KATALÓG PRACOVNÝCH MIEST ako nástroj zosúladenia pracovných činností zamestnancov a členov projektových tímov pri realizácii procesných zmien v organizácii (podniku/spoločnosti) Viktor Šlapka Cieľom tohoto príspevku je poukázať na dôležitosť problematiky formulovania pravidiel a postupov, pomocou ktorých sú v organizáciách (podnikoch/spoločnostiach) realizované zmeny organizačných štruktúr a s tým súvisiace zmeny v riadiacich dokumentoch a personálnych kompetenciách, spojených s popisom procesov (pôsobností/činností) organizácie (podniku/spoločnosti) a stanovením kompetencií a zodpovednosti zamestnancov organizácie (podniku/spoločnosti) za výkon týchto činností. Cieľom definovania takýchto pravidiel v organizácii (podniku/spoločnosti) je dosiahnutie nasledovných efektov: a) realizáciou pravidiel získať aktualizovaný súpis hlavných činností a pôsobnosti súčasných organizačných útvarov organizácie (podniku/spoločnosti) b) realizáciou pravidiel pri tvorbe nových organizačných útvarov dosiahnuť súpis hlavných činností a pôsobností nových organizačných útvarov organizácie (podniku/spoločnosti) c) realizáciou pravidiel v prípade stanovenia nových cieľov organizácie (podniku/ spoločnosti) dosiahnuť získanie novelizovaných hlavných činností a pôsobností organizačných útvarov organizácie (podniku/spoločnosti). Aktualizácia pôsobnosti (hlavných činností) organizačných útvarov organizácie (podniku / spoločnosti) vo väzbe na organizačnú štruktúru a Sústavu organizačných noriem a riadiacich aktov organizácie (podniku/spoločnosti) je znázornená na nasledujúcom obrázku. V obrázku sú znázornené všetky tri prípady uplatnenia „Pravidiel aktualizácie databázy činností“ a „Katalógu typových pracovných miest (KPM)“, ktoré boli vytvorené na základe dlhoročnej praxe špecialistov spoločnosti INTER M & K, spol. s r.o. a následne implementované do systému InLook® . V prípade, že ide o aktualizáciu súčasného stavu pôsobnosti (hlavných činností) existujúcich organizačných útvarov organizácie (podniku/spoločnosti), prebieha proces cez blok č. 5 obr. V prípade, že ide o stanovenie pôsobnosti (hlavných činností) novonavrhovaných organizačných útvarov, prebieha proces cez bloky č. 4, 8, 5 obr. V prípade, že ide o prehodnotenie pôsobnosti (hlavných činností) organizačných útvarov na základe nových cieľov organizácie (podniku/spoločnosti), prebieha proces cez bloky č. 1, 4, 8 , 5 uvedeného obrázku. Po realizácii bloku č. 5 vždy proces pokračuje blokmi č. 6, 7, 9 - 16. KATALÓG PRACOVNÝCH MIEST rieši problematiku riadenia ľudských zdrojov v súlade s najnovšími trendami v tejto oblasti. Navrhované postupy riešenia problematiky riadenia ľudských zdrojov sú aktuálne využiteľné v procese transformácie podnikov a je možné ich použiť v oblasti definovania prognóz a pri príprave podnikov/spoločností na existenciu v podmienkach liberalizovaného európskeho trhu. Navrhnuté metódy a postupy pružne reagujú na potreby zmeny základnej orientácie z funkčného zamerania na zameranie procesné. Výsledky, dosiahnuté realizáciou uvedených postupov a pravidiel, sú použiteľné pri spracovaní nového organizačného poriadku, novej organizačnej štruktúry a nového začlenenia zamestnancov do funkčných miest.
Proces aktualizácie pôsobností (hlavných činností) organizačných útvarov vo väzbe na organizačnú štruktúru a Sústavu organizačných noriem a riadiacich aktov Podnet na zmenu činnosti 1.
Rozdelenie činností na aktivity a predmety 3.
2.
Zaradenie predmetu do zoznamu predmetov
Začlenenie aktivity do SKA aktivita
4.
predmet
Preformulovaná činnosť vzhľadom na odstránenie duplicít
8.
5.
Aktualizácia databázy činností systemu InLook® Začlenenie činnosti do oblasti špecializácie
Začlenenie činnosti do profesnej skupiny
Aktualizácia číselníkov
Priradenie činností do organizačných útvarov
6.
Rozpracovanie činností organizačných útvarov do hlavných činností FM
7.
Vytvorenie skupín hlavných činností FM
9.
Stanovenie typov PM z KPM k skupinám hlavných činností FM
Aktualizácia zmien v SKA a KPM na INTRANETE
Overenie vedomostí, schopností a postojov
10.
Priradenie čísla a názvu povolania, TT k typu PM
11.
Sústava organizačných noriem a riadiacich aktov organizácie (podniku/spoločnosti)
Priradenie FM k PM
12.
Sústava organizačných noriem a riadiacich aktov organizácie (podniku/spoločnosti)
Vytvorenie schém FM na základe pôsobností a rozsahu práce org. útvarov
Aktualizácia organizačnej štruktúry
Pôsobnosti (hlavné činnosti) Práca s: - databázou činností InLook® - Sústavou klasifikácie aktivít - Transformačnou tabuľkou synoným k aktivitám - Katalógom pracovných miest a schopností
Aktualizácia org. smerníc, technických predpisov, metodických pokynov
14.
Aktualizovanie pôsobnosti org. útvarov v organizačnom poriadku
ÁNO
ÁNO
15.
13.
Existujú zmeny s dopadom na org. poriadok?
16.
NIE
Existujú zmeny s dopadom na systém vnútropod. org. noriem?
K NIE
Sústava klasifikácie aktivít organizácie (podniku/spoločnosti) slúži ako nástroj pre vytvorenie a aktualizáciu jednotného číselníka aktivít, ktorého využitie je zamerané na určovanie pôsobnosti útvarov organizácie (podniku/spoločnosti) a na vykonávanie zmien v činnostiach, z ktorých pozostávajú popisy práce v rámci Katalógu pracovných miest. Základným jednotiacim prvkom sústavy organizácie riadenia pri zmenách organizačnej štruktúry organizácie (podniku/spoločnosti), resp. zmien procesov organizácie (podniku /spoločnosti) je KLASIFIKÁCIA AKTIVÍT. Pri implementácii zmien v organizácii (podniku/spoločnosti) vychádzame zo zásady, že štruktúra klasifikácie aktivít je stála a organizačná štruktúra variabilná. Sústava klasifikácie aktivít vychádza z Číselníka aktivít metodiky EUROTELDEV - ITU, ktorý rozčleňuje aktivity do oblastí a skupín. Tento číselník obsahuje 10 oblastí aktivít a každá aktivita má priradené dvojmiestne číslo. Aktivity v Sústave klasifikácie aktivít sú zoskupené do oblastí a skupín, ktoré sú totožné s číselníkom aktivít ITU, avšak skupiny sa ďalej členia na podskupiny, ktoré zoskupujú aktivity príbuzné a blízke. Každá aktivita v Sústave klasifikácie aktivít je označená 5 - miestnym číslom, kde:
1
.
2
.
3
. 45 oblasť skupina podskupina aktivita
Pri riešení klasifikácie aktivít musia byť splnené nasledovné požiadavky:
každá aktivita bude v klasifikácii uvedená iba raz aktivity sú štruktúrované vo forme oblasť - skupina - podskupina - aktivita pri zoskupovaní aktivít do oblastí sa vychádza z príbuznosti aktivít aktivity za určitú oblasť sú navrhnuté tak, aby sa neprekrývali ani nekombinovali
Správny tvar aktivity v Sústave klasifikácie aktivít je sloveso v neurčitku v nedokonavom vide. Aktivita musí byť spisovným výrazom. Sústava klasifikácie aktivít ako relatívne stály prvok sústavy organizácie riadenia môže byť pod vplyvom zmien v organizácii (podniku/spoločnosti) aktualizovaná a doplňovaná. K procesu aktualizácie dochádza pri zmenách činnosti organizačného útvaru alebo popisu pracovného miesta, pričom činnosť sa chápe ako jednoslovná aktivita spojená s predmetom, ktorý upresňuje k čomu sa aktivita vzťahuje.
Číselník oblastí a skupín Sústavy klasifikácie aktivít systému InLook® Kód
Activity
Aktivita
10
ANALYSE, STUDY
Analýza, štúdium
11 12 13 14 15 16 17 18 19
Study feasibility of Analyse cost / benefit of Compare Forecast Research Investigate Propose Identify Verify
Analyzovať použiteľnosť analyzovať porovnávať predpovedať skúmať bádať, hľadať navrhovať identifikovať overovať
20
PLAN, PREPARE
Plán, príprava
21 22 23 24 25 26 27 28
Plan / schedule Prepare Specify Budget Account Secure Correspond Report
plánovať pripravovať špecifikovať rozpočet účtovať zabezpečovať korešpondovať referovať
30
DEVELOP, ADAPT
Rozvoj, úprava, adaptácia
31 32 33 34 35 36 37 38 39
Develop Design Validate Evaluate Adapt Interface Change Dimension Consult
rozvíjať projektovať schvaľovať vyhodnocovať adaptovať pripojovať meniť dimenzovať konzultovať
Kód
Activity
Aktivita
40
MAINTAIN, OPERATE
Údržba, prevádzka
41 42 43 44 45 46 47 48 49
Maintain Operate Perform Repair Test / diagnose Measure Check Evidence Protect
udržiavať prevádzkovať vykonávať opravovať testovať merať skúšať evidovať chrániť
50
INSTALL, CONSTRUCT
Montáž, konštrukcia
51 52 53 54 55
Install Construct Build Produce Accept
montovať konštruovať stavať vyrábať prijímať
60
MANAGE, SUPERVISE
Riadenie, dohľad
61 62 63 64 65 66 67 68 69
Manage Supervise Administer Organize Appraise Negotiate Communicate Allocate Control, inspect
riadiť dohliadať spravovať organizovať odhadovať dohodnúť komunikovať prideľovať kontrolovať
70
TRAIN, LEARN
Školiť, učiť sa
71 72 73 74 75 76
Train / teach / instruct Demonstrate Monitor Learn Describe Explain
školiť demonštrovať monitorovať učiť sa popísať vysvetliť
Kód
Activity
Aktivita
80
SELL, BUY
Predaj, nákup
81 82 83 84 85 86 87 88
Market Advertise Sell Buy, purchase Stock Supply Ensure Release
obchodovať propagovať predávať kupovať skladovať zásobovať zaisťovať vydávať
90
CREATE
Tvoriť
91 92 93 94 95 96 97
Create Imagine Generate Innovate Work up Realize Solve
tvoriť predstaviť si generovať inovovať spracovávať realizovať riešiť
00
OTHERS
Iné
01 02 03 04 05 06 07 08 09
Improve Decide Determine / Define Use Calculate Estimate Motivate Inform Drive
zlepšovať rozhodovať definovať používať počítať oceňovať motivovať informovať viesť (vozidlo)
Vymedzenie základných pojmov Podnet zmeny činnosti organizácie (podniku/spoločnosti) Pod pojmom podnet zmeny činnosti organizácie (podniku/spoločnosti) rozumieme návrh novej pôsobnosti (hlavných činností) organizačného útvaru, vyvolaný zmenou v procesoch organizácie (podniku/spoločnosti), organizačných štruktúrach, popisoch funkčných miest, resp. sústave organizačných noriem a riadiacich aktov. Organizačný útvar Organizačný útvar je všeobecné označenie prvku organizačnej štruktúry. Priamo riadený organizačný útvar Priamo riadený organizačný útvar je nižší organizačný útvar, ktorý je priamo riadeným organizačným útvarom. Funkčné miesto Funkčné miesto (FM) je základným prvkom organizačného útvaru. Hlavné činnosti Hlavné činnosti tvoria systematicky formulované hlavné zodpovednosti, ktoré definujú, čo je realizovaným výstupom (produktom) daného funkčného miesta. Skupina hlavných činností Skupina hlavných činností je zoskupenie podobných alebo relatívne blízkych pracovných činností, označených ako hlavné činnosti. Pracovné miesto Pracovné miesto je zoskupenie podobných alebo relatívne blízkych pracovných činností, začlenených do oblasti špecializácie a profesnej skupiny v Katalógu pracovných miest a schopností. Katalóg pracovných miest a schopností Katalóg pracovných miest a schopností (KPM) tvorí kvalitatívnu databázu pracovných miest. Databáza činností Databáza činností zoskupuje činnosti organizácie (podniku/spoločnosti) a hlavné činnosti z popisov pracovných miest KPM. Sústava klasifikácie aktivít Sústava klasifikácie aktivít je jednotným číselníkom aktivít organizácie (podniku/spoločnosti) začlenených do oblastí a skupín, vytvorený na odstránenie redunancie a na zabezpečenie jednotného popisu činností organizačných útvarov organizácie (podniku/spoločnosti).
Adresa autora Viktor Šlapka, Ing. INTER M & K, spol. s r.o. Poštová 18, 040 01 Košice, Slovakia e-mail:
[email protected]
