedvelt irodatípus, amikor az illető egyedül dolgozik az irodában, így felfoghatjuk, hogy a saját iroda és a home office lett a győztes. Természetesen a saját iroda preferálásában véleményem szerint megjelenik a generációnak az a tulajdonsága is, hogy azt gondolják, hogy rögtön saját irodájuk lesz ahogy a munka világába beteszik a lábukat. Ezek figyelembevételével a kutatás eredményeként az élmezőnybe sorolnám a hagyományos elrendezésű irodákat is. 6.1.1 Modernizálás az egyes irodatípusok tekintetében Természetesen annak ellenére, hogy a Z generáció milyen irodát preferálna az iroda elrendezése, típusa leginkább a cég profiljától és tevékenységétől függ. Ez alapján nem lehet egyértelműen kijelenteni, hogy csak az egyik vagy csak a másik irodatípus ideális a Z generáció számára és a többit elvetni, hiszen ha reálisan belegondolunk nem fog minden cég és vállalat új irodákat létrehozni csak azért hogy az a Z generáció minden igényét kielégítse. Véleményem szerint a kulcsszó a modernizálás, amely a meglévő jól bevált dolgokhoz új elemeket rendel, korszerűsíti a munkavégzést, és ha a fejlődő technika elemeit beleépítjük a mindennapi munkakörnyezetbe még a cég fejlődését, sőt akár versenyelőnyét is 43
okozhatják. Ezekkel a lépésekkel a fiatalabb generációk szimpátiáját is felkelthetjük, továbbá ha az idősebb generáció is érzékeli a jótékony hatást hamar adaptálódni fog az új helyzethez. 6.1.1.1.
Hagyományos elrendezésű iroda
A hagyományos irodák tekintetében a terek elrendezését illetően sok változás nem alkalmazható. Főleg Magyarországon, ez az irodatípus a legkedveltebb, legelterjedtebb, így értelemszerűen az irodaházak is arra vannak berendezkedve, hogy 2-3 fő számára ideális irodahelyiségeket tudjanak biztosítani. Természetesen az újítást érintő korlátozott mozgásteret nem szabad hátrányként felfogni, hiszen egyrészt a hagyományos elrendezésű iroda számos pozitív tulajdonsággal rendelkezik, másrészt pedig a Z generáció körében tett felmérés alapján is a kedvelt irodatípusok közé tartozik. Véleményem szerint a hagyományos elrendezésű irodákat korszerű bútorokkal, berendezésekkel és eszközökkel lehetne leginkább modernizálni. 6.1.1.2.
Egyterű iroda
Az egyterű iroda a leginkább variálható, alakítható a térbeli elrendezést illetőleg. Azok a vállalatok és cégek, akik emellett az irodatípus mellett döntenek nagy valószínűséggel a nyílt térből eredő előnyöket, a szabadabb kommunikációt és rugalmas elrendezést igénylik. Azonban a közös iroda legnagyobb hátránya a privát szféra és a diszkréció hiánya, amelyre a legjobb megoldás a különböző térelválasztók használata. Szerintem egy jól megválasztott, praktikus ámde modern térelválasztó az iroda kinézetén és hangulatán is rengeteget tud javítani, továbbá a minimális privát szféra kialakítására is rendkívül jó megoldást nyújtanak. A térelválasztók előnye abban is rejlik, hogy nemcsak a munkaállomásokat választhatja le egymástól, de funkciók szerint is rendezhetővé válhat az iroda általa, valamint a könnyen mozgatható elemek segítségével a munkatér könnyen áttranszformálható, a cég elképzelése szerint alakítható. A következőkben néhány egyterű irodákban használt modern térelválasztót fogok bemutatni. A térelválasztók egyik típusa egy könnyen összeszerelhető és hordozható állványrendszer, melynek darabjait egy fém vázra kell felapplikálni tetszőlegesen. A fém vázra különböző tárolók rögzíthetőek, amelyek bőrből, nemezből, szövetből, fémből vagy fából készültek. Az állvány könnyen csomagolható és hordozható, így könnyen szállítható helyiségek és irodák között is. 44
11. ábra Az állvány térelválasztó (forrás: www.iroda.hu)
A nyersfa panelekből álló térelválasztók amilyen olcsók és egyszerűek olyan hasznosak is. Az oldalsó pántok segítségével az asztallapok a kívánt magasságra állíthatók, így nemcsak ülve, de állva is dolgozhatnak a munkatársak, sőt ezek a térelválasztók még ülőbox-ként is használhatók. Egy vagy akár többszemélyes tereket is létrehozhatunk vele az irodán belül. Az elemekkel bárhogy játszhatunk, kisebb tárolókat, zsebeket és jegyzettáblákat is elhelyezhetünk az installációba, hogy még hasznosabb legyen a „minitér”. A rendszer zsenialitása abban is rejlik, hogyha nincs rájuk szükség könnyedén összecsukhatók és a lapjával a fal mellé állíthatók.
12. ábra Fa térelválasztók (forrás: www.iroda.hu)
A Nomad elnevezésű térelválasztó egy újrahasznosított, duplafalú kartonból áll, amely előnye hogy nagyon könnyen összeszerelhető. A kartonfalak könnyen felállíthatóak, nem kell hozzájuk semmi szerszám, a különálló lapokat a vájatok mentén egyszerűen 45
egymásba kell illeszteni. Ebben a rendszerben az a jó, hogy bármilyen térformát létrehozhatunk, mindennek csak a hely és a fantázia szab határt. Alkothatunk nyitott vagy zárt elválasztókat, ajtókat, ablakokat, bármit, amit az iroda arculata megkíván. A kartonból lévő térelválasztó alkalmazásával egyrészt az iroda a környezettudatosságát is bizonyíthatja az újrahasznosított termék használata miatt, valamint a színes elválasztók moderné és vidámmá teszik a munkaterületet.
13. ábra Kartonfalak (forrás: www.iroda.hu)
A függöny a térelválasztók azon fajtája, amivel a legkönnyebben lehet szeparálni. Nem kellenek hozzá fix falak vagy nehéz elválasztó elemek, elég egy sín és függönynek való anyag. Mindemellett a függöny elegáns és rendezett érzetet kelt. A függönyök segítségével nagy terekből kisebbeket választhatunk le, a privát szféra szempillantás alatt megvalósítható, úgy ahogy egy közösségi tér létrehozása is. Ennek térelválasztónak hátránya viszont, hogy a függöny, mint szövet sok port nyel el és ilyen nagy mennyiségben a tisztítása elég nehézkes lehet.
14. ábra Térelválasztó függöny (forrás: www.iroda.hu)
46
A legmodernebb kivitelezésű térelválasztó rendszer kétségtelenül a Kivo rendszere, amely lehetővé teszi, hogy olyan egyedi tér-struktúrákat hozzunk létre, amitől az irodába lépve mindenkinek eláll a lélegzete. A háromszögekből álló rendszer, a kartonfalhoz hasonlóan, egymásba illesztéssel változatos formákat hoz létre. Minden háromszögnek tükör-polírozott rozsdamentes acél az alapja, amelyen újrahasznosított nemezborítás van. Az elemek mágnesesen csatlakoztathatóak bármely oldalukon az acélvázhoz, így állíthatjuk össze a kívánt nagyságú és formájú térelválasztókat.
15. ábra A Kivo különleges térelválasztója (forrás:www.iroda.hu)
6.1.1.3.
Home office
A távmunka illetve az otthoni munkavégzés egyre nagyobb térhódításnak örvend, hiszen egyes munkakörök tekintetében sokkal költséghatékonyabb megoldásnak bizonyult, mint az irodaház fenntartása. Az otthoni iroda, vagyis a home office az általam végzett irodatípus értékelés első helyezettje, valamint a kérdőív legkedveltebb irodájának, a „saját iroda” minden előnyével rendelkezik A home office esetében sokan csak egy íróasztalban, egy székben és egy számítógépben gondolkodnak ebből adódóan a modernizálási lehetőségek megakadnak ennél a három elemnél azonban a munkavégzéshez szükséges eszközök mellett a munkakörnyezet kialakításának csak az igényeink, ízlésünk és a fantáziánk szabhat határt. A következőkben home office legmodernebb és legkreatívabb megoldásait fogom bemutatni, amelyek, a Z generáció ízlését is kielégítik. Azok számára, akik kis négyzetméterű lakásban laknak is számos megoldás van az egyedi home office kialakítására. Akik szertik a rendet és a diszkréciót, remek praktika lehet egy beépített szekrénybe elrejteni az irodasarkot, amely egy tolóajtó segítségével könnyedén eltűntethető a kíváncsi szemek elől. A home office elrejtésének ötleténél ma-
47
radva impozáns íróasztalt varázsolható egy régi zongorából, amely könnyedén beilleszkedhet a lakás környezetébe. A természet közelsége pozitív hatással van a teljesítményre, ennek okán a home office kialakítása a kertben remek ötletnek bizonyult, mindössze egy strapabíró asztalra és székre van szükség egy tető alá. A kültéri munkakörnyezet nem csak kertben, de egy erkélyen is megvalósítható, ahol egy korlátra rögzíthető kisebb asztallal az iroda könnyedén kialakítható. A kültéri iroda legnagyobb hátránya, hogy nem tud adaptálódni, az évszakokhoz, valamint az időjárás viszontagságaihoz. A telepített kabin irodák mára már egyszer nagyobb népszerűségnek örvendenek, de egyelőre még csak külföldön. A kabinok magasabb belmagasságú házakban, de akár kint a kertben is elhelyezhetők. Kialakítása modern, letisztult, a modoros berendezése pedig teljes mértékben irodai hangulatot kölcsönöz. Ajtóval zárható, amely segítségével a környezet figyelemelterelő, zavaró hatásait könnyedén kizárhatjuk.
16. ábra Kabin iroda (forrás: www.iroda.hu)
A legfantáziadúsabb home office-ok nagyon kreatív emberek agyszüleményei. A tengerpart szerelmeseinek a tökéletes otthoni irodát egy amerikai férfi úgy alakította ki, hogy egy homokozó közepére helyezte el az asztalát és a székét így munkája közben élvezni tudta a homok lágy simogatását. Végül egy magyar különlegességgel fejezném be a modern otthoni irodák felsorolását. A legkreatívabb munkasarok díját egyértelműen az a férfi érdemli, aki egy piros Ikarus buszból transzformált irodát magának. Nem csak praktikus kabinszerű irodát alakított ki magának, hanem a lakásának is nagyon meghökkentő és divatos eleme lett.
48
6.1.2. Közösségi terek a munkahelyen Az közösségi terek az új munkakultúra megjelenésével, a fókusz munka mellett feltörekvő kollaborációval és projektalapú tevékenységgel jelentek meg a munkahelyeken. A csoportmunkával megszűnt a helyhez kötöttség, elterjedt a mobilitás és ehhez az irodának is alkalmazkodnia kell. Különböző szeparációt támogató terek jelentek meg, mint a telefonszoba, relaxszoba vagy coffe-break pontok, ahol a dolgozó a munka közben kicsit kikapcsolódhat, feltöltődhet, kiléphet a megszokott folyamatokból, új impulzusokat kaphat, bátran ötletelhet. Ha az iroda rendelkezik például terasszal, vagy tetőterasszal ott is remekül kialakítható közösségi tér, hiszen a természet közelsége még inkább regenerálhatja a dolgozót. A formális kommunikációs terek mellett, mint a tárgyaló, ilyen informális kommunikációs terek fontosságai is megnőtt, hiszen jó hatással vannak az általános légkörre, a munkahelyi kapcsolatokra, valamint a közös kikapcsolódás új lendületet adhat a munkának és kreatívabb munkavégzést eredményezhet. A szeparált közösségi terek leginkább az egyterű irodákban jellemzőek, ott alakíthatók ki könnyedén, de véleményem szerint egy hagyományos elrendezésű irodákban is elképzelhető, úgy hogy egy-egy irodát átalakítanak a kikapcsolódást szolgáló közösségi térré. 6.1.3. Újszerű berendezések Minden iroda, ha már a terek átrendezését illetően nem is, de új, korszerű bútorok és berendezések által mindenféleképp modernizálható. 6.1.3.1.
A munkahely nélkülözhetetlen elemei a Z generáció szemével
A kérdőívem kapcsán kíváncsi voltam melyek azok a berendezések és eszközök, amelyek nélkül a Z generáció nem tudja elképzelni a mindennapi munkavégzést. A 4. diagram az általuk megjelölt válaszok népszerűségét mutatja:
49
A Z generáció számára nélkülözhetetlen eszközök a munkahelyen modern, szépen felújított munkakörnyezet modern informatikai berendezések légkondicionáló hűtő kávéfőző céges autó céges mobiltelefon szemkímélő monitor kényelmes, ergonomikus szék saját számítógép
96 60 50 24 30 36 32 46 63 64
4. diagram A Z generáció számára nélkülözhetetlen eszközök a munkahelyen (forrás: Saját szerkesztés)
A válaszokból egyértelműen látható, hogy toronymagasan a modern, szépen felújított munkakörnyezet a győztes, de az informatikai berendezések újszerűsége illetve a saját számítógép is az elsők között végzett. A Z generáció tagjai fontosnak tartják továbbá az ergonomikus munkakörnyezetet, mind az ergonomikus szék, mind a szemkímélő monitor tekintetében, továbbá a kellemes munkakörnyezetet megteremtő légkondicionáló is fontos eszköznek bizonyult. 6.1.3.2.
Modern ergonomikus bútorok
A 4. fejezetben részletesen kitértem, hogy melyek az ergonómia alapelvei, illetve mire kell odafigyelni az ergonomikus munkavégzés kapcsán. Olyan kulcstényezőket, mint a megfelelő megvilágítást, akusztikát, hőmérsékletet és a tükröződésmentes kialakítást mára már minden irodában természetesnek kell venni. Az alapvető irodabútorok, irodai felszerelések tekintetében már lehet kifejezetten az ember méreteihez igazított változatokat vásárolni és szerencsére már egyre több iroda csak ilyenekkel van berendezve. Azonban a technika fejlődésével megjelentek olyan új ergonomikus megoldások, amelyek jelenleg még nem jelennek meg nagy tömegben, az irodákban, viszont lehet, hasznos tulajdonságiak miatt pár éven beül, szerves részévé válhatnak a munkakörnyezetnek. Az asztalok tekintetében az állítható magasságú asztalokat tekintik a legergonomikusabb megoldásnak, azonban ezek az asztalok nagyon drágák. Ebből valamint az ülőmunka káros hatásaiból kiindulva hozták létre az úgynevezett Ombee-t, amely segítségével egy átlagos íróasztalból ergonomikus álló munkaállomás hozható létre. Strapabíró, 50
lyukas elemekből áll, amelyek könnyedén variálhatóak, asztali gépekhez, laptopokhoz, tabletekhez egyaránt. Tartozik hozzá továbbá egy különleges tartozék, amelyre rá kell állni és folyamatos mozgása révén az álló dolgozó lábában a vérkeringést serkenti.
17. ábra Ombee ergonomikus álló munkaállomás (forrás: www.indiegogo.com)
Egy kaliforniai bázisú cég az álló- és ülőmunka helyett egy új testhelyzetet talált a legideálisabbnak, méghozzá a hanyatt fekvést. Az Altwork Statio-ra keresztelt termék gyakorlatilag az állómunka testtartását veszi alapul 90 fokkal elforgatva a berendezést, valamint hajlított képernyős monitor és állítható magasságú megfelelő szögben beállított billentyűzet teszi ergonomikussá a terméket. Azonban a fekvő munkaállomás ára nagyon borsos, így nem valószínű hogy túl elterjedt berendezési tárgya lesz az irodáknak.
18. ábra Altwork Statio (forrás:www.dunckelfeld.de)
Az irodai kiegészítők tekintetében az ergonomikus billentyűzetek és egerek tárháza az egyik legbővebb. A kéz formájához alkalmazkodó egerek és a kéztartós billentyűzetek hasznos eszközei napjaink számítógépes munkavégzésnek, azonban a technológia fejlődé51
sével megjelent az egér és billentyűzet kombinációja, amely sokkal inkább kézre esik, valamint a balkezeseknek is kedvez. Az ilyen egeres billentyűzet vezeték nélküli, ergonomikus kialakítású, szabadabb munkavégzést eredményez.
19. ábra Egér és billentyűzet kombinációja (forrás: www.hvg.hu)
Az ergonomikus környezet nemcsak a bútorokon múlik, hanem a környezet zavaró tényezőinek minimalizálásán is múlik. Ebből kiindulva alkották meg az úgynevezett AK 2Workspace –t, amely szeparációs elemként és lámpaként is funkcionál. A plafonra szerelhető elem helytakarékosságán túl még a térelválasztók szeparáló tulajdonságával is rendelkezik, megfelelő megvilágítást biztosít a munkaterületen, valamint az elválasztóban található akusztikus hab segítségével remek hangcsillapító és zajszűrő is egyben. Az AK 2Workspace amellett hogy a többféle színben is kapható és így az iroda dizájnjához is hozzájárul, még környezetbarát is, hiszen a panelek újrahasznosított PET palackokból készülnek.
20. ábra AK 2- Workspace (forrás: www.devorm.nl)
52
Az előbbiekben bemutatott modern ergonomikus bútorok, eszközök véleményem szerint mindenképp rendelkeznek, sok pozitív hatással rendelkeznek és az ergonomikus munkavégzés számára is új dimenziókat jelentenek, azonban még jó pár évet várni kell hogy ezek általánosságban elterjedjenek a világ irodáiban.
6.2.
A munkahelyi légkör felpezsdítése
Véleményem szerint az ideális munkahely egyik legfontosabb eleme a jó munkahelyi légkör, hiszen ez nem csak kedvet csinál a munkához, de a céghez is lojálisabbá teszi a munkavállalókat. A munkahelyi légkört nagyon sok tényező befolyásolhatja, de véleményem szerint a kulcstényező a munkavállalók egymás közötti kapcsolata. Egy munkahely se működhet jól, ahol a dolgozók nem jönnek ki egymással, ahol ahelyett, hogy segítenék, egymást még hátráltatják is, ami a munka rovására mehet. Az új munkakultúra velejárója a kollaboráció és a projektfeladatokhoz kötött munkavégzés, amely elképzelhetetlen a munkatársak csapatmunkája nélkül. A munkavállalók generációs sokszínűsége miatt valószínűleg a csoport összetétele is különböző korosztályú emberekből fog állni. Álláspontom szerint a Z generáció számára fontos szempontokat a munkahelyi légkörrel kapcsolatban meg kell próbálni beleépíteni a szervezeti kultúrába, úgy hogy az az idősebb generációk számára is szimpatikus maradjon. Annak érdekében, hogy a Z generáció igényeit jobban átlássuk a 7. táblázatot hoztam létre, amelyben a Z generáció egyes sajátosságai alapján megjelenő elvárások láthatók, melyek jó alapjául szolgálhatnak az új munkakultúra és munkaszervezés számára, valamint jó ötleteket adhatnak olyan intézkedések bevezetéséhez, amellyel könnyebben adaptálhatóvá válhatnak a Z generáció tagjai a más generációhoz tartozó munkatársak számára.
53
7. táblázat Z generáció elvárásai a munkahelyen
Z-generáció sajátossága
Elvárás a munkahelyen
Igény a struktúrára
Szervezett munkarend Pontos feladatkiadás határidővel Rendezett, szervezett munkakörnyezet Rugalmas munkavégzés
Szociális
Személyes kapcsolatok a munkahelyen Főnökkel közvetlen kapcsolat Legyen a munkatársakkal közös kávézás, pletyka Közös program a munkatársakkal
Azonnali
Főnököt gyorsan el lehessen érni, azonnal lehessen tőle kérdezni Probléma esetén legyen munkatárs aki rögtön tud segíteni
Bevonódás, tapasztalat
Pörögjön a munka, legyen feladat, Tapasztalatgyűjtési lehetőség
Kísérletező
Kihívást jelentő munka, Hagyják kibontakozni A főnök az eredményt kontrollálja, ne mondja meg minden lépésben, mit kell (forrás: Saját szerkesztés)
6.2.1. Szabadabb munkavégzés A kérdőív kapcsán arra is kitért a kutatásom, hogy milyen munkaidő beosztásban képzelik el magukat a Z generáció tagjai. A válaszok alapján a nagytöbbség úgy gondolja, hogy nyolc órát kell majd dolgoznia egy nap, viszont szinte minden válaszadó elvárásnak támasztotta a rugalmas munkavégzést. Véleményem szerint a rugalmas munkaidő-beosztás nemcsak a Z generáció, hanem minden generáció számára szimpatikus megoldás lenne. A rugalmas munkaidő legideálisabb formája az, amikor meg van adva egy törzsidő, amikor a munkahelyen kell tartózkodni, és hogy azon kívül a szükséges munkaidőt a törzsidő előtt vagy után tudja le, az a munkavállalóra van bízva. Álláspontom szerint az ilyen munkarendben dolgozó cégek minden generáció számára rokonszenvesek, és vonzó munkahelynek számítanak. A szabadabb munkavégzés nemcsak az időbeosztás szempontjából érthető, hanem a munkahelyi mozgástér szempontjából is. A kollaboráció elterjedésével megszűnt a helyhez kötés, szabadabb mozgástér jellemző. Ennek kapcsán pár vállalatnál már nem asztali 54
gépeken, hanem laptopokon folyik a munkavégzés, hiszen azok mobilabbak, könnyebben mozgathatók. 6.2.2. Motiváció és jutalmazás Meglátásom szerint a munkahelyen a legnagyobb generációs problémák forrása az, hogy a fiatal generáció nagy elvárásokkal rendelkezik és rögtön olyan pozícióra és fizetésre vágyik, mint aki már sokéves munkatapasztalattal rendelkezik. Természetesen ez a vágy nem teljesíthető, hiszen óriási bérfeszültséget okozna és az idősebb generációval szembe se lenne igazságos eljárás. Véleményem szerinte egy egységes rendszer megalkotása lenne a megoldás, amely minden generációt egyformán érint és motivál. A rendszer egyben teljesítményértékelő és jutalmazó rendszer is lenne, így mindenki a munkájának színvonala és teljesítménye alapján kaphatna jutalmazást. A teljesítményértékelés kapcsán szerintem a legeredményesebb a 360 fokos értékelés lenne, hiszen ennek keretén belül az értékelt munkavállaló önértékelést is ad magáról, továbbá értékeli őt a közvetlen főnöke, az azonos szintű kollégái, beosztottjai és esetlegesen a cég ügyfelei és partnerei.
Közvelten főnök
Azonos szintű kollégák
Önértékelés Értékelt munkavállaó
Partnerek, ügyfelek
Beosztottak
21. ábra 360 fokos dolgozói értékelés (forrás: Saját szerkesztés)
A módszer segítségével átfogó képet kaphatunk a munkavállaló munkavégzéséről. Véleményem szerint az értékelést évente vagy félévente érdemes végezni. A vezető beosztású dolgozóknak a mindennapi munkavégzés folyamán tanácsos egyes beosztottjaikról 55
feljegyezni a pozitív és negatív észrevételeket egyaránt, így a teljesítményértékeléskor biztosan nem felejtenek ki egyetlen eseményt sem. A teljesítményértékelés csak akkor lesz motiváló, ha annak valamilyen hatása is van. A kiemelkedő teljesítmény utáni prémium, valamint az Év dolgozója cím kapcsán nyerhető jutalom nagyon motiváló hatással bírhat. A teljesítmény értékelés kapcsán való jutalmazás álláspontom szerint nem elegendő, hiszen a kreativitás itt nem kerül feltétlenül előtérben. Ennek érdekében ötletláda kialakítása lenne a megoldás, ahova minden munkavállaló bármilyen jellegű ötletét beledobhatja, legyen az a munkafolyamatra vagy a munkakörnyezetre vonatkozó. Javaslatom szerint az ötleteket havonta vagy kéthavonta kéne értékelni és az ötlet típusának és hasznosságának függvényében pénzjutalommal, szabadnappal vagy egyéb kisebb jutalommal megajándékozni a kreatív munkavállalót. Természetesen a bedobott hasznos ötletek száma is beleszámítana a teljesítményértékelésbe és ezzel, nagyobb eséllyel indulhatna a munkavállaló az Év dolgozója címért. Ezzel a cég nemcsak a munkavállalói motiváltságot erősítheti, hanem még a cég fejlődése szempontjából is előnyös lehet. 6.2.3. Csapatépítés és a lojalitás növelése A generációk vizsgálata során kiderült, hogy amíg a Baby Boom generációnak a lojalitás a fő erénye, addig a fiatalabb generációk a hirtelen, gyors munkahelyváltásról híresek. A cég számára a nagy fluktuáció egyáltalán nem előnyös, hiszen a toborzás-kiválasztás folyamata hosszadalmas csakúgy, mint a betanítás és mire már a képzett munkavállaló elkezdené, az érdemi munkát a folyamat kezdődhet elölről. Véleményem szerint ezen a téren a megoldást a fiatalok lojalitásának növelése jelentheti. Ennek érdekében több praktika is bevethető. Az egyik módszer alapját képezhetnék a gyakornoki programok, mellyel még egyetemista korban, diákmunka keretében felmérhető a dolgozó munkavégzése, és ha a cég elégedett vele, tanulmányi szerződés köthető, mellyel a diák pozíciója biztosított egy bizonyos időre és ez mind a cég mind a diák szempontjából előnyös. Egy másik módszer a Z generáció munkahellyel kapcsolatos azon elvárásával kapcsolatban, hogy a munkával kapcsán felmerülő probléma esetén legyen kihez fordulnia azonnal. Erre megoldást nyújthat a mentorprogram bevezetése, amely keretén belül egy tapasztalt munkavállaló, külön juttatás fejében, a fiatal, friss munkavállaló számára segítséget nyújthat a mindennapi munkavégzés során valamint általa a dolgozók közé is hamarabb adaptálódhat.
56
A jó hangulatú munkahelyi légkörhöz hozzájárul a csapat tagjai közötti jó viszony, melyet a csapatépítő tréningek révén lehet a legjobban építeni. Napjainkban vannak cégek, amelyek kifejezetten csapatépítő tréningek szervezésével foglalkoznak és a cég elvárásainak megfelelő feladatokat adnak a tréningek során. A csapatépítő tréningeket érdemes évente, félévente rendezni, de akadnak, olyan cégek ahol heti rendszerességgel kisebb programokat szerveznek, például bowlingozás, biliárdozás, iszogatás, ahol mindenki kedve és ideje szerint vehet részt. 6.2.4. Fizikai és mentális egészségtudatosság Az egészséges életmód és a környezetvédelem is népszerű és egyben fontos témák is napjainkban. Az egészség megőrzése az irodák tekintetében az ergonómiával köthető össze, hiszen az ergonomikus bútorok segítségével csökkenhetjük az ülőmunka káros hatásait, azonban az egészségünk érdekében ennyi nem elég. A cég számára is fontos, hogy munkavállalói egészségesek legyenek, így ennek megőrzése érdekében a dolgozót motiválni kell az egészséges életmód felé. Az ülőmunka káros hatásait leginkább mozgással, sportolással lehet legjobban kompenzálni. Ennek érdekében jó megoldás, ha a cég lépésszámlálókat ad a dolgozóiknak, és ha ők az ideális lépésszámot, napi szinten 10000 lépést, megtesznek, akkor jutalomban részesülnek. A munkavégzés teljesítményére egy rövidebb szünet illetve kikapcsolódás jótékony hatással lehet, ami egy masszázs keretében is kivitelezhető, amely az ülőmunka során megfájdult izmokra és gerincfájdalmakra is jótékony hatással lehet. A teljesítményértékelés vagy ötletláda kapcsán kapott kisebb jutalmak is lehetnek összefüggésben az egészséges életmóddal, így jutalom lehet például egy úszó vagy edzőtermi bérlet vagy esetlegesen egy masszázsutalvány. Ha a vállalat rendelkezik saját étteremmel, menzával az ott kapható ételeket is az egészségtudatos életmód keretein belül alakíthatná ki. 6.2.5. Környezettudatos iroda A környezetvédelem napjaink egyik legfontosabb kérdése és jó ha az irodák tekintetében is gondolunk erre. A természet közelsége pozitív hatással van a dolgozók kreativitására, így érdemes a munkakörnyezetet ennek függvényében megtervezni, zöld falakat alkalmazni, a közösségi tereket pedig növényekkel díszíteni. A cél a környezettudatos és fenntartható működés létrehozása, az üzemeltetési költségek optimalizálásával, a szervezet működéséből fakadó káros hatások csökkentésével illetve a munkatársak környezettuda57
tosságának növelésével. A zöld irodában szelektív hulladékgyűjtés történik, az energiatakarékosságra törekszenek és újrahasznosított papírt használnak. Ha a cég saját irodaházzal rendelkezik a költségek csökkentése illetve a környezettudatosság jegyében napelemekkel termeltetheti a szükséges áramot.
58
7.
ÖSSZEFOGLALÁS
Dolgozatom célja a munkakörnyezet, főként az iroda bemutatása volt. Vizsgálatomat az irodával kapcsolatos szakirodalomban való kutatással kezdtem, hogy képet kapjak arról, hogy a folyamatszervezés és az irodaszervezés területén milyen szerepet tölt be a munkahely, munkakörnyezet. Ebből kiindulva tanulmányomat három fő szempont szerint építettem fel, az iroda tekintetében kívülről befelé haladva, vagyis az iroda külső kinézetével, elrendezésével, típusával kezdve, utána a benne található bútorokkal berendezésekkel, végül pedig a munka lelkével, a dolgozóval foglalkoztam. Elsőként igyekeztem a legnépszerűbb, legelterjedtebb irodatípusokat bemutatni, előnyeiket és hátrányaikat felsorolni. A tudatosan megválasztott irodatípus befolyásolhatja a munka minőségét és a munkaerő teljesítőképességét, valamint elősegítheti a szervezeti célok mihamarabbi elérését is. A megfelelő irodatípus kiválasztásával kapcsolatos döntés megkönnyítése érdekében az általam legfontosabbnak ítélt tényezőket ismertettem, majd ezek alapján egy értékelési táblázatot hoztam létre. Az iroda berendezésével kapcsolatos vizsgálat során célom nem az egyes, mindenki által jól ismert irodai eszközök bemutatása volt, hanem kutatásom központjában az irodai, számítógépes munkavégzés eredménye, az ülőmunka volt. Az ülőmunka egészségkárosító hatásainak ismertetése után rátértem az ezeket kezelő tudomány, az ergonómia bemutatására. Fontosnak tartottam szót ejteni az ergonomikus munkapozícióról, továbbá a tipikus irodai eszközök és berendezések ergonomikus változatairól, valamint bemutatni az ergonómiát, mint munkapszichológiai tényezőt is. Az iroda elrendezésének és berendezésének vizsgálata után rátértem az iroda kulcselemére, a dolgozóra. A munkavégzés csak akkor lehet sikeres, ha a dolgozó igényei ki vannak elégítve, továbbá ha elég motivált is a munkáját illetően. Azonban ez nem egyszerű feladat, főleg ha más generációkhoz tartozó, eltérő életszemléletű és ambíciójú embereket kell motiválni. Vizsgálatom ezen szakaszában célom az egyes generációk részletesebb megismerése volt, főként a munkaerőpiac jelenlegi és jövőbeli generációra fókuszálva, hogy képet kapjak hogy egyes korosztályok miben látják egymást differenciáit, valamint hogyan lehetne a különbségek kínálta előnyöket kiaknázni. A dolgozatom elején kitűzött három fő szempont részletes ismertetésével az volt a célom, hogy ezen területekről átfogó képet kapjak és alkalmazni tudjam ezeket a Z generáció számára ideálisnak vagy optimálisnak nevezhető munkahely megalkotása kapcsán. A kivitelezés során nemcsak a szakirodalmat és a témával kapcsolatos tanulmányokat vet59
tem alapul, hanem készítettem egy primer kutatást is a Z generáció körében, hogy tisztább képet kapjak elképzeléseikről. Az optimális munkahelyet két szempont szerint alakítottam ki, a modern munkakörnyezet és a jó hangulatú munkahelyi légkör alapján. A korszerű munkakörnyezetnél irodatípusonként sorra vettem az alkalmazható legmodernebb megoldásokat, valamint bemutattam a legfejlettebb ergonomikus bútorokat és berendezéseket is. Az ideális munkahelyi légkör kapcsán a Z generáció számára legfontosabb elvárásokat vettem alapul és igyekeztem olyan javaslatokat tenni, amelyeket a cégnél dolgozó minden generáció szívesen fogad, illetve amelyek a szervezeti célok szempontjából is előnyösek. A szervezeti kultúrával kapcsolatban véleményem szerint egy komplex teljesítményértékelő és jutalmazó rendszer bevezetése lenne a legjobb motivációt serkentő intézkedés. Továbbá fontosan tartom a mai modern világban a dolgozók egészségtudatos és környezettudatos gondolkodásmódjának erősítését, zöld, környezetbarát munkakörnyezet kialakításával, valamint az egészséges életmódot támogató jutalmazások bevezetésével. Mivel kutatásom főként a szellemi munkavégzés helyszínére, az irodára fókuszált, vizsgálatom folytatása során szívesen foglalkoznék a fizikai munkával kapcsolatos munkakörnyezet elemzésével is. Izgalmas témának tartom az iparhoz kapcsolódó munkaszervezést és folyamatszervezést, valamint a gyárak különböző kialakításait mind termelési mind munkakörnyezeti szempontok alapján. Jövőbeli kutatásomban szívesen foglalkoznék a gyártás területén megjelenő legmodernebb technikákkal, mint a 3D nyomtatás és a robottechnika, valamint a korszerű gyártósorok ergonómiai vonatkozásaival is. Mindemellett a mostani kutatásomhoz hasonlóan szót ejtenék a fizikai dolgozóról illetve az őt érintő monoton munkavégzés munkapszichológiai hatásairól is
60
IRODALOMJEGYZÉK Szakirodalom Adamcsik J. (1998): Irodaautomatizálás. Indok BT, Budapest Altomonte,S. – Schiavon, S. (2013) :Occupant satisfaction in LEED and non-LEED certified buildings. Building and Environment 68 pp.66.—76. Berényi L. (2013): Számítógép-használat otthon és a munkahelyen. Vezetéstudomány 4/2013 pp. 51.-62. Berényi L.– Szolnoki B. (2014): Az irodai munkavégzés ergonómiájának hatása a munka minőségére. Minőség és Megbízhatóság 2/2014 pp. 95.-103. Bodin Daniellson, C.- Bodin, L. (2009): Difference in satisfaction with office environment among employees in different office types. Journal of Architectural and Planning Research Vol.26-No.3 pp. 241.-257. Collins, P.(2000): Az iroda meghatározza a munkavégzés hangulatát, Facility Management, 2000/1 pp. 4.-11 Dobay P. (1996): Az iroda- Ember, gépek, szervezet. Panem Könyvkiadó, Budapest Field, R. – Phillips, N. (1992.): Környezeti válság az irodában: Miért nem fordítanak gondot a vezetők az irodai környezetre? Journal of General Management Vol.18-No.1 Gasparetz A. (2005): Az információvédelem az íróasztalon kezdődik. A Napi Gazdaság Melléklete – Irodakultúra 4/2005 pp. 8-9 Horváth L. G. (1975): Ergonómia. Tankönyvkiadó, Budapest Klein S. (1980): Munkapszichológia. Gondolat Kiadó, Budapest Kocsis J. (1974): Folyamatszervezés a gépiparban. Műszaki Könyvkiadó, Budapest Kroemer, K. H. E. –Kroemer, A. D. (2001): Office Ergonomics. Taylor and Francis Inc. , New York Lee, Y. S. – Guerin, D.A. (2010): Indoor environmental quality differences between office types in LEED-certified buildings in the US. Building and Environment 45 pp.1104.1112. Lee, Y. S. (2010): Office layout affecting privacy, interaction, and acoustic quality in LEED certified bulidings. Building and Environment 45 pp. 1594.-1600 Lee, W. L. – Burnett, J.: Benchmarking energy use assesment of HK-BEAM, BREEAM and LEED. Building and Environment 43 pp.1882.-1891. McCrindle, M.- Wolfinger, E. (2009): The ABC of XYZ – Understanding the Global Generations. UNSW PRESS, Sydney 61
Susánszky J. (1958): Az üzemszervezés alapjai. Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó, Budapest Susánszky J. (1982): Szervezésmódszertan. Tankönyvkiadó, Budapest Parányi Gy. (1960): A munkaszervezés alapjai. Felsőoktatási Jegyzetellátó, Budapest Parányi Gy. (1965): Korszerű munkaszervezés. Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó, Budapest Parányi Gy. (1968): Munkahelyek elemzése. Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó, Budapest Poór J. (1987): Irodaszervezés, irodaautomatizálás. Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó, Budapest Tari A. (2010): Y generáció. Jaffa Kiadó, Budapest Tari A. (2011): Z generáció. Tercium Kiadó, Budapest Tari A. (2015): Generációk online. Tercium Kiadó, Budapest Vaszkó M. (1984): Ergonómia. Tankönyvkiadó, Budapest Woodson, W. E. –Conover, D. W. (1973): Ember – gép – munkahelytervezés. Műszaki Könyvkiadó, Budapest Egyéb dokumentumok Az egyterű irodák előnyei és hátrányai. Ingatlan Évkönyv 2014/2015 pp.52.-53. Az egyterű irodák világa, a munkakultúra fejlődése. Ingatlan Évkönyv 2013/2014 pp. 38.39. Fenntartható fejlődés és a zöld irodaházak. Ingatlan Évkönyv 2012/2013 pp. 16.-18. Hogyan alakítsunk ki professzionális irodát? Ingatlan Évkönyv 2015/2016 pp. 102.-106. Ilyen egy dolgozóbarát munkahely! Ingatlan Évkönyv 2014/2015 pp 62.-65. Így lehet nekünk is profi irodánk. Ingatlan Évkönyv 2014/2015 p 32. Modern irodák: kialakítások, stílusok, trendek Ingatlan Évkönyv 2013/2014 pp. 55.-58. Jogszabályok 2012. évi I. törvény a munka törvénykönyvéről 1993. évi XCIII. törvény a munkavédelemről 33/1998. (VI. 24.) NM rendelet a munkaköri, szakmai, illetve személyi higiénés alkalmasság orvosi vizsgálatáról és véleményezéséről 50/1999. (XI. 3.) EüM rendelet a képernyő előtti munkavégzés minimális egészségügyi és biztonsági követelményeiről 62
Internetes források Balogh G.: Integratív tehetségmenedzsment szempontrendszer a gazdasági felsőoktatásban 2014 http://ktk.pte.hu/sites/default/files/hir_mellekletek/2014/10/balogh_gabordisszertacio.pdf (letöltés:2016.11.05.) CVONLINE: Jön a Z generáció! – Kik ők és mit akarnak? 2011.november 03. http://www.cvonline.hu/blog/2011/hirek/jon-a-z-generacio-kik-ok-es-mitakarnak/1145 (letöltés: 2016.10.20.) Durbák
I.:
Miért
nem
érti
egymást
az
X,
Y
és
a
Z
generáció?
http://www.profession.hu/2013.október 18
https://www.profession.hu/cikk/20131018/miert_nem_erti_egymast_az_x_y_es_a_z _generacio/3530 (letöltés: 2016.10.20.) Farkas T.: Az iroda története 2012. szeptember 10. http://blog.iroda.hu/irodapiaci-blog/aziroda-tortenete/50461 (letöltés: 2016.10.09.) Ferincz A.: Az új generáció elvárásai a munkahellyel szemben 2013.január http://www.irisro.org/gazdasagtan2013januar/G322FerinczAdrienn.pdf (letöltés: 2016.10.20.) Fogas K.: Z generáció: ilyen az új nemzedék a munkahelyen! 2015.november 10. https://www.profession.hu/cikk/20151110/z-generacio-ilyen-az-uj-nemzedek-amunkahelyen/5996 (letöltés: 2016.10.20.) Gonda N.: Különböző generációk motivációs eszközeinek a vizsgálata 2013 http://www.bgf.hu/PSZK/Szervezetiegysegeink/PSZK_HALLGSZERV/tdk/Dokumentumtar/2015-OTDK-dolgozatokes-prezentaciok/Gonda-Nora-OTDK-dolgozat.pdf (letöltés:2016.11.05.) Hódos T.: Egészségesen a képernyő előtt http://www.zmgzeg.sulinet.hu/tantargy/info/egeszseg.pdf (letöltés: 2016.10.30.) HVG: Az ülőmunka egészségtelen, ez lehet a praktikus gyógyír. 2016. március 9. http://hvg.hu/tudomany/20160309_ulomunka_munkavegzes_allva_asztal_kiegesztit o_ombee?ver=2&utm_expid=13243049.KUdA7X4UQ6ueLGrcG8JcaA.1&utm_referrer=http%3A%2F%2Fhvg.hu%2Fci mke%2F%25C3%25BCl%25C5%2591munka (letöltés: 2016.11.04.) HVG: Ez aztán kényelem: egér és billentyűzet egyben. 2015. március 9. http://hvg.hu/tudomany/20150309_eger_es_billentyuzet_egyben_keymouse?ver=2& utm_expid=132430463
9.KUdA7X4UQ6ueLGrcG8JcaA.1&utm_referrer=http%3A%2F%2Fhvg.hu%2Fker eses%3Fmit%3Dergonomikus%26tol%3D%26ig%3D%26rovat%3D (letöltés: 2016.11.04.) HVG: Leszámolnak az ülőmunkával: itt a fekvő munkapad 2015. november 2. http://hvg.hu/enesacegem/20151102_Leszamolna_az_ulomunkaval_egy_ceg_itt_a_f (letöltés: 2016.11.04.) Jachimek A.: Elképesztő home office-ok házilag! 2016. április 28. http://blog.iroda.hu/irodapiaci-blog/elkpeszt-home-office-ok-hzilag/130739 (letöltés: 2016.10.10.) Jachimek A.: A home office lélektana 2016. augusztus 31. http://blog.iroda.hu/irodapiaciblog/a-home-office-llektana/131404 (letöltés: 2016.10.10.) Jachimek A.: A legjobb irodai térelválasztók 2016. augusztus 26. http://blog.iroda.hu/irodapiaci-blog/a-legjobb-munkahelyi-trelvlasztk/131379 (letöltés:2016.10.10.) Jogtár: A munkavégzéssel kapcsolatok törvények, jogszabályok, rendeletek http://net.jogtar.hu/?action=fastsearch&keyword=munkav%C3%A9gz%C3%A9s&k eres=Keres%C3%A9s (letöltés: 2016.11.01.) Kanyó T.: Munkapszichológiai tételek 2003 http://www.doksi.hu/get.php?lid=1405 (letöltés: 2016.10.31.) Kissné A. K.: Generációk, munkaerőpiac és a motiváció 2014.január 30. http://www.munkajog.hu/rovatok/napi-hr/generaciok-munkaeropiac-es-a-motivacio (letöltés:2016.10.21.) Kissné A. K: Generációk, munkaerőpiac, motiváció-2.rész. 2014. január 31. http://www.munkajog.hu/rovatok/napi-hr/generaciok-munkaeropiac-motivacio-2resz (letöltés:2016.10.21.) Kissné A. K: Generációk, munkahelyek, irodák. 2014.feburár 17. http://www.munkajog.hu/rovatok/munkahely/generaciok-munkahelyek-irodak (letöltés:2016.10.21.) Mindennapi Pszichológia: Generációk közötti együttműködés http://www.mipszi.hu/hir/150123-generaciok-kozti-egyuttmukodes (letöltés:2016.10.22.) Molnár R.: Számítógépes munkahelyi rendszer tervezése http://mek.oszk.hu/01100/01197/01197.pdf (letöltés: 2016.10.10.)
64
Németh E.: Az irodai munkahelyi környezet fejlesztésének emberi és szervezeti vonatkozásai 2011 http://www.kornygazd.bme.hu/doktori/phds/DSZ11/Nemeth/Nemeth_ertekezes.pdf (letöltés:2016.11.05.) Roóz J. - Heidrich B.: Vállalati gazdaságtan és menedzsment alapjai 2013 http://www.tankonyvtar.hu/hu/tartalom/tamop412A/0007_c1_1054_1055_1057_vall alatigazdtan_scorm/8_1_a_termeles_es_szolgaltatas_tartalma_es_jellemzese_oQOpf v72Q2Dn8Tit.html (letöltés: 2016.11.01.) Szarka D.: Z generáció – a jövő munkavállalói 2011 http://www.hrportal.hu/hr/zgeneracio-a-jovo-munkavallaloi-20111102.html (letöltés: 2016.10.20.) Székely L.: Média multitasking- Az új generációk megváltozó médiafogyasztási és kommunikációs szokásairól 2013 http://phd.lib.unicorvinus.hu/766/1/Szekely_Levente.pdf (letöltés: 2016.11.05.) http://www.sikeres-fengshui.hu/kinal_energia_menedzsment.html (letöltés:2016.10.10.) http://www.devorm.nl/journal/a-lamp-that-shields-its-users-from-their-environment (letöltés:2016.11.04.) http://www.zgeneracio.hu/tanulmanyok (letöltés:2016.10.10.)
65
TÁBLÁZAT- ÉS ÁBRAJEGYZÉK 1. ábra A folyamatszervezés helye a komplex szervezési tevékenységben......................................... 3 2. ábra Az irodai munkavégzés elemei .............................................................................................. 8 3. ábra A és B vállalat irodái .......................................................................................................... 15 4. ábra A és B vállalat közösségi tere ............................................................................................. 15 5. ábra A "cubicle" az irodában ...................................................................................................... 16 6. ábra Nyílt nagyterű iroda............................................................................................................ 19 7. ábra Irodatáj elrendezésű iroda .................................................................................................. 19 8. ábra Hosteling nagyterű iroda .................................................................................................... 20 9. ábra Home office ......................................................................................................................... 22 10. ábra Az optimális számítógépes üléspozíció ............................................................................. 28 11. ábra Az állvány térelválasztó .................................................................................................... 45 12. ábra Fa térelválasztók............................................................................................................... 45 13. ábra Kartonfalak ....................................................................................................................... 46 14. ábra Térelválasztó függöny ....................................................................................................... 46 15. ábra A Kivo különleges térelválasztója ..................................................................................... 47 16. ábra Kabin iroda ....................................................................................................................... 48 17. ábra Ombee ergonomikus álló munkaállomás .......................................................................... 51 18. ábra Altwork Statio ................................................................................................................... 51 19. ábra Egér és billentyűzet kombinációja .................................................................................... 52 20. ábra AK 2- Workspace .............................................................................................................. 52 21. ábra 360 fokos dolgozói értékelés ............................................................................................. 55
1. táblázat Értékelési tényezők pontozása ....................................................................................... 23 2. táblázat Az irodatípusok értékelési táblázata .............................................................................. 24 3. táblázat Az irodai munkavégzés során terhelt testrészek jellegzetességei .................................. 26 4. táblázat Generációk .................................................................................................................... 32 5. táblázat A generációs eltérések megnyilvánulásai ...................................................................... 35 6. táblázat Az irodatípusok értékelése súlyozással .......................................................................... 43 7. táblázat Z generáció elvárásai a munkahelyen ........................................................................... 54
1. diagram Motivációs tényezők generációs bontásban .................................................................. 36 2. diagram Nemek szerinti képzettségi célok főben ......................................................................... 40 3. diagram A kérdőív eredménye a preferált irodatípusok alapján főben ...................................... 42 4. diagram A Z generáció számára nélkülözhetetlen eszközök a munkahelyen ............................ 50
66
SUMMARY My thesis was designed to represent the working environment, especially the office. I started my research at the field of the specialized literature of office organization, to get to know which parts are the most important in the manner of the office work and office working conditions. First of all I tried to present the most popular office types and list their advantages and disadvantages. It is significant to choose the appropriate office type beacause it can affect the quality of work, the performance of the workforce and can also help achieve organizational goals more easily. I collected the most important factors and created an evaluating table in order to make choosing easier when we want to find the proper office type. In my essay I also dealt with office equipment, mainly with the ergonomically desinged furnitures and the side effect of sitting work. After I described the healthdamaging effects of sitting work, I moved to present the science of ergonomics. Among others I defined the ergonomic working position, the ergonomic versios of typical office equipment and demonstrate ergonomics as a work-psychological factor. After the search of office types and office equipment, I continued my searching with the soul of the office, the workforce. The work can only be successful if the employees are satisfied and motivated enough. It is not easy in the point of the employer, because the workforce is manifold, they related to other generations, that is why they have differnent needs, preferences, view on life and variant motivation. In this part of my research I focused on the generations of the labour market, how the older and younger generations see each others differences and what changes are needed in the area of work organization in order to take advantage of the benefits offered by generational differences. My aim was to create the ideal workplace for the Z generation. In order to achieve it I used the knowledge of the previous three searching area and the results of a my primary researh among the Z generation. I created the ideal workplace from two parts: the modern working conditions and good workplace atmosphere. I presented how a modern workplace look like and I focused on up-to-date ergonomically designed furnitures too. About the good atmospehere I advised many projects which are favourable for every generations.
67
MELLÉKLETEK 1.
MELLÉKLET: KÉRDŐÍV 1. Kérjük, adja meg az adatait!
2. Hol lakik?
3. Jelenleg hol folytatja tanulmányait?
4. Milyen képzettség elérése a célja?
68
5. Az alábbiak közül milyen területen kíván elhelyezkedni? A legvonzóbbat jelölje meg!
6. Milyen típusú munka vonzza? Maximum hármat jelöljön meg!
7. Milyen szempontok elsődlegesek az Ön számára munkavállaláskor? Rendezze fontossági sorrendbe! (1-a legfontosabb, 5- a legkevésbé fontos)
69
8. Ön számára mennyire fontosak az alábbi dolgok a munkahely tekintetében? Rendezze fontossági sorrendbe! (1-a legfontosabb, 5- a legkevésbé fontos)
9. Az alábbiak közül jelöljön meg maximum öt dolgot, amely Ön számára nélkülözhetetlen egy munkahelyen!
10. Milyen irodában kíván dolgozni?
70
11. Hol kíván leginkább dolgozni a jövőben? Rendezze sorba aszerint, hogy hol szeretne leginkább és hol legkevésbé dolgozni! (1-legikább, 4- legkevésbé)
12. Mit gondol, hány órát kell majd munkával tölteni egy nap?
13. Milyen típusú munkát részesít előnyben?
14. Az alábbiak közül melyik irodában dolgozna a legszívesebben?
71
