Inteligentní řešení dokumentů Therefore™
you can
Therefore™ nabízí řízený přístup k dokumentům dle oprávnění a zakládání dokumentů ve všech dostupných formátech.
Okamžitý přístup ke klíčovým informacím znamená maximální efektivitu
2
UKLÁD Á
N
DIST R
SPO LU
PR ÁCE
Í
RE RT HEREFO
N
VE
®
R
LEDÁVÁNÍ VYH
* AIIM Evropa 2009
Therefore™ Anywhere umožní uživatelům vyhledávat, upravovat a prohlížet dokumenty, i když nebudou připojeni k serveru Therefore™. Jakmile se později k serveru připojí, všechny změny se synchronizují. S touto funkcí mohou zaměstnanci přistupovat k dokumentům a upravovat je i mimo kancelář.
E UC
YTÁVÁNÍ CH ZA
Í
V současné době k nám informace přicházejí ve spoustě formátů a z mnoha různých zdrojů. S Therefore™ to není žádný problém. Tištěné dokumenty, elektronické soubory, čárové kódy a e-maily – s Therefore™ budete moci vše spravovat zcela jednoduše.
SE
Zjednodušeně řečeno, Therefore™ vám umožňuje vytvářet elektronické kartotéky pro uchování všech vašich obchodních informací. S pomocí tohoto systému můžete zachytávat a organizovat pevný obsah, obrázky, dokumenty, výkazy a další informace nezbytné pro chod podniku, a snadno k nim přistupovat. Vyhledávání uložených informací je zajištěno jednoduše přes univerzální rozhraní nebo dokonce přes internet, takže vaši pracovníci nebudou potřebovat prakticky žádné školení, aby mohli pracovat mnohem efektivněji.
NÍ
Elektronické zakládání všech typů dokumentů
ŘÍ Z E
Snadné zakládání pomocí Therefore™
IB
Informace jsou životní mízou vašeho podniku – oporou vašeho rozhodování. Proto je k vzteku, když člověk musí strávit každý týden v průměru více než čtyři hodiny hledáním informací*. Therefore™ tyto nepříjemnosti rychle odstraní. Jedná se totiž o snadno implementovatelný systém pro uchovávání a vyhledávání dokumentů, s jehož pomocí může kdokoli okamžitě získat potřebné informace. Je to efektivní, hospodárné a bezpečné řešení.
Á
V KÁ ZÍS
Vyšší bezpečnost a flexibilita
V souladu s legislativou
Vašemu podnikání na míru
Therefore umožňuje přesně a snadno definovat oprávnění pro každého uživatele, což výrazně přispívá k lepšímu zabezpečení. Správci mohou centrálně nastavit podniková pravidla a sledovat, kdo ke kterým dokumentům přistupoval, nebo najít všechny dokumenty, ke kterým přistupoval určitý uživatel. Každý dokument je navíc automaticky digitálně podepsán.
Abyste mohli lépe splnit požadavky současných nařízení, funkce pro uchovávání dokumentů vám umožní po uplynutí zadaného období dokumenty smazat nebo odstranit staré verze.
Od jednouživatelských základních systémů po celopodnikové nasazení, Therefore™ je dokonale škálovatelné řešení. Therefore™ můžete mít spuštěn v centrále a hostovat ho na několik poboček. Uživatelé a vstupní zařízení, jako jsou například skenery a multifunkční tiskárny (MFP), lze flexibilně doplňovat podle růstu vašeho podniku.
™
S pomocí Therefore™ můžete zachytávat a organizovat pevný obsah, obrázky, dokumenty, výkazy a další informace nezbytné pro chod podniku, a také k nim snadno přistupovat.
3
Therefore™ představuje revoluci ve správě a sdílení informací ve vašem podniku.
Vaši pracovníci nemusejí mít žádné předchozí zkušenosti se správou dokumentů, aby zcela změnili způsob správy a sdílení informací ve vašem podniku. Zachytávání, ukládání, načítání a zpracování informací je naprosto intuitivní, takže si každý uživatel počítače rychle zvykne na mnohem efektivnější způsob práce.
yní každý N jednoduše dostane vše, co potřebuje Vyhledávání, třídění a seskupování
Podpora OCR
Zachytávání, indexace a archivace
Uživatelé mohou informace vyhledávat stejně snadno jako na webových stránkách. Kromě výborných výsledků klasického vyhledávání dokáže fulltextové vyhledávání vytáhnout také text z obrazových souborů. Výsledky vyhledávání jsou seřazeny stejně jako u oblíbených internetových vyhledávačů, takže použití bude ještě intuitivnější.
Nejvyspělejší technologie OCR použitá v Therefore™ umožňuje ukládat zachycené dokumenty ve formátu PDF s možností vyhledávání nebo ve formátu PDF/A. Vyhledávání textu proto není žádný problém.
Dokumenty lze rychle skenovat pomocí MFP Canon nebo skeneru. Therefore™ Capture Client se pak díky funkci OCR a rozpoznání čárového kódu postará o automatickou indexaci, která vám ušetří čas. Funkce pro zdokonalení obrazu zajistí, že kvalita skenovaných souborů bude ještě lepší.
Therefore™ Navigator vám umožňuje optimalizovat vyhledávání v reálném čase, můžete mít otevřeno několik výsledků vyhledávání. Parametry vyhledávání lze rovněž uložit jako globální nebo místní šablony a upravit je dle konkrétních potřeb.
4
Prohlížení, odesílání, úprava a tisk Therefore™ Viewer zobrazuje dokumenty v systému Therefore™ a umožňuje úpravu, distribuci a tisk dokumentů. Rovněž je možné spustit nativní aplikaci asociovanou s dokumentem a získat tak kompletní přístup k jejím funkcím a možnostem úprav.
Therefore™ Online Organizace hledající alternativní investici do infrastruktury IT bude jistě zajímat Cloud Computing. Ten představuje službu bez nutnosti správy či údržby, která nabízí vysokou flexibilitu nezbytnou k rychlému zvýšení počtu uživatelských licencí či zvětšení úložného prostoru pro dokumenty podle potřeby.
Therefore™ Online se skvěle hodí pro malé a střední organizace. Nabízí podobné funkce jako krabicová verze, ale místo toho, abyste jej instalovali do vlastní sítě, je tento systém nainstalován ve vysoce zabezpečeném hostingovém centru. Díky nízkým nákladům na zavedení i nízkým měsíčním poplatkům se jedná o ekonomicky přijatelné řešení i pro společnosti s omezeným rozpočtem. Therefore™ Online můžete také velmi snadno integrovat do svých stávajících pracovních postupů a parku zařízení imageRUNNER ADVANCE.
Technologie Therefore™ Online nabízí funkce pro zachytávání, indexaci, vyhledávání a ukládání dokumentů. Uživatelé mohou přistupovat k dokumentům kdykoli a z libovolného místa s připojením k internetu. Jednoduše se přihlaste přes svůj účet ke službě Therefore™ Online a pracujte jako obvykle.
Podpora mobilních zařízení Therefore™ Web Access podporuje menší displeje mobilních zařízení, jako jsou iPad® a podporované smartphony. Uživatelé mohou prohlížet dokumenty a spolupracovat na procesech pracovního toku odkudkoli, kde mají přístup k internetu.
5
Protože Therefore™ můžete integrovat se svými stávajícími pracovními postupy, je snadné rychle dosáhnout úspěšné změny na celé řadě oddělení vaší společnosti. Například:
HR Finance Právní Logistika IT
vyšte efektivitu Z s Therefore™ Workflow Tato výkonná funkce vám umožňuje vytvořit několik pracovních postupů a změnit způsob, jakým informace proudí vaším podnikem*. Upravitelné šablony vám nabídnou možnost virtualizovat procesy a funkce drag-anddrop usnadňuje transformaci pracovních postupů souvisejících s tištěnými dokumenty na efektivní digitální postupy. Protože všechny úlohy lze vyjádřit jako dny, hodiny a minuty, je snadné zjistit, kdo, co a kdy dělá. Budete se tak moci rychle zbavit neefektivních částí procesu.
Integrace se zavedenými pracovními postupy je zárukou rychlých výsledků
Hladká integrace s Microsoft® SharePoint® 2010
Integrace s aplikacemi Windows® na pracovních stanicích
Therefore™ významně zlepšuje způsob využívání informací, co je však ještě podstatnější, bere ohled také na váš dosavadní způsob práce. Srdcem systému je Therefore™ Solution Designer, který vám poskytuje potřebnou flexibilitu při definování pracovních procesů a zásad pro uchovávání dat, správě nastavení a importu nových licencí. Tímto způsobem získáte naprostou kontrolu, s níž dosáhnete rychlejší návratnosti investic.
Zákazníci MS SharePoint mohou využít výhod hladké integrace s Therefore™ zlepšující zachytávání a správu důležitých obchodních informací z tištěných dokumentů. Therefore™ pracuje pod serverem SharePoint a obstarává indexaci a ukládání dokumentů. Také zmenšuje velikost databáze SharePoint serveru, čímž zajišťuje její bleskurychlé fungování bez ohledu na objem dat.
Therefore™ lze integrovat s aplikacemi Microsoft® Office, včetně PowerPoint®, Word a Excel®. Systém ukládá dokumenty a související indexační data pomocí standardních nabídek. Díky tomu budete mít verze a kompletní historii kontrolních záznamů zcela pod kontrolou.
* V rámci Therefore™ Business Edition je k dispozici několik pracovních postupů zdarma.
6
Therefore™ se hladce integruje se všemi aplikacemi Microsoft® Office
Server Therefore™
Multifunkční zařízení
Záloha
Soubory
Skener dokumentů
ERP aplikace
Přístup přes webový prohlížeč
Therefore™ Universal Connector Zákazníci nyní mohou Therefore™ integrovat s aplikacemi třetích stran pro systém Windows®, aniž by museli programovat. Profily pro dialogová okna jiných aplikací lze snadno konfigurovat a přiřadit jim klávesové zkratky, které vyvolají požadovanou akci. Tento konektor nakonfigurujete během několika minut a můžete ho pomocí klávesových zkratek použít s mnoha aplikacemi pro Windows®. Konektor je dostupný ve verzích Business a Workgroup a nabízí uživatelům řadu výhod: Možnost vyhledávat dokumenty uložené v Therefore™ při práci s aplikacemi třetích stran. Možnost skenovat a ukládat dokumenty do Therefore™ a opatřit je informacemi z aplikací třetích stran. Šetří čas, protože není nutné při vyhledávání informací přepínat mezi aplikacemi. Zajišťuje vyšší přesnost a lepší služby zákazníkům díky automatickému vyplňování polí a omezení manuálního zadávání dat.
COLD/ERM mainframe výstup
Certifikovaná integrace SAP Therefore lze přímo integrovat do stávajícího systému SAP NetWeaver®. Funguje jako centrální úložiště důležitých obchodních informací usnadňující sdílení a rozhodování. ™
Úložiště e-mailů S ohledem na legislativní požadavky jsou e-mailové kontrolní záznamy velmi důležité. Therefore™ lze hladce integrovat s Microsoft® Outlook®, Microsoft® Exchange Server a IBM® Lotus Notes®, což vám umožní ukládat e-maily a jejich přílohy jednoduše, bezpečně a spolehlivě.
Pracovní stanice
Integrace s eCopy® ShareScan® a eCopy® PDF Pro Office Další rozšíření funkcí pro správu informací představuje integrace s eCopy® ShareScan®. Díky ní mohou uživatelé skenovat, indexovat a ukládat dokumenty z multifunkčních zařízení Canon přímo do Therefore™. Therefore™ se také automaticky integruje s eCopy PDF Pro Office, čímž vám umožní upravovat soubory PDF ještě předtím, než je uložíte zpět přímo do Therefore™.
7
Specifikace: Therefore™ Personal Edition Jeden uživatel Server Windows Server® 2003/2008/2008 R2, (32/64bit) Více serverů na různých místech
Workgroup Edition 5–50 uživatelů
Business Edition 2 až neomezený počet uživatelů
Therefore™ Online 10 až neomezený počet uživatelů
volitelné
•
Infrastruktura zajištěna jako součást služby
• • •
• • •
• • •
• • • •
• • • •
• • • •
• •
• •
•
Klient Windows® XP, Windows Vista®, Windows® 7, (32/64bit) Podpora více jazyků Vzhledy uživatelského rozhraní (Navigator, Viewer a Capture Client)
• • •
Webový přístup Internet Explorer® 7.0 a novější ™ Google Chrome 6.0 a novější Mozilla® Firefox® 3.5 a novější Opera 9.6 a novější, Safari 4.0 a novější Integrované pracovní postupy Therefore™ Document Workflow Grafický návrhář pracovních postupů s funkcí drag-and-drop Bezpečnost a oprávnění Podpora LDAP/SAMBA Podepsané PDF Integrované zabezpečení Windows® Správa uživatelů Therefore™
• • • •
Vlastnosti dokumentu Off-line přístup k dokumentům Otevřený souborový formát Prohlížeč obsahu pro více formátů Poznámky (TIFF dokumenty) Kontrola verze (včetně komentářů) Digitální podpisy
• • • • •
Správa dokumentu Správa životního cyklu informací Kontrolní záznam Formáty skenování Jednostránkový/vícestránkový TIFF, PDF, PDF s funkcí vyhledávání a PDF/A Elektronické formáty Všechny formáty dokumentů Podpora databáze (nejnižší podporovaná verze) Microsoft® SQL Server® 2005 (32/64bit)1 ORACLE® 9i (32bit), 10.2 (64bit) IBM® DB2® 9 (32bit), 9.5 (64bit)2
Další integrace zachytávání Kofax® Capture® Podpora Kofax® Adrenaline® v Capture Client Therefore™ MFP Application eCopy™ ShareScan® eCopy® PDF Pro Office Dávkové načítání dokumentů (zavaděč dokumentů)
• • • • •
volitelné
• • • • •
3 3
3 3
volitelné
• • • • • •
3
• •
• •
• •
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
• • •
Infrastruktura zajištěna jako součást služby
• •
• •
Infrastruktura zajištěna jako součást služby
•
volitelné
volitelné3
Podporovaná úložiště DAS, NAS, SAN a místní RAID NetApp® Integrované skenování Therefore™ Capture Client (čárové kódy/OCR)
volitelné
• • •
volitelné
3
• •
volitelné volitelné
• •
volitelné
volitelné
volitelné volitelné
volitelné volitelné
• • •
Spoolfile Parsing (COLD) ASCII text, prostý text, XML a PDF
• • •
volitelné
•
3
volitelné
Archivace e-mailů Microsoft® Outlook® Microsoft® Exchange Server IBM® Lotus Notes® Integrace s dalšími produkty 3. stran Therefore™ Universal Connector Microsoft® Office Windows® Explorer Microsoft® Dynamics® NAV Microsoft® SharePoint® Server 2010 SAP NetWeaver®
•
•
• •
• • •
•
•
• • • volitelné
• •
volitelné volitelné
3 3
volitelné volitelné
Moduly od poskytovatelů 3. stran Objectif Lune® PlanetPress® IRIS CapturePro, IRISXtract, IRISPowerscan™
volitelné volitelné
volitelné volitelné
volitelné volitelné
volitelné volitelné
Vlastní integrace Therefore™ API
volitelné
volitelné
volitelné
volitelné
Microsoft® SQL Server® Express je také podporován, avšak s určitými omezeními. Další informace si prosím vyžádejte od společnosti Microsoft. IBM® DB2® Express-C je také podporován, avšak pouze ve verzi Business. S místně nainstalovaným klientem.
1 2 3
Konečné specifikace mohou být bez předchozího upozornění změněny. ™ a ®: Všechny názvy společností anebo výrobků jsou ochrannými známkami nebo registrovanými obchodními značkami příslušných výrobců na odpovídajících trzích nebo v odpovídajících zemích.
Canon Inc.
Canon CZ s.r.o.
canon.com
nám. Na Santince 5/2440 160 00 Praha 6 Tel. +420 225 280 111 Fax +420 225 280 311 canon.cz
Canon Europe canon-europe.com Czech Edition 0158W627 © Canon Europe N.V., 2011
