Logicworks CRM 7. Betreft: Gebruikersinstructie (extract elektronische handleiding) Datum: 27 juli 2011

Logicworks CRM 7 Betreft: Datum:

Gebruikersinstructie (extract elektronische handleiding) 27 juli 2011

Bezoekadres

Postadres

De Wig 8 2954 CA Alblasserdam

Postbus 62 2950 AB Alblasserdam

T +31 (0)78 691 6271 F +31 (0)78 691 2440 E [email protected]

BTW nr. NL 8107.58.957.B01 KvK te Rotterdam 24308204 Rabobank 39.30.80.625

Introductie toegang en bediening Bij de ontwikkeling van Logicworks CRM is gestreefd naar een zo eenduidig mogelijke op Microsoft Outlook gebaseerde interface te creëren. Gebruikers zullen daardoor veel zaken uit anders Windows applicatie herkennen en snel gewend raken aan de manier van werken. In dit document worden de noodzakelijke vaardigheden vereist voor het werken met Logicworks CRM beschreven. De onderstaande lijst geeft een overzicht van de in dit document beschreven hoofdstukken. · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·

Systeemvereisten Aanmelden Menu's en werkbalken Opzoekvenster Werken met grids Zoeken in een grid Lijstweergaven groeperen Grafische analyses Favorieten Veldkiezer Selectiefilters Veld bijwerken Voorkeurinstellingen Exporteren Gegevens verwijderen Gegevens dupliceren Relatiegegevens samenvoegen Weergave opmaken Diakritische tekens Sneltoetsen Gekoppelde rapportages Informatie delen Introductie tabbladen Bijlagen Correspondentie Veelgestelde vragen

Logicworks CRM 7.0 Introductie

1

Systeemvereisten Om op een prettige en efficiënte manier met Logicworks CRM te kunnen werken dient de bestaande hardware en software aan de onderstaande (optionele) systeemeisen te voldoen. Software · Microsoft Windows 2000 of later · Microsoft Internet Explorer 5.5 of hoger · Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.5 of hoger Database · Microsoft Access 2000 of hoger · Microsoft SQL Server 2000 of hoger · MySQL 4.1 of hoger Hardware · Intel Pentium werkstation met 512Mb intern geheugen · Harddisk met 60MB vrije ruimte voor installatie en database files · Monitor met een beeldschermresolutie van 1024x768 of hoger Optioneel · Internet verbinding (Kabel, DSL, LAN of modem) · Microsoft Office 2000 - 2010 · Crystal Reports versie 8.0 of hoger


2

Aanmelden Na de installatie is aan het Start menu of Bureaublad van Windows een nieuwe snelkoppeling 'Logicworks CRM' toegevoegd. Na het selecteren van de snelkoppeling wordt de applicatie gestart en verschijnt het inlogscherm. Als Logicworks CRM voor de eerste keer wordt gestart, dan kunt u inloggen met de gebruikersnaam administrator en toegangscode crm. Klik vervolgens op de [OK] knop om Logicworks CRM te starten.

Database-selectie Logicworks CRM wordt standaard met een voorbeeld administratie 'Promocare' geleverd. Het is mogelijk meerdere administraties te gebruiken. Hierbij kan worden gedacht aan een productiedatabase, een testdatabase of een lokale database voor laptop gebruikers. Het aanmaken en beheren van de toegang tot deze extra databases gebeurt met behulp van de Configuratie Editor. Zijn meerdere databases gedefinieerd, dan wordt tijdens het aanmelden de optie 'Database' getoond. Selecteer in dit geval de database waarop u wilt inloggen. Het wachtwoord in het inlogscherm is case-sensitive, wat betekent dat bij de invoer wordt gelet op hoofd- en kleine letters.

Mogelijke foutmeldingen tijdens het starten Tijdens het opstarten kan het voorkomen dat engelstalige foutmeldingen worden getoond. Logicworks CRM heeft op dat ogenblik nog geen mogelijkheid gehad de lokale vertaling uit de database op te halen. Logicworks CRM is already running, continue? Tijdens het starten van het programma wordt geconstateerd dat Logicworks CRM al is gestart. Beantwoord de vraag met 'Ja' als het uw bedoeling is om Logicworks CRM nogmaals op te starten. Cannot find valid Database information. Tijdens het starten van Logicworks CRM wordt gecontroleerd of de in het configuratiebestand opgegeven databases benaderbaar zijn. Logicworks CRM kan niet worden gestart als geen van de databases kan worden benaderd. Controleer in dit geval de juistheid van configuratiebestand met behulp van de Configuratie Editor. Database contains no User information. De eerst benaderbare database uit het configuratiebestand wordt gebruikt om de vertalingen op te halen. Hierbij wordt tevens gecontroleerd of in de database wel gebruikers zijn gedefinieerd. Als dit niet het geval is, dan is de database onbruikbaar en zal Logicworks CRM niet starten. Verwijder de database uit het configuratiebestand om starten van Logicworks CRM weer mogelijk te maken.

Aanpassen logo inlogvenster Het is mogelijk het Logicworks CRM logo op het inlogvenster te vervangen met een eigen logo. Het bestand dient in dezelfde folder te staan als de executable (lwcrm.exe) en moet aan de volgende eisen te voldoen. · Bestandsnaam: lwcrmlogo.gif · Formaat: 500x90 pixels


3

Menu's en werkbalken U gebruikt menu's en werkbalken om Logicworks CRM instructies te geven over de uit te voeren handelingen. De bediening van de menu's en werkbalken komt overeen met standaard Windows programma's, zoals Microsoft Word en Microsoft Outlook. Menu In een menu wordt een lijst met opdrachten weergegeven. Naast sommige opdrachten staan afbeeldingen, zodat u snel de opdracht in verband kunt brengen met de afbeelding. Werkbalk Een werkbalk bevat knoppen met afbeeldingen, menu's of een combinatie van beide. Door op een knop te klikken met de muis wordt de desbetreffende functie uitgevoerd. Navigatiebalk Dit is de kolom aan de linkerzijde van het programmavenster welke menugroepen zoals Relatiebeheer en Rapportages bevat. Iedere menugroep heeft een aantal snelkoppelingen, waarmee de desbetreffende functie wordt gestart. Klik op een menugroep als u de snelkoppelingen van de menugroep wilt weergeven. Klik op een snelkoppeling om de gewenste menuoptie te selecteren. Na de selectie zullen in het programmavenster alle bij de menuoptie behorende items worden getoond in een lijstweergave. In deze handleiding worden de termen grid en lijstweergave naast elkaar gebruikt.

Snelmenu Een snelmenu, ook wel contextmenu genaamd, is beschikbaar wanneer met de rechtermuisknop op een tekst, object of regel item wordt geklikt. In een snelmenu worden alleen geldige opdrachten getoond welke betrekking hebben op het op geselecteerde object of item.


4

Werkbalk knoppen In Logicworks CRM worden zoveel mogelijk dezelfde standaard knoppen getoond om specifieke acties uit te voeren. Hieronder worden de veel voorkomende werkbalk knoppen getoond en toegelicht. Als in een venster andere knoppen worden gebruikt, dan wordt de functionaliteit in het betreffende hoofdstuk beschreven.

Knop

Naam

Toelichting

Algemeen Help

Open de on-line help

Open document

Open een aan een bijlage of e-mailbericht gekoppeld document

Nieuw e-mailbericht

Creëren en verzenden van een e-mailbericht

Samenvoegen

Samenvoegen van geselecteerde items met een Word, Etiket of E-mail sjabloon.

Detailvenster Nieuw (Ctrl+N)

Maakt een nieuw item aan

Openen (Ctrl+O)

Opent het geselecteerde item in een grid

Ongedaan maken

Ongedaan maken van de wijzigingen in een detailvenster

Opslaan (Ctrl+S)

Opslaan van wijzigingen

Opslaan en Sluiten (Alt+S)

Opslaan van wijzigingen en direct sluiten van het detailvenster

Opslaan en Nieuw (Alt+N)

Opslaan van wijzigngen en direct een nieuw item aanmaken.

Grid Geschiedenis

Met deze optie kan een van de laatste 20 geopende detailvensters weer worden geopend

Afdrukken grid

Afdrukken van de actieve grid-weergave

Veldkiezer

Aanpassen van de getoonde gridlayout

Mappenlijst

Tonen/verbergen van een mappenlijst in het gridvenster

Zoeken in grid

Zoek en selecteer records in het huidige grid

Vernieuwen

Ververs de inhoud van het gridvenster

Groeperen

Groeperen van de gegevens in het grid / lijstweergave

Grafiek

Creeer een grafiek op basis van de huidige grid-selectie

Verwijderen (Delete)

Verwijdert een of meerdere geselecteerde items

Activiteiten Nieuwe taak

Maak een nieuwe taak aan

Nieuwe afspraak

Maak een nieuwe afspraak

Nieuw telefoongesprek

Start een nieuw telefoongesprek


5

Opzoekvenster Van invoervelden met gekoppelde opzoeklijsten kan het Opzoekvenster worden geopend door in het veld op de [F4]-toets te drukken of op de knop [] achter het invoerveld te klikken. Na het selecteren van het gewenste item wordt het opzoekvenster gesloten en wordt de waarde overgenomen in het invoerveld. In Logicworks CRM komen een tweetal opzoekvensters voor. In het standaard opzoekvenster kan de gebruiker het gewenste item selecteren, waarna dit wordt overgenomen in het invoerveld. In een aantal gevallen is het mogelijk in een invoerveld meerdere items op te geven. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het opgeven van de geadresseerden van een e-mailbericht of contactpersonen van een afspraak. In dergelijke gevallen kunnen meerdere items worden geselecteerd in het opzoekvenster.

Standaard opzoekvenster Het standaard opzoekvenster toont alle geldige waarden voor een actief invoerveld. Een item kan worden overgenomen in het invoerveld door de gewenste regel te selecteren en op de [OK] knop te klikken. Een andere mogelijkheid is met de muis te dubbel-klikken op de gewenste regel. Afhankelijk van het gezochte item kan de getoonde lijst duizenden regels bevatten. Om het zoeken te vergemakkelijken kan gebruik gemaakt worden van selectiefilters en de standaard zoek-optie.

Filter De toe te passen selectiefilters zijn dezelfde als in het hoofdvenster gebruikt kunnen worden. In het getoonde schermvoorbeeld is het selectiefilter 'Promocare klanten' geselecteerd. Alleen bedrijven welke aan dat criterium voldoen worden vervolgens nog in de opzoeklijst getoond. Binnen de verkorte lijst kan vervolgens verder worden gezocht. Zoeken Om snel het gewenste item te vinden wordt de gebruiker de mogelijkheid geboden het item op te zoeken. Deze zoekfunctie is vergelijkbaar met de zoekfunctie in het hoofdvenster. Veld Selecteer eerst de kolom waarop u wilt zoeken. De keuzelijst begint altijd met de algemene zoekoptie '' en bevat verder een selectie van de beschikbare kolommen. Bij de optie '' gezocht in alle getoonde kolommen van het opzoekvenster. Als een kolomnaam wordt geselecteerd, dan wordt de op te geven waarde alleen gezocht in de betreffende kolom.


6

Conditie Selecteer de gewenste zoekconditie, zie onderstaande tabel. Standaard zal een opzoekvenster altijd worden geopend met de zoekconditie 'bevat'. Conditie

Toelichting

is gelijk aan

De inhoud van het veld moet identiek zijn aan de op te geven waarde.

bevat

In de veldwaarde moet de op te geven tekst voorkomen. Bevat 'er' zal bijvoorbeeld plaatsen als 'Amsterdam', 'Ermelo' en 'Watergang' selecteren.

begint met

De veldwaarde moet beginnen met de op te geven tekst. Begint met 'er' zal bijvoorbeeld 'Ermelo' selecteren, maar niet 'Amsterdam'.

Eindigt op

De veldwaarde moet eindigen met de op te geven tekst. Eindigt op met 'er' zal bijvoorbeeld de plaats 'Wormerveer' selecteren, maar niet 'Ermelo'

Waarde Voer de zoekterm in en druk op de [Enter]-toets of op de [Zoek]-knop. Logicworks CRM zal de opgegeven zoekterm in alle getoonde kolommen zoeken. Er zal een subselectie worden getoond van regels welke voeldoen aan het opgegeven zoekcriterium. Item leegmaken Bevat het actieve invoerveld al een waarde, dan kan het opzoekvenster ook worden gebruikt om de bestaande waarde in het invoerveld te verwijderen. Selecteer daartoe de optie 'Item leegmaken' en druk op [OK].

Opzoekvenster (meervoudige selectie) Bij het adresseren van een e-mailbericht of het maken van een afspraak met meerdere contactpersonen voldoet het standaard opzoekvenster niet. De gebruiker heeft deze gevallen de mogelijkheid een meervoudige selectie te maken in het opzoekvenster. In de bovenste lijst worden alle mogelijke items getoond. Het onderste gedeelte van het opzoekvenster bevat de lijst met geselecteerde items.

Toevoegen van een regel aan de selectie Selecteer 1 of meerdere regels uit de lijst met beschikbare items. Extra regels kunnen worden geselecteerd door de Ctrltoets ingedrukt te houden tijdens de selectie. Als de gewenste regel(s) zijn geselecteerd, dan kunnen deze met een druk op de [Toevoegen]-knop aan de lijst met geselecteerde items worden toegevoegd.


7

Verwijderen van een regel uit de selectie. Dubbelklik op de regel die moet worden verwijderd. De regel zal direct uit de lijst met geselecteerde items worden verwijderd.

Wijzigen van de gridlayout De gebruiker kan net als in de andere lijstweergaven de kolombreedte wijzigen en kolommen verplaatsen binnen de lijstweergave, zie hoofdstuk Werken met grids. Ook kan de gebruiker afhankelijk van zijn voorkeur en de beschikbaar gestelde kolommen de weer te geven kolommen wijzigen. Druk hiervoor in de lijstweergave op de rechter-muisknop, waarna een Snelmenu wordt geopend. Kies vervolgens de optie [Veldkiezer], waarna de gewenste kolommen kunnen worden geselecteerd.

Aanpassen van de layout van de opzoeklijst Logicworks CRM wordt geleverd met standaard opzoeklijsten. Als gebruikers extra kolommen nodig hebben om snel te kunnen zoeken, dan kan de lijstweergave van het opzoekvenster worden aangepast. Deze actie kan direct vanuit het opzoekvenster worden uitgevoerd. Het is ook mogelijk deze handeling via de Object Designer en de Form Designer uit te voeren. Is een gebruiker via de Gebruikersinstellingen aangemerkt als Beheerder, dan wordt in het snelmenu van het opzoekvenster nog een extra optie [Layout opzoeklijst] getoond. De Query Builder wizard wordt geopend en toont op de eerste bladzijde de hoofdtabel waarop de opzoeklijst is gebaseerd. Deze hoofdtabel kan niet worden verwijderd. Doorloop de volgende stappen om de layout aan te passen. 1. Selecteer de gewenste tabellen en druk op [Volgende] 2. Voeg de velden toe aan de layout, pas zonodig de alias aan en druk op [Volgende] 3. Controleer of het resultaat overeenkomt met de gewenste layout en druk op [Volgende] 4. Selecteer de velden welke in de detailvensters als gebruikerstekst moeten worden getoond 5. Druk op [Voltooien]


8

Werken met grids De grids of lijstweergaven vormen een zeer essentieel onderdeel van interface van Logicworks CRM. Met de juiste kennis over de werking ervan zijn ze een krachtig hulpmiddel. In dit hoofdstuk zal de werking en de mogelijkheden van de grids worden uitgelegd. In de handleiding worden de termen grid en lijstweergave naast elkaar gebruikt.

Wat is een grid? Een grid is een weergave van een tabel, waarbij elke regel een record is en iedere kolom een veld van dat record. Een Contactpersoon heeft bijvoorbeeld een voornaam, achternaam en titel. Als de menuoptie Contactpersonen wordt geselecteerd, dan zal een grid worden getoond waarbij alle gegevens van een Contactpersoon in 1 regel wordt weergegeven. De bijbehorende Contactpersoon-gegevens worden in de kolommen weergegeven, zie onderstaande voorbeeld.

Wijzigen van de kolombreedte De kolombreedte kan op eenvoudige wijze worden aangepast aan de lengte van de getoonde kolomgegevens. Verplaats de muis over de scheiding van 2 kolommen in de kolom-koptekst. De muis-cursor zal hierop veranderen []. Druk op de linkermuisknop en verplaatst de muis in de gewenste richting. Zodra de muisknop wordt losgelaten zal de kolombreedte worden aangepast aan de opgegeven breedte. Alle ingestelde kolombreedtes worden automatisch bewaard. Een andere manier om de kolombreedte aan te passen is door de muis op de kolom-scheiding te plaatsen in de kolomkoptekst en vervolgens te 'dubbel-klikken' met de linker muisknop. De kolombreedte van de kolom links van de scheiding wordt nu automatisch aangepast aan de lengte van de breedste kolomwaarde. Verplaatsen van een kolom Een kolom kan naar rechts of links in het grid worden verplaats, zodat de kolommen een voor de gebruiker meer logisch geheel vormen. Klik met de linkermuisknop op de kolom kop en houdt de muisknop vast. Sleep de kolom kop naar de gewenste positie in het grid en laat de ingedrukte muisknop los. De kolom zal hierna automatisch worden verplaatst naar de opgegeven positie. De kolomposities worden na het verlaten van een venster automatisch bewaard. Toevoegen van nieuwe gegevens Afhankelijk van het autorisatieniveau van de gebruiker kunnen nieuwe gegevens worden toegevoegd aan de actieve lijstweergave. Klik op de knop 'Nieuw' of gebruik de sneltoets Ctrl+N om een nieuw item toe te voegen. Het bijbehorende (lege) venster wordt geopend, waarna de gegevens kunnen worden ingevoerd. Een andere mogelijkheid is het gebruik van het Snelmenu, welke met een druk op de rechtermuisknop kan worden geopend. Wijzigen van bestaande gegevens Afhankelijk van het autorisatieniveau van de gebruiker kunnen bestaande gegevens worden gewijzigd. Selecteer de regel waarvan u de gegevens wilt wijzigen en klik op de knop 'Openen' of gebruik de sneltoets Ctrl+O. Het venster zal nu worden geopend, waarna de gegevens kunnen worden gewijzigd. Het detailvenster kan ook worden geopend met het Snelmenu, welke met een druk op de rechtermuisknop kan worden geopend.


9

Verwijderen van gegevens Afhankelijk van het autorisatieniveau van de gebruiker kunnen gegevens worden verwijderd. Selecteer de regel welke verwijderd moet worden en klik op de knop 'Verwijderen', druk op de -toets of open het Snelmenu en kies voor de optie 'Verwijderen'. Wilt u meerdere regels tegelijk verwijderen, selecteer deze dan en activeer vervolgens de verwijder-actie. Voordat gegevens worden verwijderd zal Logicworks CRM controleren of dit mogelijk is. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan een Bedrijf te verwijderen als deze nog gekoppelde Verkooporders heeft.

In het bovenstaand schermvoorbeeld wordt aangegeven dat het bedrijf niet kan worden verwijderd in verband met bestaande gerelateerde gegevens. In deze gevallen is het verstandiger de status van een Bedrijf of Contactpersoon om te zetten naar 'Inactief'. Hierdoor blijft de volledige historie intact. Met behulp van Selectiefilters of Alternatieve lijstweergaven kunnen de inactieve Contactpersonen eenvoudig uit de lijstweergaven worden gefilterd. Eenmaal verwijderde regels worden opgeslagen in de Logicworks CRM prullenbak. Vanuit deze prullenbak zijn de gegevens door de beheerder indien gewenst weer terug te zetten.

Sorteren van gridgegevens Om het zoeken van gegevens in een grid te vergemakkelijken is het mogelijk de gegevens in het getoonde grid te sorteren. Klik hiervoor op de desbetreffende kolom kop, waarna de lijstweergave oplopend wordt gesorteerd op de geselecteerde kolom. Wilt u de gegevens aflopend sorteren dan klikt u nogmaals op de kolom kop van een reeds gesorteerde kolom. Logicworks CRM zal de actieve kolomsortering bewaren. Wordt de lijstweergave nogmaals geopend, dan worden de gegevens automatisch gesorteerd volgens de laatst gekozen sortering.

Alternatieve lijstweergave Een alternatieve lijstweergave kan worden gebruikt om de gebruiker naast de standaard weergave van het actieve Object een of meer alternatieve weergaven te bieden. Alternatieve weergaven worden getoond zodra een menuoptie is geselecteerd in de Outlook balk, zie onderstaande scherm voorbeeld. Het gebruik van alternatieve lijstweergaven kan voor een diverse doeleinden worden gebruikt. In diverse situaties is het gebruik van een alternatieve weergave nuttig: · Een specifieke Contactpersoon-telefoonlijst, zodat gebruikers de mogelijke telefoonnummers in 1 oogopslag kunnen zien. · Een specifiek backorder-overzicht, waarin alleen die verkooporders worden getoond welke (gedeeltelijk) in backorder staan. · De standaard weergave toont alleen de actieve contactpersonen, terwijl de alternatieve weergave de inactieve contactpersonen weergeeft. Het is niet altijd noodzakelijk een alternatieve weergave te definieren. Als de weer te geven kolommen identiek zijn aan de standaard weergave, dan kan ook worden gekozen voor het definieren van een selectiefilter.


10

Gekoppelde lijstweergaven Vanaf release 4.0 is het mogelijk met de Query Builder gedefinieerde overzichten te koppelen aan een menuoptie. In de Query Builder moet in dat geval het gekoppelde Object zijn aangegeven en de gebruiker moet in zijn Voorkeurinstellingen de optie 'Toon rapportages in huidige weergave' hebben geactiveerd. In bovenstaand scherm voorbeeld zijn 'Verjaardagen deze maand' en 'Nieuwe contacten' beide overzichten welke zijn gekoppeld aan het object Contactpersoon. Toepassen van selectiefilters op een grid Naast de standaard zoekfunctie kan gebruik gemaakt worden van selectiefilters om een selectie te maken van de gegevens in de actieve lijstweergave. Wordt een selectiefilter gedefinieerd voor Verkoopkansen, dan zal deze dus niet selecteerbaar zijn bij Contactpersonen. Na het definiëren van een selectiefilter kan deze worden opgeslagen voor gebruik op een later tijdstip. Ook is het mogelijk een selectiefilter aan te merken als Privé of alleen toe te wijzen aan leden van een specifiek Team. Het selectiefilter is dan niet zichtbaar voor andere gebruikers. Voordelen selectiefilters t.o.v. de standaard zoekfunctie · Een selectiefilter kan worden bewaard en opnieuw worden toegepast · Selectiefilters zijn snel te activeren vanuit de taakbalk in het programmavenster · Met selectiefilters kunnen relaties worden gelegd tussen meerdere gerelateerde tabellen Een toegepast selectiefilter wordt bewaard op het ogenblik dat u de lijstweergave verlaat. Wordt de lijstweergave opnieuw geselecteerde, dan zal het laatst gebruikte selectiefilter dus automatisch opnieuw worden toegepast. Een uitzondering hierop vormen selectiefilters welke gebruik maken van de optie 'gebruikersinvoer'. Als dit het laatst toegepast selectiefilter is geweest, dan zal de lijstweergave de volgende keer openen zonder dit selectiefilter. Voor Overzichten kunnen alleen selectiefilters worden gedefinieerd als het overzicht is gekoppeld aan een specifiek Objecttype. Dit koppelen vindt plaats tijdens het definieren van een Overzicht met de Query Builder. Ook maakt Logicworks CRM onderscheidt tussen selectiefilters op een Overzicht en op het oorspronkelijke Objecttype. Wordt bijvoorbeeld een aan Contactpersonen gerelateerd Overzicht gedefinieerd, dan zijn de Contactpersoon-selectiefilters niet zichtbaar in het Overzicht en omgekeerd.

Mappenlijst Bij een aantal objecten, zoals contactpersonen en bedrijven verschijnt links van het grid een zogenaamde mappenlijst. Met behulp van deze lijst kan snel een selectie van de gewenste gegevens worden gemaakt. Door bijvoorbeeld in het grid Contactpersonen op de letter 'A' in de mappenlijst te klikken wordt een selectie gemaakt van alle Contactpersonen waarvan de achternaam begint met een 'A'. In de Object Designer kan aangegeven worden op welke kolom de mappenlijst betrekking heeft. Standaard heeft de mappenlijst bij Contactpersonen betrekking op de achternaam. Bij het selecteren van de letter 'W' worden alle contactpersonen geselecteerd waarvan de achternaam met een 'W' begint. De mappenlijst kan worden aangepast, zodat deze wordt gerelateerd aan bijvoorbeeld de voornaam van de Contactpersoon. Vernieuwen van het grid Active grids worden niet automatisch ververst als een andere gebruiker gegevens wijzigt. Wilt u op een gegeven ogenblik zeker zijn dat de huidige selectie de actuele gegevens toont, klik dan op de knop ‘Vernieuwen’ of gebruik de sneltoets ‘F5’ om het grid te actualiseren. De getoonde gegevens in het grid worden altijd geactualiseerd als een actie, zoals zoeken, sorteren of selectiefilter wordt toegepast. Logicworks CRM 7.0 Introductie

11

Afdrukken van de gridgegevens Lijstweergaven kunnen op eenvoudige wijze worden afgedrukt. Klik op de knop 'Afdrukken grid', waarna het Printerinstelling venster wordt geopend. Selecteer de gewenste printer en printerinstellingen en druk op de knop [OK]. Alle gegevens in het getoonde grid worden vervolgens afgedrukt, inclusief koptekst, kleurinstellingen en zichtbare gridlijnen.

Microsoft Excel export Standaard functionaliteit in het programmavenster is de menuoptie 'Microsoft Excel export' in het Actie-menu. Hiermee worden de getoonde grid-gegevens geëxporteerd naar Microsoft Excel. Deze gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt en bewerkt voor diverse toepassingen. In combinatie met de overzichten welke met de Query Builder kunnen worden samengesteld is dit een uiterst krachtig hulpmiddel. Om deze optie te kunnen gebruiken dient de gebruiker te beschikken over Microsoft Excel.


12

Zoeken in een grid Het sorteren van de gridgegevens op een specifieke kolom kan een handig hulpmiddel zijn als het grid een beperkt aantal regels bevat. Voor het zoeken van een specifieke regel in een grid met tienduizenden regels voldoet een sortering echter niet. In deze gevallen kan gebruik gemaakt worden van de ingebouwde zoekfunctie. De zoekfunctie maakt een selectie van alle regels welke aan de opgegeven zoekcriteria voldoen. Een specifieke vestigingsplaats van een contactpersoon kan bijvoorbeeld als zoekcriterium worden opgegeven, waarna alle contactpersonen uit de opgegeven plaats worden geselecteerd. De zoekfunctie wordt geactiveerd door op de knop 'Zoeken in grid' in de werkbalk van het hoofdvenster te klikken of door het indrukken van de sneltoets: Ctrl+F. De top van het grid wordt vervolgens verlaagd om plaats te maken voor het hieronder getoonde zoekvenster. Het zoekvenster kan worden gesloten door nogmaals op de knop 'Zoeken in grid' te klikken of met de sneltoets: Ctrl+F. Logicworks CRM kent twee mogelijkheden om te zoeken, nl 'Snel zoeken' en 'Uitgebreid zoeken' . Beide zoekopties worden hier besproken. In de meeste gevallen zullen deze methoden voldoende zijn om de gewenste gegevens te vinden. Meer uitgebreide zoekmogelijkheden zijn echter ook mogelijk door het gebruik van Selectiefilters. Snel zoeken De optie 'Snel zoeken' is de meest eenvoudige en ook snelste manier om gegevens te zoeken in de lijstweergave. Deze optie wordt ook standaard getoond als de zoekfunctie wordt geactiveerd. Met deze methode wordt het opgegeven zoekcriterium gezocht in vooraf opgegeven velden van de actieve entiteit. Dit zoekvenster bevat de volgende onderdelen.

Zoekcriterium* Voer hier de tekst in welke u wilt zoeken. Als u tegelijkertijd naar meerdere tekstfragmenten wilt zoeken, dan dienen de zoekwoorden van elkaar te worden gescheiden door een spatie. Wilt u zoeken naar een tekst inclusief een spatie, dan dient u om de zoektekst dubbele aanhalingstekens te plaatsen. Met de term abc rotterdam wordt naar records gezocht waar woord 'abc' of het woord 'rotterdam' voorkomen in de opgegeven zoekvelden. De term "abc rotterdam" zoekt naar records waar de tekst 'abc rotterdam' voorkomt in een van de opgegeven zoekvelden. [Zoeken] De ingevoerde tekst wordt gezocht in alle vooraf opgegeven velden van de actieve entiteit. Met de knop Voorkeurinstellingen kan de gebruiker zelf opgeven in welke velden de tekst moet worden gezocht. Knop - Nieuw selectie Met deze knop wordt het actieve zoekfilter verwijderd en worden alle regels weer getoond. Knop - Voorkeurinstellingen In eerste instantie bepaald de gebruiker welke als Beheerder is aangemerkt voor iedere entiteit in welke velden gezocht moet worden met de optie 'Snel zoeken'. Afhankelijk van zijn of haar werkzaamheden zullen gebruikers echter ook willen zoeken in extra of wellicht geheel andere kolommen. Met deze optie kan de gebruiker voor iedere entiteit zijn eigen velden selecteren waarin gezocht moet worden. Het selecteren werkt op dezelfde wijze als het selecteren van de kolommen in de lijstweergave. Aan de linkerzijde worden alle beschikbare velden van de entiteit (Contactpersoon) getoond en de rechterzijde toont alle kolommen waarin de ingevoerde waarde zal worden gezocht. Velden kunnen worden verplaatst door op het veld te dubbelklikken met de muis. Meerdere velden verplaatsen is mogelijk door deze eerst te selecteren en vervolgens met de knoppen [links]/[rechts] de velden te verplaatsen.


13

Wilt u de door de beheerder opgegeven zoekvelden weer terug, maak dan de lijst met geselecteerde velden geheel leeg en druk op [OK]. De lijst zal nu automatisch weer worden gevuld met de standaard zoekvelden. Knop - [Uitgebreid zoeken] Met deze knop schakelt u over naar de zoekfunctie 'Uitgebreid zoeken'.

Uitgebreid zoeken In de meeste gevallen zal de optie 'Snel zoeken' voldoende zijn om de gewenste gegevens te vinden. Zoekt u u echter records waar bepaalde velden een specifieke waarde hebben, dan is het mogelijk gebruik te maken van de optie 'Uitgebreid zoeken'. Na het overschakelen van snel naar uitgebreid zoeken wordt het onderstaande zoekvenster weergegeven. In het zoekvenster kan op maximaal 4 verschillende zoekcriteria tegelijkertijd worden gezocht. In het voorbeeld wordt bijvoorbeeld naar alle contactpersonen gezocht in Amsterdam met de functie van Algemeen directeur.

Dit zoekvenster bestaat uit de volgende onderdelen. Veld* Selecteer eerst het veld (bijv. Achternaam, Plaats of Functie) waarin u wilt zoeken. Hierbij kunt u kiezen uit alle velden welke bij de entiteit zijn gedefinieerd. Met de optie 'Selectiefilter, alleen detailvenster velden tonen' in de Setup kan de beheerder de te selecteren velden lijst beperken tot die velden welke in het bijbehorende detailvenster worden getoond. Conditie* Heeft u gekozen voor het zoeken in een specifieke kolom, dan kan afhankelijk van het veldtype een van de volgende condities worden geselecteerd. Conditie

Toelichting

is gelijk aan


is niet gelijk aan

De inhoud van het veld mag niet gelijk zijn aan de op te geven waarde.

is maximaal

De veldwaarde moet kleiner of gelijk zijn aan de op te geven waarde

is minimaal

De veldwaarde moet gelijk of groter zijn aan de op te geven waarde

is groter dan

De veldwaarde moet groter zijn aan de op te geven waarde

is kleiner dan

De veldwaarde moet kleiner zijn aan de op te geven waarde


14

ligt tussen

De veldwaarde moet tussen de op te geven waarde in liggen

bevat

In de veldwaarde moet de op te geven tekst voorkomen. Bevat 'er' zal bijvoorbeeld plaatsen als 'Amsterdam', 'Ermelo' en 'Watergang' selecteren.

bevat niet

In de veldwaarde mag de opgegeven tekst niet voorkomen.

begint met

De veldwaarde moet beginnen met de op te geven tekst. Begint met 'er' zal bijvoorbeeld 'Ermelo' selecteren, maar niet 'Amsterdam'.

eindigt op

De veldwaarde moet eindigen met de op te geven tekst. Eindigt op met 'er' zal bijvoorbeeld de plaats 'Wormerveer' selecteren, maar niet 'Ermelo'

klinkt als

Bij het gebruik van SQL Server of MySQL kan worden gezocht met behulp van de Soundex() functie.

gisteren/vandaag/m Deze optie is aankiesbaar als wordt geselecteerd op een datumveld. orgen afgelopen/deze/vol gende week afgelopen/deze/vol gende maand afgelopen/deze/vol gende kwartaal afgelopen/deze/vol gende jaar komende 30/60/90 dagen is verstreken/is niet verstreken

Waarde* Voer de zoekwaarde in waaraan het zoekcriterium moet voldoen. Afhankelijk van het veldtype zal een bijbehorend invoerveld worden getoond, zodat alleen geldige waarden ingevoerd kunnen worden. [Zoeken] Klik vervolgens op de knop ‘Zoeken’ en Logicworks CRM zal een selectie maken van alle regels welke aan de opgegeven zoekcriteria voldoen. Knop - Nieuw Met deze knop wordt het actieve zoekfilter verwijderd en worden alle regels weer getoond. Knop - Snelzoeken Met deze knop schakelt u weer terug naar de zoekfunctie 'Snelzoeken'. Selectieweergave Zodra een selectie actief wordt, dan zal deze in de selectieweergave worden getoond. In het bovenstaande schermvoorbeeld is te zien dat de actieve selectie Mailing is gelijk aan 'Nieuwsbrief is. Ook wordt linksonder in de statusbalk van het hoofdvenster het geselecteerde aantal items (lees: regels) weergeven, zie onderstaande schermvoorbeeld. De tekst '(gefilterd)' geeft in dit geval aan dat het werkelijke aantal items is beperkt door een zoek- of selectiefilter opdracht..


15

Lijstweergaven groeperen Het zal regelmatig voorkomen dat u een getoonde lijstweergave wilt groeperen. U wilt bijvoorbeeld weten hoe vaak een bepaald gegeven voorkomt in de getoonde lijstweergave. Of u wilt uitgaande van een bepaald criterium de totale waarde van een numerieke kolom zien. In het onderstaande scherm voorbeeld wordt de lijstweergave 'Verkoopkansen per type' met een groepering op type weergegeven. u heeft hiermee direct inzicht in het aantal regels (items) per type en de verwachte omzet per type. Het gebruik van de groeperings optie is niet beperkt tot het hoofdvenster, maar kan ook in de tabbladen worden toegepast.

Lijstweergave groepering openen · Selecteer de gewenste lijstweergave vanuit het menugroep · Kies de optie [Groeperen] in de werkbalk van het hoofdvenster -of· Open het detailvenster en kies het gewenste tabblad met lijstweergave · Kies de optie [Groeperen] in de werkbalk van het tabblad Als de knop [Groeperen] is geselecteerd, dan zal de lijstweergave naar beneden schuiven. Er wordt een lichtblauw vlak getoond met de tekst 'Sleep een kolomkop in deze header om te groeperen op die kolom'. Klik nu op de kolomkop van de kolom waarop u wilt groeperen en houdt de muisknop ingedrukt. Sleep de kolomkop in het blauwe vlak en laat de muisknop los. Er zal nu direct worden gegroepeerd op deze kolom. Eventuele numeriek kolommen worden tijdens het groeperen automatisch getotaliseerd. Het is mogelijk binnen de gekozen groepering een sub-groepering aan te brengen. Sleep hiertoe de tweede kolomkop naar het blauwe vlak en er zal direct een subgroepering worden aangebracht.

Gegroepeerde lijstweergave afdrukken Een gegroepeerde lijstweergave kan op dezelfde wijze worden afgedrukt als een gewone lijstweergave zonder groepering. Kies hiertoe vanuit de werkbalk in het hoofdvenster of het tabblad de optie 'Afdrukken grid'.

Lijstweergave groepering sluiten Een groepering kan weer worden gesloten door nogmaals op de knop [Groeperen] te klikken. Het blauwe vlak wordt nu gesloten en de groepering wordt direct opgeheven.


16

Groepen samenvouwen Een groep kan worden samengevouwen, waarbij alleen de kopregel van de groep zichtbaar blijft. Klik op de [+] knop aan de linkerzijde van een groep, waarna de regels van de groep onzichtbaar worden en alleen de kopregel zichtbaar blijft. Het is mogelijk alle groepen in 1x samen te vouwen. Klik met de rechtermuisknop op een willekeurige groep kopregel en kies de optie 'Alle groepen samenvouwen'. Nu worden alleen nog de kopregels van de groepen getoond. Groepen uitvouwen Heeft u groepen samengevouwen, dan kan een individuele groep weer zichtbaar worden gemaakt. Druk op de [-] knop aan de linkerzijde van de groep, waarna de regels van de groep weer zichtbaar worden. Wilt u alle samengevouwen groepen in 1x weer uitvouwen druk dan met de rechtermuisknop op een groep kopregel en kies de optie 'Alle groepen uitvouwen'.

Totaliseren van de gehele lijstweergave Regels totaliseren op een specifieke kolom groep gaat zeer eenvoudig, zoals hierboven beschreven. Het totaliseren van een lijstweergave behoort echter niet standaard tot de mogelijkheden. Aan alle tabblad lijstweergaven is daarom een extra kolom '#' toegevoegd. Deze kan met de optie 'Aanpassen gridlayout' worden toegevoegd aan de lijstweergave. In het onderstaande voorbeeld is de kolom toegevoegd aan het tabblad en vervolgens is hierop gegroepeerd. Door te groeperen op deze kolom is een totalisering van alle regels mogelijk.


17

Grafische analyses Een grafiek geeft meer inzicht in de gegevens, dan een lijst met cijfers. Logicworks CRM biedt gebruikers daarom de mogelijkheid om op een eenvoudige wijze grafieken te genereren van de actieve lijstweergave of overzicht. Voor de Interactieve analyses wordt gebruik gemaakt van de Microsoft Graph, dat als onderdeel van Microsoft Excel moet zijn geinstalleerd.

Openen van het grafiek venster Selecteer een menuoptie of overzicht, waarna de lijstweergave wordt getoond, en druk in werkbalk van het programmavenster op de knop Grafiek [ ]. In plaats van de lijstweergave wordt nu het Grafiek venster getoond. Grafieken hebben altijd betrekking op de gegevens welke in de actieve lijstweergave worden getoond. Als een selectiefilter actief is, dan zal hiermee rekening worden gehouden bij het samenstellen van de grafiek. De zoeken selectiefilter functionaliteit kan ook tijdens het samenstellen van een Grafiek worden toegepast. Druk hierna altijd op de knop [Vernieuwen] in het Grafiek-venster, omdat de grafiek niet automatisch wordt ververst.

Definiëren van een nieuwe grafiek Als het grafiek venster wordt geopend, dan zal niet direct een grafiek worden getoond. Logicworks CRM weet namelijk niet welke gegevens de gebruiker in de grafiek wil weergeven. Vul daarom eerst de onderstaande invoervelden in. Wordt een grafiekvenster gesloten, dan zal Logicworks CRM de grafiek-instellingen en -opties bewaren.

Grafiek Maak een keuze uit de getoonde grafiek-typen. Grafiektype Kolomdiagram (gestapeld) Staafdiagram (gestapeld) Cirkeldiagram Vlakdiagram Vlakdiagram gestapeld Lijndiagram

3D Het is mogelijk het geselecteerde grafiektype in 3D weer te geven. 100% Bij gestapelde grafieken kan worden gekozen voor een 100% weergave. Hierbij wordt iedere kolom, staaf of vlak in de grafiek opgevuld tot 100% en geeft de hoogte de procentuele verhouding weer tussen de elementen van de categorie. Categorieas De categorieas kan ieder veld zijn, met uitzondering van numerieke velden, dat kan worden weergegeven in het bijbehorende grid. Enkele voorbeelden van een categorie-indeling: aantal bedrijven per branche, omzet per maand of omzet naar productgroep. Categorie interval Bij het selecteren van een datum-veld kan een extra interval worden opgegeven. Wordt bijvoorbeeld gekozen voor het veld 'Sluitingsdatum', dan kunnen de gegevens worden gegroepeerd naar datum, maand of jaar.


18

Uitsplitsen naar De geselecteerde categorie kan worden uitgesplitst, waarbij per categorie meerdere waarden worden gegenereerd. Enkele voorbeelden van een categorie-uitsplitsing: aantal bedrijven per branche uitgesplitst naar accountmanager, omzet per maand uitgesplitst naar medewerker, aantal incidentmeldingen per maand uitgesplitst naar product. Waardeas De optie Waardeas geeft alle velden uit de huidige lijstweergave weer welke numeriek zijn, zoals Verwachte omzet, Kostprijs, e.a. Hierbij worden ook de velden getoond welke niet in de lijstweergave worden getoond. Naast numeriek velden worden altijd 2 standaard-opties getoond: (a) Vergelijk waarden en (b) Aantal regels. De optie vergelijk waarden kan worden gebruikt om alle numerieke velden in een lijst of overzicht naast elkaar af te zetten. Een mogelijke toepassing is het vergelijken van de gerealiseerde omzet versus de omzet-doelstelling per medewerker. Bij de optie aantal regels wordt het aantal regels geteld per categorie (interval). Hiermee kan bijvoorbeeld op eenvoudige wijze een grafiek worden gegenereerd van het aantal bedrijven per branche. Waarde-telling In de meeste gevallen zal de gebruiker de berekende waarden per (uitgesplitste) categorie willen sommeren: Som. Het is echter ook het gemiddelde van de gevonden waarden te tonen: Gemiddelde.

Schermvoorbeelden De onderstaande schermvoorbeelden geven een indruk van de mogelijkheden van de Interactieve analyses.

Knop [Vernieuwen] Met deze knop wordt de grafiek opnieuw opgebouwd. Het gebruik van deze knop is nodig als de onderliggende lijstgegevens zijn gewijzigd door het activeren van een filter, de grafiek-instellingen zijn gewijzigd of de grafiek-opmaak is gewijzigd via de knop [Opties].

Grafiekopties instellen In het Grafiek detailvenster kunnen via de Snelmenuoptie [Instellingen] van de Grafiek de grafiekopties worden ingesteld. Het detailvenster bestaat uit een drietal tabbladen: Titels, Assen en Legenda.

Tabblad Titels Via dit tabblad kunnen de grafiektitels en -layout worden ingesteld. Grafiektitel De grafiektitel wordt gecentreerd boven de grafiek weergegeven. Lettertype Het lettertype van de grafiektitel kan hiermee worden ingesteld. Middels het selectievakje 'Vet' kan de opgegeven titel vet worden weergegeven.


19

Titel Categorieas Deze titel wordt onder of links (afhankelijk van het grafiektype) van de Categorieas geplaatst. De orientatie of uitlijning van de Categorieas titel kan van -90 to 90 graden worden opgegeven. Een horizontale tekst wordt verkregen door het opgeven van een hoek van 0 graden. Titel Waardeas Deze titel wordt onder of links (afhankelijk van het grafiektype) van de Waardeeas geplaatst. De orientatie of uitlijning van de Waardeas titel kan van -90 to 90 graden worden opgegeven. Een horizontale tekst wordt verkregen door het opgeven van een hoek van 0 graden. Lettertype As-titels Het lettertype van de Categorieas en Waardeas kan hiermee worden ingesteld. Middels het selectievakje 'Vet' kunnen de opgegeven titels vet worden weergegeven.

Tabblad Assen Lettertype Het lettertype van de waarden en categorieën weergegeven op de assen kan hiermee worden ingesteld. Orientatie Categorieas waarden De orientatie of uitlijning van de Categorieas kan van -90 to 90 graden worden opgegeven. Een horizontale tekst wordt verkregen door het opgeven van een hoek van 0 graden. Orientatie Waardeas waarden De orientatie of uitlijning van de Waardeas kan van -90 to 90 graden worden opgegeven. Een horizontale tekst wordt verkregen door het opgeven van een hoek van 0 graden.

Tabblad Legenda Legenda weergeven Als dit selectievakje wordt ingeschakeld dan wordt een Legenda getoond aan de rechterzijde van de grafiek. Rand Wordt een Legenda weergegeven, dan kan opgegeven worden of hier een rand omheen getekend moet worden. Lettertype Het lettertype van de waarden en categorieën weergegeven op de assen kan hiermee worden ingesteld. Gegevenslabels Afhankelijk van het gekozen grafiektype kan een keuze worden gemaakt uit de weer te geven gegevenslabels. Optie

Toelichting

Labels

De gegevensreeks-benaming wordt bij iedere gegevensreeks in de grafiek weergegeven.

Percentage

Bij iedere gegevensreeks wordt het percentage weergegeven.

Labels en percentage

Bij iedere gegevensreeks wordt zowel de benaming als het percentage weergegeven.

Waarden

Bij iedere gegevensreeks wordt de waarde weergegeven.

Geen


20

Exporteren van de grafiekdata naar Microsoft Excel Het aantal mogelijke grafiektypes en grafiekopmaak is bewust beperkt, zodat op een eenvoudige wijze snel een grafiek kan worden samengesteld. Voor sommige toepassingen zal een gebruiker echter meer opmaak mogelijkheden willen hebben. Het is dan mogelijk de grafiekdata te exporteren naar Microsoft Excel. In het Grafiek detailvenster kunnen via de Snelmenuoptie Exporteren [ ] van de Grafiek de grafiekdata worden geexporteerd naar Microsoft Excel.

Grafiek Opslaan In het Grafiek detailvenster kunnen via de Snelmenuoptie [Opslaan] van de Grafiek de weergegeven grafiek worden opgeslagen in GIF-formaat. Dit bestand kan bijvoorbeeld weer worden gebruikt in presentaties en rapportages.


21

Favorieten Met behulp van de menuoptie Favorieten in het programmavenster kunnen veelgebruikte menuopties worden toegevoegd aan menugroep 'Mijn Werkplek'. Favorieten zijn persoonsgebonden en kunnen niet door andere gebruikers worden beheerd.

Toevoegen van een favoriete menuoptie · Activeer de gewenste menuoptie, bijv. Relatiebeheer > Contactpersonen · Selecteer menuoptie Favorieten - Toevoegen aan favorieten Verwijderen van favorieten · Selecteer menuoptie Favorieten - Favorieten bewerken · Selecteer de te verwijderen favoriete menuoptie · Druk op de knop [Verwijderen]


22

Veldkiezer In Logicworks CRM worden gegevens behorende bij een menuoptie, bijvoorbeeld Bedrijven, getoond in een grid of lijstweergave. Een grid is een weergave van een tabel, waarbij elke regel een record toont en een kolom een veld van dat record. Ter illustratie: de gegevens behorende bij het bedrijf Logicworks BV worden vastgelegd in een record, waarbij de bedrijfsnaam een veld is van het desbetreffende record. Grids worden ook in de tabbladen van de detailvensters gebruikt om gerelateerde gegevens weer te geven. Een bedrijf heeft meestal meerdere contactpersonen waarmee relaties worden onderhouden. Alle contactpersonen behorende bij het bedrijf worden daarom in een grid in het tabblad Contactpersonen weergegeven. Omdat het meestal niet zinvol is alle velden van een record in een grid te tonen heeft de gebruiker de mogelijkheid de getoonde gridlayout naar behoefte aan te passen. Hierbij kunnen de te tonen kolommen worden geselecteerd en overbodige kolommen uit het grid worden verwijderd. Kies in de menubalk van het grid de optie 'Veldkiezer', waarna het scherm wordt getoond. Aan de linkerzijde van het scherm worden de nog beschikbare kolommen weergegeven, welke niet worden getoond in het grid. Aan de rechterzijde worden de kolommen getoond welke zichtbaar zijn in het grid.

Toevoegen van een kolom aan het grid Selecteer één of meer veldnamen uit de lijst van beschikbare velden aan de linkerzijde van het scherm. Druk vervolgens op de knop met de naar rechts wijzende pijl. De geselecteerde regel(s) worden nu verplaatst naar de lijst met geselecteerde velden. Een regel kan ook direct worden verplaatst naar de lijst met geselecteerde velden door met de muis op het item te 'dubbel-klikken'. Verwijderen van een kolom uit het grid Selecteer een of meer veldnamen uit de lijst van geselecteerde velden aan de rechterzijde van het scherm. Druk vervolgens op de knop met de naar links wijzende pijl. De geselecteerde regel(s) worden nu verplaatst naar de lijst met beschikbare velden en worden niet langer getoond in het grid. Een regel kan ook direct worden verplaatst naar de lijst met beschikbare velden door met de muis op het item te 'dubbel-klikken'. Verplaatsen van meerdere kolommen tegelijkertijd Het is mogelijk meerdere regels in 1x te verplaatsen. Selecteer hiervoor de gewenste regels door hier met de muis op te klikken terwijl u de Ctrl-toets ingedrukt houdt. Druk vervolgens op de knop met de naar links/rechts wijzende pijl, waarna de geselecteerde regels zullen worden verplaatst. Zijn de gewenste kolommen geselecteerd, dan kan dit worden bevestigd met een druk op de knop [OK]. Het grid zal nu worden aangepast overeenkomstig de opgegeven gridlayout. Wilt u de aangebrachte wijzigingen niet doorvoeren druk dan op de knop [Annuleren].


23

Grid Designer Met behulp van de Grid Designer kunnen de kolommen worden geselecteerd waaruit de gebruiker bij het aanpassen van zijn lijstweergave kan kiezen. Een voordeel van het beperken van het selecteerbare aantal kolommen is de snelheid waarmee de gegevens ingelezen en getoond kunnen worden. Dit is vooral belangrijk als gebruik gemaakt wordt van een VPNverbinding over het internet. Gebruikers die toegang hebben tot de menuoptie Beheer > Object Designer kunnen de Grid Designer rechtstreeks vanuit de lijstweergave in het hoofdvenster en tabbladen activeren. In het hoofdvenster kan dit via de menuoptie Tools > Grid Designer en in de tabbladen wordt een extra knop Grid Designer [] getoond, waarmee de designer kan worden gestart.


24

Selectiefilters De meeste lijstweergaven in het programmavenster van Logicworks CRM zullen na verloop van tijd een zeer groot aantal regels bevatten. Het is natuurlijk mogelijk met behulp van de zoekfunctie en Mappenlijst het aantal getoonde regels te verkleinen. Ondanks het feit dat deze tools snel en eenvoudig in gebruik zijn, komt het voor dat de gewenste selectie niet kan worden gemaakt. Het tonen van verkooporders met backorderregels of van relaties welke in het afgelopen jaar een bepaald product hebben aangeschaft is bijvoorbeeld niet mogelijk. In dergelijke situaties kan een selectiefilter uitkomst bieden. Selectiefilters hebben altijd betrekking op het actieve Object, bijvoorbeeld een Contactpersoon. Wordt een selectiefilter gedefinieerd voor Verkooporders, dan zal deze dus niet selecteerbaar zijn in de lijstweergave Contactpersonen. Een selectiefilter kan worden opgeslagen voor gebruik op een later tijdstip. Ook is het mogelijk een selectiefilter aan te merken als Privé of toe te wijzen aan een leden van een Team, zodat deze niet zichtbaar is voor andere gebruikers. Voordelen selectiefilters t.o.v. de standaard zoekfunctie Een selectiefilter kan worden bewaard en op een later tijdstip opnieuw worden toegepast Selectiefilters zijn snel te activeren vanuit de werkbalk in het programmavenster In selectiefilters kunnen relaties worden gelegd tussen meerdere gerelateerde tabellen

· · ·

Operator Precedence Een selectiefilter is een zeer krachtig en flexibel hulpmiddel bij het selecteren van de benodigde gegevens in een grid. Hierin schuilt echter ook het gevaar dat een selectiefilter wordt gedefinieerd welke uiteindelijk een verkeerd resultaat oplevert. Bent u niet bekend met het gebruik van logische operatoren, dan volgt hier een korte samenvatting van de zogenaamde 'Operator Precedence'. Bij het samenstellen en evalueren van een selectiefilter wordt gebruik gemaakt van logische operatoren. In een selectiefilter welke zowel een OF als EN operator bevat, zal de EN altijd eerst worden geëvalueerd. De EN heeft dus altijd prioriteit boven de OF. Het samenstellen van een complex selectiefilter met alleen EN en OF operatoren kan echter een onleesbaar resultaat opleveren. Om dit te voorkomen kan gebruik gemaakt worden van ronde haken '(' en ')' om expressies te groeperen. De ronde haken hebben namelijk een hogere prioriteit dan de EN en OF in een logische expressie. In de onderstaande tabel wordt de prioriteit van de operatoren opgesomd, waarna enkele voorbeelden worden gegeven betreffende het samenstellen van een selectiefilter Prioriteit Operator hoog ( ) Ronde haakjes normaal laag

EN OF

1. Selecteer alle bedrijven gevestigd in Amsterdam of Rotterdam. Dit selectiefilter kan op eenvoudige wijze worden gedefinieerd met de onderstaande constructie: Bedrijf.Plaats = 'Amsterdam' OF Bedrijf.Plaats = 'Rotterdam'

2. Selecteer alle klanten welke zijn gevestigd in Rotterdam Bedrijf.Plaats = 'Rotterdam' EN Bedrijf.Relatietype = 'Klant'

3. Selecteer alle bedrijven gevestigd in Amsterdam of Rotterdam met minimaal 10 werknemers in dienst. Het samenstellen van het selectiefilter kan met de basis-operatoren EN en OF als volgt worden samengesteld. Bedrijf.Plaats = 'Amsterdam' EN Bedrijf.Werknemers is minimaal 10 OF Bedrijf.Plaats = 'Rotterdam' EN Bedrijf.Werknemers is minimaal 10 Het selectiefilter kan echter ook korter en in een meer leesbare vorm worden samengesteld, waarbij gebruik gemaakt wordt van het feit dat ronde haken een hogere prioriteit hebben dan de EN en OF operatoren. ( Bedrijf.Plaats = 'Amsterdam' OF Bedrijf.Plaats = 'Rotterdam' ) EN ( Bedrijf.Werknemers is minimaal 10 )


25

Detailvenster Na het selecteren van de menuoptie Tools - Selectiefilters wordt het onderstaande detailvenster getoond.

Tabblad Selectie In dit tabblad wordt het selectiefilter gedefinieerd. In de werkbalk zijn de volgende specifieke selectiefilter-knoppen toegevoegd. Knop Naam Nieuw Openen Opslaan Opslaan als Groeperen (En)

Groeperen (Of)

Regel omhoog verplaatsen Regel omlaag verplaatsen Regel verwijderen Toon SQL Tellen


Toelichting Maak een nieuw selectiefilter, default-instelling na het openen van het venster. Open een eerder gedefinieerd selectiefilter. Sla het selectiefilter op onder de opgegeven selectiefilter-naam. Sla een bestaand selectiefilter op onder een andere naam, welke is opgegeven bij de selectiefilter-naam. Voegt een EN-groepering ( ... ) EN ( ... ) toe aan het selectiefilter. Hierbij worden de selectiecriteria boven en onder de regel van elkaar gescheiden middels ronde haakjes en de logische operator EN. Voegt een OF-groepering ( ... ) OF ( ... ) toe aan het selectiefilter. Hierbij worden de selectiecriteria boven en onder de regel van elkaar gescheiden middels ronde haakjes en de logische operator OF. Verplaatst de geselecteerde regel 1 positie omhoog Verplaatst de geselecteerde regel 1 positie omlaag Verwijdert de geselecteerde regel Toont het uiteindelijke SQL statement gebaseerd op het gedefinieerde selectiefilter Telt het aantal regels dat zal worden geselecteerd op grond van het gedefinieerde selectiefilter

26

Tabblad - Overzicht Het resultaat van het selectiefilter kan in dit tabblad worden bekeken. De getoonde kolommen zijn gebaseerd op de gridlayout van de gebruiker voor het betreffende object en kunnen niet worden gewijzigd.

Een nieuw selectiefilter aanmaken · Selecteer vanuit de werkbalk in het programmavenster de knop Selectiefilter Het detailvenster Selectiefilter wordt geopend en u kunt direct beginnen met het definiëren van een nieuw selectiefilter in het tabblad - Selectie. Hieronder wordt beschreven hoe een selectiefilter kan worden gedefinieerd, waarbij de met een asterisk (*) gemarkeerde velden verplichte invoervelden zijn. Eigenaar Als u selectiefilters definieert, dan wordt u automatisch eigenaar van deze selectie. Het veld wordt bij het openen van het detailvenster ingevuld en kan niet worden gewijzigd. Alleen de eigenaar van een selectiefilter kan deze op een later tijdstip wijzigen of verwijderen. Privé Wordt een selectiefilter aangemerkt als Privé, dan wordt deze niet getoond aan andere gebruikers. Mag een selectiefilter wel door andere gebruikers toegepast worden, schakel deze optie dan uit. Team Wordt een selectiefilter gemaakt voor leden van een specifiek Team, selecteer dan het gewenste Team. Het selectiefilter zal in dat geval niet worden getoond aan gebruikers van andere Teams. Naam* Geef een duidelijke en korte omschrijving van het te definiëren selectiefilter. Dit is met name van belang als het selectiefilter ook door andere gebruikers zal worden gebruikt. Selectiecriterium* Een selectiecritrium wordt gebruikt om het aantal regels in het oorspronkelijk grid te beperken. Een combinatie van selectiecriteria wordt uiteindelijk opgeslagen als een selectiefilter. Operator Het eerste selectiecriterium kan nooit beginnen met een EN of OF operator, zodat dit veld in eerste instantie leegblijft. Bij de tweede en volgende regels moet worden gekozen uit EN of OF als operator om de selectiecriteria met elkaar te verbinden. Tabel Selecteer de tabel waarin het veld zich bevindt dat u wilt gebruiken in het selectiecriterium. Afhankelijk van het actieve object wordt een keuzelijst gepresenteerd, zoals weergegeven in het onderstaande voorbeeld. In deze keuzelijst wordt zowel het object zelf weergegeven als de gerelateerde objecten. In het onderstaande voorbeeld wordt voor het object Contactpersoon een keuzelijst gepresenteerd. Een Contactpersoon kan aan een Bedrijf zijn gekoppeld, daarom wordt 'Bedrijf.' boven de Contactpersoon weergegeven met een punt erachter. Een Contactpersoon kan meerdere Adressen hebben, vandaar dat '.Adres' onder de Contactpersoon wordt weergegeven met een punt ervoor. Zouden we op een Adresitem willen filteren, dan wordt dit getoond als 'Contactpersoon.Adres.Item', zodat direct zichtbaar is dat een Adres-item van de Contactpersoon betreft.

Veld Afhankelijk van de gekozen tabel worden hier alleen de velden van geselecteerde tabel getoond. Selecteer het veld dat gebruikt moet worden in het selectiecriterium.


27

Conditie Afhankelijk van het veldtype dat is geselecteerd worden de mogelijke condities getoond. De mogelijke condities worden in de volgende tabel kort toegelicht. Conditie

Toelichting

is gelijk aan


is niet gelijk aan

De inhoud van het veld mag niet gelijk zijn aan de op te geven waarde.

is maximaal

De veldwaarde moet kleiner of gelijk zijn aan de op te geven waarde

is minimaal

De veldwaarde moet gelijk of groter zijn aan de op te geven waarde

is groter dan

De veldwaarde moet groter zijn aan de op te geven waarde

is kleiner dan

De veldwaarde moet kleiner zijn aan de op te geven waarde

ligt tussen

De veldwaarde moet tussen de op te geven waarde inliggen

bevat

In de veldwaarde moet de op te geven tekst voorkomen. Plaats bevat 'er' zal bijvoorbeeld regels met plaatsnaam 'Amsterdam', 'Ermelo' en 'Watergang' selecteren.

bevat niet

In de veldwaarde mag niet de opgegeven tekst voorkomen.

is leeg

De veldwaarde mag geen waarde bevatten. Zowel '' als NULL worden hierbij als lege waarden beschouwd.

is niet leeg

De veldwaarde moet een waarde bevatten.

begint met

De veldwaarde moet beginnen met de op te geven tekst. Begint met 'er' zal bijvoorbeeld 'Ermelo' selecteren

eindigt op

De veldwaarde moet eindigen met de op te geven tekst. Eindigt op met 'er' zal bijvoorbeeld 'Wormerveer' selecteren

is actieve gebruiker

Wordt een een gebruikersveld geselecteerd, bijv. de relatiebeheerder van een Bedrijf, dan kan de conditie 'is actieve gebruiker' worden toegepast. Dit wordt bijvoorbeeld toegepast in het selectiefilter 'Mijn Accounts'. Dit heeft het voordeel dat kan worden gefilterd op de huidige gebruiker en niet voor iedere gebruiker een nieuw selectiefilter hoeft te worden gedefinieerd.

gisteren, vandaag, morgen, vorige week, deze week, volgende week, vorige maand, deze maand, volgende maand, vorig kwartaal, dit kwartaal, volgend kwartaal, vorig jaar, dit jaar, volgend jaar, is (niet) verstreken, komende 30/60/90 dagen,

Bij velden van het type datum is het mogelijk datum-gerelateerde variabelen toe te passen.. Tijdens het activeren van het selectiefilter wordt de huidige datum gebruikt als referentie.

gebruikersinvoer

De waarde van de conditie wordt nu pas bepaald als een selectiefilter wordt geactiveerd. Zodra de gebruiker een selectiefilter selecteert, waarin zich een conditie 'gebruikersinvoer' bevindt zal Logicworks CRM een invoervenster openen. Hierin moet de gebruiker de gewenste conditie invoeren.


28

Waarde De mogelijke waarden zijn afhankelijk van het veldtype. Bij een numeriek veld kan bijvoorbeeld geen tekst ingevoerd worden, voor een datumveld moet een geldige datum worden ingevoerd en bij een keuzelijst kunnen enkel de geldige waarden worden geselecteerd. Is gekozen voor de conditie 'ligt tussen', dan moeten zowel de begin- als eindwaarde van het bereik ingevoerd worden. Knop [Toevoegen] Als alle onderdelen van het selectiecriterium zijn ingevoerd, dan kan het criterium met de knop [Toevoegen] worden toegevoegd aan het selectiefilter. De ingevoerde gegevens worden leeggemaakt en het volgende selectiecriterium kan worden ingevoerd. Het resultaat van een selectiefilter kan worden bekeken door op het tabblad [Overzicht] te klikken. Het tabblad wordt geopend en zal het resultaat tonen in de vorm van de gridlayout van de gebruiker. Als het selectiefilter is voltooid, dan kan deze worden opgeslagen door een druk op de knop [Opslaan].

Door een regel te verplaatsen in een selectiefilter kan het SQL statement waarop het selectiefilter is gebaseerd ongeldig worden. Meestal kan in dergelijke gevallen worden volstaan met het wijzigen of verwijderen van de En/Of operator.

Een selectiefilter wijzigen · Selecteer vanuit de werkbalk in het programmavenster de knop Selectiefilter Het detailvenster Selectiefilter wordt geopend. Druk vervolgens op de knop [Openen] en selecteer het gewenste selectiefilter. Het selectiefilter wordt nu geladen en de regels worden getoond. U kunt nu de gewenste wijzigingen aanbrengen in het selectiefilter. Voor Overzichten kunnen alleen selectiefilters worden gedefinieerd als het overzicht is gekoppeld aan een specifiek Objecttype. Dit koppelen vindt plaats tijdens het definieren van een Overzicht met de Query Builder. Ook maakt Logicworks CRM onderscheidt tussen selectiefilters op een Overzicht en op het oorspronkelijke Objecttype. Wordt bijvoorbeeld een aan Contactpersonen gerelateerd Overzicht gedefinieerd, dan worden de Contactpersoonselectiefilters niet getoond in het Overzicht en omgekeerd.

Wijzigen van een selectiefilter-regel Wilt u een bestaande regel in een selectiefilter wijzigen, dubbel-klik dan op de betreffende regel. Het selectiecriterium wordt vervolgens gekopieerd naar de invoervelden, zodat deze gewijzigd kan worden. Tevens worden nu twee nieuwe knoppen [Annuleren] en [Bijwerken] getoond. Met de knop [Annuleren] wordt de wijzigings-modus afgebroken en de invoervelden weer leeggemaakt. Door op de knop [Bijwerken] te drukken worden de wijzigingen gekopieerd naar de betreffende regel in het selectiefilter.

Een selectiefilter verwijderen · Selecteer vanuit de werkbalk in het programmavenster de knop Selectiefilter Het detailvenster Selectiefilter wordt geopend. Druk nu op de knop [Openen] en sSelecteer het gewenste selectiefilter. Het selectiefilter wordt geladen en de regels worden getoond. Met een druk op de knop [Verwijderen] kan het actieve selectiefilter worden verwijderd.


29

Veld bijwerken Het komt voor dat in een groot aantal records eenzelfde wijziging moet worden doorgevoerd. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen als een nieuw gebruikersveld is toegevoegd aan de database, waaraan een initiële waarde moet worden toegekend. Een andere voorbeeld is de situatie dat een groep contactpersonen moet worden toegevoegd aan een (nieuwe) categorie. Het is natuurlijk mogelijk de records te openen en de wijziging handmatig door te voeren. De e meest eenvoudige en snelle werkwijze is echter gebruik te maken van de functie 'Veld bijwerken'. Met de functie 'Veld bijwerken' doorgevoerde wijzigingen zijn niet te herstellen. Wees daarom voorzichtig met het autoriseren van gebruikers voor deze optie en voer de wijziging alleen door als u absoluut zeker bent dat de wijziging en geselecteerde records correct zijn.

Uitvoeren van een bulk update · Selecteer de gewenste records met behulp van de zoekfunctie of selectiefilter · Selecteer de regels waarvan u de waarde van een veld wilt wijzigen, gebruik eventueel de sneltoets Ctrl+A ('Alles selecteren') · Kies in het hoofdvenster de menuoptie Tools - Veld bijwerken Het onderstaande detailvenster 'Veld bijwerken' wordt nu geopend.

Voer de navolgende gegevens in, waarbij de met een asterisk gemarkeerde velden verplicht zijn. Veld* Selecteer het veld dat gewijzigd moet worden. Om de integriteit van de database niet aan te tasten worden velden van het type Primary Key, Calculated Field en Key niet getoond. Actie* Afhankelijk van het gekozen veldtype zijn een aantal acties mogelijk. De volgende tabel geeft een opsomming van de mogelijke acties die uitgevoerd kunnen worden. Veldtype

Actie

Varchar, Text, URL, Map, Note, E-mail Integer, Decimal, Currency

=, += =, +=, -=, *=

Datetime

+=, -=

Bit Lookup

= =

Picklist Collection

= =, +=, -=


30

Waarde* Voer de numerieke of tekstwaarde in waarmee de opgegeven actie moet worden uitgevoerd. Bij van een Picklist of Lookup is de invoer beperkt tot de geldige waarden. Voor datumvelden moet een extra parameter (minuut, uur, dag, week of maand) opgegeven worden. Hierdoor is het mogelijk bij de bestaande veldwaarden 6 uur of 2 weken op te tellen. Knop [OK] Als alle invoervelden juist zijn ingevoerd, dan kan de wijziging met de knop [OK] worden doorgevoerd. Voordat de wijzigingen daadwerkelijk worden doorgevoerd zal nog een laatste bevestiging worden gevraagd. Hierna worden de veldwaarden definitief gewijzigd. Wordt gekozen voor 'Annuleren', dan keert u terug naar het detailvenster, zonder dat de wijziging wordt doorgevoerd. Knop [Annuleren] Hiermee wordt het detailvenster gesloten zonder dat de wijziging wordt doorgevoerd. De volgende tabel beschrijft voor iedere actie kort de uitvoering. Actie

Toelichting

=

Is gelijk aan De actuele waarde van het veld wordt vervangen met de opgegeven waarde.

+=

Optellen Ingeval van een numeriek veld wordt de ingevoerde waarde bij de actuele veldwaarde opgeteld. Bij tekstvelden wordt de ingevoerde tekst toegevoegd aan de bestaande tekst . Bij datumvelden wordt de oorspronkelijke datum verhoogd met de opgegeven waarde en type. Bij collecties worden de opgegeven items toegevoegd aan de lijst.

-=

Aftrekken Ingeval van een numeriek veld wordt de ingevoerde waarde van de actuele veldwaarde afgetrokken. Bij datumvelden wordt de oorspronkelijke datum verlaagd met de opgegeven waarde en type. Bij collecties worden de opgegeven items verwijderd uit de lijst.

*=

Vermenigvuldigen Deze actie is alleen mogelijk als de functie wordt toegepast op een numeriek veld. De veldwaarden worden hierbij vermenigvuldigd met de opgegeven waarde, waarna het resultaat wordt opgeslagen.

Ter illustratie volgen nog enkele voorbeelden van mogelijke bulk updates. Actuele veldwaarde 928

Actie = 900

'ALBLASSERDAM' 12

Resultaat 900 = 'Alblasserdam'

+= 56

'Alblasserdam' 68

'Logicworks'

+= ' CRM'

'Logicworks CRM'

03-07-2005 14:30:00

+= 2 uur

03-07-2005 16:30:00

15

-= 4

11

26-05-2005 13:00:00

-= 3 weken

05-05-2005 13:00:00

3

*= 6

18


31

Voorkeurinstellingen De voorkeurinstellingen vormen een onderdeel van de gebruikersinstellingen. Voor een beschrijving van de diverse instellingen wordt verwezen naar dat hoofdstuk. Het is niet mogelijk een gebruiker de toegang te ontzeggen tot zijn Voorkeurinstellingen.

Alvorens een medewerker toegang heeft tot Logicworks CRM zal voor hem/haar een nieuw gebruikersaccount aangemaakt moeten worden. Voor iedere Gebruiker kunnen naast de gebruikersgegevens en autorisatie ook initiële voorkeurinstellingen worden vastgelegd. Deze voorkeurinstellingen kunnen op een later tijdstip door de gebruiker worden gewijzigd, via de menuoptie Extra - Voorkeurinstellingen in het programmavenster. Ongeacht de aangeschaft versie kan een onbeperkt aantal gebruikers aangemaakt worden. Tijdens het aanmelden zal Logicworks CRM namelijk controleren of het maximum aantal gelijktijdig aangemelde gebruikers niet wordt overschreden.

Een nieuwe Gebruiker aanmaken · Selecteer de menuoptie Beheer > Gebruikers · Kies de optie [Nieuw] in het snelmenu of de werkbalk om een Gebruiker toe te voegen

Gebruikers dupliceren Wilt u een nieuwe gebruiker aanmaken, waarvan de autorisaties (bijna) overeenkomen met die van een bestaande gebruiker, dan kan gebruik gemaakt worden van de optie Dupliceren. Met deze tijdbesparende functie wordt een nieuwe gebruiker aangemaakt en worden de autorisatie en lijstindelingen van de geselecteerde gebruiker automatisch gekopieerd. · Selecteer de menuoptie Beheer > Gebruikers · Selecteer de gebruiker waarvan u de gegevens wilt overnemen · Kies in het snelmenu de optie [Dupliceren]

Detailvenster Het detailvenster heeft een viertal tabbladen, waar de gebruikersinstellingen kunnen worden ingevoerd. Als de Gebruiker zijn voorkeurinstellingen wil wijzigen, dan heeft hij alleen de beschikking over Preferenties en Outlook. Het is niet mogelijk de menu-optie Voorkeurinstellingen in het programmavenster uit te zetten. Wel is het mogelijk om de gebruiker alleen leesrechten te geven. De Gebruiker kan in dat geval de instellingen wel bekijken, maar niet wijzigen. Acties Vanuit het Gebruikers detailvenster kunnen via de menuoptie Acties de volgende standaard acties worden uitgevoerd:

Menuoptie

Toelichting

Instellingen kopieren

Deze optie is niet beschikbaar als het detailvenster wordt geopend via Exta Voorkeurinstellingen in het programmavenster. Hiermee kan de beheerder op eenvoudige wijze de schermlayout en autorisaties van een andere bestaande Gebruiker kopiëren naar de huidige Gebruiker. Voor zowel de layout als de autorisatie kunnen verschillende Gebruikers worden geselecteerd.

Geluidsfragment afspelen

Als een Gebruiker een geselecteerd herinneringssignaal wil uitproberen, dan kan deze menuoptie activeren.

Tabblad Algemeen In dit tabblad worden de volgende invoervelden getoond, waarbij de velden gemarkeerd met een asterisk verplicht zijn.

Gebruikersgegevens Naam* Voer de volledige naam van de Gebruiker in, bijvoorbeeld Hans de Groot. Logicworks CRM 7.0 Introductie

32

Status In veel gevallen zal het niet mogelijk zijn een bestaande gebruiker te verwijderen uit Logicworks CRM. Er bestaan waarschijnlijk referenties naar deze specifieke gebruiker in de database. Als een gebruiker namelijk een record aanmaakt of wijzigt, dan wordt dit geregistreerd bij het record. Is de Audit Trail actief, dan zal iedere wijziging, inclusief gebruikers ID, worden bewaard in het logboek. U kunt in dit geval de gebruiker deactiveren door de status op 'Inactief' te zetten. Het is voor deze gebruiker nu niet meer mogelijk in te loggen in Logicworks CRM. Loginnaam* De loginnaam wordt tijdens het opstarten van Logicworks CRM bepaald op grond van de Windows gebruikersnaam. Het is dan ook aan te bevelen deze naam als loginnaam op te geven, zodat de gebruiker deze niet steeds hoeft in te voeren. Toegangscode Een toegangscode is optioneel. Let op dat de toegangscode case-sensitive is, wat betekent dat bij de invoer wordt gelet op het gebruik van hoofd- en kleine letters. Autologin Het activeren van deze optie voorkomt dat de gebruiker zich bij het opstarten van Logicworks via het inlogvenster moet aanmelden. Bij gebruik van deze parameter wordt de Windows gebruikersnaam van de actieve Windows sessie als inlognaam gehanteerd en start Logicworks CRM direct op. Deze optie werkt alleen als slechts 1 administratie is gekoppeld aan Logicworks CRM, aangezien andere administraties anders niet meer benaderbaar zijn. Telefoon Het telefoonnummer waarop de Gebruiker intern te bereiken is. Manager Voer hier de Manager van de gebruiker in. Bij het samenstellen van een lijstweergave met de Query Builder kan deze informatie worden toegepast als filter met de variabele {user.delegates}. Werkmaatschappij Voer de Werkmaatschappij in waarvan de gebruiker deel uitmaakt. Contactpersoon Een gebruiker kan aan een Contactpersoon worden gekoppeld. Dit maakt het mogelijk om aanvullende gegevens, zoals persoonlijke- en adresgegevens, van deze Gebruiker te beheren. Werkweek Wordt gebruik gemaakt van de optie Urenregistratie in Logicworks CRM, dan is het verstandig het aantal werkuren per week hier op te geven. Zowel de gebruiker als manager kunnen zo op de Uren weekstaat direct zien of alle uren zijn gedeclareerd. Werkdag Geef de tijdstippen aan waarop de Gebruiker zijn werkdag begint en eindigt. In de Dag Agenda worden de werktijden met een afwijkende kleur weergegeven.

E-mail instellingen E-mail systeem* Voor iedere afzonderlijke gebruiker kan opgegeven worden hoe zijn/haar e-mailberichten moeten worden verzonden. Hierbij kan worden gekozen tussen 'Microsoft Outlook', 'Microsoft Exchange Server' of 'SMTP-server'. Wordt gekozen voor Microsoft Outlook, dan worden alle uitgaande e-mailberichten van deze gebruiker via Outlook verzonden. Voorwaarde is wel dat Microsoft Outlook is geïnstalleerd op het werkstation van de gebruiker. Wordt gebruik gemaakt van de Microsoft Exchange Server, dan is het mogelijk mailberichten zonder tussenkomst van Outlook door de Exchange Server te laten versturen. Hiervoor is het wel noodzakelijk dat op het systeem vanwaar het mailbericht wordt verzonden een MAPI Client is geinstalleerd. Bij het gebruik van een SMTP-server zal Logicworks CRM alle uitgaande e-mailberichten direct naar de SMTPserver verzenden. E-mailadres Voer het e-mailadres in, dat moet worden gebruikt als afzender van een e-mailbericht. E-mail sjabloon Logicworks CRM 7.0 Introductie

33

Om een zo eenduidig mogelijke uitstraling naar buiten te hebben qua vormgeving en layout van de e-mailberichten kan een standaard sjabloon worden ontwikkeld. Door dit sjabloon als standaard e-mailsjabloon aan te merken zal ieder nieuw emailbericht van deze gebruiker worden geopend met dit sjabloon. Het is mogelijk in het E-mailsjabloon gebruik te maken van Samenvoegvelden. Deze zullen - voor zover mogelijk - worden ingevuld tijdens het inlezen van het sjabloon. Berichtlettertype Als de Gebruiker een nieuw leeg e-mailbericht aanmaakt in Logicworks CRM, dan wordt initieel dit lettertype gebruikt. Als een standaard sjabloon wordt toegepast, dan wordt het daarin gehanteerde lettertype gebruikt. Verwijder geïmporteerde items Het is mogelijk geïmporteerde e-mailberichten te laten verwijderen als deze via de menuoptie Mijn Werkplek > Microsoft Outlook zijn geimporteerd in Logicworks CRM. De berichten worden hierbij niet direct verwijderd maar verplaatst naar de folder Verwijderde items in Microsoft Outlook.

E-mail accounts Outlook account Worden mailberichten verstuurd met Microsoft Outlook, dan kan hier het gewenste Outlook e-mailaccount opgegeven worden. Als hier geen waarde wordt ingevuld, dan zal Logicworks CRM de mailberichten via het standaard Outlook emailaccount verzenden. Exchange Server, Exchange Mailbox In veel gevallen zal Microsoft Outlook met een beveiligings popup komen als Logicworks CRM een verbinding probeert te maken met de Exchange Server. Wanneer u de hier weergegeven Exchange Server en Mailbox overneemt in de voorkeurinstellingen, dan zal Logicworks CRM deze informatie gebruiken om verbinding te maken met deze specifieke Exchange Server Mailbox. Het popup-venster zal nu niet meer worden getoond. SMTP-server Geef de naam van de SMTP-server op. Ook als Microsoft Outlook wordt gekozen als standaard e-mail systeem, kan het nuttig zijn toch de SMTP-server gegevens in te voeren. Tijdens het samenvoegen naar e-mail wordt een gebruiker namelijk de mogelijkheid geboden e-mailberichten via de SMTP-server te versturen. Worden de SMTP gegevens niet ingevuld, dan heeft de gebruiker deze optie niet. SMTP Mail Poort Bij het verzenden van mailberichten via de SMTP Server wordt standaard poort '25' gebruikt. Sommige providers hanteren echter een afwijkend poort nummer. SMTP authenticatie Het is mogelijk om bij de verzending van mailberichten SMTP authenticatie te activeren. Dit kan noodzakelijk zijn als gebruik gemaakt wordt van externe mail servers waar een afzender zich dient aan te melden om e-mailbericht te kunnen versturen. Naast het aanvinken van deze optie dient de gebruiker zijn naam en wachtwoord op te geven.

Tabblad Preferenties Dit tabblad kan zowel door de beheerder als de gebruiker worden gewijzigd, maar moet initieel wel door de beheerder worden ingevuld. Schermlayout Startpagina* Hier kan worden geselecteerd welk scherm moet worden getoond als de gebruiker Logicworks CRM start. De keuzelijst toont alle mogelijke opstartschermen. Logicworks CRM zal echter bij het opslaan van de gebruikerinstellingen controleren of de gebruiker wel toegang heeft tot deze optie. Kleurencombinatie Hier kan de gebruiker aangeven welke Office versie en kleurencombinatie hij wil toepassen bij het werken met Logicworks CRM. De volgende kleurcombinaties zijn mogelijk: · Office 2003 Blauw, Zilver, Olijfgroen · Office 2007 Blauw, Zilver Logicworks CRM 7.0 Introductie

34

Lettertype* Voer het standaard lettertype in dat moet worden gebruikt tijdens het werken met Logicworks CRM. Datumformaat* Selecteer het gewenste datumformaat. Gridregels* Het aantal gridregels dat per scherm getoond moet worden zal vaak afhangen van de monitorresolutie, het gebruik van Normale/Grootte letters en gekozen lettertype. Een aantal regels van 25-35 is vaak het meest leesbaar. Even regels (kleur) Voer de kleur in welke de even regels in de grid-vensters moet krijgen. Oneven regels (kleur) Voer de kleur in welke de oneven regels in de grid-vensters moet krijgen. Lijnen Activeer deze opties als de regels in een grid moeten worden gescheiden door een horizontale en/of verticale lijn.

Diverse Standaardprinter Tijdens het afdrukken van rapportages zal Logicworks CRM altijd de standaard printer voorstellen om op af te drukken. Default herinnering Als een herinnering wordt getoond, dan heeft de gebruiker de optie om de herinnering enige tijd uit te stellen. Hij kan er bijvoorbeeld voor kiezen over 5 minuten nogmaals te worden herinnerd, omdat hij nog een aantal zaken wil afhandelen. Op grond van deze instelling zal Logicworks CRM al een voorstel doen om de herinnering over de x minuten nogmaals te tonen. Deze instelling wordt ook toegepast als de gebruiker in een activiteit of afspraak een herinnering wil activeren. Staat de instelling op 5 minuten, dan zal worden voorgesteld om de gebruiker 5 minuten voor de starttijd van de activiteiten aan de activiteit te herinneren. Herinneringssignaal Als een gebruiker een herinnering heeft geactiveerd voor een bepaalde afspraak of activiteit, dan zal een popup-venster worden getoond op het gewenste tijdstip. Wil de gebruiker in dat geval ook een geluidssignaal horen, dan kan hier het gewenste WAV-bestand worden opgegeven. Helpfile Door diverse Microsoft beveiligingspatches kunnen gebruikers een helpfile niet meer openen vanaf een netwerklocatie. In dat geval kan de gebruiker hier een bestaande lokale map opgeven van waaruit de helpfile kan worden geopend. Zodra een gebruiker de Help activeert zal de helpfile lokaal worden geopend. Zonodig zal Logicworks CRM eerst de meest actuele helpfile van de fileserver naar de lokale harde schijf kopieren. Wordt dit veld leeggelaten en de helpfile blijkt zich toch op een netwerklocatie te bevinden, dan zal de helpfile eerst worden gekopieerd naar de map Mijn Documenten. Het is tevens mogelijk hier een van de onderstaande links in te voeren voor de online help van Logicworks CRM. Nadeel van de online help is dat de contextgevoelige helpfunctie niet beschikbaar is. - Nederlands: http://www.logicworks.nl/lwcrmhelp/nl/index.html - Engels: http://www.logicworks.nl/lwcrmhelp/en/lwcrm.html

Uurtarief Hier kan het standaard uurtarief van de gebruiker worden ingevoerd. Decimaaltaken Excel Door conflicten in de taalinstelling in Windows kan het voorkomen dat de punt '.' niet als decimaalteken kan worden gebruikt bij een Excel-export. Wijzig in dat geval de punt '.' in een komma ','. Herinnering toegewezen taken Om te voorkomen dat een gebruiker om de paar minuten zijn Startpagina moet controleren op nieuwe toegewezen taken kan een herinnering worden geactiveerd. In dat geval controleert Logicworks CRM iedere 2 minuten of er nieuwe taken zijn toegewezen. In dat geval wordt een popup geactiveerd met de mededeling dat er nieuwe toegewezen taken zijn. Logicworks CRM 7.0 Introductie

35

Printerdialoog tonen bij samenvoegen Voor de meeste gebruikers zal het bij het samenvoegen voldoende zijn om de gewenste printer te selecteren. Voor sommige gebruikers zal het echter wenselijk zijn de printerlade te kunnen selecteren. Deze gebruikers kunnen aangeven dat het Word printerdialoog getoond wordt bij het samenvoegen. Autostart Activiteitentimer Wanneer deze optie wordt geactiveerd zal de Timer-functie automatisch worden gestart bij het openen van een Telefoongesprek of Activiteiten-venster.

Tabblad Synchronisatie Het tabblad Synchronisatie is alleen zichtbaar als de gebruiker is geautoriseerd om de contactgegevens uit Logicworks CRM te synchroniseren met Microsoft Outlook. Voordat de gebruiker daadwerkelijk kan gaan synchroniseren moeten de synchronisatie instellingen correct en volledig worden ingevoerd. Het onderstaande schermvoorbeeld toont de op te geven instellingen. Er moet minimaal 1 Logicworks CRM adrestype zijn gekoppeld met een Outlook adres.

Contactpersonen (Folder) Geef met de optieknop aan of de Contactpersonen gesynchroniseerd moeten worden. Selecteer vervolgens het Exchange/Outlook Mailbox en de submap waarmee de synchronisatie van Contactpersonen moet plaatsvinden. · Privé items synchroniseren. De als privé aangemerkte Contactpersonen worden alleen gesynchroniseerd als deze optie is ingeschakeld. · Adressen overnemen naar nieuw Bedrijf. Als een nieuwe Contactpersoon en Bedrijf wordt aangemaakt in Logicworks CRM, dan wordt het adres van de Contactpersoon ook overgenomen naar het Bedrijf als deze optie is ingeschakeld.

Synchronisatiebereik De gebruiker kan hier een kiezen voor het synchroniseren van: · Alle contactpersonen Als deze optie is geselecteerd, dan worden alle contactpersonen in de database gesynchroniseerd met de opgegeven Microsoft Outlook Contactpersoon box. · Mijn contactpersonen Hiermee worden alleen contactpersoon gegevens waarvan de gebruiker eigenaar is of welke tot een Bedrijf behoren waarvan de gebruiker eigenaar is gesynchroniseerd met Microsoft Outlook · Selectiefilter. Bij deze optie kan de gebruiker zelf een selectiefilter samenstellen dat zal worden gebruikt om te bepalen welke contactpersonen gesynchroniseerd moeten worden met Microsoft Outlook.

Afspraken (Folder) Geef aan of Afspraken gesynchroniseerd moeten worden. Selecteer vervolgens het Exchange/Outlook gegevensbestand en de map waarmee de synchronisatie van afspraken moet plaatsvinden. Bij het synchroniseren van afspraken zijn de volgende opties mogelijk: Logicworks CRM 7.0 Introductie

36

· Privé items synchroniseren. De als privé aangemerkte afspraken worden alleen gesynchroniseerd als deze optie is ingeschakeld. · Herinneringen synchroniseren. Wilt u voorkomen dat zowel Outlook als Logicworks CRM herinnerings-meldingen genereren schakel deze optie dan uit.

Taken (Folder) Geef aan of Taken gesynchroniseerd moeten worden. Selecteer vervolgens het Exchange/Outlook gegevensbestand en de map waarmee de synchronisatie van taken moet plaatsvinden. Bij het synchroniseren van taken zijn de volgende opties mogelijk: · Privé items synchroniseren. De als privé aangemerkte taken worden alleen gesynchroniseerd als deze optie is ingeschakeld. · Herinneringen synchroniseren. Wilt u voorkomen dat zowel Outlook als Logicworks CRM herinnerings-meldingen genereren schakel deze optie dan uit.

Werkadres Geef het Logicworks CRM adrestype op dat moet worden gebruikt bij het synchroniseren van het Outlook Werkadres. Huisadres Geef het Logicworks CRM adrestype op dat moet worden gebruikt bij het synchroniseren van het Outlook Huisadres. Overig adres Geef het Logicworks CRM adrestype op dat moet worden gebruikt bij het synchroniseren van het Outlook Ander adres.

Synchroniseren bij afsluiten van Logicworks CRM Als deze optie wordt geactiveerd, dan wordt gesynchroniseerd met Microsoft Outlook bij het afsluiten van Logicworks CRM.

Automatisch synchroniseren Het is ook mogelijk Logicworks CRM iedere (x) minuten te laten synchroniseren met Microsoft Outlook. Standaard zal deze synchronisatie automatisch worden geactiveerd vanuit Logicworks CRM, zodat het het wel noodzakelijk is dat Logicworks CRM actief is en de gebruiker is ingelogd. Wordt gebruik gemaakt van Microsoft Exchange Server, dan is het ook mogelijk de synchronisatie door de Logicworks CRM Jobserver uit te laten voeren. In dat geval zal de synchronisatie altijd plaatsvinden, ongeacht of de gebruiker is ingelogd.

Gegevensuitwisseling instellen Het opgeven dat contactpersonen, taken en afspraken moeten worden gesynchroniseerd met Outlook is niet afdoende om de synchronisatie ook daadwerkelijk te activeren. De gebruiker zal ook aan moeten geven met welke Outlook folder hij wil synchroniseren. In het onderstaande schermvoorbeeld wordt het detailvenster getoond, waarmee de wijze van gegevensuitwisseling tussen Logicworks CRM en Microsoft Outlook kan worden ingesteld.


37

Algemeen In het tabblad 'Algemeen' kan de gewenste folder worden geselecteerd, waarmee Logicworks CRM moet synchroniseren. Eigenschappen In het tabblad 'Eigenschappen' kan de gebruiker de synchronisatie-opties opgeven. Voor de uitwisseling zijn een drietal opties mogelijk: · Synchroniseren Hierbij worden de gegevens in beide systemen met elkaar gesynchroniseerd. Het item dat het laatst is gewijzigd zal worden gebruikt om de gegevens in beide systemen te synchroniseren. · Importeren Outlook wijzigingen zullen worden geïmporteerd in Logicworks CRM, maar wijzigingen in Logicworks CRM worden niet bijgewerkt in Microsoft Outlook. Deze optie kan van pas komen bij het implementeren van Logicworks CRM. De Outlookgegevens kunnen hiermee eenmalig worden ingelezen in Logicworks CRM. · Exporteren Logicworks CRM wijzigingen worden bijgewerkt in Microsoft Outlook, maar wijzigingen in Outlook worden niet bijgewerkt in Logicworks CRM. Het veld laatste uitwisseling toont de datum/tijd waarop de gegevens voor het laatst zijn gesynchroniseerd. Het is mogelijk deze datum handmatig aan te passen. Dit kan bijvoorbeeld van pas komen als een gebruiker afspraken wil importeren, maar alleen na een bepaalde datum. Normaalgesproken wordt sterk afgeraden een bestaande datum aan te passen. Met de knop [Reset] is het mogelijk de Outlook koppelings-informatie te verwijderen. Gebruik deze optie echter alleen als u de synchronisatie met een nieuwe lege Outlook folder wilt beginnen.

Tabblad Extra Afhankelijk van de klant kan dit tabblad zijn geactiveerd en invoervelden bevatten. Raadpleeg de applicatiebeheerder voor een toelichting op de in te vullen gegevens.

Tabblad Autorisatie Voor iedere Gebruiker moet de autorisatie opgegeven worden. De gebruikersautorisatie moet per objecttype (Contactpersoon, Bedrijf, Verkoopkans, etc.) opgegeven worden en bestaat uit de elementen: Creëren, Lezen, Bijwerken en Verwijderen. Als een Gebruiker niet geautoriseerd is om een object te Lezen, dan zal deze optie tijdens het opstarten uit de menugroepen van de Gebruiker worden verwijderd. De onderstaande schermafdruk geeft een voorbeeld van een Autorisatie-instelling. Hierin is voor de Gebruiker Paul Smit een aantal autorisaties ingesteld. De gemarkeerd zwarte vierkantjes geven aan dat een Gebruiker geautoriseerd is voor de specifieke handeling met het object. Een open vierkantje geeft aan dat de Gebruiker geen autorisatie heeft voor deze specifieke handeling. Een open grijs vierkante betekent dat een Gebruiker niet kan worden geautoriseerd voor deze actie. Het handmatig creëren van een Foutmelding is bijvoorbeeld niet mogelijk. Door op de vierkantjes te klikken met de muis wordt de status omgezet van geautoriseerd naar niet-geautoriseerd en omgekeerd.

Algemene autorisaties Extra toelichting behoeven de apart vermelde Algemene autorisaties. Deze hebben betrekking op handelingen welke geen direct verband houden met een specifiek object. Beheerder Door het activeren van deze optie krijgt de Gebruiker specifieke Beheerder-rechten: · Starten van de CRM Manager · Activeren van Lijstbeheer vanuit detailvensters middels Ctrl+F8 · De systeeminstellingen wijzigen · Toegangsrestrictie instellen op record-niveau

Lijstbeheer Logicworks CRM 7.0 Introductie

38

Met deze optie wordt de gebruiker geautoriseerd om keuzelijsten vanuit het invoervenster te beheren middels Ctrl+F8. Velden bijwerken De optie Velden bijwerken is alleen beschikbaar in de Enterprise Edities en biedt een gebruiker de mogelijkheid bulk updates op de database uit voeren vanuit de grids in het programmavenster. Zie het desbetreffende hoofdstuk voor een gedetailleerde beschrijving . Ontdubbelen Bij de meeste bedrijven zal na verloop van de tijd om uiteenlopende redenen Contactpersonen meerdere keren in de database voorkomen. Met de Enterprise Editie kunnen Contactpersonen, Bedrijven en Leads op eenvoudige wijze worden samengevoegd tot 1 nieuw Object item. Een gebruiker moet echter wel worden geautoriseerd om te kunnen ontdubbelen. De optie Relatiegegevens samenvoegen kan worden uitgevoerd via het Snelmenu in het hoofdvenster. Outlook synchronisatie Vanaf versie 4 is het mogelijk gebruikers voor de toegang tot de Outlook Mailbox en Outlook synchronisatie afzonderlijk te autoriseren. Hierdoor dient u de Microsoft Outlook toegang via de standaard Object autorisatie te verlenen. De Outlook synchronisatie optie kan vervolgens via de aanvullende Algemene autorisaties worden geactiveerd. Veldkiezer Indien u niet wilt dat een gebruiker zijn eigen gridlayouts samenstelt, dan kan deze optie worden uitgeschakeld. De gebruiker is nu nog wel in staat zijn eigen kolomvolgorde, breedte en sortering in te stellen. Hij kan echter geen kolommen verwijderen of toevoegen aan zijn lijstweergaven. Dit heeft als bijkomende voordeel dat de lijstweergaven een uniforme indeling hebben en het vereenvoudigt het applicatiebeheer. De beheerder is vervolgens verantwoordelijk voor de juiste layout van deze gebruiker. Om deze taak te vereenvoudigen heeft de beheerder de beschikking over een nieuwe knop 'Kopieer als standaard weergave' bij iedere lijstweergave. Hiermee wordt de layout van de beheerder direct overgenomen naar alle andere gebruikers. Lijstweergaven afdrukken Door deze optie uit te schakelen voorkomt u dat gebruikers in Logicworks CRM lijstweergaven kunnen afdrukken. Lijstweergaven exporteren Met het uitschakelen van deze optie voorkomt u dat gebruikers lijstweergaven kunnen exporteren naar Microsoft Excel. Ook het exporteren van gegevens via de snelmenuoptie 'Exporteren' in het hoofdvenster wordt hiermee voorkomen.


39

Exporteren Als een Tabelexport is gedefinieerd voor een specifiek object, zoals Contactpersoon of Bedrijf, dan kan deze worden toegepast om de getoonde gegevens in het programmavenster te exporteren.

Een nieuw exportbestand aanmaken · Selecteer vanuit Outlook-balk de gewenste menuoptie waarna het grid wordt getoond · Selecteer de gegevens met behulp van de zoekfunctie, mappenlijst en selectiefilter · Open het Snelmenu en kies voor de optie [Exporteren] · Selecteer een van de beschikbare tabelexport definities · Voer de gewenste bestandsnaam in en druk op de knop [OK]


40

Gegevens verwijderen Wanneer gegevens niet meer relevant zijn, dan is het mogelijk deze te verwijderen. Wees voorzichtig met deze optie, want hiermee wordt mogelijk ook een met veel moeite opgebouwde contact historie verwijderd. Voor Bedrijven en Contactpersonen kan het een betere oplossing zijn om deze te markeren als 'Inactief'. Hierdoor blijft de gegevenshistorie intact en kan op een later tijdstip weer gebruikt gemaakt worden van deze gegevens. Mocht toch worden besloten tot het verwijderen van gegevens, dan zal Logicworks CRM controleren of dit mogelijk is zonder de integriteit van de gegevens in de database te beschadigen. Heeft een Bedrijf bijvoorbeeld aankopen gedaan, dan zullen er Verkooporders gekoppeld zijn aan dit Bedrijf. De gebruiker zal in dat geval eerst de Verkooporders moeten verwijderen alvorens het Bedrijf kan worden verwijderd. Logicworks CRM zal in dergelijke situaties aangeven dat verwijdering van de geselecteerde gegevens niet mogelijk. Een voorbeeld van een mogelijke melding is: Contactpersoon 'Test' kan niet worden verwijderd wegens gerelateerde gegevens in: Activiteit.Betrokkene. Hiermee geeft Logicworks CRM aan dat Contactpersoon 'Test' niet kan worden verwijderd omdat deze een Betrokkene is in een Activiteit. Verwijder in dat geval eerst de Activiteit, waarna de Contactpersoon kan worden verwijderd.

Correspondentie verwijderen Als Correspondentie wordt verwijderd, dan wordt ook het gekoppelde document of bestand verwijderd. Bevat de sub-map geen documenten meer, dan wordt de map zelf ook verwijderd.

Bijlagen verwijderen Als een Bijlage wordt verwijderd, dan wordt ook het eventueel gekoppelde document of bestand verwijderd. Bevat de submap geen documenten meer, dan wordt de map zelf ook verwijderd.


41

Gegevens dupliceren Er zijn situaties waarin het wenselijk of sneller is een bestaand object item te kopieren en aan te passen in plaats van een nieuw item aan te maken. Een voorbeeld is een nieuw overzicht dat slechts op een paar punten afwijkt van een bestaand overzicht. Logicworks CRM biedt de gebruiker in dergelijke situaties de mogelijkheid een bestaand object item te dupliceren. Er wordt in dat geval een nieuw object item aangemaakt en direct geopend.

Dupliceren Selecteer de regel in de lijstweergave welke gekopieerd moet worden. Open het snelmenu en kies voor 'Dupliceren'. Het geopende venster toont het actieve object en het item dat zal worden gedupliceerd.

Naam* Voer een nieuwe naam in voor het item dat wordt aangemaakt via de dupliceren. [OK] Het geselecteerde object item zal worden gekopieerd. Na het dupliceren wordt het nieuwe object item geopend. [Annuleren] Met deze knop kan het dupliceren worden afgebroken.


42

Relatiegegevens samenvoegen Om deze functie te kunnen gebruiken dienen gebruikers te worden geautoriseerd voor de algemene autorisatie 'Ontdubbelen' via de Gebruikersinstellingen. Het ontstaan van dezelfde contactgegevens (bedrijven, contactpersonen of leads) blijkt in de praktijk lastig te voorkomen. Dubbele contactgegevens ontstaan bijvoorbeeld door onoplettendheid, maar ook door de import van gegevens uit diverse (aangekochte) externe bronnen. Dit zorgt er in de praktijk voor dat: • gebruikers de juiste klanten niet kunnen terugvinden, • contactpersonen, activiteiten en correspondentie zijn verspreid over verschillende contactkaarten, • dubbele communicatie richting uw relaties ontstaat, • rapportages niet de juiste informatie weergeven. Voor dergelijke situaties is de ontdubbelfunctie ontwikkeld. Deze functie voegt niet alleen de geselecteerde relatiegegevens samen tot 1 relatie, maar koppelt ook alle gerelateerde gegevens aan deze ene relatie. Het ontdubbelen kan worden uitgevoerd via de optie 'Ontdubbelen' in het Snelmenu van het hoofdvenster. Per keer kunnen maximaal 2 relaties worden samengevoegd.

Items samenvoegen Selecteer in de lijstweergave van het hoofdvenster de twee regels met dubbele contactgegevens. Open vervolgens het snelmenu en kies de menuoptie Ontdubbelen. Hierna wordt het onderstaande detailvenster geopend.

Het venster bestaat uit een kolom met de veldnamen en twee kolommen waar de afwijkende waarden van dat veld wordt getoond. Velden waarvan de waarden overeenkomen of welke niet zijn gevuld worden niet weergegeven. Markeer vervolgens de veldwaarden welke overgenomen moeten worden naar het nieuwe record. Bij bepaalde veldtypes, zoals notities, collecties en getallen, is het mogelijk beide waarden over te nemen. Selecteer in dat geval beide veldwaarden, waarna deze bij het samenvoegen bij elkaar worden gevoegd of opgeteld. Kies uiteindelijk voor de optie [Samenvoegen] om beide relaties samen te voegen tot 1 nieuwe relatie. Alle aan de relaties gerelateerde gegevens, zoals contacthistorie, verkooporders en incidenten, worden na het samenvoegen aan de nieuwe relatie gekoppeld.


43

Weergave opmaken Voor het opmaken van weergave wordt vaak gebruik gemaakt van het Opmaak detailvenster. Via dit detailvenster kan de gebruiker de weergave op eenvoudige en flexibele wijze opmaken. Het onderstaande voorbeeld toont het Opmaak detailvenster voor de weergave van de Contactpersoon naam. Het Opmaak detailvenster wordt in de volgende situaties gebruikt:

· · · ·

Definiëren van de weergave van een Contactpersoon naam (Setup) Definiëren van de weergave van het resultaat van een opzoekactie (Query Builder) Samenstellen van een nieuwe tabelindex (Object Designer) Definiëren van de adresindeling van een land (Landen)

Definiëren van een opmaak Het detailvenster bestaat uit een tweetal onderdelen. De linkerzijde toont de opmaak en aan de rechterzijde worden de velden weergegeven welke kunnen worden toegepast bij het samenstellen van de opmaak. Open aan de rechterzijde de gewenste tabel en dubbelklik met de muisknop op het gewenste veld. Het veld wordt vervolgens gekopieerd naar de Opmaak aan linkerzijde en ingevoegd op de cursorpositie. De Opmaak kan handmatig worden aangepast, door invoeging van spaties en leestekens. Let op dat de accolades niet per ongeluk worden verwijderd, anders zal Logicworks CRM het veld bij het toepassen van de opmaak niet meer herkennen.

De opmaak van een tableindex kan niet handmatig worden aangepast. De volgorde waarin de velden worden toegevoegd aan de index bepaald hierbij de opbouw van de index.


44

Diakritische tekens Diakritische tekens, zoals accenttekens en het trema, geven aan hoe een letterteken uitgesproken moet worden. In Logicworks CRM wordt de taalinstelling van het toetsenbord bij het invoeren van tekst genegeerd. Het indrukken van de quote (‘) gevolgd door de letter ‘a’ laat daarom bij een Nederlandse toetsenbordinstelling niet de letter à verschijnen in het invoerveld. Dit betekent niet dat het gebruik van accenttekens niet mogelijk is. De accenttekens worden in Logicworks CRM samengesteld met een combinatie van toetsaanslagen. Deze werkwijze is vergelijkbaar met het gebruik van de sneltoetsen in Microsoft Word. Begin een accentteken altijd met het indrukken van de Ctrl-toets en het gewenste accent. Laat vervolgens de toetscombinatie los en druk de gewenste letter in waarna het accentteken wordt samengesteld en in het invoerveld wordt getoond. Accent

Toelichting

Accent Grave ( à )

Toetscombinatie Ctrl+` gevolgd door een letter

Accent Aigu ( é ) Accent Circumflex ( ô )

Toetscombinatie Ctrl+’ gevolgd door een letter Toetscombinatie Ctrl+^ gevolgd door een letter

Tilde ( ñ ) Trema ( ï )

Toetscombinatie Ctrl+~ gevolgd door een letter Toetscombinatie Ctrl+: gevolgd door een letter

Cedille (ç)

Toetscombinatie Ctrl+, gevolgd door een letter

Euro (€) Omgekeerde circumflex ( ž )

Toetscombinatie Ctrl+= gevolgd door de letter 'e' of 'E' Toetscombinatie Ctrl+Alt+^ gevolgd door een letter


45

Sneltoetsen In Logicworks CRM kan het merendeel van de functies worden gestart met behulp van de muis. In veel gevallen is het gebruik van sneltoetsen echter sneller, omdat niet voor iedere handeling de muis hoeft te worden gepakt. In dit hoofdstuk worden de in Logicworks CRM gebruikte sneltoetsen per onderdeel op een rij gezet.

Grid / Lijstweergave Sneltoets

Toelichting

Ctrl + O

Open detailvenster van de geselecteerde regel

Ctrl + N

Maak een nieuw item aan van het actieve objecttype (Contactpersoon, e.d.)

Ctrl + A

Selecteer alle regels

Ctrl + P

Druk de lijstweergave af naar de printer

Ctrl + F

Open/sluiten van het zoek-invoervenster

Delete

Verwijder de geselecteerde regel

F5

Ververs de getoonde lijstweergave

F1

Open de elektronische help

Detailvenster Sneltoets Toelichting Ctrl + N

Maak een nieuw item aan

Ctrl + S

Sla de gewijzigde gegevens op

Alt + S

Sla de gewijzigde gegevens op en sluit het detailvenster

Alt + N

Sla de gewijzigde gegevens op en maak een nieuw item aan

Ctrl + <

Ga naar het vorige scherm

Ctrl + >

Ga naar het volgende scherm

Ctrl + F4

Sluit het detailvenster

F1

Open de elektronische help

Lijstweergave tabbladen Sneltoets Toelichting Ctrl + A

Selecteer alle regels

Invoerveld Sneltoets Toelichting F4

Open het opzoekvenster

Ctrl + F8

Aanpassen van gegevens van de opzoeklijst

Ctrl + O

Open het gekoppelde objecttype, bijvoorbeeld Bedrijf vanuit Bedrijfsveld in Contactpersoon detailvenster. Opent het adresvenster vanuit het invoerveld 'adrestype' in de Contactpersoon en Bedrijfs vensters.

Ctrl + Z

Maak de wijzigingen in het active invoerveld ongedaan

F3

Invoegen [datum/tijd, gebruikersnaam] in notitieveld.


46

Gekoppelde rapportages Is een Crystal Reports sjabloon aan een detailvenster gekoppeld, dan wordt in het menu van dat venster onder 'Bestand' een extra menuoptie 'Afdrukken' getoond. Alle gekoppelde rapportages zijn vanuit deze menuoptie te selecteren en af te drukken. Afdrukken rapportage · Open het venster van het gewenste item · Kies via de de optie [Bestand - Afdrukken] in het venster menu het gewenste rapport Er zal nu een popup venster worden getoond, waarin de printer kan worden geselecteerd, waarmee het rapport moet worden afgedrukt. Kies vervolgens de gewenste printer en druk op [OK]. Hierna zal het rapport direct worden afgedrukt.

Afdrukvoorbeeld rapportage Om een afdrukvoorbeeld op het scherm te zien kunnen dezelfde stappen worden doorlopen als beschreven bij het 'Afdrukken rapportage'. Voordat u echter op [OK] klikt selecteert u in het popup venster eerst de optie 'Afdrukvoorbeeld'. Nu wordt het onderstaande voorbeeld getoond. In de menubalk van het afdrukvoorbeeld worden twee knoppen getoond: Met [Print Report] wordt het rapport alsnog afgedrukt op de geselecteerde printer. Met [Export Report] heeft u de mogelijkheid het rapport te exporteren naar bijvoorbeeld een PDF formaat.


47

Informatie delen Met behulp van de standaard gebruikersautorisatie kunnen gebruikers op eenvoudige worden geautoriseerd voor de toegang tot diverse onderdelen van Logicworks CRM. Zo zullen de service medewerkers wellicht geen toegang hebben tot de Verkoopkansen en Facturen. In de meeste situaties zal vorm van autorisatie afdoende zijn. Er zijn echter situaties denkbaar waarin iemand toegang heeft tot een item, maar gevoelige informatie afgeschermd dient te worden. Hierbij kan worden gedacht aan financiële documenten, managementverslagen, prive-zaken, etc. Een gebruiker die eigenaar is van een record kan in voorkomende gevallen informatie afschermen van andere gebruikers. Hierbij dient u er aan te denken dat het record wel getoond zal worden in de diverse lijstweergaven, maar niet kan worden geopend door onbevoegde gebruikers. Initieel is alle informatie toegankelijk voor alle gebruikers die zijn geautoriseerd voor dat onderdeel van Logicworks CRM. Wilt u bepaalde informatie afschermen voor andere gebruikers dan dient u Eigenaar of Beheerder van dit record te zijn. Een gebruiker welke via de gebruikersautorisatie is aangemerkt als 'Beheerder' heeft toegang tot alle informatie en mag toegangsrestricties altijd aanpassen. Hiermee wordt voorkomen dat bepaalde informatie na vertrek van een medewerker ontoegankelijk zou worden.

Toegangsniveau's Informatie kan op een drietal niveau's worden gedeeld, nl. Gebruiker, Team en Werkmaatschappij. Hierdoor bent u vrij flexibel in de wijze waarop u de toegang tot een record regelt. Mag een bepaald document bijvoorbeeld alleen worden ingezien door een lid van het Management Team, dan selecteert u dat specifieke Team. Verlaat een gebruiker het Management Team, dan vervalt daarmee automatisch zijn autorisatie. Autorisatie instellen Zoals al eerder opgemerkt heeft iedere medewerker initieel toegang tot alle gegevens waarvoor hij als gebruiker is geautoriseerd. Bent u eigenaar van een record, dan kunt u andere gebruikers de toegang tot het record ontzeggen. Volg hiertoe de onderstaande stappen. · · · · · · · ·

Open het record waarvoor u de toegang wilt beperken tot een gebruiker of een selecte groep gebruikers. Kies in het detailvenster de menuoptie Bestand > Info. Selecteer het tabblad 'Toegang'. Druk links in het venster op het [+]-teken van het gewenste toegangsniveau, waarna de bijbehorende lijst wordt getoond. Dubbelklik op de gewenste werkmaatschappij, team, gebruiker om deze toegang te geven tot het record. Herhaal zonodig de voorgaande stap. Druk op [OK] om de instellingen te bevestigen.


48

Autorisatie wijzigen Een ingestelde autorisatie kan alleen worden gewijzigd door de eigenaar van het record of een gebruiker welke als 'Beheerder' is aangemerkt. Gebruikers welke toegang is verleend tot het record, maar geen eigenaar zijn, kunnen de ingestelde autorisatie dus niet wijzigen. U kunt de autorisatie als volgt wijzigen: · · · · · · · · · ·

Open het record waarvoor u de toegang wilt wijzigen. Kies in het detailvenster de menuoptie Bestand > Info. Selecteer het tabblad 'Toegang'. Druk links in het venster op het [+]-teken van het gewenste toegangsniveau, waarna de bijbehorende lijst wordt getoond. Dubbelklik op de gewenste werkmaatschappij, team, gebruiker om deze toegang te geven tot het record. Herhaal zonodig de voorgaande stap. Dubbelklik in het rechter gedeelte van het venster op de regel welke u wilt verwijderen. Herhaal zonodig de voorgaande stap. Druk op [OK] om de instellingen te bevestigen.

Item openen Records waarvoor de toegang is beperkt tot een opgegeven groep gebruikers kunnen alleen door de eigenaar en de geautoriseerde gebruikers worden geopend. Andere gebruikers krijgen de melding: 'U heeft onvoldoende rechten om dit item te openen'. Item verwijderen Records waarvoor de toegang is beperkt tot een opgegeven groep gebruikers kunnen alleen door de eigenaar en de geautoriseerde gebruikers worden verwijderd. Andere gebruikers krijgen de melding: 'U heeft onvoldoende rechten om dit item te verwijderen'.


49

Introductie tabbladen Ieder detailvenster in Logicworks CRM bestaat uit 1 of meerdere tabbladen. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen tabbladen met detailinformatie over het geopende object item en tabbladen met gerelateerde gegevens. De informatie in de tabbladen met gerelateerde gegevens wordt altijd in de vorm van een grid (lijstweergave) weergegeven. Er komen een drietal grid-tabbladen voor in Logicworks CRM, deze zullen hieronder kort worden toegelicht.

Tabblad De eerste 9 knoppen in de werkbalk van een tabblad met gerelateerde gegevens komen (afhankelijk van de autorisatie) altijd voor. Hiermee kunnen de standaard bewerkingen worden uitgevoerd op de getoonde regels van de lijstweergave. Is een gebruiker geautoriseerd als 'Beheerder', dan worden tevens de knoppen 'Weergave kopieren' en 'Grid Designer' getoond.

Optie

Toelichting

Regels bewerken

Met deze knoppen kunnen items aan het tabblad worden toegevoegd, worden gewijzigd en verwijderd. Bij het bewerken van de gegevens wordt het desbetreffende detailvenster geopend.

Groeperen

Met deze knop kunnen de regels in het tabblad worden gegroepeerd, zie ook Lijstweergaven groeperen.

Afdrukken grid

Deze knop is zichtbaar als u bent geautoriseerd om lijstweergaven af te drukken naar de printer.

Excel export

Deze knop is zichtbaar als u bent geautoriseerd om lijstweergaven te exporteren naar Microsoft Excel.

Veldkiezer

Met deze knop kunt u de getoonde kolommen van de lijstweergave beheren, zie ook Aanpassen gridlayouts.

Weergave kopieren

Bent u geautoriseerd als Beheerder, dan wordt deze knop zichtbaar. Hiermee wordt de weergave (incl. kolomindeling en sortering) van het tabblad gekopieerd naar alle andere gebruikers van Logicworks CRM.

Grid Designer

Deze optie is alleen zichtbaar voor gebruikers die als Beheerder zijn geautoriseerd. Hiermee kan met behulp van de Query Builder de query waarop de lijstweergave is gebaseerd worden aangepast. Dit heeft voor de beheerder het grote voordeel dat hij buiten de Object Designer om de query direct aan kan passen, zie ook Grid Designer.

Selectiefilter

Met behulp van het selectiefilter kunnen eenvoudig uitgebreide zoekopdrachten worden gedefinieerd en opgeslagen voor hergebruik op een later tijdstip.

Zoeken

Om op eenvoudige wijze een filter te zetten op de getoonde regels in het tabblad wordt een extra invoerveld getoond. Hier kan de gezochte tekst worden ingevoerd, waarna een druk op de knop [Zoeken] de selectie uitvoert. hierbij wordt alleen gezocht in de getoonde tekst-kolommen. De knop [Zoeken] heeft naast het activeren van de zoekfunctie een extra functie. Als de muiscursor over deze knop wordt bewogen, dan zal een Tooltip worden getoond met het aantal getoonde regels in het tabblad.


50

Tabblad Activiteiten Het tabblad waarin de Activiteiten worden getoond heeft twee extra functies ten opzichte van het basis tabblad. De knop [Nieuw] kan hier worden uitgeklapt, waarna een specifieke activiteit kan worden geselecteerd. Ook bevat het tabblad een leesvenster, waarmee in de rechterzijde van het tabblad de inhoud van de geselecteerde activiteit wordt weergegeven.

Leesvenster Een extra optie binnen het tabblad Activiteiten is de mogelijkheid een leesvenster te activeren. Een leesvenster wordt altijd aan de rechterzijde in het tabblad Activiteiten getoond. In dit deelvenster wordt een verkorte weergave van de op dat ogenblik geselecteerde activiteit getoond. Om plek te maken voor het leesvenster wordt de activiteiten lijstweergave versmald. Zodra het leesvenster weer wordt uitgeschakeld zal het volledige tabblad weer worden gebruikt voor de lijstweergave. Het leesvenster kan eenvoudig worden vergroot door met de muis de linkerzijde te verslepen, zie schermvoorbeeld. Als een gebruiker niet is geautoriseerd om de inhoud van een activiteit te bekijken, dan blijft het leesvenster voor die specifieke activiteit leeg.

Tabbladen verbergen Het is mogelijk tabbladen met lijstweergaven binnen een detailvenster voor alle gebruikers te verbergen. De beheerder kan dit via het tabblad Tabbladen in de Object Designer instellen.


51

Bijlagen Aan praktisch alle objecten, zoals Contactpersoon, Bedrijf en Contract, kan een bijlage worden gekoppeld met aanvullende informatie over het betreffende Item. Een bijlage kan een eenvoudige notitie zijn, maar kan ook een relevant elektronisch document of bestand zijn. Een nieuwe Bijlage aanmaken · Open het gewenste object-item (Contactpersoon, Bedrijf, Verkoopkans) · Selecteer het tabblad Bijlagen · Kies de optie [Nieuw] in het snelmenu van het tabblad of de werkbalk om een Bijlage toe te voegen Detailvenster Een Bijlage bestaat uit slechts 1 tabblad waar de noodzakelijke gegevens ingevoerd kunnen worden. Acties In het detailvenster kunnen via de menuoptie Acties de volgende standaard acties worden uitgevoerd: Menuoptie

Toelichting

Maak van sjabloon

Hiermee kan een nieuwe bijlage worden gemaakt op basis van een bestaand Word sjabloon.

Document vervangen

Er wordt nooit een referentie opgenomen naar het originele document dat is gekoppeld aan een Bijlage. Het document of bestand wordt altijd gekopieerd naar een sub-map van de opgegeven map Notitiebijlagen van Logicworks CRM. Dit heeft als voordeel dat iedere gebruiker in staat is het gekoppelde document te raadplegen. Als het originele document wordt gewijzigd, dan kan het bestaande gekoppelde document via deze optie worden vervangen met het nieuwe document.

Toewijzen aan...

Als een gebruiker een nieuwe bijlage aanmaakt, dan wordt hij automatisch als eigenaar aangemerkt. Wilt u de eigenaar van de bijlage op een later tijdstip wijzigen dan kan dat met deze optie. Een bijlage kan alleen aan een andere gebruiker worden toegewezen door de eigenaar of een gebruiker met beheerders-rechten.

Tabblad Notitie In het detailvenster worden de volgende invoervelden getoond, waarbij de met een asterisk gemarkeerde velden ingevuld moeten worden. Betreft* Dit veld wordt standaard ingevuld en refereert aan het object waaraan de bijlage is gekoppeld. Onderwerp* Geef een korte omschrijving van de bijlage. Deze omschrijving zal in het grid van het tabblad Bijlage worden getoond. Bestandsnaam Is de bijlage een bestand, dan kan deze hier ingevoerd worden. Met de gekoppelde opzoekknop kan het bestand opgezocht worden. Wordt de bijlage opgeslagen, dan wordt het gekoppelde bestand of document gekopieerd naar een in de Setup opgegeven sub-map van de map Notitiebijlagen. Dit vereenvoudigd het dagelijkse backup-proces en zorgt dat alle gebruikers het document kunnen raadplegen. Snelkoppeling Met name in omgevingen waar projectdocumentatie reeds in folders op de fileserver staan is het kopieren van het bestand naar een centrale locatie niet nodig. Het is zelfs nadelig, omdat medewerkers zonder toegang tot Logicworks CRM de documenten niet terug zouden kunnen vinden. Selecteer voor deze situaties de optie 'Snelkoppeling', zodat een snelkoppeling naar het bestaande document wordt gemaakt en het bestand niet wordt gekopieerd naar een Logicworks CRM folder. Notitie Logicworks CRM 7.0 Introductie

52

Wilt u een uitgebreide notitie maken over het geselecteerde object-item of het gekoppelde document, dan kan deze hier ingevoerd worden. Eigenaar* De gebruiker welke de bijlage aanmaakt wordt automatisch als eigenaar aangewezen. Het is mogelijk een andere gebruiker als eigenaar van de bijlage toe te wijzen. Privé Betreft dit een privé-bijlage dan moet deze optie worden geactiveerd. Het is voor andere gebruikers dan niet meer mogelijk de betreffende bijlage te openen. De bijlage zelf zal wel altijd in het tabblad Bijlagen worden getoond.

Snelmenu Bijlagen Wanneer een Item een tabblad Bijlagen heeft, dan kunnen de navolgende snelmenu opties worden gebruikt. Snelmenuoptie

Toelichting

Nieuw

Maak een nieuwe aan het actieve Item gerelateerde Bijlage/Notitie aan.

Openen

Open de Bijlage/Notitie.

Verwijderen

Verwijder de Bijlage/Notitie inclusief eventueel gekoppeld electronisch document.

Document openen

Openen het gekoppelde electronische document met de bijbehorende applicatie.

Document e-mailen

Verzend het gekoppelde electronische document als e-mailbijlage. Als Logicworks CRM constateert dat de bijlage een Word document is, dan wordt de gebruiker gevraagd of de bijlage moet worden verzonden als PDF-document.

Drag & Drop functie Het tabblad Bijlagen van de Contactpersonen, Bedrijven, Leads, Projecten, Incidenten, Contracten en Activa biedt ondersteuning voor Drag & Drop functionaliteit. Hiermee is het mogelijk bestanden uit bijv. de Windows Verkenner naar het tabblad te slepen. Hierbij is het tevens mogelijk meerdere bestanden of een gehele folder naar de Bijlagen te slepen. Nadat de bestanden naar het tabblad zijn versleept wordt een popup-venster geopend. Hierin kan het onderwerp van de nieuwe bijlagen worden ingevoerd. Ook kan worden aangegeven of de bestanden moeten worden gekopieerd naar de Logicworks CRM of alleen een snelkoppeling naar de bestanden hoeft te worden gemaakt.


53

Correspondentie Alle inkomende en uitgaande documenten en e-mailberichten worden opgeslagen als Correspondentie. De meeste detailvensters beschikken over een tabblad Correspondentie, waarin alle aan het item gerelateerde Correspondentie wordt getoond. De Correspondentie wordt automatisch aangemaakt na het uitvoeren van een Samenvoeg-actie, het verzenden/importeren van een e-mailbericht. Alle documenten of e-mailberichten welke via de optie Samenvoegen worden verzonden worden in, tenzij anders aangegeven, ook toegevoegd aan het tabblad Correspondentie. Het is mogelijk Correspondentie welke buiten Logicworks CRM is gegenereerd aan een object-item te koppelen. Het Correspondentie detailvenster biedt daarnaast de mogelijkheid zowel een document of bestand te koppelen alsmede aanvullende informatie vast te leggen over de Correspondentie. Een nieuwe Correspondentie aanmaken · Open het gewenste object-item (Contactpersoon, Bedrijf, Verkoopkans) · Selecteer het tabblad Correspondentie · Kies de optie [Nieuw] in het snelmenu van het tabblad of de werkbalk om een Correspondentie toe te voegen Detailvenster Correspondentie bestaat uit slechts 1 tabblad waar de noodzakelijke gegevens ingevoerd kunnen worden. Acties In het detailvenster kunnen via de menuoptie Acties de volgende standaard acties worden uitgevoerd: Menuoptie

Toelichting

Vervolgtaak

Als u een vervolgtaak wilt inplannen naar aanleiding van de verzonden of ontvangen correspondentie, dan kan deze via deze menuoptie worden aangemaakt.

Vervolgtelefoongesprek

Als u een vervolgtelefoongesprek wilt inplannen naar aanleiding van de verzonden of ontvangen correspondentie, dan kan deze via deze menuoptie worden aangemaakt.

Vervolgafspraak

Als u een vervolgafspraak wilt inplannen naar aanleiding van de verzonden of ontvangen correspondentie, dan kan deze via deze menuoptie worden aangemaakt.

Tabblad Algemeen In het detailvenster worden de volgende invoervelden getoond, waarbij de met een asterisk gemarkeerde velden ingevuld moeten worden. Correspondentie* Correspondentie kan inkomend of uitgaand zijn. Standaard wordt verondersteld dat het een inkomend document betreft. Datum* Voer de datum en eventueel tijdstip in waarop de correspondentie is ontvangen of verzonden. Van/Aan* Afhankelijk van de richting moet de interne of externe Afzender worden ingevoerd. De Afzender kan bestaan uit een Bedrijf en/of Contactpersoon. Kenmerk Als het document een kenmerk heeft, dan kan deze ingevoerd worden. Status De status Verzonden of Ontvangen wordt afhankelijk van de opgegeven richting automatisch ingevuld. Dossier / Map Correspondentie kan worden onderverdeeld in Dossier en Map, zodat deze op een later tijdstip snel is terug te vinden. Onderwerp* Voer een korte omschrijving van de Correspondentie in. Logicworks CRM 7.0 Introductie

54

Relateer aan Het is mogelijk een Correspondentie niet alleen aan een Bedrijf of Contactpersoon te koppelen, maar ook aan andere objecten, zoals een Campagne, Verkoopkans, Incident of Contract. Kies daartoe eerst het gewenste objecttype en zoek vervolgens het relevante Item waaraan de Correspondentie moet worden gerelateerd. De Correspondentie zal hierop ook in het tabblad van het desbetreffende object-item worden weergegeven. Notities Hier kan nog een extra informatie worden vastgelegd over de Correspondentie. Bestand Als er een electronisch document of bestand bestaat van de Correspondentie, dan kan deze hier opgegeven worden. Als de Correspondentie wordt opgeslagen, dan wordt het gekoppelde bestand of document gekopieerd naar een in de Setup opgegeven sub-map van de map Documenten. Dit vereenvoudigd het dagelijkse backup-proces en zorgt ervoor dat iedere gebruiker het document kan raadplegen. Eigenaar* De gebruiker welke de Correspondentie aanmaakt wordt automatisch als eigenaar aangewezen. Het is mogelijk een andere gebruiker als eigenaar van de Correspondentie aan te wijzen. Privé Betreft dit privé-correspondentie dan moet deze optie worden geactiveerd. Het is voor andere gebruikers dan niet meer mogelijk deze Correspondentie te openen of te verwijderen. De Correspondentie zal wel altijd in het tabblad van het gerelateerde object-item worden getoond.

Snelmenu Correspondentie Wanneer een Item een tabblad Correspondentie heeft, dan kunnen de navolgende snelmenu opties worden gebruikt. Snelmenuoptie

Toelichting

Nieuw

Maak een nieuwe aan het actieve Item gerelateerde Correspondentie aan.

Openen

Open de Correspondentie.

Verwijderen

Verwijder de Correspondentie inclusief eventueel gekoppeld electronisch document.

Document openen

Openen het gekoppelde electronische document met de bijbehorende applicatie.

Document e-mailen

Verzend het gekoppelde electronische document als e-mailbijlage. Als Logicworks CRM constateert dat de bijlage een Word document is, dan wordt de gebruiker gevraagd of de bijlage moet worden verzonden als PDF-document.

Drag & Drop functie Het tabblad Correspondentie van de Contactpersonen, Bedrijven en Leads biedt ondersteuning voor Drag & Drop functionaliteit. Hiermee is het mogelijk bestanden uit bijv. de Windows Verkenner naar het tabblad te slepen. Hierbij is het tevens mogelijk meerdere bestanden of een gehele folder naar de Bijlagen te slepen. Nadat de bestanden naar het tabblad zijn versleept wordt een popup-venster geopend. Hierin kan het onderwerp van de nieuwe bijlagen worden ingevoerd. Tevens moeten worden aangegeven of het inkomende dan wel uitgaande correspondentie betreft en kan de correspondentie-regel aan een dossier worden gekoppeld.


55

Veelgestelde vragen In dit hoofdstuk worden enkele veel gestelde vragen samengevat en toegelicht.

Melding 'Het maximum aantal gebruikers is bereikt' tijdens het aanmelden De licentie van Logicworks CRM is gebaseerd op aantal gelijktijdige gebruikers. Is een licentie aangeschaft voor 5 gebruikers, dan kunnen maximaal 5 gebruikers zich tegelijkertijd aanmelden. Wordt het maximum aantal gelijktijdige gebruikers overschreden, dan wordt de melding Het maximum aantal gebruikers is bereikt. getoond. U zult in dat geval moeten wachten tot een andere collega zich heeft afgemeld. Melding 'Gebruiker ... is reeds ingelogd' tijdens het aanmelden Een gebruiker mag zich slechts op 1 werkstation aanmelden. Heeft u zich reeds aangemeld op een ander werkstation, dan zal de melding Gebruiker '...' is reeds ingelogd. worden getoond. Dit probleem kan zich echter ook voordoen als Logicworks CRM om onduidelijke redenen is afgebroken, waarbij de verbinding met de database werd verbroken. In dit geval moet u minimaal 1 minuut wachten, alvorens u opnieuw in kunt loggen. Iedere minuut wordt namelijk gecontroleerd of een gebruiker nog is actief is. Meldt een gebruiker zich niet meer, dan wordt verondersteld dat de gebruiker niet meer is ingelogd en wordt het account vrijgegeven. Melding 'Picture is invalid' tijdens het opstarten, waarna icons in de werkbalken leeg blijven Dit probleem kan zich voordoen in zowel Windows 2000 als XP. Om niet continue de icons van de diverse applicaties op te hoeven zoeken bouwt Windows een interne icon-lijst (shelliconcache) op. Soms haalt Windows de referenties in deze iconlijst door elkaar, waarna een groot aantal icons als zwarte blokjes worden weergegeven of helemaal niet meer worden gevonden. In de meeste situaties is het opnieuw starten van Logicworks CRM voldoende om het probleem op te lossen. Ik kan geen E-mail systeem selecteren bij het Samenvoegen Dit kan zich ook voordoen als Microsoft Outlook niet is geïnstalleerd op het werkstation. Is voor de gebruiker toch Microsoft Outlook opgegeven als E-mail systeem en zijn geen SMTP-server instellingen ingevoerd, dan kan geen e-mail worden verzonden met Logicworks CRM. Bedrijf '...' kan niet worden verwijderd wegens gerelateerde gegevens in: Bedrijf.Contactpersoon Bij het verwijderen van een Bedrijf worden automatisch alle gerelateerde Contactpersonen verwijderd. Is een Contactpersoon echter als Hoofd contactpersoon opgegeven bij het Bedrijf, dan kan deze Contactpersoon niet worden verwijderd. Er bestaat dan namelijk een relatie vanuit een Bedrijf. Verwijder eerst de Hoofd contactpersoon uit Bedrijf en probeer hierna opnieuw de contactpersoon te verwijderen.


56

Logicworks CRM 7. Betreft: Gebruikersinstructie (extract elektronische handleiding) Datum: 27 juli 2011

Recommend Documents