EVALUASI STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN ATAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PERSONALIA UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIVITAS PADA PT. XXX
SKRIPSI Program Studi Akuntansi
ANASTASIA HERMAWATI INDAH KUSUMA PUTRI 4320411-003
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2008
i
EVALUASI STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN ATAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PERSONALIA UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIVITAS PADA PT. XXX
SKRIPSI Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar SARJANA EKONOMI Program Studi Akuntansi
ANASTASIA HERMAWATI INDAH KUSUMA PUTRI 4320411-003
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2008
ii
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
Nama
: ANASTASIA HERMAWATI INDAH KUSUMA PUTRI
NIM
: 4320411-003
Program Studi
: Akuntansi
Judul Skripsi
: Evaluasi Struktur Pengendalian Intern Atas Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Personalia Untuk Meningkatkan Efektivitas Pada PT. XXX
Tanggal Ujian Skripsi : 28 Agustus 2008
Disahkan Oleh :
Pembimbing
( Hari Setyawati, SE, Ak, M.Si ) Tanggal :
Dekan,
Ketua Jurusan Akuntansi
( Hadri Mulya, Drs, M.Si ) Tanggal :
( Sabarudin Muslim, SE, MSi ) Tanggal :
iii
KATA PENGANTAR
Segala hormat, pujian dan kemuliaan penulis panjatkan kepada Allah Bapa di Surga, yang selalu setia dan penuh kasih memberikan anugrah, kekuatan, dan penghiburan kepada penulis sehingga Skripsi ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Skripsi ini berjudul “Evaluasi Struktur Pengendalian Intern atas Sistem
Informasi
Akuntansi
Penggajian
dan
Personalia
untuk
Meningkatkan Efektivitas Pada PT.XXX”, Sebagai manusia yang terbatas, penulis menyadari bahwa tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, sulit bagi penulis untuk menyusun dan menyelesaikan Skripsi ini. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Sabarudin Muslim, SE, MSi. selaku Ketua Jurusan Akuntansi. 2. Bapak Hadri Mulya, Drs, M.Si. selaku Dekan Fakultas Ekonomi. 3. Ibu Hari Setiyawati, SE, Ak, M.Si. selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktunya dalam memberikan pengarahan dan bimbingan materi kepada penulis. 4. Seluruh Dosen dan staff Tata Usaha Jurusan Akuntansi Program Kuliah Karyawan Universitas Mercu Buana 5. Papa dan Mama yang telah memberikan kepercayaan, motivasi, dukungan dan doa serta pengertian akan kesibukanku selama ini. Kakak-kakakku Patrisia, Clara Nita, Doddi dan adik-adikku Okki dan Andi yang telah memberikan dorongan baik yang bersifat spiritual maupun materiil. Dan terima kasih juga untuk kakak iparku Ricky, Harri dan kasri serta keponakanku Audry dan Vincent. i iv
6. Keluarga besar Ibu Agustin, terima kasih atas semua dukungan dan motivasi yang selama ini diberikan. Tanpa motivasi dari semuanya mungkin saat ini aku tidak berada disini sampai dapat menyelesaikan skripsi ini. Kalian adalah keluarga bagiku yang banyak memberikan pelajaran yang sangat berharga bagiku dan selamanya aku tidak akan pernah dapat melupakan jasa dan kebaikkan kalian semua. 7. Ibu Rita dan Ibu Astuti terima kasih atas dukungan dan bantuannya selama ini. Serta teman-temanku Endang, Widia, Agnes, Citra, Mendy, Renhard dan Cindy, terima kasih atas supportnya. 8. Teman-teman baikku Harti, Leni, Christin, Marta, Jeni, Mira, Cecil, Dini, Khusnul, Ika, Pak Suryadi, Siprianus, Bernard, Eni, Ratih, Baginda, Helen, Dani, Iin, Khairul, Eko terima kasih ya atas persahabatannya dan dorongan semangatnya. 9. Pihak-pihak yang turut membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini, yang tidak disebutkan satu persatu.
Pada akhirnya penulis menyadari bahwa skripsi ini masih memiliki banyak kekurangan baik dari materi yang disampaikan maupun cara penulisannya. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan dan menghargai setiap saran dan kritik yang membangun. Semoga skripsi ini dapat berguna sebagai referensi dan bermanfaat bagi pihak-pihak yang menggunakan.
Jakarta, Agustus 2008
Anastasia Hermawati
ii
v
DAFTAR ISI
Halaman KATA PENGANTAR ………………………………....……...………..….... i DAFTAR ISI ……………………………………………....………….…...... iii BAB I. PENDAHULUAN …………………………………............……..... 1 A. Latar Belakang Penulisan …….…………………........................... 1 B. Perumusan Masalah ……………..…………………..….........….... 2 C. Tujuan Penelitian ………………..………………..……............…. 2 D. Manfaat Penelitian …………………..…………..……….......…... 3 BAB II. LANDASAN TEORITIS …….………….………..……….....…...... 4 A. Struktur Pengendalian Intern …………..………..…......………... 4 1. Pengertian Struktur Pengendalian Intern …….....…...……....... 4 2. Unsur-unsur Pengendalian Intern …………….....…………..... 7 3. Karakteristik Struktur Pengendalian Intern …….....………...... 14 4. Tujuan Struktur Pengendalian Intern …………….…..........….. 16 B. Struktur Pengendalian Intern atas Prosedur Penggajian dan Personalia ……….......………………………………………..…. 18 1. Pengertian Gaji …...……………………...………...….……… 18 2. Fungsi dan Organisasi Struktur Pengendalian Intern ...…...….. 18 3. Sistem Akuntansi Penggajian ……………………........…..… 21 a. Pengertian Sistem Akuntansi ………..………..........……... 21 b. Sistem Akuntansi Penggajian Yang Memadai ……......….. 23
iii vi
c. Sistem Penggajian Berbasis Komputer ................................ 24 C. Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Personalia untuk meningkatkan efektivitas pada PT. XXX ............................ 27 D. Struktur Pengendalian Intern Dalam Sistem Akuntansi Penggajian dan Personalia ……………………………………......................... 29 1. Siklus Penggajian dan Personalia ……..……….……….....….. 29 2. Tujuan Pelaksanaan Pengendalian Intern Terhadap Siklus Penggajian dan Personalia ….…................................................. 29 3. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Penggajian ......… 30 4. Sistem Pengendalian Internal Atas Penggajian .......................... 33 5. Efektivitas .................................................................................. 34 BAB III. METODOLOGI PENELITIAN …………………………....…...… 35 A. Lokasi Penelitian ............................................................................. 35 B. Gambaran Umum Perusahaan …………………...……….….….... 35 1. Sejarah Singkat Perusahaan …………………………....…....... 35 2. Ruang Lingkup Kegiatan Bidang Usaha …………….....…....... 36 3. Struktur Organisasi dan Manajemen Perusahaan ……...........… 36 C. Metode Penelitian ............................................................................ 41 D. Definisi Operasional Variabel ……………………………............. 41 E. Metode Pengumpulan Data ……………………………….............. 42 F. Metode Analisis Data ……...………………………………............ 42
vii
iv
BAB IV.
ANALISA HASIL DAN PEMBAHASAN …..……........….....… 44
A. Evaluasi dan Analisis Struktur Pengendalian Intern atas Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Personalia Pada PT. XXX ... 44 1. Evaluasi dan Analisis Unsur-unsur Pengendalian Intern .....….. 44 2. Evaluasi dan Analisis Unsur-unsur Pembayaran Gaji ..….......... 52 3. Evaluasi dan Analisis Prosedur Pelaksanaan Sistem Penggajian dan Personalia ………………………………….……….….…. 53 a. Subbagian Personalia …………………….…………...…... 53 1) Prosedur Penerimaan dan Pemberhentian Pegawai ……. 53 2) Prosedur Perubahan File Induk Pegawai …………...….. 56 3) Prosedur Pencatatan Waktu …………..…....................... 57 b. Prosedur Penggajian pada Subbagian Keuangan .……..….. 58 4. Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Personalia pada PT.XXX ………....……………………………………. .
61
B. Efektivitas Struktur Pengendalian Intern Atas Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Personalia pada PT. XXX …………… 62 C. Rancangan Struktur Pengendalian Intern Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Personalia yang Efektivitas pada PT. XXX …....... 64 1. Internal Auditor ……………….……………………………… 64 2. Struktur Perusahaan ……………………..……………………. 64 3. Informasi dan Komunikasi ……………………………………..
66
4. Prosedur Pencatatan Waktu …………………………………… 66 5. Prosedur Penerimaan Pegawai ….…………………………….. 68
v viii
6. Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Personalia pada PT.XXX ............................................................................. 70 BAB V.
KESIMPULAN DAN SARAN ………..........………………..….. 71
A. Kesimpulan ……………………………………..........………..….. 71 B. Saran ………………………………………………………………. 72 DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………........ 74
vi ix
1
BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Penulisan Dalam menghadapi tingkat persaingan yang semakin ketat pada era
sekarang ini, berbagai upaya dilakukan perusahaan untuk dapat mencapai tujuan atau sasaran dalam memperoleh keuntungan atau mencari laba sebesar-besarnya, baik itu yang sifatnya efisiensi maupun efektivitas dalam operasional perusahaan. Dalam
usahanya
untuk
mendapatkan
laba
tersebut
diperlukan
pengorbanan, yaitu biaya-biaya yang wajib dikeluarkan oleh perusahaan yang salah satunya adalah biaya gaji. Biaya gaji merupakan salah satu unsur biaya dalam menentukan harga pokok dan berperan juga dalam meningkatkan produktivitas karyawan. Oleh karena itu di dalam pengelolaannya diperlukan suatu sistem akuntansi yang memadai. Dengan sistem akuntansi yang memadai dapat membantu manajemen dalam penyajian informasi mengenai pembayaran gaji. Sistem akuntansi akan saling menyesuaikan antara formulir, catatan dan laporan yang sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen. Untuk tercapainya pelaksanaan yang efisien dan efektif dari sistem akuntansi penggajian, maka dibutuhkan adanya suatu pengendalian intern di dalam perusahaan yang berfungsi untuk melindungi harta perusahaan dari kesalahan (error) dan penyalahgunaan (fraud).
1
2
Perusahaan yang telah memiliki sistem akuntansi dan pengendalian intern yang baik pada gaji akan mendorong semua komponen dalam perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Tetapi sebaliknya apabila sistem akuntansi dan pengendalian intern terhadap penggajian tidak baik atau kurang memadai maka akan dapat menimbulkan terjadinya kesalahan maupun ketidaktelitian. Selain itu data akuntansi akan kurang dipercaya dan dapat berdampak pada kurang dipatuhinya kebijaksanaan maupun prosedur yang telah ditetapkan terutama akan dibahas mengenai sistem penggajian dalam perusahaan. Berdasarkan hal-hal diatas, maka penulis mengambil judul “ EVALUASI STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN ATAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENGGAJIAN
DAN
PERSONALIA
UNTUK
MENINGKATKAN EFEKTIVITAS PADA PT. XXX “.
B.
Perumusan Masalah Di dalam penelitian ini penulis mencoba untuk membahas permasalahan
yang mungkin timbul, yaitu apakah struktur pengendalian intern atas sistem informasi Akuntansi pada penggajian dan personalia dapat meningkatkan efektivitas kerja perusahaan pada PT. XXX.
C.
Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sampai sejauh mana
struktur pengendalian intern pada sistem informasi akuntansi penggajian dapat meningkatkan efektivitas kerja dalam perusahaan.
3
D.
Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi : 1. Perusahaan Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat sebagai sarana informasi mengenai kekurangan atau kelemahan-kelemahan pada prosedur yang telah dijalankan perusahaan selama ini, selain itu sebagai umpan balik untuk mengembangkan
dan meningkatkan
kinerja manajemen
perusahaan. 2. Penulis Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat dalam memahami dan menambah wawasan tentang kenyataan dunia kerja serta dapat membandingkan didalam penerapan yang sesungguhnya di lapangan dengan ilmu atau teori yang selama ini didapat dalam perkuliahan. 3. Masyarakat Umum Hasil penulisan ini diharapkan dapat memberikan informasi yang berguna khususnya akuntansi sebagai bahan perbandingan bagi penulis yang lain yang ada kaitannya dengan penulisan ini sehingga dapat disempurnakan pada penulisan selanjutnya. Selain itu juga sebagai sarana informasi untuk mengetahui sampai sejauh mana tingkat kemajuan yang telah dicapai oleh perusahaan.
4
BAB II LANDASAN TEORI
A. Struktur Pengendalian Intern 1. Pengertian Struktur Pengendalian Intern Dengan adanya perusahaan yang semakin berkembang mengakibatkan masalah-masalah yang semakin kompleks dan menimbulkan kesulitan-kesulitan bagi manajemen dalam mengendalikan operasional perusahaan. Untuk mengatasi kesulitan tersebut, maka manajemen harus melimpahkan sebagian wewenangnya kepada bawahannya dengan tanggung jawab tetap berada kepadanya. Keadaan ini menyebabkan manajemen membutuhkan sarana pengendalian yang meliputi berbagai aktivitas atau transaksi yang terjadi dalam perusahaan agar dapat mencapai tujuannya. Untuk lebih jelasnya struktur pengendalian intern memiliki beberapa pengertian sebagai berikut ini. Pengertian struktur pengendalian internal menurut Mulyadi (2002 : 165) didefinisikan sebagai berikut : Struktur pengendalian intern disamakan dengan check yang merupakan prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian dari data-data administrasi, seperti pencocokan penjumlahan mendatar dengan penjumlahan melurus.
Pengendalian internal menurut Standar Profesional Akuntan Publik (2001 : 319) adalah : Suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas yang di desain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan yaitu keadaan pelaporan keuangan, efektifitas dan efisiensi operasi dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
4
5
Pengendalian internal menurut Arens, Elder, Beasley (2003 : 535) adalah : Pengendalian intern merupakan 4hal terpenting dalam kepegawaian yang meliputi metode formal dalam memberitahu petugas pengelola waktu dan penyiapan pembayaran gaji atas pegawai baru, otorisasi perubahan awal dan periodik atas tarif pembayaran, tanggal pemutusan hubungan kerja.
Pengendalian internal menurut Bodnar dan Hapwood (2006 : 129) adalah : Suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi perusahaan, manajemen dan karyawan lain yang dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal terkait dengan tercapainya tujuan reliabilitas pelaporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi, dan kesesuaian dengan peraturan dan regulasi yang berlaku.
Sedangkan sistem pengendalian internal menurut James A.Hall (2007 : 181) adalah : Suatu kebijakan, praktik dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan untuk menjaga aktiva perusahaan, memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi, mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan, dan mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang diterapkan oleh pihak manajemen.
Dari beberapa pengertian diatas, dapatlah ditarik suatu kesimpulan bahwa pengendalian internal yang teratur dan efektif berguna untuk : a. Menjaga keamanan milik perusahaan. Bahwa sistem pengendalian internal yang diterapkan dalam perusahaan haruslah menjamin kekayaan (harta) yang menjadi milik perusahaan dari penyelewengan, kecurangan dan keteledoran serta pertanggung jawaban yang tidak mempunyai kejelasan dapat dihindari.
6
b. Memberi kepastian atas suatu kewajiban yang tidak semestinya yang seharusnya dihindari. Dalam perusahaan sering terjadi kesalahan dimana kesalahan tersebut dilakukan secara rutin, akibat rutinnya serta kurangnya pengawasan maka kesalahan tersebut akan menjadi kewajiban (kebiasaan atau bukan merupakan kesalahan bagi yang melakukan). Dari kasus tersebut maka perlulah suatu mutu pengendalian yang baik dan terpadu. c. Memberi kepastian serta keandalan data akuntansi. Dalam laporan keuangan perlu diperhatikan adanya keandalan, ketelitian, kecermatan, kebenaran data-data akuntansi pada suatu perusahaan dapat memberikan kepastian terhadap laporan keuangan. Hal ini membantu manajemen dalam pengambilan keputusan serta memikirkan langkah-langkah selanjutnya demi kemajuan perusahaan. d. Memajukan efisiensi dan operasional. Dengan pengendalian internal, efisiensi terhadap tugas serta operasional perusahaan ditingkatkan dan dengan meningkatnya efisiensi suatu perusahaan mendukung terlaksananya operasional perusahaan. e. Membantu dan menjaga agar kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah telah ditetapkan tidak diselewengkan atau disalah gunakan. Kebijaksanaan merupakan garis besar sasaran yang harus dituju oleh perusahaan yang telah ditetapkan oleh manajemen secara jelas. Seluruh aktivitas para pelaksana harus sesuai dengan kebijaksanaan tertentu. Prosedur dalam perusahaan dapat pula menimbulkan kecurangan dan keteledoran, hal
7
ini disebabkan jika prosedur yang dijalankan tidak baik, seperti terhadap unsur-unsur yang lain terhadap prosedur perlu juga diadakan penelitian dan eksperimen yang terus menerus secara baik dan benar.
2. Unsur-unsur Pengendalian Internal Menurut James A.Hall (2007 : 182) pengendalian internal terdiri atas tiga tingkat, antara lain : 1. Pengendalian Pencegahan Pengendalian pencegahan adalah tehnik pasif yang di desain untuk mengurangi
frekuensi
terjadinya
peristiwa
yang
tidak
diinginkan.mencegah kesalahan dan penipuan jauh lebih efektif dari segi biaya daripada mendeteksi serta memperbaiki masalah setelah terjadi. 2. Pengendalian Pemeriksaan Pengendalian pemeriksaan membentuk lini pertahanan kedua yang terdiri dari
berbagai
alat,
tehnik
dan
prosedur
yang
didesain
untuk
mengidentifikasikan serta mengekspos berbagai peristiwa yang tidak diinginkan dan yang lepas dari pengendalian pencegahan. Pengendalian ini mengungkapkan berbagai jenis kesalahan tertentu melalui perbandingan kejadian sesungguhnya dengan standar yang ditetapkan. 3. Pengendalian Perbaikan Pengendalian perbaikan adalah tindakan yang diambil untuk membalik berbagai pengaruh kesalahan yang terdeteksi dalam tahap sebelumnya
8
Menurut Bodnar dan Hapwood, terjemahan Andi, (2006 : 129) dan James A.Hall (2007 : 186), terdapat lima elemen atau unsur dalam proses pengendalian internal pada suatu organisasi, antara lain : 1. Lingkungan Pengendalian Merupakan dampak kumulatif atas faktor-faktor untuk membangun, mendukung dan meningkatkan efektivitas kebijakan dan prosedur tertentu yang mempengaruhi kesadaran pengendalian pihak manajemen dan karyawan. Faktor-faktor yang tercakup dalam lingkungan pengendalian adalah : a) Integritas dan Nilai-nilai Etika Manajemen Organisasi harus memiliki pengendalian yang memadai untuk mencegah tindakan kecurangan, melalui usaha mengurangi godaan akibat rasa takut untuk tertangkap basah. Disisi lain, pengendalian yang terlalu kaku dapat menghambat tindakan dan keputusan yang harus diambil karyawan atau membatasi respons karyawan untuk menjalankan berbagai tugas. Pertanggung jawaban dan tekanan untuk berprestasi dapat menjadi kontradiksi. Sistem pengendalian yang kaku dapat menstimuli tindakan yang sebenarnya hendak dicegah dengan menggunakan pengendalian tersebut. b) Komitmen Terhadap Kompetensi Kompetensi
karyawan
merupakan
hal
yang
penting
untuk
memungkinkan proses pengendalian internal dapat berfungsi dengan baik, kualitas dan kompetensi karyawanlah yang dapat memastikan
9
terlaksananya proses pengendalian yang baik. Tidak ada proses pengendalian yang dapat berfungsi dengan baik tanpa karyawan yang kompeten. c) Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi Pengendalian yang efektif dalam suatu organisasi dimulai dan diakhiri dengan
filosofi
manajemen.
Jika manajemen
percaya bahwa
pengendalian penting, manajemen akan memastikan bahwa kebijakan dan prosedur pengendalian diterapkan secara efektif. Sikap yang menyadari pentingnya pengendalian akan terkomunikasikan pada para bawahan melalui gaya operasi manajemen. d) Struktur Organisasi Struktur organisasi mendefinisikan sebagai pola otoritas dan tanggung jawab yang ada dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan pola susunan dan hubungan antara berbagai komponen dan posisi yang terdapat dalam suatu organisasi. Struktur organisasi yang baik dipandang dari segi pengawasan adalah struktur organisasi yang dapat menggambarkan secara tegas garis wewenang dan tanggung jawab setiap bagian dalam organisasi. Pembuatan struktur organisasi yang memisahkan tugas dan fungsi merupakan cara untuk mengendalikan organisasi. Karena dengan pembagian tugas dan fungsi yang jelas akan dapat diketahui tanggung jawab masing-masing bagian. Hal ini akan mencerminkan kinerja organisasi secara keseluruhan.
10
e) Keterlibatan Dewan Direksi dan Komite Audit, jika ada Dewan direksi merupakan perantara yang menghubungkan pemegang saham selaku pemilik organisasi dengan manajemen yang bertanggung jawab
menjalankan
organisasi.
Pemegang
saham
mengontrol
manajemen melalui fungsi dewan direksi dan komitenya. Apabila keanggotaan dewan direksi sepenuhnya terdiri dari manajemen maka pemegang saham tidak memiliki kendali atas operasi manajemen. Komite audit seharusnya independen dari manajemen organisasi, oleh sebab itu dewan direksi biasanya mendelegasikan fungsi tertentu ke berbagai komite operasi. Agar efektif, komite audit harus menjaga komunikasi dengan fungsi internal audit organisasi, serta dengan auditor eksternal (akuntan publik). Metode pemberian wewenang dan tanggung jawab dalam suatu organisasi mengindikasikan filosofi manajemen
dan gaya operasi
manajemen. Pada struktur organisasi formal, dokumen tertulis digunakan untuk mengindikasikan pemberian wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi. Struktur organisasi biasanya dilengkapi dengan deskripsi pekerjaan formal. Memo tertulis, manual kebijakan, serta manual prosedur merupakan sarana lain yang digunakan untuk mengatur wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi, apabila hanya ada metode informal atau lisan, maka pengendalian lemah atau tidak ada pengendalian.
11
f) Kebijakan dan Praktik Perusahaan Dalam Mengelola Sumber Daya Manusia Personel merupakan komponen kunci dalam sistem pengendalian, kualifikasi yang disyaratkan untuk setiap posisi pekerjaan dalam suatu perusahaan harus menggambarkan tingkat tanggung jawab terkait dengan posisi tersebut. Kualifikasi ini mencakup pengalaman, inteligensi, karakter, dedikasi, dan kemampuan kepemimpinan. Pemisahan tugas yang efektif tergantung tingkat kerincian perencanaan prosedur dan kehati-hatian penugasan fungsi-sungsi pada berbagai orang dalam organisasi. Prosedur, instruksi, dan pembebanan tugas ke setiap individu karyawan dan departemen secara tertulis akan mencegah duplikasi pekerjaan, duplikasi fungsi dan terlewatnya fungsi yang penting, kesalahpahaman, serta situasi lain yang dapat melemahkan pengendalian akuntansi internal. Supervisi merupakan pengawasan langsung kinerja personel oleh seorang karyawan yang diberi tanggung jawab dan merupakan hal yang sangat penting dalam perusahaan kecil atau dalam situasi yang tidak memungkinkan pelaksanaan pemisahan tugas. Rotasi pekerjaan dan vakasi wajib memungkinkan pemberi kerja untuk mengecek dan memverifikasi pekerjaan karyawan lain pada saat mereka menjalankan tugas mereka selama kurun waktu tertentu. Kecurangan yang dilakukan seorang karyawan dapat dibongkar ketika
12
karyawan tersebut sedang berlibur dan pekerjaan karyawan tersebut dikerjakan oleh karyawan lain. 2. Penaksiran Risiko Merupakan proses mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola berbagai risiko yang mempengaruhi tujuan perusahaan. Risiko dapat muncul atau berubah berdasarkan berbagai kondisi, antara lain : a. Perubahan dalam lingkungan operasional yang membebankan tekanan baru atau perubahan tekanan atas perusahaan. b. Personel baru yang memiliki pemahaman yang berbeda atau tidak memadai atas pengendalian internal c. Sistem informasi baru atau yang baru direkayasa ulang, yang mempengaruhi pemrosesan transaksi d. Pertumbuhan signifikan dan cepat yang menghambat pengendalian internal yang ada. e. Implementasi teknologi baru ke dalam proses produksi atau sistem informasi yang berdampak pada pemrosesan transaksi f. Pengenalan lini produk atau aktivitas baru hingga pihak manajemen hanya memiliki sedikit pengalaman tentangnya g. Restrukturisasi organisasional yang menghasilkan pengurangan dan/atau realokasi personel sedemikian rupa hingga operasi bisnis dan pemrosesan transaksi terpengaruh h. Memasuki pasar asing yang berdampak pada operasional (contohnya, risiko yang berhubungan dengan transaksi dengan mata uang asing)
13
i. Adopsi suatu prinsip akuntansi baru yang berdampak pada pembuatan laporan keuangan. 3. Informasi dan Komunikasi System Informasi Akuntansi (SIA) terdiri atas record dan metode yang digunakan
untuk
melakukan,
mengidentifikasikan,
menganalisis,
mengklasifikasi, dan mencatat berbagai transaksi perusahaan serta untuk menghitung berbagai aktiva dan kewajiban yang terkait didalamnya. Sistem informasi akuntansi yang efektif akan : a. mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi keuangan yang valid b. memberikan informasi secara tepat waktu mengenai berbagai transaksi dalam perincian yang memadai untuk memungkinkan klasifikasi serta laporan keuangan c. secara akurat mengukur nilai keuangan berbagai transaksi agar pengaruhnya dapat dicatat dalam laporan keuangan d. secara akurat mencatat berbagai transaksi dalam periode waktu terjadinya 4. Pengawasan Pengawasan
adalah
proses
yang
memungkinkan
kualitas
desain
pengendalian internal serta operasinya berjalan. Pengawasan pada aktivitas yang berjalan dapat diwujudkan melalui integritas berbagai modul komputer yang terpisah ke dalam sistem informasi yang menangkap berbagai data penting dan/atau memungkinkan pengujian pengendalian dilakukan berbagai bagian dari operasional rutin.
14
Dengan meringkas berbagai aktivitas, menekankan pada tren, serta mengidentifikasi pengecualian dari kinerja normal, laporan manajemen yang didesain dengan baik memberi bukti atas berfungsi atau tidaknya pengendalian internal. 5. Aktivitas Pengendalian Merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun untuk membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan baik. Aktivitas pengendalian dapat berupa pengendalian akuntansi yang dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal atau memadai bahwa tujuan pengendalian tertentu tercapai untuk setiap sistem aplikasi yang material dalam organisasi : a) Rencana organisasi mencakup pemisahan tugas untuk mengurangi peluang seseorang dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan menjalankan tugas sehari-hari. b) Prosedur mencakup perancangan dan penggunaan dokumentasi dan catatan yang berguna untuk memastikan pencatatan transaksi dan kejadian yang tepat. c) Akses terhadap aktiva hanya diberikan sesuai dengan otorisasi manajemen d) Cek
independen
dan
peninjauan
dilakukan
sebagai
wujud
akuntabilitas kekayaan perusahaan dan kinerja e) Pengendalian proses informasi diterapkan untuk mengecek kelayakan otorisasi, keakuratan, dan kelengkapan setiap transaksi.
15
3. Karakteristik Struktur Pengendalian Intern. Struktur pengendalian intern yang baik mempunyai sistem karakteristik sebagai berikut : a. Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat b. Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang baik yang berguna untuk melakukan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta milik perusahaan, utang-utang, pendapatan-pendapatan dan biaya-biaya c. Praktek yang sehat harus dijalankan didalam melakukan tugas-tugas dan fungsi-fungsi setiap bagian dalam organisasi d. Suatu tingkat dan kecakapan pegawai yang sesuai dengan tanggung jawabnya. Keempat elemen tersebut saling berkaitan satu sama lainnya dan masingmasing mempunyai arti penting yang sama sehingga satu kelemahan pada salah satu unsur akan mengganggu efektivitas struktur pengendalian intern secara keseluruhan. Kerangka kerja pengendalian secara konseptual menyenangkan, tetapi hanya memberi sedikit arahan untuk mendesain sistem pengendalian, oleh karenanya dibutuhkan dokumen yang menspesifikasikan tujuan pengendalian internal serta berbagai tehniknya yang terdapat dalam Pernyataan Standar Audit No.78. Standar audit di bagi menjadi tiga bagian yaitu :
16
Standar Umum
Standar Kerja
Standar Pelaporan
Lapangan Auditor harus memiliki Kegiatan audit harus Auditor latihan dan kecakapan direncanakan dengan dalam teknis yang memadai
baik
harus
menyatakan
laporannya
apakah
laporan
keuangan
dibuat
sesuai
dengan
prinsip
akuntansi yang berlaku umum Auditor harus memiliki Auditor independensi
harus Laporan
dalam mendapat
sikap mentalnya
pemahaman memadai
mengidentifikasi yang situasi
internal
menerapkan hatian
harus Auditor
yang
tidak
akuntansi
yang
berlaku umum harus Laporan
harus
kehati- mendapat bukti yang mengidentifikasi dalam memadai dan kuat
melakukan audit dan
berbagai
atas memungkinkan diterapkannya
struktur pengendalian perinsip
Auditor
harus
bagian-
bagian yang tidak memadai pengungkapan informasinya
pembuatan laporan Laporan
harus
pernyataan
berisi mengenai
pendapat auditor mengenai laporan
keuangan
keseluruhan
secara
17
4. Tujuan Struktur Pengendalian Intern Pengendalian intern akuntansi yang merupakan bagian dari struktur pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Keandalan yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan melahirkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. Menurut Mulyadi (2002), manajemen memegang struktur pengendalian intern yang efektif dengan empat tujuan pokok sebagai berikut : a. Menjaga kekayaan dan catatan organisasi b. Mengecek ketelitian dan keandalan akuntansi c. Mendorong efisiensi d. Mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen Untuk memenuhi tujuan yang luas di pengendalian internal akuntansi yang baik terdapat 7 (tujuh) elemen pokok yang diperlukan, sebagai berikut : 1. Personalia yang kompeten dan dapat dipercaya, disertai adanya garis kewenangan dan tanggung jawab yang ditetapkan dengan jelas. 2. Pemisahan tugas yang memadai untuk mencegah kesalahan yang disengaja atau tidak disengaja. Berbagai pemisahan tugas diperlukan sebagai berikut: a. Pemisahan tanggungjawab operasional dari pembukuan keuangan b. Pemisahan fungsi penjagaan harta dari catatan akuntansi
18
c. Pemisahan fungsi pemberian otorisasi untuk transaksi dari fungsi penjagaan/pemeliharaan harta apapun yang ada hubungannya d. Pemisahan tugas didalam fungsi akuntansi 3.
Prosedur yang wajar untuk pemberian otorisasi terhadap transaksi
4. Adanya catatan dan dokumen yang memadai 5. Adanya pengawasan secara fisik yang wajar baik terhadap harta maupun catatan 6. Prosedur yang wajar untuk pembukuan yang memadai 7. Adanya sistem verifikasi yang independent
B. Struktur Pengendalian Intern Atas Prosedur Penggajian 1. Pengertian Gaji Pengertian gaji menurut Pusat Penelitian Informatika (April, 2008) adalah sebagai berikut : Gaji merupakan kembalian-kembalian finansial yang diterima oleh para pegawai sebagai ganti kontribusi mereka terhadap organisasi.
2. Fungsi dan Organisasi Struktur Pengendalian Intern Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2006 : 362), menyebutkan bahwa pada perusahaan besar proses penggajian merupakan prosedur yang paling kompleks dalam operasinya. Level pemerintah menetapkan pajak untuk gaji, regulasi dan tarif berubah secara konstan, sebagai dampaknya sistem penggajian memerlukan modifikasi secara konstan. Proses penggajian ditentukan oleh hukum dengan sanksi hukuman penjara untuk
19
kelalaian yang disengaja dalam mengelola pencatatan yang memadai, oleh sebab itu bagian analis sistem bertanggung jawab untuk selalu menjaga agar tetap sesuai dengan hukum. Pemisahan fungsi-fungsi yang terkait dalam proses penggajian sebagai berikut : a. Fungsi Kepegawaian Bertanggungjawab
untuk
menempatkan
orang
dalam
penggajian
perusahaan, melakukan spesifikasi tarif pembayaran, mengotorisasi semua potongan dari pembayaran. Semua perubahan seperti penambahan atau penghapusan karyawan, perubahan tarif pembayaran atau perubahan level potongan dari pembayaran, harus diotorisasi oleh personalia. b. Fungsi Pencatat Waktu Bertanggungjawab
untuk
menyiapkan
dan
menggunakan
laporan
kehadiran dan kartu pencatat kerja (job-time tickets). Selain itu pencatat waktu juga bertanggungjawab untuk mengumpulkan dan mengelola kartu pencatat waktu atau laporan kehadiran dan melakukan rekonsiliasi data tersebut dengan laporan ringkasan waktu kerja yang diterima dari produksi. Laporan ringkasan waktu kerja menunjukan pekerjaan karyawan yang diberikan dalam produksi, dan kemudian melanjutkan kartu pencatat waktu ke departemen penggajian. Karyawan yang digaji bulanan (salaried employee) tidak menggunakan dasar jam seperti halnya karyawan yang bekerja dengan ukuran jam. Jika tidak ada kebutuhan akuntansi akan pencatatan waktu ini, maka diperlukan
20
persetujuan dari supervisor untuk memulai proses penggajian. Jika karyawan digaji bulanan, diperlukan laporan kehadiran. c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji Departemen
penggajian
bertanggungjawab
untuk
perhitungan
sesungguhnya dan menyiapkan penggajian. Penyiapan gaji yang independen dari penyiapan data input yang digunakan sebagai dasar membayar – laporan kehadiran dan data karyawan. Laporan kehadiran diterima dari
pencatat
waktu.
Register penggajian
menunjukkan
perhitungan pembayaran bersih (pembayaran kotor dikurangi dengan potongan-potongan dari pembayaran). Slip gaji dikirimkan ke pengeluaran kas untuk ditandatangani, ditinjau, dan didistribusikan. Tembusan register penggajian kemudian dikirimkan ke bagian hutang dagang untuk memulai pencatatan suatu voucher penggajian. d. Fungsi Akuntansi Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji pegawai. e. Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Karakteristik lain yang wajib diperhatikan, antara lain : 1) Penggunaan rekening penggajian imprest secara terpisah untuk slip gaji untuk memudahkan rekonsiliasi
21
2) Rekonsiliasi independen dari laporan bank untuk rekening penggajian 3) Penggunaan
master
pembayaran
independen.
Orang
yang
mendistribusikan pembayaran independen dari karyawan, pencatat waktu, dan yang menyiapkan gaji. Personalia, departemen pencatat waktu atau departemen penggajian tidak mempunyai akses ke slip gaji yang dikeluarkan.
3. Sistem Akuntansi Penggajian a. Pengertian Sistem Akuntansi Sistem menurut Mc Graw Hill (2005 : 7) adalah “Suatu cara tertentu untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas”.
Sedangkan menurut James A.Hall (2007 : 5) sistem adalah “ sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau subsistemsubsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama.
Sistem informasi menurut Tata Subari (2003 : 36) adalah : Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi akuntansi menurut Marshall B.Romney (2004 : 473) sebagai berikut : Sistem informasi akuntansi adalah sumber daya manusia dan modal dalam organisasi yang bertanggung jawab untuk mempersiapkan informasi keuangan dan informasi yang diperoleh dari mengumpulkan dan memproses berbagai transaksi perusahaan.
22
Sistem akuntansi secara luas dapat diartikan sebagai suatu kumpulan dari pada pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan semua aktivitas perusahaan dan dilakukan dengan sistematis guna tersusunnya suatu laporan. Unsur-unsur sistem akuntansi itu sendiri adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, buku pembantu serta laporan. Peranan dari formulir dalam sistem akuntansi adalah sebagai berikut : 1. untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan, hal ini dilakukan dalam pekerjaan membuat distribusi dan laporan-laporan untuk pimpinan. 2. Untuk menjaga aktivitas-aktivitas dan utang-utang perusahaan, dari rekening-rekening yang digunakan dalam sistem akuntansi untuk diketahui saldo dari masing-masing rekening. 3. Untuk memerintahkan suatu pekerjaan, dengan adanya surat perintah mengenai pelaksanaan pekerjaan secara lebih baik. 4. Untuk memudahkan penyusunan rencana-rencana kegiatan penilaian dari hasil-hasilnya serta penyesuaian rencana-rencana kegiatan perusahaan dan kalau diperlukan mengadakan perubahan terhadap rencana tersebut. Keterangan-keterangan atau informasi-informasi yang timbul karena adanya transaksi perusahaan ini dibuat oleh berbagai bagian dalam perusahaan sesuai dengan masing-masing prosedur yang disusun. Pada umumnya aktivitas-aktivitas utama perusahaan meliputi pembelian, penyimpanan, dan pembayaran gaji. Pada perusahaan yang telah maju dan berkembang serta memiliki tenaga kerja dalam jumlah yang besar, maka aktivitas-aktivitas pembayaran gaji merupakan salah satu aktivitas yang dianggap penting.
23
Peranan sistem akuntansi pada suatu perusahaan belum tentu sama, hal ini tergantung dari jenis usaha yang dilakukan. Namun demikian penggunaan sistem akuntansi itu adalah sama, yaitu : 1. agar mampu menyediakan setiap data yang diperlukan tepat pada waktunya dan sesuai dengan kebutuhan. Penerapan sistem akuntansi pad perusahaan akan sangat membantu dalam pengorganisasian data akan diketahui mana yang akan dibutuhkan dalam setiap bagian kapan data tersebut dibutuhkan. 2. Agar mampu menjaga keamanan harta milik perusahaan dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengendalian intern. 3. Agar mampu menjamin dan mengendalikan setiap pengeluaran biayabiaya kegiatan usaha. Dengan adanya system akuntansi, maka biayabiaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dapat diketahui efektif tidaknya.
b. Sistem Akuntansi Penggajian yang Memadai Sistem penggajian menurut Pusat Penelitian Informatika (2008, April) adalah proses yang menentukan tingkat penggajian pegawai, memantau atau mengawasi, mengembangkan serta mengendalikan gaji pegawai. Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang memadai adalah sebagai berikut : 1. Improve Information Sistem akuntansi yang disusun itu harus dapat memberikan informasiinformasi yang benar, cepat dan tepat waktu dibutuhkan.
24
2. Reduce Internal Check Didalam sistem akuntansi yang disusun terdapat internal control atau pengawasan, serta memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relative tidak mahal. Syarat-syarat tersebut diatas harus dipertimbangkan bersama-sama pada waktu menyusun sistem akuntansi perusahaan, sehingga tujuan dari sistem akuntansi gaji dan upah yang ditetapkan dapat bermanfaat.
c. Sistem Penggajian Berbasis Komputer Menurut James A.Hall (2007 : 403) untuk perusahaan yang berukuran sedang dan besar, pemrosesan gaji sering kali disatukan dalam sistem manajemen sumber daya manusia (MSDM). Sistem MSDM menangkap dan memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan personalia, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan tenaga kerja, relasi tenaga kerja, keterampilan tenaga kerja, kegiatan personalia (tarif pembayaran, pemotongan, dan lain-lain), juga gaji. Fitur-fitur operasional utama dari Sistem Manajemen Sumber Daya adalah sebagai berikut : 1) Personalia Departemen personalia melakukan perubahan dalam file karyawan secara
real-time
melalui
terminal.
Perubahan
ini
termasuk
penambahan karyawan baru, penghapusan karyawan yang sudah
25
tidak bekerja, perubahan jumlah keluarga karyawan, perubahan pemotongan gaji, dan perubahan status pekerjaan (tarif pembayaran). 2) Akuntansi Biaya Departemen akuntansi biaya memasukan data biaya pekerjaan (realtime atau setiap hari) untuk menciptakan file pemanfaatan tenaga kerja. 3) Pencatatan Waktu Ketika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pada tiap akhir minggu, departemen penjagaan waktu membuat file kehadiran saat ini. 4) Pemrosesan Data Tugas-tugas yang dilakukan pada akhir periode kerja sebagai berikut: a. Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, overhead, dan akun biaya. b. File rangkuman distribusi tenaga kerja on-line diciptakan. Salinan dari file ini dikirim ke departemen akuntansi biaya dan buku besar umum. c. Daftar gaji on-line diciptakan dari file kehadiran dan file karyawan. Salinan file ini dikirim ke departemen utang dan pengeluaran kas. d. File catatan karyawan diperbaharui. e. Cek penggajian disiapkan dan ditandatangani. Cek tersebut dikirim ke bendahara untuk diperiksa dan direkonsiliasikan
26
dalam daftar gaji. Cek pembayaran ini kemudian didistribusikan ke para karyawan. f. File bukti pengeluaran diperbarui dan satu cek disiapkan untuk dana yang akan ditransfer ke akun dana gaji. Cek dan salinan bukti pengeluaran dikirim ke departemen pengeluaran kas. Satu salinan bukti tersebut dikirim ke departemen utang. g. Pada akhir pemrosesan, sistem tersebut menerima file rangkuman distribusi tenaga kerja dan file bukti pengeluaran dan memperbarui file buku besar umum. 5) Implikasi Pengendalian Fitur
sistem
penggajian
dengan
elemen-elemen
real-time
memberikan banyak keuntungan operasional, termasuk pengurangan jeda waktu antara terjadinya peristiwa dan pencatatan, kertas kerja, dan tenaga kerja administrasi.
27
28
29
D. Struktur Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Penggajian 1. Siklus Penggajian dan Personalia Siklus penggajian dan personalia (payroll dan personal cycle) dimulai dari proses perekrutan karyawan sampai dengan pembayaran atas jasa yang diberikan dan kepada pemerintah dan lembaga lainnya dengan pembayaran pajak atas penghasilan dan kenikmatan karyawan yang terhutang. Adapun siklus penggajian dan personalia meliputi : a. Personalia dan peningkatan kerja (penerimaan dan pemberhentian karyawan, syarat-syarat kerja) b. Penataan waktu dan perhitungan gaji c. Pembayaran gaji d. Pengisian formulir-formulir pajak dan pembayaran pajak
2. Tujuan pelaksanaan pengendalian intern terhadap siklus penggajian dan personalia Tujuan dari pelaksanaan internal control terhadap siklus penggajian dan personalia adalah sebagai berikut : a. karyawan-karyawan yang dipekerjakan hanya atas dasar prosedur otorisasi b. pembayaran gaji yang dicatat adalah untuk pekerja yang benar-benar dilakukan oleh karyawan dan bukan fiktif c. transaksi penggajian diotorisasi secara benar d. pencatatan seluruh penggajian tepat waktu
30
e. transaksi penggajian terdapat pencatatan jumlah jam kerja, komisi, potongan-potongan f. pengklasifikasian transaksi penggajian secara benar dan tepat g. transaksi penggajian telah dimasukan dalam pencatatan pendapatan karyawan secara benar h. catatan dan dokumen, serta harta kekayaan harus terlindungi dari pencurian, penyalah gunaan, dan kerusakan.
3. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian Menurut Marshall B.Romney (2004 : 189-195) prosedur-prosedur yang membentuk sistem pengolahan data gaji adalah sebagai berikut : a. Memperbarui file induk penggajian Aktivitas pertama dalam prosedur penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian.
Walaupun
penggajian
diproses
dalam
bentuk
batch,
departemen personalia memiliki akses untuk membuat perubahanperubahan pada file induk penggajian. Pemeriksaan validitas atas nomor pegawai dan uji kewajaran atas perubahan yang dilakukan, berlaku untuk semua transaksi perubahan penggajian. b. Memperbarui tarif dan pemotongan pajak Prosedur
berikutnya
memperbarui
informasi
mengenai
tarif
dan
pemotongan pajak lainnya. Perubahan tarif terjadi ketika bagian penggajian
menerima
pembaruan
mengenai
perubahan
mengenai
31
perubahan tarif pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi. c. Validasi data waktu dan kehadiran Prosedur ini dilakukan untuk memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai. Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, tergantung pada status pembayaran pegawai. Namun secara umum prosedur ini dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Catatan waktu hadir dan catatan waktu kerja yang diperoleh dari fungsi pencatatan waktu dicocokkan. Catatan waktu hadir dipakai sebagai dasar perhitungan gaji pegawai, sedangkan catatan waktu kerja dipakai sebagai dasar untuk mendistribusikan gaji pegawai. 2.
Catatan waktu hadir dimasukkan ke dalam komputer dengan menggunakan terminal yang kemudian akan menghasilkan file transaksi gaji, daftar kesalahan dan total transaksi. Daftar ini lalu dicocokkan dengan batch total untuk memeriksa kesalahan-kesalahan yang terjadi.
3. File transaksi gaji diproses lagi dengan komputer untuk disortir. Penyortiran dilakukan untuk mengetahui jam kerja setiap karyawan. Hasilnya adalah file transaksi gaji, yaitu jam kerja setiap pegawai. d. Penggunaan teknologi informasi Pemrosesan penggajian dengan menggunakan teknologi informasi dapat membuat lebih efisien dengan cara mengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai secara elektronis sebagai ganti dokumen kertas.
32
Penggunaan teknologi informasi dapat mengurangi waktu dan potensi kesalahan
yang
berhubungan
dengan
pencatatan,
verifikasi
dan
memasukan data waktu serta kehadiran pegawai secara manual. e. Mempersiapkan penggajian Pada prosedur ini, pertama yang dilakukan adalah mensortir file transaksi penggajian berdasarkan nomor pegawai, agar berada dalam urutan yang sama dengan yang berada dalam file induk penggajian. File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai. Daftar penggajian dan cek gaji pegawai di cetak. Daftar penggajian merupakan laporan yang memuat daftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji, dan gaji bersih dalam format multikolom. Cek gaji pegawai melampirkan slip gaji, yang mencantumkan jumlah gaji kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode ini. f. Membayar gaji (setoran langsung) Prosedur terakhir adalah pendistribusian gaji kepada pegawai. Sebagian pegawai dibayar dengan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka. Setoran langsung adalah salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan penggajian. Para pegawai yang dibayar melalui setoran langsung menerima salinan cek gaji yang menunjukkan jumlah yang disimpan bersama dengan slip gaji. Sistem penggajian ini menghasilkan file-file simpanan gaji yang berisi sebuah catatan untuk setiap pegawai yang rekeningnya ada di bank tertentu. File-file tersebut dikirim secara elektronis dengan menggunakan
33
electronic data interchange ke setiap bank yang terlibat. Dana akan dikirim secara elektronis dari rekening bank ke rekening pegawai. Setoran langsung meniadakan perlunya kasir menandatangani setiap cek gaji. Namun harus tetap mensahkan transfer dana dari rekening giro reguler perusahaan. Setoran langsung memberi penghematan bagi perusahaan dengan meniadakan biaya pembelian, pemrosesan, dan penyebaran cek kertas serta mengurangi biaya bank dan pengiriman.
4. Sistem Pengendalian Internal Atas Penggajian Dalam melakukan pengawasan terhadap pembayaran gaji menurut Narko (2004 : 156) ada tiga hal yang perlu diperhatikan oleh manajemen yaitu : a. Organisasi 1. Pisahkan fungsi pencatatan waktu hadir atau waktu kerja, dengan fungsi pembuatan daftar gaji 2. Pisahkan pembuatan daftar gaji dengan pembayaran gaji 3. Pisahkan pembuatan daftar gaji, pembayaran gaji dan petugas akuntansi b. Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1. Daftar gaji harus di otorisasioleh pejabat yang berwenang 2. Voucher untuk gaji harus di otorisasi pejabat berwenang 3. Transaksi penggajian akan di catat bila di dukung bukti yang lengkap dan benar
34
4. Pengangkatan, penempatan dalam golongan gaji, perubahan gaji dan penghentian karyawan harus di otorisasi pejabat yang berwenang c. Praktik yang Sehat 1. Pelaksanaan absensi karyawan, baik secara manual maupun dengan mesin absensi, harus diawasi oleh petugas yang cakap berwibawa untuk menghindari penyelewengan dalam mengisi daftar absen. 2. Karyawan yang telah keluar harus segera di coret dari daftar gaji.
E. Efektivitas Suatu badan usaha, baik yang berskala besar maupun kecil pasti membutuhkan perhatian khusus yaitu sistem dan struktur organisasi yang terpadu untuk mengendalikan operasi perusahaan agar dapat berjalan secara efisien dan efektif. Menurut Mc Graw Hill (2002 : 174), efektifitas ditentukan oleh hubungan antara output yang dihasilkan oleh suatu pusat tanggung jawab dengan tujuannya, semakin besar output yang dikontribusikan terhadap tujuan, maka semakin efektiflah unit tersebut.
35
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
A. Lokasi Penelitian Dalam menyusun skripsi ini, penulis melakukan penelitian pada PT. XXX yang berlokasi di Jalan KS.Tubun Raya No.72 Petamburan, Jakarta dan merupakan kantor pusat dari perusahaan XXX Group.
B. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah Singkat Perusahaan PT.XXX adalah perusahaan swasta dan merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang produksi dan perdagangan lensa dan frame kaca mata yang didirikan pada tahun 1989, dengan akte notaris pada kantor Lieke L.Tukgali, SH. No.46, tanggal 13 Januari 1989. Perusahaan ini memproduksi dan memperdagangkan lensa dan frame kaca mata yang pada umumnya outlet ini hanya terjangkau untuk kalangan menengah ke atas. Melihat potensi pasar yang semakin besar, maka beliau memutuskan untuk memperluas jaringan pasarnya sampai ke seluruh pulau di Indonesia. Bahkan sampai saat ini PT.XXX telah memperluas usahanya dengan membuka outlet untuk kalangan menengah ke bawah, dengan kualitas tetap yang terbaik untuk kelasnya.
35
36
2. Ruang Lingkup Kegiatan Bidang Usaha Beberapa jenis usaha yang menjadi anak perusahaan dari PT. XXX antara lain : a. Bidang Kesehatan dan Farmasi, didirikan Apotik, Laboratorium Klinik b. Bidang Fotografi c. Bidang Makanan dan Restoran
3. Struktur Organisasi dan Manajemen Perusahaan Untuk mencapai tujuan perusahaan diperlukan adanya suatu struktur organisasi yang baik dan sesuai dengan keadaan perusahaan. Adapun struktur organisasi pada PT.XXX dan tugas dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut :
Direktur Utama
Secretary Corporate
General Manager
Keuangan
Personalia
Produksi
Marketing
Pembelian Bahan
37
Adapun penjelasan dan daftar kerja organisasi PT. XXX adalah : a. Direktur Utama Merupakan pimpinan tertinggi dalam perusahaan yang mempunyai sikap memimpin serta tugas dan tanggung jawab dalam memberikan pembinaan dan keterampilan manajemen kepada bawahan, mempunyai sikap memimpin serta bertanggung jawab atas pengendalian unit-unit dalam perusahaan, menetapkan rencana jangka pendek dan rencana jangka panjang mengenai aktivitas perusahaan, dan mengesahkan laporan baik bulanan maupun tahunan. b. Secretary Corporate Merupakan pimpinan tertinggi setelah Direktur Utama, yang bertugas untuk membantu Direktur Utama dalam menjalankan, mengkoordinir serta mengawasi
melaksanakan kebijakan perusahaan,
pengendalian
seluruh
aktivitas
unit-unit
dalam
perusahaan dan melakukan pengawasan langsung di lapangan. Ia juga mengontrol semua bidang di perusahaan secara umum dan memutuskan
tindakan-tindakan
yang
harus
diambil
oleh
perusahaan dan menerapkannya pada masing-masing departmen yang ada. c. General Manager General manager adalah orang yang bertanggung jawab pada semua bagian yang ada pada perusahaan pada garis besarnya.
38
d. bagian Keuangan (Finance Department) Bagian ini berfungsi mengelola dan mengawasi keluar masuknya uang pada perusahaan sesuai dengan petunjukan yang digariskan oleh pimpinan. Tujuan utama dari bagian keuangan antara lain menjamin terpadunya antar kebutuhan dana dan sumber dana sehingga dapat menjamin likuiditas dan penggunaan danadana secara efektif dan efisien, serta memberikan data atau informasi keuangan yang diperlukan oleh pihak manajemen. 1) Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawab bagian keuangan adalah sebagai berikut : a) Mengatur dan mengawasi pembukuan semua mutasi keuangan dengan cepat dan sah sehingga dapat dibuat laporan-laporan yang terbaru b) Mengkoordinir penyusunan anggaran, memeriksa laporanlaporan keuangan. Anggaran yang harus disusun antara lain anggaran biaya, overhead, biaya pelaksanaan produk dan kas. c) Membina hubungan baik dengan bank dan lembagalembaga keuangan dalam rangka kredibilitas perusahaan. d) Mengatur penggunaan dan penyediaan dana-dana sesuai dengan cash flow yang disusun. e) Mengawasi pekerjaan bagian kasir.
39
2) Adapun tugas dan tanggung jawab bagian kasir adalah sebagai berikut : a) Melaksanakan pembayaran-pembayaran rekening-rekening b) Melaksanakan pembayaran gaji dan para staff dan karyawan, dan juga pembayaran lainnya c) Melakukan pembayaran pembelian bahan e. Personalia Personalia berfiungsi melaksanakan dan mengawasi pembinaan sumber daya manusia dalam perusahaan. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah : 1) Melaksanakan perekrutan pegawai dan pemutusan hubungan kerja 2) Melakukan pembinaan sumber daya manusia dalam perusahaan 3) Mengurus absensi, izin, cuti, surat keterangan kepegawaian 4) Mengatur izin-izin yang diperlukan yang berkaitan dengan kepegawaian f. Bagian Produksi (Production Department) Bagian
produksi
memiliki
fungsi
melaksanakan
dan
mengawasi proses produksi sesuai dengan pedoman dari pihak manajemen yang berdasarkan kualifikasi dari pemesan. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : 1) Melaksanakan
pemrosesan
produk
seekonomis mungkin 2) Mengkalkulasi harga pesanan produk
pesanan
seefektif
dan
40
3) Menentukan jumlah dan batas waktu pembuatan kepada pemesan 4) Menentukan keperluan untuk lembur Selain itu bagian produksi ini juga membawahi seksi quality control. Seksi ini bertugas mengawasi dan mengontrol kualitas dari setiap bahan baku yang ada di dalam gudang. g. Bagian Pemasaran (Marketing Departement) Berfungsi melaksanakan dan mengawasi bidang pesanan produk dengan pedoman yang telah diberikan oleh pimpinan Tugas Pokoknya adalah : 1) Menghubungi pemesan untuk mengadakan pembicaraan mengenai produk pesanan 2) Mengawasi pelaksanaan pesanan khusus 3) Melakukan survey dan analisa pasar sebagai masukan kepada pimpinan 4) Melakukan pendekatan yang perlu kepada orang lain yang berwenang untuk pemasangan iklan h. Bagian Pembelian Bahan (Purchasing Department) Berfungsi sebagai bagian yang bertanggung jawab atas pengadaan bahan baku yang akan dipakai dalam proses produksi barang yang dibutuhkan. Bagian ini bertugas mengadakan pemesanan dan juga pembelian bahan-bahan baku produksi serta bertanggung jawab pula atas penyimpanan bahan baku tersebut di dalam gudang serta pengawasan dan pemeliharaannya.
41
C. Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif, alasan penulis menggunakan metode ini adalah karena penelitian bertujuan untuk menggambarkan dan menguraikan tentang struktur organisasi perusahaan, prosedur penerimaan karyawan, prosedur penggajian dan prosedur lainnya yang terkait dan berusahaan membandingkan teori dengan keadaannya yang terjadi di perusahaan. Penulis juga mencoba merancang suatu sistem penggajian dalam perusahaan ini dinilai penulis masih kurang memadai.
D. Definisi Operasional Variabel Definisi opersional dari judul penelitian skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Struktur pengendalian intern Struktur pengendalian intern adalah suatu rencana organisasi, semua metode dan tindakan yang dikoordinasikan untuk mengamankan aktivitas perusahaan, memajukan efisiensi dan efektivitas, dan mendorong ditaatinya kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan. 2. Gaji Gaji adalah jumlah total yang dibayarkan kepada masyarakat untuk suatu periode tertentu.
42
E. Metode Pengumpulan Data 1. Penelitian Lapangan Dari penelitian lapangan diperoleh data primer dan sekunder yang diperoleh secara langsung dari perusahaan : a. Data Primer, yaitu melalui wawancara langsung baik dengan pimpinan dan karyawan yang berhubungan dengan kelengkapan data yang dibutuhkan. b. Data Sekunder, antara lain dengan cara mengumpulkan dan mencatat
informasi
mengenai
sejarah
perusahaan,
struktur
organisasi dan data-data perusahaan yang berkaitan dengan masalah yang diteliti. 2. Penelitian Kepustakaan Riset kepustakaan merupakan metode untuk memperoleh data yang
bersifat
melakukannya
sekunder. di
Pelaksanaan
perpustakaan
dengan
kegiatan
ini
mencara
bahan
penulis yang
berhubungan dengan akuntansi pada umumnya dan pengendalian internal atas gaji pada khususnya, sebagai sumber landasan teoritis penyusunan skripsi.
F. Metode Analisis Data Data-data yang telah terkumpul kemudian diolah dengan menggunakan metode penelitian deskriptif kualitatif, artinya penulis menggambarkan dan menguraikan tentang struktur organisasi perusahaan,
43
prosedur penerimaan karyawan, prosedur penggajian dan prosedur lainnya yang terkait, dan berusaha membandingkan teori dengan keadaan yang sebenarknya terjadi di perusahaan.
44
BAB IV ANALISA HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Evaluasi dan Analisa Struktur Pengendalian Intern atas Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Personalia pada PT.XXX
1. Evaluasi dan Analisa Unsur-Unsur Pengendalian Intern Unsur-unsur pengendalian intern secara umumnya telah dijalankan oleh perusahaan. Karyawan yang cakap merupakan unsur yang penting dari setiap pengendalian internal. Terdapat lima elemen atau unsur dalam pengendalian internal pada PT.XXX, antara lain : 1. Lingkungan Pengendalian Seperti telah dijelaskan dalam uraian teoritis, kondisi yang dibentuk oleh lingkungan
pengendalian sangat
mempengaruhi
keefektifan kebijakan dan prosedur yang terdapat dalam suatu entitas usaha. Elemen-elemen lingkungan pengendalian yang terdapat pada PT.XXX dalam rangka membangun, mendukung, dan meningkatkan efektivitas kebijakan dan prosedur perusahaan, antara lain : a. Integritas dan Nilai-nilai Etika Manajemen
45
Kelebihan PT.XXX dalam rangka mencegah tindakan kecurangan, yaitu perusahaan menggunakan sistem CCTV, sehingga karyawan memiliki rasa takut untuk tertangkap basah. Sedangkan kekurangannya adalah perusahaan terlalu membatasi 44 respons karyawan untuk menjalankan berbagai tugas sehingga hal ini dapat menghambat tindakan dan keputusan yang harus di ambil oleh karyawan. b. Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi Merupakan metode perencanaan dan pengendalian alokasi sumber daya perusahaan dalam mencapai tujuannya. Perencanaan dan pengendalian manajemen khususnya dalam hal gaji dilakukan dalam tahap : 1. Penyusunan program penggajian PT.XXX membuat program tentang penggajian berdasarkan peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah. Baik untuk penentuan mengenai metode perhitungan gaji jenis fasilitas yang akan disediakan perusahaan, bonus, insentif, uang lembur dan lainnya. 2. Penyusunan anggaran gaji Untuk penyusunan anggaran PT.XXX dibuat per periode dan disesuaikan dengan prediksi kebutuhan yang akan datang, berdasarkan pengeluaran periode sebelumnya. 3. Pelaksanaan dan pengukuran gaji
46
Gaji PT.XXX diberikan kepada pegawai sesuai dengan latar belakang pendidikan, jabatan atau prestasi dan apakah gaji yang diberikan dapat meningkatkan motivasi kerja mereka atau meningkatkan prestasi kerja mereka. 4. Internal Auditor Walaupun keberadaan internal auditor dalam perusahaan berkaitan dengan pengawasan gaji adalah sangat penting. Di mana dalam tugasnya audit intern akan mengevaluasi tentang prosedur penerimaan dan pemberhentian pegawai, pencatatan waktu, perhitungan dan pembayaran gaji dalam kurun waktu tertentu apakah sesuai dengan prosedur yang diterapkan. Namun pada PT.XXX, internal auditor ini tidak ada. Menurut penulis, PT.XXX belum cukup efektif sesuai dengan pedoman menurut James A.Hall dan Bodnar dan Hapwood, hal ini disebabkan tidak adanya internal auditor di dalam perusahaan yang mana fungsi internal auditor ini sangat penting yang
bertugas
sebagai evaluator prosedur pembayaran gaji. c. Struktur Perusahaan Dalam
pembahasan
mengenai
struktur
organisasi
perusahaan, penulis tidak akan membahas seluruh fungsi setiap tingkatan manajemen dalam perusahaan, tetapi hanya beberapa masalah yang dianggap perlu dan hal ini tentunya berkaitan dengan struktur organisasi perusahaan.
47
PT.XXX memiliki dua subbagian dalam struktur organisasi yang
terlibat
dalam
sistem
penggajian
yaitu
subbagian
kepegawaian yang berperan dalam penyediaan data-data pegawai dan rekapitulasi pencatatan waktu dan subbagian keuangan yang melakukan perhitungan gaji dan mendistribusikannya. Dari struktur serta tugas dan fungsi yang ada, PT.XXX memiliki pengendalian organisasi yang kurang efektif sesuai dengan pedoman menurut James A.Hall dan Bodnar dan Hapwood, yang dapat dilihat dari perhitungan gaji, pembayaran gaji serta pencatatan gaji yang dibayarkan langsung ditangani oleh subbagian keuangan tanpa adanya kontrol dari kepala subbagian keuangan, hal ini menunjukkan tidak terjadinya pembagian tugas dan pemisahan fungsi yang baik. d. Kebijakan dan Praktik Perusahaan Dalam Mengelola Sumber Daya Manusia Tujuan perusahaan secara keseluruhan tidak mungkin dijalankan oleh satu orang saja. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka PT.XXX mengelompokkan orang-orang yang dapat bekerja sama sebagai satu kesatuan dan tersusun dengan jelas yang disertai dengan pembagian tugas (job description) untuk memudahkan pertanggung jawaban konsumsi sumber daya perusahaan. Prosedur, instruksi, dan pembebanan tugas ke setiap individu karyawan dan departemen secara tertulis akan mencegah duplikasi pekerjaan,
48
duplikasi
fungsi
dan
terlewatnya
fungsi
yang
penting,
kesalahpahaman, serta situasi lain yang dapat melemahkan pengendalian akuntansi internal. Supervisi melakukan pengawasan langsung terhadap kinerja karyawan yang diberi tanggung jawab. 2. Penaksiran Risiko Dengan terlaksananya sistem akuntansi gaji yang baik maka kesalahan
yang mungkin terjadi baik kesalahan perhitungan,
pencatatan dan pembayaran gaji dapat lebih mudah diidentifikasi dan alternative pemecahannya dapat ditetapkan lebih dahulu. Dalam menanggulangi risiko yang diakibatkan oleh gaji perusahaan telah menerapkan beberapa cara penanggulangan yang cukup memadai, seperti : melakukan penyesuaian terhadap kenaikan UMP, penggunaan komputer dalam pencatatan informasi akuntansi khususnya mengenai gaji untuk menjamin kebenaran akuntansi. Penilaian risiko pada PT.XXX menurut penulis sudah cukup sesuai dengan pedoman menurut James A.Hall dan Bodnar dan Hapwood. 3. Informasi dan Komunikasi PT.XXX memiliki Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang terdiri atas laporan dan metode untuk melakukan, mengidentifikasi, menganalisis, mengklasifikasikan, dan mencatat berbagai transaksi perusahaan serta untuk menghitung berbagai aktiva dan kewajiban yang terkait didalamnya.
49
Sistem informasi yang dimaksud dalam sistem akuntansi penggajian meliputi semua fungsi, prosedur, formulir-formulir, dokumen dan catatan yang digunakan dalam menghasilkan informasi mengenai gaji selama satu periode pembayaran, yang antara lain : a.
Dokumen pendukung perubahan gaji PT.XXX mempergunakan dokumen ini karena merupakan surat keputusan yang berhubungan dengan pegawai, yang dikeluarkan oleh fungsi personalia, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikkan / penurunan pangkat, pemindahan dan lain-lain. Dimana tembusan ini dipergunakan untuk pembuatan daftar gaji.
b. Absensi Dokumen ini sudah secara otomatis tercatat ke dalam komputer dengan cara setiap pegawai memasukkan nomor induk pegawai dan meletakkan salah satu jarinya ke dalam alat finger print. c.
Daftar gaji Dokumen ini memuat informasi mengenai jumlah gaji bruto setiap pegawai, dikurangi potongan PPh, hutang pegawai, dana pensiun dan lain-lain, serta jumlah netto gaji karyawan dalam suatu periode pembayaran.
d. Rekap daftar gaji
50
Dokumen ini adalah ringkasan gaji setiap departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji, dapat juga digabung dengan daftar gaji, dengan menambah kolom distribusi gaji menurut departemen. e.
Surat pernyataan gaji Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji, merupakan catatan tiap pegawai beserta berbagai potongan yang menjadi beban bagi pegawai.
Menurut penulis, PT.XXX belum cukup efektif sesuai dengan pedoman menurut James A.Hall dan Bodnar dan Hapwood, hal ini disebabkan tidak adanya slip gaji yang diberikan kepada pegawai sehingga para pegawai tidak dapat mengetahui secara tepat mengenai rincian gajinya dan untuk mengetahui perihal rincian gaji tersebut maka pegawai dapat langsung mengkonfirmasinya ke bagian personalia. 4. Pengawasan Pengawasan aktivitas yang berjalan diwujudkan melalui integritas pada berbagai program komputer yang terpisah ke dalam sistem informasi yang menangkap berbagai data penting. 5. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian pada PT.XXX berupa pengendalian akuntansi yang dirancang untuk memberi jaminan yang masuk akal atau memadai bahwa tujuan pengendalian tertentu dapat tercapai untuk
51
setiap sistem aplikasi yang material dalam perusahaan, yang antara lain: a. Perusahaan melakukan pemisahan tugas untuk mengurangi peluang seseorang dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan dalam menjalankan tugas sehari-hari. b. Perusahaan
menggunakan
perancangan
dan
penggunaan
dokumentasi dan catatan yang berguna untuk memastikan pencatatan transaksi dan kejadian yang tepat. c. Akses terhadap aktiva hanya diberikan sesuai dengan otorisasi manajemen. Lebih difokuskan pada siklus penggajian pada PT.XXX, siklus ini melibatkan interaksi antara sistem informasi personalia dan sistem informasi akuntansi (bagian keuangan dan bagian akuntansi). a. Bagian Personalia Dalam hubungannya dengan siklus penggajian, bagian ini bertugas untuk menetapkan gaji karyawan. b.
Bagian Keuangan Bagian ini bertugas untuk melakukan perhitungan atas gaji karyawan. Bagian ini bertanggung jawab untuk melakukan fungsi pembuat daftar gaji karyawan dengan menghitung penghasilan setiap karyawan selama jangka waktu satu bulan yang berupa gaji pokok dikurangi dengan pengurangan-pengurangannya
dan
ditambah
dengan
tunjangan-
tunjangan yang diperoleh pegawai. Bagian keuangan ini juga
52
bertanggung jawab untuk menyiapkan gaji berdasarkan daftar gaji yang telah dibuat dan bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji, dan kemudian ditransfer ke rekening setiap karyawan. c. Bagian Akuntansi Bagian ini bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan atas transaksi-transaksi pengeluaran kas untuk penggajian dalam jurnal umum. Dengan melihat dari wacana diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa pengadaan dokumen pada perusahaan cukup memadai dan ini merupakan salah satu hal yang sangat penting dan diperlukan untuk menyelenggarakan sistem pengendalian intern yang memadai. 2. Evaluasi dan Analisa Unsur-Unsur Pembayaran Gaji Adapun dalam perhitungan gaji pada PT.XXX terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut : a. Gaji Karyawan Gaji yang diterima bagi karyawan bulanan ditentukan oleh pejabat dan masa kerja. b. Upah Lembur Upah lembur diberikan apabila karyawan dengan level non staff, melaksanakan pekerjaan di luar jam kerja (biasa) atas kehendak pimpinan dan persetujuan karyawan, maka jam kerja tersebut dianggap jam kerja lembur. Lembur perusahaan ini terdiri dari lembur biasa dan
53
lembur hari libur, dengan perhitungan tarif lembur per jam sebagai berikut : - 1 jam pertama
: (1 x 1,5) x Gaji Pokok 173
- > 1 jam berikutnya : (jumlah jam berikutnya x 2) x Gaji Pokok 173 c. Jaminan sosial tenaga kerja Bagi karyawan yang tidak dapat bekerja dikarenakan sakit maka biaya untuk pemeriksaan beserta pengobatan ditanggung oleh perusahaan, demikian pula bila karyawan mengalami kecelakaan kerja, maka perusahaan akan mengklaimnya ke pihak Jamsostek. d. Mangkir Ketentuan untuk karyawan yang mangkir akan mengurangi gaji pokoknya dan setiap karyawan yang mangkir akan mendapat surat peringatan dari perusahaan. Untuk unsur-unsur pembayaran PT.XXX, menurut penulis sudah sesuai dengan pedoman menurut Marshall dan pusat penelitian informatika bahwa unsur-unsur sistem informasi terdiri dari formulir dan catatan-catatan yang dapat memberi informasi mengenai berbagai transaksi perusahaan guna mempersiapkan informasi keuangan.
3. Evaluasi dan Analisa Prosedur Pelaksanaan Sistem Penggajian dan Personalia a. Subbagian Personalia
54
1) Prosedur Penerimaan dan Pemberhentian Pegawai Prosedur penerimaan pegawai diawali oleh permintaan pegawai dengan mengisi formulir permintaan pegawai oleh pimpinan suatu departemen, setelah diisi maka formulir tersebut diberikan kepada personalia. Setelah
bagian
personalia
menyetujui
permintaan
kebutuhan pegawai tersebut, maka personalia segera membuat iklan yang biasanya dimuat dalam surat kabar, agar dapat dilihat peminat dari pihak luar untuk mengirimkan lamaran pekerjaan sebagai salah satu kandidat pegawai. Apabila para pelamar sudah mengirimkan berkas lamaran, maka berkas tersebut diseleksi. Setelah ditemukan kandidat pelamar yang sesuai dengan persyaratan maka pihak personalia mengadakan pemanggilan pada pihak pelamar. Adapun penyeleksian calon kandidat pegawai tersebut meliputi : a) Memenuhi persyaratan dan tidak menyimpang dari UndangUndang dan peraturan lainnya yang berlaku. b) Memenuhi semua surat keterangan serta ijasah / tanda lulus yang diperlukan yaitu : b.1) Surat lamaran b.2) Surat riwayat hidup / pengalaman hidup b.3) Surat keterangan kelakuan baik dari kepolisian (SKKB)
55
b.4) Ijasah atau tanda lulus terakhir b.5) Pas foto ukuran 3 x 4 sebanyak 2 buah (foto terbaru) b.6) Foto copy kartu tanda penduduk (KTP) b.7) Bila ada bukti-bukti surat lainnya. c) Mempunyai keinginan / kemauan bekerja pada perusahaan serta tunduk dan taat pada ketentuan-ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan. d) Lulus dalam tes pengetahuan, tes keterampilan kerja, tes lainnya yang diberikan oleh perusahaan, termasuk tes wawancara (interview). e) Mampu bekerja sama secara fisik dan mental yang sehat, dibuktikan dengan hasil pemeriksaan dokter. f) Bersedia menjalani masa percobaan / training 6 (enam) bulan. Jika dinyatakan layak / diterima maka dibuat surat masa percobaan untuk jangka waktu 6 (enam) bulan. Evaluasi pada pegawai tersebut akan dilakukan pada bulan ke dua dan kelima, apabila dinyatakan lulus maka akan dibuatkan surat pengantar untuk tes kesehatan dan apabila dari hasil tes tersebut dinyatakan lulus, maka untuk selanjutnya akan dibuatkan surat kontrak kerja untuk jangka waktu tertentu. Untuk pegawai yang dinyatakan telah melanggar tata tertib (peraturan) yang berlaku di lingkungan PT.XXX maka pegawai tersebut akan mendapatkan surat teguran (peringatan), surat tersebut mempunyai
56
masa berlaku sesuai dengan peraturan yang berlaku. Surat teguran tersebut memiliki tiga tahapan peringatan, namun apabila pegawai yang telah memiliki / mendapat surat teguran yang ketiga dan masih melakukan tindakkan yang dianggap melanggar peraturan, maka perusahaan mengeluarkan surat pemutusan hubungan kerja. Maka pegawai tersebut dinyatakan bukan lagi sebagai pegawai dari PT.XXX (dipecat tanpa pesangon). Untuk pegawai yang mengundurkan diri harus membuat surat pengunduran diri 1 (satu) bulan sebelum efektif keluar. Hal ini diperuntukkan perpindahan pertanggung jawaban selama ia bekerja sebagai pegawai. Pada hari terakhir pengunduran dirinya maka perusahaan mengeluarkan surat referensi kerja, yang mana surat tersebut menerangkan tentang kinerja dari pegawai tersebut. Prosedur
penerimaan
dan
pemberhentian
pegawai
yang
diterapkan oleh PT.XXX, sudah cukup baik, namun dalam hal permintaan pegawai sebaiknya disetujui terlebih dahulu oleh General Manajer sehingga tetap terkontrol dengan baik.
2) Prosedur Perubahan File Induk Pegawai Personalia melakukan update data kepegawaian sesuai dengan data yang terbaru yang meliputi status kerja karyawan, jabatan, jam kerja, perubahan status nikah maupun jumlah anggota keluarga dan sebagainya.
57
Prosedur perubahan file induk pegawai yang diterapkan oleh PT.XXX sudah sangat baik, karena sesuai dengan pedoman yang diterima umum.
3) Prosedur Pencatatan Waktu Pencatatan waktu hadir dimaksudkan untuk mengumpulkan data mengenai jumlah hadir karyawan dalam satu periode. Kedisiplinan kerja dinilai dari penggunaan waktu kerja dan cara kerja pegawai. Pengawasan jam kerja dilakukan agar pegawai dating dan pulang tepat pada waktunya. Pencatatan waktu hadir pegawai yang digunakan oleh PT.XXX adalah menggunakan print out absensi finger print, dimana absensi ini dicetak berdasarkan waktu awal masuk dan pulang karyawan setiap harinya yang tersimpan secara otomatis dalam komputer. Dengan absen tersebut juga dapat terlihat jam kerja biasa dan jam kerja lembur selama 1 bulan. Adapun pengaturan jam kerja pegawai pada PT.XXX adalah sebagai berikut : a. Hari Senin s/d Jumat : Jam 08.00 s/d 17.30 WIB (istirahat jam 12.00 s/d 13.00) b) Hari Senin s/d Jumat : Jam 08.00 s/d 16.30 WIB (istirahat jam 12.00 s/d 13.00) Hari Sabtu
: Jam 08.00 s/d 13.00 WIB
58
Adapun para karyawan PT.XXX diberikan istirahat untuk makan siang, dengan tujuan agar tidak terjadi kejenuhan dalam bekerja dan dapat meningkatkan prestasi kerja. Jika pegawai tidak hadir maka akan dikenakan sanksi berupan surat teguran disamping itu ketidakhadiran karyawan ini akan dilihat sebabnya yang nantinya akan mempengaruhi atau tidak mempengaruhi gaji yang diterima pegawai sesuai dengan peraturan yang ditetapkan perusahaan. Adapun prosedur gaji pada perusahaan dimulai dengan pencatatan absensi pegawai yang bekerja pada hari itu ke dalam komputer yang di awasi oleh staff personalia. Hasil dari absen komputerisasi tersebut akan dihasilkan laporan harian dan bulanan yang secara otomatis menunjukkan jam kehadiran masing-masing pegawai (sesuai lampiran). Menurut penulis untuk prosedur pencatatan waktu yang ada pada PT.XXX sudah baik, namun disisi lain masih banyak yang harus diperbaiki. Diantaranya waktu aktif mesin finger print, dimana mesin tersebut aktif hingga 24 jam, sehingga pencatatan waktu lebih dari pukul 00:00 maka pencatatan tersebut akan error dan dengan demikian maka pencatatan waktu lembur tidak dapat dihitung.
b. Prosedur Penggajian pada Subbagian Keuangan Prosedur penggajian pada PT.XXX adalah sebagai berikut :
59
1. Bagian Keuangan menerima rekap absensi termasuk daftar lemburan dan surat keputusan pada setiap akhir bulan. 2. Bagian Keuangan melakukan verifikasi mengenai kebenaran datanya ke bagian personalia sebelum melakukan update file induk penggajian. 3. Bagian Keuangan sebelum membuat daftar gaji terlebih dahulu membuat daftar perhitungan gaji karyawan berikut dengan kompensasinya, kemudian membuat data mengenai jumlah dana yang dibutuhkan dan sekaligus melakukan transfer gaji kepada karyawan setiap bulannya. 4. Pada perhitungan
gaji
karyawan selain gaji pokok juga
diperhitungkan tunjangan-tunjangan karyawan lainnya sehingga diketahui gaji kotor apabila karyawan melakukan pekerjaan diluar jam kerja maka akan diberikan uang lembur. Gaji kotor ditambah uang lembur akan diketahui pendapatan kotor yang kemudian akan dikurangkan dengan pajak penghasilan karyawan tersebut dengan demikian didapatkan pendapatan bersih masing-masing karyawan yang akan dimuat dalam daftar gaji yang kemudian dicetak untuk mengetahui jumlah kebutuhan uang yang diperlukan untuk ditransfer kepada masing-masing karyawan. 5. Setelah daftar gaji dicetak lalu dibuatlah Surat Permintaan Pembayaran (SPP).
60
6. Bagian Keuangan mengeluarkan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) setelah mendapatkan daftar gaji dan SPP, dan untuk selanjutnya menyiapkan cek untuk ditransfer ke rekening masingmasing karyawan. 7. Untuk memacu keaktifan karyawan, setiap tahun dilakukan penilaian terhadap karyawan, untuk memperoleh kenaikan gaji otomatis. Pencatatan pengeluaran untuk pembayaran gaji dilakukan oleh pelaksana pada subbagian keuangan yang menangani Sistem Akuntansi Instansi. Dari struktur serta tugas dan fungsi yang ada, PT.XXX memiliki pengendalian organisasi yang kurang memadai, dimana perhitungan gaji, pembayaran gaji serta pencatatan gaji yang dibayarkan di tanda tangani oleh subbagian keuangan, hal ini menunjukkan tidak terjadinya pembagian tugas dan pemisahan fungsi yang baik.
61
62
B. Efektivitas Struktur Pengendalian Intern Atas Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Personalia pada PT.XXX
Menurut hasil analisa antara teori terhadap penerapan pada PT.XXX dapat dikatakan sudah cukup efektif, namun masih ada beberapa kekurangan yang diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Internal Auditor Di dalam teori menurut filosofi manajemen dan gaya operasi, pengendalian dalam perusahaan dapat dikatakan efektif apabila manajemen dalam perusahaan dapat memastikan bahwa kebijakan dan prosedur pengendalian telah diterapkan secara efektif. Sedangkan di dalam penerapannya, PT.XXX tidak memiliki internal auditor dan hal ini menyebabkan kebijakan dan prosedur yang dijalankan belum tentu dapat diterapkan secara efektif. 2. Struktur Perusahaan Di dalam teori menurut otoritas dan tanggung jawab, perusahaan dapat dikatakan efektif apabila adanya wewenang dan tanggung jawab yang jelas dalam organisasi. Sedangkan di dalam PT.XXX untuk subbagian keuangan masih belum adanya keterlibatan kepala subbagian keuangan dalam permintaan pembayaran gaji sehingga hal ini dapat menyebabkan terjadinya manipulasi data penggajian.
63
3. Informasi dan Komunikasi Menurut teori sistem informasi akuntansi yang efektif akan memberikan informasi secara tepat waktu mengenai berbagai transaksi dalam perincian yang memadai untuk memungkinkan klasifikasi serta laporan keuangan tercatat serta secara akurat mencatat berbagai transaksi dalam periode waktu terjadinya. Sedangkan penerpan pada PT.XXX tidak adanya slip gaji yang diberikan kepada pegawai sehingga hal tersebut menyebabkan pegawai tidak dapat mengetahui secara pasti mengenai perincian gaji yang diterima dalam periode waktu tertentu dan untuk dapat mengetahuinya pegawai dapat mengkonfirmasinya secara langsung ke subbagian personalia sehingga hal ini tidak cukup efektif. 4. Prosedur Pencatatan Waktu Pada Subbagian Personalia Menurut teori pencatatan waktu, absensi yang sudah disetujui oleh supervisor pada setiap akhir periode, agar dapat langsung dibuat daftar kehadiran pada saat itu ke subbagian personalia. Sedangkan di dalam PT.XXX yang sudah menggunakan mesin finger print aktif hingga 24 jam sehingga sering mengalami error setelah di atas pukul 00:00 yang menyebabkan pencatatan waktu lembur tidak dapat dihitung. 5. Prosedur Penerimaan Pegawai Perusahaan dapat dikatakan efektif, yang dimulai dari awal penerimaan pegawai, dimana masing-masing pegawai dapat mengetahui dengan jelas tugas dan fungsinya masing-masing. Sedangkan PT.XXX dimana
64
penerimaan pegawai berdasarkan atas permintaan dari pimpinan masingmasing departemen langsung ke bagian personalia tanpa adanya kontrol dari General Manager, sehingga hal ini dapat menyebabkan penerimaan pegawai yang berlebihan.
C. Rancangan Struktur Pengendalian Intern Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Personalia Untuk Meningkatkan Efektivitas Pada PT.XXX
Setelah mempelajari dan memahami sistem pengendalian intern atas penggajian dan personalia pada PT.XXX maka penulis mencoba membuat suatu rancangan atas beberapa hal yang kurang efektif dalam Struktur Pengendalian Intern Atas Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Personalia yang nantinya diharapkan dapat meningkatkan efektivitas kinerja kerja perusahaan, yaitu sebagai berikut :
1. Internal Auditor Dibuatkan departemen internal auditor pada PT.XXX dengan tujuan agar dapat berfungsi sebagai mengawas yang melakukan evaluator terhadap kebijakan dan prosedur perusahaan agar dapat dijalankan sebagaimana tujuan perusahaan khususnya pada subbagian personalia yang menangani dari proses perekrutan sampai pemberhentian pegawai dan subbagian keuangan yang dalam hal ini menangani mengenai proses penginputan sampai pembayaran gaji.
65
2. Struktur Perusahaan Agar prosedur pendistribusian gaji dalam perusahaan dapat efektif maka terlebih dahulu harus diadakan pemisahan antara bagian yang bertugas sebagai fungsi pencatatan, keuangan dan kasir. Dan adanya verifikasi data antara subbagian keuangan dengan kepala subbagian keuangan, hal ini agar terjadi pengendalian system pembayaran ysng baik. Dengan demikian data-data informasi yang ada dapat dipertanggung jawabkan oleh masingmasing bagian tersebut sehingga meminimalkan terjadinya kesalahan.
Adapun prosedur penggajian yang cukup efektif sesuai dengan kondisi perusahaan, antara lain : a. Personalia membuat perhitungan jumlah hadir para karyawan dari hasil print out absensi beserta lemburannya, yang kemudian dibuat rekapitulasi perhitungan gaji setiap karyawan serta diserahkan pada bagian
keuangan
untuk
disiapkan
pembayarannya.
Jumlah
perhitungannya juga ditembuskan ke bagian akuntansi untuk dibuatlkan jurnal dari total gaji tersebut yang dibebankan pada biaya gaji. Jurnal :
Biaya gaji
xxx
PPH
xxx Hutang gaji
xxx
66
b. Setelah menerima rekapitulasi gaji tersebut lalu bagian keuangan mengecek perhitungannya dan bila sudah benar maka bagian keuangan membuat bukti kas keluar sesuai dengan jumlah yang diminta bagian personalia tersebut dan meminta otorisasinya pada kepala bagian keuangan. c. Setelah diotorisasi, bukti kas keluar lalu ditembuskan pada instansi sistem akuntansi untuk dibuatkan jurnal. Jurnal :
Hutang gaji Kas
xxx xxx
d. Bagian keuangan lalu membuat daftar gaji setiap karyawan kepada personalia sebagai bukti bahwa gaji karyawan sudah dibayarkan.
3. Informasi dan Komunikasi Untuk dapat meningkatkan efektifitas pada subbagian personalia dalam penyampaian keterangan gaji atau perincian gaji kepada pegawai maka sebaiknya perusahaan memberikan slip gaji kepada para pegawainya setiap akhir periode penggajian, hal ini untuk dapat meningkatkan efektivitas dalam menyampaian informasi dan komunikasi antara pegawai dengan perusahaan sehingga subbagian personalia tidak direpotkan oleh pegawai yang ingin mengetahui rincian gajinya.
4. Prosedur Pencatatan Waktu
67
Berikut merupakan prosedur pencatatan waktu yang efektif yang dapat diterapkan oleh perusahaan : a. Melakukan pemeriksaan (auditing) Personalia mempunyai fungsi sebagai auditor yang memeriksa kegiatan bagian-bagian lain untuk hal-hal berikut : -
Pengisian daftar gaji, nama-nama karyawan untuk menyusun daftar gaji dari personalia.
-
Menentukan jam kerja yang hilang, layak atau tidak, dengan cara mengecek karyawan baru yang masih menggunakan kartu absen dalam tiap-tiap bagian pada saat mulai bekerja. Ini dilakukan agar pegawai yang sudah memasukan kartunya kedalam mesin pencatat waktu betul-betul ada dalam perusahaan.
-
Membuat form absensi manual yang ditanda tangani oleh kepala departemen, apabila mesin absensi atau mesin finger print mengalami error sebelum akhirnya diserahkan ke bagian personalia untuk dapat diinput pada program absensi di komputer.
-
Menentukan tarif yang layak, yaitu dengan mengecek pekerjaan karyawan agar diketahui bahwa karyawan tersebut dipekerjakan sesuai dengan keahliannya.
b. Menghitung dan menjumlahkan waktu hadir. Penjumlahan ini dilakukan untuk pegawai yang masih menggunakan kartu absen untuk mengetahui jumlah jam hadir karyawan pada setiap
68
periode sedangkan karyawan yang sudah menggunakan absen finger print untuk jumlah jam hadirnya sudah langsung dapat terbaca. c. Personalia juga bertugas untuk mencocokan catatan waktu hadir dengan catatan waktu kerja, kemudian membuat penyesuaian dengan perbedaan-perbedaan yang ada. d. Personalia mengumpulkan kartu absen dan mengeprint hasil finger print untuk kemudian dibuat perhitungan gaji masing-masing karyawan berdasarkan waktu hadir.
5. Prosedur Penerimaan Pegawai a. Masing-masing departemen yang membutuhkan tambahan pegawai, agar dapat mengisi form permintaan pegawai yang dibuat 2 rangkap dan sudah disetujui oleh General Manager sebelum diserahkan ke bagian personalia. Formulir permintaan pegawai baru tersebut dibuat rangkap 2 dan didistribusikan sebagai berikut : -
Lembar 1 (asli) untuk bagian personalia
-
Lembar 2 untuk bagian yang membutuhkan karyawan baru
b. Bagian
personalia
berdasarkan
formulir
permintaan
pegawai
melakukan kegiatan mencari pegawai baru dengan langkah-langkah sebagai berikut : 1) Mencari pegawai-pegawai yang saat ini sudah bekerja dalam perusahaan yang dinilai mampu untuk mengisi lowongan yang tersedia.
69
2) Jika langkah diatas tidak bias dilakukan, bagian personalia mencari pegawai baru dari surat-surat lamaran yang sudah masuk. Apabila belum ada lamaran yang sudah masuk, maka bagian personalia mencari pegawai baru dengan menghubungi sumber-sumber tenaga kerja (kantor penempatan tenaga, Universitas, Sekolah dan lainlain) atau mengumumkan kebutuhan pegawai tersebut. c. Berdasarkan lamaran yang masuk, bagian personalia menyelenggarakan tes
untuk menilai kemampuan calon-calon pegawai.
6. Berdasarkan hasil tes, dibuatlah daftar nama calon-calon pegawai yang dinyatakan lulus untuk diumumkan. Daftar nama calon pegawai yang lulus dibuat rangkap 2 untuk kemudian lembar pertama diserahkan kepada bagian-bagian yang membutuhkan untuk diwawancarai dan lembar kedua disimpan sebagai arsip. 7. Berdasarkan hasil wawancara ini, bagian yang membutuhkan pegawai dapat memutuskan calon pegawai yang diterima lalu dibuat surat keputusan rangkap 2 dengan lembar aslinya diberikan pada personalia. 8. Bagian personalia berdasarkan surat keputusan dari bagian-bagian yang membutuhkan pegawai lalu membuat surat pernyataan training. 9. Bagian personalia membuat kartu pegawai atau absen amano sebelum diregistrasi finger print untuk pegawai baru yang menunjukan informasi tentang pegawai tersebut.
70
71
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan dalam bab-bab sebelumnya, maka penulis dapat memberi kesimpulan bahwa struktur pengendalian intern atas sistem informasi akuntansi pada penggajian dan personalia belum cukup efektif untuk meningkatkan kinerja kerja perusahaan, hal tersebut dapat dilihat dari : 1.
Belum adanya internal auditor pada perusahaan yang menyebabkan tidak adanya kontrol atau pengawasan terhadap kebijaksanaan dan prosedur di perusahaan dengan yang dijalankan oleh masing-masing departemen.
2.
Belum adanya pemisahan fungsi tugas dan tanggung jawab pada subbagian keuangan yaitu tidak adanya kontrol atau pengawasan dari kepala subbagian keuangan terhadap pembayaran gaji.
3.
Tidak adanya slip gaji yang diberikan kepada pegawai sebagai bentuk Informasi dan komunikasi antara pegawai dengan perusahaan.
4.
Mesin absensi yang aktif selama 24 jam dapat menyebabkan sering terjadinya error sehingga waktu lembur pegawai tidak dapat tercatat pada data komputer.
5.
Tidak adanya kontrol atau pengawasan dari General Manager terhadap permintaan pegawai baru, hal ini dapat menyebabkan terjadinya penumpukkan karyawan yang berlebihan.
71
72
B. Saran Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan dan pembahasan dari permasalahan, berikut ini penulis bermaksud untuk memberikan saran-saran perbaikkan yang mungkin dapat bermanfaat bagi pihak perusahaan dan diri pribadi penulis yaitu dalam rangka memperkaya pengetahuan penulis. Adapun saran-saran tersebut adalah sebagai berikut : a. Sebaiknya dalam menjalankan operasional perusahaan fungsi pembuat daftar gaji tidak merangkap sebagai pelaksana pembayaran gaji pegawai untuk menghindari terjadinya penyimpangan dan kecurangan. Untuk itu diperlukan peranan kepala subbagian keuangan untuk melakukan verifikasi dan penandatangannya atas daftar gaji, surat perintah pembayaran sampai dikeluarkannya surat perintah membayar sebelum akhirnya melakukan proses pembayaran gaji pegawai, hal ini dilakukan agar mendapat pengawasan intern pada subbagian keuangan. b. Sebaiknya perlu dibuat departemen internal kontrol, yang bertugas untuk mengawasi apakah kebijakan dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan dapat berjalan dengan baik. c. Dalam permohonan permintaan pegawai oleh masing-masing divisi sebaiknya harus melalui persetujuan dari General Manejer sehingga jumlah pegawai tetap dapat terkontrol. d. Sebaiknya slip gaji dari perusahaan dapat diberikan kepada pegawai agar pegawai dapat mengetahui perincian gaji yang diterimanya, sehingga antara pegawai dan perusahaan dapat saling mengawasi kebenaran
73
datanya, selain itu personalia juga tidak perlu membuang waktu hanya untuk menjawab pertanyaan dari para pegawai yang ingin mengetahui rincian gajinya. e. Agar terciptanya efektifitas pada perusahaan maka perusahaan harus lebih meningkatkan sistem pengendalian intern terhadap sistem penggajiannya.
74
DAFTAR PUSTAKA
Arens, Alvin A, Randal, Elder J, Beasley dan S. Mark. 2005. Auditing dan Pelayanan Verifikasi Pendekatan Terpadu, Edisi 9, Jilid 2, Penerbit Indeks, Jakarta.
Bodnar, George H. dan William S. Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Andi, Yogyakarta.
Hall, James. A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 4, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Hill, Graw. 2005. Sistem Pengendalian Manajemen, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Ikatan Akuntan Indonesia. 2001. Standar Profesional Akuntan Publik, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi. 2002. Auditing, Edisi 6, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Narko. 2004. Sistem Akuntansi, Edisi 4, Yayasan Pustaka Nusantara, Yogyakarta.
Riswantini, Dianadewi. 2008. Modul Penggajian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, Pusat Penelitian Informatika LIPI, Edisi April.
Romney , Marshall. B dan Paul John Steinbart. 2005. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi ke 9, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Tata Subari. 2003. Analisis Sistem Informasi, ANDI, Yogyakarta.
74
C. FLOWCHART SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PERSONALIA 1. SISTEM PENGGAJIAN DENGAN REAL-TIME
Personalia
Akuntansi
Pencatatan
Biaya
Waktu
Pemrosesan Data
Pemrosesan Real-Time Terminal Kartu Pekerjaan Kartu
Manajemen SDM
File Pemanfaatan
File Karyawan
File Kehadiran
File Pemanfaatan
Terminal Pemrosesan Batch Terminal
Pemrosesan Penggajian
File Master
Pembayaran Daftar Gaji Daftar Gaji Cek Gaji Voucher Cek Transfer
Voucher Voucher
File Voucher Utang Sumber : Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 4, James A.Hall, Salemba 4, 2007
File Akuntansi
Rangkuman Distribusi Tenaga Kerja
Pengeluaran
Buku Besar Daftar Gaji
File
Bukukan ke Akun WIP dan siapkan Rangkuman Distribusi Tenaga Kerja
Rangkuman Distribusi
Akuntansi
Rangkuman Distribusi Tenaga Kerja Buku Besar
Perbarui Buku Besar Umum
Buku Besar
2. FLOWCHART PENGGAJIAN DAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
Berbagai Departemen Mesin pencatat Berbagai mesin
Jam yg digunakan untuk bekerja Jam yg digunakan untuk mengerjakan tugas
Transa ksi
Aktivitas Harian Operasional Komputer
Sumber Daya Manusia
Perbarui database manajemen SDM/Penggajian
Transaksi SDM
File induk penggajian manajemen SDM
Data biaya
Aktivitas Mingguan / Bulanan
Penggajian
Perubahan bayaran, pengangkatan tenaga kerja, pemberhentian, lain-lain
Piutang Usaha
Kasir
Operasional Komputer
Rekonsiliasi data kartu waktu kerja dgn data kartu waktu A
Edit
Transaksi penggajian (data
Uraikan data penggajian
B
Daftar penggajian
Cek gaji pegawai
Setujui
Tinjau & tanda tangani
Data biaya (kartu
Daftar penggajian
Voucher pengeluaran
Transaksi pembayaran yg telah Verifikasi
Daftar penggajian
C
Daftar penggajian
File induk manajemen SDM/Penggajian Buat cek gaji
Daftar penggajian
Buku besar
Voucher pengeluaran Cek gaji pegawai
Daftar penggajian A
B
Laporan
Cek gaji yg telah ditandatangani Cek transfer gaji
C Bagian
Manajemen Sumber : Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 9, Marshall B.Romney, Salemba 4, 2005
Bank Pegawai
4. FLOWCHART SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PERSONALIA PADA PT.XXX Subbagian Keuangan
Subbagian Personalia Mulai
Pembuat Daftar Gaji
Mulai Absensi
Menerbitkan SK/menerima SK perubahan data karyawan
1
2
5
SK
Rekap Absen
Cek
4 Daftar Gaji
Sistem Informasi Akuntansi 3
6
SPP
SP2D
SPP Menyiapkan absensi
Verifikasi Absensi Kehadiran Karyawan
SK 1 Update database karyawan
Subbagian Keuangan
Melakukan Rekapitulasi Absen
Apakah Data sudah benar ?
Tidak
Konfirmasi & koreksi di personalia
Transfer ke rekening karyawan
6 Siapkan Cek
Selesai
Ya Update file induk penggajian
Membandingkan SPP dengan SP2D
SP2D
Jurnal ke aplikasi Sistem Akuntansi Instansi
Cek
Rekap Absen
A 5 Perhitungan Gaji
A Tanda
Kasubbag Personalia Verivikasi dan Paraf 2
Cetak Daftar Gaji Menerbitkan SPP SPP
3 Sumber : Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Personalia pada PT.XXX
Keterangan : SK = Surat Keputusan SPP = Surat Permintaan Pembayaran SP2D = Surat Perintah Pencairan Dana
6. RANCANGAN FLOWCHART SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PERSONALIA PADA PT.XXX Subbagian Keuangan
Subbagian Personalia
Pembuat Daftar Gaji
Kepala Subbagian
Sistem Informasi Akuntansi
Keuangan Mulai
Mulai Absensi
Menerbitkan SK/menerima SK perubahan data karyawan
Menyiapkan absensi
1 Update database karyawan
Melakukan Rekapitulasi Absen
2
SK
Rekap Absen
4
Daftar Gaji SPP SPM
3 Daftar Gaji
Apakah Data sudah benar ?
Tidak
Konfirmasi & koreksi di personalia
Daftar Gaji Cek
Ya
7
Update file induk penggajian
Rekap Absen
SP2D
SPP
Membandingkan SPP dengan SP2D
Menerbitkan SPM
SP2D
7
SPP
Verifikasi Absensi Kehadiran Karyawan
SK
6
1
Transfer ke rekening karyawan
Jurnal ke aplikasi Sistem Akuntansi Instansi
SPP SPM
Verifikasi & Tanda tangan
A
Perhitungan Gaji
A Tanda
Kasubbag Personalia Verivikasi dan Paraf
Cetak Daftar Gaji Verifikasi & Tanda tangan
Selesai
Daftar Gaji SPP SPM SPM
5 6
2 Menerbitkan
SPP 3
Keterangan : SK = Surat Keputusan SPP = Surat Permintaan Pembayaran SPM = Surat Permintaan Membayar SP2D = Surat Perintah Pencairan Dana
