HAK CIPTA DIREKTORAT SISFO TELKOM UNIVERSITY
12 Agustus 2014
FAQ pada iGracias ketika Registrasi Berlangsung Terkait Akun iGracias 1. Bagaimana jika saya belum melakukan aktivasi akun SSO (Student Single On)? Jawab : Silakan buka web igracias.telkomuniversity.ac.id pilih menu Student SSO Activation untuk melakukan aktivasi SSO. 2. Bagaimana jika saya lupa akun (username dan password) iGracias setelah melakukan aktivasi SSO? Jawab : Silakan segera menghubungi grup Facebook Helpdesk Direktorat SISFO.
Terkait Registrasi 1. Bagaimana jika saya belum mengerti tentang aturan dan panduan registrasi? Jawab : Silahkan lihat pada dashboard iGracias atau lihat pada web BAA Telkom University http://baa.telkomuniversity.ac.id/ 2. Bagaimana urutan registrasi yang harus dilalui mahasiswa? Jawab : Berikut adalah alur singkat proses registrasi yaitu : 1. Mahasiswa masa studi normal (paket) Melakukan pembayaran BPP – mengisi kuisioner, mengupdate dan melengkapi data profile serta upload foto – melakukan registrasi (memilih matakuliah yang akan diambil) – mahasiswa memilih “siap ACC” – melakukan perwalian dengan dosen wali (reset registrasi jika diperlukan) – dosen wali melakukan ACC registrasi – mahasiswa melakukan cetak KSM (mengindikasikan registrasi telah selesai) – Mahasiswa melakukan PRS (Jika dibutuhkan, dimana jumlah SKS matakuliah hanya dapat dibatalkan(drop)) 2. Mahasiswa non-paket Mengisi kuisioner, mengupdate dan melengkapi data profile serta upload foto – melakukan registrasi (memilih matakuliah yang akan diambil) – mahasiswa memilih “siap ACC” – melakukan perwalian dengan dosen wali (reset registrasi jika diperlukan) – dosen wali melakukan ACC registrasi – melakukan pembayaran BPP sesuai SKS yang diambil – mahasiswa melakukan cetak KSM (mengindikasikan registrasi telah selesai) – Mahasiswa melakukan PRS (Jika dibutuhkan, dimana jumlah SKS matakuliah hanya dapat dibatalkan(drop)) 2. Apakah akan mempengaruhi proses registrasi jika belum mencetak KSM? Jawab : Iya, proses registrasi akan dinyatakan belum selesai, karena mencetak KSM merupakan serangkaian proses registrasi yaitu menjadi akhir proses registrasi.
HAK CIPTA DIREKTORAT SISFO TELKOM UNIVERSITY
12 Agustus 2014
3. Apakah keterlambatan mencetak KSM menyebabkan denda? Jawab : Iya, di luar batas periode registrasi yang telah ditetapkan akan dikenakan denda, silakan segera melakukan cetak KSM, karena cetak KSM adalah rangkaian terakhir proses registrasi, jika sudah cetak KSM, proses registrasi dinyatakan sudah selesai. Harap diperhatikan batas periode registrasi. 4. Bagaimana saya dapat mencetak KSM namun sudah di luar periode registrasi? Jawab : Silakan segera menghubungi BAA agar akses registrasi dibuka kembali sehingga dapat mencetak KSM, harap diperhatikan denda keterlambatan yang berlaku. 5. Apa yang harus saya lakukan, jika saya belum di-ACC sedangkan periode registrasi sudah berakhir? Jawab : Silakan melapor ke BAA untuk membuka akses agar dosen wali bisa meng-ACC. ACC tetap akan dilakukan oleh dosen wali. 6. Kepada siapa saya harus menghubungi jika ingin melakukan reset registrasi? Jawab : Selama masih dalam periode registrasi, silakan menghubungi dosen wali, sedangkan di luar batas yang telah ditentukan, harap menghubungi BAA. 7. Kepada siapa saya harus menghubungi jika ingin kuota matakuliah tertentu ditambah? Jawab : Berkaitan dengan kelas matakuliah, silakan menghubungi kaprodi. Jika mata kuliah tingkat dasar, silakan menghubungi ka PPDU, karena penawaran mata kuliah beserta kuotanya dilakukan oleh kaprodi / kaPPDU. 8. Kenapa kelas yang seharusnya saya ambil sudah penuh? Jawab : Penawaran matakuliah berikut kuotanya dilakukan oleh kaprodi/kaPPDU. Silakan dikonfirmasikan dan disampaikan langsung kepada beliau, agar segera ditindaklanjuti. 9. Kenapa matakuliah kerja praktik yang seharusnya diambil sudah penuh? Jawab : Penawaran matakuliah berikut kuotanya dilakukan oleh kaprodi/kaPPDU. Silakan dikonfirmasikan dan disampaikan langsung kepada beliau, agar segera ditindaklanjuti. 10. Kenapa matakuliah wajib yang seharusnya diambil sudah penuh, bolehkah saya minta tolong diinputkan? Jawab : Mohon maaf, DIREKTORAT SISFO tidak bisa menambahkan mahasiswa untuk masuk ke kelas mata kuliah yang statusnya sudah penuh, silakan datang ke kaprodi / kaPPDU minta untuk diproses dan dipastikan bisa masuk kelas mata kuliah tersebut.
HAK CIPTA DIREKTORAT SISFO TELKOM UNIVERSITY
12 Agustus 2014
Terkait Nilai 1. Kenapa nilai matakuliah tertentu saya belum muncul? Jawab : Nilai mata kuliah diinputkan oleh dosen dari mata kuliah tersebut, jadi jika ada nilai mata kuliah yang belum muncul di I-GRACIAS, silakan segera konfirmasi ke dosen yang bersangkutan untuk diingatkan. 2. Kenapa nilai remedial saya tidak berubah? Jawab : Input atau update nilai dilakukan oleh admin fakultas dari prodi pengampu mata kuliah yang bersangkutan, silakan konfirmasi ke admin fakultas apakah sudah memasukkan nilai remedial atau belum. 3. Kenapa nilai matakuliah tertentu saya pernah muncul lalu menghilang? Jawab : Jika nilai pernah muncul dan sekarang menghilang, kemungkinan nilainya direset oleh fakultas/PPDU. Coba dilihat notifikasi yang ada pada i-GRACIAS atau SMS. Untuk informasi nilai geladi,silakan menghubungi admin fakultas Sains.
Terkait Penjadwalan 1. Kepada siapa saya harus menghubungi jika ada matakuliah yang belum ada jadwal Mata kuliah? Jawab : Penjadwalan matakuliah merupakan kewenangan kaprodi/kaPPDU, silakan menghubungi beliau agar segera ditindaklanjuti. 2. Kenapa jadwal mata kuliah tertentu belum muncul di bagan jadwal? Jawab : Jika ada matakuliah yang tidak ada jadwalnya di bagan jadwal, maka matakuliah tersebut belum dijadwalkan oleh kaprodi/kaPPDU, silakan dikonfirmasikan ke beliau untuk ditindaklanjuti. 3. Kepada siapa saya harus menghubungi jika jadwal saya bentrok? Jawab : Silakan konsultasikan dengan kaprodi/kaPPDU untuk permasalahan jadwal bentrok tersebut.
HAK CIPTA DIREKTORAT SISFO TELKOM UNIVERSITY
12 Agustus 2014
Terkait Pembayaran 1. Bagaimana mekanisme untuk mengkonfirmasi dan memvalidasi pembayaran biaya kuliah? Jawab : Silakan mengisi form konfirmasi pembayaran pada aplikasi I-Gracias melalui menu pembayaran - konfirmasi pembayaran, atau dapat menghubungi bagian keuangan untuk konfirmasi pembayaran secara langsung. Nomor Bagian Keuangan yang bisa dihubungi 082214161954 (Ibu Trisye atau Bapak Agung) 2. Kenapa status pembayaran saya belum lunas, padahal saya sudah melakukan konfirmasi pembayaran melalui I-Gracias? Jawab : Status pembayaran yang masih pending akan berubah setelah dilakukan validasi oleh bagian keuangan. Nampaknya bagian keuangan juga cukup sibuk melakukan validasi pembayaran mahasiswa, silakan mengunjungi Bagian Keuangan. Nomor Bagian Keuangan yang bisa dihubungi 082214161954 (Ibu Trisye atau Bapak Agung) 3. Kenapa tagihan saya melebihi tagihan yang seharusnya, padahal saya sudah melunasi pembayaran semester lalu? Jawab : Hal itu dikarenakan pembayaran semester lalu belum divalidasi oleh keuangan. Silakan mengkonfirmasi ke keuangan dengan menunjukkan bukti pembayaran sehingga status akan berubah. Nomor Bagian Keuangan yang bisa dihubungi 082214161954 (Ibu Trisye atau Bapak Agung) 4. Kenapa tampilan tagihan pembayaran kosong (data tidak ditemukan)? Jawab : Tampilan kosong karena registrasi mahasiswa non-paket belum di ACC oleh dosen wali. (Kasus yang sering muncul adalah mahasiswa non-paket) Tampilan kosong ada dua kondisi yaitu 1. Untuk mahasiswa non-paket, dikarenakan input matakuliah belum di ACC oleh dosen wali 2. Untuk mahasiswa paket, dikarenakan ada data yang belum tergenerate oleh keuangan 5. Apakah SKS matakuliah TA1 tidak terhitung dalam pembayaran non-paket? Jawab : Untuk tahun ajaran 2011/2012 semester Genap, TA1 tetap dihitung namun tahun sebelumnya yaitu 2011/2011 semester Genap, belum terhitung. Hal ini terkait kebijakan peraturan yang berubah terhadap matakuliah eksepsi.
HAK CIPTA DIREKTORAT SISFO TELKOM UNIVERSITY
12 Agustus 2014
6. Kenapa saya tidak bisa mencetak KSM, padahal pembayaran saya sudah berstatus lunas sebelumnya? Jawab : Hal ini dikarenakan ada denda yang belum terselesaikan. Kami akan berusaha membantu melakukan pengecekan.
7. Kenapa pembayaran saya terinput dua kali, sedangkan saya hanya membayar satu kali? Jawab : Ketika mengalami kejadian tersebut, silakan menghubungi Bagian Keuangan. (Hal ini dikarenakan Bagian Keuangan sudah pernah menginputkan manual pembayaran, namun ketika diimpor pembayaran, maka pembayaran yang berstatus kredit akan terinput dua kali. Kasus ini sudah terselesaikan dengan menolak transaksi yang memiliki tanggal dan jumlah yang sama) 8. Kenapa saya tidak bisa melakukan registrasi, sedangkan sebelumnya saya bisa melakukan registrasi? Jawab : Harap diperiksa kembali, pembayaran registrasi apakah secara tunai atau kredit. Jika bermasalah silakan dikonsultasikan kepada bagian keuangan. 9. Bagaimana proses bisnis denda keterlambatan di luar periode registrasi? Jawab : Silakan menghubungi BAA terlebih dahulu untuk menentukan jumlah denda keterlambatan berapa hari, kemudian membayar denda tersebut dan memvalidasikan ke Bagian Keuangan. Setelah verifikasi, silakan melakukan registrasi kembali 10. Nomor telepon atau email unit terkait registrasi yang dapat saya hubungi? Jawab : Email BAA:
[email protected] Nomor bagian keuangan yang dapat dihubungi 082214161954 (Ibu Trisye atau Bapak Agung) Nomor bagian kemahasiswaan yang dapat dihubungi : 022-76000333, email
[email protected]
Terkait Beasiswa 1. Kenapa saya harus membayar biaya perkuliahan secara penuh dimana seharusnya saya mendapatkan beasiswa? Jawab : Silakan menghubungi BK, untuk mengingatkan BK karena BK terlambat menginputkan pembayaran beasiswa tersebut.
