Kata kunci: sistem administrasi, multimedia, track record pasien

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi II Program Studi MMT-ITS, Surabaya 30 Juli 2005

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI TRACK RECORD PASIEN PADA KLINIK X DENGAN FASILITAS MULTIMEDIA Rudy Adipranata1, Ibnu Gunawan2 Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Kristen Petra Jl. Siwalankerto 121-131, Surabaya Email: [email protected], [email protected]

ABSTRAK Pencatatan mengenai track record pasien pada sebuah klinik sangatlah dibutuhkan. Banyak klinik yang hingga saat ini melakukan pencatatan dengan menggunakan kartu, dimana kartu disimpan pada klinik tersebut atau dibawa oleh pasien yang bersangkutan. Dengan sistem seperti ini, terdapat kelemahan seperti hilangnya kartu, terutama jika dibawa oleh pasien, serta lamanya pencarian sebuah kartu dari lemari arsip klinik. Belum lagi kelemahan lain seperti pemborosan tempat untuk menaruh kartu pasien yang mungkin jumlahnya ratusan bahkan ribuan atau tulisan yang sudah tidak terbaca karena pudar dikarenakan kartu tersebut sudah lama. Untuk mengatasi hal tersebut, maka diperlukan suatu cara lain untuk dapat menyimpan track record pasien secara praktis dan efisien serta data dapat dilihat secara cepat. Pada penelitian ini, dikembangkan suatu sistem untuk dapat melakukan pencatatan track record pasien dengan menggunakan aplikasi komputer. Dengan menggunakan aplikasi komputer, maka pencarian track record dapat dilakukan secara cepat dan semua data dapat ditampilkan dengan mudah. Di samping melakukan pencatatan, sistem yang dikembangkan mempunyai kemampuan untuk berkomunikasi dengan peralatan ultrasonografi dengan fasilitas multimedia yang berada pada sistem operasi, dimana sistem operasi yang digunakan oleh sistem ini adalah Microsoft Windows. Dengan adanya fasilitas untuk dapat merekam data pasien yang diperiksa dengan peralatan ultrasonografi, maka data dapat ditampilkan kembali setiap saat jika dibutuhkan. Tambahan lain yang diaplikasikan pada sistem adalah kemampuan untuk melakukan pencatatan resep serta pembuatan surat rekomendasi kepada pasien jika membutuhkan pemeriksaan lebih lanjut oleh ahlinya. Dengan adanya penelitian ini diharapkan selain dapat membantu pencatatan track record pada klinik dimana sistem diterapkan, dapat pula membantu pihak lain yang akan mengembangkan sistem serupa. Kata kunci: sistem administrasi, multimedia, track record pasien ABSTRACT Patient’s track records are important things because using those track records, doctor can take care and follow up patient according to his history. Nowadays, many clinics still use paper card to save patient’s track records and that card is brought by patient or save in clinic cabinet. This situation has many disadvantages, for example the card can be lost, especialy when patient brought his card, and another disadvantage is the time required to search that card is long. Also, because the card made from paper, the writing on that card can blur after a long time. To avoid these disadvantages, more efficient way is needed to save patient’s track records and to search the information in those records.

ISBN : 979-99735-0-3


In our research, we develop a system to save patient’s track records using computer application. Using computer application, the searching and viewing for track records can be done fast and efficient. Instead of save track records, the system also have ability to communicate with ultrasonograph device using multimedia feature in operating system. We use Microsoft Windows as operating system. Using this feature, ultrasonograph data can be saved and viewed anytime when needed. Another feature of our system is the ability to create and save prescription needed for patient and also create recomendation letter for specialist. Instead of helping this clinic where we did research only, we hope the research result can help other people who want to develop similar system. Keywords: administration system, multimedia, patient’s track record PENDAHULUAN Sebuah sistem informasi administrasi yang berbasis komputer pada saat ini sangatlah diperlukan. Hal ini tidak lain karena kemudahan serta efisiensi penggunaan komputer dalam menangani sistem informasi administrasi. Sebagai contoh, jika pencatatan pada suatu sistem administrasi masih menggunakan kertas, terdapat banyak sekali kelemahan yang dapat terjadi, seperti hilangnya kertas, kesulitan pencarian data terutama jika data yang ada banyak sekali. Sedangkan dengan menggunakan komputer, maka data dapat tersimpan di dalam komputer yang tidak mungkin hilang kecuali terjadi kerusakan pada hardware penyimpan data tersebut. Tetapi meskipun ada kemungkinan terjadi kerusakan, kerugian yang terjadi dapat diminimalkan dengan cara melakukan backup pada periode tertentu, sehingga jika terjadi kerusakan, maka data yang hilang hanya sedikit yang terletak pada rentang waktu antara backup terakhir dengan waktu rusaknya peralatan penyimpan data tersebut. Pada penelitian ini, diambil suatu kasus sistem informasi administrasi pada klinik X. Pada klinik secara umum, terdapat suatu catatan atau track record mengenai penyakit yang pernah diderita pasien serta pengobatan atau terapi yang pernah dilakukan. Catatan ini sangatlah berguna karena berisi riwayat kesehatan pasien, sehingga jika suatu saat terjadi sakit pada pasien yang bersangkutan, dokter dapat mengambil tindakan yang sesuai dengan memperhatikan riwayat kesehatan tersebut. Saat ini banyak klinik yang menggunakan kartu untuk mencatat track record tersebut, dimana kartu disimpan pada klinik tersebut atau dibawa oleh pasien yang bersangkutan. Dengan sistem seperti ini, terdapat kelemahan seperti hilangnya kartu, terutama jika dibawa oleh pasien, serta lamanya pencarian sebuah kartu dari lemari arsip klinik. Belum lagi kelemahan lain seperti pemborosan tempat untuk menaruh kartu pasien yang mungkin jumlahnya ratusan bahkan ribuan atau tulisan yang sudah tidak terbaca karena pudar dikarenakan kartu tersebut sudah lama. Untuk mengatasi hal tersebut, maka diperlukan suatu cara lain untuk dapat menyimpan track record pasien secara praktis dan efisien serta data dapat dilihat secara cepat. Sehubungan dengan adanya masalah tersebut, maka pada klinik X dikembangkan suatu sistem untuk dapat melakukan pencatatan track record pasien dengan menggunakan aplikasi komputer. Dengan menggunakan aplikasi komputer, maka pencarian track record dapat dilakukan secara cepat dan semua data dapat ditampilkan dengan mudah. Di samping melakukan pencatatan, sistem yang dikembangkan mempunyai kemampuan untuk berkomunikasi dengan peralatan ultrasonografi dengan fasilitas multimedia yang berada pada sistem operasi, dimana

ISBN : 979-99735-0-3

A-15-2


sistem operasi yang digunakan oleh sistem ini adalah Microsoft Windows. Dengan adanya fasilitas untuk dapat merekam data pasien yang diperiksa dengan peralatan ultrasonografi, maka data dapat ditampilkan kembali setiap saat jika dibutuhkan. Tambahan lain yang diaplikasikan pada sistem adalah kemampuan untuk melakukan pencatatan resep serta pembuatan surat rekomendasi kepada pasien jika membutuhkan pemeriksaan lebih lanjut oleh ahlinya. Sistem Informasi Administrasi Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai sekumpulan kombinasi yang terdiri dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak, teknologi komunikasi dan sumbersumber data untuk mengumpulkan, menterjemahkan, dan menyebarkan informasi di dalam suatu organisasi. Secara garis besar dapat dikatakan bahwa manusia membutuhkan sistem informasi untuk melakukan komunikasi dengan sesamanya menggunakan berbagai macam perangkat keras, perangkat lunak, teknologi komunikasi dan menyimpan data-data yang bermanfaat ke dalam suatu media penyimpanan. Komponen sistem informasi dimulai dari siklus pengolahan data dimana data perlu diolah untuk menghasilkan informasi yang berguna melalui sebuah siklus. Siklus pengolahan data ini sering juga disebut dengan siklus informasi (Jogiyanto H.M, 2003). Komponen dasar pada siklus pengolahan data adalah input, model dan output. Komponen model digunakan agar sistem menghasilkan informasi yang tepat sesuai kebutuhan. Data yang belum diolah perlu disimpan untuk diolah pada waktu yang lain. Data ini disimpan pada sebuah tempat penyimpanan dalam bentuk database. Sehingga komponen sistem bertambah menjadi empat buah dengan adanya komponen basis data. Sebuah sistem informasi haruslah memenuhi tiga syarat yaitu tepat sesuai dengan kebutuhan, akurat dan tepat waktu. Hal pertama yaitu tepat sesuai dengan kebutuhan dapat dipenuhi dengan adanya komponen model. Tetapi hal yang lain yaitu akurat serta tepat waktu belum dapat dipenuhi. Sehingga dengan hanya ada empat komponen pada sistem informasi maka belumlah cukup. Untuk dapat dihasilkan sebuah sistem informasi yang akurat, dibutuhkan komponen yang lain yaitu kontrol. Komponen kontrol ini akan menjaga sistem informasi dari kesalahan-kesalahan baik yang disengaja ataupun yang tidak disengaja. Dan untuk memenuhi persyaratan tepat waktu, diperlukan sebuah komponen lagi yaitu teknologi dimana komponen teknologi ini akan mempercepat proses pengolahan data serta dengan adanya teknologi telekomunikasi maka proses transmisi data dapat dipercepat sehingga informasi dapat disajikan tepat waktu. Sehingga pada akhirnya sistem informasi mempunyai enam buah komponen yang harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan. Jika satu atau lebih komponen tersebut tidak dapat melakukan fungsinya maka sistem hanyalah menghasilkan informasi yang tidak berguna karena tidak memenuhi ketiga syarat yaitu informasi yang tepat sesuai kebutuhan, akurat serta tepat waktu. Sistem informasi administrasi disini merupakan bagian dari sistem informasi yang mempunyai tujuan khusus yaitu untuk menghasilkan informasi pada proses administrasi. Pada penelitian ini, proses administrasi yang dilakukan adalah proses administrasi pasien pada suatu klinik, dimana data-data pasien beserta dengan hal-hal yang telah dilakukan pada klinik tersebut seperti jenis penyakit yang diderita, penanganan yang telah diberikan, resep, rujukan ke dokter spesialis, hasil pemeriksaan ultrasonografi harus disimpan dan dapat diambil kembali jika dibutuhkan. Dan sesuai dengan syarat sistem informasi secara umum, sistem informasi administrasi ini juga

ISBN : 979-99735-0-3

A-15-3


haruslah tepat sesuai kebutuhan, yang berarti data yang disimpan adalah data yang memang diperlukan untuk proses administrasi, akurat, tidak terjadi kesalahan informasi serta tepat waktu dimana saat data tersebut dibutuhkan maka data tersebut tersedia. Desain Sistem dan Database Sebelum melakukan implementasi sistem yang berupa aplikasi komputer, langkah pertama yang harus dilakukan adalah melakukan desain. Ketepatan desain ini sangatlah diperlukan karena mempengaruhi hasil implementasi. Desain yang salah atau tidak tepat dapat menyebabkan hasil dari aplikasi tidak seperti yang diinginkan karena adanya kekeliruan pada implementasi proses yang terjadi. Desain yang dilakukan terbagi menjadi dua bagian yaitu desain sistem dan database. Desain sistem di sini adalah desain yang digunakan untuk menggambarkan cara kerja sistem atau proses yang terjadi pada klinik yang bersangkutan. Dengan pengetahuan tentang proses yang terjadi tersebut, maka dapat dilakukan desain database yaitu merancang data-data apa saja yang perlu disimpan sehingga dapat menghasilkan informasi seperti yang dikehendaki. Untuk melakukan desain sistem, digunakan model Data Flow Diagram (DFD). Data Flow Diagram adalah suatu diagram yang merepresentasikan sebuah sistem dengan gambar simbol-simbol tertentu dan terdapat alur yang menunjukkan perpindahan data pada proses yang berjalan di dalam sistem tersebut. Alur yang digambarkan pada DFD merupakan aliran data dari input ke output. Pada DFD dapat dilihat perpindahan dan perubahan data dalam sistem, yang dikenal dengan sebutan arus data. Informasi dan perubahan pada DFD ditunjukkan dengan cara hirarki yang berupa diagram level. Diagram paling awal pada DFD disebut sebagai context diagram yang menggambarkan sebuah proses tunggal pada sistem dedngan input dan output yang terkait pada proses tersebut. Untuk mendesain lebih detail, maka context diagram dapat dibagi (decompose) menjadi DFD level 0, 1, 2 dan seterusnya. Sebuah DFD minimal terbagi hingga level 0, tetapi seringkali level 0 dirasa masih belum cukup untuk menggambarkan sistem secara detail sehingga diperlukan level berikutnya. Pada DFD terdapat 4 simbol yang digunakan yaitu simbol untuk menyatakan proses, arus data, penyimpan data dan external entity. Sebuah proses dinyatakan dengan simbol lingkaran. Arus data dinyatakan dengan simbol garis dan anak panah dimana arah anak panah menunjukkan arah arus data. Penyimpan data dinyatakan dengan simbol dua garis mendatar. Dan simbol terakhir yang menyatakan external entity adalah berupa persegi panjang. Berikut ini ditampilkan desain sistem yang dibuat untuk proses yang terjadi pada klinik. Desain dimulai dari context diagram yang kemudian dibagi menjadi DFD level 0.

ISBN : 979-99735-0-3

A-15-4


pembayaran Pasien

Dokter

track record pasien

registrasi

follow up

0 Sistem Administrasi Klinik X

penerimaan obat

registrasi pemeriksaan

pemberian obat Apotek

hasil pemeriksaan

Laboratorium

penyerahan resep

Gambar 1. Context Diagram Dari context diagram terlihat secara garis besar proses yang terjadi di klinik. Terdapat empat external entity yang terlibat yaitu pasien, dokter, laboratorium dan apotek. Dari context diagram dapat dilakukan decompose menjadi DFD level 0 untuk menjelaskan lebih detail proses yang terjadi. 1 Pasien

registrasi

pembayaran

administrasi awal

Pasien

data pasien

konfirmasi data

Laboratorium Data Pasien : 1

pemilihan pemeriksaan Pasien

pemeriksaan oleh dokter

observasi awal pemeriksaan laboratorium

2 Dokter

track record pasien

pemeriksaan dokter

Dokter

pemeriksaan laboratorium

pemeriksaan laboratorium

data track record

follow up

Data Pasien : 3

3

hasil pemeriksaan penanganan resep

Data Pasien : 2

data track record

pembayaran hasil pemeriksaan hasil pemeriksaan

Pasien

Pasien 4

pemberian obat

Laboratorium

penerimaan obat

pelayanan obat

Apotek penyerahan resep

pembayaran

Pasien

ambil data resep

Apotek

Data Pasien : 4

Gambar 2. DFD Level 0 Proses Administrasi Pada DFD level 0 tersebut terlihat secara detail proses yang terjadi. Proses pertama yang terjadi adalah registrasi awal pasien dimana pada registrasi awal ini pasien dibedakan antara pasien yang telah lama yaitu pasien yang pernah melakukan pemeriksaan pada klinik sebelumnya dan pasien baru. Untuk pasien lama maka dicari data pasien yang bersangkutan berdasar nama pasien dan kemudian pasien diberikan

ISBN : 979-99735-0-3

A-15-5


karcis untuk melakukan pembayaran. Sedangkan untuk pasien baru, data-data pasien tersebut terlebih dahulu dicatat dengan lengkap barulah kemudian diberikan karcis untuk pembayaran. Pada registrasi awal ini juga didata keluhan yang diderita pasien yang memerlukan penanganan dokter ataukah pasien hanya ingin memeriksakan diri di laboratorium. Sehingga proses setelah registrasi awal menjadi bercabang dua antara pemeriksaan dokter atau pemeriksaan di laboratorium. Pada pemeriksaan dokter, data-data pasien beserta track record-nya dapat dilihat dari informasi yang dihasilkan dan kemudian dokter melakukan pemeriksaan dan melakukan pencatan pada sistem mengenai penanganan yang dilakukan pada pasien sekarang. Dokter dapat pula memberikan surat rekomendasi untuk melakukan pemeriksaan lanjutan pada dokter spesialis atau surat rekomendasi untuk melakukan pemeriksaan di laboratorium. Begitu pula untuk pengobatan yang diberikan, dokter mencatatkan resep pada sistem. Dimana data resep ini nantinya dapat dilihat oleh petugas di apotek. Pada pemeriksaan laboratorium, akan dilakukan pemeriksaan yang sesuai dengan kebutuhan dan hasil dari pemeriksaan ini juga dicatat ke sistem sehingga dokter dapat mengambil data tersebut untuk melanjutkan pemeriksaan. Di dalam pemeriksaan di laboratorium ini termasuk di dalamnya adalah data video hasil ultrasonografi jika pasien melakukan pemeriksaan dengan ultrasonografi. Data video ini juga dapat disimpan oleh sistem dan dokter dapat melihatnya kembali. Proses yang terakhir adalah proses pelayanan obat yang dilakukan oleh pihak apotek. Pihak apotek dapat melihat resep yang diberikan oleh dokter pada pasien dan kemudian memberikan obat yang sesuai dengan kebutuhan. Setelah melakukan desain sistem dengan menggunakan DFD, langkah berikut adalah melakukan perancangan database guna penyimpanan data. Perancangan database dilakukan dengan menggunakan ERD (Entity Relationship Diagram) untuk menggambarkan hubungan relasi antar tabel. Seperti pada DFD, pada ERD ini juga menggunakan simbol untuk menujukkan tabel dan antar tabel dapat diberikan garis beserta dengan simbol pada ujung garis untuk menyatakan hubungan jumlah relasi yang terdapat antar tabel tersebut. Terdapat empat jenis relasi yang terdapat pada ERD yaitu one to one, one to many, many to one serta many to many. Relasi one to one berarti satu data pada tabel pertama tepat mempunyai relasi terhadap satu data pada tabel kedua. Sedangkan relasi one to many berarti satu data pada tabel pertama dapat mempunyai relasi lebih dari satu data pada tabel kedua. Untuk relasi many to one hampir sama dengan one to many yaitu untuk terdapat banyak data pada tabel pertama yang mempunyai relasi terhadap satu data pada tabel kedua. Relasi terakhir adalah many to many yang berarti banyak data terdapat pada tabel pertama mempunyai relasi terhadap banyak data pula pada tabel kedua. Selain relasi, terdapat ciri lain pada ERD yaitu mandatory. Jika sebuah tabel mempunyai relasi yang bersifat mandatory terhadap pasangannya, maka pada data pada tabel tersebut harus mempunyai pasangan data. Mandatory ini dinyatakan dengan simbol garis kecil yang terdapat pada ujung garis relasi, sedangkan jika tabel bersifat non mandatory, dinyatakan dengan simbol lingkaran yang terdapat pada ujung garis relasi.

ISBN : 979-99735-0-3

A-15-6


Berikut ini digambarkan ERD yang digunakan pada sistem. HasilLaboratorium Tanggal HasilPemeriksaan DataVideo Catatan

Relation_136

Pasien NoPasien Nama TempatLahir TglLahir Umur GolDarah Rhesus Kota Propinsi KodePos TelpRumah TelpKantor HP Fax Email Pekerjaan Foto Catatan Jenis

Laboratorium Relation_135

NoLab Deskripsi Kelompok

Dokter Relation_113

SuratRekomendasiLaboratorium NoSuratLab Tanggal Pemeriksaan Hasil

Relation_115

Relation_116

Relation_112

NoDokter Nama Alamat Kota Telp HP

SuratRekomendasiDokterSpesialis

NoSurat Tanggal DokterTujuan Perihal Catatan

Relation_114

TrackRecord Tanggal TinggiPasien BeratPasien TekananDarah Keluhan Penanganan Catatan

Relation_118

Relation_117

Resep NoResep TglResep Jumlah Keterangan

Relation_121

Obat KodeObat Nama Jumlah Produsen Indikasi

Relation_119

Relation_120

Gambar 3. ERD Sistem IMPLEMENTASI DAN HASIL PENELITIAN Setelah melakukan desain, maka dapat dilakukan implementasi yang berupa pembuatan aplikasi komputer. Aplikasi komputer ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Delphi dan database Microsoft Access. Hasil aplikasi mempunyai kemampuan untuk dapat menyimpan data-data pasien yang meliputi data pribadi, daftar rekaman medis pasien yang meliputi keluhan pasien serta penanganan yang telah dilakukan, surat-surat rekomendasi untuk melanjutkan pemeriksaan pada dokter spesialis beserta data video ultrasonografi. Untuk merekam data video ultrasonografi digunakan fasilitas multimedia yang terdapat pada sistem operasi yaitu DirectX. Dengan melakukan pemrograman menggunakan library DirectX maka aplikasi dapat melakukan perekaman video dimana sumber video berasal dari peralatan ultrasonografi dan hasil rekaman video ini berupa

ISBN : 979-99735-0-3

A-15-7


file. File ini dapat dilihat kembali jika dibutuhkan. Tampilan aplikasi dapat dilihat pada gambar dibawah.

Gambar 4. Aplikasi Administrasi Data Pasien Dengan menggunakan interface seperti terlihat pada gambar 4 tersebut, maka data-data pasien dapat diperbaharui, dapat dilihat dengan cepat. Begitu pula untuk datadata keluhan penyakit pasien serta penanganan yang telah dilakukan dapat dilihat pada bagian daftar rekaman medis. Pada daftar rekaman medis berisi detail history kesehatan pasien berdasar tanggal pemeriksaan. Pada bagian surat-surat berisi daftar surat rekomendasi yang diberikan oleh dokter yang memeriksa jika pasien membutuhkan pemeriksaan lebih mendalam oleh dokter spesialis. Dengan menggunakan aplikasi ini pula, pencetakan surat tersebut dapat langsung dilakukan secara mudah. Untuk penyimpanan data video ultrasonografi juga dapat dilakukan dengan terlebih dahulu menghubungkan komputer yang bersangkutan dengan peralatan ultrasonografi dan kemudian aplikasi akan melakukan penyimpan rekaman tersebut. Rekaman video ini dapat diputar ulang jika dibutuhkan oleh dokter yang memeriksa pasien yang bersangkutan secara mudah. KESIMPULAN Dari sistem informasi yang telah didesain dan dikembangkan serta diuji coba pada klinik yang bersangkutan, dapat disimpulkan bahwa dengan adanya sistem informasi yang berbasis komputer ini, proses administrasi menjadi lebih efisien terutama di dalam hal pencarian data pasien. Dan dengan menggunakan sistem jaringan komputer dimana data terpusat pada sebuah database, data informasi tersebut dapat diambil oleh dokter yang melakukan pemeriksaan secara mudah serta dapat pula diperbaharui oleh dokter yang bersangkutan, begitu pula pemberian resep dapat

ISBN : 979-99735-0-3

A-15-8


dilakukan dari tempat praktek dokter tersebut dengan menyimpan pada database yang dapat dilihat oleh apotek dengan menggunakan aplikasi komputer sehingga tidak lagi dibutuhkan kertas sebagai medium perantara. DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto H.M., 2003. Sistem Teknologi Informasi. Penerbit Andi. Yogyakarta. Presman R.S., 2001. Software Engineering: A Practitioner’s Approach 5th edition. McGraw-Hill Companies Inc. Hoffer, J.A., George J.F. and Valacich J.S., 1999. Modern System Analysis and Design. Second Edition. Addison Wesley. USA. Jogiyanto H.M., 1995. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur. Penerbit Andi. Yogyakarta.

ISBN : 979-99735-0-3

A-15-9

Kata kunci: sistem administrasi, multimedia, track record pasien

Recommend Documents