TUGAS AKHIR – KS141501
PEMBUATAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERAWATAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) BERDASARKAN METODE GAP ANALYSIS YANG MEMENUHI STANDAR ISO/IEC v 14764:2006 DAN KONTROL KERANGKA KERJA ITILV3 DEVELOPMENT OF STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) OF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (SIM) MAINTENANCE BASED ON GAP ANALYSIS METHOD EMPLOYING ISO/IEC 14764:2006 STANDARD AND ITILV3 FRAMEWORK CONTROL ANDY NOVIAN RAGILTYA NRP 5212 100 052 Dosen Pembimbing Bekti Cahyo Hidayanto, S.Si., M.Kom. Anisah Herdiyanti, S.Kom., M.Sc., ITIL JURUSAN SISTEM INFORMASI Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya 2017
TUGAS AKHIR – KS141501
PEMBUATAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERAWATAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) BERDASARKAN METODE GAP ANALYSIS YANG MEMENUHI STANDAR ISO/IEC 14764:2006 DAN KONTROL KERANGKA KERJA ITILV3 ANDY NOVIAN RAGILTYA NRP 5212 100 052 Dosen Pembimbing Bekti Cahyo Hidayanto, S.Si., M.Kom. Anisah Herdiyanti, S.Kom., M.Sc., ITIL JURUSAN SISTEM INFORMASI Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya 2017
FINAL PROJECT – KS141501
DEVELOPMENT OF STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) OF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (SIM) MAINTENANCE BASED ON GAP ANALYSIS METHOD EMPLOYING ISO/IEC 14764:2006 STANDARD AND ITILV3 FRAMEWORK CONTROL ANDY NOVIAN RAGILTYA 5212 100 052 Supervisors Bekti Cahyo Hidayanto, S.Si, M.Kom. Anisah Herdiyanti, S.Kom., M.Sc., ITIL INFORMATION SYSTEMS DEPARTMENT Information Technology Faculty Sepuluh Nopember Institut of Technology Surabaya 2017
ii
LEMBAR PENGESAHAN PEMBUATAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERAWATAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) BERDASARKAN METODE GAP ANALYSIS YANG MEMENUHI STANDAR ISO/IEC 14764:2006 DAN KONTROL KERANGKA KERJA ITILV3 TUGAS AKHIR Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Komputer pada Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Oleh:
ANDY NOVIAN RAGILTYA NRP. 5212 100 052 Surabaya,
Januari 2017
KETUA JURUSAN SISTEM INFORMASI
Dr. Ir. Aris Tjahyanto, M.Kom. NIP 19650310 199102 1 001 ii
LEMBAR PENGESAHAN
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBUATAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERAWATAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) BERDASARKAN METODE GAP ANALYSIS YANG MEMENUHI STANDAR ISO/IEC 14764:2006 DAN KONTROL KERANGKA KERJA ITILV3 TUGAS AKHIR Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Komputer pada Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Oleh :
ANDY NOVIAN RAGILTYA NRP 5212 100 052 Disetujui Tim Penguji :
Tanggal Ujian : Periode Wisuda :
Bekti Cahyo Hidayanto, S.Si., M.Kom.
Januari 2017 Maret 2017
(Pembimbing I)
Anisah Herdiyanti, S.Kom., M.Sc., ITIL (Pembimbing II)
Sholiq. S.T., M.Kom., M.SA.
(Penguji I)
Hanim Maria Astuti, S.Kom., M.Sc.
(Penguji II)
PEMBUATAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERAWATAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) BERDASARKAN METODE GAP ANALYSIS YANG MEMENUHI STANDAR ISO/IEC 14764:2006 DAN KONTROL KERANGKA KERJA ITILV3 Nama Mahasiswa NRP Jurusan Dosen Pembimbing 1
: ANDY NOVIAN RAGILTYA : 5212100052 : Sistem Informasi FTIf-ITS : Bekti Cahyo Hidayanto, S.Si., M.Kom. Dosen Pembimbing 2 : Anisah Herdiyanti, S.Kom., M.Sc., ITIL
ABSTRAK Proses perawatan terhadap Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan hal penting yang harus dilakukan, terutama bagi Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI) ITS Surabaya sebagai penyedia layanan teknologi dan sistem informasi kepada civitas akademika Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya. Aktivitas perawatan dilakukan untuk memastikan SIM yang telah dikembangkan dan dikelola berjalan sesuai dengan fungsi dan tujuannya. Namun, Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) selaku pelaksana tidak melaksanakan aktivitas perawatan secara menyeluruh, dan dilakukan hanya pada saat terjadi permasalahan pada SIM. Hal ini disebabkan karena tidak adanya prosedur yang baku dan dokumentasi dari aktivitas perawatan yang dilakukan. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah proses tata kelola TI yang terstandar sebagai v
landasan dalam melakukan proses perawatan terhadap SIM. Dokumen Standard Operating Procedures (SOP) yang akan dihasilkan dari penelitian tugas akhir ini adalah dokumen SOP yang dibuat berdasarkan metode analisis kesenjangan untuk mengukur tingkat kesenjangan antara kondisi kekinian proses perawatan SIM yang ada di DPTSI ITS Surabaya dengan kondisi ideal menurut standar ISO/IEC 14764:2006 tentang perawatan perangkat lunak dan kerangka kerja ITILv3 tentang aktivitas backup dan monitoring pada IT Operation Management Function di level Service Operation. Dokumen SOP selanjutnya dimaksimalkan dengan melewati proses verifikasi dan validasi dengan teknik wawancara dan simulasi pengujian. Hasil luaran dari penelitian tugas akhir ini adalah dokumen SOP mengenai perawatan SIM, yang terdiri dari 6 SOP, yaitu SOP Permintaan Perawatan SIM, SOP Perbaikan SIM, SOP Migrasi SIM, SOP Pemberhentian SIM, SOP Backup Database dan Sistem Informasi, dan SOP Pemantauan SIM. Keseluruhan dokumen SOP nantinya dapat menjadi acuan bagi Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya dalam melaksanakan proses perawatan terhadap SIM yang telah dikembangkan. Kata Kunci: Perawatan, Sistem Informasi Manajemen (SIM), Standart Operasional Prosedur (SOP), Analisis Kesenjangan, ISO/IEC 14764:2006, ITILv3, Backup, Pemantauan, IT Operation Management Function, Service Operation, Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI)
vi
DEVELOPMENT OF STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) OF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (SIM) MAINTENANCE BASED ON GAP ANALYSIS METHOD EMPLOYING ISO/IEC 14764:2006 STANDARD AND ITILV3 FRAMEWORK CONTROL Name NRP Department Supervisor 1 Supervisor 2
: ANDY NOVIAN RAGILTYA : 5212100052 : Sistem Informasi FTIf-ITS : Bekti Cahyo Hidayanto, S.Si., M.Kom. : Anisah Herdiyanti, S.Kom., M.Sc., ITIL
ABSTRACT The maintenance process of the Information System Management (SIM) is an important thing to do, especially for Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI) ITS as a service provider of technology and information systems to the academic community Institut Teknologi Sepuluh November (ITS) Surabaya. Maintenance activities are taken to ensure that SIM has been developed and managed run in accordance with their functions and objectives. However, during this time, Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) as the operator does not carry out maintenance activities as a whole, and is performed only in the event of problems on the SIM. This is due to the absence of standard procedures and documentation of maintenance activities undertaken. Therefore, it takes a process standardized IT vii
governance as a cornerstone in the process of treatment of the SIM. Standard Operating Procedure(s) (SOP) documents that will be resulted from this research is SOP documents created based on gap analysis methods to measure the gap between the existing condition of maintenance process of SIM in DPTSI ITS Surabaya with ideal conditions according to the standard ISO/IEC 14764:2006 about Software Maintenance and the ITILv3 framework about backup and monitoring at IT Operation Management Function in Service Operation level. SOP document further maximized by passing the verification and validation process with interview techniques and simulation testing. Outcomes of this research is SOP documents regarding the Maintenance of SIM, which consists of 6 SOP, there are SOP Permintaan Perawatan SIM, SOP Perbaikan SIM, SOP Migrasi SIM, SOP Pemberhentian SIM, SOP Backup Database dan Sistem Informasi, and SOP Pemantauan SIM. Overall SOP document will be a reference for Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya in carrying out the maintenance process of the SIM that has been developed. Keywords: Maintenance, Information Systems Management (SIM), Standard Operating Procedures (SOP), Gap Analysis, ISO/IEC 14764:2006, ITILv3, Backup, Monitoring, IT Operation Management Function, Service Operation, Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI)
viii
KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur penulis panjatkan pada Allah SWT yang telah memberikan petunjuk, pertolongan, rahmat, dan kekuatan pada penulis, sehingga dapat menyelesaikan laporan Tugas Akhir dengan judul “Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) Perawatan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Berdasarkan Metode Gap Analysis yang Memenuhi Standar ISO/IEC 14764:2006 dan Kontrol Kerangka Kerja ITILV3”. Tugas akhir ini dibuat dalam rangka menyelesaikan gelar sarjana di Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya. Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada pihak yang telah memberi dukungan dan bantuan dalam penyelesaian tugas akhir ini, yaitu :
Allah SWT, atas limpahan rahmat dan karunia-Nya. Seluruh keluarga besar yang selalu memberikan dukungan doa, moril dan semangat pada penulis. Terutama kepada almarhum ayah tercinta Tri Edy Djokowiyono. Semoga engkau tetap mengawasiku hingga kita berkumpul kembali nanti. Ibu Anny Yuniarti, S.Kom., M.Comp.Sc. Ibu Sri Lestari, S.ST., Ibu Dinar Sekti, S.Ko.m dari Subdit Pengembangan Sistem Informasi dan Ibu Umi Laili Yuhana, S.Kom, M.Sc. yang telah begitu sabar dan bersedia untuk menjadi narasumber untuk kebutuhan penelitian tugas akhir. Bapak Dr. Ir. Aris Tjahyanto, M.Kom., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi ITS, yang telah menyediakan fasilitas terbaik untuk kebutuhan penelitian tugas akhir. ix
Bapak Nisfu Asrul Sani, S.Kom., M.Sc., selaku Kepala Program Studi Jurusan Sistem Informasi ITS, yang telah membantu penulis terkait prosedur penyusunan tugas akhir. Bapak Sholiq, S.T., M.Kom., M.SA selaku kepala Laboratorium Manajemen Sistem Informasi (MSI) JSI ITS Surabaya dan dosen penguji yang telah membantu penulis dalam penyusunan tugas akhir. Bapak Bekti Cahyo Hidayanto, S.Si., M.Kom. dan Ibu Anisah Herdiyanti, S.Kom., M.Sc., ITIL selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk membantu, membimbing, selalu memberi semangat agar penulis dapat segera menyelesaikan Tugas Akhir ini. Teman-teman SOLA12IS, alumni Sampoerna Academy SMAN 10 Malang dan yayasan Putera Sampoerna, serta pihak lain yang telah mendukung dan membantu dalam kelancaran penyelesaian tugas akhir ini.
Penyusunan laporan ini masih jauh dari sempurna, untuk itu penulis meminta maaf untuk kekurangan yang terdapat pada laporan ini. Kritik dan saran yang membangun tentunya sangat diharapkan untuk perbaikan penelitian tugas akhir di masa mendatang. Surabaya, Januari 2017
Penulis
x
DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN ..................................... iii LEMBAR PERSETUJUAN .................................... iv ABSTRAK ................................................................ v ABSTRACT............................................................ vii KATA PENGANTAR ............................................. ix DAFTAR ISI ............................................................ xi DAFTAR GAMBAR ............................................ xvii DAFTAR TABEL................................................ xxiii BAB I PENDAHULUAN ......................................... 1 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7.
Latar Belakang.................................................. 1 Rumusan Masalah ............................................ 3 Batasan Masalah ............................................... 3 Tujuan Penelitian .............................................. 4 Manfaat Penelitian ............................................ 5 Relevansi .......................................................... 5 Sistematika Penulisan ....................................... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA .............................. 9 2.1. Penelitian Sebelumnya ..................................... 9 2.2. Dasar Teori ..................................................... 13 2.2.1. Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI) ...................................... 13 2.2.2. Tata Kelola TI......................................... 15 2.2.3. Sistem Informasi Manajemen (SIM) ...... 17 2.2.4. Perawatan Perangkat Lunak (Software Maintenance) .......................................................... 19 2.2.5. ISO/IEC 14764:2006 .............................. 21
xi
2.2.6. Information Technology Infrastructure Library (ITIL) V3 ................................................... 31 2.2.7. Pemetaan ISO/IEC 14764:2006 dengan ITILv3......................................................................35 2.2.8. Analisis Kesenjangan (Gap Analysis) ..... 48 2.2.9. Standard Operating Procedure (SOP) .... 52 2.2.10. Office 365 ............................................... 59
BAB III METODE PENELITIAN ......................... 61 3.1 Model Konseptual ........................................... 61 3.2. Metode Pengerjaan Tugas Akhir..................... 61 3.2.1. Tahap Persiapan ...................................... 63 3.2.2. Tahap Penggalian Data dan Informasi .... 65 3.2.3. Tahap Analisis......................................... 69 3.2.4. Tahap Pembuatan SOP............................ 72 3.2.5. Tahap Akhir ............................................ 76
BAB IV PERANCANGAN .................................... 79 4.1. Perancangan Studi Kasus ................................ 79 4.1.1. Subjek dan Objek Penelitian ................... 80 4.1.2. Kebutuhan Data....................................... 81 4.2. Perancangan Perangkat Penggalian Data ........ 82 4.2.1. Perancangan Interview Protocol ............. 82 4.3. Penggalian Data .............................................. 83 4.3.1. Wawancara .............................................. 84 4.3.2. Review Dokumen Arsip .......................... 86 4.3.3. Pengamatan Langsung (Observasi) ......... 86 4.4. Metode Pengolahan Data ................................ 87 4.5. Penentuan Pendekatan Analisis yang Digunakan....................................................................87 4.6. Perancangan Standard Operating Procedure (SOP)...........................................................................88 4.7. Perancangan Pengujian Standard Operating Procedure (SOP)......................................................... 90 4.7.1. Verifikasi................................................. 90 4.7.2. Validasi ................................................... 92 xii
BAB V IMPLEMENTASI...................................... 95 5.1 Hasil Penggalian Data dari Wawancara dan Observasi .................................................................... 95 5.1.1 Hasil Penggalian Tupoksi Kasubdit ....... 98 5.2 Kondisi Kekinian Proses Perawatan SIM ....... 99 5.2.1. Proses Perawatan SIM .......................... 100 5.2.2. Aktivitas Pemantauan SIM ................... 103 5.2.3. Aktivitas Backup Database dan Sistem Informasi................................................................105 5.3. Kondisi Ekspektasi Proses Perawatan SIM .. 107 5.4. Hasil Review Dokumen Arsip ...................... 110 5.5. Hambatan Implementasi Perancangan Studi Kasus.........................................................................111 5.6. Usulan Kebijakan Prosedur Perawatan SIM 112
BAB VI HASIL DAN PEMBAHASAN ............. 115 6.1. Analisis Kondisi Kekinian dan Kondisi Ideal berdasarkan Standar Acuan ...................................... 115 6.1.1. Analisis Kondisi Kekinian .................... 116 6.1.2. Analisis Kondisi Ideal .......................... 122 6.2. Analisis Kesenjangan ................................... 133 6.2.1. Identifikasi Perubahan dan Dampak ..... 139 6.2.2. Identifikasi Solusi ................................. 142 6.3. Perancangan Dokumen SOP......................... 144 6.3.1. Deskripsi Usulan SOP .......................... 144 6.3.2. Perancangan Struktur Konten SOP....... 147 6.4. Pembuatan Dokumen SOP ........................... 153 6.4.1. SOP Permintaan Perawatan SIM .......... 153 6.4.2. SOP Perbaikan SIM .............................. 163 6.4.3. SOP Migrasi SIM ................................. 173 6.4.4. SOP Pemberhentian SIM ...................... 184 6.4.5. SOP Backup Database dan Sistem Informasi................................................................194 6.4.6. SOP Pemantauan SIM .......................... 203 6.5. Verifikasi SOP .............................................. 217 6.6. Validasi SOP ................................................ 226 xiii
BAB VII PENUTUP ............................................. 227 7.1 7.2.
Kesimpulan ................................................... 227 Saran ............................................................. 229
DAFTAR PUSTAKA ........................................... 231 LAMPIRAN A – INTERVIEW PROTOCOL .A - 1 INTERVIEW PROTOCOL 1 .............................. A - 1 INTERVIEW PROTOCOL 2 .............................. A - 4 INTERVIEW PROTOCOL 3 .............................. A - 6 INTERVIEW PROTOCOL 4 .............................. A - 7 INTERVIEW PROTOCOL 5 .............................. A - 8 INTERVIEW PROTOCOL 6 .............................. A - 9 -
LAMPIRAN B - HASIL WAWANCARA....... B - 1 HASIL WAWANCARA 1 .................................. B - 1 HASIL WAWANCARA 2 .................................. B - 5 HASIL WAWANCARA 3 .................................. B - 9 HASIL WAWANCARA 4 ................................ B - 10 HASIL WAWANCARA 5 ................................ B - 11 HASIL WAWANCARA 6 ................................ B - 13 -
LAMPIRAN C - PROSES BISNIS .................. C - 1 Proses Bisnis Perawatan SIM .............................. C - 1 Proses Bisnis Backup Database ........................... C - 2 Proses Bisnis Pemantauan SIM............................ C - 2 -
LAMPIRAN D - VERIFIKASI SOP ................D - 1 LAMPIRAN E - BUKTI PELAKSANAAN VERIFIKASI SOP ............................................ E - 1 LAMPIRAN F - VALIDASI SOP .................... F - 1 LAMPIRAN G - BUKTI PELAKSANAAN VALIDASI SOP ...............................................G - 1 LAMPIRAN H - BUKTI PENGESAHAN DOKUMEN SOP ..............................................H - 1 xiv
LAMPIRAN I - DOKUMENTASI.................... I - 1 BIODATA PENULIS ........................................ J - 1 -
xv
(halaman ini sengaja dikosongkan)
xvi
DAFTAR GAMBAR Gambar 2. 1. Struktur Organisasi DPTSI ....................... 14 Gambar 2. 2. Aktivitas Perawatan Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya ......................................................................... 15 Gambar 2. 3. Tipe Proses Perawatan Perangkat Lunak .. 21 Gambar 2. 4. Siklus Aktivitas Perawatan Perangkat Lunak ........................................................................................ 23 Gambar 2. 5 Siklus Hidup Proses dan Layanan ITILv3 . 32 Gambar 2. 6 Ilustrasi Analisis Kesenjangan................... 49 Gambar 2. 7. Ilustrasi GAP Model Boundless ............... 50 Gambar 2. 8. Halaman Judul Dokumen SOP ................. 55 Gambar 2. 9. Contoh Identitas Prosedur ........................ 58 Gambar 2. 10. Contoh Bagan Flowchart........................ 59 Gambar 3. 1. Model Konseptual Penelitian.................... 61 Gambar 3. 2. Metode Penelitian ..................................... 62 Gambar 6. 1. Deskripsi dan Informasi SOP Permintaan Perawatan SIM ............................................................. 155 Gambar 6. 2. Alur Prosedur Permintaan Perawatan SIM [1] ................................................................................. 156 Gambar 6. 3. Alur Prosedur Permintaan Perawatan SIM [2] ................................................................................. 157 Gambar 6. 4. Alur Prosedur Permintaan Perawatan SIM [3] ................................................................................. 158 Gambar 6. 5. Alur Prosedur Permintaan Perawatan SIM [4] ................................................................................. 159 Gambar 6. 6. Alur Prosedur Permintaan Perawatan SIM [5] ................................................................................. 160 Gambar 6. 7. Alur Prosedur Permintaan Perawatan SIM [6] ................................................................................. 161 Gambar 6. 8. Formulir Online Permintaan Perawatan SIM [1] ................................................................................. 162 Gambar 6. 9. Formulir Online Permintaan Perawatan SIM [2] ................................................................................. 163 xvii
Gambar 6. 10. Deskripsi dan Informasi SOP Perbaikan SIM ............................................................................... 164 Gambar 6. 11. Alur Prosedur Perbaikan SIM [1] ......... 165 Gambar 6. 12. Alur Prosedur Perbaikan SIM [2] ......... 166 Gambar 6. 13. Alur Prosedur Perbaikan SIM [3] ......... 167 Gambar 6. 14. Alur Prosedur Perbaikan SIM [4] ......... 168 Gambar 6. 15. Alur Prosedur Perbaikan SIM [5] ......... 169 Gambar 6. 16. Formulir Online Laporan Perbaikan SIM [1] .................................................................................. 170 Gambar 6. 17. Formulir Online Laporan Perbaikan SIM [2] .................................................................................. 171 Gambar 6. 18. Formulir Online Laporan Perbaikan SIM [3] .................................................................................. 172 Gambar 6. 19. Deskripsi dan Informasi SOP Migrasi SIM ...................................................................................... 174 Gambar 6. 20. Alur Prosedur Migrasi SIM [1] ............. 175 Gambar 6. 21. Alur Prosedur Migrasi SIM [2] ............. 176 Gambar 6. 22. Alur Prosedur Migrasi SIM [3] ............. 177 Gambar 6. 23. Alur Prosedur Migrasi SIM [4] ............. 178 Gambar 6. 24. Alur Prosedur Migrasi SIM [5] ............. 179 Gambar 6. 25. Alur Prosedur Migrasi SIM [6] ............. 180 Gambar 6. 26. Alur Prosedur Migrasi SIM [7] ............. 181 Gambar 6. 27. Formulir Online Spesikasi Kebutuhan [1] ...................................................................................... 182 Gambar 6. 28. Formulir Online Spesifikasi Kebutuhan [2] ...................................................................................... 183 Gambar 6. 29. Formulir Online Spesifikasi Kebutuhan [3] ...................................................................................... 184 Gambar 6. 30. Deskripsi dan Informasi SOP Pemberhentian SIM ...................................................... 185 Gambar 6. 31. Alur Prosedur Pemberhentian SIM [1].. 186 Gambar 6. 32. Alur Prosedur Pemberhentian SIM [2].. 187 Gambar 6. 33. Alur Prosedur Pemberhentian SIM [3].. 188 Gambar 6. 34. Alur Prosedur Pemberhentian SIM [4].. 189 Gambar 6. 35. Alur Prosedur Pemberhentian SIM [5].. 190 xviii
Gambar 6. 36.Alur Prosedur Pemberhentian SIM [6] .. 191 Gambar 6. 37. Formulir Online Pengujian dan Evaluasi [1] ................................................................................. 192 Gambar 6. 38. Formulir Online Pengujian dan Evaluasi [2] ................................................................................. 193 Gambar 6. 39. Formulir Online Pengujian dan Evaluasi ...................................................................................... 194 Gambar 6. 40. Deskripsi dan Informasi SOP Backup Database dan Sistem Informasi.................................... 195 Gambar 6. 41. Alur Prosedur Backup Database dan Sistem Informasi [1] ..................................................... 196 Gambar 6. 42. Alur Prosedur Backup Database dan Sistem Informasi [2] ..................................................... 197 Gambar 6. 43. Alur Prosedur Backup Database dan Sistem Informasi [3] ..................................................... 198 Gambar 6. 44. Alur Prosedur Backup Database dan Sistem Informasi [4] ..................................................... 199 Gambar 6. 45. Alur Prosedur Backup Database dan Sistem Informasi [5] ..................................................... 200 Gambar 6. 46. Formulir Online Laporan Backup Database dan Sistem Informasi [1] .............................. 201 Gambar 6. 47. Formulir Online Laporan Backup Database dan Sistem Informasi [2] .............................. 202 Gambar 6. 48. Formulir Online Laporan Backup Database dan Sistem Informasi [3] .............................. 203 Gambar 6. 49. Deskripsi dan Informasi SOP Pemantauan SIM ............................................................................... 204 Gambar 6. 50. Alur Prosedur Pemantauan SIM [1] ..... 205 Gambar 6. 51. Alur Prosedur Pemantauan SIM [2] ..... 206 Gambar 6. 52. Alur Prosedur Pemantauan SIM [3] ..... 207 Gambar 6. 53. Alur Prosedur Pemantauan SIM [4] ..... 208 Gambar 6. 54. Alur Prosedur Pemantauan SIM [5] ..... 209 Gambar 6. 55. Alur Prosedur Pemantauan SIM [6] ..... 210 Gambar 6. 56. Formulir Online Laporan Pemantauan SIM [1] ................................................................................. 211 xix
Gambar 6. 57. Formulir Online Laporan Pemantauan SIM [2] .................................................................................. 212 Gambar 6. 58. Formulir Online Laporan Pemantauan SIM [3] .................................................................................. 213 Gambar 6. 59. Formulir Berita Acara Diskusi .............. 214 Gambar 6. 60. Formulir Laporan Migrasi SIM ............. 215 Gambar 6. 61. Formulir Laporan Pemberhentian SIM . 216 Gambar 6. 62. Perubahan Pelaksana dan Syarat pada Prosedur Permintaan Perawatan SIM (Sebelum Perubahan) .................................................................... 217 Gambar 6. 63. Perubahan Pelaksana dan Syarat pada Prosedur Permintaan Perawatan SIM (Sesudah Perubahan) .................................................................... 218 Gambar 6. 64. Penambahan Aktivitas pada Prosedur Permintaan Perawatan SIM (Sebelum Perubahan) ....... 218 Gambar 6. 65. Penambahan Aktivitas pada Prosedur Permintaan Perawatan SIM (Sesudah Perubahan) ........ 219 Gambar 6. 66. Perbaikan Urutan Nomor Aktivitas pada Prosedur Perbaikan SIM (Sebelum Perubahan) ............ 220 Gambar 6. 67. Perbaikan Urutan Nomor Aktivitas pada Prosedur Perbaikan SIM (Sesudah Perubahan) ............ 220 Gambar 6. 68. Penambahan Pelaksana pada Prosedur Pemantauan SIM (Sebelum Perubahan) ....................... 221 Gambar 6. 69. Penambahan Pelaksana pada Prosedur Pemantauan SIM (Sesudah Perubahan) ........................ 221 Gambar 6. 70. Penambahan Aktivitas pada Prosedur Pemantauan SIM (Sebelum Perubahan) ....................... 222 Gambar 6. 71. Penambahan Aktivitas pada Prosedur Pemantauan SIM (Sesudah Perubahan) ........................ 222 Gambar 6. 72. Penambahan Contoh Pengisian pada Formulir (Sebelum Perubahan) ..................................... 223 Gambar 6. 73. Penambahan Contoh Pengisian pada Formulir (Sesudah Perubahan)...................................... 223 Gambar 6. 74. Menu/Beranda Akses SOP Perawatan SIM ...................................................................................... 224 xx
Gambar 6. 75. Tampilan Akses Informasi Umum SOP Pemberhentian SIM ...................................................... 224 Gambar 6. 76. Tampilan Akses Alur Prosedur Backup Database dan Sistem Informasi.................................... 225 Gambar 6. 77. Tampilan Akses dan Pengunduhan Formulir versi Hard Copy ............................................ 225 Gambar 6. 78. Tampilan Hasil Unduh Formulir versi Hard Copy .................................................................... 225 Gambar 6. 79. Tampilan Akses Formulir Online Laporan Migrasi SIM ................................................................. 226 Gambar C. 1. Proses Bisnis Perawatan SIM ............ C - 1 Gambar C. 2. Proses Bisnis Backup Database ......... C - 2 Gambar C. 3. Proses Bisnis Pemantauan SIM.......... C - 2 Gambar E. 1. Bukti Pelaksanaan Verifikasi Dokumen SOP........................................................................... E - 1 Gambar G. 1. Hasil Pengisian Formulir Permintaan Perawatan ................................................................. G - 1 Gambar G. 2. Hasil Pengisian Formulir Pengujian dan Evaluasi .................................................................... G - 2 Gambar G. 3. Hasil Pengisian Formulir Laporan Perbaikan SIM [1] .................................................... G - 3 Gambar G. 4. Hasil Pengisian Formulir Laporan Perbaikan SIM [2] .................................................... G - 4 Gambar G. 5. Hasil Pengisian Formulir Spesifikasi Kebutuhan [1] ........................................................... G - 5 Gambar G. 6. Hasil Pengisian Formulir Spesifikasi Kebutuhan [2] ........................................................... G - 6 Gambar G. 7. Hasil Pengisian Formulir Laporan Backup Database dan Sistem Informasi [1] .......................... G - 7 Gambar G. 8. Hasil Pengisian Formulir Laporan Backup Database dan Sistem Informasi [2] .......................... G - 8 Gambar G. 9. Hasil Pengisian Formulir Laporan Pemantauan SIM [1] ................................................. G - 9 Gambar G. 10. Hasil Pengisian Formulir Laporan Pemantauan SIM [2] ............................................... G - 10 xxi
Gambar G. 11. Hasil Pengisian Pada Formulir Online Permintaan Perawatan [1] ...................................... G - 10 Gambar G. 12. Hasil Pengisian Pada Formulir Online Permintaan Perawatan [2] ...................................... G - 11 Gambar G. 13. Dokumen Excel Report Tanggapan pada Formulir Permintaan Perawatan............................. G - 11 Gambar G. 14. Hasil Pengisian pada Formulir Online Pengujian dan Evaluasi .......................................... G - 12 Gambar G. 15. Hasil Pengisian pada Formulir Online Laporan Perbaikan SIM [1] ................................... G - 13 Gambar G. 16. Hasil Pengisian pada Formulir Online Spesifikasi Kebutuhan ........................................... G - 14 Gambar G. 17 Hasil Pengisian pada Formulir Online Backup Database dan Sistem Informasi ................ G - 15 Gambar G. 18. Hasil Pengisian pada Formulir Online Laporan Pemantauan SIM...................................... G - 15 Gambar G. 19. Bukti Pelaksanaan Validasi Dokumen SOP ........................................................................ G - 16 Gambar H. 1. Bukti Pengesahan Dokumen SOP ..... H - 1 Gambar I. 1. Penandatangan Bukti Pelaksanaan Verifikasi Dokumen SOP oleh Kasubdit PSI DPTSI ITS Surabaya, Ibu Anny Yuniarti, S.Kom., M.Comp.Sc................... I - 1 Gambar I. 2. Pelaksanaan Simulasi Pengisian Formulir Online untuk Validasi Dokumen SOP olah Staf Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya, Ibu Sri Lestari, S.ST ........ I - 1 Gambar I. 3. Pengisian Formulir oleh Staf Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya, Ibu Sri Lestari, S.ST ............... I - 2 Gambar I. 4. Penandatangan Dokumen SOP dan Bukti Pelaksanaan Validasi oleh Kasubdit PSI DPTSI ITS Surabaya, Ibu Anny Yuniarti, S.Kom., M.Comp.Sc. . I - 2 -
xxii
DAFTAR TABEL Tabel 2. 1. Penelitian Sebelumnya ................................... 9 Tabel 2. 2. SIM INTEGRA DPTSI ITS Surabaya ......... 17 Tabel 2. 3. Kontrol ISO/IEC 14764:2006 ...................... 23 Tabel 2. 4. Acuan Monitoring and Control .................... 33 Tabel 2. 5. Acuan Backup............................................... 35 Tabel 2. 6. Pemetaan antara ISO/IEC 14764:2006 dan IT Operation Management Function ITILv3 ...................... 36 Tabel 3. 1. Tahap Persiapan - Studi Literatur dan Studi Dokumen ........................................................................ 64 Tabel 3. 2. Tahap Penggalian Data dan Informasi Penyusunan Interview Protocol ...................................... 66 Tabel 3. 3. Tahap Penggalian Data dan Informasi Wawancara dan Observasi ............................................. 67 Tabel 3. 4. Tahap Penggalian Data dan Informasi Verifikasi Data dan Informasi ........................................ 69 Tabel 3. 5. Tahap Analisis - Analisis Kondisi Kekinian, Ekspektasi dan Kondisi Ideal berdasarkan acuan yang digunakan ....................................................................... 70 Tabel 3. 6. Tahap Analisis - Analisis Kesenjangan ........ 71 Tabel 3. 7. Tahap Pembuatan SOP - Penyusunan Struktur dan Konten SOP ............................................................. 73 Tabel 3. 8. Tahap Pembuatan SOP - Penyusunan Dokumen SOP Perawatan SIM ...................................... 74 Tabel 3. 9. Tahap Pembuatan SOP - Verifikasi SOP ..... 75 Tabel 3. 10. Tahap Pembuatan SOP - Validasi SOP ...... 76 Tabel 3. 11. Tahap Akhir - Penarikan Kesimpulan dan Saran, Penyempurnaan Dokumen SOP dan Penyusunan Buku Tugas Akhir .......................................................... 77 Tabel 4. 1. Informasi Pelaksanaan Interview dan Narasumber .................................................................... 82 Tabel 4. 2. Kolom Pertanyaan ........................................ 83
xxiii
Tabel 4. 3. Rancangan SOP menurut Peraturan Pemerintah ...................................................................... 89 Tabel 4. 4. Rancangan Proses Verifikasi ........................ 90 Tabel 4. 5. Rancangan Proses Validasi ........................... 92 Tabel 5. 1. Kondisi Kekinian Perawatan SIM berdasarkan Tahapan/Aktivitas Standar Acuan ................................ 100 Tabel 5. 2. Aktor dan Peran dalam Proses Perawatan SIM ...................................................................................... 102 Tabel 5. 3. Kondisi Kekinian Pemantauan SIM berdasarkan Tahapan/Aktivitas Standar Acuan ............ 103 Tabel 5. 4. Aktor dan Peran dalam Aktivitas Pemantauan SIM ............................................................................... 105 Tabel 5. 5. Kondisi Kekinian Aktivitas Backup Database dan Sistem Informasi berdasarkan Tahapan/Aktivitas Standar Acuan ............................................................... 105 Tabel 5. 6. Aktor dan Peran dalam Aktivitas Backup Database dan Sistem Informasi .................................... 107 Tabel 5. 7. Kondisi Ekspektasi Proses Perawatan SIM 108 Tabel 6. 1. Analisis Kondisi Kekinian .......................... 117 Tabel 6. 2. Analisis Kondisi Ideal ................................. 122 Tabel 6. 3. Analisis Kesenjangan .................................. 134 Tabel 6. 4. Identifikasi Perubahan dan Dampak ........... 140 Tabel 6. 5. Identifikasi Solusi ....................................... 143 Tabel 6. 6. Usulan SOP ................................................. 145 Tabel 6. 7. Rancangan Struktur dan Konten SOP ......... 148 Tabel 6. 8. Rencana Dokumen SOP .............................. 150 Tabel 6. 9. Rancangan Ruang Lingkup dan Konten SOP berdasarkan KPI ............................................................ 151 Tabel A. 1. Interview Protocol [1] ........................... A - 1 Tabel A. 2. Interview Protocol [2] ........................... A - 4 Tabel A. 3. Interview Protocol [3] ........................... A - 6 Tabel A. 4. Interview Protocol [4] ........................... A - 7 Tabel A. 5. Interview Protocol [5] ........................... A - 8 Tabel A. 6. Interview Protocol [6] ........................... A - 9 Tabel B. 1. Hasil Wawancara [1] ............................. B - 1 xxiv
Tabel B. 2. Hasil Wawancara [2] ............................. B - 5 Tabel B. 3. Hasil Wawancara [3] ............................. B - 9 Tabel B. 4. Hasil Wawancara [4] ........................... B - 10 Tabel B. 5. Hasil Wawancara [5] ........................... B - 11 Tabel B. 6. Hasil Wawancara [6] ........................... B - 13 Tabel D. 1. Hasil Wawancara Verifikasi SOP.......... D - 1 Tabel F. 1. Hasil Simulasi untuk Validasi SOP........ F - 1 -
xxv
(halaman ini sengaja dikosongkan)
xxvi
BAB I PENDAHULUAN
BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini akan dijelaskan mengenai sekilas keadaan organisasi, latar belakang dan rumusan masalah yang diperoleh, tujuan dan manfaat yang dapat diperoleh, relevansi, serta sistematika penulisan tugas akhir dengan mata kuliah yang ada di Jurusan Sistem Informasi ini 1.1.
Latar Belakang
Perawatan (maintenance) adalah salah satu proses penting yang harus dilakukan setelah dilakukan pengembangan sebuah perangkat lunak. Perawatan dilakukan untuk menjaga atau memperbaiki fasilitas yang ada sehingga sesuai dengan standar (baik secara fungsional dan kualitas), sehingga dalam kondisi terbaik dan dapat berjalan sesuai dengan tujuannya [1]. Dalam melaksanakan proses perawatan tersebut, dibutuhkan prosedur yang digunakan sebagai panduan atau acuan bagi pihak-pihak di dalam organisasi tersebut untuk dapat memastikan bahwa proses perawatan yang dijalankan telah sesuai dengan standar atau acuan yang tepat. Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI) ITS Surabaya sebagai lembaga penyelenggaraan layanan utama Teknologi Sistem Informasi (TSI) yang terdapat di lingkup kampus ITS Surabaya membagi peran/fungsi tata kelola pada layanan TSI menjadi tiga kelompok layanan, dimana salah satunya adalah Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) [2]. Pada kelompok Subdit PSI salah satu tugas pokok yang dikerjakan adalah melakukan perawatan (maintenance) terhadap sistem informasi. Sistem informasi yang dimaksud, salah satunya berupa Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang telah dikembangkan oleh DPTSI di lingkup kampus ITS Surabaya. [3]. Pada kenyataan yang saat ini terjadi, Subdit PSI tidak memiliki prosedur yang baku sebagai panduan atau acuan dalam melakukan proses perawatan terhadap SIM yang dikelola. 1
2 Proses perawatan yang saat ini dilakukan, bersifat quick respons dimana proses perawatan terhadap SIM tersebut dilaksanakan apabila pengguna/unit di lingkup kampus ITS Surabaya melaporkan permasalahan yang dihadapi ketika menggunakan SIM kepada Subdit PSI. Sehingga, proses perawatan dilaksanakan hanya berdasarkan permasalahan yang didapatkan dalam proses operasional SIM setiap harinya. Tidak pernah ada aturan yang baku dalam proses perawatan terhadap SIM yang dikelola oleh Subdit PSI. Oleh karena itu, diperlukan prosedur yang terstandar sebagai panduan atau acuan dalam melakukan proses perawatan SIM sesuai dengan standar dan kontrol yang ada, yang didokumentasikan dalam bentuk dokumen SOP. Berdasarkan hasil studi tentang pembuatan dokumen SOP yang telah dilakukan, juga bentuk-bentuk kontrol perawatan lunak yang selama ini digunakan dalam penelitian sebelumnya, maka dokumen SOP yang diimplementasikan nantinya menggunakan metode analisis kesenjangan (gap analysis) terhadap kondisi kekinian proses perawatan ketiga SIM dengan kondisi ideal yang disesuaikan dengan standar ISO/IEC 14764:2006 Software Engineering-Software Life Cycle ProcessesMaintenance, sebagai kontrol dalam melaksanakan proses perawatan terhadap SIM [1]. Untuk aktivitas terkait backup dan pemantauan pada SIM, karena pada standar ISO yang digunakan belum mencukupi detail aktivitas yang harus dilakukan [4], maka ditambahkan aktivitas pada level Service Operation yang digunakan sebagai acuan dan kontrol pelengkap dalam proses perawatan yang berupa pemantauan dan kontrol (monitoring and control) serta aktivitas backup [5]. Sehingga, diharapkan dokumen SOP Perawatan SIM ini dapat dijadikan sebagai panduan melaksanakan proses perawatan SIM yang sesuai dengan standar.
3 1.2.
Rumusan Masalah
Dari latar belakang yang dipaparkan sebelumnya, maka rumusan masalah dalam pengerjaan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1.
2.
3.
1.3.
Bagaimana kesenjangan yang terjadi antara kondisi kekinian perawatan SIM yang telah dikembangkan dan dikelola oleh DPTSI ITS Surabaya dengan kondisi ideal perawatan SIM yang mengacu pada standar acuan (ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3)? Bagaimana bentuk dokumen SOP perawatan SIM yang mengacu pada standar acuan dari hasil analisis kesenjangan yang dilakukan? Berdasarkan proses verifikasi dan validasi, apakah dokumen SOP perawatan SIM yang dihasilkan telah sesuai dengan standar dan kebutuhan dari DPTSI ITS Surabaya? Batasan Masalah
Batasan masalah pada tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Penelitian tugas akhir ini berfokus pada pembuatan dokumen Standar Operational Prosedur (SOP) perawatan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang mengacu pada standar ISO/IEC 14764:2006 tentang software maintenance mencakup aktivitas Process Implementation, Problem and Modification Analysis, Modification Implementation, Maintenance Review/Acceptance, Migration and Retirement. 2. Untuk tambahan aktivitas pemantauan dan backup menggunakan standar acuan aktivitas monitoring and control serta backup pada level Service Operation di kerangka kerja ITILv3. 3. Penelitian tugas akhir ini hanya berada pada lingkup ITS Surabaya, sehingga data-data yang diperoleh dalam penelitian tugas akhir berasal dari pihak
4 pengelola SIM yang menjadi subjek penelitian tugas akhir, yaitu DPTSI ITS Surabaya. 4. Proses perawatan SIM yang dilakukan dalam penelitian tugas akhir ini hanya mencakup seputar perawatan komponen-komponen SIM yang bersifat fungsional (non-fisik). 5. Target penelitian tugas akhir hanya terkait dengan proses perawatan SIM yang terdapat di yang telah dikembangkan, dikelola dan diimplementasikan di lingkup kampus ITS Surabaya. 6. Penelitian tugas akhir ini menggunakan metode analisis kesenjangan (gap analysis), yaitu menggunakan GAP 2 terkait kesenjangan antara persepsi manajemen dan standar kualitas layanan. 1.4.
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian tugas akhir berdasarkan permasalahan yang diangkat adalah sebagai berikut : 1. Mengetahui kesenjangan yang terjadi antara kondisi kekinian perawatan SIM yang telah dikembangkan dan dikelola oleh DPTSI ITS Surabaya dengan kondisi ideal perawatan SIM mengacu pada standar acuan (ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3). 2. Menghasilkan dokumen SOP perawatan SIM yang nantinya dapat digunakan oleh DPTSI ITS Surabaya untuk melakukan proses perawatan terhadap terhadap SIM berdasarkan hasil analisis kesenjangan yang dilakukan dan sesuai dengan standar acuan (ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3). 3. Mengetahui hasil proses verifikasi dan validasi dari dokumen SOP perawatan SIM yang telah dihasilkan, untuk mendukung proses perawatan SIM dapat berjalan sesuai dengan kebutuhan dan prosedur yang terstandar, yang nantinya dapat diterapkan oleh Subdit DPTSI ITS Surabaya.
5 1.5.
Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian tugas akhir ini dijelaskan sebagai berikut : Bagi Dunia Akademis: Sebagai informasi dan referensi bagi mahasiswa lain yang ingin melakukan pengkajian dalam membuat dokumen SOP yang terkait dengan perawatan perangkat lunak, yang memenuhi standar acuan ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3. Bagi Organisasi (DPTSI ITS Surabaya) : Memiliki dokumen SOP perawatan SIM yang sesuai dengan standar acuan ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3, sehingga dapat digunakan sebagai panduan atau acuan dalam melakukan proses perawatan SIM yang dikelola oleh DPTSI ITS Surabaya. 1.6.
Relevansi
Relevansi tugas akhir ini terhadap laboratorium Manajemen Sistem Informasi (MSI) Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi ITS Surabaya disebabkan karena merupakan penerapan dari beberapa mata kuliah, seperti Manajemen Layanan SI/TI dan Tata Kelola TI. Adapun hasil akhir dari penelitian tugas akhir ini adalah berupa usulan dokumen Standard Operating Procedure (SOP) Perawatan SIM yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kualitas performa perawatan SIM yang dikembangkan dan dikelola oleh DPTSI ITS Surabaya, sehingga kedepannya aktivitas perawatan dapat berjalan sesuai dengan standar acuan yang digunakan. 1.7.
Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan merupakan urutan dalam penulisan buku tugas akhir. Pada buku tugas akhir ini dibagi menjadi enam bab, yakni:
6 BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini akan dijelaskan tentang Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Batasan Masalah, Tujuan Tugas Akhir, dan Manfaat Kegiatan Tugas Akhir. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Pada bab ini penulis melakukan tinjauan terhadap tulisan dari beberapa penelitian sebelumnya yang sesuai dengan topik yang diambil dan beberapa teori dasar pendukung topik yang diambil. Topik yang dijelaskan antara lain mengenai konsep perawatan perangkat lunak di ISO/IEC 14764:2006, aktivitas backup dan monitoring pada kerangka kerja ITILv3 serta konsep lain yang berkaitan dengan pembuatan tugas akhir. BAB III METODE PENELITIAN Pada bab ini akan menggambarkan uraian dan urutan pengerjaan penelitian tugas akhir mengenai pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) Perawatan SIM. BAB IV PERANCANGAN Pada bab ini akan menjabarkan mengenai perancangan yang dilakukan dalam pengerjaan penelitian tugas akhir. BAB V IMPLEMENTASI Pada bab ini akan menjelaskan mengenai implementasi yang telah dilakukan sesuai dengan perancangan yang telah dibuat sebelumnya. BAB VI HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bab ini akan membahas mengenai hasil dan pembahasan sebuah data yang diperoleh dari tahap implementasi untuk dianalisis. Dari bab ini juga dapat diperoleh hasil verifikasi dan validasi yang telah dilakukan untuk mengetahui kesesuaian dokumen SOP Perawatan SIM yang telah dibuat dengan keinginan dari Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya.
7 BAB VII PENUTUP Bab ini berisi tentang simpulan dari keseluruhan tugas akhir dan saran maupun rekomendasi terhadap penelitian tugas akhir ini untuk perbaikan ataupun penelitian lanjutan yang memiliki kesamaan dengan topik yang diangkat.
8 (halaman ini sengaja dikosongkan)
9
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
BAB II TINJAUAN PUSTAKA Pada bab ini menjelaskan tentang tinjauan terhadap tulisan dan dari beberapa penelitian sebelumnya yang sesuai dengan topik yang diambil dan beberapa teori dasar dan referensi pendukung topik yang diambil yang berkaitan dengan penelitian tugas akhir ini. 2.1.
Penelitian Sebelumnya
Penelitian tugas akhir ini menggunakan metode yang dikembangkan pada penelitian sebelumnya. Sementara untuk obyek penelitian dan tujuan penelitian adalah berbeda. Berikut adalah 5 hasil studi penelitian sebelumnya dijelaskan pada Tabel 2. 1. Tabel 2. 1. Penelitian Sebelumnya
No 1
Nama Penulis
Judul Penelitian
Annisa Rachmi, Tony Dwi Susanto, S.T., M.T., Ph.D., Anisah Herdiyanti, S.Kom., M.Sc.
Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) Service Desk Berdasarkan Kerangka Kerja ITIL V3 dengan Menggunakan Metode Analisis Gap Layanan (Studi Kasus: PT. XYZ, Tangerang). [6]
9
Hasil Penelitian 1.
Pembuatan dokumen SOP service desk dibuat berdasarkan proses-proses yang ada di dalam ITIL v3 yang terkait dengan fungsi service desk. Dokumen SOP yang dihasilkan tidak hanya berdasarkan standar ITIL, namun juga dibuat
Keterkaitan dengan Penelitian Penelitian menggunakan metode dan kerangka kerja yang sama, maka dapat digunakan sebagai acuan bagaimana peneliti sebelumnya melakukan analisis kesenjangan serta acuan bagi peneliti dalam melakukan
10 No
Nama Penulis
Judul Penelitian
Hasil Penelitian
2.
2
Sella Wahyu Restiana; Tony Dwi Susanto,
Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP)
1.
berdasarkan kebutuhan dan kebijakan oleh pihakpihak terkait yang memiliki kewenangan untuk mendefinisikan informasi yang dimuat ke dalam dokumen SOP. Berdasarkan hasil analisis GAP, dihasilkan 4 prosedur (2 prosedur baru dan 2 prosedur diperbarui). Selain 4 prosedur, dihasilkan juga beberapa kebijakan dan form untuk melengkapi dokumen SOP. Peneliti mampu mengetahui gap yang terjadi antara
Keterkaitan dengan Penelitian pembuatan SOP.
Penelitian menggunakan standar acuan kerangka kerja ITILv3 pada
11 No
Nama Penulis
Judul Penelitian
S.T., M.T., Ph.D; Eko Wahyu Tyas, S.Kom., MBA.
Layanan TI Berdasarkan Gap Analysis dan ITIL 2011 Level Service Operation Pada Jurusan Sistem Informasi ITS. [7]
Hasil Penelitian
2.
3
Inayatin ‘Ulya Ataina; Bekti Cahyo Hidayanto, S.Si., M.Kom.; Hanim Maria Astuti, S.Kom, M.Sc.
Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) Manajemen Akses Sistem Informasi Manajemen (SIM) Berdasarkan Kerangka Kerja ITIL V3 dan ISO 27002 (Studi
kondisi service operation Jurusan Sistem Informasi dengan kondisi ideal service operation pada ITIL 2011 Penelitian menghasilkan standard operating procedure (SOP) layanan TI berdasarkan hasil analisis kesenjangan.
1. Peneliti mampu mengetahui gap yang terjadi antara kondisi kekinian manajemen akses LPTSI ITS Surabaya dengan kondisi ideal pada standar acuan ISO 27002 dan
Keterkaitan dengan Penelitian level service operation, dimana dapat digunakan sebagai acuan bagaimana penggunaan ITILv3 level service operation dalam penyusunan SOP..
Penelitian menggunakan standar acuan ISO dalam pembuatan SOP, sehingga dapat dijadikan sebagai acuan referensi bagaimana penggunaan kontrol ISO dalam
12 No
4
Nama Penulis
Ari Cahaya Puspitaningrum; Hanim Maria Astuti, S.Kom., M.Sc.; Anisah Herdiyanti, S.Kom., M.Sc.
Judul Penelitian
Hasil Penelitian
Kasus: Institut Teknologi Sepuluh Nopember). [8]
ITILv3 tentang manajemen akses. 2. Penelitian menghasilkan Standard Operating Procedure (SOP) Manajemen Akses berdasarkan hasil analisis kesenjangan.
Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) Pengembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM) berdasarkan Analisis Kesenjangan dengan menggunakan Kerangka Kerja COBIT 5 Dan ITIL V3. (Studi Kasus : Lembaga Pengem-
1. Peneliti mampu mengetahui gap yang terjadi antara kondisi kekinian proses pengembangan SIM LPTSI ITS Surabaya dengan kondisi ideal pada standar acuan COBIT5 dan ITILv3 tentang manajemen perubahan. 2. Penelitian menghasilkan Standard Operating
Keterkaitan dengan Penelitian pembuatan SOP.
Topik penelitian yang digunakan sama, yakni mengenai Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang dikelola oleh LPTSI, dan juga menggunakan standar acuan yang sama terkait dengan manajemen perubahan.
13 No
Nama Penulis
Judul Penelitian bangan Teknologi Sistem Informasi ITS Surabaya) [9]
2.2.
Hasil Penelitian
Keterkaitan dengan Penelitian
Procedure (SOP) Perawatan SIM berdasarkan hasil analisis kesenjangan.
Dasar Teori
Sebelum melakukan penelitian tugas akhir, penulis melakukan tinjauan terhadap tulisan dari beberapa penelitian sebelumnya yang sesuai dengan topik yang diambil. Hasil tinjauan tersebut adalah sebagai berikut 2.2.1.
Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI)
Berdasarkan Permendikbud No. 86 Tahun 2013 tentang OTK ITS, Badan Teknologi dan Sistem Informasi (BTSI) telah berubah nama menjadi Lembaga Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (LPTSI). Pada bulan Oktober tahun 2016, LPTSI telah berubah nama menjadi Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI) [2]. DPTSI bertugas untuk menyediakan dan mengelola layanan Teknologi Informasi di lingkungan kampus ITS Surabaya. Tugas dan fungsi DPTSI ITS Surabaya, meliputi [2]: 1. Penyusunan rencana, program dan anggaran Lembaga. 2. Pelaksanaan penelitian dan pengembangan teknologi dan sistem informasi. 3. Pelaksanaan penjaminan keamanan sistem informasi. 4. Pelaksanaan peningkatan kemampuan dan kopetensi tenaga; kependidikan di bidang teknologi dan sistem informasi. 5. Pengelolaan sistem informasi berbasis web.
14 6. Pelaksanaan pemberian layanan jasa dibidang teknologi dan sistem informasi. 7. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pengembangan teknologi dan sistem informasi. 8. Pelaksanaan urusan administrasi Lembaga. Berdasarkan tugas dan fungsi DPTSI ITS Surabaya di atas, penelitian tugas akhir ini fokus terhadap perawatan SIM yang masih berkaitan dengan tugas dan fungsi pada pengelolaan sistem informasi berbasis web. DPTSI ITS Surabaya memiliki beberapa sub direktorat untuk melakukan pengelolaan Teknologi Sistem Informasi (TSI). Salah satu diantaranya adalah Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI), dimana tugas pokok yang dikerjakan adalah melakukan pengembangan dan perawatan/pemeliharaan (maintenance) terhadap Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang ada di kampus ITS Surabaya, baik yang dikembangkan oleh DPTSI ITS Surabaya ataupun pihak lainnya. Berikut ini adalah Gambar terkait dengan kelompok layanan yang dimiliki oleh DPTSI ITS Surabaya, yang terdapat pada Gambar 2. 1.
Gambar 2. 1. Struktur Organisasi DPTSI (Sumber: DPTSI ITS Surabaya, Oktober 2016)
Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya saat ini membagi tugas pokok tersebut dalam dua bagian, yakni pengembangan SIM dan perawatan sistem informasi. Untuk perawatan sistem informasi,
15 beberapa detail pekerjaan yang dilakukan terdapat pada Gambar 2. 2.
Gambar 2. 2. Aktivitas Perawatan Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya (Sumber: Dokumen DPTSI ITS Surabaya, 2015)
Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa perawatan SIM merupakan aktivitas di bawah tanggung jawab dari Kepala Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) DPTSI ITS Surabaya. 2.2.2. Tata Kelola TI Tata kelola TI merupakan bagian integral tata kelola perusahaan dan terdiri dari kepemimpinan dan struktur organisasi serta proses-proses yang menjamin bahwa organisasi TI dapat mendukung dan memperluas sasaran serta strategi organisasi [10]. Dari penjelasan diatas, Tata kelola TI yang dilakukan secara efektif dapat memberikan beberapa manfaat, antara lain: 1. 2. 3. 4.
Keuntungan kompetitif organisasi Meningkatkan kualitas penggunaan TI Memberikan inovasi pada bisnis Mengurangi risiko terkait TI.
Tata kelola TI memiliki beberapa jenis bentuk kontrol yang mendukung pelaksanaan dalam mengarahkan, mengelola, dan
16 mengontrol penggunaan TI. Berikut ini adalah penjelasan bentuk kontrol pada tata kelola berdasarkan area bisnis [11]: 1. Kebijakan (Policies) adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi garis besar dan dasar rencana dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan, dan cara bertindak. Kebijakan berisikan pernyataan tujuan, prinsip, dan garis besar pedoman untuk manajemen dalam usaha mencapai sasaran. 2. Standar (Standard) adalah suatu norma atau aturan yang biasanya berupa suatu dokumen formal untuk menciptakan kriteria, metode, proses, dan pelaksanaan teknis yang seragam. 3. Standard Operating Procedure (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis atau metode langkah demi langkah yang didokumentasikan mengenai bagaimana suatu proses harus dilaksanakan dan diselesaikan secara terperinci serta oleh siapa dilakukan. Selain itu, bentuk kontrol tersebut akan dibedakan ke dalam kelompok kategori kontrol. Kategori kontrol yang dimaksudkan antara lain [11]: 1. Preventive: dirancang untuk mencegah hasil-hasil yang diharapkan sebelum terjadi, 2. Detective: dirancang untuk menemukan hasil-hasil yang tidak diharapkan pada saat terjadinya. 3. Corrective: dirancang untuk memastikan bahwa tindakan korektif diambil untuk memperbaiki hal-hal yang tidak diharapkan atau untuk memastikan bahwa hal-hal tersebut tidak terulang. Bentuk tata kelola TI yang dihasilkan dalam tugas akhir ini adalah bentuk kontrol berdasarkan level area bisnis, yaitu berupa standard operating procedure yang mengatur pengelolaan kegiatan layanan TI.
17 2.2.3. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Menurut Turban, McLean, serta Waterbe, didalam buku Information Technology for Management Making Connection for Strategies Advantages [12], Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah suatu sistem yang mengumpulkan (collect), memproses (processing), menyimpan (save), menganalisa (analyze), serta juga menyebarkan (spread) informasi untuk tujuan yang lebih spesifik. Ada pula yang menjelaskan bahwa definisi dari SIM adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi. Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen merupakan sebuah tools atau aplikasi yang memanfaatkan teknologi informasi untuk digunakan dalam pengumpulan, proses, menyimpan dan analisis data tertentu. Pada penelitian tugas akhir ini menggunakan objek penelitian yang mencakup semua Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang telah dikembangkan oleh Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) DPTSI ITS Surabaya, dikarenakan pembuatan SOP Perawatan SIM yang dihasilkan dalam penelitian tugas akhir ini bersifat general. Walaupun demikian, penelitian tetap mengutamakan 3 SIM utama yang dikelola langsung oleh Subdit PSI DPTSI, yang terdapat pada Tabel 2. 2. [3]. Tabel 2. 2. SIM INTEGRA DPTSI ITS Surabaya
SIM INTEGRA Kepegawaian
Uraian Sistem informasi manajemen yang mencakup berbagai proses tentang kepegawaian, dimana memiliki database kepegawaian yang cukup lengkap dan menjadi acuan pengelolaan data
Modul-Modul 1. 2. 3.
4.
Kelola data pegawai Kelola pangkat dan jabatan Kelola riwayat pendidikan, riwayat pelatihan, kegiatan publikasi Rekap absensi sidik jari
18 SIM INTEGRA
Akademik
Uraian pegawai diseluruh ITS. Sistem informasi manajemen yang menunjang proses bisnis akademik di ITS.
Modul-Modul 5. 1. 2.
3. 4.
5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Keuangan
Sistem informasi manajemen untuk pengelolaan keuangan yang telah mengacu pada standar pengelolaan keuangan menurut kententuan Badan Layanan Umum (BLU).
12. 1.
2. 3.
4.
5.
Update data tugas belajar Biodata mahasiswa Penjadwalan dan pengalokasian pengajar View jadwal perkuliahan Perencanaan dan persetujuan rencana kuliah (FRS) Ekivalensi Monitoring kehadiran Proses evaluasi View dan cetak transkrip nilai IPD Dosen Menajemen mutu perkuliahan Update data wisuda Reporting Pengajuan uang muka kegiatan (UMK) Rekonsiliasi dana dengan bank mitra Pelaporan/Pertang gung Jawaban Dana Online Pengelolaan Pendapatan Institusi, termasuk pendapatan SPP Jurnal Buku Besar, dan Neraca Keuangan
19 SIM INTEGRA
Uraian
Modul-Modul 6.
7. 8.
Pemantauan anggaran dan serapan dana dan belanja unit Pelaporan keuangan Monitoring dan Evaluasi oleh Manajemen
2.2.4. Perawatan Perangkat Lunak (Software Maintenance) Pengertian perawatan/pemeliharaan (maintenance) sendiri adalah suatu kegiatan yang di lakukan manusia untuk menjaga atau merawat sebuah benda atau perangkat (keras atau pun lunak) agar dapat terus digunakan. Perawatan dilakukan secara berulang-ulang dengan tujuan agar peralatan selalu memiliki kondisi yang sama dengan keadaan awalnya. Maintenance juga dilakukan untuk menjaga peralatan tetap berada dalam kondisi yang dapat diterima oleh penggunanya. Sedangkan, perawatan perangkat lunak (software maintenance) menurut ISO/IEC 14764:2006 adalah aktivitas yang dimulai sejak perangkat lunak mulai digunakan (after delivery) hingga akhirnya perangkat lunak tersebut tidak dapat digunakan lagi (retired) [1]. Tujuannya adalah untuk memperbaiki kesalahan (to correct), meningkatkan kinerja/fungsionalitas (to improve), menyesuaikan dengan lingkungan (to adapt), atau untuk mencegah terjadinya kesalahan (to prevent). ISO/IEC 14764:2006 membagi perawatan perangkat lunak yang disebabkan karena adanya permintaan perubahan (modification request, MR) menjadi 2 klasifikasi, dimana di dalam setiap klasifikasi tersebut terdapat detal dari tipe-tipe perawatan lunak yang dapat dilakukan, antara lain sebagai berikut [1]:
20 1. Correction, merupakan tindakan perawatan berupa perbaikan terhadap sistem ketika terdapat kesalahan pada sistem yang menyebabkan sistem tidak dapat memenuhi kebutuhannya. Beberapa tipe perawatan perangkat lunak yang masuk dalam klasifikasi ini antara lain: a. Corrective Maintenance: perawatan perangat lunak berupa modifikasi reaktif untuk produk perangkat lunak yang dilakukan setelah produk dikembangkan dan dijalankan untuk memperbaiki kesalahan terhadap produk yang ditemukan dalam kondisi tertentu. b. Preventive Maintenance: perawatan perangkat lunak berupa modifikasi produk perangkat lunak yang dilakukan setelah produk dikembangkan dan dijalankan untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan laten dalam produk perangkat lunak sebelum mereka menjadi kesalahan operasional. 2. Enhancement, meliputi kegiatan perawatan dalam bentuk modifikasi produk perangkat lunak yang dilakukan setelah produk dikembangkan dan dijalankan untuk memenuhi kebutuhan baru untuk perangkat lunak tersebut. Beberapa tipe perawatan perangkat lunak yang masuk dalam klasifikasi ini antara lain: a. Adaptive Maintenance: perawatan modifikasi produk perangkat lunak yang dilakukan setelah produk dikembangkan dan dijalankan untuk menjaga produk perangkat lunak agar dapat digunakan dalam kondisi lingkungan atau produk yang berubah-ubah/dapat beradaptasi. b. Perfective Maintenance: perawatan modifikasi produk perangkat lunak yang dilakukan setelah produk dikembangkan dan dijalankan, biasanya menyediakan perangkat tambahan bagi pengguna, perbaikan dokumentasi program, dan pengodean ulang untuk meningkatkan kinerja perangkat lunak, pemeliharaan, atau atribut perangkat lunak lainnya.
21 Berikut ini adalah diagram pembagian tipe-tipe proses perawatan perangkat lunak, menurut ISO/IEC 14764:2006, yang terpadat pada Gambar 2. 3. [1].
Gambar 2. 3. Tipe Proses Perawatan Perangkat Lunak (Sumber: ISO/IEC 14764:2006 Software Engineering-Software Life Cycle Processes-Maintenance, 2006)
Dalam penelitian tugas akhir ini, pendefinisian, tujuan dan tipe perawatan ini digunakan sebagai landasan informasi yang harus diketahui dalam melakukan aktivitas perawatan SIM menggunakan dokumen SOP perawatan SIM yang akan dikembangkan. 2.2.5. ISO/IEC 14764:2006 ISO/IEC 14764:2006 Software Engineering-Software Life Cycle Processes-Maintenance adalah standar ISO yang digunakan dalam melakukan proses perawatan perangkat lunak. ISO/IEC 14764:2006 digunakan untuk memberikan panduan tentang pengelolaan (atau bagaimana melakukan) proses perawatan perangkat lunak, seperti mengidentifikasi bagaimana proses perawatan perangkat lunak dapat dilakukan pada kondisi tertentu [1]. Standar internasional ini juga menekankan terhadap proses-proses lain dalam perawatan perangkat lunak, seperti: kemampuan maintainability dari produk perangkat lunak, kebutuhan untuk model layanan dari perawatan perangkat lunak, dan kebutuhan untuk strategi dan perencanaan perawatan perangkat lunak.
22 Standar ini memberikan kerangka kerja yang terencana dan spsifik terhadap bagaimana proses pemeliharaan perangkat lunak dapat dilaksanakan, dievaluasi, dan disesuaikan dengan ruang lingkup pemeliharaan dan besarnya produk perangkat lunak yang ada. Standar ini memberikan kerangka, terminologi yang tepat, dan proses untuk memungkinkan teknologi berupa aplikasi yang konsisten (alat, teknik, dan metode) dalam melakukan proses perawatan perangkat lunak [1]. Standar ini memberikan panduan untuk pemeliharaan perangkat lunak, dimana mendefinisikan kegiatan dan tugas-tugas pemeliharaan perangkat lunak, dan memberikan persyaratan perencanaan pemeliharaan. Namun, dari hasil pengkajian peneliti terhadap aktivitas yang terdapat di dalam ISO/IEC 14764:2006, beberapa aktivitas perawatan perangkat lunak tidak dijelaskan secara detail pada standar acuan ini, seperti aktivitas monitoring and control, serta backup dan recovery, yang biasanya dilakukan saat melakukan aktivitas perawatan perangkat lunak. Untuk menutupi kekurangan aktivitas perawatan dari standar acuan yang telah digunakan, maka dalam penelitian tugas akhir ini peneliti menggunakan kerangka kerja ITIL v3 pada level Service Operation di bagian IT Operation Management Function, karena acuan aktivitas untuk melakukan backup dan monitoring telah dijelaskan secara lebih detail pada standar acuan tersebut. Aktivitas perawatan perangkat lunak, pada standar acuan yang telah digunakan di ISO/IEC 14764:2006, digambarkan pada Gambar 2. 4. [1].
23
Gambar 2. 4. Siklus Aktivitas Perawatan Perangkat Lunak (Sumber: ISO/IEC 14764:2006 Software Engineering-Software Life Cycle Processes-Maintenance, 2006)
Kontrol dari beberapa aktivitas tersebut dijelaskan dalam ISO/IEC 14764:2006 seperti yang terlihat pada Tabel 2. 3. [1]. Tabel 2. 3. Kontrol ISO/IEC 14764:2006
Aktivitas
Sub Aktivitas 5.1.2.1 Rencana dan Prosedur Perawatan
Process Implementation 5.1.2.2 Prosedur Permintaan Modifikasi (Modification Request/MR) /
Kontrol ISO/IEC 14764:2006 Maintainer harus mengembangkan, mendokumentasikan, dan melaksanakan rencana dan prosedur untuk melaksanakan kegiatan dan tugas-tugas dari proses perawatan. Maintainer harus menetapkan prosedur untuk menerima, merekam, dan melacak laporan permasalahan dan
24 Aktivitas
Sub Aktivitas Laporan Permasalahan (Problem Report/PR)
5.1.2.3 Manajemen Konfigurasi
5.2.2.1 Analisis Permintaan Modifikasi (Modification Request/MR) / Laporan Permasalahan (Problem Report/PR) Problem and Modification Analysis
Kontrol ISO/IEC 14764:2006 permintaan modifikasi dari pengguna dan memberikan umpan balik kepada pengguna. Setiap kali menemukan permasalahan, mereka harus direkam dan masuk ke dalam proses resolusi permasalahan. Maintainer harus melaksanakan (atau membangun antarmuka organisasi dengan) proses manajemen konfigurasi untuk mengelola modifikasi sistem yang ada. Maintainer harus menganalisis laporan masalah atau permintaan modifikasi terhadap dampaknya pada organisasi, sistem yang ada, dan interfacing systems untuk hal berikut: a) Tipe (type); misalnya, perbaikan (corrective), peningkatan (improvement/ perfective), pencegahan (preventive), atau adaptif (adaptive) dengan lingkungan baru; b) Lingkup (scope); misalnya, ukuran modifikasi, biaya yang terlibat, waktu untuk diperlukan untuk melakukan modifikasi, pihak yang melakukan modifikasi;
25 Aktivitas
Sub Aktivitas
5.2.2.2 Verifikasi
5.2.2.3 Pilihan/Option
5.2.2.4 Dokumentasi
5.2.2.5 Persetujuan
5.3.2.1 Analisis
Modification Implementation
5.3.2.2 Proses Pengembangan
Kontrol ISO/IEC 14764:2006 c) Kekritisan (critically); misalnya, dampak pada kinerja, keselamatan, dan keamanan. Maintainer harus mereplikasi atau memverifikasi laporan permasalahan/permintaan modifikasi yang didapatkan. Berdasarkan analisis, maintainer harus mengembangkan pilihan/opsi modifikasi yang akan diterapkan. Mainatainer harus mendokumentasikan laporan permasalahan/permintaan modifikasi, hasil analisis, dan pilihan/opsi modifikasi yang akan diterapkan. Maintainer harus mendapatkan persetujuan untuk opsi modifikasi yang dipilih sebagaimana yang ditentukan dalam kontrak. Maintainer harus melakukan analisis dan menentukan dokumentasi, unit perangkat lunak, dan versi daripadanya yang perlu dimodifikasi. Ini harus didokumentasikan. Maintainer masuk kedalam proses pengembangan untuk melaksanakan modifikasi. Kebutuhan dari proses
26 Aktivitas
Sub Aktivitas
5.4.2.1 Ulasan (Reviews)
Maintenance Review / Acceptance
5.4.2.2 Persetujuan
Kontrol ISO/IEC 14764:2006 pembangunan yang harus dilengkapi adalah sebagai berikut: a) Pengujian (test) dan evaluasi kriteria untuk pengujian, serta evaluasi bagian-bagian yang akan dimodifikasi dan tidak dimodifikasi (unit software, komponen, dan item konfigurasi) dari sistem tersebut harus didefinisikan dan didokumentasikan. b) Implementasi dari kebutuhan baru dan termodifikasi yang lengkap dan benar harus dapat dipastikan. Hal ini juga harus dipastikan bahwa kebutuhan yang asli dan tidak termodifikasi tidak terpengaruh. Hasil pengujian harus didokumentasikan. Maintainer harus melakukan ulasan (reviews) dengan organisasi yang mengotorisasi modifikasi untuk menentukan integritas sistem yang telah dimodifikasi Maintainer harus mendapatkan persetujuan untuk penyelesaian yang memuaskan dari modifikasi seperti yang ditentukan dalam kontrak.
27 Aktivitas
Sub Aktivitas 5.5.2.1 Migrasi
5.5.2.2 Rencana Migrasi
Migration
5.5.2.3 Pemberitahuan Maksud dan Tujuan Migrasi
Kontrol ISO/IEC 14764:2006 Jika sistem atau produk perangkat lunak (termasuk data) bermigrasi dari yang lama ke lingkungan operasional yang baru, maka harus dipastikan bahwa setiap produk perangkat lunak atau data yang dihasilkan atau diubah selama migrasi sesuai dengan ISO/IEC 12207. Sebuah rencana migrasi harus dikembangkan, didokumentasikan dan dilaksanakan. Kegiatan perencanaan harus mencakup pengguna. Item yang termasuk dalam rencana meliputi: a) Kebutuhan analisis dan definisi migrasi; b) Pengembangan perangkat migrasi; c) Konversi dari produk perangkat lunak dan data; d) Pelaksanaan migrasi; e) Verifikasi migrasi; f) Mendukung untuk lingkungan yang lama di masa depan. Pengguna akan diberikan pemberitahuan tentang rencana dan kegiatan migrasi. Pemberitahuan harus meliputi: a) Pernyataan mengapa lingkungan yang lama tidak lagi didukung.
28 Aktivitas
Sub Aktivitas
5.5.2.4 Melaksanakan Operasi dan Pelatihan
5.5.2.5 Pemberitahuan Penyelesaian / Penyempurnaan
5.5.2.6 Ulasan Pasca Operasi
Kontrol ISO/IEC 14764:2006 b) Deskripsi lingkungan baru dengan waktu lingkungan baru dapat tersedia. c) Deskripsi pilihan lain yang tersedia, jika ada, untuk lingkungan yang lama telah dihapus. Operasi paralel migrasi dari lingkungan lama dan baru dapat dilakukan untuk kelancaran transisi ke lingkungan baru. Selama periode ini, pelatihan yang diperlukan harus disediakan seperti yang ditentukan dalam kontrak. Ketika waktu migrasi telah terjadwalkan dan dilaksanakan, pemberitahuan akan dikirim ke semua pihak. Semua bentuk lingkungan lama yang terkait, dari dokumen, log, dan kode harus ditempatkan dalam arsip Sebuah ulasan pascaoperasi harus dilakukan untuk menilai dampak dari perubahan dengan lingkungan baru. Hasil review harus dikirim ke pihak yang berwenang untuk informasi, bimbingan, dan menentukan tindakan yang akan dilakukan.
29 Aktivitas
Sub Aktivitas 5.5.2.7 Arsip Data
5.6.2.1 Rencana Pemberhentian (Retirement)
Retirement
Kontrol ISO/IEC 14764:2006 Data yang digunakan atau berhubungan dengan lingkungan lama harus dapat diakses sesuai dengan persyaratan kontrak untuk perlindungan data dan audit yang berlaku untuk data. Sebuah rencana pemberhentian (retirement) untuk menghapus dukungan aktif dan proses perawatan pada perangkat lunak yang dikelola oleh organisasi harus dikembangkan dan didokumentasikan. Kegiatan perencanaan harus mencakup pengguna. Rencana harus mencakup beberapa poin yang tercantum di bawah ini. Rencana harus dieksekusi. a) Penghentian dukungan penuh atau parsial setelah jangka waktu tertentu; b) Pengarsipan produk perangkat lunak dan dokumentasi yang terkait; c) Tanggung jawab untuk setiap permasalahan yang timbul di masa depan; d) Transisi ke produk software baru, jika berlaku; e) Aksesibilitas ke salinan arsip data.
30 Aktivitas
Sub Aktivitas 5.5.2.3 Pemberitahuan Maksud dan Tujuan Pemberhentian (Retirement)
Kontrol ISO/IEC 14764:2006 Pengguna akan diberikan pemberitahuan mengenai rencana dan kegiatan pemberhentian (retirement). Pemberitahuan harus meliputi: a) Deskripsi penggantian atau bentuk upgrade dengan waktu penggantian/upgrade dapat tersedia. b) Pernyataan mengapa produk tidak lagi harus didukung; c) Deskripsi pilihan lain yang tersedia, setelah yang lama telah dihapus.
5.6.2.3 Melaksanakan Operasi dan Pelatihan
Operasi paralel dari pemberhentian produk perangkat lunak lama dan pengoperasian produk perangkat lunak baru dapat dilakukan untuk kelancaran transisi ke lingkungan baru. Selama periode ini, pelatihan yang diperlukan harus disediakan seperti yang ditentukan dalam kontrak.
5.6.2.4 Pemberitahuan Penyelesaian / Penyempurnaan
Ketika waktu pemberhentian (retirement) telah terjadwalkan dan dilaksanakan,
31 Aktivitas
Sub Aktivitas
5.6.2.5 Arsip Data
Kontrol ISO/IEC 14764:2006 pemberitahuan akan dikirim ke semua pihak. Semua bentuk lingkungan lama yang terkait, dari dokumen, log, dan kode harus ditempatkan dalam arsip Data yang digunakan atau berhubungan produk perangkat lunak lama harus dapat diakses sesuai dengan persyaratan kontrak untuk perlindungan data dan audit yang berlaku untuk data.
Dalam penggunaan ISO/IEC 14764:2006 dengan penelitian tugas akhir ini, dapat disimpulkan bahwa penjabaran dari ISO/IEC 14764:2006 lebih bersifat kontrol, bukan aktivitas terstruktur yang menyusun sebuah proses tapi berupa kontrol dari sebuah proses. 2.2.6.
Information (ITIL) V3
Technology
Infrastructure
Library
Menurut Rob Addy [13], Information Technology Infrastructure Library (ITIL) adalah salah satu kerangka kerja yang dikembangkan oleh Office of Government Commerce OGC di Inggris. ITILv3 berisi lima bagian siklus hidup layanan teknologi informasi. Kelima bagian tersebut, antara lain: Service Strategy, Service Design, Service Transition, Service Operation dan Continual Service Improvement [14]. Detail dari bagian siklus hidup tersebut terdapat pada Gambar 2. 5.
32
Gambar 2. 5 Siklus Hidup Proses dan Layanan ITILv3 (Sumber: Nortel ITIL Program & ITIL V3 Core Publications)
Terkait dengan penelitian tugas akhir ini akan membahas aktivitas pada bagian IT Operation Management Function level Service Operation di kerangka kerja ITILv3, yang terkait dengan aktivitas monitoring and control dan juga backup. Pemilihan IT Operation disebabkan karena pada proses perawatan SIM yang dilakukan di dalam penelitian tugas akhir juga mencakup proses monitoring and control SIM serta backup database dan sistem informasi SIM yang dikelola oleh DPTSI ITS Surabaya. 2.2.6.1. Monitoring and Control – Service Operation Activities Pemantauan, atau monitoring mengacu pada aktivitas mengamati situasi untuk mendeteksi perubahan yang terjadi dari waktu ke waktu. Untuk kontrol sendiri mengacu pada proses pengelolaan pemanfaatan atau perilaku dari perangkat, sistem atau layanan. Di dalam kerangka kerja ITILv3,
33 dijelaskan bahwa aktivitas monitoring and control memiliki banyak manfaat dan tujuan, antara lain [5]: 1. Memastikan kegiatan operasional dari suatu sistem dapat berjalan sesuai dengan kebutuhannya. 2. Memastikan bahwa suatu kondisi tertentu yang dibutuhkan dalam sistem terpenuhi (atau tidak terpenuhi), dan mampu memberikan peringatan apabila kondisi yang terjadi adalah sebaliknya. 3. Memastikan bahwa kinerja atau pemanfaatan komponen dalam sistem berada dalam kisaran tertentu 4. Untuk mendeteksi jenis potensi ancaman keamanan yang abnormal pada infrastruktur. 5. Untuk mendeteksi perubahan tidak sah (tidak ada otoritas pelaku perubahan) yang terjadi, misalnya pada perangkat lunak 6. Untuk memastikan bahwa sistem telah sesuai kebijakan organisasi tidak disalahgunakan 7. Untuk melacak output untuk bisnis dan memastikan bahwa mereka memenuhi persyaratan kualitas dan kinerja 8. Untuk melacak setiap informasi yang digunakan untuk mengukur Indikator Kinerja Utama (KPI). Sebagai aktivitas yang ada pada level service operation, berikut ini adalah beberapa bentuk acuan yang digunakan dalam melakukan aktivitas monitoring and control, yang telah disesuaikan dengan penelitian tugas akhir ini yang terdapat pada Tabel 2. 4. [5]. Tabel 2. 4. Acuan Monitoring and Control
No 1 2 3 4
Acuan Monitoring and Control Mendefinisikan lingkungan dan objek yang akan diuji Mendefinisikan tujuan aktivitas monitoring and control Menentukan tools yang digunakan dalam aktivitas monitoring and control Menentukan tipe monitoring yang dilakukan (Active, Pasive, Proactive or Reactive Monitoring)
34 5
6 7 8 9
Menentukan tipe control pengukuran monitoring yang digunakan (Continuous Measurement atau ExceptionBased Measurement) Melakukan monitoring pada lingkungan yang diuji Melakukan monitoring pada objek yang diuji Melakukan tindakan perbaikan terhadap permasalahan yang ditemui Menyusun laporan hasil pemantauan dan tindakan yang akan dilakukan dari hasil pemantauan tersebut
Pada penelitian tugas akhir ini, penulis menggunakan aktivitas monitoring and control pada level Service Operation di kerangka kerja ITILv3 sebagai salah satu acuan dalam pmbuatan SOP perawatan SIM tentang aktivitas monitoring and control untuk melengkapi kontrol yang digunakan dalam proses perawatan yang tidak tercantum pada standar ISO/IEC 14764:2006. 2.2.6.2. Backup – IT Operation – Service Operation Activities Aktivitas backup database dan sistem informasi aplikasi juga termasuk dalam aktivitas perawatan perangkat lunak, yakni sebagai salah satu cara untuk meng-copy, menyimpan dan memberikan perlindungan pada data ataupun aplikasi di sebuah lokasi atau tempat yang aman, sebagai antisipasi dalam kasuskasus yang membutuhkan proses backup, seperti [5]: 1. 2. 3. 4.
Data yang korup/rusak (corrupt data) Data yang hilang (lost data) Proses pemulihan dari bencana / IT Service Continuity situation Mencari data histori untuk investigasi forensik
Backup data dalam kerangka kerja ITILv3 termasuk dalam proses IT Operation yang berada pada level Service Operation. Proses ini menyediakan acuan dalam melakukan aktivitas backup, walaupun tidak lebih detail seperti standar acuan lainnya, seperti yang dijelaskan pada Tabel 2. 5. [5]:
35 Tabel 2. 5. Acuan Backup
No 1 2 3 4 5
6
7 8
9
Acuan Backup Identifikasi data/sistem yang di-backup Identifikasi frekuensi, jarak atau interval dilakukannya backup Menentukan tipe backup yang digunakan (full backup, partial backup, incremental backup) Menentukan lokasi penyimpanan data yang di-backup. Menentukan metode transportasi backup (transfer dengan menggunakan jaringan, transfer menggunakan penyimpanan fisik atau media magnetik). Menentukan Recovery Point Objective (ambang berapa banyak data yang boleh hilang sejak terakhir backup dilakukan). Menentukan Recovery Time Objective (lama waktu pemulihan). Melakukan proses backup dan melakukan pengujian atau pengecekan (verifikasi) terhadap data/sistem yang telah di-backup (untuk menguji apakah data/sistem tersebut dapat dibaca, dapat di-restore dan lain sebagainya). Menyimpan hasil backup dan melakukan pencatatan proses backup
Pada penelitian tugas akhir ini, penulis menggunakan aktivitas backup pada level Service Operation di kerangka kerja ITILv3 sebagai salah satu acuan dalam pembuatan SOP perawatan SIM tentang aktivitas backup untuk melengkapi kontrol yang digunakan dalam proses perawatan yang tidak tercantum pada standar ISO/IEC 14764:2006. 2.2.7.
Pemetaan ISO/IEC 14764:2006 dengan ITILv3
Berdasarkan penjelasan sebelumnya. ISO/IEC 14764:2006 berisi poin-poin sebuah kontrol yang lebih detil mengenai aktivitas perawatan perangkat lunak, walaupun tidak secara keseluruhan sub aktivitas dan kontrol digunakan karena disesuaikan dengan penelitian tugas akhir yang dilakukan. Namun, pada standar acuan ISO/IEC 14764:2006 ini seperti
36 yang telah dijelaskan sebelumnya, tidak memiliki kontrol terkait aktivitas perawatan lainnya yang dilakukan dalam penyusunan dokumen SOP Perawatan SIM ini, yaitu aktivitas backup dan pemantauan SIM. Oleh karena itu dibutuhkan standar acuan kerangka kerja ITILv3 pada bagian IT Operation Management Function level Service Operation yang menjelaskan acuan yang ddapat digunakan dalam melakukan aktivitas perawatan SIM terkait backup dan monitoring and control. Pemetaan penggunaan ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3 dapat divisualisasikan melalui Tabel 2. 6. Tabel 2. 6. Pemetaan antara ISO/IEC 14764:2006 dan IT Operation Management Function ITILv3
Aktivitas ISO/IEC 14764:2006
Process Implementation
Problem and Modification Analysis
Sub Aktivitas ISO/IEC 14764:2006 5.1.2.2 Prosedur Permintaan Modifikasi (Modification Request/MR) / Laporan Permasalahan (Problem Report/PR)
5.2.2.1 Analisis Modifikasi (Modifi-
IT Operation Management Function ITILv3
Kontrol ISO/IEC 14764:2006 Maintainer harus menetapkan prosedur untuk menerima, merekam, dan melacak laporan permasalahan dan permintaan modifikasi dari pengguna dan memberikan umpan balik kepada pengguna. Setiap kali menemukan permasalahan, mereka harus direkam dan masuk ke dalam proses resolusi permasalahan. Maintainer harus menganalisis laporan masalah atau permintaan
-
-
37 Aktivitas ISO/IEC 14764:2006
Sub Aktivitas ISO/IEC 14764:2006 cation Request/MR) / Laporan Permasalahan (Problem Report/PR)
5.2.2.2 Verifikasi
Kontrol ISO/IEC 14764:2006 modifikasi terhadap dampaknya pada organisasi, sistem yang ada, dan interfacing systems untuk hal berikut: a) Tipe (type); misalnya, perbaikan (corrective), peningkatan (improvement/ perfective), pencegahan (preventive), atau adaptif (adaptive) dengan lingkungan baru; b) Lingkup (scope); misalnya, ukuran modifikasi, biaya yang terlibat, waktu untuk diperlukan untuk melakukan modifikasi, pihak yang melakukan modifikasi; c) Kekritisan (critically); misalnya, dampak pada kinerja, keselamatan, dan keamanan.
Maintainer harus mereplikasi atau memverifikasi laporan
IT Operation Management Function ITILv3
38 Aktivitas ISO/IEC 14764:2006
Sub Aktivitas ISO/IEC 14764:2006
5.2.2.3 Pilihan/Optio n
5.2.2.4 Dokumentasi
5.2.2.5 Persetujuan
Modification Implementation
5.3.2.2 Proses Pengembangan
IT Operation Management Function ITILv3
Kontrol ISO/IEC 14764:2006 permasalahan/ permintaan modifikasi yang didapatkan. Berdasarkan analisis, maintainer harus mengembangkan pilihan/opsi modifikasi yang akan diterapkan. Maintainer harus mendokumentasikan laporan permasalahan/permint aan modifikasi, hasil analisis, dan pilihan/opsi modifikasi yang akan diterapkan. Maintainer harus mendapatkan persetujuan untuk opsi modifikasi yang dipilih sebagaimana yang ditentukan dalam kontrak. Maintainer masuk ke dalam proses pengembangan untuk melaksanakan modifikasi. Kebutuhan dari proses pembangunan yang harus dilengkapi adalah sebagai berikut:
-
39 Aktivitas ISO/IEC 14764:2006
Sub Aktivitas ISO/IEC 14764:2006
5.4.2.1 Ulasan (Reviews) Maintenance Review / Acceptance
5.4.2.2 Persetujuan
IT Operation Management Function ITILv3
Kontrol ISO/IEC 14764:2006 a) Pengujian (test) dan evaluasi kriteria untuk pengujian, serta evaluasi bagianbagian yang akan dimodifikasi dan tidak dimodifikasi (unit software, komponen, dan item konfigurasi) dari sistem tersebut harus didefinisikan dan didokumentasikan. b) Implementasi dari kebutuhan baru dan termodifikasi yang lengkap dan benar harus dapat dipastikan. Hal ini juga harus dipastikan bahwa kebutuhan yang asli dan tidak termodifikasi tidak terpengaruh. Hasil pengujian harus didokumentasikan. Maintainer harus melakukan ulasan (reviews) dengan organisasi yang mengotorisasi modifikasi untuk menentukan integritas sistem yang telah dimodifikasi Maintainer harus mendapatkan
-
40 Aktivitas ISO/IEC 14764:2006
Sub Aktivitas ISO/IEC 14764:2006
5.5.2.2 Rencana Migrasi
Migration
5.5.2.3 Pemberitahuan Maksud dan Tujuan Migrasi
IT Operation Management Function ITILv3
Kontrol ISO/IEC 14764:2006 persetujuan untuk penyelesaian yang memuaskan dari modifikasi seperti yang ditentukan dalam kontrak. Sebuah rencana migrasi harus dikembangkan, didokumentasikan dan dilaksanakan. Kegiatan perencanaan harus mencakup pengguna. Item yang termasuk dalam rencana meliputi: a) Kebutuhan analisis dan definisi migrasi; b) Pengembangan perangkat migrasi; c) Konversi dari produk perangkat lunak dan data; d) Pelaksanaan migrasi; e) Verifikasi migrasi; f) Mendukung untuk lingkungan yang lama di masa depan. Pengguna akan diberikan pemberitahuan tentang rencana dan kegiatan migrasi. Pemberitahuan harus meliputi:
-
-
41 Aktivitas ISO/IEC 14764:2006
Sub Aktivitas ISO/IEC 14764:2006
5.5.2.5 Pemberitahuan Penyelesaian/ Penyempurnaan
5.5.2.6 Ulasan Pasca Operasi
IT Operation Management Function ITILv3
Kontrol ISO/IEC 14764:2006 a) Pernyataan mengapa lingkungan yang lama tidak lagi didukung. b) Deskripsi lingkungan baru dengan waktu lingkungan baru dapat tersedia. c) Deskripsi pilihan lain yang tersedia, jika ada, untuk lingkungan yang lama telah dihapus. Ketika waktu migrasi telah terjadwalkan dan dilaksanakan, pemberitahuan akan dikirim ke semua pihak. Semua bentuk lingkungan lama yang terkait, dari dokumen, log, dan kode harus ditempatkan dalam arsip Sebuah ulasan pascaoperasi harus dilakukan untuk menilai dampak dari perubahan dengan lingkungan baru. Hasil review harus dikirim ke pihak yang berwenang untuk informasi, bimbingan, dan menentukan
-
42 Aktivitas ISO/IEC 14764:2006
Sub Aktivitas ISO/IEC 14764:2006
5.5.2.7 Arsip Data
5.6.2.1 Rencana Pemberhentian (Retirement)
Retirement
IT Operation Management Function ITILv3
Kontrol ISO/IEC 14764:2006 tindakan yang akan dilakukan. Data yang digunakan atau berhubungan dengan lingkungan lama harus dapat diakses sesuai dengan persyaratan kontrak untuk perlindungan data dan audit yang berlaku untuk data. Sebuah rencana pemberhentian (retirement) untuk menghapus dukungan aktif dan proses perawatan pada perangkat lunak yang dikelola oleh organisasi harus dikembangkan dan didokumentasikan. Kegiatan perencanaan harus mencakup pengguna. Rencana harus mencakup beberapa poin yang tercantum di bawah ini. Rencana harus dieksekusi. a) Penghentian dukungan penuh atau parsial setelah jangka waktu tertentu; b) Pengarsipan produk perangkat lunak dan
-
43 Aktivitas ISO/IEC 14764:2006
Sub Aktivitas ISO/IEC 14764:2006
5.5.2.3 Pemberitahuan Maksud dan Tujuan Pemberhentian (Retirement)
5.6.2.4 Pemberitahuan Penyelesaian
IT Operation Management Function ITILv3
Kontrol ISO/IEC 14764:2006 dokumentasi yang terkait; c) Tanggung jawab untuk setiap permasalahan yang timbul di masa depan; d) Transisi ke produk software baru, jika berlaku; e) Aksesibilitas ke salinan arsip data. Pengguna akan diberikan pemberitahuan mengenai rencana dan kegiatan pemberhentian (retirement). Pemberitahuan harus meliputi: a) Deskripsi penggantian atau bentuk upgrade dengan waktu penggantian/upgrade dapat tersedia. b) Pernyataan mengapa produk tidak lagi harus didukung; c) Deskripsi pilihan lain, setelah yang lama telah dihapus. Ketika waktu pemberhentian (retirement) telah terjadwalkan dan dilaksanakan,
-
-
44 Aktivitas ISO/IEC 14764:2006
Sub Aktivitas ISO/IEC 14764:2006 / Penyempurnaan
5.6.2.5 Arsip Data
-
Monitoring and Control
Kontrol ISO/IEC 14764:2006 pemberitahuan akan dikirim ke semua pihak. Semua bentuk lingkungan lama yang terkait, dari dokumen, log, dan kode harus ditempatkan dalam arsip Data yang digunakan atau berhubungan produk perangkat lunak lama harus dapat diakses sesuai dengan persyaratan kontrak untuk perlindungan data dan audit yang berlaku untuk data. -
IT Operation Management Function ITILv3
1. Mendefinisikan lingkungan dan objek yang akan diuji 2. Mendefinisikan tujuan aktivitas monitoring and control 3. Menentukan tools yang digunakan dalam aktivitas monitoring and control 4. Menentukan tipe monitoring yang dilakukan (Active, Pasive, Proactive atau
45 Aktivitas ISO/IEC 14764:2006
Sub Aktivitas ISO/IEC 14764:2006
Kontrol ISO/IEC 14764:2006
IT Operation Management Function ITILv3
5.
6.
7.
8.
9.
Backup
-
1.
Reactive Monitoring) Menentukan tipe kontrol pengukuran monitoring yang digunakan (Continuous Measurement atau ExceptionBased Measurement) Melakukan monitoring pada lingkungan yang diuji Melakukan monitoring pada objek yang diuji Melakukan tindakan perbaikan terhadap permasalahan yang ditemui Menyusun laporan hasil pemantauan dan tindakan yang akan dilakukan dari hasil pemantauan tersebut Identifikasi data/sistem yang di-backup
46 Aktivitas ISO/IEC 14764:2006
Sub Aktivitas ISO/IEC 14764:2006
Kontrol ISO/IEC 14764:2006
IT Operation Management Function ITILv3 2. Identifikasi frekuensi, jarak atau interval dilakukannya backup 3. Menentukan tipe backup yang digunakan (full backup, partial backup, incremental backup) 4. Menentukan lokasi penyimpanan data yang dibackup. 5. Menentukan metode transportasi backup (transfer dengan menggunakan jaringan, transfer menggunakan penyimpanan fisik atau media magnetik). 5. Menentukan Recovery Point Objective (ambang berapa banyak data yang boleh hilang sejak
47 Aktivitas ISO/IEC 14764:2006
Sub Aktivitas ISO/IEC 14764:2006
Kontrol ISO/IEC 14764:2006
IT Operation Management Function ITILv3
6.
7.
8.
9.
terakhir backup dilakukan). Menentukan Recovery Time Objective (lama waktu pemulihan). Melakukan proses backup dan melakukan pengujian atau pengecekan (verifikasi) terhadap data/sistem yang telah dibackup (untuk menguji apakah data/sistem tersebut dapat dibaca, dapat direstore dan lain sebagainya). Menyimpan hasil backup dan melakukan pencatatan proses backup
Dari hasil mapping di atas, dapat dilihat dan diketahui bahwa kontrol yang ada pada ISO/IEC 14764:2006 terkait aktivitas perawatan perangkat lunak dapat digunakan dalam penyusunan dokumen SOP Perawatan SIM. Dengan adanya penambahan penggunaan kerangka kerja ITILv3 terkait aktivitas backup dan monitoring and control, dapat melengkapi kekurangan dalam
48 pembuatan prosedur perawatan SIM yang belum tercakup di ISO/IEC 14764:2006. 2.2.8. Analisis Kesenjangan (Gap Analysis) Analisis kesenjangan (gap analysis) merupakan akitivitas membandingkan kondisi aktual dengan kondisi ideal [15]. Hal ini dapat menjadikan evaluasi bisnis yang memfokuskan pada kesenjangan kondisi aktual dengan kondisi ideal. Analisis kesenjangan dapat mengindetifikasi proses-proses yang perlu dilakukan untuk mengurangi kesenjangan agar tercapainya kondisi yang ideal. Manfaat yang didapatkan dalam proses analisis kesenjangan, antara lain [15]: 1. 2. 3.
Mengetahui kesenjangan terkini dibandingkan dengan kondisi yang diharapkan pada masa yang akan datang. Mengetahui peningkatan yang perlu dilakukan menuju kondisi yang diharapkan. Menjadi dasar pengambilan keputusan dari hasil analisis kesenjangan yang diperoleh.
Dengan menerapkan analisis kesenjangan dalam sebuah layanan, dapat menimbulkan dampak yang terjadi. Dampak penerapan analisis kesenjangan dalam penelitian tugas akhir ini, antara lain sebagai berikut [15]: 1. 2. 3. 4.
Adanya kebijakan atau keputusan baru oleh pihak berwenang dalam menjalankan aktivitas operasional. Adanya penambahan prosedur layanan operasional yang dilakukan agar sesuai dengan kondisi ideal. Adanya penambahan role sebagai penanggung jawab atas berjalannya suatu aktivitas layanan. Adanya perangkat tata kelola TI seperti: SOP yang telah distandarkan, prosedur yang detil, dan formulir serta dokumen terkait.
Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk melakukan analisis kesenjangan adalah [15]:
49 1. 2. 3. 4. 5.
Memilih topik yang akan dilakukan analisis, contohnya: pelayanan terkait TI. Mengidentifikasian posisi organisasi sekarang, melihat dari beberapa data-data metriks atau atribut lain. Mengidentifikasian tujuan organisasi dalam jangka waktu panjang (masa depan). Mengidentifikasian kesenjangan dari apa yang ada saat ini dengan tujuan yang dituju. Hasil akhir, membuat suatu perencanaan pengambilan keputusan untuk menuju tujuan yang diinginkan.
Pada bidang teknologi informasi (TI), analisis kesenjangan dapat menentukan investasi TI yang efektif dan efisien bagi proses bisnis organisasi. Analisis kesenjangan di dalam bidang TI diGambarkan memiliki dua poin, yaitu [16]: 1. 2.
AS-IS, yakni menggambarkan posisi dimana saat ini berada. TO-BE, yakni menggambarkan keinginan yang ingin dituju.
Berikut adalah Gambar yang mengilustrasikan proses analisis kesenjangan, yang terdapat pada Gambar 2. 6.
Gambar 2. 6 Ilustrasi Analisis Kesenjangan
50 Terdapat 5 macam kesenjangan yang dikembangkan oleh Boundless [16]. Kelima macam kesenjangan tersebut diilustrasikan seperti pada Gambar 2. 7.
Gambar 2. 7. Ilustrasi GAP Model Boundless
Berikut ini adalah penjelasan terkait dengan macam-macam kesenjangan tersebut. 1. GAP 1: GAP Antara Harapan Customer dan Persepsi Manajemen Kesenjangan yang muncul antara harapan pengguna layanan dengan persepsi manajemen atau penyedia layanan dalam pemenuhan kebutuhan pelanggan, karena pelanggan merasakan tidak mendapatkan layanan yang sesuai dari pihak manajemen, sehingga mengakibatkan menyebabkan pihak manajemen tidak dapat menyediakan layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan secara tepat. 2. GAP 2: GAP Antara Persepsi Manajemen dan Standar Kualitas Layanan Kesenjangan yang muncul antara persepsi manajemen dengan harapan pelanggan terhadap standar kualitas layanan. Kesenjangan ini dapat terjadi apabila manajemen
51 tidak mempunyai standar kinerja yang jelas, sehingga mengakibatkan kebutuhan layanan pelanggan tidak dapat terpenuhi dengan baik. 3. GAP 3: GAP Antara Spesifikasi Kualitas Layanan dan Penyampaian Layanan Kesenjangan yang muncul antara pemberian layanan oleh staf (pekerja) tidak sesuai dengan spesifikasi kualitas pelayanan, biasanya terjadi jika staf tidak dibekali pelatihan yang cukup atau disebabkan kurangnya kemampuan dalam memenuhi standar layanan, sehingga diperlukan perbaikan kesenjangan untuk tercapainya layanan yang sesuai kebutuhan pelanggan. 4. GAP 4: GAP Antara Penyampaian Layanan dan Komunikasi Kesenjangan yang muncul ketika harapan/ekspektasi pelanggan tidak sesuai dengan pelayanan yang disampaikan. Harapan/ekspektasi pelanggan sangat dipengaruhi oleh pernyataan yang dibuat oleh perusahaan melalui komunikasi. 5. GAP 5: GAP Antara Ekspektasi Layanan dan Persepsi Layanan Kesenjangan ini muncul ketika pelanggan salah mengartikan kualitas pelayanan, dimana persepsi layanan lebih rendah dibandingkan ekspektasi layanan yang diterima pelanggan. Contoh, layanan yang diberikan oleh suatu organisasi kepada pelanggan dengan ekspektasi dapat memberikan solusi permasalahan, dapat diartikan berbeda oleh pelanggan. Maka dari itu kesenjangan ini terjadi. Berdasarkan penjelasan di atas, maka kesenjangan (gap) yang dijadikan acuan dalam penelitian tugas akhir ini adalah GAP 2, mengenai kesenjangan antara persepsi manajemen dan standar kualitas layanan. Kesenjangan ini dapat terjadi apabila persepsi manajemen yang pada kenyatannya tidak sesuai dengan
52 keinginan pelanggan. Maka, kebutuhan layanan pelanggan tidak dapat terpenuhi dengan baik. Hal ini yang mendasari pembuatan SOP Perawatan SIM yang terstandar dan sesuai kebutuhan staf Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. 2.2.9. Standard Operating Procedure (SOP) Standard Operating Procedure, atau Standar Operasional Prosedur dalam bahasa Indonesia (SOP), merupakan bentuk dari tata kelola teknologi informasi berupa peraturan tertulis yang membantu dalam mengontrol perilaku organisasi [17]. SOP mempunyai peran penting dalam menjelaskan rincian aktivitas dari proses yang dijalankan, adanya standarisasi aktivitas, dapat membantu dalam pengambilan keputusan, memudahkan dalam transparansi dan akuntabilitas sebuah organisasi serta dapat memberikan arahan kerja berupa konsep yang jelas. Adapun pentingnya suatu SOP adalah [17]: 1. Fungsi dan peran di masing-masing posisi dalam organisasi terpaparkan dan dipahami dengan jelas. 2. Mengurangi adanya penyelewengan aktifitas kerja yang dilakukan oleh karyawan. 3. Memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari setiap individu yang terkait. 4. Menghindari kegagalan atau kesalahan, keraguan, dan duplikasi aktivitas kerja. Oleh karena itu, ketiadaan sebuah SOP dapat menimbulkan ketidakjelasan rincian aktivitas yang akan atau sedang dijalankan. Aktivitas yang tidak terstandar akan mengakibatkan permasalahan dalam proses pengambilan keputusan, dan menyebabkan tidak adanya transparansi dan akuntabilitas sebuah organisasi. Tidak tersedianya SOP apabila dibiarkan dapat menimbulkan konsep arahan kerja yang kurang optimal.
53 2.2.9.1. Kriteria dan Format Kriteria dan format perlu diperhatikan dalam pembuatan SOP. Penentuan kriteria dan format SOP dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Terdapat tujuh kriteria SOP yang baik sesuai dengan aturan permenpen, antara lain harus Specific (harus spesifik dan jelas), Complete (lengkap, tidak ada kekurangan), Understable (mudah dipahami), Applicable (dapat diterapkan), Controllable (dapat dikontrol dan mampu mengontrol), Auditable (dapat diaudit kembali apabila terjadi permasalahan), dan Changeable (dapat diubah sesuai dengan kebutuhan) [18]. Dalam penentuan format penyusunan SOP dapat didasarkan oleh empat faktor, antara lain [19]: 1. Berapa banyak keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur. 2. Berapa banyak langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu prosedur. 3. Siapa yang dijadikan target sebagai pelaksana SOP. 4. Apa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP. Terdapat empat format SOP yang dapat digunakan, antara lain [19]: 1. Format Sederhana (Langkah Sederhana/Simple Steps) Ciri-ciri yang utama adalah memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan, karena hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur yang disusun. Kegiatan yang akan dilaksanakan cenderung singkat dan sederhana. 2. Format Berurutan (Tahapan Berurutan/ (Hierarchical Steps) Biasanya berisi prosedur dengan susunan panjang dengan lebih dari 10 langkah serta membutuhkan informasi detail.
54 Langkah-langkah yang telah diidentifikasi dapat dijabarkan kedalam sub-sub langkah dengan lebih rinci. 3. Format Grafik (Graphic) Format Grafik biasanya digunakan apabila prosedur yang disusun mempunyai kegiatan yang panjang dan spesifik. Dari langkah yang panjang dapat dijabarkan melalui subproses yang lebih pendek dan berisi langkah singkat. Pegawai lebih mudah melaksanakan prosedur menggunakan format grafik. Dengan adanya sebuah grafik dapat menggambarkan prosedur kedalam foto atau diagram. 4. Format Diagram Alir (Flowchart) Format Flowchart digunakan jika diperlukan banyak pengambilan keputusan dan biasanya terdiri dari banyak langkah (lebih dari 10 langkah). Penggunaan format ini melibatkan beberapa simbol yang umum digunakan dalam menggambarkan proses (umumnya berjumlah 30 simbol). Juga me Dalam penerapan format ini perlu menggambarkan proses dengan symbol-simbol. Setiap simbol memiliki fungsi dan makna teknis yang khas. Pada dasarnya flowchart dikembangkan dari simbol dasar seperti, simbol kapsul (terminator), simbol kotak (process) simbol belah ketupat (decision) dan anak panah (arrow). 2.2.9.2. Dokumen Standard Operating Procedure (SOP) Penelitian tugas akhir ini menghasilkan produk berupa dokumen SOP yang berisi prosedur-prosedur yang distandarkan. Berdasarkan pada peraturan pemerintah (Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 35 tahun 2012) [20]. Sesuai dengan anatomi dokumen SOP pada hakekatnya merupakan dokumen yang berisi prosedur-prosedur yang distandarkan secara keseluruhan dapat membentuk satu kesatuan proses, sehingga informasi yang dimuat dalam dokumen SOP meliputi: Unsur Dokumentasi dan Unsur
55 Prosedur [20]. Informasi yang terdapat dalam unsur dokumentasi dan unsur prosedur adalah sebagai berikut: 1. Unsur Dokumentasi Unsur dokumentasi merupakan unsur dari dokumen SOP yang berisi hal-hal yang terkait dengan proses pendokumentasian SOP sebagai sebagai sebuah dokumen. Adapun unsur dokumentasi SOP antara lain mencakup: a. Halaman Judul (cover) 1. 2. 3. 4.
Judul SOP; Instansi/Satuan Kerja; Tahun Pembuatan; Informasi lain yang diperlukan.
Halaman judul dapat disesuaikan dengan kebutuhan instansi yang membuat. Contoh halaman judul sebuah dokumen SOP dapat dilihat seperti pada Gambar 2. 8.
Gambar 2. 8. Halaman Judul Dokumen SOP (Sumber: Pedoman Penyusunan SOP Administrasi Pemerintah, 2012)
56 b. Keputusan Pimpinan Kementerian / Lembaga / Pemda Dengan adanya dokumen SOP sebagai pedoman setiap pegawai structural, fungsional atau operasional, maka dokumen perlu mempunyai dasar hokum yang kuat. Setelah halaman judul, disajikan halaman yang berisi keputusan atau kebijakan Pimpinan Kementerian /Lembaga/Pemda mengenai penetapan dokumen SOP [20]. c. Daftar isi dokumen SOP Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian tertentu dari SOP. d. Penjelasan singkat penggunaan Sebagai sebuah dokumen yang menjadi manual, maka dokumen SOP baiknya memuat penjelasan bagaimana membaca dan menggunakan dokumen tersebut. Isi dari bagian ini antara lain mencakup: 1. Ruang lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan organisasi; 2. Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai prosedur yang dibuat; 3. Definisi/Pengertian umum, memuat beberapa definisi yang terkait dengan prosedur yang distandarkan. 2. Unsur Prosedur Dokumen SOP mempunyai bagian inti dimana berisi penyusunan prosedurnya. Menurut Permenpan, terdapat dua unsur prosedur, antara lain bagian identitas dan bagian flowchart [20]. SOP dapat diklasifikasikan sesuai kebutuhan organisasi. Bagian identitas dilengkapi dengan beberapa hal antara lain:
57 a. Logo dan Nama Instansi/Satuan Kerja/Unit Kerja, nomenklatur satuan/unit organisasi pembuat; b. Nomor SOP, nomor prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku di Kementerian/Lembaga/Pemda; c. Tanggal Pembuatan, tanggal pertama kali SOP dibuat berupa tanggal selesainya SOP dibuat bukan tanggal dimulainya pembuatannya; d. Tanggal Revisi, tanggal SOP direvisi atau tanggal rencana ditinjau ulangnya SOP yang bersangkutan; e. Tangal Efektif, tanggal mulai diberlakukan SOP atau sama dengan tanggal ditandantanganinya dokumen SOP; f. Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten pada tingkat satuan kerja. Item pengesahan berisi nomenlektur jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan NIP serta stempel/cap instansi; g. Judul SOP, judul prosedur yang di-SOP-kan dengan kegiatan yang sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki; h. Dasar Hukum, peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang di-SOP-kan berserta aturan pelaksanaannya; i. Keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain distandarkan; j. Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan; k. Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan; l. Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang di-SOP-kan;
58 m. Pencatatan dan Pendataan, memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam proses. Selanjutnya bagian flowchart merupakan uraian mengenai langkah-langkah prosedur kegiatan beserta mutu baku dan keterangan yang diperlukan. Bagian flowchart ini berupa flowchart yang menjelaskan kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang distandarkan, yang berisi: Nomor kegiatan; urutan kegiatan yang berisi langkah-langkah (prosedur); Pelaksana sebagai pelaku (actor) kegiatan; Mutu baku yang berisi kelengkapan waktu, output dan keterangan. Berikut ini adalah contoh dari bagan identitas dan flowchart yang telah dibuat berdasarkan peraturan pemerintah yang digunakan. Contoh dari bagan identitas dan flowchart ini dapat dilihat sebagai pada Gambar 2. 9. dan 2. 10.
Gambar 2. 9. Contoh Identitas Prosedur (Sumber: Pedoman Penyusunan SOP Administrasi Pemerintah, 2012)
59
Gambar 2. 10. Contoh Bagan Flowchart (Sumber: Pedoman Penyusunan SOP Administrasi Pemerintah, 2012)
Setelah dokumen SOP disusun, selanjutnya dilakukan proses verifikasi dan validasi SOP. Hal ini perlu dilakukan oleh organisasi/departemen dan seluruh staf yang tercakup didalam SOP. Apabila SOP yang disusun kurang valid maka pimpinan memberikan rekomendasi sebagaimana yang dilakukan orangorang yang melaksanakan prosedur di SOP. SOP divalidasi kepada seluruh staf terkait dan pimpinan, dapat melalui simulasi/uji coba, expert judgement dan kuesioner. Untuk validasi yang akan dilakukan pada produk akhir tugas akhir ini menggunakan cara wawancara kepada pihak DPTSI dan uji simulasi SOP. Dokumen SOP sebagai bukti tertulis telah disusunnya prosedur yang distandarkan, yang selanjutnya diberikan kepada penanggung jawab dan pelaksana proses agar dapat diperhatikan dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. 2.2.10. Office 365 Office 365 merujuk pada paket langganan yang menyertakan akses ke aplikasi Office dan layanan produktivitas lain yang diaktifkan melalui Internet (layanan awan) [21]. Office 365
60 dikembangkan oleh Microsoft dengan tujuan untuk mendukung penggunaan aplikasi desktop dapat digunakan kapanpun dan dimanapun karena menggunakan internet dalam pengoperasiannya, seperti aplikasi Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher, dan sebagainya. Microsoft Indonesia bekerja sama dengan kampus ITS Surabaya telah menyediakan fasilitas lisensi produk Office 365 terbaru, baik untuk mahasiswa, dosen dan karyawan ITS Surabaya [2]. Untuk semua staf di DPTSI ITS Surabaya juga telah memiliki lisensi akun untuk menggunakan layanan Office 365. Produk Microsoft dalam Office 365 yang dapat digunakan oleh dosen karyawan meliputi [2]: 1. Microsoft Office (Word, Excel, Power Point) versi terbaru untuk Windows dan OS X/macOS (Offline) 2. Microsoft Office versi terbaru Online (software Office yang dapat diakses secara online, baik lewat browser maupun apps.) 3. One Drive (tempat penyimpanan dan berbagi file melalui layanan Cloud milik Microsoft) dengan kapasitas 1 TB 4. Produk lain seperti Yammer, Calendar, OneNote, Delve, Form, dsb. Dalam penelitian tugas akhir ini, Office 365 digunakan untuk mendukung proses penyusunan dokumen SOP Perawatan SIM, utamanya terkait penggunaan aplikasi Form untuk menggantikan pengisian formulir dalam melakukan aktivitas perawatan SIM. Dengan demikian, staf Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya melakukan dokumentasi terkait aktivitas perawatan SIM secara online. Selain itu, juga digunakan OneDrive dan Word Online sebagai tempat penyimpanan dokumen-dokumen SOP Perawatan SIM yang dikembangkan oleh peneliti, dan untuk mengakses dokumen prosedur dan formulir SOP sesuai dengan permintaan dari Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya.
61
BAB III METODE PENELITIAN
BAB III METODE PENELITIAN Pada bab ini menjelaskan tentang metode penelitian tugas akhir yang digunakan dalam pengerjaan tugas akhir. Berikut ini merupakan tahapan metodologi pengerjaan tugas akhir: 3.1 Model Konseptual Penggunaan model konseptual, yang merupakan rancangan terstruktur berisi tentang konsep relevan mengenai alur pengerjaan tugas akhir ini dimaksudkan dengan tujuan supaya dapat mengarahkan penulis dalam menyelesaikan penelitian tugas akhir. Model konseptual yang digunakan dapat dilihat pada Gambar 3. 1.
Gambar 3. 1. Model Konseptual Penelitian
3.2.
Metode Pengerjaan Tugas Akhir
Pengerjaan tugas akhir ini akan melalui beberapa metode yang meliputi tahap persiapan, pengumpulan data, analisis, perancangan dan pembuatan SOP, hingga tahap akhir terkait hasil dan pembahasan. Gambaran alur proses pengerjaan tugas akhir ini terdapat pada Gambar 3.2. 61
62
Gambar 3. 2. Metode Penelitian
63 Berikut ini adalah penjelasan dan detail dari setiap tahapan yang ada dalam metode penelitian tugas akhir yang ada: 3.2.1.
Tahap Persiapan
Tahap persiapan merupakan tahap awal dalam melakukan penelitian tugas akhir. Pada penelitian tugas akhir ini menggunakan studi kasus di DPTSI ITS Surabaya. Aktivitas yang dilakukan oleh peneliti adalah melakukan studi literatur dan studi dokumen. Aktivitas tahap persiapan tersebut dijabarkan sebagai berikut: 3.2.1.1. Studi Literatur dan Studi Dokumen Pada tahapan ini, aktivitas studi literatur dan studi dokumen dilakukan oleh peneliti sebagai tinjauan pustaka untuk dapat memperkaya pengetahuan untuk menyelesaikan permasalahan terhadap proses pembuatan prosedur terkait perawatan SIM di Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) DPTSI ITS Surabaya. Masukan dari aktivitas studi literatur dan studi dokumen berupa identifikasi permasalahan yang ada dalam proses perawatan perangkat lunak di Subdit PSI. Studi literatur yang dilakukan yaitu: membaca jurnal penelitian sebelumnya yang terkait dengan penelitian tugas akhir ini, standar acuan serta metode penyelesaian permasalahan yang akan digunakan. Sedangkan studi dokumen yang dilakukan berupa buku panduan tata kelola TI, dokumen pengaturan penyusunan SOP, serta contoh dokumen-dokumen SOP yang terkait dengan penelitian tugas akhir. Luaran dari aktivitas ini berupa dasar teori dan dokumen-dokumen yang digunakan dalam penelitan penyusunan SOP Perawatan SIM. Dengan adanya tahapan studi literatur dan studi dokumen dapat mereview kembali dan menyesuaikan dengan objek penelitian tugas akhir untuk menyelesaikan permasalahan proses perawatan SIM yang terjadi di Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. Pada Tabel 3. 1. dipaparkan terkait tujuan, input, proses, dan output pada tahapan ini.
64 Tabel 3. 1. Tahap Persiapan - Studi Literatur dan Studi Dokumen
Tujuan Memperkaya pengetahuan untuk menyelesaikan permasalahan terhadap proses pembuatan prosedur perawatan SIM di DPTSI ITS Surabaya.
Input Permasa- 1. lahan perawatan SOP Perawatan SIM di DPTSI ITS Surabaya
Proses Melakukan studi literatur berupa penelitian sebelumnya, standar acuan dan metode yang digunakan dalam penelitan untuk penyelesaian permasalahan, dan studi dokumen terkait penyusunan SOP dan lain sebagainya.
Output Dokumendokumen terkait yang digunakan dalam penelitian tugas akhir, seperti jurnal penelitian sebelumnya yang terkait dengan penelitian tugas akhir ini, ISO/IEC 14764:2006 Software EngineeringSoftware Life Cycle ProcessesMaintenance tentang proses perawatan perangkat lunak, kerangka kerja ITILv3 pada level Service Operation tentang aktivitas monitoring and control serta backup serta tentang metode Gap Analysis model 2. Sedangkan studi dokumen yang dilakukan berupa buku panduan tata kelola TI, dokumen pengaturan
65 Tujuan
3.2.2.
Input
Proses
Output penyusunan SOP berdasarkan peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia mengenai pedoman penyusunan Standar Operasional Prosedur nomor 35 tahun 2012, pembuatan dokumen SOP menggunakan Office 365, serta contoh dokumendokumen SOP yang terkait dengan penelitian tugas akhir.
Tahap Penggalian Data dan Informasi
Pada tahapan ini, aktivitas penggalian data dan informasi bertujuan untuk memahami kondisi kekinian proses perawatan SIM yang ada di Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya dan ekspektasi dari pengelola SIM. Tahapan ini dapat dilakukan dengan mengumpulkan semua data dan informasi terkait dengan penelitian tugas akhir proses perawatan perangkat lunak yang diperoleh dari hasil tahap studi literatur dan studi dokumen sebagai masukan awal. Terdapat tiga aktivitas yang dilakukan, yaitu penyusunan interview protocol, wawancara dan observasi, serta verifikasi data dan informasi mengenai kondisi kekinian
66 dan ekspektasi proses perawatan SIM kepada pihak Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya 3.2.2.1. Penyusunan Interview Protocol Aktivitas penyusunan interview protocol bertujuan sebagai acuan daftar pertanyaan dalam menggali kondisi kekinian dan ekspektasi proses perawatan SIM kepada pihak Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. Masukan dari penyusunan interview protocol ini berupa hasil dari studi literatur dan studi dokumen pada tahapan persiapan sebelumnya, kemudian peneliti menyusun poin-poin pertanyaan, terutama mengenai tujuan dan target dari wawancara yang akan dilakukan, yang mengacu pada proses perawatan SIM yang memenuhi standar acuan yang digunakan. Luaran dari tahap ini adalah dokumen interview protocol yang nantinya digunakan dalam wawancara untuk penggalian kondisi kekinian dan ekspektasi dari proses perawatan SIM yang terjadi di DPTSI ITS Surabaya. Pada Tabel 3. 2. dipaparkan terkait tujuan, input, proses, dan output pada tahapan ini. Tabel 3. 2. Tahap Penggalian Data dan Informasi - Penyusunan Interview Protocol
Tujuan Menghasilkan interview protocol sebagai perangkat yang digunakan dalam melakukan wawancara untuk pengumpulan informasi terkait kondisi
Input Metode Gap Analysis model 2, Dokumen ISO/IEC 14764:2006, ITILv3 level Service Operation tentang aktivitas monitoring and control serta backup, Dokumen SOP terkait yang
Proses Menyusun poin-poin tujuan dan target yang ingin dicapai dari wawancara yang akan dilakukan. (tujuan dan target mengacu pada standar acuan yang digunakan
Output Dokumen interview protocol
67 Tujuan kekinian dan ekspektasi
Input sudah ada, Pedoman Penyusunan SOP
Proses dalam penelitian tugas akhir)
Output
3.2.2.2. Wawancara dan Observasi Aktivitas wawancara dan observasi dilakukan sebagai proses penggalian data dan informasi mengenai kondisi kekinian dan ekspektasi dari proses perawatan SIM di Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. Untuk proses wawancara terhadap narasumber terkait, penggalian data dan informasi ini dilakukan dengan menggunakan dokumen interview protocol yang sudah disusun sebelumnya, sedangkan yang lainnya, peneliti melakukan observasi terhadap kondisi kekinian dari obyek penelitian tugas akhir, yaitu proses perawatan SIM yang selama ini dilakukan oleh pihak Subdit PSI. Luaran dari tahap ini berupa hasil wawancara dan observasi serta data arsip mengenai kondisi kekinian yang sedang berjalan dan ekspektasi proses perawatan SIM yang terjadi di Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. Pada Tabel 3. 3. dipaparkan terkait tujuan, input, proses, dan output pada tahapan ini. Tabel 3. 3. Tahap Penggalian Data dan Informasi - Wawancara dan Observasi
Tujuan Menggali data dan informasi terkait kondisi kekinian dan ekspektasi dari proses perawatan SIM yang selama ini dilakukan oleh
Input Dokumen Interview Protocol
Proses Menyiapkan interview protocol yang sudah dirancang sebelumnya, kemudian melakukan proses wawancara dengan
Output Hasil wawancara dan observasi, yakni kondisi kekinian dan ekspektasi proses perawatan SIM di Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya
68 Tujuan Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya, seperti aktivitas perawatan SIM, kondisi yang diharapkan, bentuk dokumentasi yang digunakan, pihak yang terlibat, dan lain sebagainya
Input
Proses pihak internal staf Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya dan juga melakukan observasi di ruang kerja Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya
Output
3.2.2.3. Verifikasi Data dan Informasi Aktivitas melakukan verifikasi terhadap data dan informasi ini bertujuan untuk memastikan data dan informasi terkait dengan hasil wawancara dan observasi terhadap kondisi kekinian dan ekspektasi perawatan SIM di Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya yang diperoleh telah sesuai dengan data dan informasi yang diberikan oleh pengelola SIM di Subdit PSI. Masukan dari tahap ini berupa hasil dari wawancara dan observasi yang akan diverifikasi, kemudian peneliti melakukan verifikasi untuk memastikan kebenaran data dan informasi yang diterima, yang nantinya akan digunakan oleh peneliti untuk melakukan analisis terhadap kondisi kekinian dan ekspektasi proses perawatan SIM di Subdit PSI. Setelah didapatkan data dan informasi kondisi kekinian dan ekspektasi proses perawatan SIM yang terverfikasi, maka data dan informasi tersebut dapat digunakan untuk proses analisis selanjutnya. Apabila verifikasi data dan informasi tidak sesuai, maka dilakukan tahap penggalian data dan informasi kembali hingga sesuai dengan kondisi kekinian dan ekspektasi proses perawatan SIM di Subdit PSI. Pada Tabel 3. 4. dipaparkan terkait tujuan dan proses pada tahapan ini.
69 Tabel 3. 4. Tahap Penggalian Data dan Informasi - Verifikasi Data dan Informasi
Tujuan Melakukan verifikasi terhadap hasil wawancara dan observasi terkait kondisi kekinian dan ekspektasi proses perawatan SIM di DPTSI ITS Surabaya
Proses Menyiapkan dokumen hasil wawancara dan observasi, yang kemudian diajukan kepada narasumber terkait untuk dilakukan pengecekan apakah sesuai atau tidak dari yang telah disimpulkan oleh peneliti. Setelah dilakukan verifikasi, maka akan didapatkan hasil wawancara dan observasi, yakni kondisi kekinian dan ekspektasi proses perawatan SIM di DPTSI ITS Surabaya yang telah terverifikasi.
3.2.3. Tahap Analisis Pada tahapan ini, peneliti melakukan analisis terhadap kondisi kekinian yang sedang berjalan dan ekspektasi dari proses perawatan SIM berdasarkan data dan informasi yang telah dikumpulkan serta hasil observasi dan wawancara dengan pihak terkait. Pada penelitian tugas akhir ini terdapat dua aktivitas analisis yang dilakukan oleh peneliti, dimana peneliti melakukan identifikasi dan analisis terhadap kondisi kekinian proses perawatan SIM yang dilakukan oleh pihak Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya dan kondisi ideal berdasarkan acuan yang digunakan, serta melakukan analisis kesenjangan terhadap dua kondisi tersebut. Dari hasil analisis tersebut nantinya digunakan dalam merancang prosedur perawatan SIM. Dua aktivitas tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut: 3.2.3.1. Analisis Kondisi Kekinian, Ekspektasi dan Kondisi Ideal berdasarkan acuan yang digunakan Aktivitas identifikasi dan analisis kondisi kekinian, ekspektasi dan kondisi ideal berdasarkan acuan yang digunakan ini bertujuan untuk memetakan kondisi kekinian dan ekspektasi dari proses perawatan SIM yang ada di Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang telah dilakukan, dengan kondisi ideal berdasarkan acuan yang
70 digunakan dalam penelitian tugas akhir, yaitu ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3. Hasil dari tahapan ini adalah pemetaan hasil identifikasi dan analisis kondisi kekinian dengan kondisi ideal proses perawatan SIM yang memenuhi standar acuan ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3. Pada Tabel 3. 5. telah dijelaskan dan dipaparkan terkait tujuan, input, proses, dan output pada tahapan ini. Tabel 3. 5. Tahap Analisis - Analisis Kondisi Kekinian, Ekspektasi dan Kondisi Ideal berdasarkan acuan yang digunakan
Tujuan Memahami kondisi kekinian dan ekspektasi proses perawatan SIM, dan bagaimana kondisi ideal dari proses perawatan SIM yang dapat memenuhi standar acuan yang digunakan
Input Kondisi ideal yang memenuhi standar acuan, Hasil wawancara dan observasi, yakni kondisi kekinian dan ekspektasi proses perawatan SIM di DPTSI ITS Surabaya yang telah terverifikasi.
Proses Mengidentifikasi apa saja kondisi kekinian, ekspektasi dan kondisi ideal terhadap proses perawatan SIM di DPTSI ITS Surabaya mengacu pada standar acuan dan hasil wawancara serta observasi di lapangan, kemudian melakukan analisis terhadap setiap kondisi tersebut.
Output Hasil analisis kondisi kekinian dan kondisi ideal proses perawatan SIM yang mengacu dan memenuhi standar acuan ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3
71 3.2.3.2. Analisis Kesenjangan (Gap Analysis) Aktivitas analisis kesenjangan (gap analysis) ini bertujuan bagi peneliti untuk melakukan proses evaluasi kesenjangan yang terjadi antara kondisi kekinian proses perawatan SIM yang sedang berjalan dengan kondisi ideal menurut standar acuan yang digunakan, yaitu ISO/IEC 14764:2006 dan aktivitas monitoring and control serta backup di kerangka kerja ITILv3 yang didapatkan dari hasil analisis pada tahapan sebelumnya. Pada bagian ini juga dilakukan pengkorelasi antara hasil analisis kesenjangan dengan bentuk-bentuk proses perawatan dan kontrol untuk melakukan perawatan yang ada di dalam ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3. Bentuk aktivitas analisis kesenjangan ini sudah digambarkan pada model konseptual pada bagian awal bab ini. Luaran dari aktivitas ini berupa hasil analisis kesenjangan yang nantinya digunakan sebagai panduan dalam melakukan proses perawatan SIM di Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. Pada Tabel 3. 6. dipaparkan terkait tujuan, input, proses, dan output pada tahapan ini. Tabel 3. 6. Tahap Analisis - Analisis Kesenjangan
Tujuan Menentukan kesenjangan yang terjadi terhadap kondisi kekinian dan kondisi ideal proses perawatan SIM
Input Hasil analisis kondisi kekinian dan kondisi ideal proses perawatan SIM yang mencagu dan memenuhi standar acuan ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3
Proses Mengidentifikasi dan melakukan analisis terhadap hasil analisis kondisi kekinian dan kondisi ideal proses perawatan SIM, melakukan pemetaan untuk perbandingan kondisi, melakukan
Output Hasil analisis kesenjangan kondisi kekinian dan kondisi ideal proses perawatan SIM yang mengacu dan memenuhi standar acuan ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3
72 Tujuan
3.2.4.
Input
Proses checklist terhadap perbandingan kondisi, dan menentukan dampak dan perbandingan kesenjangan yang terjadi pada proses perawatan SIM menurut kondisi kekinian dan kondisi ideal yang memenuhi standar acuan
Output
Tahap Pembuatan SOP
Tahap pembuatan dokumen Standard Operating Procedure (SOP) bertujuan untuk menentukan penyusunan struktur dan konten dokumen SOP serta isi dari prosedur yang akan dibuat terkait dengan proses perawatan SIM di Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. Pada tahapan ini terdapat tiga aktivitas dalam tahap pembuatan SOP, yaitu pembuatan rancangan struktur dan konten SOP, penyusunan dokumen SOP perawatan SIM, serta proses verifikasi dan validasi terhadap dokumen SOP yang telah dibuat. Tiga aktivitas tersebut dijabarkan sebagai berikut: 3.2.4.1. Penyusunan Struktur dan Konten SOP Aktivitas pembuatan rancangan struktur dan konten SOP ini dilakukan bertujuan sebagai konsep dasar dalam pembuatan SOP. Penyusunan struktur dan konten SOP yang akan dibuat mengacu pada peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia mengenai pedoman penyusunan Standar Operasional Prosedur nomor 35
73 tahun 2012. Rancangan struktur dokumen dan konten SOP Perawatan SIM tersebut selanjutnya dibuat secara online mengunakan Office 365. Luaran dari aktivitas ini berupa struktur dan konten SOP yang sesuai dengan studi kasus penelitian tugas akhir, yakni proses perawatan SIM yang ada di Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. Pada Tabel 3. 7. Telah dijelaskan dan dipaparkan secara detail terkait tujuan, input, proses, dan output pada tahapan ini. Tabel 3. 7. Tahap Pembuatan SOP - Penyusunan Struktur dan Konten SOP
Tujuan Menyusun struktur dan konten dokumen Standard Operating Procedure (SOP) Perawatan SIM
Input Pedoman Penyusunan SOP nomor 35 tahun 2012, Office 365 hasil analisis kesenjangan kondisi kekinian dan kondisi ideal proses perawatan SIM
Proses Melakukan studi literatur dan studi dokumen terkait pedoman penyusunan SOP yang baik dan benar, kemudian menyusun dan menentukan struktur dan konten dokumen SOP Perawatan SIM berdasarkan pedoman dan hasil analisis kesenjangan
Output Struktur dan konten SOP Perawatan SIM
74 3.2.4.2. Penyusunan Dokumen SOP Perawatan SIM Aktivitas penyusunan dokumen SOP perawatan SIM ini dilakukan bertujuan untuk memasukkan hasil analisis kesenjangan yang telah dibuat dalam dokumen SOP yang telah disusun struktur dan kontennya berdasarkan pedoman penyusunan SOP nomor 35 tahun 2012 yang telah dilakukan pada tahapan sebelumnya, serta penggunaan Office 365 untuk penyimpanan dan pemvisualisasian dokumen SOP perawatan SIM secara online. Pada Tabel 3. 8. dipaparkan terkait tujuan, input, proses, dan output pada tahapan ini. Tabel 3. 8. Tahap Pembuatan SOP - Penyusunan Dokumen SOP Perawatan SIM
Tujuan Menyusun dokumen Standard Operating Procedure (SOP) Perawatan SIM berdasarkan hasil analisis kesenjangan kondisi kekinian dan kondisi ideal yang mengacu dan memenuhi standar acuan ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3
Input Stuktur dan konten dokumen SOP Perawatan SIM, Pedoman Penyusunan SOP nomor 35 tahun 2012, Office 365, standar acuan ISO/IEC 14764:2006, proses monitoring and control serta backup di kerangka kerja ITILv3, hasil analisis kesenjangan kondisi kekinian dan
Proses Menentukan dan merancang alur proses perawatan SIM berdasarkan hasil analisis kesenjangan dan standar acuan untuk setiap dokumen SOP dan menyusunnya ke dalam dokumen SOP
Output Dokumen SOP Perawatan SIM
75 Tujuan
Input kondisi ideal proses perawatan SIM
Proses
Output
3.2.4.3. Verifikasi dan Validasi Aktivitas verifikasi dan validasi ini dilakukan bertujuan untuk mengkonfirmasi bahwa pembuatan dokumen SOP perawatan SIM telah sesuai dengan kebutuhan Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. Setelah dihasilkan dokumen SOP perawatan SIM, dilakukan verifikasi dengan cara penyelerasan dokumen SOP dengan standar acuan yang digunakan serta metode wawancara yang ditujukan kepada narasumber yakni staf Subdit PSI TSI DPTSI ITS Surabaya untuk memastikan kesesuaian antara prosedur yang dihasilkan dengan kebutuhan Pusbang DPTSI ITS Surabaya. Pada Tabel 3. 9. dipaparkan terkait tujuan dan proses pada tahapan ini. Tabel 3. 9. Tahap Pembuatan SOP - Verifikasi SOP
Tujuan Melakukan verifikasi terhadap dokumen SOP Perawatan SIM
Proses Menyiapkan dokumen hasil analisis kondisi kekinian dan kondisi ideal dan hasil analisis kesenjangan, dokumen SOP Perawatan SIM dan formulir online yang sudah dibuat, serta menyiapkan pertanyaan-pertanyaan yang akan ditujukan kepada narasumber untuk melakukan verifikasi. Selanjutnya dilakukan proses wawancara sesuai dengan poinpoin pertanyaan yang diajukan. Jawaban dari narasumber selanjutnya diolah dan digunakan oleh peneliti untuk melakukan perbaikan terhadap dokumen SOP, hingga dinyatakan tidak ditemukan permasalahan dan dapat memulai proses validasi.
76 Apabila dokumen SOP dinyatakan telah lolos proses verifikasi, maka selanjutnya dilakukan tahapan validasi. Metode yang digunakan dalam tahapan validasi berupa uji coba simulasi SOP. Simulasi ini ditujukan kepada pelaksana SOP yang bertujuan untuk mengetahui kesesuaian SOP yang dibuat. Apabila ditemukan kesalahan dalam proses validasi, akan dilakukan perbaikan dengan mengembalikan kembali pada proses penyusunan dokumen SOP perawatan SIM, dan melakukan proses verifikasi kembali. Kemudian dilakukan simulasi kembali, hingga sesuai dengan kebutuhan dari pelaksana SOP. Apabila dokumen SOP dinyatakan telah lolos proses validasi, maka penelitian tugas akhir ini dapat memasuki tahap akhir. Pada Tabel 3. 10. dipaparkan terkait tujuan dan proses pada tahapan ini. Tabel 3. 10. Tahap Pembuatan SOP - Validasi SOP
Tujuan Melakukan validasi terhadap dokumen SOP Perawatan SIM
Proses Menyiapkan dokumen SOP yang telah terverifikasi, kemudian menyiapkan sejumlah studi kasus sebagai simulasi pelaksanaan SOP Perawatan SIM, dan mencatat hasil pelaksanaan simulasi SOP Perawatan SIM tersebut dengan membuat checklist apakah dokumen SOP yang digunakan untuk melakukan studi kasus sudah jelas, sesuai dan tepat
3.2.5. Tahap Akhir Pada tahapan ini, peneliti melakukan penarikan kesimpulan dari penelitian tugas akhir yang telah dilakukan, pendokumentasian terhadap seluruh aktivitas dalam pembuatan SOP yang telah dilakukan, serta penyusunan dokumen tugas akhir. 3.2.5.1. Penarikan Kesimpulan dan Saran, Penyempurnaan Dokumen SOP dan Penyusunan Buku Tugas Akhir Aktivitas ini dilakukan bertujuan supaya peneliti dapat melakukan perumusan kesimpulan mengenai aktivitas pembuatan SOP Perawatan SIM yang telah dilakukan.
77 Dokumen SOP Perawatan SIM yang telah terverifikasi dan tervalidasi tersebut kemudian digunakan peneliti untuk menyusun kesimpulan, dimana salah satu hasil kesimpulan yang diperoleh adalah dokumen SOP perawatan SIM dibutuhkan oleh pihak DPTSI ITS Surabaya dalam menjalankan proses perawatan SIM. Setelah didapatkan hasil penarikan kesimpulan, dilakukan pendokumentasian seluruh proses pembuatan SOP serta menyusun laporan hasil penelitian tugas akhir dalam bentuk Buku Tugas Akhir. Luaran yang didapatkan dari aktivitas ini berupa dokumen SOP perawatan SIM yang nantinya diserahkan kepada pihak DPTSI ITS Surabaya dan buku Tugas Akhir. Pada Tabel 3. 11. ini akan dipaparkan terkait tujuan dan proses pada tahapan ini. Tabel 3. 11. Tahap Akhir - Penarikan Kesimpulan dan Saran, Penyempurnaan Dokumen SOP dan Penyusunan Buku Tugas Akhir
Tujuan Mengetahui kesimpulan dari penelitian tugas akhir, memberikan saran dan mengakhiri penelitian tugas akhir
Input Dokumen SOP Perawatan SIM yang tervalidasi
Proses Menyimpulkan jawaban dari perumusan masalah yang telah didefinisikan, memberikan rekomendasi saran terhadap penelitian selanjutnya dan proses perawatan SIM untuk DPTSI ITS Surabaya, sekaligus menyempurnakan dokumen SOP Perawatan SIM dan menyusun buku TA.
Output Kesimpulan dan saran, dokumen SOP Perawatan SIM yang valid dan buku Tugas Akhir.
78 (halaman ini sengaja dikosongkan)
79
BAB IV PERANCANGAN
BAB IV PERANCANGAN Pada bab ini menjelaskan mengenai perancangan dalam pengerjaan tugas akhir mengacu pada metode penelitian tugas akhir yang telah dijelaskan dalam bab III. Perancangan perlu dilakukan sebagai acuan dalam penelitian tugas akhir ini. 4.1.
Perancangan Studi Kasus
Pada bagian ini dijelaskan mengenai perancangan studi kasus, untuk mengetahui kebutuhan subjek dan objek yang diteliti. Luaran yang dihasilkan dalam penelitian dan data pendukung yang diperlukan dalam penelitian dapat dijelaskan lebih detail dengan melakukan perencanaan studi kasus [22]. Studi kasus dikatakan sebagai sebuah jenis penelitian yang merupakan metode atau strategi dalam penelitian untuk mengungkap kasus tertentu [23]. Dalam perspektif lain, studi kasus dapat digunakan sebagai penyelidikan empiris yang menyelidiki fenomena kontemporer dalam konteks kehidupan nyata dengan menggunakan cara-cara yang sistematis dalam pengumpulan data, seperti observasi dan wawancara [24]. Menurut Yin [24], terdapat tiga kategori studi kasus, antara lain: 1. Eksplorasi (menggali), yakni mengeksplorasi fenomena apapun dalam data untuk mengetahui tujuan peneliti. 2. Deskriptif, yakni menggambarkan fenomena ilmiah yang terjadi di dalam data yang dimaksud, biasanya diGambarkan dalam bentuk narasi. 3. Explanatory (memperjelas), yakni menjelaskan fenomena dalam data secara jelas dan detail. Dalam penelitian tugas akhir pembuatan SOP perawatan SIM pada tugas akhir ini, dibutuhkan studi kasus yang fokus pada organisasi, karena SOP dilaksanakan oleh organisasi tersebut. Kategori studi kasus yang digunakan dalam penelitian tugas akhir ini adalah eksplorasi dimana berasal dari kesenjangan antara kondisi kekinian dalam perawatan SIM yang dikelola 79
80 oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya serta aktifitas yang ideal dalam suatu standar menurut ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3 terkait aktivitas monitoring and control serta backup yang memiliki output berupa dokumen SOP Perawatan SIM. Eksplorasi dilakukan pada studi kasus untuk mendapatkan fenomena yang terjadi dan dijadikan sebagai dasar pembuatan SOP. Studi kasus yang baik adalah yang berfokus pada satu kasus (single case design) atau berbagai kasus (multiple case design) [25]. Perancangan studi kasus yang digunakan pada penelitian tugas akhir ini adalah single case design, dimana terdapat dua tipe single case design, yaitu single unit of analysis dan multiple units of analysis. Single unit of analysis dapat digunakan pada penelitian dengan kasus yang unik, kritis atau penyimpangan kasus. Sementara, multiple units of analysis dapat digunakan untuk melakukan replikasi temuan di seluruh studi kasus dengan cara membandingkan sub-units [25]. Pada penelitian tugas akhir ini menggunakan satu studi kasus dengan single unit of analysis. Unit of analysis dalam penelitian tugas akhir ini adalah melakukan analisis kesenjangan terhadap aktivitas perawatan SIM yang dikelola oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya, yang telah mengembangkan dan mengelola SIM di wilayah kampus ITS selama ini. Pada kenyataannya, Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya tidak memiliki standar proses perawatan SIM yang baik, teratur dan terencana. Dengan demikian diperlukan analisis untuk mengetahui apa yang seharusnya dilakukan atau diperlukan dalam proses perawatan SIM agar sesuai dengan kondisi yang diharapkan. 4.1.1.
Subjek dan Objek Penelitian
Untuk subjek, Arikunto menjelaskan bahwa subjek merupakan orang yang diminta untuk memberikan keterangan mengenai fakta atau pendapat dalam suatu aktivitas. Sedangkan untuk objek, Sugiyono menjelaskan bahwa objek penelitian dapat didefinisikan sebagai sesuatu yang menjadi pusat pada penelitian untuk dijadikan sasaran penelitian [22].
81 Dari penjelasan tersebut, maka subjek dalam penelitian tugas akhir ini adalah Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI) di lingkungan kampus Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya. Objek yang akan diteliti adalah proses perawatan sistem informasi manajemen (SIM) pada DPTSI ITS Surabaya yang nantinya proses tersebut akan disempurnakan dengan pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) menurut standar acuan ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3 sehingga proses perawatan SIM yang dikelola oleh DPTSI ITS Surabaya menjadi lebih baik. SOP yang dibuat akan diberikan kepada staf Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya untuk diterapkana. Selama melakukan penelitian tugas akhir ini, penulis mendapat bantuan dari pihak DPTSI ITS Surabaya, khususnya dari staf Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya yang merupakan narasumber utama dalam proses penggalian kebutuhan. 4.1.2.
Kebutuhan Data
Pada bagian ini akan menjelaskan mengenai data yang diperlukan dalam penelitian tugas akhir. Dalam melakukan sebuah penelitian dibutuhkan data yang dapat mendukung tahapan penggalian data dan informasi [22]. Beberapa poin mengenai data yang diperlukan antara lain sebagai berikut: 1. Tugas pokok dan fungsi (tupoksi) dari Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) DPTSI ITS Surabaya 2. Kondisi kekinian proses perawatan SIM 3. Kondisi ekspektasi proses perawatan SIM Berdasarkan poin-poin di atas mengenai data yang diperlukan dalam penelitian ini dapat dilakukan analisis lebih lanjut untuk menyusun sebuah SOP perawatan SIM yang ideal dengan standar acuan ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3 pada aktivitas monitoring and control, serta aktivitas backup.
82 4.2.
Perancangan Perangkat Penggalian Data
Pada bagian ini akan menjelaskan mengenai perancangan perangkat penggalian data untuk penelitian tugas akhir. Tujuan dari perancangan perangkat penggalian data adalah untuk merancang perangkat kebutuhan akan penggalian data mengenai kondisi kekinian dan ekspektasi dari proses perawatan SIM selama ini yang telah dilakukan oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. Dalam penelitian tugas akhir ini, perangkat penggalian data yang akan dirancang adalah interview protocol. 4.2.1.
Perancangan Interview Protocol
Sebelum melakukan wawancara, perlu membuat sebuah interview protocol sebagai perangkat persiapan dalam memberikan pertanyaan dan juga sebahai acuan agar data dan informasi yang diterima sesuai dengan kebutuhan penelitian, sehingga ketika melakukan wawancara tidak bias dan terarah. Perangkat tersebut akan digunakan ketika melakukan wawancara. Interview protocol digunakan untuk menggali kondisi kekinian terkait perawatan SIM yang telah dilakukan oleh DPTSI ITS Surabaya selama ini. Perancangan awal pada interview protocol adalah perlu menambahkan informasi terkait pelaksanaan wawancara serta informasi tentang narasumber yang akan diwawancarai, sebelum merancang daftar pertanyaan, sebagai bentuk dokumentasi yang baik. Konten dari informasi pelaksanaan interview dan narasumber dapat dilihat pada Tabel 4. 1. Tabel 4. 1. Informasi Pelaksanaan Interview dan Narasumber
Informasi Pelaksanaan Interview Tujuan Interwiew : (ex: Untuk mengetahui proses perawatan SIM) Interviewer : (ex: Andy Novian Ragiltya) Hari, Tanggal : (ex: Senin, 27 Juni 2016) Pukul : (ex: 10.00 WIB) Lokasi : (ex: DiLO DPTSI ITS Surabaya)
83 Catatan
Nama Jabatan Instansi
: (persiapan atau langkah-langkah dalam memulai interview) Informasi Narasumber : (ex: Sri Lestari) : (ex: Staf Subdit PSI DPTSI) : (ex: DPTSI ITS Surabaya)
Interview protocol yang dirancang mencakup beberapa pertanyaan dasar yang didasarkan menurut standar acuan yang digunakan dalam penelitian tugas akhir ini, yaitu ISO/IEC 14764:2006 serta kerangka kerja ITILv3, dimana setiap tahapan, aktivitas atau proses dalam standar acuan tersebut dapat digunakan sebagai bahan pertanyaan. Sebagai contoh dapat dilihat pada Tabel 4. 2. Tabel 4. 2. Kolom Pertanyaan
Sasaran : Tupoksi Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) DPTSI ITS Surabaya Pertanyaan: 1 (ex: Apakah Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) DPTSI ITS Surabaya memiliki tupoksi dalam melaksanakan kerjanya sehari-hari?) Jawaban:
2
Pertanyaan: (ex: Bagaimana isi dari tupoksi Pusbang?) Jawaban:
Untuk lebih detilnya dapat melihat lampiran interview protocol pada LAMPIRAN A. 4.3.
Penggalian Data
Penggalian data dalam penelitian ini dilakukan untuk mengetahui kondisi kekinian dan ekspektasi dari proses perawatan SIM yang dilakukan oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. Penggalian data kondisi kekinian dan ekspektasi yang dilakukan dalam penelitian tugas akhir ini lebih utamanya
84 menggunakan teknik wawancara. Wawancara dilakukan dengan menggunakan perangkat interview protocol yang terlampir pada LAMPIRAN A. Sebelumnya, terdapat beberapa teknik/perangkat yang digunakan dalam penggalian data, antara lain: wawancara, catatan atau dokumen arsip dan pengamatan langsung. 4.3.1.
Wawancara
Metode Wawancara ini dilakukan untuk mengumpulkan informasi langsung dari narasumber. Teknik wawancara sendiri terdiri dari 3 jenis yaitu: wawancara terstuktur (structured interview, sesuai dengan pedoman/instrument penelitian, wawancara semi tersruktur (semistructured interview, lebih bebas dan terbuka, mengembangkan pedoman/instrument penelitian), dan wawancara tidak terstruktur (unstructured interview, tanpa pedoman/instrument, sangat bebas dan terbuka) [26]. Pada tugas akhir ini, peneliti menggunakan teknik wawancara semi terstruktur. Dengan teknik tersebut, walaupun interviewer memiliki pedoman/instrument, namun dapat dikembangkan lagi untuk mendapatkan data dan informasi yang lebih luas dan detail, namun tetap sejalan dengan konteks penelitian tugas akhir. Wawancara yang dilakukan ditujukan kepada narasumber yang melaksanakan, atau mengetahui lebih detail mengenai proses perawatan SIM yang dilakukan oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. Narasumber tersebut adalah Ibu Sri Lestari, S.ST dan Ibu Dinar Sekti, S.Kom, selaku staf Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) DPTSI ITS Surabaya. Sementara, untuk mengetahui kondisi yang diharapkan terkait proses pengembangan SIM untuk selanjutnya, selain kepada staf Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya, wawancara juga dilakukan kepada mantan koordinator Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya, yaitu Ibu Umi Laili Yuhana, S.Kom, M.Sc dan Kasubdit PSI DPTSI ITS Surabaya saat ini, ibu Anny Yuniarti, S.Kom., M.Comp.Sc. Wawancara kepada kedua jabatan tersebut penting dilakukan, untuk mendapatkan
85 informasi terkait kondisi yang diharapkan pada level operasional dan manajerial. Beberapa poin pertanyaan yang akan diajukan antara lain: 1. Proses perawatan SIM Disesuaikan dengan aktivitas pada ISO/IEC 14764:2006. 2. Bentuk kontrol yang dilakukan selama proses perawatan SIM Disesuaikan dengan kontrol pada ISO/IEC 14764:2006. 3. Aktivitas monitoring and control SIM Disesuaikan dengan aktivitas monitoring and control pada kerangka kerja ITILv3. 4. Bentuk kontrol yang dilakukan selama aktivitas monitoring and control Disesuaikan dengan aktivitas pada aktivitas monitoring and control pada kerangka kerja ITILv3. 5. Aktivitas backup database dan sistem informasi Disesuaikan dengan aktivitas backup pada kerangka kerja ITILv3. 6. Bentuk kontrol yang dilakukan selama aktivitas backup database dan sistem informasi Disesuaikan dengan aktivitas backup pada kerangka kerja ITILv3. 7. Kondisi yang diharapkan (ekspektasi) oleh DPTSI ITS Surabaya untuk meningkatkan proses perawatan SIM dan aktivitas monitoring and control, serta backup database dan sistem informasi. 8. Aktivitas lain dalam proses perawatan SIM yang selama ini dilakukan oleh DPTSI ITS Surabaya Adanya proses migrasi dan retirement SIM 9. Pembuatan formulir dokumen SOP secara offline (hard copy) dan online (menggunakan Office 365) Dalam proses wawancara menggunakan recorder untuk merekam jawaban dari narasumber. Wawancara yang dilakukan diharapkan dapat memberikan data dan informasi mengenai kondisi kekinian dan ekspektasi dari proses
86 perawatan SIM yang dilakukan oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. 4.3.2.
Review Dokumen Arsip
Metode review dokumen arsip ini dilakukan untuk mempelajari kembali dan menarik kesimpulan hal-hal yang dapat mendukung penelitian tugas akhir dari dokumen arsip yang diberikan oleh pihak DPTSI ITS Surabaya. Dokumen arsip yang dapat digunakan untuk mendukung penelitian ini antara lain [3]: 1. Draft Kebijakan Tata Kelola Lembaga Pengembangan Teknologi Sistem Infromasi (DPTSI) ITS Surabaya 2. Dokumen SOP yang dimiliki oleh DPTSI ITS Surabaya Tujuan melakukan review terhadap dokumen arsip, terutama yang terkait dengan SOP ini, supaya peneliti dapat pula mengetahui struktur, konten dan isi dari dokumen terkait dalam penyusunan SOP di lingkup kampus ITS Surabaya. 4.3.3.
Pengamatan Langsung (Observasi)
Metode pengamatan langsung, atau observasi ini dilakukan mengamati objek penelitian secara langsung untuk mengetahui kondisi yang terjadi. Pengamatan langsung yang dilakukan pada penelitian tugas akhir ini berupa pengamatan terhadap kondisi dan proses perawatan SIM yang dilakukan oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. Metode ini bertujuan untuk mendapatkan informasi mengenai kondisi nyata yang terjadi dalam kegiatan perawatan SIM. Selain itu, peneliti dapat pula mengetahui bahwa setiap proses perawatan SIM dilakukan oleh aktor yang memiliki peran yang berbeda-beda sesuai dengan wewenang yang dimiliki. Dengan adanya metode ini pula peneliti dapat mempelajari setiap tindakan perilaku manusia dan Gambaran proses kerja yang lebih detail daripada melalui komunikasi dalam bentuk wawancara.Setelah melakukan observasi, peneliti dapat melakukan pencatatan terhadap hasil pengamatan tersebut.
87 4.4. Metode Pengolahan Data Data yang didapatkan dari proses wawancara, data arsip serta pengamatan langsung selanjutnya akan diolah. Metode pengolahan data yang digunakan dalam penelitian tugas akhir ini berupa analisis deskriptif terhadap kondisi kekinian, ekspektasi dan kondisi ideal yang mengacu dan memenuhi standar acuan yang telah ditentukan [26]. Tujuan metode pengolahan data ini untuk dapat memberikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan penelitian tugas akhir. Salah satunya yang dilakukan oleh peneliti adalah menyalin ulang hasil wawancara yang telah dilaksanakan dan mencatat rekaman wawancara yang tersimpan pada recorder dengan menggunakan tools microsoft word. Jawaban dari narasumber dimasukkan kedalam Tabel hasil wawancara dengan cara mengedit dan menyusun kalimat dengan benar, sehingga dapat menjadi sebuah narasi deskriptif yang mudah dipahami. Selain itu, dengan menggunakan tools bizagi modeler peneliti dapat dengan mudah memvisualisasikan kondisi kekinian yang didapatkan dari hasil wawancara tersebut sehingga lebih mudah dipahami. Dari hasil pengolahan data dapat dianalisis lebih lanjut untuk dimanfaatkan sebagai penyusunan dokumen SOP Perawatan SIM. 4.5. Penentuan Pendekatan Analisis yang Digunakan Setelah melakukan pengolahan data terhadap hasil penggalian data, selanjutnya menentuan pendekatan analisis yang akan digunakan dalam penelitian tugas akhir. Pendekatan analisis dibutuhkan untuk mengetahui hubungan antara data yang sudah diolah. Dalam menentukan kaitan data dengan penelitian perlu dilakukan analisis. Beberapa pendekatan analisis yang dilakukan antara lain: 4.5.1. Pendekatan Standar Acuan Analisis dengan pendekatan standar acuan dalam penelitian ini menggunakan empat standar, yaitu:
88 1. ISO/IEC 14764:2006 Analisis dengan pendekatan ISO/IEC 14764:2006 berfokus pada kondisi kekinian proses perawatan SIM dan kondisi ideal, yaitu praktik kunci dan kontrol perawatan perangkat lunak yang digunakan, mulai dari tahapan proses implementasi hingga penerimaan proses perawatan. 2. ITILv3-Aktivitas Backup Analisis dengan pendekatan kerangka kerja ITILv3 tentang aktivitas backup berfokus pada proses perawatan SIM yang terkait dengan backup database dan sistem informasi yang ada di SIM. 3. ITILv3-Aktivitas Monitoring and Control Analisis dengan pendekatan kerangka kerja ITILv3 tentang aktivitas monitoring and control berfokus pada proses perawatan SIM yang terkai dengan pemantauan terhadap fungsi kerja fitur, modul dan kerja sistem dalam SIM. 4.5.2. Pendekatan Analisis Kesenjangan Analisis dengan pendekatan analisis kesenjangan berupa aktivitas untuk mencari kesenjangan antara kndisi kekinian dan kondisi ideal yang telah didapatkan dari proses perawatan SIM. Model kesenjangan yang digunakan adalah model kesenjangan 2, mengenai kesenjangan antara persepsi manajemen dan standar kualitas layanan. Dengan adanya pendekatan analisis kesenjangan yang dilakukan dapat memberikan gambaran kesenjangan yang terjadi untuk dilakukan proses terstandarisasi. Proses terstandarisasi dapat melalui penambahan prosedur, pembuatan formulir, dan lain sebagainya untuk penyusunan dokumen SOP Perawatan SIM. 4.6. Perancangan Standard Operating Procedure (SOP) Perancangan Standard Operating Procedure (SOP) mengacu pada peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
89 Reformasi Birokrasi Republik Indonesia mengenai pedoman penyusunan standar operasional prosedur Nomor 35 Tahun 2012 [20], yang kemudian disimpan dan divisualisasikan secara online menggunakan Office 365. Tabel 4. 3. menjelaskan tentang perancangan SOP dari pedoman yang digunakan, yang disesuaikan dengan penelitian tugas akhir yang dilakukan [20]. Tabel 4. 3. Rancangan SOP menurut Peraturan Pemerintah
Struktur Bab Pendahuluan
Sub-Bab Tujuan
Ruang Lingkup
Struktur Organisasi
Service Level Agreement
Prosedur
Definisi
Prosedur
Deskripsi Menjelaskan tujuan dari pembuatan dokumen SOP Perawatan SIM Menjelaskan mengenai ruang lingkup dokumen SOP Perawatan SIM yang dibuat. Menggambarkan struktur organisasi yang berkaitan dengan proses perawatan SIM Menjelaskan adanya service level agreement dalam aktivitas perawatan SIM untuk menyediakan layanan perawatan SIM secara optimal. Menjabarkan definisi dari prosedur perawatan SIM yang akan dibuat. Adanya informasi pendukung untuk dapat menjalankan prosedur sesuai dengan best practice. Menjabarkan aktivitas aktivitas dalam menjalankan suatu proses perawatan SIM dengan menampilkan flowchart.
90 Struktur Bab
Sub-Bab Formulir
Deskripsi Adanya formulir untuk mendukung tercapainya suatu prosedur perawatan SIM sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Berdasarkan Tabel di atas, dapat dilihat bahwa perancangan dokumen SOP memiliki struktur bab yang dijabarkan menjadi sub-bab dan dapat deskripsikan untuk masing-masing sub-bab terkait. Dalam penelitian ini, struktur SOP akan disesuaikan pula dengan kebutuhan dari Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. 4.7. Perancangan Pengujian Standard Operating Procedure (SOP) Perancanaan pengujian Standard Operating Procedure (SOP) yang telah dibuat melalui 2 tahapan, yaitu verifikasi dan validasi. Setiap pengujian yang dilakukan mempunyai beberapa komponen terkait dengan tujuan pengujian, metode, sasaran, dan tahapan pengujian. Pengujian yang akan dilakukan dapat dijabarkan sebagai berikut: 4.7.1.
Verifikasi
Verifikasi merupakan aktivitas mengkonformasi suatu data dan informasi yang diperoleh untuk mengetahui kebenarannya. Verifikasi diajukan kepada pihak pelaksana perawatan SIM yaitu Subdit Pengembangan Sistem Informasi (PSI) DPTSI ITS Surabaya. Penjabaran dari aktivitas verifikasi dapat melihat Tabel 4.4. Tabel 4. 4. Rancangan Proses Verifikasi
Verifikasi Tujuan Pengujian
Uraian Melakukan verifikasi terhadap dokumen SOP Perawatan SIM yang telah dibuat untuk melakukan konfirmasi kebenaran data dan informasi, terutama mengenai alur proses perawatan SIM yang termuat di dalam dokumen SOP telah dibuat.
91 Verifikasi Metode Pengujian Sasaran Pengujian
Tahapan Pengujian
Uraian Wawancara langsung 1. Staf Subdit Pengembangan Sistem Informasi (PSI) DPTSI ITS Surabaya, yaitu ibu Sri Lestari dan ibu Dinar berperan penting dalam proses perawatan SIM yang selama ini telah dilakukan. 2. Ibu Anny selaku Kasubdit PSI yang mempunyai wewenang dalam bidang manajerial, dalam mendefinisikan kebutuhan serta mengambil keputusan terkait penyelesaian permasalahan pada proses perawatan SIM. Tahapan pengujian verifikasi yaitu sebagai berikut: 1. Penulis menyerahkan dokumen SOP Perawatan SIM kepada staf dan Kepala Subdit Pengembangan Sistem Informasi (Kasubdit) DPTSI ITS Surabaya dan menjelaskan isi dokumen. 2. Kasubdit melakukan review terhadap dokumen SOP Perawatan SIM 3. Peneliti melakukan wawancara langsung setelah Kasubdit selesai mereview dokumen SOP Perawatan SIM. Peneliti mengajukan pertanyaan mengenai kesesuaian SOP, baik dari segi struktur, konten, istilah serta instrument pendukung yang termuat di dalam SOP. 4. Kasubdit memberikan review dan revisi dokumen SOP Perawatan SIM apabila diperlukan. 5. Peneliti melakukan perbaikan dan penyempurnaan terhadap dokumen SOP Perawatan SIM. 6. Peneliti mengajukan hasil revisi dan perbaikan dokumen SOP pada Kasubdit. 7. Kasubdit menyetujui dokumen SOP Perawatan SIM yang telah diperbaiki.
92 4.7.2. Validasi Validasi merupakan aktivitas mengkonfirmasi suatu data dan informasi yang diperoleh, didukung dengan adanya suatu pengujian atau simulasi yang dilakukan. Validasi diajukan kepada kepada pihak pelaksana perawatan SIM yaitu Subdit Pengembangan Sistem Informasi (PSI) DPTSI ITS Surabaya. Penjabaran dari aktivitas validasi dapat melihat Tabel 4. 5. Tabel 4. 5. Rancangan Proses Validasi
Validasi Tujuan Pengujian
Metode Pengujian Sasaran Pengujian Tahapan Pengujian
Uraian Melakukan validasi terhadap dokumen SOP Perawatan SIM untuk melakukan konfirmasi pada kebenaran data dan informasi, terutama mengenai kejelasan dan ketepatan alur proses perawatan SIM yang termuat di dalam dokumen SOP telah dibuat. Simulasi SOP Perawatan SIM menggunakan studi kasus Pelaksana SOP Perawatan SIM antara lain: Kasubdit, Staf Pusbang/PIC SIM dan Pengguna Layanan SIM. Tahapan pengujian validasi yaitu sebagai berikut: 1. Peneliti menyerahkan dokumen SOP Perawatan SIM yang telah diperbaiki pada tahap verifikasi. 2. Peneliti memberikan arahan skenario penggunaan dokumen SOP Perawatan SIM dan menjelaskan beberapa skenario yang akan disimulasikan 3. Pelaksana SOP Perawatan SIM mensimulasikan dengan menggunakan case yang termasuk dalam proses perawatan SIM. 4. Setelah simulasi selesai, penulis meminta feedback dan review dari pelaksana. 5. Penulis melakukan perbaikan dokumen SOP Perawatan SIM apabila terdapat ketidaksesuaian saat simulasi.
93 Validasi 6. 7.
Uraian Kasubdit menyetujui dokumen SOP Perawatan SIM yang telah diperbaiki. Dokumen SOP Perawatan SIM dapat dinyatakan valid dan dapat diterapkan dengan melaksanakan aktivitas yang terstandarisasi.
94 (halaman ini sengaja dikosongkan)
95
BAB V IMPLEMENTASI
BAB V IMPLEMENTASI Pada bab ini dijelaskan mengenai hasil dari proses penentuan studi kasus serta perancangan perangkat penggalian data yang didapatkan melalui wawancara, observasi dan review dokumen arsip.
5.1 Hasil Penggalian Data dari Wawancara dan Observasi Berdasarkan perancangan penggalian data yang diperlukan dalam penelitian, dapat dilakukan kegiatan penggalian data seperti wawancara dan observasi secara langsung kepada pihak terkait. Untuk wawancara ditujukan kepada narasumber ibu Sri Lestari, S.ST dan Ibu Dinar Sekti, S.Kom. selaku staf Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) di Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI) ITS Surabaya dengan menggunakan interview protocol yang telah dibuat. Wawancara dilakukan enam kali pada tanggal 11 Agustus 2015, 15 September 2015, 21 Oktober 2015, 9 November 2015 dan 20 Juni 2016, dan 22 November 2016. Topik wawancara secara singkat berisi poin sebagai berikut: 1. Penjelasan terkait Tupoksi Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. 2. Penjelasan terkait Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang dikelola oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. 3. Penjelasan terkait aktor dan role pada proses perawatan SIM. 4. Penjelasan terkait kondisi kekinian proses perawatan SIM yang dikelola oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. 5. Penjelasan terkait kondisi ekspektasi proses perawatan SIM yang dikelola oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. 6. Penjelasan terkait aktor dan role pada aktivitas pemantauan SIM. 7. Penjelasan terkait kondisi kekinian aktivitas pemantauan SIM yang dikelola oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. 95
96 8. Penjelasan terkait kondisi ekspektasi aktivitas pemantauan SIM yang dikelola oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. 9. Penjelasan terkait kondisi ekspektasi proses pemantauan SIM yang dikelola oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. 10. Penjelasan terkait aktor dan role pada aktivitas backup data dan sistem informasi pada SIM. 11. Penjelasan terkait kondisi kekinian aktivitas backup data dan sistem informasi pada SIM yang dikelola oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. 12. Penjelasan terkait kondisi ekspektasi aktivitas backup data dan sistem informasi pada SIM yang dikelola oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. 13. Penjelasan terkait perubahan struktur organisasi, perubahan sistem dan permintaan penambahan prosedur perawatan SIM yang meliputi migrasi dan retirement. 14. Penjelasan terkait pembuatan formulir untuk dokumen SOP versi online menggunakan Office 365. Untuk hasil wawancara yang secara lengkap, detail dan terperinci dapat dilihat pada LAMPIRAN B. Sementara untuk observasi juga dilaksanakan pada waktu yang sama dengan waktu wawancara tersebut. Dari hasil penggalian data tersebut didapatkan beberapa fakta atau temuan yang menggambarkan secara umum kondisi kekinian pengembangan SIM yang secara singkat diuraikan dalam poin berikut: • • • •
Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) DPTSI ITS Surabaya memiliki jumlah staf yang berjumlah 14 orang. Tupoksi dari Koordinator Subdit PSI DPTSI menjelaskan tentang tugas dari staf yang terkait dengan proses perawatan SIM. Proses perawatan SIM dilakukan untuk unit di dalam lingkup kampus ITS Surabaya. Pembagian jobdesk tidak begitu terperinci sehingga tak ada yang mengetahui lebih detail dan jelas terkait proses
97
•
•
• • •
•
perawatan SIM yang dilakukan oleh staf pada SIM tertentu. Selama ini proses perawatan SIM yang dilakukan oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya terdiri dari tiga macam proses, yakni proses perawatan SIM ketika terjadi permintaan modifikasi atau perbaikan permasalahan dalam SIM yang ditemukan oleh Admin SIM, pelanggan/unit pengguna SIM dan pengembang SIM. Kedua lainnya berupa aktivitas monitoring and control, untuk melakukan pemantauan kinerja sistem dan aktivitas backup database dan sistem informasi. Jumlah permintaan proses perawatan SIM, terutama yang bersifat perbaikan (corrective) dari pengguna SIM dalam satu hari bersifat tak menentu, terkadang bisa banyak atau sedikit Proses perawatan SIM yang selama ini dilakukan rata-rata berupa perbaikan SIM yang ditangani secara cepat (quick response). Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya harus mampu menangani permasalahan yang terdapat dalam SIM dalam waktu yang cepat sebagai bentuk proses perawatan SIM Permasalahan di dalam SIM sebagai bentuk proses perawatan SIM yang dapat ditangani oleh Pusbang DPTSI ITS Surabaya terkait seputar permasalahan pada data dan error pada source code, query atau modul sistem. Sedangkan permasalahan yang terkait dengan server, jaringan, OS, remote, hardisk, dan lain sebagainya diserahkan pada Subdit Infrastruktur dan Keamanan Teknologi Informasi (IKTI) DPTSI ITS Surabaya yang tetap berkoordinasi dengan Subdit PSI. Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya belum memiliki pedoman yang terstandarisasi untuk aktivitas perawatan SIM, sehingga proses perawatan SIM selama ini tidak berjalan sesuai dengan aturan yang ada, dijalankan berdasarkan kebiasaan aktivitas yang selalu dilakukan sehingga tidak terdapat dokumentasi proses perawatan SIM selama ini.
98 •
• • •
Setelah terjadi perubahan dalam struktur organisasi pada DPTSI ITS Surabaya, saat ini terdapat pergantian pada kepala lembaga dan kepala koordinator. Selain itu, adanya penghapusan unit layanan dari 4 menjadi 3 unit layanan. Perubahan sistem, dimana saat ini semua permintaan yang masuk ke dalam DPTSI harus dan wajib melalui sistem umpan balik ITS. Perlu adanya penambahan pembuatan prosedur dalam menjalankan aktivitas migrasi dan retirement, untuk disesuaikan dengan standar ISO yang digunakan. Perlu adanya pendokumentasian aktivitas perawatan SIM secara online dengan menggunakan aplikasi form di Office 365.
Sebelumnya akan dijelaskan terlebih dahulu hasil wawancara untuk penggalian data terkait dengan tupoksi dimiliki oleh Kepala Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) DPTSI ITS Surabaya 5.1.1
Hasil Penggalian Tupoksi Kasubdit
Berdasarkan hasil penggalian data, beberapa tupoksi yang dimiliki oleh Kepala Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) DPTSI ITS Surabaya adalah sebagai berikut [3]: 1. Menyediakan aplikasi sistem informasi berbasis web untuk mengoptimalkan e-layanan a. Merencanakan Pengembangan Aplikasi Sistem Informasi berbasis web untuk mengoptimalkan elayanan. b. Memonitor proses pengembangan dan implementasi aplikasi sistem informasi berbasis web untuk mengoptimalkan e-layanan. c. Memonitor hasil pengembangan aplikasi sistem informasi berbasis web untuk mengoptimalkan elayanan. 2. Mengelola aplikasi sistem informasi berbasis web untuk mengoptimalkan e-layanan
99 a. Memonitor proses backup dan recovery sistem informasi di ITS. b. Memonitor proses perawatan sistem informasi di ITS. 3. Melaksanakan sinergi kerja dengan pusat lain dibawah BTSI 4. Tugas lain yang diberikan pimpinan dan menjadi tanggung jawab bersama. Berdasarkan hasil penggalian data tentang tupoksi yang didapatkan dari kepala Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya di atas, maka yang termasuk dalam proses perawatan adalah proses perbaikan SIM, pemantauan SIM dan backup database dan sistem informasi. Maka dari itu, proses perawatan SIM termasuk dalam tanggung jawab Kasubdit.
5.2 Kondisi Kekinian Proses Perawatan SIM Pada bagian ini akan membahas mengenai hasil penggalian kondisi kekinian (eksisting) proses perawatan SIM berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang telah dilakukan. Dari hasil wawancara yang diajukan kepada narasumber dari Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya, dapat dijabarkan mengenai kondisi kekinian proses perawatan SIM yang dikelola oleh pihak DPTSI ITS Surabaya. Dalam pembahasan terhadap kondisi kekinian ini tidak akan banyak membahas seputar strukur organisasi, kebijakan dan teknologi karena lebih difokuskan pada orang-orang yang melakukan (people) dan proses perawatan SIM yang selama ini dilakukan (process). Seperti yang dijelaskan sebelumnya, bahwa proses perawatan SIM yang saat ini dilakukan oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya terdiri dari dua proses, yakni proses perawatan SIM secara umum berupa pemintaan perbaikan data/sistem dan proses backup database dan sistem informasi yang terdapat pada SIM. Untuk Gambaran proses bisnis perawatan SIM yang selama ini dilakukan, yang terdapat pada LAMPIRAN C.
100 5.2.1.
Proses Perawatan SIM
Secara umum, proses perawatan SIM yang selama ini dilakukan oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya beberapa diantaranya sudah mengacu dan memenuhi tahapan aktivitas perawatan perangkat lunak yang ada pada ISO/IEC 14764:2006. Tabel 5. 1. menjelaskan tentang detail kondisi kekinian proses perawatan SIM yang selama ini dilakukan berdasarkan tahapan/aktivitas dalam standar yang digunakan dalam penelitian. Tabel 5. 1. Kondisi Kekinian Tahapan/Aktivitas Standar Acuan
Detail Aktivitas
Staf Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya menerima laporan permasalahan /permintaan perawatan langsung dari pelanggan atau unit lain yang mengelola SIM yang disampaikan melalui Sistem Informasi Umpan Balik ITS (pembukaan tiket), atau menerima langsung laporan dari pelanggan/unit. Service Desk mengirimkan pemberitahuan permintaan perbaikan permasalahan yang terkait dengan Subdit PSI kepada staf terkait. Staf Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya melakukan pemantauan dan pengecekan terhadap permasalahan/ permintaan perawatan yang telah diterima, kemudian
Perawatan
SIM
berdasarkan
Tahapan Aktivitas Kekinian Perawatan SIM (ISO/IEC 14764:2006) Process Implementation (Permintaan modifikasi/laporan permasalahan pada SIM)
Problem and Modification Analysis (Analisis permasalahan dan modifikasi pada SIM)
101 Detail Aktivitas
diserahkan kepada PIC yang dapat menangani permintaan modifikasi/laporan permasalahan ini. Staf Subdit PSI DPTSI atau Admin SIM melaksanakan permintaan perawatan/ perbaikan permasalahan sesuai dengan hasil analisis yang dilakukan Aktivitas ini dilakukan hingga modifikasi telah selesai diterapkan, atau permasalahan telah diselesaikan. Kemudian PIC melakukan pengecekan kembali terhadap hasil perbaikan untuk memastikan semua permintaan telah selesai dilakukan. Hasil perbaikan/ perawatan selanjutnya disampaikan kepada pelanggan/unit melalui Sistem Umpan Balik ITS bahwa laporan permasalahan/ permintaan modifikasinya telah diselesaikan (penutupan tiket). Tidak ada evaluasi dan dokumentasi dalam proses/aktivitas ini. (Tidak ada proses/aktivitas yang
Tahapan Aktivitas Kekinian Perawatan SIM (ISO/IEC 14764:2006)
Modification Implementation (Penerapan modifikasi/perubahan pada SIM yang telah diimplementasikan pasca Analisis)
Maintenance Review/ Acceptance (Penerimaan/ review hasil perawatan SIM yang telah dilakukan)
Migration
102 Detail Aktivitas
selama ini telah dilakukan) (Tidak ada proses/aktivitas yang selama ini telah dilakukan)
Tahapan Aktivitas Kekinian Perawatan SIM (ISO/IEC 14764:2006)
Retirement
Dari hasil wawancara, penulis menyimpulkan bahwa dalam proses perawatan SIM yang selama ini dilakukan oleh Subdit PSI DPTSI, tidak ditemukan bentuk kontrol berupa dokumen yang mencatat segala aktivitas perawatan yang dilakukan, termasuk laporan permasalahan/permintaan modifikasi dari pengguna. Selama ini hanya dilakukan berdasarkan laporan permintaan perawatan/perbaikan permasalahan secara langsung atau yang diterima oleh Service Desk melalui e-tiket di Sistem Informasi Umpan Balik ITS yang dikelola oleh Subdit Layanan Teknologi dan Sistem Informasi (TSI) DPTSI ITS Surabaya.. Proses perawatan SIM melibatkan beberapa aktor, antara lain: pelanggan SIM/unit (user), Admin SIM, PIC, staf Subdit Layanan Teknologi dan Sistem Informasi (TSI) (Service Desk), staf Subdit Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI), Kepala Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. Tabel 5. 2. menjelaskan detail nama aktor dan peran dalam proses perawatan SIM. Tabel 5. 2. Aktor dan Peran dalam Proses Perawatan SIM
Nama Aktor Pelanggan/Unit
Admin SIM PIC/Staf Subdit Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI)
Peran Sebagai pengguna layanan SIM yang berada di lingkup kampus ITS Surabaya Sebagai pihak yang bertanggung jawab dalam pengelolaan SIM tertentu Sebagai pihak penanggung jawab proyek penanganan permintaan perawatan
103 Staf Subdit Layanan Teknologi dan Sistem Informasi (TSI) Kepala Subdit Pengembangan Sistem Informasi (PSI)
5.2.2.
Sebagai pihak yang menerima permintaan perawatan melalui Sistem Informasi Umpan Balik ITS yang diteruskan ke Subdit PSI Sebagai pihak yang mengawasi dan menentukan pengambilan keputusan tingkat koordinator pusat, bertindak dalam urusan manajemen.
Aktivitas Pemantauan SIM
Proses perawatan SIM dalam bentuk aktivitas pemantauan yang selama ini dilakukan oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya ratarata dilaksanakan apabila terjadi permasalahan pada SIM, sehingga detail aktivitas yang dilakukan juga belum sepenuhnya memenuhi tahapan aktivitas monitoring and control pada aktivitas IT Operation Manajement Function level Service Operation kerangka kerja ITILv3. Untuk Gambaran proses bisnis dari aktivitas backup database dan sistem informasi pada SIM yang selama ini dilakukan, divisualisasikan melalui yang terdapat pada LAMPIRAN C. Tabel 5. 3. menjelaskan detail kondisi dari aktivitas kekinian proses pemantauan SIM yang selama ini dilakukan berdasarkan tahapan/aktivitas dalam standar yang digunakan dalam penelitian. Tabel 5. 3. Kondisi Kekinian Pemantauan SIM berdasarkan Tahapan/Aktivitas Standar Acuan
Detail Aktivitas
PIC melakukan pemantauan berdasarkan permintaan perbaikan pada SIM.
Tahapan Aktivitas Kekinian Monitoring and Control (IT Operation Management Function-ITILv3) Mendefinisikan lingkungan dan objek yang akan diuji Mendefinisikan tujuan aktivitas monitoring and control
104 Detail Aktivitas
PIC melakukan uji coba terhadap fitur/modul pada SIM yang mengalami permasalahan Mencatat hasil pemantauan
Tahapan Aktivitas Kekinian Monitoring and Control (IT Operation Management Function-ITILv3) Menentukan tools yang digunakan dalam aktivitas monitoring and control Menentukan tipe monitoring yang dilakukan (Active, Pasive, Proactive or Reactive Monitoring) Menentukan tipe control pengukuran monitoring yang digunakan (Continuous Measurement atau ExceptionBased Measurement) Melakukan monitoring pada lingkungan yang diuji Melakukan monitoring pada objek yang diuji Melakukan tindakan perbaikan terhadap permasalahan yan ditemui Menyusun laporan hasil pemantauan dan tindakan yang akan dilakukan dari hasil pemantauan tersebut
Dari hasil wawancara, penulis menyimpulkan bahwa dalam aktivitas pemantauan terhadap SIM yang selama ini dilakukan oleh Subdit PSI DPTSI, secara keseluruhan belum sesuai dengan proses, juga belum ditemukan bentuk kontrol berupa dokumen yang mencatat segala tahapan aktivitas pemantauan yang dilakukan. Aktivitas pemantauan SIM hanya melibatkan staf Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) DPTSI yang bertindak sebagai PIC pelaksana aktivitas. Tabel 5. 4. menjelaskan detail nama aktor dan peran dalam aktivitas pemantauan.
105 Tabel 5. 4. Aktor dan Peran dalam Aktivitas Pemantauan SIM
Nama Aktor PIC/Staf Subdit Pengembangan Sistem Informasi (PSI)
5.2.3.
Peran Sebagai pihak penanggung jawab proses pemantauan SIM
Aktivitas Backup Database dan Sistem Informasi
Proses perawatan SIM dalam bentuk aktivitas backup database dan sistem informasi yang selama ini dilaksanakan oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya dalam kondisi tertentu atau dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya. Untuk Gambaran proses bisnis dari aktivitas backup database dan sistem informasi pada SIM yang selama ini dilakukan, divisualisasikan melalui yang terdapat pada LAMPIRAN C. Secara umum, aktivitas backup database dan sistem informasi pada SIM yang selama ini dilakukan hampir sesuai dengan tahapan yang ada di kerangka kerja ITILv3 pada aktivitas IT Operation Management Function mengenai aktivitas backup. Tabel 5. 5. menjelaskan detail kondisi kekinian aktivitas backup database dan sistem informasi informasi yang selama ini dilakukan oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya berdasarkan tahapan/aktivitas dalam standar yang digunakan dalam penelitian tugas akhir. Tabel 5. 5. Kondisi Kekinian Aktivitas Backup Database dan Sistem Informasi berdasarkan Tahapan/Aktivitas Standar Acuan
Detail Aktivitas
PIC Backup dari setiap sistem informasi menyiapkan kebutuhan-kebutuhan yang digunakan dalam aktivitas backup dan recovery. Seperti dokumen proses backup, CD
Tahapan Aktivitas Kekinian Backup (IT Operation Management Function ITILv3) Identifikasi data/sistem yang di-backup Identifikasi frekuensi, jarak atau interval dilakukannya backup Menentukan tipe backup yang digunakan (full backup,
106 Detail Aktivitas
untuk tempat penyimpanan hasil backup, label dan note PIC mengakses database dari server SIM PIC melakukan penarikan hasil backup database yang telah diset otomatis dan dipindahkan ke dalam server backup Setelah selesai, PIC melakukan aktivitas recovery untuk memastikan bahwa aktivitas backup berhasil. PIC melakukan backup statis dalam media Compact Disk (CD), pemberian kode dan label pada CD hasil backup, update catatan atau dokumen aktivitas backup, dan terakhir disimpan. PIC mengakhiri aktivitas backup.
Tahapan Aktivitas Kekinian Backup (IT Operation Management Function ITILv3) partial backup, incremental backup) Menentukan lokasi penyimpanan data yang dibackup. Menentukan metode transportasi backup (transfer dengan menggunakan jaringan, transfer menggunakan penyimpanan fisik atau media magnetik). Menentukan Recovery Point Objective (ambang berapa banyak data yang boleh hilang sejak terakhir backup dilakukan). Menentukan Recovery Time Objective (lama waktu pemulihan). Melakukan proses backup dan melakukan pengujian atau pengecekan (verifikasi) terhadap data/sistem yang telah dibackup (untuk menguji apakah data/sistem tersebut dapat dibaca, dapat direstore dan lain sebagainya). Menyimpan hasil backup dan melakukan pencatatan aktivitas backup
Dari hasil wawancara, penulis menyimpulkan bahwa dalam aktivitas backup database dan sistem informasi ini, bentuk
107 kontrol atau dokumentasi yang selama ini dilakukan adalah dokumen aktivitas backup, dimana mencatat beberapa informasi seperti waktu pelaksanaan backup, interval pelaksanaan backup, data dan aplikasi yang di-backup dalam media penyimpanan, PIC yang melaksanakan proses backup, tingkat kesuksesan aktivitas backup, kendala yang dihadapi, dan lain sebagainya yang dimana kebanyakan telah sesuai dengan standar acuan yang digunakan, yaitu aktivitas backup pada proses IT Operation di kerangka kerja ITILv3, namun belum terstruktur dengan baik. Proses backup database dan sistem informasi hanya melibatkan hanya melibatkan staf Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) DPTSI yang bertindak sebagai PIC pelaksana aktivitas. Tabel 5. 6. menjelaskan detail nama aktor dan peran dalam aktivitas backup database dan sistem informasi. Tabel 5. 6. Aktor dan Peran dalam Aktivitas Backup Database dan Sistem Informasi
Nama Aktor PIC/Staf Subdit Pengembangan Sistem Informasi (PSI)
Peran Sebagai pihak penanggung jawab proses backup
5.3. Kondisi Ekspektasi Proses Perawatan SIM Berdasarkan hasil wawancara, dapat disimpulkan bahwa Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya memiliki harapan untuk meningkatkan penyediaan layanan pada proses perawatan terhadap SIM yang telah dikembangkan dan dikelola di lingkup kampus ITS Surabaya. Selama ini, proses perawatan SIM kurang maksimal karena tidak memiliki alur dan prosedur yang jelas, serta tidak terdokumentasikan dengan baik. Tabel 5. 7. menjelaskan tentang kondisi yang diharapkan oleh DPTSI ITS Surabaya dalam melakukan aktivitas proses perawatan SIM:
108 Tabel 5. 7. Kondisi Ekspektasi Proses Perawatan SIM
Perawatan SIM Proses Perawatan SIM (secara umum terkait Perbaikan SIM)
Aktivitas Pemantauan SIM
Kondisi Yang diharapkan Terdapat dokumen SOP yang menjelaskan lebih teratur tentang proses perawatan SIM. Adanya penambahan aktivitas perawatan yang terkait dengan Migration dan Retirement Adanya kejelasan mengenai pihak-pihak yang terlibat dalam proses perawatan SIM Dokumen SOP yang dibuat dapat mengacu atau memenuhi best practice yang banyak digunakan (dalam penelitian ini, yaitu ISO/IEC 14764:2006). Terdapat proses dokumentasi dalam setiap tahapan yang dilakukan dalam proses perawatan SIM. Dokumentasi yang diharapkan merupakan dokumentasi sederhana, yaitu dapat berupa form atau template yang nantinya dapat digunakan oleh Subdit PSI DPTSI. Jumlah form atau template yang dibutuhkan sesuai dengan yang diperlukan oleh Pusbang DPTSI. Terdapat dokumen SOP yang menjelaskan prosedur proses monitoring and control pada SIM secara rinci, sehingga semua pihak yang mendapatkan tugas sebagai PIC Pemantauan SIM dapat menjalankan tugasnya dengan sebaik-baiknya.
109 Perawatan SIM
Aktivitas Backup
Kondisi Yang diharapkan Adanya dokumentasi yang jelas setiap kali melakukan aktivitas monitoring and control. Dokumen SOP yang dibuat mengacu pada best practice yang digunakan (dalam penelitian ini, yaitu ITILv3-IT Operation). Jumlah form atau template yang dibutuhkan sesuai dengan yang diperlukan oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. Terdapat dokumen SOP yang menjelaskan prosedur proses backup database dan sistem informasi pada SIM secara rinci, sehingga semua pihak yang mendapatkan tugas sebagai PIC backup dapat menjalankan tugasnya dengan sebaik-baiknya. Adanya dokumentasi yang jelas setiap kali melakukan aktivitas backup database dan sistem informasi. Dokumen SOP yang dibuat mengacu pada best practice yang digunakan (dalam penelitian ini, yaitu ITILv3-IT Operation). Jumlah form atau template yang dibutuhkan sesuai dengan yang diperlukan oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya.
110 5.4. Hasil Review Dokumen Arsip Berdasarkan hasil penggalian data dengan dilakukannya review dokumen arsip, maka didapatkan beberapa dokumen yang dapat digunakan untuk penyusunan penelitian tugas akhir ini. Dokumen arsip yang di-review antara lain sebagai berikut: 1. Draft Kebijakan Tata Kelola Lembaga Pengembangan Teknologi Sistem Infromasi Dari hasil review, dapat diketahui bahwa kebijakan mengenai IT Policy yang dimiliki oleh DPTSI ITS Surabaya masih dalam bentuk draft yang mana di dalamnya berisi poin-poin mengenai tata kelola teknologi dan sistem informasi di lingkup kampus ITS Surabaya. Penyusunan suatu kebijakan dapat dijadikan sebagai acuan dalam melaksanakan aktivitas/proses yang lebih terarah. Pada draft kebijakan yang dibuat tersebut membahas mengenai berikut: a. b. c. d. e.
Data dan Pengetahuan Aplikasi dan Sistem Informasi Infrastruktur Teknologi Informasi Layanan Teknologi dan Sistem Informasi Manajemen Bencana Lingkup Teknologi dan Sistem Informasi f. Sumber Daya Manusia g. Ketentuan Pengguna, Pelanggaran dan Sanksi h. Ketentuan lain. Maka dapat diketahui bahwa DPTSI ITS Surabaya berencana membuat kebijakan tentang Aplikasi dan Sistem Informasi, yang salah satunya terkait dengan proses pengembangan dan perawatan aplikasi dan sistem informasi. Oleh karena itu, penyusunan dokumen SOP Perawatan SIM sangat dibutuhkan nantinya untuk mendukung kebijakan tersebut.
111 2. Dokumen Standard Operating Procedure (SOP) yang Dimiliki DPTSI ITS Surabaya memiliki beberapa dokumen SOP yang digunakan sebagai acuan/prosedur untuk mendukung aktivitas dalam menjalankan proses bisnisnya. Beberapa dokumen SOP yang dimiliki adalah Dokumen SOP Pembangunan Sistem Informasi Manajemen, Dokumen SOP Pengembangan dan Perawatan Sistem Informasi Manajemen, serta Dokumen SOP Pusat Layanan. Struktur dan konten dari dokumen SOP ini juga digunakan sebagai acuan dalam pembuatan dokumen SOP, sehingga SOP lebih mudah dipahami oleh pelaksana karena familiar dengan tampilan dan bentuknya. 5.5. Hambatan Implementasi Perancangan Studi Kasus Dalam melakukan wawancara dan observasi peneliti terbantu dengan tanggapan pihak DPTSI ITS Surabaya yang memiliki respon cepat dalam membalas pertanyaan melalui email, WhatsApp, atau pertemuan langsung untuk membahas lebih detail tentang proses perawatan SIM. Namun terdapat beberapa hambatan yang perlu dilalui oleh peneliti, diantaranya : 1. Belum adanya dokumen kebijakan yang telah diresmikan oleh Rektor ITS Surabaya sehingga pengerjaan dokumen SOP mengacu pada draft tata kelola dan masterplan yang telah dibuat. 2. Peneliti mengalami kesulitan dalam menemukan referensi lain terkait standar acuan yang digunakan dalam penelitian, yaitu ISO/IEC 14764:2006. 3. Aktivitas pemantauan (monitoring and control) SIM yang dilakukan tidak terjadwal dan tidak ada prosedur tertulis yang jelas yang digunakan sebagai acuan dalam proses pemantauan SIM. 4. Tidak ada contoh konkrit bentuk SOP Perawatan SIM yang ada, karena selama ini proses perawatan biasanya masuk kedalam proses pengembangan yang ada di SDLC.
112 5. Tidak adanya dokumen/log proses perawatan yang selama ini telah dilakukan, sehingga peneliti kesulitan dalam menentukan tindakan perawatan SIM apa saja yang telah dilakukan oleh Subdit PSI DPTSI. 6. Jobdesk dan aktivitas dari setiap orang di Subdit PSI DPTSI tidak terdefinisikan dengan jelas, sehingga peneliti harus mengolah sendiri bagaimana bentuk jobdesk perawatan SIM yang sesuai dengan standar acuan penelitian tugas akhir. 7. Penggalian informasi kondisi kekinian hanya dilakukan pada beberapa narasumber saja, dimana narasumber tersebut adalah orang yang paham tentang operasional dan dapat merangkap semua aktivitas dari proses perawatan SIM. Selain itu, informasi dari narasumber tersebut juga dibutuhkan oleh dua peneliti lainnya, sehingga untuk dapat menggali informasi kondisi kekinian dengan mudah, peneliti mengatur waktu dan menyesuaikan jadwal dengan narasumber tersebut. 8. Terjadinya perubahan struktur organisasi di DPTSI ITS Surabaya pada bulan Maret 2016. 9. Kesalahan dari peneliti dalam mengatur waktu penyusunan prosedur perawatan SIM. 5.6. Usulan Kebijakan Prosedur Perawatan SIM Dari beberapa penjelasan diatas terkait hasil penggalian data yang telah dilakukan, terdapat beberapa usulan kebijakan proses, antara lain: 1. Membuat prosedur pada aktivitas perawatan SIM secara umum yang disesuaikan memenuhi standar acuan yang digunakan, yaitu ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3. 2. Membuat prosedur pada aktivitas Monitoring and Control, dan prosedur Backup Database dan Sistem Informasi yang disesuaikan memenuhi standar acuan yang digunakan. 3. Meningkatkan koordinasi antara Staf Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) dalam
113 pembagian aktivitas dan jobdesk yang jelas terkait proses perawatan SIM. 4. Menetapkan bentuk dan melaksanakan dokumentasi pada setiap proses perawatan SIM 5. Sebelum SOP Perawatan SIM akan dijalankan nantinya, Koordinator Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya harus mengadakan sosialisasi dan penyuluhan terkait SOP Perawatan SIM kepada seluruh pihak yang terkait dalam proses perawatan, mulai dari pelanggan/unit hingga pihakpihak yang terkait dalam proses perawatan SIM di lingkup kampus ITS Surabaya.
114 (halaman ini sengaja dikosongkan)
115
BAB VI HASIL DAN PEMBAHASAN
BAB VI HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bab ini menjelaskan tentang hasil yang didapatkan dari penelitian tugas akhir ini, dan pembahasan secara keseluruhan yang didapatkan dari penelitian tugas akhir. 6.1.
Analisis Kondisi Kekinian dan Kondisi Ideal berdasarkan Standar Acuan
Pada bagian ini akan dipaparkan mengenai analisis kondisi kekinian dan kondisi ideal perawatan SIM. Analisis kondisi kekinian dilakukan pada kondisi yang sedang berjalan sekarang berdasarkan hasil wawancara kepada pihak terkait. Pada penelitian tugas akhir ini, analisa kondisi kekinian yang dilakukan adalah mengenai proses perawatan SIM yang dilakukan oleh Subdit Pengembangan Sistem Informasi (PSI) DPTSI ITS Surabaya. Sementara, untuk analisis kondisi ideal didasarkan pada kondisi yang diharapkan oleh Subdit Pengembangan Sistem Informasi (PSI) DPTSI ITS Surabaya dan standar acuan sebagai best practice, yaitu ISO/IEC 14764:2006. Untuk proses backup dan recovery mengacu pada aktivitas backup dan untuk proses pemantauan mengacu pada aktivitas monitoring and control yang keseluruhan terdapat dalam bagian IT Operation level Service Operation, pada kerangka kerja ITILv3. Tujuan dari analisis kondisi kekinian dan kondisi ideal tersebut adalah untuk memaparkan dan menyimpulkan kondisi yang sedang berjalan saat ini dan kondisi ideal yang diharapkan oleh Pusbang DPTSI ITS Surabaya untuk mencari celah (gap) yang dapat menjadi dasar dalam pembuatan SOP Perawatan SIM. Dalam melakukan analisis kondisi kekinian, perlu diperhatikan mengenai 4 aspek dalam mendesain sebuah layanan TI. Aspekaspek tersebut antara lain [25]: 1. People (SDM): orang atau staf yang terlibat dalam layanan TI yang memiliki peran dan tanggung jawabnya. 115
116 2. Processes: kumpulan seluruh tindakan, aktivitas, prosedur, dan kebijakan dari layanan TI untuk menghasilkan sesuatu yang dapat memberikan nilai terhadap pelanggan atau stakeholder secara langsung maupun tidak langsung 3. Product: segala macam bentuk teknologi, infrastruktur, aplikasi, dan sistem manajemen yang digunakan untuk menyediakan layanan TI. 4. Partners, pihak luar atau eksternal organisasi yang meliputi: suppliers, manufacturers, dan vendor yang terlibat dan bekerja sama dalam penyediaan layanan TI untuk aktivitas tertentu. Dalam penelitian tugas akhir ini, digunakan 2 aspek dalam menganalisis kondisi kekinian dan kondisi ekspektasi/ideal proses perawatan SIM, yaitu people dan processes. Pemilihan kedua aspek ini didasarkan pada kondisi kekinian yang diperoleh melalui proses wawancara terhadap narasumber dari Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya, dimana hasil wawancara tersebut menunjukkan adanya aspek people dan processes dalam melaksanakan proses perawatan SIM. Kedua aspek tersebut kemudian didetailkan menjadi beberapa sub aspek. Pada aspek people, dapat dikategorisasikan dalam sub aspek mengenai ketersediaan SDM, jobdesk SDM, serta pengetahuan dan kemampuan SDM. Sedangkan pada aspek processes, dapat dikategorisasikan dalam sub aspek mengenai aktivitas dan dokumentasi [25], yang nanti keseluruhannya terkait dengan proses perawatan SIM. 6.1.1.
Analisis Kondisi Kekinian
Pada bagian ini dipaparkan mengenai analisis kondisi kekinian dari proses perawatan SIM. Analisis dilakukan dengan berdasarkan hasil wawancara yang dipetakan menurut aspek people dan processes. Tabel 6. 1. menjelaskan pemetaan hasil analisis kondisi kekinian yang telah dilakukan.
117 Tabel 6. 1. Analisis Kondisi Kekinian
Aspek
Sub Aspek
Ketersediaan SDM
Jobdesk SDM
People
Pengetahuan dan Kemampuan SDM
Analisis Kondisi Kekinian (as is) Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) saat ini memiliki jumlah staf yang berjumlah 14 orang yang dibina oleh DPTSI ITS Surabaya dan dipekerjakan untuk membantu Subdit PSI dalam proses pengembangan dan perawatan SIM. Detail penjelasan jobdesk dari masingmasing staf kurang dijelaskan sehingga setiap staf dapat melakukan tugas yang sama. Selama ini juga pelaksanaan proses perawatan SIM yang selama ini berbentuk perbaikan terhadap permasalahan (corrective maintenance), hanya dilaporkan dari pelanggan/unit SIM kepada beberapa orang tertentu, yang juga melaksanakan aktivitas lain selain proses perawatan, sehingga terkadang kewalahan dalam menanggapi pemintaan layanan pelanggan. Dari hasil wawancara diketahui bahwa hanya beberapa staf dari total jumlah tenaga kerja yang dapat melakukan perawatan SIM secara berkala dan dengan cepat mampu mengatasi permasalahan/permintaan modifikasi pada SIM. Selain itu, kurangnya pelatihan (training) ataupun sosialisasi dalam melakukan proses perawatan SIM, yang disebabkan pula karena tak ada aturan/prosedur yang jelas dalam proses perawatan SIM selama ini.
118 Aspek
Sub Aspek
Analisis Kondisi Kekinian (as is) Aktivitas Perawatan SIM: - Process Implementation Setelah SIM diterapkan/ diimplementasikan, terkadang baik dari pengguna/unit mengalami kendala/permasalahan, atau ingin melakukan permintaan perubahan pada sistem.
Process
Aktivitas
Pada awalnya, Pengguna/Unit kemudian mengajukan permintaan modifikasi/pelaporan permasalahan terkait SIM dengan format apapun, atau secara langsung menelepon kepala/staf Subdit PSI. Kepala/staf Subdit PSI menerima laporan/permintaan dan melakukan pencatatan pada kertas atau notes di komputer, dan biasanya untuk kepala subdit akan didelegasikan ke staf yang ditunjuk sebagai PIC melakukan analisis terhadap laporan/permintaan. Sedangkan untuk staf biasanya langsung melakukan aktivitas perbaikan/perawatan. Saat ini semua aktivitas permintaan diharuskan untuk disampaikan kepada Service Desk menggunakan Sistem Informasi Umpan Balik ITS (https://umpanbalik.its.ac.id) dimana setiap pengguna/unit melaporkan dengan membuka e-tiket. Namun, masih banyak dari pengguna/unit melakukan pelaporan terkait masalah/kendala yang dihadapi secara langsung ke Subdit PSI
119 Aspek
Sub Aspek
Analisis Kondisi Kekinian (as is) sehingga banyak aktivitas permintaan perawatan yang tidak tercatat oleh Service Desk. - Problem and Modification Analysis Staf Subdit PSI sebagai PIC melakukan peninjauan terhadap laporan permasalahan/permintaan modifikasi yang diterima, kemudian melakukan analisis secara singkat mengenai permasalahan yang dihadapi dari permintaan. Namun, dalam tahapan ini, analisis yang dilakukan masih kurang detail, terutama tidak ada analisis terkait penentuan tipe bentuk perawatan yang dilakukan, dampak, risiko, biaya, dsb. Tidak dilakukannya analisis secara mendalam ini disebabkan karena keinginan dari pengguna/unit untuk mendapatkan hasil permintaan perbaikan/perawatan dengan cepat, dan dari PIC sendiri terkadang tidak pernah melakukan pencatatan pada aktivitas ini. - Modification Implementation Proses perawatan dilakukan oleh PIC yang telah ditunjuk untuk melakukan proses, baik itu admin SIM ataupun staf Subdit PSI. Kemudian dilakukan pengecekan dan pemantauan singkat untuk memastikan proses perbaikan/perawatan yang telah dilakukan telah berhasil. Namun, tidak ada proses pencatatan/ dokumentasi terhadap hasil perbaikan/ perawatan
120 Aspek
Sub Aspek
Analisis Kondisi Kekinian (as is) yang dilakukan, serta tidak ada aktivitas pengujian yang dilakukan - Maintenance Review/Acceptance Hasil dari proses perbaikan/ perawatan selanjutnya diberitahukan kepada pengguna/unit secara langsung melalui konfirmasi melalui e-mail atau telepon, dan jika permintaan berasal dari input pada Sistem Informasi Umpan Balik, maka PIC melakukan penutupan e-tiket. Namun, tidak ada proses review/evaluasi dalam tahapan ini, sehingga hasil perbaikan/perawatan yang dilakukan cenderung tidak dijadikan sebagai materi review/evaluasi untuk pelaksanaan aktivitas perbaikan/perawatan selanjutnya. Migration Saat ini belum ada aktivitas/proses migrasi SIM (dalam lingkup skala yang besar) yang dilakukan oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. Tidak ada alur aktivitas yang terstandar yang digunakan dalam melakukan aktivitas migrasi SIM. Retirement Saat ini belum ada aktivitas/proses pemberhentian SIM yang dilakukan oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. Kebanyakan semua SIM tetap dibiarkan oleh pengguna/unit terkait meskipun tidak digunakan
121 Aspek
Sub Aspek
Analisis Kondisi Kekinian (as is) lagi, dan tidak ada permintaan yang masuk ke Subdit PSI mengenai pemberhentian SIM. Backup Alur aktivitas backup yang telah dilakukan beberapa diantaranya memenuhi standar acuan yang dilakukan, mulai dari mempersiapkan kebutuhan, melakukan aktivitas backup dan melakukan aktivitas restore sebagai pengujian apakah proses backup berhasil dilakukan atau tidak. Dokumentasi pencatatan dan penyimpan hasil backup juga telah dilakukan. Monitoring and Control Aktivitas monitoring and control yang dilakukan hanya saat terjadi permasalahan dalam SIM yang dilaporkan oleh pengguna/unit, sehingga dilakukan secara sekaligus dengan proses perawatan SIM. Untuk proses pemantauan SIM secara berkala/terjadwal tidak pernah dilakukan.
Dokumentasi
Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya belum melakukan dokumentasi dengan baik. Hal ini dapat diketahui dari hasil wawancara dengan pihak terkait, bahwa dokumentasi dan pencatatan yang dilakukan selama ini tidak tersusun dengan rapi dan tidak dilakukan secara rutin. Bahkan, dapat dikatakan segala bentuk alur aktivitas
122 Aspek
6.1.2.
Sub Aspek
Analisis Kondisi Kekinian (as is) perawatan SIM yang telah dilakukan selama ini tidak memiliki dokumentasi tertulis yang tercatat dengan baik, hanya bersifat note (catatan) saja yang tidak didokumentasikan, atau dibukukan. Untuk aktivitas Monitoring and Control dan Backup sendiri hanya memiliki dokumen pencatatan akhir pelaksanaan. Secara keseluruhan, Subdit PSI belum memiliki panduan dan prosedur yang detail dan jelas dalam melakukan aktivitas perawatan.
Analisis Kondisi Ideal
Pada bagian ini akan dipaparkan mengenai analisis kondisi ideal dari proses perawatan SIM yang mencakup kondisi ekspektasi dan kondisi ideal yang ada pada standar acuan, yaitu ISO:IEC 14764:2006, serta proses backup dan pemantauan yang mengacu pada aktivitas bagian IT Operation di tahapan Service Operation, berdasarkan aspek people dan processes. Tabel 6. 2. menjelaskan tentang pemetaan hasil analisis kondisi ideal yang telah dilakukan: Tabel 6. 2. Analisis Kondisi Ideal
Aspek
Sub Aspek
Ketersediaan SDM People
Jobdesk SDM
Analisis Kondisi Ideal (to be) Dalam melakukan suatu perubahan akan lebih efektif apabila dikerjakan oleh SDM dalam jumlah yang sedikit. Begitu juga terkait dengan kondisi ekspektasi dari Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya terhadap jumlah SDM yang sudah dianggap cukup tepat. Dibutuhkan pendefinisian jobdesk yang jelas untuk setiap SDM yang terkait, seperti maintainer (orang yang
123 Aspek
Sub Aspek
Pengetahuan dan Kemampuan SDM
Analisis Kondisi Ideal (to be) melakukan koordinasi terhadap proses perawatan, ISO/IEC 14764:2006), dan dokumentator proses. Begitu juga terkait dengan kondisi ekspektasi dari Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya, agar jobdesk dapat didefinisikan dengan jelas, sehingga semua permasalahan/permintaan yang dilaporkan oleh pengguna/unit tidak hanya menumpuk pada 1-2 orang tertentu. SDM yang ada dalam sebuah organisasi TI harus memiliki kemampuan, pengetahuan dalam memanajemen layanan TI dengan baik termasuk dalam melakukan proses perawatan. Hal ini juga sesuai dengan kondisi ekspektasi dari Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya, untuk mengadakan sosialisasi SOP sebelum dilaksanakan sehingga pengetahuan dan kemampuan SDM menjadi lebih baik. Aktivitas Perawatan SIM Process Implementation ISO/IEC 14764:2006
Process
Aktivitas
Aktivitas yang dilakukan dalam tahapan ini antara lain: User (baik pengguna individu/unit) mengajukan permintaan perubahan/ laporan permasalahan kepada unit terkait. Unit menerima, merekam dan melacak permintaan perubahan/ laporan permasalahan dari user
124 Aspek
Sub Aspek
Analisis Kondisi Ideal (to be) Unit memberikan umpan balik terhadap penerimaan permintaan perubahan/laporan permasalahan kepada user Unit melakukan pencatatan penerimaan permintaan modifikasi/laporan permasalahan dalam log penerimaan permintaan
Sedangkan untuk kondisi yang diharapkan, seluruh permintaan perbaikan/perawatan SIM dilaporkan melalui Service Desk menggunakan etiket di Sistem Informasi Umpan Balik ITS, yang kemudian diidentifikasikan oleh Subdit Layanan TSI supaya dapat mendelegasikan permintaan kepada unit terkait, sehingga tidak semua permintaan atau permasalahan langsung dilaporkan kepada Subdit PSI. Adapun jika pengguna/unit melaporkan langsung ke kepala/staf Subdit PSI, kepala/staf tetap harus melaporkan kepada Service Desk agar tetap tercatat dalam e-tiket. Setelah dipastikan bahwa permasalahan/permintaan yang diperoleh terkait dengan bidang kerja Subdit PSI, Service Desk melaporkan ke Kasubdit PSI yang kemudian menunjuk PIC untuk melakukan proses perawatan. Semua proses melalui prosedur tertulis yang jelas dan sesuai dengan standar dan didokumentasikan. Aktivitas Perawatan SIM Problem and Modification Analysis ISO/IEC 14764:2006
125 Aspek
Sub Aspek
Analisis Kondisi Ideal (to be) Aktivitas yang dilakukan dalam tahapan ini antara lain: Unit meninjau permintaan modifikasi/laporan permasalahan dari user Unit melakukan analisis terhadap tipe perawatan yang akan digunakan (corrective, perfective, preventive, adaptive) Unit menganalisis lingkup dari permintaan modifikasi/ laporan permasalahan (ukuran modifikasi, biaya, waktu, pihak yang melaksanakan) Unit menganalisis dampak dari permintaan modifikasi/laporan permasalahan Unit menentukan pilihan-pilihan bagaimana proses penanganan permasalahan/ modifikasi dilakukan Unit mendokumentasikan hasil analisis dalam dokumen perencanaan Unit melakukan verifikasi terhadap permintaan modifikasi/laporan permasalahan Unit mencatat permintaan modifikasi/laporan permasalahan, hasil analisis dan pilihan opsi modifikasi/perbaikan masalah dalam dokumen perencanaan yang telah diperbarui Unit mendapatkan persetujuan dari user untuk melaksanakan modifikasi/perbaikan masalah
126 Aspek
Sub Aspek
Analisis Kondisi Ideal (to be) Sedangkan untuk kondisi yang diharapkan, PIC melakukan analisis terhadap permasalahan yang didapatkan, yang diharapkan secara detail seperti menentukan jenis, ruang lingkup dan dampak dari permintaan perbaikan/modifikasi yang didapatkan, hingga mulai melakukan proses perbaikan/perawatan. Semua proses melalui prosedur tertulis yang jelas dan sesuai dengan standar dan didokumentasikan. Aktivitas Perawatan SIM Modification Implementation ISO/IEC 14764:2006 Aktivitas yang dilakukan dalam tahapan ini antara lain: Unit meninjau kebutuhan perangkat lunak yang akan di modifikasi/perbaiki Unit melakukan pengujian dan evaluasi terhadap bagian yang akan dimodifikasi/diperbaiki, dan didokumentasikan. Unit mengimplementasikan modifikasi/perbaikan Unit melakukan pengujian kembali terhadap bagian perangkat lunak yang telah dimodifikasi/perbaiki, dan didokumentasikan Unit melaporkan hasil implementasi modifikasi/perbaikan kepada otoritas terkait
127 Aspek
Sub Aspek
Analisis Kondisi Ideal (to be) Sedangkan untuk kondisi yang diharapkan, Untuk PIC yang melakukan perbaikan mempersiapkan kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan permintaan perawatan/penanganan permasalahan pada SIM, selanjutnya dilakukan perbaikan/perawatan. Perbaikan/perawatan yang sudah selesai kemudian diujicobakan kembali apakah telah sesuai atau tidak berdasarkan teknik pengujian yang dipilih. Setelah proses perbaikan selesai, PIC melaporkan hasil perbaikan kepada user untuk dilakukan peninjauan. Semua proses melalui prosedur tertulis yang jelas dan sesuai dengan standar dan didokumentasikan. Aktivitas Perawatan SIM Maintenance Review/Acceptance ISO/IEC 14764:2006 Aktivitas yang dilakukan dalam tahapan ini antara lain: Unit melakukan ulasan/review dan evaluasi terkait pelaksanaan dan hasil implementasi modifikasi/perbaikan kepada user User menerima hasil modifikasi/perbaikan. Unit mengakhiri proyek Sedangkan untuk kondisi yang diharapkan, user dan PIC melakukan
128 Aspek
Sub Aspek
Analisis Kondisi Ideal (to be) peninjauan terhadap hasil perbaikan. Selanjutnya PIC melaporkan kepada Service Desk terkait hasil aktivitas perbaikan/perawatan yang telah dilakukan untuk mengakhiri proses permintaan. Semua proses melalui prosedur tertulis yang jelas dan sesuai dengan standar dan didokumentasikan. Migration ISO/IEC 14764:2006 Aktivitas yang dilakukan dalam tahapan ini antara lain: Unit mengidentifikasi SIM yang akan dimigrasikan ke lingkungan operasional baru Unit membuat perencanaan migrasi terkait SIM dan mengajukan ke pihak terkait Setelah disetujui, unit memberitahukan kepada pengguna/user SIM bahwa dalam waktu tertentu akan ada proses migrasi SIM sehingga kegiatan operasional dalam SIM dihentikan dan dipindahkan sementara Unit mempersiapkan kebutuhan migrasi. Unit melaksanakan migrasi. Pemberitahuan akan dikirim ke semua pihak. Semua bentuk lingkungan lama yang terkait, dari dokumen, log, dan kode harus ditempatkan dalam arsip.
129 Aspek
Sub Aspek
Analisis Kondisi Ideal (to be) Unit menyampaikan laporan hasil migrasi. Unit melakukan review pasca migrasi ke lingkungan baru. Hasil review harus dikirim ke pihak yang berwenang untuk informasi, bimbingan, dan menentukan tindakan yang akan dilakukan. Unit melakukan penyimpanan data-data terkait SIM sebelum migrasi dalam arsip data.
Semua proses melalui prosedur tertulis yang jelas dan sesuai dengan standar dan didokumentasikan. Retirement ISO/IEC 14764:2006 Aktivitas yang dilakukan dalam tahapan ini antara lain: Unit mengidentifikasi SIM yang akan diberhentikan (retirement) Unit membuat perencanaan pemberhentian SIM dan mengajukan ke pihak terkait Setelah disetujui, unit memberitahukan kepada pengguna/user SIM bahwa dalam waktu tertentu akan ada proses pemberhentian SIM. Unit mempersiapkan kebutuhan retirement SIM. Unit melaksanakan pemberhentian SIM. Pemberitahuan akan dikirim ke semua pihak. Semua bentuk lingkungan lama yang terkait,
130 Aspek
Sub Aspek
Analisis Kondisi Ideal (to be) dari dokumen, log, dan kode harus ditempatkan dalam arsip. Unit menyampaikan laporan hasil retirement. Unit melakukan penyimpanan data-data terkait SIM sebelum retirement dilakukan dalam arsip data.
Semua proses melalui prosedur tertulis yang jelas dan sesuai dengan standar dan didokumentasikan. Backup Aktivitas yang dilakukan dalam proses backup menurut standar acuan kerangka kerja ITILv3: Identifikasi data/sistem yang dibackup Identifikasi frekuensi, jarak atau interval dilakukannya backup Menentukan tipe backup yang digunakan (full backup, partial backup, incremental backup) Menentukan lokasi penyimpanan data yang di-backup. Menentukan metode transportasi backup (transfer dengan menggunakan jaringan, transfer menggunakan penyimpanan fisik atau media magnetik). Menentukan Recovery Point Objective (ambang berapa banyak data yang boleh hilang sejak terakhir backup dilakukan).
131 Aspek
Sub Aspek
Analisis Kondisi Ideal (to be) Menentukan Recovery Time Objective (lama waktu pemulihan). Melakukan proses backup dan melakukan pengujian atau pengecekan (verifikasi) terhadap data/sistem yang telah di-backup (untuk menguji apakah data/sistem tersebut dapat dibaca, dapat direstore dan lain sebagainya). Menyimpan hasil backup dan melakukan pencatatan proses backup
Sedangkan untuk kondisi yang diharapkan, Kasubdit menentukan PIC dan SIM yang akan di-backup. PIC mempersiapkan kebutuhan Backup, mengakses server SIM yang akan dilakukan backup melakukan proses backup hingga berhasil, dan mengisi formulir laporan backup secara online yang sesuai dengan aturan/standar acuan aktivitas backup. Semua proses melalui prosedur tertulis yang jelas dan sesuai dengan standar dan didokumentasikan. Monitoring and Control Aktivitas yang dilakukan dalam aktivitas Monitoring and Control menurut standar acuan kerangka kerja ITILv3: Mendefinisikan lingkungan dan objek yang akan diuji Mendefinisikan tujuan aktivitas monitoring and control
132 Aspek
Sub Aspek
Analisis Kondisi Ideal (to be) Menentukan tools yang digunakan dalam aktivitas monitoring and control Menentukan tipe monitoring yang dilakukan (Active, Pasive, Proactive or Reactive Monitoring) Menentukan tipe control pengukuran monitoring yang digunakan (Continuous Measurement atau ExceptionBased Measurement) Melakukan monitoring pada lingkungan yang diuji Melakukan monitoring pada objek yang diuji Melakukan tindakan perbaikan terhadap permasalahan yang ditemui Menyusun laporan hasil pemantauan dan tindakan yang akan dilakukan dari hasil pemantauan tersebut
Sedangkan untuk kondisi yang diharapkan, Kasubdit menentukan SIM dan PIC yang akan melakukan proses pemantauan. PIC mempersiapkan kebutuhan dalam melakukan proses pemantauan. PIC kemudian masuk (login) ke dalam SIM dan melakukan proses pengecekan fitur, modul dan sebagainya. Ketika ditemukan permasalahan, maka ditentukan terlebih dahulu apakah harus ada pihak lain yang melakukan proses perbaikan atau dapat ditangani langsung. Setelah selesai, PIC keluar (logout) dari SIM dan mengisi formulir laporan pemantauan sebagai
133 Aspek
Sub Aspek
Dokumentasi
Analisis Kondisi Ideal (to be) dokumentasi secara online. Semua proses melalui prosedur tertulis yang jelas dan sesuai dengan standar dan didokumentasikan. Dari berbagai aktivitas yang ada, proses dokumentasi harus dilakukan supaya semua aktivitas yang dilakukan dapat terdokumentasikan secara terstruktur, dan mudah dipahami. Dokumentasi dibuat menggunakan tools seperti formulir yang digunakan dalam mencatat setiap aktivitas/proses yang dilakukan di dalam prosedur melalui online, sehingga prosedur dapat terdokumentasikan dengan baik.
6.2. Analisis Kesenjangan Analisis kesenjangan dilakukan dengan cara mengolah hasil analisis kondisi kekinian yang telah dilakukan terhadap proses perawatan SIM, dan membandingkannya dengan kondisi yang diharapkan dan kondisi ideal pada standar acuan atau best practice yang digunakan dalam penelitian tugas akhir ini. Dalam melakukan analisis kesenjangan ini, peneliti menggunakan analisis secara kualitatif dan kuantitatif. Secara kualitatif, peneliti membandingkan kondisi kekinian dan kondisi ideal berdasarkan penjabaran kesimpulan analisis kondisi kekinian dan ideal yang telah dilakukan. Sedangkan secara kuantitatif, peneliti membandingkan antara jumlah aktivitas yang dilakukan pada proses-proses perawatan SIM di kondisi kekinian dan kondisi ideal. Melalui proses perbandingan tersebut, maka dapat ditemukan kesenjangankesenjangan yang terjadi dalam proses perawatan SIM, yang diketahui dari kelemahan atau kekurangan yang ada di kondisi kekinian dibandingkan dengan kondisi ideal. Kesenjangan yang didapatkan kemudian digunakan oleh peneliti untuk
134 mendefinisikan usulan-usulan yang nantinya akan digunakan sebagai masukan dalam pembuatan SOP Perawatan SIM untuk Subdit Pengembangan Sistem Informasi (PSI) DPTSI ITS Surabaya. Dari hasil analisis kesenjangan ini nantinya akan digunakan dalam penyusunan prosedur perawatan SIM yang kemudian disusun dalam dokumen Standard Operating Procedure (SOP). Tabel 6. 3. menjelaskan tentang hasil analisis kesenjangan yang didapatkan dari metode perbandingan yang telah dilakukan oleh peneliti. Tabel 6. 3. Analisis Kesenjangan
Aspek People
Analisis Kesenjangan Sub Aspek Kondisi Ketersediaan Tidak ditemukan kekurangan jumlah SDM SDM, karena jumlah SDM di Sundit PSI DPTSI ITS Surabaya menurut standar acuan, sudah cukup untuk melakukan proses perawatan secara efektif. Jobdesk SDM
Pendefinisan Jobdesk untuk setiap SDM belum jelas, tidak ada pembagian peran dan tanggungjawab yang jelas untuk masing–masing staf. Harus terdapat pembagian dan definisi dari peran dan tanggung jawab masing-masing staf.
Pengetahuan dan Kemampuan SDM
Membutuhkan sosialisasi ketika SOP Perawatan SIM ini dihasilkan, supaya setiap SDM di dalam Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya dapat melaksanakan prosedur dalam proses perawatan SIM secara tepat dan benar.
135 Aspek Processes
Analisis Kesenjangan Sub Aspek Kondisi Aktivitas Kesenjangan dalam tahapan Process Implementation dari kondisi yang diharapkan: Setelah SIM diimplementasikan/digunakan oleh pengguna/unit, kemudian pengguna/unit mendapatkan kendala karena kebutuhan yang kurang dari SIM atau permasalahan pada SIM, pengguna/unit melaporkan permintaan perbaikan/ perawatan. Permintaan selama ini kebanyakan dilaporkan langsung kepada Subdit PSI, seharusnya pada alur yang seharusnya, semua permintaan layanan dari pengguna harus melalui Service Desk dengan mengisi e-tiket pada Sistem Informasi Umpan Balik ITS yang kemudian menginformasikan ke pihak terkait. Jika permintaan mencakup ruang kerja Subdit PSI, Service Desk melaporkan ke Kasubdit PSI untuk diteruskan ke PIC untuk melakukan aktivitas perbaikan/perawatan. Tidak adanya prosedur tertulis yang jelas dan sesuai dengan standar Kesenjangan dalam tahapan Problem and Modification Analysis dari kondisi yang diharapkan: Unit hanya melakukan proses analisis secara singkat terhadap
136 Aspek
Analisis Kesenjangan Sub Aspek Kondisi laporan permintaan perbaikan/modifikasi yang diterima oleh pengguna, tidak detail. Unit tidak selalu melakukan koordinasi dengan pengguna/unit terkait aktivitas perbaikan/perawatan yang dilakukan, hanya diperlukan kebanyakan setelah proses perbaikan/perawatan dilakukan. Tidak ada proses pencatatan/dokumentasi dalam melakukan analisis perawatan SIM Tidak adanya prosedur tertulis yang jelas dan sesuai dengan standar Kesenjangan dalam tahapan Modification Implementation dari kondisi yang diharapkan: Tidak ada proses pencatatan/dokumentasi dalam melakukan implementasi dan pengujian dari hasil perbaikan/perawatan terhadap SIM Tidak adanya prosedur tertulis yang jelas dan sesuai dengan standar Kesenjangan dari proses Maintenance Review/Acceptance: Unit tidak melakukan ulasan/review dan evaluasi terkait pelaksanaan dan hasil dari aktivitas
137 Aspek
Analisis Kesenjangan Sub Aspek Kondisi perbaikan/perawatan pada SIM yang telah dilakukan. Unit mengakhiri aktivitas perbaikan/perawatan hanya dengan melakukan konfirmasi ke pengguna/unit terkait atau ke Service Desk untuk mengakhiri/menutup e-tiket permintaan. Tidak adanya prosedur tertulis yang jelas dan sesuai dengan standar Tidak ada pencatatan/dokumentasi dalam proses evaluasi/review Kesenjangan dari proses Migration dari kondisi yang diharapkan: Tidak ada kesenjangan karena selama ini tidak ada proses/aktivitas yang dilakukan Tidak adanya prosedur tertulis yang jelas dan sesuai dengan standar Tidak ada pencatatan/dokumentasi dalam proses Migration Kesenjangan dari proses Retirement dari kondisi yang diharapkan: Tidak ada kesenjangan karena selama ini tidak ada proses/aktivitas yang dilakukan Tidak adanya prosedur tertulis yang jelas dan sesuai dengan standar
138 Aspek
Analisis Kesenjangan Sub Aspek Kondisi Tidak ada pencatatan/dokumentasi dalam proses Retirement Kesenjangan dari aktivitas Backup: Alur proses yang belum dilakukan antara lain seperti menetukan Recovery Point Objective (ambang berapa banyak data yang boleh hilang sejak terakhir backup dilakukan) dan Recovery Time Objective (lama waktu pemulihan) sebelum proses backup dimulai. Kesenjangan dari kondisi yang diharapkan Formulir backup belum sesuai dengan standar. Tidak adanya prosedur tertulis yang jelas dan sesuai dengan standar. Kesenjangan dari aktivitas Monitoring and Control dari kondisi yang diharapkan: Tidak adanya proses awal dalam melakukan pemantauan, seperti mendefinisikan lingkungan dan objek yang akan diuji, mendefinisikan tujuan aktivitas monitoring and control, menentukan tools yang digunakan dalam aktivitas monitoring and control, menentukan tipe monitoring yang dilakukan (Active, Pasive,
139 Aspek
Analisis Kesenjangan Sub Aspek Kondisi Proactive or Reactive Monitoring), hingga menentukan tipe control pengukuran monitoring yang digunakan (Continuous Measurement atau ExceptionBased Measurement) Aktivitas monitoring terjadi ketika terdapat permasalahan terhadap SIM. Tidak ada penyusunan laporan hasil pemantauan dan tindakan yang akan dilakukan dari hasil pemantauan tersebut Tidak adanya prosedur tertulis yang jelas dan sesuai dengan standar. Dokumentasi
Tidak adanya prosedur tertulis yang jelas dan sesuai dengan standar, sehingga tidak ada proses dokumentasi dari setiap proses dan aktivitas yang terkait dengan perawatan SIM yang selama ini telah dilakukan.
6.2.1. Identifikasi Perubahan dan Dampak Perubahan terjadi ketika terdapat keinginan dan pandangan dari sebuah lembaga, organisasi, atau apapun yang memberikan pelayanan yang terbaik. Untuk itu, memang diperlukan untuk berpindah dari kondisi eksisting menuju kondisi yang baru, yang ideal yang telah diinginkan. Untuk itulah perubahan harus dilakukan. Sedangkan dampak merupakan suatu hal yang muncul dari adanya sebuah perubahan yang dilakukan oleh organisasi. Dengan adanya perubahan terhadap kondisi eksisting dan kondisi yang akan datang, pasti menimbulkan
140 dampak yang terjadi. Dampak yang diperoleh memunculkan sebuah nilai yang dapat bermanfaat untuk peningkatan efisiensi proses kerja. Tabel 6. 4. menjelaskan rincian perubahan dan dampak yang didapatkan dari hasil analisis kesenjangan. Tabel 6. 4. Identifikasi Perubahan dan Dampak
Aspek People
Proces ses
Sub Aspek Ketersedi aan SDM Jobdesk SDM
Pengetahuan dan kemampuan SDM Aktivitas
Perubahan
Dampak
-
-
Kejelasan peran dan fungsi untuk masing-masing SDM.
Adanya perubahan restrukturisasi organisasi. Mempercepat kinerja SDM dalam melakukan proses perawatan SIM.
Peningkatan pemahaman SDM terkait proses perawatan SIM
Mempercepat kinerja SDM dalam melakukan proses perawatan.
Prosedur tertulis yang menjabarkan setiap aktivitas dalam proses perawatan SIM. Penekanan terhadap alur permintaan layanan yang harus dilaporkan melalui Service Desk menggunakan etiket Sistem Informasi Umpan Balik
Alur proses Perawatan SIM semakin teratur dan jelas pelaksanaannya Permintaan perawatan SIM lebih jelas dan terarah sesuai dengan aturan dari DPTSI dan terstandar. Proses Perawatan SIM terkait Migration dan Retirement dapat dijalankan sesuai
141 Aspek
Sub Aspek
Perubahan
Dampak
sebagai penerima permintaan perbaikan/ perawatan SIM dari pengguna yang kemudian diteruskan ke Subdit PSI. Adanya tambahan prosedur perawatan SIM terkait Migration dan Retirement Prosedur tertulis yang menjabarkan urutan aktivitas proses backup dan restore database dan sistem informasi. Proses pemantauan SIM tidak hanya dilaksanakan saat terjadi permasalahan pada SIM, namun saat ada jadwal tertentu atau permintaan dari Kasubdit PSI.
dengan standar dan semakin lengkap/detail. Alur aktivitas backup database dan sistem informasi semakin teratur dan jelas pelaksanaannya Memiliki pedoman dalam melaksanakan aktivitas monitoring and control Adanya aktivitas pemantauan SIM secara berkala dapat mengurangi permasalahan terhadap SIM
142 Aspek
Sub Aspek Dokumentasi
Perubahan
Adanya dokumentasi aktivitas perawatan SIM, termasuk proses backup database dan sistem informasi, termasuk proses pemantauan (monitoring and control) SIM. Dokumentasi berupa formulir online yang digunakan sebagai pencatatan dari setiap aktivitas dan kebutuhan yang dilakukan dalam proses perawatan SIM
Dampak Terdapat proses dokumentasi dalam setiap proses perawatan SIM yang dapat digunakan sebagai dokumen tetap, bahan pembelajaran dan evaluasi terkait aktivitas perawatan SIM. Adanya aktivitas pengisian formulir secara formulir saat melakukan aktivitas perbaikan/ perawatan pada SIM. Terdapat penambahan pekerjaan SDM untuk mendokumentasikan setiap aktivitas yang telah dilakukan.
6.2.2. Identifikasi Solusi Dari hasil identifikasi dan analisis perubahan dampak tersebut maka dilakukan identifikasi terhadap solusi. Solusi yang diberikan mengacu pada hasil analisis kesenjangan dimana dapat mempengaruhi penambahan dan pengurangan aktivitas proses bisnis yang ada di organisasi. Solusi yang ditawarkan mendukung proses bisnis yang lebih terstandarisasi.
143 Dari hasil analisis kesenjangan yang telah dihasilkan maka usulan yang dapat diberikan antara lain dijelaskan pada Tabel 6. 5. Tabel 6. 5. Identifikasi Solusi
Aspek People
Sub Aspek Ketersediaan SDM Jobdesk
Pengetahuan dan Kemampuan SDM Process es
Aktivitas
Dokumentasi
Usulan Perlu adanya mendefinisikan jobdesk (peran dan fungsi) untuk setiap SDM secara jelas, terstruktur dan terdokumentasi. Perlu adanya sosialiasi terhadap tahapan dalam melakukan proses perawatan SIM, ketika adanya prosedur yang jelas. Membuat prosedur tertulis yang menjabarkan aktivitas perawatan yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan standar acuan best practice ISO/IEC 14764:2006 termasuk penambahan aktivitas Migration dan Retirement. Membuat prosedur tertulis yang menjabarkan urutan aktivitas backup dan monitoring and control yang memenuhi standar acuan aktivitas di kerangka kerja ITILv3. Mendokumentasikan segala aktivitas permintaan perawatan, pelaksananaan perbaikan/ perawatan, migrasi dan pemberhentian SIM, serta aktivitas backup, monitoring and control dengan baik. Pembuatan formulir secara online yang digunakan untuk melakukan perekaman keseluruhan aktivitas
144 Aspek
Sub Aspek
Usulan dan hasil dari perawatan SIM yang telah dilakukan.
6.3. Perancangan Dokumen SOP Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai perancangan dokumen SOP berdasarkan usulan yang telah diajukan. Pada usulan tersebut, dapat diketahui bahwa SOP yang akan dihasilkan pada tugas akhir ini adalah sebanyak 6 SOP. Perancangan dokumen SOP yang akan dipaparkan meliputi :
Deskripsi usulan SOP Perancangan struktur konten SOP. Salah satu bentuk perancangan struktur konten SOP.
Bentuk perancangan struktur dan isi SOP yang dibuat akan mengacu pada peraturan pemerintah (Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia nomor 35 tahun 2012) terkait dengan pedoman penyusunan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan, serta kesepkatan antara peneliti dengan Subdit Pengembangan Sistem Informasi (PSI) DPTSI ITS Surabaya. Dokumen SOP yang telah dikembangkan selanjutnya disusun dan disimpan dalam bentuk soft copy dan divisualisasikan secara online menggunakan Office 365. 6.3.1.
Deskripsi Usulan SOP
Dalam menangani proses perawatan SIM terdapat beberapa SOP yang diusulkan, yaitu:
SOP Permintaan Perawatan SIM SOP Perbaikan SIM SOP Migrasi SIM SOP Pemberhentian SIM SOP Backup Database dan Sistem Infomasi SOP Pemantauan SIM
145 Penjelasan untuk masing-masing prosedur dan keterkaitannya dengan proses kekinian akan dijelaskan pada Tabel 6. 6. Tabel 6. 6. Usulan SOP
Usulan SOP
Permintaan Perawatan SIM
Perbaikan SIM
Penjelasan Prosedur permintaan perawatan SIM ini dibuat dengan tujuan sebagai acuan/panduan dalam melakukan proses perawatan SIM pada tahapan awal, yakni melakukan proses permintaan perawatan SIM oleh pengguna SIM (baik pelanggan individu/unit) hingga pencatatan penerimaan permintaan sebelum dilakukan aktivtas perbaikan/perawatan pada SIM. Alasan dari pembuatan SOP ini adalah karena selama ini Subdit Pengembangan Sistem Informasi (PSI) tidak memiliki prosedur tertulis terhadap aktivitas pengajuan laporan permintaan perawatan SIM, dimana permintaan perawatan yang dimaksud dalam SOP ini adalah perawatan yang hanya berhubungan dengan lingkup kerja Subdit Pengembangan Sistem Informasi (PSI). Prosedur ini dibuat dan disesuaikan menurut kontrol standar acuan ISO/IEC 14764:2006 pada tahapan aktivitas Process Implementation.
Prosedur perbaikan SIM ini dibuat dengan tujuan sebagai acuan/panduan dalam melakukan pengerjaan aktivitas perbaikan/perawatan SIM berdasarkan kebutuhan dari internal Subdit PSI atau permintaan perawatan SIM yang dilaporkan oleh Service Desk. Alasan dari pembuat prosedur ini, dikarenakan selama ini tidak dokumen prosedur secara tertulis dalam melaksanakan perbaikan terhadap SIM. Prosedur ini dibuat dan disesuaikan menurut kontrol standar acuan ISO/IEC
146 Usulan SOP
Migrasi SIM
Pemberhentian SIM
Backup Database dan Sistem Informasi
Penjelasan 14764:2006 pada tahapan aktivitas Problem and Modification Analysis, Modification Implementation hingga aktivitas Maintenance Accept/Review. Prosedur migrasi SIM ini dibuat dengan tujuan sebagai acuan/panduan dalam melakukan migrasi SIM. Alasan dari pembuat prosedur ini, dikarenakan selama ini tidak dokumen prosedur secara tertulis dalam melaksanakan proses migrasi SIM. Prosedur ini dibuat dan disesuaikan menurut kontrol standar acuan ISO/IEC 14764:2006 pada tahapan aktivitas Migration. Prosedur pemberhentian SIM ini dibuat dengan tujuan sebagai acuan/panduan dalam melakukan pemberhentian SIM. Alasan dari pembuat prosedur ini, dikarenakan selama ini tidak dokumen prosedur secara tertulis dalam melaksanakan proses pemberhentian SIM. Prosedur ini dibuat dan disesuaikan menurut kontrol standar acuan ISO/IEC 14764:2006 pada tahapan aktivitas Retirement. Prosedur backup database dan sistem informasi ini dibuat sebagai acuan/panduan dalam melakukan aktivitas backup database dan sistem informasi yang dimiliki oleh SIM. Tujuan dibuatnya prosedur ini adalah karena meskipun Staf Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya telah melakukan aktivitas backup, namun tidak memiliki dokumen prosedur tertulis, yang kedepannya dapat digunakan oleh staf yang menjadi PIC sebagai acuan dalam melakukan aktivitas backup database dan sistem informasi. Prosedur ini dibuat dan disesuaikan menurut kontrol standar acuan kerangka kerja ITILv3 yang terkait dengan
147 Usulan SOP
Pemantauan SIM
6.3.2.
Penjelasan aktivitas Backup pada IT Operation Management Function di level Service Operation. Prosedur pemantauan SIM ini berisi panduan yang dapat digunakan sebagai acuan/panduan dalam melakukan pemantauan SIM. Tujuan dari dibuatnya prosedur adalah untuk memberikan acuan/panduan dalam melakukan proses perawatan SIM yang terkait dengan salah satu tugas yang dimiliki oleh staf Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya, yaitu identifikasi dan pengecekan kesesuaian fitur-fitur sistem informasi. Dengan adanya prosedur ini, dapat memudahkan dan mempercepat dalam melakukan proses identifikasi dan pengecekan fitur, sekaligus dapat melakukan dokumentasi. Prosedur ini dibuat dan disesuaikan menurut kontrol standar acuan kerangka kerja ITILv3 yang terkait dengan aktivitas Monitoring and Control pada IT Operation Management Function di level Service Operation.
Perancangan Struktur Konten SOP
Perancangan struktur dan konten SOP ini mengacu pada peraturan pemerintah dengan tujuan untuk memudahkan peneliti dalam menyiapkan struktur konten dokumen SOP perawatan SIM, serta memudahkan Staf Subdit Pengembangan Sistem Informasi (PSI) DPTSI ITS Surabaya kedepannya dalam melakukan prosedur yang telah disusun. Peneliti tidak menggunakan keseluruhan struktur konten dari acuan tersebut namun disesuaikan dengan kebutuhan. Struktur dokumen SOP yang akan disusun ini kemudian diserahkan sebagai buku produk yang akan diberikan kepada pihak Subdit PSI ITS Surabaya.
148 Adapun struktur atau konten yang akan dimasukkan ke dalam kerangka dokumen SOP Perawatan SIM dijelaskan pada Tabel 6. 7. Tabel 6. 7. Rancangan Struktur dan Konten SOP
Struktur Bab Rincian Dokumen Pendahuluan
Prosedur Permintaan Perawatan SIM
Sub-Bab Kolom Pengesahan Deskripsi Dokumen Riwayat Revisi Tujuan Ruang Lingkup Konten SOP Struktur Organisasi Service Level Agreement (SLA) Definisi
SOP Permintaan Perawatan SIM
Prosedur Perbaikan SIM
Definisi
SOP Perbaikan SIM
Prosedur Migrasi SIM
Definisi
Konten
Peran dan Tanggung Jawab
Pendefinisian Permintaan Perawatan Tujuan Utama Indikator Pengukuran Kinerja Permintaan Perawatan SIM Deskripsi dan Informasi SOP Alur Tahapan Prosedur Permintaan Perawatan SIM Pendefinisian Perbaikan Tujuan Utama Indikator Pengukuran Kinerja Perbaikan SIM Deskripsi dan Informasi SOP Alur Tahapan Prosedur Perbaikan SIM Pendefinisian Migrasi Tujuan Utama Indikator Pengukuran Kinerja Migrasi SIM
149 Struktur Bab
Sub-Bab SOP Migrasi SIM
Prosedur Pemberhentian SIM
Definisi
SOP Pemberhentian SIM
Prosedur Backup database dan Sistem Informasi
Definisi
SOP Backup database dan Sistem Informasi
Prosedur Pemantauan SIM
Definisi
SOP Pemantauan SIM
Konten Deskripsi dan Informasi SOP Alur Tahapan Prosedur Migrasi SIM Pendefinisian Pemberhentian Tujuan Utama Indikator Pengukuran Kinerja Pemberhentian SIM Deskripsi dan Informasi SOP Alur Tahapan Prosedur Pemberhentian SIM Pendefinisian Backup Tujuan Utama Indikator Pengukuran Kinerja Backup database dan Sistem Informasi Deskripsi dan Informasi SOP Alur Tahapan Prosedur Backup database dan Sistem Informasi Pendefinisian Permintaan Tujuan Utama Indikator Pengukuran Kinerja Pemantauan SIM Deskripsi dan Informasi SOP Alur Tahapan Prosedur Pemantauan SIM
Berikut adalah penjelasan dari setiap prosedur dan formulir beserta perlengkapan dan persyaratan yang dibutuhkan pada aktivitas di dalamnya, yang dijelaskan pada Tabel 6. 8.
150 Tabel 6. 8. Rencana Dokumen SOP
No SOP
Nama SOP
No Formulir
Nama Formulir
SOPSubditPSI001
SOP Permintaan Perawatan SIM
FRMSubditPSI001
Formulir Permintaan Perawatan SIM
SOP Perbaikan SIM
FRMSubditPSI002 FRMSubditPSI003
SOPSubditPSI002
SOPSubditPSI003
SOPSubditPSI004
SOP Migrasi SIM
SOP Pemberhentian SIM
Formulir Pengujian dan Evaluasi Formulir Laporan Perbaikan SIM
FRMSubditPSI004
Formulir Berita Acara Diskusi
FRMSubditPSI005
Formulir Spesifikasi Kebutuhan
FRMSubditPSI002
Formulir Pengujian dan Evaluasi
FRMSubditPSI006
Formulir Laporan Migrasi SIM
FRMSubditPSI004
Formulir Berita Acara Diskusi
FRMSubditPSI005
Formulir Spesifikasi Kebutuhan
FRMSubditPSI002
Formulir Pengujian dan Evaluasi
151 No SOP
SOPSubditPSI005
SOPSubditPSI006
No Formulir
Nama Formulir
FRMSubditPSI007
Formulir Laporan Pemberhentian SIM
SOP Backup Database dan Sistem Informasi
FRMSubditPSI008
Formulir Laporan Backup Database dan Sistem Informasi
SOP Pemantauan SIM
FRMSubditPSI002 FRMSubditPSI009
Nama SOP
Formulir Pengujian dan Evaluasi Formulir Laporan Pemantauan SIM
Berikut ini adalah indikator penilaian kinerja utama (key performance indicator) yang ada pada masing-masing SOP, yang dijelaskan pada Tabel 6. 9. Tabel 6. 9. Rancangan Ruang Lingkup dan Konten SOP berdasarkan KPI
Prosedur
Indikator Pengukuran Kinerja
Permintaan Perawatan Sistem Informasi Manajemen (SIM) (SOP-SubditPSI-001)
Perbaikan Sistem Informasi Manajemen (SIM) (SOP-SubditPSI-002)
Jumlah permintaan terkait perawatan SIM yang dilaporkan oleh pelanggan/unit yang terdokumentasi. Jumlah permintaan terkait perawatan SIM yang dapat diselesaikan (e-tiket berstatus closed). Jumlah aktivitas perbaikan/perawatan SIM yang terdokumentasi. Jumlah aktivitas perbaikan/perawatan SIM dari permintaan pelanggan/unit yang dapat terselesaikan. Jumlah pengujian dan evaluasi aktivitas perbaikan/perawatan yang terdokumentasi.
152 Prosedur
Migrasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) (SOP-SubditPSI-003)
Indikator Pengukuran Kinerja
Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas perbaikan/perawatan.
Jumlah permintaan migrasi yang terdokumentasi. Jumlah penggalian kebutuhan migrasi yang terdokumentasi. Jumlah aktivitas pengujian terhadap hasil migrasi yang terdokumentasi. Jumlah aktivitas migrasi yang berhasil dilakukan.
Pemberhentian Sistem Informasi Manajemen (SIM) (SOP-SubditPSI-004)
Jumlah permintaan pemberhentian SIM yang terdokumentasi. Jumlah penggalian kebutuhan pemberhentian SIM yang terdokumentasi. Jumlah pengujian terhadap hasil pemberhentian SIM yang terdokumentasi. Jumlah aktivitas pemberhentian SIM yang berhasil dilakukan.
Backup Database dan Sistem Informasi (SOP-SubditPSI-005)
Frekuensi melakukan aktivitas backup. Periode waktu pelaksanaan aktivitas backup. Jumlah aktivitas backup yang berhasil dilakukan. Jumlah aktivitas recovery yang berhasil dilakukan.
Pemantauan Sistem Informasi Manajemen (SIM) (SOP-SubditPSI-006)
Frekuensi melakukan aktivitas pemantauan SIM. Jumlah SIM yang dikelola mengalami down. Jumlah permasalahan hasil pemantauan yang terdokumentasi.
153 6.4. Pembuatan Dokumen SOP Panduan pembuatan SOP sendiri, peneliti menggunakan acuan dari peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia mengenai pedoman penyusunan standar operasional prosedur nomor 35 tahun 2012. Untuk model atau format yang akan digunakan oleh peneliti untuk pembuatan SOP ini adalah menggunakan bentuk flowchart, hal ini dikarenakan banyaknya langkah kerja dan keputusan (decisions) yang ada. Dokumen SOP yang sudah dibuat kemudian akan diverifikasi dan divalidasi, kemudian diserahkan kepada Subdit Pengembangan Sistem Informasi (PSI) DPTSI ITS Surabaya. Untuk pembuatan dokumen SOP sendiri menggunakan dua cara, yaitu secara offline dan online, sesuai dengan kesepakatan antara peneliti dengan Subdit PSI untuk mengurangi penggunaan kertas dalam melakukan dokumentasi, serta menciptakan suasana kerja baru yang bersifat digital, sesuai dengan target dan kebutuhan DPTSI ITS Surabaya. Dokumen yang dibuat secara online adalah semua formulir yang dibuat dalam SOP. Formulir secara online ini dibuat dengan menggunakan aplikasi form pada Office 365 yang dimiliki oleh DPTSI ITS Surabaya, sehingga semua aktivitas dokumentasi (utamanya pengisian formulir) pada pelaksanaan prosedurprosedur dalam SOP dilakukan secara online dengan mengakses formulir online yang sudah disediakan. Pada bagian ini akan dipaparkan penjelasan dari setiap prosedur dan formulir beserta perlengkapan dan persyaratan yang dibutuhkan pada aktivitas di dalamnya. Untuk lebih lengkapnya penjelasan masing SOP dapat dilihat di buku produk SOP Perawatan SIM yang dihasilkan dari tugas akhir ini. 6.4.1.
SOP Permintaan Perawatan SIM
Prosedur permintaan perbaikan SIM merupakan panduan yang digunakan sebagai acuan bagi user/unit pengguna SIM dan SDM di dalam Subdit Pengembangan Sistem Informasi dalam
154 melakukan aktivitas permintaan terkait perawatan terhadap Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang dikelola oleh Subdit Pengembangan Sistem Informasi DPTSI ITS Surabaya. 1.
Pendefinisian Permintaan Perawatan
Permintaan perawatan adalah aktivitas yang dilakukan oleh seorang pelanggan/unit yang menggunakan Sistem Informasi Manajemen (SIM) untuk melaporkan kepada Subdit Pengembangan Sistem Informasi terkait permasalahan, insiden, kendala atau gangguan dalam mengoperasikan SIM agar segera dilakukan aktivitas perawatan. Aktivitas perawatan yang dilakukan adalah penyelesaian terhadap permasalahan seperti error pada SIM, fitur pada SIM tidak berfungsi, tidak adanya fitur yang diharapkan oleh pelanggan/unit, atau permasalahanpermasalahan lain yang berada dalam ruang lingkup Subdit Pengembangan Sistem Informasi. 2.
Tujuan Utama
Tujuan utama dari prosedur perawatan SIM adalah untuk memberikan kejelasan baik untuk pelanggan/unit, Service Desk, serta Subdit Pengembangan Sistem Informasi sebagai pelaksana terkait alur proses permintaan perawatan terkait SIM, supaya pelanggan/unit dan pelaksana dapat melakukan aktivitas permintaan perawatan dengan lebih teratur, efektif dan efisien.
155 3.
Deskripsi dan Informasi SOP
Gambar 6. 1. Deskripsi dan Informasi SOP Permintaan Perawatan SIM
156 4.
Alur Prosedur
Gambar 6. 2. Alur Prosedur Permintaan Perawatan SIM [1]
Gambar 6. 3. Alur Prosedur Permintaan Perawatan SIM [2]
157
158
Gambar 6. 4. Alur Prosedur Permintaan Perawatan SIM [3]
Gambar 6. 5. Alur Prosedur Permintaan Perawatan SIM [4]
159
160
Gambar 6. 6. Alur Prosedur Permintaan Perawatan SIM [5]
Gambar 6. 7. Alur Prosedur Permintaan Perawatan SIM [6]
5. Formulir Pada buku Tugas Akhir ini, akan ditunjukkan tampilan formulir online dari prosedur permintaan perawatan SIM, yaitu Formulir Laporan Permintaan Perawatan (FRM-SubditPSI-001). Formulir online ini hanya digunakan dan diisi oleh Staf Subdit Pengembangan Sistem Informasi (PSI) DPTSI ITS Surabaya yang menjadi PIC (Person-in-Charge) dari aktivitas permintaan perawatan SIM, seperti yang terlihat pada Gambar 6. 8. dan 6. 9.
161
162
Gambar 6. 8. Formulir Online Permintaan Perawatan SIM [1]
163
Gambar 6. 9. Formulir Online Permintaan Perawatan SIM [2]
6.4.2.
SOP Perbaikan SIM
Prosedur perbaikan/perawatan SIM merupakan panduan yang digunakan sebagai acuan bagi SDM di dalam Subdit Pengembangan Sistem Informasi dalam melakukan aktivitas perbaikan/perawatan terhadap Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang dikelola oleh DPTSI ITS Surabaya, yang meliputi aktivitas analisis terkait metode dan kebutuhan yang diperlukan, serta implementasi perbaikan/perawatan. 1.
Pendefinisian Perbaikan
Perbaikan adalah aktivitas yang dilakukan untuk melakukan perubahan terhadap data/sistem sehingga dapat berfungsi dengan normal. Masalah yang dilakukan dalam aktivitas perbaikan ini mencakup perbaikan/perawatan pada SIM yang mengalami error, penambahan fitur pada SIM, dan
164 permasalahan-permasalahan lain yang berada pada ruang lingkup Subdit Pengembangan Sistem Informasi. Perbaikan yang dimaksud pada SOP ini mencakup semua aktivitas perawatan yang tidak hanya terkait dengan perbaikan (corrective), tetapi juga dapat berupa pencegahan (preventive), adaptasi (adaptive), atau peningkatkan kemampuan SIM (enhancement). 2.
Tujuan Utama
Tujuan utama dari prosedur perbaikan SIM adalah sebagai panduan, arahan kerja yang sistematis dalam melakukan aktivitas perbaikan/perawatan SIM, sehingga permintaan perawatan yang diajukan oleh pelanggan/unit dapat segera dipenuhi dengan lebih baik, efektif dan efisien. 3.
Deskripsi dan Informasi SOP
Gambar 6. 10. Deskripsi dan Informasi SOP Perbaikan SIM
4.
Alur Prosedur
Gambar 6. 11. Alur Prosedur Perbaikan SIM [1]
165
166
Gambar 6. 12. Alur Prosedur Perbaikan SIM [2]
Gambar 6. 13. Alur Prosedur Perbaikan SIM [3]
167
168
Gambar 6. 14. Alur Prosedur Perbaikan SIM [4]
Gambar 6. 15. Alur Prosedur Perbaikan SIM [5]
169
170 5. Formulir Pada buku Tugas Akhir ini, akan ditunjukkan salah satu tampilan formulir online dari prosedur perbaikan SIM, yaitu Formulir Laporan Perbaikan SIM (FRM-SubditPSI-003). Formulir online ini hanya digunakan dan diisi oleh Staf Subdit Pengembangan Sistem Informasi (PSI) DPTSI ITS Surabaya yang menjadi PIC (Person-in-Charge) dari aktivitas perawatan SIM, seperti yang terlihat pada Gambar 6. 16 hingga Gambar 6. 18.
Gambar 6. 16. Formulir Online Laporan Perbaikan SIM [1]
171
Gambar 6. 17. Formulir Online Laporan Perbaikan SIM [2]
172
Gambar 6. 18. Formulir Online Laporan Perbaikan SIM [3]
173 6.4.3. SOP Migrasi SIM Prosedur migrasi SIM merupakan panduan yang digunakan sebagai acuan bagi Sumber Daya Manusia (SDM) di dalam Subdit Pengembangan Sistem Informasi dalam melakukan aktivitas migrasi terhadap Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang dikelola oleh DPTSI ITS Surabaya. 1.
Pendefinisian Migrasi
Migrasi (migration) adalah istilah yang digunakan untuk proses memindahkan atau mentranformasikan data/sistem dari suatu konteks ke konteks lainnya yang berbeda. Konteks tersebut dapat berupa bentuk/struktur data, format data, platform teknologi, ataupun lingkungan/lokasi. Biasanya disebabkan oleh kebutuhan/permintaan dari birokrasi, untuk mengurangi biaya, mengefisiensikan kinerja sistem, dan lain sebagainya. 2.
Tujuan Utama
Tujuan utama dari prosedur migrasi SIM adalah untuk memberikan gambaran secara umum terkait arahan kerja yang teratur dalam melakukan proses migrasi SIM terhadap SDM di dalam Subdit Pengembangan Sistem Informasi, apabila dibutuhkan. Prosedur migrasi SIM secara umum ini dapat pula digunakan sebagai acuan dalam mengembangkan alur migrasi yang mungkin tidak tercantum dalam prosedur, yang disesuaikan dengan kebutuhan.
174 3.
Deskripsi dan Informasi SOP
Gambar 6. 19. Deskripsi dan Informasi SOP Migrasi SIM
4.
Alur Prosedur
Gambar 6. 20. Alur Prosedur Migrasi SIM [1]
175
176
Gambar 6. 21. Alur Prosedur Migrasi SIM [2]
Gambar 6. 22. Alur Prosedur Migrasi SIM [3]
177
178
Gambar 6. 23. Alur Prosedur Migrasi SIM [4]
Gambar 6. 24. Alur Prosedur Migrasi SIM [5]
179
180
Gambar 6. 25. Alur Prosedur Migrasi SIM [6]
Gambar 6. 26. Alur Prosedur Migrasi SIM [7]
181
182 5.
Formulir
Pada buku Tugas Akhir ini, akan ditunjukkan salah satu tampilan formulir online dari prosedur migrasi SIM, yaitu Formulir Spesifikasi Kebutuhan (FRM-SubditPSI-005). Formulir online ini hanya digunakan dan diisi oleh Staf Subdit Pengembangan Sistem Informasi (PSI) DPTSI ITS Surabaya yang menjadi PIC (Person-in-Charge) dari aktivitas migrai SIM, seperti yang terlihat pada Gambar 6. 27 sampai Gambar 6. 29.
Gambar 6. 27. Formulir Online Spesikasi Kebutuhan [1]
183
Gambar 6. 28. Formulir Online Spesifikasi Kebutuhan [2]
184
Gambar 6. 29. Formulir Online Spesifikasi Kebutuhan [3]
6.4.4. SOP Pemberhentian SIM Prosedur pemberhentian SIM merupakan panduan yang digunakan sebagai acuan bagi Sumber Daya Manusia (SDM) di dalam Subdit Pengembangan Sistem Informasi dalam melakukan aktivitas pemberhentian operasional Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang dikelola oleh DPTSI ITS Surabaya. 1.
Pendefinisian Pemberhentian
Pemberhentian (retirement) adalah istilah yang digunakan untuk proses mematikan suatu data/sistem yang diakibatkan oleh beberapa alasan, diantaranya seperti sistem yang fungsinya tidak digunakan lagi, kebutuhan/permintaan dari birokrasi,
185 penghematan biaya, migrasi dan lain sebagainya. Walaupun demikian, data/sistem yang ada sebelumnya tetap tersimpan sehingga dapat digunakan kembali ketika dibutuhkan. 2.
Tujuan Utama
Tujuan utama dari prosedur retirement SIM adalah untuk memberikan gambaran secara umum terkait arahan kerja yang teratur dalam melakukan proses pemberhentian SIM (dalam hal ini adalah pemberhentian suatu SIM secara penuh, bukan sementara) terhadap SDM di dalam Subdit Pengembangan Sistem Informasi, apabila dibutuhkan. Prosedur pemberhentian SIM secara umum ini dapat pula digunakan sebagai acuan dalam mengembangkan alur pemberhentian SIM yang mungkin tidak tercantum dalam prosedur, yang disesuaikan dengan kebutuhan. 3. Deskripsi dan Informasi SOP
Gambar 6. 30. Deskripsi dan Informasi SOP Pemberhentian SIM
186 4.
Alur Prosedur
Gambar 6. 31. Alur Prosedur Pemberhentian SIM [1]
Gambar 6. 32. Alur Prosedur Pemberhentian SIM [2]
187
188
Gambar 6. 33. Alur Prosedur Pemberhentian SIM [3]
Gambar 6. 34. Alur Prosedur Pemberhentian SIM [4]
189
190
Gambar 6. 35. Alur Prosedur Pemberhentian SIM [5]
Gambar 6. 36.Alur Prosedur Pemberhentian SIM [6]
191
192 5.
Formulir
Pada buku Tugas Akhir ini, akan ditunjukkan salah satu tampilan formulir online dari prosedur pemberhentian SIM, yaitu Formulir Pengujian dan Evaluasi (FRM-SubditPSI-002). Formulir online ini hanya digunakan dan diisi oleh Staf Subdit Pengembangan Sistem Informasi (PSI) DPTSI ITS Surabaya yang menjadi PIC (Person-in-Charge) dari aktivitas pemberhentian SIM, seperti yang terlihat pada Gambar 6. 37 hingga Gambar 6. 39.
Gambar 6. 37. Formulir Online Pengujian dan Evaluasi [1]
193
Gambar 6. 38. Formulir Online Pengujian dan Evaluasi [2]
194
Gambar 6. 39. Formulir Online Pengujian dan Evaluasi
6.4.5.
SOP Backup Database dan Sistem Informasi
Prosedur backup database dan sistem informasi merupakan panduan yang digunakan sebagai acuan bagi Sumber Daya Manusia (SDM) di dalam Subdit Pengembangan Sistem Informasi dalam melakukan aktivitas backup database dan sistem informasi pada Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang dikelola oleh DPTSI ITS Surabaya. 1.
Pendefinisian Backup
Backup adalah aktivitas pembuatan suatu bentuk cadangan, baik itu berupa data, sistem, dan hal lain dengan cara membuat salinan dan menyimpan ke dalam suatu lokasi/tempat yang aman sehingga apabila data/sistem tersebut terhapus atau rusak karena suatu hal (virus, bencana alam, hacking, dll), data/sistem tersebut dapat digunakan kembali ke titik tertentu pada masa lalu (restore). 2. Tujuan Utama Tujuan utama dari prosedur backup database dan sistem informasi adalah untuk memberikan suatu arahan kerja yang teratur dan tertulis dalam melakukan proses backup terhadap database dan sistem informasi yang dikelola di dalam SIM, sehingga keamanan data dan sistem dapat terjamin, dan dapat
195 digunakan dalam panduan bagi SDM baru di dalam Subdit PSI agar dapat melakukan kinerjanya secara optimal. 3.
Deskripsi dan Informasi SOP
Gambar 6. 40. Deskripsi dan Informasi SOP Backup Database dan Sistem Informasi
196 4.
Alur Prosedur
Gambar 6. 41. Alur Prosedur Backup Database dan Sistem Informasi [1]
Gambar 6. 42. Alur Prosedur Backup Database dan Sistem Informasi [2]
197
198
Gambar 6. 43. Alur Prosedur Backup Database dan Sistem Informasi [3]
Gambar 6. 44. Alur Prosedur Backup Database dan Sistem Informasi [4]
199
200
Gambar 6. 45. Alur Prosedur Backup Database dan Sistem Informasi [5]
201 5.
Formulir
Pada buku Tugas Akhir ini, akan ditunjukkan tampilan formulir online dari prosedur backup database dan sistem informasi, yaitu Formulir Laporan Backup Database dan Sistem Informasi (FRM-SubditPSI-008). Formulir online ini hanya digunakan dan diisi oleh Staf Subdit Pengembangan Sistem Informasi (PSI) DPTSI ITS Surabaya yang menjadi PIC (Person-inCharge) dari aktivitas Backup Database dan Sistem Informasi, seperti yang terlihat pada Gambar 6. 46 hingga Gambar 6. 48.
Gambar 6. 46. Formulir Online Laporan Backup Database dan Sistem Informasi [1]
202
Gambar 6. 47. Formulir Online Laporan Backup Database dan Sistem Informasi [2]
203
Gambar 6. 48. Formulir Online Laporan Backup Database dan Sistem Informasi [3]
6.4.6.
SOP Pemantauan SIM
Prosedur pemantauan SIM merupakan panduan yang digunakan sebagai acuan bagi Sumber daya Manusia (SDM) di dalam Sundit Pengembangan Sistem Informasi dalam melakukan aktivitas pemantauan terhadap operasional/kinerja dari Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang dikelola oleh DPTSI ITS Surabaya. 1.
Pendefinisian Pemantauan
Pemantauan (monitoring) adalah proses rutin terkait pengumpulan data, pemindaian sistem dan pengukuran kemajuan atas objektif program yang fokus pada proses dan keluaran. Dalam subyek ini, pemantauan adalah aktivitas yang dilakukan oleh SDM di dalam Subdit Pengembangan Sistem Informasi untuk melakukan pengawasan terhadap kinerja/operasional dari SIM (baik dari tampilan, modul, source code, juga ketersediaan SIM (dalam kondisi down atau tidak) serta menemukan permasalahan di dalam SIM yang berpotensi
204 memberikan gangguan kepada menggunakan SIM tersebut. 2.
pelanggan/unit
yang
Tujuan Utama
Tujuan utama dari prosedur pemantauan SIM adalah untuk memberikan kejelasan alur aktivitas pemantauan yang selama ini jarang dilakukan oleh Subdit Pengembangan Sistem Informasi, sehingga dengan adanya aktivitas pemantauan secara rutin, dapat mengurangi defect yang ada di dalam SIM sebelum ditemukan oleh pelanggan/unit. 3.
Deskripsi dan Informasi SOP
Gambar 6. 49. Deskripsi dan Informasi SOP Pemantauan SIM
4.
Alur Prosedur
Gambar 6. 50. Alur Prosedur Pemantauan SIM [1]
205
206
Gambar 6. 51. Alur Prosedur Pemantauan SIM [2]
Gambar 6. 52. Alur Prosedur Pemantauan SIM [3]
207
208
Gambar 6. 53. Alur Prosedur Pemantauan SIM [4]
Gambar 6. 54. Alur Prosedur Pemantauan SIM [5]
209
210
Gambar 6. 55. Alur Prosedur Pemantauan SIM [6]
211 5. Formulir Pada buku Tugas Akhir ini, akan ditunjukkan salah satu tampilan formulir online dari prosedur pemantauan SIM, yaitu Formulir Laporan Pemantauan SIM (FRM-SubditPSI-009). Formulir online ini hanya digunakan dan diisi oleh Staf Subdit Pengembangan Sistem Informasi (PSI) DPTSI ITS Surabaya yang menjadi PIC (Person-in-Charge) dari aktivitas pemberhentian SIM, seperti yang terlihat pada Gambar 6. 56 hingga Gambar 6.58.
Gambar 6. 56. Formulir Online Laporan Pemantauan SIM [1]
212
Gambar 6. 57. Formulir Online Laporan Pemantauan SIM [2]
213
Gambar 6. 58. Formulir Online Laporan Pemantauan SIM [3]
Selain formulir via online, peneliti juga menyusun formulir laporan versi hard copy. Selain sebagai kebutuhan dalam penyusunan dokumen SOP Perawatan SIM, formulir hard copy ini juga digunakan oleh peneliti untuk melakukan tahapan validasi SOP. Semua isi konten pada formulir hard copy disesuaikan dengan formulir versi online. Pada Gambar 6. 59 hingga Gambar 6. 61 akan ditampilkan 3 formulir yang belum terdokumentasikan di buku Tugas Akhir ini, yaitu Formulir Berita Acara Diskusi (FRM-SubditPSI-004), Formulir Laporan Migrasi (FRM-SubditPSI-006), dan Formulir Laporan Pemberhentian SIM (FRM-SubditPSI-007).
214
Gambar 6. 59. Formulir Berita Acara Diskusi
215
Gambar 6. 60. Formulir Laporan Migrasi SIM
216
Gambar 6. 61. Formulir Laporan Pemberhentian SIM
217 6.5. Verifikasi SOP Verifikasi dilakukan dengan tujuan untuk memastikan kebenaran dari data dan informasi, terutama aktivitas dan alur yang termuat di dalam dokumen SOP Perawatan SIM yang telah dibuat. Verifikasi SOP Perawatan SIM dilakukan dengan cara melakukan wawancara dengan kepala dan staf Subdit Pengembangan Sistem Informasi (PSI) DPTSI ITS Surabaya. Dari hasil verifikasi yang didapatkan, kemudian dilakukan pengubahan/perbaikan terhadap alur, aktivitas dan informasi lain pada SOP yang tidak sesuai dengan keinginan Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. Hasil verifikasi SOP Perawatan SIM secara detil akan dilampirkan pada LAMPIRAN D. Bukti pelaksanaan verifikasi juga dilampirkan pada LAMPIRAN E. 1.
Perubahan Pelaksana dan Penambahan Syarat pada Prosedur Permintaan Perawatan SIM
Perubahan yang dilakukan terkait dengan penambahan pelaksana, yaitu Kasubdit PSI dalam prosedur permintaan perawatan. Pada bagian syarat juga ditambahkan informasi mengenai syarat aktivitas yang dilakukan, seperti yang terlihat pada Gambar 6. 62 dan Gambar 6. 63.
Sebelum Perubahan
Gambar 6. 62. Perubahan Pelaksana dan Syarat pada Prosedur Permintaan Perawatan SIM (Sebelum Perubahan)
218
Sesudah Perubahan
Gambar 6. 63. Perubahan Pelaksana dan Syarat pada Prosedur Permintaan Perawatan SIM (Sesudah Perubahan)
2.
Penambahan Aktivitas pada Prosedur Permintaan Perawatan SIM
Perubahan yang dilakukan terkait dengan penambahan aktivitas pasca penambahan pelaksana pada revisi 1. Perubahan yang dilakukan terkait percabangan penyampaian laporan permintaan perawatan dari Service Desk berdasarkan jenis permintaan, seperti yang terlihat pada Gambar 6.63 dan Gambar 6.64.
Sebelum Perubahan
Gambar 6. 64. Penambahan Aktivitas pada Prosedur Permintaan Perawatan SIM (Sebelum Perubahan)
219
Setelah Perubahan
Gambar 6. 65. Penambahan Aktivitas pada Prosedur Permintaan Perawatan SIM (Sesudah Perubahan)
3.
Perbaikan Urutan Nomor Aktivitas pada Prosedur Perbaikan SIM
Perubahan yang dilakukan terkait perbaikan urutan nomor aktivitas No. 5, seperti yang terlihat pada Gambar 6. 66 dan Gambar 6.67.
220
Sebelum Perubahan
Gambar 6. 66. Perbaikan Urutan Nomor Aktivitas pada Prosedur Perbaikan SIM (Sebelum Perubahan)
Sesudah Perubahan
Gambar 6. 67. Perbaikan Urutan Nomor Aktivitas pada Prosedur Perbaikan SIM (Sesudah Perubahan)
4.
Penambahan Pelaksana pada Prosedur Pemantauan SIM
Perubahan yang dilakukan terkait dengan penambahan pelaksana, yaitu Staf Infrastruktur dan Keamanan TI dalam prosedur pemantauan SIM, seperti yang terlihat pada Gambar 6. 68 dan Gambar 6. 69.
221
Sebelum Perubahan
Gambar 6. 68. Penambahan Pelaksana pada Prosedur Pemantauan SIM (Sebelum Perubahan)
Sesudah Perubahan
Gambar 6. 69. Penambahan Pelaksana pada Prosedur Pemantauan SIM (Sesudah Perubahan)
5.
Penambahan Aktivitas pada Prosedur Pemantauan SIM
Perubahan yang dilakukan terkait penambahan aktivitas pemantauan pasca revisi 4, yaitu aktivitas pemantauan pada server SIM melalui Pantau ITS (ITS Web Monitoring System, pantau.its.ac.id) dan beberapa aktivitas selanjutnya, seperti yang terlihat pada Gambar 6. 70 dan Gambar 6.71.
222
Sebelum Perubahan
Gambar 6. 70. Penambahan Aktivitas pada Prosedur Pemantauan SIM (Sebelum Perubahan)
Sesudah Perubahan
Gambar 6. 71. Penambahan Aktivitas pada Prosedur Pemantauan SIM (Sesudah Perubahan)
6. Penambahan Contoh Pengisian pada Formulir Perubahan yang dilakukan terkait penambahan contoh pengisian pada formulir yang telah dibuat, untuk mempermudah PIC dalam melakukan pengisian formulir, seperti pada Gambar 6. 72 dan Gambar 6.73 (revisi dilakukan untuk semua formulir (baik offline maupun online).
223
Sebelum Perubahan
Gambar 6. 72. Penambahan Contoh Pengisian pada Formulir (Sebelum Perubahan)
Sesudah Perubahan
Gambar 6. 73. Penambahan Contoh Pengisian pada Formulir (Sesudah Perubahan)
Selain revisi dari dokumen SOP yang telah dibuat berdasarkan hasil verifikasi, Subdit PSI juga mengajukan permintaan pembuatan menu/beranda SOP Perawatan SIM yang bisa diakses secara online. Pembuatan menu/beranda SOP ini dilakukan supaya memudahkan staf Subdit PSI dalam mengakses dokumen prosedur dan formulir secara online. Dalam pembuatan menu/beranda ini, peneliti menggunakan fitur link pada aplikasi desktop Word versi online yang terdapat di Office 365, seperti yang terlihat pada Gambar 6. 74.
224
Gambar 6. 74. Menu/Beranda Akses SOP Perawatan SIM
Dengan klik pada salah satu pilihan menu, Staf Subdit PSI dapat menemukan informasi yang ingin ditampilan saat melakukan aktivitas perawatan SIM, seperti: 1. Informasi Umum SOP Perawatan SIM 2. Informasi Umum pada tiap-tiap SOP di lingkup Perawatan SIM 3. Alur prosedur pada tiap-tiap SOP 4. Formulir online untuk aktivitas perawatan SIM 5. Formulir versi hard copy (untuk diunduh)
Gambar 6. 75. Tampilan Akses Informasi Umum SOP Pemberhentian SIM
225
Gambar 6. 76. Tampilan Akses Alur Prosedur Backup Database dan Sistem Informasi
Gambar 6. 77. Tampilan Akses dan Pengunduhan Formulir versi Hard Copy
Gambar 6. 78. Tampilan Hasil Unduh Formulir versi Hard Copy
226
Gambar 6. 79. Tampilan Akses Formulir Online Laporan Migrasi SIM
6.6. Validasi SOP Validasi dilakukan dengan tujuan untuk melihat apakah SOP Perawatan SIM yang telah dibuat dapat berjalan sesuai dengan kondisi yang ada dan untuk menemukan kekurangan dari SOP yang telah dibuat. Metode validasi dilakukan dengan model wawancara dan simulasi pelaksanaan perawatan dengan pengisian formulir secara online. Dari hasi validasi yang telah dilakukan, diketahui bahwa SOP Perawatan SIM dapat diterapkan tanpa ada kendala/hambatan. Untuk kedepannya, SOP terkait yang diujicoba perlu beberapa perbaikan/perubahan, menyesuaikan dengan kondisi dari Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. Hasil validasi SOP Perawatan SIM secara detil akan dilampirkan pada LAMPIRAN F. Bukti pelaksanaan validasi juga akan dilampirkan pada LAMPIRAN G.
227
BAB VII PENUTUP
BAB VII PENUTUP Pada bab ini menjelaskan tentang kesimpulan dari penelitian ini, beserta saran yang dapat bermanfaat untuk perbaikan di penelitian selanjutnya. 7.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dibuat adalah jawaban dari perumusan masalah yang telah didefinisikan sebelumnya dan berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan. Kesimpulan yang didapat dari tahap analisis hingga perancangan dan validasi dokumen produk adalah : 1.
Gap yang terjadi antara kondisi kekinian perawatan SIM yang dikelola oleh DPTSI ITS Surabaya dengan kondisi ideal yang terdapat dalam best practice ISO/IEC 14764:2006 dan ITILv3-IT Operation Management Function Hasil analisis gap yang dilakukan menunjukkan bahwa terjadi kesenjangan dimana hampir keseluruhan proses perawatan SIM yang dilakukan oleh DPTSI ITS Surabaya belum sepenuhnya sesuai dengan aktivitas yang terdapat dalam best practice ISO/IEC 14764:2006 dan ITILv3-IT Operation Management Function. Ketidaksesuaian tersebut disebabkan karena pada awalnya Subdit Pengembangan Sistem Informasi (PSI) DPTSI ITS Surabaya tidak memiliki standar yang digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan proses perawatan SIM sehingga banyak aktivitas yang tidak dilaksanakan dengan baik, terutama masalah tentang aktivitas dokumentasi yang selama ini tidak pernah dilakukan. Oleh karena itu, dibutuhkan perancangan prosedur sebagai panduan untuk melaksanakan rangkaian proses perawatan SIM dalam bentuk dokumen 227
228 Standard Operating Procedure (SOP). Dokumen SOP tersebut terdiri dari alur prosedur, dengan penggunaan online form yang semakin memudahkan staf Subdit PSI untuk melakukan dokumentasi terhadap aktivitas perawatan SIM. 2.
Hasil Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) Perawatan SIM Berdasarkan Hasil Analisis Kesenjangan terhadap best practice ISO/IEC 14764:2006 dan ITILv3-IT Operation Management Function Berdasarkan hasil analisis GAP, didapatkan usulan pembuatan 6 prosedur, yaitu: Prosedur Permintaan Perawatan SIM, Prosedur Perbaikan SIM, Prosedur Migrasi SIM, Prosedur Pemberhentian SIM, Prosedur Backup Database dan Sistem Informasi, serta Prosedur Pemantauan SIM. Keseluruhan isi dokumen SOP dibukukan secara terpisah dari buku tugas akhir ini dan menjadi sebuah dokumen produk berjudul Dokumen Standard Operating Procedure (SOP) Perawatan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI) ITS Surabaya.
3.
Hasil pengujian dokumen SOP Perawatan SIM Pengujian dokumen SOP dilakukan dengan wawancara untuk verifikasi dan simulasi untuk memvalidasi dokumen. Hasil dari kedua pengujian SOP tersebut menunjukkan bahwa perlu dilakukan perbaikan untuk kedepannya, ada beberapa bagian dari dokumen yang perlu dibenahi dan disesuaikan dengan kondisi yang ada di Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. Setelah revisi selesai, dokumen tersebut telah sesuai dengan kebutuhan dan kemudian direncanakan akan dapat diterapkan.
229 Pada dasarnya rangkaian proses perawatan SIM sudah dilakukan oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya, namun pelaksanaannya hanya bersifat umum seperti menyelesaikan insiden yang terjadi, memenuhi permintaan dari pengguna, menyelesaikan problem dari pengguna, dan proses backup dan recovery yang dilakukan terjadwal secara rutin. Sedangkan detil aktivitas seperti pencatatan, pengkategorian, dan lain sebagainya belum dilakukan sesuai best practice. Hal tersebut menyebabkan proses perawatan SIM pada Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya dapat dikatakan belum maksimal karena belum efektif dan efisien, terbukti karena hingga penelitian ini dibuat masih ditemukan proses perawatan yang belum terdokumentasi dengan baik. Dengan dibuatnya dokumen SOP Perawatan SIM ini diharapkan dapat membantu meningkatkan kinerja staf Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya dalam melakukan aktivitas perawatan SIM. 7.2. Saran Saran yang dapat penulis sampaikan terkait dengan pengerjaan tugas akhir ini meliputi dua hal, yaitu saran kepada pihak pelaksana SOP Perawatan SIM, yaitu Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) DPTSI ITS Surabaya, dan saran yang lain kepada peneliti yang akan melakukan penelitian selanjutnya. Saran yang dapat diberikan untuk pihak pengelola layanan DPTSI ITS Surabaya adalah : 1. Penulis menyarankan agar dokumen SOP yang telah diuji bisa benar-benar diterapkan dengan baik. Hal pertama yang dapat dilakukan Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya adalah melakukan rencana penerapan dan melakukan sosialisasi pada seluruh pelaksana SOP, terutama apabila terjadi pergantian staf akibat berakhirnya masa jabatan. 2. Perlu adanya evaluasi dalam 6 bulan sekali terhadap pelaksanaan SOP Perawatan SIM, sehingga diketahui apakah staf Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya telah melaksanakan proses perawatan SIM sesuai dengan SOP,
230 dan apakah ada kendala atau permasalahan lain yang menyebabkan perlunya pengubahan prosedur dalam perawatan SIM yang ada di SOP. Saran yang dapat penulis berikan untuk penelitian selanjutnya adalah : 1. Penelitian ini hanya sebatas pembuatan dokumen SOP hingga proses pengujian tanpa memantau pengimplementasian SOP tersebut dan pengaruhnya bagi proses bisnis organisasi. Untuk penelitian selanjutnya, dapat dilakukan pengujian dan evaluasi keefektifan dokumen SOP ini terhadap proses perawatan SIM yang dilakukan oleh Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya. 2. Penelitian ini hanya fokus pada aktivitas-aktivitas pada software maintenance, yang mencakup juga proses backup. Untuk penelitian selanjutnya bisa dikembangkan lagi dengan menambahkan aktivitas yang terkait dengan perawatan terhadap infrastruktur SIM. 3. Untuk penelitian selanjutnya dapat membuat instruksi kerja sebagai bentuk penyempurnaan dokumen SOP Perawatan SIM. 4. Metode analisis kesenjangan yang digunakan dalam penelitian ini masih bersifat sederhana. Untuk penelitian dengan topik yang sama, dapat dikembangkan dengan menggunakan metode gap analysis lain yang lebih detil dalam menilai kesesuaian proses. 5. Untuk penelitian selanjutnya dapat menggunakan standar acuan yang lebih detail terkait aktivitas backup, seperti ISO/IEC 27002:2013.
DAFTAR PUSTAKA [1]
[2]
[3] [4]
[5]
[6]
[7]
[8]
[9]
ISO, ISO/IEC 14764:2006 - Software EngineeringSoftware Life Cycle Processes - Maintenance, ISO Standard Catalogue, 2006. DPTSI, "Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi ITS Surabaya," ITS, 2013. [Online]. Available: http://dptsi.its.ac.id/. [Accessed 29 November 2016]. U. L. Yuhana, Interviewee, Sistem Informasi Manajemen dilingkup ITS. [Interview]. 6 Juli 2015. Office of Governmet Commerce (OCG), Service Transition ITIL, United Kingdom: The Stationery Office, 2007. Office of Goverment Commerce (OCG), Service Operation ITIL, United Kingdom: The Stationery Office, 2007. A. Rachmi, "Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) Service Desk Berdasarkan Kerangka Kerja ITIL V3 dengan Menggunakan Metode Analisis GAP Layanan (Studi Kasus: PT XYZ, Tangerang)," Jurusan Sistem Informasi ITS Surabaya, vol. I, p. 22, 2013. S. W. Restiana, "Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) Layanan TI Berdasarkan Gap Analysis dan ITIL 2011 Level Service Operation pada Jurusan Sistem Informasi ITS," Jurusan Sistem Informasi ITS, vol. I, p. 27, 2015. I. U. Ataina, "Pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP) Manajemen Akses Sistem Informasi Manajemen (SIM) Berdasarkan Kerangka Kerja ITIL V3 dan ISO 27002 (Studi Kasus: Institut Teknologi Sepuluh Nopember).," 2015. A. C. Puspitaningrum, "Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) Pengembangan Sistem Informasi 231
232
[10]
[11]
[12]
[13] [14]
[15]
[16]
Manajemen (SIM) Berdasarkan Analisis Kesenjangan dengan Menggunakan Kerangka Kerja COBIT 5 dan ITILv3. (Studi Kasus: Lembaga Pengembangan Teknologi Sistem Informasi ITS Surabaya)," 2015. S. D. Haes and W. V. Grembergen, "IT Governance and Its Mechanisms," Information Systems Control Journal, 2004. Brigida, "Kerangka Kerja Tata Kelola TI menurut ITGI," brigidaarie, 2 Agustus 2012. [Online]. Available: http://www.brigidaarie.com/kerangka-kerjatata-kelola-ti-menurut-itgi/. [Accessed Juli 30 2015]. P. Setiawan, "10 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Menurut Ahli dan Tujuannya," Guru Pendidikan, 23 Maret 2015. [Online]. Available: http://www.gurupendidikan.com/10-pengertian-sisteminformasi-manajemen-menurut-ahli-dan-tujuannya/. [Accessed 20 Oktober 2015]. R. Addy, Effective IT Service Management, New York: Springer-Verlag Berlin Heidelberg, 2007. Java van Bon, Foundations of IT Service Management Based on ITIL V3, Netherlands: Van Haren Publishing, 2007. B. Hermana, "Teknik Analisis Masalah: Gap Analysis dan SWOT Analysis," gunadarma, 10 Januari 2015. [Online]. Available: http://pena.gunadarma.ac.id/teknik-analisis-masalahgap-analysis-dan-swot-analysis/. [Accessed 30 Juli 2015]. Boundless, "The GAP Model," Boundless.com, [Online]. Available: https://www.boundless.com/marketing/textbooks/36/se rvices-marketing-6/service-quality-51/the-gap-model254-4140/issues/new/. [Accessed 30 Juli 2015].
233 [17] Azzahra, "Landasan Teori," 2015. [Online]. Available: http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/607/jbptunikomppgdl-azzahraelf-30315-9-unikom_a-i.pdf. [Accessed 29 Juli 2015]. [18] spm-pt.com, "Kriteria SOP yang Baik," spm pt, [Online]. Available: https://drive.google.com/file/d/0Bzw6_qVmUk8_TER ocFlMYWwtT3c/view. [Accessed 2015 Agustus 11]. [19] T. Atmoko, "Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah," e-dokumen kemenag, vol. I, p. 9, 2008. [20] Peraturan Menteri, "Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah," Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Tahun 2012, 2012. [Online]. Available: http://www.kopertis3.or.id/html/wpcontent/uploads/2011/04/permenpan2012_035.pdf. [Accessed Agustus 10 2015]. [21] Microsoft, "FAQ Office 365 untuk bisnis," 2016. [Online]. Available: https://products.office.com/idid/business/microsoft-office-365-frequently-askedquestions. [Accessed 20 Desember 2016]. [22] Widaningsih, "Objek dan Metode Penelitian," Repository Universitas Pendidikan Indonesia, p. 52, 2013. [23] M. Rahardjo, "Mengenal Lebih Jauh Tentang Studi Kasus," UIN Malang, 07 Mei 2010. [Online]. Available: http://mudjiarahardjo.uinmalang.ac.id/materi-kuliah/203-mengenal-lebih-jauhtentang-studi-kasus.html. [Accessed 10 Oktober 2015]. [24] R. Yin, Case Study Research: Design and Methods (3rd ed.), Thousand Oaks: CA: Sage, 2003. [25] R. Smith, "The Logic and Design of Case Study Research," The Sport Psychologist, pp. Vol. 2 pp.1-12, 1988.
234 [26] E. Gummeson, Qualitative Methods in Management Research, Lund: Norway: Studentlitteratur, ChartwellBratt, 1988.
LAMPIRAN A – INTERVIEW PROTOCOL INTERVIEW PROTOCOL 1 Tabel A. 1. Interview Protocol [1]
Informasi Pelaksanaan Interview Tujuan Interwiew : Untuk mendapatkan informasi terkait tupoksi LPTSI dan kondisi kekinian dari proses perawatan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang selama ini dilakukan oleh Pusbang LPTSI. Interviewer : (ex: Andy Novian Ragiltya) Hari, Tanggal : (ex: Senin, 27 Juni 2016) Pukul : (ex: 10.00 WIB) Lokasi : (ex: DiLO LPTSI ITS Surabaya) Catatan : Perkenalan diri Mengucapkan terima kasih atas kesempatannya Menjelaskan durasi interview Sasaran : Tupoksi Unit Layanan Pusat Pengembangan Sistem Informasi (Pusbang) LPTSI ITS Surabaya Gambaran Umum SIM yang dikelola oleh Unit Layanan Pusat Pengembangan Sistem Informasi (Pusbang) LPTSI ITS Surabaya Proses bisnis perawatan SIM. Permasalahan yang muncul selama proses perawatan SIM. Aktivitas backup database dan sistem informasi Informasi Narasumber Nama : (ex: Sri Lestari) Jabatan : (ex: Staf Pusbang SI) Instansi : (ex: LPTSI ITS Surabaya) Sasaran : Tupoksi Unit Layanan Pusat Pengembangan Sistem Informasi (Pusbang) LPTSI ITS Surabaya 1 Pertanyaan: Apakah Unit Layanan Pusat Pengembangan Sistem Informasi (Pusbang) LPTSI memiliki tupoksi dalam melaksanakan kerjanya sehari-hari?
A-1-
A-2Jawaban: 2
Pertanyaan: Bagaimana isi dari tupoksi Pusbang? Jawaban:
Gambaran Umum SIM yang dikelola oleh Unit Layanan Pusat Pengembangan Sistem Informasi (Pusbang) LPTSI ITS Surabaya 3 Pertanyaan: SIM apa sajakah yang dikembangkan dan dikelola oleh pihak LPTSI ? Jawaban: Sasaran : Proses Bisnis Perawatan SIM. 4
Pertanyaan: Dikatakan bahwa salah satu fungsi dan tujuan dari pusbang adalah melakukan perawatan terhadap sistem informasi yang dikembangkan, atau SIM. Selama ini, bagaimana bentuk aktivitas (dari awal – akhir) yang dilakukan oleh Pusbang LPTSI dalam melakukan proses perawatan SIM? Jawaban:
5
Pertanyaan: Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam melakukan setiap proses perawatan SIM? Jawaban: Pertanyaan: Siapa saja yang terlibat dalam proses perawatan SIM?
6
7
8
Jawaban: Pertanyaan: Bagaimana bentuk pembagian tugas/peran dalam proses perawatan SIM pada setiap staf? Jawaban: Apakah ada kebijakan, prosedur yang mengatur atau terkait dengan proses perawatan SIM?
A-3-
Jawaban: 9
Pertanyaan: Apakah terdapat proses dokumentasi dalam setiap proses perawatan SIM? Jawaban:
Sasaran : Permasalahan yang muncul selama proses perawatan SIM. 10 Pertanyaan: Apakah selama ini terdapat permasalahan dalam melaksanakan proses perawatan SIM selama ini? Kalau ada, apa saja yang biasanya menjadi permasalahan? Jawaban: 11
Pertanyaan: Kira – kira apa yang menjadi penyebab dari timbulnya permasalahan tersebut? Jawaban:
Sasaran : Aktivitas Backup Database dan Sistem Informasi 12
Pertanyaan: Salah satu proses lainnya yang dilakukan oleh staf Pusbang adalah backup database dan sistem informasi. Bagaimana aktivitas backup dilakukan? Jawaban:
13
Pertanyaan: Siapa saja yang terlibat dalam aktivitas backup tersebut? Jawaban:
14
Pertanyaan: Apa kendala yang dihadapi dalam melakukan aktivitas backup? Jawaban:
A-4-
INTERVIEW PROTOCOL 2 Tabel A. 2. Interview Protocol [2]
Informasi Pelaksanaan Interview Tujuan Interwiew : Untuk mendapatkan detail informasi terkait kondisi kekinian dari proses perawatan SIM dan proses backup yang selama ini dilakukan oleh Pusbang LPTSI. Interviewer : (ex: Andy Novian Ragiltya) Hari, Tanggal : (ex: Senin, 27 Juni 2016) Pukul : (ex: 10.00 WIB) Lokasi : (ex: DiLO LPTSI ITS Surabaya) Catatan : Perkenalan diri Mengucapkan terima kasih atas kesempatannya Menjelaskan durasi interview Sasaran : - Detail kondisi kekinian proses perawatan dalam proses perawatan SIM yang disesuaikan dengan standar acuan. - Detail kondisi kekinian aktivitas backup database dan sistem informasi Informasi Narasumber Nama : (ex: Sri Lestari) Jabatan : (ex: Staf Pusbang SI) Instansi : (ex: LPTSI ITS Surabaya) Sasaran : Detail kondisi kekinian proses perawatan dalam pengembangan SIM 1 Pertanyaan: Bagaimana detail proses penerimaan permintaan perawatan SIM oleh pelanggan/unit pengguna SIM? Jawaban: 2
Pertanyaan: Bagaimana detail proses analisis permintaan perawatan SIM oleh pelanggan/unit pengguna SIM?
A-5Jawaban:
3
Pertanyaan: Bagaimana detail proses implementasi permintaan perawatan SIM oleh pelanggan/unit pengguna SIM? Jawaban:
4
Pertanyaan: Bagaimana detail proses evaluasi/review permintaan perawatan SIM oleh pelanggan/unit pengguna SIM? Jawaban:
5
Pertanyaan: Apakah terdapat prosedur tertulis sebagai acuan dalam setiap proses perawatan SIM tersebut? Jawaban:
6
Pertanyaan: Apakah terdapat dokumentasi dan kontrol yang digunakan dalam setiap proses perawatan SIM tersebut? Jawaban:
Sasaran : Detail kondisi kekinian aktivitas backup database dan sistem informasi 1 Pertanyaan: Bagaimana detail aktivitas backup database dan sistem informasi dilaksanakan? Jawaban: 2
Pertanyaan: Apa saja database dan sistem informasi yang dilakukan aktivitas backup? Jawaban:
3
Pertanyaan: Kapan dan berapa kali aktivitas backup database dan sistem informasi dijalankan? Jawaban:
A-64
Pertanyaan: Apakah ada dokumentasi atau kontrol yang digunakan dalam aktivitas backup database dan sistem informasi? Apabila ada, adakah dokumen tersebut? Jawaban:
INTERVIEW PROTOCOL 3 Tabel A. 3. Interview Protocol [3]
Informasi Pelaksanaan Interview Tujuan Interwiew : Untuk mendapatkan informasi terkait proses pemantauan SIM, detail kondisi kekinian pemantauan SIM dan bentuk dokumentasi yang dilakukan. Interviewer : (ex: Andy Novian Ragiltya) Hari, Tanggal : (ex: Senin, 27 Juni 2016) Pukul : (ex: 10.00 WIB) Lokasi : (ex: DiLO LPTSI ITS Surabaya) Catatan : Perkenalan diri Mengucapkan terima kasih atas kesempatannya Menjelaskan durasi interview Sasaran : - Proses pemantauan SIM Informasi Narasumber Nama : (ex: Sri Lestari) Jabatan : (ex: Staf Pusbang SI) Instansi : (ex: LPTSI ITS Surabaya) Sasaran : Proses pemantauan SIM 1
Pertanyaan: Apakah Pusbang juga melakukan pemantauan, atau seperti pemeriksaan keadaan SIM? Jika ya, bagaimana proses pemantauan SIM dilakukan? Jawaban:
A-72
Pertanyaan: Siapa saja yang terlibat dalam proses pemantauan SIM? Jawaban:
3
Pertanyaan: Adakah ada dokumentasi atau kontrol yang digunakan dalam proses pemantauan SIM? Apabila ada, adakah dokumen tersebut? Jawaban:
INTERVIEW PROTOCOL 4 Tabel A. 4. Interview Protocol [4]
Informasi Pelaksanaan Interview Tujuan Interwiew : Untuk mendapatkan informasi terkait kondisi yang diharapkan (ekspektasi) oleh LPTSI terkait untuk setiap proses perawatan SIM kedepannya. Interviewer : (ex: Andy Novian Ragiltya) Hari, Tanggal : (ex: Senin, 27 Juni 2016) Pukul : (ex: 10.00 WIB) Lokasi : (ex: DiLO DPTSI ITS Surabaya) Catatan : Perkenalan diri Mengucapkan terima kasih atas kesempatannya Menjelaskan durasi interview Sasaran : - Harapan kedepannya terkait perawatan SIM. Informasi Narasumber Nama : (ex: Sri Lestari) Jabatan : (ex: Staf Pusbang SI) Instansi : (ex: LPTSI ITS Surabaya) Sasaran : Harapan kedepannya terkait proseserawatan SIM. 1 Bagaimana harapan kedepannya untuk proses-proses perawatan SIM ? 1.1 Proses perawatan SIM (secara umum)
A-81.2 Proses backup dan restore database dan aplikasi sistem. 1.3 Proses pemantauan SIM Jawaban: 2
Apakah harapan tersebut akan dapat meningkatkan layanan proses perawatan SIM? Mengapa? Jawaban:
INTERVIEW PROTOCOL 5 Tabel A. 5. Interview Protocol [5]
Informasi Pelaksanaan Interview Tujuan Interwiew : Untuk mendapatkan informasi terbaru terkait kondisi DPTSI pasca pergantian struktur organisasi dan keinginan untuk penambahan aktivitas migration dan retirement dalam proses perawatan SIM kedepannya. Interviewer : (ex: Andy Novian Ragiltya) Hari, Tanggal : (ex: Senin, 27 Juni 2016) Pukul : (ex: 10.00 WIB) Lokasi : (ex: DiLO DPTSI ITS Surabaya) Catatan : Perkenalan diri Mengucapkan terima kasih atas kesempatannya Menjelaskan durasi interview Sasaran : - Mengetahui kondisi DPTSI ITS Surabaya - Memastikan perlunya aktivitas migration dan retirement. Informasi Narasumber Nama : (ex: Sri Lestari) Jabatan : (ex: Staf Subdit PSI DPTSI) Instansi : (ex: DPTSI ITS Surabaya) Sasaran : Kondisi Pasca Perubahan Struktur Organisasi di DPTSI
A-91
Bagaimana kondisi DPTSI yang baru? Jawaban:
2
Apakah terdapat perubahan dalam pelayanan di DPTSI? Terutama terkait Unit Pusbang? Jawaban:
Sasaran : Kebutuhan Penambahan Aktivitas Migration dan Retirement dalam Proses Perawatan SIM 3 Dalam ISO/IEC 14764:2006, terdapat aktivitas migrasi dan pemberhentian SIM. Apakah dalam SOP Perawatan SIM secara keseluruhan ini juga perlu ditambahkan aktivitas tersebut? Jawaban:
INTERVIEW PROTOCOL 6 Tabel A. 6. Interview Protocol [6]
Informasi Pelaksanaan Interview Tujuan Interwiew : Untuk mendapatkan kejelasan terkait pembuatan formulir online dalam penyusunan SOP. Interviewer : (ex: Andy Novian Ragiltya) Hari, Tanggal : (ex: Senin, 27 Juni 2016) Pukul : (ex: 10.00 WIB) Lokasi : (ex: DiLO DPTSI ITS Surabaya) Catatan : Perkenalan diri Mengucapkan terima kasih atas kesempatannya Menjelaskan durasi interview Sasaran : - Mengetahui kondisi DPTSI ITS Suabaya saat ini - Memastikan perlunya pembuatan formulir SOP secara online. Informasi Narasumber Nama : (ex: Sri Lestari) Jabatan : (ex: Staf Subdit PSI DPTSI) Instansi : (ex: DPTSI ITS Surabaya) Sasaran : Pembuatan Formulir secara Online.
A - 10 1
Sesuai dengan hasil diskusi dengan Kasubdit Layanan TSI, formulir dibuat menggunakan Office 365. Menurut ibu, apa saja yang harus saya lakukan? Jawaban:
2
Formulir apa saja yang dibuat secara online? Jawaban:
(halaman ini sengaja dikosongkan)
LAMPIRAN B - HASIL WAWANCARA HASIL WAWANCARA 1 Tabel B. 1. Hasil Wawancara [1]
Informasi Pelaksanaan Interview Tujuan Interwiew : Untuk mendapatkan informasi terkait tupoksi LPTSI dan kondisi kekinian dari proses perawatan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang selama ini dilakukan oleh Pusbang LPTSI. Interviewer : Andy Novian Ragiltya Hari, Tanggal : 11 Agustus 2015 Pukul : 14.35 – 16.00 WIB Lokasi : DiLO LPTSI ITS Surabaya Sasaran : Tupoksi Unit Layanan Pusat Pengembangan Sistem Informasi (Pusbang) LPTSI ITS Surabaya Gambaran Umum SIM yang dikelola oleh Unit Layanan Pusat Pengembangan Sistem Informasi (Pusbang) LPTSI ITS Surabaya Proses bisnis perawatan SIM. Permasalahan yang muncul selama proses perawatan SIM. Aktivitas backup database dan sistem informasi Informasi Narasumber Nama : Sri Lestari Jabatan : Staf Pusbang SI Instansi : LPTSI ITS Surabaya Sasaran : Tupoksi Unit Layanan Pusat Pengembangan Sistem Informasi (Pusbang) LPTSI ITS Surabaya 1 Pertanyaan: Apakah Unit Layanan Pusbang LPTSI ITS Surabaya memiliki tupoksi dalam melaksanakan kerjanya seharihari? Jawaban: Punya. Tupoksi dibuat sejak Januari 2015. 2 Pertanyaan: Bagaimana isi dari tupoksi Pusbang? Jawaban:
B-1-
B-21.
Menyediakan aplikasi sistem informasi berbasis web untuk mengoptimalkan e-layanan a. Merencanakan Pengembangan Aplikasi Sistem Informasi berbasis web untuk mengoptimalkan e-layanan. b. Memonitor proses pengembangan dan implementasi aplikasi sistem informasi berbasis web untuk mengoptimalkan elayanan. c. Memonitor hasil pengembangan aplikasi sistem informasi berbasis web untuk mengoptimalkan e-layanan. 2. Mengelola aplikasi sistem informasi berbasis web untuk mengoptimalkan e-layanan a. Memonitor proses backup dan recovery sistem informasi di ITS. b. Memonitor proses perawatan sistem informasi di ITS. 3. Melaksanakan sinergi kerja dengan pusat lain dibawah BTSI 4. Tugas lain yang diberikan pimpinan dan menjadi tanggung jawab bersama. Gambaran Umum SIM yang dikelola oleh Unit Layanan Pusat Pengembangan Sistem Informasi (Pusbang) DPTSI ITS Surabaya 3 Pertanyaan: SIM apa sajakah yang dikembangkan dan dikelola oleh pihak LPTSI ? Jawaban: Terdapat banyak SIM yang dikembangkan dan dikelola, namun SIM yang diutamakan adalah 3 SIM besar yang terdiri dari SIM kepegawaian, SIM keuangan, dan SIM akademik, karena ketiga SIM tersebut memiliki tingkat kepentingan yang tinggi. Sasaran : Proses Bisnis Perawatan SIM. 4
Pertanyaan:
B-3-
5
6
7
8
Dikatakan bahwa salah satu fungsi dan tujuan dari pusbang adalah melakukan perawatan terhadap sistem informasi yang dikembangkan, atau SIM. Selama ini, bagaimana bentuk aktivitas (dari awal – akhir) yang dilakukan oleh Pusbang LPTSI dalam melakukan proses perawatan SIM? Jawaban: Proses perawatan SIM yang selama ini dilakukan hanya saat terjadi permasalahan pada SIM, misal, pengguna tidak bisa login ke dalam SIM Akademik, maka kita melakukan pengecekan terhadap SIM, cari tahu permasalahannya di mana, apakah di SIMnya atau jaringannya dsb, baru kemudian diselesaikan permasalahannya. Pertanyaan: Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam melakukan setiap proses perawatan SIM? Jawaban: Tidak menentu, tergantu dari tipe atau bentuk permasalahan yang dihadapi. Bisa hanya dalam waktu 5 menit, bisa juga sampai berhari-hari. Pertanyaan: Siapa saja yang terlibat dalam proses perawatan SIM? Jawaban: Semua unit staf layanan pusbang TSI terlibat dalam proses perawatan SIM. Pertanyaan: Bagaimana bentuk pembagian tugas/peran dalam proses perawatan SIM pada setiap staf? Jawaban: Biasanya dilakukan pembagian tugas berdasarkan jenis SIM besar yang sedang dikelolanya. Misal, untuk ibu mengelola SIM Akademik, sehingga kalau ada permasalahan terhadap SIM Akademik semuanya lapor ke ibu. Apakah ada kebijakan, prosedur yang mengatur atau terkait dengan proses perawatan SIM? Jawaban: Kita sebenarnya mempunyai dokumen kebijakan tata kelola, tapi bentuk tata kelola disini masih belum sempurna. Terutama terkait proses perawatan. Karena kami bersifat quick respon, atau cepat tanggap dalam mengatasi
B-4masalah, biasanya tidak ada perlu mengikuti prosedur, itupun kalau ada. 9 Pertanyaan: Apakah terdapat proses dokumentasi dalam setiap proses perawatan SIM? Jawaban: Karena kami langsung bertindak untuk menyelesaikan permasalahan, angat jarang, atau bahkan hampir tidak pernah kami melakukan dokumentasi saat melakukan proses perawatan SIM. Sasaran : Permasalahan yang muncul selama proses perawatan SIM. 10 Pertanyaan: Apakah selama ini terdapat permasalahan dalam melaksanakan proses perawatan SIM selama ini? Kalau ada, apa saja yang biasanya menjadi permasalahan? Jawaban: Ada, biasanya terkait dengan permasalahan error pada SIM dimana ternyata tidak ada permasalahan dalam source code dsb, tetapi ternyata mengenai jaringannya. Namun demikian, kelihatannya semua laporan jatuh ke tangan saya. Padahal, seharusnya setiap bentuk laporan apapun, baik itu berupa keluhan dan lain sebagainya selalu melalui Pusat Layanan. Namun, ternyata langsung menelepon saya. Bahkan pernah saya malam hari ditelepon karena ada permasalahan saat masih banyak staf atau dosen di kampus. 11 Pertanyaan: Kira – kira apa yang menjadi penyebab dari timbulnya permasalahan tersebut? Jawaban: Kita tidak memiliki prosedur ataupun aturan yang jelas dalam melakukan proses perawatan SIM. Sasaran : Aktivitas Backup Database dan Sistem Informasi 12
Pertanyaan: Salah satu proses lainnya yang dilakukan oleh staf Pusbang LPTSI adalah backup database dan sistem informasi. Bagaimana aktivitas backup dilakukan?
B-5-
13
14
Jawaban: Tiap PIC Sistem Informasi melakukan aktivitas backup sebagai berikut: 6. PIC Backup dari setiap sistem informasi yang dikelola oleh Subdit PSI menyiapkan kebutuhankebutuhan yang digunakan dalam aktivitas backup dan recovery. Seperti dokumen proses backup, CD untuk tempat penyimpanan hasil backup, label dan note 7. PIC mengakses database dan sistem informasi yang akan dilakukan backup pada remote server 8. PIC Backup melakukan penarikan hasil backup database yang telah diset otomatis dan dipindahkan ke dalam server backup 9. Setelah selesai, PIC Backup melakukan aktivitas recovery untuk memastikan bahwa aktivitas backup berhasil. 10. PIC melakukan backup statis dalam media Compact Disk (CD), pemberian kode dan label pada CD hasil backup, update catatan atau dokumen aktivitas backup, dan terakhir disimpan. Pertanyaan: Siapa saja yang terlibat dalam aktivitas backup tersebut? Jawaban: PIC dari setiap sistem informasi yang telah ditentukan oleh koordinator pusbang. Pertanyaan: Apa kendala yang dihadapi dalam melakukan aktivitas backup? Jawaban: Selama ini tidak ditemukan permasalahan yang berat dalam melakukan aktivitas backup, kecuali tiba-tiba terjadi mati lampu dan sebagainya bisa kacau.
HASIL WAWANCARA 2 Tabel B. 2. Hasil Wawancara [2]
Informasi Pelaksanaan Interview Tujuan Interwiew : Untuk mendapatkan detail informasi terkait kondisi kekinian dari proses perawatan
B-6SIM dan proses backup yang selama ini dilakukan oleh Pusbang LPTSI. Interviewer : Andy Novian Ragiltya Hari, Tanggal : Selasa, 15 September 2015 Pukul : 13.00-14.45 WIB Lokasi : DiLO LPTSI ITS Surabaya Catatan : Perkenalan diri Mengucapkan terima kasih atas kesempatannya Menjelaskan durasi interview Sasaran : - Detail kondisi kekinian proses perawatan dalam proses perawatan SIM yang disesuaikan dengan standar acuan. - Detail kondisi kekinian aktivitas backup database dan sistem informasi Informasi Narasumber Nama : Sri Lestari Jabatan : Staf Pusbang SI Instansi : LPTSI ITS Surabaya Sasaran : Detail kondisi kekinian proses perawatan dalam pengembangan SIM 1 Pertanyaan: Bagaimana detail proses penerimaan permintaan perawatan SIM oleh pelanggan/unit pengguna SIM? Jawaban: Biasanya, Staf Pusbang LPTSI ITS Surabaya menerima laporan permasalahan /permintaan modifikasi langsung dari pelanggan atau unit lain yang mengelola SIM yang disampaikan melalui surat, telepon, atau kunjungan ke kantor LPTSI. Staf kemudian melakukan pencatatan penerimaan laporan permasalahan/permintaan modifikasi pada notes di kertas atau komputer. 2 Pertanyaan: Bagaimana detail proses analisis permintaan perawatan SIM oleh pelanggan/unit pengguna SIM? Jawaban:
B-7-
3
4
5
Staf Pusbang LPTSI ITS Surabaya kemudian melakukan identifikasi dan analisis terhadap laporan permasalahan/ permintaan modifikasi yang telah diterima, kemudian diserahkan kepada PIC yang dapat menangani permintaan modifikasi/laporan permasalahan ini. Apabila menyangkut modul, source code atau query pada SIM yang dapat ditangani, maka staf pusbang langsung melakukan pengecekan terhadap SIM sebelum dilakukan modifikasi atau perbaikan masalah. Apabila menyangkut infrastruktur, jaringan atau hardware dari SIM maka staf pusbang segera menghubungi Unit Layanan Pusat Jaringan LPTSI untuk segera ditindaklanjuti. Apabila kesalahan terdapat pada data yang dikelola oleh admin SIM tertentu, maka akan diserahkan pada admin tersebut. Pertanyaan: Bagaimana detail proses implementasi permintaan perawatan SIM oleh pelanggan/unit pengguna SIM? Jawaban: Staf Pusbang TSI atau Admin SIM melaksanakan permintaan modifikasi/perbaikan permasalahan terhadap modul/query/source code sesuai dengan hasil analisis yang dilakukan. Untuk permintaan modifikasi/perbaikan permasalahan yang terkait dengan jaringan infrastruktur, akan diserahkan kepada staf Unit Layanan Pusat Jaringan untuk diproses. Apabila permasalahan terkait dengan data atau operasional SIM yang dikelola oleh Admin, maka Admin diberikan tugas untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. Aktivitas ini dilakukan hingga perbaikan telah selesai diterapkan, atau permasalahan telah diselesaikan. Kemudian PIC melakukan pengecekan kembali untuk memastikan hasil perbaikan perawatan sesuai. Pertanyaan: Bagaimana detail proses evaluasi/review permintaan perawatan SIM oleh pelanggan/unit pengguna SIM? Jawaban: Hasil modiikasi selanjutnya disampaikan kepada pelanggan/unit bahwa laporan permasalahan/ permintaan modifikasinya telah diselesaikan. Tidak ada evaluasi dan dokumentasi dalam proses/aktivitas ini Pertanyaan:
B-8Apakah terdapat prosedur tertulis sebagai acuan dalam setiap proses perawatan SIM tersebut? Jawaban: Tidak ada 6 Pertanyaan: Apakah terdapat dokumentasi dan kontrol yang digunakan dalam setiap proses perawatan SIM tersebut? Jawaban: Tidak ada Sasaran : Detail kondisi kekinian aktivitas backup database dan sistem informasi 1 Pertanyaan: Bagaimana detail aktivitas backup database dan sistem informasi dilaksanakan? Jawaban: Sudah dijelaskan sebelumnya, bukan? 2 Pertanyaan: Apa saja database dan sistem informasi yang dilakukan aktivitas backup? Jawaban: Database dan sistem dari setiap sistem informasi yang dikelola dan digunakan di lingkup kampus ITS Surabaya. 3 Pertanyaan: Kapan dan berapa kali aktivitas backup database dan sistem informasi dijalankan? Jawaban: Tergantung dari SIMnya, ada yang bisa melakukan backup secara otomatis setiap harinya, ada yang satu minggu, sekali, 3 bulan sekali, hingga 6 bulan. Dalam akhir semesterpun harus dilakukan backup dalam skala yang sangat besar. 4 Pertanyaan: Apakah ada dokumentasi atau kontrol yang digunakan dalam aktivitas backup database dan sistem informasi? Apabila ada, adakah dokumen tersebut? Jawaban: Bentuk kontrol yang digunakan berupa laporan checklist untuk mengetahui apakah sudah dilakukan backup atau tidak.
B-9-
HASIL WAWANCARA 3 Tabel B. 3. Hasil Wawancara [3]
Informasi Pelaksanaan Interview Tujuan Interwiew : Untuk mendapatkan informasi terkait proses pemantauan SIM, detail kondisi kekinian pemantauan SIM dan bentuk dokumentasi yang dilakukan. Interviewer : Andy Novian Ragiltya Hari, Tanggal : Rabu, 21 Oktober 2015 Pukul : 14.00-14.30 WIB Lokasi : DiLO LPTSI ITS Surabaya Catatan : Perkenalan diri Mengucapkan terima kasih atas kesempatannya Menjelaskan durasi interview Sasaran : - Proses pemantauan SIM Informasi Narasumber Nama : Dinar Sekti Jabatan : Staf Pusbang SI Instansi : DPTSI ITS Surabaya Sasaran : Proses pemantauan SIM 1
2
Pertanyaan: Apakah Pusbang SI juga melakukan pemantauan, atau seperti pemeriksaan keadaan SIM? Jika ya, bagaimana proses pemantauan SIM dilakukan? Jawaban: Ya, sebenarnya ada salah satu tupoksi yang terkait dengan proses pemantauan SIM, yaitu terkait identifikasi pengecekan dan kesesuaian dari fitur-fitur yang ada di SIM. Dari situ, seharusnya proses pemantauan SIM dilakukan. Namun, saat ini proses pemantauan hanya dilakukan apabila terjadi permasalahan pada SIM, sehingga dapat segera diketahui dalangnya. Pertanyaan: Siapa saja yang terlibat dalam proses pemantauan SIM?
B - 10 -
3
Jawaban: Rata-rata adalah staf Pusbang yang memang sudah ditunjuk oleh koor Pusbang untuk melakukan pemantauan. Pertanyaan: Adakah ada dokumentasi atau kontrol yang digunakan dalam proses pemantauan SIM? Apabila ada, adakah dokumen tersebut? Jawaban: Tidak ada, karena seperti yang dijelaskan sebelumnya, bahwa prroses yang dilakukan disini rata-rata bersifat quick action.
HASIL WAWANCARA 4 Tabel B. 4. Hasil Wawancara [4]
Informasi Pelaksanaan Interview Tujuan Interwiew : Untuk mendapatkan informasi terkait kondisi yang diharapkan (ekspektasi) oleh LPTSI terkait untuk setiap proses perawatan SIM kedepannya. Interviewer : Andy Novian Ragiltya Hari, Tanggal : Senin, 9 November 2015 Pukul : 10.00-11.00 WIB Lokasi : DiLO LPTSI ITS Surabaya Catatan : Perkenalan diri Mengucapkan terima kasih atas kesempatannya Menjelaskan durasi interview Sasaran : - Harapan kedepannya terkait perawatan SIM. Informasi Narasumber Nama : Sri Lestari Jabatan : Staf Pusbang SI Instansi : DPTSI ITS Surabaya Sasaran : Harapan kedepannya terkait proseserawatan SIM. 1 Bagaimana harapan kedepannya untuk proses-proses perawatan SIM ?
B - 11 1.1 Proses perawatan SIM (secara umum) 1.2 Proses backup dan restore database dan aplikasi sistem. 1.3 Proses pemantauan SIM
2
Jawaban: Harapan kedepannya untuk setiap proses itu adalah prosesproses tersebut memiliki aturan prosedur yang jelas, tugas pokok fungsi yang lebih jelas sehingga semua proses dapat berjalan dengan lancar. Sebagai pedoman dalam menjalankan aktivitas. Selain itu, juga membutuhkan formulir – formulir yang dapat digunakan untuk mencatat atau mendokumentasikan segala aktivitas yang ada. Apakah harapan tersebut akan dapat meningkatkan layanan proses perawatan SIM? Mengapa? Jawaban: Dapat meningkatkan proses layanan, dengan adanya prosedur yang terstandarisasi dan formulir akan memudahkan pekerjaan pusbang dalam melakukan proses perawatan, karena setiap orang mampu bekerja lebih efisien dan efektif dibandingkan sebelumnya. Selain itu, dengan adanya prosedur maka akan ada dokumentasi dari apa yang kita akan tinggalkan untuk pelaksana tugas selanjutnya
HASIL WAWANCARA 5 Tabel B. 5. Hasil Wawancara [5]
Informasi Pelaksanaan Interview Tujuan Interwiew : Untuk mendapatkan informasi terbaru terkait kondisi DPTSI pasca pergantian struktur organisasi dan keinginan untuk penambahan aktivitas migration dan retirement dalam proses perawatan SIM kedepannya. Interviewer : Andy Novian Ragiltya Hari, Tanggal : Senin, 20 Juni 2016 Pukul : 12.00-12.30 WIB Lokasi : DiLO DPTSI ITS Surabaya Catatan :
B - 12
Perkenalan diri Mengucapkan terima kasih atas kesempatannya Menjelaskan durasi interview Sasaran : - Mengetahui kondisi DPTSI ITS Suabaya saat ini - Memastikan perlunya aktivitas migration dan retirement. Informasi Narasumber Nama : Sri Lestari Jabatan : Staf Subdit PSI Instansi : DPTSI ITS Surabaya Sasaran : Kondisi Pasca Perubahan Struktur Organisasi di DPTSI 1 Bagaimana kondisi DPTSI yang baru? Jawaban: Untuk saat ini DPTSI telah mengalami berbagai perubahan, terutama terkait kepala dan koordinator yang baru. Selain itu, unit layanan DPTSI saat ini hanya terdiri dari 3 unit saja, yaitu Subdit Layanan TSI, Subdit PSI dan Subdit IKTI 2 Apakah terdapat perubahan dalam pelayanan di DPTSI? Terutama terkait Unit Pusbang? Jawaban: Saat ini semua permintaan perbaikan/modifikasi harus melalui Service Desk di bawah Subdit Layanan TSI, dimana setiap pengguna harus membuat tiket di Sistem Informasi Umpan Balik ITS yang kemudian baru diteruskan ke Pusbang. Sasaran : Kebutuhan Penambahan Aktivitas Migration dan Retirement dalam Proses Perawatan SIM 3 Dalam ISO/IEC 14764:2006, terdapat aktivitas migrasi dan pemberhentian SIM. Apakah dalam SOP Perawatan SIM secara keseluruhan ini juga perlu ditambahkan aktivitas tersebut? Jawaban: Ya, karena sampai saat ini memang aktivitas tersebut jarang atau bahkan tidak pernah dilakukan. Oleh karena itu lebih baik dibuatkan prosedur tertulisnya supaya lebih memudahkan untuk kedepannya.
B - 13 -
HASIL WAWANCARA 6 Tabel B. 6. Hasil Wawancara [6]
Informasi Pelaksanaan Interview Tujuan Interwiew : Untuk mendapatkan kejelasan terkait pembuatan formulir online dalam penyusunan SOP. Interviewer : Andy Novian Ragiltya Hari, Tanggal : Selasa, 29 November 2016 Pukul : 10.00-10.30 WIB Lokasi : DiLO DPTSI ITS Surabaya Catatan : Perkenalan diri Mengucapkan terima kasih atas kesempatannya Menjelaskan durasi interview Sasaran : - Mengetahui kondisi DPTSI ITS Suabaya saat ini - Memastikan perlunya pembuatan formulir SOP secara online. Informasi Narasumber Nama : Anny Yuniarti Jabatan : Kasubdit PSI Instansi : DPTSI ITS Surabaya Sasaran : Pembuatan Formulir secara Online. 1
2
Sesuai dengan hasil diskusi dengan Kasubdit Layanan TSI, formulir dibuat menggunakan Office 365. Menurut ibu, apa saja yang harus saya lakukan? Jawaban: Ya, sesuai dari hasil rapat beberapa waktu lalu, jadi ada penambahan aktivitas untuk Anda selaku peneliti, yaitu membuat formulir-formulir SOP yang sudah dibuat secara online. Bisa Anda menggunakan Office 365 untuk membuat formnya, jadi dibuat seperti Google Docs. Formulir apa saja yang dibuat secara online? Jawaban: Semua formulir yang sudah dibuat oleh Anda pada dokumen SOP. Jadi, nanti ada dua macam versi formulir, secara hard copy dan secara online. Tapi, alur prosedur
B - 14 yang digunakan nanti mengarahkan untuk mengakses formulir yang versi online.
(halaman ini sengaja dikosongkan)
LAMPIRAN C - PROSES BISNIS Proses Bisnis Perawatan SIM
Gambar C. 1. Proses Bisnis Perawatan SIM
C-1-
C-2-
Proses Bisnis Backup Database
Gambar C. 2. Proses Bisnis Backup Database
Proses Bisnis Pemantauan SIM
Gambar C. 3. Proses Bisnis Pemantauan SIM
LAMPIRAN D - VERIFIKASI SOP Tanggal Wawancara Nama Narasumber Peran Narasumber Tujuan Wawancara
: 28 Desember 2016 : Anny Yuniarti, S.Kom.,M.Comp.Sc. Sri Lestari, S.ST : Kepala Subdit PSI Staf Subdit PSI : Melakukan Verifikasi SOP
Tabel D. 1. Hasil Wawancara Verifikasi SOP
No. 1
2
Pertanyaan Apakah pelaksana yang tertulis pada setiap SOP sudah benar dan sesuai?
Apakah seluruh alur prosedural proses perawatan SIM telah sesuai? - Apakah terdapat penulisan kalimat pada alur prosedur yang perlu diperbaiki? - Apakah terdapat alur prosedur yang perlu ditambahkan/ dihapus?
Jawaban Hampir semuanya sesuai, hanya masih ada beberapa pelaksana yang masih belum dimasukkan ke dalam SOP. Contoh, untuk SOP Permintaan Perawatan juga melibatkan Kasubdit PSI. Kemudian, untuk SOP Pemantauan SIM juga melibatkan Staf di Subdit IKTI karena ada aktivitas pemantauan pada server SIM melalui pantau.its.ac.id Hampir secara keseluruhan sudah sesuai, hanya tinggal penambahan alur prosedur dari penambahan pelaksana tadi. Untuk SOP Permintaan Perawatan misalnya, Kasubdit PSI menerima laporan permintaan dari Service Desk saat Permintaan tersebut terkait penambahan fitur, dsb. Tapi, jika permintaan terkait perbaikan error yang bisa ditangani oleh PIC langsung, maka disampaikan ke PIC. Berarti ada percabangan aktivitas. Juga untuk alur pada SOP Pemantauan, ditambahkan
D-1-
D-2No.
Pertanyaan
3
Apakah seluruh struktur dan isi setiap formulir (baik offline maupun online) sudah sesuai? - Apakah terdapat penulisan kalimat pada formulir (baik offline maupun online) yang perlu diperbaiki? - Apakah terdapat informasi pada formulir (baik offline maupun online) yang perlu ditambahkan/dihapus? Secara keseluruhan, bagaimana evaluasi terhadap pembuatan SOP ini?
4
Jawaban alur ketika PIC melakukan pemantauan terhadap SIM (down atau tidak) pada pantau.its.ac.id, dan jika SIM down, maka harus laporan dulu ke staf IKTI supaya dinyalakan servernya. Untuk formulir SOP, baik secara offline maupun online sebenarnya sudah sesuai, hanya perlu ada penambahan kembali terkait deskripsi pertanyaan dan contoh dalam pengisian tiap kolom jawaban pertanyaan. Misal, pertanyaan terkait kendala/hambatan. Jelaskan disini yang dimaksud maksudnya kendala/hambatan terkait apa, dan juga contohnya, seperti ‘listrik mati’, dsb.
-
-
Sudah baik. dan hampir sesuai dengan keinginan kami namun untuk selanjutnya, semua SOP ini akan disimpan dalam OneDrive dalam bentuk soft file juga. Tolong dibuatkan juga dokumen masingmasing SOP, alur prosedur dalam bentuk visio, supaya dari Staf jika ingin melakukan revisi, bisa dengan mudah. Juga dibuatan akses menu/ beranda untuk memudahkan staf dalam mengakses formulir.
LAMPIRAN E - BUKTI PELAKSANAAN VERIFIKASI SOP
Gambar E. 1. Bukti Pelaksanaan Verifikasi Dokumen SOP
E-1-
E-2(halaman ini sengaja dikosongkan)
LAMPIRAN F - VALIDASI SOP Tanggal Lokasi
: 3 Januari 2017 : DILO DPTSI ITS Surabaya
Validasi pada penelitian ini dilakukan dengan melakukan simulasi pengisian formulir secara offline dan online yang terdapat pada beberapa SOP, yaitu SOP Permintaan Perawatan SIM, SOP Perbaikan SIM, SOP Backup Database dan Sistem Informasi, dan SOP Pemantauan SIM. Untuk SOP Migrasi SIM tidak dilakukan, dan SOP Pemberhentian SIM hanya dilakukan aktivitas pengisian pada Formulir Spesifikasi Kebutuhan, karena tidak bisa dilakukan simulasi skenario. Pengisian formulir ini dilakukan oleh Staf Subdit Pengembangan Sistem Informasi DPTSI ITS Surabaya. Hasil validasi dapat dilihat pada Tabel F. 1. Tabel F. 1. Hasil Simulasi untuk Validasi SOP
SOP SOP Permintaan Perawatan SIM
Skenario Staf Subdit Pengembangan SI mencatat permintaan perawatan yang diterima pada formulir Permintaan Perawatan Sistem Informasi (FRM-SubditPSI-001)
Jelas
Sesuai
Tepat
F-1-
Keterangan Dapat dilaksanakan dengan baik. Formulir yang disediakan sudah jelas dan sesuai dengan keinginan staf. Staf juga dengan mudah melakukan pengisian formulir SOP. Tidak ada terminologi dalam formulir yang tidak dipahami.
F-2-
SOP SOP Perbaikan SIM
Skenario Staf Subdit Pengembangan SI menyusun pengujian dan mencatat hasil pengujian yang dilakukan di aktivitas perbaikan SIM pada formulir online Pengujian dan Evaluasi (FRM-SubditPSI-002) Staf Subdit Pengembangan SI mencatat aktivitas perbaikan/perawatan SIM yang telah dilakukan pada formulir online Laporan Perbaikan SIM (FRMSubditPSI-003)
SOP Pemberhentian SIM
Staf Subdit Pengembangan SI mencatat kebutuhan dalam pelaksanaan migrasi SIM pada formulir Spesifikasi Kebutuhan (FRM-SubditPSI005)
Jelas
Sesuai
Tepat
Keterangan Dapat dilaksanakan dengan baik. Formulir yang disediakan sudah jelas dan sesuai dengan keinginan staf. Staf juga dengan mudah melakukan pengisian formulir SOP. Tidak ada terminologi dalam formulir yang tidak dipahami.
Dapat dilaksanakan dengan baik. Formulir yang disediakan sudah jelas dan sesuai dengan keinginan staf. Staf juga dengan mudah melakukan pengisian formulir SOP. Tidak ada terminologi dalam formulir yang tidak dipahami.
Dapat dilaksanakan dengan baik. Formulir yang disediakan sudah jelas dan sesuai dengan keinginan staf. Staf juga dengan mudah melakukan pengisian formulir SOP.
SOP
SOP Backup Database dan Sistem Informasi
SOP Pemantauan SIM
Skenario
Staf Pengembangan SI mencatat hasil aktivitas backup database dan sistem informasi yang telah dilakukan pada formulir online Backup Database dan Sistem Informasi SIM (FRMSubditPSI-008)
Staf Pengembangan SI mencatat hasil aktivitas pemantauan SIM yang telah
Jelas
Sesuai
Tepat
Keterangan Tidak ada terminologi dalam formulir yang tidak dipahami.
-
Dapat dilaksanakan dengan baik. Formulir yang disediakan sudah jelas dan mudah melakukan pengisian formulir SOP. Namun untuk pengisian formulir secara onine tidak ada masalah, namun ada yang tidak sesuai dengan formulir offline pada waktu mulai pemantauan, ketidaksesuaian dengan yang ada di formulir online, di bagian kolom waktu pemantauan mulai dan selesai. Walaupun demikian secara keseluruhan sudah baik.
-
Dapat dilaksanakan dengan baik. Formulir yang disediakan sudah jelas dan mudah melakukan
F-3-
F-4-
SOP
Skenario dilakukan pada formulir online Pemantauan SIM (FRMSubditPSI-009)
Jelas
Sesuai
Tepat
Keterangan pengisian formulir SOP. Namun untuk pengisian formulir secara onine tidak ada masalah, namun ada yang tidak sesuai dengan formulir offline pada waktu mulai pemantauan, karena ada ketidaksesuaian dengan yang ada di formulir online, di bagian kolom waktu pemantauan mulai dan selesai, dan tipe kontrol pemantauan. Walaupun demikian, secara keseluruhan sudah baik.
LAMPIRAN G - BUKTI PELAKSANAAN VALIDASI SOP
Gambar G. 1. Hasil Pengisian Formulir Permintaan Perawatan
G-1-
G-2-
Gambar G. 2. Hasil Pengisian Formulir Pengujian dan Evaluasi
G-3-
Gambar G. 3. Hasil Pengisian Formulir Laporan Perbaikan SIM [1]
G-4-
Gambar G. 4. Hasil Pengisian Formulir Laporan Perbaikan SIM [2]
G-5-
Gambar G. 5. Hasil Pengisian Formulir Spesifikasi Kebutuhan [1]
G-6-
Gambar G. 6. Hasil Pengisian Formulir Spesifikasi Kebutuhan [2]
G-7-
Gambar G. 7. Hasil Pengisian Formulir Laporan Backup Database dan Sistem Informasi [1]
G-8-
Gambar G. 8. Hasil Pengisian Formulir Laporan Backup Database dan Sistem Informasi [2]
G-9-
Gambar G. 9. Hasil Pengisian Formulir Laporan Pemantauan SIM [1]
G - 10 -
Gambar G. 10. Hasil Pengisian Formulir Laporan Pemantauan SIM [2]
Gambar G. 11. Hasil Pengisian Pada Formulir Online Permintaan Perawatan [1]
G - 11 -
Gambar G. 12. Hasil Pengisian Pada Formulir Online Permintaan Perawatan [2]
Gambar G. 13. Dokumen Excel Report Tanggapan pada Formulir Permintaan Perawatan
G - 12 -
Gambar G. 14. Hasil Pengisian pada Formulir Online Pengujian dan Evaluasi
G - 13 -
Gambar G. 15. Hasil Pengisian pada Formulir Online Laporan Perbaikan SIM [1]
G - 14 -
Gambar G. 16. Hasil Pengisian pada Formulir Online Spesifikasi Kebutuhan
G - 15 -
Gambar G. 17 Hasil Pengisian pada Formulir Online Backup Database dan Sistem Informasi
Gambar G. 18. Hasil Pengisian pada Formulir Online Laporan Pemantauan SIM
G - 16 -
Gambar G. 19. Bukti Pelaksanaan Validasi Dokumen SOP
LAMPIRAN H - BUKTI PENGESAHAN DOKUMEN SOP
Gambar H. 1. Bukti Pengesahan Dokumen SOP
H-1-
H-2(halaman ini sengaja dikosongkan)
LAMPIRAN I - DOKUMENTASI
Gambar I. 1. Penandatangan Bukti Pelaksanaan Verifikasi Dokumen SOP oleh Kasubdit PSI DPTSI ITS Surabaya, Ibu Anny Yuniarti, S.Kom., M.Comp.Sc.
Gambar I. 2. Pelaksanaan Simulasi Pengisian Formulir Online untuk Validasi Dokumen SOP olah Staf Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya, Ibu Sri Lestari, S.ST
I-1-
I-2-
Gambar I. 3. Pengisian Formulir oleh Staf Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya, Ibu Sri Lestari, S.ST
Gambar I. 4. Penandatangan Dokumen SOP dan Bukti Pelaksanaan Validasi oleh Kasubdit PSI DPTSI ITS Surabaya, Ibu Anny Yuniarti, S.Kom., M.Comp.Sc.
BIODATA PENULIS Penulis yang lahir di Pasuruan pada tanggal 3 November 1993 ini merupakan anak keempat dari empat bersaudara. Penulis telah menempuh pendidikan formal di SDN Pandaan 1, SMPN 1 Pandaan, SMAN 10 Malang Sampoerna Academy, dan menjadi mahasiswa Sistem Informasi angkatan 2012. 5212 100 052 adalah NRP dari penulis sebagai mahasiswa JSI-ITS. Selama menempuh masa perkuliahan, penulis aktif dalam dalam organisasi seperti menjadi staf Departemen Sosial Masyarakat Himpunan Mahasiswa Sistem Informasi (HMSI) ITS Surabaya periode 2013-2014 dan Wakil Ketua Badan Koordinasi (Bakor) Pemandu BEM FTIf ITS Surabaya periode 2014-2015. Penulis juga merupakan salah satu penerima bantuan pendidikan dari Yayasan Putera Sampoerna dari tahun 2009-2016. Pada tahun terakhir penulis mengambil bidang studi Manajemen Sistem Infomasi dengan topik tugas akhir terkait dengan tata kelola TI. Untuk berhubungan langsung dengan penulis, dapat melalui email:
[email protected].
J-1-
