gravita Notitie Elektronische aangifte omzetbelasting Bijlage 1 bij de handleiding PSU Boekhouden Light Versie 25 januari 2005 INHOUD

gravita

Hoofdkade 95, 9503 HD Stadskanaal Tel. & fax: 0599-614815 E-mail: [email protected] / www.gravita.nl Inschrijfnummer KvK: 02083322 Postbank 4491228 Fiscaalnummer 1345.68.266.B01

Notitie ‘Elektronische aangifte omzetbelasting’ Bijlage 1 bij de handleiding PSU Boekhouden Light Versie 25 januari 2005

INHOUD Voorwoord ......................................................................................2 Rekeningschema ............................................................................3 Schema aangifte.............................................................................4 Hoofdstuk 1 – Verwerking in de boekhouding ...........................5 1.1 Opbrengsten .............................................................................5 1.2 Kosten.......................................................................................8 1.3 Vóór de aangifte .....................................................................10 Hoofdstuk 2 – Elektronische aangifte omzetbelasting ............17 2.1 De eerste keer ........................................................................17 2.2 Aangifte BTW..........................................................................17 2.3 Na de aangifte ........................................................................17

2

Notitie ‘Elektronische aangifte omzetbelasting’

25 januari 2005

Voorwoord In de praktijk lijkt het welhaast ondoenlijk om een eenvoudige notitie te schrijven over de omzetbelasting. Om de wet- en regelgeving voor de omzetbelasting volledig in kaart te brengen, heeft bijvoorbeeld Elsevier’s BTW Almanak 487 volle pagina’s nodig. En dan worden er nog termen gebruikt als ‘…legt de regel uit als…’. Er zijn diverse gevallen waar er van uit mag worden gegaan dat er niet altijd evenveel zekerheid bestaat. Het is niet de bedoeling dat deze notitie zover gaat. De meest voorkomende gevallen zullen worden uitgelegd, en er zal van een aantal vaste omstandigheden worden uitgegaan. De lezer dient ervan uit te gaan dat wanneer de feiten niet helemaal overeenstemmen met het hier geschetste beeld, ook niet de weergegeven oplossing kan worden gebruikt. Nu is het wel zo dat ongeveer 70 á 80% van de gevallen wél gedekt kunnen worden. Voor die gevallen die niet specifiek beantwoord worden is het mogelijk de belastingdienst te bellen, of een administratiekantoor. Ook de website van de belastingdienst (www.belastingdienst.nl) geeft zeer veel bruikbare informatie. Tenslotte noemen we nog de diverse internetfora waar allerlei vragen kunnen worden gesteld, die meestal worden beantwoord door experts. Waarschijnlijk de belangrijkste voor onze doelgroep is www.higherlever.nl. We hopen hiermee ondernemers een goede start mee te kunnen geven om zelf administratie te kunnen doen of te begrijpen wat de boekhouder of accountant nu eigenlijk doet. Uitgangspunten Deze notitie gaat uit van ondernemers. Ondernemers zijn in dit opzicht alleen die ondernemers die door de belastingdienst zijn erkend als ondernemers voor de omzetbelasting. Deze ondernemers hebben een omzetbelastingnummer ontvangen van de belastingdienst. Ook gaat deze notitie er van uit dat de lezer hiervan ook de inleiding en handleiding van PSU Boekhouden Light heeft gelezen (cursus boekhouden). We zullen natuurlijk de gegeven voorbeelden weer herhalen voor een volledig beeld, maar deze notitie legt geen nadruk op de afzonderlijk boekingen. De aangifte omzetbelasting zelf draait meer om periodesaldi. We gaan er van uit dat het standaard rekeningschema uit PSU Boekhouden Light wordt gebruikt, zie de volgende bladzijde (pagina 3). Voor een aantal punten zullen nieuwe rekeningen moeten worden aangemaakt. De redenen zullen worden uitgelegd. In deze notitie verwijst ‘het rekeningschema’ altijd naar het schema op pagina 3. Op pagina 4 staat een schematische weergave van een aangifteformulier. Ook met de elektronische aangifte wordt op dit moment deze indeling gebruikt, zij het over meerdere webpagina’s. Het formulier bestaat uit 6 vragen met een onderverdeling in letters. De referentie vraag 5b verwijst dus naar vraag 5b, op het formulier op pagina 4, ‘Voorbelasting’. Naast de vragen hebben wij het schema uitgebreid met plaatsnummers. Dat zijn de nummers die rechts over de ‘invulvakken’ zijn weergegeven. Hiermee zal worden aangegeven op welke plaats, welke saldi van grootboekrekeningen worden ingevuld. Informatietraject Het ligt in de bedoeling om met de cursus boekhouden in de handleiding PSU Boekhouden Light, deze notitie (als bijlage 1) en een document ‘veelgestelde vragen’ een totaalbeeld te geven van het bijhouden van een boekhouding. Met de beschikbare informatie moet het mogelijk zijn om zonder veel externe hulp een boekhouding bij te houden. Vervolgvragen van lezers en gebruikers maar ook opmerkingen van experts zullen we zoveel mogelijk opnemen in één van de genoemde onderdelen. Mocht hierbij één van de suggesties wat betreft informatie te groot zijn, volgt natuurlijk een bijlage 2.

_________________________________________________________________________________


25 januari 2005

. 3

Rekeningschema: 0100 Inventaris 0150 Afschrijving inventaris 0200 Transportmiddelen 0250 Afschrijving transportmiddelen 0300 Software 0350 Afschrijving software 0500 Leningen 0900 Kapitaal/privé 1010 Kas 1015 Bank 1060 Rekening-courant Privé 1100 Nog te ontvangen 1200 Debiteuren 1500 Nog te betalen 1600 Crediteuren *** Totaal activa/passiva niveau 3 (001999) 2010 Kruisposten 2020 Betalingen onderweg *** Totaal hulprekeningen niveau 1 (002099) 2110 Af te dragen BTW hoog tarief 2120 Af te dragen BTW laag tarief 2200 Te ontvangen BTW *** Totaal periodieke BTW niveau 1 (002399) 2500 Verschillenrekening *** Totaal tussenrekeningen niveau 3 (002899) *** Totaal balans niveau 7 (002999) 4010 Personeelskosten 4020 Uitbesteed werk 4100 Huisvestingskosten 4200 Documentatiekosten 4230 Kantoorkosten 4240 Telefoonkosten en communicatie 4250 Portikosten 4260 Kosten drukwerk 4300 Afschrijvingen 4350 Bankkosten 4400 Reiskosten 4490 Diverse kosten *** Totaal algemene kosten niveau 3 (004499) 4500 Promotiekosten 4510 Acquisitiekosten 4520 Productiekosten 4530 Kosten verpakkingsmateriaal 4550 Kosten speciale projecten *** Totaal specifieke kosten niveau 3 (004599) 4900 Voordelig/nadelig saldo *** Totaal kosten niveau 5 (004999) 8010 Verkopen hoog tarief BTW 8020 Verkopen laag tarief BTW *** Totaal verkoop producten niveau 3 (008099) 8110 Doorberekening hoog tarief BTW 8120 Doorberekening laag tarief BTW *** Totaal verrichte diensten niveau 3 (008199) 8410 Rente opbrengsten 8900 Diverse opbrengsten *** Totaal diverse opbrengsten niveau 3 (008980) *** Totaal opbrengsten niveau 5 (008985) *** Totaal verlies en winst niveau 7 (008990) *** Totaal administratie niveau 8 (008999)

_________________________________________________________________________________

4


25 januari 2005

Schema aangifteformulier 1. Door u verrichte binnenlandse leveringen/diensten

omzet

Omzetbelasting

1a Leveringen/diensten belast met 19%

1

2

1b Leveringen/diensten belast met 6%

3

4

1c Leveringen/diensten belast met overige tarieven behalve 0%

5

6

1d Privé-gebruik

7

8

1e Leveringen/diensten belast met 0% of niet bij u belast

9

2. Aan u verrichte binnenlandse leveringen/diensten 2a Leveringen/diensten waarbij de heffing van omzetbelasting naar u is verlegd

10

11

3. Door u verrichte leveringen naar het buitenland 3a Leveringen naar landen buiten de EU (uitvoer)

12

3b Leveringen naar landen binnen de EU

13

3c Installatie/afstandverkopen binnen de EU

14

4. Aan u verrichte leveringen vanuit het buitenland 4a Leveringen uit landen buiten de EU (invoer)

15

16

4b Verwervingen van goederen uit landen binnen de EU

17

18

5. Berekening van de omzetbelasting 5a Verschuldigde omzetbelasting

19

5b Voorbelasting

20

5c Subtotaal

21

5d Vermindering volgens de kleineondernemersregeling

22

5e Schatting vorige aangifte(n)

23

5f Schatting deze aangifte

24

5g Totaal

25

6 Bijzondere teruggaven 6a Verzoek om teruggaaf wegens oninbare vorderingen

26

6b Verzoek om teruggaaf wegens herrekening en andere correcties

27

_________________________________________________________________________________


25 januari 2005

. 5

Hoofdstuk 1 – Verwerking in de boekhouding 1.1 Opbrengsten

INHOUD 1.1.1 Algemeen ......................................................................... 5 1.1.2 Verkopen boeken ............................................................. 5 1.1.3 Privé gebruik .................................................................... 6 1.1.4 Doorberekeningen............................................................ 6 1.1.5 Verkopen aan het buitenland ........................................... 6 1.1.6 Diensten leveren aan het buitenland................................ 7 1.1.1 Algemeen Als algemene regel kan worden gesteld dat in de verlies&winst rekening van de onderneming geen omzetbelasting voorkomt, behoudens enige speciale regelingen met de belastingdienst, zoals bijvoorbeeld de ‘kleineondernemersregeling’. Alle BTW dient te worden geboekt én afgerekend via de balans: de ondernemer betaalt geen BTW. Hieruit volgt ook dat in de boekhouding van de onderneming alleen zakelijk posten dienen te worden geboekt, behoudens eventueel privé gebruik van zakelijke goederen of opname van privé bezit in de onderneming. 1.1.2 Verkopen boeken In de boekhoudcursus staat een voorbeeld van een journaalpost van een verzonden factuur: 1200 debiteuren 8020 Verkopen laag tarief BTW 2120 Af te dragen BTW laag tarief

debet € 583

credit € 550 € 33

Bij een verkoop via het kasstelsel zou de eerste regel veranderen in ‘1010 Kas’. De omzet en omzetbelasting worden in dit voorbeeld geboekt op grootboekkaarten speciaal voor laag tarief. Verkopen hoog tarief worden op de daartoe bestemde rekeningen ‘2110 Af te dragen BTW hoog tarief’ en ‘8010 Verkopen hoog tarief’ geboekt. De reden voor de splitsing van omzet én BTW naar hoog en laag tarief komt voort uit de gewenste informatie aan de belastingdienst. Op het aangifteschema op pagina 4 is te vinden dat op plaats 1, 3, 5 en 7 de omzet van de verschillende tarieven moet worden ingevuld. Bij het elektronisch aangeven van de omzetbelasting vullen we alleen het bedrag aan omzetbelasting in, het invulscherm van de belastingdienst berekent dan automatisch het omzetbedrag. Deze bedragen kunnen dan worden gecontroleerd met de saldi van de grootboekrekeningen. In de genoemde voorbeelden vullen we dan op het formulier in: Plaats 2 4

saldo rekening 2110 Af te dragen BTW hoog tarief; 2120 Af te dragen BTW laag tarief.

Voor de controle vergelijken we dan: Plaats 1 3

saldo rekening 8010 Verkopen hoog tarief; 8020 Verkopen laag tarief.

Ondernemers die niet jaarlijks, maar per maand of kwartaal aangifte doen moeten dus een balans en verlies&winst overzicht gebruiken van de betreffende periode!

_________________________________________________________________________________

6


25 januari 2005

1.1.3 Privé gebruik Onder privé gebruik vallen goederen die uit de voorraad van de onderneming worden gehaald voor privé gebruik. Aangezien over het algemeen de omzetbelasting over de inkoop van die goederen is geboekt als (2200) ‘Te ontvangen BTW’, dient het bedrag aan omzetbelasting over het privé gebruik te worden berekend en als af te dragen BTW te worden opgenomen. Ook voor deze posten wenst de belastingdienst het bedrag aan ‘omzet’ en omzetbelasting op de aangifte. Om het aflezen van de cijfers uit de balans en verlies&winst duidelijk te maken zouden we, net als bij de verkopen in sectie 1.1.2, een afzonderlijke omzetrekening moeten aanmaken voor privégebruik. Het gaat om een interne doorberekening dus in de groep van de doorberekeningen, bijvoorbeeld ‘8130 Privé gebruik’. De BTW kan worden geboekt op bijvoorbeeld een rekening ‘2130 BTW Privé gebruik’ voor zowel hoog als laag tarief. De journaalpost zou er dan als volgt uitzien: 0900 Privé 8130 Privé gebruik 2130 BTW Privé gebruik

debet € 100

credit € 81 € 19

PAS OP: Het betreft hier een interne levering. De af te dragen BTW moet vooral worden gezien als een correctie op de voorbelasting (te ontvangen BTW). Voor bijvoorbeeld privé-gebruik van postzegels (0%) zou dus geen BTW geboekt moeten worden. 1.1.4 Doorberekeningen Doorberekeningen nemen een speciale plaats in. Als voorbeeld zullen hier doorberekende reiskosten worden behandeld. De kosten bestaan hier uit de kosten per kilometer of een berekening van (een deel van) de totale kosten van een auto. Als de klant een aandeel in deze kosten moet betalen dient deze ook omzetbelasting over deze kosten te betalen. De ondernemer dient deze omzetbelasting af te dragen. De omzet zal dan op de aangifte deel uitmaken van plaats 1, de omzetbelasting van plaats 2, op het schema van pagina 4. Aangezien de aan de klant in rekening gebrachte reiskosten betrekking hebben op een deel van de kosten van ‘4400 Reiskosten’, is het aannemelijk om de opbrengsten ook op die rekening te boeken. Op die manier is echter het totale omzetbedrag niet meer uit de verlies&winst af te lezen. Daarom is het voor dat doel beter een grootboekrekening aan te maken onder de doorberekeningen, bijvoorbeeld ‘8150 Doorberekende reiskosten’. Let wel: In de jaarrekening zou de post reiskosten wel als één post moeten worden opgenomen, reiskosten minus doorberekende reiskosten. Vandaar dat het aan te raden is een aparte grootboekrekening te maken voor doorberekeningen. 1.1.5 Verkopen aan het buitenland Het is vrijwel onmogelijk om alle regels en uitzondering van verkopen aan het buitenland op te nemen in deze notitie. Hier zullen alleen meest voorkomende gevallen worden besproken. We onderscheiden dan levering van goederen aan het buitenland en levering van diensten aan het buitenland. De levering van goederen is weer te verdelen in levering van goederen aan het buitenland binnen en buiten de EU. Levering van goederen aan het buitenland, buiten de EU De goederen die worden uitgevoerd naar landen buiten de EU vallen onder het 0-tarief. Het omzetbedrag dient op de aangifte te worden vermeld op plaats 12. Om deze reden ligt het voor de hand om een grootboekrekening aan te maken, bijvoorbeeld ‘8080 Verkopen buiten EU (0%)’, om deze posten op te boeken. Bij aangifte kan het saldo worden afgelezen en ingevuld bij vraag 3a (plaats 12).

_________________________________________________________________________________


25 januari 2005

. 7

Levering van goederen aan het buitenland, binnen de EU Levering van goederen binnen de EU vallen alleen onder vraag 3b (plaats 13) als de levering geschied aan een ondernemer in het buitenland. De ondernemer die de goederen levert dient het BTW nummer van de buitenlandse EU ondernemer te ontvangen. In dat geval vallen de goederen ook onder het 0-tarief. De ondernemer dient binnen de aangifteperiode een ICL-aangifte te doen van de levering (de BTW is verlegd naar de afnemer in het buitenland). De ondernemer dient zelf een aanvraag te doen bij de belastingdienst voor een ICL-aangifteformulier. Er dient een grootboekrekening te worden aangemaakt voor de ICL leveringen, bijvoorbeeld ‘8090 Verkopen ICL (0%)’. Als de ondernemer in het buitenland (afnemer) geen BTW nummer verstrekt, dient u er van uit te gaan dat het geen ondernemer betreft, en dus gewoon BTW in rekening brengen. 1.1.6 Levering van diensten aan het buitenland Levering van diensten aan het buitenland is een zeer complex gebeuren. Deze notitie zal twee voorbeelden geven van veel voorkomende diensten. Voor andere mogelijkheden is de beste optie om contact te zoeken met vakmensen. Voor de goede orde melden we nog dat het eerste voorbeeld eigenlijk ook door vakmensen zou moeten worden geregeld. In Hoofdstuk 2 zullen enkele specifieke voorbeelden worden gegeven met journaalpost. Voorbeeld 1: Installatie binnen de EU De ondernemer installeert goederen in het buitenland, binnen de EU. U geeft het totaalbedrag van de dienst op bij vraag 3c (plaats 14). Het ligt aan de belastingwetgeving van het betreffende land of u of uw afnemer over het totaalbedrag omzetbelasting dient te betalen in het land waar de dienst is uitgevoerd. De dienst heeft plaatsgevonden in het buitenland. Voor de boeking van deze posten zou een aparte rekening moeten worden aangemaakt, bijvoorbeeld ‘8030 Diensten buitenland (0%). Voorbeeld 2: Diensten in het buitenland, buiten de EU, doch uitgevoerd in Nederland De ondernemer verkoopt een plaats op zijn website voor reclame aan een bedrijf buiten de EU. U geeft het totaalbedrag van de dienst op bij vraag 1e (plaats 9). De dienst heeft plaatsgevonden in Nederland. Het bedrag is niet bij u belast. Voor de boeking van deze posten zou een aparte rekening moeten worden aangemaakt, bijvoorbeeld ‘8040 Diensten buitenland in NL (0%).

_________________________________________________________________________________

8


25 januari 2005

1.2 Kosten INHOUD 1.2.1 Algemeen .........................................................................8 1.2.2 BTW op inkopen ...............................................................8 1.2.3 Inkopen van goederen in het buitenland...........................8 1.2.4 Inkopen van diensten uit het buitenland ...........................9 1.2.1 Algemeen De meeste bedrijven zullen vrijwel altijd te maken krijgen met het hoge tarief van de omzetbelasting. Incidenteel zal een factuur aan ander tarief bevatten. Om deze reden bevat het standaard rekeningschema één rekening voor BTW te ontvangen (2200). Als het vrij vaak voorkomt dat er kosten betaald worden in andere tarieven, is het wellicht aan te bevelen voor elke tariefsoort een rekening aan te maken. De belastingdienst verwacht bij aangifte één bedrag, echter bij controle zou men kunnen verzoeken om een gespecificeerde lijst. In de verlies&winst mag geen BTW voorkomen, behoudens eventuele speciale regelingen van de belastingdienst. Alle BTW dient daarom de apart te worden geboekt. 1.2.2 BTW op inkopen Over het algemeen zijn ontvangen facturen vrij duidelijk. De belastingdienst stelt een aantal voorwaarden voor facturen, zoals het plaatsen van een bedrag inclusief BTW, exclusief BTW en een splitsing van BTW naar de verschillende tarieven. Over het algemeen geven deze facturen geen problemen met boeken. De journaalpost ziet er dan als volgt uit: 4….. Kosten 2200 Te ontvangen BTW 2020 Betalingen onderweg (of crediteuren of kas, bank)

debet € 81 € 19

credit € 100

Er zijn echter ook gevallen waar het een en ander niet zo duidelijk is. Bijvoorbeeld veel elektronische diensten berekenen een vast bedrag, maar sturen geen factuur. Het is dan vaak aardig zoeken voor een bewijs dat het bedrag inderdaad inclusief BTW is. Het is echter wel belangrijk om dit toch te doen. Als een administratie voor wat betreft de documenten compleet is, kan er in de toekomst ook geen probleem over bestaan. 1.2.3 Inkopen van goederen in het buitenland Het inkopen van goederen uit het buitenland zal over het algemeen inhouden dat de afnemer in Nederland BTW over de inkoopprijs dient te betalen. In veel gevallen gaat dat via de douane, en het kan dan geboekt worden op de rekening ‘Te ontvangen BTW’ (2200). In die gevallen waar het niet via de douane gaat, dient het te worden opgegeven bij vraag 4a en 4b (plaats 15, 16, 17 en 18). Tegenwoordig komt het veel voor dat in het buitenland software wordt gekocht. In die gevallen is er vaak sprake van een download en een online betaling. Heel bijzonder is het in deze gevallen dat er in meestal sprake is van de koop van een ‘gebruiksrecht’. Gezien de aard van deze aankopen, zal deze notitie deze constructie plaatsen in de volgende sectie ‘Inkopen van diensten’, omdat er van goederen in dit geval geen sprake is.

_________________________________________________________________________________


25 januari 2005

. 9

1.2.4 Inkopen van diensten uit het buitenland Onder het inkopen van diensten uit het buitenland verstaan we bijvoorbeeld het adverteren bij een buitenlands bedrijf op Internet, het van een buitenlands bedrijf gekochte gebruiksrecht op software maar ook bijvoorbeeld betaald advies door een bedrijf in het buitenland. Let op: Voor alle gevallen dient er geen sprake te zijn van goederen die worden ingevoerd. In alle gevallen zal de omzetbelasting worden verlegd naar de afnemer (de ondernemer in Nederland). Als het een land binnen de EU betreft, dient de Nederlandse ondernemer het BTW-nummer op te geven, waarna de verkoper een factuur zal maken met een 0-tarief. De BTW dient daarna te worden geboekt en aangegeven zoals onderstaand in ‘Boeken en aangeven’. In sommige gevallen werkt dat niet naar behoren. De Nederlandse ondernemer is bijvoorbeeld vergeten het BTW-nummer op te geven, of de buitenlandse ondernemer heeft (nog) geen inrichting voor EU leveringen. De factuur zal in dat geval gewoon het in dat land geldende BTW-tarief hanteren en berekenen. In dit geval dient de ondernemer de BTW terug te vragen in het land van afdracht. In de meeste gevallen is dit een vrij langdurige en tijdrovende bezigheid. De BTW die op deze manier in het buitenland is betaald mag niet op de ‘normale’ grootboekrekeningen voor BTW worden geboekt, maar bijvoorbeeld op ‘1100 Nog te ontvangen’. Ondanks dat er al BTW is betaald in het buitenland dient de ondernemer in Nederland alsnog BTW af te dragen, zoals in onderstaande ‘Boeken en aangeven’. De facturen van buiten de EU zullen over het algemeen tegen 0-tarief zijn opgesteld. Boeken en aangeven In deze notitie gaan we er van uit dat de factuur geheel zakelijk is. Mocht een deel privé zijn, dient dit deel inclusief BTW te worden afgeboekt (0900 Kapitaal/privé). De verlegde BTW dient in dit geval apart te worden opgegeven bij vraag 2a, plaats 10 en 11. Voor de verlegde BTW dient een grootboekrekening te worden aangemaakt, bijvoorbeeld ‘2150 Af te dragen BTW verlegd’. De journaalpost die geboekt dient te worden: 2200 Te ontvangen BTW 2150 Af te dragen BTW verlegd

debet € 19

credit € 19

Het zal in veel gevallen moeilijk zijn om de totale kosten van de buitenlandse inkopen op één rekening te boeken. Voor de invulling en/of controle van vraag 2a, plaats 10 én voor een eventuele controle van de belastingdienst is het belangrijk om wel altijd een specificatie te maken van deze posten.

_________________________________________________________________________________

10 Notitie ‘Elektronische aangifte omzetbelasting’

25 januari 2005

1.3 Vóór de aangifte INHOUD 1.3.1 Algemeen .......................................................................10 1.3.2 Controle van de boekingen .............................................10 1.3.3 Afdrukken van saldibalans van de aangifteperiode.........10 1.3.4 Aanvullende informatie ...................................................10 1.3.5 Een praktijkvoorbeeld .....................................................11

1.3.1 Algemeen Alvorens tot aangifte over te gaan dienen een aantal handelingen te worden uitgevoerd. Die handelingen zullen verschillend zijn voor een heel klein of heel groot bedrijf. Het is natuurlijk aan de ondernemer om een keuze te maken. Wij noemen hier alle handelingen, zoveel mogelijk in volgorde. Er zal eerst een opsomming worden gegeven van de handelingen en daarna een praktijkvoorbeeld van het totstandkomen van een lijst met aan te geven posten. 1.3.2 Controle van de boekingen Controleer alle boekingen. Voor dit doel kunnen bijvoorbeeld alle inkoop-, verkoop- en correctieboekingen worden nagekeken, met nadruk op de BTW boekingen. Over het algemeen zullen bedrijven een controleschema bevatten die de controle voor en na het boeken vaststelt. Op basis van de controles die al hebben plaatsgevonden kan de ondernemer beoordelen hoe intensief deze controle nog dient te zijn. Als er afdrukken worden gemaakt uit de boekhouding, eventueel voorzien van aantekeningen, is het aan te raden deze bij de stukken van de boekhouding te bewaren. De controle van de belastingdienst zou wel eens twee jaar later kunnen gebeuren. Elk geheugensteuntje is dan meegenomen. Bovendien kunnen dit soort aantekeningen voor de belastingdienst de controle versnellen. 1.3.3 Afdrukken van saldibalans van de aangifteperiode Druk een saldilijst af van de aangifteperiode. Deze lijst dient bij de stukken van de administratie te worden gevoegd. Bij toekomstige controle van de boekhouder of de ondernemer zelf, maar ook van de belastingdienst geeft dit een overzicht van de opgaven omzetbelasting. 1.3.4 Aanvullende informatie Maak extra specificaties voor: - ICL-leveringen (zie 1.1.5 Verkopen aan het buitenland) voor de aangifte ICL en - het bedrag voor de verlegde BTW (zie 1.2.4 Inkopen van diensten uit het buitenland). Ook in het geval van boekingen van doorberekeningen op een kostenrekening (zie 1.1.4 Doorberekeningen) dienen deze te worden gespecificeerd. Op deze manier is de aangifte BTW over de betreffende periode volledig gedocumenteerd en kunnen lastige vragen na afloop worden voorkomen.

_________________________________________________________________________________


25 januari 2005

. 11

1.3.5 Een praktijkvoorbeeld Dit praktijkvoorbeeld gaat over de periode 1e kwartaal 2005. In een aantal boekingen zal een boekhouding worden opgezet, waarna we een saldilijst produceren voor de aangifte omzetbelasting. Tot slot zullen we het schema vullen met de grootboekrekeningnummers die tot de gewenste bedragen leiden, en een eindresultaat. In de voorgaande delen is er sprake geweest van aanvullingen op het rekeningschema. Die aanvullingen en de al aanwezige rekeningen met betrekking tot de aangifte BTW vermelden we hier nogmaals én de plaats op de aangifte waar de saldi dienen te worden ingevuld. De BTW rekeningen

plaats (pagina 4)

praktijkvoorbeeld

2110 Af te dragen BTW hoog tarief 2120 Af te dragen BTW laag tarief 2130 BTW Privé gebruik 2150 Af te dragen BTW verlegd 2200 Te ontvangen BTW

2 4 8 11 20

*

8010 Verkopen hoog tarief BTW 8020 Verkopen laag tarief BTW 8030 Diensten buitenland (0%) 8040 Diensten buitenland in NL (0%) 8080 Verkopen buiten de EU (0%) 8090 Verkopen ICL (0%)

1 3 14 9 12 13

*

8110 Doorberekening hoog tarief BTW 8120 Doorberekening laag tarief BTW 8130 Privé gebruik 8150 Doorberekende reiskosten

1 3 7 1

* *

De Omzet rekeningen

* *

De hier gepresenteerde voorbeelden zijn eenvoudig en beperkt. Het heeft alleen als doel om inzicht te geven in het systeem van boeken en aangeven.

_________________________________________________________________________________


25 januari 2005

Gebeurtenissen in het 1e kwartaal 2005 5 januari 2005 De firma ‘CD op maat' levert en factureert 2200 exemplaren van onze CD ‘Stroomschema’s’. Het bestaat uit CD met software en handleidingen over stroomschema’s. De kostprijs per exemplaar is € 2,25. De journaalpost: debet credit 4520 Productiekosten € 4.950,00 2200 Te ontvangen BTW € 940,50 1600 Crediteuren € 5.890,50 14 januari 2005 Verkoop en levering van 1200 exemplaren van onze CD ‘Stroomschema’s’ aan de Stichting ‘Element’. De verkoopprijs is vastgesteld op € 5,75 De journaalpost: debet credit 1200 Debiteuren € 8.211,00 8010 Verkopen hoog tarief BTW € 6.900,00 2110 Af te dragen BTW hoog tarief € 1.311,00 10 februari 2005 Verkoop en levering van 200 exemplaren van onze CD ‘Stroomschema’s’ aan de Belgische detailhandelaar ‘Elektronische boeken’. We hebben het BTW nummer van de firma ontvangen. De verkoopprijs is vastgesteld op € 5,75 De journaalpost: debet credit 1200 Debiteuren € 1.150,00 8090 Verkopen ICL (0%) € 1.150,00 We hebben inmiddels de belastingdienst verzocht om een ICL-aangifteformulier. 15 februari 2005 Het Amerikaanse bedrijf ‘St(r)eaming Data’ plaats een advertentie op onze website www.pakcd.nl. Voor het bedrag van € 50 per maand, per kwartaal te berekenen. De journaalpost: debet credit 1200 Debiteuren € 75,00 8040 Diensten buitenland in NL (0%) € 75,00 16 februari 2005 We plaatsen bij het bedrijf Goegol, gevestigd in Ierland een advertentie voor ons product. (Nog) geen financiële consequentie.

_________________________________________________________________________________


25 januari 2005

. 13

1 maart 2005 We ontvangen vanuit Ierland, firma Goegol, een elektronische factuur met de kosten van onze campagne over de periode februari 2005. Het bedrag is automatisch van onze bank afgeschreven. We zijn vergeten ons BTW nummer op te geven. Op de factuur prijkt dus een bedrag aan BTW in Ierland. Het BTW bedrag moeten we terugvragen bij de Ierse belastingdienst. Er is echter wél sprake van verlegde BTW. Campagne februari BTW 21% Totaal

€ 11,20 € 2,35 € 13,55

De factuur boeken we in de boekhouding: De journaalpost: debet 4500 Promotiekosten € 11,20 1100 Nog te ontvangen € 2,35 1015 Bank

credit € 13,55

In dit geval wordt de BTW verlegd naar de afnemer. We moeten dus 19% BTW over het bedrag afdragen aan de belastingdienst. Het betreft hier puur zakelijke kosten, namelijk het promoten van ons product. We mogen het bedrag dus ook weer boeken als ‘Te ontvangen BTW’. 19% over € 11,20. De journaalpost: debet credit 2200 Te ontvangen BTW € 2,13 2150 Af te dragen BTW verlegd € 2,13

31 maart 2005 We ontvangen vanuit Ierland de elektronische factuur, en automatische afschrijving van de bank voor onze reclame campagne: Campagne maart

€ 31,56

In dit geval wordt de BTW verlegd naar de afnemer. We moeten dus 19% BTW over het bedrag afdragen aan de belastingdienst. Het betreft hier puur zakelijke kosten, namelijk het promoten van ons product. We mogen het bedrag dus ook weer boeken als ‘Te ontvangen BTW’. 19% over € 31,56. De journaalpost: debet credit 4500 Promotiekosten € 31,56 1015 Bank € 31,56 en: 2200 Te ontvangen BTW € 6,00 2150 Af te dragen BTW verlegd € 6,00

_________________________________________________________________________________


25 januari 2005

De saldilijst na het boeken Aan het eind van het kwartaal drukken we een saldibalans af van de periode tot en met 31 maart 2005. De relevante saldi zijn hieronder weergegeven. We gebruiken deze lijst voor controle. Eventuele extra specificaties schrijven we op de lijst of voegen we toe aan de lijst. In de grijze achtergrond de posten die nodig zijn voor de aangifte omzetbelasting. De nul posten zijn niet in deze lijst opgenomen. Saldibalans Periode 01 t/m 03 Rekening nummer en naam 0900 Kapitaal/privé 1015 Bank 1100 Nog te ontvangen 1200 Debiteuren 1600 Crediteuren Totaal activa/passiva

Mutaties per. 1 t/m 3 Eindbalans t/m per. 3 debet credit debet credit 3.132,24 3.132,24 45,11 45,11 2,35 2,35 9.436,00 9.436,00 5.890,50 5.890,50 9.438,35

9.067,85

9.438,35

2110 Af te dragen BTW hoog tarief 2150 Af te dragen BTW verlegd 2200 Te ontvangen BTW

948,63

Totaal periodieke BTW

948,63

1.319,13

948,63

1.319,13

Totaal tussenrekeningen

948,63

1.319,13

948,63

1.319,13

10.386,98

10.386,98

10.386,98

10.386,98

10.386,98

10.386,98

Totaal balans

1.311,00 8,13

9.067,85

4500 Promotiekosten 4520 Productiekosten

42,76 4.950,00

Totaal specifieke kosten

4.992,76

Totaal kosten

4.992,76

948,63

8010 Verkopen hoog tarief BTW 8040 Diensten buitenland in NL (0%) 8090 Verkopen ICL (0%)

6.900,00

Totaal verkoop producten

8.125,00

Totaal opbrengsten

8.125,00

Totaal verlies en winst Totaal administratie Voordelig saldo

1.311,00 8,13

75,00 1.150,00

4.992,76

8.125,00

15.379,74

18.511,98

3.132,24

In de schema’s op de volgende pagina’s staat eerst aangegeven welke grootboekrekeningen op welke plaats in het schema terechtkomen, daarna een ingevuld schema, uit deze saldilijst.

_________________________________________________________________________________

Notitie ‘Elektronische aangifte omzetbelasting’ Hoe de saldi te verwerking op het schema 1. Door u verrichte binnenlandse leveringen/diensten

25 januari 2005

. 15

omzet

Omzetbelasting

1a Leveringen/diensten belast met 19%

8010,8110,8150

2110

1b Leveringen/diensten belast met 6%

8020,8120

2120

1d Privé-gebruik

8130

2130

1e Leveringen/diensten belast met 0% of niet bij u belast

8040

1c Leveringen/diensten belast met overige tarieven behalve 0%


Specificatie!

2150

3. Door u verrichte leveringen naar het buitenland 3a Leveringen naar landen buiten de EU (uitvoer)

8080

3b Leveringen naar landen binnen de EU

8090

3c Installatie/afstandverkopen binnen de EU

8030

4. Aan u verrichte leveringen vanuit het buitenland 4a Leveringen uit landen buiten de EU (invoer) 4b Verwervingen van goederen uit landen binnen de EU 5. Berekening van de omzetbelasting 5a Verschuldigde omzetbelasting

Tel totaal

5b Voorbelasting

2200

5c Subtotaal

Tel saldo

5d Vermindering volgens de kleineondernemersregeling 5e Schatting vorige aangifte(n) 5f Schatting deze aangifte 5g Totaal

saldo

6 Bijzondere teruggaven 6a Verzoek om teruggaaf wegens oninbare vorderingen 6b Verzoek om teruggaaf wegens herrekening en andere correcties

_________________________________________________________________________________

16 Notitie ‘Elektronische aangifte omzetbelasting’ De bedragen in het schema 1. Door u verrichte binnenlandse leveringen/diensten 1a Leveringen/diensten belast met 19%

25 januari 2005

omzet

Omzetbelasting 6900

1311

1b Leveringen/diensten belast met 6% 1c Leveringen/diensten belast met overige tarieven behalve 0% 1d Privé-gebruik 1e Leveringen/diensten belast met 0% of niet bij u belast

75


42

8

3. Door u verrichte leveringen naar het buitenland 3a Leveringen naar landen buiten de EU (uitvoer) 3b Leveringen naar landen binnen de EU

1150

3c Installatie/afstandverkopen binnen de EU 4. Aan u verrichte leveringen vanuit het buitenland 4a Leveringen uit landen buiten de EU (invoer) 4b Verwervingen van goederen uit landen binnen de EU 5. Berekening van de omzetbelasting 5a Verschuldigde omzetbelasting

1319

5b Voorbelasting

949

5c Subtotaal

370

5d Vermindering volgens de kleineondernemersregeling 5e Schatting vorige aangifte(n) 5f Schatting deze aangifte 5g Totaal

370

6 Bijzondere teruggaven 6a Verzoek om teruggaaf wegens oninbare vorderingen 6b Verzoek om teruggaaf wegens herrekening en andere correcties

_________________________________________________________________________________


25 januari 2005

. 17

Hoofdstuk 2 – Elektronische aangifte omzetbelasting 2.1 De eerste keer De belastingdienst stuurt alle ondernemers een gebruikersnaam en wachtwoord. Hiermee kan worden ingelogd bij het persoonlijke deel van website van de belastingdienst (www.belastingdienst.nl). De eerste keer zal de website een pagina weergeven waar een vraag en een antwoord dient te worden ingegeven. In een later stadium kan hiermee bij eventueel een vergeten wachtwoord, de identiteit eventueel worden vastgesteld. Ook dient een nieuw wachtwoord te worden opgegeven. Daarna kan worden gekozen voor het ingeven van een aangifte. 2.2 Aangifte BTW De aangifte volgt in meerdere schermen de opmaak zoals in het schema op de vorige pagina’s en pagina 4. Door bovenstaand schema eerst in te vullen, kan de ondernemer de informatie vanuit die lijst opgeven. Aan het eind van deze notitie is een ‘lege’ versie van het schema opgenomen. Deze kan worden afgedrukt. Na het invullen dient een scherm te worden ingevuld met de gebruikersnaam, het wachtwoord en de functie van de invuller. Deze velden dienen als handtekening. Hiermee is de aangifte afgesloten. 2.3 Na de aangifte De handelingen na de aangifte bestaat uit het afboeken van de (periode-) saldi van de BTW rekeningen in rubriek 2. Dit is geen verplichte handeling, maar het maakt de boekhouding eenvoudiger te lezen. Het te betalen of te ontvangen bedrag, plaats 25 (Vraag 5g), dient dan als schuld of vordering te worden geboekt op ‘1500 Nog te betalen’ of ‘1100 Nog te ontvangen’. Hoe de journaalpost dient te worden opgesteld is ook in detail te lezen in de handleiding PSU Boekhouden Light, Hoofdstuk III-3 – BTW > 2. Periodiek afrekenen, pagina 32.

_________________________________________________________________________________

18 Notitie ‘Elektronische aangifte omzetbelasting’ Een invulformulier voor het voorwerk 1. Door u verrichte binnenlandse leveringen/diensten

25 januari 2005

omzet

Omzetbelasting

1a Leveringen/diensten belast met 19% 1b Leveringen/diensten belast met 6% 1c Leveringen/diensten belast met overige tarieven behalve 0% 1d Privé-gebruik 1e Leveringen/diensten belast met 0% of niet bij u belast 2. Aan u verrichte binnenlandse leveringen/diensten 2a Leveringen/diensten waarbij de heffing van omzetbelasting naar u is verlegd 3. Door u verrichte leveringen naar het buitenland 3a Leveringen naar landen buiten de EU (uitvoer) 3b Leveringen naar landen binnen de EU 3c Installatie/afstandverkopen binnen de EU 4. Aan u verrichte leveringen vanuit het buitenland 4a Leveringen uit landen buiten de EU (invoer) 4b Verwervingen van goederen uit landen binnen de EU 5. Berekening van de omzetbelasting 5a Verschuldigde omzetbelasting 5b Voorbelasting 5c Subtotaal 5d Vermindering volgens de kleineondernemersregeling 5e Schatting vorige aangifte(n) 5f Schatting deze aangifte 5g Totaal 6 Bijzondere teruggaven 6a Verzoek om teruggaaf wegens oninbare vorderingen 6b Verzoek om teruggaaf wegens herrekening en andere correcties

_________________________________________________________________________________

gravita Notitie Elektronische aangifte omzetbelasting Bijlage 1 bij de handleiding PSU Boekhouden Light Versie 25 januari 2005 INHOUD

Recommend Documents