Handleiding Hoe een Mail merge in Microsoft Word uitvoeren?
CARYA GROUP HQ Fountain Business Center / Building 5 C. Van Kerckhovenstraat 110 2880 Bornem T. +32 3 369 18 50 F. +32 3 369 18 51 E-mail:
[email protected]
CARYA GROUP SAS 120 Chaussée Jules César BP 20317 Osny 95526 Cergy Pontoise Cedex T. +33 1 34 20 79 20 F. +33 1 34 20 79 21 E-mail:
[email protected]
WWW.CARYAGROUP.EU
Inhoudstafel 1 Hoe een Mail merge in Word uitvoeren?
1
1.1 Een BRIEF mailing maken met Microsoft Word
1
1.2 Een EMAIL mailing maken met Microsoft Word
5
Index
0
1 Hoe een Mail merge in Word uitvoeren? Deze korte documentatie heeft als doel u op weg te helpen om met gegevens die u uit Navision-Incadea haalt een mailing te maken in WORD. Hieronder krijgt u de te ondernemen stappen voor het maken van een mailing per brief en een mailing per email.
1.1 Een BRIEF mailing maken met Microsoft Word Filter eerst de gewenste gegevens in Navision en doe Copy-Paste om de adresgegevens naar Excel te kopiëren. In geval van de campagnes kan u via Functies – Exporteren klantengegevens een lijst exporteren van alle deelnemers uit de lijst. Deze lijst kan u terug vinden in uw C:\Temp map. Bewaar de Excel file en bepaal waar u het bestand zal plaatsen en geef het bestand een naam. Start Microsoft Word. Een nieuw document staat klaar om gebruikt te worden. Kies Tools – Letters en Mailings en dan Mail Merge. Rechts van het scherm verschijnt een kolom waarin u verder wordt geleidt door de stappen voor het maken van een mailing. U dient de volgende 6 stappen in WORD te doorlopen. Stap 1: Kies het soort mailing (in dit geval Letters) en klik onderaan Next.
Stap 2: Kies het document of maak het document voor de mailing (in dit geval kiezen we het huidige document Use the current document) en klik onderaan Next.
1
Stap 3: Bepaal hoe het adressenbestand opgemaakt is (in dit geval kiezen we een bestaande lijst Use an existing list) en klik onderaan Next.
2
Stap 4: Bepaal waar dit bestand kan gevonden worden (in dit geval duidt u aan waar het bestand staat) en klik onderaan Next.
Kies de optie MS Excel Worksheet via DDE (*.xls) en klik OK.
Klik OK op de optie Entire Spreadsheet.
Nadien kan het adressenbestand nog gewijzigd worden via onderstaande mogelijkheden.
3
Stap 5: Vervolledig uw brief door mailing-velden toe te voegen (gebruik de optie More Items) of gebruik de voorgedefinieerde mogelijkheden bv. Address block
Stap 6: Bekijk de mailing en keer eventueel terug om de brief aan te passen, totdat deze volledig is.
Laatste stap: Vervolledig de Mailing door deze meteen te printen, of een nieuw document aan te maken met daarin zoveel pagina’s er adressen zijn.
4
1.2 Een EMAIL mailing maken met Microsoft Word Opgelet: Opdat de email mailing zou werken moet de pc waarop u werkt geïnstalleerd zijn met een volledig Microsoft Office 2003 licentie. Filter eerst de gewenste gegevens in Navision en doe Copy-Paste om de adresgegevens naar Excel te kopiëren. Opgelet: zorg dat u de emailadres-kolom (men) zichtbaar stelt en deze mee overneemt naar Excel. In geval van de campagnes kan u via Functies – Exporteren klantengegevens een lijst exporteren van alle deelnemers uit de lijst. Deze lijst kan u terug vinden in uw C:\Temp map. Bewaar de Excel file, bepaal waar u het bestand zal plaatsen en geef het bestand een naam. Start Microsoft Word. Een nieuw document staat al klaar om het email-bericht in te voeren. Kies Tools – Letters en Mailings en dan Mail Merge. Rechts van het scherm verschijnt een kolom waarin u verder wordt geleidt door de stappen voor het maken van een mailing U dient de volgende 6 stappen te doorlopen. Stap 1: Kies het soort mailing (in dit geval E-mail messages) en klik onderaan Next.
Stap 2: Kies het document of maak het document voor de mailing (in dit geval kiezen we het huidige document Use the current document) en klik onderaan Next.
5
Stap 3: Bepaal hoe het adressenbestand opgemaakt is (in dit geval kiezen we een bestaande lijst Use an existing list) en klik onderaan Next.
6
Stap 4: Duid aan waar u het adressenbestand geplaatst heeft en klik onderaan Next.
Kies de optie MS Excel Worksheet via DDE (*.xls) en klik OK.
Klik OK op de optie Entire Spreadsheet.
Nadien kan het adressenbestand nog gewijzigd worden via onderstaande mogelijkheden.
7
Stap 5: Schrijf nu de tekst van de Email en gebruik eventueel ook mailing-velden (More Items) of gebruik de voorgedefinieerde mogelijkheden bvbv. Greeting Line.
Stap 6: Bekijk de mailing en keer eventueel terug om de email aan te passen, totdat deze volledig is.
8
Laatste stap: Vervolledig de Mailing door op de optie Electronic Mail… te klikken.
Belangrijk: Voer het onderwerp van het email in (Subject Line) U hebt de mogelijkheid hier nog aan te duiden naar welke ontvangers u de mail stuurt (All = meteen naar iedereen uit het adressenbestand). Klik OK om de email verzending te bevestigen. De mails worden op dat moment in Outlook gemerged en direct verzonden.
9
