HR szoftver funkcionális követelményei Funkcionális követelmények A program a KJT (MT, PTK) törvényi előírásoknak megfelelően, és az aktuális kód-szótárakkal (pl. FEOR, kulcsszám, besorolás) működjön. A program teljes körűen kezelje a HR folyamatokat a beléptetéstől, a kilépésig. A program kezelje az Mt hatályú, de KJT besorolású dolgozok besorolását és pl. szabadság adatait. Jogviszonyonként legyen meghatározható, hogy adott jogviszonyra, mely törvény rendelkezései az érvényesek. A program kezelje és tartsa nyilván az összes KJT által előírt, KIRA-ban nyilvántartott, egészségügyi intézményekben szükséges illetve a funkcionális követelményekben meghatározott adatokat, adatköröket. Legyen lehetőség a dolgozói alapadatok nyilvántartására: szervezeti egység, munkakör, iskolai végzettség, munkakörváltozások, bérváltozások, pótlékváltozások stb. Mindezen adatokat a program idősorosan tárolja, melyek egy későbbi időpontban visszanézhetőek, tetszőleges szempontok szerint lekérdezhetőek legyenek. Legyen lehetőség fénykép megjelenítés támogatására a személyi adatok között. A programban legyen Adószám, TAJ szám és bankszámlaszám ellenőrzés. A program tartsa nyilván az eltartottak adatait. A program tartsa nyilván a házastárs adatait. A program „egy képernyőn” időrendben jelenítse meg a dolgozóra vonatkozó legfontosabb adatokat, valamint ezek történeti adatváltozását: (pl. alapbér, szervezeti egység stb.), így egy képernyőn időrendben legyen áttekinthető például az alapbérváltozás. A program biztosítson automatikus besorolási és előmeneteli rendszert. Legyen lehetőség az illetmény „egy gombnyomásra” történő megállapítása a bevitt adatok alapján. Év elején automatikusan készítse el a program a „soros” átsorolásokat, illetve a törvények változása miatti átsorolásokat (pl. minimálbéremelkedés) A program rendelkezzen ún. eseménynaptár funkcióval, pl. különböző határidők, lejáró és lejárt események és „hiány” megjelenítése, pl.: határozott idejű kinevezés lejárta, próbaidő vége, orvosi alkalmasság lejárta, védett korba lépés dátuma, születésnap, erkölcsi bizonyítvány stb. A program kezelje a garantált bérminimum különbözetet. A program biztosítsa az elvárt béremelés kezelését. A program rendelkezzen szakdolgozó, rezidens, szakorvos és gyakornok nyilvántartási lehetőséggel. Különböző szolgálati és esedékességi idők automatikus számítása: a program a bevitt adatok alapján automatikusan számítsa ki pl. a közalkalmazotti jogviszony kezdő dátumát és ennek alapján az időszakát.
A program tartsa nyilván az előző jogviszonyokat, melyet vegyen figyelembe a besorolás meghatározásakor. A program végezze el a dolgozók által kivehető alap- és egyéb pótszabadságok kiszámítását, valamint tartsa nyilván a szabadságok, pótszabadságok és tartós távolléteket. Amelyet vegyen figyelembe pl. a létszámadatok számításánál. A program biztosítsa a vezetői kinevezések nyilvántartását. A program biztosítsa a középfokú szakképzettséget igénylő munkakör megadási lehetőségét. A program rendelkezzen oktatás - Továbbképzés funkcióval, melynek keretein belül legyen lehetőség cégre szabott kódtábla elkészítésére tanfolyamokról, képzésekről. Legyen lehetőség a dolgozókhoz oktatást rendelni (beiskolázás), valamint legyen lehetőség a teljesített tanfolyam rögzítésére, listázására. Fontos, hogy a tanfolyamok költségeinek és a dolgozók tanulmányi szerződéseinek nyilvántartására is legyen mód.
A programban legyen lehetőség a dolgozó kredit rendszerű oktatásának nyilvántartására. A programban legyen lehetőség a dolgozó iskolai, szakmai végzettségeinek, tudományos, fokozatainak, nyelvismeret adatainak nyilvántartására és kezelésére. A program tartsa nyilván a dolgozó orvosi alkalmasságát, erkölcsi bizonyítványát, illetve jogosítvány száma, érvényessége adatait. A dolgozó elérhetőség adatai tekintetében legyen lehetőség az állandó, ideiglenes, szolgálati lakcím, külön-külön telefonszám, e-mail cím nyilvántartására és közvetlen e-mail küldési lehetőségre. A program rendelkezzen nyomtatványkezelő funkcióval, ahol a kiválasztott dolgozók adata egy adott nyomtatványon, illetve körlevél funkció segítségével körlevelekben megjeleníthető. A Word nyomtatványok a felhasználó által legyenek szerkeszthetőek, körlevél funkció segítségével legyen lehetőség azokba új adatmező beillesztésére a programban tárolt adatok alapján. A rendszer rendelkezzen irattár funkcióval, ahol legyen lehetőség pl. szkennelt dokumentumok, illetve a program által előállított nyomtatványok tárolására és megjelenítésére. Legyen külső e-mail küldési lehetőség, ahol az összes lista, jelentés e-mail-ben legyen továbbítható. Igény esetén a legyen lehetőség karakteres nyomtatásra is (pl. Epson traktoros nyomtatók). Adatkinyerés (lekérdezés) követelmények Az összes rendelkezésre álló humánpolitikai és bér adat legyen elérhető, szűrhető tetszőleges formában. Az elkészülő táblák, listák rendezettsége minimum három rendezettségi szinten legyenek beállíthatók. Az elkészülő táblákon, listákon a rendelkezésre álló humánpolitikai és bér adat legyen megjeleníthető, a felhasználó által meghatározott oszlop sorrendben és tartalomban.
A felhasználó által összeállított lekérdezések legyenek elmenthetők és későbbi időpontban újra futtathatók. Alaphelyzetben a felhasználó a saját és lementett lekérdezéseit használhatja, de legyen lehetőség a lekérdezéseket más felhasználó számára is elérhetővé tenni. Legyen lehetőség a lekérdezések (listák) mentésére HTML formátumban. Legyen lehetőség a listák eredményének E-Mailban történő elküldésére HTML mellékletként. Legyen lehetőség a lekérdezések (listák) közvetlen adatátadásának Excel, illetve Word (körlevél) programnak, illetve a listák tartalma legyen xml-ben, és csv-ben is elmenthető. Az Excel programnak átadott oszlop és értékhelyes (karakteres, numerikus, dátum) adatok legyenek tovább feldolgozhatók. HENYIR adatjelentéshez tartozó követelmények Legyen lehetőség a HENYIR jelentéshez szükséges adatok tárolásának biztosítására, melynek megfelelően a HENYIR jelentésbe szereplő munkavállalókat és a közreműködőket is teljes mértékben lehessen nyilvántartani a szoftverben a szükséges adatokkal. A program biztosítson egy olyan felületet, amely fel tud építeni egy interfész alapú kapcsolatot a szoftver és a HENYIR adatbázis között közvetlenül, és az adatokat fel tudja küldeni az OTH-ba. Legyen elkészíthető a jelentéseket tartalmazó XML adatállomány, melyet a program az OTH szerverére tudjon elküldeni. A program rendelkezzen olyan Web-szerviz megoldással, mely az OTH-ból az adatfeldolgozás eredményét is fogadni tudja. ÁStAR ágazati statisztikai adatgyűjtő rendszerhez tartozó követelmények Az Állami Egészségügyi Ellátó Központ Ágazati Statisztikai Adatgyűjtő Rendszerének keretében az intézmények a működésükkel kapcsolatos adataikról havi adatszolgáltatást szükséges hogy nyújtsanak az ÁEEK részére. Az adatszolgáltatás anonim módon érinti a személyes, szakképzettség, jogviszony, bérszámfejtés, létszám, gyakornoki és rezidensi, közreműködő (vállalkozók) adatokat/adatait.
A programból kinyert és az intézmény által rögzített adatokkal egyetemben a szoftver biztosítsa a kötelező adatformátumú xml állományt.
KIRA adatkapcsolat követelmények HR rendszernek képesnek kell lennie kommunikálni a MÁK rendszerével. A szoftver rendelkezzen xml alapú KIRA adatkapcsolattal, melyen keresztül közvetve lehessen adatot adni a KIRA rendszer (Magyar Államkincstár) részére az illetményszámfejtés támogatása céljából. Az adatkapcsolatban szerepeljenek a számfejtéshez szükséges hiányzás adatok, (betegségek, szabadságok, stb.) a változóbér adatok, nem rendszeres kifizetések, illetve a személy- és munkaügyi adatok elektronikus feladása a KIRA részére. Az adatkapcsolat legyen áttekinthető, biztonságos, azonban mégis egyszerű. Ennek keretén belül pl. tételesen legyen ellenőrizhető a KIRA felé átadandó, illetve átadott adatok. Az átadandó adatokat a program a meghatározott szabályok és felhasználói döntést követően önmaga gyűjtse le. A szoftver biztosítsa a KIRA felé küldendő távollétek rögzíthetőségét, teljes körű nyilvántartását és az interfész állomány elkészítését. A szoftver biztosítsa a KIRA felé küldendő mozgóbér rögzíthetőségét, teljes körű nyilvántartását és az interfész állomány elkészítését. A szoftver biztosítsa a KIRA felé küldendő teljes munkaügyi adatkör rögzíthetőségét, teljes körű nyilvántartását és az interfész állomány elkészítését. A szoftver biztosítsa a KIRA felé küldendő egyéb juttatások rögzíthetőségét, teljes körű nyilvántartását és az interfész állomány elkészítését. KIRA béradat átvétel követelmények Legyen lehetőség a Magyar Államkincstár (továbbiakban KIRA) által visszaadott havi béradatok (dolgozói bérlap) adattartalmát bekonvertálni a rendszerbe. A konvertálási elvárás a szinte 100 %os pontosság, mely íly módon biztosítsa hogy a legrészletesebb bérinformáció álljon rendelkezésre dolgozónként a rendszerben. Az adatkonvertálás eredményeképpen legyenek elérhetőek a teljes bérinformációt szolgáló bérösszesítések, bérlekérdezések, átlagkereset listázás, havi könyvelési feladás. Legyen lehetőség a visszavett illetmény adatok eltárolására és listázására vezetői információ, statisztikák, költségelemzés céljából, mintha saját bérszámfejtésük lenne. A béradatok legyenek lekérdezhetők havi, negyedéves, féléves, éves időszakra, pl. osztályonként, csoportonként, munkakörönként, szakfeladatonként, munkaköri csoportonként, FEOR-onként, besorolás/fokozatonként stb.) összesen sorokkal. A bérvisszavételt követően, legyen lehetőség a KIRA által elvégzett bérszámfejtés teljes körű ellenőrzésére. A szoftver jelenítse meg, listázza a havi dolgozói bérjegyzék adattartalmát információs célból, a dolgozói keresetigazolásokat, valamint a dolgozói bérlapok legyenek reprodukálhatóak tájékoztató jelleggel.
