Komplex szervezetfejlesztés megvalósítása Tab Város Önkormányzatánál Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére
2010
Projektvázlat
1. Jegyzői egyeztetés
2. Célok, elvárások Az önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal kommunikációjának hatékonyságának javítása.
3. Feladatok
ÁROP
1.) Kommunikációs szabályzat kialakítása (belső kommunikációra is kiható), elektronikus kommunikációra is kiterjedően
2
Tartalomjegyzék
Bevezetés
4
Kommunikáció
5
Kommunikációs szabályzat
6
Belső kommunikáció
8
Arculatterv
13
Projekt következő lépései
14
Bevezetés
A szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére projekt alcím során felvázoljuk a kommunikációs szabályzat által érintett, polgármesteri hivatalra vonatkozó területeket, valamint bemutatjuk az abban rejlő különböző fejlesztési lehetőségeket. A pontos helyzet- és igényfelméréshez, valamint a végleges szabályzat kidolgozásához egy összetett kérdőíves felmérést végzünk a hivatal dolgozói között. A kommunikációs szabályzat kialakítása projekt összekapcsolódik az Egyeztető Fórum eljárási rendjének, valamint az önkormányzati hírlevél tartalmi felépítésének a kidolgozásával. Az
Kommunikációs szabályzat végleges kidolgozására a kérdőíves felmérés kiértékelését követően, a jelen
dokumentumban szereplő lehetőségeket figyelembe véve, az önkormányzati döntéshozókkal folytatott egyeztetések alkalmával kerül sor.
4
Kommunikáció
Amikor kommunikációról beszélünk, mindig három alapvető kérdésre keressük a választ: Mit szeretnénk kommunikálni? Hogyan szeretnénk kommunikálni? Kinek szeretnénk eljuttatni az üzenetet? Másként értelmezve, hiába állnak rendelkezésre fejlett eszközök, ha nincs hír, amit tovább lehetne adni, illetve, hiába vannak hírek, ha nem találjuk meg minden emberhez a megfelelő csatornát. Fontos azzal is tisztában lenni, hogy az információk nemcsak az önkormányzatnál születnek, hanem a településen élőknél is, és ahhoz hogy a települési vezetők jobban ellássák feladatukat, szükségük van a lakossági véleményekre is. Ennek megfelelően a dokumentumban megkülönböztetjük a település marketingjét és PR-ját, vagyis a település arculatának egyirányú kommunikációját és a településen élőkkel folytatott kétirányú kommunikációt. A Kommunikációs Szabályzat alapvető célja, hogy az önkormányzat képviselői és szervei számára megadja a kommunikáció- és kapcsolatszervezési tevékenység sikeres és hatékony ellátásához szükséges általános szabályokat és kereteket, amelyek magukba foglalják a szervezeti struktúra fejlesztését, valamint a folyamatos és tudatos kommunikáció feltételeinek biztosítását.
5
Kommunikációs Szabályzat Az önkormányzati Kommunikációs Szabályzattal szemben támasztott követelmények:
Átfogó cél: A közös fejlesztési célok iránti elköteleződés, az együttműködés szükségességének tudatos szintre emelése.
Specifikus célok: A településen élők identitásának, a lokálpatriotizmus érzésének erősítése, ezzel együtt pedig az elégedettségük növelése. Hivatalon belüli vezetői és egyéb kommunikáció szabályozása. Egységes arculat kialakítása. Alkalmazottakat motiválni és érdekeltté tenni a kijelölt célok megvalósításában. A fejlesztések, elérendő célok, tevékenységek megfelelő szintű, előre megtervezett kommunikációja, kihasználva a rendelkezésre álló kommunikációs eszközöket. Kommunikációs eszközök fejlesztése, kibővítése.
6
Kommunikációs Szabályzat A Kommunikációs Szabályzat által érintett területek: Belső kommunikáció; Arculatterv; Külső kommunikáció: oCélcsoportok azonosítása (adatbázisok kialakítása, kezelése)*; oTájékoztatáspolitika (nyilatkozati jogkör)*; oPR – Közönség-kapcsolat (Lakossági fórum, képviselői fogadóóra, közmeghallgatás, Egyeztető Fórum)*; oKommunikációs eszközök fejlesztése és kezelése (Honlap, Tabi Újság, Önkormányzati hírlevél, stb.)**.
*A civil és vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa c. tanulmányban részletezve ** A partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba c. tanulmányban részletezve
7
Belső kommunikáció A szervezeten belüli kialakított, folyamatosan fenntartott kommunikációs és kapcsolatszervező tevékenységek megvalósítása annak érdekében, hogy az információ áramlás ne ütközzön akadályba. Alapvető elvárás: olyanná kell tenni a szervezeti légkört, hogy a célok elérése minden munkatárs legszemélyesebb ügyévé váljék!
Céljai: A szervezeten belüli, a vezetők és az alkalmazottak, valamint a szervezeti egységek közötti, kölcsönös információ áramlás, kapcsolattartás formáinak, eszközeinek meghatározása, szabályozása. A vezetés és a munkatársak közötti megfelelő viszony kialakításával, valamint a megfelelő munkahelyi körülmények javításával hozzájárul a munka hatékonyságának a növekedéséhez. Segíti a szervezet céljaival való azonosulást, a jó munkahelyi légkör kialakulását, a belső konfliktusok feltárását és kezelését. Hozzájárul a szervezetről alkotott kép kedvező alakulásához. Lehetővé teszi a szervezet számára, hogy céljait a legrövidebb úton, hatékonyan, azonnali ellenőrzés mellett, rövidebb idő alatt és kisebb költségigénnyel érhesse el.
8
Belső kommunikáció A belső kommunikáció alapját képezi a jól felépített szervezeti struktúra, ahol egyértelműen körül vannak határolva a feladat és hatáskörök, valamint egyértelműen definiáltak az egyes emberek és csoportok felelősségi körei. A hivatal dolgozóinak körében végzett kérdőíves felmérésben erre a témára vonatkozó kérdések is szerepelnek. Az eredmény kiértékelését követően, amennyiben szükségesnek ítélik, célszerű felülvizsgálni a munkaköri leírásokat, különös tekintettel a hatás- és a felelősségi körökre vonatkozóan.
A kommunikációs szabályzatban részletesen ki kell térni az alábbiakban bemutatott módszerek és eszközök helyi szinten történő alkalmazásának módjára, vagyis ki kell alakítani a kommunikációs csatornákat, és azok használatának a módját.
Belső kommunikáció módszerei és eszközei: Személyes kommunikáció szóban: Megbeszélés, viták, párbeszédek, telefonbeszélgetés, előadás, magyarázat, stb. Nagy a jelentősége a személyes kapcsolatok kialakítása során, mivel a személyes kontaktusnak köszönhetően lehetőség van az információk részletes és sokoldalú átadására, továbbá lehetőség nyílik az azonnali visszacsatolásra is.
9
Belső kommunikáció Személyes kommunikáció írásban: e-mail, személyre szóló postai levél, fax. Előnye, hogy az információk rögzített formában megmaradnak, hátránya a viszonylagos személytelenség és a nem azonnali, olykor nehézkes visszacsatolási lehetőség. Az utóbbi időben előtérbe került az elektronikus levelezés, mint eszköz, amely egyszerre képes biztosítani a gyorsaságot, hatékonyságot és rugalmasságot. Ötvözi az írásos és a szóbeli tájékoztatás előnyeit: egyszerre akár több személynek is lehet levelet küldeni, rögzíthetőek az információk, ugyanakkor lehetőség van az azonnali visszacsatolásra is.
Csoportkommunikációs módszerek: Megbeszélés, tanácskozás, ülések, honlap. A képviselő-testület és a hivatal SZMSZ-ben előre meghatározásra kerülnek a szervezeti ülések időpontjai. Honlap szerepe kulcsfontosságú, hiszen a képviselők részére a zárt előterjesztéseket azonosító és jelszó segítségével elérhetővé lehet tenni. Vezetői kommunikáció, döntéshozás elengedhetetlen része a csoportkommunikáció.
10
Belső kommunikáció Vezetői kommunikáció Az információt gyakran a vezető legfontosabb erőforrásának tekintik, amely alapjául szolgál a stratégiai döntések meghozatalához. A vezetői kommunikáció a belső PR egyik legmeghatározóbb eleme, amely jelentősen hozzájárul az adott szervezet működésének hatékonyságához, rugalmasságához.
A jól szervezett munka megteremti az információk megfelelő
mennyiségét, minőségét és naprakészségét, így elkerülhetővé válik a túl- illetve az alulinformáltság. Ennek érdekében a vezetői kommunikáció során szabályozni kell, mind a lefelé, mind a felfelé haladó információ áramlást a szervezeti hierarchián belül, a belső kommunikáció összes módszerének és eszközének a kihasználásával. A megfelelő vezetői kommunikáció hiánya ahhoz vezethet, hogy a munkatársak nincsenek tisztában a szervezet céljaival, jövőképével, nem tudják, hogy mit miért csinálnak, ez pedig motiváció csökkenéshez, ami pedig a működési hatékonyság romlásához vezet. Vezetői kommunikáció módszerei és eszközei: Vezetői értekezletek; Irodai értekezletek; Vezetői visszajelzések; Motivációs rendszer (teljesítmény értékelés bevezetése). 11
Belső kommunikáció Az alkalmazottak érdekeltté tétele, motiválása egyértelműen vezetői feladat. A jelenlegi helyzet felmérése érdekében a kérdőívben kikértük a hivatal dolgozóinak a véleményét munkájuk erkölcsi megbecsüléséről, illetve, hogy azt kitől kapják, illetve, hogy mitől függ.
Csapatépítés A munkavégzés hatékonyságát jelentősen befolyásolja a munkahelyi légkör, hogy az alkalmazottak jól érzik-e magukat a munkahelyükön (a kérdőívben erre vonatkozó kérdések is szerepelnek). Ennek elérése érdekében érdemes közös programokat szervezni: Névnapok, születésnapok közös megünneplése minden hónapban; Ünnepek szervezeten belüli megtartása: karácsony, mikulás, húsvét, stb. Minden évben június-júliusban egy közös program az intézmények és a hivatal alkalmazottainak és családjaiknak Köztisztviselők napját lehet tartani: kirándulás, bográcsozás, stb.
12
Arculatterv Az önkormányzat és szervezeteinek egységes arculatának kialakítása lényeges, hiszen az arculata tulajdonképpen üzenet is egyben, hiszen befolyásolja a róluk alkotott képet a lakosság körében, míg a település arculata a külső szemlélő véleményét a városról. A saját arculat kialakításának alapja és meghatározó eleme a logó, amely az önkormányzat esetében a címer. A címer, azonban minden szervezet esetében kiegészül felirattal, amely betölti a logó egyedi, jól felismerhető, és azonosításra szolgáló szerepét. Nemcsak a településről kialakítandó képnek kell pozitívnak és egységesnek lennie, hanem a kommunikációs eszközökben is egységes arculatra kell törekedni. A szervezetek többsége vagy egyáltalán nem költ a megjelenésére, vagy csak korlátozottan veszi igénybe annak a lehetőségét, hogy megmutassa magát. Sok esetben a szervezet egész egyszerűen láthatatlan marad. Az önkormányzat létezéséről mindenki tud, így valamilyen kép minden lakosban kialakul róla. Mivel a külső szemlélő, egy átlagember nem találkozik mindennap a Polgármesteri Hivatalban és intézményekben dolgozó emberekkel, nem látja az önkormányzat munkáját, számukra a szervezet megítélése a tágabb értelemben vett marketing anyagokon (honlap, reklámanyagok, sajtótermékek, egyéb audiovizuális megjelenések), valamint a fizikai megjelenésen (ügyintézés gyorsasága, egyszerűsége, alkalmazottak modora, átlátható működés, stb.) múlik. Mivel ezek a kommunikációs eszközök ugyanazt a „terméket” igyekeznek eladni, arra kell törekedni, hogy minél kevesebb, viszont jól megjegyezhető megjelenési elem szimbolizálja, jellemezze a települést. Az egységes arculatnak (design-nak) összhangban kell lenni a szervezet teljesítményének szándékolt minőségével, valamint pénzügyi és politikai felelősségének nagyságával.
13
Projekt következő lépései
Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása.
Tanulmány véglegesítése, zárójelentés : 2010. december 10.
