Görög Ibolya A prezentáció

bemutatja

Görög Ibolya – A prezentáció HOZZÁVALÓK

HOGYAN CSINÁLJUK?

10 KELEPCE

A vázlat Az az öt üzenet Élénkítô szerek Biztos, aki biztos A hallgatóság

A menetrend Ennyi! Magázhatlak? Tegezhetem? Figyelem! Szóval… Gesztusnyelv Eszem-iszom

1. Az idô 2. A mikrofon 3. A krétás tábla 4. „Flipchart” 5. „Whiteboard” 6. Írásvetítô 7. Power Point 8. Lézerpálca 9. Kérdések, válaszok 10. Felolvasás

ETIKETT EXTRA

M

indig prezentálunk. A mindennapi kézfogás ugyanúgy része ennek, mint az üzleti ebéd vagy az a mód, ahogy az ügyfeleket fogadjuk. Mindez igen fontos. Ennél is fontosabb az igazi prezentáció, amikor technikai felszereléssel a hátunk mögött, arccal a közönség felé mutatunk be egy nekünk – és remélhetôleg hallgatóságunknak is – fontos témát: a munkánkat vagy a terveinket, cégünket vagy szolgáltatásunkat.

zott felpillantás, pár lépés megtétele vagy ellenkezôleg, egy-egy hirtelen megállás mindig jól jön. Például a váratlan kérdésföltevés, az a bizonyos kiszólás, pél-

5. A hallgatóság

HOZZÁVALÓK 1. A vázlat Az elôadó sose legyen vázlatos – de vázlatot mindig készítsen! Ugyanakkor ne ragaszkodjon mereven a szakirodalom tartalomjegyzékeihez, mert ezzel csak tudat alatt átveszi a leírtakat, a saját gondolatait pedig blokkolja. Lehet, hogy harminc helyen ugyanazt a prezentációt tartja – mégis minden egyes alkalommal vigye magával a vázlatát! A hallgatóság megtisztelve érzi magát, hogy miatta, neki, külön, felkészült. Ellenkezô esetben akár azt is gondolhatják, hogy öntelt, vagy csak „haknizni” jött.

2. Az az öt üzenet Akármilyen hosszú is a prezentáció, egy alkalommal legfeljebb öt „üzenet” adható át. Ezért a vázlat készítésekor elôször írja le az üzeneteket, majd gondolja át, melyikre mennyi idôt szán! A gondolat mellett élénkítô elemekre is szükség van. Az emberi agy ugyanis 2030 másodpercenként leáll(!), majd újra figyelô állapotba kerül. Ezt az intervallumot meg lehet ugyan nyújtani, de a másfél-kétperces lankadatlan figyelem már nagyon kimerítô. Ezt egy-egy vizsgaidôszakban a diákok pontosan érzik. Elôször koncentrálnak, nekiülnek az anyagnak, majd kinyúlnak a ceruzáért, esetleg gyorsan ki is hegyezik. Ismét a tananyagba merülnek. Ahol jobban tagolt a szöveg, könnyebben veszik az akadályokat.

az ügyre is. A hiteltelenség pedig képes az embereket az ügy ellen fordítani! Ha a hallgatóság körében vita alakul ki, az elôadó megfontoltan bizonytalankodhat kicsit, ez esetben véleménye súlyosabb, lezáró hatású.

GÖRÖG IBOLYA dául: „Látom, Béla, alig gyôz jegyzetelni! Mi lenne, ha még dalra is fakadnék? Még képes, és lekottázza!”

4. Biztos, aki biztos Aki kiáll beszélni, nyilván minél több embert meg akar gyôzni az elmondottak igazáról. Akkor hisznek el az emberek bármit is, ha az elôttük álló személy hiteles. Ez az jelenti, hogy csak olyan témában vállaljon elôadást, amihez ért, amit magabiztosan vállalni tud. A legkisebb elbizonytalanodás, ellentmondás is azonnal kivetül az elôadóra, sôt magára

A hitelesség eléréséhez legelsô teendô: ismerni kell a hallgatóság összetételét. Ehhez képest kell megválasztania például a ruházatot is. Nem szabad nagyon „fölülöltözni”, mert ez színpadiasnak hat, ami ellenséges érzület. Ugyanakkor nem szabad nagyon alámenni sem, mert azzal megsérti az ott ülôk érzékenységét. Soha ne felejtse el: az emberek azért ülnek be meghallgatni önt, mert fel akarnak egy kicsit nézni az elôadóra. Akitôl az ember tanulni akar, az mindig egy kicsit több, mint ô. A hallgatóság ismeretében kell megválasztani, hogy milyen mélységig használja a szakzsargont. Ha a szakmában jártas kollégák, egyetemisták elôtt beszél, nyilván a legmisztikusabb hosszú szavakat is kimondhatja, sôt az ilyesmi ott kívánatos is lehet. De ha nem így van, akkor sem szabad „lemenni alfába”. Régen a Rákosi-korszakra volt jellemzô ez a „lemegyek a nép közé”, a hamis tájszólások, a rosszul használt tájszavak, a „Hogy ityeg a fityeg, öcsémasszony?” A legjobb a közérthetô, tiszta szófûzés, a feltétlenül szükséges szakszavak szabatos megmagyarázása. Azt persze mondanom sem kell, hogy csak olyan idegen szavakat használjon, amelyek jelentésével maga is tökéletesen tisztában van.

3. Élénkítô szerek A prezentáció, az elôadás alatt tehát tudatosan törekedni kell arra, hogy kellô mennyiségben „élénkítsen”. Ez nem azt jelenti, hogy olykor bemutat egy fejen átfordulást – hogy ne mondjam: bukfencet hány –, vagy állandóan vicceket mesél. De tudnia kell, hogy egy-egy aprócska szünet, esetleg egy-egy jól irány-

2006. JÚLIUS–AUGUSZTUS

n

17

ETIKETT EXTRA HOGYAN CSINÁLJUK? A menetrend Legelôször köszöntse a megjelenteket! Másodiknak javaslom a hangulat oldását, egy kis érzelmi hatást. (E két elem felcserélése ma nagyon divatos.) Harmadik elemként el kell mondani, hogy mirôl lesz szó. Elég csak a fôbb gondolatokat – az idôelosztással együtt. Ha elôadásunk terjedelmesebb, és szeretnénk a fô gondolatokat biztosan átadni, akkor az elôadás vázlatát (mostanság úgy mondják: „téziseit”) ki is lehet osztani.

tálkodása” – mondta egy bölcs francia. Akinek humorérzéke van, sokkal könynyebben éli meg saját és mások kudarcait. Esküszöm rá, hogy elôadásokon a kenyér a humor, a tudás a vaj. Nem baj, ha a hallgató egy kicsit felszabadultan érzi magát. A téma nyilván befolyásolja, milyen és mennyi vidámságot csempészhetünk a mondandónkba, és bizonyára vannak halálosan komoly témák is. Valószínûleg a temetkezési vállalkozók szakmai összejövetelének sem kell gyászos hangulatban eltelnie: humor is van fekete. Ne felejtse el, kedves elôadó, akkor tudja meggyôzni a hallgatóságát, ha az önt meg is szereti.

Figyelem!

A kiosztott papírt ne nevezzük se „handout”-nak, se „kiosztmány”-nak, mert a maga módján mindkettô idétlen. A „kiosztott papír”, a „kezükben tartott papír” vagy a „papír” tökéletesen megfelel.

Ennyi! Prezentációnkat nem elég abbahagyni, fejezzük be rendesen! Össze kell foglalni a már elhangzott legfontosabb üzeneteket, még egyszer, utoljára tudatosítani a hallgatósággal, mirôl is beszéltünk. Valami okos és szellemes idézet szépen le tud gömbölyíteni egy elôadást. Ez egyébként indításnak is jó, sôt prezentáció közben is hasznát vehetjük. Attól azonban óvakodjunk, hogy nyakra-fôre idézzünk, mert ettôl nem tûnünk meggyôzôbbnek, legfeljebb azt a hatás keltjük, hogy nincs önálló gondolatunk.

Magázhatlak? Tegezhetem? Ha a hallgatók felét tegezem, másik felét magázom, akkor megszólalásomban magázódnom kell, tehát „felül” kell szólítani mindenkit. Ha egy-egy kérdés felmerül, a válasz attól függôen, hogy neki vagy mindenkinek szól, elhangozhat tegezve vagy magázva. „A humor az elme mindennapos tisz-

18

n

AZ ÜZLETTÁRS

A kimondott szó nem minden, sokat jelent az is, hogyan mondjuk ki. A prezentáció, elôadás alatt a hallgatósággal kapcsolatot kell teremteni, esetleg kérdések is felmerülhetnek, ezért nem ajánlatos a szónokláshoz használt emelt hangszín, az úgynevezett fejhang. Persze egy kicsit azért nyilván másképp beszélünk, mint ha a presszóban ülnénk a barátunkkal. Lényeges, hogy épp anynyira beszéljünk hangosan, hogy az utolsó sorokban is kristálytisztán megértsék. Sokan azt gondolják, hogy a halk beszéd a jó, mert akkor jobban figyelnek. Olyan 20-30 másodpercig talán – de aztán (emlékszünk?) elfárad az agy, az ember rosszul hall, és jön a fészkelôdés, a sutyorgás. Azt javaslom, hogy a halkítást inkább akkor alkalmazza az elôadó, ha fel akarja kelteni a figyelmet. Utána azonban vissza kell csavarni a normál hangerôre. A torokköszörülés idônként hasznos, ha nyomatékosítani akarom, hogy most fontos gondolat jön, esetleg kicsit két-

értelmû, érintôleg tán pajzán, humoros hatást kelthet: olyan eszköz, amelyik a figyelem felébresztésére szolgál. De ha az elôadó túl sokat köszörüli a torkát, akkor mindenkiben azt a képzetet kelti, hogy bizonytalan vagy hazudik.

Szóval… Sok elôadónak – különösen, ha az angol nyelvet gyakran használja – elterjedt szokása az „ôzés”. Egyértelmû a tartalma: maga sem tudja, hogy folytassa, hogyan is mondja. Egyértelmû a kérdés: „Akkor meg mért áll ki ez itt elénk?” A raccsolás lehet kedves, egyéni vonás, növelheti a hallgatók szimpátiáját – no persze, ha nem megy az értelmezés kárára. Ha a személyes teljesítmény ereje hitelesíti mondandónkat, akkor a dadogástól sem kell félni. Aki hadar, használja jobban a kivetítôt, vagy járjon logopédushoz. Mert nem szerencsés gyorsan beszélni: az agy fiziológiailag kifárad a pergô beszéd követésében, és a szinuszgörbe alján lent marad egy kicsit megpihenni, ezzel fél percek esnek ki – esetleg több is –, és végzetesen megszakad a gondolatmenet.

Eszem-iszom Aki pódiumon áll, nem eszik. (Színészek még akkor sem esznek színpadon, ha nincs elôadás, ahogy a focisták sem szendvicseznek a pályán.) Az sem eszik, akihez éppen beszélnek. Mélyen belénk ivódott európai normák ezek! Az elôadó tehát nyilván nem kap be egy-egy szem cukorkát elôadás közben. A hallgatók sem falatozgatnak, arra ott a szünet. Gyakorlott elôadóként állítom, hogy ha a rendezôk tesznek ki pogácsákat, nagyon zavar, amikor az elsô percekben a hallgatók kis szalvétácskájukra begyûjtögetik, esetleg

ETIKETT EXTRA egybe bele is harapnak. (A második percben aztán szerencsére abbahagyják.) Ezért ha cégünk prezentációt szervez, a gyülekezés alatt kínáljunk pogácsát, eztazt, majd legközelebb a szünetben legyen alkalom falatozgatni. Az elôadónak készítsenek oda ásványvizet, vagy ha elôadóként tudom, hogy ez nem várható el – például tanintézetekben –, akkor viszek magammal! Egyet-egyet kortyolni nyugodtan lehet

beszéd közben. Érthetô okokból inkább a szénsavmentes italokat javaslom. Ami azt illeti, a hallgatók is ihatnak, különösen, ha a mûlevegô-mûfény típusú teremborzalomban van az elôadás. A rágógumi jelentése: „Igen-igen unatkozom én már itten, csak ez tart ébren!” Aki rág, az már szinte eszik. Az elôadó esetében ez egyszerûen ki van zárva – hiszen ô beszél! A hallgatókra meg – ôszintén szólva – én mindjárt az elején

rájuk szólok, hogy legyenek szívesek, ne csócsáljanak, ha beszélek. Ez még nem az emberi szabadság lábbal tiprása – csupán egy kis európaiság.

10 KELEPCE 1. Az idô Az elôadó soha nem késhet. A pontosság a királyok udvariassága – a nem ki-

GESZTUSTALANSÁGOK Az elôadónak, amikor kiáll a hallgatósága elé, megjelenésében is hitelesnek kell lennie. Nagyon fontos, mennyire használja a testbeszéd adta lehetôségeket, illetve nem használja-e rosszul ezeket, holmi rossz beidegzôdések következtében. Melyek az elôadó jellemzôi hibái? © A mellkason keresztbe zárt kar: „Magam sem hiszem, mit mondok, ne is kérdezzetek engemet itten…” © Zsebre dugott kéz: „Bizonytalan vagyok magamban, uramisten, hogy mertem én ide kiállni!”. (Ehhez azért kell egy kis megengedô mondatocska: legalább ne így indítsák az elôadást. Beszéd közben aztán már az egyik kéz belekapaszkodhat a zsebbe.)

beleturkálnak a zsebükbe vagy lazán megigazítják a mandzsettájukat. © Ceruzával, tollal bökdösés: „Ebadta kölyke, csönd legyen, mindjárt ledöflek, ha nem értesz a szóból!”

© A száj eltakarása kézzel, ujjakkal, babrálás az orr és száj körül: „Nem egészen ezt akarom ám én mondani, tán még füllentek is.”

© Úgynevezett tizenegyes-fogás, elöl összekulcsolt kezek: „Gyorsan elmondom, ne kérdezzenek semmit, mert megvagyok én így magamban is.”

© Hátul magasan összekulcsolt karok, ehhez többnyire szemkontaktust teljesen kizáró leszegett fejjel megtett óriáslépések a jellemzôek: „Én vagyok a parancsnok.” Vegyünk példát az angol királyi család férfi tagjairól: kényelmesen, mégis figyelmesen összekulcsolják kezüket a hátuk mögött. Személyes beszélgetés közben pedig néha

© A két kézfej ujjaknál való kupolás tartása, esetleg összeütögetése (ha egyfolytában így áll a kezünk, már várják, mikor ütünk már mellé az ujjainkkal, vagy: „szegénynek sziámi lett a két keze, hogy összenôttek az ujjak hegyénél fogva!” Mindenesetre túlságosan tudálékos. Egy-egy fontos gondolatnál azonban, mintegy szuggerálni a hallgatókat, nagyon hasznos lehet. Ha a gondolatsorban valami nagyon-nagyon lényegeshez ér, akkor tegye össze így a kézfejeit, de ehhez feltétlenül hozzátartozik az erôs szemkontaktus is. Ezáltal nagyon meggyôzô lesz. Ja, nem szabad elfelejteni, ehhez a mozdulathoz viszont szinte ütemre, lassan kell beszélni. © Ha van normális magasságú asztal és szék, akkor idônként le lehet ülni. De vigyázat: ha az asztal alatt kilátszik a lába, nincs ember, aki ne azt bámulná! Az elôadónak ülve is meggyôzônek kell maradnia, a férfiak te-

hát ne mutogassák lábszárukat, hanem viseljenek térdzoknit! Ha feltesszük a könyökünket, a kézfejek legyenek távolabb a könyököknél, ezzel a derék is egyenes marad. Folyamatosan ülve beszélni mindenesetre üzenetvesztés. Figyeljék meg, ha ülve beszélnek, és egyszer csak felállnak, hirtelen megnô a figyelem, felkapják a fejüket a hallgatók. Ülve csak akkor tartsunk elôadást, ha kisebb – öt-hat fôs – csoporttal dolgoznak. A dobogón álló elôadói asztalok mögül egyébként állva is nehéz kilátszani – ott le ne üljenek! © Igyekezzen „pásztázva” keresni a hallgatók szemét. Az elôadó sokszor kiszúr valakit, és állandóan rá nézeget, az meg szegény zavarában már bujdokolna az asztal alá, elkezd színészkedni, okosan fintorogni, úgy, hogy még pislogni se mer. Nézzenek ide-oda, de mindig a szemekbe, soha nem a fejek fölé! Aki nem rám néz, az nem hozzám beszél! Ha tehát az elsô sor túl közel van, lépjen hátra, nézzen idôként az ott ülôkre is – annyival is több embert tud meggyôzni. (Az elsô sortól 2,5-3 méterre álljon, mert akkor ôket is könnyedén bevonhatja a „pásztázásba”.) © Nôi elôadóknak mondom: ez is „ember” szerep, tehát nem a „Nô” mûfaja. Nem szabad babrálni a hajjal, gyakran igazgatni a blúzt, blézert. Ha leül, nem szabad ke-

resztben felraknia, és különösen nem szabad ráznia a lábát. Persze az ellenkezô véglet is szörnyû, a szürke, jellegtelen, pamutharisnyás, fûzôs félcipôs, mondhatni „aszexuális” megjelenés. Aki ennyire ódivatú, annak a tudása is az. Nehéz áttörni a falakat.

2006. JÚLIUS–AUGUSZTUS

n

19

ETIKETT EXTRA rályoknak pedig egyszerûen kötelességük. Ezt egyszerûen nem érdemes tovább magyarázni. „Aki nem szeret mosolyogni, ne nyisson boltot” – mondják a kínaiak. Aki pontatlan, ne vezessen céget. Csak baja lesz belôle. A konferenciákon tartott prezentációk esetében szinte mindennapos, hogy egyegy elôadó megkapja a maga 40 percét – és túllépi. Aztán a következô késôbb kezdi, ráadásul megint túllépi. A hallgatóság csak feszeng, mocorog, esetleg lazán ki is sétál. És milyen igaza van! A rendelkezésünkre álló idôt tehát – különösen, ha az elôadásunkat egy másik követi – be kell tartani. Nem kell megsértôdni, ha a szervezô megérkezéskor azzal kezdi, hogy ekkor és ekkor kell befejeznünk az elôadásunkat. Sôt, ha elôadás közben a levezetô elnök vagy az ajtón benyitó szervezô figyelmeztet, hogy lassan be kell fejezni, az elôadónak meg kell ezt köszönnie. Kezdô elôadóknak javaslom, a vázlat elkészítésekor írják oda az egyes pontok mellé, hány percet szánnak arra a részre. Rutinos, figyelmes szervezô az elôadóval szemben levô falra órát helyez el. Sajnos az óra legtöbbször az elôadó fölött van. Ebben az esetben mindenki tudja, hogy hány perce van még, csak ô nem.

Értékes karóránkat soha ne csatoljuk le, látványosan kirakva az asztalra, hacsak nem olyan nagy a számlapja (és nem anynyira jó a szemünk), hogy messzirôl, fentrôl rápillantva is le tudjuk olvasni. Hogyan kell az idôt megnézni? Faliórára, karórára akkor szabad rápillantanom, amikor én beszélek. Mert ha akkor teszem ezt, amikor hozzám beszélnek, az egyértelmû sürgetést jelent, és roppant udvariatlan. Ha pedig valami hirtelen kialakult csöndben nézem meg az idôt, azt jelenti: „Mennyit kell még beszélnem?”

2. A mikrofon Ha egy mód van rá, próbálja meg mikrofon nélkül megtartani az elôadást. A

„gépi hang” eltávolít, az a bizonyos cérnavékony figyelemszál hamarabb megszakad. Ha nem bírja hangerôvel, és sok ember hallgatja, természetesen elkerülhetetlen a hangosítás. Asztali mikrofon. Nem igazán ajánlom, mert abszolút helyhez van kötve. Prezentáció alkalmával egyáltalán nem célszerû. De ha már ez adatik, akkor vigyázzon, hogy a mikrofon legfeljebb a nyakáig érjen, az arcát semmiképp ne takarja el. Kézi mikrofon. Tudják, amit úgy – hoppá! – dobálni lehet egyik kézbôl a másikba. Ez ugyancsak helyhez köt. Kezdô közszereplôk azt gondolják, hogy a kézi mikrofon jó dolog: legalább az egyik kezükkel tudnak már mit csinálni! Aztán menet közben rájönnek, hogy szó szerint félkarú óriásokká válnak. Bármit meg akarnak mutatni, csupán a másik kezük van erre. Ráadásul – és erre nagyon kell vigyázni – a kézi mikrofonnak mindig a száj elôtt kell lennie! Ha tehát lehajol a papírjaihoz, akkor is, ha jobbra-balra kiszól valakinek, akkor is. Hangszórókhoz kézi mikrofonnal közel menni például kifejezetten életveszélyes, mert abban a percben „begerjed”, és éktelenül sípolni kezd.

Állómikrofon.

CSÁSZÁR! Tizenhat éven keresztül szurkoltam a fekete hetesen dolgozó buszsofôröknek, sikerül-e helyesen kimondaniuk a Cházár András utcát (ti. császár). Ha elvétve akadt egy, akkor az utasok közül valaki félhangosan helyesbített: ’cázár’. Két héttel ezelôtt valaki betelefonált a rádióba, hogy Weöres Sándor „veres”-nek ejtette saját nevét. (Ez az úgynevezett hiperurbanizmus, amikor be akarjuk mutatni, hogy nemcsak beszélni, hanem írni is tudunk, és ezért a helyesnél is helyesebben ejtjük.) Persze a nyelvhez mindenki ért, sôt mindenki jobban. Soha nem merészkedtem volna a Kosciuszko Tádé általános iskoláról beszélni (bár, ha nem Tadeusz, akkor végül mindegy is), és az oda járók is csak Kosci-nak becézték, elkerülve a kiejtést. De most végre mindenki utánanézhet, hogy: „császár”, „vörös”, „koscsusko”. Tótfalusi István szemfüles és termékeny szerzô. A nemrégiben megjelent Idegenszótár után most Kiejtési szótárt szerkesztett. 38 nyelvbôl több mint 30 ezer tulajdonnév, közszó és mondás viszonylag helyes kiejtését

20

n

AZ ÜZLETTÁRS

adja meg benne. Üdvözlendô, hogy nem az autentikus eredeti kiejtés megadására törekszik, hanem egy megközelítôleg helyes hangsor elérésére. Vitatható ugyanakkor az egyezményes fonetikai jelek elhagyása, mivel az általa alkalmazott módszer sajnos erôsen elviszi a megadott kiejtéseket a túlzott magyar akcentus felé. És mindenképp hiányossága a szótárnak, hogy nem tesz különbséget a és á, e és é között a hang minôségében, csak hosszúságában. Így jutunk arra az eredményre, hogy például Jean-Paul Sartre nevében ugyanazt a hangot kellene ejtenünk a keresztnévben (zsan), mint a vezetéknévben (szartr), jóllehet egy rövidebben ejtett á hangot mi magyarok is megkockáztathatunk, nem kell ehhez csigát enni. Mindenképp megnyugtató viszont, hogy végre teljes lelki nyugalommal szóba hozhatjuk Kotzebue, Ingres, Kierkegaard nevét, ha épp úgy hozza magával a téma kényszere. (Maruszki) Tótfalusi István: Kiejtési szótár. Idegen nevek, szavak, kifejezések és szólások helyes kiejtése, Tinta könyvkiadó, 2006. 520 p.

Egy szál mikrofon, fémlábakon. Hát, e mögött csak egy Kamarás Iván tud szépen megállni. Az ember igyekszik valahogy viszonyulni hozzá, öszszehúzza a karjait, a papír a leírt vázlattal zavaróan közte és a mikrofon között van. Nem javaslom… Ezt akkor szabad használni, ha az embernek csak pár perces szövege van, de akkor azt papír nélkül kell elmondani. Prezentáció tartásához egyszerûen használhatatlan. Mikroport. Avagy a csíptetôs. Ez az egyetlen olyan mikrofon, ami nem zavarja az elôadót. A kelepcék elkerülése végett ajánlom, hogy mielôtt ránk adnák a „ketyerét”, az övbe akasztható egységet, kérdezzünk rá, hogy biztosan nem fog-e az elem kimerülni elôadás közben. A nôknek mindig olyan ruházatot kell választaniuk, hogy legyen övrésze – tehát az egészruha nem jó. A zseb csak úgy jó a külsô egységnek, ha a zsinórját gondosan el lehet rejteni. A has elôtt (meg még ki tudja, hol!) tekeredô fekete zsi-

ETIKETT EXTRA nór az elôadó látványát akár teljesen nevetségessé is tudja tenni, különösen, ha idônként beleakad ez-az. A mikroport legnagyobb csapdája,

Mielôtt elkezdenénk az elôadást, nézzük meg, van-e kellô számú és hosszúságú kréta. A piciny darabokkal ugyanis állandóan megcsikordul a köröm a

tesszük, a hallgatók nagyon odafigyelnek erre a higiéniai aktusra, és máris elfelejtik az átadott gondolatot. Elôre ne írjunk fel bonyolult dolgokat, azt az elôadás menetében tegyük meg! Eôadás végén töröljük le a táblát – ez az utánunk következô elôadónak tett udvariasság.

4. „Flipchart”

hogy ha az a derékra erôsített doboz be van kapcsolva, akkor abba minden belehallatszik ám, legyen az halk megjegyzés a másik elôadóra, az elôadás elôtti egyeztetés a szervezôvel, arról nem is beszélve, ha ne adj’ isten a szünetben elfelejtjük kikapcsolni! Ha torkot köszörül, esetleg köhög, ilyenkor ne csak a száját takarja el, hanem a kis mikrofont is, mert ha felerôsödve kimegy a hang a hangszórókon át, mindenkinek beszakad a dobhártyája.

3. A krétás tábla Elôfordulhat, hogy az elôadónak klaszszikus iskolatáblát kell használnia. Ez azért jó, mert folyamatosan lehet ezt-azt felvázolni, egy-egy gyors ábrával valamit világossá tenni.

táblán. Brrrrr! Ha lehet, akkor már valamennyire körbekoptatott hegyû krétát válasszunk, a vadonatúj ugyancsak megcsikordulhat. Javaslom, hogy a törléshez száraz spongyát (de rég írtam le ezt a szót!) használjunk, a nedves szivacs soká száradó ronda foltokat hagy. A krétától a kéz nagyon durván kiszárad, ezért mindig legyen nálunk nedves kéztörlô (nem akarok reklámot csinálni, de az illatszer boltokban a bébiholmik között lehet találni kis csomagolású kendôcskéket, ez a megoldás a legjobb. Nem illatos, nedves, visszazárható. Csodát mûvel!). A kréta használata után vegyünk elô egyet, és töröljük meg a kezünket, de közben folyamatosan beszéljünk. Ha ugyanis némán, rosszabb esetben a kéztörlést indokolva

Még mindig elég elterjedt technika. Rejt jó néhány kelepcét. Egyik mindjárt az, hogy nagyon könnyen ránk borulhat, elcsúszhat. Mielôtt tehát elkezdenénk az elôadást, picit lökdössük meg, mozgassuk, hogy tényleg biztos-e a beállítása. Úgy állítsuk be, hogy a hallgatóság, bárhol ül is, csakugyan lássa! Ellenôrizzük, hogy van-e rajta az egész elôadásunkhoz szükséges mennyiségû papír. Az elôzô elôadás papírjait a szervezôk vegyék le – azért nem mondom, hogy dobjuk ki, mert sokszor el szokták ôket rakni, mintegy dokumentáció gyanánt. (Csak tudnám minek! Szerintem az életben még senki nem nézte meg ezeket.) Bár szoktak kitenni különbözô színû tollakat, az elôadónak kell meggyôzôdnie az elôadás elôtt, hogy melyik ír tökéletesen. Ezek a vastag táblairónok

ugyanis halványulnak, különösen ha a gondatlan elôadó nem teszi vissza jól a kupakot a tollra. Sokan alkoholos filcet

GONDOLKODOTT MÁR CÉGES PROBLÉMÁKON A DUGÓBAN AUTÓZVA? TÖLTSE HASZNOSAN A „HULLADÉKIDÔT”! 57 TITOK CÉGE SIKERESSÉGÉHEZ! • A végzetes vezetôi hibák... • Hogyan kezeljük a vészhelyzeteket? • Motiváljunk, de mivel? • Hogyan ismerjük fel a belsô ellenséget? • A munkatárskiválasztás szempontjai. • A „nemtermelés” valós oka és még 50 hasonló témakör három CD-n! Amennyiben a CD-sorozat felkeltette érdeklôdését, rendelje meg akár most! www.mconsulting.hu A CD-sorozat bruttó ára: 19 200 Ft (20% ÁFA-val) + postaköltség

2006. JÚLIUS–AUGUSZTUS

n

21

ETIKETT EXTRA használnak. Ez azonban átüti a papírt, és a következô oldalra hajtva foltos felületre kellene írnunk – ezt inkább kerüljük el! A legjobb, ha viszünk magunkkal saját tollat, a flipcharthoz a „permanent marker” feliratút. Kelepce egyébként a teleírt nagy lapok felhajtása is – sokszor észveszejtôen zörög-csörög. Javaslom, hogy mikor az alsó sarkát megfogják, a másik karjukat tegyék alá, és vállból hajtsanak, csupán gyakorlás kérdése az egész. Azért jó egyébként a flipchart, mert ha vissza akarunk utalni egy elôzô ábrára, visszahajthatunk.

egyáltalán nem képesek odafigyelni arra, amit az elôadó éppen mond. Tehát csak annyi információt adjunk egyszerre ebbôl a külsô forrásból, amennyi szervesen kapcsolódik az épp mondott mondatunkhoz. Az írásvetítôt ne is hagyjuk állandóan bekapcsolva! Amikor egy-egy ábrával végzünk, vegyük ki a fóliát és kapcsoljuk ki a gépet! A fényes, fehér folt a falon az ürességet jelenti. Ha meg belesétálunk véletlenül a fénycsóvába, akkor meg ugye, ott a profilunk – mint valami Hitchcock-film! A bekapcsolt készülék zúg, melegít is – egyértelmûen zavar.

5. „Whiteboard”

7. Power Point

Nagyon kulturált megoldás, de csak különleges tollal szabad írni rá. Ha ugyanis a flipcharthoz használatos „permanent marker”-rel csak egy kis vonalat is húzunk, az életben le nem jön. Erre a táblára tehát csak és szigorúan a „boardmarker” feliratú tollal szabad írni. (Ennek sincs persze magyar neve.) Ha nem vagyunk biztosak, milyen toll is áll rendelkezésünkre, a tábla alsó sarkában picinyke vonalat rajzolva próbáljuk letörölni a táblához járó téglaalakú törlôvel. Ha sikerül – nyertünk. Ha a szervezôk esetleg nem tették ki a táblatörlôt, akkor tiszta és száraz papír zsebkendôvel tudunk törölni – csak ezt jól el kell dobni a szemetesbe (bízzunk benne, hogy van a sarokban), mert aztán nagyon fog… A whiteboardot is tisztán hagyjuk ott a következô elôadónak! Tollal, krétával ne játsszunk, ne forgassuk vagy – toll esetén – ne pattogtassuk! (Biztosan tudják: bármiféle gömbölyû tárgy állandó forgatása, mozgatása, babrálása a szexuális elfojtások jele.)

A számítógéppel nagyokat lehet varázsolni. Egy-egy diára kerülnek az egyes oldalak, látványosan felrakható az adott

6. Írásvetítô Nagyobb teremben, nagyobb létszámnál jó, hiszen nem mindenki lát el a tábláig. Ehhez elôre fel kell készülni, el kell készíteni a fóliákat. A legtöbb nyomtató átállítható olyan üzemmódra, hogy tiszta nyomatot adjon. Túl sok szöveg ne kerüljön a fóliára, vagy ha igen, az elôadás menetének megfelelôen folyamatosan takarjuk és mutassuk az odaillô részt. Ne ömlesztve adjuk az egészet! (A takaráshoz egyszerû nyomtatópapírt lehet használni.) Miért ne mutassunk egyszerre sokat? A figyelem szála – ahogy már mondtam – egy-egy külsô információ hatására azonnal megszakad. Feldobódik egy világos folt a falra, a hallgatók pedig óhatatlanul értelmezik, olvassák – és addig

22

n

AZ ÜZLETTÁRS

ponthoz illô vázlat, grafikon, fénykép – sok minden. Elegáns és jó megoldás, nem is kell hozzá sötét terem – nem véletlenül találták ki! De azért ne essünk bele abba a csapdába, hogy a gépnél ülve – no, még ezt is, no, még azt is! – agyondíszítsük, csicsázzuk a prezentációnkat. A dia ugyanis csupán az elôadás kelléke – az elôadó a fôszereplô, nem a „póverpojnt”. Sokszor olyanok is használják, akik nem biztosak ebben a technikában. Nevetséges és szánalomra méltó az elôadó, aki – talán kedélyesnek gondolva: „Nem jó gombot nyomtam meg, jaj, kis türelmet, majd mindjárt itten, igen, ez jó, ja, menjünk tovább, hopplá, mégse, vissza” – belevonja hallgatóit a technikai kalandjaiba. Az elôadás nem errôl szól. Ha egy gondolattal végeztünk, vegyük

le a vonatkozó ábrát. Ne kényszerítsük a hallgatót az elôzôek folyamatos olvasására. Gyakran látom, hogy a technika bûvöletében az elôadó le sem veszi a szemét az általa felvetített ábráról, és félig vagy egészen háttal áll hallgatóságának – nem is jut eszébe, hogy a szemkontaktusnál nincs fontosabb és „ütôsebb” eszköz a hallgatóság meggyôzésére.

8. Lézerpálca Ez akkor kell, ha egy felvetített, kiakasztott ábra egészében értelmes, de részleteire kell felhívnunk a figyelmet. Nyilván sokkal elegánsabb, mint a hajdani fapálca – csak hát sokkal veszélyesebb is. Ennek a kezeléséhez ugyanis sebészi pontosságú, rezzenéstelen kéz kell. Mert ha csak egy kicsikét is izgul vagy fáradt

az elôadó, a kéz apró remegése miatt annyira felerôsödik a pálca végén a piros pötty mozgása, hogy mindenki azt figyeli, hogy „szegény eltalálja-e, amit keres. Ha tehát gyakran kell lézerpálcát használnia, gyakoroljon vele otthon: „Az ott a virágcserép, az a kilincs.” Csak akkor álljon ki vele hallgatóság elé, ha halálbiztosan eltalálja a fényponttal a célt! És eszébe ne jusson a hallgatók közül bárkire is rámutatni vele!

9. Kérdések, válaszok Ha mondandónk összefüggô, prezentáció-jellegû, kerek egész, akkor kérhetjük a hallgatóságot, hogy a végén tegyék fel kérdéseiket. Ez azzal a veszéllyel jár, hogy a felmerült kérdéseket a hallgató elfelejti, az idô elôrehaladtával úgy érzi, már inkább

ETIKETT EXTRA nem is teszi fel (különben is, jobb lesz korábban hazamenni). Rémálom, ha az elôadó felteszi az obligát kérdést: „Nos, az elhangzottakkal kapcsolatban kinek van kérdése?” – és a válasz néma csönd. A kelepce elkerülése: legyen a tarsolyunkban egy-egy apró gondolat, elmés poén, hogy ha nincs kérdés, mintegy a homlokunkra csapva, közvetlenebb hangnemben mondjuk el. Ha ezzel szemben a hallgató bármikor közbekérdezhet, fennáll annak a veszélye, hogy a mi mondandónk esik ezer darabra. Mert egy-egy gondolatot tovább formálhatnak, kérdôjelek születhetnek a fejükben – és felteszik a kérdést. Valószínûleg éppen azt, amivel az elôadásunk következô része foglalkozik. Ilyenkor bátran mondjuk meg, hogy erre még viszszatérünk – és ha visszatértünk, emeljük ki, hogy ez most neki szól. Ezt elkerülhetjük, ha a vázlatunk alapján kialakult egy-egy gondolati tömb után megállunk, és rákérdezünk egy-egy fontosabb dologra.

10. Felolvasás

bevonjuk, teremtsünk szemkontaktust, ébresztgessük a 20-30 másodpercenként leálló figyelmet. Mi az, amit muszáj felolvasni? © Testületi döntés, határozat, nyilatkozat. Ezt nem „blattolhatjuk”, hiszen minden szót átrágva, pontosan fogalmazva alkották meg.

© Idézet. Idézni csak pontosan, szépen („ahogy a csiga megy a stégen...”). Bármilyen, bármennyire közismert idézetrôl is van szó, nagy kelepcét jelent. Az elôadó két karjával hangsúlyozva, szemkontaktussal, kis mosollyal a szája sarkában idézi az „Anyám tyúkját”. „A szobában lakik itt bent” résznél egyik hallgató odahajol a másik füléhez: „Te, nem is »bent«, hanem »benn«”! (Egyébként nincs is igaza.) Nos, ez esetben a másik továbbsugdos – és lassan kialakul egy negatív mag, ami az elôadás halála. De ha valami papírt – akár a bevásárlócetlit – használva úgy teszünk, mintha olvasnánk, akkor nem merül fel a kétely: „Hiszen olvassa!” © Törvény, jogszabály. Biztosan felrémlik ennél a két szónál a paragrafusokat, bekezdéseket és annak alpontjait majdnem hadarva idézô ügyvéd (vagy rutinosabb büntetett elôéletû). Aki nem hiszi, járjon utána – gondolhatjuk. De ha ugyanezt úgy tesszük, hogy közben belebelepillantunk egy papírba, esetleg a vonatkozó jogtételt fel is olvassuk, hitelességünket valósággal bebetonozzuk. A szerzô protokollszakértô, szakíró. www.gprotokoll.hu

FOTÓ: DEÁK SZABOLCS

Az elôadó feje lehajtva, papír a kezében, hosszan mondja, mondja, mondja a korrekt szöveget… a hallgatóság pedig már

álomba is zuhant. A kezünkben csak vázlat lehet (esetleg kibôvítve, emlékezzünk a vázlatnál leírtakra!), de szabadon beszéljünk! Hiszen az elôadás, prezentáció alkalmával fontos, hogy a résztvevôket

2006. JÚLIUS–AUGUSZTUS

n

23