listopad 2014 strana 1 z 37

GTC

Příručka k portálu dlouhodobých prohlášení dodavatelů

pro zákazníky

Příručka release version 2.7 / listopad 2014

strana 1 z 37

Obsah Obsah ____________________________________________________________________ 2 1

Technické předpoklady ___________________________________________________ 4

2

Kmenová data __________________________________________________________ 4 2.1 2.1.1

Náhled seznamu ________________________________________________________________ 5

2.1.2

Detailní náhled _________________________________________________________________ 5

2.2

Import _________________________________________________________________ 5

2.2.1

Formát importovaných dat ________________________________________________________ 5

2.2.2

Obecné informace o importním modulu _____________________________________________ 6

2.2.3

Import zboží____________________________________________________________________ 8

2.2.4

Import adres ___________________________________________________________________ 9

2.2.5

Import propojení mezi zbožím a adresami (KontaktníData) _____________________________ 10

2.3

3

Obecné informace o správě dat _____________________________________________ 4

Export dat _____________________________________________________________ 10

Správa prohlášení dodavatelů ____________________________________________ 11 3.1

Přehled prohlášení dodavatelů_____________________________________________ 11

3.2

Vyžádání prohlášení dodavatele____________________________________________ 12

3.3

Upomínka při nedodaném prohlášení dodavatele _____________________________ 12

3.4

Splnění požadavku na prohlášení dodavatele _________________________________ 12

3.4.1

3.5

Export do Excelu a import z Excelu _________________________________________________ 13

Filtr pro vyhledávání _____________________________________________________ 13

3.5.1

Vyhledávání v přehledu prohlášení dodavatelů: ______________________________________ 13

3.5.2

Vyhledávání v kmenovém seznamu adres: ___________________________________________ 16

3.5.3

Vyhledávání v kmenovém seznamu zboží: ___________________________________________ 18

3.5.4

Hledání v požadavcích ___________________________________________________________ 19

3.6

Vlastní potvrzení prohlášení dodavatele _____________________________________ 20

4

Korespondenční modul __________________________________________________ 28

5

Možnosti _____________________________________________________________ 30 5.1

Profil firmy _____________________________________________________________ 30

5.2

Nastavení ______________________________________________________________ 30

5.2.1

Nastavení SMTP________________________________________________________________ 30


strana 2 z 37

6

5.2.2

Potvrzovací e-mail ______________________________________________________________ 31

5.2.3

Změna hesla __________________________________________________________________ 32

Řešení chyb ___________________________________________________________ 33 6.1

Obecné řešení chyb ______________________________________________________ 33

6.2

Známé chyby ___________________________________________________________ 33

6.2.1

Pokud se místo masky loginu objeví červený kříž _____________________________________ 33

6.2.2

Pokud se opakovaně objevuje hlášení „nelze se spojit se serverem“ ______________________ 34


strana 3 z 37

1 Technické předpoklady Global Trade Center (GTC) firmy Zollcon je modulární internetová aplikace postavená na bázi Java. Dosažitelná je na stránkách firmywww.zollcon.de pomocí tlačítka „Global Trade Center“ → Login GTC. Pokud chcete portál používat, musíte mít k dispozici: 

internetový prohlížeč schopný pracovat se softwarem Java (Internet Explorer, FireFox, Chrome, Opera atd.)



nainstalovaný Java-Runtime, verze 7 update 17 a výše Aktuální verzi programu Java můžete zdarma stáhnout na stránkách http://www.java.com/de/. Na těchto stránkách rovněž zjistíte, kterou verzi máte v počítači nainstalovánu.



váš počítač musí povolovat podepsané applety Java



váš firewall musí umožnit výstupní provoz přes Port 80 do domény zollcon.de. Takto to běžně funguje, pokud můžete surfovat na externích stránkách bez omezení přístupu.



pokud používáte proxy server, musí umět správně spravovat spojení http vytvořené appletem Java.

Pokud by u vás portál hned nefungoval, požádejte prosím, aby vaše IT oddělení ověřilo splnění výše uvedených podmínek.

2 Kmenová data 2.1 Obecné informace o správě dat Data jsou na portálu GTC uspořádána většinou do hierarchických seznamů. Každý záznam v takovém seznamu „obsahuje“ jednu nebo několik detailních datových vět, v případě seznamu prohlášení dodavatelů by tedy byly detailními datovými větami jednotlivé položky prohlášení dodavatele. Jak záznamy v „hlavním seznamu“, tak detailní datové věty lze zobrazit v náhledu seznamu a v detailním náhledu.


strana 4 z 37

2.1.1 Náhled seznamu slouží k získání přehledu a umožňuje označit a zpracovat několik datových vět najednou. Umožňuje získat přehled o nejdůležitějších polích vašich datových vět. Pomocí klávesy Ctrl resp. Shift můžete provádět výběr několika položek resp. oblastí a pak je např. vymazat. Data můžete rovněž pomocí kláves Ctrl+C kopírovat do mezipaměti a pak je např. znovu vložit do Excelu pomocí Ctrl+V. Vrácení dat z Excelu zpět do systému GTC je ovšem možné pouze prostřednictvím importního modulu (viz níže).

2.1.2 Detailní náhled slouží ke kompletnímu zobrazení datové věty. V detailním náhledu je k dispozici i kontextová nápověda a nápověda při vkládání. Pokud je kurzor v zadávacím poli a stisknete klávesu F1, otevře se nápověda k příslušnému poli. Nápověda není k dispozici u polí, jako je např. „Komentář“. Pole, jejichž popis končí hvězdičkou *, obsahují nápovědu při vkládání. Tuto nápovědu umožňující snadné vyplnění takového pole otevřete klávesou F4, např. můžete v poli Číslo zboží využít platná celní tarifní čísla ze souboru Sova uloženého v programu.

2.2 Import 2.2.1 Formát importovaných dat Data, která mají být importována do portálu GTC, musejí být k dispozici v souboru CSV. Soubor CSV je textový soubor, v němž jeden řádek představuje jednu datovou větu. Jednotlivá pole takové datové věty jsou oddělena středníkem. První řádek slouží jako nadpisový řádek a neimportuje se. Takový soubor můžete snadno exportovat z Excelu nebo přímo z většiny systémů výpočetní techniky. Váš soubor pro zboží může například vypadat takto:


strana 5 z 37

Poté soubor uložíte pomocí položky nabídky „Uložit jako“ (Speichern unter) a zvolíte cílový formát „CSV (odděleno dělicími znaky)“ (CSV Trennzeichen getrennt). Vygenerovaný textový soubor vypadá například takto:

Detailní informace o vyžadovaných povinných polích najdete v odstavci o příslušném druhu importu.

2.2.2 Obecné informace o importním modulu Modul DPD (modul dlouhodobých prohlášení dodavatelů) umožňuje vyžádání dlouhodobého prohlášení dodavatele. Potřebné údaje do adres a o zboží se do portálu nahrávají jako první. Následně se separátně importují propojení mezi zbožím a dodávajícími dodavateli. Provádějí Příručka release version 2.7 / listopad 2014

strana 6 z 37

se tedy celkem 3 importy. Podle toho, jakým způsobem máte připravený importovaný soubor, budete potřebovat 2 nebo 3 soubory. Údaje o adresách bývají zpravidla uloženy v separátním souboru. Údaje o zboží byste měli mít k dispozici v samostatném souboru CSV. Pokud v tomto souboru artikel.csv existuje sloupec s čísly dodavatelů, od nichž je toto zboží odebíráno, můžete tento soubor artikel.csv rovněž použít pro import propojení. Budete tedy tento soubor importovat dvakrát – jednou jako zboží a jednou jako propojení.

Nezapomínejte, prosím, že lze importovat pouze taková propojení, jejichž zboží a adresy jsou už v systému importovány. Pokud by nějaké zboží či nějaká adresa s číslem, které má vytvořit propojení, nebyly v systému, bude toto propojení vynecháno a importováno další propojení. Do importního modulu se dostanete přes nabídku moduly PD Data→Import dat

V importním modulu vyberte nejprve ze systému souborů váš soubor a poté přiřaďte příslušný typ importu. Z druhů importu vyberte Zboží, stiskněte následně „Převzít“ (Übernehmen), aby se v dolní části obrazovky zobrazil příslušný mapping (= přiřazení pole) pro tento typ importu.


strana 7 z 37

Potřebné přiřazení polí lze zjednodušit, pokud budou jako nadpisy v prvním řádku importovaného souboru dodány exaktní názvy polí. Pokud tedy například přejmenujete pole „Název zboží“ v prvním řádku importovaného souboru na „Popis“ (Beschreibung), bude pole správně identifikováno a není nutné ho manuálně přiřazovat. Pole Celní tarifní číslo byste tedy měli například přejmenovat na „Číslo zboží“ (Warennummer). Po přiřazení polí stiskněte dole vpravo jedno ze dvou tlačítek „Importovat“.

Každý importovaný typ dat má takzvaný klíč. Tento klíč záznam jednoznačně identifikuje, například jako číslo zboží. Když stisknete levé tlačítko pro import, může dojít k přepsání záznamů s týmž klíčem, které jsou již v systému uloženy. Pravé tlačítko tyto záznamy vynechá. Jakmile je import dokončen, objeví se buď potvrzení o úspěšném importu, nebo chybový soubor s názvem ve formátu (Chyba Datum).csv.

2.2.3 Import zboží Při importu zboží se povinně uvádějí následující pole: 

číslo zboží

Další nepovinná pole jsou


strana 8 z 37



popis



vlastní hmotnost*



zvláštní měrná jednotka*



číslo zboží



země původu



preference



cena*



tolerance*



výrobní číslo dílů *Pro modul PD není relevantní

2.2.4 Import adres Při přiřazování polí musíte navíc uvést typ adresy. Zvolte dodavatele, pokud na těchto adresách budete požadovat dlouhodobé prohlášení dodavatele, nebo zvolte zákazník, pokud sami chcete vystavovat dlouhodobá prohlášení dodavatele pro tyto adresy. Při importu adres se povinně uvádějí následující pole: 

adresní číslo



e-mail

Další nepovinná pole jsou: 

název firmy



ulice



země



PSČ



obec



kontaktní osoba



telefonní číslo



faxové číslo



vojen. pol.:


strana 9 z 37



pol. dual use:



ECCN:



komentář



ident. č. pro DPH*



číslo DPH* *Pro modul PD není relevantní

2.2.5 Import propojení mezi zbožím a adresami (KontaktníData) Při importu propojení mezi zbožím a adresami (KontaktníData) se povinně uvádějí tato pole: 

zákazník/mandant ČZboží



dodavatel AdresníČ

Další nepovinná pole jsou 

dodavatel ČZboží



dodavatel Popis zboží

2.3 Export dat Své zboží, adresy nebo pravomocně vystavené preference zboží můžete ze systému kdykoli exportovat jako textový soubor csv pomocí položky nabídky Data Export dat. Jednoduše vyberte místo a název tohoto exportovaného souboru a poté požadovaný druh exportu.


strana 10 z 37

3 Správa prohlášení dodavatelů 3.1 Přehled prohlášení dodavatelů V přehledu prohlášení dodavatelů uvidíte vaše aktuální požadavky a stav jejich zpracování. Stav zpracování má následující hodnoty: Hodnota Význam 10

Požadavek byl vygenerován, ale dodavatel dosud nebyl úspěšně osloven.

11

Požadavek byl vygenerován a dodavatel osloven prostřednictvím korespondenčního modulu.

20

Dodavatel již požadavek viděl, ale zatím ho nezpracoval.

30

Prohlášení dodavatele zatím není kompletně vyplněno. Vyplněná část je kompletně chybná.

31

Prohlášení dodavatele zatím není kompletně vyplněno. Vyplněná část je částečně chybná.

32

Prohlášení dodavatele zatím není kompletně vyplněno. Vyplněná část je bez chyb.

33

Požadavek je sice kompletně vyplněn, ovšem ve všech položkách jsou chyby.

34

Požadavek je sice kompletně vyplněn, ovšem v některé položce jsou chyby.

35

Požadavek je kompletně a bez chyb vyplněn, ale zatím nebyl odevzdán.

39

Požadavek obsahuje zbylé pozice rozděleného prohlášení dodavatele, jejichž odevzdání dodavatel odmítl.

40

Prohlášení dodavatele bylo právoplatně podáno, ovšem nebyly vystaveny všechny položky původního požadavku. Některé položky byly vynechány a přesunuty do „Zbytkového prohlášení dodavatele“ stejného dodavatele se statusem 11.

41

Prohlášení dodavatele bylo právoplatně vystaveno se všemi položkami, které byly uvedeny v požadavku.

42

Prohlášení dodavatele jste sami potvrdili.

Dvojitým kliknutím na PD se zobrazí požadované resp. vystavené položky. Na tomto místě lze vystavená PD rovněž vytisknout nebo vytisknout požadavky pro odeslání poštou.


strana 11 z 37

3.2 Vyžádání prohlášení dodavatele Vyžádání prohlášení dodavatele lze provést manuálně nebo automaticky. V obou případech musíte nejprve zvolit textový prvek a období, za které budete PD vyžadovat. U automatického požadavku systém sám vyhledá všechna propojení, u nichž v systému v uvedeném roce ještě nejsou zaneseny požadavky a vystavena PD, vygeneruje pro ně příslušné požadavky na PD a zašle dopisy. U manuálního vyžádání je proces stejný, pouze si vy sami vyberete ze seznamu vašich dodavatelů jednoho či více dodavatelů, pro něž bude následně vygenerován požadavek. Aby bylo možné vystavit žádost o dlouhodobé prohlášení dodavatele, musíte mít kompletně vyplněný profil firmy, viz Kmenová data → Profil firmy.

3.3 Upomínka při nedodaném prohlášení dodavatele Při vystavování upomínky se vás systém zeptá, který textový prvek a které vybrané období má být pro upomínku použito. U automatických upomínek portál napíše upomínku všem dodavatelům, pro něž v systému dosud není dodáno vyžádané prohlášení dodavatele, které bylo vyžádáno před tolika dny, které jste stanovili jako vybrané období. Při manuálním upomínání portál předem zobrazí seznam těchto dodavatelů a vy si sami můžete z tohoto seznamu vybrat jednoho nebo několik dodavatelů, kterým necháte napsat upomínku.

3.4 Splnění požadavku na prohlášení dodavatele Požadavek můžete právoplatně splnit jak ze seznamu požadavků, tak ze seznamu zboží. Systém pak u DPD ověří jeho systémovou správnost a eventuálně se objeví chybová zpráva, v níž budou uvedeny nesprávně vyplněné položky. V tomto případě musíte odpovědět na dotaz, zda chcete odevzdání přerušit a DPD znovu zpracovat nebo chcete DPD rozdělit a v separátním DPD odevzdat pouze správně vyplněné položky. Chybné položky přitom zůstanou v původním požadavku jako zbytkové množství a lze je odevzdat později. Před odevzdáním pak ještě musíte vyplnit pozici odevzdávající osoby v podniku.


strana 12 z 37

3.4.1 Export do Excelu a import z Excelu Pokud chcete položky zpracovávat raději v Excelu nebo již údaje máte v Excelu, označte všechny řádky s položkami pomocí Ctrl+A, zkopírujte je pomocí Ctrl+C do mezipaměti a vložte je pomocí Ctrl+V znovu do Excelu. Jakmile máte v Excelu požadované zboží společně se sloupci, importujte soubor způsobem, jak je uvedeno v kapitole o importu. Importovaná data nyní můžete vložit do požadavku na PD použitím funkce „Doplnit“ (Ergänzen). Funkce „Doplnit“ použije ze všech požadovaných položek hodnotu pole „Číslo zboží dodavatel“, pokud je vyplněno, jinak pole „Číslo zboží zákazník“. Hodnotu uvedenou v tomto poli pak vyhledává jako číslo zboží v importovaném zboží. Pokud takové zboží najde, vyplní k položce údaje o původu, preferencích, celní tarifní číslo, „kumulovaný“ a „kumulovaný s“, pokud byly v kmeni zboží importovány a v dialogové poli „Doplnit“ (Ergänzen) jste tato pole označili k doplnění.

3.5 Filtr pro vyhledávání 3.5.1 Vyhledávání v přehledu prohlášení dodavatelů: V přehledu prohlášení dodavatelů existuje možnost filtrovat podle různých kritérií pomocí tlačítka „Filtr vyhledávání“. Místo, které má být obsazeno, ve filtru pro vyhledávání vyznačíte značkou procent %. Touto značkou lze nahradit libovolný řetězec znaků, a rozšířit tak výsledek vyhledávání, např. při zadání „T%“ se zobrazí všechny záznamy, které začínají „T“.

Poté se otevře následující okno:


strana 13 z 37

Pokud chcete vyhledávat podle data resp. časového období, máte možnost zapsat datum do políčka „Datum faktury“ (Rechnungsdatum). Použijte prosím následující formát: RRRRMM DD (např. 2014-08-21). Pokud chcete vymezit určité časové období, můžete tak učinit pomocí výběru „od“ – „do“. Datum lze zadat přímo nebo pomocí vloženého kalendáře. Vyhledávejte prosím pouze podle určitého data faktury nebo pomocí vyhledávání „od“ – „do“. Použít obě možnosti současně nelze.


strana 14 z 37

V poli „Status“ lze vyhledávat přímo podle různého statusu (oddělujte prosím čárkou) nebo výběrem přes rolovací nabídku „od“ – „do“.


strana 15 z 37

Dále máte možnost otevřít pomocí klávesy „F4“ okno s nápovědou, v němž lze vybírat z nejrůznějších statusů. Vybranou položku zkopírujte tlačítkem „Připojit“.

V polích „Adresní číslo“ a „Název firmy“ lze vyhledávat buď přímo jedno nebo více adresních čísel resp. názvů firmy. Při několikačetné selekci prosím výrazy oddělujte čárkou. Pokud byste je neznali, resp. pokud by měl výběr probíhat přes jiné součásti adresy (např. obec, země atd.), můžete klávesou „F4“ otevřít okno s nápovědou, v níž jsou k dispozici další možnosti vyhledávání.

3.5.2 Vyhledávání v kmenovém seznamu adres: Dál existuje možnost přes nabídku „Data – Adresy-kmenový seznam – Dodavatelé“ vyhledávat podle jednotlivých dodavatelů.


strana 16 z 37


strana 17 z 37

3.5.3 Vyhledávání v kmenovém seznamu zboží: Je rovněž možné vyhledávat pod „Data – Zboží-kmenový seznam“ podle různého zboží.

V poli „Země původu“ je možné pomocí „F4“ zobrazit následující okno s nápovědou. Tady můžete vyhledávat buď podle ISO-kódu nebo podle dané země.


strana 18 z 37

V poli „Číslo zboží“ je možné pomocí „F4“ zobrazit následující okno s nápovědou. Tady můžete vyhledávat buď podle čísla zboží, zvláštní měrné jednotky nebo popisu.

3.5.4 Hledání v požadavcích V případě manuálního zadání požadavku na dlouhodobé prohlášení dodavatele je možné vyhledávat pomocí tlačítka „Filtr vyhledávání“ na základě níže uvedených kritérií.


strana 19 z 37

3.6 Vlastní potvrzení prohlášení dodavatele Pomocí tlačítka „Vlastní odevzdání“ můžete sami potvrdit vyžádaná potvrzení dodavatele a zabránit tak, aby byla znovu vyžádána resp. zůstala v systému jako dosud „otevřené“ požadavky (např. pokud jste prohlášení dodavatele již dostali poštou).

Po stisknutí tlačítka „Vlastní odevzdání“ se otevře následující okno:


strana 20 z 37

Pokud musíte vyplnit jen několik málo položek, můžete je vyplnit jednoduše a rychle v jednotlivých náhledech. Dvojitým kliknutím otevřete první položku a objeví se maska s jednotlivými deklarovanými artikly. Tady zadáte původ, preference a celní tarifní číslo – využijte nápovědu (F1) a pomůcku při vyplňování (F4)!

Za určitých okolností bude mít mnoho vyžádaných položek – pokud ne dokonce všechny – stejný původ, stejné celní tarifní číslo nebo stejnou celní preferenci. V takovém případě vyplňte JEDNU položku, jak je uvedeno výše, přepněte pak na náhled seznamu a klikněte pravým tlačítkem myši na právě vyplněnou položku. Vyberte „Kopírovat“. Nyní vyberte jeden nebo několik řádků, které mají stejné hodnoty.


strana 21 z 37

Ještě jednou klikněte na jeden zvolený řádek pravým tlačítkem myši a zvolte „Připojit“. V dialogovém poli, které se nyní otevře, vyberte ještě pole, která mají být převzata ze zdroje.

Po zvolení polí, která mají být zkopírována ze zdroje, klikněte na „Připojit“.

Po potvrzení pomocí „OK“ je kopírování dokončeno.


strana 22 z 37

Aby mohla být položka právoplatně odevzdána, musejí být vyplněna minimálně pole Původ a a Preference. Preference resp. preferenční zóny lze do roku 2014 deklarovat takto: zónu 'A' lze uvést, pokud bylo zboží vyrobeno ve smyslu pravidel pro původ v Evropské unii. Zóna 'A' platí pro všechny státy dohody takto: APS CAF CAM ÜLG AL BA CH CL CO DZ EG ESA FO IS IL JO KR LB LI MA MAR MD ME MK MX NO PE PS TR TN WPS XC XK XL XS(RS) ZA

Zóna 'M' pro kumulaci v EURO MED: CE CH EG FO IL IS JO LI MA NO TN TR V případě kumulace uvedením preference 'M' je nutné uvádět země s platným kódem ISOAlpha-2, s nimiž se kumulovalo. Zóna 'C' zakóduje údaj: bez preferenčního oprávnění Jako zemi původu lze uvádět vždy pouze platný kód země ISO-Alpha-2. Pokud v případě preferencí Evropské unie není země původu známa, lze uvést také CE místo Communauté Européenne (Evropské společenství). Doplňkově můžete u položek uvést také číslo a popis, pomocí nichž můžete zboží identifikovat. Nakonec zapište – pokud znáte – celní tarifní číslo. Zápis můžete provádět v náhledu jednotlivých položek.

POKUD CELNÍ TARIFNÍ ČÍSLO NEZNÁTE, ZAPIŠTE PROSÍM „11111111“ PRO „BEZ ÚDAJE“!!! Od roku 2015 lze preference resp. preferenční zóny deklarovat takto: Zóna zemí „CE“ se již od roku 2015 nesmí uvádět jako země původu (s výjimkou zóny „M“). Zónu 'A' lze uvést, pokud bylo zboží vyrobeno ve smyslu pravidel pro původ v Evropské unii. Od uvádění Sýrie (SY) se upouští, protože při zjišťování preferencí se větší měrou uplatňuje pravidlo tolerance a dohoda se Sýrií toto nepřipouští. Od uvádění San Marina (SM) se rovněž Příručka release version 2.7 / listopad 2014

strana 23 z 37

upouští. Zóna 'A' platí pro všechny státy dohody takto: AD AL APS BA CAF CAM CH CL CO DZ EG GE ESA FO IL IS JO KR LB LI MA MAR MD ME MK MX NO PE PS TN TR UA ÜLG WPS XC XK XL XS(RS) ZA Zóna 'B' platí pro tytéž země jako zóna A, ovšem pouze se vzájemnými dohodami o preferencích. Jedná se o: AL BA CAF CAM CH CL CO DZ EG GE ESA FO IL IS JO KR LB LI MA MD ME MK MX NO PE PS TN WPS XC XL XS(RS) ZA Zóna 'K' platí výhradně pro Korejskou republiku (Jižní Korea): KR

Zóna'M' pro kumulaci v EURO MED: CE CH EG FO IL IS JO LI MA NO TN TR V případě kumulace uvedením preference 'M' je nutné uvádět země s platným kódem ISOAlpha-2, s nimiž se kumulovalo.

Zóna 'C' zakóduje údaj: bez preferenčního oprávnění Jako zemi původu lze uvádět vždy pouze platný kód země ISO-Alpha-2. Pokud v případě preference Evropské unie/Evropského společenství není země původu jednoznačná, je třeba uvést zemi, kterou uvádí hlavní dodavatel zboží, pokud má své sídlo v Evropské unii/Evropském společenství.

Tyto údaje uložte pomocí tlačítka "Uložit" (Speichern). Tlačítkem „Odevzdat“ potvrdíte všechny uvedené položky. V okně „Vstup“ je nutné zapsat komentář, resp. lze v tomto okně proces přerušit.


strana 24 z 37

Pokud při vlastním potvrzování nejsou vyplněna všechna pole, objeví se následující chybové hlášení:

Toto okno zavřete pomocí „Zavřít“. Teď máte možnost potvrdit prohlášení dodavatele, přestože v něm ev. chybí údaje, resp. můžete proces přerušit a chybějící údaje dopsat.


strana 25 z 37

Při odevzdávání prohlášení dodavatele se otevře okno s potvrzením, že bylo prohlášení dodavatele úspěšně odevzdáno.

Poté se změní status na „42“ – Odevzdáno: Vlastní odevzdání a v poli pro komentář se objeví hlášení „Odevzdáno mandantem“. Při vytištění sebou samým potvrzeného prohlášení dodavatele se na potvrzení vytiskne vodoznak „Odevzdáno mandantem“, aby bylo možné prokázat, že potvrzení v systému neprovedl dodavatel.


strana 26 z 37

Kromě toho existuje možnost vlastního potvrzení pouze jednotlivého zboží. V tomto případě přejděte na „Vlastní odevzdání“ a označte pouze to zboží, které chcete sami potvrdit.


strana 27 z 37

Poté se objeví hlášení (pokud DPD nebylo kompletně vyplněno), zda chcete prohlášení opravdu odevzdat a zda ho chcete rozdělit.

Poté se objeví dotaz, zda má být neodevzdané zboží nadále k dispozici pro pozdější zpracování. Pokud byste ho chtěli nechat k dalšímu zpracování, potvrďte „ANO“. Stisknete-li „NE“, budou požadavky zavřeny a nebude je už možné zpracovat resp. potvrdit.

4 Korespondenční modul Korespondenční modul umožňuje psát pomocí funkce hromadných dopisů e-maily na vámi vedené adresy. V korespondenčním modulu se tvoří takzvané textové prvky, které jsou pak rozesílány ve funkci upomínek, prvního vyžádání nebo jiných textů. Přes Korespondence -> Textové prvky si můžete prohlédnout předinstalované textové prvky, změnit je a ev. navrhnout nové textové prvky. Každý textový prvek má svou kategorii. Kategorie

Význam

A

Textový prvek lze vybírat při žádosti o DPD

M

Textový prvek lze vybírat při upomínce DPD

K

Textový prvek lze vybírat pouze při psaní dopisů na adresy pomocí korespondenčního modulu

Proces prvního nahrání editoru textových prvků trvá momentálně ještě velmi dlouho (cca 2-6 minut).


strana 28 z 37

Z vámi vedených textových prvků pak budete moct vybírat při žádání o DPD a při psaní žádostí resp. podle kategorie při zasílání upomínek. Abyste mohli posílat texty nevztahující se k DPD, vyberte v nabídce Korespondence položku „Korespondence“ a poté vyberte ze seznamu jednu nebo několik kontaktních adres, zvolte textový prvek a klikněte na „Odeslat“. Jak v bloku textu, tak v předmětu textového prvku můžete použít vyhrazená místa, která budou při zaslání na určitou adresu obsazena příslušným textem. U vyhrazených míst dbejte na psaní velkých a malých písmen! Příklad: Vážený #APName# nezapomeňte prosím, že DPD firmy #APFirma# musí být vyplněno do #AktuellesDatum#+03. S přátelským pozdravem #Absendername# V rámci textového prvku můžete používat následující vyhrazená místa, která pak budou při odeslání odpovídajícím způsobem obsazena (zadávají se s # !!): Vyhrazené místo

Význam

#Absendername#

Jméno kontaktní osoby, které je uvedeno ve vašem firemním profilu

#Absenderfirma#

Název vaší firmy, který je uveden ve vašem firemním profilu

#APNummer#

Adresní číslo oslovovaného kontaktu (většinou číslo dodavatele)

#APName#

Jméno kontaktní osoby oslovovaného kontaktu, pokud je importováno.

#APLogin#

Login oslovované firmy do portálu GTC.

#APPasswort#

Heslo oslovované firmy do portálu GTC.

#APPLZ#

PSČ oslovované firmy

#APOrt#

Obec oslovované firmy

#APFirma#

Název oslovované firmy

#AktuellesDatum#+XX

Aktuální datum plus XX dnů


strana 29 z 37

5 Možnosti 5.1 Profil firmy

Pokud došlo k nějakým změnám, můžete v položce nabídky „Možnosti – Profil firmy“ v Opravě kdykoli měnit svůj firemní profil, který je nutné vyplnit při prvním přihlášení.

5.2 Nastavení 5.2.1 Nastavení SMTP Pokud by mělo být s e-maily s požadavkem resp. upomínkou u vašich dodavatelů naloženo jako se spamem, existuje možnost v položce nabídky „Možnosti“ – „Nastavení – SMTP Nastavení“ provést nastavení SMTP tak, aby se zabránilo zařazení e-mailů do spamů. Pokud na tomto místě žádné nastavení neprovedete, budou e-maily dál rozesílány přes portál GTC.


strana 30 z 37

Pokud zaškrtnete položku „Odeslat e-maily z vlastního serveru“, budou e-maily odeslány z vlastního e-mailového serveru.

V takovém případě je nutné vyplnit pole „SMTP-Server-Jméno nebo IP-adresa“, „SMTPJméno uživatele“ a „SMTP-Heslo“. V poli „Zabezpečený přenos SMTP“ (Gesicherte SMTPÜbertragung) vyberete, zda má být přenos zabezpečen. V tomto případě jsou k dispozici protokoly TLS (Transport Layer Security) a SSL (Secure Sockets Layer). Z důvodu ochrany dat se doporučuje používat zabezpečený přenos. Nastavení lze kdykoli změnit přes „Oprava“ resp. smazat tlačítkem „Smazat“. Tlačítko „Testování“ umožňuje otestovat vaše nastavení, abyste zjistili, zda je v pořádku. Upozornění: Pro požadovaný způsob přenosu se automaticky nastaví standardní port (např. 465 pro SSL). Pokud by váš mailový server používal jiné porty, obraťte se prosím na firmu Zollsap. Obraťte se prosím na vaše oddělení IT, pokud potřebujete zjistit vaše nastavení.

5.2.2 Potvrzovací e-mail

V položce „Možnosti – Nastavení – Potvrzení e-mailu“ se otevře následující okno:


strana 31 z 37

Tady máte možnost volby, zda chcete automaticky dostávat potvrzovací e-mail, když dodavatel odevzdá DPD. Můžete tu také zvolit, zda má dodavatel po odevzdání DPD dostat „poděkování“, že odevzdal DPD. V takovém případě klikněte na „Zadat část textu“. Poté se otevře editor textových prvků. Tady můžete zapsat příslušný text, který se po odevzdání DPD objeví v potvrzovacím okně dodavatele. Text lze kdykoli změnit, resp. smazat tlačítkem „Smazat“.

5.2.3 Změna hesla V položce nabídky „Možnosti – Změnit heslo“ máte možnost změnit aktuální heslo.

Nejprve zadejte aktuální heslo, poté zapište nové heslo, potvrďte ho a změnu hesla dokončete tlačítkem „Změnit“.


strana 32 z 37

Poté dostanete potvrzení, že bylo vaše heslo změněno.

6 Řešení chyb 6.1 Obecné řešení chyb Pokud dojde k chybě v programu, program zpravidla podá hlášení o chybě. Současně je popis chyby zkopírován do mezipaměti systému. Pokud potřebujete technickou podporu, napište email [email protected] a popis chyb vložte pomocí Ctrl+V do textu e-mailu.

6.2 Známé chyby 6.2.1 Pokud se místo masky loginu objeví červený kříž nemáte  nainstalovaný software Java  dostatečně aktuální verzi softwaru Java. Je zapotřebí minimálně verze 1.7.0.  váš prohlížeč je nastaven tak, že nemůžete stahovat podepsané applety. Příručka release version 2.7 / listopad 2014

strana 33 z 37

V prvních dvou případech navštivte stránky http://www.java.com a držte se pokynů k instalaci, které jsou zde uvedeny. Ve třetím případě se prosím obraťte na vaše IT-oddělení.

6.2.2 Pokud se opakovaně objevuje hlášení „nelze se spojit se serverem“

může to mít jednu z následujících příčin:  právě probíhá údržba serveru Zollcon  nemáte připojení na internet  máte připojení na internet, ale váš lokální softwarový nebo hardwarový firewall vám připojení na server Zollcon neumožňuje. Pokud ve firmě používat proxy server, musí být nakonfigurován tak, aby umožňoval komunikaci podepsaných appletů směrem ven. Pokud se program při větším objemu zpracovávaných dat nebo při tisku zhroutí, je příčinou – pokud chcete exportovat příliš mnoho dat nebo chcete vytisknout mnoho velmi rozsáhlých prohlášení dodavatelů – fyzická paměť, kterou máte na vašem počítači vyhrazenou pro práci programů Java. Postupujte prosím takto: Smažte Java Cache: Abyste tak mohli učinit, otevřete v ovládacích panelech systému konzolu „Java“:


strana 34 z 37

Objeví se následující okno:

V něm najeďte na Nastavení a v dalším okně pod „Smazat soubor“ smažte Java Cache. Odstraňte rovněž zatržení v položce „Zachovat dočasné soubory v počítači“, pokud máte tuto funkci nastavenou.


strana 35 z 37

Fyzickou paměť můžete zvýšit takto: Prvním krokem, abyste změnili velikost paměti Java, která je k dispozici pro GTC, je otevření konzoly Java. (Ve Windows ji otevřete přes Ovládací panely – Java Plug-in.) Pak klikněte na kartu „Java“, poté na tlačítko „View“ nebo„Náhled“ v části „Java Applet Runtime Settings“. Poté zadejte ve sloupci Java Runtime Parameters do řádku vámi používané verze Java 1.7.x následující údaj: -Xms128m –Xmx1024m (tzn. že z paměti Java bude pro GTC k dispozici až 1024 megabytů)


strana 36 z 37

Podle toho, kolik dat máte a kolik paměti má počítač, na kterém pracujete, byste měli použít hodnotu od Xmx256m do Xmx1024m.


strana 37 z 37

listopad 2014 strana 1 z 37

Recommend Documents