Provincie Vlaams-Brabant
UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD ZITTING VAN 30 MAART 2009
GEMEENTE LINTER Aanwezig: Voorzitter Schepenen
Secretaris
Marc Wynants Emiel Schepers, Sonja Petitjean, André Vanherwegen, Andy Vandevelde, Herman Lenaerts (voorzitter ocmw) Eduard Mathues, Marcel Delvaux, Ilse Bollen, Patrick Bouvin, Helga Delvaux, Fredy Miliaux, Walter Allard, Marleen Vannieuwenhuijsen, Lida Verdeyen, Dany Wauters, Huguette Vandendael, Martine Jacobs, Dave Tweepenninckx; Ivo Draelants;
Verontschuldigd :
Eddy Ladang
Raadsleden
Gemeentelijk reglement voor verhuring van ontmoetingscentrum – aanpassing. Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 29/12/2003 betreffende de vaststelling van het gemeentelijk reglement voor de verhuring van het O.C. De Linde; Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 26 mei 2008 betreffende de invoering van het Diftar-systeem voor de ophaling van huisvuil en het inzamelen van afval en het inzamelen van afval op het containerpark; Gelet op het voorstel van het college om een aantal wijzigingen aan te brengen omwille van volgende redenen: - invoering van het Diftar-systeem waardoor geen huisvuilzakken meer kunnen gebruikt worden en zal overgeschakeld worden naar restafvalcontainers; - wijziging van de regeling ivm schenken van sterke dranken; - vaststelling maximale bezetting van de zaal; - volledig rookverbod in zalen; Overwegende dat de bedragen van de huur, de waarborg voor eventuele schade aan gebouw, inboedel en omgeving en de provisie voor het kuis- en opruimwerk en gebruik van de afvalcontainers vastgesteld worden in een afzonderlijk retributiereglement; Overwegende dat overeenkomstig art. 2 uit het KB van 6 juli 2006 in zalen een volledig rookverbod geldt en dat dit in het reglement dient vermeld te worden; Gelet op artikel 42§3 en artikel 43§2, 2° van het gemeentedecreet; Gelet op het decreet van 28 april 1993 houdende regeling voor het Vlaamse Gewest van het administratief toezicht op de gemeenten – B.S. 3 augustus 1993; Gelet op de wet van 11 april 1994 betreffend openbaarheid van bestuur en de wet van 12 november 1997 betreffende openbaarheid van bestuur in provincies en gemeenten; Gelet op de wet van 26 juni 2000 betreffende de wijziging van de wet van 11 april 2004 en de wet van 12 november 1997; Gelet op het algemeen belang;
-1-
Na beraadslaging; Besluit bij éénparigheid van stemmen: Artikel 1: De beslissing van de gemeenteraad van 29/12/2003 betreffende het gemeentelijk reglement voor de verhuring van het O.C. De Linde in te trekken en het voorgelegde gebruikersreglement voor het gemeentelijk ontmoetingscentrum “De Linde”, goed te keuren als volgt: Afdeling 1 : Algemeenheden Artikel 1.1. Door het gebruik van het gemeentelijk Ontmoetingscentrum "De Linde" aan te vragen verklaart de huurder kennis genomen te hebben van het reglement op het ter beschikking stellen van de zaal en zich hieraan te zullen houden. Artikel 1.2. De huurder dient het huurcontract persoonlijk te ondertekenen en uiterlijk 15 dagen na ontvangst terug te bezorgen aan het gemeentesecretariaat. De reservatie en de huurovereenkomst zijn definitief afgesloten na ontvangt van het wederzijds ondertekende contract en na betaling van de huurprijs, de provisie en de waarborg. Artikel 1.3. De huurder mag de feestzaal voor geen ander doel gebruiken dan die waarvoor de terbeschikkingstelling wordt toegestaan. Alleen de verenigingen of personen in het bezit van een gebruikerovereenkomst mogen de feestzaal gebruiken; onderverhuring of terbeschikkingstelling aan derden is niet toegelaten. De gebruiker moet zich houden aan de aangevraagde uren. Afdeling 2 : Aanvragen Artikel 2.1. De huurder die over de infrastructuur wil beschikken moet daartoe minimum twee maanden en maximum 1 jaar vooraf een schriftelijke aanvraag doen bij het College van Burgemeester en Schepenen, Helen-Bosstraat 43 te 3350 Linter. De aanvraag vermeldt o.m. naam, adres en telefoonnummer van de huurder, naam en adres van de vereniging, de aard, het doel en de vermoedelijke duur van het gebruik. Elke aanvraag om te mogen beschikken over de infrastructuur van het Ontmoetingscentrum dient steeds door een meerderjarige persoon ingediend te worden. Artikel 2.2. De feestzaal wordt ter beschikking gesteld volgens het tijdstip van ontvangst van de aanvraag bij het secretariaat. Bij gelijktijdige aanvraag wordt hij ter beschikking gesteld in volgorde van voorrang aan: de gemeentelijke diensten de gemeentelijke adviesraden de scholen in de gemeente de gemeentelijke verenigingen aangesloten bij een gemeentelijk adviesraad de gemeentelijke verenigingen niet aangesloten bij een gemeentelijk adviesraad particulieren van Linter organisaties en particulieren buiten Linter Afdeling 3 : Verantwoordelijkheden Artikel 3.1. De huurder is integraal verantwoordelijk voor zijn activiteit (inhoud - organisatie - participanten) en zal alle maatregelen treffen om deze vlot te laten verlopen. Artikel 3.2. Het College van Burgemeester en Schepenen kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de huurder, noch voor om het even -2-
welke schade van lichamelijke of materiële aard, door de huurder of door het gebruik veroorzaakt. Artikel 3.3. Het is ten strengste verboden enig materiaal aan het plafond, muren en vloer vast te maken. Het is eveneens verboden om brandbare versieringen aan te brengen, of de lokalen dermate te gebruiken dat de brandveiligheid in het gedrang komt. Artikel 3.4. Behoudens een afwijkende overeenkomst met de huurder dienen onmiddellijk na gebruik alle apparatuur en voorwerpen die niet tot het gemeentelijk patrimonium behoren verwijderd te worden. Artikel 3.5 Het oordeelkundig gebruik van de verwarming en verlichting valt onder de bevoegdheid van de huurder. Artikel 3.6. De huurder is verantwoordelijk voor de burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid, ook tegenover derden. In deze zin is de huurder steeds verantwoordelijk voor de schade aan het gebouw met zijn aanhorigheden en aan het materiaal dat door hemzelf en zijn aangestelden of door de deelnemers van de door hem ingerichte activiteit aangebracht wordt. Hij dient hiervoor een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten en een bewijs hiervan 14 dagen voor de activiteit voor te leggen. Artikel 3.7. De huurder dient in het bezit te zijn van alle passende vergunningen van om het even welk bestuur (College van Burgemeester en Schepenen, tapvergunning, auteursrechten, enz.) Het College van Burgemeester en Schepenen zal voor tekortkomingen dienaangaande door de huurder niet aansprakelijk kunnen worden gesteld. Om zich in regel te stellen gelden volgende suggesties : - tapvergunning : de huurder moet voor het schenken van bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten zoals porto, sherry en martini in principe geen formaliteiten te vervullen. Voor het schenken van alcoholpops, pisang, campari, wisky-cola, jenevers… of andere sterke dranken moet één organiserende meerderjarige persoon via het aanvraagformulier voor de organisatie van evenementen een tapvergunning aanvragen. Inwoners (inrichters) van buiten de gemeente moeten ook een moraliteitsattest (bewijs van goed gedrag en zeden) meesturen. - auteursrechten : aanvraag tot toelating invullen en ten laatste 15 dagen voor het plaatsvinden van de activiteit opsturen naar het Inningskantoor van SABAM-Leuven, Paul Lebrunstraat 35, 3000 Leuven (tel. 016/22.01.51, fax 016/23.39.93) de billijke vergoeding is begrepen in de huurprijs en dient dus niet afzonderlijk gemeld te worden. Artikel 3.8. De huurder dient zich te houden aan de wettelijke en gemeentelijke bepalingen inzake geluidsoverlast. Artikel 3.9. De huurder zal de feestzaal met bijhorend meubilair en uitrusting gebruiken als een goede huisvader. Hij is verplicht ervoor te zorgen dat de zaal onmiddellijk na afloop van het evenement opgeruimd en gereinigd is, tenzij nadrukkelijk anders afgesproken met de zaalverantwoordelijke. - Onder verplicht opruimen wordt ondermeer verstaan : - opruimen van de gebruikte ruimte en poetsbeurt geven (borstelen en dweilen). elke ruimte moet zuiver achtergelaten worden - al het vuil (bv. bekers, rookwaren,…) dient gesorteerd te worden volgens de geldende sorteerregels (de huurder dient gebruik te maken van de beschikbare restafvalcontainers) - papier en karton , PMD moeten apart gesorteerd worden. - het afwassen, afdrogen en opbergen van tafels, stoelen, keukenmateriaal, …. - leegmaken en uitwassen van de koelkast. - met water en zeep kuisen van de tapinstallatie, de toog, de keuken en de toiletten. -3-
- opruimen van de buitenomgeving Indien de reiniging onvoldoende is, wordt de kuiswaarborg vermeld onder artikel 6.1 ingehouden. Artikel 3.10. Voor praktische afspraken i.v.m. het ophalen van de sleutels, plaatsbeschrijving van de zaal, e.a. moet de huurder minimum 5 dagen vooraf contact opnemen met de verantwoordelijke van de zaal (Guy Groeseneeke 011/78.40.33 of 0476/46.94.86). De sleutels dienen de eerste dag na het gebruik van de feestzaal terug overhandigd te worden aan de zaalverantwoordelijke. Artikel 3.11. De parking van de feestzaal is voorbehouden aan de gebruikers en bezoekers ervan. Artikel 3.12. In het ganse gebouw geldt een volledig rookverbod (KB. 6 juli 2006, art. 2). Artikel 3.13. De maximale bezetting bedraagt : 600 personen in de grote zaal 160 personen in de kleine zaal Artikel 3.14. Alle nooduitgangen dienen steeds vrijgehouden te worden Artikel 3.15. De deuren dienen permanent ontgrendeld te zijn tijdens het gebruik om maximale bezetting te kunnen benutten. Afdeling 4 : HORECA Artikel 4.1. Voor de feestzaal, incl. parking, geldt een concessieovereenkomst tussen de gemeente en een drankenleverancier. Artikel 4.2. De huurder mag enkel dranken verkopen geleverd door de concessiehouder aangeduid in de huurovereenkomst, met uitzondering van wijnen, sterke dranken en typische dranken naar aanleiding van speciale activiteiten (vb. folkloreavonden rond bepaalde landen …) Artikel 4.3. De concessiehouder dient te zorgen voor gratis levering van het nodige zaalmeubilair met een maximum van 500 stapelstoelen en 100 tafels. Afdeling 5 : Huurprijzen Artikel 5.1. De gebruiksvergoeding wordt door de Gemeenteraad vastgesteld in een afzonderlijk retributiereglement. In deze gebruiksvergoeding is inbegrepen : het gebruik van de zaal, verwarming, elektriciteit, water en de bijdrage voor de billijke vergoeding (KB 08.11.2001). Afdeling 6 : Waarborgen en provisies. Artikel 6.1. Het bedrag van de gebruiksvergoeding wordt verhoogd met volgende waarborgen en provisies : - Provisie voor kuis- en opruimwerk. - Provisie voor gebruik restafvalcontainers - Waarborg voor eventuele schade aan gebouw, inboedel en omgeving Het bedrag van deze waarborgen en provisies wordt vastgesteld door de gemeenteraad in een afzonderlijk retributiereglement. -4-
Artikel 6.2. De huurder aanvaardt het goed in de staat waarin het zich bevindt en die vastgesteld wordt in een plaatsbeschrijving. Bij het in gebruik nemen gaat de zaalverantwoordelijke samen met de huurder de toestand van de gehuurde infrastructuur na; deze tekent voor ontvangst. De huurder moet zowel voor, tijdens als na de activiteit toegang verlenen aan de door het College van Burgemeester en Schepenen aangestelde zaalverantwoordelijke. Na afloop van de activiteit zal een nieuwe vaststelling uitgevoerd worden op de dag en het uur zoals overeengekomen met de zaalverantwoordelijke. Hierbij noteert de zaalverantwoordelijke alle eventuele tekortkomingen en/of beschadigingen; de huurder tekent voor akkoord. Bij afwezigheid van de huurder bij de afgesproken plaatsbeschrijving wordt deze opgesteld door de zaalverantwoordelijke. Deze vaststelling wordt dan als onbetwistbaar beschouwd. Een kopie van dit document wordt aan de huurder overhandigd. Artikel 6.3. Indien de zaal in ordelijke en propere toestand wordt achtergelaten (zie artikel 3.9), zal de kuisprovisie na afhouding van de kosten voor het gebruik van één of meerdere restafvalcontainters (zie retributiereglement) worden teruggestort aan de huurder. Artikel 6.4. De waarborg zal na vaststelling dat er geen schade aan gebouw, inboedel en omgeving werd aangericht terugbetaald worden. Indien er toch tekortkomingen en/of beschadigingen zijn, wordt een vorderingsstaat opgemaakt ten laste van de huurder. Het bedrag van de waarborg zal dan verrekend worden bij de vergoeding van de schade. Reparatiekosten die het gevolg zijn van slijtage worden door het gemeentebestuur gedragen. Artikel 6.5. Voor bepaalde verhuringen vermeld in het retributiereglement kan het college beslissen om, afhankelijk van de risicograad van de activiteit, geen waarborg te rekenen. Afdeling 7: Betalingstermijnen en annulatie Artikel 7.1. De huurder verbindt er zich toe de gebruiksvergoeding, de provisie voor kuis- en opruimwerk voor het gebruik van restafvalcontainers en de waarborg voor schade aan gebouw, inboedel omgeving minimum één maand vóór de activiteit via overschrijving op de rekening van gemeente of contant bij de gemeenteontvanger te betalen. Bij niet-betaling binnen vastgestelde termijn kan het College van Burgemeester en Schepenen gebruikersovereenkomst onmiddellijk beëindigen en de vrijgekomen dag(en) opnieuw verhuren.
en en de de de
Artikel 7.2. Bij eventuele opzegging door de huurder wordt een administratieve kost afgehouden van € 25. Bij annulatie binnen de maand vóór de activiteit blijven de huurgelden integraal verschuldigd. Afdeling 8 : Slotbepalingen Artikel 8.1. Het College van Burgemeester en Schepenen kan de verleende toelating betreffende het gebruik van de feestzaal éénzijdig wijzigen of intrekken. Indien van dit recht gebruik wordt gemaakt, zal vooraf overleg worden gepleegd met de betrokken huurders. Artikel 8.2. Het College van Burgemeester en Schepenen is gemachtigd de feestzaal te sluiten en het gebruik ervan te verbieden ingeval van overmacht en herstellingswerken, omwille van veiligheidsoverwegingen alsook om iedere andere gegronde reden, en mits terugbetaling van de -5-
ten onrechte betaalde huurprijs, doch met uitsluiting van enige schadevergoeding. Artikel 8.3. De gemeentelijke overheid heeft steeds het recht toezicht uit te oefenen en maatregelen te treffen die zich opdringen om redenen van openbare orde en veiligheid. Bij mogelijk misbruik en/of gegrond vermoeden of precedenten van oneigenlijk gebruik, kan de gemeente weigeren de infrastructuur ter beschikking te stellen. Artikel 8.4. Aangelegenheden die niet in dit reglement zijn voorzien, worden indien mogelijk geregeld in onderling overleg. Indien er geen overeenkomst wordt bereikt en in alle andere gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het College van Burgemeester en Schepenen. Afdeling 9 : Overgangsbepaling Artikel 9.1. Dit reglement treedt in werking op 1 april 2009.
Namens de Raad, De Secretaris, (Get.) I. Draelants De Secretaris,
Voor éénsluidend afschrift, Linter, 06/04/2009
Ivo Draelants
De voorzitter, (Get.) Marc Wynants De Burgemeester,
Marc Wynants
-6-
