Evaluatie LinkedIn-groep STROOM

Evaluatie LinkedIn-groep STROOM

Ministerie van Economische Zaken, Landbouw & Innovatie Directie Energiemarkt Arjan Wierda (project Energie & Omgeving) Jeroen van Bergenhenegouwen (project STROOM) 2 juli 2012


2 juli 2012

Inhoud 1. Inleiding 2. Achtergrond project STROOM 3. Waarom een LinkedIn-groep 4. Voorbereiding 5. Leden krijgen 6. De discussies en houding 7. Organisatie 8. Open koffie 9. Oogstsessie 10. Twitter #STROOM 11. Terugkoppeling beoordeling ideeën

Bijlagen 1. Plan van aanpak 2. Groepsinstellingen 3. Groepsprofiel 4. Welkomst-e-mail 5. Spelregels 6. Draaiboek oogstsessie 7. Slides “Modereren: hoe en wat?” 8. Analyse LinkedIn-groep door Informatiecentrum

2


2 juli 2012

1. Inleiding In de periode april tot en met juni 2012 heeft de projectgroep STROOM op LinkedIn discussie gevoerd over de wetgevingsagenda STROOM, de voorbereiding van de nieuwe Elektriciteits- en Gaswet. De • • • • •

LinkedIn-groep STROOM was een succes: Het leverde veel bruikbare ideeën op De waardering onder deelnemers en in ons netwerk was groot Als ambtenaar waren we bereikbaar en zichtbaar Transparantie van ideeënvorming (zowel inhoudelijk als wie welke mening heeft) Imago van het ministerie positief beïnvloed (berichtgeving in media)

Om wat cijfers te geven van wat de LinkedIn-groep heeft losgemaakt en opleverde: • 792 deelnemers • Plaatsten 420 reacties • In 21 discussies • 80 deelnemers plaatsten een reactie • Dit leidde tot 102 ideeën • Waarvan 77 mogelijk bruikbaar en 33 zeker • Op 110 pagina’s geprinte discussie (stand 1 juni 2012, op 25 juni heeft de groep 829 leden) Dit document beschrijft de achtergrond van het project STROOM, hoe we het werken met de LinkedIn-groep hebben aangepakt. Per onderdeel beschrijven we steeds kort wat we hebben gedaan en wat de belangrijkste lessen zijn. Bijgevoegd zijn onder meer het plan van aanpak, het draaiboek van de oogstsessie (zie paragraaf 9) en print screens van instellingen, spelregels. Wij vonden het ontzettend leuk om met deze nieuwe manier van werken aan de slag te gaan. Het proces was voor ons leerzaam en leidde tot veel positieve reacties van collega’s en in ons netwerk. Wat ons betreft is het gebruik van LinkedIn in een beleidsproces zeker voor herhaling vatbaar. Als je hiermee aan de slag wil gaan: hopelijk heb je wat aan onze ervaringen om er een succes van te maken. We denken graag ook eens met je mee.

3


2 juli 2012

2. Achtergrond project STROOM Het project STROOM staat voor het stroomlijnen, optimaliseren en moderniseren van de Elektriciteitswet en Gaswet. Dit is een traject dat in het Energierapport 2011 en in een brief aan de Tweede Kamer in november 2011 is aangekondigd. Een projectteam met 8 deelprojecten gaat de Elektriciteitswet en Gaswet herzien. Het projectteam rapporteert aan een stuurgroep met MT-leden van directies Energiemarkt, Energie & Duurzaamheid en de Energiekamer van de NMa. De materie is behoorlijk complex. Onderstaand schema schetst de onderwerpen van de wet, steeds 1 hoofdstuk:

Grofweg is de planning van het wetstraject als volgt: • Evaluatie van bestaande wetgeving door NMa (april 2012) • Verzamelen van ideeën (door LinkedIn, rondetafels, gesprekken) (april-juni 2012) • Wetsvoorstel schrijven (juli-september 2012) • “Bestuurstafel” met CEO’s om belangrijke punten te bespreken (PM) • Kamerbrief over het wetsvoorstel (PM) • Internetconsultatie van het concept-wetsvoorstel op internetconsultatie.nl (PM) • Wetsvoorstel in procedure brengen (PM) In de planning is PM opgenomen, omdat vanwege de val van het kabinet Rutte I een onduidelijk is geworden wanneer deze stappen precies zullen worden gezet. Lessen: • Discussie op LinkedIn is goed in te passen in een bestaand traject van ideeën verzamelen. • We denken ook dat discussie op LinkedIn niet in de plaats van gesprekken kan komen, maar een goede aanvulling is.

4


2 juli 2012

3. Waarom een LinkedIn-groep Het primaire doel van de LinkedIn-groep het komen tot inhoudelijk betere voorstellen. Door online een discussie aan te gaan, verwachtten we meer ideeën te horen, en ook andere ideeën dan van de gebruikelijke gesprekspartners. Daarnaast beoogt het wetsvoorstel een verandering in verhoudingen in de energiesector (van juridisch/kritisch naar open en met vertrouwen), we hoopten dat de LinkedIn-groep daaraan zou bijdragen. Voor het medium LinkedIn is gekozen om een aantal redenen: • We wilden graag de mening horen van professionals uit de energiewereld. De wetgeving is immers ook complex en we wilden hun ervaringen meenemen. LinkedIn is onder professionals het grootste online netwerk in Nederland. • Deelname aan een LinkedIn-groep was naar onze verwachting laagdrempelig. Leden van het projectteam en het netwerk zijn al ingeschreven op LinkedIn. • LinkedIn biedt de mogelijkheid een discussiegroep af te sluiten van zoekmachines. • LinkedIn is makkelijk te beheren. Lessen: • Voor het bereiken van professionals werkt LinkedIn goed. De groep heeft veel ideeën opgeleverd. • Deelname van ongebruikelijke gesprekspartners was groot, gebruikelijke gesprekspartners (grote bedrijven en branche-organisaties) vonden deelname lastig. Zij gaven aan dat dit te maken had met interne afstemming en onbekendheid met online discussiëren. Dit heeft wel een denkproces bij die organisaties in gang gezet; ze verwachtten ook in de toekomst makkelijker deel te kunnen nemen. • In gesprek, bijvoorbeeld tijdens de open koffie (zie onder) en rondetafelgesprekken, gaven deelnemers aan het initiatief om op deze manier open het gesprek aan te gaan zeer te waarderen.

5


2 juli 2012

4. Voorbereiding De LinkedIn-groep is voorbereid als onderdeel van een breder plan van aanpak met ook andere participatiemomenten. De discussie op LinkedIn volgde op een evaluatierapport van de NMa en zou inbreng leveren voor rondetafelgesprekken en netwerkbijeenkomsten. Zie bijlage 1 voor het plan van aanpak. Bij de voorbereiding is dankbaar gebruik gemaakt van aanwezige kennis bij Ambtenaar 2.0, Centrum Publieksparticipatie, Directie Communicatie en ToekomstGLB1. Door het combineren van inzichten, aansluiten op onze vraag en toetsen van de concept-aanpak bij anderen is de aanpak geworden wat die was. Overwogen is om een online omgevingsanalyse ui te voeren. Het Informatiecentrum van EL&I zag hier niet veel in, in overleg is er toen voor gekozen een dagelijkse rapportage van Finchline Report Generator te ontvangen. In de voorbereiding is aandacht besteed aan het meenemen/trainen van collega’s die online zouden discussiëren. Tijdens een bijeenkomst “do’s and don’ts op LinkedIn” is bijvoorbeeld gesproken over de rol van ambtenaar in online discussies en hoe je je kunt opstellen. In een latere bijeenkomst “Modereren: hoe en wat?” is specifiek aandacht besteed aan hoe we de discussies zouden modereren en welke opstelling we online zouden kiezen. Zie bijlage 7 voor de slides van de bijeenkomst “Modereren hoe en wat?”. Bij een LinkedIn-groep kun je een aantal dingen instellen. We lopen de belangrijkste zaken bij langs: • We hebben ervoor gekozen dat we elke deelnemer moesten goedkeuren. Dit om te voorkomen dat iemand, bijvoorbeeld met een nep-account de discussies in de war kon schoppen. We hebben één aanmelding geweigerd. Zie bijlage 2 voor een print screen van de instellingen. • De discussieonderwerpen moesten door ons worden goedgekeurd. Om off topic discussies te voorkomen en om te zorgen dat vragen helder waren. We hebben enkele discussies geweigerd (bijvoorbeeld over fiscale maatregelen die niet in het kader van STROOM vallen) en in gesprek met enkele deelnemers de vraagstelling van enkele discussies aangescherpt. Zie bijlage 2 voor een print screen van de instellingen. • Om ervoor te zorgen dat de verwachtingen van deelnemers juist zijn bij deelname aan de groep, hebben we veel aandacht besteed aan de tekst van het groepsprofiel. Met daarin duidelijk de doelstelling van de discussiegroep en de planning. Ook in de welkomst-e-mail, die deelnemers na goedkeuring van hun aanmelding ontvingen, is hiernaar verwezen. Zie bijlagen 3 en 4 voor een print screen van het groepsprofiel en de welkomst-e-mail. • Om de discussie in goede banen te kunnen leiden is vooraf een aantal spelregels geformuleerd. Gericht op een constructieve discussie met argumenten. Ook geen reclame in de groep bijvoorbeeld. Zie bijlage 5 voor de spelregels. Lessen: • Verwachtingenmanagement is belangrijk. In de voorbereiding moet je hier voldoende aandacht aan besteden. • Met het team vooraf praten en nadenken over de groep maakte het minder eng om deel te nemen in discussies. Vragen die leefden konden worden beantwoord. • Wij vonden het prettig deelnemers te kunnen goedkeuren en zo te kunnen zien wie lid wilde worden van onze groep. Dit betekent wel dat je alert moet zijn op nieuwe aanmeldingen, zodat mensen niet te lang in de wachtrij staan. • Doordat we discussie-onderwerpen moesten goedkeuren, konden we ook verwachtingen managen – geen onderwerpen waarvan de opbrengst niet waargemaakt zou kunnen worden vanwege de scope. • De spelregels hebben we nauwelijks hoeven inzetten, maar ze waren toch handig. We hebben één deelnemer gemodereerd nadat hij meermaals de regels overtrad: al zijn posts moesten voortaan door ons worden goedgekeurd.

1

Specifieke dank aan: Marie-Louise Borsje (Ambtenaar 2.0), Liset Verschoore en Ellen de Jongh (Centrum Publieksparticipatie), Anne Bruinsma (ToekomstGLB) en Bert Mackaay (DC).

6


2 juli 2012

5. Leden krijgen In een leeg café blijf je niet lang praten, zo werd ons vooraf duidelijk gemaakt door Marie-Louise Bosje van Ambtenaar 2.0. Dus: of in een bestaande groep ideeën verzamelen, of zorgen dat je snel veel deelnemers hebt. We kozen voor het laatste. Om leden in de LinkedIn-groep te krijgen, deden we het volgende: • Projectteam leden hebben bekenden uitgenodigd • Aan de collega’s van de energiedirecties werd een e-mail gestuurd • In gesprekken met stakeholders besteedden we aandacht aan de groep • We twitterden met #STROOM over de discussiegroep (zie ook onder) • Op de LinkedIn time line plaatsten we berichten over de groep • Onder de e-mailhandtekening zetten we: “Ook op LinkedIn: Wetgevingsagenda STROOM” • In andere LinkedIn-groepen riepen we op mee te praten • Deelnemers werd gevraagd ook zelf geïnteresseerden uit te nodigen.

En met succes. Aan het eind van de eerste dag hadden we 100 deelnemers. Na de eerste week 446, na een maand 681 en op dit moment (21 juni, na bijna twee maanden) 825. We werden bij het krijgen van deelnemers geholpen door media-aandacht van onder meer Energeia (energiepersbureau), Rijksportaal en Frankwatching.com. Van de 792 deelnemers op 1 juni 2012 hadden op dat moment 80 een reactie geplaatst in de groep. De samenstelling van de groep was een representatie van de energiebranche in Nederland. Medewerkers van grote bedrijven uit de energiesector, maar ook van adviesbureaus, overheidsinstellingen, dagbladen, advocatenkantoren en bedrijven uit de IT-sector werden lid. Zie bijlage 8 voor een analyse hierover2. Iedereen die op LinkedIn stond ingeschreven met een account @mineleni.nl, @agentschapnl.nl of @nma.nl werd automatisch toegelaten als lid. Alle anderen moesten onze toestemming hebben. Lessen: • Veel mensen blijken geïnteresseerd om mee te denken. • Door zelf op veel plekken aandacht te vragen voor de groep, krijg je snel veel leden. • Een eigen groep beviel ons goed. In de ideeverzamelfase en hopelijk in de toekomst als communicatiekanaal met de geïnteresseerden. Voor een kleiner onderwerp is het wellicht slim om je vragen te stellen in een bestaande groep; een groep opzetten, modereren en bijhouden vergt immers ook een behoorlijke inspanning.

2

Met dank aan Theo Siraa van het Informatiecentrum EL&I

7


2 juli 2012

6. De discussies en houding We hebben ervoor gekozen ons te presenteren als de ambtelijke projectgroep STROOM die graag ideeën hoort. Daarbij gaven we aan dat het voor ons ook de eerste keer was dat we met een LinkedIn-groep werken en dat we graag tips en suggesties houden. We stelden ons bewust kwetsbaar en open op (wij weten het ook niet) en beoogden daarmee ons benaderbaar en bereikbaar te maken. Als ambtenaar kun je online niet uitgebreid je eigen mening verkondigen. We hebben daarom vooral opgetreden als aanjager van discussies en ook vragen gesteld. Waar we opinies wilden horen hebben we ook wel een stelling van derden geciteerd en daarover meningen gevraagd.

We hebben geprobeerd steeds heldere vragen te stellen, en daarbij ook enkele malen de vorm “Vraag: …”, “Stelling: …” of “Update: …” gebruikt. We merkten dat discussies snel afdwaalden van de vraagstelling. In het begin hebben we sneller gemodereerd dan later. We merkten dat deelnemers elkaar ook corrigeren. Mogelijk waren sommige discussies inhoudelijk sterker geweest als we scherper hadden gemodereerd. Om de drempel om te reageren op discussies te verlagen en om de groep te laten leven, startten we ook het onderwerp “Even voorstellen…”. Dat was een groot succes. Binnen enkele dagen stelden vele groepsleden zich voor. Omdat we ook vroegen naar verwachtingen, werden deze ook gelijk duidelijk. Deelnemers gaven soms ook open aan dat ze nieuw zijn in online discussies en dat ze de kat even uit de boom zouden kijken.

Lessen: • Als ambtenaar kun je online prima meepraten, daarbij hoef je niet altijd het achterste van je tong te laten zien. Dat doe je immers in ‘gewoon’ gesprek met een belanghebbende ook niet. • Wees niet te benauwd: voor de meeste mensen is het nieuw, maar wees niet te benauwd dat je uit de bocht vliegt. • De vorm van vragen is belangrijk. We hebben daar zelf niet heel gedisciplineerd mee gewerkt, maar hebben wel de indruk dat dit bijdraagt aan de hoeveelheid reacties. • Modereren vergt aandacht, maak een keuze hoe scherp je wil modereren. • Heb niet de illusie dat je zo’n groep onder controle hebt; het wordt al snel iets gezamenlijks, waarbij mensen ook met elkaar in gesprek zijn. Scherp modereren kan op die dynamiek een negatieve invloed hebben. • Een open houding wordt enorm gewaardeerd. Hoewel we ons kwetsbaar opstelden, voelden we ons niet heel kwetsbaar. • Gebruik een discussie als “Even voorstellen…” om drempels te verlagen.

8


2 juli 2012

7. Organisatie Het projectteam STROOM was de basis van de organisatie, daarbij ondersteund door iemand die puur vanuit het proces meekeek. Zeven projectleden van STROOM waren benoemd als moderator, vier als beheerder. In de praktijk waren vooral de vier beheerders actief in het begeleiden van discussies, toelaten van deelnemers etc. De beheerders hadden dagelijks een half uur in de agenda gereserveerd voor het ‘moderatorenmomentje’. Gemiddeld drie maal per week kwamen we bijeen om door te spreken of nieuwe discussies geopend moesten worden, of een discussie bijgestuurd moest worden of hoe om te gaan met een deelnemer die nogal negatieve reacties gaf. Reacties in de discussiegroep worden niet slechts geplaatst op werkdagen. Dat betekent dat ook moderatoren buiten werkuren de discussies in de gaten moesten houden. Vooral in het begin was het even wennen hoe dicht we ‘op de discussie’ moeten zitten. Ook de teksten op het groepsprofiel, regels etc. alsook de oogstsessie en open koffie (zie onder) moesten worden georganiseerd. In ons geval kwam dit naast de inhoudelijke werkzaamheden waarmee we werden belast. Lessen: • Een LinkedIn-groep opzetten en beheren vergt tijd en was, zeker in het begin, best spannend. Door er tijd aan te besteden wordt het resultaat beter. • Realiseer je dat je er niet bent met het creëren van de groep an sich.

9


2 juli 2012

8. Open koffie Op discussiefora is een gebruikelijk fenomeen om zo nu en dan een ‘open koffie’ te organiseren waarop deelnemers aan de online discussie elkaar ‘ns in levenden lijve kunnen zien. Wij hebben daarom ook een open koffie georganiseerd. We plaatsten onderstaand berichtje in de groep. We hadden geen idee hoeveel mensen te verwachten.

Ruim twintig mensen meldden zich aan en kwamen naar het ministerie. Tijdens de bijeenkomst gaf de projectleider een korte presentatie over het project en konden daarna alle vragen worden gesteld en kon worden genetwerkt. Het gesprek ging vooral over de doelen van het wetgevingstraject en over de mogelijkheden/onmogelijkheden van online discussiëren. De open koffie werd als waardevol ervaren, zowel inhoudelijk als vanwege het kunnen ontmoeten van elkaar. Daarnaast vonden de aanwezigen het ook een teken van de openheid van het proces dat we dit organiseerden. Lessen: • Het is leuk om mensen die online discussiëren bijeen te brengen. • Inhoudelijk levert een open koffie wellicht niet veel op, maar het maakt de benaderbaarheid van ambtenaren groter. • Koffie om 17.00 uur: geen goed idee…

10


2 juli 2012

9. Oogstsessie Om de verzamelde ideeën te beoordelen organiseerden we samen met Centrum Publieksparticipatie een ‘oogstsessie’.3 Tevoren ontving iedereen alle discussies uitgeprint op papier (dat bleken 110 pagina’s te zijn), met daarbij de vraag: lees de discussies nogmaals door en maak aantekeningen bij de ideeën die je tegenkomt: welke ideeën vind je dat wel/niet/misschien moeten worden meegenomen in het wetsvoorstel? Zie bijlage 6 voor de opzet. Tijdens de oogstsessie werden de geprinte discussies opgehangen op de muur. Iedereen kreeg rode, groene en gele stickers om de beoordeling van ideeën te delen (rood voor niet meenemen, groen voor wel en geel voor misschien). Vervolgens bespraken we alle gele ideeën inhoudelijk en keken we voor alle groene en gele ideeën of deze in de rondetafelbijeenkomst (een week later) aan de orde zouden moeten komen.

Van de beoordeling is in de week na de oogstsessie een tabel gemaakt. Op basis van deze tabel kon in de rondetafelbijeenkomst worden teruggekoppeld wat wij uit de groep hadden gehaald en waarover we verder wilden praten. Ook is dit als basis gebruikt voor de terugkoppeling in de discussiegroep over wat we met de ideeën gingen doen (zie onder). Lessen: • De bijeenkomst was voor ons een prettige, snelle en goede manier om de onverwacht grote hoeveelheid ideeën te beoordelen. • Het is zaak om mensen goed in te prenten dat ze hun huiswerk doen: je hebt al snel veel ideeën die moeten worden gesorteerd. Als je geen tijd neemt om dit goed door te lezen, dan zie je mogelijk ideeën over het hoofd. Dit gaat ten koste van de kwaliteit. • De oogstsessie was voor het projectteam ook een manier om gezamenlijk verder te denken over de inhoud van het wetsvoorstel.

3

Dank, Ellen de Jongh!

11


2 juli 2012

10. Twitter #STROOM Om aandacht te genereren voor de LinkedIn-discussiegroep, hebben projectteamleden getwitterd over de groep.

We gebruikten steeds #STROOM om aan te geven dat het om deze groep ging. Dit was geen ‘unieke’ hashtag. Deze wordt ook door mensen gebruikt om te klagen over stroomstoringen bijvoorbeeld. Zoekopdrachten op Twitter, Tweetchat.com of in de Finchline Report Generator van het Informatiecentrum leidden dan ook niet tot heel duidelijk beeld over de discussiegroep. We hadden wel bewust gekozen voor #STROOM, omdat uit een navraag op Twitter (met #dtv) volgde dat degenen die deze lazen het de meest logische hashtag vonden.

Doordat achter de berichten ook #in werd geplaatst, waren de berichten ook te lezen op de time line van LinkedIn. De tweets konden dan ook worden gelezen door onze eigen volgers (een bescheiden aantal), door onze LinkedIn-connecties en door de volgers van diegenen, meestal twee of drie personen, die de berichten ‘retweetten’. We hebben de indruk dat de Tweets niet heel veel invloed hebben gehad, mogelijk leidden deze tot enkele nieuwe deelnemers.

Twitter was voor ons en collega’s een medium dat (nog) minder bekend was dan LinkedIn. De vraag: Twitter ik ‘als ambtenaar’ of ‘als mezelf’ werd dan ook vaker gesteld. Degenen die zich er prettig bij voelden te Twitteren, hebben dat gedaan. Lessen: • Twitter was naar onze mening niet zo bruikbaar voor discussies, maar wel een eenvoudige manier om iets meer aandacht te genereren voor de LinkedIn-groep. Ook kost het niet veel tijd. • Een unieke hashtag gebruiken is handig, daarmee is beter te volgen wat wordt geschreven door anderen.

12


2 juli 2012

11. Terugkoppeling beoordeling ideeën We hebben bij het openen van de groep aangekondigd dat we ook zouden laten weten in de groep wat we met de ingebrachte ideeën zouden doen. De oogstsessie hebben we gebruikt om de ideeën te beoordelen. Om een reactie te geven, hebben we berichten geschreven op LinkedIn in deze vorm: “Heel veel dank voor de reacties over het onderwerp …. Het projectteam gaat nu met de ideeën aan de slag. We benoemen hieronder kort welke ideeën zijn geopperd en geven steeds aan wat we ermee gaan doen. Graag houden we u in deze groep op de hoogte van de voortgang van de Wetgevingsagenda STROOM. Vanzelfsprekend zijn suggesties en vragen nog steeds welkom. Met de ideeën om … en … gaan we aan de slag. De suggestie om … te doen en … te doen nemen we nu niet mee in het uitwerken van het wetsvoorstel, omdat. De gedachte om … op te schrijven vinden we interessant, maar we moeten nog bestuderen of dit werkelijk een plek kan krijgen.” Verder hebben we expliciet aangegeven dat een nieuwe fase in het proces is gestart. Met een nieuwsbericht (zie onder) in de discussiegroep, een ‘groepsbericht’ aan alle deelnemers en berichtjes op Twitter.

Omdat we merkten dat de discussies waren uitgewaaierd, hebben we er uiteindelijk voor gekozen niet per discussielijn te antwoorden, maar per groter onderwerp. De gedachte was dat de beantwoording daardoor als meer coherent zou worden ervaren. Lessen: • Als je ideeën vraagt, moet je ook laten weten wat je ermee doet. Van belang is wel dat je over alle ideeën aangeeft welke je meeneemt, welke niet. Daarbij moet je een sluitende argumentatie gebruiken. De gewekte verwachting moet je waarmaken, deelnemers hebben immers veel tijd besteed aan het inbrengen van ideeën. • Als discussielijnen uitgewaaierd zijn, kan het handig zijn om niet per discussielijn te reageren maar per groter onderwerp.

13


2 juli 2012

Bijlage 1 Plan van aanpak communicatie STROOM (nota aan DG Mark Dierikx, 12 maart 2012) Voor de wetgevingsagenda STROOM is door ons een communicatie-aanpak uitgewerkt. Daarbij maken we onder meer gebruik van LinkedIn-discussiegroepen en rondetafelgesprekken. Doel van deze aanpak is dat bij het maken van wetsvoorstellen: • relevante onderwerpen en argumenten in beeld komen • waarbij belanghebbenden en EL&I zicht krijgen op de diversiteit aan meningen die leven en de afwegingen die door EL&I moeten worden gemaakt • (nevendoel) kan worden ervaren hoe deze andere manier van werken werkt De aanpak is afgestemd met Directie Communicatie, die ook bij het vervolgtraject betrokken blijft. Graag verzoeken we u akkoord te gaan met deze aanpak en om mee te werken aan de onder beschreven Bestuurstafel. Ons voorstel is dat na uw akkoord de minister door DC over de voorgestelde communicatieaanpak wordt geïnformeerd. In 1. 2. 3.

het onderstaande lichten we de aanpak toe. Daarbij gaan we in op de: Planning In te zetten communicatiemiddelen Gesignaleerde risico’s en hoe deze worden ondervangen

Toelichting op de aanpak 1. Planning STROOM • De herziening van de E&G-wet ziet op acht onderwerpen (zie bijlage). • De projectgroep is nu enkele maanden aan de slag. Momenteel loopt de evaluatie door de NMa van de Elektriciteitswet 1998 en de Gaswet. De evaluatie wordt begin april afgerond. Ook zijn door de projectgroep per onderwerp eerste gedachten gevormd. • Het streven is eind dit jaar een wetsvoorstel in procedure te brengen. • Voorafgaand daaraan willen we met stakeholders het gesprek aangaan, om ervoor te zorgen dat: • relevante onderwerpen en argumenten in beeld komen • waarbij belanghebbenden en EL&I zicht krijgen op de diversiteit aan meningen die leven en de afwegingen die door EL&I moeten worden gemaakt • (nevendoel) kan worden ervaren hoe deze andere manier van werken werkt 2. De a. • • • •

•

•

b. • • • •

In te zetten communicatiemiddelen communicatie-aanpak bestaat uit: Laagdrempelige bereikbaarheid van projectteam (continu) Doelgroep: iedereen die vragen heeft. Doel: signalen snel oppakken en serieus nemen. Het projectteam zal bereikbaar zijn via een eigen e-mailadres ([email protected]). Teamleden gebruiken hun eigen Twitter-accounts om procesinformatie te geven. Onder vermelding van #STROOM. Voor inhoudelijke discussie vragen we aandacht voor en verwijzen we door naar de LinkedIn-discussiegroep. E-mails worden binnen een week beantwoord. Korte Twittervragen worden via Twitter beantwoord. Op Twitter gaan we niet de discussie aan, daarvoor wordt doorverwezen naar de LinkedIn-groep. Degenen die vragen hebben gesteld per e-mail ontvangen geregeld procesinformatie van ons per e-mail. De Bestuurstafel (juni) Doelgroep: CEO’s van grote bedrijven en voorzitters van branche-organisaties Doel: betrekken bij STROOM en aansporen hun medewerkers mee te laten denken We stellen voor een Bestuurstafel te organiseren onder uw voorzitterschap in juni om te bespreken wat uit de rondetafels (zie d) en de LinkedIn-groep (zie c) is gekomen. Eind maart stuurt u een uitnodiging per brief/e-mail waarin we de hoofdlijn van de wetgevingsagenda aankondigen en wijzen op meedenkmogelijkheden voor medewerkers.

14


c. • • •

• •

•

d. • • • • •

2 juli 2012

LinkedIn-discussiegroep (eind maart-begin mei) Doelgroep: mensen met kennis over en ervaring in de energiesector Doel: onderwerpen en argumenten in beeld krijgen voor de wetgevingsagenda en daardoor inhoudelijk beter wetsvoorstel Het projectteam beheert een LinkedIn-groep “Wetgevingsagenda STROOM” en stelt daarin de volgende onderwerpen ter discussie: o Decentraal centraal Met motie Van der Werf en recent amendement is meer aandacht voor decentrale duurzame productie. Welke elementen van de huidige wet hinderen ontwikkeling van lokale netten, groen gas/biogas, elektrisch vervoer? Waar begint en eindigt de rol van de markt bij dit soort onderwerpen? Met welke modellen zou je moeten willen experimenteren? In het Energierapport is het producententarief genoemd: is het verstandig om voor decentrale opwekking een producententarief te introduceren of juist niet? o Codes De evaluatie laat zien dat de totstandkoming van codes een ingewikkeld en complex traject is. De NMa doet verschillende aanbevelingen. Hoe wordt aangekeken tegen optie A, B, C? Zouden delen van de codes op MR-niveau moeten worden geregeld, of is het verstandiger om de totstandkoming volledig over te laten aan het overleg tussen de sector en andere belanghebbenden? Over steeds meer onderwerpen worden Europese codes vastgesteld, betekent dit dat er minder NLse codes nodig zijn? o Consumenten Consumentenbescherming kleinverbruiker richt zich nu ook op MKB. Is dat in toekomst nog wenselijk? Vangnetregulering is in 2004 begonnen als tijdelijke maatregel: is aan deze vorm van regulering blijvende behoefte of kan deze worden afgeschaft? Is het nodig dat in aanvulling op het BW voor de energiesector specifieke consumentenregels gelden (buiten EU-kader)? De LinkedIn-groep is open. Iedereen die mee wil praten, kan meepraten. De groep wordt gemodereerd door leden van het projectteam. Voor de LinkedIn-groep wordt aandacht gevraagd door: medewerkers die hun netwerk uitnodigen, een Tweet van de Minister, een bericht in de EL&I-nieuwsbrief, door de persvoorlichter via Energeia en bij de documenten over STROOM op rijksoverheid.nl. Degenen die voor de rondetafelbijeenkomst worden uitgenodigd, ontvangen een expliciete uitnodiging om mee te discussiëren. Rondetafelbijeenkomst (mei) Doelgroep: mensen met kennis over en ervaring in de energiesector, de dagelijkse contacten van EL&I-beleidsmedewerkers Doel: verdieping op een aantal onderwerpen, om hierover de argumenten beter in beeld te krijgen en daardoor een inhoudelijk beter wetsvoorstel Het projectteam organiseert een rondetafelbijeenkomst. In twee rondes met vier gesprekken worden de onderwerpen uit de LinkedIn-groep verdiept. Van elk gesprek wordt een verslag gemaakt, dat wordt gedeeld met deelnemers. Het team verzorgt de uitnodigingen aan relevante personen in hun netwerk.

e. •

Overige gesprekken (april-juni) Naast de specifiek voor STROOM georganiseerde communicatie, maken we ook gebruik van bestaande overleggen en lopende contacten: o Met aandeelhouders van regionale netbeheerders o Met ambtenaren van I&M, BZK, FIN, EL&I en V&J o Met Tennet/Natuur en Milieu; hun netwerk rond verduurzaming van de elektriciteitsvoorziening onder de naam Netwerken voor Duurzame Stroom. Eén van de bijeenkomsten zal worden georganiseerd over het thema “Decentraal Centraal”

f. • • •

Internetconsultatie van het wetsvoorstel (oktober-november) Doelgroep: iedereen Doel: formele consultatie van het algemeen publiek Het wetsvoorstel zal via internetconsultatie.nl worden voorgelegd voor kritiek, daarbij zullen te zijner tijd specifieke vragen worden meegegeven.

15


•

2 juli 2012

In deze planning is het mogelijk om het wetsvoorstel nog dit jaar in procedure te brengen.

3. Gesignaleerde risico’s en hoe deze worden ondervangen De voorgestelde aanpak is vooral vernieuwend ten aanzien van online communicatie. Om ervoor te zorgen dat we hierbij goed beslagen ten ijs komen, is onze aanpak (op meer detail) reeds besproken met Centrum Publieksparticipatie, oud-LNV-collega’s die voor Toekomst GLB gebruik maken van LinkedIn en de internetadviseurs van DC. We onderkennen een aantal risico’s: • Geen deelname aan online discussies. Om online zinvol te discussiëren moet er publiek zijn. Door aandacht te vragen voor de groep bij onze rechtstreekse contacten, tijdens de Bestuurstafel, via Twitter wordt dit risico ondervangen. • Verkeerde verwachtingen van de discussies. Om verkeerde verwachtingen van de discussies te vermijden, wordt nauwkeurig gekeken naar de vraagstelling. Ook wordt in de informatie over de groep gemeld, waartoe deze dient en wat de plaats is in het proces. • Politici of nieuwsmedia nemen delen van de LinkedIn-discussie over of verwijten ambtenaren bepaalde reactie. Dit valt niet helemaal te vermijden, dus we moeten daar alert op zijn. Wat we doen om vervelende situaties te voorkomen: een interne training door ervaringsdeskundigen, inhoudelijk zakelijke reacties geven zoals we gewend zijn in gesprekken en duidelijk maken wat de plek is van de discussiegroep in het besluitvormingsproces. • Online discussie ontaardt in een scheldpartij op een bedrijf, politicus of de overheid. We stellen spelregels bij de discussiegroep. De groep wordt gemodereerd door leden van het projectteam. In eerste instantie zal een deelnemer op de spelregels worden gewezen, bij herhaling zal die uit de groep worden verwijderd. • Te weinig tijd/aandacht door EL&I-medewerkers. We hebben uitgebreid over de aanpak gesproken in de projectgroep. De projectgroep schat in dat dit past in de werkzaamheden. Mocht toch een capaciteitsissue optreden, dan zal met de stuurgroep worden besproken hoe hiermee om te gaan. Bijvoorbeeld de discussie toespitsen op minder onderwerpen, waardoor minder aandacht nodig is.

Arjan Wierda Jeroen van Bergenhegouwen Directie Energiemarkt

16


2 juli 2012

Bijlage 2 Groepsinstellingen

17


2 juli 2012

Bijlage 3 Groepsprofiel

18


2 juli 2012

Bijlage 4 Welkomst-e-mail

19


2 juli 2012

Bijlage 5 Spelregels

20


2 juli 2012

Bijlage 6 Draaiboek oogstsessie Doel: eerste schifting van in de LI-groep ingebrachte ideeën in bruikbaar/onbruikbaar en vaststellen welke in de LI-groep ingebrachte ideeën moeten worden besproken op rondetafelbijeenkomst op 14 juni Datum: 14 juni, 14-17 uur Locatie: 0.24 Tijd 13.3014.00

Wat Zaal klaarzetten

14.0014.15

Welkom, programma doel (Arjan) - voorstellen - Toelichting doel van de middag - Toelichten programma Stickeren discussies (Ellen) - Iedereen heeft tevoren de discussies in PDF gekregen en gelezen. Opdracht daarbij was: lees de discussies, zoek de geuite ideeën en bedenk per idee voor jezelf of je het wel (“rood”/+), niet (“groen”/-) of misschien (“oranje”?) geschikt vindt om mee te nemen in de wetsvoorstellen. - De discussies worden op A3-formaat uitgeprint en opgehangen in de ruimte. - Verzoek aan iedereen om zijn/haar beoordeling te delen: groene/rode/oranje stickers plaatsen bij ideeën op geprinte discussies

14.1514.45

14.4516.15

Bespreken van discussies (om en om) - Onder leiding van Ellen/Arjan worden snel de discussies bij langs gelopen. - Daarbij op zoek naar de spannende onderwerpen. De onderwerpen voor verdere verdieping in rondetafelgesprek. - Alle discussies hebben al een Letter gekregen. Ideeën worden ter plekke nog genummerd (A1, A2, B1, B2, B3, …) - Vervolgens: -> Alle volledig groen gestickerde ideeën: 1) “Is er iemand die vindt dat dit moet terugkomen in rondetafelgesprek?” 2) Zo ja: In welke workshop en met welk doel? (bijv “Toetsen of mensen het ermee eens zijn?” “nader uitwerken”). De nummers van de ideeen die moeten worden besproken worden door Ellen/Arjan opgeschreven op flipover bij de juiste workshop. -> Alle volledig rood gestickerde ideeën: worden niet besproken -> Alle oranje/gemengd gestickerde ideeën:

21

Nodig Tape (om discussies op muur te plakken) of waslijnen en knijpers (om discussies op te hangen). Ntb afhankelijk van ruimte. Flipover met programma Koffie

- e-mail vooraf met PDF van alle discussies+huiswerkopdracht (1 juni) - uitgeprinte discussies op A3 (stand 1 juni) - check welke aanvullende onderwerpen/discussies gevoerd zijn kort voorafgaand aan sessie (ook printen)

- Proces met vragen op flip-over - Flip-over met onderwerpen voor rondetafel (onderverdeeld in decentraal centraal/consumenten/codes) - Flip-over voor argumenten per besproken idee. Elke nieuwe discussielijn op een nieuwe flip-over.


2 juli 2012

1) Argumenten: “wie heeft rood gestickerd? Waarom? Wie heeft groen gestickerd? Oranje? Waarom? Ellen/Arjan schrijven nummer van idee en argumenten op flipover. 2) “Wie is, de argumenten gehoord, voor om dit mee te nemen in het wetsvoorstel? Wie is tegen om dit mee te nemen in het wetsvoorstel?” Noteren als er eenduidig antwoord is. Als niet, dan buiten deze bijeenkomst op terugkomen. 3) “Is er iemand die vindt dat dit moet terugkomen in rondetafelgesprek?” 4) Zo ja: In welke workshop en met welk doel? De nummers van de ideeën die moeten worden besproken worden door Ellen/Arjan opgeschreven op flip-over bij de juiste workshop.

16.1516.45

(tussendoor korte koffie/plasbreak) Afspraken maken voor verdere uitwerking (Arjan) - Per discussie afspreken: wie werkt argumentatie uit waarom een idee wel, waarom niet wordt meegenomen in wetsvoorstel ter voorbereiding op eerstvolgende teamvergadering? [format maken, ingevuld aanleveren Michiel in tabelvorm: 1e kolom nummer van idee, 2e kolom korte beschrijving idee, 3e kolom argumentatie, 4e kolom conclusie: wel/niet/nader bestuderen. Van flipovers met argumenten worden foto’s gemaakt en volgende morgen toegestuurd aan betreffende persoon.] - Workshopleiders (decentraal centraal, codes resp. consumentenbescherming) wordt gevraagd: “Dit zijn discussieonderwerpen die zouden moeten worden meegenomen. Heb je daar nu nog vragen over?” Workshopleiders bereiden discussies tijdens rondetafel voor.

16.4517.00 17.0017.30

- In eerstvolgende teamvergadering: ideeënlijsten bij langs lopen en argumenten aanvullen. Daarna in LinkedIn-groep per discussielijn terugkoppelen (ideeën bundelen waar nodig). Afspreken dat dit wordt gedaan door degene die lijst heeft uitgewerkt? Afronden (Ellen) - vragen hoe het ging - nog andere dingen om af te spreken? Zaal opruimen

22

- op flip-over wordt geschreven wie welke discussie uitwerkt. - format tevoren maken: argumenten - fototoestel


2 juli 2012

Bijlage 7 Slides “Modereren: hoe en wat?”

LinkedIn Groep #STROOM Modereren: hoe en wat?!

3 april 2012

Hoe zorgen we dat de groep gaat leven? • • • • • • •

2

Veel deelnemers Vragen in goede vorm en door verschillende mensen Actief modereren Persoonlijk/menselijk maken Niet uitleggen of verdedigen Twitter aandacht Afspraken maken

Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie 3 april 2012

23


2 juli 2012

Veel deelnemers • Bekenden en onbekenden uitnodigen: • via collega’s en bekenden • via e-mail • in persoon • via Twitter • bij uitnodiging rondetafel • e-mailhandtekening “op LinkedIn: Wetgevingsagenda STROOM” • Vermelden van lopende discussies • in andere LI-groepen • op Twitter: #STROOM

3


Vragen in goede vorm, door verschillende mensen • Maak duidelijk wat voor reactie je verwacht: • “Vraag:…” • “Stelling:…” • “Update:…” • Door verschillende mensen worden vragen gesteld • Wij verdelen wie welke vraag stelt • Deelnemers kunnen vraag stellen (na goedkeuring geplaatst)

4


24


2 juli 2012

Persoonlijk/menselijk maken • We presenteren ons als groep ambtenaren die graag ideeën wil • In reacties ook zo opstellen: niet formeel, maar wel professioneel

• “Even voorstellen…” • Voorstellen moderatoren wordt aangeraden • Voorstel: we openen een discussie “Even voorstellen” • Met toelichting: “We vinden het prettig om te weten wie de discussie voeren. Leden van de projectgroep STROOM stellen zich kort voor. Als u wilt, kunt u zich ook even voorstellen.” 5


Actief modereren (1) • Discussie aanmoedigen • Doorvragen • Meneer X zegt dit, Mevrouw Y, lees ik dat u het daarmee oneens bent? • Opmerking off topic? Bijsturen: “Deze discussie ging over… wat vind je daar van?”

6


25


2 juli 2012

Actief modereren (2) • Opmerking in strijd met de Groepsregels, reclame? • Verwijderen • Berichtje naar degene die opmerking maakte

7


Niet uitleggen of verdedigen • Valkuil van ambtenaar: uitleg geven of verdedigen positie • Niet doen! Ook collega die je dat ziet doen – erop wijzen • Stel een vraag. Of poneer een stelling (van iemand anders – veilig!) en vraag de mening daarover

8


26


2 juli 2012

Twitter • Functie: aandacht voor LinkedIn-groep creëren • Geen inhoudelijke discussie op Twitter, maar doorverwijzen naar LinkedIn-groep • Michiel volgt #STROOM en geeft signalen door • Kijk ook eens zelf of stuur Tweets, via Twitter.com of bijvoorbeeld via www.tweetchat.com

9


Afspraken maken • Dagelijks Jan, Jeroen, Michiel en Arjan bijeen: hoe lopen de groepen, actie nodig? (17.00 uur koffiecorner, schuif ook aan) • Nieuwe discussie starten? Stem even af met Jan, Jeroen, Michiel of Arjan • Elke keer in projectgroep kort op de agenda • …

10


27


2 juli 2012

Bijlage 8 Analyse LinkedIn-groep door Informatiecentrum

Samenstelling LinkedIn-groep STROOM Inhoudsopgave Samenstelling .............................................................................................................. 29 Discussies ................................................................................................................... 30

28


2 juli 2012

Samenstelling De LinkedIn-groep Wetgevingsagenda STROOM werd op 8 maart 2012 door Arjan Wierda (Ministerie EL&I) gestart. De groep telt op dit moment (4 juni) 792 leden. Deze leden zijn afkomstig van een groot aantal organisaties. De meest voorkomende organisaties zijn: Ministerie van EL&I (32 leden) NMA (31) Eneco (25) Agentschap NL (25) Essent (24) Alliander (24) Enexis (13) TenneT (11) Stedin (11) E.ON Benelux (9) First Consulting (8) (bedrijf gefocused op de energiesector) De leden van STROOM zijn werkzaam in verschillende economische sectoren. De belangrijkste sectoren qua omvang zijn: Sector Oil & Energy (188 leden)

Voorbeelden Eneco, Essent, E.ON Benelux, Enexis, NMA, Alliander, GDF SUEZ, DNV KEMA, TenneT, Gasunie, EBN

Utilities (115)

Essent, Alliander, Eneco, Enexis, TenneT, Delta, Dong, Stedin, KeyStone Business Solutions, Nuon, EDSN BV

Government (96)

EL&I, NMA, Agentschap NL, IenM, Belastingdienst, gemeente Almere, Centrum Publeksparticipatie, Tweede Kamer

Renewables & Environment (57)

Agentschap NL, Universiteit Utrecht, Ecofys, Eneco, Financieel Dagblad, Alliander, Green Spread, EL&I

Management Consulting (54)

First Consulting, Eneco, Zest Utilities, Essent, Eiffel, Alliander, Stedin, EDSN BV, L&vS Management Consulting

Law Practice (37)

Stek, Simmons & Simmons, NMA, Bird & Bird LLP

Information Technology (22)

Logica, Huawei, Avanade

Environmental Services (21)

Twence, Agentschap NL

Public Policy (19)

EL&I, EPPA

Government Relations (15)

Agentschap NL, El&I

29


2 juli 2012

Discussies Binnen STROOM zijn tot nu toe 21 discussies gestart door 13 verschillende personen. Dit zijn niet alleen medewerkers van EL&I, maar ook externen: Jeroen van Bergenhenegouwen, EL&I Jan van Beuningen, EL&I Egbert Bouwhuis, directeur bij GPX & GPX International Ltd Ortwin Costenoble, consultant standaardisatie inzake brandstoffen en duurzaamheid bij NEN en CEN (Europese Commissie voor Standaardisatie) Ardo de Graaf, zelfstandig consultant duurzaamheid Rudi Hakvoort, partner & executive consultant bij D-Cision B.V. Willem van der Heul, EL&I Jochem Moerkerken, partner bij Bain & Company, business consulting Henk de Pater, enginerings manager bij Eneco Strategic Assets Michiel Roks, EL&I Herman Schippers, sr. beleidsmedewerker bij Adviescollege toetsing regeldruk Arjan Wierda, EL&I Maarten de Wit, adviseur Businessontwikkeling Energiemarkt bij HVC Energie BV Op 12 van de 21 discussies zijn minder dan 10 reacties gekomen. Een aantal discussieonderwerpen heeft relatief veel reacties opgeleverd: •

Globale inhoud en hoofdstukindeling nieuwe Elektriciteits- en Gaswet (104 reacties)

•

Moet het kleinverbruikersbegrip in de wet blijven zoals het is, of is het handiger om het begrip consument in de wet te introduceren? (56)

•

Ik ben benieuwd of u uit de praktijk concrete voorbeelden heeft van belemmeringen in de elektriciteits- en/of gaswet die lokale duurzame energie-initiatieven in de weg staan (54)

Contactgegevens Informatiecentrum Directie Bedrijfsvoering Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie Telefoon 8344 [email protected]

Opdracht In opdracht van: Michiel Roks Uitgevoerd door: Theo Siraa Vraagnummer: 47475

Let op: De links werken niet meer als dit document wordt verplaatst. Publicaties die niet fulltext gelinkt zijn, kunt u aanvragen bij het Informatiecentrum.

30

Evaluatie LinkedIn-groep STROOM

Recommend Documents