KRITERIA 5S PERPUSTAKAAN 1. KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 5S

KRITERIA 5S PERPUSTAKAAN 1. KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 5S Penyediaan Sudut 5S yang sentiasa dalam keadaan bersih dan dikemaskini Sudut 5S yang mengandungi: a. Polisi 5S b. Carta Organisasi 5S Zon c. Perancangan gant chart d. Keputusan audit 5S e. Gambar-gambar sebelum, semasa dan selepas melaksanakan program 5S 2. RUANG KERJA 2.1

ATAS MEJA / BILIK PEGAWAI              

2.2

Lantai ruang kerja /bilik pegawai sentiasa berada dalam keadaan bersih dan tidak terdapat lubang /kerosakan. Tanda nama/waktu kerja (WBB) dan jawatan pegawai (Pegawai) diletakkan diruang kerja/partition/pintu bilik pegawai mengikut kesesuaian. Laci paling atas dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti. Laci tengah digunakan bagi menempatkan dokumen-dokumen penting/rasmi seperti planner dan buku catatan Laci bawah digunakan untuk menempatkan dokumen biasa – sekiranya sebagai laci peribadi menempatkan barang peribadi seperti beg tangan, dompet dan lain-lain. Peralatan tulis diletakkan di dalam pen stand dalam kuantiti yang munasabah dan berfungsi dengan baik Tray (Jika ada) dan dilabelkan masuk/keluar Fail-fail aktif /diari/organizer disusun dengan kemas dan tersusun Cop pegawai / Rubber stamp yang aktif disusun dengan kemas (jika berkaitan) Blazer/selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi (jika tidak disediakan almari/penyakut kot) Wayar/kabel elektrik tersusun kemas Komputer/keyboard tidak berhabuk Senarai asset alih kerajaan (KEW.PA-7) Pengemasan meja 15 Minit sebelum balik BAWAH / TEPI MEJA

 

Wayar / kabel untuk ICT dan elektrik dikemaskan menggunakan bahan-bahan bersesuaian supaya kemas dan tidak berserabut. CPU ditempatkan dibawah meja atau disisi meka

* Tempat penyimpanan peribadi ada satu (1) sahaja tetapi tidak ditentukan berada dimana.

3. RUANG PEJABAT  Lantai sentiasa berada dalam berkeadaan bersih dan tidak terdapat lubang/ kerosakan.  Rak borang disusun dengan kemas, bersih dan dilabelkan  Tempat penyimpanan Stok peralatan sentiasa tersusun kemas/teratur dan bersih  Peralatan berfungsi dengan baik dan bersih  Teknik susunan peralatan memendakkan masa memproses sesuatu kerja – contoh kabinet fail (jika deisediakan) diletakkan berhampiran dengan workstation kakitangan / pegawai.  Jadual pembersihan  Papan kenyataan berkeadaan baik, bersih dan sentiasa dikemaskini  Suis lampu dilabelkan  Ruang kasut (Jika disediakan) tidak lebih dari tiga (3) pasang kasut  Kotak kitar semula digunakan secara gunasama (jika ada)  Senarai asset alih kerajaan (KEW.PA-7) 1. RUANG TAMU  Perabot disusun rapi ketika tidak digunakan  Perabot berkeadaan dalam baik, selesa dan bersih  Langsir/bidai cermin sentiasa kelihatan bersih dan tidak rosak  Jadual pembersihan  Bahan bacaan diletakkan di atas meja  Senarai asset alih kerajaan (KEW.PA-7) 2. BILIK FAIL  Pelan susun atur / pelan lantai bilik fail  kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan  Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail dan boleh dicapai dalam tempoh masa 30 saat  Sistem pergerakan fail – kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail / buku rekod keluar  Daftar Fail  Fail-fail aktif berada diatas meja pada satu tempoh tugasan dan disusun dengan kemas dan teratur setiap masa.  Nama kakitangan bertanggungjawab dipamerkan  Jadual pembersihan  Pelan susun atur barang  Senarai asset alih kerajaan (KEW.PA-7)

3. RUANG KAUNTER  Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan disediakan sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat  Persekitaran kaunter sentiasa tidak berdebu, bersih dan tersusun kemas  Tanda arah, petunjuk dan peringatan diletakkan ditempat yang strategic serta mudah dilihat  Maklumat umum mengenai jabatan dipamerkan dan sentiasa dikemaskini - carta/bosur dan lain – lain  Pemberitahuan atau arahan perlu disampaikan kepada pelanggan dengan jelas.  Mengamalkan perkhidmatan mesra pelanggan  Borang – borang disusun dengan teratur dan kemas.  Buku kedatangan pegawai  Telefon dan direktori telefon  Komputer/printer dalam keadaan baik dan bersih dan terdapat capaian internet  Borang aduan/cadangan kepuasan hati pelanggan  Rubber stamp yang aktif disusun dengan kemas (jika berkaitan)  Senarai asset alih kerajaan (KEW.PA-7) 4. STOR         

Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas Pelan lantai stor Semua barang/stok di dalam stor disusun dengan kemas dan teratur Stok termasuk alat tulis, bahan, peralatan disusun dengan teratur tidak menggangu kerja – kerja pemunggahan dan laluan Sistem rekod untuk merekod barangan dikeluarkan Sistem rekod penyusunan stok Jadual pembersihan Stok disusun mengikut tanda/label/abjad yang bersesuaian Senarai asset alih kerajaan (KEW.PA-7)

5. PANTRI  Lantai sentiasa dalam keadaan bersih, kering dan tidak berbau  Peralatan/kemudahan disediakan sentiasa bersih dan tidak berhabuk  Peralatan / perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur setelah digunakan  Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas diletakkan di atas meja dan sinki selepas digunakan  Kain lap sentiasa bersih disangkut atau dilipat dengan kemas (jika disediakan)  Sinki basuh tangan sentiasa bersih, tidak tersumbat, tiada sisa makanan dan sabun disediakan  Tong sampah sentiasa dibersihkan  Jadual pembersihan  Senarai asset alih kerajaan (KEW.PA-7)

6. SURAU  Jadual pembersihan  Peralatan/ kemudahan solat dalam keadaan sempurna, bersih dan boleh digunakan dengan baik  Lantai dalam keadaan tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih dan selesa  Rak  Tempat mengambil wuduk berkeadaan bersih tidak tersumbat dan semua paip air berfungsi dengan baik  Perkataan Surau (Lelaki / perempuan) dilabelkan dipintu masuk  Bahan bacaan agama disusun kemas  Penanda arah kiblat yang jelas  Jadual waktu solat  Cermin muka dalam keadaan bersih  Jam dinding  Jadual kebersihan  Senarai asset alih kerajaan (KEW.PA-7) 7. TANGGA  Tangga sentiasa dalam berkeadaan bersih, tidak berhabuk dan tiada sampah  Tangga dalam keadaan baik dan tidak rosak  Jadual pembersihan 8. TANDAS / TANDA OKU  Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering  Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan pintu utama  Keadaan siling sempurna tiada kebocoran dan tidak bersawang  Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan sempurna;  Semua lampu berfungsi dengan baik  Pintu – pintu tanda berfungsi dengan sempurna lengkap dengan penyelak  Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan selamat  Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi dengan sempuran  Paip air berfungsi dan berkeadaan baik  Jadual pembersihan  Tong sampah  Sanitary bin (untuk bilik air wanita)  Soap dispenser  Kertas tisu 9. BILIK KUBIKAL  Meja dan kerusi hendaklah seragam dan dalam keadaan baik dan bersih  Soket dalam keadaan baik dan berfungsi  Jadual pembersihan

10. BILIK SEMINAR  Lantai sentiasa dalam keadaan bersih, tidak berdebu dan tiada kotoran  Peralatan/kemudahan bersih, tidak berhabuk dan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik  Bilangan kerusi dan meja yang disediakan mencukupi dan dalam keadaan baik  Papan putih berada dalam keadaan bersih dan baik  Soket dalam keadaan baik dan berfungsi  Senarai asset alih kerajaan (KEW.PA-7)  Jadual pembersihan 11. FOYER / LOBI ARAS BAWAH/SATU/DUA  Sudut Kualiti berada dalam keadaan baik, bersih dan maklumat dikemaskini  Lantai sentiasa dalam keadaan baik, tidak terdapat lubang, bersih dan tidak berhabuk  Peralatan barang, kerusi, meja disusun kemas, tidak berhabuk dan teratur  Peralatan/kemudahan disediakan dalam keadaan baik dan boleh digunakan dengan sempurna  Mempamerkan maklumat terkini mengenai perkhidmatan /kemudahan /berita-berita yang bersesuaian untuk disampaikan kepada kakitangan dan pengguna  Laluan umum sentiasa kosong dan bebas daripada sebarang peralatan dan barang-barang yang menghalang laluan kecuali alat pemadam api  Pasu-pasu bunga (bunga hidup/hiasan) diletakkan ditempat yang bersesuaian  Sofa dan Meja disediakan dalam keadaan baik, bersih dan boleh digunakan  Kerusi dan meja pelajar dalam keadaan baik, bersih dan boleh digunakan  Soket dalam keadaan baik dan berfungsi  Jadual pembersihan  Senarai asset alih kerajaan (KEW.PA-7) 12. KOMPEKTUS (PERKHIDMATAN FOTOKOPI)  Mesin fotostat berfungsi dengan baik  Jadual pembersihan  Meja proses dalam keadaan bersih dan baik  Tong sampah  Jadual pembersihan 13. BILIK MESYUARAT  Lantai sentiasa berkeadaan bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran  Peralatan / kemudahan berkeadaan sempurna, boleh digunakan dengan baik dan disusun kemas ketika tidak digunakan  Pelan Lantai  Jadual Penggunaan  Kerusi & Meja  Jam dinding  Jadual pembersihan  Senarai asset alih kerajaan (KEW.PA-7)

14. BILIK / UNIT PENJILIDAN DAN PEMULIHARAAN  Lantai bilik sentiasa berkeadaan bersih dan tidak terdapat lubang /kerosakan  Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik dan berfungsi  Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan teratur dan disimpan ditempat disediakan untuk mudah capai dan disimpan  Terdapat kawasan barang siap dan bahan mentah  Arahan cara penggunaan peralatan mesin  Label keselamatan AWAS  Penggunaan label yang sesuai untuk membezakan barangan : (Bahan siap, bahn dalam proses, rosak , pelupusan dan jilid ringkas lain-lain)  Memenuhi piawaian ISO  Senarai asset alih kerajaan (KEW.PA-7) 15. PARKING LOT  Parking lot disediakan melalui gambar memperlihatkan dimana benda tersebut sepatutnya diletakkan. 16. CIRI – CIRI KESELAMATAN JABATAN PERPUSTAKAAN

       

Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut: Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba; Prosedur operasi diletakkan bersebelahan; dan Digantung pada bracket yang dipasang di dinding Sistem pencegahan kebakaran (contoh; system water sprinkler dan hose reel) Jadual lokasi, tarikh luput & tahun penyelenggaran alat pemadam api Jabatan Perpustakaan Pest control dijalankan bagi mengelakkan serangan serangga dan haiwan perosak. Mempamerkan amaran “Dilarang Merokok” dan Mudah Terbakar” dengan jelas