GARIS PANDUAN MENGHADIRI PROGRAM LATIHAN UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA
1.0
TUJUAN Garis panduan ini bertujuan memaklumkan keputusan Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti Bil.2/2015 yang telah bersidang pada 29 Mei 2015 berhubung kelulusan pemakaian Garis Panduan Menghadiri Program Latihan Universiti Pertahanan Nasional Malaysia.
2.0
3.0
LATAR BELAKANG 2.1
Dasar Wawasan Negara telah menetapkan matlamat pembangunan negara untuk menjadikan Malaysia sebuah negara maju menjelang tahun 2020. Bagi mencapai matlamat tersebut, Kerajaan telah memberi penekanan kepada semua aspek pembangunan, termasuklah pembangunan sumber manusia sektor awam.
2.2
Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia mulai 01 November 2002 yang berteraskan kompetensi dan pembelajaran berterusan adalah bertujuan untuk menggalakkan pembangunan diri, penguasaan pengetahuan, kemahiran, kreativiti dan inovasi.
2.3
Dibawah Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005: Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam, kerajaan telah memberi penekanan kepada pembangunan sumber manusia penjawat-penjawat awam dan mewajibkan sumber manusia penjawat-penjawat awam dan mewajibkan semua penjawat awam untuk menghadiri programprogram latihan sekurang-kurangnya Tujuh (7) hari / 56 jam dalam setahun.
PELAKSANAAN Garis panduan ini adalah bertujuan untuk menerangkan prosedur menghadiri program latihan untuk kegunaan Universiti Pertahanan Nasional Malaysia (UPNM). Butiran panduan adalah seperti berikut: 3.1
OBJEKTIF 3.1.1 Menyedari pentingkan usaha-usaha pembangunan modal insan dilakukan secara berterusan, terancang dan sistematik, Garis Panduan Menghadiri Program Latihan telah disediakan supaya setiap staf UPNM dapat memahami tangggungjawab masingmasing dalam merancang keperluan kursus dan memainkan sikap (attitude), kemahiran (skills), dan pengetahuan (knowledge) yang bersesuaian melalui program latihan terancang yang berteraskan pembangunan kompetensi dan pembelajaran berterusan. 2
3.1.2 Garis panduan ini disediakan bagi mencapai objektif seperti berikut:
3.2
a)
Menyediakan staf yang berkelayakan, berkebolehan dan berkompetensi;
b)
Menerangkan tanggungjawab pembangunan kompetensi diri;
c)
Menerangkan tanggungjawab Ketua Jabatan dalam membangunan pasukan kerja yang produktif
d)
Menyediakan kaedah bagi menghadiri program latihan yang sistematik;
e)
Merekodkan kemajuan latihan setiap staf bagi setiap tahun; dan
f)
Menilai keberkesanan kursus yang diikuti staf
setiap
staf
dalam
TANGGUNGJAWAB STAF 3.2.1 Setiap staf adalah bertanggungjawab ke atas perkara-perkara berikut: a)
Merancang keperluan latihan yang bersesuaian dengan tugas, objektif jabatan dan pembangunan diri;
b)
Menghadiri dan mengikuti latihan yang diluluskan atau ditetapkan dengan jaya dan penuh komitmen
c)
Melengkapkan serta mengemukakan Borang Maklum Balas Menghadiri Latihan (UPNM.PEND.HRD.ULK.003) selepas menjalani latihan berkaitan; dan
d)
Mengemukakan salinan sijil/dokumen berkaitan kepada Unit Latihan dan Kompetensi, Bahagian Pembangunan Sumber Manusia (BPbSM), Jabatan Pendaftar bagi tujuan rekod di dalam Buku Perkhidmatan.
3.3.
TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN 3.3.1 Setiap Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab ke atas perkara-perkara berikut:
3.4
a)
Memastikan setiap staf di Bahagian/Unit masing-masing menghadiri program latihan sekurang-kurangnya sebanyak Tujuh (7) hari / 56 jam setahun;
b)
Menetapkan kelulusan kepada staf di bawah penyeliaan bagi mengikuti program latihan;
c)
Memberi peluang kepada semua staf di bawah penyeliaan untuk mengikuti program latihan yang bersesuaian;
d)
Membantu staf untuk merancang keperluan latihan masing-masing; dan
e)
Membuat penilaian dengan mengisi Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (UPNM.PEND.HRD.ULK.004) sebelum staf menghadiri program latihan serta selepas Tiga (3) bulan staf menghadiri program latihan.
KATEGORI LATIHAN 3.4.1 Pengelasan program latihan diklasifikasikan kepada Tiga (3) pecahan kumpulan utama seperti berikut:3.4.1.1
Latihan a) b) c) d) e) f) g)
Kursus; Seminar; Konvensyen; Bengkel; Simposium/ Kolokium; Lawatan Rasmi/ Korporat/ Sambil Belajar; dan Klinik Kaunseling
3.4.1.2
Sesi Pembelajaran a) b) c) d) e) f) g)
h) i) j)
3.4.1.2
Ceramah Forum Taklimat Knowledge Sharing Bicara Eksekutif (Executive Talk) Perhimpunan Tahunan/Bulanan Majlis Universiti/ sambutan peristiwa khas yang mengandungi ucapan/ ceramah/ Forum Pertemuan Mentor dan Mentee Sesi kaunseling Perkembangan; dan Menyampaikan ceramah dalam kursus / bengkel (modul yang pertama kali dibentang atas tajuk yang sama sahaja akan diambil kira)
Pembelajaran Kendiri a) b)
E-pembelajaran (e-learning) Pembacaan bahan-bahan ilmiah
3.5
TATACARA PERMOHONAN MENGHADIRI LATIHAN 3.5.1 Staf yang ingin menghadiri program latihan perlu mengisi dan melengkapkan Borang Permohonan Menghadiri Latihan/ Kursus/ Bengkel/ Seminar/ Forum/ Kolokium atau Simposium (UPNM.PEND.HRD.ULK.001). 3.5.2 Borang yang telah lengkap perlu disahkan oleh Ketua Jabatan sebelum dihantar ke Bahagian Pembangunan Sumber Manusia (BPbSM) untuk tindakan lanjut beserta Borang Menjalankan Tugas Rasmi (UPNM/PEND-15) dan dokumen/brosur program. 3.5.3 Borang permohonan tersebut perlu dihantar ke Unit Latihan dan Kompetensi, Bahagian Pembangunan Sumber Manusia (BPbSM) selewat-lewatnya Tujuh (7) hari sebelum tarikh program latihan dijalankan. 3.5.4 Permohonan bagi menghadiri program latihan ke Luar Negara perlu dimajukan ke Pejabat Naib Canselor melalui Borang Permohonan Lawatan Ke Luar Negara (UPNM/PEND-06) bersama-sama surat tawaran menghadiri latihan yang telah dikeluarkan oleh Unit Latihan dan Kompetensi, Bahagian Pembangunan Sumber Manusia (BPbSM) untuk kelulusan Naib Canselor.
3.6
KADAR PENGIRAAN KEHADIRAN LATIHAN 3.6.1 Setiap staf wajib menghadiri program latihan sekurang kurangnya Tujuh (7) hari / 56 jam setahun iaitu dalam tempoh genap 12 bulan. Bagi staf baharu, tempoh kehadiran program latihan adalah berkadaran (prorate) dengan tarikh staf melaporkan diri dalam tahun semasa. 3.6.2 Bagi staf akademik yang sedang bercuti belajar, staf tersebut adalah diklasifikasikan sebagai staf tidak aktif dan dikecualikan daripada pengiraan kehadiran latihan seperti di para 9.1 sepanjang tempoh bercuti belajar tersebut. 3.6.3 Bagi staf yang sedang bercuti tanpa gaji, rekod staf berkenaan turut diklasifikasikan sebagai staf tidak aktif dan dikecualikan daripada pengiraan kehadiran latihan seperti di para 9.1 sepanjang tempoh cuti tersebut berkuatkuasa.
3.6.4 Bagi staf yang sedang cuti bersalin, tempoh kehadiran program latihan adalah berkadaran (prorate) dengan tempoh perkhidmatan staf dalam tahun semasa. 3.6.5 Bagi staf kumpulan pelaksana berjawatan Pemandu Kenderaan, staf perlu menghadiri program latihan sekurang-kurangnya Empat (4) hari dalam setahun. Ini adalah berdasarkan kepada kekerapan jadual pergerakan staf dalam pelaksanaan tugas hakiki. 3.6.6 Kadar pengiraan bagi kehadiran ke program/aktiviti latihan adalah seperti berikut: 3.6.6.1
Latihan (aktiviti melebihi enam (6) jam) - dikira berdasarkan hari sebenar program
3.6.6.2
Sesi pembelajaran (aktiviti kurang daripada enam (6) jam) - dikira berdasarkan jumlah jam sebenar program
3.6.6.3
Pembelajaran Kendiri a)
Satu tajuk e-pembelajaran dikira sekurang-kurangnya sebagai Satu (1) hari berkursus atau bilangan hari pembelajaran yang telah ditentukan oleh modul tersebut.
b)
Satu judul buku dikira sebagai Satu (1) hari berkursus
c)
Satu judul penulisan ilmiah dikira sebagai Dua (2) jam berkursus.
3.7
DOKUMEN PENGESAHAN MENGHADIRI PROGRAM LATIHAN 3.7.1 Setiap staf yang telah menghadiri program latihan perlu menghantar Borang Maklum Balas Menghadiri Latihan (UPNM.PEND.HRD.ULK.003) serta mengemukakan salinan sijil penyertaan atau surat pengesahan kehadiran kepada Unit Latihan dan Kompetensi, Bahagian Pembangunan Sumber Manusia (BPbSM), Jabatan Pendaftar bagi tujuan rekod di dalam Buku Perkhidmatan staf. 3.7.2 Sebagai pengesahan bagi aktiviti-aktiviti yang tidak mempunyai dokumen kehadiran kursus seperti program lawatan, menyampaikan ceramah, kehadiran ke perhimpunan bulanan, ceramah-ceramah agama dan sebagainya, senarai pengesahan kehadiran akan dihantar oleh penganjur program bagi tujuan pengesahan untuk direkodkan ke dalam Buku Perkhidmatan staf oleh Unit Latihan dan Kompetensi, Bahagian Pembangunan Sumber Manusia (BPbSM), Jabatan Pendaftar.
3.8
BORANG MAKLUM BALAS MENGHADIRI LATIHAN 3.8.1 Borang Maklum Balas Menghadiri Latihan (UPNM.PEND.HRD.ULK.003) perlu diisi dan dilengkapkan oleh setiap staf yang menghadiri program latihan. Borang yang telah lengkap perlu dihantar ke Unit Latihan dan Kompetensi, Bahagian Pembangunan Sumber Manusia (BPbSM), Jabatan Pendaftar bagi tujuan rekod. 3.8.2 Kegagalan untuk mengisi dan menghantar Borang Maklum Balas Menghadiri Latihan (UPNM.PEND.HRD.ULK.003) akan mengakibatkan butiran menghadiri program latihan tidak akan direkodkan di dalam Buku Perkhidmatan.
3.9
BORANG PENILAIAN KEBERKESANAN LATIHAN 3.9.1 Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (UPNM.PEND.HRD.ULK.004) merupakan borang yang digunakan untuk membuat penilaian keberkesanan bagi program yang dihadiri/aktiviti yang dijalankan oleh staf. Ianya dilaksanakan selepas Tiga (3) bulan staf menghadiri program latihan. 3.9.2 Penilaian yang dibuat oleh Ketua Jabatan adalah berdasarkan kepada perubahan prestasi dan nilai yang ditunjukkan oleh setiap staf selepas menjalani aktiviti latihan. 3.9.3 Penilaian akan dilakukan oleh Ketua Jabatan/ Bahagian yang sama dalam tempoh sebelum dan selepas anggota menghadiri kursus untuk memelihara konsistensi bagi penilaian yang dilakukan, dan 3.9.4 Pengecualian daripada melengkapkan penilaian Ketua Jabatan/ Bahagian diberikan apabila pegawai yang menyelia sebelum staf menghadiri latihan tertentu tidak lagi menyelia tugas staf tersebut dalam tempoh satu setengah bulan selepas tarikh akhir staf tersebut menghadiri latihan.
3.10
CARTA ALIR PERMOHONAN MENGHADIRI PROGRAM LATIHAN
MULA
Mengisi Borang Permohonan
Terima Permohonan
Tidak Lengkap Status Permohonan Lengkap
Pengeluaran Surat Tawaran
Menghadiri Latihan
Penilaian Latihan
Kemaskini Buku Perkhidmatan
TAMAT
