Governance Principes Verzekeraars ONDERLINGE UITVAARTMAATSCHAPPIJ DE LAATSTE EER DRACHTEN

Governance Principes Verzekeraars ONDERLINGE UITVAARTMAATSCHAPPIJ “DE LAATSTE EER DRACHTEN”

1

Versie maart 2015

 Naleving Governance Principes Verzekeraars  Governance Principes Verzekeraars De Governance Principes, hierna de Code, zijn in 2002 opgesteld door het Verbond van Verzekeraars en sinds januari 2011 aangewezen als gedragscode op grond van 2:391 lid 5 Burgerlijk Wetboek. De Code is op 1 juli 2013 gewijzigd. De Code is van toepassing op alle verzekeraars die beschikken over een ver-gunning verleend op grond van de Wet op het financieel toezicht (Wft). Onze organisatie beschikt over een Wft vergunning voor het uitoefenen van het bedrijf van naturauitvaartverzekeraar en is dus gehouden aan de Code.  Toepassing Code Op de Code is het pas toe of leg uit-beginsel van toepassing. Een verzekeraar past de principes van de Code in beginsel toe. Het toepassen van de principes is mede afhankelijk van de activiteiten en overige specifieke kenmerken van de verzekeraar en de groep waarvan hij eventueel deel uitmaakt. De ver-zekeraars waarop de Code van toepassing is, verschillen op veel gebieden. Zo verschillen zij in aard en omvang, opereren zij in verschillende (deel)markten, kunnen zij nationaal of internationaal georiën-teerd zijn en kennen zij verschillende corporate governance structuren. Waar deze verschillen dat rechtvaardigen, zal sprake kunnen zijn van een proportionele toepassing van de principes van de Code. Afwijkingen, mits gemotiveerd, kunnen derhalve gerechtvaardigd zijn. Omdat wij een relatief kleine natura-uitvaartverzekeraar zijn met een eenvoudig product, hebben wij gebruik gemaakt van de mogelijkheid om een aantal principes proportioneel toe te passen. Wij hebben van een te ruime jas, een jas op maat gemaakt. Er is een Monitoring Commissie Governance Principes Verzekeraars aangesteld en de commissie heeft speciale aandacht besteed aan de mogelijkheid van proportionele toepassing door kleine verzekeraars. Dat betekent dat wij als kleine verzekeraar een aantal principes proportioneel mogen toepassen en de toepassing mogen beschouwen als volledige toepassing. Wel moet uitgelegd worden hoe het principe is ingevuld. Wij hebben van deze mogelijkheid gebruik gemaakt. Wij geven aan wanneer een principe zich leent voor proportionele toepassing. Bij het opstellen van de Code hebben wij rekening gehouden met de belangen van alle bij de verzeke-raar betrokken partijen. De continuïteit van onze organisatie, de maatschappelijke omgeving waar-binnen onze organisatie functioneert en toepasselijke wet- en regelgeving zijn kaderscheppend geweest.  Verantwoording Code Middels dit document leggen wij gemotiveerd vast hoe wij de bepalingen uit de Code toepassen. Als wij afwijken van de Code, leggen wij uit waarom wij afwijken en op welke wijze wij afwijken. Met dit docu-ment willen wij zo transparant mogelijk zijn.

2

Daarnaast vermelden wij in ons jaarverslag en op onze website op welke wijze wij de principes van de Code in het voorafgaande jaar hebben toegepast. Wanneer wij een principe niet volledig hebben toe-gepast, zetten wij gemotiveerd uiteen waarom wij het principe niet (volledig) hebben toegepast. De verantwoordingstekst in het jaarverslag en op onze website zijn eenvoudig vindbaar.

 Raad van Commissarissen  Samenstelling en deskundigheid Artikel

Principe

Toepassing

3

2.1.1

De raad van commissarissen is zodanig samen-gesteld, dat hij zijn taak naar behoren kan ver-vullen. Complementariteit, collegiaal bestuur, onafhankelijkheid en diversiteit zijn een voor-waarde voor een goede taakvervulling door de raad van commissarissen.

DLE Drachten past dit principe volledig toe zoals de code voorschrijft. ] De RvC is zodanig samengesteld dat hij zijn taak naar behoren kan uitoefenen. De RvC bestaat daartoe uit drie leden. ]Taken, bevoegdheden en werkwijze zijn beschre-ven in de Statuten van DLE Drachten en wel in de artikelen 17, 18 en 19. ] Naast de vier gezamenlijke bijeenkomsten met de Raad van Bestuur vergaderen zij minimaal vijf keer per jaar afzonderlijk. ] Ten aanzien van de samenstelling, deskundig-heid, taak en werkwijze van de RvC voldoet DLE Drachten aan de “Code”. De commissarissen zijn onafhankelijk, dat wil zeggen dat zij op geen enkele manier verbonden zijn met de onderneming dan wel met aan de onderneming gelieerde ondernemingen. ] De onafhankelijkheid van de RvC staat specifiek beschreven in het beleidsdocument “Integriteits-code DLE Drachten”. ] De leden van de RvC hebben vijf aandachtgebieden als volgt benoemd:  Compliance functie. Inhoud: - Voldoen aan wet- en regelgeving op gebied van Natura uitvaartverzekeraars, Wft, HR, privacy van persoonsgegevens (WBP) etc. - De RvC doet controle op de uitvoering van de compliance functie en maakt hierbij gebruik van het werkprogramma compliance.  Risico Management functie. Inhoud: - Het beoordelen van financiële en nietfinanciële risico’s; - Financiële risico’s conform SolvencyII-basic; - Zorgen voor vastgesteld beleid en toetsing van het beleid; - De RvC doet een controle op de uitvoering van het risicomanagementproces.

4

 Interne audit functie. Inhoud: - Interne audits, taken RvC hierbij:  Interne beheersing, belangrijkste punten  Voorziening;  Belegging;  Ledenbestand;  Slarissen, doorberekening uren;  AO/IC, overig  Jaarlijks gesprek met de accountant;  Controle compliance;  Controle Risicomanagementproces;  Risico inventarisatie;

2.1.2

2.1.3

2.1.4

De raad van commissarissen beschikt over een voldoende aantal leden om zijn functie, ook in de commissies van de raad, goed te kunnen uit-oefenen. Het geschikte aantal leden is mede af-hankelijk van de aard, omvang en complexiteit van de verzekeraar.

DLE Drachten past dit principe volledig toe zoals de code voorschrijft.

De leden van de raad van commissarissen be-schikken over gedegen kennis van de maat-schappelijke functies van de verzekeraar en van de belangen van alle bij de verzekeraar betrok-ken partijen. De raad van commissarissen maakt een evenwichtige afweging van de be-langen van de bij de verzekeraar betrokkenen zoals zijn klanten, aandeelhouders en medewerkers.

DLE Drachten past dit principe volledig toe zoals de code voorschrijft.

Ieder lid van de raad van commissarissen is in staat om de hoofdlijnen van het totale beleid van de verzekeraar te beoordelen en zich een afgewogen en zelfstandig oordeel te vormen over de basisrisico’s die daarbij worden gelo-pen. Voorts beschikt ieder lid van de raad van commissarissen over specifieke deskundigheid die noodzakelijk is voor de vervulling van zijn rol binnen de raad van commissarissen. Daartoe wordt, zodra een vacature in de raad van commissarissen ontstaat, een individuele profielschets voor het nieuwe lid van de raad van commissarissen opgesteld die past binnen de profielschets die voor de gehele raad is op-gesteld.

DLE Drachten past dit principe volledig toe zoals de code voorschrijft.

] De RvC beschikt over drie leden, hetgeen voor DLE Drachten - gegeven de aard, omvang en com-plexiteit- afdoende is. DLE Drachten is een kleine verzekeraar.

] De commissarissen zijn allen afkomstig uit het bedrijfsleven en hebben een brede en relevante maatschappelijke ervaring in de financiële- en dienstensector. ] De RvC richt zich bij de vervulling van zijn taak naar de belangen van alle bij de verzekeraar betrokken partijen. Daarbij houdt de RvC rekening met de maatschappelijke functies van een verze-keraar en is daarmee bekend.

] De werving van leden RvC staat omschreven in het beleidsdocument “Werving en selectie DLE Drachten”. ] Basis bij vacatures zijn de individuele profielschets en de profielschets samenstelling collectief RvC (goede verdeling kwaliteiten). ] Basis van benoembaarheid: hiervoor is het document “Criteria benoembaarheid lid Raad van Commissarissen DLE Drachten” de leidraad. ] Bij voordracht wordt de commissaris getoetst door DNB op geschiktheid (beleidsregel geschikt-heid 2012). ] Na positieve toetsing volgt benoeming door de Ledenvergadering. ] De commissaris ondertekent de Moreel Ethische Verklaring. ] De commissaris moet een VOG aanleveren.

5

2.1.5

Bij de vervulling van de vacature van voorzitter van de raad van commissarissen wordt in de op te stellen individuele profielschets aandacht besteed aan de door de verzekeraar gewenste deskundigheid en ervaring met de financiële sector en bekendheid met de sociaal-economi-sche en politieke cultuur en de maatschap-pelijke omgeving van de belangrijkste markten waarin de verzekeraar opereert.

DLE Drachten past dit principe volledig toe zoals de code voorschrijft. De profielschets staat aangegeven in twee documenten:  Beleidsdocument “Werving en selectie DLE Drachten”  Specifiek: document “Criteria benoembaarheid lid Raad van Commissarissen DLE Drachten”.

2.1.6

Ieder lid van de raad van commissarissen, de voorzitter in het bijzonder, is voldoende be-schikbaar en bereikbaar om zijn taak binnen de raad van commissarissen en de commissies van de raad waarin hij zitting heeft naar behoren te vervullen.

DLE Drachten past dit principe proportioneel toe. ] Bij DLE Drachten zijn er communicatief korte lijnen tussen de voorzitter RvC en de voorzitter RvB alsmede de directeur /dagelijkse leiding organisatie (secr. RvB). ] Jaarlijks dienen de leden RvC een formulier in te vullen waarin wordt gevraagd een overzicht te geven van hoofdwerkzaamheden en nevenfunc-ties. Dit om de toezichthoudende taken te kunnen beoordelen. ] De voorzitter RvB beoordeelt deze inventarisatie en zorgt voor dossiervorming. ] De voorzitter RvB houdt zicht op absentie tijdens bijeenkomsten. Jaarlijks wordt een vergader-rooster vastgesteld door RvB&RvC, iedereen wordt dan ook geacht aanwezig te zijn.

6

2.1.7

Ieder lid van de raad van commissarissen ont-vangt een passende vergoeding in relatie tot het tijdsbeslag van de werkzaamheden. Deze vergoeding is niet afhankelijk van de resultaten van de verzekeraar.

DLE Drachten past dit principe volledig toe zoals de code voorschrijft. ] Het beleidsdocument “Beloningsbeleid DLE Drachten” vormt hierbij de leidraad. ] Basis van het beloningsbeleid is het aantal uren dat wordt ingezet voor het verrichten van de toezichttaak. Hierbij conformeert DLE Drachten zich aan het wettelijk kader beloningsbeleid verzekeraars zoals vastgelegd in de Regeling van de Nederlandsche Bank d.d. 16-12-2010. Hierin zijn op DLE Drachten van toepassing:  Hoofdstuk 2: Beginselen beheerst beloningsbeleid en wel de artikelen 3, 4, 5 alsmede  Afdeling 2.2 Governance: artikel 6 ] De commissarissen ontvangen maandelijkse vergoeding; zij zijn opgaveplichtig voor de Be-lastingdienst.

een zelf

] Jaarlijks wordt tijdens de Beleidsdag het beloningsbeleid geevalueerd (agendapunt) 2.1.8

2.1.9

De voorzitter van de raad van commissarissen ziet toe op de aanwezigheid van een program-ma van permanente educatie voor de leden van de raad van commissarissen, dat tot doel heeft de deskundigheid van de commissarissen op peil te houden en waar nodig te verbreden. De educatie heeft in ieder geval betrekking op relevante ontwikkelingen binnen de verzeke-raar en de financiële sector, op corporate governance in het algemeen en die van de financiële sector in het bijzonder, op de zorgplicht jegens de klant, integriteit, het risicomanagement, financiële verslaggeving en audit. Ieder lid van de raad van commissarissen neemt hieraan deel..

DLE Drachten past dit principe proportioneel toe en wijkt hier op onderdeel van af: ] Gezien de kleine omvang van de RvC en RvB is besloten de programmering permanente educatie van deze organen neer te leggen bij de voorzitter RvB.

De beoordeling van de effectiviteit van de in principe 2.1.8 bedoelde permanente educatie maakt deel uit van de jaarlijkse evaluatie van de raad van commissarissen.

DLE Drachten past dit principe volledig toe zoals de code voorschrijft. ] Tijdens de Beleidsdag maakt de evaluatie effec-tiviteit permanente educatie RvB& RvC onderdeel uit van de agenda, dit onder het agendapunt “Governance Code”

7

] Een jaarlijkse planning is hierbij niet mogelijk omdat zoveel als mogelijk wordt ingespeeld op bijeenkomsten actuele ontwikkelingen en scholingsmogelijkheden. ] Jaarlijks wordt in het directieverslag vermeld wel-ke educatie is gevolgd; ] DLE Drachten beschikt over een Procedure Permanente Educatie.

2.1.10

Naast de jaarlijkse evaluatie van het eigen functioneren van de raad van commissarissen wordt dit functioneren eens in de drie jaar onder onafhankelijke begeleiding geëvalueerd. De betrokkenheid van ieder lid van de raad van commissarissen, de cultuur binnen de raad van commissarissen en de relatie tussen de raad van commissarissen en de raad van bestuur maken deel uit van deze evaluatie.

DLE Drachten past dit principe volledig toe zoals de code voorschrijft. ] Voor het eerst is deze interne evaluatie toegepast in 2013 als onderdeel van een scholingsbijenkomst o.l.v. de accountant. Om de drie jaar vindt dit weer plaats.

 Taak en werkwijze Artikel

Principe

Toepassing

8

2.2.1

Bij zijn toezicht besteedt de raad van commis-sarissen bijzondere aandacht aan het risico-beheer van de verzekeraar. Iedere bespreking van het risicobeheer wordt voorbereid door een risico- of vergelijkbare commissie, die daartoe door de raad van commissarissen uit zijn midden is benoemd.

DLE Drachten past dit principe proportioneel toe en wijkt op onderdeel af. ] Gezien de omvang van de RvC is er geen sprake van een commissie risicobeheer. Binnen de RvC zijn twee commissarissen belast met de Risico Management functie. ] De RvC heeft een toezichthoudende taak m.b.t.:  het beoordelen van financiële en nietfinanciële risico’s;  Financiële risico’s conform SolvencyIIbasic;  Zorgen voor vastgesteld beleid en toetsing van het beleid. ] De RvC doet een controle op de uitvoering van het risicomanagement proces; ] M.b.t. de uitvoering taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden is een actueel mandaat opgesteld. ] Risicobeheer is een centraal aandachtspunt voor DLE Drachten. De penningmeester (lid RvB) draagt hiervoor de (inhoudelijke) verantwoording en is belast met de voorbereiding van de bespreking van het risicobeheer in de bijeenkomst met beide commissarissen. ] Ditzelfde geldt voor het afnemen van audits. ] Beide commissarissen doen vervolgens verslag van de bevindingen binnen de totale RvC en de bijeenkomst met de RvB. Hiervan wordt verslag-geving gemaakt. ] Vaste onderdelen binnen de agenda RvB & RvC zijn: - bespreking managementinformatie; - bespreking kwartaalcijfers / jaarcijfers; - stand van zaken vermogensbeheer; - verslag mogelijke audits; - bespreking actuele performancekaart (kpi’s)

9

2.2.2

Voor de risicocommissie gelden, evenals voor de auditcommissie, specifieke competentie- en ervaringseisen. Zo moet een aantal leden van de risicocommissie beschikken over grondige kennis van de financieel-technische aspecten van het risicobeheer of over de nodige ervaring die een gedegen beoordeling van risico’s mogelijk maakt en moet een aantal leden van de auditcommissie beschikken over grondige kennis van financiële verslaglegging, interne beheersing en audit of over de nodige ervaring die een gedegen toezicht op deze onderwerpen mogelijk maakt.

DLE Drachten past dit principe proportioneel toe en wijkt op onderdeel af. ] Gezien de omvang van de RvC is er geen sprake van een commissie risicobeheer noch auditcom-missie. Zie 2.2.1 ] Minimaal twee leden van de RvC voldoen aan de specifieke competenties m.b.t. risicobeheer en audit. Dit conform de samenstelling collectief R.v.C. ] De commissarissen worden getoetst door DNB op geschiktheid (beleidsregel geschiktheid 2012). Bij de informatie voorafgaand aan toetsing wordt vermeld voor welk profiel de toetsing gaat gelden (welke portefeuille binnen de RvC.).

 Raad van Bestuur  Samenstelling en deskundigheid Artikel

Principe

Toepassing

10

3.1.1

De raad van bestuur is zodanig samengesteld, dat hij zijn taak naar behoren kan vervullen. Complementariteit, collegiaal bestuur en diver-siteit zijn een voorwaarde voor een goede taakvervulling door de raad van bestuur.

DLE Drachten past dit principe proportioneel toe. ] De RvB bestaat uit drie leden, hiervan zijn de functies:  Voorzitter;  Secr. / directeur bestuurder (= dagelijkse leiding organisatie);  Penningmeester. ] De directeur bestuurder functioneert op basis van een managementstatuut waarin omschreven zijn de bevoegdheden en verantwoordelijkheden; ] De R.v.B. is verantwoordelijk voor het dagelijks beleid en is zodanig samengesteld dat een goede taakverdeling gewaarborgd is. Er is sprake van voldoende evenwicht qua besluitvorming, deskun-digheid en kritisch evaluerend vermogen; ] De voorzitter is één dag in de week aanwezig in het administratiekantoor voor bestuurlijke zaken, overleg enz. enz.; ] De taken en bevoegdheden RvB zijn vastgelegd in de statuten van DLE Drachten (art. 14, 14 en 16); ] De namen van de bestuurders staan jaarlijks vermeld in het directieverslag; ] De bestuurders zijn benoemd op basis van de functieprofielen RvB van DLE Drachten en de benoembaarheidseisen zoals vermeld in het beleidsdocument “Werving en Selectie DLE Drachten”; ] Bestuurders zijn pas benoembaar dan na goed-keuring / geschiktheidstoets DNB; ] De directie van de maatschappij werkt op basis van collegiaal bestuur incl. het vier-ogenprincipe; ] Intern overleg RvB vindt eens in de twee à drie weken plaats, dit conform een jaarrooster.

11

3.1.2

Ieder lid van de raad van bestuur beschikt over gedegen kennis van de financiële sector in het algemeen en het verzekeringswezen in het bijzonder. Ieder lid beschikt over gedegen kennis van de maatschappelijke functies van de verzekeraar en van de belangen van alle be-trokken partijen. Voorts beschikt ieder lid van de raad van bestuur over grondige kennis om de hoofdlijnen van het totale beleid van de verzekeraar te kunnen beoordelen en bepalen en zich een afgewogen en zelfstandig oordeel te kunnen vormen over risico’s die daarbij worden gelopen.

DLE Drachten past dit principe proportioneel toe. ] Zowel de penningmeester als de directeur bestuurder beschikken over een gedegen kennis van de financiële sector in het algemeen, dit mede door hun opleidingsniveau; ] De voorzitter heeft genoeg kennis om de hoofd-lijnen van het totale (financiële) beleid van de verzekeraar te beoordelen. Deze bestuurder is m.n. op het bestuurlijke vlak goed onderlegd door opleidingsniveau en werkervaring; ] De functieprofielen en hierbij m.n. de goede verdeling kernkwaliteiten bestuurders binnen het collectief zijn maatgevend bij een goed functione-ren van de RvB; ] Ieder lid beschikt over gedegen kennis van de maatschappelijke functies van de verzekeraar en van de belangen van alle betrokken partijen; ] Nieuwe bestuurders RvB worden onderworpen aan de betrouwbaarheids- en geschiktheidstoets van De Nederlandsche Bank. Iedere bestuurder RvB ondertekent de Moreel Ethische Verklaring, overlegt een VOG en vult jaarlijks het formulier met nevenfuncties in. Aandachtpunt: DLE Drachten zal t.b.v. vacatures RvB & RvC aandacht schenken aan het ontwik-kelen van een inwerkprogramma voor nieuwe bestuurders en commissarissen.

12

3.1.3

De voorzitter van de raad van bestuur ziet toe op de aanwezigheid van een programma van permanente educatie voor de leden van de raad van bestuur, dat tot doel heeft de deskundig-heid van de leden van de raad van bestuur op peil te houden en waar nodig te verbreden. De educatie heeft in ieder geval betrekking op relevante ontwikkelingen binnen de verzeke-raar en de financiële sector, op corporate governance in het algemeen en die van de financiële sector in het bijzonder, op de zorg-plicht jegens de klant, integriteit, het risico-management, financiële verslaggeving en audit.

DLE Drachten past dit principe proportioneel toe en wijkt hier op onderdeel van af: ] De voorzitter RvB organiseert jaarlijks in overleg met de RvC het aanbod scholing voor het gehele bestuur (RvB&RvC); ] Een jaarlijkse planning is hierbij niet mogelijk omdat zoveel als mogelijk wordt ingespeeld op bijeenkomsten actuele ontwikkelingen en scholingsmogelijkheden; ] Het aanbod is afhankelijk van de actuele onwik-kelingen binnen de financiële dienstverlening en binnen de verzekeraar in het bijzonder; ] De leden van de RvB in het bijzonder volgen trainingen en mogelijk opleidingen die noodzakelijk zijn voor het eigen functioneren binnen de raad. Zie verder de toepassing van artikel 3.1.3; ] Jaarlijks wordt in het directieverslag vermeld wel-ke educatie is gevolgd; tijdens de jaarlijkse beleidsdag vormt dit onderdeel een agendapunt i.h.k.v. de governance; ] DLE Drachten beschikt over een Procedure Permanente Educatie.

3.1.4

Ieder lid van de raad van bestuur neemt deel aan het programma als bedoeld in 3.1.3 en voldoet aan de eisen van permanente educatie. Eén en ander is voorwaarde voor het kunnen functioneren als lid van de raad van bestuur. De raad van commissarissen vergewist zich ervan of de leden van de raad van bestuur voldoende deskundig zijn.

3.1.5

De verzekeraar vermeldt jaarlijks in zijn DLE Drachten past dit principe volledig toe jaar-verslag hoe invulling is gegeven aan de zoals de code voorschrijft. princi-pes 3.1.3 en 3.1.4.

13

DLE Drachten past dit principe volledig toe zoals de code voorschrijft. ] Alle drie leden RvB volgen de het aanbod van de door DLE Drachten georganiseerde scholing, hier-naast zijn zij op afzonderlijke beleidsterreinen aan-wezig op seminars en andere incidentele informa-tieve bijeenkomsten .

3.1.6

De raad van bestuur draagt, met inachtneming van de door de raad van commissarissen goed-gekeurde risicobereidheid, zorg voor een evenwichtige afweging tussen commerciële belan-gen van de verzekeraar en te nemen risico’s.

DLE Drachten past dit principe volledig toe zoals de code voorschrijft. ] De evenwichtige afweging tussen de belangen van verzekeraar en de te nemen risico’s worden gemaakt in het reguliere overleg RvB (directie-beraad). ] Van dit overleg wordt verslag gemaakt die na goedkeuring worden ondertekend. ] Basis van handelen is voor de RvB het Jaarplan Beleid met de daaraan gekoppelde begroting; ] De RvB legt verantwoording af aan de RvC en de Algemene Ledenvergadering.

3.1.7

Binnen de raad van bestuur wordt aan een van de leden van de raad van bestuur de taak opgedragen besluitvorming binnen de raad van bestuur op het punt van risicobeheer voor te bereiden. Het betrokken lid van de raad van bestuur is tijdig betrokken bij de voorbereiding van beslissingen die voor de verzekeraar van materiële betekenis voor het risicoprofiel zijn, in het bijzonder waar deze beslissingen een afwijking van de door de raad van commissaris-sen goedgekeurde risicobereidheid tot gevolg kunnen hebben. Bij het uitoefenen van de risicobeheerfunctie wordt tevens aandacht besteed aan het belang van financiële stabiliteit en de impact die systeemrisico´s mogelijk hebben op het risicoprofiel van de eigen instelling.

DLE Drachten past dit principe proportioneel toe. ] M.b.t. het risicobeheer heeft DLE Drachten het beleidsdocument “Risicomanagement DLE Drachten” ontwikkeld. Hierin staat omschreven:  Risicomanagementfunctie DLE Drachten;  Invulling risicomanagementfunctie;  Door wie uitgevoerd;  Uitwerking Risicomanagementfunctie;  Risicobeheersing. ] De penningmeester RvB is betrokken bij de voorbereiding van beslissingen m.b.t. het risico-beheer; Hierbij werkt deze nauw samen met de voorzitter. ] Risicobeheer is een vast onderdeel op de agenda van het overleg RvB; ] Zie verder Hst. 4 Risicomanagement van dit document.

14

3.1.8

Het lid van de raad van bestuur bij wie de taak is belegd de besluitvorming binnen de raad van bestuur op het punt van risicobeheer voor te bereiden kan zijn functie combineren met andere aandachtsgebieden, op voorwaarde dat hij geen individuele commerciële verantwoordelijkheid draagt voor en onafhankelijk functio-neert van commerciële taakgebieden.

DLE Drachten past dit principe volledig toe zoals de code voorschrijft. ] Binnen de taakverdeling RvB is een duidelijke scheiding aangebracht met de werkzaamheden directeur/bestuurder (dagelijkse leiding organi-satie). Vanuit deze positie komt het riscomanage-ment in portefeuille van de penningmeester. ] De voorzitter richt zich hierbij meer op de aspecten die te maken hebben met bestuurszaken/governance/compliance/ vertegenwoordi-ging organisatie en onthoudt zich daarbij even-eens van bemoeienis met de bedrijfsvoering binnen de organisatie.

 Taak en werkwijze Artikel

Principe

Toepassing

15

3.2.1

De raad van bestuur van de verzekeraar draagt bij zijn handelen zorg voor een evenwichtige afweging van alle belangen van de bij de verze-keraar betrokken partijen zoals zijn klanten, aandeelhouders en medewerkers. Hierbij wordt rekening gehouden met de continuïteit van de verzekeraar, de maatschappelijke omgeving waarin de verzekeraar functioneert en weten regelgeving en codes die op de verzekeraar van toepassing zijn.

DLE Drachten past dit principe volledig toe zoals de Code voorschrijft. ] De RvB draagt bij de uitvoering van haar taken zorg voor een evenwichtige afweging van belangen van de bij DLE Drachten betrokken partijen zoals klanten en het personeel. Dit is beschreven in de statuten en wel in artikel 13 (Bestuur), 14 (taken en bevoegdheden), 15 (besluitvorming) en 16 (vertegenwoordiging) ] In 2012 is een aanzet gegeven tot formalisering door het invoeren van de Governance Code. Een belangrijke input hierbij is de Code Verzekeraars en de Governance Principes van het Verbond van Verzekeraars.

3.2.2

Het centraal stellen van de klant is een noodza-kelijke voorwaarde voor de continuïteit van de verzekeraar. Onverminderd principe 3.2.1 draagt de raad van bestuur er zorg voor dat de verzekeraar zijn klanten te allen tijde zorg-vuldig behandelt. De raad van bestuur draagt er zorg voor dat de zorgplicht jegens de klant wordt verankerd in de cultuur van de verzeke-raar.

] DLE Drachten verkoopt één verzekeringsproduct: een eenvoudige naturauitvaartverzekering. Door de koppeling verzekering – verzorgen uitvaart middels Uitvaartverzorging DLE Drachten BV heeft het functioneren van de RvB een bredere reikwijdte. Hierbij wordt ten doel gesteld de klant tegen zo laag mogelijke kosten te bedienen bij een overlijden en dit tegen een zo hoog mogelijke kwaliteit. Hierbij hanteert DLE Drachten een landelijk kwaliteitskeurmerk. Aard en karakter van de werkzaamheden RvB zijn daardoor uiterst klantgericht ingesteld waarbij het winstoogmerk een secundair aspect is (omschreven in visie en doel van de onderlinge uitvaartmaatschappij). DLE Drachten past dit principe volledig toe zoals de Code voorschrijft. ] DLE Drachten is continu bezig met het centraal stellen van de klant, dit vanwege de regionale functie die het uitoefent, ook voor wat betreft het verzorgen van de uitvaarten. De bijbehorende zorgplicht is verankerd binnen de cultuur van de organisatie. Binnen het beleid van DLE Drachten staan kwaliteitsbeleid bij de inrichting organisatie en klantbelang voorop. De RvC heeft hierbij een toezichtrol. ] Het afleggen van verantwoording voor het gevoerde beleid is hét centrale thema binnen de ledenvergadering. Directieverslag en jaarrekening zijn verplichte onderdelen van de agenda (statuten: artikel 20 Algemene Ledenvergadering)

16

3.2.3

De leden van de raad van bestuur oefenen hun functie op een zorgvuldige, deskundige en integere manier uit met inachtneming van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, codes en reglementen. Ieder lid van de raad van bestuur tekent een moreel-ethische verklaring. In de toelichting op deze Code is een model-verklaring opgenomen. Dit model kan iedere verzekeraar naar eigen inzicht aanvullen.

DLE Drachten past dit principe volledig toe zoals de Code voorschrijft. ] Elk lid RvB voldoet aan de profielschets zoals vastgelegd in het beleidsdocument “Werving en selectie DLE Drachten”. ] Elk lid RvB beschikt over een op de functie toegesneden VOG en heeft de Moreel Ethische Verklaring (format DNB) ondertekend. Betreffen-de stukken worden bewaard in het bestuurs-dossier. ] Jaarlijks vullen de leden RvB en RvC het opgave-formulier nevenfuncties in en dient men aan te geven of er zich een wijziging heeft voorgedaan m.b.t. de VOG.

3.2.4

De raad van bestuur draagt er zorg voor dat de in principe 3.2.3 bedoelde verklaring wordt vertaald in principes die gelden als leidraad voor het handelen van alle medewerkers van de verzekeraar. Iedere nieuwe medewerker van de verzekeraar wordt bij indiensttreding uitdruk-kelijk gewezen op de inhoud van deze principes door middel van een verwijzing naar deze prin-cipes in het arbeidscontract en wordt geacht deze principes na te leven.

] Op alle bestuurders, toezichthouders en mede-werkers is het beleidsdocument “Integriteitscode DLE Drachten” van toepassing. DLE Drachten past dit principe gedeeltelijk toe zoals de Code voorschrijft. ] Iedere (nieuwe) medewerker van de verzekeraar beschikt over een VOG. ] Net als de leden RvB & RvC vullen alle mede-werkers van de verzekeraar jaarlijks het opgave-formulier nevenfuncties in en dient men aan te geven of er zich een wijziging heeft voorgedaan m.b.t. de VOG (toetsing integriteit in de maand januari). ] De principes moeten nog worden verwerkt binnen het format arbeidscontract.

17

 Risicomanagement Artikel

Principe

Toepassing

18

4.1

De raad van bestuur, en binnen de raad van bestuur primair de voorzitter van de raad van bestuur, is verantwoordelijk voor het vaststel-len, uitvoeren, monitoren en waar nodig bij-stellen van het algehele risicobeleid van de verzekeraar. De risicobereidheid wordt op voorstel van de raad van bestuur tenminste jaarlijks ter goedkeuring aan de raad van commissarissen voorgelegd. Tussentijdse materiële wijzigingen van de risicobereidheid worden eveneens ter goedkeuring aan de raad van commissarissen voorgelegd.

DLE Drachten past dit principe volledig toe zoals de Code voorschrijft. ] Alle aspecten m.b.t. het risicomanagement zijn beschreven in het beleidsdocument “Risico-managementbeleid DLE Drachten”. In dit document staat beschreven:  Corporate Governance risicobeleid;  Risicobeheersing.  Risicomanagementfunctie DLE Dachten waarbinnen omschreven:  Invulling  Door wie uitgevoerd;  Uitwerking DLE Drachten;  Risicobeheersstructuren en beleid. Kerndocument is eveneens “Kapitaalbeleid 2014 DLE Drachten”. ] Binnen de door de voorzitter op te stellen agenda van de RvB vormt het risicomanagement een vast onderdeel van besprekingen. Verslaglegging middels ondertekende notulen. ] Binnen de door de voorzitter op te stellen agenda van de bijeenkomst RvB&RvC vormt het risicomanagement een vast onderdeel van bespre-kingen. Verslaglegging middels ondertekende notulen. ] De voorzitter draagt er zorg voor dat alle relevan-te gegevens en ontwikkelingen ter kennis van de RvC worden gebracht. ] De risicobereidheid vormt ieder jaar een vast agendapunt op de beleidsdag RvB&RvC (nov/dec). Verslaglegging middels ondertekende notulen. ] Conform de Statuten (art. 14.3 /4/5) heeft de RvB goedkeuring nodig van de RvC bij besluiten die verwant zijn met risicomanagement. ] T.b.v. de te dragen verantwoordelijkheden van de directeur / dagelijkse leiding van de organisatie is een mandateringsovereenkomst opgesteld.

19

4.2

De raad van commissarissen houdt toezicht op het door de raad van bestuur gevoerde risico-beleid. Daartoe bespreekt de raad van commis-sarissen het risicoprofiel van de verzekeraar en beoordeelt hij op strategisch niveau of kapitaal-allocatie en liquiditeitsbeslag in algemene zin in overeenstemming zijn met de goedgekeurde risicobereidheid. Bij de uitoefening van deze toezichtrol wordt de raad van commissarissen geadviseerd door de risicocommissie die hier-toe uit de raad van commissarissen is gevormd.

DLE Drachten past dit principe volledig toe zoals de Code voorschrijft. ] De RvC houdt toezicht op de risicobeheersing binnen DLE Drachten, het doet een controle op de uitvoering van het risicomanagementproces; ] De RvC is verantwoordelijk voor besluiten, ook als deze voorbereid zijn door de auditor of leden RvC met risicomanagement functie. ] De risicomanagementfunctie wordt uitgeoefend door twee leden van de RvC. ] Deze leden maken gebruik van het document “Instructie Risicomanagement DLE Drachten” waarin staan omschreven de functie, taken, be-voegdheden (mandaat) en verantwoordelijkheden die gekoppeld zijn aan de risicomanagement-functie. ] Beide leden RvC hebben eveneens de auditfunctie in portefeuille. ] Zij maken hierbij gebruik van het document “Instructie Interne Audit DLE Drachten” waarin staan omschreven de functie, taken, bevoegdheden (mandaat) en verantwoordelijkheden die gekoppeld zijn aan de auditfunctie. ] Aan de Instructie Interne Audit is het document “Werkprogramma Interne Audit DLE Drachten gekoppeld. Dit is de praktische handleiding bij de uitoefening van taken. ] Jaarlijks worden een of meerdere audits uitge-voerd met de daaraan gekoppelde (schriftelijke) verslaggeving en/of hieruit voortvloeiende bespre-king met de RvB. ] Naast beleidsmatige overlegstructuren met de RvB schuift men aan bij bijeenkomsten met accountant, actuaris, DNB en overige gespreks-partners, daar waar het risicomanagementbeleid aan de orde is. ] Binnen de jaarlijkse scholing (RvB&RvC) speelt het risicomanagement een grote rol.

20

bestuur aspect

4.3

De raad van commissarissen beoordeelt perio-diek op strategisch niveau of de bedrijfsactivi-teiten in algemene zin passen binnen de risico-bereidheid van de verzekeraar. De voor deze beoordeling relevante informatie wordt op zodanige wijze door de raad van bestuur aan de raad van commissarissen verstrekt dat deze laatste in staat is zich daar een gedegen oor-deel over te vormen.

DLE Drachten past dit principe volledig toe zoals de Code voorschrijft. ] Risicomanagement is standaard een agendapunt op vergaderingen RvC en bijeenkomsten RvB & RvC. ] Minimaal vier keer per jaar vindt overleg plaats RvB&RvC. Hiervan vindt schriftelijke verslag-geving plaats met ondertekening na goedkeuring. ] Tussentijds is met regelmaat sprake van overleg tussen leden RvB (directie) en RvC. Er zijn korte communicatielijnen. ] Agendapunten tijdens bijeenkomsten RvB&RvC:  Kwartaalcijfers / jaarrekening  Begrotingen (jaarlijks / meerjarig)  Ieder kwartaal Performanceoverzicht DLE Drachten (dashboard met kpi’s)  Informatie accountant / actuaris  Informatie toezichthouders (DNB & AFM)  Managementinformatie vanuit RvB  Evaluaties lopend beleid  ] Richtinggevend voor het totale beleid binnen DLE Drachten zijn het meerjarenbeleidsplan met vandaaruit ieder jaar het Jaarplan Beleid . Deze beleidsplannen worden financieel en onderbouwd door meerjaren-/ jaarbegroting.

21

4.4

De raad van bestuur draagt er zorg voor dat het risicobeheer zodanig adequaat is ingericht dat hij tijdig op de hoogte is van materiële risico’s die de verzekeraar loopt opdat deze risico’s beheerst kunnen worden. Beslissingen die van materiële betekenis zijn voor het risicoprofiel, de kapitaalallocatie of het liquiditeitsbeslag, worden genomen door de raad van bestuur.

DLE Drachten proportioneel toe.

past

dit

principe

] Meerjarenbeleidsplan en Jaarplannen Beleid worden integraal besproken met de RvC (incl. bijbehorend risicoprofiel c.q. begrotingen). Het “Three Lines of Defence”-model wordt toegepast:  De uitvoerend directeur (lid RvB) van DLE Drachten, welke wordt ondersteund door de financiële administratie, draagt zorg voor de dagelijkse uitvoering;  De RvB ontwikkelt beleid en draagt zorg voor controle en aansturing van de organisatie, dit middels het zgn. vierogen-principe;  Interne audit functie: twee leden van de RvC voeren steekproefsgewijze controles uit op onderdelen risicomanagement / audit. Daarnaast worden de volgende “externe” checks and balances uitgevoerd:  Externe controle door onafhankelijk accountant;  Certificering van de voorziening door certificerend actuaris;  RvC welke op grond van rapportages en overleg met de RvB toezicht houdt op de RvB;  Algemene Ledenvergadering, welke inza-ge krijgt in de jaarrekening en directie-verslag en welke na goedkeuring decharge verleent aan de RvB en RvC.

22

4.5

Iedere verzekeraar heeft een Product Goedkeu-ringsproces. De raad van bestuur draagt zorg voor de inrichting van het Product Goedkeu-ringsproces en is verantwoordelijk voor het adequaat functioneren daarvan. Producten die het Product Goedkeuringsproces binnen de verzekeraar doorlopen worden niet op de markt gebracht of gedistribueerd zonder een zorgvuldige afweging van de risico’s door de risicomanagementfunctie binnen de verzeke-raar en zorgvuldige toetsing van andere rele-vante aspecten, waaronder de zorgplicht je-gens de klant. De interne auditfunctie contro-leert op basis van een jaarlijkse risico-analyse of opzet, bestaan en werking van het proces effectief zijn en informeert de raad van bestuur en de desbetreffende (risico)commissie van de raad van commissarissen omtrent de uitkom-sten hiervan.

DLE Drachten past dit principe proportioneel toe. ] DLE Drachten kent vanaf het begin van haar bestaan tot 2013 maar één natura-uitvaartpolis, een zeer eenvoudig product. ] In 2013 is deze oude polis in een nieuw jasje gestoken met tarieven en mogelijkheden die meer bij de hedendaagse markt aansluiten. Deze polis is een update van de oude polis en vervangt daarmee de bestaande polis. De oude verzekeringsvoor-waarden en statuten zijn ook op deze nieuwe verzekering van toepassing. ] DLE Drachten is conform de visie op het eigen verzekeringsproduct niet van doel een of meer (dere) gecompliceerd(e)(e) product(en) in de markt te zetten en kent daarom geen specifiek vastgelegd Product Goedkeuringsproces. ] Het traject Product Goedkeuringsproces is in 2012/2013 in goede samenwerking met de RvC verlopen. Van iedere stap en/of berekening tijdens het ontwikkelingsproces is de RvC op de hoogte gesteld; aan het eindproduct heeft men goed-keuring verleend (conform statuten) na een uit-gebreide toelichting en risicoanalyse door de actuaris.

23

 Audit Artikel

Principe

Toepassing

24

5.1

De raad van bestuur draagt zorg voor syste- ] DLE Drachten beschikt over het document matische controle op de beheersing van de “Kapitaalbeleid DLE Drachten”. risico's die met de (bedrijfs)activiteiten van ] In dit document is een stappenplan de verzekeraar samenhangen. aangegeven dat zal worden gevolgd bij solvabiliteitsproblemen ] DLE Drachten hanteert de volgende frequenties voor monitoring van de solvabiliteit :  De rentetermijnstructuur wordt maande-lijks beoordeeld.  Minimaal éénmaal per jaar, of vaker indien de rentetermijnstructuur daartoe aanlei-ding geeft tijdens de maandelijkse monito-ring, wordt de marktwaarde van de tech-nische voorziening berekend met behulp van een externe deskundige.  Per kwartaal wordt de aanwezige en vereiste solvabiliteit vastgesteld bij het opmaken van de kwartaalcijfers.  Bij het opstellen van de jaarverslagstaten wordt beoordeeld of het nodig is de norm-solvabiliteit opnieuw te calibreren aan de risicogebaseerd berekende solvabiliteit. Dit zal alleen plaatsvinden wanneer de normsolvabiliteit bereikt wordt of bij significante wijzigingen van het beleggingsbeleid of de duration van de portefeuille aangezien daardoor de verhouding tussen de gelopen risico’s kan veranderen waardoor het normsolvabiliteitspercen-tage kan gaan schuiven.  In de begroting wordt een berekening gemaakt van de geschatte solvabiliteit ultimo boekjaar zodat de normsolvabiliteit ook vooruitblikkend gemonitord wordt.

25

Indien noodzakelijk wordt tussentijds een bereke-ning van de aanwezige solvabiliteit gemaakt. Aanleidingen hiervoor zijn wijzigingen in de aan-delenmarkt, obligatiemarkt of de rentetermijn-structuur met een omvang die zodanig is dat de solvabiliteit onder de normsolvabiliteit zou kunnen zakken.

5.2

Binnen de verzekeraar is een interne auditfunc-tie werkzaam die onafhankelijk is gepositio-neerd. Het hoofd interne audit rapporteert aan de voorzitter van de raad van bestuur en heeft een rapportagelijn naar de voorzitter van de auditcommissie. Binnen de verzekeraar is een interne auditfunc-tie werkzaam die onafhankelijk is gepositio-neerd. Het hoofd interne audit rapporteert aan de voorzitter van de raad van bestuur en heeft een rapportagelijn naar de voorzitter van de auditcommissie.

DLE Drachten past dit principe proportioneel toe. ] DLE Drachten kent geen auditcommissie gezien de kleine omvang van de organisatie. Bij brief d.d. 22-07-2010 heeft DNB aangegeven dat DLE Drachten niet de verplichting heeft tot het instellen van een auditcommissie (proportioneel) ] De organisatie hecht echter aan een intern functionerend toezichtkader, dit om de rol RvC een juiste invulling te geven. ] De twee auditors maken hierbij gebruik van het document “Instructie Interne Audit DLE Drachten” waarin staan omschreven de functie, taken, bevoegdheden (mandaat) en verantwoordelijk-heden die gekoppeld zijn aan de auditfunctie. ] Aan de Instructie Interne Audit is het document “Werkprogramma Interne Audit DLE Drachten gekoppeld. Dit is de praktische handleiding bij de uitoefening van taken. ] Jaarlijks worden een of meerdere audits uitge-voerd met de daaraan gekoppelde (schriftelijke) verslaggeving en/of hieruit voortvloeiende bespre-king met de RvB. ] Naast beleidsmatige overlegstructuren met de RvB schuift men aan bij bijeenkomsten met accountant, actuaris, DNB en overige gespreks-partners, daar waar het risicomanagementbeleid aan de orde is.

5.3

De interne auditfunctie heeft tot taak te beoor-delen of de interne beheersmaatregelen in opzet, bestaan en in werking effectief zijn. Daarbij ziet zij onder meer toe op de kwaliteit en effectiviteit van het functioneren van de governance, het risicobeheer en de beheers-processen binnen de verzekeraar. De interne auditfunctie rapporteert over de bevindingen aan de raad van bestuur.

26

DLE Drachten past dit principe volledig toe zoals de Code voorschrijft. ] DLE Drachten is een kleine verzekeraar: voor het begrip auditcommissie wordt gelezen RvC ] Zie 5.2

5.4

Tussen de interne auditfunctie, de externe accountant en de risico- of auditcommissie van de raad van commissarissen vindt periodiek informatie-uitwisseling plaats. In het kader van deze informatie-uitwisseling is ook de risico-analyse en het auditplan van de interne audit-functie en van de externe accountant onder-werp van overleg.

DLE Drachten past dit principe proportioneel toe. ] De lijnen tussen auditoren en extern accountant zijn kort. Met regelmaat vindt overleg plaats.

5.5

In het kader van de algemene controleopdracht voor de jaarrekening rapporteert de externe accountant in zijn verslag aan de raad van bestuur en de raad van commissarissen zijn bevindingen over de kwaliteit en effectiviteit van het functioneren van de governance, het risicobeheer en de beheersprocessen binnen de verzekeraar.

DLE Drachten past dit principe volledig toe zoals de Code voorschrijft. ] In de managementletter bij de jaarrekening maakt de accountant zijn bevindingen kenbaar van de kwaliteit en effectiviteit functioneren gover-nance, het risicobeheer en de beheersprocessen.

5.6

De interne auditfunctie neemt het initiatief om met de Nederlandsche Bank en de externe accountant tenminste jaarlijks in een vroeg-tijdige fase elkaars risicoanalyse en bevindin-gen en auditplan te bespreken.

DLE Drachten past dit principe proportioneel toe. ] Sinds DNB een aantal jaren geleden heeft aange-geven geen toezichthoudersgesprek meer te gaan voeren met DLE Drachten (kleine verzekeraar) vindt het toezicht alleen maar plaats via het digi-taal opsturen van de zgn. Staten voor 1 juni van ieder jaar.

27

 Beloningsbeleid  Uitgangspunten Artikel 6.1.1

Principe De verzekeraar voert een zorgvuldig, beheerst en duurzaam beloningsbeleid dat in lijn is met zijn strategie en risicobereidheid, doelstellin-gen en waarden en waarbij rekening wordt gehouden met de lange termijn belangen van de verzekeraar, de relevante internationale context en het maatschappelijk draagvlak. De raad van commissarissen en de raad van be-stuur nemen dit uitgangspunt in acht bij het vervullen van hun taken met betrekking tot het beloningsbeleid.

Toepassing DLE Drachten past dit principe proportioneel toe als kleine verzekeraar voor wat betreft de aspecten internationale context en maatschap-pelijk draagvlak. ] De Laatste Eer Drachten heeft het beloningsbeleid vastgelegd in het beleidsdocument “Belo-ningsbeleid DLE Drachten”. ] Basis van dit document vormt het wettelijk kader beloningsbeleid verzekeraars, zijnde:  Regeling DNB N.V. van 16-12-2010 (Regeling beheerst beloningsbeleid Wft 2011)  Van deze regeling zijn voor DLE Drachten alleen in Hst. 2 de artikelen 3 t/m 6 van toepassing. Het gaat hierbij om de begin-selen voor een beheerst beloningsbeleid. ] In het beleidsdocument “Beloningsbeleid DLE Drachten zijn weergegeven navolgende onder-delen:  Doel beloningsbeleid;  Uitgangspunten;  Reikwijdte;  Vaststelling en uitvoering;  Beloning;  Evaluatie;  Transparantie;  Wijziging. DLE Drachten kent geen variabele beloning en beleid m.b.t. retentie-, exit en welkomstpakketten. ] Het salarisgebouw binnen DLE Drachten is rede-lijk en meestal conform de landelijke CAO. Het sluit aan bij de ontwikkelingen in de markt en loopt daar nadrukkelijk niet op vooruit.

 Governance

28

Artikel 6.2.1

Principe De raad van commissarissen is verantwoorde-lijk voor het uitvoeren en evalueren van het vastgestelde beloningsbeleid ten aanzien van de leden van de raad van bestuur. Daarnaast geeft de raad van commissarissen goedkeuring aan het beloningsbeleid voor het senior mana-gement en ziet hij toe op de uitvoering daarvan door de raad van bestuur. Tevens keurt de raad van commissarissen de beginselen van het beloningsbeleid voor overige medewerkers van de verzekeraar goed. Het beloningsbeleid van de verzekeraar omvat mede het beleid met betrekking tot het toekennen van retentie-, exiten welkomstpakketten.

Toepassing DLE Drachten past dit principe volledig toe zoals de Code voorschrijft. ] Governance beloningsbeleid: De intern toezichthouder (RvC ) :-Keurt de algemene beginselen van het belonings-beleid goed middels het vaststellen van het beleidsdocument “Beloningsbeleid DLE Drachten” -Toetst de algemene beginselen van het beloningsbeleid periodiek (bij aanname personeel / salarisaanpassing na beoordeling); -Jaarlijks tijdens de beleidsdag in nov/dec vindt een centrale en onafhankelijke interne beoorde-ling plaats om de tenuitvoerlegging van het beloningsbeleid te toetsen op naleving van het beleid en de procedures voor de beloning die de intern toezichthouder heeft aangenomen. ] Beloning personeel wordt vastgesteld door de RvB, dit conform de gehanteerde cao. ] De bestuursvergoeding vastgesteld door de Commissarissen;

RvB Raad

wordt van

] De bestuursvergoeding vastgesteld door de Ledenvergadering.

RvC wordt Jaarlijkse

] Jaarlijks vindt verantwoording plaats van de bestuursvergoedingen middels het directieverslag. In dit verslag vormt de bestuursvergoeding een specifiek aandachtspunt, mede vanuit het oogpunt van een transparant beloningsbeleid.

29

6.2.2.

De raad van commissarissen bespreekt jaarlijks de hoogste variabele inkomens. De raad van commissarissen ziet erop toe dat de raad van bestuur ervoor zorg draagt dat de variabele beloningen binnen de verzekeraar passen binnen het vastgestelde beloningsbeleid van de verzekeraar en in het bijzonder of deze voldoen aan de in deze paragraaf genoemde principes. Tevens bespreekt de raad van commissarissen materiële retentie-, exit en welkomstpakketten en ziet erop toe dat deze passen binnen het vastgestelde beloningsbeleid van de verzekeraar en niet excessief zijn.

DLE Drachten past dit principe proportioneel toe als kleine verzekeraar. ] DLE Drachten kent geen variabele inkomens. ] Bestuursvergoedingen RvB en RvC hebben als basis het bruto-uurloon van de directeur (lid RvB, dagelijkse leiding organisatie) en zijn afhankelijk van het aantal uren dat de bestuurder inzetbaar is voor de organisatie; ] Naast de bestuursvergoeding worden alle redelijk te maken onkosten van de commissarissen vergoed die zijn gemaakt met toestemming van de voorzitter RvC. ] Naast de bestuursvergoeding worden alle redelijk te maken extra onkosten van bestuurders RvB vergoed. Controle op de uitvoering van deze onkostenregeling vindt plaats middels de interne auditfunctie RvC. Uitgezonderd de directeur zijn zowel bestuursleden RvB als commissarissen m.b.t. de bestuursvergoeding zelf opgaveplichtig bij de belastingdienst.

 Bestuurdersbeloning Artikel 6.3.1

Principe Het totale inkomen van een lid van de raad van bestuur staat in een redelijke verhouding tot het vastgestelde beloningsbeleid binnen de verzekeraar waarbij het totale inkomen ten tijde van de vaststelling iets beneden de mediaan van vergelijkbare functies binnen en buiten de financiële sector ligt, waarbij de relevante internationale context wordt meegewogen.

Toepassing DLE Drachten past dit principe proportioneel toe als kleine verzekeraar voor wat betreft de aspecten internationale context. ] Zie 6.2.2.

6.3.2

De vergoeding bij ontslag van een lid van de raad van bestuur bedraagt maximaal eenmaal het jaarsalaris (het “vaste” deel van de bezoldiging). Indien het maximum van eenmaal het jaarsalaris voor een lid van de raad van bestuur die in zijn eerste benoemingstermijn wordt ontslagen kennelijk onredelijk is, komt dit lid van de raad van bestuur in dat geval in aanmerking voor een ontslagvergoeding van maximaal tweemaal het jaarsalaris.

Niet van toepassing

30

6.3.3

Bij de toekenning van de variabele beloning aan een lid van de raad van bestuur wordt rekening gehouden met de lange termijn component. De toekenning is mede afhankelijk van winstgevendheid en/of continuïteit. De variabele beloning wordt voor een materieel deel voorwaardelijk toegekend en op zijn vroegst drie jaar later uitgekeerd.

Niet van toepassing

6.3.4

Aandelen die zonder financiële tegenprestaties aan een lid van de raad van bestuur worden toegekend, worden aangehouden voor telkens een periode van ten minste vijf jaar of tot ten minste het einde van het dienstverband indien deze periode korter is. Indien opties worden toegekend worden deze in ieder geval de eerste drie jaar na toekenning niet uitgeoefend.

Niet van toepassing

 Variabele beloning Artikel 6.4.1

Principe Het toekennen van een variabele beloning is mede gerelateerd aan de lange termijn doelstellingen van de verzekeraar.

Toepassing Niet van toepassing

6.4.2

Iedere verzekeraar stelt een bij de verzekeraar passend maximum vast voor de verhouding tussen de variabele beloning en het vaste salaris. Voor een lid van de raad van bestuur bedraagt de variabele beloning per jaar maximaal 100% van het vaste inkomen.

Niet van toepassing

6.4.3

Een variabele beloning wordt gebaseerd op Niet van toepassing de prestaties van het individu, zijn bedrijfsonderdeel en die van de verzekeraar als geheel op basis van vooraf vastgestelde en beoordeelbare prestatiecriteria. Naast financiële prestatiecriteria vormen ook nietfinanciële prestatiecriteria een belangrijk onderdeel van de individuele beoordeling. In het beloningsbeleid van de verzekeraar worden de prestatiecriteria zoveel mogelijk geobjectiveerd.

31

6.4.4

Bij het beoordelen van prestaties op basis van de vastgestelde prestatiecriteria worden financiële prestaties gecorrigeerd voor (geschatte) risico’s en kosten van kapitaal.

Niet van toepassing

6.4.5

In buitengewone omstandigheden, bijvoorbeeld indien toepassing van de vastgestelde prestatiecriteria tot een verkrijging van ongewenste variabele beloning van een lid van de raad van bestuur zou leiden, heeft de raad van commissarissen de discretionaire bevoegdheid de variabele beloning aan te passen wanneer deze naar zijn oordeel leidt tot onbillijke of onbedoelde uitkomsten.* . De raad van commissarissen heeft de bevoegdheid de variabele beloning die is toegekend aan het lid van de raad van bestuur op basis van onjuiste (financiële) gegevens terug te vorderen van het desbetreffende lid van de raad van bestuur.

Niet van toepassing

6.4.6

32

Niet van toepassing

 Naleving wet- en regelgeving Artikel 7.1

Principe De verzekeraar beschikt over een proces dat borgt dat nieuwe wet- en regelgeving tijdig wordt gesignaleerd en geïmplementeerd. Dit proces evalueert de verzekeraar jaarlijks. Betrokken bij dit proces zijn in ieder geval de volgende functies: het bestuur, de interne toezichthouder, risicomanagement, compliance, internal audit en de actuariële functie.

Toepassing DLE Drachten past dit principe volledig toe zoals de Code voorschrijft. ] Bij DLE Drachten is een compliance officer aan-gesteld, deze maakt deel uit van de RvB. ] De compliance officer heeft m.b.t. de uitvoering van de taak de beschikking over een “Instructie Compliance officer DLE Drachten” met het daaraan gekoppelde werkprogramma compliance officer. ] De jaarlijkse compliance-check inclusief informa-tieverstrekking compliance wordt uitbesteed aan een juridisch medewerker van Profinis Accoun-tants &Adviseurs in Urk. Verantwoordelijkheid compliance blijft bij DLE Drachten. ] Profinis voert compliancy-werkzaamheden uit. Hieronder wordt verstaan:  Bijhouden externe wet- en regelgeving;  Vertalen van wijzigingen naar beleidsvoor-stellen en implementatieadvies;  Voeren van correspondentie. ] Communicatieaspecten:  Communicatie/verslaggeving met directie DLE Drachten (RvB)  Communicatie met DNB, AFM enz.  Beheren profiel uitvaartorganisatie namens de verzekeraar. ] Volledige uitwerking is te vinden in het beleids-document “Risicomanagement DLE Drachten”



33