EURÓPAI BIZOTTSÁG
INTÉZMÉNYFEJLESZTÉS AZ EURÓPAI UNIÓ SZAKMAPOLITIKAI RENDSZERÉBEN KÉZIKÖNYV AZ IKERINTÉZMÉNYI PROJEKTEKHEZ
ÁTDOLGOZOTT KIADÁS (2005. május)
A kézikönyv célja átfogó és hasznos gyakorlati információt nyújtani az ikerintézményi projektek előkészítésében és lebonyolításában résztvevők számára.
1
RÖVIDÍTÉSEK ÉS SZAVAK JEGYZÉKE AWP
Annual Work Plan. – Éves munkaterv. A MEDA programok éves programozási dokumentumai, amelyek a lebonyolítandó projektek költségvetési csomagjait tartalmazzák. Ezeket a munkaterveket évente hagyja jóvá a MEDA ország és az Európai Bizottság.
AO
Administrative Office – Adminisztratív Iroda: a PHARE (TF), CARDS és TACIS programok kedvezményezett országainak közigazgatásához tartozó szerv, amelyet az ikerintézményi projektek általános eljárási, pénzügyi és szerződéses irányítására jelölnek ki. Felelősségeinek tényleges hatásköre változó, a földrajzi területtől és az alkalmazható irányítási rendszertől függően. (lásd PAO a MEDA programok esetében).
BC
Beneficiary Country – kedvezményezett ország (a PHARE / Átmeneti Támogatás, CARDS, TACIS vagy MEDA programok támogatásában részesül).
CARDS
CARDS (Community Assistance for Reconstruction, Development and Stabilisation) – Közösségi Támogatás az Újjáépítéshez, Fejlesztéshez és Stabilizációhoz: a Stabilizációs és Társulási Folyamatokban (SAP) résztvevő országoknak nyújtott támogatás legfőbb eszköze. A CARDS támogatást a Tanács 2000. december 5-i 2666/2000(EEC) rendelete fogadta el. További információk a http://www.europa.eu.int/comm/europeaid/projects/cards/index_en.htm honlapon.
CFCU
Central Financing and Contracting Unit – Központi Pénzügyi és Szerződéskötő Egység: a kedvezményezett ország pénzügyminisztériumának keretében működik, a közösségi alapok esetében a szerződéskötésért és kifizetésért felelős egység. A decentralizált programokra is alkalmazható (kivétel MEDA).
CC
Candidate Countries – tagjelölt országok. 2004. május 1-től, ezen országok Bulgária, Horvátország, Románia és Törökország.
De-concentration
Dekoncentráció: a döntéshozatal és felelősség átruházása az EB Delegációira, illetve az EB Delegációk ezt követő megerősítése, amit az Európai Bizottság a következőképpen ír le a külföldi támogatások irányítási reformjáról kiadott közleményében: „bármit, ami jobban irányítható és eldönthető a helyszínen, közelebb az érintett területhez, nem Brüsszelnek kell irányítania vagy eldöntenie”.
De-centralisation
Decentralizáció: a döntéshozatal és felelősség átruházása a kedvezményezett országok államigazgatásaira, illetve azok ezt követő megerősítése.
EAR
European Agency for Reconstruction – Európai Újjáépítési Ügynökség, az EU főbb támogatási programjainak irányításáért felelős Szerbiában, Montenegróban (Szerbia Köztársaság, Koszovó*, és Montenegró Köztársaság), illetve Macedóniában (volt jugoszláv köztársaság).
EDIS
Extended Decentralised Implementation System – Kiterjesztett Decentralizált Végrehajtási Rendszer. A csatlakozás dátumától kezdve az új tagállam végrehajtó ügynökségei lesznek a szerződtetésért, végrehajtásért és kifizetésért felelős irányító hatóságok a PHARE/Átmeneti Támogatás ikerintézményi projektjeinek esetében.
FOCAL POINTS
Fókuszpontok. A program minden kedvezményezett minisztériumának felelőssége egy „fókuszpont” kijelölése, amely a program szakmai végrehajtásáért felel. A fókuszpontok mindegyike egyúttal a PAO kapcsolattartója is a saját minisztériumának vagy állami szektor intézményeinek projektje(i) esetében.
MEDA
MEDA – Euro-Mediterrán Partnerség: Közösségi segélyprogram mediterrán harmadik országoknak, a 2000 novemberében elfogadott (2698/2000-es számú)
*
Nemzetközi adminisztráció alatt, az ENSZ Biztonsági Tanácsának 1999. június 10.-i 1244-es számú határozata szerint
2
MEDA II-es rendelet alapján, az együttműködés különböző területeit fedi le a gazdasági átmenettől a jó kormányzásig. Jogosult országok: Algéria, Egyiptom, Izrael, Jordánia, Libanon, Marokkó, a Palesztin Hatóság, Tunézia és Szíria. Ciprus, Málta és Törökország nem jogosultak a MEDA programra, mivel részükre támogatást a csatlakozási vagy előcsatlakozási eszközök nyújtanak. További információkért kérjük, látogassa meg a következő honlapot: http://europa.eu.int/comm/europeaid/projects/med/index_en.htm MS
Member State(s) – az Európai Unió tagállamai. 2004. május 1-től az Európai Uniónak 25 tagállama van.
National Country Programmes
Nemzeti programok – TACIS program. Tartalmazza a 3-4 évig érvényes indikatív programokat, melyek megállapítják a prioritásokat és az együttműködési területeket, valamint az éves (Oroszország és Ukrajna esetében) és féléves (más országok esetében) akció programokat, közzétéve a támogatandó projekteket és a rendelkezésre álló alapokat, az indikatív program irányelvei szerint.
NCP
National Contact Point – nemzeti ikerintézményi megbízott, az intézményfejlesztésért felel. Minden tagállamban és kedvezményezett országban egy kijelölt köztisztviselő, aki az összes ikerintézményi tevékenység esetében.
PAO
Programme Administration Office – Programengedélyező Iroda. A MEDA országokban, a projektirányító iroda a Társulási Szerződés végrehajtására kiírt segélyprogramok esetében általában (AAA programok), és az ikerintézményi programok esetében különösen.
PHARE
Közösségi program, támogatást nyújt az EU jogszabályok érvényesítésében azon országok számára, amelyek EU tagállamokká szeretnének válni. A Tanács 1989. december 18.-i, 3906/89 (EEC)-es számú rendeletén és annak kiegészítésein alapszik. 2004. május 1-től az érintett országok: Bulgária és Románia; Törökország specifikus pénzügyi megállapodásokkal. Horvátország 2005. január 1-től veszi igénybe a PHARE támogatásokat. További információk: http://europa.eu.int/comm/enlargement/pas/phare/focus.htm#2.1.1%20Twinning
PL
Project Leader – projektvezető: a tagállam, illetve a kedvezményezett ország magasrangú tisztviselője. Az ikerintézményi projekt lebonyolítását vezeti.
Practical Guide
Practical Guide – Gyakorlati Útmutató az EB külföldi segélyprojektjeihez, az összes szerződéskötési eljárásról. Megtalálható a következő honlapon: http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/index_en.htm. (Európai Bizottság, gyakorlati ismertető szerződéskötési eljárásokhoz, az EB általános költségvetéséből finanszírozott külföldi tevékenységek esetében, 2003 május).
RTA
Resident Twinning Adviser – hosszútávú ikerintézményi szakértő: a tagállam államigazgatásában foglalkoztatott hivatalnok, aki teljes munkaidőben dolgozik a kedvezményezett országban, az ikerintézményi projekt keretén belül, legalább egy éven keresztül.
SAA
Stabilisation and Association Agreement – Stabilizációs és Társulási Szerződés: az EU és SAP országok közti, formális társuláson alapuló megállapodások.
TACIS
Az EB által 1991-ben indított TACIS program uniós költségvetésből finanszírozott technikai segítséget nyújt 13 országnak Kelet Európában és Közép Ázsiában, fő célkitűzése az átmeneti folyamatok erősítése ezekben az országokban. Jelenleg egy új szabályzat helyettesíti az előzőt, amely 1999. december 31-én járt le. Az új szabályzat a 2000-2006 közti időszakot fedi le. Érintett országok: Örményország, Azerbajdzsán, Belorusz Köztársaság, Grúzia, Kazahsztán, Moldávia, Mongólia, Orosz Föderáció, Kirgizisztán, Tádzsikisztán, Türkmenisztán, Ukrajna és Üzbegisztán. További információk: http://europa.eu.int/comm/europeaid/projects/tacis/index_en.htm
Átmeneti
A Csatlakozási Okmány 34. cikke ír az Átmeneti Támogatásról. Célja folyamatos támogatás biztosítása az új tagállam közigazgatási és igazságszolgáltatási
3
Támogatás
kapacitásának megerősítése érdekében a 2004-2006 közti időszakban. Érintett országok: Ciprus, Málta, Cseh Köztársaság, Észtország, Magyarország, Lettország, Litvánia, Lengyelország, Szlovénia, Szlovákia. Hasonló Átmeneti Támogatást kap Bulgária és Románia csatlakozásuk után. (Csatlakozási Okmány, 31. cikk)
Twinning Contract
Ikerintézményi szerződés – az ikerintézményi projektről kötött szerződéses megállapodás. Tartalmazza a munkatervet, valamint kiegészítő standard mellékleteket.
Unified preAccession Instrument
Egyesített előcsatlakozási eszköz – A tervek szerint a jelenlegi csatlakozási és előcsatlakozási pénzügyi eszközöket (PHARE, ISPA, SAPARD stb.) 2007-től egyetlen specifikus eszköz helyettesítené, amely lefedné az intézményfejlesztést, regionális és határokon átívelő együttműködést, régiófejlesztést, vidékfejlesztést és humán erőforrásokat.
4
Tartalomjegyzék A. FEJEZET ÁLTALÁNOS MEGKÖZELÍTÉS
6
1. RÉSZ: BEVEZETÉS
7
1.1. Az ikerintézményi program, mint az intézményfejlesztés eszköze
7
1.2. Az ikerintézményi program EU finanszírozásának összefoglalása
10
2. RÉSZ: AZ IKERINTÉZMÉNYI PROJEKT ELEMEI
12
2.1. Az ikerintézményi projektek alapelvei
12
2.2. A projektvezetők (PL) és a hosszútávú ikerintézményi szakértő (RTA) 2.2.1. A projektvezetők 2.2.2. A hosszútávú ikerintézményi szakértő
12 12 13
2.3. Az ikerintézményi munkaterv
15
2.4. A kedvezményezett ország szerepe
16
2.5. A tagállamok szerepe
18
2.6. A Bizottság szerepe 2.6.1. A Bizottság általános szerepe 2.6.2. A Bizottság sajátos szerepe 2.6.2.1. A Bizottság szerepe a PHARE-n belül (beleértve az Átmeneti Támogatást) 2.6.2.2. A Bizottság szerepe a CARDS, TACIS és MEDA alatt
18 18 19 19 21
2.7. Az adminisztratív iroda szerepe a kedvezményezett országban 2.7.1. Az AO szerepe a PHARE kedvezményezett országokban (beleértve az Átmeneti Támogatást) 2.7.2. Az AO szerepe a CARDS, TACIS és MEDA kedvezményezett országokban
23 23 24
B. FEJEZET AZ IKERINTÉZMÉNYI PROJEKTEK ELŐKÉSZÍTÉSE
27
3. RÉSZ: PÁLYÁZATOK BENYÚJTÁSA ÉS ELBÍRÁLÁSA
28
3.1. Pályázati felhívás 3.1.1. Pályázati felhívás 3.1.2. Pályázatok benyújtása 3.1.3. Az ikerintézményi pályázatok benyújtásának alapvető szabályai
28 28 28 29
3.2. Sajátos esetek
30
3.3. Közigazgatás és az akkreditált szervek
31
3.4. Tagállami konzorciumok
32
3.5. Az ikerintézményi partnerek kiválasztása 3.5.1. A PHARE, Átmeneti Támogatás és CARDS szerinti kiválasztás 3.5.2. Kiválasztás a MEDA és TACIS szerint 3.5.3. A bejegyzési, meghallgatás és értékelés eljárásainak összefoglalása
33 34 35 37
3.6. A kiválasztás összefoglalója
37
3.7. Esetleges újraköröztetés
37
1
3.8. Az ikerintézményi szerződés, valamint az ikerintézményi munkaterv előkészítése 3.8.1. Az ikerintézményi szerződés és a munkaterv kidolgozása CARDS és a PHARE (TF) szerint 3.8.2. Az ikerintézményi szerződés kidolgozása és a munkaterv MEDA és TACIS szerint
38 39 40
3.9. Az ikerintézményi szerződés jóváhagyása 3.9.1. Az ikerintézményi szerződés jóváhagyása PHARE/Átmeneti Támogatás/CARDS szerint 3.9.2. Az ikerintézményi szerződés jóváhagyása MEDA és TACIS alatt
40 40 42
3.10. Az ikerintézményi szerződés aláírása 3.10.1. Az ikerintézményi szerződés aláírása PHARE szerint 3.10.2. Az ikerintézményi szerződés aláírása MEDA és TACIS szerint 3.10.3. Az ikerintézményi szerződés aláírása CARDS szerint
43 43 45 45
3.11. Az ikerintézményi szerződés kihirdetése 3.11.1. Az ikerintézményi szerződés kiértesítése PHARE szerint (Átmeneti Támogatás) 3.11.2. Az ikerintézményi szerződés kiértesítése CARDS, MEDA és TACIS szerint
47 47 48
4. RÉSZ: RÉSZLETES PROJEKT TERV
49
4.1. A projekt kidolgozása a „kötelező eredmények” elérése tükrében
49
4.2. Eredménymutatók, időkorlátok, időtartam és kockázatelemzés
50
4.3. A projektmenedzsment felelősségének meghatározása
51
4.4. A kedvezményezett ország hozzájárulása (Személyzet és infrastruktúra)
53
4.5. A tagállam hozzájárulása (Személyzet) 4.5.1. A személyzet szakértelme és ideje 4.5.2. A projektvezető (PL) 4.5.3. A hosszútávú ikerintézményi szakértő (RTA) 4.5.4. A projektvezető vagy RTA megváltozása 4.5.5. A személyzet származása
54 54 55 55 55 55
4.6. Menedzsment és könyvvitel
56
4.7. Fordítás és tolmácsolás 4.7.1. Az RTA nyelvi/projektasszisztense 4.7.2. Fordítás 4.7.3. Tolmácsolás
56 56 57 57
4.8. Szemináriumok, képzések, gyakornokság, műhelymunkák
57
4.9. Immateriális hozzájárulások
58
4.10. Összefoglaló projektbemutatás
58
5. RÉSZ. AZ IKERINTÉZMÉNYI PROJEKT KÖLTSÉGVETÉSE
59
5.1. A projekt költségvetése 5.1.1. A költségvetés tartalma 5.1.2. Elszámolható költségek 5.1.3. A költségvetés struktúrája
59 59 59 60
5.2. Az ikerintézményi szerződés előkészítése során felmerülő költségek megtérítése 5.2.1. Az ikerintézményi szerződés és az ikerintézményi munkaterv kidolgozása 5.2.2. Az RTA képzése
62 62 62
5.3. Hosszútávú ikerintézményi szakértők 5.3.1. Általános irányelvek 5.3.2. Szakértői kategóriák és a költségtérítés mértéke
63 63 64
2
5.4. A projektvezető, a rövid- és középtávú szakértők hozzájárulása
66
5.5. Immateriális javak és szolgáltatások
68
5.6. Útiköltség, napidíj 5.6.1. Útiköltség 5.6.2. Napidíjak 5.6.3. Árváltozással kapcsolatos rendelkezések
68 68 69 70
5.7. Képzés és szemináriumok 5.7.1. Képzések a kedvezményezett országban 5.7.2. A tagállamban szervezett tanulmányi utak, valamint szakmai gyakorlatok a kedvezményezett ország tisztviselői részére a tagállami partner intézményeknél
70 70
5.8. „Ikerintézményi menedzsment költségek” térítése 5.8.1. Általános irányelvek 5.8.2. A költségtérítés jogosultja 5.8.3. A költségvetés bemutatása
71 71 72 72
5.9. Fordítás és tolmácsolás
72
5.10. Felszerelések
73
5.11. A magánszektor alvállalkozói
74
5.12. Az EU által nem támogatott ikerintézményi költségek
74
70
C. FEJEZET AZ IKERINTÉZMÉNYI PROJEKTEK VÉGREHAJTÁSA
76
6. RÉSZ: AZ IKERINTÉZMÉNYI PROJEKTEK MENEDZSMENTJE
77
6.1. Ütemezés és határidők
77
6.2. Projektvezető általi menedzsment
77
6.3. Monitoring
78
6.4. A projekt jelentési követelmények 6.4.1. Jelentési követelmények 6.4.2. Negyedéves jelentések 6.4.3. Végső jelentés
78 78 79 80
6.5. Értékelés
81
6.6. Az ikerintézményi szerződés módosítása 6.6.1. Az ikerintézményi szerződés módosítása 6.6.2. Addendum 6.6.3. Side letter (adminisztratív jellegű módosítások)
81 81 83 87
6.7. A projekt lezárulása 6.7.1. A hosszútávú ikerintézményi szakértő küldetésének befejezése 6.7.2. Az ikerintézményi projekt lezárulása
88 88 88
7. RÉSZ: PÉNZÜGYI MENEDZSMENT ÉS ELLENŐRZÉS
89
7.1. Általános irányelvek
89
7.2. Kifizetési eljárás
90
7.3. Audit jelentés
92
3
7.4. Audit
92
7.5. Teljesített szolgáltatások és a számlákat igazoló dokumentáció 7.5.1. A teljesített szolgáltatások jóváhagyása a kedvezményezett által 7.5.2. A számlákat igazoló dokumentáció
93 93 93
7.6. A magánszektor input: pályáztatás, beszerzés és szerződtetés
94
7.7. Árváltozásokra előírt céltartalék
95
7.8. Adózási elvek
96
8. RÉSZ: A RÖVIDTÁVÚ IKERINTÉZMÉNYI PROJEKTEK SAJÁTOS ELJÁRÁSAI 97 8.1. A „rövidtávú ikerintézményi projekt” meghatározása
97
8.2. A rövidtávú ikerintézményi projekt részletes pályázati felhívása
98
8.3. A kötelező eredmény
99
8.4. A nyertes tagállam kiválasztása 8.4.1. A projektek köröztetése 8.4.2. A tagállamok pályázataira vonatkozó minimális követelmények 8.4.3. Kiválasztási eljárások 8.4.3.1. A PHARE kiválasztási eljárásai (EDIS előtt és után) 8.4.3.2. Kiválasztási eljárások a CARDS, MEDA és TACIS alatt
99 99 99 100 100 101
8.5. Szerződéskötés és végrehajtás 8.5.1. A szerződés felépítése 8.5.2. Elszámolható költségek 8.5.3. A Szerződő Hatóság, a szerződés aláírói, az aláírás sorrendje 8.5.3.1. A PHARE programok esetében 8.5.3.2. A CARDS, MEDA és TACIS programok esetében 8.5.4. Jelentéstétel 8.5.5. Kifizetések 8.5.6. Audit jelentés
101 101 102 102 102 102 103 103 103
8.6. Monitoring és értékelés
103
8.7. A rövidtávú ikerintézményi szerződés módosítása
103
8.8. Általános koordinációs kérdések
103
9. RÉSZ: EGYÉB KÉRDÉSEK
105
9.1. A projekt nyelve
105
9.2. Hibaelhárítás
106
9.3. A támogatás elismerése
106
4
ELŐSZÓ Jelen Ikerintézményi Kézikönyvet az Európai Bizottság szervezetei készítették el. Célja átfogó, összehangolt és felhasználóbarát útmutatót nyújtani az ikerintézményi projektek megvalósításához. Ez a Kézikönyv a csatlakozott országokban 1998 óta megvalósított több mint ezer ikerintézményi projekt tapasztalataira épül, de figyelembe veszi a legújabb fejlesztéseket is. Az ikerintézményi programot 2002-ben vezették be a CARDS országokban, és volt az első lépés az ikerintézményi eszköz külső terjesztésében. 2004-ben az ikerintézményi eszközt a MEDA államok és néhány TACIS* állam rendelkezésére bocsátották. Ez a folyamat szükségessé tette, hogy a kiigazítások során figyelembe vegyék az adott régiók sajátosságait. Másfelől az új Pénzügyi Szabályozás és a Kiterjesztett Decentralizált Végrehajtási Rendszer (EDIS) bevezetése az új tagállamokban szintén a meglévő ikerintézményi eljárások egységes keretben történő összefoglalását sürgette. Ezen Ikerintézményi Kézikönyv koordinált összeállításában az Európai Bizottság igyekezett a korábbi kézikönyvek szerkezetét követni. A kötet összefoglalja az ikerintézményi projektek alapelveit a tervezéstől a befejezésig, és gyakorlati útmutatást ad az operatív és pénzügyi menedzsmenthez. A koordinált kézikönyv egységes szerkezetet teremt a régiókra egységesen érvényes rendelkezésekkel, melyeket, szükség szerint, régióspecifikus szabályokkal egészít ki. A könnyebb eligazodás céljából a régióspecifikus részeket dőlt betűkkel szedték. Az átfogó szerkezet célja megfelelő dokumentációt nyújtani a tagállamok nemzeti ikerintézményi megbízottainak, és lehetővé tenni a kedvezményezett országoknak, hogy eligazodjanak a régióikra vonatkozó sajátos rendelkezések között. Az Európai Bizottság ezúton is köszönetet mond a tagállamoknak az ikerintézményi programban való részvételért, és bízik a további szoros és eredményes együttműködésben.
___________________________________ *A TACIS-ra vonatkozó megjegyzés: A TACIS főként központilag irányított program, bár decentralizálása jelenleg folyik. A TACIS programok (beleértve az ikerintézményi projekteket) fokozatosan illeszkednek ebbe a decentralizált keretbe.
5
A. FEJEZET ÁLTALÁNOS MEGKÖZELÍTÉS
6
1. rész: Bevezetés
1.1. Az ikerintézményi program, mint az intézményfejlesztés eszköze Az ikerintézményi program az Európai Bizottság 1998-ban indított kezdeményezése az Európai Unió bővítésére való felkészülés támogatására. A kezdeményezés sajátos közigazgatási együttműködési eszköz létrehozását célozta, azzal a szándékkal, hogy segítséget nyújtson a tagjelölt államok közigazgatási és igazságügyi intézményrendszerének megerősítésében, és ezáltal a közösségi jogrend átvételében és alkalmazásában. 1998 óta több mint ezer ikerintézményi projekt valósult meg a tagjelölt államokban, PHARE vagy egyéb előcsatlakozási eszköz finanszírozásával. Az ikerintézményi program továbbra is döntő szerepet játszik az új tagállamok intézményfejlesztésében az Átmeneti Támogatás (Transition Facility - TF) révén, és továbbra is a jelenlegi tagjelölt államok (Bulgária, Horvátország, Románia és Törökország) alapvető intézményfejlesztési eszköze maradt. A CARDS ikerintézményi programot 2002 nyarán vezették be egyes intézményfejlesztési területen, elsősorban az igazság- és belügy területén. Ez az eszköz jelenleg valamennyi CARDS országra és valamennyi fejlesztési területre egyaránt alkalmazható, szektorspecifikumoktól függetlenül. 2003 végétől az ikerintézményi program a TACIS programban résztvevő néhány ország számára is hozzáférhetővé vált. A MEDA országok esetében a Társulási Megállapodások ezen országok és az EU között jönnek létre, elősegítve az Euro-Mediterrán Partnerség általános célkitűzései szerinti szorosabb együttműködést. A Társulási Megállapodások megvalósítása érdekében segélyprogramokat (Support Programmes to the implementation of the Association Agreements - AAAs) indítanak. A „szélesebb Európa” koncepció értelmében az ikerintézményi program, a Társulási Megállapodásokat megvalósító segélyprogramok eszközeként a MEDA országok intézményfejlesztési együttműködését szolgálja (lásd az 1.2. részt). Az ikerintézményi projekteket a MEDA országokban 2004ben indították. Bár az ikerintézményi programot, mint intézményfejlesztési eszközt a földrajzi régiók sajátos helyzetéhez és az ott érvényes eljárásokhoz kell igazítani, bizonyos általános jellemzőket mindenütt figyelembe kell venni. Az ikerintézményi projektek a közösen elfogadott uniós célkitűzésekre épülnek, mint például az EU bővítésre való felkészülés (PHARE), az új tagállamok közigazgatási képességeinek további erősítése (Átmeneti Támogatás) vagy fokozott együttműködés, ahogyan ez egyébként az adott CARDS, MEDA és TACIS megállapodásokban is szerepel.
7
Pontosabban, az ikerintézményi projektek néhány, jól meghatározott alapelvre támaszkodnak: •
Szabály szerint, a kedvezményezett országok választják ki tagállami partnerüket;
•
Az ikerintézményi projekteknek konkrét eredménnyel kell járniuk a kedvezményezett országok számára, a közösségi joganyagra vagy az együttműködés szempontjából elsődleges EU szakmapolitikákra vonatkozóan;
•
Az ikerintézményi partnereknek (az érintett közszféra szereplőinek) nem csak a projektmegvalósítás eszközei mellett kell kötelezettséget vállalniuk, hanem a projekt eredményeinek elérésére is. A projekt végén a kedvezményezett képes legyen működtetni az új vagy átvett rendszert, valamint az ehhez szükséges anyagi erőforrások biztosítani.
•
Az ikerintézmény projekt uniós finanszírozású közös projekt, tehát nem egy egyirányú technikai segítségnyújtás a tagállam és a kedvezményezett ország között. A projekt a partnerek közös felelősségvállalásán alapuló folyamat. A kedvezményezett ország elkötelezi magát a reformok megvalósítása és azok finanszírozása iránt, a tagállam felelőssége pedig a projekt folyamatában való tartós részvétel;
•
A kötelezettségvállalás hitelessége érdekében az ikerintézményi partnerek részletes ikerintézményi munkatervet készítenek a munka megkezdése előtt, mely a megvalósítás során átdolgozható, de egyértelmű eredménymutatókat kell szabni a projekt eredményeinek szoros monitoringja érdekében;
•
A projektmegvalósítás célja a kötelező eredmény elérése az állami szektor tapasztalatának és szakértelmének átadása által . A kötelező érvényű eredmény végső és kizárólagos tulajdonjoga a kedvezményezett országé.
Az ikerintézményi program sajátos jellegének érvényesülése és a hatékony pénzügyi irányítás érdekében néhány speciális eljárás szükséges. A valós versenykiírások hiánya és a kedvezményezett döntési jogköre (tagállami projekt partner kiválasztása) a szokványostól eltérő eszközök alkalmazását teszi szükségessé a programban jogosan keletkező költségek ellenőrzésére. Ezen eljárások fejezik ki az ikerintézményi projektek sajátos természetét. Az ikerintézményi projektek számos tevékenységet és inputot ölelnek fel. A tagállami hosszútávú szakértőknek a kedvezményezett ország közigazgatásában végzett munkája képezi az ikerintézményi projektek ,,gerincét”, és ezeket a szakembereket hosszútávú ikerintézményi szakértőknek (RTA) nevezik (lásd 2.2.2). Az ikerintézményi projekt célkitűzéseinek eléréséhez számos egyéb szakértői input szükséges, mint például a középés rövid távú szakértők munkája, képzések, stb. Az ikerintézményi projekt befejezését követően a kedvezményezett ország részéről jelentős haladás várható el a projekt által meghatározott területen. Egyes esetekben nem is elegendő egyetlen ikerintézményi projekt a cél eléréséhez, hiszen számos további tevékenység (ikerintézményi projekt, rövidtávú ikerintézményi projekt vagy az intézményfejlesztés más eszköze) lehet szükséges a kötelezettségek maradéktalan teljesítése érdekében. Mindazonáltal, az előbbiek semmiféle vonatkozásban nem csökkentik annak szükségét,
8
hogy a megvalósítás érdekében minden egyes projektnek egyértelműen meghatározott célokkal és pontosan ütemezett, illetve előirányzott munkatervvel kell rendelkeznie. Az ikerintézményi tevékenységek a következő jellemzőkkel rendelkező projektekhez ideálisak: • • •
a cél viszonylag világos, például a kedvezményezett ország jól megértette a közösségi joganyag vagy az együttműködés vonatkozó területét, és kiválasztotta az alkalmazni kívánt rendszer típusát; a kedvezményezett országban elegendő politikai akarat van a vonatkozó jogszabályok megalkotását és elfogadását biztosító lehető legjobb feltételek megteremtéséhez; a kedvezményezett ország megfelelően elkötelezett a szükséges (pénzügyi, személyi) erőforrások ikerintézményi projektben való mozgósítása iránt.
Ha a kedvezményezett ország nem rendelkezik az adott szektor fejlesztésére vonatkozó semmilyen információval, a reform lehetőségeinek meghatározását segítő hagyományos technikai segítségnyújtásra lehet szükség. Például, a tagállamokban legalább két, meglehetősen különböző típusú kataszteri rendszer használatos. Az egyik nagyon részletes földméréseken alapuló térképet követel, mivel ez a térkép önmagában a telkek határvonalainak megfelelő bizonyítékát képezi. A másik rendszer légi fényképfelvételeken alapul, kevésbé pontos, és a föld tulajdonjogát megállapító jogi szöveg alátámasztására szolgál. Következésképp, a kataszteri rendszert fejleszteni hivatott ikerintézményi projekt és például a légi felvételek készítésének megkezdése előtt a kedvezményezett országnak döntést kell hoznia az alkalmazni kívánt rendszert illetően. Az Európai Számvevőszék egy speciális audit jelentést tett közzé az ikerintézményi programról, mely főként az 1998-ban és 1999-ben elkezdett PHARE ikerintézményi projektekkel foglalkozik. A jelentés és a Bizottság válaszai a következő címen érhetők el: http://www.eca.eu.int/EN/RS/2003/rs06_03en.pdf
9
1.2. Az ikerintézményi program EU finanszírozásának összefoglalása PROGRAM
KEDVEZMÉNYEZETT ORSZÁGOK
SZABÁLYOZÁS
CÉL
PHARE 1
BULGÁRIA, ROMÁNIA TÖRÖKORSZÁG2 és HORVÁTORSZÁG
1989. december 18-i, 3906/89 sz. Tanácsi Rendelet (EEC) és az azt követő módosítások. Különleges finanszírozási eszköz Törökországnak. A Phare 2005.01.01-től alkalmazható Horvátországban
Intézményfejlesztési támogatás az acquis átvételére az Európai Uniós tagságra jelölt kedvezményezett országoknak. A Phare helyét 2007-től, előreláthatólag, egységesített előcsatlakozási eszköz fogja átvenni.
ÁTMENETI TÁMOGATÁS
CIPRUS, MÁLTA, CSEH KÖZTÁRSASÁG, ÉSZTORSZÁG, MAGYARORSZÁG, LETTORSZÁG, LITVÁNIA, LENGYELORSZÁG, SZLOVÉNIA, SZLOVÁKIA
Átmeneti Támogatás – A Csatlakozási Szerződés 31. szakasza
Folyamatos támogatás az új tagállamok közigazgatási és igazságügyi intézményrendszerének megerősítésére.
CARDS
ALBÁNIA, BOSZNIA ÉS HERCEGOVINA, VJK MACEDÓNIA, SZERBIA ÉS MONTENEGRÓ (SZERBIA KÖZTÁRSASÁG, KOSZOVÓ3, MONTENEGRÓ KÖZTÁRSASÁG)
2000. december 5-i, 2666/2000 sz. Tanácsi Rendelet (EEC)
TACIS
ÖRMÉNYORSZÁG, AZERBAJDZSÁN, FEHÉROROSZORSZÁG, GRÚZIA, KAZAHSZTÁN, KIRGIZISZTÁN, MOLDVAI KÖZTÁRSASÁG, MONGÓLIA, OROSZ KONFÖDERÁCIÓ, TÁDZSIKISZTÁN, TÜRKMENISZTÁN, UKRAJNA, ÜZBEGISZTÁN
1999. december 29-i, 99/2000 sz. Tanácsi Rendelet (EB, EURATOM) 2000 – 2006
1) Néhány Phare projekt nyilvánvalóan még végrehajtás alatt áll a 10 új tagállamban. 2) Néhány különleges intézkedés Törökország részére. 3) Nemzetközi igazgatás alatt az ENSZ Biztonsági Tanácsa 1999. június 10-i 1244-es számú Határozatának megfelelően.
10
A Stabilizációs és Társulási Folyamat támogatásának fő eszköze. Összpontosítás az intézményi/igazságügyi reformra, a fenntartható gazdasági fejlődésre, a társadalmi fejlődésre, a demokrácia megerősítésére, a menekültügyek kezelésére és a regionális együttműködésre. 4,65 milliárd € 2000-2006-ra Új együttműködési eszköz a TACIS országokkal, melynek célja az intézményfejlesztés bátorítása a közigazgatási intézmények közötti partnerségi együttműködési projektek révén. A projektek fel kell, hogy gyorsítsák a közigazgatási reformot, és lehetővé kell, hogy tegyék az érintett országok közpolitikáinak megtervezését és megvalósítását.
TUNÉZIA, JORDÁNIA, LIBANON, MAROKKÓ (Ezek az országok aláírták a Társulási Megállapodásokat megvalósító segélyprogramot) MEDA
11
Más MEDA országok, amelyek aláírták a Társulási Megállapodásokat, jövőbeli segélyprogramokra jogosultak: Algéria, Egyiptom, Izrael, palesztin hatóság, Szíria.
2000. november 27-i, 2698/2000 sz. Tanácsi Rendelet (EEC), az 1996. Július 23-i 1488/96 sz. Tanácsi Rendelet módosítása
Új eszköz a MEDA országok intézményfejlesztésének támogatásához, a Társulási Megállapodásokat megvalósító Segélyprogram (AAAs) keretében, összhangban az EuroMediterrán Partnerség globális célkitűzéseire. MEDA II Szabályozás: 5,35 milliárd € 2000-2006-ra. Az együttműködési területek (Szabályozás II. melléklete): a gazdasági átmenet és az Euro-Mediterrán szabadkereskedelmi térség megalapításának támogatása; a fenntartható gazdasági és társadalmi fejlődés támogatása; regionális, szubregionális és határmenti együttműködés; jó kormányzás.
2. rész: Az ikerintézményi projekt elemei
2.1. Az ikerintézményi projektek alapelvei •
Az ikerintézményi projekt NEM kizárólagosan tanácsadásra vagy egyéb klasszikus technikai segítségnyújtásra hivatott, hanem sajátos területen zajló közigazgatási együttműködési projekt, mely KÖTELEZŐ EREDMÉNYT (mandatory result) kell, hogy felmutasson.
•
Az ikerintézményi projekt NEM a tagállamok egyirányú technikai segítségnyújtása a kedvezményezett országoknak, hanem szoros partnerség, amelyben alapvetően fontos a kedvezményezett elkötelezettsége, aki egyben a megcélzott változások mögötti mozgatóerő is.
•
Egy ikerintézményi projektnek NEM célja egy tagállam adott közigazgatási rendszerét lemásolni, hanem inkább igyekszik segíteni a közösségi jogszabályokkal kapcsolatos legjobb uniós gyakorlat bevezetését.
A kötelező eredmény fogalma az ikerintézményi projekt kulcseleme. A megvalósítás folyamatában mindkét projektpartner elkötelezi magát a közösen megállapodott eredmény iránt. A Bizottság kezdettől fogva jelezte, hogy az ikerintézményi projekteknek korlátozott és jól meghatározott intézményi célokra kell összpontosítaniuk. Ez a kötelező eredmény lehet az államigazgatás hatékonyságával kapcsolatos sajátos kritériumot jelentő eredménymutató, mely a közösen megállapodott célkitűzés kereteibe illeszkedik. E célkitűzés mérhető és pontos kell, hogy legyen. Az ikerintézményi projekt lezárásakor a kedvezményezett ország jelentősen fejlesztett szervezettel kell, hogy rendelkezzen, mely számára lehetővé teszi az EU jogrenddel vagy az uniós együttműködés vonatkozó területével kapcsolatos célkitűzéseket teljesítse. Az ikerintézményi program célja egy működőképes fejlesztés felmutatása egy konkrét területen. E cél hosszútávú és alapos együttműködést kíván a kedvezményezett ország és a tagállam részéről, melynek során az elvárt eredmények eléréséhez szükséges összes tevékenység megvalósítható.
2.2. A projektvezetők (PL) és a hosszútávú ikerintézményi szakértő (RTA) Az ikerintézményi projektek kötelező eredményének elérése az egymást követő inputok koherenciájának, folytonosságának és az általuk biztosított folyamatos haladás függvénye. 2.2.1. A projektvezetők Az ikerintézményi projekt sikeres megvalósítása a tagállam és a kedvezményezett ország részéről kinevezett projektvezetők elkötelezettségétől függ.
12
Minden ikerintézményi projektnek van egy tagállami projektvezetője, aki továbbra is a tagállam államigazgatásában folytatja munkáját, de idejének egy részét a projekt általános kigondolásának, ellenőrzésének és koordinálásának szenteli. A tagállam projektvezetője magas rangú tisztviselő, aki hatékony párbeszédet tart fent a felek között, és politikai támogatást élvez. A projektvezető nem szakértőként tevékenykedik, hanem a projekt végrehajtását irányítja. Munkáját legalább egy teljes munkaidejű szakértő segíti, aki hosszútávú ikerintézményi szakértőként (RTA) dolgozik a projektben, és a tagállam kiküldötteként napi rendszerességgel tevékenykedik a kedvezményezett ország közigazgatásában, és követi az ikerintézményi projekt megvalósítását. Mindegyik ikerintézményi projektben a kedvezményezett ország részéről is szükséges egy projektvezető kinevezése, aki a tagállami projektvezetőhöz hasonló beosztású tisztviselő, és azzal szorosan együttműködve biztosítja a projekt általános irányítását és koordinálását. Szintén elvárt, hogy a kedvezményezett ország magas rangú tisztviselője legyen, aki megfelelő politikai szinten tud beavatkozni a projekt sikeres végrehajtása érdekében.
2.2.2. A hosszútávú ikerintézményi szakértő a. Meghatározás A hosszútávú ikerintézményi szakértők köztisztviselők, vagy azzal egyenértékű beosztásban dolgozók, akiket legalább tizenkét hónapos folyamatos munkavégzésre küldenek a kedvezményezett országba. A hosszútávú ikerintézményi szakértőket a tagállam közigazgatása és akkreditált szervei bocsátják a kedvezményezett ország rendelkezésre. Az így keletkezett költségekre uniós költségvetés nyújt fedezetet. Az ezen intézkedésekkel kijelölt és kiküldött szakértők a kiküldetés időszakára saját nemzeti közigazgatásukban vagy akkreditált szervénél maradnak fizetett alkalmazásban. A hosszútávú ikerintézményi szakértőnek mindenekelőtt uniós állampolgárnak kell lennie. b. A hosszútávú ikerintézményi szakértők képesítése A kiküldetés feltétele, hogy a szakértők minimum három év tapasztalattal rendelkezzenek az uniós jogrend gyakorlati alkalmazásának megszervezésében vagy az ikerintézményi pályázati felhívás vonatkozó területén, jogalkotási folyamatában, vagy a kiküldetésük céljához kapcsolódó pályázati felhívásban leírt egyéb feladatokban. A szakértőknek egyetemi szintű vagy annak megfelelő képesítéssel és a kedvezményezett ország közigazgatásában használt közösségi munkanyelv (angol, francia vagy német) alapos ismeretével kell rendelkezniük. c. Az RTA státusa A hosszútávú ikerintézményi szakértők a fogadó országban szakértői státussal rendelkeznek. Akárcsak más technikai szakértők, nem jogosultak automatikusan diplomata státusra (nem tartoznak a diplomáciai testületbe), ha csak nem a kedvezményezett ország ezt a kiváltságot udvariassági gesztusként biztosítja számukra.
13
d. A kiküldetés időtartama A szakértőket legalább tizenkét hónapos folyamatos munkavégzésre küldik ki az adott országba, de a kiküldetése ideje nem haladhatja meg a három évet. Teljes munkaidőben kell dolgozniuk. A szakértők csak két egymást követő ikerintézményi megbízást vállalhatnak, függetlenül a finanszírozási forrástól (PHARE, CARDS, TACIS vagy MEDA). Ezt követően a szakértőknek vissza kell térniük hazájuk közigazgatásába, hogy megismerjék a szakterületükön végbement legújabb változásokat, és lépést tartsanak a vonatkozó acquis és a kapcsolódó közigazgatási gyakorlat átalakulásával, amennyiben szükséges. A hosszútávú ikerintézményi szakértő harmadik megbízást csak akkor kaphat, ha a harmadik megbízás a földrajzi térséget tekintve eltér az előző két megbízástól (jelenleg négy földrajzi területen működik az ikerintézményi program: (i) Phare és Átmeneti Támogatás, (ii) Cards, (iii) Meda és (iv) Tacis). Más szavakkal, harmadik megbízás csak akkor lehetséges, ha: (a) a három megbízás közül az egyikre más földrajzi térségben kerül sor, mint a másik kettő; (b) az RTA a három megbízásig terjedő időszak alatt legalább egyszer visszatért hazája közigazgatásába és legkevesebb hat hónapot töltött el a közösségi joganyaggal és az Európai Uniós szakmapolitikákkal való ismerkedéssel. A kiküldetés időtartamát az ikerintézményi szerződés megkötésekor állapítják meg. e. Feladatok A hosszútávú ikerintézményi szakértők szakmai tanácsadást nyújtanak és a kedvezményezett országok közigazgatását vagy állami szerveit előre meghatározott munkaterv szerint támogatják. Általában az ikerintézményi projekt napi szintű megvalósítását irányítják. Mindenekelőtt a szakértők nem vehetnek részt a fogadó ország hatáskörébe tartozó közjogi tevékenységekben; illetve nem vállalhatnak kötelezettséget, sem saját nevükben, sem a Bizottság nevében; valamint nem kötelezhetik sem a Bizottságot sem a fogadó ország közigazgatását olyan cselekedetre, ami ütközik a fogadó állam közjogi tevékenységével. Az RTA-k bármilyen területen dolgozhatnak, ahol szolgálataikat szükségesnek ítélik az ikerintézményi szerződés szerint, amennyiben az nem jelent összeférhetetlenséget a küldő ország közigazgatásával vagy akkreditált szervével kapcsolatosan. Az RTA-k kizárólag a kedvezményezett ország közigazgatása és az unió érdekeinek szem előtt tartásával járhatnak el feladataik ellátása során. Az RTA-knek tartózkodniuk kell a pozíciójukat esetlegesen érintő bármilyen cselekedettől, különösképpen nyilvános állásfoglalástól. Amennyiben az RTA függetlensége csorbulhat, mert feladata végrehajtása során egy olyan ügyben való állásfoglalásra késztetik, melynek kezelésében vagy kimenetelében személyesen érintett, haladéktalanul tájékoztatniuk kell a tagállami projektvezetőt, akivel szemben jelentéstételi kötelezettségük van. Az RTA-knek a legnagyobb körültekintéssel kell eljárniuk feladatuk ellátása során, illetve az azzal összefüggésben tudomásukra jutott minden ténnyel és információval kapcsolatban; semmilyen formában nem fedhetnek fel semmilyen, korábban nyilvánosságra nem hozott dokumentumot vagy információt illetéktelen személyeknek. Ez a kötelezettség a kiküldetés lejárta után is érvényben marad.
14
Az RTA-k, önállóan vagy másokkal, a kedvezményezett ország közigazgatásával vagy az Unióval folytatott munkájukkal kapcsolatos bármilyen anyagot az EU Bizottság és a kedvezményezett ország közigazgatásának engedélyével, illetve a fogadó országban érvényben lévő feltételek és szabályok szerint tehetik közzé vagy jelentethetik meg, illetve járulhatnak hozzá a megjelenéshez. Az engedélyezés csak akkor tagadható meg, ha a javasolt kiadvány károsan befolyásolhatja a kedvezményezett ország vagy az EU érdekeit. Az RTA-k által a feladatuk ellátása során végzett bárminemű tevékenységgel kapcsolatos jog a kedvezményezett országot illeti. A küldő állam és a Bizottság csak a kedvezményezett ország engedélyével használhatja fel a munka eredményét máshol. Az engedélyezés csak akkor tagadható meg, ha az esetleges felhasználás kereskedelmi jellegű, illetve károsan befolyásolhatja a kedvezményezett ország vagy az EU érdekeit. Az RTA-knek a megbízás helyén vagy ahhoz közel kell lakniuk, ahogyan az feladataik megfelelő végrehajtására alkalmasabb. Az RTA-k a megbízatásuk szerinti kedvezményezett országban működő partnerintézmények képviselőinek segítenek és adnak tanácsot. A rájuk bízott feladatok elvégzését illetően jelentéstételi kötelezettségük van a tagállami projektvezetőnek. f. A hosszútávú ikerintézményi szakértők képzése Az RTA-k, bár rendelkeznek tapasztalattal az adott területen, nem lehetnek mindig felkészülve az ikerintézményi projekttel rájuk háruló jelentős feladatokra. Ezért az RTA-k a kedvezményezett országban történő munka megkezdését megelőzően vagy közvetlenül azt követően kötelező előkészítő tréningen vesznek részt a Bizottság székhelyén. A Bizottság által nyújtott tréning a következőket tartalmazza: • • •
bevezetés az ikerintézményi kézikönyv szakmai jellegű rendelkezéseibe, összefüggés rendszer, az ikerintézményi projekt és / vagy az uniós szakpolitika vagy az együttműködési területhez kapcsolódó uniós jogszabályok változásai, amennyiben szükséges.
g. A munkavégzés feltételei Az RTA-kre a fogadó országban érvényes munkaidő-szabályozások kötelezőek, és az RTAk nem dolgozhatnak részmunkaidőben. A munkaidő és a szabadnapok számának meghatározása a tagállami projektvezető és a kedvezményezett országban dolgozó kollégák feladata.
2.3. Az ikerintézményi munkaterv A legtöbb ikerintézményi projekt különféle eszközök összehangolt alkalmazását teszi szükségessé. Ezek magukba foglalhatják a hagyományos technikai segítségnyújtást, ahol a sajátos szakmai munkát legjobban magáncégek biztosíthatják, pl. tájékoztató kampányok vagy szoftverfejlesztés esetében. Lásd az 5.11. részt a magánszektor bevonásáról, illetve a 7.6. alfejezetet a tendereztetésről, beszerzésről és szerződéskötésről, vagy az ikerintézményi szerződés VII. mellékletét. 15
Az adott célkitűzés eléréséhez igénybevett eszközök együttesen alkotják az ikerintézményi ,,munkatervet”. Ez tartalmazza a kedvezményezett ország jogalkotásának és intézményeinek megújítására vállalt összes intézkedést, melyeket a következők támogatnak: •
a tagállam által küldött gyakorló tisztviselő (RTA) teljes munkaidős, hosszútávú munkája;
•
képesített szakértők (rövid- és középtávú) megbízásai;
•
szemináriumok, műhelymunkák, szakmai gyakorlatok, tanulmányutak, képzések és oktatók képzése;
•
immateriális termékek – szoftver, dokumentáció stb.;
•
egyéb, a projekt sikeréhez szükségesnek ítélt szolgáltatások.
A munkaterv részletezi a kötelező eredmény eléréséhez szükséges összes intézkedést, azok alkalmazásának sorrendjét és a megvalósításért felelős személyeket. Az inputok tartalmazzák a kedvezményezett ország által végzett munkát (pl. a megfelelő törvények elfogadását) és a tagállam által vállalt bármilyen technikai segítségnyújtást, képzéseket és a know-how átadását. A legnagyobb hangsúlyt a kedvezményezett ország által bevezetendő reformokra kell helyezni, amelyek alapvetők az ikerintézményi projekt sikere és a kívánt célkitűzés szempontjából. Például, az ÁFA bevezetése egy olyan országban, ahol az még nem létezik, szükségessé teszi az adótörvények és a társasági számviteli és számlázási szabályok bevezetését, fejlesztését és alkalmazását. Továbbá szükséges egy megfelelően szervezett adóhivatal és államkincstár, új szoftveres számítógépes adatfeldolgozás, a rendszert működtető köztisztviselők szakképzése, valamint egy a nyilvánosságot általánosan tájékoztató program. A munkatervben vállalt egyik művelet sem tekinthető önmagában végcélnak. E tevékenységeket csak akkor finanszírozza az ikerintézményi projekt, ha azok meghatározott célt szolgálnak, és közvetlenül hozzájárulnak a kötelező eredmény eléréséhez. E célokat mindenekelőtt az állami szektor szakértelme és know-how-ja kedvezményezett ország részére való közvetlen átadásával lehet elérni. A kötelező eredmény végső tulajdonjoga teljességgel a kedvezményezett országot illeti meg.
2.4. A kedvezményezett ország szerepe Az ikerintézményi program csak akkor működhet, ha a kedvezményezett ország teljességgel elkötelezi magát a szükséges reformok és átszervezés kivitelezése mellett, összhangban a bővítés vagy az Unióval való más együttműködési területek kontextusában meghatározott politikai prioritásokkal. Az ikerintézményi tevékenységek olyan projektek számára a legmegfelelőbbek, amelyek céljai viszonylag világosak, és a közigazgatási szakértelem átadása döntő fontosságú. Bizonyos esetekben a részletes ikerintézményi projekt elindítását megelőzően, megfelelőbb lehet a hagyományos technikai segítségnyújtás az átszervezés lehetőségeinek meghatározására. 16
A kedvezményezett ország több szinten kötelezi el magát: • A programozás során a kedvezményezett ország közigazgatási egységei együttműködnek a Bizottsággal a specifikus ikerintézményi projektek kifejlesztésében; •
A kötelező eredmények eléréséhez a kedvezményezett ország kötelezi magát az ikerintézményi projektek megvalósítására. Ez a kedvezményezett ország magas szintű politikai kötelezettség vállalását és gyakorlati szempontú humán és pénzügyi erőforrás biztosítását egyaránt tartalmazza.
Az érintett kedvezményezett ország minden egyes ikerintézményi projekt esetében szerződésben kötelezi magát a kötelező eredmények elérésére. A kedvezményezett ország az ,,ikerintézményi szerződésben” vállal formális kötelezettséget (lásd a 3.8. alfejezetől a 3.10. alfejezetig). Ez jelenti az ikerintézményi projekt megvalósításának szerződéses keretét és tartalmazza a tagállam és a kedvezményezett ország közigazgatásának kötelezettségeit. Az ikerintézményi munkaterv ezért több, mint egy vagy több tagállam által a kedvezményezett országnak nyújtott szolgáltatások jegyzéke. Elsősorban a hazai intézmények részére kell feladatokat szabnia, amelyek lehetővé teszik a kedvezményezett ország ügynökségeinek és hivatalainak átszervezését, sőt akár újak létesítését is a folyamat során. Ezért a munkatervben részletezni kell a kedvezményezett országok érintett hivatalait, szerveit, a változásokért és az elvárt eredményekért felelős tisztviselőket, a megfelelő irodai helységek és logisztika hozzáférhetőségét, a szükséges költségvetési erőforrásokat és a projekt szakaszaiban vállalt munka ütemtervét. Ez a tervezés és előkészítés alapvetően fontos a tagállamok hozzájárulásainak abszorpciója és a program egyenletes és folytonos előrehaladása érdekében. A kedvezményezett országok (BC) nemzeti ikerintézményi megbízottai Mindegyik kedvezményezett ország rendelkezik nemzeti ikerintézményi megbízottal (NCP), aki fontos szerepet lát el az ikerintézményi tevékenységek fejlesztésében és koordinálásában. A kedvezményezett állam nemzeti ikerintézményi megbízottjának kifejezett szerepe: • Hivatalos kapcsolattartó a Bizottság és a kedvezményezett ország között. A többi kedvezményezett ország és a tagállamok ikerintézményi megbízottaival való kapcsolattartásban szintén központi megbízott; •
Az információ továbbítása a kedvezményezett országok minisztériumai és más releváns szervek számára, illetve azok támogatása az ikerintézményi projekt kiírása és megvalósítása során;
•
Az ikerintézményi tevékenységek koordinálása a kedvezményezett országban és bármilyen horizontális államigazgatási gát elhárítása;
•
Részvétel a Bizottság ülésein a többi kedvezményezett ország és a tagállamok ikerintézményi megbízottaival.
17
2.5. A tagállamok szerepe A kedvezményezett országok részére az ikerintézményi projekt keretében nyújtott támogatás a közösségi joganyag vagy más szakpolitikai célok átvételére és alkalmazására irányul, és mint ilyen, sikere teljességgel a tagállamok és a kedvezményezett országok államigazgatása közötti hatékony együttműködéstől függ. •
Az ikerintézményi projektekbe bevont tagállamok szerződésben kötelezik magukat a kötelező eredmények elérésére;
•
A Bizottság csak akkor fedezi a tagállamok költségeit, ha azok vállalták ezt a szerződéses kötelezettséget.
A tagállam az ,,ikerintézményi szerződésben” vállal formális kötelezettséget (lásd a 3.8. alfejezetől a 3.10. alfejezetig). Ez jelenti az ikerintézményi projekt megvalósításának szerződéses keretét, és tartalmazza a tagállam és a kedvezményezett ország közigazgatásának kötelezettségeit. Tagállamok nemzeti ikerintézményi megbízottai Mindegyik uniós tagállam rendelkezik nemzeti ikerintézményi megbízottal (NCP), aki a Bizottság egyedüli képviselőjeként jár el, és fontos szerepe van az ikerintézményi tevékenységek elősegítésében és koordinálásában. A tagállami nemzeti ikerintézményi megbízott kifejezett szerepe: • Hivatalos kapcsolattartó a Bizottság és a tagállam között. A kedvezményezett országok és a többi tagállam ikerintézményi megbízottaival való kapcsolattartásban szintén központi megbízott; •
Az információ továbbítása a tagállam minisztériumai és más releváns szervek számára, illetve azok támogatása az ikerintézményi projekt során;
•
Az ikerintézményi tevékenységek koordinálása a tagállamban és bármilyen horizontális államigazgatási gát elhárítása (például a költségek elszámolása);
•
Segítségnyújtás a tagállamok közötti konzorciumi megállapodások tárgyalásakor;
•
Pályázati anyagok megszűrése és benyújtása;
•
Részvétel a Bizottság ülésein a kedvezményezett országok és a többi tagállam ikerintézményi megbízottaival.
2.6. A Bizottság szerepe 2.6.1. A Bizottság általános szerepe A Bizottság az ikerintézményi szabályok tisztességes, átlátható és következetes alkalmazását segíti és támogatja. 18
Ez kiterjed az alábbiakra: • Az ikerintézményi projektek jogi, pénzügyi és eljárási keretének meghatározását. Idetartozik az ikerintézményi program központi koordinálásának megalapozása, kapcsolattartás a nemzeti ikerintézményi megbízottak hálózatával és az összes érintett hozzájárulásának koordinálása. •
A prioritások felállítása és a pénzalapok kiutalása az ikerintézményi projektek vonatkozásában, a megfelelő finanszírozási eszközök tervezése (nemzeti programok a PHARE-n és az Átmeneti Támogatáson belül, a CARDS nemzeti programok, a TACIS nemzeti akcióprogramok és a MEDA projektekhez kapcsolódó éves munkatervek), közösen a kedvezményezett országokkal.
2.6.2. A Bizottság sajátos szerepe A Bizottság pontos szerepköre a konkrét ikerintézményi projektek megvalósításában az adott földrajzi területen (PHARE, beleértve Átmeneti Támogatást, CARDS, TACIS vagy MEDA) az érvényes irányítási rendszer (központosított vagy decentralizált) függvénye.
2.6.2.1. A Bizottság szerepe a PHARE-n belül (beleértve az Átmeneti Támogatást) Az EDIS alatti ikerintézményi projektek esetében a Bizottság többé nem vesz részt az ikerintézményi projektek eljárási, szerződéses és pénzügyi aspektusainak előzetes (ex-ante) ellenőrzésében. A Bizottság szerepe az ikerintézményi munkaterv, valamint a közösségi jogrend és annak legújabb fejleményei közötti megfelelésre vonatkozó kötelező érvényű véleményezésre összpontosul. Az ikerintézményi projekt finanszírozásának előfeltétele ennek a véleményezésnek való megfelelés. Az EDIS alatt az Adminisztratív Iroda feladata, hogy az ikerintézményi szerződésben biztosíts a bizottsági véleménynek való megfelelést. Ezen átdolgozott ikerintézményi kézikönyv tükrözi a változásokat, és megmagyarázza a kedvezményezett országokra az EDIS rendszer előtt, és az arra való áttérést követően érvényes szabályokat. Az EDIS előtt a Bizottság szerepét a következőképpen lehet összefoglalni: •
Programozás;
•
Szervek akkreditálása vagy az akkreditáció visszavonása;
•
A tagállamok által küldött ikerintézményi pályázatok átvétele;
•
Az ikerintézményi pályázatok elküldése a kedvezményezetteknek;
•
A kidolgozott pályázatokra vonatkozó alapvető kritériumok teljesülésének vizsgálata;
•
A szóbeli meghallgatások megszervezése és levezetése;
•
Az elbírálás eredményeinek közlése az érintett tagállamok közigazgatásaival;
•
Tanácsadás a partnereknek megfelelő munkatervek megtervezéséhez; 19
•
A javasolt ikerintézményi szerződés kiértékelése tartalmi és pénzügyi szempontból;
•
Az ikerintézményi szerződés célkitűzéseinek értékelése az Irányító Bizottság által;
•
Az ikerintézményi projektek monitoringja és értékelése (módosítások jóváhagyása, az összes ikerintézményi projektjelentés ellenőrzése és jóváhagyása);
•
Az ikerintézményi kézikönyv általános koordinálása;
•
Az RTA-k kezdeti tréningje a Bizottság székhelyén;
•
Értékelés
Az ikerintézményi partnereknek elsősorban mindig az EB Delegációjához kell fordulniuk. Azokkal az ügyekkel, amelyekkel a Delegáció nem tud foglalkozni, a Bizottság Központi Koordináló Egységéhez kell fordulni. Szintén a Delegációk felelősségébe tartozik az ikerintézményi pályázatokat benyújtó tagállamok közigazgatásai és az érintett kedvezményezettek között találkozók megszervezése. Az ikerintézményi szerződéseket hivatalosan a kedvezményezett országokban működő EB Delegáció hagyja jóvá, az EB Irányító Bizottságának felülvizsgálatát követően. A Bizottság figyelemmel követi a projektmegvalósítást, ami magában foglalja a hosszútávú ikerintézményi szakértőkkel való állandó kapcsolattartást és az ikerintézményi jelentések átvételét és értékelését.
20
Az EDIS alatt a Bizottság szerepét a következőképpen lehet összefoglalni: •
Programozás;
•
Az ikerintézményi pályázati felhívások köröztetése;
•
Szervek akkreditálása vagy az akkreditáció visszavonása;
•
Pályázatok fogadása;
•
Pályázatok elküldése a kedvezményezett országok közigazgatásainak;
•
A munkaterv, valamint a vonatkozó EU politikai célkitűzések és a legújabb fejlemények közötti megfelelésről hozott kötelező érvényű véleményezés, ami azonban nem tartalmaz pénzügyi és szerződéses vonatkozásokat.
•
A hosszútávú ikerintézményi megbízottak kezdeti tréningje;
•
Az ikerintézményi kézikönyv általános koordinálása;
•
Általános monitoring, utólagos (ex-post) vagy bármilyen ellenőrzések;
•
Értékelés.
Az Európai Bizottság Delegációit a 10 új tagállamban átszervezték más feladatokat ellátó Képviseleti Irodákká. Ezeknél a Képviseleteknél már nem találhatók meg az ikerintézményi koordinátorok, akik nagyon gyakran szerepet vállaltak az ikerintézményi projekt partnerek segítésében. Ezeket a funkciókat a kedvezményezett országok hatóságai vették át.
2.6.2.2. A Bizottság szerepe a CARDS, TACIS és MEDA alatt A Bizottság szerepe a CARDS, TACIS és MEDA programokban az adott program decentralizáltságától – devolúciós szintjétől függ. A CARDS-ban jelenleg csak kevés program működik decentralizáltan, a MEDA és TACIS programok decentralizáltak. Következésképpen a Szerződéskötő Hatóságok programonként különböznek. A CARDS esetében ez lehet a Bizottság (a centralizált programokra), EAR irodák (közvetett menedzsment), vagy a Központi Pénzügyi és Szerződéskötő Egység (CFCU) (ahol a program decentralizált). A decentralizált MEDA és TACIS programok esetében a Szerződéskötő Hatóság a programot vezető MEDA/TACIS ország felügyeletet biztosító minisztériuma. Azokban az SAP1 országokban, ahol az EAR hajtja végre a CARDS programot és írja alá az ikerintézményi szerződést, az ikerintézményi projektek sajátos természete miatt az EB Delegációja részt kell, hogy vegyen azok előkészítésében és megvalósításában. Ez azt jelenti, hogy az EB Delegáció képviselőjét megfigyelőként automatikusan meghívják az ikerintézményi projektekkel kapcsolatos összes szóbeli meghallgatására és a helyi irányító bizottság üléseire.
1 SAP: A ,,Stabilizációs és Társulási Folyamat országai”, részletesen az 1.2 táblázatban.
21
Az ikerintézményi partnereknek elsősorban a Szerződéskötő Hatósághoz kell fordulniuk. Ahol a Szerződéskötő Hatóság nem a Bizottság, azokkal az ügyekkel, amelyekkel a Szerződéskötő Hatóság nem tud foglalkozni, a Bizottsághoz kell fordulni. Szintén a Szerződéskötő Hatóság felelősségébe tartozik az ikerintézményi pályázatokat benyújtó tagállamok közigazgatásai és az érintett kedvezményezettek közötti megbeszélések megszervezése. A Bizottság szerepét a következőképpen lehet összefoglalni: Mindig érvényes • Általános koordinálás, beleértve szabályokat és eljárásokat •
Programozás/tervezés; (beleértve az éves munkaterv és lehetséges módosításainak jóváhagyását a MEDA alatt);
•
A pályázati felhívások kidolgozásának segítése;
•
Szervek akkreditálása vagy az akkreditáció visszavonása;
•
Annak ellenőrzése, hogy a pályázatok megfelelnek-e az alapkövetelményeknek;
•
Az RTA-k kezdeti tréningje a Bizottság székhelyén;
•
Az ikerintézményi projektek monitoringja és értékelése;
•
Tanácsadás a partnereknek a megfelelő munkaterv kialakításában;
•
Az ikerintézményi szerződések célkitűzéseinek értékelése;
Csak a centralizált programokban betöltött szerep (a legtöbb CARDS program) • A tagállamok által küldött ikerintézményi pályázatok átvétele; •
Ikerintézményi pályázatok elküldése a kedvezményezetteknek;
•
A szóbeli meghallgatások megszervezése és levezetése;
•
Az elbírálás eredményének közlése a tagállamokkal;
•
A Értékelő Bizottság szavazó tagja lehet;
Csak a decentralizált programokban betöltött szerep • Az ikerintézményi tevékenységek támogatása; •
Megfigyelőként részt vesz a partner tagállamok meghallgatásán és az Értékelő Bizottság ülésein;
•
Jóváhagyja az ikerintézményi szerződést;
•
Amennyiben szükséges, tanácsot ad a köztisztviselők cseréjét szabályozó eljárásokról és az ikerintézményi intézkedésekről olyan ügyekben, melyekre nem vonatkoznak a standard beszerzési eljárások
•
Jóváhagyja a negyedéves jelentéseket és a zárójelentést;
kiválasztásának
szóbeli
22
2.7. Az Adminisztratív Iroda szerepe a kedvezményezett országban Az Adminisztratív Iroda (AO) a kedvezményezett ország közigazgatási rendszerében működő szervezet, mely az ikerintézményi projektek átfogó eljárásrendi, pénzügyi és szerződéses menedzsmentjéért felel. Tényleges felelősségi köre a földrajzi régiótól és az érvényes irányítási rendszertől függ.
2.7.1. Az AO szerepe a PHARE kedvezményezett országokban (beleértve az Átmeneti Támogatást) Az EDIS előtt A kedvezményezett ország pénzügyminisztériumán belül működik a Központi Pénzügyi és Szerződéskötő Egység (CFCU), melynek felelőssége az ikerintézményi projektekkel kapcsolatos tenderek kiírása, a szerződések megkötése és a kifizetések. A CFCU felügyelete mellett a szaktárcák felelőssége az ikerintézményi projektek előkészítése (az ikerintézményi szerződés elkészítése) és azok megvalósítása. A CFCU az ikerintézményi szerződéstervezetek költségvetési vonatkozásait a Delegációval közösen értékeli. Továbbá, aláírja az ikerintézményi szerződéseket a Delegáció általi kihirdetés előtt, és az ikerintézményi projektek EU hozzájárulásának kifizető ügynökségeként működik (lásd a 7.1. alfejezetet). Az EDIS alatt Az EDIS érvénybe lépését követően a Bizottság lemond a projektválogatás, kiírás és szerződéskötés előzetes (ex-ante) jóváhagyásáról, és utólagos (ex-post) felügyeletet lát el. Az AO kizárólagos felelősséget vállal a korábban az EB Delegáció által ellátott, az ikerintézményi projektek pénzügyi és adminisztratív irányításához kapcsolódó feladatokért. Az AO megnövekedett szerepét a következőképpen lehet összefoglalni: •
A tagállamok ikerintézményi pályázatainak érkeztetése;
•
Az ikerintézményi pályázatok elküldése a kedvezményezetteknek;
•
Annak ellenőrzése, hogy a részletes pályázatok megfelelnek-e az alapvető követelményeknek;
•
A szóbeli meghallgatások és a partnerek kiválasztásának megszervezése és menedzsmentje;
•
Az elbírálás eredményének közlése az érintett tagállamokkal;
•
A projekt partnerek segítése az ikerintézményi szerződés és mellékleteinek elkészítésében;
•
A javasolt ikerintézményi szerződés tartalmi és pénzügyi értékelése;
•
A Bizottság véleményezését kérni a munkaterv, valamint a vonatkozó közösségi jogrend és annak módosításai közötti megfelelésről, szükség szerint; 23
•
A finanszírozási döntés előkészítése, aláírása és kihirdetése az ikerintézményi partnereknek, biztosítva a munkaterv és a Bizottság kötelező érvényű véleménye közötti megfelelést;
•
Kifizetések;
•
A megvalósítás bizottságokban);
•
Módosítások jóváhagyása;
•
Az ikerintézményi projekt közösen elfogadott célkitűzéseivel való megfelelés jóváhagyása;
•
A végső számla és kifizetés jóváhagyása;
•
Az összes ikerintézményi projektjelentés fogadása, ellenőrzése és jóváhagyása.
monitoringja
(pl.
side
letterek,
részvétel
a
projektirányító
Ez a fajta, mindenre kiterjedő felelőssége az AO-nak magában foglalja, hogy a kedvezményezett országokban az ikerintézményi projekteket előkészítő, azoknak otthont adó és azokat végrehajtó szaktárcák és közigazgatási egységek hatékony felügyeletének ellátásához (pénzügyi és működési szempontból egyaránt) az AO-nak rendelkeznie kell megfelelős szintű meghatalmazással. Az AO ezen felelőssége azonban soha nem veszélyeztetheti az ikerintézményi partnerek (a kedvezményezett ország és a tagállam közigazgatása) kötelezettségeit és tulajdonjogát. Valójában a végső kedvezményezett intézmény az, aki a kiválasztott tagállami intézménnyel tárgyalja és valósítja meg a közös munkatervet. Az AO saját felelősségével összhangban megszervezi a szükséges ellenőrzéseket. A felelősségi körök megoszlását tükrözik az ikerintézményi szerződés aláírására vonatkozó rendelkezések.
2.7.2. Az AO szerepe a CARDS, TACIS és MEDA kedvezményezett országokban AO-t csak decentralizált programok esetében lehet létrehozni (lásd a 2.6.3 alfejezetet), és az alább részletezett felelősségekkel rendelkezhet. Az AO általános felelőssége magában foglalja, hogy rendelkeznie kell a kedvezményezett országokban az ikerintézményi projekteket előkészítő, azoknak otthont adó és azokat végrehajtó szaktárcák és közigazgatási egységek hatékony felügyeletének ellátásához (pénzügyi és működési szempontból egyaránt) szükséges meghatalmazással. Az AO felelős továbbá az ikerintézményi kifizetésekért és adminisztrációért. Az AO ezen felelőssége azonban soha nem veszélyeztetheti az ikerintézményi adminisztratív partnerek (a kedvezményezett ország és a tagállam közigazgatásának) kötelezettségeit és tulajdonjogát. Valójában a végső kedvezményezett intézmény az, aki a kiválasztott tagállami intézménnyel tárgyalja és valósítja meg a közös munkatervet. Az AO saját felelősségével összhangban megszervezi a szükséges ellenőrzéseket.
24
Ahol az EB Delegáció irányítja a CARDS programot, a Delegáció a számára kiszabott feladatok mellett ellátja az AO szerepét is. Ahol az EAR iroda irányítja a CARDS programot, az EAR iroda a számára kiszabott feladatok mellett ellátja az AO szerepét is. A decentralizált CARDS programok esetében a kedvezményezett országok pénzügyminisztériumában működő Központi Pénzügyi és Szerződéskötő Egység (CFCU) tölti be az AO szerepét. A CFCU az ikerintézményi szerződéstervezetek költségvetési vonatkozásait a Delegációval közösen értékeli. Továbbá, aláírja az ikerintézményi szerződéseket az Irányító Bizottsággal való egyeztetést, valamint a Delegáció jóváhagyását követően, és az ikerintézményi projektek EU hozzájárulásának kifizető ügynökségeként működik (lásd a 7.1. alfejezetet). A CFCU-t felkérhetik a projekt végrehajtásához szükséges áruk és szolgáltatások tendereztetésére és szerződéskötésre, ha a szóban forgó tagállam nem tudja a tendert megszervezni (lásd a 7.6. alfejezetet). A MEDA és TACIS esetében a Programengedélyező Iroda (PAO) az AO a Társulási Szerződéseket megvalósító segélyprogramokban (AAAs), és így az ikerintézmények esetében is. A PAO felelősségi köre az ikerintézményi projektek menedzselésén túl terjed. Részt vesz az éves munkaterv (AWP) előkészítésében, amely tartalmazza az ikerintézményi pályázati felhívások jegyzékét, mely a kedvezményezett országok közigazgatási egységeinek és intézményeinek Nemzeti Fókuszpontjai által benyújtott igényeken alapul. Az éves munkaterv tervezetét, illetve végső jóváhagyott változatát el kell küldeni Brüsszelbe tájékoztatás végett. Szintén a PAO állítja össze az éves munkaterv módosítási javaslatait és előkészíti a vonatkozó napirendi javaslatot is. Amennyiben szükséges, segít a kedvezményezett intézményeknél / szaktárcáknál működő nemzeti fókuszpontok kérelmeinek előkészítésében, különös tekintettel a részvételi feltételekre és az érvényes eljárásokra vonatkozó tanácsadással. A PAO-t a felügyeletet ellátó minisztérium hozza létre, mely a Társulási Megállapodásokat megvalósító segélyprogramok Pénzügyi Megállapodását írja alá, és ezért az ikerintézményi szerződést megkötő hatóságként is működik. Általában a Társulási Megállapodásokat megvalósító segélyprogramok kivitelezését irányítja, konkrétan pedig az ikerintézményi projektek megvalósítását. A felügyelő minisztérium felelős a PAO tevekénységeiért. Az éves munkaterv sajátos jóváhagyási eljárásrendjét és annak módosításait a sajátos Pénzügyi Megállapodás tárgyalja részletesen. A felügyelő szerv a következő feladatokat látja el az ikerintézménnyel kapcsolatban: •
Közreműködik az éves munkaterv tervezési folyamatában és aláírja azt;
•
Aláírja az ikerintézményi szerződést;
•
Az ikerintézményi projektek megfelelő kivitelezéséért és az EB szabályainak tiszteletben tartásáért elsőként felel a MEDA országban;
•
Ellátja a pályázatokat Értékelő Bizottság elnökletét, ahol a kedvezményezett országok képviselője lehet az elnök; közli az elbírálás eredményét az ikerintézményi partnerekkel;
•
Elfogadja a tevékenységi beszámolókat.
25
Az AO szerepe az összes CARDS, TACIS és MEDA programokban jellemzően a következő: •
Ellenőrzi, hogy a részletes pályázatok megfelelnek-e az alapvető követelményeknek;
•
A szóbeli meghallgatások megszervezéséért és irányításáért felel;
•
Az ikerintézményi projekt megfelelő pénzügyi menedzsmentjéért és az EB szabályok betartásáért felel;
•
A Kifizető Ügynökség (felel az ikerintézményi projekt pénzalapjainak kezeléséért és a kifizetésekért);
•
Figyelemmel követi az ikerintézményi projekt végrehajtását, szorosan együttműködve a kedvezményezett intézményekkel;
•
Összegyűjti és archiválja az ikerintézményi projekt dokumentációját, és az audit és értékelési tevékenységek rendelkezésére bocsátja.
•
A végső számla és kifizetés jóváhagyása.
•
Az összes ikerintézményi projektjelentés fogadása, ellenőrzése és jóváhagyása.
Továbbá, a MEDA és TACIS programok esetében: • Körözteti az ikerintézményi pályázati felhívásokat a tagállamok nemzeti ikerintézményi megbízottainak; •
Átveszi a tagállamok által küldött ikerintézményi pályázatokat;
•
Továbbítja az ikerintézményi pályázatokat a kedvezményezetteknek;
•
A pályázatokat Értékelő Bizottság szavazó tagja lehet (ideális esetben az ikerintézményi PAO vezetője);
•
Kiértékeli a javasolt ikerintézményi szerződést tartalmi és pénzügyi szempontból;
•
A MEDA Irányító Bizottság titkárságaként működik.
26
B. FEJEZET AZ IKERINTÉZMÉNYI PROJEKTEK ELŐKÉSZÍTÉSE
27
3. rész: Pályázatok benyújtása és elbírálása
3.1. Pályázati felhívás 3.1.1. Pályázati felhívás Az ikerintézményi programmal megvalósítható projekteket a programozás során azonosítják mindegyik résztvevő földrajzi térség esetében. Valamennyi tagállami nemzeti ikerintézményi megbízottak részére egyszerre köröztetik a projekt megvalósítására vonatkozó ikerintézményi pályázati. Egy ikerintézményi pályázati felhívás csak egyetlen ikerintézményi projektet tartalmazhat. A tagállami nemzeti megbízott feladata az ikerintézményi pályázati felhívások köröztetése a minisztériumokban, közigazgatási egységekben és intézményekben, akárcsak a válaszok koordinálása, és a minimális pályázati kritériumoknak való megfelelés ellenőrzése, az Ikerintézményi Kézikönyv C2 mellékletében részletezetteknek megfelelően (minta). Tájékoztatásképpen, az ikerintézményi pályázati felhívásokat a felelős Főigazgatóság honlapján is meghirdetik.
3.1.2. Pályázatok benyújtása A pályázatok benyújtási határidejét olymódon határozzák meg, hogy az átfedések elkerülhetőek legyenek, valamint biztosítani lehessen a szóbeli meghallgatások megfelelő ütemezését. A pályázatok összeállítása során a tagállamok közigazgatásai nem viselkedhetnek gazdasági szereplőkként. Mivel a költségek és díjak visszatérítési mértéke rögzített, a tagállamok csupán a saját közigazgatási intézményrendszerükből adódó komparatív előnyökre, illetve a pályázatban résztvevő közigazgatási szakértőik tehetségére és tapasztalatára alapozhatják pályázatukat. Egy egyszerű érdekeltség kinyilvánítás (expression of interest) nem tekinthető elégséges pályázati anyagnak. A tagállamok pályázatai megfelelő szintű előkészületi munkát kell, hogy tükrözzenek. Ebben az első szakaszban az ikerintézményi pályázati felhívásnak megfelelően a pályázatokat az ikerintézményi kézikönyv C2 mellékletében található pályázati minta szerint kell elkészíteni, mely bizonyos, minimális mennyiségű információt kell, hogy tartalmazzon a pályázatok elfogadása érdekében. A tagállamnak tömör dokumentumban kell bemutatnia ajánlatát (a hangsúly a minőségen, nem a mennyiségen van). Általában a pályázatot az ikerintézményi pályázati felhívásnak megfelelően kell részletezni, a teljesen kidolgozott projekt részleteinek mellőzésével. A pályázatnak tartalmaznia kell a projekt elméleti és gyakorlati megközelítésének 28
kulcspontjait, de nem szükséges részletezni az összes lehetséges projekt tevékenységet. Az ajánlatot az ikerintézményi szabályoknak megfelelően kell elkészíteni. Meg kell jegyezni, hogy a nem teljes (pl. hosszútávú ikerintézményi szakértő nélkül vagy csak a projekt egy részét érintő) pályázatot benyújtó tagállamokat csak akkor hívják meg a szóbeli meghallgatásokra, ha egy másik tagállam teljes pályázatot adott le, beleértve a hosszútávú ikerintézményi szakértőt is, aki készen áll a projekt vezetésére. A tagállamok intézményei (közigazgatási egységek vagy akkreditált szervek) az ikerintézményi pályázati felhívásra csak egyszer tehetnek ajánlatot, azaz önállóan vagy egy konzorcium tagjaként. A tagállamoknak körülbelül hat-nyolc hét (hat hét a rövidtávú-, nyolc a hosszútávú ikerintézményi projektek esetében) áll rendelkezésre a pályázat elkészítésére. A határidő a felhívást tartalmazó e-mail-ben kerül világos meghatározásra. A pályázatok benyújtási határidejét be kell tartani az átláthatóság és a résztvevők egyforma kezelése érdekében. A szabálynak megfelelően, a tagállamok nemzeti ikerintézményi megbízottjai a Bizottságnak és a kedvezményezett országoknak e-mail-en nyújtják be pályázataikat, a határidő betartása érdekében. A kinyomtatott és aláírt példányt ezt követően kell elküldeni.
3.1.3. Az ikerintézményi pályázatok benyújtásának alapvető szabályai •
A pályázatoknak teljes körűen meg kell felelniük az ikerintézményi szabályoknak.
•
A tagállamok pályázatai egyértelműen meg kell, hogy feleljenek a pályázati felhívásban foglaltaknak ahhoz, hogy elfogadhatók legyenek. Az érdekeltség puszta kinyilvánítása nem elégséges.
•
Egy ikerintézményi pályázati felhívásra egy tagállam (egy közigazgatási egység vagy akkreditált szerv) csak egy pályázatot nyújthat be önállóan (vezető partnerként), vagy konzorciumi tagként (junior partnerként);
•
A pályázatokat határidőre kell benyújtani. Az e-mail címeket küldés előtt ellenőrizni kell, és mindig igényelni kell a benyújtott pályázatok átvételének visszaigazolását. Nem egyéneknek (tisztviselőnek) kell küldeni a pályázatot, hanem a pályázati felhívásban feltüntetett e-mail címekre, illetve postaládákba.
•
Az ikerintézményi referenciakód és az ikerintézményi pályázati felhívás címe elengedhetetlen a projektek összekeveredésének elkerülése érdekében. A pályázat elején mindig fel kell tüntetni az ikerintézményi referenciakódot és az ikerintézményi pályázati felhívás címét.
•
Ha egy ikerintézményi pályázati felhívásnak különböző részei vannak, fel kell tüntetni a megpályázott komponenst.
•
Legyen egyértelmű, és mindig tüntesse fel a pályázatot benyújtó tagállamot/okat. Már a bevezetőben tisztázni kell, ha a pályázatot konzorcium nyújtja be (lásd a 3.4. alfejezetet);
•
Ha a pályázatban előreláthatólag akkreditált szerv is részt vesz, meg kell bizonyosodni a Bizottság jóváhagyásáról, mielőtt benyújtaná a pályázatot. Csak a 29
Bizottság által jóváhagyott akkreditált szervek lehetnek ikerintézményi partnerek. •
A projekt kivitelezését vezető tagállam(ok) elérhetősége (telefon, fax és e-mail) (beleértve a Junior partnerek elérhetőségeit is) alapvető fontosságúak.
•
A pályázatban részletezni kell a tagállamok rendszereinek fontosságát a kedvezményezett országok számára.
•
A pályázatoknak a projekt megvalósítására javasolt stratégiáját kell tartalmazniuk, hivatkozva a célkitűzésekre és a kötelező eredményekre. A pályázatot az ikerintézményi pályázati felhívásnak megfelelően kell részletezni, tartalmazva egy ütemtervet is.
•
A pályázatoknak tartalmazniuk kell a projektvezető és a hosszútávú ikerintézményi szakértő uniós típusú szakmai önéletrajzát és rendelkezésre állásuk igazolását.
•
A pályázatott egységes Word-dokumentumként kell leadni, benne a projektvezető és a hosszútávú ikerintézményi szakértő szakmai önéletrajzával (akárcsak a kulcsfontosságú rövidtávú szakértők önéletrajzával, ha szükséges);
•
Az ikerintézményi kézikönyv C2 mellékletében levő pályázati mintákat kell használni a pályázat benyújtásához.
3.2. Sajátos esetek MEDA és TACIS: Amint a Delegáció az ikerintézményi pályázati felhívást kifogástalannak ítéli, megküldi azt Brüsszelbe és másolatot küld a PAO-nak. A Bizottság Központi Ikerintézményi Koordináló Egysége tanácskozik az érintett Főigazgatóságokkal, különös tekintettel a közösségi jogrendnek történő megfelelésre. A Főigazgatóságokkal való tanácskozást követően a Bizottság Központi Ikerintézményi Koordináló Egysége javaslatokat küld a Delegációnak és erről másolatot küld a PAO-nak, a pályázati felhívás lehetséges módosítása érdekében [ha a Bizottság Központi Ikerintézményi Koordináló Egysége három héten belül nem kap semmilyen visszajelzést a Főigazgatóságoktól (a pályázati felhívás Főigazgatóságoknak való elküldése időpontjától), a pályázati felhívást elfogadottnak ítéli]. Amint a felhívás készen áll a kiadásra és az Interneten való megjelentetésre, a PAO értesíti a tagállamok nemzeti ikerintézményi megbízottait és elküldi nekik az ikerintézményi pályázati felhívást, egy-egy másolatot küldve az EB Delegációnak, az EB Központi Ikerintézményi Koordináló Egységének és a tagállamok nagykövetségeinek. Az értesítésnek tartalmaznia kell a szóbeli meghallgatások időpontját. CARDS: Az ikerintézményi felhívásokat a Delegáció / EAR készíti elő, együttműködésben a kedvezményezett országokkal. Az érintett Főigazgatóságok véleményét ki kell kérni. A véglegesített felhívásokat - az ikerintézményi szabályoknak megfelelően - az EB Központi Ikerintézményi Koordináló Egysége tekinti. Az Ikerintézményi Koordináló Egység kiküldi a felhívásokat a nemzeti ikerintézményi megbízottaknak és kitűzi a leadás határidejét a tanácskozásokat követően. 30
3.3. Közigazgatási és az akkreditált szervek Az általános szabály szerint az ikerintézményi partner-tagállam élén egy közigazgatási szerv áll, még akkor is, ha bizonyos részletekkel alvállalkozók foglalkozhatnak (lásd az 5.11. alfejezetet). A tagállamok bármelyik közigazgatási egysége automatikusan lehet ikerintézményi partner. Bizonyos nem közigazgatási szervek bevonásának oka az, hogy egyes tagállamok közigazgatási egységeik némely feladataikat kiszervezik, illetve a feladat ellátás érdekében bizonyos közigazgatási egységeket privatizálnak. Ezért az ikerintézményi projektekhez szükséges know-how esetenként a közigazgatási rendszeren kívül található. Következésképpen egy tagállam kérelmezheti, hogy nem közigazgatási szerveket hatalmazzanak meg az ikerintézményi projektek megvalósításával, ugyanolyan feltételekkel, mintha azok a közigazgatás szerves részét képeznék. A nem közigazgatási szervekről szóló információk pontosságát és hitelességét az adott nemzeti ikerintézményi megbízott szavatolja. A kérelmeket eseti alapon bírálják el. A kérvényeket meg kell indokolni, és az alábbi kritériumoknak kell, hogy eleget tegyenek. A Bizottság Ikerintézményi Koordináló Egysége elfogadhatja vagy visszautasíthatja a pályázatokat, és nyílt listát vezet az akkreditált nem közigazgatási szervekről. A Bizottság az akkreditált szervek öt kumulatív kvalifikációs kritériumát állapította meg: 1)
A közösségi joganyag egy területén vagy az ikerintézményi pályázati felhívás által meghatározott közigazgatási együttműködés szempontjából releváns területen bizonyított kompetencia,
2)
non-profit struktúra, nem kereskedelmi célú társaság,
3)
állami tulajdonban van,
4)
kormányzati szerv állandó és strukturális felügyelete alatt működik, és
5)
megfelelő számban rendelkezik állandó alkalmazottakkal. Többek között ez azt jelenti, hogy elegendő számú állandó alkalmazottnak kell lennie a projekt követelményeinek teljesítéséhez anélkül, hogy alvállalkozókat vagy ideiglenesen külső szakértőket kellene bevonni az ikerintézményi megbízások teljesítésére.
A nemzeti ikerintézményi megbízott tájékoztatja a Bizottságot az akkreditált szervek státusának a fenti öt kvalifikációs kritériumot érintő bármilyen változásáról. Ezen felül a Bizottság időszakosan felülvizsgálja az akkreditált szervek listáját, tekintettel a fenti kritériumokra. Ha egy akkreditált szerv többé nem felel meg ezeknek a kritériumoknak, törlik a listáról. Egyes esetekben, ahol a 2. és / vagy a 3. kritérium csak részben teljesül, a mandátum korlátozott, és az ikerintézményi projekt után közvetlen szervezett kereskedelmi tenderekről kizárható. Ez azt jelenti, hogy a meghatalmazás semmilyen módon nem befolyásolhatja a versenyt, pl. nem juttathatja közvetlen vagy közvetett, azonnali vagy utólagos gazdasági előnyhöz az akkreditált szervet. 31
Ennek az elvnek az alkalmazásában a Bizottság a finanszírozás jóváhagyását az akkreditált szerv kereskedelmi tevékenységeit időlegesen korlátozó kitételtől teheti függővé. Az ikerintézményi projektekben résztvevő akkreditált szervek elvben részt vehetnek a kereskedelmi tenderekben meghirdetett technikai segítségnyújtásban is. Az ikerintézményi projektekben akkreditált szervek azonban nem vehetnek részt az ikerintézményi projekteket követően szervezett tenderekben, amennyiben a projektben való részvételük kapcsán előnyhöz jutnának a tender során. Az akkreditált szervek nem pályázhatnak azokra az ikerintézményi projektre, ahol részt vettek a projekt pályázati felhívásának előkészítésében. A tagállamokban számos olyan szerv működik, amelyik az akkreditálás formális kritériumait teljesíti ugyan, de csak kis mértékben, és igen szűk területen képes hozzájárulni az ikerintézményi projekthez (pl. növény-egészségügyi laboratóriumi képzés), vagy csak egyetlen alkalommal vesz részt egyetlen projektben. Nem szükséges ezeket a szerveket felvenni az állandó listára, mert ad hoc akkreditációt kaphatnak. A Bizottság Központi Ikerintézményi Koordináló Egységének jóvá kell hagynia az akkreditált szerveket a pályázatok benyújtása előtt. A Bizottság nem szavatolhatja a projekt finanszírozását, ha a kedvezményezett olyan intézményt választ, amelyik nem szerepel az akkreditált szervek listáján. Abban a rendkívüli esetben, ha egy akkreditált szerv a díjak korlátozott emelését kérte, az 5.4. alfejezetben leírtak szerint, a megváltoztatott díjak jóváhagyása a pályázatok benyújtása előtt szükséges. Más szavakkal, csak a Bizottság által jóváhagyott szervek jogosultak az ikerintézményi projektben való részvételre, és szakértőik csak a közigazgatási egységekkel való együttműködésre jogosult akkreditált szervek listáján közölt standard díjakat vagy jóváhagyott költségeket számíthatják fel.
3.4. Tagállami konzorciumok Előfordulhat, hogy előnyös lehet, ha több tagállam vesz részt egy ikerintézményi projektben. Ezt el lehet dönteni az eredeti pályázat leadása előtt (közös pályázat), de el lehet dönteni a szóbeli meghallgatások során is, amikor a kedvezményezett ország arra a következtetésre jut, hogy megszerzendő tapasztalatát gazdagítani kívánja egy további tagállam bevonásával. Ebben az esetben, mielőtt visszaigazolná választását, a kedvezményezett országnak meg kell győződnie arról, hogy a kiválasztott tagállamok felkészültek a konzorciumba való belépésre és a közös munkára. A Bizottság kedvezően ítéli meg több tagállam részvételét az ikerintézményi projektekben, pontosan azzal a céllal egyrészt, hogy megelőzze egy tagállam közigazgatási rendszerének egyszerű lemásolását, másrészt, hogy lehetőséget adjon a kevesebb közigazgatási együttműködési tapasztalattal rendelkező tagállamoknak az ikerintézményi programban való részvételre. A tapasztalat azt mutatja, hogy a nagy konzorciumok menedzsment problémákat és magas költségeket jelentenek a potenciális hozzáadott érték hátrányára.
32
Általában legfeljebb két tagállam vehet részt egy ikerintézményi projektben. Csak rendkívüli esetben és részletes indoklással fogadható el három tagállam által létrehozott konzorcium. Csak a projekt részének saját felelőssége alatti, – a vezető tagállam átfogó koordinálásába tartozó – megvalósítása iránti intézményszintű (közigazgatási vagy akkreditált szerv) kötelezettségvállalásra kész tagállam tekinthető egy konzorcium teljes jogú partnerének és kerül említésre a statisztikai összefoglalóban. Ha egy tagállam közigazgatási egysége vagy akkreditált szerve egyszerűen csak a projektben való ad hoc jellegű részvételre küld szakértőt, anélkül, hogy felelősséget vállalna a szakértő tevékenységéért, a szóban forgó közigazgatási intézmény vagy akkreditált szerv nem tekinthető ikerintézményi partnernek és nem szükséges egy konzorciumi megállapodást aláírnia. Ebben az esetben a szakértő a hivatalos ikerintézményi partner-tagállam projektvezetőjének meghatalmazása és felelőssége alatt járul hozzá az ikerintézményi projekthez. A projektvezető felelősségébe tartozik a szakértő elérhetőségét biztosítani és részvételét pontosan meghatározni. Az ikerintézményi projektet előkészítő és végrehajtó konzorciumi megállapodás már a projekt előkészítésének szakaszában fontos gyakorlati menedzsment-kérdéseket vet fel. Alapvető fontosságú, hogy a hatékonyság maximalizálása érdekében a partnerek tisztázzák a felelősségek egyértelmű megoszlását, és hatékony kommunikációs csatornákat teremtsenek a projekt előkészítésére és megvalósítására. Ezeket a kérdéseket a konzorciumi egyezményben kell megtárgyalni a vezető tagállam és a junior tagállam között (a tagállami konzorciumok gyakorlati vonatkozásairól további információkat a 4.3. alfejezetben lehet olvasni).
3.5. Az ikerintézményi partnerek kiválasztása Az ikerintézményi szakértelem igényléséről való döntés azt jelenti, hogy a kedvezményezett országnak szüksége van az államigazgatás szakértelmére a kötelező eredmény eléréséhez, és ezt nem tudja megszerezni a magánszférát bevonó hagyományos technikai segítségnyújtással. Tágabb értelemben ez a választás önmagában is azt jelenti, hogy a döntéshozók előzetesen költség-haszon elemzést végeztek. Egyenlő esélyt és átláthatóságot kell biztosítani az összes résztvevő tagállam számára. A Szerződéskötő Hatóság (a Bizottság, EAR, PAO vagy AO) kitűzi a partner tagállam kiválasztásának határidejét a végső kedvezményezett számára. A kedvezményezett ország kérheti a pályázó tagállamokat erőik egyesítésére, konzorcium létrehozására. Ez a résztvevő tagállamok közötti megállapodásától függ. Minthogy az ikerintézményi projekt során átadott szakértelemmel kapcsolatos díjszabások és költségek rögzítettek, a partner tagállam kiválasztása az adott tagállamban működő közigazgatási rendszer iránti fogékonyságon és a tagállam által felajánlott szakértők tehetségén és tapasztalatán múlik. A kedvezményezett országnak objektív kritériumok alapján kell döntést hoznia. Megjegyzendő, hogy a Bizottság nem rendez előválogatást. Az ikerintézményi partner kiválasztása kizárólagosan a kedvezményezett ország döntése. A pályázatok prezentálásához a C3 melléklet ad útmutatót (lásd a nem teljes pályázatokról szóló 3.2. alfejezet). 33
Szóbeli meghallgatás • • • • •
A meghallgatás célja, hogy a választás érdekében a kedvezményezett ország értékelje a tagállamok által felajánlott szakértelmet. A kedvezményezett ország küldöttségének tagja kell, hogy legyen a projektvezető és hosszútávú ikerintézményi szakértővel együtt dolgozó tisztviselő. A tagállam küldöttségének mindig tagja kell, hogy legyen a javasolt projektvezető és a hosszútávú ikerintézményi szakértő(k). A megírt pályázatot és a szóbeli bemutatót egyaránt értékelik. A szóbeli meghallgatásokat mindig a kedvezményezett országban rendezik.
Visszajelzés A kedvezményezett ország a pályázatot benyújtó összes tagállamnak visszajelzést kell, hogy adjon. A kedvezményezett ország választását megindokoló okokról való tájékoztatás értékes visszajelzés a tagállamoknak a jövőbeli stratégia megtervezésére és alkalmazására a pályázatok benyújtását illetően. A tagállamok jogosultak ilyen visszajelzést kapni.
3.5.1. A PHARE, Átmeneti Támogatás és CARDS szerinti kiválasztás A pályázatok nyilvántartása A Bizottság tudomásul veszi a tagállamoktól érkező pályázatokat, míg a kedvezményezett ország iktatja azokat. Az átláthatóság biztosítása érdekében a Bizottság tájékoztatja az összes tagállamot az egyes ikerintézményi pályázati felhívásra benyújtott pályázatok számáról. Szóbeli meghallgatások Az EDIS szerint működő új tagállamokban az AO szervezi meg és vezeti az ikerintézményi pályázatokat benyújtó tagállamok és az érintett kedvezményezett közötti meghallgatásokat, amelyeket a kedvezményezett országban rendeznek. Az ikerintézményi kézikönyv C3 melléklete útmutatót ad a pályázó tagállamoknak azokról a kulcsfontosságú pontokról, melyeket szükséges a szóbeli prezentáción kifejteni (lásd a nem teljes pályázatokról szóló 3.2 résszel). A tagjelölt országokban, amelyek még nem tértek rá az EDIS-re (Bulgária, Horvátország, Románia és Törökország), a Bizottság részt vesz a szóbeli meghallgatások szervezésében, és legalább megfigyelőként mindig jelen lesz a meghallgatásokon. A CARDS országokban: amint a Bizottság székhelyén az Ikerintézményi Koordináló Egység megkapta a pályázatokat, röviden átnézi azokat és továbbítja a releváns EB Delegációnak és az EAR-nak. Ők ellenőrzik a CARDS szabályok szerinti jogosultságot és adminisztratív megfelelést (a hosszútávú ikerintézményi szakértő állampolgársága, stb.), melyhez adminisztratív megfelelőséget és jogosultságot vizsgáló kérdőívet használnak. Az érintett feleknek az egyes ikerintézményi felhívásokra leadott, összes pályázatot feltüntető táblázatot küldenek. Ezt követően a meghallgatást a Bizottság (ikerintézményi Koordináló Egység, releváns EB Delegáció), az EAR és a CARDS kedvezményezett ország szoros együttműködésben szervezi meg. A pályázatokat Értékelő Bizottság összetétele és az eljárás 34
összhangban van a Gyakorlati Útmutatóval. A Bizottság – EAR legalább megfigyelőként mindig jelen lesz a meghallgatásokon. A pályázatokat Értékelő Bizottság tagjai titoktartási és pártatlansági nyilatkozatot írnak alá. Pályázat bíráló adatlapot (Selection Fact Sheet) kell használni, amelyen figyelembe veszik a pályázat és a bemutatás minőségi aspektusait, a javasolt hosszútávú ikerintézményi szakértő tapasztalatát, a szervezet tapasztalatát az együttműködési projektekben, a javasolt munkamódszereket, stb. A meghallgatás során minden bemutatott pályázat esetében kitöltik a pályázat bíráló adatlapot. Az ikerintézményi kézikönyv C5 melléklete tartalmazza a Pályázat bíráló adatlap mintapéldányát. Az eredmények közzététele Az EDIS és CARDS előtt A Bizottság – EAR egyénileg közli a kedvezményezett ország végső döntését a partner tagállamoknak, és másolatot küld a tagállamok nemzeti ikerintézményi megbízottainak, illetve a Bizottságnak vagy a Delegációnak. E levél írja le a kapcsolódó jogokat és felelősségeket, és zöld utat jelent az érintett államigazgatások számára az ikerintézményi szerződés tervezetének elkészítéséhez. A kiválasztási folyamat végén a Bizottság összefoglalót ad ki a kedvezményezett országok végső döntéséről. Az EDIS alatt Az ikerintézményi program helyi koordinálásáért felelős AO egyénileg közli a kedvezményezett közigazgatás végső döntését a partner tagállamoknak, és másolatot küld a tagállamok nemzeti ikerintézményi megbízottainak és a Bővítési Főigazgatóságnak. E levél írja le a kapcsolódó jogokat és felelősségeket, és zöld utat jelent az érintett államigazgatások számára az ikerintézményi szerződés tervezetének elkészítéséhez. A kiválasztási folyamat végén a Bizottság kiadja a kedvezményezett országok végső döntésének jegyzékét.
3.5.2. Kiválasztás a MEDA és TACIS szerint A pályázatok nyilvántartása A tagállamok meghívást kapnak az ikerintézményi pályázat leadására saját nemzeti ikerintézményi megbízottaik révén köröztetett ikerintézményi pályázati felhívás útján. A tagállamok a PAO-nak nyújtják be írásos pályázataikat (melyeknek tartalmazniuk kell a 3.2. alfejezet szerinti elemeket). Ezután iktatják a pályázatokat, és a beérkezett pályázatokról a PAO másolatot küld az EB Delegációnak. A Bizottság Ikerintézményi Koordináló Egységének mindig küldeni kell egy példányt.
35
Szóbeli meghallgatások A benyújtott pályázat meghallgatását és értékelését két lépésben szervezik meg. Az első lépésben a tagállamok bemutatják pályázataikat a kedvezményezett országokban. Ezt követi a pályázatok értékelése az Értékelő Bizottság által. Amint a felelős hatóság megkapta és iktatta a pályázatokat, szóbeli meghallgatásokat szervez, a Delegáció segédletével, ahol szükséges. A tagállami és a kedvezményezett ország közigazgatási képviselői mellett a következők kapnak meghívást a szóbeli meghallgatásokra: ▪
Az illetékes tisztviselő: • Az Európai Integrációs Főosztályról (ha van ilyen) • (program) • Nemzeti Koordinációs Egységből (program) • Program Adminisztrációs Irodától.
▪
Az Európai Bizottság képviselője, aki érkezhet a Delegációtól vagy a Bizottság Ikerintézményi Koordináló Egységétől (megfigyelő szerep).
A pályázatok értékelése A Gyakorlati Útmutató rendelkezései szerint az értékelő bizottságot legalább három szavazó tag és mindig páratlan számú szavazó tag alkotja. Az értékelő bizottság tagjait egyénileg jelöli ki a Szerződéskötő Hatóság. Ammennyiben nem a Bizottság a Szerződéskötő Hatóság, akkor a Bizottság előzetes jóváhagyása is szükséges e tekintetben. Általában az Európai Bizottság megfigyelőt jelöl ki. Más megfigyelők részvétele az Európai Bizottság jóváhagyásától függ. A centralizált programok esetében az Európai Bizottság képviselőjét szavazati joggal rendelkező tagként hívhatják meg. Az értékelő bizottság tagjai titoktartási és pártatlansági nyilatkozatot írnak alá. Az értékelő bizottság objektív kritériumokra alapozva hozza meg döntését. A pályázatok pontozásához értékelő ívet kell használni (C5 melléklet), mely tekintettel van a minőségi szempontokra, a prezentációra, a javasolt hosszútávú ikerintézményi szakértők tapasztalatára, a szervezet együttműködési projektekben szerzett tapasztalatára, a javasolt munkamódszerekre, stb. A teljes értékelési eljárást értékelési jelentésben rögzítik és benyújtják a Szerződéskötő Hatósághoz jóváhagyásra. Ha nem a Bizottság a Szerződéskötő Hatóság, akkor az eredmények közzétételét megelőzően a Szerződéskötő Hatóságnak az értékelés eredményét el kell küldeni a Bizottságnak jóváhagyás végett.
Az eredmények közzététele A Szerződéskötő Hatóság - a nemzeti ikerintézményi megbízottak mellett – másolatban a pályázó tagállamoknak is elküldi a hivatalos eredményeket. 36
Ha nem a Bizottság a Szerződéskötő Hatóság, az EB Delegációnak mindig el kell küldeni az értesítő levelek másolatát. Az értesítések másolatát minden esetben el kell küldeni a Bizottság Ikerintézményi Koordináló Egységének és amennyiben szükséges a kedvezményezett ország nemzeti ikerintézményi megbízottjának A kiválasztott tagállamnak küldött értesítés írja le a kapcsolódó jogokat és felelősségeket, egyúttal zöld utat jelent az érintett intézmények számára az ikerintézményi szerződés tervezetének elkészítéséhez. 3.5.3. Az iktatás, meghallgatás és értékelés eljárásainak összefoglalása Pályázatok iktatása CARDS MEDA/ TACIS
PHARE EDIS előtt PHARE+ TF EDIS szerint 3 4
Európai Bizottság Ikerintézményi Koordináló Egysége Programengedélyező Iroda
Európai Bizottság Ikerintézményi Koordináló Egysége AO
Szóbeli meghallgatások: szervezés és levezetés Európai Bizottság3 (Delegáció)
Értékelő Bizottság: szervezés és levezetés Európai Bizottság4 (Delegáció)
Elnök: Szerződéskötő Hatóság (Felügyelő Minisztérium vagy a PAO vezetője a feladatok delegálása útján) Európai Bizottság (Delegáció)
Szerződéskötő Hatóság (Felügyelő Minisztérium vagy a PAO vezetője a feladatok delegálása útján) Nem alkalmazható
AO
Nem alkalmazható
vagy EAR vagy EAR
3.6. A kiválasztás összefoglalója A kiválasztási folyamat végén a Bizottság összefoglalót ad ki mindegyik kedvezményezett országban megtartott meghallgatásáról. A Bizottság a pályázati felhívások eredményeinek megjelentetése mellett minden naptári év végén közzéteszi minden egyes kedvezményezett ország által szervezett összes meghallgatást.
3.7. Esetleges újraköröztetés Ha a kedvezményezett ország nem képes partnert választani a pályázatok első köröztetése során, a projektet még egyszer lehet köröztetni ikerintézményi projektként, vagy más eszközzel megvalósítani. Ha az újraköröztetéssel sem tud a kedvezményezett ország megfelelő partnert választani, szükségessé válhat egy alternatív támogatási eszközhöz vagy a hagyományos technikai segítségnyújtáshoz folyamodni. A PHARE és az Átmeneti Támogatás alatt a PHARE Menedzsment Bizottságot tájékoztatni kell erről a változásról. A CARDS, TACIS és MEDA alatt a Bizottságot kell tájékoztatni erről a változásról. 37
3.8. Az ikerintézményi szerződés és munkaterv előkészítése Amint a kedvezményezett ország kiválasztotta a partner tagállamo(ka)t, a részletes ikerintézményi munkaterv és a megfelelő költségvetés kidolgozása teljes mértékben a két (tagállami és kedvezményezett országban működő) ikerintézményi partner feladata és felelőssége (lásd a 4. és 5. alfejezeteket). Ezek az elemek képezik majd az ikerintézményi szerződést, a kézikönyvben meghatározott további mellékletekkel együtt. A szabvány ikerintézményi szerződés szerkezete a következő mintát követi: •
Szerződéses feltételek
•
I. sz. Melléklet: A Tevékenység leírása – ideértve a Munkatervet is;
•
II. sz. Melléklet: Az Európai Uniós pályázatokból támogatott tevékenységek esetében alkalmazandó Általános Feltételek;
•
III. sz. Melléklet: A tevékenység költségevetése (ideértve a tevékenység végső kedvezményezettjének társfinanszírozási részét);
•
IV. sz. Melléklet: Beszerzések;
•
V. sz. Melléklet: Szabványosított kifizetési kérelem és pénzügyi azonosító lap;
•
VI. sz. Melléklet: Audit jelentés minta;
•
VII. sz. Melléklet: Különleges Pénzügyi Melléklet;
•
VIII. sz. Melléklet: Felhatalmazások (ha a tagállami kedvezményezett országok konzorciumot hoztak létre).
Fontos, hogy az ikerintézményi munkaterv inkább világos, mérhető eredménymutatókhoz fűződő stratégiát tükrözzön a kötelező eredmény elérése során, mintsem elvesszen az apró részletekben. Továbbá az ikerintézményi munkatervnek részleteznie kell mindegyik ikerintézményi projekt partner ráfordítását és hozzájárulását, tisztázva, hogy „ki mit csinál”. Röviden, a részletes ikerintézményi munkaterv kötelező elemei a kötelező eredmény (pl. működő növény-egészségügyi felügyelet létrehozása) és a hosszú távra kihelyezett szakértő személye (RTA, legalább 12 hónapos folyamatos munkavégzéssel). További elemek: a problémákat és lehetséges megoldásokat átfogóan értékelő projektvezetők mindkét oldalon, akik képesek megoldani bármely problémát, és a legmagasabb szinten irányítani a folyamatot; rövid- és középtávú szakértői látogatások, képzések, szemináriumok, gyakornokságok a tagállamban, helyszíni látogatások, szoftvertervezés stb. Az ikerintézményi munkatervnek részleteznie kell a fontosabb szervezési és módszertani kérdéseket, ideértve a munka- és ütemtervet, a feladatok nagyon pontos megosztását a partnerek között, valamint a költségek részletes lebontását. 38
3.8.1. Az ikerintézményi szerződés és munkaterv kidolgozása a CARDS és a PHARE (TF) szerint EDIS előtt és CARDS alatt A kiválasztás kihirdetésétől számított 3 hónapon belül az ikerintézményi partnereknek be kell nyújtaniuk az EB Delegációhoz - Európai Újjáépítési Ügynökséghez (EAR) az ikerintézményi szerződéstervezetet, melynek tartalmaznia kell a munkatervet valamint a többi mellékletet, ideértve a költségvetést is. Az EB Delegáció (vagy a Delegáció segítségével az EAR) kötelessége legfeljebb 4 héten belül összevont anyagi és pénzügyi választ megfogalmazni. A pénzügyi felelős - pénzügyi ellenőr biztosítja, hogy az ikerintézményi szerződéstervezet megfeleljen az EB pénzügyi szabályainak és eljárásainak. A Delegáció - EAR ellenőrzi a módosított változatot (figyelembe véve a Delegáció - EAR megjegyzéseit), és legfeljebb 2 héten belül tájékoztatja az ikerintézményi partnereket. Ha a Delegáció - EAR megjegyzései teljes mértékben tisztázódnak, az átfogó cél a szerződés véglegesítése, az Irányító Bizottság véleményének kikérése, valamint további 6 héten belül történő kihirdetés úgy, hogy a projektek működőképesek legyenek a kiválasztás kihirdetésétől számított 6 hónapon belül. EDIS szerint A kiválasztás kihirdetésétől számított 3 hónapon belül az ikerintézményi partnereknek be kell nyújtaniuk az ikerintézményi szerződéstervezetet az Adminisztratív Irodához (AO) értékelés végett. Az AO kötelessége legfeljebb 4 héten belül összevont anyagi és pénzügyi választ megfogalmazni. Az AO ellenőrzi a módosított változatot (figyelembe véve az AO összevont megjegyzéseit), és legfeljebb 2 héten belül tájékoztatja az ikerintézményi partnereket. Az AO továbbítja az ikerintézményi munkatervet a Bizottság Ikerintézményi Koordináló Egységéhez, hogy az konzultálhasson az érintett Főigazgatóságokkal. Ha az Adminisztratív Iroda megjegyzései teljes mértékben tisztázódnak, és ha elkészül a Bizottság kötelező erejű véleményezése is, amelyet beépítenek a munkatervbe, az átfogó cél az, hogy a projektek működőképesek legyenek a kiválasztás kihirdetésétől számított legfeljebb 6 hónapon belül. Az ikerintézményi szerződés benyújtásának elmulasztásával kapcsolatos következmények: Ha a tagállam és kedvezményezett ország nem készíti el a Delegációnak (EDIS előtt) vagy az AO-nak (EDIS szerint) benyújtandó ikerintézményi szerződéstervezetet a partner(ek) kiválasztásának kihirdetésétől számított három hónapon belül, a kedvezményezett ország felülvizsgálhatja a partnerek kiválasztására vonatkozó döntését, és újra meghirdetheti az ikerintézményi pályázati felhívást. Ebben az esetben, a tagállamot és a kedvezményezett országot terhelik az ikerintézményi szerződés előkészítésével járó költségek.
39
3.8.2. Az ikerintézményi szerződés és a munkaterv kidolgozása MEDA és TACIS szerint Az ikerintézményi partnereknek a kiválasztás kihirdetésétől számított 3 hónapon belül be kell nyújtaniuk az ikerintézményi szerződéstervezetet a PAO-nak értékelés végett. A PAO köteles választ megfogalmazni legfeljebb 4 héten belül, a Delegáció segítségével, ha szükséges. A pénzügyi felelős / pénzügyi ellenőr biztosítja, hogy az ikerintézményi szerződéstervezet megfeleljen az EB szabályainak és eljárásainak. A Bizottság az ikerintézményi szerződéssel kapcsolatos véleményét elküldi a PAO-nak, valamint az érintett Főigazgatóságokkal való konzultációt is szorgalmazza. A PAO ellenőrzi a módosított változatot, és legfeljebb 4 héten belül tájékoztatja az ikerintézményi partnereket. Az átfogó cél az ikerintézményi szerződés véglegesítésének lezárása további 6 héten belül úgy, hogy a projektek működőképesek legyenek a kiválasztás kihirdetésétől számított legfeljebb 6 hónapon belül. Az ikerintézményi szerződés benyújtásának elmulasztásával kapcsolatos következmények Ha a tagállam és kedvezményezett ország nem dolgozza ki a fentieknek megfelelő hatósághoz benyújtandó ikerintézményi szerződéstervezetet a tagállami partner(ek) kiválasztásának kihirdetésétől számított három hónapon belül, az Értékelő Bizottság felülvizsgálhatja a partnerek kiválasztására vonatkozó döntését, és újra meghirdetheti az ikerintézményi pályázati felhívást (lásd a 3.7. alfejezetet). Ha másodszorra sem sikerül megállapodásra jutni, a Program Irányító Bizottság (melynek összetétele részletesen a Pénzügyi Megállapodásban található) dönt a projekt végrehajtásának alternatív eszközéről. Ezekben az esetekben, a tagállamot és a kedvezményezett országot terhelik az ikerintézményi szerződés előkészítésével járó költségek.
3.9. Az ikerintézményi szerződés jóváhagyása 3.9.1.
Az ikerintézményi szerződés Támogatás/CARDS szerint
jóváhagyása
PHARE/Átmeneti
EDIS előtt és CARDS alatt Amint a partnerek megállapodtak az ikerintézményi szerződés és a mellékletek tartalmát illetően, névjegyükkel ellátják, és benyújtják azt az EB Irányító Bizottságának értékelés végett, a kedvezményezett országban működő EB Delegáció vagy – egyes CARDS országokban - az EAR közvetítésével. Csak az értékelésre kellőképpen előkészített projekteket lehet benyújtani az EB Irányító Bizottsághoz. Az Irányító Bizottság kötelező erejű véleményét írásban közlik a Delegációval-EAR-el, egyegy példány pedig a partnereknek, a CFCU-nak, valamint a megfelelő tagállam és a 40
kedvezményezett ország nemzeti megbízottainak kerül átadásra. Az ikerintézményi szerződés végső változatának tükröznie kell az Irányító Bizottság véleményét. EDIS szerint A Bizottság már nem vesz részt az ikerintézményi projektek szerződéses és pénzügyi vonatkozásainak értékelésében az ikerintézményi szerződések előkészítése során. Az EB Irányító Bizottság szerepe (lásd alább) az ikerintézményi munkaterv uniós jogrenddel és annak aktuális változásaival kapcsolatos összefüggéseinek kötelező erejű véleményezésére korlátozódik. Az Adminisztratív Iroda a Bizottságnak továbbítja az ikerintézményi munkatervet az Irányító Bizottság eljárása érdekében, amelynek eredménye a kötelező erejű vélemény. A véleményezési eljárás általában 10 munkanapot vesz igénybe. A vélemény elfogadása előfeltétele az ikerintézményi projekt EU alapokból való finanszírozásának. Más szavakkal, a Főigazgatóságok megjegyzéseit be kell építeni az ikerintézményi munkatervbe. Az Adminisztratív Iroda biztosítja, hogy a kért módosításokat a szerződés végleges aláírása előtt végrehajtsák. Az Adminisztratív Iroda által véglegesen aláírt ikerintézményi szerződés egy példányát, amelyet a projekt partnereknek is kiküld, a Bizottság Központi Ikerintézményi Koordináló Egységéhez is el kell juttatni. Az Irányító Bizottság eljárásának áttekintése Az Irányító Bizottságot felkérik, hogy értékelje a munkaterv hitelességét a kötelező eredmény és az annak alapjául szolgáló uniós jogrend pontos alkalmazása szempontjából. Az Irányító Bizottság értékelése útmutatást és ajánlásokat tartalmazó kötelező erejű véleményt eredményez. Az Irányító Bizottság a Bizottság érintett szolgálatainak képviselőiből áll össze, ahol a Bővítési Főigazgatóság képviselője elnököl. A Bizottság elektronikus úton véleményezi a munkatervet, és a szükséges gyakorisággal ülésezik, a Bizottság érintett főosztályaival történő további egyeztetés szükségességének függvényében. A projekt véleményezés céljából megküldésre kerül az Irányító Bizottság általi megtárgyalást megelőzően. Az Irányító Bizottság véleménye a következő formákat öltheti: I. (i) (ii)
ajánlás a projekt bemutatott formában történő finanszírozására feltétel nélkül vagy bizonyos feltételek mellett;
II.
ajánlás az ikerintézményi partnerek részére további módosítások vagy pontosítások alkalmazására, írásban vagy megvitatás során;
(i) III.
ajánlás a projekt jelenlegi formában történő elutasítására és teljes átdolgozására. 41
Ha a tagok az adott határidőn belül (15 munkanap) végrehajtandó feltételekkel vagy feltétel nélkül jóváhagyják a projektet, és nem ajánlanak speciális egyeztetést, a projektet nem szükséges plenáris ülésen megvitatni. Ha az ikerintézményi munkatervet néhány módosítás végrehajtásának feltételével hagyják jóvá (lásd feljebb az I.(ii) pontot), az ajánlott módosítások technikai jellegűek, és nem érintik alapvetően a projektet. A Delegációnak vagy az Adminisztratív Irodának / EAR-nak megküldik a végrehajtandó feltételek részletes leírását, és másolatot küldenek erről a partnereknek. A partnerek ennek megfelelően módosítják a projektet, és újra benyújtják, aláírásukkal ellátva, a Delegációnak vagy az Adminisztratív Irodának / EAR-nak. A Delegáció vagy Adminisztratív Iroda / EAR ellenőrzi, hogy a módosított változat megfelele a feltételeknek, kételyek esetén egyeztet Bizottsággal, majd megerősíti a végleges jóváhagyást a partnereknek. A projektet nem szükséges újra benyújtani az Irányító Bizottsághoz. Ha az Irányító Bizottság lényegesebb módosításokat ajánl, a projektet visszaküldik a partnerekhez átdolgozásra, mielőtt újra benyújtanák a Bizottsághoz. A Bizottság a projekt újra benyújtását kérheti további ellenőrzés céljából, írásos eljárás során (lásd a fenti II (i) esetet), vagy pedig, ha a módosítások eléggé jelentősek ahhoz, hogy további megbeszélésre legyen szükség, a projektet vitára is előterjesztheti (lásd a fenti II (ii) esetet). Mindez azt jelenti, hogy a projektet az Irányító Bizottságban teljes körű egyeztetési eljárásnak vetik alá. A Bizottság rendes körülmények között nem választja a III. lehetőséget az ikerintézményi munkaterv első benyújtásakor az Irányító Bizottság részére megfogalmazott ajánlásában (kivéve akkor, ha az ikerintézményi munkatervek alapvető hibákat tartalmaznak), és mindig megpróbál a kedvezményezett országgal és a tagállamokkal együtt dolgozni, annak érdekében, hogy segítse őket az ikerintézményi munkaterv megvalósítható formában való kidolgozásában. A Bizottságnak mindig arra törekszik, hogy érvelése világos legyen. 3.9.2. Az ikerintézményi szerződés jóváhagyása MEDA és TACIS alatt A MEDA és TACIS ikerintézményi pályázati felhívások fő elemei a: • a Nemzeti Akció Programok (TACIS) és • a SAAP Éves Munkaterveinek (MEDA), mellékleteiben megtalálhatók, ezért részét képezik egy korábbi Bizottsági döntésnek. Következésképpen, minden egyes ikerintézményi pályázati felhíváshoz és ikerintézményi szerződéshez nincs szükség az Irányító Bizottság vagy a TACIS/MED Bizottságok formális jóváhagyásra. Ezzel szemben, ezek inkább olyan projektek megvalósítási eszközei, amelyek finanszírozásáról már egyezség született. A Szerződéskötő Hatóság benyújtja az ikerintézményi szerződést a Bizottsághoz előzetes formális jóváhagyásra. A Delegáció továbbítja az ajánlott informális megállapodás egy példányát a Bizottsághoz a Főigazgatóságokkal való konzultálás céljából. Ha a Bizottsághoz nem érkezik visszajelzés az érintett Főigazgatóságtól 3 héten belül (az ikerintézményi szerződés Főigazgatóságokhoz való Bizottság általi elküldésétől számítva), az ikerintézményi szerződést jóváhagyottnak kell tekinteni. 42
Hivatkozva a Bizottság jóváhagyására, a PAO kezdeményezi a szerződés aláírási folyamatának beindítását.
3.10. Az ikerintézményi szerződés aláírása 3.10.1. Az ikerintézményi szerződés aláírása PHARE szerint Az ikerintézményi szerződést aláíró felek A tagállam részéről (1) A kormány (közigazgatási hatóság) kötelezettségvállalását képviselő tisztviselő (2) Az ikerintézményi projekt keretében a tagállami kötelezettségek végrehajtásáért felelős személy, mely a közigazgatási szervezetet vagy az akkreditált szervet képviseli. A tagállami kötelezettségek végrehajtásáért felelős személy az ikerintézményi szerződés összes mellékletét is ellátja kézjegyével. Az érintett tagállam kormánya (közigazgatási hatósága) nevében kötelezettséget vállalhat például a kormány nevében aláírásra jogosult vezető tisztviselő, az NCP vagy az EUnagykövet. Ha valamely ikerintézményi projektért teljes mértékben egy decentralizált közigazgatási hatóság felel (Land, Département vagy régió), akkor az aláírhat a központi közigazgatási hatóság helyett, de csakis a központi közigazgatási hatóság engedélyével (pl. az NCP által képviselve). A kedvezményezett ország részéről (1) Az CFCU / Adminisztratív Iroda aláírja az ikerintézményi szerződést és kezdőbetűivel ellátja annak összes mellékletét, kifejezésre juttatva teljes körű szerződéses és pénzügyi felelősségét. (2) A kedvezményezett ország közigazgatása részéről az ikerintézményi projekt végrehajtásáért felelős tisztviselő(k) aláírja(ák) a munkatervet (I. sz. Melléklet) és a Költségvetést (3. sz. Melléklet), kifejezésre juttatva a közigazgatási hatóság elkötelezettségét és tulajdonjogát. EDIS előtt EDIS-akkreditáció előtt, az EB Delegáció jóváhagyja az ikerintézményi szerződés fő részét, és kezdőbetűivel ellátja annak összes mellékletét, mely az előzetes költségvetési ellenőrzést és az Irányító Bizottság véleményének betartását (jogrend) jelenti. Ki mit ír alá az ikerintézményi – PHARE programokban EDIS előtt Kedvezményezett CFCU közigazgatás Ikerintézményi Szerződés (ideértve a Munkatervet és a Költségvetést)
X
Vezető partner
Bizottság (Delegáció)
X
X (jóváhagyás)
43
Munkaterv és Költségvetés
X
X
EDIS szerint Az irányító hatóság szerepének átvállalását követően az Adminisztratív Iroda teljes felelősséget vállal az EB Delegáció által korábban végzett összes feladatért. Ez magába foglalja annak biztosítását, hogy az uniós jogrendnek való megfelelésre és a munkaterv megvalósításra vonatkozó kötelező erejű vélemény (melyet az EB Irányító Bizottsága adott) teljes mértékben beépül a végleges formában aláírt szerződésbe. E felelősség és a teljes körű szerződéses és pénzügyi felelősség kifejezésére, az AO aláírja a szerződés fő részét, és kezdőbetűivel ellátja annak összes mellékletét. A befogadó közigazgatás aláírja az ikerintézményi munkatervet (1. sz. Melléklet) és a költségvetést (3. sz. Melléklet), kifejezésre juttatva elkötelezettségét és az ikerintézményi projekt fölötti tulajdonjogát. Ki mit ír alá ikerintézményi – PHARE programokban EDIS / Átmeneti Támogatás szerint: Kedvezményezett közigazgatás Ikerintézményi Szerződés (ideértve a Munkatervet és a Költségvetést) Munkaterv és Költségvetés
Adminisztratív Iroda
Vezető tagállam
X
X
X
X
Aláíró felek tagállami konzorcium esetében Amennyiben a tagállamok konzorciumot alkottak az ikerintézményi projekt végrehajtása céljából, az ikerintézményi szerződést aláírók azt a tagállamot képviselik, amely a vezető partner feladatát látja el a projektben. A vezető partnernek a többi tagállami partner általános meghatalmazására van szüksége (lásd az ikerintézményi szerződés 8. sz. Mellékletét) ahhoz, hogy a nevükben kötelezze el a résztvevő tagállami közigazgatási szervezeteket, illetve a projekt végrehajtásához szükséges döntéseket hozzon. Az általános meghatalmazáson kívül, a konzorciumot alkotó tagállamoknak egyezségre kell jutniuk a munkamegosztás és a pénzügyi kérdések részleteit illetően, és ezeket egy konzorciumi megállapodásban kell rögzíteni (lásd a 4.3. alfejezet). A konzorciumi megállapodást az ikerintézményi szerződéstervezet EB Delegációhoz (EDIS előtt) vagy az Adminisztratív Irodához (EDIS szerint) való benyújtása előtt kell aláírni.
44
3.10.2. Az ikerintézményi szerződés aláírása MEDA és TACIS szerint Az ikerintézményi szerződést aláíró felek Az ikerintézményi szerződéseket a következők írják alá: •
a Szerződéskötő Hatóság részéről az erre felhatalmazott tisztviselő;
•
a tagállam részéről az ikerintézményi projekt keretében a tagállami kötelezettségek végrehajtásáért felelős személy, mely a közigazgatási szervezetet vagy az akkreditált szervet képviseli, valamint a kormány (közigazgatási hatóság) jogerős kötelezettségvállalását képviselő személy;
•
a kedvezményezett ország részéről a kedvezményezett közigazgatásban az ikerintézményi projektért felelős személy, valamint a kormány (közigazgatási hatóság) jogerős kötelezettségvállalását képviselő személy;
•
a Junior Partner (tagállam) részéről a munkatervet és az általános meghatalmazást az ikerintézményi projekt keretében a tagállami kötelezettségek végrehajtásáért felelős személy, mely a közigazgatási szervezetet vagy az akkreditált szervet képviseli, valamint a kormány (közigazgatási hatóság) jogerős kötelezettségvállalását képviselő személy.
•
N.B : Ha nem a Bizottság a Szerződéskötő Hatóság, a Bizottságnak jóvá kell hagynia a szerződést.
Általában, a CARDS programok dekoncentráltak, de nem decentralizáltak, bár néhány program decentralizált. Az EAR néhány kedvezményezett ország esetében közvetve részt vesz a projekt menedzsmentjében. A MEDA és TACIS programok dekoncentráltak és decentralizáltak.
3.10.3. Az ikerintézményi szerződés aláírása CARDS szerint A CARDS decentralizált programok esetében, a MEDA, TACIS és PHARE (TF) programokhoz hasonlóan, a kedvezményezett ország aláírja az ikerintézményi szerződés Különleges Feltételeit, amelyet a Bizottság jóváhagy, míg a CARDS programok esetében az adminisztratív iroda (CFCU), a MEDA és TACIS programok esetében pedig a Felügyelő Minisztérium (a megfelelő Pénzügyi Megállapodást „Kedvezményezettként” aláíró intézmény) a Szerződéskötő Hatóság.
45
Ki mit ír alá?
Aláír Különleges Feltételek (nem decentralizált) Különleges Feltételek (dekoncentrált és decentralizált) 1 sz. Melléklet (Munkaterv)*é s 3. sz. Melléklet (költségvetés) (nem decentralizált) 8. sz. Melléklet vezető MS megbízása (minden eset)
Vezető tagállam
Junior tagállam
Adminisztratív iroda (kedvezményezett ország): CFCU / PAO
Kedvezményezett közigazgatás
X
Bizottság /EAR (eseteként)
X
X
X
X
X
Jóváhagyás
X
X
* A decentralizált programok esetében, a kedvezményezett ország és a tagállam aláírják az ikerintézményi szerződés Különleges Feltételeit. A nem decentralizált programok esetében, a kedvezményezett ország aláírása szükséges az ikerintézményi munkatervhez (1. sz. Melléklet), mivel az nem írja alá a Különleges Feltételeket. Aláíró felek a tagállami konzorciumok esetében Amennyiben a tagállamok konzorciumot hoztak létre az ikerintézményi projekt végrehajtásáért, a szerződést a tagállamok részéről a vezető partnernek jelölt országot képviselő felek írják alá. •
A Bizottság ellenőrzi, hogy a vezető partner rendelkezik-e a többi tagállami partnertől kapott általános meghatalmazással (lásd az ikerintézményi szerződés 8. sz. Mellékletét), melyben a vezető partnert meghatalmazzák, hogy a nevükben kötelezze el a résztvevő tagállami közigazgatási szervezeteket, illetve a projekt végrehajtásához szükséges döntéseket hozzon.
Az általános meghatalmazáson kívül, a konzorciumot alkotó tagállamoknak egyezségre kell jutniuk a munkamegosztás részleteit illetően, és ezeket egy konzorciumi megállapodásban kell rögzíteni. A konzorciumi megállapodást az ikerintézményi szerződéstervezet Bizottsághoz (Delegáció, EAR vagy központi székhely), PAO-hoz vagy Adminisztratív Irodához való benyújtása előtt kell aláírni.
46
3.11. Az ikerintézményi szerződés kihirdetése 3.11.1. Az ikerintézményi szerződés kihirdetése PHARE szerint (Átmeneti Támogatás) EDIS előtt Az ikerintézményi szerződés Bizottság általi teljes körű elfogadását követen az EB Delegáció feladata a partnerek hivatalos kiértesítése. Amennyiben az Irányító Bizottság által ellenőrzött ikerintézményi szerződés nem került teljes körű aláírásra (csak kezdőbetűkkel lettek ellátva), a partnereket felkérik, hogy teljes körűen írják alá az ikerintézményi szerződést. Az ikerintézményi szerződés öt teljes körűen aláírt eredeti példánya szükséges (egy-egy példány a partnereknek, egy a CFCU-nak, egy a Delegációnak és egy a Bizottság Ikerintézményi Koordináló Egységének). A Delegáció vezetője vagy az általa kijelölt bizottsági tag aláírja az ikerintézményi szerződést, mely a Bizottság jóváhagyását jelenti. Ezt követően a Delegáció továbbítja az ikerintézményi szerződést a CFCU -hoz, és annak aláírására kéri fel. A Delegáció ezután értesíti az aláíró és jóváhagyó feleket, mellékelve a megfelelő eredeti példányokat, és megküldi a Bizottság Központi Ikerintézményi Koordináló Egységének az ikerintézményi szerződés egy aláírt, jóváhagyott és kiértesített példányát. A Delegáció általi értesítés e dátuma jelenti a törvényes időtartam törvényes kezdőpontját, valamint a projekt munkaterve végrehajtásának lehetséges kezdőpontját, illetve az RTA kedvezményezett országban való jelenlétével kapcsolatos költségelszámolás kezdetét. E dátum előtt a projekt költségvetéséből semmilyen egyéb felmerülő költség nem fedezhető, kivéve a szerződés kidolgozásával kapcsolatosan felmerülő költségeket, az 5.2. alfejezet és az ikerintézményi szerződés 7. sz. Melléklete előírásainak megfelelően. EDIS szerint Amint a Bizottság Ikerintézményi Koordináló Egysége közölte kötelező erejű véleményét az ikerintézményi munkaterv végrehajthatóságáról az uniós jogrend tükrében, és továbbította azt az Adminisztratív Irodához, az Adminisztratív Irodának ellenőriznie kell, hogy a projekt partnerek megfelelően beépítették-e a szerződésbe a Bizottság munkatervre vonatkozó esetleges megjegyzéseit. Az Adminisztratív Irodának azt is biztosítania kell, hogy a kedvezményezett közigazgatás aláírta a munkatervet és a költségvetést. Ezt a kettős ellenőrzést követően, az Adminisztratív Iroda aláírhatja az ikerintézményi szerződést, és a projekt végrehajtását el lehet kezdeni. Az ikerintézményi szerződés négy eredeti példánya szükséges (egy-egy példány a partnereknek, egy az AO-nak, és egy a Bizottságnak). Az Adminisztratív Iroda ezután értesti az aláíró partnereket, mellékelve a megfelelő eredeti példányokat, és az aláírt és kiértesített ikerintézményi szerződés egy példányát megküldi a Bizottságnak. Az Adminisztratív Iroda általi értesítés e dátuma jelenti a törvényes projekt kezdőpontot, valamint a projekt munkaterve végrehajtásának lehetséges kezdőpontját, illetve az RTA kedvezményezett országban való jelenlétével kapcsolatos költségelszámolás kezdetét. E dátum előtt a projekt költségvetéséből semmilyen egyéb felmerülő költség nem 47
fedezhető, kivéve a szerződés kidolgozásával kapcsolatosan felmerülő költségeket, az 5.2. alfejezet és az ikerintézményi szerződés 7. sz. Melléklete előírásainak megfelelően.
3.11.2. Az ikerintézményi szerződés kihirdetése CARDS, MEDA és TACIS szerint Az ikerintézményi szerződés összes érintett fél általi aláírását követően a Szerződéskötő Hatóság feladata a partnerek hivatalos kiértesítése. Amennyiben nem a Bizottság a Szerződéskötő Hatóság, az értesítés egy-egy példányát meg kell küldeni az EB Delegációnak / EAR-nak és a Bizottság Ikerintézményi Koordináló Egységének. Az ikerintézményi szerződés egy-egy eredeti példánya szükséges mindegyik aláíró fél és a Bizottság részére, abban az esetben, ha ez utóbbi jóváhagyja azt. Az ikerintézményi szerződés egy aláírt, jóváhagyott és kiértesített példányát az EB Delegáció / EAR vagy a megfelelő Szerződéskötő Hatóság megküldi a Bizottság Ikerintézményi Koordináló Egységének. Az értesítés e dátuma jelenti a törvényes projekt kezdőpontot, valamint a projekt munkaterve végrehajtásának lehetséges kezdőpontját, illetve az RTA kedvezményezett országban való jelenlétével kapcsolatos költségelszámolás kezdetét. E dátum előtt a projekt költségvetéséből semmilyen egyéb felmerülő költség nem fedezhető, kivéve a szerződés kidolgozásával kapcsolatosan felmerülő költségeket, az 5.2. alfejezet és az ikerintézményi szerződés 7. sz. Melléklete előírásainak megfelelően.
48
4. rész: Részletes projekt terv
4.1. A projekt kidolgozása a „kötelező eredmények” elérése tükrében Az ikerintézményi szerződés és a munkaterv kidolgozása a tagállam és a kedvezményezett ország közös feladata kell, hogy legyen. Az ikerintézményi munkaterv az egyik vagy másik félnek kiszabott feladatsorozatból áll, amelyek együttesen az eredmény elérését célzó stratégiát képezik. Az ikerintézményi szerződéseket (ideértve a mellékleteket) a partnerek megegyezése szerint angol, német vagy francia nyelven lehet megírni. Az ikerintézményi projekt kidolgozásában a kiinduló pont a kötelező eredmények pontosabb meghatározása (lásd a 2.1. alfejezetet). Az uniós támogatás csak ezen eredmények elérése esetén nyújtható. Az előírt kötelező eredményeket már az ikerintézményi pályázati felhívás meghatározza. Az ikerintézményi munkaterv kidolgozásakor azonban, a kötelező eredmény pontosításra szorulhat, mivel a kedvezményezett ország és a tagállam részletesen felméri, hogy mi az, ami reálisan megvalósítható a rendelkezésre álló idő és költségvetési keretek között, tekintettel az ikerintézményi pályázati felhívás kidolgozása óta elért haladásra. • • •
A kötelező eredmény jól meghatározott, egyértelmű és megvalósítható kell, hogy legyen; A kötelező eredménynek sajátosan és közvetlenül hozzá kell járulnia a kedvezményezett ország intézményrendszerének fejlesztéséhez; A kötelező eredménynek ellenőrzési szempontok miatt konkrétnak és egyértelműen mérhetőnek kell lennie.
Tekintettel az ikerintézményi projektek terjedelmére és összetettségére, a projektet mindig sajátos eredményekkel (eredménymutatókkal) jellemezhető elemekre kell lebontani, amelyek az általános kötelező eredmény elérését szolgálják. Az ikerintézményi munkatervben egyértelműen azonosítania kell ezeket az komponenseket, valamint a megvalósításukhoz szükséges lépéseket. A tervnek tartalmaznia kell a projekt általános céljának teljesítéséhez szükséges összes elemet, következésképpen olyan elemeket is, amelyek megvalósítása kizárólag a kedvezményezett ország felelősségébe tartoznak. Mivel az ikerintézményi projektek nem légüres térben kerülnek végrehajtásra, a kedvezményezett országban történő olyan tevékenységekkel is számolni kell, amelyek segíthetik, átfedhetik vagy akadályozhatják a projekt megvalósulását. • • •
Az ikerintézményi projekt összes elemét világosan és önállóan azonosítani kell; Minden komponensnek és a komponens megvalósításához szükséges feladatoknak teljes körűen indokoltnak kell lennie az általános kötelező cél megvalósításának kontextusában; A komponenseknek közvetlenül kapcsolódniuk kell a költségvetés valamely azonosítható eleméhez/részéhez (lásd az 5. alfejezet).
Munkaterv minta az ikerintézményi szerződés 1. sz. Mellékletében található. 49
4.2. Eredménymutatók, kockázatelemzés
időkorlátok,
időtartam
és
A projekt eredménymutatóinak kitűzése Eredménymutatók kitűzése szükséges az ikerintézményi projekt egésze, valamint a projekt azon nagyobb komponensei esetén, amelyeknek megvalósítása hosszabb időt igényel. Ezeknek a mutatóknak a kitűzése hozzásegít a végső eredmény eléréséhez, és általában a jó projektmenedzsmenthez. Ugyanakkor, az eredménymutatók elérése fontos részét képezi majd a rendszeres monitoring és jelentési eljárásoknak (lásd a 6.4. alfejezetet), amelyek általában három hónapos időközönként zajlanak. •
Szabályos időközönként az ikerintézményi munkatervnek eredménymutatókat kell meghatároznia, amelyeket a fejlődés mérésére használnak fel.
Projekt eredménymutatói például a mezőgazdasági politikák kezelésére létrehozott országos szerv kontextusában: egy törvénytervezet elfogadása a kormány által; képzési stratégia kidolgozása; a szervezet működési szabályainak elfogadása; a székhely végső kiválasztása; számítógép-hozzáférés; a végrehajtáshoz szükséges szoftver megtervezése stb. Időkorlátok Különös tekintettel kell lenni az időkorlátokra. Az ikerintézményi munkaterv minden egyes komponensének a megvalósításához szükséges időkorlátot kapcsolni. Mindez majd felhasználható az ikerintézményi munkaterv teljes időkorlátának meghatározásához. Egyes projektkomponensek egyidejűleg teljesíthetől. Mások, más projektelemek előzetes megvalósítását feltételezik. Tehát, lesz majd, egy – az egymással összefüggő, egymást követő projektelemek megvalósításához szükséges időn alapuló – „kritikus útvonal” időskála, mely az ikerintézményi munkatervet alkotja. • •
Az ikerintézményi munkatervnek világosan azonosítania kell az egészében vett projekt, valamint az egyes projektkomponensek időkorlátait; Ajánlatos minimum egy hónapot szánni az RTA elhelyezkedésére és tájékoztatására, a rövid távú tevékenységek beütemezése előtt.
Időtartam Az ikerintézményi projekt végrehajtási időtartamának (vagyis az ikerintézményi szerződés törvényes időtartamának) hosszabbnak kell lennie az ikerintézményi munkaterv időtartamánál. A projektek törvényes kezdeti időpontját a szerződés Szerződéskötő Hatóság általi jóváhagyásának vagy aláírásának kihirdetési dátuma határozza meg. Az esetek jelentős többségében, az RTA nem érkezik meg azonnal a kedvezményezett országba, és az ikerintézményi munkaterv végrehajtása csak azt követően kezdődhet el, ha az RTA már néhány hete elfoglalta helyét. Ajánlatos tehát 2-3 hetet hozzáadni az ikerintézményi munkaterv időtartamához az ikerintézményi szerződés teljes időtartamának meghatározása érdekében. A projekt befejezésének be kell tartania a megfelelő Támogatási Eszköz – amelyből a projekt finanszírozására sor kerül – végrehajtási határidejének követelményeit.
50
Kockázatelemzés Az ikerintézményi projekteknek mindig lesznek kockázataik, bármilyen jól vannak is megtervezve. Ezek a kockázatok a kis idő-eltolódási vagy költség-túllépési kockázatoktól jelentősebb kockázatokig, mint pl. a megfelelő joganyag parlamenti elfogadása, kormányzati politikák módosítása stb. terjedhetnek. Egyes kockázatok belső kockázatok, és ezért bizonyos mértékig ellenőrizhetők. Belső kockázat például annak a lehetősége, hogy valamely környezeti standardokra vonatkozó ikerintézményi projekthez elengedhetetlenül szükséges monitoring felszerelés nem érkezik meg időben, késleltetve ezzel az egész projekt végrehajtását. Egyéb kockázatok, mint például a politikai kockázatok, egyáltalán nem vonhatók a projekt ellenőrzése alá. • •
Az összes jelentős (belső és külső) kockázatot világosan meg kell állapítani, és amennyire lehetséges azok hatásának kiterjedését is meg kell határozni; Az ikerintézményi munkatervnek azonosítania kell az ellenőrizhető kockázatok csökkentésének módozatait is.
4.3. A projektmenedzsment felelősségének meghatározása A kedvezményezett ország és a tagállam között Az ikerintézményi szerződés két fél közötti megállapodás (vagyis az érintett kedvezményezett ország és a tagállam közigazgatásai közötti), akik együttesen vállalják a kötelező cél megvalósítását. A projekt, tehát, a két projektvezető irányítása alatt kerül végrehajtásra, akik közül az egyik a kedvezményezett országból, a másik a tagállamból származik. Mindegyik az ikerintézményi munkatervben számára meghatározott tevékenységekért felelős, teljes körű rendelkezési jogokkal a kitűzött cél megvalósítására mozgósított humán- és anyagi erőforrások fölött. Pontosabban, a kedvezményezett ország projektvezetője a kedvezményezett ország szakértőiért felel, míg a tagállami projektvezető az összes többi szakértőért. • • •
A felelősségek megosztása minden egyes komponensre vonatkozóan szükséges; A közös felelősségben vállalt komponensekre vonatkozóan, az ikerintézményi munkatervnek meg kell határoznia, hogy mely állam vállalja a vezető szerepet; Konkrét tevékenységek esetében a felelősségek megosztásának közvetlenül kapcsolódnia kell az egyértelműen azonosított költségvetési tétel fölötti rendelkezési jogosultsághoz.
A megfelelő projekt-koordinálás biztosításának hasznos eszköze a Projekt Irányító Bizottság. Minél több szereplő van bevonva (tagállami konzorciumok és/vagy a kedvezményezett ország minisztériumai), annál valószínűbb, hogy az ilyenfajta mechanizmusok hasznosak és szükségesek, és ezekről előre rendelkezni kell az ikerintézményi munkatervben. Menedzsment hierarchia tagállami hozzájárulások esetében Minden ikerintézményi projektben a tagállam részvételéért a teljes felelősség a tagállami projektvezetőt illeti meg, aki átruházhatja a projekt menedzsmentjét és elemeinek végrehajtását. Például, a projektvezető átruházhatja valamely menedzsmenti struktúrának a könyvelési és számlázási feladatokat, a képzési szemináriumok megszervezését, a képzési dokumentáció összeállítását stb. Az efféle menedzsment költségei és díjai az 51
„ikerintézményi menedzsment költségek” megtérítéséből származó összegből kerülnek fedezésre. Az RTA(k) a tagállami projektvezetőnek tartoznak jelentéstételi kötelezettséggel. Több mint egy tagállam részvétele esetén, a vezető tagállam projektvezetője teljes felelősséget vállal tagállami részről az egész projektért. Azonban, a tagállami projektvezető felelősségét átruházhatja egy másik tagállamra konkrét projektkomponens esetében, de a projektért az általános felelősség továbbra is őt terheli. Példa erre a kedvezményezett ország gyakornokainak fogadása, szemináriumok lebonyolítása, a kedvezményezett országnak törvénytervezetek kidolgozásához nyújtott segítség. A tagállami konzorcium részvételével zajló projektek Amennyiben a tagállamok konzorciumként működnek együtt, a projektmenedzsment nyilvánvalóan komplexebbé válik. Számos gyakorlati kérdést kell figyelembe venni az ikerintézményi szerződés és az ikerintézményi munkaterv kidolgozásakor, valamint a projekt végrehajtásának előkészítésekor. A kedvezményezett partner fontos érdeke megbizonyosodni afelől, hogy a konzorcium tagjainak szándékában áll, és ténylegesen módjukban is áll teljes körűen együttműködni a kötelező eredmények eléréséért. •
•
Az ikerintézményi munkatervnek részleteznie kell a partnerek hatáskörét a sajátos projektkomponensek vonatkozásában, világosan megállapítva kinek mi a feladata, mikor és milyen erőforrások segítségével (a költségek részletes lebontásában meghatározott formában). A Bizottság a vezető tagállam által kinevezett projektvezetőnek adott általános meghatalmazást (lásd a 7. sz. Mellékletet) kér a junior tagállami partnertől, amely a projektvezetőt felhatalmazza, hogy a kormányt elkötelezze, és meghozzon bármely projekt-végrehajtási döntést a nevében. A meghatalmazás aláírása előfeltétele az ikerintézményi szerződés benyújtásának.
A vezető tagállamnak a junior tagállami partnerek által adott meghatalmazásán kívül, a konzorcium tagját képező tagállamnak ki kell dolgoznia egy konzorciumi megállapodást. A tagállam előjoga, hogy meghatározza az együttműködés részleteit. Minimálisan, a megállapodásnak a következő fő pontokat kell érintenie: •
• •
Pénzügyi kérdések, különösen a konzorcium tagjai közötti összegek átutalására vonatkozó intézkedések a visszatérítendő hozzájárulásokkal, valamint az „ikerintézményi menedzsment költségek” megtérítésének megoszlásával kapcsolatosan. Általában, a vezető tagállami partner megtartja az „ikerintézményi menedzsment költségek” megtérítésének bizonyos hányadát, hogy fedezze az irányítással járó költségeit (lásd az 5.8. alfejezet); Azok a kommunikációs csatornák, amelyek biztosítják majd az információcserét, valamint a tevékenységek következetességét és koordinációját; A döntéshozatal eljárásai, mint pl. hogy mely határozatokat kell egyhangúan meghozni, mely problémák maradhatnak a vezető tagállamra.
52
4.4. A kedvezményezett ország hozzájárulása (személyzet és infrastruktúra) Az ikerintézményi projektek sikere a kedvezményezett ország részéről jelentős erőforrás ráfordítást követel meg, melynek az eredmények megvalósítását célzó szilárd elkötelezettséggel kell társulnia. Személyzeti inputok A projekt különböző komponensei jelentős személyzeti időt követelnek meg: • A legszélesebb és legfelső vezetői szinten az összességében vett ikerintézményi projekt politikai elkötelezettséget, valamint a kedvezményezett közigazgatás támogatását követeli meg; • Mindegyik ikerintézményi projekthez szükséges a kedvezményezett ország projektvezetője, akinek megfelelő autoritása van a projekt igazgatásához és helyes végrehajtásához. Ez a személy az ikerintézményi szerződésben is megnevezésre kerül, és aláírja azt, mint a végrehajtásért végső soron felelős személy; • Mindegyik ikerintézményi projekt esetében szükséges egy az RTA-t a kedvezményezett országban segítő munkatárs • Projekt szinten, a kedvezményezett ország személyzete aktívan részt vesz (vagyis együtt dolgozik a RTA-vel és a rövidtávú szakértőkkel, részt vesz a képzési tevékenységekben) az egyes projektkomponensek végrehajtásában; • Az ikerintézményi munkatervnek a lehető legjobban kell részleteznie a kedvezményezett ország személyzetének ráfordításait, annak biztosítása érdekében, hogy a kívánt eredmények megvalósítása által megkövetelt gyakorlati és politikai elkötelezettségek teljes körűen el vannak ismerve; • A kedvezményezett ország projektvezetőjének megváltozását írásban szükséges értesíteni a 6.6. alfejezetben körvonalazott eljárásoknak megfelelően.
Infrastrukturális hozzájárulások A kedvezményezett országnak a tagállami partnerek rendelkezésére kell bocsátania a feladataik elvégzéséhez szükséges, megfelelő infrastruktúrát. Az irodahelyiségek biztosításának, a felszerelések biztosításának (ideértve a számítógép-, telefon- és faxhozzáférést stb.) és e felszerelés szakszerű felhasználásának a RTA megérkezésének napjától rendelkezésre kell állnia. • Az ikerintézményi szerződésnek, az ikerintézményi munkatervnek és költségvetésnek meg kell határoznia az összes infrastrukturális követelményt; • Csak a különféle készletekre szánt 5.000€-s összegre korlátozódó céltartalék támogatható EU alapokból (lásd az 5.10. alfejezet). Ez csupán nagyon kisszámú esetben áll majd rendelkezésre, azzal a feltétellel, hogy bizonyítható, hogy a kedvezményezett ország képtelen a szükséges anyagokat biztosítani.
53
4.5. A tagállam hozzájárulása (személyzet) 4.5.1. A személyzet szakértelme és ideje A kedvezményezett országnak az ikerintézményi projekt végrehajtására irányuló saját erőfeszítéseinek megsegítése érdekében, a tagállam fő ráfordítása az általa felajánlott személyzet ideje. Ez magába foglalja a projektvezető, a RTA(k), a rövid- és hosszútávú szakértők és egyéb, a projekt menedzsmentjében és könyvelésében résztvevő személyzet idejét. Az ikerintézményi munkatervnek pontosan meg kell állapítania, hogy a projekt minden egyes komponensére mennyi időt fordítanak. Az időbeosztásnak pontosan kell kapcsolódnia a költségvetési céltartalékhoz. A tagállami inputok különböző kategóriái a következők: Személyzet Projektvezető
RTA(k)2
Rövid-/Középtávú szakértők
Logisztikai menedzsment és könyvvitel
Funkció/ismeretek A tagállami hozzájárulások általános koncepciója és vezetése. Széleskörű ismeretekkel kell rendelkeznie a projekt összes folyamatának területén, emellett jó vezetői készségekkel. Napi rendszerességgel dolgozik a kedvezményezett ország személyzetével a projekt végrehajtásán, a tevékenységek támogatásán és koordinálásán a kedvezményezett országban. Biztosítja a végrehajtás folytonosságát. Alapos általános ismeretekkel kell rendelkeznie a területen. A szakértői ismeretekkel rendelkező tisztviselők vagy azokkal azonosított személyzet, akik speciális projektkomponenseken dolgoznak. Magába foglal szakértői támogatási szolgáltatásokat, mint pl. biztosítja a kedvezményezett ország számára a hozzáférést adatbázisokhoz. A tagállamban dolgozik, a projektmegvalósítást segítve.
Ráfordított idő Célszerű minimum 3 napot egy hónapban a projektre fordítani, ideértve egy kiutazást minden harmadik hónapban (komplex projektek esetében többet). Teljes munkaidővel a kedvezményezett országban (lásd a 2.2. alfejezet) legalább 12 egymást követő hónapig.
Változó. Napok számában meghatározva.
Nincs meghatározva, az „ikerintézményi menedzsment költségek” megtérítése fedezi
2
Ajánlatos, hogy a munkaterv előre rendelkezzen egy 2-4 hetes időszakról, amely során az RTA-nak lehetősége van elfoglalni helyét és megismerni munkakörnyezetét.
54
4.5.2. A projektvezető A projektvezetőnek magas rangú tisztviselőnek kell lennie, aki politikai szintű, működőképes párbeszédre alkalmas. A projektvezető rangja biztosítja azon képességét, hogy rövidtávú szakértőket delegáljon a projekt hatékony végrehajtás érdekében, valamint, hogy biztosítsa a vezetői szintek teljes támogatását a kedvezményezett országban. A projektvezető nem szakértő; ő irányítja a projekt végrehajtását. Rendes körülmények között, a rang befolyásolja a projektvezető projektre fordítható idejét. Meglehet, hogy a projektvezető nem tud sok időt fordítani a projektre, egyéb kötelezettségeiből adódóan. Az ajánlott minimális idő havonta 3 nap és egy helyszíni látogatás legalább minden 3. hónapban; a komplexebb projektek több figyelmet igényelnek.
4.5.3. A hosszútávú ikerintézményi szakértő (RTA) A RTA-nak alapos ismeretekkel kell rendelkeznie az ikerintézményi projekt területén, külön hangsúllyal a végrehajtáson és intézményfejlesztésen. Más tagállami rendszerek viszonylagos ismerete, valamint a jó menedzsment-, kommunikációs és nyelvi készségek előnyt jelentenek. A szakismereteket a projektvezető és/vagy rövidtávú szakértők nyújthatják. Egyensúlyt szükséges megteremteni – a RTA profilja a csapat többi tagjával együttesen értékelendő (főleg a projektvezetőjével); a RTA tapasztalat-hiányát ellensúlyozhatja a csapat egészének minősége. •
Az összes kulcsfontosságú munkatársnak, ideértve a projektvezetőt, a RTA-t és a fő rövid- és középtávú szakértőket, teljes önéletrajzot kell benyújtania, amely az ikerintézményi szerződéshez csatolandó. A többi szakértő profilját az ikerintézményi munkatervnek kell tartalmaznia.
4.5.4. A projektvezető vagy RTA megváltozása A tagállami (MS) projektvezető vagy a RTA cseréje esetén, az ikerintézményi szerződést és az ikerintézményi munkatervet a 6.6. alfejezetben meghatározott eljárásnak megfelelően szükséges módosítani.
4.5.5. A személyzet származása A tagállami közigazgatási intézményeket vagy akkreditált szerveket - tekintettel sajátos tudásukra és közigazgatási rendszerükre - a kedvezményezett országok választják ikerintézményi partnerként. A kedvezményezett partnerek rendelkezésére bocsátott humán erőforrásoknak, tehát, teljes körűen be kell épülniük tagállami közigazgatásba. Nem lehetséges tagállami menedzsment-támogatási szervezeteken – akár akkreditált szervek, akár nem - keresztül szakértőket bevonni, ezek csupán a projektet vezető, megvalósító intézményből származhatnak, vagy annak közvetítésével vehetnek részt, akárcsak a szükséges szakértelem.
55
A kedvezményezett országgal konzultálva vagy annak kérésére, a projekttel szerződéses viszonyban nem álló más tagállami szakértőket lehet felkérni, hogy ideiglenesen és a vezető tagállam felelőssége alatt szaktudásukat nyújtsák. Az illető tagállam felel a szakértő képességeiért és rendelkezésre állásáért, valamint meghatározza részvételének feltételeit és részleteit. A hosszútávú ikerintézményi állampolgárának kell lenniük.
szakértőknek
elsősorban
valamely
EU
tagállam
4.6. Menedzsment és könyvvitel Az általános projektmenedzsment felelősségekhez hasonlóan, minden projekt esetében szükséges egy helyi támogatási rendszer. Várhatóan elsősorban két funkció lesz, amelyet vagy a kedvezményezett ország és a tagállam közigazgatása tisztviselője/tisztviselői látnak el, vagy amelyet az „ikerintézményi menedzsment költségek” megtérítésén keresztül finanszírozott (magán vagy állami) alvállalkozóknak adnak ki. Az RTA nem felelős ezen feladatok elvégzéséért. Az első funkció az ikerintézményi projekt logisztikai menedzsmentjének ellátása. Ez utazási intézkedéseket és a projektvezetőnek, valamint az összes rövid- és középtávú szakértőnek nyújtott általános szervezési támogatást foglalhatja magába. Továbbá, magába foglalja többek között a szemináriumok és tanulmányi utak gyakorlati megszervezését. A második funkció a pénzügyi menedzsment. Ez magába foglalja a kiadások elkönyvelését, a számlázást (lásd a 7. alfejezet) és a projektköltségvetés kezelését. Konzorciumok esetében, a vezető tagállam menedzsment feladatai fokozottak, és a partnereknek minimális menedzsment támogatást kell biztosítaniuk. Az „ikerintézményi menedzsment költségek” megtérítése e költségek fedezését szolgálja, azaz a kedvezményezett ország területén kívül elvégzett munkát (lásd az 5.8. alfejezetet). • • •
A kedvezményezett ország és a tagállam teljes körűen felel az ikerintézményi projekt általános menedzsmentjének, logisztikai és pénzügyi menedzsmentjének őt megillető részéért; Az ikerintézményi munkatervet kidolgozó tagállamnak figyelembe kell vennie a logisztikai és könyvelési feladatokkal járó követelményeit; A hosszútávú ikerintézményi szakértőknek kell saját juttatásaikat és törvényes visszatérítési igényeiket kezelniük.
4.7. Fordítás és tolmácsolás 4.7.1. A RTA nyelvi/projektasszisztense A tapasztalat azt bizonyítja, hogy a RTA munkájának megkönnyítéséhez elengedhetetlen egy teljes munkaidejű asszisztens alkalmazása (a kedvezményezett ország állampolgára), aki napi rendszerességgel ellátja a fordítási, tolmácsolási és egyéb általános projektfeladatokat. Ennek a költségnek a fedezését szükséges a költségvetésben előirányozni. A toborzásnak a beszerzésre vonatkozó standard szabályok szerint kell 56
történnie, a 7.6. alfejezetben leírtak szerint. Megjegyzendő, hogy az ikerintézményi projekt költségvetéséből finanszírozott asszisztensnek nem lehet, vagy a közelmúltban (elmúlt 6 hónapban) nem lehetett szerződéses viszonya a végső kedvezményezett közigazgatással. A kedvezményezett ország esetleg inkább a projektasszisztenst saját közigazgatásból választja, egy új asszisztens toborzása helyett. Ebben az esetben, a bérezési költségeket nem az ikerintézményi szerződés fedezi. Ennek a megoldásnak az előnye, hogy a projektasszisztens belső ismeretekkel rendelkezik, és nem kívülálló. 4.7.2. Fordítás Az ikerintézményi projekt tervezésénél számolni kell az indokolt fordítási szükséglettel. A projekt költségvetésében céltartalékokat lehet elkülöníteni a fordítási munkákra (lásd az 5.9. alfejezet). Az Uniós joganyag fordítását illetően figyelmesen kell ellenőrizni, ha az adott fordítás nem áll még rendelkezésre. 4.7.3. Tolmácsolás Igazolt céltartalékokat kell elkülöníteni a szemináriumok, kulcsfontosságú megbeszélések vagy egyéb projekttevékenységek során felmerülő tolmácsolási szükségletekre is (lásd az 5.9. alfejezetet az általános nyelvi kérdésekért). Ajánlatos helyi tolmácsokat alkalmazni, költségvetési megfontolásokból. Ha a tolmácsolás mennyisége jelentős, megfontolandó a keretszerződések kötésének alternatívája.
4.8. Szemináriumok, műhelymunkák
képzések,
gyakornokság,
A klasszikus képzési tevékenységek szükséges részét képezhetik az ikerintézményi projektnek. Ezek a kedvezményezett országban vagy, indokolt esetekben, máshol tartandó szemináriumok formáját ölthetik. Ugyanakkor, szakmai gyakorlatok formáját is ölthetik, vagyis megadható a kedvezményezett ország tisztviselőinek az a lehetőség, hogy időt tölthessenek és dolgozhassanak a tagállami közigazgatásban. Egyéb típusú képzéseket (pl. szakosodott képzési intézmények által nyújtott intenzív kurzusok, azzal a feltétellel, hogy az ilyen képzések beilleszkednek az általános reformstratégiába) vagy sajátos szakmai témákról műhelymunkákat is lehet szervezni. A tagállambeli szakmai gyakorlat lehetőségét általában a kedvezményezett ország néhány szakértője számára tartják fent és a gyakornokság időtartama is korlátozott (3-5 hónap). A szemináriumokat rendszerint a kedvezményezett országban tartják, ahol nagyszámú hallgatóságot lehet megszólítani alacsonyabb költségekkel. Más projektelemekhez hasonlóan, elengedhetetlen, hogy a képzési tevékenységek (ideértve a tanulmányi utakat) teljes körűen indokolják az általános kötelező eredmény eléréséhez való hozzájárulás. A tanulmányi utak komparatív minőségi és gazdasági előnye a kedvezményezett országban zajló tevékenységhez képest döntő jellegű alkalmasságukra nézve. Ez azt jelenti például, hogy az általános nyelvi képzés nem indokolt, szemben egy szaknyelvi képzéssel. Bizonyos képzési költségeket lehet a projektből támogatni (lásd az 57
5.7. alfejezet), míg mások továbbra is a kedvezményezett ország felelősségét képezik. A projekttervezésnek, emellett számolnia kell a kedvezményezett ország által már támogatott, valamint az ikerintézményi projekten kívüli képzési tevékenységekkel is.
4.9. Immateriális hozzájárulások Az ikerintézményi projektek folyamatos sikeréhez nagymértékben hozzájárulhat számos immateriális input. Például a tagállami vagy más adatbázisokhoz való hozzáférés, integráció a nemzetközi szervezetekbe vagy hálózatokba, írott szakanyag vagy szoftver biztosítása stb. (lásd az 5.10. alfejezetet is).
4.10. Összefoglaló projektbemutatás A projekt tartalma
• • •
• Segédanyagok (Az ikerintézményi kézikönyv A melléklete meghatározza a teljes ikerintézményi projektek bemutatásának helyes sorrendjét és formáját) Gyakorlati/technikai kérdések
• • • • •
• •
A vonatkozó joganyag vagy irányelv megállapítása; A kötelező eredménynek jól meghatározottnak kell lennie, a projekt referencia kódját pedig egyértelműen fel kell tűntetni; A projektkomponenseknek, mutatóknak, időbeosztásoknak és költségvetéseknek logikus módon, világosan meghatározottnak kell lenniük, hivatkozások felhasználásával – célszerűbb, ha minden ilyen elem egyetlen ütemtervbe van foglalva; A felelősségeket világosan szét kell osztani a tagállam és a kedvezményezett ország között. A RTA, mindkét projektvezető és egyéb fő szakértők önéletrajzát EU formátumban szükséges csatolni; A RTA alapbérét csatolni kell; A tagállami partner által, a vezető tagállam részére biztosított mandátum. Az ikerintézményi szerződést a kedvezményezett országnak és a tagállamnak is alá kell írnia; A mellékleteket is tartalmazó ikerintézményi szerződést angolul, franciául vagy németül kell benyújtani (a kedvezményezett ország és a vezető tagállam megállapodása alapján, konzultálva a junior tagállami partnerrel is, ha esedékes); Az ikerintézményi szerződésnek tartalmaznia kell a közvetlenül résztvevő személyek teljes és frissített elérhetőségi adatait; Az ikerintézményi szerződés lapjait, ideértve a mellékleteket is, megszámozni és keltezni szükséges.
58
5. rész. Az ikerintézményi projekt költségvetése
5.1. A projekt költségvetése (Az ikerintézményi szerződés 3. sz. Melléklete) 5.1.1. A költségvetés tartalma Valamennyi ikerintézményi szerződés tartalmaz egy ikerintézményi munkatervet, amelyet részletes költségvetéssel látnak el, az ikerintézményi szerződés 1. és 3. számú mellékletének megfelelően. Az ikerintézményi költségvetés tevékenység-alapú költségvetés formájában kerül bemutatásra. A költségvetésben felsorolt kiadásoknak meg kell felelniük az ikerintézményi munkatervben felsorolt tevékenységeknek. Az ikerintézményi projekt keretében előirányozott összes tevékenységet fel kell sorolni, függetlenül attól, hogy a kedvezményezett ország vagy a tagállam felelőssége alatt kerülnek végrehajtásra. Az egyedüli tevékenységek, amelyekhez a költségvetésben pénzösszeg van rendelve azok, amelyeket az EU programból finanszíroznak. Más tevékenységek költségei nincsenek feltüntetve, azonban jelzésként megjelennek a költségvetésben. Így a partner (kedvezményezett ország vagy tagállam), aki felelősséget vállalt a tevékenység megvalósításáért, ezzel hivatalosan kötelezettséget vállal, mivel a költségvetésben az adott tevékenység mellett felelősként van feltüntetve. Tagállami csoport részvétele esetén, a kötelezettséget vállaló világosan meg van nevezve. 5.1.2. Elszámolható költségek Az alábbi nem teljes lista az ikerintézményi szerződés előirányzatai szerint az ikerintézményi projektek végrehajtására szánt allokációból támogathatók. Ezek elszámolható költségek, és az adott ikerintézményi projektre előirányzott EU alapok számlájára írhatók. Mindegyik kategória részletesen bemutatásra kerül a jelen rész következő fejezeteiben. •
Az ikerintézményi szerződés (és mellékletei) kidolgozása során felmerülő költségek, felső határ és feltételek kikötése mellett (a kiválasztás kihirdetésének dátumával kezdődően az ikerintézményi szerződés aláírásáig);
•
Hosszútávú ikerintézményi szakértők: a tagállam által a kedvezményezett országba hosszú időre delegált, teljes munkaidőben dolgozó ikerintézményi szakértő, (projektenként legalább egy);
•
Projektvezető és rövid-, valamint középtávú szakértők: Projektvezető, aki általános felelősséggel tartozik a projektért; a magas szakképzettséggel rendelkező szakértők segítségét igénylő feladatok megvalósítása gondosan ütemezett, egyedi vagy megismételt, rövid vagy hosszú lejáratú megbízások révén történik;
•
Javak és szolgáltatások: Az ikerintézményi projektek esetében néha szükség lehet az új rendszer működésére nézve létfontosságú, immateriális javakra (mint pl. számítógép szoftver) és szolgáltatásokra (fordítás, adatcsere, hálózati hozzáférés stb.), vagy kivételes és megfelelően indokolt esetekben a magánszférából származó szakértők bevonására. 59
•
Utazási költségek: a tagállami szakértők utazási költségeit megtérítik, és jogosultak napidíjra. A költségvetésnek tartalmaznia kell egy céltartalékot az ár- és napi díj módosulások fedezésére.
•
Képzés: Az új rendszerek alkalmazásához kapcsolódó képzések a kedvezményezett ország azon tisztviselői számára, akik az új rendszert működtetni fogják. Erre főként a kedvezményezett országban kerül sor, azonban magába foglalhat tagállami közigazgatási intézményeknél, vagy olyan egyéb szakmai szervezeteknél, amelyekre a tagállam intézményes funkciókat ruházott át– végzett szakmai gyakorlatot is (számban és időben korlátozott). A legtöbb esetben az oktatók képzése elsőbbséget élvez.
•
Előkészítő és utólagos munka a kedvezményezett országon kívül, menedzsment és könyvvitel: a tagállam projektmenedzsmenttel kapcsolatosan felmerülő költségeit az „ikerintézményi menedzsment költségek” megtérítéséből fedezik, az 5.8. alfejezet alapján.
•
Fordítási és tolmácsolási költségek;
•
Audit költségek
•
Céltartalék az ármódosulások fedezésére (lásd az 5.6.3. és 7.7. alfejezeteket).
5.1.3. A költségvetés struktúrája A RTA-el kapcsolatos kiadásokon (bér, béren kívüli juttatások és minden egyéb juttatás), valamint egyéb általános költségvetési tételeken (például, céltartalék az ármódosulások fedezésére – lásd alább) kívül a költségvetés alapvető elemei a következők: a) Tevékenységek (pl. szakértői látogatás, szeminárium), külön költségvetési sorként feltüntetve és általánosabban b) A kötelező eredményhez kapcsolódó komponensek (pl. törvénytervezet, megszerkesztett szervezeti ábra, kiképzett személyzet) Mindegyik tevékenység a várható sajátos eredmény tükrében kerül meghatározásra. Külön összeget szükséges hozzákapcsolni, melybe kizárólag a végrehajtáshoz szükséges különböző költségelemeket kell belefoglalni. Ha valamely tevékenység költségvetése helyesen van kidolgozva, a tevékenység visszavonása maga után vonja az összes vele kapcsolatos kiadás visszavonását anélkül, hogy ez más tevékenységeket is érintene. Az alapszabály az, hogy az egyes tevékenységek külön költségvetési sort képviselnek. Pontos, alaposan indokolt magyarázat szükséges több tevékenység egyetlen költségvetési sorban való feltüntetéséhez. Gyakorlatban, számos sajátos eset merülhet föl; a következő példák a szabály alkalmazását illusztrálják. Általában véve, a szemináriumok önmagukban vett tevékenységek és költségvetési részek. Ha, azonban, egy sajátos technikával kapcsolatos képzésre kerül sor három egymást követő szemináriumsorozat megszervezésével ugyanazon résztvevők számára, mindhárom szemináriumot ugyanabba a költségvetési részbe lehet foglalni. Egy másik helyzetben, ha ugyanazt a képzést négy alkalommal tartják meg a résztvevők négy különböző csoportjának, és mindegyik ugyanabban a képzésben részesül, a négy szemináriumot ugyanabba a költségvetési részbe lehet foglalni. 60
Hasonlóan, a rövidtávú szakértők látogatásainak általában kiutazásonként egyetlen költségvetési része van. Ha, azonban, ugyanaz a szakértő az ikerintézményi projekt során több egymást követő látogatást tesz ugyanazon célból, ezeket a látogatásokat ugyanabba a költségvetési részbe lehet foglalni. Ha több szakértő együtt utazik ki ugyanazon célból, mindez bevezethető egyetlen költségvetési részbe. Annak ellenére, hogy valamely költség bevezethető több költségvetési részbe, a legmegfelelőbb részt kell kiválasztani: ha egy tevékenységet visszavonnak, költségvetési hatásának csupán az adott költségvetési részre kell szorítkoznia, más részek módosulása nélkül. 1. példa: egy számítógép-szakértőnek négy látogatást kell tennie a jelölt országba, hármat a számítógép-rendszer felállításának segítésére, és egyet egy képzési szemináriumért. Az utóbbit a szeminárium költségvetési részében kell feltüntetni, a többi hármat pedig egy másik részben. 2. példa: az RTA egy másik városban szeretne szemináriumot tartani, nem a fővárosban. Az összes standard juttatás, amelyben a RTA részesül külön, a díjazását is tartalmazó részben van feltüntetve. A RTA-nak abba a városba, ahol a szemináriumra sor kerül, való utazásával kapcsolatos költségei, valamint a szeminárium idejére folyósított napi díj a szeminárium költségvetési részébe kerülnek bevezetésre. Ha a szemináriumot lemondják, a kapcsolódó kiadásokat is visszavonják, azonban a RTA standard juttatásai továbbra is megmaradnak. 3. példa: a szemináriumra alkalmazott tolmács ára a szeminárium költségvetési részében van feltüntetve. A RTA állandó asszisztensének költségeit az állandó asszisztens saját költségvetési része tartalmazza, annak ellenére, hogy alkalmilag segít a szemináriumokon való tolmácsolásban. Ha a szemináriumot le is mondják, a RTA állandó asszisztensét teljes fizetés illeti meg a lemondás ellenére. Kiemelendő az egyéni költségvetési sorok (amelyek a különböző ikerintézményi projektek tevékenységeivel kapcsolatosak) és az általánosabb költségvetési komponensek (amelyek a különböző kötelező eredményekhez kapcsolódnak) közötti eltérés. Ez a különbség nagyon fontos az ikerintézményi költségvetés módosításait vezérlő szabályok szempontjából. Valójában egyetlen (egy kötelező eredményhez kapcsolódó) költségvetési komponensen belül a (költségvetési sorokat/tevékenységeket érintő) költségvetési módosítások, melyek ugyanazon költségvetési komponensre vonatkoznak, side letter-rel is elvégezhetők. A különböző költségvetési komponensek közötti költségvetési módosítások esetében, azonban addendumok szükségesek. További részletekért lásd a 6.6. alfejezetet. A költségvetésre az ikerintézményi szerződés 3. sz. mellékletében található minta.
61
5.2. Az ikerintézményi szerződés felmerülő költségek megtérítése
előkészítése
során
5.2.1. Az ikerintézményi szerződés és az ikerintézményi munkaterv kidolgozása Csupán a kijelölt vezető és junior partner tagállami projektvezetők és/vagy RTA (más szakértők nem) költségei téríthetők meg, amennyiben azok maximum hat hónapos időszakra vonatkoznak, a kiválasztott tagállami partner, a kiválasztással kapcsolatos hivatalos értesítésük dátumával kezdődően. Mi több, az előkészületi költségek említett megtérítésére csupán akkor kerülhet sor, ha a véglegesített ikerintézményi szerződést a fent említett 6 hónapos időszak lejárta előtt írják alá, és ha a hat hónapos időszak a megfelelő EU program vonatkozó Pénzügyi Határozatának érvényességi idejét nem lépi túl. A Bizottság megtartja azon jogát, hogy speciális körülmények esetén lerövidítse a szóban forgó 6 hónapos időszakot. A szakértői kategóriák szerinti díjak elszámolhatók, a következő felső határok betartásával: 1 M €, illetve 1 M €-ig terjedő ikerintézményi szerződések esetében: - maximum 6 utazás a kedvezményezett országba; - szakértői díjak maximum 20 munkanapra a kedvezményezett országban; - megfelelő „ikerintézményi menedzsment költségek” visszatérítése a kedvezményezett országon kívül végzett munka fedezésére; - napidíj a kedvezményezett országban töltött napokért. 1 M € fölötti ikerintézményi szerződések esetében: - max. 9 utazás a kedvezményezett országba; - szakértői díjak maximum 30 munkanapra a kedvezményezett országban; - megfelelő „projekt menedzsment költségek” visszatérítése a kedvezményezett országon kívül végzett munka fedezésére; - napidíj a kedvezményezett országban töltött napokért. A tényleges kifizetés az ikerintézményi szerződés Bizottság/Adminisztratív Iroda általi végleges jóváhagyásának/aláírásának kihirdetésétől függ. A költségeket az ikerintézményi projekt első negyedéves jelentésének részeként lehet jelenteni.
5.2.2. A RTA képzése A Bizottság meghívja a RTA-t, hogy részt vegyenek egy kétnapos szemináriumon a Bizottság székhelyén, Brüsszelben. A képzés utazási költségeit és napidíjait (az 5.6. részben leszögezett szabályok szerint) be kell foglalni az ikerintézményi szerződés költségvetésébe (az ikerintézményi szerződés 3 sz. melléklete). Ez a tétel vagy az előkészületi költségek – az ikerintézményi szerződés kidolgozásáért járó ármaximumon felül (lásd az 5.2.1. alfejezetet) -, vagy a projekt kivitelezési költségeinek 62
számlájára írható, annak függvényében, hogy a RTA mikor vesz részt az ülésen. Célszerűbb a kedvezményezett országban való hivatalba lépés előtti részvétel. A tényleges kifizetés az ikerintézményi szerződés Bizottság/Adminisztratív Iroda általi végleges jóváhagyásának/aláírásának kihirdetésétől függ.
5.3. Hosszútávú ikerintézményi szakértők 5.3.1. Általános irányelvek Szolgálata idején a RTA továbbra is kapja szokásos bérét az érintett tagállamban. Az EU program megtéríti a RTA-t bérező intézménynek azt az összeget, amit a RTA akkor kapott volna, ha a saját közigazgatásánál dolgozik (nem külföldön), ideértve a hasonló és/vagy kapcsolódó nem bér jellegű munkaköltségeket, plusz további 6%-át a teljes összegnek, mely a kihelyezés többletköltségeinek fedezésére szolgál. A visszatérítendő összeget be kell foglalni a költségek részletes lebontásába, és be kell illeszteni a költségvetésbe (az ikerintézményi szerződés 3 sz. melléklete). A szokásos bérén kívül, az RTA: • a Bizottság által a kiküldetés teljes időszakára megállapított megélhetési juttatásban részesül, módosítások nélkül. Ezen felül a következő tételek téríthetők meg (fizetési bizonylat ellenében), az összes tagállamra nézve érvényes skálának megfelelően • Szállásdíjak. Az RTA-nak saját maguknak kell lakást találniuk, és bejelentkezniük a hatóságoknál, a Bizottság segítsége nélkül. Gyakorlatban viszont a RTA-k tanácsot kaphatnak majd saját követségeiktől, EB Delegációtól/Képviseletektől és azoknak a kedvezményezett országoknak a közigazgatásától, ahol dolgozni fognak. •
Iskoláztatási díjak, ha a RTA-t gyereke kíséri;
•
Utazás a szolgálat kezdetekor és végén;
•
Költözési költségek (az egész háztartás, ha családdal, korlátozott, ha egyedül költözik);
•
Havi juttatás menettérti utazásra a tagállamba, a végrehajtás második hónapjával kezdődően, amennyiben a kísérő családtagokhoz kapcsolódó költözési költségek nem kerülnek a projekten belül elszámolásra.
•
Egészségügyi és balesetbiztosítás.
Az ikerintézményi szerződés 7. sz. melléklete tartalmazza e tételek mindegyikének részletezését. Szolgálati időszaka idején a RTA megbízást kaphat küldetések teljesítésére szolgálati helyétől eltérő helyekre. A küldetési költségeket a rövidtávú küldetésekre vonatkozó szabályok szerint térítik meg (napidíjak és utazási költségek), egyéb szakértői díjak nélkül. A költségek lebontásában ezeket a kiadásokat a küldetésre vonatkozó tevékenységhez kapcsolódó részben kell feltüntetni, nem pedig a RTA hosszútávú helyettesítéséhez kapcsolódó részben. 63
A RTAek kivételesen felkérhetők, hogy rövidtávú szakértőként (legfeljebb 1 hét) megosszák tapasztalataikat egy másik kedvezményezett ország ikerintézményi projektje keretében. Az ilyenfajta részvétel a projektvezetők (tagállami és kedvezményezett) jóváhagyásától függ. A szakértő alapbére, juttatásai és költségmegtérítései továbbra is abból a projektből kerülnek finanszírozásra, amelyben RTA-ként vesz részt. A rövidtávú küldetést fogadó projekt fedezi az utazás és napidíj költségeit (és a biztosítást, ha szükséges), egyéb szakértői díjak nem téríthetők meg. A RTA-vel kapcsolatos összes költséget számszerűsíteni kell, és a költségvetésbe foglalni. Ellenőrizhető bizonyítékokkal kell szolgálni a tényleges bérezési költségekkel (bér és nem bér jellegű munkaköltségek) kapcsolatosan, a kiadások elszámolhatósága érdekében. A befogadó közigazgatás fedezi a RTA számára, a kedvezményezett országban biztosított munkahelyi berendezések (irodák, bútor, számítógép, telefon, fax stb.) beszerzésére fordított kiadásokat (lásd az 5.12. alfejezet). Ezzel ellentétben, a kedvezményezett ország projektvezetőjét továbbra is saját munkaadója fizeti, az Unió pénzügyi hozzájárulása nélkül. 5.3.2. Szakértői kategóriák és a költségtérítés mértéke Foglalkoztatási státusz és a megfelelő visszatérítési ráta 1. Szabályként, a tagállami szakértőknek (RTA és a rövid-, valamint középtávú küldetéseket felvállaló szakértők) köztisztviselőknek kell lenniük (lásd az 5.3.1 és 5.4. alfejezeteket). 2. Akkreditált szervekből delegált RTA-k esetében, a bér visszatérítése az illető személy tényleges bérén, plusz a nem bér jellegű járulékokon alapszik, profithatár nélkül. Rövid- és középtávú küldetések esetében, a megfelelő ráták az 5.4. alfejezetben tekinthetők meg. 3. A tagállami államigazgatás vagy akkreditált szervek kivételes esetekben ideiglenesen alkalmazhatnak határozott idejű státusban lévő munkatársakat, ha nincs elegendő számú rendelkezésre álló köztisztviselő, aki szakértőként vehetne részt az ikerintézményi projektben. A tagállami közigazgatás által ideiglenesen alkalmazott szakértők csupán annak nevében cselekedhetnek, feltéve ha rendelkeznek a szükséges tapasztalattal, és nem áll fenn összeférhetetlenség. Az ilyen szakértők és az alkalmazó tagállam vagy akkreditált szerv közötti szerződésnek világosan integrálnia kell a szakértőt a szerződő szervezetbe, azonosítania kell azt a személyt, aki felé jelentéssel tartoznak, és aki felel a támogatásukért, ezáltal az intézmény teljes felelősséggel tartozik a szakértők szolgáltatásainak minőségéért. Amennyiben ezeket a szakértőket az adott közigazgatás szerződteti, díjazásuk azonos a hasonló szakértelemmel és beosztással rendelkező köztisztviselőkével. Amenniyben ezeket a szakértőket akkreditált szerv szerződteti, a visszatérítés ugyanannak a szervnek hasonló szakértője esetén alkalmazott rátán alapszik. 4. A nemrég nyugdíjba vonult szakértőket (maximum két éve) a tagállamok vagy akkreditált szervek reaktiválhatják mint ideiglenes köztisztviselőket. A 3. pontban részletezett szakértőkhöz hasonlóan, szerződéssel kell őket az ikerintézményi projektért felelős szervhez kapcsolni. Béreik megtérítése az ideiglenes közalkalmazottakra vonatkozó fenti elveken alapszik. 64
Ahol a nemzeti joganyag előírja a nyugdíj összegének valamely közszférai bérből való levonását, a projekt csupán a szerződéstkötő tényleges bérköltséget téríti meg.
65
5.4. A projektvezető, a rövid- és középtávú szakértők hozzájárulása A köztisztviselők küldetései Az EU a projekt keretében sorra kerülő tagállami rövid- és középtávú kiküldetések költségeit finanszírozza. Az ikerintézményi munkatervben meg kell határozni mindegyik rövid- vagy középtávú szakértő hozzájárulását a projekt tevékenységeihez. A küldetési költségek (utazás, napidíj stb.) megtérítése a standard EU szabályok szerint történik. A tagállami vezetőség és segédszemélyzet kedvezményezett országban tett látogatásait nem lehet külön fedezni a projekt költségvetéséből. Az EU program pénzügyi hozzájárulása a rövid- és középtávú küldetések szakértői költségeihez napi 250€ köztisztviselőknek vagy helyettesítő köztisztviselők. Az akkreditált szervek személyzetének küldetései: Három szakértői kategória, valamint a megfelelő térítés meghatározása • 1. kategóriájú szakértő: a kedvezményezett országban ledolgozott napok napi visszatérítési mértéke: 250€ Személyes tapasztalat az ikerintézményi projekt által megcélzott intézményi aspektusok végrehajtásában: legkevesebb 3 év, lehetőleg 5-8 év. • 2. kategóriájú szakértő: a kedvezményezett országban ledolgozott napok napi visszatérítési mértéke: 350€ Személyes tapasztalat az ikerintézményi projekt által megcélzott intézményi aspektusok végrehajtásában: legkevesebb 8 év, lehetőleg 15 év erejéig. Innovációs készség saját tapasztalat alapján, a kedvezményezett igényeihez, sajátosságaihoz és kultúrájához való alkalmazkodás segítségével. Tapasztalat a nem EU tagállamokkal való együttműködésben. Képes a kedvezményezett ország közigazgatásában széles körben beszélt közösségi nyelvek valamelyikén való kommunikációra. • 3. kategóriájú speciális tanácsadó: a kedvezményezett országban ledolgozott napok napi visszatérítési mértéke: 450€ Személyes tapasztalat az ikerintézményi projekt által megcélzott intézményi aspektusok végrehajtásában: legkevesebb 15 év, lehetőleg 20 év erejéig. A fentieken és a rangidős szakértők számára előírt képesítéseken kívül, a speciális tanácsadók olyan személyek, akik a múltban vagy jelenleg magas rangú állásokat töltenek be (miniszter-helyettes, szaktárca vezetője vagy olyan magán- vagy állami szervezet igazgatója vagy elnöke, aki dolgozott a közigazgatásban, vagy ennek megfelelő szinten). Kivétel Azok az akkreditált szervek, amelyek bizonyítani tudják, hogy személyzetük tényleges költségeit nem sikerül fedezniük a standard visszatérítési rátából, pályázhatnak a költségek 66
maximum 100€-val való növelésének jóváhagyására minden szakértői kategóriára vonatkozóan. Ezeket a kéréseket a tényleges bérezési költségeket igazoló részletes dokumentumokkal szükséges alátámasztani, a következő számítási módnak megfelelően: Az akkreditált szervek szakértőinek tényleges bérköltsége a szakértő bruttó éves béréből, valamint a munkáltató által fizetendő, a szakértő bérével közvetlen kapcsolatban lévő bármely nem bér jellegű munkaköltségből tevődnek össze. Ezt az éves költséget el kell osztani 180 számlázandó nappal a szakértőnkénti napi tényleges összbérköltség kiszámításához. Ha ezek a tényleges napi bérköltségek magasabbak a fent említett, az illető szakértői kategóriára érvényes megtérítési rátánál, az akkreditált szerv kérheti ennek a nem standard megnövekedésnek Bizottság általi jóváhagyását, mely maximum 100€ lehet mindegyik kategória esetében. A nem standard emelés semmilyen esetben sem eredményezhet a profitot. A megemelt szakértői díjakat az illető tagállam ikerintézményi megbízottján keresztül kell igényelni. Az ikerintézményi megbízott feladata a leadott és a pályázatot alátámasztó pénzügyi adatok valóságának igazolása. Ha a Bizottság jóváhagyja a kérelmet, a nem standard díj szintjét közlik a közigazgatási szerveket helyettesíteni jogosult akkreditált szervek listáján. Ezek a nem standard díjráták szögletes zárójelben vannak feltüntetve, az akkreditált szerv neve után. A pályázatok benyújtása előtt szükséges a magasabb díjszintek jóváhagyását kérni a teljes átláthatóság érdekében. A szakértők osztályozására vonatkozó magyarázatok Az ikerintézményi projektekre kijelölt szakértők osztályozásának érdekében az összes tényezőt együttesen kell figyelembe venni; valamely kritérium hiányossága ellensúlyozható egy másik kritérium kiemelkedő teljesülésével. Nézeteltérés esetén, a Bizottságé az utolsó szó a szakértő osztályozást illetően. A 3. kategória (speciális tanácsadók) szigorúan a kiváló tapasztalattal rendelkező személyeknek van fenntartva, akiknek a hozzájárulása az ikerintézményi projekthez igazolja a magas besorolást és az azzal járó költségeket. Ahhoz, hogy a szakértőt 3. kategóriájú szakértőnek lehessen minősíteni, nem csupán a tapasztalati évek számának, hanem a többi fent említett követelménynek is eleget kell tenni. Gyakorlati pontok A rövid és középtávú szakértők hozzájárulásának költségszámításakor fontos költségvetésileg előirányozni a napi juttatások megfelelő számát. Például: 2 hét: ha A szakértő vasárnap érkezik a kedvezményezett országba, és szombaton hagyja el a kedvezményezett országot, 10 a kedvezményezett országban töltött munkanapot és 13 napidíjat szükséges előirányozni. 1 hét: ha B szakértő vasárnap érkezik a kedvezményezett országba, és pénteken hagyja el a kedvezményezett országot, 5 a kedvezményezett országban töltött munkanapot és 5 napidíjat szükséges előirányozni. 1 hét: ha C szakértő vasárnap érkezik a kedvezményezett országba, és szombaton hagyja el a kedvezményezett országot, 5 a kedvezményezett országban töltött munkanapot és 6 napidíjat szükséges előirányozni.
67
A számlázott munkanapok száma egyenlő az együttműködés tényleges napjainak számával (nem számítva az utazás idejét és a hétvégéket). A napidíjak, másfelől, megfelelnek a helyszínen eltöltött éjszakák számával a tényleges érkezési és elutazási dátumok alapján, amelyek a munkakövetelményekhez igazodnak. Ha egy kedvezményes árú repülőjegy további éjszakai tartózkodást igényel, az utazó jogosult a megfelelő napidíjra, feltéve ha nem haladja meg a repülőjegyen megspórolt összeget. A tagállami közigazgatás vagy akkreditált szerv által nyújtott inputok A tagállami közalkalmazottak vagy az akkreditált szerv szakértői által az ikerintézményi projekt javára a kedvezményezett országon kívül végzett feladatokért a fedezetet az 5.8. alfejezetben bemutatott „projekt menedzsment költségek” megtérítése biztosítja.
5.5. Immateriális javak és szolgáltatások Ebbe a kategóriába tartoznak például az olyan tételek, mint a szoftver-fejlesztés, dokumentációk elkészítése, szövegek fordítása, magán tolmácsok és hasonlók. E kiadásoknak szerepelniük kell a költségek részletes lebontásában (lásd a 7.6. alfejezet a magánszektor inputtal kapcsolatban; a fordítások és tolmácsolás biztosításához lásd a 4.7. és 5.9. alfejezet).
5.6. Útiköltség, napidíj 5.6.1. Útiköltség •
Az utazás alapvető szabályai a következők: turista osztályú repülőjegy vagy első osztályú vonatjegy, annak függvényében, hogy melyik megfelelőbb és gazdaságilag kedvezőbb;
•
Az autóhasználat a fenti szabályok szerint kerül megtérítésre, kivéve amikor sem légi közlekedés, sem pedig vonat nem áll rendelkezésre, vagy nem megfelelő. Ebben az esetben, 0,25 Euro/km áron kerül megtérítésre, attól függetlenül, hogy az autó saját vagy bérelt autó vagy taxi. Amikor több szakértő együttesen használ egy autót, a megtérítésre egyszer kerül sor.
•
Az utazási költségek mindig visszatéríthető, a költségvetésben előirányzott és a tényleges áron számlázott költségeknek tekintendők;
•
Az egyedüli kivétel a RTA-nak bizonyos körülmények között fizetett havi bérlet (lásd az ikerintézményi szerződés 7. sz. mellékletét), mely a projekt elején kerül kiszámításra, és automatikusan fizetik havonta anélkül, hogy utazási bizonylatra lenne szükség.
A légi utazásért a lehető legolcsóbb díjszabást kell alkalmazni. Ha éjszakai ott tartózkodás lehetséges szombatról vasárnapra, a kedvezményes árszabású jegyek használata kötelező. Ha a kedvezményes repülőjegy további éjszakai tartózkodást igényel, az utazó jogosult a megfelelő napidíjra, feltéve ha nem haladja meg a repülőjegyen megspórolt összeget. Ahol
68
kedvezményes jegyek nem állnak rendelkezésre, a teljes turistaosztályú jegyeket kell használni. A repülőtérre, illetve repülőtérről történő utazás általában városi utazásnak számít, és így a napidíj fedezi. Kivételt képeznek a 7.00 előtti és a 22.00 utáni érkezések, amikor taxi viteldíjat lehet külön elszámolni. Ha városközi utazás szükséges a repülőtér megközelítéséhez, a vonatutazás szabályai alkalmazandók. A városi és repülőtéri szállítást a napidíj fedezi. A tagállami szakértők (RTA és rövid/középtávú küldetések) kedvezményezett országban, de a fővároson kívüli helyi utazásait szükséges meghatározni, és külön költségvetésben feltűntetni. Valahányszor lehetséges, a tömegközlekedés használata kötelező. Ha az egyedüli gyakorlati alternatíva a saját vagy bérelt autó használata, annak költségeit a fentiek szerint kell elszámolni. Az autóval közlekedő rövidtávú szakértők vagy RTA-k saját felelősségükre utaznak. A költségek visszatérítése mindig a fenti szabályokon alapszik. CARDS, TACIS vagy MEDA országok esetében a kedvezményezett állam tisztviselői utazási költségeit megtéríthetik, saját fővárosaikból valamely tagállamba vagy tagállamok között, például tanulmányi utak alkalmával. Ugyanez érvényes a kedvezményezett ország személyzetének utazásaira egy tagállamon belül, kivéve ha ezeket a költségeket a napidíj fedezi. A PHARE és az Átmeneti Támogatás alatt, csak a kedvezményezett ország tisztviselőinek tagállamon belüli utazási költségei téríthetők meg. 5.6.2. Napidíjak •
Rövidtávú szakértők
A tagállami szakértők napidíjra jogosultak a kedvezményezett országbeli tevékenységük során. Ez a szállodai, étkezési és helyi közlekedési (városi és repülőtéri átszállási) költségeket fedezi. Az Európai Segély Együttműködési Iroda (Europe Aid Co-operation Office) honlapján közzétett, a küldetés idején érvényes napi díjszabás alkalmazandó. A díjszabás, tehát, változhat a projekt életciklusa során, a küldetés idejének függvényében. A napidíjak kiszámításának alapját a tagállamon kívül töltött éjszakák száma képezi (nincsenek fél napidíjak). Ezek a díjtételek maximális összegek, alacsonyabb díjtételek is egyeztethetők a tagállammal. Az ikerintézményi projektek keretében a tagállamba utazó kedvezményezett ország tisztviselői ugyanezen szabályoknak megfelelően jogosultak napidíjra. •
Hosszútávú ikerintézményi szakértők
Szolgálatuk idején, az RTA-k a fentiekben megjelölt napidíjak 50%-ának megfelelő megélhetési juttatást kapnak. Az alkalmazandó díjtételek az ikerintézményi szerződés aláírásának dátumán kerülnek meghatározásra annak teljes idejére vonatkozóan. A projekt során ezek felülvizsgálatára nem kerül sor.
69
5.6.3. Árváltozással kapcsolatos rendelkezések A költségvetésnek rendelkeznie kell az ármódosulásokról (maximum 2,5%-a az összköltségvetésnek) az ikerintézmény projekt megvalósítása során felmerülő visszatéríthető költségek (utazás, napidíjak és a RTA-nak fizetett tényleges bér módosulásai) egységár-váltakozásának fedezése céljából. Lásd a 7.7. alfejezet.
5.7. Képzések és szemináriumok 5.7.1. Képzések a kedvezményezett országban A kedvezményezett országban szervezett képzési tevékenységekre elszámolható költségek többnyire a tagállambeli köztisztviselők és akkreditált szervek szakértőinek személyi ráfordításai. Szakértői díjaikra a rövid- és középtávú küldetésekre vonatkozó előírások a mérvadóak. Az amúgy a kedvezményezett ország fővárosában dolgozó tagállami szakértők költségeit, attól függetlenül, hogy a konkrét szemináriumra sor kerül vagy sem, nem kell a szeminárium költségvetésébe bevezetni. Ez vonatkozhat például azokra a rövidtávú szakértőkre, akik több feladatot teljesítenek a kedvezményezett országban, közöttük pl. a szemináriumon történő felszólalás. Ilyenkor nem jogosult többletdíjakra vagy napidíjakra, azon kívül, ami már erre a költségvetésben el lett különítve. Egyéb költségek a következők biztosításához kapcsolódhat: • képzési anyagok; • tolmácsolás (lásd az 5.9. alfejezet); • közlekedés helyszíni látogatásokra stb.; • infrastrukturális berendezések – rendes körülmények között, az elvárás az, hogy a kedvezményezett ország fedezi a megfelelő képzési helyiség/felszerelés biztosításának költségeit. Kivételes esetekben, amikor ez nem lehetséges, az illető EU program biztosítja majd a teljes körűen igazolt kiadások támogatását. A kedvezményezett ország projektvezetőjének alapos, írott indoklása szükséges. Ha a képzés bármely része magánszektorbeli alvállalkozónak kerül kiadásra, az illető tagállam/adminisztratív iroda a megfelelő beszerzési eljárásokat alkalmazza (lásd a 7.6. alfejezet). Ha a képzés a kedvezményezett országban zajlik, a kedvezményezett ország fedezi az összes költséget, ideértve a saját szakértői utazási költségeit és napidíjait). 5.7.2. A tagállamban szervezett tanulmányi utak, valamint szakmai gyakorlatok a kedvezményezett ország tisztviselői részére a tagállami partner intézményeknél A tagállami partner államigazgatásnál szervezett tanulmányi utak esetében az ikerintézményi partnereket arra ösztönzik, hogy vegyék kellő figyelembe a következő elveket, amelyeket majd a Szerződéskötő Hatóság tovább részletezhet. Íme néhány ezek közül az elvek közül: •
Költséghatékonyság és megbízható pénzügyi menedzsment;
•
Közvetlen kapcsolat a pályázati kiírásban megfogalmazott célkitűzések és a tervezett tanulmányi utak között;
•
Közvetlen megfelelés a résztvevő kedvezményezett ország tisztviselői és az ikerintézményi projekt kötelező eredményei között; 70
•
Megfelelő és intenzív nyomon követése a tanulmányi utaknak;
•
Megfelelő értékelés a kedvezményezett ország résztvevői részéről, illetve a kedvezményezett ország résztvevőinek közvetlen bekapcsolódása a tanulmányi utak keretében végzett tevékenységekbe.
Ezenfelül, az ikerintézményi partner felajánlhat korlátozott számú szakmai gyakorlatot, melyet saját közigazgatása keretében bizonyos kiválasztott kedvezményezett ország tisztviselői részére nyújt. Ezek a kezdeményezések ténylegesen hozzájárulhatnak az ikerintézményi projektben résztvevő államigazgatási rendszerek közötti strukturális együttműködés megerősítéséhez. A kedvezményezett ország fedezi a saját szakértői kedvezményezett országból tagállamba való azon utazási költségeit, melyek a tanulmányi utakon és/vagy szakmai gyakorlatokban való részvétellel kapcsolatosak. CARDS, TACIS és MEDA esetében, ezeket a költségeket a projekt költségvetéséből is lehet fedezni. A projektből fedezhetők a kedvezményezett ország szakértőinek napidíjai. Ezek az étkezési, szállás- és helyi (városon belüli) közlekedési költségeket fedezik. A 2 hónapot meghaladó szakmai gyakrolatok esetében a napidíj mértéke 30%-al csökken a 3. hónappal kezdődően. Bizonyos tagállami képzőintézetek, amelyek intenzív magasfokú képzéseket biztosítanak, egységes díjak alapján dolgoznak; az ilyen költségek a projekt számlájára írhatók. Ha ezek a költségek szállást és/vagy étkezést is magukba foglalnak, a résztvevőknek fizetett napidíjat ennek megfelelően igazítják. Az ad hoc szakmai gyakorlatot kísérő tagállami szakértők szakértői díjának költségeit nem lehet külön a projektköltségvetésben elszámolni, azonban az „ikerintézményi menedzsment költségek” megtérítéséből számrazó összegből fedezhetők, az 5.8. alfejezetben bemutatottak szerint. A tagállami közigazgatás egyéb visszatéríthető költségeit a többi képzési feladat esetében alkalmazott elvek szerint kell részletezni a költségvetésben. A kisebb, esetleges költségek a költségvetés számlájára írhatók átalány összegként (naponta maximum 10€/gyakornok), és bizonylatok nélkül számlázhatók.
5.8. „Ikerintézményi Menedzsment Költségek” térítése 5.8.1. Általános irányelvek Az ikerintézményi szerződés 3. sz. mellékletében (költségvetés) részletezett költségek lebontása nem tartalmazhat olyan szakértői vagy egyéb díjakat, melyek a kedvezményezett országon kívül végzett munkából származnak, függetlenül azok természetétől (pl. kiküldetés előkészületei vagy utólagos nyomon követése, kíséret tanulmányi úthoz, szeminárium megtartása a tagállamban, koordináció, logisztikai menedzsment általános költségek és egyéb esetleges költségek). Ehelyett, valamint globális hozzájárulásként az ikerintézményi projekt előkészítéséből és megvalósításból fakadó költségekhez, a bármilyen típusú rövid- vagy középtávú, a kedvezményezett országban nyújtott szakértelemért járó szakértői díjhoz (ideértve a projektvezetőt) adódik egy 150%-os növekedés, mely az ikerintézményi menedzsment költségek kompenzáció. Ezt az összeget hozzáadják a kedvezményezett országban végzett minden egyes tevékenységért járó szakértői díjhoz. Az ikerintézményi projektért felelős
71
tagállami szervezet rendelkezhet vele bármely, a tagállamban a projekttel és az általános kiadásokkal felmerülő költség fedezésére. Mivel az ikerintézményi szerződések a pályázati szerződések mintájára készülnek, meg kell felelniük annak az általános követelménynek, hogy nem hozhatnak profitot a kivitelező tagállami partnernek (közigazgatás vagy akkreditált szerv).
5.8.2. A költségtérítés jogosultja „Az ikerintézményi menedzsment költségek megtérítését” mindig a tagállami projektvezető számlázza, és neki kerül kifizetésre, a kedvezményezett országban dolgozó rövidtávú szakértők szakértői díjaival együtt. A vezető tagállami projektvezetők saját megítélésük szerint használják, és osztják szét. Amikor több tagállam is részt vesz egy projektben, a projektvezető a rövidtávú szakértőket biztosító és azok szolgáltatásaiért járó támogatást átvevő junior tagállam rendelkezésére bocsáthatja a teljes „ikerintézményi menedzsment költségek megtérítését” vagy annak egy részét. Általában, a vezető tagállami ikerintézményi partner 10-20%-át tartja meg a teljes „ikerintézményi menedzsment költségek megtérítésének”, vezetői többletköltségei fedezésére. A projekt megfelelő megvalósítása érdekében fontos, hogy a vezető tagállam és a többi tagállami partner közötti konzorciumi megállapodás meghatározza a pontos módozatokat ebben az értelemben. A konzorcium tagjai önállóan dolgozzák ki ezt a megállapodást, kedvezményezetti partnereik vagy a Bizottság tanácsa vagy beavatkozása nélkül. 5.8.3. A költségvetés bemutatása A kedvezményezett országban végzett munkáért járó szakértői díjakra vonatkozó minden egyes költségvetési tétel esetében ugyanabban a tevékenységben a szakértői díjat közvetlenül követő tétel az „ikerintézményi menedzsment költségek megtérítése” megnevezést fogja viselni, és az előző tétel 150%-án kerül kifejezésre. A költségvetésben található összeg indikatív, ezért az „ikerintézményi menedzsment költségek megtérítése” a kedvezményezett országban ténylegesen ledolgozott napokért járó szakértői díjak valós összegén alapszik.
5.9. Fordítás és tolmácsolás Az RTA-nak teljes munkaidejű asszisztenssel kell rendelkeznie a mindennapi fordítási, tolmácsolási, valamint a projekttel kapcsolatos egyéb feladatok ellátása céljából. A legtöbb esetben, az asszisztens alkalmazásának költségeit a projekt költségvetésébe kell belefoglalni. Csupán kivételes esetekben lehet lemondani az asszisztens alkalmazásáról. Szükséges megjegyezni, hogy a projektből javadalmazott projektasszisztensnek nem lehet vagy a közelmúltban (az elmúlt hat hónapban) nem lehetett semmilyen szerződéses viszonya a kedvezményezett közigazgatással. A megfelelő projektasszisztens toborzása megkezdődhet az ikerintézményi szerződés aláírása és a személyi adatok ikerintézményi munkatervbe való beillesztése előtt. Minimum három jelentkezőt szükséges értékelni/interjúztatni.
72
A kedvezményezett ország esetleg inkább a saját közigazgatásából alkalmazna projektasszisztenst, új asszisztens toborzása helyett. Ebben az esetben, a bérezési költségeket nem az ikerintézményi szerződés fedezi. Ennek a megoldásnak az előnye, hogy a projektasszisztens „belső” ismeretekkel rendelkezik, és nem kívülálló. Míg a kedvezményezett ország fedezi az ikerintézményi projekttel kapcsolatos összes többi költségét, kivétel tehető a fordítási és tolmácsolási költségek esetében. Ezen szolgáltatások költségeit azokkal a tevékenységekkel kapcsolatosan kell a költségvetésbe foglalni, amelyek ezeket megkövetelik. Joganyag fordítása esetében, a projektvezetőknek ellenőrizniük kell, a megfelelő Fordítási Koordinációs Egységgel (Translation Co-ordination Unit), hogy az EU már finanszírozta-e a fordítást. A fordítási költségeket a kedvezményezett országban érvényes díjak szerint kell elszámolni. A tolmácsolási költségeket az esemény színhelyén érvényes díjak szerint lehet elszámolni. Az előre tervezett, tagállamban zajló események esetén előnyösebb lehet a kedvezményezett országban dolgozó tolmácsokat alkalmazni (az utazási költségek és a napidíjak figyelembe vétele után is). A projekt partnereket arra ösztönzik, hogy minőséget követeljenek meg a pénz ellenében.
5.10. Felszerelések Nagyméretű felszerelések Az ikerintézményi munkatervnek utalnia kell az ikerintézményi projekt megvalósításához szükséges felszerelésre. Máskülönben nem az ikerintézményi költségvetésből kerül finanszírozásra. A kedvezményezett ország kötelessége biztosítani a finanszírozást az általa kiválasztott forrásból. Az ilyen felszerelésre vonatkozó beszerzési szabályok az illetékes adományozó szabályainak felelnek meg. A kedvezményezett ország beszerzési szabályainak, azonban, kellően megbízhatónak kell lenniük annak biztosítása érdekében, hogy a felszerelés rendelkezésre álljon, amikor szükség van rá, úgy hogy az ne veszélyeztesse az ikerintézményi projekt megvalósítását. Irodai felszerelések és készletek A RTA megérkezésének napjával kezdődően, a kedvezményezett ikerintézményi partner teljes körűen felel az összes irodai felszerelés biztosításáért a projekt, és különösen a RTA hatékony munkavégzési feltételeinek megteremtése érdekében. Az ikerintézményi projektek költségvetéséből nem lehetséges asztali számítógépek, laptopok, mobiltelefonok, vezetékes telefonok, faxok, szkennerek, CD-írók stb. vásárlását támogatni. Kivételes esetekben és megfelelő írásos indoklás feltétele mellett, az összesen 5000€-t meg nem haladó apró, alapvető készletrészek (pl. kis laboratóriumi tesztelési fogyóanyagok vagy felszerelések) beszerezhetők a projekt gördülékeny végrehajtásának előmozdítása érdekében. A Szerződéskötő Hatóság/Adminisztratív Iroda szigorúan, eseti alapon
73
kiértékeli a beszerzésekre ajánlott kiadásokat, figyelembe véve a kedvezményezett ország lehetőségeit. Bármely, a projekt költségvetésből vásárolt felszerelés a kedvezményezett ország tulajdonát képezi a projekt befejezését követően. A beszerzésnek átláthatónak kell lennie, valamint nyitottnak az adott EU program szerint megfelelő származású javak beszerzésére.
5.11. A magánszektor alvállalkozói Amikor a tagállam nem tud valamely ikerintézményi projekt megvalósításához szükséges tevekénységet elvégezni, és ezt megfelelőképpen bizonyítani tudja, az ikerintézményi szerződés és az ikerintézményi munkaterv előírhatja az illető tevékenység magánszektorbeli alvállalkozóknak való kiadását. Ez alkalmazható, például, a szoftver elkészítésre, ahol a magánszektorbeli szakértők hozzájárulása létfontosságú lehet a projekt sikeréhez. A tagállamok nem adhatják ki alvállalkozásba a projekt kulcsfontosságú tevékenységeit, amelyek a kiválasztott tagállami közszféra szereplőinek előjogát képezik. A költségvetésben részletezni kell az összes olyan szolgáltatást, amelyre az adminisztratív iroda vagy a tagállami partnerek szerződnek (a 7.6. alfejezetnek megfelelően), olyan megjegyzés kíséretében, amely világosan kifejezi a szerződő hatóságot. • •
Az ikerintézményi projekt projektvezetőjének be kell tartania a 7.6. alfejezetben leírt, az alvállalkozók kiválasztására, és főként a versenytárgyalásra vonatkozó eljárásokat. A tagállami projektvezetőnek gondoskodnia kell arról, hogy a számlákat alátámasztó iratok megőrzésre kerülnek könyvvizsgálás céljából.
5.12. Az EU által nem támogatott ikerintézményi költségek 1. Az összes ikerintézményi projektet a kedvezményezett ország társfinanszírozza. A kedvezményezett közigazgatás, a közalkalmazottak, valamint a projekten dolgozó belföldi magánszakértők közvetlen és közvetett költségét az illető kedvezményezett ország fedezi. 2. PHARE és az Átmeneti Támogatás alatt a tagállamba vagy tagállamok között utazó kedvezményezett ország tisztviselői utazási költségei nem finanszírozhatók az EU programból. CARDS, TACIS és MEDA alatt az 5.6. alfejezetre vonatkozó költségek finanszírozhatók az EU programból. 3. Az ikerintézményi szerződés költségvetése (lásd az 5.10. alfejezet) nem fedezheti a projekt sikeréhez elengedhetetlenül szükséges, nagyméretű felszerelések költségeit. A kedvezményezett ország, továbbá, ingyen ellátja a tagállam által küldött szakértőket a kellő szakfelszerelésekkel, amelyek ilyen módon nem finanszírozhatók a vonatkozó EU programból: • megfelelően felszerelt irodahelyiség, • telefon, • elektronikus posta szolgáltatások, • fax,
74
• • • • •
fénymásolók, számítógép, internet-hozzáférés, titkári tevékenységek, információhoz való hozzáférés.
4. A közvetett adók költségeit (ÁFA) nem lehet a Közösségi alapokból fedezni. A kedvezményezett országban keletkező költségek ÁFÁ-jára vonatkozóan néhány kedvezményezett országban a helyi Pénzügyminisztériummal közös mechanizmus létezik. A tagállami ikerintézményi partnereknek ajánlatos alaposan tájékozódni, mielőtt olyan vásárlásba bocsátkoznának, amely valószínűen ÁFA- költségeket vagy egyéb adókat is maga után von. Az EU-alapok nem fordíthatók kedvezményezett ország folyó költségeinek támogatására. A hosszútávú fenntarthatóság érdekében, valamint azért, hogy olyan rendszerek létesüljenek, amelyek arányosak a kedvezményezett ország jövőbeli finanszírozási képességével, a kedvezményezett országnak saját erőforrásait az ikerintézményi projektekre kell szánnia. 5. A szakértői díjak vagy bármely egyéb, a kedvezményezett országon kívüli tagállami hozzájárulás költségei, mivel ezeket a költségeket az „ikerintézményi menedzsment költségek megtérítés” fedezi majd.
75
C. FEJEZET AZ IKERINTÉZMÉNYI PROJEKTEK VÉGREHAJTÁSA
76
6. rész: Az ikerintézményi projektek menedzsmentje
6.1. Ütemezés és határidők Becslések szerint a tagállamoktól való ajánlatkéréstől számított 7-10 hónapon belül megkezdődik a projekt végrehajtása. Az ikerintézményi szerződés aláírásának / jóváhagyásának kihirdetését követő három hónapon belül az RTA-nak el kell foglalnia helyét.
6.2. Projektvezető általi menedzsment Az ikerintézményi szerződést aláíró felek irányítják a szervezéssel és végrehajtással kapcsolatos pénzügyi és logisztikai feladatokat. A tagállami tevékenységeket a projektvezető szervezi és hajtja végre. Hasonlóképp a kedvezményezett országban zajló tevékenységeket a kedvezményezett ország projektvezetője szervezi meg és kivitelezi. A projektvezetőknek szorosan együtt kell működniük tevékenységeik koordinálása érdekében. A gyakorlatban, az RTA fontos szerepet játszik a projektvezetők támogatásában a projekt koordinálása és menedzsmentje során. A kedvezményezett országon kívül végzett munkával kapcsolatos „ikerintézményi menedzsment költségek megtérítését” a tagállami projektvezető elrendelheti bármely kiadásért, amely a projekt végrehajtásából fakad, és a költségvetésben nincs külön felszámolva: a kedvezményezett országon kívül végzett bármely munka szakértői díja, előkészítő és jelentéstétellel kapcsolatos feladatok, szakmai gyakorlatok vagy tanulmányi utak kísérése, képzések a tagállamban, logisztikai és pénzügyi menedzsment, koordinálás a tagállami partnerek között stb. Ezek a feladatok és felelősségek nagyon jó projektmenedzsment-képességet és pénzügyi, valamint jogi autonómiát követelnek meg. A tagállamok a legmegfelelőbb együttműködési szerkezetet választhatják ki, saját nemzeti közigazgatásuk struktúrájának megfelelően. Szükséges kihangsúlyozni, hogy különbséget kell tenni a projektvezető funkciói, aki az általános koordinálást és a politikai irányítást biztosítja, és a projektmenedzsment (könyvelés, számvitel) között. A tagállamban szükséges menedzsment-kapacitás rendelkezésre bocsátásának költségeit csupán az ikerintézményi menedzsment költségek megtérítéséből fedezhetik (lásd a 4.6. alfejezetet).
77
6.3. Monitoring Az ikerintézményi projekt egyedüli oka és létjogosultsága a kötelező cél megvalósítása. Ambiciózus, nagyméretű és hosszú élettartamú projektek esetében fennáll annak a valós veszélye, hogy ez a cél elhomályosulhat az idő múlásával, és a további tevékenység csupán töredékes és korlátozott előnyöket eredményez néhány területen. A projektek folyamatos monitoringja, tehát, szükséges a felmerülhető problémák azonosítása és kiigazítása céljából. Miután a Bizottság/Adminisztratív Iroda kézhez veszi a 2. évközi negyedéves jelentést (lásd a 6.4. alfejezet), rendszeres felülvizsgálatra kerül sor. A felülvizsgálatot a következők vezetik: • a Bizottság (PHARE országok esetében EDIS előtt), vagy a Bizottság/EAR/CFCU (CARDS) • az Adminisztratív Iroda (PHARE országok esetében EDIS alatt, és MEDA/TACIS). A felülvizsgálat a partnerekkel konzultálva történik. A projekt újraorientálásához, vagy – extrém esetekben – a finanszírozás visszavonásához, vagyis a projekt megszűntetéséhez vezethet. További monitoringra kerül sor a • a kedvezményezett ország, a tagállam és az EB Delegáció (PHARE EDIS előtt); vagy a kedvezményezett ország, a tagállam és az EB Delegáció/EAR (CARDS); • a kedvezményezett ország, a tagállam és az Adminisztratív Iroda (PHARE EDIS szerint és MEDA/TACIS) közötti rendszeres működési egyeztető ülések keretében. E célból, havi üléseket szükséges tartani az ikerintézményi projektekkel foglalkozó EB Delegáció / Adminisztratív Iroda, a kedvezményezett ország minisztériumai és az RTA részvételével. • •
A tagállam projektvezetőjének kell a hivatalos jelentéseket leadnia, és a kedvezményezett ország projektvezetője teljes körűen be lesz vonva ebbe a folyamatba (lásd a 6.4. alfejezetet); Az ikerintézményi projektek megfelelő végrehajtását az illető EU program által létesített monitoring szervek keretében értékelik, a projekt eredményeinek és teljesítményeinek a munkatervben kitűzöttekhez viszonyított felülvizsgálata érdekében.
6.4. A projekt jelentési követelmények 6.4.1. Jelentési követelmények A megfelelő projektjelentés létfontosságú a projektmegvalósítás nyomon követésének, az eredmények megfelelő értékelésének, valamint a jelenlegi és jövőbeli projektek magas minőségének biztosítása szempontjából.
78
A tagállami projektvezetőnek negyedéves jelentéseket, valamint egy végső jelentést kell készítenie, és felel azok benyújtásáért a megfelelő hatóságokhoz. A kedvezményezett ország projektvezetője teljes körűen részt vesz ebben a folyamatban, és megfelelő időt kell számára bocsátani észrevételei előterjesztésére. Alá kell írnia minden egyes jelentést, azok benyújtása előtt. Ezeknek a jelentéseknek egy tartalmi és egy pénzügyi részt kell tartalmazniuk. A jelentéseket a tagállami projektvezető dolgozza ki, és először a társ kedvezményezett projektvezetőnek nyújtja be észrevételezésre (ha van észrevétele), valamint aláírásra, a jelentés formális benyújtása előtt a kijelölt hatósághoz (lásd alább). Ezek a jelentések nem csupán a projektvezető saját véleményét tükrözik az ikerintézményi projektről, hanem az RTA, a kedvezményezett ország és egyéb források (pl. rövidtávú szakértők, képzések és szemináriumok szervezése stb.) által szolgáltatott jelentésekben található információkat is alapul kell vennie. Létfontosságú, hogy a kedvezményezett ország teljes körűen részt vegyen minden egyes jelentés előkészítésében annak érdekében, hogy átfogó képet lehessen kapni a projekt haladásáról. A jelentéseket a következőknek kell benyújtani: A jelentések benyújtása a:
PHARE EDIS előtt
BIZOTTSÁGHOZ
X
ADMINISZTRATÍV IRODÁHOZ
X (CFCU)
•
PHARE EDIS alatt
X3
CARDS
MEDA/TACIS
X
X1
X
X1
A jelentéseknek minimálisan az alábbiakban részletezett információt kell tartalmazniuk. A jelentéseket ugyanakkor az alábbiakban meghatározott határidőn belül kell benyújtani. Ha a minimális jelentési kritériumok nem teljesülnek, a fentiek szerint kijelölt hatóság fenntartja azon jogát, hogy felülvizsgálja vagy felfüggessze az ikerintézményi projekt támogatását (ezen határozat Bizottság általi előzetes jóváhagyása minden esetben szükséges). A visszajelzés hiánya 45 nap belül a jelentések bemutatásától hallgatólagos jóváhagyásként értelmezendő.
Minták a kézikönyv C4. sz. Mellékletében találhatók.
6.4.2. Negyedéves jelentések A teljes ikerintézményi projekt során, a projektvezetők negyedéves jelentéseket készítenek három hónapos időszakonként, az aláírás/jóváhagyás kihirdetésének dátumával kezdődően. Az első negyedéves jelentés általában kevesebb, mint három hónapos projektmegvalósításra utal, mivel az RTA kedvezményezett országba való megérkezése és a munka megkezdése ritkán esnek egybe a kihirdetés dátumával. Az évközi negyedéves jelentéseket az adott negyedévet követő hónapban kell elkészíteni. Az első évközi negyedéves jelentést az ikerintézményi szerződés jóváhagyásának/aláírásának
3
egy példányt ugyanabban az időpontban meg kell küldeni a Bizottságnak.
79
partnerekkel való kihirdetésének dátumától számított négy hónapon belül szükséges elkészíteni. Az évközi negyedéves jelentésnek szükséges, hogy: 1. Leírja az ikerintézményi projekt végrehajtásában, a vizsgált időszak alatt elért fejlődést, közvetlenül utalva az ikerintézményi projektben meghatározott ütemtervre és eredménymutatókra, és kiemelve bármely előzőleg előre nem látott tevékenységet vagy tevékenységeket, amelyek lemondtak. 2. Frissítést nyújtson az általános környezetre vonatkozóan a projekt végrehajtása céljából. 3. Frissítést nyújtson a feltételekről és kockázatokról a projekt végrehajtásának szempontjából. 4. Általánosan értékelje a teljesített fejlődést, ideértve a projektnek a fennmaradó időben és költségvetés kereteiben teljes egészében való teljesítésének valószínűségére vonatkozó világos véleményt. 5. Ajánlásokat tartalmazzon. Az évközi jelentések pénzügyi részének dokumentálnia kell a költségvetésben tervezett kiadásokhoz viszonyított tényleges kiadásokat. 6.4.3. Végső jelentés A tagállami és kedvezményezett ország projektvezetői együttesen dolgozzák ki, írják alá és nyújtják be a végső jelentést a kijelölt hatóságnak. A végső jelentést az ikerintézményi szerződés általános feltételeinek 2. cikkében meghatározott végrehajtási időszak után számított legfeljebb három hónapon belül be kell nyújtani. A következőket kell tartalmaznia: • Az ikerintézményi projekt összefoglalását; •
Háttérinformációt: a kedvezményezett közigazgatás vonatkozó területének projekt előtti eredeti helyzetének leírását, rámutatva azokra a hiányosságokra, amelyeket a projekt hivatott pótolni. A projekt célkitűzéseinek, céljának és kötelező eredményeinek felsorolását.
•
Végrehajtási folyamat: projekten kívüli fejlődések és projektfejlődések;
•
Kötelező eredmények megvalósítása: Ha ezek nem lettek megvalósítva, részletes magyarázat szükséges annak okairól. Egy akció tervet kell benyújtani a projekt befejezése érdekében;
•
A projekt hosszútávú hatásának és fenntartható eredményeinek elemzése, és a lényeges, potenciális utólagos tevékenységek azonosítása, amennyiben szükséges;
•
Az EU finanszírozás átláthatóságának biztosítása érdekében tett lépésekre vonatkozó információk;
80
•
Következtetések, ajánlások, ideértve a jövőbeli ikerintézményi projektek szempontjából fontos tanulságokat.
•
Birtokjog átruházásának bizonylatai (amennyiben szükséges) és egy végső nyilatkozat az ikerintézményi projekt összes visszatérítendő költségével kapcsolatosan, valamint egy teljes összefoglaló jelentés az ikerintézményi projekt bevételeiről és kiadásairól, valamint kifizetéseiről.
A végső pénzügyi jelentéshez elismert, független könyvvizsgálótól származó audit jelentést kell csatolni, az ikerintézményi szerződés 6. sz. mellékletében található mintának megfelelően (lásd a 7.3. alfejezet). Ha a tagállamnak nem sikerül a végső jelentést átadnia a Szerződéskötő Hatóságnak a fent meghatározott végső határidőre, valamint nem tud elfogadható és elégséges írásos magyarázattal szolgálni a kötelességteljesítés mulasztásának okairól, a Szerződéskötő Hatóság megszűntetheti az ikerintézményi szerződést a Kézikönyv 6.7.2. alfejezetének, valamint az általános feltételek 12.2a cikkének (lásd az ikerintézményi szerződés 2. sz. mellékletét) megfelelően, és visszaszerezheti a már kifizetett és nem igazolt összegeket.
6.5. Értékelés A Bizottság rendszeres időközönként független ikerintézményi projektszakértőket szerződtet, az intézmény témájával, országaival vagy szakmai aspektusaival összhangban. Az ikerintézményi szerződés általános szerződési feltételek 8. cikke érvényes.
6.6. Az ikerintézményi szerződés módosítása 6.6.1. Az ikerintézményi szerződés módosítása Az ikerintézményi projekt munkatervét elő kell készíteni és azt részleteiben is jóvá kell hagyni az ikerintézményi projekt indulása előtt, ahhoz, hogy az igényelt támogatásnak kellően objektív alapjai legyenek. Mindazonáltal megállapítható, hogy a gyakorlatban a különböző nagyszámú tevékenység miatt az ikerintézményi projekt számos előreláthatatlan esemény tárgyát képezi, és a végrehajtás során módosításra szorulhat. Emiatt bizonyos fokú flexibilitás szükséges. A munkaterv kötelező eredménye nem módosulhat, de ezek elérési módozatain lehet változtatni a körülményektől függően, a tervezett tevékenységek időközbeni módosításával vagy más tevékenység általi helyettesítésével. Az ikerintézményi szerződés módosítása kizárólag a szerződés végrehajtási ideje alatt történhet meg. A módosítások csak az elkövetkező tevékenységekre vonatkozhatnak, és nem alkalmazhatóak visszamenőleg. A költségvetési módosításokat illetően figyelembe kell venni, hogy a költséglebontás az ikerintézményi költségvetési tervben (III. melléklet) a munkaterv (I. melléklet) logikáját követi (hosszútávú ikerintézményi szakértő, szemináriumok levezetése, szakértői
81
kiküldetések egy bizonyos kérdéskörre vonatkozóan, képzési szakanyag kidolgozása stb.). Minden tevékenységnek világosan azonosíthatónak kell lennie, és mindegyiket külön költségvetési tételként kell kezelni. Tehát a költségvetésnek követnie kell egy tevékenységalapú költségvetési tervet, és normális körülmények között minden változtatás a munkaterven megfelelő módosítást fog előidézni a költségvetésben. A költségvetési változtatások nem lehetnek hatással a költségvetési struktúrára, csak annak végrehajtására. Az ikerintézményi projektek esetében az alábbi, általában minden uniós finanszírozásra vonatkozó elvek kötelezően érvényesek: •
• • • •
A visszatérítésre jogosult tagállamnak a szerződésre vonatkozó módosítási kéréseit a Szerződéskötő Hatóság nem fogadja el automatikusan. Az ilyen kérések kellőképpen megalapozottak kell, hogy legyenek. A Szerződéskötő Hatóságnak meg kell vizsgálnia a megadott indokokat, és el kell utasítania azokat a kéréseket, amelyek nem, vagy csak kevésbé megalapozottak. A módosítások nem lehetnek olyan jellegűek, amelyek célja vagy hatása a szerződés olyan módosítása, amely megkérdőjelezik a támogatásról szóló döntést, vagy ellenkeznek a pályázók esélyegyenlőségének elvével. Az ikerintézményi szerződések csak a szerződés érvényességi ideje alatt módosíthatóak, a módosítások visszamenőleg nem alkalmazhatóak. A szerződésben megállapított támogatás maximális összege nem növelhető. Bármely, a szerződés megvalósítási idejének meghosszabbítására vonatkozó módosítás csak olyan jellegű lehet, hogy a végrehajtás és a végső kifizetések a támogatásról szóló döntés határideje előtt megtörténhessenek, illetve, hogy a végrehajtási időszak megegyezzen a támogatási megállapodással, amely szerint az eredeti támogatási szerződés megköttetett.
A támogatási szerződésre vonatkozó módosítási kérelmeket (az egyik szerződő fél részéről a másik fél irányába) oly módon kell benyújtani, hogy azok aláírásától legalább 30 nap telhessen el mielőtt a módosítások hatályba lépnek. A költségvetési módosításokra a következő szabályok érvényesek: • • •
•
Az ikerintézményi projekt összköltségvetése nem emelkedhet, tehát egy tevékenység költségeinek csökkennie kell, vagy a tevékenységet vissza kell vonni ahhoz, hogy egy újat lehessen finanszírozni; A költségegységeknek (szakértői díjak, napidíjak stb.) követniük kell a Kézikönyv rátáit; a költségvetés újjászervezése nem történhet meg azzal a céllal, hogy a fix díjak és napidíjak növekedhessenek. Minden ikerintézményi projekt kell, hogy rendelkezzen egy hosszútávú ikerintézményi szakértővel, amely a kedvezményezett országban tartózkodik folyamatosan legkevesebb 12 hónapig. A költségvetési erőforrások átcsoportosítása nem veszélyeztetheti ezt a követelményt. Egy új tevékenység bevezetésekor igazolni kell, hogy az valódi haszonnal járhat az ikerintézményi szerződésben előírt kötelező eredmények elérésében; a (megtakarítások vagy eredetileg tervezett tevékenységek eltörlése következtében) szabad összegek rendelkezésre állása önmagában nem elég indok az új tevékenységek finanszírozásához. A költségvetést előzőleg újra le kell osztani, mielőtt az új tevékenység végrehajtható. A költségvetés jóváhagyása előtt megtörtént tevékenységek költségei nem téríthetők vissza.
82
Az értesítések biztonságos kommunikációs eszközök útján kell, hogy történjenek, ahhoz, hogy az esetleges viták esetén azokat igazolni lehessen. Az ikerintézményi szerződés két eljárás alapján módosítható: - addendum útján - side letter (adminisztratív intézkedés) útján 6.6.2. Addendum Az ikerintézményi szerződés alábbi módosításaihoz szükséges addendum: •
A PHARE program esetében: a projekthez kötődő közösségi jogrendszer / CARDS, TACIS és MEDA programok esetében: az Unióval való együttműködésről szóló megfelelő fejezet (a munkaterv 2. cikke);
•
Kötelező eredmények (a munkaterv 3. cikke);
•
Az ikerintézményi projektben résztvevő tagállam közigazgatása, amint azt az ikerintézményi szerződés 5. cikke előírja;
•
Jogi időtartam ( az ikerintézményi szerződés 2. cikke);
•
Az elérendő kötelező eredmények és eredménymutatók megfogalmazása (a munkaterv 3. és 4. cikke). (Hangsúlyozandó, hogy a végrehajtás módszereinek, az időkeretek és dátumok, illetve legtöbb esetben a tagállam által a kedvezményezett országba delegált rövidtávú szakértőt érintő változás életbe léptetéséhez nem szükséges addendum).
•
Az tagállam és kedvezményezett ország projektvezetőinek, a hosszútávú ikerintézményi szakértő és fontosabb tagállami rövidtávú szakértők azonosítása (a munkaterv 6. cikke);
•
Az ikerintézményi szerződés megszakítása vagy befejezése a teljesítés előtt;
•
Az ikerintézményi projekt finanszírozásának felfüggesztése vagy a felfüggesztés megszűntetése.
A PHARE program keretén belül, beleértve az Átmeneti Támogatást és CARDS programon belül, a Központi Irányító Bizottság véleményét kötelezően ki kell kérni a fent említett módosításokkal kapcsolatban. Specifikus költségvetési módosítások addendum útján: A PHARE (TF) és CARDS esetében: A költségvetési módosításokat össze kell foglalni minden side letter után. Amint a módosítások teljes összege a side letterökön keresztül eléri a teljes költségvetés 10%-át, minden egyéb, a költségvetést érintő módosítás, függetlenül a nagyságától, az ikerintézményi szerződéshez csatolt addendumon keresztül történhet, a két projektvezető, valamint a Adminisztratív Iroda (EDIS alatt) vagy a CFCU és EB Delegáció / EAR (EDIS előtt) jóváhagyásával.
83
MEDA és TACIS esetében: A hitelkeret reallokálása a projektvezetők által ugyanazon költségvetési tétel keretén belül, vagy az egyes költségvetési tételek közti átvitel- átutalás, amely meghaladja az eredetileg az összes tétel alatt bevitt összeg 15%-át.
84
Régió
PHARE EDIS előtt
PHARE EDIS alatt
Az addendum aláírása Az addendumot az ikerintézményi szerződés aláírói fogalmazzák meg és írják alá: a szerződés aláírói felhatalmazhatják a projektvezetőket az addendumok aláírására az ő nevükben. A tagállam projektvezetője felhatalmazhatja a hosszútávú ikerintézményi szakértőt a side letterök aláírására.
Az addendumot az ikerintézményi szerződés aláírói fogalmazzák meg és írják alá: a szerződés aláírói felhatalmazhatják a projektvezetőket az addendumok aláírására az ő nevükben. A tagállam projektvezetője felhatalmazhatja a hosszútávú ikerintézményi szakértőt a side letterök aláírására.
Az addendum benyújtása Az addendumot az EB Delegációjához és a CFCU -hoz kell benyújtani
Az addendumot az Adminisztratív Irodához kell benyújtani
Ki hoz döntést miről?
Az addendum jóváhagyása
Az EB Delegációja jogosult arra, hogy megerősítse az addendum jóváhagyását vagy visszautasítását azt a Bizottság nevében. Az addendum jóváhagyása előtt kötelező véleményt kell kérnie a Bizottság Központjától a következőkre vonatkozóan: • Az ikerintézményi szerződés megszakítása vagy befejezése teljesítés előtt. • A támogatás felfüggesztése vagy a támogatás felfüggesztésének megszűntetése. • A szerződésben előírt kötelező eredmény megváltoztatása. • Az ikerintézményi szerződésért eredetileg felelős tagállam közigazgatásának vagy az akkreditált szerv megváltoztatása. • Partner tagállam visszavonása vagy hozzáadása. • A tagállam projektvezetőjének kicserélése. • A hosszútávú ikerintézményi szakértő kicserélése. • A projekt időtartamának megváltoztatása.
Ha a Bizottság beleegyezik, a Delegáció írásos jóváhagyást kér a CFCU -tól és értesíti mindkét projektvezetőt a CFCU és a Bizottság aláírt jóváhagyását tartalmazó addendum szövegének megküldésével. Az addendum 4 példányban íródik: egy-egy példány az adminisztratív partnerek számára, egy a Bizottság és egy a CFCU számára. Az addendum az értesítés dátumától számítva tekinthető érvényesnek.
Az Adminisztratív Iroda jogosult arra, hogy megerősítse az addendum jóváhagyását vagy visszautasítását azt a Bizottság nevében. Az addendum jóváhagyása előtt kötelező véleményt kell kérnie a Bizottság Központjától a következőkre vonatkozóan: • Az ikerintézményi szerződés megszakítása vagy befejezése teljesítés előtt. • A támogatás felfüggesztése vagy a támogatás felfüggesztésének megszűntetése. • A szerződésben előírt kötelező eredmény megváltoztatása. • Az ikerintézményi szerződésért eredetileg felelős tagállam közigazgatásának vagy az akkreditált szerv megváltoztatása. • Partner tagállam visszavonása vagy hozzáadása. • A tagállam projektvezetőjének kicserélése. • A hosszútávú ikerintézményi szakértő kicserélése. • A projekt időtartamának megváltoztatása.
Az Adminisztratív Iroda elküldi a két projektvezetőnek a kérvény szövegét, amely az Adminisztratív iroda aláírt jóváhagyását tartalmazza. Az addendum az értesítés dátumától számítva tekinthető érvényesnek.
85
CARDS
Az addendumot az ikerintézményi szerződés aláírói fogalmazzák meg és írják alá: a szerződés aláírói felhatalmazhatják a projektvezetőket az addendumok aláírására az ő nevükben. A tagállam projektvezetője felhatalmazhatja a hosszútávú ikerintézményi szakértőt a side letterök aláírására.
Az addendumot az ikerintézményi szerződés aláírói fogalmazzák meg és írják alá, és azt a Bizottságnak kell jóváhagynia és aláírnia: a szerződés aláírói MEDA és felhatalmazhatják a TACIS projektvezetőket az addendumok aláírására az ő nevükben. A tagállam projektvezetője felhatalmazhatja a hosszútávú ikerintézményi szakértőt a side letterök aláírására.
Az addendumot az EB Delegációjához / az EARhoz és a CFCU -hoz kell benyújtani (ahol alkalmazandó)
Az EB Delegáció / az EAR jogosult arra, hogy megerősítse az addendum jóváhagyását vagy visszautasítását azt a Bizottság nevében. Az addendum jóváhagyása előtt kötelező véleményt kell kérnie a Bizottság Központjától a következőkre vonatkozóan: • Az ikerintézményi szerződés megszakítása vagy befejezése teljesítés előtt. • A támogatás felfüggesztése vagy a támogatás felfüggesztésének megszűntetése. • A szerződésben előírt kötelező eredmény megváltoztatása. • Az ikerintézményi szerződésért eredetileg felelős tagállam közigazgatásának vagy az akkreditált szervnek megváltoztatása. • Partner tagállam visszavonása vagy hozzáadása. • A tagállam projektvezetőjének kicserélése. • A hosszútávú ikerintézményi szakértő kicserélése. • A projekt időtartamának megváltoztatása.
Az addendumot a A PAO jogosult arra, hogy aláírja az addendumot vagy visszautasítsa azt. A Bizottság jogosult arra, hogy megerősítse az addendum jóváhagyását PAOhoz kell benyújtani, illetve vagy visszautasítását. egy másolatot a Bizottsághoz az addendum érvénybe lépése előtt legalább egy hónappal.
A Delegáció / EAR jóváhagyja és aláírja az addendumot, majd értesíti a két projektvezetőt. A decentralizált programok esetében a Delegáció / EAR írásos jóváhagyást / aláírást kér a CFCU -tól és értesíti mindkét projektvezetőt a CFCU és a Delegáció / EAR jóváhagyását tartalmazó addendum szövegének megküldésével. Az addendum 4 példányban íródik: egy-egy példány az adminisztratív partnerek számára, egy a Delegáció / EAR, és egy a CFCU számára. A Bizottság Központi Irodájának minden esetben másolatot kell küldeni az addendumról. Az addendum az értesítés dátumától számítva tekinthető érvényesnek.
Az addendum jóváhagyása és aláírása után a PAO értesíti mindkét projektvezetőt a PAO és a Bizottság jóváhagyó aláírását tartalmazó addendum szövegének megküldésével. Az addendum 4 példányban íródik: egy-egy példány az adminisztratív partnerek számára, egy a PAO, és egy a Bizottság számára. A Bizottság Központi Irodájának minden esetben másolatot kell küldeni az addendumról. Az addendum az értesítés dátumától számítva tekinthető érvényesnek.
86
6.6.3. Side letter (adminisztratív jellegű módosítások) Amennyiben a módosítások nem érintik a 6.6.2. alfejezet valamely részét, a side letterök (adminisztratív jellegű módosítások) elegendőek, ha • • •
•
A módosítás nem érinti a projekt alapcélkitűzését; A visszatérítések újra elosztása a költségvetési tételeken belül történik; A PHARE és CARDS esetében: A visszatérítések újra elosztása vagy a költségvetési tételeken belül vagy a költségvetési tételek között történik úgy, hogy a módosítás legfeljebb a teljes ikerintézményi költségvetés 10%-a. A költségvetési módosításokat össze kell foglalni minden side letter után, amint azt a 6.6.2. alfejezet előírja. MEDA és TACIS esetében: A visszatérítések újra elosztása a költségvetési tételen belül vagy tételek között történik egy, az eredetileg az összes tétel alatt bevitt összeg legfeljebb 15%-át jelentő összeg esetén.
A két projektvezető (tagállam és kedvezményezett ország) autonóm és együttes módon dönthetnek egy side letterről (adminisztratív jellegű módosításról), amennyiben követik a 6.6.1. alfejezet irányelveit, valamint az ikerintézményi szabályokat. Ők formalizálják a módosítást side letter (adminisztratív jellegű módosítás) formájában, amely tartalmazza a változtatást, és amelyet az ikerintézményi szerződéshez csatolnak. A tagállam projektvezetője felhatalmazhatja a hosszútávú ikerintézményi szakértőt, hogy helyette írja alá a side letteröket. A side letterökről (adminisztratív jellegű PHARE PHARE EDIS alatt EDIS előtt módosításról) értesíteni kell: a Bizottság X Delegációját Az Adminisztratív Irodát
X
X
CARDS (EAR ahol
MEDA
alkalmazható )
X
másolat
X (decentralizált programok)
X
Az ikerintézményi szerződés a legutóbbi értesítés dátumától kezdődően tekinthető módosítottnak. A módosításokat be kell jelenteni a végrehajtásuk előtt, akár egy nappal előtte. A side letter (adminisztratív jellegű módosítás) jogi értelemben nem tekinthető addendumnak. A végrehajtást követően bejelentett módosítások költségei nem téríthetőek vissza. Például a cím, bankszámla, auditor változásával kapcsolatos kisebb módosításokat illetően a két projektvezető (tagállam és kedvezményezett ország) közvetlenül értesítheti egymást és azt követően jóvá is hagyhatják azokat, mindazonáltal ez nem befolyásolhatja a Szerződő Hatóság jogát, hogy ellenőrizze az aláíró tagállam választását a bankszámlával vagy auditorral kapcsolatban. 87
6.7. A projekt lezárulása 6.7.1. A hosszútávú ikerintézményi szakértő küldetésének befejezése Amennyiben a hosszútávú ikerintézményi szakértő nem teljesíti a jelen Kézikönyv 2.2 alfejezetében leírt kötelezettségeket, vagy bármilyen más megalapozott indokból, a kedvezményezett ország és a tagállam közös megegyezés szerint bármikor megszüntethetik a hosszútávú kiküldetést. A hosszútávú szolgálat megbeszüntetése, függetlenül attól, hogy van-e vagy nincs helyettesítő az érintett RTA-re, magával vonhatja az ikerintézményi szerződés egy részére vagy egészére vonatkozó uniós támogatás felülvizsgálatát (amely az ikerintézményi szerződéshez csatolandó addendumot von maga után). Amennyiben a hosszútávú ikerintézményi szakértő nem teljesíti megfelelően a jelen Kézikönyv 2.2 alfejezetében leírt kötelezettségeit, vagy bármely más megalapozott indokból a Bizottság és/vagy az Adminisztratív Iroda saját vagy a kedvezményezett ország vagy a tagállam kezdeményezésére javasolhatja a támogatás felülvizsgálatát. Ilyen esetben a Bizottság és/vagy az Adminisztratív Iroda javasolja az aláíróknak az ikerintézményi szerződés felülvizsgálatát, mint feltételt a támogatás egészének vagy részének folyósításához. Minden más esetben a hosszútávú ikerintézményi szakértő küldetése a projekt befejezésekor ér véget. 6.7.2. Az ikerintézményi projekt lezárulása Az ikerintézményi szerződés általános szerződési feltételek 12. cikke (II. melléklet) érvényes. Bármelyik fél (kedvezményezett ország vagy tagállam) felmondhatja a szerződést három hónapos felmondási határidővel, melyről írásos értesítést küld a másik félnek (a speciális feltételek 7.2. cikke alapján), miután értesítette a Bizottságot és az Adminisztratív Irodát is. Amennyiben az egyik fél nem teljesíti az ikerintézményi szerződésben megfogalmazott bármely kötelezettségét, ezzel feljogosítja a másik felet a szerződés felmondására, megindokolva azt. Amennyiben hasonló mulasztás történik, vagy bármely megalapozott külső ok alapján, a Bizottság (PHARE EDIS előtt, CARDS,) vagy az Adminisztratív Iroda a Bizottsággal való megegyezés alapján (PHARE EDIS szerint, MEDA, TACIS) megállíthatja a támogatás folyósítását, erről 3 hónapos értesítést küldve a kedvezményezett országnak és a vezető tagállamnak. Amennyiben az ikerintézményi szerződés bármely ok miatt megszűnik, a tagállam nem jogosult kifizetésekre, kivétel a ténylegesen megtörtént vagy visszavonhatatlan költségek (személyzeti szerződési kötelezettségek), amelyek a megszüntetés időpontjáig terjednek. 88
7. rész: Pénzügyi menedzsment és ellenőrzés
7.1. Általános irányelvek •
A tagállam és az általa biztosított személyzettel kapcsolatos összes költség (a hosszútávú ikerintézményi szakértő fizetése, juttatások, költség-visszatérítés a hosszútávú ikerintézményi szakértőnek) és más, a projekttel kapcsolatos költségek, amelyek a költségvetésben le vannak bontva visszatérítendők a tagállamnak a megfelelő EU program szerint.
•
Az RTA felelős a saját juttatásainak napi pénzügyi menedzsmentjéért és a kiadások feljegyzéséért. Mindazonáltal, legalább negyedévenként pénzügyi helyzetéről jelentést kell benyújtania a projektvezetőnek. A projektvezető belefoglalja a jelentést a projekt pénzügyi jelentésébe, amit az Adminisztratív Irodának negyedévenként küld el. A projektvezető határozza meg kezdetben a jelentés formátumát, és ez alapján tájékoztatja a hosszútávú ikerintézményi szakértőt, hogy a jelentések a projekt pénzügyi jelentésének formátumával összhangban legyenek.
•
A magánszektor hozzájárulásai esetében a megfelelő szerződő hatóság végzi a kifizetéseket. Amennyiben a szerződő hatóság a tagállam szerve, amely a projekt megvalósításáért felel (melynél az általános felső határ 5000 € a felszerelés, és 5000 € folyamatonként a szolgáltatások esetében), a visszatérítés az általános számlaelszámolás keretén belül történik. Minden más magánszektori bevitel esetében, amely meghaladja a fenti küszöbértéket, az Adminisztratív Iroda a szerződő hatóság. Mindazonáltal, a felek közös megegyezés alapján átruházhatják az összes magánszektori megbízatás szerződtetését az Adminisztratív Irodának, ahol lehetséges, az EB Delegációjának előzetes jóváhagyásával.
•
Minden kifizetést előfinanszírozási kérvénnyel vagy számlával kell igazolni.
•
Az előfinanszírozási kérvényeket és számlákat a tagállam projektvezetőjének eredeti aláírásával kell ellátni.
•
Az EU alapokból finanszírozott kifizetések euróban történnek. A más pénznemben történt kifizetéseket át kell számolni az Európai Bizottság Általános Pénzügyi Igazgatósága által kiadott árfolyamon, mely megtalálható az InforEuro honlapján (www.europa.eu.int/comm/ budget/inforeuro/files.htm), a tárgyhónapban keletkezett költségekre vonatkozóan. Az árfolyam változásai, melyek a kiadások dátuma és a kifizetés dátuma között történhetnek, nem fedezhetők. A kifizető ügynökség fedezi a saját banki jutalékainak költségeit, a kedvezményezett pedig viseli a saját banki kiadásait.
89
•
Amennyiben nincs másképp meghatározva, a kifizetések a kifizetési kérelem átvételét követően 45 napon belül történnek. A kifizetés késhet, amennyiben a kifizetendő szolgáltatás vitatható. A 45 napos kifizetési időtartam nem fedezi a banki eljárások okozta esetleges késést.
•
A kifizető ügynökség minden megfelelő EU program ikerintézményi projektjének esetében:
PROGRAM
KIFIZETÉSEK
PHARE és Átmeneti Támogatás
⇐ EDIS ELŐTT: KÖZPONTI PÉNZÜGYI ÉS SZERZŐDÉSKÖTŐ EGYSÉG (CFCU) ⇐ EDIS ALATT: ADMINISZTRATÍV IRODA
CARDS
⇐ EAR IRÁNYÍTÁS: EAR ⇐ DECENTRALIZÁLT (KEDVEZMÉNYEZETT ORSZÁG ÁLTAL IRÁNYÍTOTT): CFCU ⇐ DEKONCENTRÁLT (DELEGÁCIÓ ÁLTAL IRÁNYÍTOTT): EB DELEGÁCIÓ
MEDA/TACIS
⇐ FELÜGYELŐ MINISZTÉRIUM
7.2. Kifizetési eljárás Az ikerintézményi szerződés általános feltételeinek 15. cikke (II. melléklet) érvényes. A Kifizető Ügynökség a következőképpen végzi a kifizetéseket a tagállam számára: •
Az ikerintézményi szerződés költségvetésének, a végrehajtási időtartam első 12 hónapjára vonatkozó költségek 80%-ának előfinanszírozása , a Speciális Feltételek 2. cikkének alapján, mint a közösségi alapokból való támogatás, 45 napon belül kifizethető a következők átvételétől számítva: - mindkét fél által aláírt ikerintézményi szerződés, - kifizetési kérelem, amelyet az ikerintézményi szerződés V. mellékletében csatolt modell alapján kell benyújtani.
A költségvetést (kivéve a magánszektori szolgáltatásokat, amelyeket az Adminisztratív Iroda/ PAO szerződtet, és kizárva az árak változására vonatkozó céltartalékokat) elosztják az ikerintézményi szerződés hónapjainak számával, és megszorozzák tizenkettővel. Az így megkapott összeget 80%-ra csökkentik. Például, egy tizenkilenc hónapos projekt, amelynek költségvetése 445.000 euró, előfinanszírozást igényelhet 445.000 x 12/19 x 80% = 224. 842 €-ra.
90
•
Az azt követő előfinanszírozás (2., 3., stb. előfinanszírozás): az aláírás/jóváhagyás dátumáról szóló értesítést követően minden harmadik hónapban a tagállam projektvezetője negyedéves jelentést ad le a Kifizető Ügynökséghez, melynek pénzügyi fejezete tartalmazza az előző három hónap részletes kiadásait (lásd 6.4. alfejezet). Amennyiben az ikerintézményi tagállam bizonyítani tudja, hogy az előfinanszírozás több mint 70%-át felhasználta, benyújthat egy következő előfinanszírozási kifizetési kérelmet, melynek összege megfelel a Speciális Feltételek 4. cikkében említett összegnek. A kifizetés a kérelem átvételétől számítva 45 napon belül történik, miután a kedvezményezett visszaigazolta a szolgáltatásokat.
A végső kifizetést/elszámolást megelőzően a kezdeti előfinanszírozás és az azt követő előfinanszírozások teljes összege nem haladhatja meg az ikerintézményi szerződés teljes költségvetésének 90%-át. •
Végső kifizetés: az ikerintézményi projekt teljesítésekor, a végső projektjelentés elfogadásakor, mely bizonyítja, hogy a kötelező eredményeket elérték, a tagállam ikerintézményi partner benyújthatja a végső számlát, az átfogó pénzügyi jelentéssel együtt, csatolva a könyvvizsgálói igazolást.
•
Az előfinanszírozások és a teljes ikerintézményi költségvetés közti egyenleg, a Speciális Feltételek szerint 45 napon belül kifizetésre kerül, miután az Adminisztratív Iroda vagy a PAO bejegyezte a végső kifizetésről szóló kérelmet; ezt a kérelmet az ikerintézményi szerződés V. melléklete szerint kell elkészíteni, és a végső jelentéssel együtt kell benyújtani jóváhagyásra, a Kézikönyv 6.4. alfejezete és az Általános Feltételek 15. cikkével összhangban.
Ha a projekt időtartama 12 hónap, vagy ennél kevesebb, a kifizetések két részletben történnek: egy előfinanszírozási részlet és egy végső kifizetés. Ami a felhalmozódó, de még nem esedékes kamatot vagy annak megfelelő kedvezményeket illeti, amelyek a Szerződő Hatóság által a kedvezményezett részére történő előfinanszírozásokból erednek, azokat meg kell jelölni az időközi és végső jelentésekben, és vissza kell téríteni őket a Szerződő Hatóságnak annak kérése alapján, az Általános Feltételek 18. cikkének megfelelően (az ikerintézményi szerződés II. melléklete). Ezeket nem veszik figyelembe a szerződés szerinti előfinanszírozás teljes összegének kiszámításakor. A tagállam ikerintézményi projekt végrehajtásáért megbízott szerve felelős a hosszútávú ikerintézményi szakértők irányában az esetleges fel nem használt előfinanszírozás visszatérítéséért, a Kifizető Ügynökség által elfogadott számlák/részletes pénzügyi jelentés alapján (lásd 7.1. alfejezet).
91
7.3. Audit jelentés A végső pénzügyi jelentéssel együtt be kell nyújtani egy könyvvizsgálói igazolást is, amelyet egy elismert, független auditor állít ki. Az auditornak igazolnia kell, hogy a tagállam ikerintézményi partner által számlázott összes tranzakció megfelelően igazolt, a megállapított szabályok szerint, és azok kizárólag az ikerintézményi szerződés megvalósításából erednek. A tranzakciók valódiságát és elszámolhatóságát szintén auditálni kell. Az audit jelentést egy nemzeti intézmény is elkészítheti független külső auditálásra, például a Számvevőszék (Court of Auditors). Amennyiben a tagállam projektmegvalósító szerve saját maga nem tud kiállítani egy audit jelentést a végső számla igazolására, egy, a tagállam törvényei szerint érvényes auditot kell végezni, és annak költségeit bele kell foglalni a ténylegesen leszámlázott kiadásokba, megjelölve azt a költségvetésben. A kifizetések kérelmezésekor a könyvvizsgálói igazolás felmenti a tagállamot az eredeti iratok Szerződő Hatósághoz történő benyújtásától. Amennyiben a Szerződő Hatóság vagy a Bizottság mégis elrendeli az ikerintézményi projekthez kapcsolódó kifizetések és számlák véletlenszerű vizsgálatát, az eredeti iratokat bizonyítékszerűen rendelkezésre kell bocsátani. Az audit jelentés mintája megtalálható az ikerintézményi szerződés VI. mellékletében. Az Általános Feltételek 15.6 cikkében a külső auditról megállapított rendelkezések alkalmazandók.
7.4. Audit Az ikerintézményi projektek végrehajtása során mind a projekt, mind azok irányítása különböző auditok tárgyát képezhetik: • •
ad-hoc auditok, ezeket Bizottság, az Európai Csalás Elleni Hivatal (European AntiFraud Office – OLAF) és a Bizottság más szervei rendelhetik el; az Európai Számvevőszék által végzett ad hoc auditok.
A Bizottság által elrendelt ad hoc auditok célja, hogy független rálátást nyerjenek a projektek alapos, megbízható irányításáról, és/vagy specifikus kérdéseket vizsgáljanak. Az Európai Számvevőszék független a Bizottságtól. Felelőssége a közösségi kiadások vizsgálata, hogy megfelelnek-e az adott jogi irányelveknek és rendelkezéseknek, a pénzügyi vezetés alaposságának és a célkitűzések megvalósításának. Az Európai Csalás Elleni Hivatal a Bizottság szerve, melynek célja a csalás, korrupció és más törvénytelen 92
tevékenységek elleni küzdelem, beleértve az európai intézményeken belüli rosszhiszemű tevékenységet, magatartást. Az OLAF küldetését teljes függetlenség alapján végzett külső és belső vizsgálatok által teljesíti. A kedvezményezett ország és a tagállam lehetővé teszi az Európai Bizottság, az OLAF és az Európai Számvevőszék számára a projekt végrehajtásának ellenőrzését, mely az iratok vizsgálata és helyszíni ellenőrzések által történik, illetve, amennyiben szükséges, a teljes audit levezetését, a számlák, könyvelési iratok vagy más, a tevékenység támogatása szempontjából lényeges irat alapján. Ezek a vizsgálatok a végső kifizetést követően legfeljebb 7 évig végezhetők. Az ikerintézményi szerződés általános szerződési feltételeinek 16.2. cikke érvényes.
7.5. Teljesített szolgáltatások és a számlákat igazoló dokumentáció 7.5.1. A teljesített szolgáltatások jóváhagyása a kedvezményezett által A költségvetésben szereplő lebontott kiadások szerint részletezett számlák alapján (az ikerintézményi szerződés III. melléklete), a tagállam projektvezetőjének a kedvezményezettől jóváhagyást kell kérnie a teljesített szolgáltatásokról, amely megfelel a számlázott időtartamnak. A célszerűség érdekében a hosszútávú ikerintézményi szakértő is kérheti ezt a jóváhagyást. A PHARE és az Átmeneti Támogatás kifizetései esetében NINCS KÜLÖNBSÉG az EDIS „előtti” és „alatti” kifejezés között. A kedvezményezett közigazgatás „igazoltan helyes” vízumot állít ki a negyedévi jelentések alapján, míg a CFCU / Adminisztratív Iroda „kifizetésre engedélyezett” vízumot állít ki, miután ellenőrizte, hogy az összes leszámlázott kiadás elszámolható, és a tagállam rendelkezik audit jelentéssel, valamint írásos bizonyítékokkal egy véletlenszerű ellenőrzés esetére. 7.5.2. A számlákat igazoló dokumentáció A tagállami ikerintézményi partner kötelező módon teljes, módszeres és precíz jegyzőkönyvet és könyvvitelt tart az ikerintézményi szerződés alapján végrehajtott tevékenységekről. Ezek formátuma és részletessége olyan kell, hogy legyen, hogy pontosan meg lehessen állapítani a kedvezményezett országban ledolgozott munkanapok számát, illetve a költségvetésbe foglalt tényleges kiadásokat, melyek összhangban kell legyenek az ikerintézményi szerződés végrehajtásával.
93
Ezeket a jegyzőkönyveket a kedvezményezett állam és a tagállam az ikerintézményi szerződés alapján történt utolsó kifizetés dátumától számított 7 éves időtartamig őrzi. Az iratok minden dokumentációt tartalmaznak a bevételekre és kiadásokra vonatkozóan, az igazoló iratok alátámasztásához szükséges leltárt, különös tekintettel a küldetésekre/munkaidő-kimutatásokra, utazási jegyekre, a szakértők fizetési bizonylataira és más számlákra. A jegyzőkönyvek vezetésének elmulasztása kötelezettségszegésnek bizonyul és az EU támogatások megszűnéséhez, vagy a támogatások Bizottsághoz való teljes vagy részleges visszatérítési kötelezettségéhez vezethet. Az Európai Számvevőszék jogainak vagy kötelezettségeinek megsértése nélkül, az Európai Csalás Ellenes Iroda (OLAF), vagy a Bizottság más szervei, az adminisztratív iroda vagy a kedvezményezett ország más felhatalmazott intézményeinek képviselői bármely méltányos időpontban ellenőrizhetik vagy megvizsgálhatják az ikerintézményi szerződés végrehajtásáról szóló jegyzőkönyveket és könyvvitelt, illetve másolatokat készíthetnek ezekről a program lefutása alatt és után.
7.6. A magánszektor input: pályáztatás, beszerzés és szerződtetés Az ikerintézményi projektek alapja általában a tagállami államigazgatásban megtalálható szaktudás és know-how átadása a kedvezményezett közigazgatás számára a kötelező eredmények elérése céljából. Ez azt jelenti, hogy a magánszektori input felszerelés vagy szolgáltatások formájában csak különleges körülmények közt igényelhető, amelyeket igazolni kell, illetve korlátozni legfeljebb 5.000 €-ra a felszerelések esetében, és 5000 €-ra folyamatonként a szolgáltatások esetében (lásd a 5.10. alfejezetet). Más szóval az ikerintézményi projektek viszonylag önálló projektek, melyek az államigazgatások együttműködésén alapulnak. •
A magánszektor hozzájárulásaira elvileg a tagállam ír ki pályázatot, az ikerintézményi szerződés IV. mellékletének előírásai szerint (a szerződés odaítélésével kapcsolatos eljárások).
•
A tagállam projektvezetői kérhetik az Adminisztratív Iroda segítségét a szerződés megfogalmazásában. Ez különösen indokoltnak bizonyulhat abban az esetben, amikor a beszerzés ÁFÁ-val is jár.
•
A PHARE programok esetében, ha a kedvezményezett ország Adminisztratív Irodája felkérést kap a magánszektori hozzájárulások menedzselésére a tagállam megbízásából, az Iroda a Gyakorlati Útmutató (Practical Guide) szabályait vagy a kedvezményezett ország megfelelő beszerzési szabályait fogja követni, amennyiben azok megfelelnek az Európai Közösség beszerzési direktíváinak.
•
A CARDS, MEDA és TACIS programok alatt futó országok esetében, az általános projekt részét képező, de az ikerintézményi szerződésen kívüli szerződésekre, illetve az 94
Adminisztratív Iroda által kezelt szerződésekre mindig a Gyakorlati Útmutatót kell alkalmazni. •
A magánszektori szolgáltatások igénybe vétele esetén, különösen a fordítási és tolmácsolási kérdésekben a tagállam projektvezetőinek a pénzfelhasználás hatékonyságára kell törekedniük.
•
Amennyiben a hosszútávú ikerintézményi szakértő felkérést kap tanácsadásra vagy részvételre a pályáztatási eljárás kidolgozásában vagy lebonyolításában, általában az Adminisztratív Iroda tényleges felügyelete alatt kell dolgoznia, meg kell jelölnie bármilyen potenciális érdekellentétet, például nem vehet részt mind a tender feladatmeghatározásának összeállításában, mind az értékelési bizottság munkálataiban.
7.7. Árváltozásokra előírt céltartalék A szakértői díjak esetében létezik egy felső határ, amelyet az Ikerintézményi Kézikönyv, illetve az ikerintézményi szerződés költségvetése is rögzít. A többi kiadás legnagyobb része, mint például az utazási költségek, létesítmények bérlése képzések céljából, a hosszútávú ikerintézményi szakértő szállás költségei, becslés szerinti költségek. Az ilyen kiadások kifizetése a tényleges számlák alapján történik, amelyek a negyedévenként benyújtott számlák közt szerepelnek, az igazoló iratokkal együtt; ezeket a tagállam projektmegvalósító szerve őrzi. Ha a költséglebontásban szereplő összeg elégtelennek bizonyul a tényleges kiadások fedezésére, a különbséget ki lehet egyenlíteni „az árváltozásokra előírt céltartalékból”, amelyre minden ikerintézményi projekt esetében a teljes költségvetés 2,5%-át utalják ki. Ez az összeg felhasználható az RTA fizetésének, nem bér jellegű munkaügyi járulékainak emelésére, és az őt megillető egyéb törvényes visszatérítésekre is. A céltartalék fent leírt módon történő lehívása nem igényel előzetes jóváhagyást, vagy a költségvetéshez csatolandó addendumot. A negyedéves számlákat az ikerintézményi projekt költséglebontási kategóriái szerint kell bemutatni. Ha egy tétel valós költsége (a szakértői díjakon kívül) törvényesen haladja meg az előirányzott összeget, a különbség a céltartalékot terheli. Például, ha 1000 € volt előírva repülőjegyre a 23. számú költségvetési sorban (Y szeminárium), de az végül 1015 € - ba került, a számlát a következőképpen kell benyújtani: Repülőjegyek @ 1015€, ahol 1000€ – a 23. sort terheli (Y szeminárium) és 15€ – az 57. sort terheli. Amennyiben egy tétel végső költsége az előirányzott összegnél kevesebb, a különbség felhasználható a költségvetési soron belül ugyanazon tevékenységgel kapcsolatos költségek 95
fedezésére. Ha a tevékenység lezárult, a fennmaradt összeg átutalható más költségvetési sorokra, az eljárás 6.6. alfejezetében leírtak szerint.
7.8. Adózási elvek A hosszútávú ikerintézményi szakértőnek meg kell vizsgálnia saját országának azon adózási törvényeit, melyek a befogadó országbeli munkájából származó jövedelemmel kapcsolatosak. A hosszútávú ikerintézményi szakértőt érintő vámügyi, behozatali és egyéb adó- és illetékmentességekről a Bizottság és a kedvezményezett ország által aláírt Finanszírozási Megállapodás rendelkezik.
96
8. rész: A rövidtávú ikerintézményi projektek sajátos eljárásai
8.1. A „rövidtávú ikerintézményi projekt” meghatározása A „rövidtávú ikerintézményi projket” kifejezés használható olyan önálló intézményi kérdések megoldására, melyek esetében a meghatározott cél a standard ikerintézményi projekteknél korlátozottabb, például a szükséges struktúrák nem kellően összetettek, vagy a már meglévők csak kevés kiigazítást igényelnek. A legvalószínűbb forgatókönyv egy specifikus intézkedés végrehajtása – például egy biztosításpiaci felügyelő hatóság vagy országút-felügyelőség létrehozása –, semmint egy általános- vagy jogi keretrendszer megreformálása. A rövidtávú ikerintézményi projektek nem használhatók az ikerintézményi projektek kiegészítésére, mivel azok önállóak és kötelezettségük a projekt kitűzött céljainak megvalósítása. A rövidtávú ikerintézményi projekt a tagállam által átadott, jól meghatározott államigazgatási szaktudás, mely általában magában foglalja a rövid- vagy középtávú szakértők (köztisztviselők), és/vagy, kevésbé gyakran, a köztisztviselők hosszabb idejű kiküldetését is. Minthogy hatáskörük és időtartamuk korlátozott, a rövidtávú ikerintézményi projektek elégtelenek hosszútávú szerkezeti kapcsolódás kiépítésére a közigazgatások közt, amely valójában a standard ikerintézményi projektek széleskörű célkitűzéseinek egyike. A rövidtávú ikerintézmény programcsomagja hozzájárulásokat tartalmazhat, mint például: • • •
amennyiben
szükséges,
további
jogszabályok értelmezése és dokumentáció beszerzése; műhelymunkák, szemináriumok és látogatások; az előbbiekkel kapcsolatos tolmácsolás és fordítás.
A rövidtávú ikerintézményi projektek pénzügyi korlátja 250.000 € és maximális időtartama 6 hónap; különleges esetekben ez meghosszabbítható 8 hónapig. E korlátozásokon kívül, három fő különbség van a standard és a rövidtávú ikerintézményi projektek között: • • •
• •
Az RTA hiánya. A hosszútávú ikerintézményi szakértő hiányából adódóan nincs szükség a projektmegvalósítás elején felkészülési időre a szakértő mozgósításához. Nincs közösen kidolgozott munkaterv. Ez lehetővé teszi a projekt rövidebb időn belüli jóváhagyását. Mindazonáltal, a projekt felhívásnak nagyon pontosan meg kell határoznia az igényelt hozzájárulást és együttműködést. A kitűzött célok és a kötelező eredmény elérése továbbra is elengedhetetlen. Nem engedélyezett konzorciumok létrehozása a tagállami partnerek között. Felszerelések beszerzése vagy magánszektori input igénybevétele nem engedélyezett, kivéve a szükséges fordítást és tolmácsolást. 97
Mindezek a megkülönböztető tényezők kiemelik azt a tényt, hogy a rövidtávú ikerintézményi projekteknek lehetővé kell tenniük a megcélzott államigazgatási támogatás gyors mobilizálását.
8.2. A rövidtávú ikerintézményi projekt részletes pályázati felhívása Az igényelt államigazgatási szaktudás gyors mozgósításához részletesen és pontosan megfogalmazott rövidtávú ikerintézményi pályázati felhívás szükséges A részletes rövidtávú ikerintézményi pályázati felhívásnak tartalmaznia kell a háttérinformációt, a folyamatban levő reform intézkedéseket, a hosszútávú és azonnali célkitűzéseket, a támogatást igénylő eredményeket, ahhoz, hogy az érdekelt tagállamok részletes pályázati anyagot készíthessenek el. A részletes rövidtávú ikerintézményi pályázati felhívás a rövidtávú ikerintézményi szerződés mellékletét képezi majd a részletes pályázattal együtt. A rövidtávú ikerintézményi projektek esetében nem szükséges a tagállami partner és a kedvezményezett közigazgatás által előzetesen elkészített munkaterv. Ez a magyarázata annak, hogy a rövidtávú ikerintézményi pályázati felhívásnak miért kell részletesebbnek lennie, mint a standard ikerintézményi pályázati felhívásnak. A kedvezményezett közigazgatásnak tehát a következőket kell a rövidtávú ikerintézményi pályázati felhívásba foglalnia: •
a kedvezményezett intézmény részletes bemutatását;
•
a kedvezményezett állambeli kontextust;
•
a tervezett reform végrehajtására ajánlott eljárásmódot;
•
a tevékenységek jellegét;
•
a kitűzött kötelező eredményeket, beleértve az eredménymutatókat;
•
az igényelt szakértők profilját;
•
a pályázó saját stratégiáját az eredmények elérésére, valamint az alkalmazandó eszközöket;
•
világosan azonosított projektvezetőt elérhetőségekkel (telefon, fax, email), és amennyiben szükséges, meg kell nevezni a projekt egyéb elemeiért felelős személyzetet;
•
a tagállamtól várt, pontosan megnevezett hozzájárulást, illetve az erre a célra fordítandó forrásokat;
•
a munkanyelvet;
•
a teljes rendelkezésre álló költségvetést. 98
8.3. A kötelező eredmény A standard ikerintézményi projektek esetében alkalmazott szabályok érvényesek. Konkrét, közös megegyezés alapján megfogalmazott operatív eredményeket kell kitűzniük. (kötelező eredmény/ek) (lásd a kézikönyv 4.1 alfejezetét). A kötelező eredmények összetettsége és hatásköre mindazonáltal egyszerűbb, összhangban a kedvezményezett képességével a szükséges reform megfogalmazására, lebonyolítására és végrehajtására, a tagállamtól kapott korlátozott és pontosan megfogalmazott támogatás alapján.
8.4. A nyertes tagállam kiválasztása 8.4.1. A projektek köröztetése A rövidtávú ikerintézményi pályázati felhívást a tagállamok nemzeti ikerintézményi megbízottai köröztetik, melyben felkérik a tagállamokat részletes pályázati anyagaik elkészítésére. A pályázatok benyújtásának határideje 6 hét, hacsak különleges körülmények nem indokolják a határidő meghosszabbítását vagy csökkentését. 8.4.2. A tagállamok pályázataira vonatkozó minimális követelmények A részletes pályázati felhívások tartalmazzák az összes elvégzendő tevékenységeket és a tagállamtól elvárt hozzájárulást, mely javaslatot tesz a tagállamtól elvárt hozzájárulásra, a rendelkezésre álló költségvetés keretében. A pályázatnak tartalmaznia kell: •
a tagállami hozzájárulások koordinálásáért felelős projektvezető nevét (a projektvezető lehet a kedvezményezett országban dolgozó szakértők egyike is);
•
a javasolt tisztviselők önéletrajzait, melyeknek meg kell felelnie a pályázati felhívásban leírt követelményeknek;
•
a költségvetést (a költségegységek és ráták szerint) és visszatérítendő költségeket, az ikerintézményi szabályok alapján.
A rövidtávú ikerintézmény koncepciójával összhangban minden pályázat egyetlen tagállamtól származik, azonban tartalmazhat más tagállamokból jövő szakértőket, akik a pályázó tagállam projektvezetőjének irányítása és felelőssége alatt fognak dolgozni. Konzorcium nem engedélyezett. Csak az igényelt hozzájárulásokat teljesen lefedő pályázatokat vesznek figyelembe. A kiválasztott pályázat a rövidtávú ikerintézményi szerződés mellékletét képezi.
99
8.4.3. Kiválasztási eljárások 8.4.3.1. A PHARE kiválasztási eljárásai (EDIS előtt és alatt) EDIS előtt Az EDIS akkreditáció előtt a javaslatokat a Delegációnak kell küldeni, aki továbbküldi azokat a kedvezményezett intézményhez és a CFCU-hez. Mind a kedvezményezett közigazgatás, mind a Delegáció képviselve van az Értékelő Bizottságban, az utóbbi megfigyelőként. A kedvezményezett intézmény maga felel a tagállami partner tényleges kiválasztásáért a beérkezett írott pályázatok alapján. A tagállamnak általában nem kell bemutatnia a pályázatot a szóbeli meghallgatáson, mindazonáltal néhány esetben felkérést kaphat erre. Az így keletkezett költségek nem visszatéríthetőek. További információ, tisztázások, módosítások kérhetőek a tagállam javaslatával kapcsolatban, feltéve ha az összes tagállam is rendelkezik ezen lehetőségekkel. A tisztázásokra / módosításokra vonatkozó kérvényeket írásban kell megtenni, és a tagállamnak legfeljebb 5 munkanapon belül kell válaszolnia. A szóbeli meghallgatás jegyzőkönyvét el kell küldeni a Delegációnak jóváhagyás céljából, jelezve, hogy a Delegáció tudomásul veszi a Értékelő Bizottság döntését. Amennyiben nem érkeznek be pályázatok, vagy az egyetlen beérkezett pályázat nem bizonyul megfelelőnek, a Delegáció és a kedvezményezett érvénytelenítheti az eljárást, és megfelelően indokolt esetben vagy újra körözteti a rövidtávú ikerintézményi pályázati felhívást, vagy átalakíthatja azt szakértői segítségnyújtásra kiírt versenykiírássá. A Delegáció értesíti a pályázatokat beküldő összes tagállamot a kedvezményezett intézmény végső döntéséről a leadási határidőt követő legfeljebb 6 héten belül. A pályázat bíráló adatlapot (Selection Fact Sheet) minden rövidtávú ikerintézményi pályázat esetében ki kell tölteni. A kedvezményezett közigazgatásokat kifejezetten biztatják a valamennyi résztvevő tagállam informálására, hogy milyen érvek befolyásolták végső döntésüket. A tagállamok jogosultak ezen visszajelzésekre a következő pályázataik összeállítása érdekében. EDIS alatt Az EDIS akkreditációt követően a pályázatokat az Adminisztratív Irodához kell eljuttatni, amely továbbküldi azokat a kedvezményezett intézménynek. Az Adminisztratív Iroda kisebb Értékelő Bizottságot hív össze, és gondoskodik a megfelelő eljárások követéséről, de nem szavaz a kiválasztás során. A tagállamnak általában nem kell bemutatnia a pályázatot a szóbeli meghallgatáson, mindazonáltal néhány esetben felkérést kaphat erre. Az így keletkezett költségek nem visszatéríthetőek. A szóbeli meghallgatás jegyzőkönyvét az Adminisztratív Iroda őrzi. Amennyiben nem érkeznek be pályázatok, vagy az egyetlen beérkezett pályázat nem bizonyul megfelelőnek, az AO és a kedvezményezett érvénytelenítheti az eljárást, és megfelelően indokolt esetben vagy újra körözteti a rövidtávú ikerintézményi pályázati felhívást, vagy átalakíthatja azt szakértői segítségnyújtásra kiírt versenykiírássá. 100
Az Adminisztratív Iroda értesíti a pályázatokat beküldő összes tagállamot a kedvezményezett intézmény végső döntéséről a leadási határidőt követő legfeljebb 6 héten belül. A pályázat bíráló adatlapot minden rövidtávú ikerintézményi javaslat esetében ki kell tölteni. A kedvezményezett közigazgatásokat kifejezetten biztatják a valamennyi résztvevő tagállam informálására, hogy milyen érvek befolyásolták végső döntésüket. A tagállamok jogosultak ezen visszajelzésekre a következő pályázataik összeállítása érdekében. 8.4.3.2. Kiválasztási eljárások a CARDS, MEDA és TACIS alatt A standard ikerintézményi projektekre vonatkozó kiválasztási eljárások alkalmazandóak a rövidtávú ikerintézményi projektekre is. (lásd 3.5.2.alfejezet) A tagállamnak általában nem kell bemutatnia a pályázatát a szóbeli meghallgatáson, mindazonáltal néhány esetben felkérést kaphat erre; az így keletkezett költségek nem visszatéríthetőek. Ily módon a pályázatoknak részleteseknek, érthetőeknek és nyilvánvalónak kell lenniük. A tagállamok az értékelő bizottság esetleges kérésére további részletekkel kell szolgálniuk. Miután a projektet odaítélték egy tagállamnak, rövid bevezető szakasz biztosítja a projekt felhívás összehangolását a tagállam pályázatával. Ebben a bevezető szakaszban nem szükséges a kedvezményezett országba történő kiutazás.
8.5. Szerződéskötés és végrehajtás 8.5.1. A szerződés felépítése Az ikerintézményi szerződés egy-egy eredeti példányát megkapják az aláíró felek, valamint egyet a Bizottság, amennyiben a Bizottság azt jóváhagyja. A rövidtávú ikerintézményi szerződés összhangban van a standard ikerintézményi szerződéssel. A teljes szerződés ugyanazon mellékletekből áll, mint a standard ikerintézményi szerződés (lásd 3.8. alfejezet). Mivel konzorciumra nincs lehetőség a rövidtávú ikerintézményi projektek esetén, nincs VIII. melléklet.
101
8.5.2. Elszámolható költségek A rövidtávú ikerintézményi projektekre ugyanazon finanszírozási szabályok vonatkoznak, mint a standard ikerintézményi projektekre, kivéve: a) a középtávú szakértőkre (akik egy vagy több hónapig tartózkodnak a kedvezményezett országban) ugyanazon eljárás vonatkozik, mint a rövidtávú szakértőkre (díjak és költségek), azonban havonta kaphatnak visszatérítést útiköltség fedezésére, az utazási iratok bemutatása alapján; b) a felszerelések és a magánszektor szolgáltatásai (kivéve a szükségszerű fordítási / tolmácsolási szolgáltatásokat) elszámolhatók; c) az előkészületi költségek nem elszámolhatók; d) a projekt-asszisztensek nem jogosultak költség-visszatérítésre. 8.5.3. A Szerződő Hatóság, a szerződés aláírói, az aláírás sorrendje 8.5.3.1. A PHARE program esetében Az EDIS akkreditációt megelőzően, a rövidtávú ikerintézményi szerződést a CFCU és a tagállami partner írják alá. A kedvezményezett ország közigazgatása és az EB Delegációja jóváhagyják a szerződést. Az aláírások leggyakoribb sorrendje a következő: (1) az EB Delegáció általi jóváhagyás (EDIS előtt); (2) a végső kedvezményezett általi jóváhagyás; (3) a tagállami partner aláírása; (4) a CFCU aláírása. Az aláírást követően a CFCU értesíti a feleket, hogy a folyamat lezárult, illetve, hogy a szerződés másnaptól érvénybe lép. Az EDIS szerint a rövidtávú ikerintézményi szerződést az Adminisztratív Iroda és a tagállami partner írja alá. A kedvezményezett ország közigazgatása jóváhagyja azt, így kifejezi tulajdonjogát és elkötelezettségét a megfelelő végrehajtás mellett. Az aláírások leggyakoribb sorrendje a következő: (1) a végső kedvezményezett általi jóváhagyás; (2) a tagállami partner aláírása; (3) Adminisztratív Iroda aláírása.
8.5.3.2. A CARDS, MEDA és TACIS programok esetében A rövidtávú ikerintézményi szerződés aláírói és az aláírás sorrendje ugyanaz, mint a standard ikerintézményi szerződés esetében; ezeket a kézikönyv 3.10 alfejezete tartalmazza.
102
8.5.4. Jelentéstétel A projekt indításáról kezdeti jelentést kell készíteni, amely a szerződés első két hónapjára vonatkozik (és a harmadik hónap folyamán kell leadni), illetve végső jelentést kell összeállítani (a minták a standard ikerintézményi program esetében alkalmazottakkal azonosak). Ezeket a kedvezményezettnek jóvá kell hagynia, és alá kell írnia, illetve kiegészítheti saját megjegyzéseivel. A jelentéseket e Kézikönyv 6.4 alfejezetében leírtak szerint kell elkészíteni.
8.5.5. Kifizetések A standard ikerintézményi program eljárásai érvényesek. Lásd e Kézikönyv 7.2 alfejezetét. A kivitelező igényelheti a költségvetés 80%-át előfinanszírozás formájában. A fennmaradt összeg a standard ikerintézményi eljárások szerint kerül kifizetésre (lásd 7.2 alfejezet) a szerződés befejezését követően, a tagállam által benyújtott végső jelentés és számlák alapján a projekt lezárulását követő legfeljebb egy hónapon belül. 8.5.6. Audit jelentés A standard ikerintézményi program eljárásai érvényesek. Lásd a Kézikönyv 7.3. alfejezetét.
8.6. Monitoring és értékelés A rövidtávú ikerintézményi projektekre a standard ikerintézményi program monitoring és értékelési szabályai érvényesek. (lásd a 6.3 és 6.5. alfejezeteket.)
8.7. A rövidtávú ikerintézményi szerződés módosítása Ugyanazon eljárási szabályok érvényesek, mint a standard ikerintézményi program esetében. A részletes eljárásokat a Kézikönyv 6.6. alfejezete tartalmazza.
8.8. Általános koordinációs kérdések A Bizottság brüsszeli illetékes szerveinek központi szerepe van az ikerintézményi programok koordinálásában. Annak érdekében, hogy ezen koordinációs csoportok megfelelően követhessék a rövidtávú ikerintézményi projekteket, az EB Delegációi (PHARE), az EB Delegációi / az EAR (CARDS), az Adminisztratív Irodák (Átmeneti 103
Támogatás), és a PAO (MEDA/TACIS) negyedévente áttekintő összefoglalást küldenek a Bizottság koordinációs csoportjainak a rövidtávú ikerintézményi projektek fejleményeiről. A jelentések minden rövidtávú ikerintézményi projekt esetében (azonosítva a projekt száma és címe által) táblázat formájában tartalmazzák a pályázat köröztetésének dátumát, a pályázatok benyújtási határidejét, a kiválasztott tagállami partner(ek)t, a projekt kezdési dátumát, költségvetését, a projektvezetőt és a kedvezményezett intézményt, a teljesítés dátumát, illetve a végső projektjelentés elfogadását vagy visszautasítását. A jelentés elkészítéséhez mintapéldány lesz kiosztva.
104
9. rész: Egyéb kérdések
9.1. A projekt nyelve A nyelvhasználat egyszerű, de fontos kérdés: Az ikerintézményi szerződés következőképpen járnak el:
kidolgozása
előtt
az
ikerintézményi
partnerek
a
•
felmérik a fordítási és tolmácsolási szükségleteket, és ennek megfelelően céltartalékot képeznek;
•
megegyeznek a közös munkanyelvről, illetve a hosszútávú ikerintézményi szakértő szükséges nyelvismeretéről a mindennapi feladatok végzéséhez;
•
megegyeznek a jelentéstevéshez szükséges angol, német vagy francia nyelv kiválasztásáról.
A munkaterv megjelöli, mely elemek kivitelezése történik majd a Bizottság munkanyelveinek valamelyike használatával, valamint azokat a specifikus szolgáltatásokat, melyekhez szükséges a kedvezményezett ország nyelve (pl. brosúrák, az információ továbbításához szükséges kiadványok stb.). A hosszútávú ikerintézményi szakértő munkájának megkönnyítésére a tapasztalat szerint alapvetően szükséges egy teljes munkaidejű asszisztens napi jelenléte (a kedvezményezett országból), aki mind fordítási, mind tolmácsolási kérdésekben jártas (és más projektvezetési feladatokat is ellát). Ennek költségeit meg kell jelölni a munkatervben és a költségvetésben egyaránt, hacsak nem a kedvezményezett intézmény saját állományából bocsát rendelkezésre egy asszisztenst, vagy a hosszútávú ikerintézményi szakértő folyékonyan beszéli a kedvezményezett ország nyelvét. Amennyiben a fordítási vagy tolmácsolási követelmények a projekt időtartama során jelentősek, gazdaságos megoldás lehet keretszerződések kötése megbízható és kipróbált fordítókkal / tolmácsokkal. Megbeszélhető kedvező egységár egy adott időtartam alatt garantáltan ledolgozott jelentős számú munkanap esetén. Így az egyéni szolgáltatási megbízások az igények felmerülése alapján adhatók ki. A fordítási költségek elszámolhatók az ikerintézményi projektekben, azonban ez a lehetőség csak különleges körülmények között használható, tekintve, hogy a fordítási munka nagy része már elkészült a Technical Assistance Information Exchange Office (TAIEX) támogatásával. A TAIEX rövidtávú szakmai segítséget nyújt az EU jogszabályokról a projekt megközelítése / kivitelezése és végrehajtása során, beleértve a szükséges adminisztratív infrastruktúrát. Jelenleg az összes új tagállam, tagjelölt és CARDS ország részesült már, vagy részesülhet a TAIEX szakmai támogatásában. További információ a www.taiex.be honlapon található. 105
A kedvezményezett ország tisztviselői részére szervezett nyelvoktatási képzések nem számolhatók el az ikerintézményi projektekben, kivéve esetlegesen a rendkívüli és különlegesen szakmai jellegű célokat.
9.2. Hibaelhárítás A gyakorlatban minden ikerintézményi projekt előreláthatatlan nehézségekbe ütközik. Ezek közül némelyek egyszerű logisztikai problémák, míg mások hatással lehetnek a projekt teljes sikerére. Kezdetben a tagállam és a kedvezményezett ország projektvezetőinek meg kell próbálniuk megoldani maguk közt a problémát. Ha több jelentős probléma merül fel, vagy a Bizottság / Adminisztratív Iroda értesítésének szükségessége, a projektvezetőknek fel kell venniük a kapcsolatot az Adminisztratív Irodával és/vagy az Ikerintézményi Koordináló Egységgel. A megfelelő nemzeti ikerintézményi megbízottak tapasztalati és tanácsadási forrást is jelentenek. A legnehezebb esetekben a Bizottság Központi Irodájához is lehet fordulni. A legrosszabb esetben a Bizottság fenntartja magának a jogot az ikerintézményi projekt támogatásának felfüggesztésére vagy törlésére. Amennyiben az ikerintézményi szerződésben rögzített időtartam végén a kötelező eredményt nem érték el, az ikerintézményi partnerek kérhetik a megfelelő szerveket az időtartam meghosszabbítására a projekt teljesítése érdekében amennyiben: • • •
a meghosszabbítás szükségessége kellőképpen bizonyítható; a meghosszabbítás nem haladja meg a Pénzügyi Memorandum általános határidejét; az EU támogatási alapjaiból történő pénzügyi hozzájárulás összege nem emelkedik.
9.3. A támogatás elismerése Azon projektmegvalósító partnerek, akiknek projektjeit részben vagy teljesen az Európai Bizottság alapjai finanszírozzák, kötelesek nyilvánosságra hozni a támogatási forrást a megfelelő logóval. Határozat született arról, hogy az EU logó – a kék zászló csillagokkal – az egyetlen, ami alkalmazható. A projekt nagyságától függetlenül, a projektben létrehozott anyagokon meg kell jelennie az Európai Uniót jelző szimbólumnak. E kötelezettség teljesítésére az adott országban levő EB Delegáció Információs Tisztviselője rendelkezésre áll, valamint a Bizottság által kiadott a „Láthatósági Irányelvek” (Visibility Guidelines) is. A Delegációk rendelkeznek zászlókkal, címkékkel, plakátokkal és más promóciós anyagokkal, amelyeket fel lehet használni. Egyszerű megoldásokat 106
dolgoztak ki az általánosan használt anyagok, mesterpéldányok előállítására, melyeket irodai számítógépen könnyen és minimális költséggel is elő lehet állítani. A költségvetésből kisebb összeg különíthető el a projekt keretében e követelmények teljesítésére (3.000 € az 1 M €-ig terjedő összegű projektek esetében, 5.000 € az 1 M € fölötti összegű projektek esetében.) További információ és minták a következő Internet címen találhatók: http://www.europa.eu.int/comm/europeaid/visibility/index_en.htm
107
