Jl. KH. ACHMAD DAHLAN NO.1 LAMONGAN
DAFTAR ISI
PERNYATAAN PERSETUJUAN ..................................................................... KATA PENGANTAR ........................................................................................ DAFTAR ISI ....................................................................................................
i ii iii
BAB
I
PENDAHULUAN ............................................................................ A. Latar Belakang ........................................................................ B. Dasar Hukum ........................................................................... C. Maksud dan Tujuan Penyusunan TOR Penyelenggaraan SPIP D. Manfaat Penyusunan TOR Penyelenggaraan SPIP .................. E. Sistematika ................................................................................
1 1 3 3 4 5
BAB II
RUANG LINGKUP PENYELENGGARAAN SPIP PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN LAMONGAN A. Unsur dari SPIP ......................................................................... 1. Lingkungan Pengendalian ................................................... 2. Penilaian Resiko Pengendalian ........................................... 3. Kegiatan Pengendalian ........................................................ 4. Komunikasi dan Informasi .................................................... 5. Pemantauan Pengendalian .................................................. B. Strategi Penyelenggaraan SPIP di BKD Kabupaten Lamongan . C. Pengorganisasian Penyelenggaraan SPIP ................................ D. Obyek Penyelenggaraan SPIP dan Penentuan Prioritasnya ..... E. Membangun Kepedulian Tentang Peran Organisasi .................
6 6 6 9 10 15 16 16 17 19 21
RENCANA KERJA PENYELENGGARAAN SPIP PADA BKD KABUPATEN LAMONGAN .............................................................. A. Rencana Kerja Penguatan Lingkungan Pengendalian ............... B. Rencana Kerja Penilaian Resiko Instansi Pemerintah ............... C. Rencana Kerja Penyelenggaraan Kegiatan Pengendalian ........ D. Rencana Kerja Pengelolaan Informasi dan Komunikasi ............ E. Rencana Kerja Pemantauan Tahapan Penyelenggaraan SPIP .
22 22 34 35 36 30
BAB III
F. Penjadwalan Pelaksanaan Penyelenggaraan SPIP di BKD Kabupaten Lamongan ................................................................ G. Penghitungan Kebutuhan Rencana Anggaran Biaya Penyelenggaraan SPIP ........................................................................ BAB IV
39 39
PENUTUP .......................................................................................
40
LAMPIRAN-LAMPIRAN .....................................................................................
41
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Undang-undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara mengamatkan perlunya sistem pengelolaan keuangan negara yang lebih akuntabel dan transparan. Hal ini baru dapat dicapai jika seluruh tingkat pimpinan instansi pemerintah menyelenggarakan kegiatan pengendalian atas keseluruhan kegiatan di instansi masing-masing. Dengan demikian diharapkan penyelenggaraan semua kegiatan pada
Instansi Pemerintah, mulai dari perencanaan, pelaksanaan,
pengawasan, sampai dengan pertanggungjawaban, harus dilaksanakan secara tertib, terkendali, serta efisien dan efektif. Untuk itu dibutuhkan suatu sistem yang dapat memberi keyakinan yang memadai bahwa penyelenggaraan semua kegiatan pada Instansi Pemerintah benar-benar mampu mencapai tujuannya secara efisien dan
efektif,
melaporkan
pengelolaan
keuangan
negara
secara
andal,
mengamankan aset negara, dan mendorong ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. Berdasarkan pasal 58 ayat (1) dan ayat (2) Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, juga dengan jelas memerintahkan pengaturan dan pelaksanaan mengenai sistem pengendalian intern pemerintah secara menyeluruh dan harus melekat sepanjang kegiatan, serta pelaksanaannya sudah pasti sangat dipengaruhi oleh sumber daya manusia yang ada, sehingga hasilnya paling tidak memberikan keyakinan yang memadai, dan bukan untuk memberikan keyakinan yang mutlak. Sistem ini berdasarkan Peraturan
Pemerintah
Nomor
60
Tahun
2008,
dikenal
sebagai
Sistem
Pengendalian Intern yang dalam penerapannya harus tetap memperhatikan rasa keadilan dan kepatutan serta mempertimbangkan ukuran, kompleksitas, dan sifat dari tugas dan fungsi Instansi Pemerintah tersebut. Sistem Pengendalian Intern merupakan
proses yang integral pada
tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan yang memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-
undangan. Salah satu pengendalian intern didalamnya termasuk aktivitas pengawasan intern. Pengawasan Intern sendiri merupakan keseluruhan proses kegiatan audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka memberikan keyakinan yang memadai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk kepentingan pimpinan dalam mewujudkan tata kepemerintahan yang baik. Ruang lingkup
Sistem
Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP), merupakan Sistem Pengendalian Intern yang diselenggarakan secara menyeluruh di lingkungan pemerintah pusat dan pemerintah daerah. Berdasarkan pemikiran tersebut, kemudian unsur
Sistem
Pengendalian
Intern
yang
berfungsi
dikembangkan
sebagai
pedoman
penyelenggaraan dan tolok ukur pengujian efektivitas penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern. Pengembangan unsur Sistem Pengendalian Intern perlu mempertimbangkan aspek biaya-manfaat (cost and benefit), sumber daya manusia, kejelasan kriteria pengukuran efektivitas, dan perkembangan teknologi informasi serta dilakukan secara komprehensif. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008, ditentukan 5 (llima) unsur Sistem Pengendalian Intern, yaitu meliputi (a). Lingkungan pengendalian, (b). Penilaian risiko, (c). Kegiatan pengendalian, (d). Informasi dan komunikasi, dan (e). Pemantauan. Dalam
rangka
pencapaian
visi,
misi,
dan
tujuan
serta
pertanggungjawaban kegiatan Instansi Pemerintah, maka semua pimpinan Instansi Pemerintah wajib menerapkan setiap unsur dari Sistem Pengendalian Intern. Untuk memastikan bahwa Sistem Pengendalian Intern tersebut sudah dirancang dan diimplementasikan dengan baik, dan secara memadai diperbaharui untuk memenuhi tuntutan keadaan yang terus berubah, maka
harus dilakukan pula
pelaksanaan pemantauan secara terus-menerus. Secara khusus, sebagaimana diamanatkan dalam Pasal 43 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008, bahwa pimpinan Instansi Pemerintah melakukan pemantauan antara lain melalui evaluasi terpisah atas Sistem Pengendalian Internnya masing-masing untuk mengetahui kinerja dan efektivitas Sistem Pengendalian Intern serta cara meningkatkannya. Pemantauan juga berguna untuk mengidentifikasi dan mengatasi risiko utama seperti
penggelapan,
pemborosan,
penyalahgunaan,
dan
salah-kelola
(mismanagement). Selanjutnya, untuk melaksanakan penerapan setiap unsur dari
sistem pengendalian intern tersebut, maka harus direncanakan dengan menyusun Term of Reference (TOR) yang telah disetujui oleh penanggungjawab penerapan Sitem Pengendalian Intern Pemerintah, yang didalamnya memuat ruang lingkup, jadwal waktu penerapan, SDM dan kebutuhan biayanya. Demikian pula terhadap Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan sebagai salah satu Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Pemerintah Kabupaten Lamonngan, yang juga berarti sebagai instansi pemerintah dengan demikian wajib menerapkan setiap unsur dari Sistem Pengendalian Intern, guna menjamin peningkatan efisiensi dan efektivitas serta optimalisasi pencapaian visi, misi,
tujuan
dan
sasaran
strategisnya. Oleh
karena
itu, dalam
rangka
penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten lamongan tahun 2014, sesuai ruang lingkup tugas pokok dan fungsinya, telah membentuk Satuan Tugas (Satgas) Penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) dengan Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan Nomor : 188/ Desember
2013.
Selanjutnya
sebagai
487/KEP/413.203/2013 tanggal 31 keranka
kerja
pedoman
dalam
melaksanakan tugas dari Satuan Tugas (Satgas) dimaksud, maka dilakukan penyusunan Term of Reference (TOR) Penyelenggaraan SPIP pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan Tahun 2014. B. Dasar Hukum
1. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Kabupaten di Lingkungan Propinsi Jawa Timur. 2. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor : 4286) ; 3. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor : 4355) ; 4. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah ; 5. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor : 140, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor : 4578) ;
6. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) ; 7. Peraturan Daerah Kabupaten Lamongan Nomor 4 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tatakerja Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Lamongan ; 8. Peraturan Daerah Kabupaten Lamongan Nomor 11 Tahun 2013 tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten Lamongan tahun 2014 ; 9. Peraturan Bupati Lamongan Nomor 33 Tahun 2008 tentang Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan ; 10. Peraturan Bupati Lamongan Nomor : 39 Tahun 2010 tentang Penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Lamongan ; 11. Peraturan Bupati Lamongan Nomor : 37 Tahun 2011 tentang Pedoman Teknis Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Lamongan ; 12. Peraturan Bupati Lamongan Nomor : 188/158/Kep/413.013/2011 tentang Satuan Tugas (Satgas) Penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Lamongan ; 13. Peraturan Bupati Lamongan Nomor 47 Tahun 2013 tentang Penjabaran Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten Lamongan Tahun 2014 ; 14. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan Nomor : 188/487/KEP/413.013/2013 tentang Satuan Tugas (Satgas) Penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan.
C. Maksud dan Tujuan Penyusunan Term of Reference (TOR)
Penyelenggaraan
SPIP
Penyusunan
Term
of
reference
(TOR)
ini
dimaksudkan
untuk
mempermudah pemahaman atas Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) sekaligus menerapkan penyelenggaraannya
di Badan Kepegawaian Daerah
Kabupaten Lamongan sesuai dengan kondisi dan kompleksitas permasalahan yang ada, dan berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Term of Refernce (TOR) Penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP)Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan ini disusun dengan tujuan :
1. Untuk pedoman bagi unsur pimpinan/pejabat dan seluruh staf di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan dalam penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP), guna menerapkan 5 (lima) unsur SPIP yaitu
Penguatan Lingkungan Pengendalian, Penilaian Risiko,
Kegiatan
Pengendalian, Pengelolaan Informasi dan Komunikasi, dan Pemantauan penyelenggaraan SPIP. 2. Untuk mempermudah dan mempercepat perwujudan pengelolaan keuangan negara yang menjadi tanggungjawab Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan yang efektif, efisien, laporan keuangannya yang dapat dihandalkan, pengamanan aset, dan ketaatan terhadap ketentuan peraturan perundangundangan. 3. Untuk mempercepat dan menjamin arah konsistensi perwujudan visi, misi, tujuan dan sasaran strategis Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan. D. Manfaat Penyusunan Term of Reference (TOR) Penyelenggaraan SPIP
Term of reference (TOR) ini dibuat, dengan harapan dapat bermanfaat : 1. Bagi pejabat dan staf Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan yang secara khusus di tunjuk sebagai Satuan Tugas (Satgas) Penyelenggaraan SPIP pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan, untuk pedoman dalam melaksanakan tugas yang menjadi tanggungjawabnya serta sekaligus sebagai rencana kerjanya. 2. Bagi seluruh pejabat dan staf Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan, tentunya juga dapat sebagai referensi informasi awal terhadap berbagai kegiatan dan tindakan yang akan selalu dilakukan pengendalian maupun pengawasan intern oleh Satgas Penyelenggaraan SPIP, sehingga bisa dilakukan berbagai persiap yang lebih awal. 3. Bagi aparat pemeriksa fungsional, tentunya juga bisa menjadi refensi informasi awal yang bisa menjadi salah satu standar bila melakukan pengawasan di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan.
E. SISTEMATIKA
Dalam penyusunan Term of reference (TOR) ini, dengan sistematika dibagi dalam empat bab, sebagai berikut :
Bab I
Pendahuluan menguraikan Latar Belakang, Dasar Hukum, Maksud dan Tujuan,
Manfaat Penyusunan TOR dan Sistematika Penyusunan TOR
ini. Bab II
Ruang Lingkup Penyelenggaraan SPIP, menguraikan unsur-unsur penyelenggaraan
SPIP,
Strategi
Penyelenggaraan
SPIP,
Pengorganisasian Penyelenggaraan SPIP, Membangun Kepedulian Tentang Peran Organisasi, Obyek dan Penentuan Prioritasnya dalam Penyelenggaraan SPIP, serta Penjadwalan Penyelenggaraan SPIP maupun Perhitungan Kebutuhan Penganggarannya. Bab III
Rencana Kerja
Penyelenggaraan SPIP pada Badan Kepegawaian
Daerah Kabupaten Lamongan Tahun 2014. Bab IV
Penutup
BAB II RUANG LINGKUP PENYELENGGARAAN SPIP PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN LAMONGAN
A. Unsur dari SPIP
Unsur Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) sebagaimana ditentukan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008, terdiri dari (a). lingkungan pengendalian (b). penilaian risiko (c). kegiatan pengendalian (d). informasi dan komunikasi dan (e). pemantauan pengendalian intern. Unsur SPIP tersebut yang selanjutnya akan dijadikan sebagai pedoman penyelenggaraan dan tolok ukur pengujian efektivitas penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern, dan dalam pengembangannya tentunya harus tetap mempertimbangkan aspek biayamanfaat (cost and benefit), sumber daya manusia, kejelasan kriteria pengukuran efektivitas, dan perkembangan teknologi informasi serta dilakukan secara komprehensif. Unsur-unsur SPIP tersebut akan dicoba untuk diaplikasi dalam Term of Reference (TOR) dalam penyelenggaraan SPIP pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan, dengan penjelasan sebagai berikut : 1.
Lingkungan Pengendalian
Berkaitan
dengan
lingkungan
pengendalian
ini,
Kepala
Badan
Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan sebagai pimpinan Instansi pemerintah tentunya berwajiban menciptakan dan memelihara lingkungan pengendalian untuk membentuk dan membangun perilaku positif dan kondusif dalam penerapan Sistem
Pengendalian
Intern
dalam
lingkungan
kerjanya.
Kepala
Badan
Kepegawaian harus memiliki sikap perilaku yang positif dan mendukung pengendalian intern dan manajemen bersih, Selaku Pimpinan Instansi Pemerintah harus menyampaikan pesan bahwa nilai-nilai integritas dan etis tidak boleh dikompromikan. Selaku Pimpinan Instansi Pemerintah harus menunjukkan suatu komitmen terhadap kompetensi / kemampuan pegawainya dan menggunakan kebijakan dan praktik pembinaan sumber daya manusia yang baik. Pimpinan Instansi Pemerintah harus memiliki kepemimpinan yang kondusif yang mendukung
pengendalian intern yang efektif. Struktur organisasi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan dan metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab harus memberikan kontribusi terhadap efektivitas pengendalian intern. Ada kesadaran bahwa Instansi Pemerintah harus membangun dan memiliki hubungan kerja yang baik dengan badan legislatif serta auditor internal dan eksternal. Untuk itu unsur lingkungan pengendalian SPIP tersebut, akan dikendalikan dari komponen-komponennya yang terdiri dari : 1). penegakan integritas dan nilai etika, yang akan diilai dari aspek-aspek sebagai berikut : a). menyusun dan menerapkan aturan perilaku; b). memberikan keteladanan pelaksanaan aturan perilaku pada setiap jenjang pimpinan BKD Kabupaten Lamongan; c). menegakkan tindakan disiplin yang tepat atas penyimpangan terhadap kebijakan dan prosedur, atau pelanggaran terhadap aturan perilaku; d). menjelaskan
dan
mempertanggungjawabkan
adanya
intervensi
atau
pengabaian pengendalian intern; dan e). menghapus kebijakan atau penugasan yang dapat mendorong perilaku tidak etis. 2). komitmen terhadap kompetensi, akan dilihat dari aspek-aspek sebagai berikut : a). mengidentifikasi
dan
menetapkan
kegiatan
yang
dibutuhkan
untuk
menyelesaikan tugas dan fungsi pada masing-masing posisi dalam Instansi Pemerintah; b). menyusun standar kompetensi untuk setiap tugas dan fungsi pada masingmasing posisi BKD Kabupaten Lamongan ; c). menyelenggarakan pelatihan dan pembimbingan untuk membantu pegawai mempertahankan dan meningkatkan kompetensi pekerjaannya; dan d). memilih pejabat BKD Kabupaten Lamongan yang memiliki kemampuan manajerial dan pengalaman teknis yang luas dalam pengelolaan tugas bidang kepegawaian. 3). kepemimpinan yang kondusif, akan dilihat dari aspek-aspek sebagai berikut : a). mempertimbangkan risiko dalam pengambilan keputusan; b). menerapkan manajemen berbasis kinerja; c). mendukung fungsi tertentu dalam penerapan SPIP;
d). melindungi atas aset dan informasi dari akses dan penggunaan yang tidak sah; e). melakukan interaksi secara intensif dengan pejabat pada tingkatan yang lebih rendah; dan f). merespon secara positif terhadap pelaporan yang berkaitan dengan keuangan, penganggaran, program dan kegiatan. 4). pembentukan struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan, akan dilihat dari aspek-aspek sebagai berikut : a). menyesuaikan dengan ukuran dan sifat kegiatan Instansi Pemerintah; b). memberikan kejelasan wewenang dan tanggung jawab di BKD Kab Lamongan ; c). memberikan kejelasan hubungan dan jenjang pelaporan intern BKD Kab Lamongan; d). melaksanakan evaluasi dan penyesuaian periodik terhadap struktur organisasi sehubungan dengan perubahan lingkungan strategis; dan e). menetapkan jumlah pegawai yang sesuai, terutama untuk posisi pimpinan. 5). pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat, akan dilihat dari aspek-aspek sebagai berikut : a). wewenang diberikan kepada pegawai yang tepat sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya dalam rangka pencapaian tujuan Instansi Pemerintah; b). pegawai yang diberi wewenang sebagaimana dimaksud dalam huruf a memahami bahwa wewenang dan tanggung jawab yang diberikan terkait dengan pihak lain dalam Instansi Pemerintah yang bersangkutan; dan c) pegawai yang diberi wewenang sebagaimana dimaksud dalam huruf b memahami bahwa pelaksanaan wewenang dan tanggung jawab terkait dengan penerapan SPIP. 6). penyusunan dan penerapan kebijakan yang sehat tentang pembinaan sumber daya manusia, akan dilihat dari aspek-aspek sebagai berikut : a. penetapan kebijakan dan prosedur sejak rekrutmen sampai dengan pemberhentian pegawai; b. penelusuran latar belakang calon pegawai dalam proses rekrutmen; dan c. supervisi periodik yang memadai terhadap pegawai. 7). perwujudan peran aparat pengawasan intern pemerintah yang efektif; dan
a. memberikan keyakinan yang memadai atas ketaatan, kehematan, efisiensi, dan efektivitas pencapaian tujuan penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah; b. memberikan peringatan dini dan meningkatkan efektivitas manajemen risiko dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah; dan c. memelihara dan meningkatkan kualitas tata kelola penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah. 8). hubungan kerja yang baik dengan Instansi Pemerintah terkait, akan dilihat dari segi diwujudkannya dengan harus melalui mekanisme saling uji antar instansi Pemerintah terkait. 2.
Penilaian Resiko
Yang berkaitan dengan unsur penilaian resiko, maka Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan selaku Pimpinan Instansi Pemerintah harus sudah menetapkan tujuan keseluruhan organisasi yang dipimpin secara jelas dan konsisten serta juga telah membuat tujuan tingkatan kegiatan yang mendukungnya. Selaku Pimpinan Instansi Pemerintah harus melakukan identifikasi risiko secara menyeluruh, mulai dari sumber daya internal maupun eksternal, yang dapat mempengaruhi kemampuan Instansi yang dipimpin dalam mencapai tujuannya. Analisis risiko harus selalu dilaksanakan, dan
mengembangkan
pendekatan yang memadai untuk mengelola risiko. Selain itu, sebagai instansi pemerintah harus sudah memiliki mekanisme untuk mengidentifikasi perubahan yang dapat mempengaruhi kemampuan Instansi yang dipimpin dalam mencapai visi, misi, dan tujuannya. Oleh karena itu dalam pengendalian intern Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan, maka unsur Penilaian Resiko SPIP ini, akan dikendalikan dari komponen-komponennya yang terdiri dari :
1). Pelaksanaan penilaian resiko di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan, dengan dilihat dari aspek : a). identifikasi risiko, dengan memperhatikan dan mempedomani : i). menggunakan metodologi yang sesuai untuk visi, misi dan tujuan strategis BKD dan tujuan pada tingkatan kegiatan secara komprehensif; ii). menggunakan mekanisme yang memadai untuk mengenali risiko dari faktor eksternal dan faktor internal, dan
iii). menilai faktor lain yang dapat meningkatkan risiko. b). analisis risiko, harus memperhatikan dan mempedomani : i). untuk menentukan dampak dari risiko yang telah diidentifikasi terhadap pencapaian tujuan BKD ii). penerapannya tetap harus memegang prinsip kehati-hatian dalam menentukan tingkat risiko yang dapat diterima. 2) Visi, misi dan tujuan Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan kesesuaiannya dengan pedoman peraturan perundang-undangan yang berlaku, akan dilihat aspek-aspeknya yaitu : a). visi, misi dan tujuan menyeluruh Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan, akan lihat dari : i) pernyataan dan arahannya harus sudah spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu. ii) pengkomunikasiannya dengan seluruh pejabat dan staf yang ada ; iii) dalam pencapaiannya menggunakan strategi operasional yang konsisten dan strategi manajemen terintegrasi dan rencana penilaian risiko. b). tujuan pada tingkatan kegiatan Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan, harus dilihat dari sisi : i). konsistensinya terhadap visi, misi dan tujuan strategis Rensta Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan ; ii). penerapan dan pengembangan strategi manajemen terintegrasi dan rencana penilaian risiko Instansi Pemerintah; iii). semua
harus
saling
melengkapi,
saling
menunjang,
dan
tidak
bertentangan satu dengan lainnya ; iv). relevan dengan seluruh kegiatan utama Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan; v). mengandung unsur kriteria pengukuran; vi). didukung sumber daya Instansi Pemerintah yang cukup; dan vii). melibatkan seluruh tingkat pejabat dalam proses penetapannya. 3.
Kegiatan Pengendalian
Kegiatan pengendalian merupakan kewajiban bagi setiap pimpinan intansi
pemerintah
untuk
menyelenggarakannya
sesuai
dengan
ukuran,
kompleksitas dan sifat dari tugas instansi yang dipimpinnya. Berkaitan dengan unsur Kegiatan Pengendalian, maka kondisi yang diharapkan Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan harus memastikan bahwa Kebijakan yang diambil dan dijalankan, prosedur, teknik, dan mekanisme pengendalian yang memadai sudah dikembangkan dan sudah diterapkan untuk memastikan adanya kepatuhan terhadap arahan yang sudah ditetapkan. Kegiatan pengendalian yang tepat sudah dikembangkan untuk setiap kegiatan pada Badan Kepegawaian Daerah dan diterapkan sebagaimana mestinya. Penyelenggarakan kegiatan pengendalian harus tetap sesuai dengan ukuran, kompleksitas, dan sifat dari tugas dan fungsi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan. Oleh karena itu unsur Kegiatan Pengendalian ini, akan dikendalikan dengan memperhatikan karakteristik sebagai berikut : 1). kegiatan pengendalian diutamakan pada kegiatan pokok Instansi Pemerintah; 2). kegiatan pengendalian harus dikaitkan dengan proses penilaian risiko; 3). kegiatan pengendalian yang dipilih disesuaikan dengan sifat khusus Instansi Pemerintah; 3). kebijakan dan prosedur harus ditetapkan secara tertulis; 4). prosedur yang telah ditetapkan harus dilaksanakan sesuai yang ditetapkan secara tertulis; dan 5). kegiatan pengendalian dievaluasi secara teratur untuk memastikan bahwa kegiatan tersebut masih sesuai dan berfungsi seperti yang diharapkan.
Kegiatan pengendalian ini, akan dilihat dari komponen-komponennya sebagai berikut : 1).
review atas kinerja BKD Kab Lamongan, akan dilihat dari pembandingan kinerja dengan tolok ukur kinerja yang ditetapkan.
2).
pembinaan sumber daya manusia, dengan melihat hal-hal sebagai berikut : a). pengkomunikasian visi, misi, tujuan, nilai, dan strategi instansi kepada seluruh pegawai; b). pembuatan strategi perencanaan dan pembinaan sumber daya manusia yang mendukung pencapaian visi dan misi; dan
c). pembuatan uraian jabatan, prosedur rekrutmen, program pendidikan dan pelatihan pegawai, sistem kompensasi, program kesejahteraan dan fasilitas pegawai, ketentuan disiplin pegawai, sistem penilaian kinerja, serta rencana pengembangan karir. 3).
pengendalian atas pengelolaan sistem informasi, harus mampu memastikan akurasi dan kelengkapan informasi, yang harus dipilah menjadi : i). Pengendalian umum, dilihat dari aspek-aspek sebagai berikut : (1). pengamanan sistem informasi, yang mencakup sebagai berikut : (a). pelaksanaan penilaian risiko secara periodik yang komprehensif; (b). pengembangan rencana yang secara jelas menggambarkan program pengamanan serta kebijakan dan prosedur yang mendukungnya; (c). penetapan
organisasi
untuk
mengimplementasikan
dan
mengelola program pengamanan; (d). penguraian tanggung jawab pengamanan secara jelas; (e). implementasi kebijakan yang efektif atas sumber daya manusia terkait dengan program pengamanan, dan (f). pemantauan efektivitas program pengamanan dan melakukan perubahan program pengamanan jika diperlukan. (2). pengendalian atas akses informasi, mencakup kegiatan berikut : (a). klasifikasi
sumber
daya
sistem
informasi
berdasarkan
kepentingan dan sensitivitasnya; (b). identifikasi pengguna yang berhak dan otorisasi akses ke informasi secara formal; (c). pengendalian fisik dan pengendalian logik untuk mencegah dan mendeteksi akses yang tidak diotorisasi; dan (d). pemantauan atas akses ke sistem informasi, investigasi atas pelanggaran, serta tindakan perbaikan dan penegakan disiplin. (3). pengendalian atas pengembangan dan perubahan perangkat lunak aplikasi, mencakup kegiatan berikut : (a). otorisasi atas fitur pemrosesan sistem informasi dan modifikasi program;
(b). pengujian dan persetujuan atas seluruh perangkat lunak yang baru dan yang dimutakhirkan, dan (c). penetapan
prosedur
untuk
memastikan
terselenggaranya
pengendalian atas kepustakaan perangkat lunak. (4). pengendalian atas perangkat lunak sistem informasi, mencakup : (a). pembatasan akses ke perangkat lunak sistem berdasarkan tanggung jawab pekerjaan dan dokumentasi atas otorisasi akses; (b). pengendalian dan pemantauan atas akses dan penggunaan perangkat lunak sistem; dan (c). pengendalian
atas
perubahan
yang
dilakukan
terhadap
perangkat lunak sistem. (5). pemisahan tugas pengelolaan sistem informasi, mencakup kegiatan berikut (a). identifikasi tugas yang tidak dapat digabungkan dan penetapan kebijakan untuk memisahkan tugas tersebut; (b). penetapan pengendalian akses untuk pelaksanaan pemisahan tugas; (c). pengendalian atas kegiatan pegawai melalui penggunaan prosedur, supervisi, dan reviu. (6). kontinuitas pelayanan sistem informasi, mencakup : (a). penilaian, pemberian prioritas, dan pengidentifikasian sumber daya pendukung atas kegiatan komputerisasi yang kritis dan sensitif; (b). langkah-langkah
pencegahan
dan
minimalisasi
potensi
kerusakan dan terhentinya operasi komputer; (c). pengembangan dan pendokumentasian rencana komprehensif untuk mengatasi kejadian tidak terduga; dan (d). pengujian secara berkala atas rencana untuk mengatasi kejadian tidak terduga dan melakukan penyesuaian jika diperlukan.
ii). Pengendalian aplikasi sistem informasi, akan dilihat aspek-aspek sebagai berikut : (1). Pengendalian otorisasi sistem Informasi, mencakup: (a). pengendalian terhadap dokumen sumber; (b). pengesahan atas dokumen sumber; (c). pembatasan akses ke terminal entri data; dan (d). penggunaan file induk dan laporan khusus untuk memastikan bahwa seluruh data yang diproses telah diotorisasi. (2). Pengendalian kelengkapan sistem Informasi, mencakup : (a). pengentrian dan pemrosesan seluruh transaksi yang telah diotorisasi ke dalam komputer, dan (b). pelaksanaan rekonsiliasi data untuk memverifikasi kelengkapan data. (3). Pengendalian akurasi sistem Informasi, mencakup: (a). penggunaan desain entri data untuk mendukung akurasi data; (b). pelaksanaan validasi data untuk mengidentifikasi data yang salah; (c). pencatatan, pelaporan, investigasi, dan perbaikan data yang salah dengan segera; dan (d). reviu atas laporan keluaran untuk mempertahankan akurasi dan validitas data. (4). Pengendalian terhadap keandalan pemrosesan dan file data sistem Informasi, mencakup : (a). penggunaan prosedur yang memastikan bahwa hanya program dan file data versi terkini digunakan selama pemrosesan; (b). penggunaan
program
yang
memiliki
prosedur
untuk
memverifikasi bahwa versi file komputer yang sesuai digunakan selama pemrosesan; (c). penggunaan program yang memiliki prosedur untuk mengecek internal file header labels sebelum pemrosesan; dan (d). penggunaan aplikasi yang mencegah perubahan file secara bersamaan.
4).
pengendalian fisik atas asset, sebagai kewajiban setiap pimpinan istansi pemerintah harus dikomunikasikan dengan seluruh pegawai, terutama yang berkaitan dengan : a). rencana identifikasi, kebijakan dan prosedur pengamanan fisik ; b). rencana pemulihan setelah bencana.
5).
penetapan dan reviu atas indikator dan ukuran kinerja, wajib dilakukan oleh setiap pimpinan instansi pemerintah, dengan melakukan hal-hal sebagai berikut : a). menetapkan ukuran dan indikator kinerja ; b). mereviu dan melakukan validasi secara periodik atas ketetapan dan keandalan ukuran dan indikator kinerja; c). mengevaluasi faktor penilaian pengukuran kinerja; dan d). membandingkan secara terus-menerus data capaian kinerja dengan sasaran yang ditetapkan dan selisihnya dianalisis lebih lanjut.
6).
pemisahan fungsi, wajib dilakukan oleh setiap pimpinan instansi pemerintah untuk menjamin agar seluruh aspek utama transaksi atau kejadian tidak dikendalikan oleh hanya 1 (satu) orang.
7).
otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting, sebagai kewajiban setiap pimpinan instansi pemerintah, dengan menetapkan dan mengkomunikasikan syarat dan ketentuan otorisasi kepada seluruh pegawai.
8).
pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian, sebagai kewajiban setiap pimpinan instansi pemerintah, dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut : a). transaksi dan kejadian diklasifikasikan dengan tepat dan dicatat segera, dan b). klasifikasi dan pencatatan yang tepat dilaksanakan dalam seluruh siklus transaksi atau kejadian.
9).
pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya, sebagai kewajiban setiap pimpinan instansi pemerintah, dengan memberikan akses hanya kepada pegawai yang ditugaskan (berwenang) dan harus melakukan review atas pembatasan tersebut secara berkala ;
10). akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya, sebagai kewajiban setiap pimpinan instansi pemerintah, dengan juga memberikan akses hanya kepada pegawai yang ditugaskan (berwenang) dan harus melakukan review atas pembatasan tersebut secara berkala, dan dengan menugaskan secara khusus pegawai yang bertanggungjawab terhadap penyimpanan sumberdaya dan pencatatannya serta melakukan review atas penugasan tersebut secara berkala ; 11). dokumentasi yang baik atas Sistem Pengendalian Intern serta transaksi dan kejadian penting, juga sebagai kewajiban setiap pimpinan instansi pemerintah sehingga harus memiliki, mengelola, memelihara dan secara berkala memutakhirkan dokumentasi yang mencakup seluruh sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting. 4. Informasi dan Komunikasi
Sistem
informasi
sangat
dibutuhkan
dan
bermanfaat
untuk
mengidentifikasi dan mencatat informasi operasional dan keuangan yang penting yang berhubungan dengan peristiwa internal dan eksternal yang telah ada dan diimplementasikan.
Informasi
tersebut
wajib
diidentifikasi,
dicatat,
dan
dikomunikasikan oleh setiap pimpinan kepada pegawai jajarannya dan pihak lain di lingkungan Instansi Pemerintah
dalam bentuk dan waktu yang tepat yang
memungkinkan para pihak tersebut mampu melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara lebih efisien dan efektif. Oleh karena itu Kepala BKD Kabupaten Lamongan sebagai Pimpinan Instansi Pemerintah harus memastikan bahwa komunikasi internal telah terjalin dengan efektif, serta
juga harus memastikan
bahwa komunikasi eksternal yang efektif juga terjalin dengan kelompok-kelompok yang dapat mempengaruhi pencapaian visi, misi, dan tujuan Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan. Kepala BKD Kab Lamongan paling tidak harus melakukan hal-hal sebagai berikut : 1). menyediakan dan menggunakan berbagai bentuk dan sarana komunikasi yang sesuai dengan kebutuhannya, yang bisa berupa buku pedoman, pedoman kebijakan dan prosedur, surat edaran, memorandum, papan pengumuman,
situs internet, e-mail, rekaman video, arahan lisan, termasuk tindakan pimpinan yang mendukung implementasi Sistem Pengendalian Intern. 2), mengelola, mengembangkan, dan memperbarui sistem informasinya dalam upaya meningkatkan komunikasi wajib diselenggarakannya secara efektif dan berkesinambungan, dengan harus mempertimbangkan manajemen sistem informatika, mekanisme identifikasi kebutuhan informasi, kemajuan teknologi informasi, pemantauan mutu informasi, kecukupan SDM dan keuangan untuk pengembangannya. 5.
Pemantauan SPIP
Pemantauan pengendalian intern menilai kualitas kinerja pengendalian intern Instansi Pemerintah wajib dilakukan secara terus-menerus sebagai bagian dari proses pelaksanaan kegiatan sehari-hari. Selain itu, evaluasi terpisah terhadap pengendalian intern dilakukan secara berkala dan kelemahan yang ditemukan diteliti lebih lanjut. Sudah ada prosedur yang dibuat, untuk memastikan bahwa seluruh temuan audit dan reviu lainnya segera dievaluasi, ditentukan tanggapan yang tepat, dan dilaksanakan tindakan perbaikannya. Oleh karena itu Kepala BKD Kab
Lamongan
sebagai
pimpinan
instansi
pemerintah
wajib
melakukan
pemantauan pengendalian intern, melalui kegiatan sebagai berikut : 1). melaksanakan pemantauan secara berkelanjutan, yang diselenggarakan melalui kegiatan pengelolaan rutin, supervisi, pembandingan, rekonsiliasi, dan tindakan lain yang terkait dalam pelaksanaan tugas. 2). evaluasi terpisah, dapat dilaksanakan dengan : a). diselenggarakan melalui penilaian sendiri, reviu, dan pengujian efektivitas Sistem Pengendalian Intern. b). dapat bekerjasama untuk dilakukan oleh aparat pengawasan intern pemerintah atau pihak eksternal pemerintah. c). dapat milakukan dengan menggunakan daftar uji pengendalian intern sesuai pedoman ketentuan yang berlaku. 3). meninindak-lanjuti setiap rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya, yang harus segera diselesaikan dan dilaksanakan sesuai dengan mekanisme penyelesaian rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya yang ditetapkan.
B. Strategi Penyelenggaraan SPIP di BKD Kabupaten Lamongan
Strategi Penyelenggaraan SPIP di BKD Kabupaten Lamongan dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut : 1). Mempersiapkan SDM nya yang akan menjadi anggota Satuan Tugas untuk diberikan kompetensi di bidang penyelengaraan SPIP dengan mengirim para pejabat dan staf BKD Kabupaten Lamongan untuk mengikuti Bimbingan Teknis (Bimtek) SPIP yang diselenggarakan Inspektorat Kabupaten Lamongan dan mengikutkan Diklat SPIP yang pernah diselenggarakan. 2). Membentuk Satgas penyelenggaraan SPIP pada BKD Kabupaten Lamongan. 3). Menyusun Term of Reference (TOR) SPIP pada BKD Kabupaten Lamongan yang merupakan kerangka kerja pedoman teknis sekaligus memuat rencana kerja penyelenggaraan SPIP di BKD Kabupaten Lamongan. 4). Pelaksanaan Penyelenggaraan SPIP di BKD Kabupaten Lamongan. 5). Monetoring, evaluasi, analisis dan pelaporan penyelenggaraan SPIP di BKD Kabupaten Lamongan. 6). Penguatan dan pengembangan SPIP di BKD Kabupaten Lamongan.
C. Pengorganisasian Penyelenggara SPIP
Sebagai penyelenggara SPIP di BKD Kabupaten Lamongan telah dibentuk Satuan Tugas (Satgas) Penyelenggaraan SPIP pada BKD Kab. Lamongan berdasar-kan Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kab. Lamongan Nomor : 188/ 487
/KEP/413.203/2013 tanggal 31 Desember 2013,
dengan susunan keanggotaan Satgas dan tugas yang menjadi tanggungjawab pokoknya sebagai berikut :
1). Susunan Satgas penyelenggaraan SPIP pada BKD Kabupaten Lamongan, sebagai berikut : a) Penanggung jawab
b) Ketua
c) Sekretaris
d) Koordinator Pengen
BAMBANG KUSTIONO, SH.MM
Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kab. Lamongan DR. MUGITO, M Sekretaris pada Badan Kepegawaian Daerah Kab. Lamongan CHONEEF ENDAH F., Kasubag Program pada SH.Msi. Badan Kepegawaian Daerah Kab. Lamongan AGUS SUPRAPTO, Kasubag Keuangan pada S.Sos. Sekretariat Badan Kepega-waian Daerah Kab Lamongan
dalian Kualitas Program, Penganggaran, Pelaporan dan Pertanggungjawaban Keuangan e) Anggota ENDANG SRI ASTUTIK, SAP. f) Anggota AWANG SARI SP., SE.MSi. g) Koordinator Pengen SITI RUBIKAH, dalian Kualitas Out- SE.MSi. put Kebijakan dan Pelayanan Kepegawaian h) Anggota R.MOCH. BAHARUDIN, SH.
Staf Badan Kepegawaian Daerah Kab Lamongan Staf Badan Kepegawaian Daerah Kab Lamongan Kepala Bidan Mutasi pada Badan Kepegawaian Dae-rah Kab Lamongan
Kasubid Kesejahteraan Pe-gawai pada Bidang Pengem bangan Karier dan Kesejah-teraan Pegawai Badan Kepegawaian Daerah Kab Lamongan i) Anggota JOHNY INDRIANTO Kasubid Pengadaan dan F., SSTP.MSi. Pemberhentian Pegawai pada Bidang Informasi dan Pengadaan Pegawai Badan Kepegawaian Daerah Kab Lamongan j) Anggota ARIEF FAKHRUDIN, Kasubid Mutasi I pada SSTP.MAP. Bidang Mutasi Badan Kepegawaian Daerah Kab Lamongan k) Koordinator Pengen HARIYANTO, Kepala Bidang Pengemdalian Kualitas Disi- SPd.M.IP. bangan Karier dan plin, PendayagunaKesejah-teraan Pegawai an dan Pengempada Badan bangan Pegawai Kepegawaian Daerah Kab Lamongan
l) Anggota
m) Anggota
n) Koordinator Pengen
dalian Kualitas Informasi, Sarana dan Prasarana Kerja Pegawai o) Anggota
p) Anggota
SUMARTINI, BA.
Kasubag Umum pada Sekre tariat Badan Kepegawaian Daerah Kab Lamongan RUSDY, SH.MH. Kasubid Mutasi II pada Bidang Mutasi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan DRS. TURDJI, MM. Kepala Bidang Informasi dan Pengadaan Pegawai pada Badan Kepegawaian Daerah Kab Lamongan NURHAYATI Kepala Bidang Diklat ASA’ADAH, SE.MSi. Pegawai pada Badan Kepegawaian Daerah Kab Lamongan NOMAN KRESNA Kasubid Informasi dan MS., SSTP.MSi. Dokumentasi pada Bidang Informasi dan Pengadaan Pegawai Badan Kepega-waian Daerah Kab Lamongan
2). Tugas yang menjadi tanggungjawab Satgas Penyelenggaraan SPIP pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan, sebagai berikut : a. Merencanakan dan merumuskan kebijakan intern penyelenggaraan sistem pengendalian
intern
pada
Badan
Kepegawaian
Daerah
Kabupaten
Lamongan. b. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan. c. Mereview, mengevaluasi dan melaporkan hasil penyelenggaraan sistem pengendalian intern kepada Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan. D. Obyek Penyelenggaraan SPIP dan Penentuan Prioritasnya
Obyek
penyelenggara
SPIP
di
BKD
Kab.
Lamongan
adalah
kelembagaan, kewenangan dan tatalaksana, perencanaan strategis, pengelolaan dan pertanggungjawaban anggaran dan keuangan serta asset, seluruh kebijakan dan kesediaan perangkat regulasinya, input, proses dan output aktivitas kerja dan pelayanan, sikap dan perilaku SDM dan manajemennnya, transaksi dan kejadian hubungan kerja,
pengelolaan sistem informasi, pengelolaan komunikasi dan
informasi serta evaluasi dan pelaporan yang dibangun, dijalankan dan di kembangkan sesuai tugas pokok dan fungsi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan. Untuk menjamin pencapaian visi, misi, tujuan dan sasaran strategisnya, maka
Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan harus
menentukan
obyek yang menjadi prioritas dalam penyelenggaraan SPIP sehingga nantinya dapat
mengendalikan
perwujudannya. Lamongan
risiko-risiko
yang
menghambat
pencapaian
dan
Oleh karena itu, Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten
harus
mengidentifikasikan
obyek
penyelenggaraan
SPIP
(organisasional dan operasional), menilai risiko makronya secara keseluruhan, dan kemudian menentukan prioritas berdasarkan urutan besarnya risiko makro. Adapun prinsip perumusan dan penentuan prioritas obyek penyelenggaraan SPIP adalah berdasarkan risiko makro yang dominan berdasarkan 12 (dua belas) kriteria yang telah ditetapkan. Sehingga dengan demikian tujuannya dalam penentuan prioritas penyelenggaraan SPIP benar-benar sesuai dengan kondisi dan kebutuhan di lingkungan organisasi SKPD Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan.
Langkah kerja utama menyusun prioritas obyek penyelenggaraan SPIP tersebut adalah sebagai berikut: 1). melakukan identifikasi atas sub unit kerja atau kegiatan yang ada dalam pelaksanaan kegiatan berdasarkan uraian tugas dan fungsinya; 2). memberikan penilaian (skor 1-5) pada masing-masing unit atau kegiatan untuk setiap kriteria sebagai berikut: a). etika, yaitu nilai-nilai yang dituntut dalam melaksanakan suatu pekerjaan meliputi hal-hal yang boleh dan tidak boleh serta hal yang dibenarkan atau tidak dibenarkan; b). kompetensi, yaitu kemampuan berupa pengetahuan, keahlian, dan sikap perilaku yang diperlukan dalam melaksanakan tugas; c). aset,
yaitu
aset,
sumber
daya,
atau
sub-sub
kegiatan
yang
digunakan/dilibatkan dalam melaksanakan kegiatan; d). finansial, yaitu pengaruh kondisi finansial secara umum dalam kelancaran pelaksanaan kegiatan; e). kompetisi, yaitu tingkat kompetisi dalam pelaksanaan tugas dikaitkan dengan perbandingannya dengan kegiatan sejenis yang dilakukan oleh unit lainnya; f).
kerumitan, yaitu tingkat kompleksitas yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan;
g). dampak, yaitu akibat yang ditimbulkan atas suatu kegiatan dikaitkan dengan kinerja instansi pemerintahan secara keseluruhan; h). komputerisasi,
yaitu
tingkat
komputerisasi
yang
dituntut
dalam
melaksanakan kegiatan; i).
penyebaran yaitu tingkat penyebaran secara geografis atas kegiatan yang dilaksanakan;
j).
organisasi, yaitu tingkat perubahan organisasi yang dialami dalam hubungannya dengan efektivitas pelaksanaan kegiatan ;
k). manajemen, yaitu tingkat pertimbangan manajemen atau dukungan manajemen pelaksanaan kegiatan. Termasuk yang dapat menjadi pertimbangan manajemen adalah kegiatan yang bersifat quick win sehingga mendesak untuk ditingkatkan pengendaliannya;
l).
audit yaitu tingkat kelemahan-kelemahan yang ditemukan dalam audit baik oleh auditor eksternal maupun Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP);
3). menjumlahkan nilai masing-masing kriteria sehingga diperoleh nilai total atas risiko makro dari masing-masing kegiatan; 4). membuat peringkat nilai dengan urutan dari unit atau kegiatan dengan nilai terbesar sampai dengan nilai terkecil; 5). menentukan
prioritas
penyelenggaraan
SPIP
atas
unit
atau
kegiatan
berdasarkan peringkatnya dikaitkan dengan sumber daya yang ada, dan 6). menuangkan hasil penilaian dalam kertas kerja sesuai Format E dan menyimpulkan hasilnya dalam Desain Penyelenggaraan SPIP.
E. Membangun Kepedulian Tentang Peran Organisasi Kesadaran setiap pimpinan dan seluruh pegawai tentang perannya dalam kehidupan organisasi adalah modal awal yang sangat diperlukan untuk dikembangkan dalam penyusunan strategi penerapan SPIP. Kepedulian tentang peran ini perlu dibangun agar arah pengembangan tujuan organisasi sesuai dengan visi, misi, tujuan dan sasaran strategis organisasi. Peran masing-masing baik pimpinan maupun keseluruhan pegawai harus dinilai sesuai tugas dan fungsinya secara sadar yang dijalani oleh pimpinan dan seluruh pegawai, dan harus dipastikan
arahnya dengan
visi, misi, tujuan dan sasaran strategis
organisasi. Dalam menerapkan SPIP sangat diperlukan kepedulian pimpinan dan seluruh pegawai dalam melakukan evaluasi terhadap tugas dan fungsi yang dijalankan agar selalu berada dalam arah yang telah ditetapkan dalam Rencana Strategis SKPD maupun dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerahnya.
Oleh karena itu dalam mendesain SPIP diperlukan pemahaman
terhadap ketatalaksanaan dan ketatausahaan atau proses bisnis unit atau kegiatan (Standar operasional prosedur/SOP nya) serta struktur organisasinya. Dengan demikian pimpinan dan seluruh pegawai yang ada memahami tugas dan fungsi organisasi serta pengendaliannya dalam pelaksanaan tugas dan fungsi masingmasing.
BAB III RENCANA KERJA PENYELENGGARAAN SPIP PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN LAMONGAN
A. Rencana Kerja Penguatan Lingkungan Pengendalian
Untuk menilai efektivitas lingkungan pengendalian kita harus mengetahui kelemahan dari suatu penendalian sehingga dapat kita tentukan area perbaikan (Area of Improvement/AOI). Hal ini tidak hanya menunjuk ke arah infrastruktur atau unsur SPIP yang akan diperbaiki tetapi juga menunjuk ke unit organisasi mana yang akan diperbaiki termasuk mengidentifikasi didalamnya sub unsur Lingkungan Pengendalian.
Unit
kerja
perlu
menyusun
suatu
rencana
kerja
untuk
menindaklanjuti adanya kelemahan dalam unsur lingkungan pengendalian. Rencana Kerja penguatan lingkungan pengendalian ditentukan sub-sub unsurnya sesuai dengan informasi kelemahan yang diperoleh dari hasil Diagnostic Assessment (DA) lingkungan pengendalian.
1. Rencana Kerja Penegakan Integritas dan Nilai Etika Rencana kerja ini disusun dalam rangka menindaklanjuti temuan adanya kelemahan atau kekurangan atas keberadaan dan keterpenuhan syarat minimal aturan perilaku, serta penerapannya dalam pelaksanaan kegiatan suatu unit kerja.
a. Prinsip dan Tujuan Prinsip dari Rencana Kerja Penegakan Integritas dan Nilai Etika didasarkan pada aturan perilaku dan etika bagi pegawai yang diterapkan dan ditegakkan di unit kerja. Sedangkan tujuannya adalah untuk meningkatkan integritas pimpinan dan pegawai dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.
b. Output Output kegiatan ini adalah adanya Rencana Kerja penyusunan/ penyempurnaan aturan perilaku atau mekanisme penegakan aturan perilaku di unit kerja.
c. Kriteria 1). Adanya Aturan Perilaku berupa Peraturan Kepala BKD Kab Lamongan yang berlaku menyeluruh dan berlaku di lingkungannya dan sudah diterapkan. 2). Pegawai memperlihatkan bahwa ia mengetahui: a). perilaku dapat diterima; b). perilaku tidak dapat diterima; c). hukuman yang akan dikenakan terhadap perilaku yang tidak diterima; dan d) tindakan yang harus dilakukan jika tahu ada sikap perilaku yang tidak diterima. 3). Pegawai
menandatangani
pernyataaan
untuk
menerapkan
aturan
perilaku/pakta integritas secara berkala. 4). Pimpinan melakukan pembinaan dan mendorong terciptanya budaya yang menekankan pentingnya penegakan integritas dan nilai etika. 5). Pegawai melihat adanya dorongan sejawat untuk menerapkan sikap perilaku dan etika yang baik. 6). Pimpinan melakukan tindakan cepat dan tepat segera setelah timbulnya masalah (perilaku tidak etis). 7). Adanya
petunjuk
pelaksanaan/mekanisme
yang
mengatur
diperkenankannya melakukan intervensi dan pengabaian atas pengendalian intern. 8). Intervensi atau pengabaian terhadap pengendalian intern didokumentasikan secara lengkap termasuk alasan dan tindakan khusus yang diambil.
d. Langkah Kerja Langkah kerja utama untuk menghasilkan output ini adalah: 1). menganalisis hasil Diagnostic Assessment (DA) atas sub unsur penegakan integritas dan nilai etika sesuai dengan kriteria di atas dan menentukan ruang lingkup yang sesuai; 2). mengidentifikasi hasil penilaian risiko yang terkait;
3). menganalisis permasalahan etika yang ditemukan di unit kerja baik didapat dari hasil temuan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP), maupun penilaian efektivitas lingkungan pengendalian; 4). menentukan
kelemahan
lingkungan
pengendalian
yang
terkait
dengan
penegakan integritas dan nilai etika; dan 5). membuat rencana aksi penyusunan/perbaikan aturan perilaku atau mekanisme penegakan aturan perilaku.
2. Rencana Kerja Peningkatan Komitmen pada Kompetensi
Instansi pemerintah memerlukan suatu komitmen dari pimpinan untuk menempatkan
atau
menugaskan
pegawainya
sesuai
dengan
persyaratan
kompetensi yang dimiliki masing-masing pegawai, yakni disesuaikan dengan pengetahuan dan keahliannya.
a. Prinsip dan Tujuan Prinsip dari Rencana Kerja Peningkatan Komitmen pada Kompetensi didasarkan pada standar kompetensi untuk setiap tugas dan fungsi masing-masing posisi di unit kerja. Sedangkan tujuannya adalah untuk menentukan dan menempatkan orang yang tepat pada posisi yang tepat. Komitmen terhadap kompetensi ditunjukkan dengan kemauan pimpinan dan pegawai untuk bersamasama bertanggungjawab dalam mewujudkan visi, misi dan tujuan instansinya dengan melakukan tugas/jabatan sesuai dengan peran dan fungsinya dengan pengetahuan dan keahliannya.
b. Output Output kegiatan ini adalah adanya Rencana Kerja penyusunan standar kompetensi pada masing-masing unit kerja.
c. Kriteria
1). Pimpinan sudah menetapkan uraian jabatan, syarat jabatan, dan syarat kompetensi yang dibutuhkan untuk seluruh jabatan/fungsi di lingkungan Kementerian. 2). Adanya mekanisme/proses yang memastikan bahwa pegawai yang terpilih untuk menduduki suatu jabatan telah memiliki kompetensi yang diperlukan. 3). Kompensasi dan kenaikan jabatan/promosi didasarkan pada prestasi dan kinerja.
d. Langkah Kerja Langkah kerja utama untuk menghasilkan output ini adalah: 1). menganalisis hasil Diagnostic Assessment (DA) atas sub unsur komitmen pada kompetensi sesuai dengan kriteria di atas dan menentukan ruang lingkup yang sesuai; 2). mengidentifikasi hasil penilaian risiko yang terkait; 3). menginventarisasi tugas dan fungsi pada unit kerja; 4). mengidentifikasi kegiatan yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas dan fungsi yang telah diinventarisir; 5). analisis pendidikan, pelatihan, pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang dibutuhkan dari seorang pegawai untuk melaksanakan kegiatan yang diembannya; 6). menetapkan kebijakan terkait standar kompetensi pada masing-masing tugas dan fungsi; 7). menentukan
kelemahan
lingkungan
pengendalian
yang
terkait
dengan
peningkatan komitmen pada kompetensi; dan 8). membuat rencana aksi penguatan/perbaikan kompetensi pimpinan dan seluruh pegawai.
3. Rencana Kerja Peningkatan Pemahaman Kepemimpinan yang Kondusif
Kepemimpinan yang kondusif adalah kepemimpinan yang efektif dalam mengarahkan seluruh sumber daya dan potensi organisasi, termasuk melakukan perubahan dalam rangka mencapai kinerja yang lebih baik.
a. Prinsip dan Tujuan Prinsip dari Rencana Kerja Peningkatan Pemahaman Kepemimpinan yang Kondusif
didasarkan pada pertimbangan risiko dalam pengambilan
keputusan, penerapan manajemen berbasis kinerja, dan pengendalian dalam pelaksanaan tugas dan fungsi. Sedangkan tujuan dari rencana kerja ini adalah untuk menciptakan iklim yang positif dan manajemen yang sehat dalam pelaksanaan kegiatan.
b. Output Output kegiatan ini adalah adanya Rencana Kerja pemahaman pimpinan atas pencapaian kinerja yang berbasis risiko.
c. Kriteria 1) Pimpinan sudah melakukan penilaian risiko atas kebijakan yang dibuat untuk pelaksanaan tupoksinya. 2) Seluruh kebijakan yang diambil oleh pimpinan sudah didasarkan pada hasil penilaian risikonya. 3) Pimpinan mendorong Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) untuk melakukan pengawasan intern secara intensif. 4) Pimpinan selalu memberikan respon cepat dan positif terhadap temuan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK). 5) Masih terdapat resiko yang belum teridentifikasi.
d. Langkah Kerja Langkah kerja utama untuk menghasilkan output ini adalah: 1). menganalisis hasil Diagnostic Assessment (DA) atas sub unsur kepemimpinan yang kondusif; 2). mengidentifikasi hasil penilaian risiko yang terkait; 3). menginventarisasi tugas dan fungsi pada unit kerja; 4). mengidentifikasi target kinerja pada masing-masing unit organisasi; 5). menentukan
kelemahan
lingkungan
kepemimpinan yang kondusif; dan
pengendalian
yang
terkait
dengan
6). menyusun rencana aksi pemberian pemahaman tentang manajemen berbasis kinerja dan risiko dalam unit kerja kepada pimpinan dan pegawai.
4. Rencana Kerja Pembentukan Organisasi sesuai Kebutuhan
Struktur organisasi sangat penting karena merupakan infrastruktur dasar bagi instansi pemerintah untuk menjalankan tugas dan fungsinya. Pembentukan struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan diharapkan dapat memberikan kepastian ruang gerak bagi seluruh Sumber Daya Manusia yang dimiliki instansi dalam mencapai kinerja yang diharapkan, serta sebagai sarana pendistribusian sumber daya lainnya seperti peralatan, keuangan, dan informasi.
a. Prinsip dan Tujuan Prinsip dari Rencana Kerja Pembentukan Organisasi sesuai Kebutuhan didasarkan pada : 1). adanya struktur organisasi yang tepat sesuai dengan ukuran dan sifat kegiatan instansi pemerintah dalam rangka pencapaian tujuan; 2). adanya kejelasan wewenang dan tanggung jawab; 3). adanya kejelasan hubungan dan jenjang pelaporan intern; 4). adanya evaluasi dan penyesuaian secara periodik terhadap struktur organisasi sehubungan dengan perubahan lingkungan strategis; dan 5). penetapan jumlah pegawai yang sesuai, terutama untuk posisi pimpinan. Adapun tujuannya adalah untuk mendukung tugas dan fungsi dalam rangka mengemban amanah visi dan misi sesuai Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) dan Rencana Strategis (Renstra).
b. Output Output kegiatan ini adalah adanya Rencana Kerja pembentukan struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan.
c. Kriteria 1). Struktur organisasi telah mengacu pada peraturan perundangundangan yang berlaku.
2). Struktur organisasi yang sesuai kebutuhan dan tugas pokok dan fungsi pembentukan organisasi. 3). Adanya perubahan lingkungan strategis (peraturan, kondisi, reorganisasi). 4). Terlaksananya evaluasi struktur organisasi terhadap perubahan lingkungan strategis. 5). Terdapat kekosongan pimpinan dalam waktu lama (lebih dari 3 bulan) pada struktur organisasi yang ada. 6). Telah dirancang struktur organisasi yang baru terkait perubahan numenklatur. 7). Calon pejabat eselon II, III, IV sudah definitif.
d. Langkah Kerja Langkah kerja utama untuk menghasilkan output ini adalah: 1). menganalisis hasil Diagnostic Assessment (DA) atas sub unsur pembentukan organisasi sesuai kebutuhan dan menentukan ruang lingkup yang sesuai; 2). mengidentifikasi hasil penilaian risiko yang terkait; 3). mengidentifikasi unit atau kegiatan yang belum mempunyai struktur yang sesuai atau memadai; 4). menentukan
kelemahan
lingkungan
pengendalian
yang
terkait
dengan
pembentukan organisasi yang sesuai kebutuhan; dan 5). menyusun rencana aksi pembentukan organisasi sesuai dengan kebutuhan.
5. Rencana Kerja Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab
Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat oleh setiap unsur manajemen dan pegawai dalam organisasi, akan membuat pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi menjadi lebih lancar dan cepat. Kejelasan delegasi wewenang dan tanggung jawab akan mendorong tercapainya keputusan yang lebih baik dan menghindarkan terjadinya konflik dalam organisasi. Pada akhirnya, hal ini diharapkan akan menimbulkan suasana yang kondusif bagi berjalannya SPIP itu, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab hendaknya ditata secara berjenjang dengan mempertimbangkan tingkatan risiko dari masing-masing pendelegasian dan kapasitas staf yang menerima pendelegasian tersebut. Kewenangan dapat didelegasikan kepada staf di tingkat yang lebih
rendah, namun akuntabilitasnya harus terdefinisikan dengan jelas karena tanggung jawab akhir tetap ada pada tangan pimpinan organisasi.
a. Prinsip dan Tujuan Prinsip dari Rencana Kerja Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab didasarkan pada : 1). wewenang diberikan kepada pejabat/pegawai yang tepat sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya dalam rangka pencapaian tujuan; 2). pejabat/pegawai yang mendapat wewenang dan tanggung jawab harus memahami bahwa wewenang dan tanggungjawab yang diberikan terkait dengan pihak lain; dan 3). pejabat/pegawai yang mendapat wewenang dan tanggung jawab harus memahami pelaksanaan tanggung jawab dan wewenangnya terkait dengan penerapan sistem pengendalian intern. Adapun tujuannya adalah untuk penyebaran dan pelimpahan tanggung jawab penugasan dalam rangka kemudahan pengendalian mengingat beban dan cakupan kegiatan yang cukup banyak atau luas.
b. Output Output kegiatan ini adalah adanya Rencana Kerja pendelegasian kewenangan yang sesuai dengan kebutuhan.
c. Kriteria 1). adanya penetapan kepada pegawai untuk melakukan suatu kewenangan atau tanggung jawab (struktur, fungsi, dan administrasi); 2). pegawai yang diberi wewenang dapat menjalankan pekerjaan sesuai dengan batasan tanggung jawab; dan 3). kebijakan telah terlaksana sesuai dengan substansinya.
d. Langkah Kerja Langkah kerja utama untuk menghasilkan output ini adalah: 1). menganalisis hasil Diagnostic Assessment (DA) atas sub unsur pendelegasian wewenang dan ruang lingkup yang sesuai;
2). mengidentifikasi hasil penilaian risiko yang terkait; 3). menyusun/merevisi peraturan untuk pendelegasian wewenang dan tanggung jawab; 4). melakukan penilaian apakah peraturan/kebijakan tersebut telah dijabarkan lebih lanjut ke dalam Standar Operasional Prosedur atau petunjuk pelaksanaan untuk dapat melaksanakan peraturan tersebut; 5). melakukan observasi terhadap pelaksanaan delegasi wewenang dan tanggung jawab; 6). menentukan
kelemahan
lingkungan
pengendalian
yang
terkait
dengan
pendelegasian wewenang dan tanggung jawab; dan 7). membuat rencana aksi perbaikan/penguatan pendelegasian wewenang.
6. Rencana Kerja Penyusunan dan Penerapan Kebijakan yang Sehat Tentang Pembinaan Sumber Daya Manusia. Penerapan Kebijakan yang Sehat tentang Pembinaan Sumber Daya Manusia ditujukan bagi terwujudnya penerapan kebijakan manajemen dan praktik pembinaan Sumber Daya Manusia yang sehat, sejak tahap rekrutmen sampai dengan pemberhentian pegawai, serta terwujudnya penerapan sistem supervisi kepegawaian yang memadai, yang memungkinkan memperoleh pegawai dengan pengetahuan
dan
kompetensi,
serta
memiliki
integritas
dan
etika
yang
dipersyaratkan untuk dapat melaksanakan tanggung jawabnya dalam rangka mencapai tujuan organisasi, pada saat kini maupun pada masa yang akan datang.
a. Prinsip dan Tujuan Prinsip dari Rencana Kerja Penyusunan dan Penerapan Kebijakan yang Sehat tentang pembinaan Sumber Daya Manusia adalah: 1). kebijakan dan prosedur sejak rekrutmen sampai dengan pemberhentian dan pemensiunan pegawai; 2). penelusuran latar belakang calon pegawai dalam proses rekrutmen; dan 3). supervisi periodik yang memadai terhadap pegawai. Adapun tujuannya adalah terwujudnya penerapan kebijakan manajemen dan praktik pembinaan Sumber Daya Manusia yang sehat, sejak tahap rekrutmen
sampai dengan pemberhentian pegawai, serta terwujudnya penerapan sistem supervisi kepegawaian yang memadai, yang memungkinkan memperoleh pegawai dengan pengetahuan dan kompetensi yang sesuai.
b. Output Output kegiatan ini adalah adanya Rencana Kerja penyusunan/penyempurnaan Kebijakan Pembinaan Sumber Daya Manusia yang sehat.
c. Kriteria 1). Adanya kebijakan dan prosedur pembinaan Sumber Daya Manusia dan rekrutmen pegawai. 2). Adanya penelusuran latar belakang pendidikan dan riwayat pegawai dalam setiap proses rekrutmen. 3). Seluruh pegawai yang diterima memiliki integritas dan komitmen tinggi. 4). Adanya kebijakan mengenai sistem penilaian kinerja individual, berikut pendidikan/pelatihan untuk meningkatkan kinerja pegawai.
d. Langkah Kerja Langkah kerja utama untuk menghasilkan output ini adalah: 1). menganalisis hasil Diagnostic Assessment (DA) atas sub unsur Kebijakan yang Sehat Tentang Pembinaan Sumber Daya Manusia dan menentukan ruang lingkup yang sesuai; 2). mengidentifikasi hasil penilaian risiko yang terkait; 3). menilai adanya Peraturan atau kebijakan rekrutmen; 4). menyusun mekanisme pengelolaan Sumber Daya Manusia dalam suatu Standar Operasional Prosedur yang tertulis; 5). mendapatkan informasi adanya pengomunikasian tentang kebijakan dan kompetensi baru dalam pengelolaan Sumber Daya Manusia; 6). mengidentifikasi tahapan proses pembinaan yang belum dilaksanakan yang terdiri dari tahapan pengomunikasian adanya kompetensi baru, standar dan kriteria rekrutmen, uraian dan persyaratan jabatan, program orientasi bagi
pegawai baru, penghargaan atas dasar prestasi kerja serta integritas dan etika, umpan balik, sanksi disiplin, dan pemberhentian yang sesuai dengan ketentuan; 7). melakukan penelusuran terhadap latar belakang calon pegawai dalam proses rekrutmen; 8). adanya supervisi periodik yang memadai kepada para pegawai dalam unit kerja; 9). menentukan
kelemahan
lingkungan
pengendalian
yang
terkait
dengan
Penyusunan dan Penerapan Kebijakan yang Sehat Tentang Pembinaan Sumber Daya Manusia; dan 10).menyusun rencana aksi untuk memperbaiki Kebijakan Pembinaan Sumber Daya Manusia.
7. Rencana Kerja Perwujudan Peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) yang Efektif Berfungsinya peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) dalam mengevaluasi penerapan SPIP secara terpisah di BKD Kab. Lamongan akan sangat mendukung penerapan SPIP yang efektif. Selain melakukan evaluasi, Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) juga harus berfungsi sebagai mitra unit kerja dalam membenahi penerapan SPIP. Dalam menjalankan tugasnya tersebut Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) memerlukan dukungan yang memadai atas akses informasi/data/sumber daya, persamaan persepsi dalam penentuan fokus/bidang/sektor ruang lingkup pengawasan, rekomendasi tindak lanjut, dan penilaian kinerja atas pelaksanaannya.
a. Prinsip dan Tujuan Prinsip dari Rencana Kerja Perwujudan Peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) yang efektif didasarkan pada fungsi Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) sebagai penguatan efektivitas penerapan SPIP. Sedangkan tujuannya adalah untuk mengefektifkan peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) dalam memberikan sistem peringatan dini (early warning system) atas adanya kemungkinan penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan.
b. Output
Output kegiatan ini adalah adanya rencana kerja evaluasi tentang efektivitas
Aparat
Pengawasan
Intern
Pemerintah
(APIP)
di
lingkungan
Kementerian.
c. Kriteria 1). Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) telah melakukan pengawasan atas seluruh kegiatan di lingkungan Kementerian (aspek keuangan dan kinerja pelayanan). 2). Atas kegiatan yang dilakukan oleh Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) telah dibuat laporan hasil pengawasan secara tepat waktu, yaitu setelah melaksanakan tugas pengawasan. 3). Adanya mekanisme audit/ pengawasan bersifat operasional (current audit), sehingga hasil auditnya dapat ditindaklanjuti sesegera mungkin. 4). Permasalahan yang ditemukan saat audit sudah dikomunikasikan dengan pejabat terkait.
d. Langkah Kerja Langkah kerja utama untuk menghasilkan output ini adalah: 1). menganalisis hasil Diagnostic Assessment (DA) atas sub unsur peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) yang efektif dan menentukan ruang lingkup yang sesuai; 2). mengidentifikasi hasil penilaian risiko yang terkait; 3). menganalisis permasalahan efektivitas peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) yang ditemukan di Kementerian baik yang diperoleh dari hasil temuan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) maupun Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP); 4). menentukan ruang lingkup perbaikan yang harus dilakukan; 5). menentukan
kelemahan
lingkungan
pengendalian
yang
terkait
dengan
Perwujudan Peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) yang Efektif; dan 6). menyusun rencana aksi penguatan efektivitas Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP).
8. Rencana Kerja Penguatan Hubungan Kerja yang Baik dengan Instansi Pemerintah Terkait Hubungan kerja yang baik dengan instansi pemerintah terkait merupakan hubungan antar instansi pemerintah dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi pelaksanaan program dan kegiatan instansi pemerintah. Hubungan kerja yang baik tersebut diciptakan melalui koordinasi dan kerja sama yang konstruktif dan berkesinambungan di antara Instansi Pemerintah.
a. Prinsip dan Tujuan Prinsip dari Rencana Kerja Penguatan Hubungan Kerja yang Baik dengan Instansi Pemerintah terkait didasarkan atas pentingnya hubungan kerja yang konstruktif dengan instansi terkait. Sedangkan tujuannya adalah untuk memastikan adanya langkah kerja yang dapat menjaga kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi.
b. Output Output
kegiatan
ini
adalah
adanya
rencana
kerja
penyusunan/penyempurnaan aturan baku interaksi organisasi dengan instansi terkait antara lain tentang : 1). proses rekonsiliasi data keuangan dan non keuangan; 2). musyawarah perencanaan pembangunan; 3). rapat koordinasi; atau 4). forum komunikasi antar instansi pemerintah terkait.
c. Kriteria 1). adanya mekanisme saling uji dengan unit lain di lingkungan BKD Kab Lamongan. 2). dilaksanakannya pembahasan berkala atas pelaporan keuangan dan kinerja setiap unit instansi terkait. 3). dilaksanakannya rekonsiliasi atas data terkait keuangan dan kinerja dengan instansi terkait atas kegiatan lintas sektoral, antara lain: a). dana Dekonsentrasi; dan b). dana Tugas Pembantuan.
d. Langkah Kerja Langkah kerja utama untuk menghasilkan output ini adalah: 1). menganalisis hasil Diagnostic Assessment (DA) atas sub unsur hubungan kerja yang baik dengan instansi pemerintah terkait; 2). mengidentifikasi hasil penilaian risiko yang terkait; 3). menganalisis permasalahan hubungan kerja yang baik dengan instansi pemerintah terkait yang ditemukan di unit kerja, baik yang didapat dari hasil temuan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) maupun penilaian efektivitas lingkungan pengendalian; 4). menentukan ruang lingkup perbaikan yang harus dilakukan unit kerja dalam efektivitas hubungan kerja yang baik dengan instansi pemerintah terkait; 5). menentukan
kelemahan
lingkungan
pengendalian
yang
terkait
dengan
Penguatan Hubungan Kerja yang Baik dengan instansi pemerintah terkait; dan 6). membuat rencana aksi penyusunan/perbaikan atau mekanisme hubungan kerja yang baik dengan instansi pemerintah terkait.
Pelaksanaan
langkah
kerja
penguatan
lingkungan
pengendalian
dituangkan dalam kertas kerja sesuai Format D butir A poin 1 sampai dengan poin 8 dan menyimpulkan hasilnya dalam Desain Penyelenggaraan SPIP.
B. Rencana Kerja Penilaian Risiko Instansi Pemerintah
Penilaian risiko direncanakan dilakukan pada aktivitas unit kerja baik yang bersifat organisasional maupun operasional berdasarkan prioritas obyek penyelenggaraan SPIP yang telah ditetapkan.
a. Prinsip dan Tujuan Rencana kerja penilaian risiko instansi pemerintah pada prinsipnya dilaksanakan untuk mengidentifikasi pada kemungkinan kejadian yang mempunyai dampak merugikan terhadap pencapaian tujuan. Sedangkan tujuannya adalah untuk mendapatkan peta risiko atas suatu kegiatan yang akan menjadi dasar untuk merumuskan kegiatan pengendaliannya.
b. Prakondisi Penilaian Risiko Prasyarat pelaksanaan penilaian risiko adalah sebagai berikut: 1). penetapan kebijakan umum terkait penilaian dan pengendalian risiko di unit kerja; 2). pemahaman tentang proses penilaian risiko; dan 3). melibatkan pihak-pihak pelaksana kegiatan atau pemilik risiko.
3) Output Kegiatan Output yang dihasilkan dari langkah ini adalah Rencana Kerja Penilaian Risiko pada masing-masing unit kerja.
c. Langkah Kerja Utama Langkah kerja utama untuk mendapatkan output tersebut adalah sebagai berikut : 1). mendapatkan arahan pimpinan tentang obyek penilaian risiko berdasarkan obyek prioritas penyelenggaraan SPIP; 2). menetapkan jadwal waktu pelaksanaannya; 3). menyajikan panduan penyusunan Term of Reference (TOR) kegiatan Penilaian risiko dengan rincian kegiatan antara lain : a). membentuk tim pelaksana dengan melibatkan fasilitator dari Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP); b), mengadakan Focus Group Discussion (FGD) I untuk mengidentifikasi awal risiko dengan melibatkan pejabat penanggung jawab dan/atau pelaksana kegiatan (pemilik risiko) di unit kerja; c). melakukan identifikasi dan analisis risiko melalui penelitian dokumen, wawancara, dan observasi; d). merumuskan dan menyimpulkan hasil penilaian risiko; dan e). mengadakan Focus Group Discussion (FGD) II dalam rangka finalisasi dan sosialisasi hasil penilaian risiko;
d. menyusun Rencana Anggaran Biaya (RAB) sehubungan dengan tahapan kegiatan di atas;
e. menuangkan hasil penilaian dalam kertas kerja sesuai Format D butir B dan menyimpulkan hasilnya dalam Desain Penyelenggaraan SPIP.
C. Rencana Kerja Penyelenggaraan Kegiatan Pengendalian
Kegiatan pengendalian meliputi kegiatan untuk mengatasi risiko dalam pencapaian tujuan melalui perumusan bentuk-bentuk kegiatan pengendalian yang dituangkan dalam kebijakan/Standar Operasional Prosedur. Rencana Kerja penyelenggaraan kegiatan pengendalian meliputi rumusan tujuan pengendalian risiko atas pencapaian tujuan, prakondisi, prinsip dalam merancang kegiatan pengendalian, dan langkah kerja utama, sebagai berikut:
a. Prinsip dan Tujuan Prinsip dari rencana kerja penyelenggaraan kegiatan pengendalian didasarkan atas pentingnya arahan pimpinan unit kerja untuk mengurangi risiko yang telah diidentifikasi selama proses penilaian risiko. Adapun tujuannya adalah membantu pimpinan unit kerja untuk memastikan dilaksanakannya arahan pimpinan dalam mengurangi risiko yang telah diidentifikasi selama penilaian risiko.
b. Pra Kondisi Atas Pelaksanaan Pengendalian Kondisi yang harus ada dalam pelaksanaan kegiatan pengendalian adalah sebagai berikut: 1). kegiatan pengendalian dilaksanakan atas kegiatan yang telah dilakukan penilaian risiko; dan 2). terdapat kebijakan/Standar Operasional Prosedur untuk pelaksanaan kegiatan sebagai dasar penguatan kegiatan pengendalian.
c. Output Kegiatan Output dari kegiatan ini adalah rencana kerja kegiatan pengendalian atas obyek penyelenggaraan SPIP yang telah dilakukan penilaian risikonya.
d. Langkah Kerja
Langkah kerja utama untuk mendapatkan output tersebut adalah sebagai berikut: 1). merumuskan kegiatan pengendalian berdasarkan peta risiko yang telah diperoleh; 2). menetapkan jadwal waktu pelaksanaannya; 3). menyajikan panduan penyusunan Term of Reference (TOR) kegiatan pengendalian dengan rincian kegiatan antara lain : a). membentuk tim pelaksana; b). mengidentifikasi kebutuhan kegiatan pengendalian berdasarkan peta risiko yang ada; c). merumuskan alternatif teknik pengendalian yang dapat mengatasi risiko melalui wawancara, observasi atau studi banding terhadap pengendalian atas kegiatan sejenis; d). mengadakan Focus Group Discussion (FGD) I untuk pemilihan alternatif pengendalian
atas
risiko
yang
ada
dan
perumusan
prosedur
pengendaliannya; e). membangun prosedur pengendalian dan simulasi penerapannya; f). mengadakan Focus Group Discussion (FGD) II dalam rangka finalisasi dan sosialisasi hasil kegiatan pengendalian;dan g). menyusun jadwal pelaksanaan kegiatan. d. menyusun Rencana Anggaran Biaya (RAB) sehubungan dengan tahapan kegiatan di atas. e. menuangkan hasil penilaian dalam kertas kerja sesuai Format D butir C dan menyimpulkan hasilnya dalam Desain Penyelenggaraan SPIP.
D. Rencana Kerja Pengelolaan Informasi Dan Komunikasi
Sesuai dengan tahapan penyelenggaraan SPIP, infrastruktur yang sudah dibangun dalam bentuk kebijakan/Standar Operasional Prosedur yang berbasis risiko
perlu
diinternalisasikan
kepada
para
diimplementasikan dalam pelaksanaan kegiatannya.
pejabat
dan
pegawai
dan
1. Prinsip dan Tujuan Prinsip dari rencana kerja implementasi kebijakan/ Standar Operasional Prosedur berbasis SPIP adalah merencanakan kegiatan implementasi kebijakan dan
prosedur
yang
telah
dalam
rangka
memastikan
bahwa
kegiatan
pengendaliannya dapat mengatasi risiko atas suatu kegiatan. Adapun tujuannya adalah untuk memastikan bahwa infrastruktur pengendalian yang dibangun telah dipahami, diinformasikan, dilaksanakan, dan dimonitor pelaksanaannya.
2. Prakondisi Implementasi Persyaratan
yang
diharapkan
ada
dalam
implementasi
Standar
Operasional Prosedur Berbasis SPIP adalah: a. komitmen pimpinan dan pegawai unit kerja untuk meningkatkan kualitas kinerjanya; dan b. terbentuknya lingkungan pengendalian yang kondusif dalam pelaksanaan pengendalian.
3. Output Kegiatan Output yang dihasilkan dari langkah ini adalah rencana kerja implementasi kebijakan/Standar Operasional Prosedur berbasis risiko.
4. Langkah Kerja Langkah kerja utama untuk mendapatkan output tersebut adalah sebagai berikut: a. mendapatkan informasi tentang penyelesaian kebijakan/ Standar Operasional Prosedur Berbasis SPIP; b. menetapkan jadwal pelaksanaannya; c. menyajikan panduan penyusunan Term of Reference (TOR) kegiatan Penilaian risiko dengan rincian kegiatan antara lain: 1). sosialisasi dan pencanangan penerapan Standar Operasional Prosedur berbasis SPIP kepada seluruh pejabat dan pegawai terkait; 2). pendampingan pelaksanaannya; 3). pelaksanaan secara mandiri; dan 4). pemantauan atas kegiatan pelaksanaannya;
d. menetapkan Rencana Anggaran Biaya (RAB) atas kegiatan pemantauan di atas; dan e. menuangkan hasil penilaian dalam kertas kerja sesuai Format D butir D dan menyimpulkan hasilnya dalam Desain Penyelenggaraan SPIP.
E. Rencana Kerja Pemantauan Tahapan Penyelengaraan SPIP
Untuk memastikan pencapaian tujuan penyelenggaraan SPIP, tujuan penyusunan Rencana Kerja Penerapan SPIP, pengembangan SPIP harus dipantau secara terus menerus.
1. Prinsip dan Tujuan Prinsip dari rencana kerja pemantauan tahapan penyelenggaraan SPIP didasarkan atas adanya informasi hasil pengembangan/penyelenggaraan SPIP pada unit kerja terkait yang meliputi tahap-tahap pemahaman, pemetaan, penetapan kebijakan, penerapan dan pengembangannya. Adapun tujuannya adalah
untuk
mendapatkan
gambaran
tentang
kemajuan
dan
efektivitas
penyelenggaraan SPIP serta memberikan saran-saran perbaikannya.
2. Prakondisi Pemantauan Persyaratan yang diharapkan ada dalam pengembangan sistem pemantauan penyelenggaraan SPIP ini adalah: a. komitmen manajemen unit kerja untuk mengembangkan sistem pemantauan pengembangan/penyelenggaraan SPIP; dan b. adanya peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) dalam rangka penguatan SPIP.
3. Output Kegiatan Output yang dihasilkan dari langkah ini adalah Rencana Kerja Pemantauan Pengembangan/Penyelenggaraan SPIP pada Unit Kerja.
4. Langkah Kerja Langkah kerja utama untuk mendapatkan output tersebut adalah sebagai berikut: a. mengidentifikasi unit-unit yang menjadi penyelenggara SPIP; b. menetapkan
unit-unit
yang
menjadi
prioritas
pemantauan
kemajuan
penyelenggaraannya; c. menetapkan kebutuhan tenaga untuk melaksanakan kegiatan pemantauan; d. menetapkan Rencana Anggaran Biaya (RAB) atas kegiatan pemantauan di atas; e. menuangkan hasil penilaian dalam kertas kerja sesuai Format D butir E dan menyimpulkan hasilnya dalam Desain Penyelenggaraan SPIP.
F. Penjadwalan Pelaksanaan Penyelengaraan SPIP di BKD Kabupaten Lamongan Penjawalan
pelaksanaan
penyelenggaraan
SPIP
pada
Badan
Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan Tahun 2014, disusun sebagaimana lampiran II
G. Penghitungan Kebutuhan Rencana Anggaran Biaya Penyelengaraan SPIP Perhitungan
Kebutuhan
Rencana
Anggaran
Biaya
(RAB)
penyelenggaraan SPIP pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan Tahun 2014, disusun sebagaimana lampiran III.
BAB IV PENUTUP
Term of Refence (TOR) Penyelenggaraan SPIP merupakan dokumen pedoman teknis sekaligus memuat rencana kerja
organisasi yang dimungkinkan
berbeda satu organisasi dengan organisasi yang lain, baik dari sisi Sumber Daya Manusia, geografis, teknologi yang digunakan, maupun ukuran dan lingkup tugas dan fungsi masing-masing organisasi. Hal ini menjadikan penyelenggaraan SPIP harus menyusun Term of Reference (TOR) sesuai kebutuhan organisasi yang bersangkutan. Seperti Term of Reference (TOR) penyelenggaraan SPIP pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan ini, tentunya disusun disesuaikan dengan ruang lingkup tugas pokok daan fungsinya. Term of Reference (TOR) Penyelenggaran SPIP ini jelas masih sangat membutuhkan masukan dan dukungan dari berbagai unsur terutama dari para pejabat/tenaga yang berkompeten
dan memiliki keahlian dibidang ini. Satuan
Tugas (Satgas) Penyelenggaraan SPIP dan beberapa tenaga BKD Lamongan yang telah mengikuti Bimtek dan Diklat SPIP tentunya merupakan pemberi input utama dan sebagai pendorong dalam penyelesaian penyusunan Term of Reference (TOR) penyelenggaraan SPIP di BKD Kabupaten Lamongan. Penyelenggaraan
SPIP
sudah
pasti
akan
berkembang
sesuai
perkembangan dan kompleksitas permasalahan organisasi secara internal maupun perkembangan lingkungan eksternalnya. Pelaksanaan penyelenggaraan SPIP jelas sangat membutuhkan komitmen dari pimpinan organisasi (tone at the top) dan keterlibatan seluruh pegawai untuk menyelenggarakan SPIP di unit kerjanya. Komitmen dari pimpinan harus diwujudkan dalam bentuk penyediaan Sumber Daya Manusia yang memadai, pemanfaatan teknologi, pendanaan, serta pemantauan terhadap aktivitas pengembangan penyelenggaraan SPIP. Demikian juga terhadap penyelenggaraan SPIP di BKD Kabupaten Lamongan akan berkembang sesuai perkembangan dan kompleksitas permasalahan di bidang kepegawaian dan situasi social serta pemerintahan yang lebih luas. Untuk itu, Term of Reference (TOR) ini hanya akan memiliki makna dan manfaat riil bila seluruh komponen pimpinan, pejabat dan staf BKD Kabupaten Lamongan mendukung penuh perwujudan pelaksanaannya, serta didukung pula oleh para pengambil kebijakan bidang
penganggaran,
sarana-prasarana
dan
ketersediaan
kompetensi dan keahlian sesuai kebutuhan organisasi.
SDM
yang
memiliki
LAMPIRAN I
PEMERINTAH KABUPATEN LAMONGAN
BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH Jl. K.H. Achmad Dahlan No.1 Kode Pos 62217
Telp. ( 0322 ) 321164, 317280-82, Fax. (0322) 317629 e-mall :
[email protected], Web Site : www.lamongankab.go.id
KEPUTUSAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN LAMONGAN NOMOR : 188/ 487 /KEP/413.203/2013 TENTANG PEMBENTUKAN SATUAN TUGAS PENYELENGGARAAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMERINTAH (SPIP) PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN LAMONGAN TAHUN 2014
KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN LAMONGAN Menimbang
Mengingat
: 1. Bahwa Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan sebagai unit instansi pemerintah wajib menyelenggarakan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) sesuai dengan Peraturan Pemerintah 60 Tahun 2008 ; 2. Bahwa dalam rangka pelaksanaan kewajiban tersebut, guna mewujudkan efektivitas penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) di Lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan, maka dipandang perlu untuk menetapkan pembentukan Satuan Tugas penyelenggaraan SPIP dengan menetapkan dalam Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan. : 1. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Kabupaten di Lingkungan Propinsi Jawa Timur. 2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor : 4355) ; 3. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah ; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor : 140, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor : 4578) ; 5. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) ; 6. Peraturan Daerah Kabupaten Lamongan Nomor 4 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tatakerja Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Lamongan ; 7. Peraturan Daerah Kabupaten Lamongan Nomor 11 Tahun 2013 tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten Lamongan tahun 2014 ; 8. Peraturan Bupati Lamongan Nomor 33 Tahun 2008 tentang Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan ; 9. Peraturan Bupati Lamongan Nomor : 39 Tahun 2010 tentang Penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Lamongan ;
Lampiran
:
Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kab. Lamongan Nomor : 188/487 /Kep/413.203/2013 Tanggal : 31 Desember 2013 .
SUSUNAN SATUAN TUGAS (SATGAS) PENYELENGGARA SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMERINTAH ( SPIP ) PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KAB. LAMONGAN TAHUN 2014 NO.
JABATAN DALAM SATGAS
NAMA
JABATAN INDUK
1
2
3
4
BAMBANG KUSTIONO, SH.MM DR. MUGITO, M
Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kab. Lamongan Sekretaris pada Badan Kepegawaian Daerah Kab. Lamongan Kasubag Program pada Badan Kepegawaian Daerah Kab. Lamongan Kasubag Keuangan pada Sekretariat Badan Kepegawaian Daerah Kabupaaten Lamongan
1.
Penanggung jawab
2.
Ketua
3.
Sekretaris
CHONEEF SH.Msi.
4.
Koordinator Pengendalian Kualitas Program, Penganggaran, Pelaporan dan Pertanggungjawaban Keu-angan Anggota
AGUS SUPRAPTO, S.Sos.
Anggota 5.
6.
ENDAH
F.,
ENDANG SRI ASTUTIK, SAP. AWANG SARI SP., SE.MSi.
Koordinator Pengendalian Kualitas Output Kebijakan dan Pelayanan Kepegawaian
SITI RUBIKAH, SE.MSi.
Anggota
R.MOCH. BAHARUDIN, SH.
Staf Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan Staf Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan Kepala Bidan Mutasi pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan
Kasubid Kesejahteraan Pegawai pada Bidang Pengembangan Karier dan Kesejahteraan Pegawai Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan Anggota JOHNY INDRIANTO F., Kasubid Pengadaan dan SSTP.MSi. Pemberhentian Pegawai pada Bidang Informasi dan Pengadaan Pegawai Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan Anggota ARIEF FAKHRUDIN, Kasubid Mutasi I pada Bidang SSTP.MAP. Mutasi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan Koordinator HARIYANTO, SPd.M.IP. Kepala Bidang Pengembangan Pengendalian Kualitas Karier dan Kesejahteraan Pegawai Disiplin, Pendayapada Badan Kepegawaian Daerah gunaan dan PengemKabupaten Lamongan bangan Pegawai
Lampiran II
JADWAL PELAKSANAAN PENYELENGGARAAN SPIP PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN LAMONGAN TAHUN 2014 NO.
KEGIATAN PENGENDALIAN INTERN
1
2 Pembentukan Satgas & Penyusunan Term of Reference (TOR) Penyelenggaraan SPIP Penguatan Lingkungan Pengendalian 1). penegakan integritas dan nilai etika, yang akan diilai dari aspek-aspek sebagai berikut: a). menyusun dan menerapkan aturan perilaku; b). memberikan keteladanan pelaksanaan aturan perilaku pada setiap jenjang pimpinan BKD Kabupaten Lamongan; c). menegakkan tindakan disiplin yang tepat atas penyimpangan terhadap kebijakan dan prosedur, atau pelanggaran terhadap aturan perilaku; d). menjelaskan dan mempertanggungjawabkan adanya intervensi atau pengabaian pengendalian intern; dan e). menghapus kebijakan atau penugasan yang dapat mendorong perilaku tidak etis. 2). komitmen terhadap kompetensi, akan dilihat dari aspek-aspek sebagai berikut : a). mengidentifikasi dan menetapkan kegiatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan fungsi pada masing-masing posisi dalam Instansi Pemerintah; b). menyusun standar kompetensi untuk setiap tugas dan fungsi pada masing-masing posisi BKD Kabupaten Lamongan ; c). menyelenggarakan pelatihan dan pembimbingan untuk membantu pegawai mempertahankan dan meningkatkan kompetensi pekerjaannya; dan d). memilih pejabat BKD Kabupaten Lamongan yang memiliki kemampuan manajerial dan pengalaman teknis yang luas dalam pengelolaan tugas bidang kepegawaian. 3). kepemimpinan yang kondusif, akan dilihat dari aspek-aspek sebagai berikut : a). mempertimbangkan risiko dalam pengambilan keputusan; b). menerapkan manajemen berbasis kinerja; c). mendukung fungsi tertentu dalam penerapan SPIP;
A. B.
Jan 3
Peb 4
Mar 5
Apr 6
JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN Mei Jun Jul Agt Sep 7 8 9 10 11
Okt 12
Nop 13
Des 14
PENANGGUNG JAWAB TEKNIS PENGENDALIAN 15 Sekretaris Koordinator Seksi III Koordinator Seksi III Koordinator Seksi III Koordinator Seksi III Koordinator Seksi II Koordinator Seksi III
Koodinator Seksi III Koordinator Seksi III Koordinator Seksi III Koordinator Seksi III
Koordinator Seksi II Koordinator Seksi I Koordinator Seksi I
d).
melindungi atas aset dan informasi dari akses dan penggunaan yang tidak sah; e). melakukan interaksi secara intensif dengan pejabat pada tingkatan yang lebih rendah; dan f). merespon secara positif terhadap pelaporan yang berkaitan dengan keuangan, penganggaran, program dan kegiatan. 4). pembentukan struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan, akan dilihat dari aspek-aspek sebagai berikut : a). menyesuaikan dengan ukuran dan sifat kegiatan Instansi Pemerintah; b). memberikan kejelasan wewenang dan tanggung jawab di BKD Kab Lamongan c). memberikan kejelasan hubungan dan jenjang pelaporan intern BKD Kab Lamongan; d). melaksanakan evaluasi dan penyesuaian periodik terhadap struktur organisasi sehubungan dengan perubahan lingkungan strategis; dan e). menetapkan jumlah pegawai yang sesuai, terutama untuk posisi pimpinan. 5). pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat, akan dilihat dari aspek-aspek sebagai berikut : a). wewenang diberikan kepada pegawai yang tepat sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya dalam rangka pencapaian tujuan Instansi Pemerintah; b). pegawai yang diberi wewenang sebagaimana dimaksud dalam huruf a memahami bahwa wewenang dan tanggung jawab yang diberikan terkait dengan pihak lain dalam Instansi Pemerintah yang bersangkutan; dan c). pegawai yang diberi wewenang sebagaimana dimaksud dalam huruf b memahami bahwa pelaksanaan wewenang dan tanggung jawab terkait dengan penerapan SPIP. 6). penyusunan dan penerapan kebijakan yang sehat tentang pembinaan sumber daya manusia, akan dilihat dari aspek-aspek sebagai berikut : a. penetapan kebijakan dan prosedur sejak rekrutmen sampai dengan pemberhentian pegawai; b. penelusuran latar belakang calon pegawai dalam proses rekrutmen; dan c. supervisi periodik yang memadai terhadap pegawai.
Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi II Koordinator Seksi I
Koordinator Seksi II Koordinator Seksi II Koordinator Seksi I Koordinator Seksi II Koordinator Seksi III
Koordinator Seksi II Koordinator Seksi III Koordinator Seksi III
Koordinator Seksi II Koordinator Seksi III Koordinator Seksi III
7).
C.
perwujudan peran aparat pengawasan intern pemerintah yang efektif; dan a. memberikan keyakinan yang memadai atas ketaatan, kehematan, efisiensi, dan efektivitas pencapaian tujuan penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah; b. memberikan peringatan dini dan meningkatkan efektivitas manajemen risiko dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah; dan c. memelihara dan meningkatkan kualitas tata kelola penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah. 8). hubungan kerja yang baik dengan Instansi Pemerintah terkait, akan dilihat dari segi diwujudkannya dengan harus melalui mekanisme saling uji antar instansi Pemerintah terkait. Penyusunan Laporan pelaksanaan langkah kerja penguatan lingkungan pengendalian dituangkan dalam kertas kerja Penilaian Resiko Pelaksanaan penilaian resiko di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan, dengan dilihat dari aspek : a). identifikasi risiko, dengan memperhatikan dan mempedomani : i). menggunakan metodologi yang sesuai untuk visi, misi dan tujuan strategis BKD dan tujuan pada tingkatan kegiatan secara komprehensif; ii). menggunakan mekanisme yang memadai untuk mengenali risiko dari faktor eksternal dan faktor internal iii). menilai faktor lain yang dapat meningkatkan risiko. b). analisis risiko, harus memperhatikan dan mempedomani : i). untuk menentukan dampak dari risiko yang telah diidentifikasi terhadap pencapaian tujuan BKD ii). penerapannya tetap harus memegang prinsip kehati-hatian dalam menentukan tingkat risiko yang dapat diterima. 2) Visi, misi dan tujuan Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan kesesuaiannya dengan pedoman peraturan perundang-undangan yang berlaku, akan dilihat aspek-aspeknya yaitu : a). visi, misi dan tujuan menyeluruh Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan, akan lihat dari : i) pernyataan dan arahannya harus sudah spesifik, terukur, dapat
Koordinator Seksi I Sekretaris Sekretaris Koordinator Seksi II Sekretaris
1).
Koordinator Seksi I Koordinator Seksi II Koordinator Seksi II Koordinator Seksi II Koordinator Seksi II
Koordinator Seksi I
dicapai, realistis, dan terikat waktu. pengkomunikasiannya dengan seluruh pejabat dan staf yang ada ; dalam pencapaiannya menggunakan strategi operasional yang konsisten dan strategi manajemen terintegrasi dan rencana penilaian risiko. b). tujuan pada tingkatan kegiatan Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan, harus dilihat dari sisi : i). konsistensinya terhadap visi, misi dan tujuan strategis Rensta Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan ; ii). penerapan dan pengembangan strategi manajemen terintegrasi dan rencana penilaian risiko Instansi Pemerintah; iii). semua harus saling melengkapi, saling menunjang, dan tidak bertentangan satu dengan lainnya ; iv). relevan dengan seluruh kegiatan utama Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lamongan; v). mengandung unsur kriteria pengukuran; vi). didukung sumber daya Instansi Pemerintah yang cukup; dan vii). melibatkan seluruh tingkat pejabat dalam proses penetapannya. Penyusunan laporan menuangkan hasil penilaian resiko dalam kertas kerja Kegiatan Pengendalian ii) iii)
D.
1). 2).
reviu atas kinerja BKD Kab Lamongan, akan dilihat dari pembandingan kinerja dengan tolok ukur kinerja yang ditetapkan. pembinaan sumber daya manusia, dengan melihat hal-hal sebagai berikut : a). pengkomunikasian visi, misi, tujuan, nilai, dan strategi instansi kepada pegawai; b). pembuatan strategi perencanaan dan pembinaan sumber daya manusia yang mendukung pencapaian visi dan misi; dan c). pembuatan uraian jabatan, prosedur rekrutmen, program pendidikan dan pelatihan pegawai, sistem kompensasi, program kesejahteraan dan fasilitas pegawai, ketentuan disiplin pegawai, sistem penilaian kinerja, serta rencana pengembangan karir.
Koordinator Seksi I Koordinator Seksi I Koordinator Seksi I Koordinator Seksi I Koordinator Seksi I Koordinator Seksi I Koordinator Seksi I Koordinator Seksi I Koordinator Seksi I Koordinator Seksi I Sekretaris Koordinator Seksi I
Koordinator Seksi I Koordinator Seksi III Koordinator Seksi II
3).
pengendalian atas pengelolaan sistem informasi, harus mampu memastikan akurasi dan kelengkapan informasi, yang harus dipilah menjadi : i). Pengendalian umum, dilihat dari aspek-aspek sebagai berikut : (1).pengamanan sistem informasi, yang mencakup sebagai berikut : (a). pelaksanaan penilaian risiko secara periodik yang komprehensif; (b). pengembangan rencana yang secara jelas menggambarkan program pengamanan serta kebijakan dan prosedur yang mendukungnya; (c). penetapan organisasi untuk mengimplementasikan dan mengelola program pengamanan; (d). penguraian tanggung jawab pengamanan secara jelas; (e). implementasi kebijakan yang efektif atas sumber daya manusia terkait dengan program pengamanan, dan (f). pemantauan efektivitas program pengamanan dan melakukan perubahan program pengamanan jika diperlukan. (2).pengendalian atas akses informasi, mencakup kegiatan berikut : (a). klasifikasi sumber daya sistem informasi berdasarkan kepentingan dan sensitivitasnya; (b). identifikasi pengguna yang berhak dan otorisasi akses ke informasi secara formal; (c). pengendalian fisik dan pengendalian logik untuk mencegah dan mendeteksi akses yang tidak diotorisasi; (d). pemantauan atas akses ke sistem informasi, investigasi atas pelanggaran, serta tindakan perbaikan dan penegakan disiplin. (3). pengendalian atas pengembangan dan perubahan perangkat lunak aplikasi, mencakup kegiatan berikut : (a). otorisasi atas fitur pemrosesan sistem informasi dan modifikasi program; (b). pengujian dan persetujuan atas seluruh perangkat lunak yang baru dan yang dimutakhirkan, dan
Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV
Koordinator Seksi IV Koordinator SeksiIV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV
Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi III Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV
(c).
ii).
penetapan prosedur untuk memastikan terselenggaranya pengendalian atas kepustakaan perangkat lunak. (4). pengendalian atas perangkat lunak sistem informasi, mencakup : (a). pembatasan akses ke perangkat lunak sistem berdasarkan tanggung jawab pekerjaan dan dokumentasi atas otorisasi akses; (b). pengendalian dan pemantauan atas akses dan penggunaan perangkat lunak sistem; dan (c). pengendalian atas perubahan yang dilakukan terhadap perangkat lunak sistem. (5). pemisahan tugas pengelolaan sistem informasi, mencakup kegiatan berikut (a). identifikasi tugas yang tidak dapat digabungkan dan penetapan kebijakan untuk memisahkan tugas tersebut; (b). penetapan pengendalian akses untuk pelaksanaan pemisahan tugas; (c). pengendalian atas kegiatan pegawai melalui penggunaan prosedur, supervisi, dan reviu. (6). kontinuitas pelayanan sistem informasi, mencakup : (a). penilaian, pemberian prioritas, dan pengidentifikasian sumber daya pendukung atas kegiatan komputerisasi yang kritis dan sensitif; (b). langkah-langkah pencegahan dan minimalisasi potensi kerusakan dan terhentinya operasi komputer; (c). pengembangan dan pendokumentasian rencana komprehensif untuk mengatasi kejadian tidak terduga; dan (d). pengujian secara berkala atas rencana untuk mengatasi kejadian tidak terduga dan melakukan penyesuaian jika diperlukan. Pengendalian aplikasi sistem informasi, akan dilihat aspek-aspek
Koordinator Seksi II Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV
sebagai berikut : (1). Pengendalian otorisasi sistem Informasi, mencakup: (a). pengendalian terhadap dokumen sumber; (b). pengesahan atas dokumen sumber; (c). pembatasan akses ke terminal entri data; dan (d). penggunaan file induk dan laporan khusus untuk memastikan bahwa seluruh data yang diproses telah diotorisasi. (2). Pengendalian kelengkapan sistem Informasi, mencakup : (a). pengentrian dan pemrosesan seluruh transaksi yang telah diotorisasi ke dalam komputer, dan (b). pelaksanaan rekonsiliasi data untuk memverifikasi kelengkapan data. (3). Pengendalian akurasi sistem Informasi, mencakup: (a). penggunaan desain entri data untuk mendukung akurasi data; (b). pelaksanaan validasi data untuk mengidentifikasi data yang salah; (c). pencatatan, pelaporan, investigasi, dan perbaikan data yang salah dengan segera; dan (d). reviu atas laporan keluaran untuk mempertahankan akurasi dan validitas data. (4). Pengendalian terhadap keandalan pemrosesan dan file data sistem Informasi, mencakup : (a). penggunaan prosedur yang memastikan bahwa hanya program dan file data versi terkini digunakan selama pemrosesan; (b). penggunaan program yang memiliki prosedur untuk memverifikasi bahwa versi file komputer yang sesuai digunakan selama pemrosesan; (c). penggunaan program yang memiliki prosedur untuk mengecek internal file header labels sebelum pemrosesan; dan (d). penggunaan aplikasi yang mencegah perubahan file
Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV
4).
5).
6). 7). 8).
9).
10).
secara bersamaan. pengendalian fisik atas asset, sebagai kewajiban setiap pimpinan istansi pemerintah harus dikomunikasikan dengan seluruh pegawai, terutama yang berkaitan dengan : a). rencana identifikasi, kebijakan dan prosedur pengamanan fisik ; b). rencana pemulihan setelah bencana. penetapan dan reviu atas indikator dan ukuran kinerja, wajib dilakukan oleh setiap pimpinan instansi pemerintah, dengan melakukan hal-hal sebagai berikut : a). menetapkan ukuran dan indikator kinerja ; b). mereviu dan melakukan validasi secara periodik atas ketetapan dan keandalan ukuran dan indikator kinerja; c). mengevaluasi faktor penilaian pengukuran kinerja; dan d). membandingkan secara terus-menerus data capaian kinerja dengan sasaran yang ditetapkan dan selisihnya dianalisis lebih lanjut. pemisahan fungsi, wajib dilakukan oleh setiap pimpinan instansi pemerintah untuk menjamin agar seluruh aspek utama transaksi atau kejadian tidak dikendalikan oleh hanya 1 (satu) orang. otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting, sebagai kewajiban setiap pimpinan instansi pemerintah, dengan menetapkan dan mengkomunikasikan syarat dan ketentuan otorisasi kepada seluruh pegawai. pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian, sebagai kewajiban setiap pimpinan instansi pemerintah, dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut : a). transaksi dan kejadian diklasifikasikan dengan tepat dan dicatat segera, dan b). klasifikasi dan pencatatan yang tepat dilaksanakan dalam seluruh siklus transaksi atau kejadian. pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya, sebagai kewajiban setiap pimpinan instansi pemerintah, dengan memberikan akses hanya kepada pegawai yang ditugaskan (berwenang) dan harus melakukan review atas pembatasan tersebut secara berkala ; akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya, sebagai kewajiban
Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi IV Koordinator Seksi II Koordinator Seksi II
Koordinator Seksi I Koordinator Seksi I Koordinator Seksi I Sekretaris Sekretaris
Koordinator Seksi II Koordinator Seksi II Koordinator Seksi II Koordinator Seksi I
setiap pimpinan instansi pemerintah, dengan juga memberikan akses hanya kepada pegawai yang ditugaskan (berwenang) dan harus melakukan review atas pembatasan tersebut secara berkala, dan dengan menugaskan secara khusus pegawai yang bertanggungjawab terhadap penyimpanan sumberdaya dan pencatatannya serta melakukan review atas penugasan tersebut secara berkala ; 11).
E.
F.
dokumentasi yang baik atas Sistem Pengendalian Intern serta transaksi dan kejadian penting, juga sebagai kewajiban setiap pimpinan instansi pemerintah sehingga harus memiliki, mengelola, memelihara dan secara berkala memutakhirkan dokumentasi yang mencakup seluruh sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting. Penyusunan laporan dengan menuangkan hasil pengendalian Pelaksanaan SPIP dalam kertas kerja Informasi dan Komunikasi
Sekretaris
1).
menyediakan dan menggunakan berbagai bentuk dan sarana komunikasi yang sesuai dengan kebutuhannya, yang bisa berupa buku pedoman, pedoman kebijakan dan prosedur, surat edaran, memorandum, papan pengumuman, situs internet, e-mail, rekaman video, arahan lisan, termasuk tindakan pimpinan yang mendukung implementasi Sistem Pengendalian Intern. 2), mengelola, mengembangkan, dan memperbarui sistem informasinya dalam upaya meningkatkan komunikasi wajib diselenggarakannya secara efektif dan berkesinambungan, dengan harus mempertimbangkan manajemen sistem informatika, mekanisme identifikasi kebutuhan informasi, kemajuan teknologi informasi, pemantauan mutu informasi, kecukupan SDM dan keuangan untuk pengembangannya. Penyusunan laporan dengan menuangkan hasil pengendalian Pengelolaan Informasi dan Komunikasi SPIP dalam kertas kerja Pemantauan SPIP
Koordinator Seksi IV
1).
Koordinator Seksi I
melaksanakan pemantauan secara berkelanjutan, yang diselenggarakan melalui kegiatan pengelolaan rutin, supervisi, pembandingan, rekonsiliasi, dan tindakan lain yang terkait dalam pelaksanaan tugas.
Sekretaris
Koordinator Seksi IV
Sekretaris
G.
2). evaluasi terpisah, dapat dilaksanakan dengan : a). diselenggarakan melalui penilaian sendiri, reviu, dan pengujian efektivitas Sistem Pengendalian Intern. b). dapat bekerjasama untuk dilakukan oleh aparat pengawasan intern pemerintah atau pihak eksternal pemerintah. c). dapat melakukan dengan menggunakan daftar uji pengendalian intern sesuai pedoman ketentuan yang berlaku. 3). meninindak-lanjuti setiap rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya, yang harus segera diselesaikan dan dilaksanakan sesuai dengan mekanisme penyelesaian rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya yang ditetapkan. Penyusunan laporan dengan menuangkan hasil pengendalian Pemantauan Penyelenggaraan SPIP dalam kertas kerja PENYUSUNAN LAPORAN TAHUNAN HASIL PENYELENGGARAAN SPIP
Keterangan : Sekretaris Koordinator Seksi I Koordinator Seksi II Koordinator Seksi III Koordinator Seksi IV
: : : : :
Koordinator Seksi I Koordinator Seksi I Koordinator Seksi I Sekretaris Sekretaris Sekretaris
Sekretaris Satgas Penyelenggaraan SPIP pada BKD Kabupaten Lamongan Koordinator Pengendalian Kualitas Program, Penganggaran, Pelaporan dan Pertanggungjawaban Keuangan Koordinator Pengendalian Kualitas Output Kebijakan dan Pelayanan Kepegawaian Koordinator Pengendalian Kualitas Disiplin, Pendayagunaan dan Pengembangan Pegawai Koordinator Pengendalian Kualitas Informasi, Sarana dan Prasarana Kerja Pegawai
LAMPIRAN III PERHITUNGAN KEBUTUHAN RENCANA ANGGARAN BIAYA (RAB) PENYELENGGARAAN SPIP PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN LAMONGAN TAHUN 2014
NO.
URAIAN BELANJA
VOLUME
SATUAN
JUMLAH
JUMLAH
1
2
3
4
5
6=(3x5)
1.
Honor Satgas SPIP
10,260,000.00
a. Penanggungjawab 1
X
4
org/bln
300,000.00
1,200,000.00
1
X
4
org/bln
250,000.00
1,000,000.00
1
X
4
org/bln
200,000.00
800,000.00
4
X
4
org/bln
150,000.00
2,400,000.00
9
X
4
org/bln
135,000.00
4,860,000.00
b. Ketua c. Sekretaris d. Koordinator Seksi e. Anggota 2.
Uang lembur 17,580,000.00 a. Uang Lembur PNS - Golongan IV - Golongan III
4
X
3
X
15
OJH
20,000.00
3,600,000.00
12
X
3
X
15
OJH
17,000.00
9,180,000.00
4
X
15
OH
20,000.00
1,200,000.00
12
X
15
OH
20,000.00
3,600,000.00
b. Uang makan - Golongan IV - Golongan III
3.
Belanja alat tulis kantor Amplop Kertas HVS Folio 70 gr Kertas HVS A4 70 gr Spidol board marker Stabilo Stop map folio Toner laser printer Tip Eks Staples
2,323,200.00 1 4 4 6 8 50 4 4
dos rem buah buah buah buah buah set buah
19,677.00
19,677.00
43,987.00
175,948.00
38,010.00
152,040.00
6,778.00
40,668.00
6,833.00
54,664.00
1,596.00
79,800.00
150,000.00
600,000.00
19,953.00
79,812.00
8 Isi Staples
8
Odner
6
Flast disc
6
Penggaris plat
6
Kater 4.
4
buah buah buah
35,002.00
280,016.00
13,613.00
81,678.00
75,000.00
450,000.00
19,953.00
25,000.00
1,982.00
7,928.00 616,800.00
784
b. Cetak penggandaan laporan
lbr naskah
23
200.00
156,800.00
20,000.00
460,000.00
Biaya konsumsi rapat Snack dan minuman rapat Makan dan minuman rapat
6
buah
275,969.00
Belanja cetak dan penggandaan a. Foto copy
5.
pak
34,506.00
1,920,000.00 box 16
X
4
10,000.00
640,000.00
20,000.00
1,280,000.00
box 16
X
4
Belanja perjalanan dinas luar daerah
9,800,000.00
a. Konsultasi/ rapat ke Sidoarjo - Eselon II dan III/ Gol IV - Eselon IV/ Gol III
1
X
2
2
X
4
1
X
4
1
X
2
OH OH
400,000.00
800,000.00
300,000.00
2,400,000.00
900,000.00
3,600,000.00
1,500,000.00
3,000,000.00
b. Konsultasi/ rapat ke Jakarta - Eselon II dan III/ Gol IV (uang harian) - Transportasi
OH kali
JUMLAH
42,500,000.00
LAMPIRAN IV
FORMULIR-FORMULIR TERKAIT PENYELENGGARAAN SPIP DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN LAMONGAN A. FORMULIR ANALISIS LINGKUNGAN PENGENDALIAN NO.
KATAGORI RESIKO
(1) 1.
2.
(2)
TOFIK RESIKO (3)
PERNYATAAN RESIKO (4)
POTENSI DAMPAK (5)
REFERENSI (6)
EKSTERNAL
Sosial & Politik
Ekonomi
Lingkungan alam
Keuangan
IT & Infrastrukturnya
INTERNAL
Strategik
Personil
Proses (SOP)
IT & Infrastruktur
Keuangan
Informasi
Petunjuk Pengisian : 1. Kolom (1) diisi nomor urut. 2. Kolom (2) diisi kategori risiko sesuai dengan risk taxonomy misalnya ; Ekonomi, Lingkungan Alam, Politik dan Sosial. 3. Kolom (3) diisi dengan topik risiko sesuai dengan risk taxonomy misalnya ; Untuk kategori Sosial Politik adalah adanya peraturan-peraturan yang membatasi peran Sekjen Kemdikbud. 4. Kolom (4) diisi uraian pernyataan potensial/nama risiko yang dapat terjadi sesuai dengan topik risiko yang ada di kolom (3). 5. Kolom (5) diisi uraian dampak yang dapat ditimbulkan dari setiap pernyataan risiko yang mungkin terjadi. 6. Kolom (6) diisi sumber informasi, tidak hanya berupa hasil audit atau evaluasi, tetapi bisa juga dari pemberitaan media massa yang relevan dengan kegiatan
B. FORMULIR IDENTIFIKASI RESIKO NO.
KEGIATAN
(1)
TUJUAN KEGIATAN
(2)
KODE RESIKO
(3)
PERNYATAAN RESIKO
(4)
(5)
SEBAB
UC/ C
(6)
(7)
DAMPAK (8)
Petunjuk Pengisian : Kolom (2) dan (3) diisi berdasarkan hasil identifikasi risiko sebagaimana dijelaskan pada sub bab sebelumnya. 1. Kolom (1) diisi dengan nomor urut 2. Kolom (2) diisi dengan kode/nomor risiko 3. Kolom (3) diisi dengan pernyataan risiko potensial yang diidentifikasi dapat berdampak terhadap pencapaian tujuan. 4. Kolom (4) diisi uraian/nama kegiatan pengendalian yang sudah ada (termasuk juga compensating control jika ada). 5. Kolom (5) diisi tanda tickmark (V) jika ada kegiatan pengendalian tersebut dalam kolom (6). 6. Kolom (6) diisi tanda tickmark (V) jika tidak ada kegiatan pengendalian. 7. Kolom (7) diisi tanda tickmark (V) jika kegiatan pengendalian yang ada tidak efektif mengurangi risiko. 8. Kolom (8) diisii tanda tickmark (V) jika kegiatan pengendalian yang ada kurang efektif mengurangi risiko. 9. Kolom (9) diisii tanda tickmark (V) jika kegiatan pengendalian yang ada telah efektif mengurangi risiko.
C. FORMULIR ANALISIS RESIKO PENGENDALIAN YANG ADA NO.
(1)
KODE PERNYATAAN RESIKO RESIKO URAIAN (2)
(3)
(4)
DISAIN A (5)
EFEKTIVITAS T
P
D
(11)
TE
KE
E
(6) (7)
(8)
(9) (10)
TINGKAT PERINGKAT RESIKO RESIKO (TR) (PR) (12)
(13)
PEMILIK RESIKO
(14)
Petunjuk Pengisian : Kolom (2) dan (3) diisi berdasarkan hasil identifikasi risiko sebagaimana dijelaskan pada sub bab sebelumnya. 1. Kolom (1) diisi dengan nomor urut 2. Kolom (2) diisi dengan kode/nomor risiko 3. Kolom (3) diisi dengan pernyataan risiko potensial yang diidentifikasi dapat berdampak terhadap pencapaian tujuan. 4. Kolom (4) diisi uraian/nama kegiatan pengendalian yang sudah ada (termasuk juga compensating control jika ada). 5. Kolom (5) diisi tanda tickmark (V) jika ada kegiatan pengendalian tersebut dalam kolom (6). (A = ADA) 6. Kolom (6) diisi tanda tickmark (V) jika tidak ada kegiatan pengendalian (T=TIDAK ADA). 7. Kolom (7) diisi tanda tickmark (V) jika kegiatan pengendalian yang ada tidak efektif mengurangi risiko. (TE=TIDAK EFEKTIF) 8. Kolom (8) diisii tanda tickmark (V) jika kegiatan pengendalian yang ada kurang efektif mengurangi risiko. (KE=KURANG EFEKTIF) 9. Kolom (9) diisii tanda tickmark (V) jika kegiatan pengendalian yang ada telah efektif mengurangi risiko (E=EFEKTIF)
10. Kolom (10) diisi dengan tingkat probabilitas (P), yaitu tingkat kemungkinan terjadinya risiko, dengan mempertimbangkan pengendalian yang sudah ada. Tingkat kemungkinan terjadinya risiko dapat diperoleh dari pengalaman sebelumnya atau hasil diskusi (FGD) 11. Kolom (11) diisi dengan tingkat dampak (D), yaitu tingkat besaran dampak jika risiko terjadi, dengan mempertimbangkan pengendalian yang sudah ada. Tingkat dampak risiko dapat diperoleh dari pengalaman sebelumnya atau hasil diskusi (FGD) 12. Kolom (12) diisi dengan tingkat risiko (TR), yaitu perkalian antara probabilitas dan dampak. 13. Kolom (13) diisi dengan peringkat risiko (PR), apakah rendah, sedang, moderat, tinggi atau ekstrim. 14. Kolom (14) diisi pihak yang bertanggung jawab terhadap risiko (pemilik risiko).
D. FORMULIR DAFTAR/REGISTER RESIKO
4
5
6
UC / C
3
SEBAB
2
KODE PERNYATAN RESIKO RESIKO
7
DISAIN EFEKTIVITAS
DAMPAK
1
TUJUAN KGIATAN
NO.
KEGIATAN
PENGENDALIAN YANG ADA
URAIAN
8
9
A 10
T
TE
11 12
P D
TR
PR
PEMILIK RESIKO
KE E 13
14 15 16 17 18 19
Petunjuk pengisian 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.
Kolom (1) diisi dengan nomor urut Kolom (2) diisi dengan nama kegiatan utama . Kolom (3) diisi tujuan kegiatan Kolom (4) diisi dengan kode/nomor risiko Kolom (5) diisi dengan pernyataan risiko potensial yang diidentifikasi dapat berdampak terhadap pencapaian tujuan. Kolom (6) diisi dengan penyebab/pemicu terjadinya risiko tersebut. Kolom (7) diisi kategori penyebab apakah Uncontrollable (UC) atau Controllable (C) bagi unit kerja. Kolom (8) diisi dengan uraian dampak jika risiko kolom (5) terjadi. Kolom (9) diisi uraian/nama kegiatan pengendalian yang sudah ada (termasuk juga compensating control jika ada). Kolom (10) diisi tanda tickmark (V) jika ada kegiatan pengendalian tersebut dalam kolom (9). Kolom (11) diisi tanda tickmark (V) jika tidak ada kegiatan pengendalian. Kolom (12) diisi tanda tickmark (V) jika kegiatan pengendalian yang ada tidak efektif mengurangi risiko. Kolom (13) diisii tanda tickmark (V) jika kegiatan pengendalian yang ada kurang efektif mengurangi risiko. Kolom (14) diisii tanda tickmark (V) jika kegiatan pengendalian yang ada telah efektif mengurangi risiko Kolom (15) diisi dengan tingkat probabilitas (P), yaitu tingkat kemungkinan terjadinya risiko. Tingkat kemungkinan terjadinya risiko dapat diperoleh dari pengalaman sebelumnya atau hasil diskusi (FGD) Kolom (16) diisi dengan tingkat dampak (D), yaitu tingkat besaran dampak jika risiko terjasi. Tingkat dampak risiko dapat diperoleh dari pengalaman sebelumnya atau hasil diskusi (FGD) Kolom (17) diisi dengan tingkat risiko (TR), yaitu perkalian antara probabilitas dan dampak. Kolom (18) diisi dengan peringkat risiko, apakah rendah, sedang, moderat, tinggi atau ekstrim. Kolom (19) diisi dengan siapa yang bertanggung jawab atas risiko (pemilik risiko).
E. FORMULIR RENCANA KEGIATAN PENGENDALIAN PENGENDALIAN YANG ADA
NO.
1
KODE PERNYATAAN RESIKO RESIKO URAIAN
2
3
4
DISAIN
EFEKTIVITAS
A
TE
KE
E
7
8
9
5
T 6
RENCANA PENGENDALIAN YG PERINGKAT AKAN DIBANGUN RESIKO (PR) URAIAN JADWAL 10
11
12
RESIKO PEMILIK
13
PJ TL
14
Petunjuk Pengisian : Kolom (1) s.d (10) diambil dari hasil penilaian risiko. Kegiatan dan risiko yang akan ditangani merupakan kegiatan yang risikonya tinggi terhadap pencapaian tujuan organisasi, sehingga diprioritaskan untuk ditangani/dikelola risikonya. 1. Kolom (1) diisi nomor urut. 2. Kolom (2) diisi kode risiko. 3. Kolom (3) diisi pernyataan risiko. 4. Kolom (4) diisi level risiko. 5. Kolom (5) diisi kegiatan pengendalian yang sudah ada (termasuk juga compensating control jika ada). 6. Kolom (6) diisi tickmark (V) jika ada kegiatan pengendalian tersebut dalam kolom (6). 7. Kolom (7) diisi tickmark (V) jika tidak ada kegiatan pengendalian. 8. Kolom (8) diisii tickmark (V) jika kegiatan pengendalian yang ada tidak efektif mengurangi risiko. 9. Kolom (9) diisii tickmark (V) jika kegiatan pengendalian yang ada kurang efektif mengurangi risiko. 10. Kolom (10) diisii tickmark (V) jika kegiatan pengendalian yang ada telah efektif mengurangi risiko. 11. Kolom (11) diisi dengan rencana pengendalian risiko/pengembangan infrastruktur pengendalian (kebijakan/SOP/aturan lainnya). 12. Kolom (12) diisi dengan jadwal waktu pengembangan infrastruktur pengendalian (kebijakan/SOP/aturan lainnya). 13. Kolom (13) diisi dengan pemilik risiko. 14. Kolom (14) diisi penanggung jawab tindak lanjut pengembangan infrastruktur pengendalian
F. FORMULIR INTERNALISASI SPIP NO. 1
KEGIATAN PENGENDALIAN 2
PENANGGUNG JAWAB 3
REF. 4
RENCANA INTERNALISASI RENCANA 5
REALISASI 6
DOKUMENTASI 7
Petunjuk Pengisian 1. 2. 3. 4.
Kolom (1) diisi nomor urut kegiatan pengendalian Kolom (2) diisi dengan judul kegiatan pengendalian Kolom (3) diisi nama personil yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan internalisasi Kolom (4) diisi dengan nomor SOP/SK Setjen Kemdikbud/Nota Dinas dll yang berisi kegiatan pengendalian terkait 5. Kolom (5) diisi tanggal/bulan/tahun rencana pelaksanaan internalisasi 6. Kolom (6) diisi tanggal/bulan/tahun realisasi pelaksanaan internalisasi 7. Kolom (7) diisi dengan bentuk dokumen yang menunjukan bahwa internalisasi telah dilaksanakan, contoh: foto, absen, notulen, video dll
G. FORMULIR PEMANTAUAN BERKELANJUTAN NO.
HASIL IDENTIFIKASI MASALAH TANGGAL
1
2
URAIAN 3
TINDAK LANJUT
PENYEBAB 4
SUMBER 5
TANGGAL 6
URAIAN 7
Petunjuk Pengisian : 1. 2. 3. 4.
5. 6. 7.
Kolom 1 : Diisi nomor urutan hasil identifikasi masalah Kolom 2 : Diisi tanggal ditemukan permasalahan penyelenggaraan pengendalian intern Kolom 3 : Diisi uraian permasalahan yang mengakibatkan penyelenggaraan pengendalian intern tidak/kurang effektif Kolom 4 : Diisi penyebab permasalahan dalam penyelenggaraan pengendalian intern. Apabila penyebabnya adalah kelemahan dalam rancangan pengendalian intern maka diisi dengan kode ”IC”. Apabila penyebabnya adalah kelemahan kompetensi SDM maka diisi dengan kode ”KSDM”. Kolom 5 : Diisi sumber hasil identifikasi masalah, dapat berupa: hasil evaluasi/audit inspektorat, penilaian sendiri, reviu, dll. Kolom 6 : Diisi tanggal tindak lanjut. Kolom 7 : Diisi uraian tindak lanjut. Apabila kolom 4 disi dengan ”IC” maka tindaklanjutnya dapat berupa pembentukan tim untuk membangun infrastruktur. Apabila kolom 4 diisi dengan kode ”KSDM” maka tindaklanjutnya dapat berupa sosialisasi, PKS, diklat, dll.
