Handleiding Spamfilter
Versie: 1.4 Datum: 18 februari 2014
Inhoudsopgave Introductie ..............................................................................................................................................................................2 Quick guide ............................................................................................................................................................................3 Quarantaineverslagen .......................................................................................................................................................3 Als een e-mail per ongeluk geblokkeerd wordt ......................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Als een spam e-mail niet geblokkeerd is .................................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Algemene werking .................................................................................................................................................................5 Wat u moet weten over spam ............................................................................................................................................5 Gefilterde e-mails ..............................................................................................................................................................5 Werking van het filter .........................................................................................................................................................5 Internet domeinen en adressen onder protectie ................................................................................................................5 Bescherming door spamfilter .............................................................................................................................................6 Werking achter het spamfilter ............................................................................................................................................6 Management Center ..............................................................................................................................................................7 Toegang tot uw Management Center ................................................................................................................................7 De taal instellen .................................................................................................................................................................8 De vier delen van het Management Center .......................................................................................................................8 Afmelden bij de Management Center ................................................................................................................................8 Quarantaine sectie .................................................................................................................................................................9 Het adres selecteren ................................................................................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Controle van de quarantaine ...........................................................................................................................................10 Quarantaine lijst ..............................................................................................................................................................10 Quarantaine tools ............................................................................................................................................................11 Sorteren, selecteren en zoeken van e-mails ...................................................................................................................12 Maintenance tools ...........................................................................................................................................................13 Statistieken Sectie ...............................................................................................................................................................14 Het adres selecteren voor analyse ..................................................................................................................................14 Het selecteren van de periode om te analyseren ............................................................................................................14 Statistieken ......................................................................................................................................................................14 Configuratie Sectie ..............................................................................................................................................................16 De interface configureren ................................................................................................................................................16 Adres instellingen ............................................................................................................................................................16 Het quarantaine display configureren ..............................................................................................................................20 Een adresgroep configureren ..........................................................................................................................................22 De white list .....................................................................................................................................................................24 Vragen .................................................................................................................................................................................25
Pagina 1 van 25
Introductie Het Lucrasoft Spamfilter werkt met de meest recente generatie filtertechnologie en is daarmee een zeer krachtig antivirus- en antispamsysteem. Het filter hoeft niet op uw computer geïnstalleerd te zijn, omdat het de e-mail al filtert op onze servers voordat deze bij u binnenkomt. Wij houden het systeem dagelijks up-to-date, omdat spammers steeds andere strategieën en nieuwe technieken gebruiken voor de verspreiding van een virus. Wij doen er alles aan om uw systeem te beveiligen door aanvallen, gevaarlijke bestanden en ongewenste e-mail al af te vangen voordat deze uw computer bereikten. In deze handleiding vindt u uitleg over dit filter en de manier waarop u instellingen kunt aanpassen naar eigen behoefte.
Pagina 2 van 25
Quick guide Dit hoofdstuk bevat alle nodige informatie om u in korte tijdte leren hoe het nieuwe antivirus- en antispamsysteem werkt. De standaardconfiguratie van het spamfilter geeft onmiddellijk de maximale bescherming, zodat u er vanaf het begin op kunt vertrouwen. Het spamfilter vereist minimale aandacht van uw kant: het werkt autonoom en is 24 uur per dag bezig met het afwenden van virussen, identificatie van gevaarlijke inhoud en het tegenhouden van spamberichten.
Quarantaineverslagen Als gebruiker kunt u dagelijks, wekelijks of maandelijks een quarantainerapport ontvangen voor elk e-mailadres dat beschermd wordt door het systeem. Het quarantainerapport bevat alle ontvangen berichten die in een bepaalde periode als spam geïdentificeerd zijn. Deze e-mailberichten worden bewaard in een gescheiden zone buiten uw e-mailsysteem.
Pagina 3 van 25
Onjuiste e-mailblokkade Het is mogelijk dat een e-mail die u wel wilt kunnen ontvangen geblokkeerd wordt door het spamfilter. Dit kan worden veroorzaakt door verschillende factoren, zoals een niet-standaard format van de e-mail, wantrouwen van de mailserver waar het bericht vandaan komt of bijlages die als verdacht worden gemarkeerd. Dit betekend niet dat het filter defect is, maar dat het systeem voorzichtig omgaat voorzichtig met het doorlaten van email met ongebruikelijke kenmerken. Dient een degelijke situatie zich aan, zijn er twee stappen die u kunt ondernemen: •
Geef de e-mail vrij in de quarantainesectie, dan zal deze worden doorgezet naar uw inbox
•
Meldt het vermoeden bij Lucrasoft Systems, zodat onze ingenieurs het filter anders in kunnen stellen
Niet geblokkeerde spamberichten Het kan voorkomen dat een spambericht onopgemerkt door het spamfilter komt. De oorzaak hiervan kan liggen bij een minimaal verschil tussen een spam en legitiem bericht. Wanneer dit verschil te klein is laat het filter het bericht in eerste instantie door. Dient een dergelijke situatie zich aan, zijn er twee stappen die u kunt ondernemen: •
Markeer het bericht alszijnde spam om het in de toekomst te laten filteren
•
Meldt het vermoeden bij Lucrasoft Systems, zodat onze ingenieurs het filter anders in kunnen stellen
Pagina 4 van 25
Algemene werking Wat u moet weten over spam Spam is de grootste vijand van uw e-mailsysteem. Van alle berichten die over het internet verstuurd worden is een verbazingwekkende 95% ongewenst voor de ontvanger. Dit levert niet alleen vervuiling van uw e-mailbox op, het kost ook veel tijd en geld. Daarom vangen wij het grootste deel van deze bericht al voor u op, nog voordat deze uw inbox bereikt.
Gefilterde e-mails Het spamfilter filtert drie soorten ongewenste e-mail: •
Virussen, welke direct verwijderd worden zonder hier een waarschuwing van te geven.
•
Gevaarlijke inhoud, als preventieve maatregel wordt dit direct gefilterd. Voorbeelden van dergelijke inhoud zijn bijlagen met uitvoerbare scripts (.exe) of links naar verdachte websites. Het spamfilter verwijdert potentieel schadelijke inhoud en levert de rest van de e-mail in uw mailbox af.
•
Spam, vormt geen technische bedreiging, maar is vooral ongewenst en/of ongevraagd.
Werking van het filter De werking van het spamfilter is geheel transparant, zonder dat deze de stroom van inkomende berichten vertraagt of stopzet. De filtering is gebaseerd op meer dan dertig controlepunten, die bijvoorbeeld betrekking hebben op de potentieel illegale aspecten van een boodschap of zich richten op de betrouwbaarheid van de verzendende server. De controles zijn in te delen in drie categorieën: •
Statistisch (herhaalde gevallen van specifieke termen of concepten)
•
Expliciet (de verzendende server staat op de zwarte lijst of de e-mail heeft een ongewenst format)
•
Dynamisch (de handtekeningen en het volume van de ontvangen mails worden geanalyseerd)
Bij elke stap van de analyse wordt een relevantiescore berekend, waarbij de som van deze scores bepaalt of de e-mail wordt geclassificeerd als legitiem of als spam.
Internetdomeinen en adressen onder protectie Het spamfilter analyseert de inkomende e-mail voor alle internetdomeinen die onder bescherming zijn van het filter. De Alle e-mailadressen die tot de beschermde gebieden behoren, met inbegrip van omleidingen, aliassen en distributielijsten, worden geanalyseerd door het spamfilter.
Pagina 5 van 25
Bescherming door spamfilter De bescherming die het spamfilter biedt, maakt dat bijna alle spam gefilterd kan worden. Er zijn echter uitzonderingen, waarbij drie scenario’s mogelijk zijn: •
Een spambericht is ongezien het spamfilter gepasseerd en in uw inbox beland
•
Een e-mail is onterecht als spam geclassificeerd
•
Een gefilterde e-mail (commerciële informatie, nieuwsbrief, etc.) heeft uw aandacht getrokken en mag in de toekomst wel naar uw inbox doorgestuurd worden
Werking achter het spamfilter Uit voorzorg is het niet mogelijk om in het filter functies met betrekking tot virussen en gevaarlijke inhoud te wijzigen. Bij spamberichten kan er wel op verschillende manieren gehandeld worden: •
In Quarantainemode wordt alle spam in een geïsoleerde e-mailbox bewaard
•
In Flagmode wordt spam afgeleverd in de mailbox, maar wordt deze geïdentificeerd door een trefwoord in het onderwerp van de e-mail
•
In de Deletemode wordt spam onherroepelijk verwijderd
Quarantainemode Standaard werkt het spamfilter in Quarantainemode; alle spam wordt geplaatst in een zone die zich buiten uw computer bevindt. Dit zorgt ervoor dat uw mailbox zo schoon mogelijk blijft. In deze modus kunt u een lijst van spam die geblokkeerd is raadplegen en de e-mails van uw keuze doorlaten; alleen deze berichten worden naar uw inbox verplaatst. Het spamfilter kan u ook periodieke verslagen sturen van de e-mails die onderschept zijn.
Flagmode In Flagmode worden alle inkomende berichten rechtstreeks naar uw mailbox gestuurd, het spamfilter zal uw spam herkenmaar maken door middel van een trefwoord. Standaard is dit {Spam}, maar u bent vrij hier iets anders in te stellen. Vervolgens kunt u handmatig de inbox opruimen, bijvoorbeeld door de berichten op alfabet te sorteren of door middel van een zoekopdracht.
Deletemode In de Deletemode wordt spam onmiddellijk en onherroepelijk verwijderd. Deze modus kiest u als u accepteert dat het spamfilter ten onrechte (wat slechts zelden voor komt), een inkomende e-mail als spam zou kunnen identificeren en verwijderen.
Pagina 6 van 25
Management Center Toegang tot uw Management Center Het Management Center van uw spamfilter vindt u op “https://sf.lucrasoft.nl” en is gewoon in uw webbrowser te openen.
De eerste keer komt u op de startpagina van een authenticatiezone waarop u: •
De juiste taal selecteert (klik op een vlag rechts beneden)
•
Uw gebruikersnaam en wachtwoord invoert (het spamfilter maakt gebruik van dezelfde authenticatiegegevens als uw e-mailsysteem)
•
Inlogt om toegang te krijgen tot het Management Center (Klik op ‘Submit’)
Zodra uw log-in gevalideerd is, wordt u naar het spamfilter Management Center verwezen. De belangrijkste navigatiebalk toont vier hoofdrubrieken (afbeelding links): Configuratie, Help, Quarantaine, Statistiek en (afbeelding rechts) uw gebruikersnaam en een knop Afmelden.
Pagina 7 van 25
De taal instellen Wanneer u voor het eerst toegang tot uw Management Center heeft, wordt u uitgenodigd om de gewenste taal in te stellen. Deze keuze is van toepassing op alle onderdelen van het Management Center en de quarantaine. Om de taal te kiezen: •
Selecteer een taal uit de lijst
•
Klik op ‘Save’ om uw keuze te bevestigen
Opmerking: als u uw wijzigingen niet opslaat, zal het Management Center de vorige configuratie gebruiken bij uw volgende bezoek.
De vier secties van het Management Center •
In het gedeelte Configuration kunt u verschillende instellingen aanpassen. Dit is optioneel; het spamfilter is onmiddellijk operationeel met de standaardinstellingen
•
De Help-sectie bevat de elektronische versie van deze handleiding en andere hulpmiddelen
•
De sectie Quarantaine geeft geblokkeerde e-mail weer en hier kunt u e-mails van uw keuze vrijgeven
•
In het gedeelte Statistieken worden statistieken van het dataverkeer weergegeven, waaronder de hoeveelheid emails die verwerkt worden door het spamfilter
Afmelden bij de Management Center Om uw sessie in het Management Center te beëindigen, klikt u op de knop ‘Logout’ op de navigatiebalk.
Pagina 8 van 25
Sectie ‘Quarantaine’ Elk adres wordt gefilterd door het spamfilter, dat een eigen beheerzone heeft voor e-mails geïdentificeerd als spam. Als u slechts één e-mailadres heeft, biedt het spamfilter u één zone. Als u meerdere e-mailadressen heeft, wordt in elke zone een adres beheerd waarbij het mogelijk is meerdere adressen in een adresgroep te zetten. In de quarantainezone wordt spam automatisch en onomkeerbaar verwijderd na een bewaartermijn die bepaald is door Lucrasoft Systems (standaard 90 dagen). Een e-mail in quarantaine kan op elk moment, vóór het einde van de bewaartermijn, naar uw inbox gestuurd worden.
Opmerking: als u het spamfilter laat werken in Flagmode of Deletemode, zal uw quarantainelijst leeg blijven.
Pagina 9 van 25
Adressen voor de quarantainelijst selecteren Als u slechts één e-mailadres heeft dat beschermd wordt door het spamfilter, wordt de lijst met geblokkeerde items van dit adres standaard weergegeven in de Quarantainesectie. Heeft u meerdere adressen in beheer in het Management Center kunt u naar een ander adres navigeren via het keuzemenu boven aan de lijst. Om de geblokkeerde lijst met e-mails van een bepaald adres te kiezen gaat u als volgt te werk: •
U selecteert het adres in het menu
•
De quarantainepagina's worden direct bijgewerkt
Controle van de quarantaine Controleer tijdens de eerste weken het spamfilter nauwkeurig om ervoor te zorgen dat er geen legitieme e-mails zijn blijven hangen die u wel had moeten ontvangen. Na deze eerste controles is het nuttig om regelmatig de quarantaine te inspecteren. Verificatie van berichten kan op twee manieren: •
Via de sectie ‘Quarantaine’ in het Management Center
•
Bij onderzoek van de quarantainerapporten die automatisch verstuurd worden (met een vooraf gedefinieerde frequentie) voor elk e-mailadres dat gefilterd word door het spamfilter
Het periodieke quarantainerapport lijkt veel op de quarantainelijst in het Management Center, het zal u dan ook weinig moeite kosten om met de twee verschillende lijsten goed overweg te kunnen.
Quarantainelijst De lijst van e-mails in quarantaine lijkt op een klassieke e-mailsoftwareinterface; de ontvangstdatum, het adres van de afzender en het onderwerp worden voor elke e-mail weergeven. Twee kolommen zijn kenmerkend voor het spamfilter: de Score- en Actionkolom.
Scorekolom De kolom Score geeft een visuele weergave van de gemiddelde scores (op een schaal van 1 tot 4) van de verschillende uitgevoerde analyses. Een groter aantal gevulde vierkantjes geeft een hoger spamlevel aan. Actionkolom De kolom Action presenteert de drie quarantainetools die hieronder worden beschreven.
Pagina 10 van 25
Quarantainetools Met drie quarantainetools kunt u de volgende acties uitvoeren: •
Het vrijgeven van een e-mail
•
De inhoud van een e-mail weergeven
•
Het aanvragen van een filteraanpassing
Vrijgeven van een e-mail Het vrijgeven van een legitieme e-mail leidt tot directe levering in uw mailbox. Een kopie van de e-mail wordt bewaard in de quarantainezone, mocht u deze later nog nodig hebben.
Belangrijk: het feit dat een e-mail wordt vrijgegeven is eenmalig en heeft geen invloed op het toekomstige gedrag van het spamfilter. Om dit te wijzigen, moet u een filteraanpassing aanvragen. Een e-mail vrijgeven: •
Klik op het bijbehorende pictogram
•
De geblokkeerde e-mail wordt nu naar uw mailbox gestuurd
Opmerking: tenzij u besluit om vrijgegeven e-mails te verbergen in de quarantainelijst, worden ze cursief
De inhoud van een e-mail weergeven Inhoud van een e-mail weergeven: •
Klik op de datum of het onderwerp van de e-mail of het preview icoon
•
De inhoud van de e-mail wordt weergegeven in een nieuw venster
Aanvullende informatie is beschikbaar voor gevorderde gebruikers, met inbegrip van de berichtkop (uitgebreide informatie over de afzender en de mailservers), de toegepaste filterregels en de bijbehorende scores. Deze informatie, die in eerste instantie verborgen is, wordt weergegeven door te klikken op het bijbehorende driehoekige icoon.
Pagina 11 van 25
Sorteren, selecteren en zoeken van e-mails Opmerking: deze tools zijn niet beschikbaar in quarantainerapporten.
Om een e-mail die overeenkomt met specifieke criteria in quarantaine te lokaliseren bevat het spamfilter efficiënte tools om te sorteren, selecteren en zoeken.
Navigeren door de quarantaine Als de quarantaine een groot aantal spamberichten bevat, wordt de lijst weergegeven met behulp van het gekozen aantal regels per pagina. Om de weergave van een groot aantal pagina's te voorkomen, worden standaard alleen de meest recente e-mails zichtbaar. Om te navigeren door de quarantaine: •
Klik op de links die onder aan de pagina staan
Sorteren van de quarantaine Standaard worden e-mails gesorteerd op datum, met de meest recente e-mail bovenaan. Als u op de titel klikt van een kolom worden de e-mails gesorteerd op de omschrijving van die titel. Het oranje driehoekje geeft aan dat de corresponderende kolom wordt gebruikt om de quarantaine te sorteren. Als de driehoek naar beneden wijst, wordt de sorteervolgorde aflopend; als de driehoek naar boven wijst, wordt de sorteervolgorde oplopend. De volgorde kan worden gewijzigd door te klikken op het driehoekje.
Zoeken naar e-mails Om te zoeken naar e-mails die verzonden worden door een bepaalde afzender of met specifieke termen in het onderwerp, kunt u gebruik maken van de zoekvelden aan de bovenkant van de lijst. De zoekresultaten houden rekening met de combinatie van beide velden; de afzender én het onderwerp, dus niet de afzender óf het onderwerp.
Om te zoeken naar een e-mail: •
Vul uw criteria in in de ‘Sender’- en ‘Subject’velden (een van de twee velden kan eventueel leeg blijven)
•
Klik op de knop ‘Search’
•
De lijst met e-mails wordt weergeven
Om de lijst opnieuw te initialiseren, klik op de link ‘Display the full quarantaine list’.
Pagina 12 van 25
Maintenance tools Opmerking: deze tools zijn niet beschikbaar in quarantainerapporten.
Voor incidenteel onderhoud van uw quarantaine bevat het spamfilter specifieke tools om de quarantaine op te schonen en om quarantainerapporten handmatig te verzenden.
Handmatig opschonen Met deze optie kunt u een quarantainelijst gekoppeld aan een specifiek adres leeg maken. De quarantaine wordt geleegd en alle geblokkeerde e-mails worden verwijderd. Het is niet nodig om deze optie te gebruiken op regelmatige basis, omdat e-mails na een bewaartermijn automatisch verwijderd worden door het spamfilter. Deze optie is alleen nuttig als er een zeer groot aantal geblokkeerde e-mails zijn en u alle spam in een bepaalde quarantaine wilt verwijderen.
Handmatig opschonen gebruiken: •
Klik op het onderstaand pictogram
•
Bevestig uw verzoek
•
Alle geblokkeerde e-mails worden permanent gewist
Handmatig een quarantaineverslag versturen Het spamfilter stuurt quarantainerapporten naar uw mailbox(en) op regelmatige basis, mits deze functie is ingeschakeld. Ook als deze functie niet is ingeschakeld kunt u een quarantainerapport op elk gewenst moment handmatig genereren. Met deze functie kunt u ook een vervangend rapport genereren, bijvoorbeeld als u per ongeluk een rapport uit uw mailbox heeft verwijderd. Om een quarantainerapport te verzenden: •
Klik op het onderstaande pictogram
•
Bevestig uw verzoek
•
Een quarantainerapport wordt naar het geselecteerde adres gestuurd
Pagina 13 van 25
Sectie ‘Statistieken’ In de sectie Statistiek vindt u nuttige informatie over het aantal spamberichten, virussen en de hoeveelheid gevaarlijke inhoud die gefilterd is door het spamfilter.
Het adres voor analyse selecteren Als u slechts één e-mailadres heeft dat onderzocht wordt door het spamfilter, worden de statistieken standaard voor dit adres weergegeven, maar als er meerdere adressen gegroepeerd zijn in het Management Center kunt u de statistieken voor elk individueel adres opvragen uit het keuzemenu dat zich boven de lijst van e-mails bevindt. Om statistieken voor een bepaald adres te selecteren: •
Selecteer het adres in het menu
•
De statistieken van dit adres worden nu weergegeven
Opmerking: als u op één pagina een samenvatting van de statistieken voor al uw e-mailadressen wilt krijgen, kiest u All in het menu.
Het selecteren van de te analyseren periode U hebt de mogelijkheid om een bepaalde periode te selecteren om te analyseren.
Om een periode voor uw statistieken te selecteren: •
Kies een aantal dagen om te analyseren of kies een begin- en einddatum
•
Klik op ‘Refresh’
•
De statistieken worden bijgewerkt
Statistieken Voor elk adres worden de statistieken van de activiteit van het spamfilter weergegeven in een tabel, met aan de linkerkant een grafische weergave en aan de rechterkant de precieze numerieke gegevens. Deze omvatten: •
Het totaal aantal ontvangen e-mails
•
Het aantal virussen en gevaarlijke e-mails
•
Het aantal spamberichten
Pagina 14 van 25
•
Het aantal legitieme e-mails
Naast het leveren van nuttige informatie over de aard van de e-mails (die naar u worden verzonden) tonen deze statistieken dat het spamfilter werkend is en illustreren ze de kwaliteit van het filtersysteem.
Opmerking: als u op de grafiek klikt, schakelt de weergave van een lineaire grafiek naar een cirkeldiagram.
Pagina 15 van 25
Sectie ‘Configuratie’ Het menu Configuratie bevat zes secties: Interface, Adress groups, Address settings, Quarantine list, Warn list en White list.
Opmerking: de secties Address groups, Warn list en White list zijn niet per definitie aanwezig in uw configuratie menu. Deze opties zijn afhankelijk van globale instellingen die worden beheerd door Lucrasoft Systems.
De interface configureren In de sectie Interface kunt u de taal kiezen voor het Management Center. Uw keuze wordt toegepast op het Management Center en quarantainerapporten die gegenereerd worden door het spamfilter.
Taal selecteren Om de taal van de interface te kiezen: •
Selecteer een van de talen uit de lijst
•
Klik op ‘Save’ om uw keuze te bevestigen
Adresinstellingen Het gedeelte Address Settings bevat belangrijke instellingen die definiëren hoe het spamfilter in zijn geheel (voor al uw adressen) of individueel (onafhankelijk voor elk adres) functioneert.
De subsectie Instellingen bestaat uit vier delen: •
Adresselectie
•
Spamprocessingmode voor het geselecteerde adres
•
Verzendfrequentie en het format van quarantaineverslagen
•
Toepassing van de nieuwe instellingen
Pagina 16 van 25
Selecteren van een adres Als er meerdere adressen gegroepeerd zijn in hetzelfde Management Center, kunt u voor elk adres andere instellingen toepassen. U kunt bijvoorbeeld de Quarantainemode voor uw hoofdadres en de Flagmode voor een tweede adres of een alias kiezen. Om de instellingen voor een specifiek adres te selecteren: •
U selecteert het gewenste adres in de lijst met beschikbare adressen
•
De instellingen die worden weergeven zijn de huidige instellingen voor dat adres
Configureren van de filtermethode Na het selecteren van een adres, beslist u hoe het spamfilter spam verwerkt die verzonden wordt naar de mailbox. Er zijn drie mogelijkheden: •
In Quarantainemode; alle spam wordt bewaard in een geïsoleerde zone buiten uw computer
•
In Flagmode; spam wordt afgeleverd in de mailbox, maar wordt geïdentificeerd door het toegevoegde trefwoord dat voor het onderwerp geplaatst is (bijvoorbeeld: {Spam})
•
In de Deletemode; alle spam wordt onmiddellijk en onherroepelijk verwijderd
Herinnering: de behandeling van virussen en gevaarlijke inhoud wordt niet beïnvloed door deze instelling, deze elementen worden op een andere manier gefilterd.
Pagina 17 van 25
Activeren van Quarantainemode Om Quarantainemode toe te passen op het geselecteerde adres: •
Vink de optie ‘Retain in quarantine’ aan
•
Klik op de knop ‘Save’
Activeren van Flagmode Om Flagmode te activeren voor het geselecteerde adres: •
Vink de optie ‘Deliver with subject keyword’ aan en voeg een trefwoord toe aan het onderwerp
•
Klik op de knop ‘Save’
In deze modus komt alle inkomende spam in uw mailbox zonder enige uitzondering, maar in het onderwerp van elke email zal zich het gekozen trefwoord bevinden. Bijvoorbeeld, als het oorspronkelijke onderwerp van de e-mail "Blauwe pillen zeer lage prijs" is en het gekozen trefwoord "{Spam?}", zal het in uw mailbox te zien zijn als "{Spam?} Blauwe pillen zeer lage prijs".
Activeren van Deletemode Om Deletemode te activeren voor het geselecteerde adres: •
Vink de optie ‘immediately Delete’ aan
•
Klik op de knop ‘Save’
In deze modus wordt alle spam onmiddellijk en onherroepelijk verwijderd. Kies deze modus na het testen van het spamfilter in Quarantaine- of Flagmode om na te gaan of er filteraanpassingen aangevraagd moeten worden.
Behoud van berichten configureren Als u de optie ’Retain error messages’ kiest, worden alle automatische meldingen die gegenereerd zijn door uw mailservers in quarantaine geplaatst. Om deze foutmeldingen te behouden: •
Vink het desbetreffende vakje aan
•
Klik op de knop ‘Save’
Opmerking: De ‘quarantaine retain error’ messages functie zet geautomatiseerde waarschuwingen die gegenereerd zijn door de mailservers (van uw e-mail ontvangers) in quarantaine, zoals in het geval van ongeldige e-mailadressen, geretourneerde e-mails of volle mailboxen. Deze functie voorkomt het ontvangen van tientallen, zo niet honderden, foutmeldingen in het geval dat uw persoonlijke e-mail adres gebruikt wordt door een spammer om mails te versturen uit uw naam. Dit soort “spoofing” is helaas een gangbare praktijk. Als uw adres wordt gespoofed, zal het anti-spamsysteem die de e-mailontvangers beschermt aankondigingen sturen naar uw mailbox, een proces dat enkele dagen kan duren. Als uw identiteit vervalst is en u start met het ontvangen van grote hoeveelheden geautomatiseerde aankondigingen, kunt u de retain error messages functie inschakelen totdat het verschijnsel afneemt. Deze functie dient niet permanent ingeschakeld zijn. Een foutmelding kunt u direct voorzien van nuttige informatie, bijvoorbeeld als u een typefout heeft gemaakt in het e-mail adres van uw ontvanger of als de server van de ontvanger uw e-mail weigert. Indien een dergelijke notificatie in quarantaine wordt geplaatst, kan dit voorkomen dat u zich bewust wordt van het probleem.
Rapport configureren
Pagina 18 van 25
Als quarantine-mode wordt gekozen, stuurt het spamfilter een quarantainerapport met dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse frequentie. U kunt de frequentie wijzigen of aangeven geen meldingen te willen ontvangen.
Opmerking: Als de gekozen mode anders is dan quarantaine, worden de frequentie-instellingen genegeerd. Uitzondering: Als u de optie ‘quarantaine e–mail foutmelding’ heeft gekozen worden quarantainerapporten verzonden indien foutmeldingen worden vastgehouden.
De frequentie van rapporten instellen Om de frequentie van quarantainerapporten in te stellen: •
Selecteer de gewenste optie (dagelijks, wekelijks, maandelijks of geen) in de weergegeven lijst
•
Klik op de knop ‘Save’
Het rapportformat configureren Het spamfilter kan quarantainerapporten in twee verschillende formats genereren: HTML of onbewerkte tekst. Het HTML-format biedt de beste leesbaarheid maar is niet compatibel met oudere e-mailsoftwareapplicaties. Als dit het geval is, moet u de onbewerkte tekstindeling kiezen. Om het format van quarantaine rapporten in te stellen: •
Selecteer de gewenste optie (HTML of onbewerkte tekst) in de voorgestelde lijst
•
Klik op de knop ‘Save’
Pagina 19 van 25
Het toepassen van instellingen voor alle adressen Standaard zijn de gekozen instellingen alleen voor het geselecteerde adres. U kunt echter beslissen om de gekozen instellingen toe te passen op alle e-mail adressen die gegroepeerd zijn in het Management Center. Om de configuratie voor alle gegroepeerde e-mails in te stellen: •
Vink de optie ‘Apply settings to all addresses’ aan
•
Klik op de knop ‘Save’
Het quarantainedisplay configureren Met behulp van de verschillende opties in deze sectie kunt u de manier waarop de quarantaine wordt weergegeven in het Management Center aanpassen.
Standaard e-mail adres instellen Indien verscheidene adressen gegroepeerd zijn in een Management Center, moet één standaard adres worden gekozen. Bij de toegang tot het Management Center worden eerst de geblokkeerde e-mails van dit adres weergeven. Om te kiezen welke e-mails standaard weergeven worden: •
Selecteer het adres naar keuze in de lijst van mogelijke adressen
•
Klik op de knop ‘Save’
Het aantal weergegeven regels instellen Om de leesbaarheid op uw computerscherm te verbeteren, kunt u het aantal regels dat weergegeven wordt op elke pagina veranderen. Standaard zijn dit 20 regels per pagina. Om het standaard aantal regels dat op elke pagina getoond wordt van de quarantaine te veranderen: •
Selecteer het aantal regels tussen de opties in de lijst
•
Klik op de knop ‘Save’
Het aantal weergeven dagen instellen Om deze instelling te begrijpen, moeten twee punten worden verduidelijkt: •
De quarantaine periode is de periode waarin spam bewaard en onderzocht kan worden. E-mails die buiten deze periode vallen worden automatisch verwijderd. De bewaartermijn wordt door Lucrasoft Systems ingesteld en kan niet worden aangepast voor individuele adressen.
•
De ‘number of days to display’ definieert een tijdslimiet waar spam e-mails in de quarantainelijst weergeven zijn. Dit filter verbergt oude e-mails zonder ze te verwijderen. Het verwijderen van berichten wordt automatisch door het systeem gedaan wanneer de bewaartermijn is verstreken.
Deze laatste instelling voorkomt het weergeven van een groot aantal pagina's in de quarantaine en zorgt voor efficiëntere zoekopdrachte door te focussen op een bepaalde periode. Het aantal dagen weergeven kan identiek zijn aan de bewaartijd, waarbij dus alle nog geblokkeerde spam wordt weergeven.
Pagina 20 van 25
Om het aantal weer te geven dagen in te stellen: •
Selecteer een looptijd tussen de opties uit de lijst
•
Klik op de knop ‘Save’
Opmerking: de bewaartermijn en het aantal dagen om te weer geven zijn altijd zichtbaar rechtsonder de quarantainelijst.
Het verbergen van vrijgegeven e-mails Een e-mail die is vrijgegeven wordt cursief weergeven in de quarantainelijst en kan ook worden gekarakteriseerd door een specifiek pictogram. U kunt besluiten om vrijgegeven e-mails te verbergen zodat de quarantaine alleen e-mails toont die nooit naar uw mailbox zijn geleverd. Om vrijgegeven e-mails te verbergen van de gebruiker in de quarantainelijst: •
Vink de optie ‘Hide user-released messages.’
•
Klik op de knop ‘Save.’
Pagina 21 van 25
Een adresgroep configureren Opmerking: Afhankelijk van de globale spamfilter instellingen, kunnen onderstaande opties niet beschikbaar zijn. Om het concept van een adresgroep volledig te begrijpen is het belangrijk om te begrijpen dat het spamfilter elk e-mail adres inspecteert dat bij een Internet-domein hoort en onder zijn bescherming is geplaatst. Het spamfilter creëert een quarantaine zone met een eigen Management Center voor elk uniek adres. Als u meerdere e-mail adressen heeft die bij één of meerdere internetdomeinen behoren kunt u ervoor kiezen om alle adressen te groeperen, zodat alles binnen één management center te beheren is. Hiervoor stelt u één hoofdadres in. Met deze optie is alles centraal in te regelen, maar behoudt u wel de onafhankelijkheid van elk adres. Voor elke adres kunnen alsnog verschillende quarantaine instellingen worden gekozen. Voorbeeld: Laten we veronderstellen dat
[email protected] en
[email protected] tot dezelfde persoon behoren. Het is mogelijk om deze twee adressen in een groep te zetten in het configuratiescherm voor
[email protected]. Verificatie voor dit unified Management Center zal afhangen van de gebruikersnaam en het wachtwoord voor het hoofdadres
[email protected]. Opmerking: In het geval van een distributielijst, kan één van de leden de adressenlijst beheren.
Een nieuw adres toevoegen aan een groep Om een nieuw adres toe te voegen aan een groep: •
Voer het adres in het adresveld
•
Klik op de knop ‘Add the address to the group’
•
Het nieuwe adres is tijdelijk in de lijst getoond (cursief)
•
Het spamfilter stuurt een bevestiging naar de mailbox van het toegevoegde adres
•
Klik op de bevestigingslink in de ontvangen bevestigings e-mail
•
Configuratie opties en de quarantaine zone met het nieuw toegevoegde adres kunnen nu worden benaderd vanuit het Management Center via uw hoofdadres
Een adres verwijderen uit een groep Om een of meer adressen te verwijderen uit een groep: •
Vink het vakje naast elk adres dat u wilt verwijderen aan
•
Klik op de knop ‘Remove selected addresses’
•
De geselecteerde adressen worden geschrapt uit de lijst en hun quarantaine zone kunnen niet meer worden geopend vanuit het Management Center via uw hoofdadres. Ze worden dan weer individueel gefilterd en kunnen afzonderlijk worden benaderd met behulp van hun eigen management Centers.
Pagina 22 van 25
De ‘warn list’ Opmerking: Afhankelijk van de globale configuratie door Lucrasoft Systems, kunnen de warn list configuratie instellingen wellicht niet beschikbaar zijn in uw systeem. Als een e-mailadres toegevoegd wordt aan de spamfilters warn list, krijgt u een e-mail van het spamfilter wanneer een bericht van het desbetreffende adres geblokkeerd is. U dient deze functie alleen te gebruiken in bepaalde situaties, omdat het niet helpt om de kwaliteit van het spamfilter te verbeteren. In plaats daarvan kunt u een aanpassingsverzoek voor het filter indienen, zodat we de bron kunnen vinden van de onnauwkeurigheid en corrigerende maatregelen kunnen nemen.
Een adres aan de warn list toevoegen Om het adres van een afzender aan de warn list toevoegen: •
Voer het adres in het veld ‘Adres’
•
Klik op de knop ‘Add address’
•
Het nieuwe adres wordt vermeld op de lijst en u krijgt een melding van alle e-mails die van dit adres geblokkeerd worden door het spamfilter .
Een adres verwijderen uit de warn list Om één of meer adressen te verwijderen uit de warn list: •
Vink het vakje naast elk adres dat u wilt verwijderen (afhankelijk van uw besturingssysteem en de browser kan het een X, een vinkje of een punt zijn)
•
Klik op de knop ‘Remove selected addresses’
•
De geselecteerde adressen worden uit de warn list verwijderd en u zult geen e-mails ontvangen van dit adres die geblokkeerd worden door het spamfilter
Opmerking: Het is ook mogelijk om een adres om uit te schakelen in plaats van te verwijderen.
Pagina 23 van 25
De white list Opmerking: Afhankelijk van de globale configuratie door uw e-mail beheerder, kunnen de white list configuratie instellingen niet beschikbaar zijn in uw systeem.
De white list bevat e-mail adressen van vertrouwde afzenders wiens e-mails in geen geval geblokkeerd moeten worden. De white list mag alleen worden gebruikt gedurende korte perioden. In een geval waarin een spammer of een virus een white list adres heeft gespoofd, zullen onwettige e-mails van de afzender uw mailbox bereiken zonder gefilterd te worden, wat kan leiden tot frustratie en schade. U dient deze functie alleen te gebruiken in bepaalde situaties omdat het niet helpt om de kwaliteit van het spamfilter te verbeteren. U dient deze functie alleen te gebruiken in bepaalde situaties, omdat het niet helpt om de kwaliteit van het spamfilter te verbeteren. In plaats daar van kunt u een filter aanpassing aanvragen, zodat we de bron kunnen vinden van de onnauwkeurigheid en corrigerende maatregelen kunnen nemen.
Een adres aan de white list toevoegen Om het adres van een afzender aan de white list toe te voegen: •
Voer het adres in het veld ‘Add an address.’
•
Klik op de knop ‘Add address.’
•
Het nieuwe adres wordt vermeld op de lijst en alle e-mails die van dit adres komen, zullen niet geanalyseerd in uw mailbox komen.
Een adres verwijderen uit de white list Om één of meer adressen te verwijderen uit de white list: •
Vink het vakje naast elk adres dat u wilt verwijderen (afhankelijk van uw besturingssysteem en de browser kan het een X, een vinkje of een punt zijn).
•
Klik op de knop ‘Remove selected addresses.’
•
De geselecteerde adressen zijn uit de white list verwijderd en nieuwe e-mails van dit adres worden geanalyseerd op de aanwezigheid van spam.
Opmerking: Het is ook mogelijk om een adres uit te schakelen in plaats van te verwijderen.
Pagina 24 van 25
Vragen Heeft u naar aanleiding van deze handleiding nog vragen of komt u er niet uit, neem dan gerust contact met ons op via +31 (0) 78 60 11 500 of stuur een e-mail naar
[email protected].
Pagina 25 van 25
