Karlovarská krajská nemocnice a.s. Bezručova 1190/19, 360 01 Karlovy Vary IČ: 263 65 804
Označení dokumentu: SM30/2016 Počet stran: 6 Počet příloh: 21 Verze: 3 Platnost od: 1.9.2016 Doba platnosti: bez omezení
Směrnice
Personalistika
Í. 1. Účel
Tato směrnice popisuje činnosti spojené s řízením lidských zdrojů v KKN. Vztahuje se na všechny zaměstnance, včetně vedoucích zaměstnanců, kteří jsou v pracovním poměru se zaměstnavatelem na základě pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr. Její nedodržení je považováno za porušení povinností zaměstnance vyplývajících z právních předpisů vztahujících se k jím vykonávané práci. 2. Cíl Cílem této směrnice je nastavit proces, který je spojen s řízením lidských zdrojů a vedením osobních složek zaměstnanců. 3. Personální plánování Personální plánování je jednou se základních činností vedoucího zaměstnance, jehož výsledkem je personální plán. Personální plán: Každé oddělení má schválený personální plán počtu personálu, který odpovídá požadavkům pojišťoven na personální vybavení pracoviště a potřebám jednotlivých oddělení. Kontrolu personálního plánu – obsazenosti jednotlivých oddělení v souladu s požadavky na personální vybavení oddělení zajišťuje personální oddělení. Změny personálního plánu na následující rok se zdůvodněním, předkládá vedoucí zaměstnanec oddělení písemnou formou vždy do 31.10. aktuálního roku vedení společnosti, které změny posoudí a vydá konečné rozhodnutí. Schválený personální plán je k dispozici na personálním oddělení a dílčí plán je uložen u vedoucího zaměstnance příslušného úseku a oddělení. Požadavky na změny personálního plánu v průběhu roku budou povolovány jen ve výjimečných případech. Řádně zdůvodněné požadavky navrhuje písemnou formou vedoucí oddělení a následně zasílá k vyjádření příslušnému nadřízenému. Příslušný nadřízený dle zdůvodnění, které musí být pádné (např. navýšení počtu lůžek, nová přístrojová technika a výkony s tím spojené apod.) postoupí změnu personálního plánu ekonomickému řediteli společnosti, který plán schválí či neschválí. V případě, že není možno personální plán dodržet (například pokud počty nebo kvalifikace personálu neodpovídají plánu), vedení společnosti přijímá náhradní opatření, mezi která patří zvláště omezení provozu včetně uzavírání lůžek, či jednotlivých stanic, případně omezení provádění výkonů vyžadujících potřebnou kvalifikaci lékařů a NLZP a další 3. Získávání zaměstnanců 3.1 K získávání zaměstnanců dochází • •
Po změně organizační struktury, která vytvořila nové pracovní pozice. Při náhradě za odcházejícího zaměstnance.
3.2 Požadavek na obsazení pracovní pozice Vedoucí zaměstnanec předá požadavek na zveřejnění volného místa na Úřadu práce, vydání inzerce apod. písemnou formou, nebo e-mailem personálnímu oddělení. Směrnice_Personalistika (Verze 3)
Strana 1 (celkem 6)
Požadavek na obsazení pracovní pozice musí být vždy v souladu s personálním plánem, který je schválen vedením společnosti. Získávání zaměstnanců probíhá za pomoci těchto zdrojů: • Databáze uchazečů. • Inzerce na internetových stránkách KKN a.s. • Inzerce na Úřadu práce. • Další zdroje (inzerce media, tisk, rozhlas). Zaměstnanec je vybrán: • Výběrovým řízením, v souladu se Směrnicí „Výběrová řízení“. • Na základě vstupního pohovoru mezi vedoucím oddělení a uchazečem. Je určen nejvhodnější uchazeč a o výsledku je informováno personální oddělení. Nevybraní uchazeči budou písemnou formou nebo e-mailem informování personálním oddělením. Současně personální oddělení zajistí zrušení nabídky pracovního místa na Úřadu práce, na webových stránkách KKN a.s. a dalších zdrojích.
4. Nástup zaměstnance Vedoucí oddělení vyplní pro nastupujícího zaměstnance formulář „Personální změna a návrh mzdy“. Schvalování se řídí Podpisovým řádem a přidělenými kompetencemi pracovníků při nástupu zaměstnance. Na základě „Personální změny a návrhu mzdy“ personální oddělení: • Informuje nastupujícího zaměstnance o povinnostech souvisejících s přijetím (sdělí termíny vstupního školení BOZP a PO, školení hygieny rukou, školení kvality, školení v IT,školení NIS, dle požadavku společnosti školení řidičů referentů). Vstupní školení se koná pravidelně každý sudý týden vždy v pondělí. V případě, že na tento den připadne státní svátek, školení se koná následující pracovní den. Personální oddělení je povinno s dostatečným časovým předstihem kontaktovat školitele v souvislosti se změnou pravidelného termínu. • Zaměstnanci předá tiskopis „Žádost o výpis ze zdravotnické dokumentace, Žádost o pracovnělékařskou prohlídku zaměstnance, formulář „Vstupní povinná školení“ (nutno absolvovat nejpozději den před nástupem do zaměstnání)a osobní dotazník. • Vyhotoví pracovní smlouvu a zajistí oprávněné podpisy. • Přidělí osobní číslo. • Seznámí zaměstnance s jeho právy a povinnostmi vyplývajícími z jeho pracovní smlouvy. • Seznámí se mzdovým zařazením. • Nejpozději v den nástupu předá personální oddělení nastupujícímu zaměstnanci pracovní smlouvu, další dokumenty týkající se nástupu do zaměstnání a jmenovku, objedná razítko, které po vyhotovení předá provozní oddělení vedoucímu zaměstnanci dotčeného oddělení/úseku, kam nový zaměstnanec nastupuje. Vedoucí zaměstnanec provede kontrolu uzavřené pracovní smlouvy a dále: • Vyhotoví písemnou formou 3x Pracovní náplň (1x si ponechává zaměstnanec, 1x se předá na personální oddělení, kde je uložena do osobní složky, 1x si zakládá vedoucí zaměstnanec do složky zaměstnance). U zdravotnických pracovníků jsou součástí přidělené kompetence k výkonu pracovní pozice dle platné legislativy, se kterými je zaměstnanec seznámen. • Vybaví dalšími potřebnými náležitostmi (osobní ochranné pomůcky, klíče….). • Určí školitele (adaptační proces). 5. Pracovní náplň a kompetence Každý zaměstnanec musí mít jasně stanovené povinnosti, činnosti a kompetence. Ty jsou určovány na základě jeho vzdělání, specifických úkolů pracoviště a osobních znalostí a dovedností. Náplň práce, jejíž součástí jsou kompetence vyhotovuje vedoucí zaměstnanec. Přehodnocení kompetencí se provádí dle platného SPP pro hodnotitele (příloha č. 1). Vypracovávají se vždy: • Při nástupu zaměstnance. Směrnice_Personalistika (Verze 3)
Strana 2 (celkem 6)
• •
V případě postoupení zaměstnance v jeho profesním rozvoji a rozšíření jeho pravomocí (změna pracovní pozice, ukončení adaptačního procesu, v rámci pravidelného hodnocení zaměstnance, změna pracoviště, změna kompetencí). Přidělené kompetence musí být v souladu s Náplní práce a musí být aktuální a odpovídat skutečnosti. Zaměstnanec je s kompetencemi a jejich hodnocením vždy seznámen.
6. Adaptační proces Účelem je zajištění rychlého, efektivního a bezproblémového začlení nových zaměstnanců do organizace, splnění povinností daných právní legislativou a bezproblémový chod jednotlivých oddělení. 6.1 K realizaci adaptačního procesu dochází vždy • • • 6.2 • •
Při přechodu zaměstnance na jinou pracovní pozici, kdy charakter jeho nové práce se výrazně liší nebo přechází do jiné organizační jednotky. Každý nový nastupující zaměstnanec s výjimkou odborných ředitelů a generálního ředitele. Zdravotnický pracovník, který přerušil výkon povolání na dobu delší než dva roky (mateřská dovolená, rodičovská dovolená apod.). Průběh adaptačního procesu Vedoucí pracovník (primář, vrchní sestra, vedoucí oddělení) ihned po nástupu nového zaměstnance sestaví plán adaptačního procesu na formuláři „Adaptační proces“, určí školitele a seznámí účastníka adaptačního procesu s jeho průběhem a organizací. Školitel průběžně zaznamenává absolvování jednotlivých částí adaptačního procesu do formuláře „Adaptační proces“.
Školitel může být pouze zaměstnanec: V lékařském úseku – se specializací v daném oboru. V ošetřovatelském úseku – s osvědčením k výkonu zdravotnického povolání bez odborného dohledu. U nezdravotnického zaměstnance – s odbornou způsobilostí anebo praxí. Délka adaptačního procesu: Délka a rozsah adaptačního procesu je závislá na charakteru pracovní pozice zaměstnance a na znalostech, dovednostech a schopnostech konkrétního účastníka adaptačního procesu. Adaptační proces zdravotníků trvá 3 – 12 měsíců. Adaptační proces u zaměstnanců, kteří přerušili výkon povolání na dobu delší než 2 roky nebo přecházejí na jiné pracoviště a charakter jejich práce výrazně liší, trvá 2 – 6 měsíců. Adaptační proces u nezdravotnických pracovníků trvá zpravidla 3 měsíce. Délku adaptačního procesu určuje vždy vedoucí zaměstnanec v návaznosti na schopnosti, znalosti, dovednosti a plnění pracovních povinností a činností v rámci výkonu povolání odpovídající požadavkům výkonu povolání dle platné legislativy pro jednotlivá oddělení/úseky. 6.3
Hodnocení adaptačního procesu
Po ukončení adaptačního procesu školitel zaměstnance zhodnotí (zaměstnanec je hodnocen pouze v oblastech, které souvisí s výkonem práce). Vyplněný a podepsaný formulář „ Adaptační proces“ předá vedoucímu zaměstnanci oddělení/úseku, který se k hodnocení adaptačního procesu školitelem vyjádří, eventuálně upraví navržené kompetence. Součástí hodnocení adaptačního procesu může být „Adaptační proces – test“. Formulář „Adaptační proces“ se po ukončení adaptačního procesu zasílá spolu s formulářem „Personální změna a návrh mzdy „ na personální oddělení, kde se zakládá do osobní složky zaměstnance. Součástí formuláře „Personální změna a návrh mzdy“ je přidělení osobního ohodnocení po ukončení adaptačního procesu. V případě negativního hodnocení zaměstnance v rámci adaptačního procesu, musí vedoucí zaměstnanec oddělení přijmout opatření ke zlepšení nevyhovujícího stavu (případné další doškolení, prodloužení adaptačního procesu, přeřazení na méně náročnou pracovní pozici …). V případě negativního hodnocení zaměstnance v době 3 měsíců (zkušební doba) navrhuje personálnímu oddělení rozvázání pracovního poměru dle platné legislativy. V případě delší doby než je doba zkušební navrhuje zaměstnavateli Směrnice_Personalistika (Verze 3)
Strana 3 (celkem 6)
neprodloužit pracovní smlouvu a tím ukončit pracovní poměr. Rozvázání pracovního poměru procesuje zaměstnavatel – personální oddělení.
7. Hodnocení zaměstnanců-zdravotnických pracovníků Provádí se jednou za dva roky a je řešeno samostatně ve standardním pracovním postupu pro hodnotitele. Součástí hodnocení zaměstnanců je také ponechání, ubrání, či rozšíření kompetencí. Originál hodnocení zaměstnanců včetně sebehodnocení se zakládá do osobní složky vedené u vedoucího zaměstnance, kopie se předává zaměstnanci.
8. Povýšení / přestup zaměstnance ve společnosti Při změně funkce, úvazku, nákladového střediska, doby sjednání pracovního poměru, změny mzdy vyplní vedoucí zaměstnanec nejpozději týden před plánovanou změnou formulář „Personální změna a návrh mzdy“. Schvalování se řídí Podpisovým řádem a přidělenými kompetencemi zaměstnance při povýšení / přestupu. Na základě schváleného návrhu personální oddělení vyhotoví změnu pracovní smlouvy nebo změnu mzdového zařazení, zaznamená údaje do personálního softwaru a dokumenty založí do osobního spisu na personálním oddělení. Při změně pracovního místa je za předání agendy a pracovních pomůcek, které se váží k pracovnímu místu, zodpovědný nadřízený zaměstnanec.
9. Ukončení pracovního poměru Vedoucí zaměstnanec odesílá na personální oddělení výpověď zaměstnance nebo dohodu o ukončení pracovního poměru okamžitě po jejím obdržení. Převzetí výpovědi potvrzuje svým podpisem a souhlasným stanoviskem. Všechny právní úkony a administrativu spojenou s ukončením pracovního poměru zajišťuje personální oddělení. • • •
Při ukončení pracovního poměru dohodou, sepisuje dohodu o ukončení pracovního poměru nadřízený zaměstnanec. Výstupní list předává odcházejícímu zaměstnanci ve všech případech ukončení pracovního poměru vedoucí zaměstnance. V případě nutnosti okamžitého ukončení pracovního poměru je postup řešen s právníkem společnosti.
Personální oddělení vydá zaměstnanci: • Potvrzení o zaměstnání. • Potvrzení o výši průměrného výdělku. • Pracovní posudek vydá přímý nadřízený zaměstnanec na jeho žádost. Povinnosti zaměstnance před ukončením pracovního poměru: • Informovat svého nadřízeného o plnění rozpracovaných úkolů (rozpracované, nesplněné). • V případě vedoucího zaměstnance, je jeho povinností předat nadřízenému zaměstnanci (generální ředitel, odborný ředitel, hlavní sestra) písemnou zprávu o rozpracovaných úkolech, způsobu předání a vedení oddělení. • Podrobit se výstupní prohlídce. • Odcházející zaměstnanec je povinen odevzdat klíče od oddělení/úseku, přidělené OOPP, jmenovku, razítko, kartu na obědy, parkovací kartu a dále je povinen, nechat si potvrdit všechny dotčené údaje na výstupním listu, že vše z majetku KKN řádně odevzdal. Takto vyplněný výstupní list si musí nechat potvrdit odpovědnými zaměstnanci uvedených příslušných úseků nebo oddělení a odevzdat na personální oddělení. Personální oddělení teprve na základě takto potvrzeného výstupního listu, předá odcházejícímu zaměstnanci zápočtový list. • Byla-li se zaměstnancem uzavřena „Dohoda o společné odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách“, bezprostředně nadřízený zaměstnanec zajistí provedení inventury. V případě dluhu zaměstnance vůči KKN a.s.: • Se souhlasem zaměstnance bude provedena srážka ze mzdy. Směrnice_Personalistika (Verze 3)
Strana 4 (celkem 6)
• •
Je možnost splacení dluhu v hotovosti v pokladně příslušné nemocnice KKN a.s., zaměstnanec doloží doklad o zaplacení na personálním oddělení spolu s „Výstupním listem“. V případě, že zaměstnanec není schopen splatit dluh jednorázově, sepíše finanční účtárna se zaměstnancem dohodu o způsobu vyrovnání dluhu – splátkový kalendář.
10. Povinné náležitosti osobní složky 10.1 Osobní složka na personálním oddělení obsahuje • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Personální změna a návrh mzdy Osobní dotazník. Pracovní smlouva včetně dohod o jejích změnách a příslušných dodatků. Pracovní náplň a kompetence Doklady o dosaženém vzdělání a odborné kvalifikaci (osvědčení, certifikát, členství k ČLK ….). Potvrzení o zaměstnání posledního zaměstnavatele, nahrazující doklad o evidenci na Úřadu práce. Výpis z Rejstříku trestů. Doklad o zdravotní způsobilosti – originál vstupní prohlídky. Doklady potvrzující odbornou praxi. Potvrzený formulář „O vstupním povinném školení“ (BOZP a PO, školení hygieny rukou, školení kvality, školení v IT, školení NIS, dle požadavku společnosti školení řidičů referentů) - originál. Výměr poživatele důchodu. Doklad o snížení pracovní schopnosti. Mzdový výměr. Dohoda o srážkách ze mzdy. Záznam Adaptační proces Dohoda o společné odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách“ – originál. Kvalifikační dohoda. Výstupní list. Potvrzení o zaměstnání, výdělku, dobách pracovní neschopnosti. Vstupní školení KPR. Výpověď.
Za vedení a kompletnost osobního spisu odpovídá personální oddělení. Provádí kontroly osobních spisů a v případě nekompletnosti žádá mailem vedoucí zaměstnance o dodání chybějících náležitostí. Vedoucí zaměstnanec je povinen tyto náležitosti na personální oddělení do osobní složky dodat nejpozději do 14 dnů. 10.2 Povinné náležitosti osobní složky vedené u vedoucích zaměstnanců • • • •
Pracovní náplň a přidělené kompetence. Zdravotní způsobilost – aktuální zdravotní prohlídka s evidencí rizikové práce. Záznam o periodickém proškolení – školení hygieny rukou, KPR – aktuální, platný. Záznamy osobního hodnocení – originály záznamů vč. sebehodnocení.
V samostatné složce u vedoucích zaměstnanců jsou uloženy záznamy periodického školení BOZP a PO, školení pro manipulaci s chemickými látkami, manipulace s tlakovými lahvemi, manipulace s cytostatiky, které se skládají s prezenční listiny školených zaměstnanců s přiloženým programem školení (s ohledem na pracovní zařazení zaměstnance). Složky v osobních spisech na personálním oddělení a u vedoucích zaměstnanců musí být řazeny chronologicky, tzn. např. personální změny a návrh mzdy od nejstarší po aktuální, periodické školení od nejstaršího po aktuální atd.). 10.3 Nahlížení do osobní složky Nahlížet do osobní složky smí pouze osoba oprávněná (zaměstnanci personálního oddělení), zaměstnanec, o němž je osobní složka vedena, nadřízený zaměstnanec.
Směrnice_Personalistika (Verze 3)
Strana 5 (celkem 6)
11. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.
19. 20. 21.
Přílohy a související dokumenty SPP hodnotitele. Personální změna a návrh mzdy (viz přehledy). Formulář „Pracovní náplň a kompetence. Formulář „Vstupní povinná školení“. Formulář „Návrh mimořádné odměny“. Formulář „Výstupní list- KV“. Formulář „Souhlas s jinou výdělečnou činností vedlejší činností“. Formulář „Adaptační proces – formulář“. Formulář „Osobní hodnocení – zdravotníci Formulář „Sebehodnocení – zdravotníci Formulář „Výstupní list- Cheb“. Osobní dotazník Dohoda o společné odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách Směrnice – „Výběrová řízení“ Směrnice – „Vzdělávání zaměstnanců“ Zákon 372/2011 Sb., o zdravotních službách a podmínkách jejich poskytování (zákon o zdravotních službách) Zákon č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách Zákon č. 96/2004 Sb., o podmínkách získávání a uznávání způsobilosti k výkonu nelékařských zdravotnických povolání a k výkonů činností souvisejících s poskytováním zdravotní péče a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o nelékařských zdravotnických povoláních) Zákon č.95/2004 Sb., o podmínkách získávání a uznávání odborné způsobilosti a specializované způsobilosti k výkonu zdravotnického povolání lékaře, zubního lékaře a farmaceuta Zákon č.262/2006 Sb., zákoník práce Vyhláška 55/2012 Sb., o činnostech zdravotnických pracovníků a jiných odborných pracovníků
12. Rozsah platnosti Tato směrnice je závazná pro všechny zaměstnance KKN.
13. Použité zkratky BOZP - bezpečnost a ochrana zdraví při práci, PO - požární ochrana, KKN - Karlovarská krajská nemocnice, ČLK - Česká lékařská komora, SPP - standardní pracovní postup, NIS - Nemocniční informační systém, KPR - kardiopulmonální resuscitace, IT - informační technologie
14. Závěrečné ustanovení Dokument nabývá účinnosti dne: 1. 9. 2016
Funkce/ úsek Jméno
Zpracoval:
Garant:
Schválil:
Náměstek pro nelékařská povolání
Ekonomický ředitel
Předseda představenstva – generální ředitel
Bc. Gabriela Píchová
Mgr. David Bracháček
MUDr. Josef März
Podpis
Směrnice_Personalistika (Verze 3)
Strana 6 (celkem 6)
