Karlovarská krajská nemocnice a.s. Bezručova 19, 360 66 Karlovy Vary IČ: 263 65 804
Označení dokumentu: 6/ 2012 Počet stran: 7 Počet příloh: 0 Verze: 1 Datum tisku: 4.10.2012 Platnost od: 4.10.2012
Směrnice Ekonomicko – personální ředitelky
k vedení pokladny Ekonomický ředitel společnosti na základě svého rozhodnutí o přijetí této směrnice: ukládá všem vedoucím pracovníkům aby: 1. prokazatelně seznámil s touto směrnicí všechny své podřízené zaměstnance, jejichž výkon práce/ pracovní náplň souvisí s plněním směrnice, 2. kontroloval dodržování směrnice u svých podřízených zaměstnanců.
Pro zajištění chodu společnosti potřebnou hotovostí se definují tyto pokladny, jejich úkoly a pracovní postupy:
1. Umístění: hlavní pokladna: nemocnice v Karlových Varech v pavilonu A centrální vstup nemocnice Cheb v pavilonu B centrální vstup vedlejší pokladna: nemocnice Karlovy Vary pokladna recepce v pavilonu A nemocnice Cheb pokladna recepce v pavilonu B
2. Organizační začlenění V rámci organizačního schématu je hlavní pokladna v KV součástí ekonomického úseku společnosti. Zaměstnanec zodpovědný za chod pokladny - hlavní pokladní v KV- je přímo podřízen vedoucí účetní. V nemocnici v Chebu je přímo podřízen řediteli nemocnice Cheb a maticově řízen vedoucí účetní. Pro zajištění svých úkolů při styku s okolím (zaměstnanci společnosti, externí osoby) jsou stanoveny tyto pokladní hodiny: Nemocnice v KV od 7,00 – 12,00 hod. a od 13,00 - 14,30 hod. V době uzavření pokladny se hotovost vybírá na recepci pavilonu A nepřetržitě. Nemocnice v CH od 7,00 – 11,30 hod. a od 12,00 – 14,30 hod. V době uzavření pokladny se hotovost vybírá na recepci pavilonu B do 16,00 hod.
-1-
Při dlouhodobé nepřítomnosti hlavní pokladní (nemoc, školení, dovolená aj.) zajišťuje v nezbytné míře chod pokladny náhradní pokladní; mezi těmito zaměstnanci se pokladní agenda (hotovost) vždy předává formou předávacího protokolu. Oba tito zaměstnanci mají na výkon své činnosti podepsanou Dohodu o odpovědnosti, dle § 252 Zák. práce. Z důvodu výplaty mezd zaměstnanců v hotovosti má hlavní pokladní podepsanou i Dohodu o utajovaných skutečnostech(o mlčenlivosti). Vedlejší pokladna je organizačně začleněna v úseku provozním a její zúžená agenda je vykonávána pracovnicí recepce. Se zaměstnanci recepce je uzavřena dohoda o odpovědnosti dle § 252 Zák. práce 3. Zabezpečované úkoly V rámci hlavní pokladny jsou zabezpečovány tyto úkoly: - příjem peněžní hotovosti – od pacientů za zdravotnické a nezdravotnické výkony, nadstandardy, zdravotnické pomůcky, regulační poplatky a od zaměstnanců (vratky nevyčerpaných záloh na drobná vydání a na služební cesty, úhrady manka v hotovosti), vratky neoprávněně vyplacených mezd, splátky podnikových půjček, ostatní úhrady za prodej nepotřebného majetku společnosti v hotovosti, platby odběratelů při úhradách vydaných faktur za hotové, příjem tržeb z veřejné lékárny, prodejny a bistra , příjem peněz z vedlejší pokladny, - výdej peněžní hotovosti – vlastním zaměstnancům – výplata mezd zaměstnanců, jednorázové zálohy na úhrady v hotovosti za společnost, provozní zálohy, poskytnutí podnikových půjček, proplacení cestovních příkazů, úhrada dodavatelům za dodané zboží a služby v hotovosti. Vrácené přeplatky za chybně vykázané výkony a regulační poplatky pacientům aj, - zabezpečení styku s bankovním ústavem – zde jde o dotaci pokladny ze zdrojů na běžném účtu (výběr hotovosti v bance, zejména na výplatu mezd v hotovosti) a naopak odvod přebytečných prostředků nad pokladní limit jejich složením na bankovní přepážce – vklad na běžný účet. A to i za prostředky v cizí měně – valuty. K výběru hotovosti jsou používány šeky z šekové knížky poskytnuté peněžním ústavem. K podpisu šeku je na základě podpisového vzoru uloženého u banky zapotřebí (tj. dva podpisy na jednom šeku). Při manipulaci s hotovostí, tj. s bankovkami a mincemi se pokladní řídí od r. 2011 platnými ustanoveními Zák. č. 136/11 Sb. o oběhu bankovek a mincí a k němu příslušnou prováděcí vyhláškou č. 274/11 Sb. Naše organizace v souladu s § 9 odst. 1, písm. c) zákona přijímá a nevrací zpět do oběhu „běžně poškozené tuzemské bankovky“ (definované v § 2 odst. 4, písm. e) zákona). V případě „nestandardně poškozených tuzemských bankovek“ (definovaných v § 2 odst. 4, písm. d) zákona a v § 6 odst. 1 Vyhlášky), tj. bankovek např. ohořelých, popsaných, obarvených aj. se organizace řídí ustanoveními § 9 odst. 2, písm. c) zákona a tyto bankovky může odmítnout přijmout. Obdobně pokladní postupuje u mincí nevhodných pro další oběh (§ 7 Vyhlášky). - nakládání s ceninami – nákup, úschova a výdej kolků a případných dalších cenin. Za výše uvedené operace jsou vystavovány příjmové a výdajové pokladní doklady (je vedena pokladní kniha). Pro kontrolu správnosti provedení pokladních operací si pokladní na konci každého dne uzavře deník pokladny, vytiskne obraty a zůstatek. Zůstatek si odkontroluje na fyzický stav hotovosti v pokladně. Účetní zápisy jsou ihned přenášeny do účetního programu Helios. Účtování a kontrolu správnosti příjmových či výdajových pokladních dokladů, jejich zaúčtování a rozúčtování na příslušné účty (MD a D, základ a dvě sazby DPH, složený úč. zápis…) provádí odpovědná účetní finanční účtárny. Při své činnosti respektuje hlavní pokladní : - ustanovení Zák. č. 254/04 Sb. o omezení plateb v hotovosti, ve znění novely č. 139/11 Sb., kde je v § 4 odst. 1) stanoven limit ve výši 350 tis. Kč, od kterého je povinnost provádět platby bezhotovostně. V souladu s novelou tohoto zákona Zákonem č. 303/08 Sb. dodržuje uvedená omezení i ve vztahu k fyzickým osobám.
-2-
Dále v souladu s § 97 odst. 1 DŘ (č. 280/09 Sb.) dbá na to, aby společnost vedla průběžnou evidenci dalších plateb přijímaných v hotovosti v rámci své podnikatelské činnosti, - počínaje 1.9. 2008 se naše společnost v souladu s novelou Zák. č. 253/08 Sb., ve znění Zák. č. 139/11 Sb. (zákon „o praní špinavých peněz“) stává „osobou povinnou“ dle zákona v případě, že přejímá platbu v hotovosti vyšší než 15 tis. EUR. Z této skutečnosti pak společnosti vyplynou tyto povinnosti: a) před každým obchodem převyšujícím tisíc EUR se zjišťuje totožnost obchodního partnera za jeho fyzické přítomnosti, tj. provádí se jeho identifikace (např. v souvislosti s navázáním obchodního vztahu). Přičemž za hodnotu obchodu je považován i součet dílčích souvisejících plnění b) dále je prováděna „kontrola klienta“, tj. zejména se získávají informace o účelu a povaze obchodu c) dále je zde ve stanovených případech povinnost oznámit podezřelý obchod, resp. tento obchod nerealizovat (zejména při odmítnutí identifikace). Výše uvedené údaje se uchovávají po dobu 10 let od ukončení obchodního vztahu s klientem.
Vedlejší pokladna funguje v omezeném režimu sloužícím pouze pro příjem hotovostí za činnosti poskytované za úplatu (např. kopírování, vystavení duplikátů listin, dokladů, dlužných regulačních poplatků, úhrady zdravotnických výkonů od pacientů apod.). Za příjem jednotlivých hotovostí vystavuje pracovnice recepce příjmové pokladní doklady ve vzestupné číselné řadě, originál – stvrzenku předá platícímu, první kopie, se soupisem příjmových dokladů, je předána do hlavní pokladny při odvodu hotovosti
4. Druhy pokladních dokladů Pokladními doklady jsou dle této směrnice: da) příjmové pokladní doklady a jejich přílohy db) výdajové pokladní doklady a jejich přílohy dc)pokladní kniha, v rámci které jsou v jedné vzestupné číselné řadě příjmové a výdajové pokladní doklady vystavovány. Příjmové i výdajové pokladní doklady vystavuje pokladní v účetním systému Helios – modulu „POKLADNA“ a to vždy na základě prvotních podkladů-příloh : - u mimořádných záloh na mzdu je to „Žádost o poskytnutí zálohy“, podepsaná odpovědnou mzdovou účetní a vedoucí oddělení PAM, - u vyplacení jednorázové provozní zálohy na základě e-mailové nebo písemné žádosti schválené ekonomicko – personálním ředitelem, - stálé provozní zálohy jsou vypláceny na základě písemné žádosti schválené ekonomicko – personálním ředitelem a podepsané hmotné odpovědnosti, - u záloh na služební cesty schvaluje nadřízená osobou v souladu s podpisovým řádem, - úhrady přijatých faktur a nákupů za hotové jsou prováděny po jejich schválení dle oběhu účetních dokladů a v souladu s podpisovým řádem, - vratky za neoprávněně vybrané platby za regulační poplatky a zdravotní péči vystavuje podklad oddělení odpovědný pracovních zdravotních pojišťoven, - vratky u ostatních neoprávněně vybraných plateb vystavuje odpovědný pracovník finanční účtárny, -u odvodu do banky je to vkladový šek,
-3-
- u přijímaných úhrad za poskytnutou zdravotní péči a regulačních poplatků jsou to podepsané splátkové kalendáře nebo uznání dluhu. - aj. U všech externích příloh pokladních dokladů - paragonů, faktur, stvrzenek - je pokladní povinna zkoumat, zda doklady obsahují předepsané náležitosti – dle Směrnice č. 1. Dále určená účetní kontroluje, zda jí vystavované pokladní doklady jsou při výdeji hotovosti vystaveny jako výdajové, při příjmu jako příjmové, zda obsahují pořadové číslo, částku, účel operace, útvar, podpis příjemce u výdeje hotovosti, podpis pokladní. Zvláštní pozornost věnuje hlavní pokladní při výdeji hotovosti: - zaměstnancem na základě plné moci zmocněné osobě (manželovi, manželce) – zde jde zejména o výplaty mezd - zaměstnanci dodavatele a dalším externím osobám V obou výše uvedených případech je na výdajovém pokladním dokladu poznamenáno číslo občanského průkazu přejímajícího a kopie, příp. originál zmocnění k převzetí hotovosti. Při vystavování dokladů je dodržována zásada, že u příjmových pokladních dokladů je originál tohoto dokladu předán odběrateli – tedy tomu, kdo v pokladně složil hotovost (na úhradu faktury, jako zálohu...). Kopie dokladu je ponechána v naší pokladně jako podklad pro příjmový účetní doklad. V případě výdajových pokladních dokladů jsou dílčí výdajové doklady (doklady na drobná vydání zejména při úhradě režií a drobného materiálu v hotovosti – tj. paragony, stvrzenky z parkovišť, účtenky, faktury na menší částky hrazené v pokladně dodavatele naším zaměstnancem v hotovosti aj.) vždy jako originály vystavené našimi dodavateli sumarizovány za určité období do sběrného (souhrnného) výdajového pokladního dokladu, majícího všechny požadované náležitosti účetního dokladu. Kopie sběrného výdajového pokl. dokladu je předávána zaměstnanci (příp. jiné osobě), jíž byla hotovost z pokladny vyplacena.
5. Zálohy a jejich vyúčtování K drobným nákupům zboží a služeb za hotové jsou oprávněným zaměstnancům poskytovány zálohy a to buď jednorázové, či stálé. Při poskytování záloh je dodržován postup dle Směrnice k oběhu úč. dokladů. Provozní zálohu jednorázovou lze vyplatit na základě e-mailové žádosti, podepsané ekonomickopersonálním ředitelem. Stálá provozní záloha je vyplácena na základě písemné žádosti schválené ekonomicko-personálním ředitelem a podepsané hmotné odpovědnosti) Vyúčtování jednorázové zálohy je provedeno příslušným zaměstnancem do deseti pracovních dní po uskutečnění drobného nákupu, nejpozději však do konce daného měsíce, s důrazem zejména na datum 31.12. přísl. roku. Při vyúčtování záloh na služební cesty se postupuje dle Směrnice pro poskytování a účtování cestovních náhrad. Stálou zálohu ve společnosti je oprávněn čerpat pouze zaměstnanec za účelem zabezpečení opakovaných drobných nákupů. Stálá záloha je vždy vyúčtována k poslednímu dni v příslušném měsíci v případě potřeby i v průběhu měsíce. K 31.12. musí být záloha odevzdáno do hlavní pokladny.
6. Pokladní limity Pro účetní období jsou stanoveny pro hlavní pokladnu tyto pokladní limity (tj. částky v CZK) o které při odchodu hlavní pokladní ze zaměstnání nesmí být překročena hotovost v trezoru): Hlavní pokladna Karlovy Vary - hotovost v CZK
150 000 Kč
-4-
- mimořádná hotovost v CZK v den výplat (nevyzvednuté výplaty)
750 000Kč
- hotovost v jiných měnách
300 EUR 300 USD
- depozitní podrozvahová pokladna v KV
30 000Kč
Hlavní pokladna Cheb 100 000Kč
- hotovost v CZK - mimořádná hotovost v CZK v den výplat (nevyzvednuté výplaty) v CH
300 000 Kč
- hotovost v jiných měnách
300 EUR 300 USD
- depozitní podrozvahová pokladna v CH
30 000 Kč
Veškerá hotovost, která přesahuje výše uvedené limity, musí být odvedena na bankovní účet.
Ostatní pokladní limity: 50 000 Kč
- pokladna recepce v pavilonu A - pokladna recepce v pav. B
2 000 Kč
- pokladna bistro PAM
5 000 Kč
- pokladna prodejna PAM
5 000 Kč
- pokladna lékárna
20 000 Kč
Veškerá hotovost, která přesahuje výše uvedené limity, musí být odvedena do hlavní pokladny.
7. Bezpečnostní opatření Vstup do hlavní pokladny v Karlových Varech je zabezpečen elektronickým bezpečnostním zařízením a kamerovým systémem. Vstup do hlavní pokladny v Chebu je zabezpečen elektronickým bezpečnostním zařízením. Hotovost a ceniny jsou zásadně ukládány do trezoru a tento je vždy při odchodu hlavní pokladní z místnosti (i v průběhu pracovní doby) uzamykán. Klíče od trezoru jsou ve dvojím vyhotovení. Jedněmi klíči disponuje hlavní pokladní (ev. ji zastupující osoba).Ta je povinna všemi klíči od trezoru v průběhu i na konci pracovní doby řádně uzamknout jí do hmotné zodpovědnosti svěřené hotovosti (i valuty, šeky, směnky aj.) do tohoto trezoru. Klíče od trezoru se zásadně nesmí ponechat v kanceláři. Pokladní si je po skončení pracovní doby odnese s sebou mimo pracoviště a dále zodpovídá, aby nedošlo k jejich ztrátě, zneužití. Pod hrozbou trestní zodpovědnosti je zakázáno zhotovovat od trezoru klíče-duplikáty. Druhé klíče od trezoru pokladny v nemocnici v Karlových Varech má v zapečetěné obálce se dvěma podpisy ve svém trezoru vedoucí finanční účtárny. Druhé klíče od trezoru pokladny nemocnice v Chebu má ve svém trezoru vedoucí oddělení
-5-
provozu v nemocnici v Chebu. Obálku je možno otevřít pouze protokolárně v mimořádných případech dvěma nezávislými osobami + osobou přebírající náhradní klíč. Do místnosti pokladny nejsou zásadně vpouštěni jiní zaměstnanci, pro komunikaci slouží okénko – přepážka. Při svém odchodu zapíná hl. pokladní elektronický alarm napojený na bezpečnostní službu. Při odvodu hotovosti do banky a převozu hotovosti z banky do pokladny hlavní pokladní: - částky do výše Kč 100 000,- přepravuje sama, za podmínek stanovených pojišťovnou - částky od Kč 100 000,- přepravuje v doprovodu najaté bezpečnostní agentury, za podmínek stanovených pojišťovnou (tj. zejména: hotovost je přepravována v pevné, řádně uzamčené a neprůsvitné kabele či kufru. Přeprava peněz se uskuteční bez zastávek nejbližší možnou trasou do místa určení). Pokud by došlo k zcizení hotovosti a zaměstnancem by nebyly dodrženy výše uvedené podmínky, bude vzniklá škoda vymáhána na hlavní pokladní Vedlejší pokladna s ohledem na nízký pokladní limit a přenos hotovostí odehrávající se pouze v budově společnosti nejsou přijata specifická bezpečnostní opatření. Hotovost je uložena v uzamykatelné příruční pokladně a v době její nepřítomnosti je příruční pokladna uzamčena v šuplíku pracovního stolu .
8. Valutové pokladní operace Nákup valut je prováděn na základě ekonomicko-personálním ředitelem schváleného písemného požadavku – „Žádosti“ konkrétního zaměstnance. Zde je uvedena částka a měna valut, případný požadavek na drobné bankovky a požadovaný den výdeje valut z hlavní pokladny. Žádost musí být předána hlavní pokladní 4 dny před požadovaným dnem výdeje valut z pokladny. Hlavní pokladní v bance buď směňuje CZK v hotovosti na cizí měnu přímo na přepážce, v případě nedostatku hotovosti v CZK požádá (na základě šeku) o hotovostní výběr z běžného účtu a konverzi CZK na požadovanou cizí měnu. Cizí měna je do valutové pokladny (č. 3 – EUR, č. 4 – USD, …) přijata v kurzu, za který byla měna v bance nakoupena. V tomto kurzu jsou provedeny i výdeje a případné vratky zůstatku cizoměnových záloh na služební cesty a stejně tak vyúčtování těchto cest. Kurzové rozdíly jsou účtovány při vratce zůstatku valut do banky a dále na konci úč. období, dle Směrnice pro účtování kurzových rozdílů. Na pokladních dokladech je uvedena jak částka cizí měny, tak částka přepočtená v příslušném kurzu na CZK. Účtování o konkrétní valutové pokladně je v účetnictví podchyceno na samostatné analytice, software zde umožňuje uvádění hodnot jak v české, tak i v cizí měně.
9. Inventarizace Inventarizace prostředků v hotovosti a cenin je prováděna v průběhu roku vždy pří předávání pokladny náhradní pokladní /zástup/ a dále k datu 31.12. příslušného roku. Několikrát ročně může být provedena předem neoznámená mimořádná inventarizace, v termínu dle rozhodnutí ředitele. Dokladovým výstupem z každé inventarizace je Inventurní soupis pokladní hotovosti (viz příloha b)), jeho přílohou je z modulu pokladna vytištěný „přehled o účetním stavu hotovosti v pokladně“ (tj. jaká výše peněz by v pokladně měla účetně být).
10. Přílohy vzory používaných formulářů
-6-
1) Inventurní soupis Vzor:
INVENTURNÍ SOUPIS POKLADNÍ HOTOVOSTI
Společnost: Inventarizace ke dni: Pokladna č.: Zodpovědný pokladník: Účetní stav pokladní hotovosti: Výčetka pokladní hotovosti:
nominál
Bankovky a mince v hodnotě Kč
počet ks 5000 2000 atd.
Fyzický stav pokladní hotovosti celkem: Zjištěný rozdíl (schodek, přebytek) Kč: Předseda invent. komise (jméno+podpis):
-7-
celkem Kč
