Debreceni Egyetem Agrártudományi Centrum Agrárgazdasági és Vidékfejlesztési Kar Gazdasági- és Agrárinformatikai Tanszék Gazdasági informatika egyetemi jegyzet Gazdasági agrármérnök szakos hallgatók számára Összeállította Dr. Herdon Miklós 2004. Debrecen
BEVEZETÉS .............................................................................................................................5 1. Rendszer és információ elmélet .............................................................................................5 1.1. A rendszerelmélet és a rendszer fogalma. A rendszerszemlélet. ....................................5 1.2. A rendszerek tulajdonságai, működésük és irányításuk ...............................................10 1.3. A kibernetika, a rendszerelmélet és a kibernetika kapcsolata.......................................12 1.4. Gazdasági rendszerek....................................................................................................14 1.4.1. A mezőgazdasági termelési rendszerek .................................................................16 1.4.2. A vállalati gazdasági rendszer ...............................................................................17 1.5. A modellezési módszer elmélete ..................................................................................23 1.6. Az általános rendszerelmélet fogalma ..........................................................................29 1.7. Rendszerkutatás ............................................................................................................30 2. Információmenedzsment.....................................................................................................31 2.1. Az információ tartalmi jellemzői ..................................................................................32 2.2. Az információk értéke...................................................................................................33 2.3. Szervezetek és menedzserek .........................................................................................33 2.4. Szervezet- és szervezéselméletek .................................................................................35 2.5. Vezetés és informatika..................................................................................................35 3. Információs rendszerek........................................................................................................35 3.1. Információs rendszerdefiniciók, az információs rendszerek típusai, fejlődése. ...........35 3.2. Információ "engineering"..............................................................................................41 3.2.1. A negyedik generációs forradalom ........................................................................41 3.2.2. Kulcs jellemzők .....................................................................................................43 3.2.3. A fejlesztés fázisai .................................................................................................44 3.2.4. A technikai jellemző az adatközpontúság és a top-down megközelítés ................46 3.2.5. A fejlődés iránya ....................................................................................................47 3.2.6. Objektum-orientált elemzés és tervezés.................................................................47 3.3. Mezőgazdasági információs rendszerek és szolgáltatások fejlődése............................48 4. Vállalatirányítási információs rendszer ...............................................................................49 4.1. Az informatikai stratégia...............................................................................................51 4.2. Az informatikai stratégiai tervezés és végrehajtás folyamata.......................................54 4.3. Az információs rendszer kiválasztása...........................................................................56 4.4. Változás-menedzsment az informatikai stratégia megvalósítása során ........................57 4.5. Projekt menedzsment ....................................................................................................61 4.5.1. A projekt-tervezés folyamata.................................................................................62 4.5.4. A projekt-irányítás .................................................................................................63 4.5.5. A projekt tervezését és irányítását támogató technikák.........................................64 4.5.6. A projekt és az erőforrás-korlátok .........................................................................65 4.6. Az információs rendszer és környezete ........................................................................70 5. Vezetői információs rendszerek...........................................................................................77 5.1. Rendszertípusok, a vezetői információs rendszer fogalma...........................................77 5.1.1. Információs rendszerek típusai .............................................................................77 5.1.2. A vezetői információs rendszer fogalma, funkciói ................................................79 5.1.3. A szervezetek irányítása, a tervezés és horizontjai................................................80 5.2. Információtechnológiák a vezetői döntéstámogatásban ...............................................81 5.2.1. On-line elemző feldolgozás ...................................................................................81 5.2.2. Több dimenziós adatbázis......................................................................................83 5.2.3. Programcsomagok..................................................................................................86 Az IBM üzleti intelligencia-megoldásai ..........................................................................86 2
A Microsoft OLAP kiszolgálója ......................................................................................88 SAS ..................................................................................................................................88 5.3. Üzleti intelligencia, mint vezetői támogatás.................................................................92 5.3.1. Adatbázis, adattárház .............................................................................................93 5.3.2 Az adatbányászat ....................................................................................................95 5.3.3. OLAP-rendszerű alkalmazások .............................................................................98 OLAP-rendszerű alkalmazások a vállalati értéklánc támogatására ...............................101 5.3.4. Az adatbányászat, a CRM és a piackutatás kapcsolata........................................102 A CRM (Custumer Relationship Management) ............................................................102 CRM és piackutatás .......................................................................................................107 SAS® Ügyfélkapcsolat-menedzsment megoldások........................................................107 SAP megoldások............................................................................................................109 5.4. Döntéstámogatás, döntéstámogató eszközök és rendszerek .......................................111 5.4.1. A döntéstámogató rendszerek használatának előnyei..........................................113 5.4.2. Mintapélda ...........................................................................................................113 5.4.3. DÖNTÉSHOZATAL...........................................................................................114 5.4.3.1 A döntéshozatal modelljei..................................................................................114 5.4.3.2 A döntési folyamat szakaszai.............................................................................116 5.9. sz. ábra Választás fázisa..........................................................................................120 5.4.3.4. A döntési folyamat támogatása.........................................................................122 5.4.3.5. EGYÉNI DÖNTÉSHOZATAL ........................................................................123 5.4.3.6. SZERVEZETI DÖNTÉSHOZATAL ...............................................................125 5.4.3.7 A DSS-ek definiálása.........................................................................................127 5.4.3.8. DSS tulajdonságok............................................................................................128 5.4.3.9. A DSS részei .....................................................................................................129 5.4.3.10. Modellbázis.....................................................................................................133 5.4.3.11. Csoportos döntéstámogató rendszerek............................................................136 5.4.3.12. DSS ALKALMAZÁSOK...............................................................................138 6. Szakértői rendszerek (Expert Systems - ES) .....................................................................142 6.1. A mesterséges intelligencia.........................................................................................142 6.2. A szakértői rendszerek................................................................................................145 6.2.1. A szakértői rendszerek felépítése.........................................................................147 6.2.2. A szakértői rendszerek személyi elemei. .............................................................150 6.2.3. A szakértői rendszerek működése........................................................................150 6.2.4. A szakértői rendszerek típusai. ............................................................................152 6.3. A szakértői rendszerek fejlesztése. .............................................................................153 6.3.1. Feladatmegoldás és keresési módszerek..............................................................155 6.3.2. Szakértői rendszerek fejlesztő eszközei, fejlesztési stratégiák. ...........................158 6.4. Szakértői keretrendszerek ...........................................................................................161 6.4.1. A LEVEL5 keretrendszer ....................................................................................161 6.4.2. A NASA CLIPS szakértői rendszerfejlesztő eszköze..........................................164 6.5. Szakértői rendszerek a mezőgazdaságban. .................................................................165 7. Számítógép hálózatok ........................................................................................................167 7.1. A TCP/IP protokoll és az Internet...............................................................................167 7.1.1. A TCP/IP protokoll .............................................................................................167 7.1.2. Az Internet szállítási rétege: a TCP .....................................................................170 7.1.3. Az Internet hálózati rétege: az IP.........................................................................172 7.2. Címzési rendszer.........................................................................................................174 7.3. A Domén Név Rendszer (DNS – Domain Name System) .........................................179 7.4. Kapcsolódás az Internetre ...........................................................................................183
3
7.5. Internet szolgáltatások ................................................................................................187 7.5.1. Elektronikus levelezés .........................................................................................187 7.5.2. Állományok átvitele - FTP - File transfer protokoll ............................................191 7.5.3. TELNET ..............................................................................................................194 7.5.4 Gopher...................................................................................................................195 7.5.5. A World Wide Web .............................................................................................197 8. Az agrárinformatikai az EU-ban........................................................................................207 8.1. Az agrárstatisztika.......................................................................................................208 8.2. A Piaci Információs Rendszer ....................................................................................210 8.3. A Tesztüzemi Rendszer ..............................................................................................212 8.4. Az Integrált Igazgatási és Ellenőrző Rendszer ...........................................................214 8.5. A Mezőgazdasági Számlák Rendszere .......................................................................216 8.6. Az agrár ágazat irányításának informatikai igényei....................................................216
4
BEVEZETÉS A gazdasági irányításban és a vállalati vezetésben, s általában a gazdasági életben mind gyakrabban találkozunk a kibernetika, rendszerelmélet, rendszerkutatás, rendszerszervezés, információ elmélet, információszervezés, információs rendszerek szervezése fogalmakkal, illetve azok gyakorlati alka1mazásáva1. E fogalmak, illetve az ezzel kapcsolatos tudományos eredmények egyre inkább gyakorlattá válnak. A gazdasági problémákban való elmaradás, a gazdasági rendszerek vezetése és irányítása, a rendszerek áttekintése mindinkább megkívánja, hogy az agrármérnök is tisztában legyen a kibernetika, a rendszere1mélet és rendszerszervezés, információelmélet és információszervezés legfontosabb fogalmaival, összefüggéseivel, módszertani kérdéseivel és különösen gyakorlati alkalmazási lehetőségeivel, módjával. E feladatnak kívánunk eleget tenni akkor, amikor a korlátozott órakeret mellett is megkíséreljük az alapvetők ismeretek megszerzésének elősegítését.
1. Rendszer és információ elmélet 1.1. A rendszerelmélet és a rendszer fogalma. A rendszerszemlélet. A "rendszer" fogalmat a mindennapi élet jelenségeinek igen széles körére használjuk. Beszélünk például szabályozó-, jog-, termelési és bérrendszerekről stb., melyek részben fogalmi meghatározások, részben a fizikai valóság bizonyos körülhatárolható területét jelentik. A rendszerfogalom tehát a jelenségek széles körére utal és jelzi a bennük lévő általános, illetve azonos tulajdonságokat, sajátosságokat és törvényszerűségeket, melyek felhasználhatók a gyakorlati életben és a tudományos kutatás területén. A tudományos gondolkodás, az elméleti kutatás előrehaladása és a tudományok fejlődése mindig két irányban haladt: - a speciális tudományok irányába, melyek az egyre finomabb szétválasztódás és differenciálódás alapján születnek, - az általánosítható tudományok irányába, melyek a speciális tudományok általános problémáival foglalkoznak. Évszázadokon át a specializáció volt túlsúlyban, s ezért a szakterületek közötti kommunikáció egyre nehezebbé vált. Századunk elején indult el az integráció irányába mozgó gyorsabb fejlődés, s eredményeként kialakulnak az ötvözött tudományok /határterületek tudományai/, mint a biokémia,. fizikai-kémia,. biofizika, szociálpszichológia stb. majd a II. világháború után előtérbe kerül a rendszer fogalma és a rendszerközpontú tudományok fejlődése. N.Wiener 1948-ban kiadott könyvében - sok egymástól látszólag távol eső problémában felismerve a közöset - megalkotta a kibernetikát: a hírközlés, a vezérlés és az irányítás tudományát. A kibernetika mint ágazatközi tudomány megteremtette a legkü1önfélébb tudományok közötti szerves kapcsolatok áttekintésének és vizsgálatának lehetőségét.
5
A rendszerelmélet kialakulásának és fejlődésének fő állomásai a következők voltak: • • • • • • •
1949-195l között a magyar származású biológus, Ludwig von Bertalanffy publikációiban megfogalmazza a rendszerelmélet alapgondolatait. l954-ben az USA-ban megalakul az Általános Rendszerkutató társaság. 2956-ban megjelenik Boulding professzor világhírűvé vált "A tudomány csontváza" alcímet viselő rendszerelméleti tanulmánya. 1961-ben megalakul a CIT-en /Case Institute of Technology, Cleveland, Ohio/ a FORD Alapítvány támogatásával a Rendszerkutató Központ. 1966-ban az amerikai villamosmérnökök intézete rendszertudományi és kibernetikai csoportot hoz létre. 1967-ben az USA-ból folyóirat indul a matematikai rendszerelméletről. 1969-ben Rendszerkutatás címen megjelenik az első orosz nyelvű évkönyv.
1970-ben Angliában megindítják a Rendszertudomány /International Journal of Systems Science/ és Rendszertechnika /Journal of Systems Engineering/ folyóiratot és ebben az évben merül fel KGST koordinációból egy rendszerek kutatásával foglalkozó moszkvai kutatóintézet létrehozása. A "rendszerfogalom általános és elfogadott definíciói meghatározásánál több elvi nehézség jelentkezik, ez azonban nem akadálya a rendszerelmélet által eddig elért eredmények hatékony alkalmazásának. A rendszerelmélet fejlődése során a rendszer-meghatározások sokasága látott napvilágot. Ezek közül a leggyakrabban említett Bertalanffy által adott meghatározás a következő: A rendszer egymással kölcsönhatásban, kapcsolatban lévő elemek együttese. Ezt szemlélteti az 1.l. sz. ábra.
1.1.sz ábra
6
Emellett a szakirodalomban a többféle meghatározással találkozunk. Pl. Cherry szerint a rendszer "sok részből összeálló egész, ismérvek együttese". Freemen szerint "A rendszer egy dinamikus jelenség modelljéül szolgáló matematikai absztrakció", Gibson fogalmazásában „A rendszer kölcsönhatásban álló elemek integrált összessége, amelynek az a rendeltetése, hogy együttesen ellásson egy előre meghatározott funkciót. Hall-Fagen szerint ’”A rendszer objektumok halmaza az objektumok és azok attributumai közötti relációkkal együtt. Miller alapján „A rendszer egy olyan térben és időben határolt tartomány, amelyben az alkotórészeket függvénykapcsolatok egyesítik”. Kröber meghatározásában: „A rendszert elemek olyan, nem üres halmazaként értelmezzük, amely legalább két elemet tartalmaz, emellett elemei meghatározott relációkban, összefüggésekben állnak egymással. Szadovszkij megfogalmazásában: „A Rendszer elemek meghatározott módon rendezett halmaza, amelyek kölcsönösen összefüggenek egymással és valamilyen totális egységet képeznek”. A rendszer szó a görög „system" szóból ered és bizonyos dolgok együttesét jelenti. A rendszeren tehát meghatározott tulajdonságokkal rendelkező elemekből, dolgokból, objektumokból, elemkapcsolatokból, összefüggésekből, viszonyokból, csatlakozásokból álló egységes egésszet alkotó összességet értünk. A rendszerekkel foglalkozó tudományok részben a tudományok fejlődése által megkövetelt igények, részben pedig a gyakorlat sürgető követeléseinek és néhány az előbbieket alátámasztó lehetőség hatására alakultak ki. A tudományok fejlődése következtében jelentkező igények közül a legfontosabbak, hogy: -
-
Sok területen a 40-es években uralkodó elv, a jelenség magyarázatának fizikai törvényekre való visszavezetése, nem segítette elő sem a biológia, sem a társadalomtudományok fejlődését, mivel új fogalmi és formális kifejezőeszközökre volt szükség, amelyek lehetővé teszik a szervezett rendszerek vizsgálatát. A klasszikus tudományok analitikus módszerükből kifolyólag kerülték a bonyolult problémák vizsgálatát, mint pl.: a szervezet, célkereső viselkedés stb. A klasszikus tudományok általában a lineáris és kétváltozós problémákkal foglalkoztak. A matematikai statisztikával, az operációkutatással értek el eredményeket, de a dinamikus rendszerek újabb módszereket igényeltek.
A gyakorlati élet igényei közül a legfontosabbak, hogy: -
A második világháború után megindult műszaki-tudományos forradalom a tudományos kutatás szervezésében és a gyakorlati életben új intenzív módszereket igényelt. A nagyüzemi szervezeti forma, az irányítás, a szervezetek vizsgálata, illetve építése szintén új módszereket igényelt. A termelésben rejlő tartalékok feltárása után előtérbe került a munka szervezése.
Új módszerek alkalmazását illetve kidolgozását elősegítő lehetőségek legfontosabbjai: -
Az általános műveltség színvonalának emelkedése, amely elősegítette az új szemlélet kialakulását és alkalmazását. A nagyteljesítményű számítógépek megjelenése.
7
A rendszerelmélettel foglalkozó tudományok közül a továbbiakban csak a kibernetikával és a rendszerelmélettel foglalkozunk. A rendszerek osztályozása és jellemzői. A rendszerelmélet fejlődése során többen kísérletet tettek a rendszerek minősítésére, kategorizá1ására, illetve osztályozására. Ezek az osztályozásnak egy lehetséges megközelítési módját javasolják, de általában nem alapozzák meg kellően az osztályozási módot. Ennek oka, hogy az osztályozás a rendszerkutatás, illetve, elsősorban a rendszerelméletek különböző változatainak feladata, az osztályozás alapjainak elemzése, megválasztása, összevetése az általános rendszerelmélet problémakörének egy részét alkotja. Az alábbiakban rendszerelmélet neves művelői közül Ludwig von Bertallfy, Stafford Beer és Kenneth E. Boulding rendszerosztályozási törekvéseit ismertetjük, mivel felfogásuk jól jellemez más osztályozásokat is. Ludwig von Bertalanffy magyar származású bécsi biológus a rendszereket két nagy csoportra tagolja; nyílt és zárt rendszerre. - Nyílt rendszernek nevezte azokat a rendszereket, amelyek áramlási mennyiségekként anyagot, energiát és /vagy/ információkat vesz fel a környező világtól, ezeket belsőleg feldolgozza és feldolgozott formában visszaadja a világnak. - Zárt rendszerek pedig azok a rendszerek, amelyek az őket környező világgal egyedül és kizárólag energetikai kapcsolatban állnak. A nyílt rendszerek állapota ezek szerint „dinamikus vagy folytonos egyensúlyi állapot" a zárt rendszerek állapota pedig statikus egyensúly. Stanfford Beer angol kibernetikus a rendszereket két szempontból csoportosítja: ez a komplexitás és "meghatározhatóság". A "komplexitás" szerint megkülönböztet: -
-
Egyszerű vagy stabil rendszert. Az egy szabályozási körrel végrehajtó elem és funkciója, továbbá az irányító elem és funkcióval működő olyan rendszereket, amelyekben a lezajló folyamatok, illetve a rendszerben lévő elemek kapcsolódása meghatározott paraméterek által definiált határok között mozog, a kapcsolatok részleteiben megismerhetők, egyértelműen leírhatók. Ha a rendszer folyamatainak állapota a jelzett paraméterek megszabta határon kívül esik, akkor instabil rendszerről beszélünk. Komplex vagy ultrastabil rendszert annak több rokonfunkciót ellátó stabil rendszer alrendszeri összetétele jellemez. A gyakorlatban ez a rendszer konstrukció osztálynak, üzemnek, műhelynek felel meg. A nagyon komp1ex vagy instabi1 rendszert, amely egy fölérendelt cél megvalósítására szervezett több ultrastabil rendszer összessége /pl.: nagyvállalatok/. A "meghatározhatóságuk szerinti csoportosítása megkülönböztet determinisztikus és valószínűségi rendszereket: o Determinisztikus rendszerek esetében az elemek, alrendszerek közötti kölcsönhatás a tévedés kockázata nélkül előre megállapítható, feltéve ha ismertek a rendszer megítéléséhez szükséges körülmények vagy információk.
8
/Így pl: az elektronikus digitális számítógép determinisztikus rendszernek tekinthető./ o A valószínűségi rendszerek esetében nem lehet pontos, mindenre kiterjedő részletes előrejelzést adni. Valószínűségi rendszer például egy agrárvállalkozás is, amellyel szemben mereven nem irható elő, hogy pontosan mennyit termeljen, mert eredményét több tényező/időjárás, biológiai folyamatok, emberi tényezők stb./ befolyásolja, így a vállalati eredmények bizonyos valószínűségi tartományon belül ingadozást fognak mutatni. Kenneth E. Boulding a rendszerek bonyolultság szerinti osztályozásához hierarchikus struktúrába rendezve a tapasztalatilag érzékelhető területeket, szervezettségi fokuk szerint kilenc csoportot különböztet meg, melyek a következők: l. A vázak szintje. Jellegzetes példái: az atomok molekulában való elrendeződése, a föld, a naprendszer térképei. 2. Óraművek szintje. Az egyszerű dinamikus rendszereket foglalja magába, mint az emelő, egyszerű gépek, gőzgép, dinamó stb. 3. Termosztát szint. A vezérlő mechanizmus vagy az egyszerű kibernetikai rendszerek szintje. Lényeges jellemzője, hogy információ továbbítása és feldolgozása is történik. 4. Nyílt rendszer vagy más néven önfenntartó struktúra. Ez a szint, ahol az élet az élettelentől megkülönböztethető, ezért a sejtek szintjének is tekinthető. 5. Genetikai társadalom szintje. Ezt a növényi élet reprezentálja. 6. Állatok világa szint, melyet a növekvő mozgékonyság és az önmagáról való tudás jellemzi. 7. Emberi szervezet szintje 8. Társadalmi szervezetek szintje 9. Transzcendentális szint. Ezen a szinten a jelenlegi ismereteinket meghaladó dolgok és jelenségek vannak, amelyek valószínűleg rendszerszerű felépítést és összefüggést mutatnak. A Boulding által adott osztályozási felfogás rámutat jelenlegi tudásunk" elméleti és gyakorlati felkészültségünk hiányosságaira. Modellalkotó képességünk ugyanis nemigen terjed túl a harmadik, illetve negyedik szinten.
1.2. sz. ábra
9
Statikus Determinisztikus
Vázak Óraművek Termosztát Sejtek Növényi élet Állatok világa Emberi szervezet Társadalmi szervezetek Transzcendentális
Élettel en
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Élő
Valószín űségi
Determiniszt ikus
A fenti rendszerosztályozási törekvések összefoglaló sémája a 1.2.sz. ábrán látható. A rendszerosztályozások közül végül a következő osztályozást ismertetjük, amely valamennyi rendszert két alapvető csoportba sorol.
A materiális rendszer a./ a szervetlen természetben kialakult rendszerek, b./ az élő szervezetek és közösségeik rendszere, c./ az emberekből és eszközökből álló, un.. ember-eszköz rendszer. Az absztrakt rendszerek az anyagi világ jelenségeinek a tudatunkban való visszatükröződései. Legfontosabbak közülük a a./ matematikai és b./ a logikai rendszerek. A két nagy csoportba tartozó rendszerek - a közöttük levő kölcsönhatások függvényben lehetnek: - Szummativ rendszerek. Ezeknek a tulajdonságai lényegében az alkotórészek tulajdonságainak egyszerű összegével egybeesik, azaz a rendszer, mint egész minőségileg nem ad újat. - Totális rendszerek az objektumok olyan együttesei, amelyeknél az elemek kölcsönhatásai új, az alkotórészekre egyáltalán nem jellemző minőségekben jelennek meg. A rendszerek felépítésének és működésének egyik fontos jellemzője, illetve meghatározója a struktúra. Struktúrának nevezzük az elrendeződés vagy kapcsolódás módját és formáját. Piaget szerint az ember viselkedésének és gondolkodásának műveleti elemei struktúrák szerint rendeződnek. Azt azonban, hogy mely elemek épülnek e struktúrák által összetettebb viselkedési vagy gondolati építménnyé, mindig az ember aktuális állapota és körülményei határozzák meg. Ezért az a mód ahogyan az elemek elrendeződnek /azaz a struktúra/ jellemzője is az adott rendszernek, behatárolja képességeit és viselkedését. A fentiek alapján megállapítható, hogy: -
a rendszerek tervezése, szervezése során azok viselkedését struktúrájukon keresztül. vizsgálhatjuk és a rendszer tervezésénél figyelembe kell venni, hogy a struktúrán keresztül befolyásolhatjuk a rendszer viselkedését.
A. rendszer struktúráját az elemei közötti, illetve az elemek és az egész közötti viszonyok összessége alkotja. A rendszer eleme, a rendszernek az a legkisebb része, amelyet a rendszer működése szempontjából tovább nem bontunk. A rendszer elemeinek ötféle összekapcsolási módját különböztetjük meg.
1.2. A rendszerek tulajdonságai, működésük és irányításuk ,
10
A továbbiakban a vizsgálódási területünket leszűkítve a nyílt rendszerekkel foglalkozunk. Az általános rendszerelméleti alapokra támaszkodva megszerkeszthetjük a rendszer elemi logikai sémáját a tér olyan részeként, amelyben valamennyi elemét és környezethez való kapcsolatát sűrítjük (1.3 sz. ábra).
1.3. sz. ábra Az egyszerű ábrázolhatóság miatt a sémát síkban ábrázoljuk. A környezetből jövő hatásokat BE, és a rendszereknek a környezetre gyakorolt hatásait KI nyilakkal jelöljük. A hatás a környezet és a rendszer között mindig kölcsönhatás formájában nyilvánul meg. Azt hogy mi tartozik a környezethez és mi a rendszerhez meg lehet pontosabban határozni. A rendszer egészének működéséről tájékoztatást nyújt a bemenetek és a kimenetek állapota, a közöttük lévő összefüggések vizsgálata. A bemenet a rendszerbe kerülő materiális tényezők összessége, s ezekből - a rendszer jellegétől függően - hol az egyik, hol a másik (anyag, energia, információ, munkaerő) lehet túlsúlyban. A bevitel helye a rendszernek lehet egy bizonyos pontja vagy szétszórtan kiterjedhet az egész rendszerre, de meghatározásukat pontosan és objektíven kell elvégezni, mert csak így ítélhetjük meg a kimenetek várható értékeit. A kimenet a rendszert elhagyó tényezők (anyag, energia, információ, munkaerő) összessége. A kimeneti értékek alapján győződhetünk meg arról, hogy a rendszer miként teljesíti feladatát. Azt az összefüggést, amely megadja, hogy adott bemenet hatására hogyan változik a rendszer állapota (milyen folyamat zajlik le benne), a rendszer átmeneti függvényének nevezzük. Ha a bemenő adatokat az yi = f/y1i, y2i…yni/ függvény adja meg és a rendszer kezdeti állapotát az ai = /xli, x2i…xni/ állapotvektor jellemzi, akkor az állapotváltozást az f folyamatvektor felhasználásával az
11
ai+1=ai+f/yi/ összefüggéssel adhatjuk meg. Ebből az átmeneti függvény jelölésére az f/ai, yi/t bevezetve, f/ai, yi/=a/i+1/ A kimeneti függvény arra ad feleletet, hogy a rendszer ai állapotban milyen hatásokat ad át környezetének.
1.3. A kibernetika, a rendszerelmélet és a kibernetika kapcsolata Az utóbbi évtizedekben a tudomány és technika gyors fejlődésében bármely tudományág fejlődését vizsgáljuk ott találjuk a kibernetikát, mint az adott tudományágban alkalmazott tudományt és az elektronikus számítógépet, mint az adott tudományágban alkalmazott technikai berendezést. A kibernetika új szemléleti módot és új vizsgálati módszereket adott, amelyek nagy hatással volt a különböző tudományágak fejlődésére, azáltal, hogy egy sor új kérdést vetett fel, sok régi problémát pedig új módon fogalmazott meg. Az új módon megfogalmazott problémák adott tudományágak területén újabb összefüggések feltárását, a törvényszerűségek jobb megismerését tették lehetővé. A számítógépek pedig lehetővé tették a kibernetika segítségéve feltárt összefüggések és törvény szerűségek apján meghatározott célok könnyebb és gyorsabb realizálását. A rendszerelmélethez hasonlóan a kibernetika fejlődése során is több meghatározás született a kibernetika definíciójára. Ezek közül a magyar Kalmár László - aki a kibernetika magyarországi alkalmazásának és kutatásának egy úttörője volt - definícióját említjük meg, amely egyúttal jól kifejezi a kibernetika közgazdasági vonatkozását is. Kalmár szerint a kibernetika egy új komplex tudományos kutatási irányzat, mely a vezérlésnek és szabályozásnak, továbbá az információk ezzel kapcsolatos gyűjtésének, továbbításának, tárolásának, feldolgozásának és felhasználásának olyan általános törvényszerűségeit kutatja, amelyek a vezérelt vagy szabályozott anyagi rendszer legkülönbözőbb mozgásforma specifikus mozgástörvényeivel együttes hatásában érvényesülnek. A rendszerelmélet és a kibernetika mint két fiatal tudományág vonatkozásában gyakran felmerül tárgyuk és vizsgálódási területeik közötti hasonlóság és különbség kérdése. A kibernetikát felhasználja a rendszerelmélet tudománya és a kibernetika is foglalkozik a rendszerelmélettel, rendszerek vizsgálatával. Így a rendszerelmélethez hasonlóan a kibernetikában is sok rendszer meghatározással találkozunk. A kibernetikának a rendszerek vizsgálatához használt alapvető módszere a fekete doboz /Black Box/ módszer. Ez a módszer különösen fontos bonyolult rendszerek szabályozási irányítási feladataik vizsgálatánál. Ennél a módszernél a külső megfigyelő ismeri a bemeneti és a kimeneti jeleket, mennyiségeket, de a belső szerkezet /struktúra/ és működése /a folyamat/ ismeretlen számára. A vizsgált rendszer néha annyira áttekinthetetlen és oly sok rejtett elemet tartalmaz, hogy csak a rendszer részeinek paramétereit tudjuk megfigyelni, észlelni vagy mérni, de maga a teljes rendszerfolyamat és törvényszerűségei rejtettek. /1.4. sz. ábra/
12
1.4. sz. ábra A fenti módszert a rendszer vizsgálatánál kettős jelleggel használhatjuk. a./ Megfigyeljük a bemeneteket és kimeneteket, tapasztalatokat gyűjtünk, majd egyrészt az ismert bemenet esetén következtetünk a várható kimenetre, másrészt pedig a keresett (kívánt) kimenet érdekében következtetünk a szükséges bemenetre. Ez az eljárás a rendszer valódi természetének felismerése helyett a rendszer viselkedését próbálja utánozni. b./ A fekete doboz módszert kísérletezésre használva lépésenként megismerhetjük a rendszer struktúráját és a rendszer folyamatait, így a fekete doboz lassan szürke dobozzá, végül pedig fehér dobozzá alakítható. A szürke doboz elvi sémáját az 1.5. sz. ábra mutatja be.
1.5. sz. ábra Mint a kibernetika definíciójából is kitűnik a kibernetika alapvető vizsgálódási területe a rendszer irányítása, a vezérlés és szabályozás területein keresztül az irányított rendszereket tanulmányozza. A rendszer alrendszerekből, az alrendszerek pedig elemekből állnak. Azt, hogy adott esetben mit tekintünk rendszernek és alrendszernek, illetve elemnek, mindig a rendszerek szemlélésének, vizsgálatának célja vagy szintje határozza meg.
13
Minden irányítási rendszer két alapvető alrendszernek - az irányítás objektumának, illetve irányított alrendszernek és az irányítás szubjektumának, illetve irányító alrendszernek dialektikus egységét jelenti. Az irányítás objektuma tulajdonképpen a rendszer anyagi része, amelyet egymással kölcsönhatásban lévő, szerkezeti elemek halmaza határoz meg. Ilyen alrendszereket képeznek például egy mezőgazdasági vállalkozáson belül a termelési egységek. Az irányítás szubjektuma az irányított alrendszer irányításában résztvevő elemek együttese. Ezek kapcsolatban vannak egymással, hatnak egymásra. A rendszer célszerű működését az irányító rész biztosítja. A rendszer alrendszerei között /irányító ... irányított/ kölcsönhatások állnak fenn és lehetővé teszik, hogy a rendszer önmagát irányítsa, ezt önirányító rendszernek nevezzük. Az önirányító rendszerben visszacsatolásnak nevezzük.
megvalósu1ó
zárt
irányítási
hatásláncot
negatív
A pozitív visszacsatolás esetén nem egyensúlyi állapotra való törekvés van, hanem a rendszer felerősödő folyamatot állít elő, vagyis a rendszer kimenetén mért érték mindig hozzáadódik az eredeti bemeneti értékhez. A tényleges társadalmi rendszerek – így a mezőgazdasági vállalkozás is mint rendszer - a negatív és pozitív visszacsatolások bonyolult összefonódásából tevődnek össze, melyek feladata a dinamikus egyensúlyban lévő fejlődés biztosítása. A kibernetikának a rendszerekkel kapcsolatos másik vizsgálati területe a szabályozás, melynek lényege az, hogy a rendszer működésétől előre meghatározott eredményt várunk, melyet úgy szabunk meg, hogy előírjuk a rendszer kimeneti értékének nagyságát. A szabályozás a gazdasági folyamatok irányításának alapvető módszerét is képezi. A kibernetika és rendszerelmélet egymáshoz való viszonya az utóbbi időben kerül egyre inkább helyes megvi1ágitásba. Ma már a kibernetikát úgy értékelik, mint az első olyan irányzatot, amely egzakttá tudott válni a rendszerelméleten belül és önálló tudománnyá fej1ődhetett. A rendszerelmélet ugyanis a rendszerekben közös általános jelenségekkel foglalkozik, s ennek az új tudományágnak a ma is tartó fejlődését a kibernetika nagymértékben elősegítette. A kibernetika, az irányítás és je1továbbítás tudománya, tárgyából és vizsgá1ódási köréből fakadóan a rendszerek közül e1sősorban az irányító rendszerekkel foglalkozik. Tehát a rendszerelmélet mindenfajta rendszerrel foglalkozik ezért átfogóbb jellegű a kibernetikánál. A kibernetika is a rendszereket vizsgálja, ennek tárgya azonban elsősorban az irányítás, a szabályozás, a vezérlés és a jel, az információ és ezek továbbítása, így vizsgálati köre a rendszerelmélethez viszonyítva leszűkített.
1.4. Gazdasági rendszerek
14
A rendszerelméleti ismeretek tárgyalása során tovább szűkítjük a vizsgálódási terü1etet a gazdasági rendszerekre. Azokat a rendszereket, amelyek alkotóelemei az emberek és eszközök és a gazdasági tevékenységet folytatnak, gazdasági rendszernek nevezzük. Tehát gazdasági rendszernek tekintjük az anyagi termelés területén korlátozott személyi és anyagi eszközöknek olyan összefüggő csoportját, amely képes önálló célok kitűzésére és a célkitűzésben szereplő tevékenységek létrehozására, végrehajtására. A gazdasági rendszerben lezajló állapotváltozások sorozatát gazdasági folyamatoknak nevezzük. Ezek közül legjelentősebbek az anyag-, energiaátalakítási- és munkafolyamatok, ezért ezeket fő folyamatoknak is nevezzük. Az anyag- és energiaátalakítási folyamatokra az a jellemző, hogy -
A gazdasági rendszerbe valamilyen kiinduló állapotban anyagok és energiák érkeznek a környezetből, Ezek a rendszerben állapotváltozások sorozatán mennek keresztül, vagyis más anyagokká vagy energiává alakulnak át, az átalakult formában a környezetbe kilépnek.
Az anyag- és energiaátalakulási folyamat a rendszerben a munkafolyamat során közvetve vagy közvetlenül ható emberi munkaerő tevékenysége nyomán megy végbe. A gazdasági rendszerben működés során kapcsolódó folyamatok társulnak a főfolyamathoz. A kapcsolódó folyamatok közül kitüntetettek a hír és információs folyamatok, melyeknek számos összetevője van. Vonatkozhatnak a rendszer inputjaira /bemeneteire/ anyag, energia, információ, a rendszer outputjaira /kimeneteire/ termékekre, illetve szolgáltatásokra stb. Az anyag- és energiaátalakítási folyamatokra az a jellemző, hogy -
a gazdasági rendszerbe valamilyen kiinduló állapotban anyagok és energiák érkeznek a környezetből, ezek a rendszerben állapotváltozások sorozatán mennek keresztül, vagyis más anyagokká vagy energiává alakulnak át, az átalakult formában a környezetbe kilépnek.
Az anyag- és energiaátalakulási folyamat a rendszerben a munkafolyamat során közvetve vagy közvetlenül ható emberi munkaerő tevékenysége nyomán megy végbe. A további vizsgálatokban a vállalatot tekintjük alapvető egységnek, s ennek megfelelően a gazdasági rendszereket a következők szerint kategorizálhatjuk. Szupermakro gazdasági rendszer: a világgazdaság, vagy annak egy összefüggő része. Makrogazdasági rendszer: valamely nemzet gazdasága. Általában egy ország gazdasági rendszere. Mikrogazdasági rendszer: A népgazdaságon belü1i vállalatok, termelőegységek.
15
Szubmikrogazdasági rendszer: a vállalaton belü1i önálló alrendszerek /ágazatok, üzemegységek stb../. A nemzetgazdasági rendszer környezetét az ország más országokkal fennálló kapcsolatai adják, s erre is jellemzőek a rendszerelmélet általános törvényszerűségei. Alrendszereit a nemzetgazdasági ágazatok /pl: ipar, mezőgazdaság stb.,/ alkotják. Elemeinek pedig a vállalatok, intézetek stb. foghatók fel.
1.4.1. A mezőgazdasági termelési rendszerek Vizsgálataink tárgyától függ, hogy mit tekintünk rendszernek, részrendszernek, alrendszernek, illetve a rendszer elemeinek. A következőkben a mezőgazdasági termelési rendszereket vizsgáljuk rendszerelméleti megközelítésben. Az agráripari rendszerek rendszerelméleti alapjai ma még nem teljesen tisztázottak, sem az elméleti, sem gyakorlati vizsgálatok nem tekinthetők megoldottnak", Elméleti szinten még nincs szabatosan meghatározva a termelési rendszer helye és környezeti kapcsolata", Az elméleti vizsgálatok terü1etén a termelési rendszerekkel kapcsolatos fogalmak ma még nem általánosan elfogadottak. Ilyen például a termelési rendszer fogalma, amelyre Magyarországon is sok definíció szü1etett, melyekre a következőkben mutatunk néhány példát. Olyan mezőgazdasági vállalatok tervszerűen szervezett együttműködési formája, amelyek bizonyos mezőgazdasági termékek termelésére, illetve meghatározott tevékenységi körökre szakosodnak a rendelkezésükre álló erőforrások leghatékonyabb felhasználása céljából. E közben az érintett vállalatok, gazdaságok jogi és gazdasági önállósága fennmarad. Hazai meghatározások közül a következőket emeljük ki: -
-
Termelésfejlesztési szempontból a termelési rendszer a mezőgazdaság iparosodásának korszerű témakomplexuma. Ágazatszervezési szempontból a termelési rendszer egy meghatározott termék előállításának tényezőit és módszereit a növényi, állati szervezetben rejlő genetikai potenciális termőképesség kifejtéséhez szükséges optimális szerkezetben rendezi el és fogja egybe. A termelési rendszerek a horizontális integráció sajátos formái, amelyben ésszerű magatartás alakul ki a rendszerközpont és a tagvállatok, üzemek között. A termelési rendszer nem egyszerűen csak horizontális integráció, hanem a közgazdasági elmélet szerint tudományosan megalapozott termelésszervezési és termelés fejlesztési irányzat.
A termelési rendszer alapvető lényege tehát olyan komplex, technológiai rendszer létrehozása, amely egy-egy termék. /főtermény/ előállításának összes tényezőit és módszereit optimális szerkezetben foglalja össze, ahol ennek alapján minden tennivalót programozni, jó pontossággal rögzíteni lehet. Lényeges, hogy a termelés folyamatának minden fázisában a hozzáférhető legkorszerűbb termelési elemeket (pl.: nagy-hozamú fajtákat, gépeket, növényvédő szereket, takarmányt, munkaerőt termelői stb.) komplexen alkalmazzák. A termelési rendszer a magyar mezőgazdaságban az üzemi gyakorlatból indult el. A gyakorlat sokféleségének megfelelően, sokrétű, differenciált tartalommal használják e 16
fogalmat a gyakorlati szakemberek, kutatók és az ágazatot szabályozó állami szervek. Ez is egyik fő oka, hogy még nincs egységesen elfogadott rendszerelméleti definíciója. Sőt intenzív rendszerelméleti vizsgálata is nemrégen kezdődött el. Az eddig tárgyaltak alapján tehát rendszerelméleti szempontból a termelési rendszer vállalati, illetve vállalatközi tevékenység a minél több termelési eredmények elérése céljából, a szervező emberi ismeret állandó magas fokú igénybevétele útján.
1.4.2. A vállalati gazdasági rendszer A gazdasági rendszerre vonatkozó definíció értelmében mezőgazdasági vagy ipari vá11alat éppúgy gazdasági rendszernek tekinthető, mint a különböző egyesülések, szövetkezetek vagy magasabb rendszerszinten a részvénytársaság vagy iparág. További vizsgálatainkban a vállalatot olyan gazdasági rendszernek tekintjük, -
ame1ynek környezete a nemzetgazdaság, kiterjesztett környezete pedig a vi1ággazdaság, ame1y a nemzetgazdaság gazdasági a1rendszere, amely relatíve önálló mikro-gazdasági rendszer, mert helyzetének megfelelő célok kitűzésében bizonyos fokig alá van rendelve környezetének, amelynek környezete relatíve szervezett környezet, mert e1emeinek jelentős része a szervezett népgazdasági rendszere tartozik.
A mikro-gazdasági rendszer (vállalat, vállalkozás) feladata a környezetéve1 végzett anyag-, energia-, élőmunka - és információcsere segítségével meghatározott társada1mi szükséglet hatékony kielégítése. A vállalat elnevezése utal arra, hogy a vá11a1akozásból, illetve a vállalkozási kézségből származik a mikro-gazdasági rendszer általános elnevezése. A vállalkozási készség az anyagi érdek megnyilvánulása, s három alapvető ismertetőjegye van: 1./ A munkamegosztásból adódóan a társada1mi szükség1etek kielégítésére egyének illetve egyének csoportjai relatíve szabad e1határozásbó1 vállalkoznak. Mivel minden gazdasági struktúra e1sődleges e1eme az ember, így nem élettelen mechanizmusok, hanem kollektívák végzik a szükségletek kielégítését, tevékenységüket előzetesen megtervezve, lehetséges alternatívák között választva. Ezért a gazdasági tevékenység alapvető kritériuma az önvezérlés, önalakítás, fejlesztés. 2./ A munkamegosztásból következik, hogy egyes szükségletek kielégítése csak több, elkülönült rendszer együttműködése, kooperációja /együttműködési tevékenység vállalása/ révén lehetséges. 3./ Az együttműködések a mérlegegyensúly alapján jönnek létre, vagyis a gazdasági rendszer és környezete közötti kapcsolatok mérlege egyensúlyban kell hogy legyen a stabil működés /fennmaradás/ érdekében. A gazdasági rendszerek között a szükségletek kielégítése érdekében fennálló kooperációs kapcsolatokban az egymásnak kölcsönösen átadott munka egyenértékűségét az értéktörvény biztosítja /a szabályozórendszerrel/, mégpedig ott, ahol a kapcsolatok kia1akulnak, vagyis a piacon. Ez az érték-ekvivalencia a vállalkozás harmadik alapvető ismertetőjegye.
17
Megállapítható tehát, hogy a vállalkozási kézség a gazdasági tevékenységnek olyan tulajdonsága, amely célorientált feladatkörben önmagát irányítja és együttműködési kapcsolatokra lép adott piacon való érték realizálása érdekében. A vállalat alkalmazkodási képessége a cselekvési változatok közötti döntések meghozatalától, valamint ezeknek a döntéseknek a végrehajtásától függ. A lehetséges cselekvési változatokat befolyásolják a különböző korlátozó tényezők, amelyek a felhasznált információk függvényében változnak. Mivel a korlátozott mértékű információkból adódó kockázatot figyelembe kell venni, a vállalat alkalmazkodási képességét csak úgy befolyásolhatjuk célszerűen, ha szervezett hatékonyságvizsgálatokat (gazdaságossági számításokat) végzünk. A vállalat a társadalmi szükséglet hatékony kielégítése érdekében saját ismételten megújuló célja: • •
áruk (használati értékek) termelése, úgy hogy azok megfeleljenek a kívánt követelményeknek, nyereség (többletérték) elérése az áruk realizálásával.
A cél eléréséhez a vállalat (mikro-gazdasági rendszer) erőforrásokat használ fel. Ezek anyag, energia, élőmunka és információ formájában vannak a rendszer környezetében. A rendszer környezetének határait az igénybe vehető erőforrások korlátai adják meg. A vállalat éppúgy, mint bármely más rendszer nem választható el környezetétől, tevékenysége csak a környezetével együtt értelmezhető és vizsgálható. A vállalat és környezete között mindig kétirányú kapcsolat áll fent, tehát kölcsönhatásban vannak. A korlátozott erőforrások és a cél körülhatárolása után létre kell hozni azokat a tevékenységláncolatokat, amelyek az anyag-, energia-, élőmunka átalakítását és a információk átalakítását eredményezik. Ezek a tevékenységláncolatok tehát a vállalati rendszer két fő tevékenységcsoportját, az anyagi folyamatokat és az anyagi folyamatokat szabályozó vezetési-irányítási folyamatokat jelentik. A tevékenységláncolatok személyi (emberi) és tárgyi tényezők felhasználásával valamilyen technikai színvonalon jönnek létre. Az alapfolyamatokhoz rendelt személyi és társadalmi tényezők, valamint működési szabályok (kapcsolatok) adják a végrehajtás szervezetét, az irányítási (információs) folyamatokhoz rendelt személyi és tárgyi tényezők pedig a vezetés szervezetét. A kettő szerves egysége jelenti a rendszer szervezetét. A tevékenységláncolatok más szempontból is tagolhatók, mégpedig fejlesztési és üzemszerű termelési (és operatív) tevékenységre. Ez jelzi az információk szelektálásának szükségességét is. A rendszerszervezés során az információk szelektálását és a különböző vezetési (döntési) pontokra való eljuttatását is meg kell tervezni. A vállalat irányításának alapvető módszere a szabályozás. A kibernetika irányítási módszerei a vezérlés és szabályozás közül a gazdasági rendszerekre alapvetően a szabályozás a jellemző.
18
Az üzemszerű termelési folyamatnak és a fejlesztési tevékenységeknek is megvan a szabályozási rendszere, amelyek szoros kapcsolatban vannak egymással. A szabályozott folyamatoknak (szabályozott szakaszoknak) azokat a folyamatokat kell tekinteni, amelyekben a munka tárgyakat mozgatják és alakítják, és amelyekben a munkafeltételekről (munkaerő, nyersanyag, munkaeszköz, a munka szervezési-és pénzügyi feltételei) közvetlenül gondoskodnak, hiszen az üzemszerű termelés szabályozásának célja abban áll, hogy ezek a szervek célszerűen és hatékonyan működjenek és együttműködjenek. A szabályozott jellemzők a rendszerben végbemenő folyamatok azon tulajdonságai, amelyek alakulását figyelemmel kísérjük, befolyásolják, hogy ezáltal a szervezet célszerű és hatékony működését biztosíthassuk. Ilyenek pl: az anyagkészletek mennyisége és összetétele, a munkaeszközök mennyisége és összetétele stb. Érzékelő-regisztráló szerveknek azokat tekintjük, amelyek feladata a szabályozott jellemzők alakulásának figyelése, rögzítése, jelentése. Ilyen szervekként szerepelhetnek személyek, csoportok. Ezeket általában regisztráló vagy ellenőrző szerveknek nevezzük. Azokat a szóbeli vagy írásbeli jelentéseket, amelyeket ezek a szervek az operatív irányító szervek számára adnak, ellenőrző jeleknek tekintjük. A gyakorlati végrehajtás irányítását az operatív irányító szervek végzik. Ismertek előttük a vállalati tervek, illetve a vállalat szerződéses kötelezettségei. Ismerik a termelési feltételek mennyiségi és minőségi állapotadatait, változásuk lehetőségeit, s ezek egybevetése alapján rendelkezéseket adnak ki a közvetlen termelő és a munkafeltételeket biztosító szervek számára. Ezeket a szerveket különbségképző szerveknek tekintjük. Számukra a tervek jelentik az alapértéket és ebből képezik az alapjelet, alapjelet, melyet egybevetnek az érzékelő-regisztráló szervektől kapott jelekkel. Az operatív irányító szervek közé tartozik, de a különbségképző (elemző) szervtől általában elkülönül az ítéletalkotó (döntést végző) szerv, valamint a beavatkozó (utasítást adó) szerv. A vállalat, mint gazdasági rendszernek egyik legfőbb tulajdonsága, hogy megfelel a kibernetikai rendszerek sajátosságainak, melyek a következők: 1./ A vállalat hierarchikus rendszer, mert benne a funkcióná1ó vezetés több szintű és az egyes irányító szervek alá és fölérendeltségi viszonyban vannak. Ez abban nyilvánul meg, hogy a magasabb szint irányító beavatkozására csak akkor kerül sor, ha a szabályozásnak alávetett folyamat valamelyik jellemzője az alacsonyabb szintű vezetői szerv hatásköri fokozatának megfelelő biztonsági sávon kívülre esik. 2./ A vállalat önszabályozó rendszer, mert a termelés irányítása magáról a termelési folyamatról vett értesülések alapján történik. Ez azt is jelenti, hogy a kívánt és tényleges állapotok közötti eltérést önmaga is ki tudja egyenlíteni. 3./ A vállalat önszervező rendszer, mivel rendelkezik olyan adaptációs képességgel, melynek alapján külső beavatkozás nélkül képes a környezete változásaihoz alkalmazkodni és elemeinek kaposo1atait úgy megváltoztatni, hogy azok a kívánt kimenetet adják. 4./ A vállalat határozatlan rendszer, mert az elemei közötti kapcsolat nem determinisztikus, hanem sztochasztikusan szabályozott. Ez azt jelenti, hogy a rendszer egyik ál1apotábó1 a
19
másik állapotba va1ó átmenete a bemenőjel és a pillanatnyi állapot ismeretében csak valószínűsíthető. 5./ A vállalat meghatározhatatlan rendszer, mivel rendkívül bonyolult, összetett, folytonos állapotváltozáson esik át, elemeinek kapcsolata és állapotainak változatossága kimeríthetetlen, így a róla alkotott modell működési algoritmus sem lehet végleges, és nem foglalhat magába minden elemközi kapcsolatot. 6./ A vállalat öntanuló rendszer, mivel döntési szabályait (ítéletalkotó algoritmusait) képes módosítani a kívánt hatás elérése érdekében. 7./ A vállalat relatíve önálló rendszer, mert célkitűző és megvalósító tevékenységében bizonyos fokig alá van rendelve környezetének. 8./ A vállalat környezete relatíve szervezett, mert a környezetnek vannak olyan meghatározott elemei, amelyek az adott szervezetet is magába foglaló rendszernek is részei. A vállalati rendszerek tehát bonyolult rendszerek. A nagyszámú alkotóelemeik sokszorosan összetett kölcsönhatásban vannak egymással. A klasszikus (pl. műszaki, fizikai stb. rendszerek) és a gazdasági rendszerek között lényeges különbségek vannak, sőt ellentétes sajátosságokkal rendelkeznek. Például a következő sajátosságok, a gazdasági rendszerek fő jellemzői, de a klasszikus rendszereknél általában nem fordulnak elő: -
a paraméterek nehezen áttekinthetők és kézbentartásuk kevésbé lehetséges, alkotó elemei inhomogének, a rendszer egyes részei között a kölcsönhatások sokrétűek, gyakori a zavaró elemek jelenléte, s a gazdasági rendszerekre gyakorolt hatásuk általában jelentős.
E rendszerek szervezésével kapcsolatban tekintettel kell lenni a következőkre: -
figyelembe kell venni bonyolultságuk miatt a feladat meghatározásánál és a szervezés ütemtervének elkészítésénél a meglévő korlátokat, külön hangsúlyt kap a modellszerkesztés területén az absztrakció, amit W.R. Ashby egyik tanulmányában így állapított meg: "aki a nagyon bonyolult dinamikus rendszerek kutatásában eredményt akar elérni, annak jeleskednie kell a helyes egyszerűsítés művészetében is."
-
A gazdasági rendszerek elemzésében egyre nagyobb jelentőségre tesz szert a valószínűség számítás és a különböző matematikai módszerek felhasználása. Alkalmazásuk hatékonysága az adott rendszerre vonatkozó ismeretek halmozásának függvénye.
Az eddig tárgyalt rendszerjellemzők, tulajdonságok a mezőgazdasági vállalatok esetében is érvényesek. A technikai eszközök és a gazdasági formációk kölcsönös viszonyának a vizsgálata a gyorsan változó és rendkívül differenciált viszonyok között a variációk nagy száma és a bonyolult áttételek miatt már nem oldható meg hagyományos gazdasági és szemléleti módszerekkel. Közelebb kerülhetünk ezeknek a problémáknak a megfogásához rendszerfelfogással és számítógépek igénybevételével.
20
A mezőgazdasági gyakorlatban is egyre jobban elterjedő gazdasági matematika és operációkutatás tapasztalatai azt mutatják, hogy az ilyen próbálkozások tudományos megbízhatósága és gyakorlati használhatósága jórészt attól függ, sikerül-e a folyamatot és összefüggéseinek lényeges variációit logikailag helyesen modellezni. A helyes logikai modellek nélkül létezhetnek valósághű matematikai modellek. Ezek nélkül a legfejlettebb számítógéprendszertől sem várhatunk a gyakorlatban használható eredményt. A mezőgazdaságban a mikro-gazdasági rendszerek természeti adottságai rendkívül nagy változatosságot mutatnak, ezért a technikai, biológiai elemek egymás közötti viszonya, továbbá ezen elemek és a gazdasági szervezetek egymáshoz való viszonya, s ezek következtében e tevékenység eredményessége rendkívül nagy változatosságot mutat. Minél magasabb szinten vizsgáljuk a rendszereket, tehát regionális területi, országos, világgazdasági szinten stb. annál inkább átlagolódnak a jellemzők értékei. Annál inkább eltakarják a helyi differenciákat, mint a rendszereken belüli egyes elemek kapcsolódásának, beilleszkedésének, funkcionálásának stb. nagymérvű differenciáit. A vállalati rendszernek a technikai, termelési oldala üzemi rendszernek is tekinthető. Itt játszódnak le a naturális termelési folyamatok, itt kapcsolódnak össze a különböző hatásfokú tényezők. A vállalati és üzemi szféra között szoros kapcsolat van, ezek nem működhetnek egymástól függetlenül. A vállalati rendszer elsősorban a vállalati formációban, méretben, érdekeltségi, elszámolási, piaci reagálási viszonyokban visszatükröződő összefüggések rendszerét jelöli, ideértve a tulajdonviszonyokat, a szabályozást, az önállóság fokát, a vállalati magatartást, a belső mechanizmus szervezett rendszerét. A vállalati rendszer élénken reagál a külső szabályozási, piaci ellátási hatásokra, az üzemi szféra működését mindenekelőtt a termőhely, a termelési tényezők a technikai és technológiai, illetve ezeknek a kombinációja jellemezheti. Az üzemi rendszerek alrendszerei rendkívül differenciáltak anyagi tulajdonságuk, funkciójuk, méretük, belső kapcsolatuk szerint. Lehetnek olyan alrendszerek, amelyek közösen használnak gépet, földterületet, főtermék vagy melléktermék felhasználásának tekintetében kapcsolódnak. Alrendszerek, egymást keresztező dimenzióban is elhelyezkedhetnek. Egy elem több folyamatban szerepelhet, több termék előállításában vehet részt. A mezőgazdasági vállalat /üzem/ többrétegű strukturálódást mutat. Jelenleg a következő három fő összetett struktúrát különböztetik meg: l../ Szerkezeti struktúra, melynek horizontális és vertikális vetületei vannak. Horizontális kapcsolat azt jelenti, hogy hogyan kapcsolódnak, vagy hogyan nem kapcsolódnak az ágazatok meghatározott termelőkapacitások: föld, gép, állat közös használatára vagy éppen versenyeztetésére. A vertikális vetület például azt jelenti, hogy egyik ágazat termékeit a másik ágazat milyen arányban használja. 2./ Technikai technológiai struktúra felöleli a termelési eszközök felépítését, az élő szervezetet is beleértve. A technológiai struktúra heterogén. Anyagi tulajdonságait tekintve a következő összetevői lehetnek:
21
- élő szervezetek, - kémiai elemek, - gépi elemek. A technikai rendszerek relatíve homogének. Azért relatíve homogén, mert a gépi berendezések is különböznek egymástól. 3./ A szervezeti struktúra hordozója az irányítási, információszabályozási funkcióknak. A három strukturális alrendszer bonyolult kapcsolódásai alkotják a vállalati rendszert, amely akkor racionális, ha egymással összhangban vannak a rendszer elemei. Az üzem egyetlen elemének megváltozása végig hullámozhat az egész üzemen. Például egy l00 LE-s erőgép helyett egy 250 LE-s beszerzése változást okozhat az ágazat méretében (ágazati méret növelése), de mivel az ágazatok között szoros kapcsolat van a változás :feltétlenül végighullámzik az üzemen. Az üzemi rendszer gazdasági eredményre törekszik, berendezkedése során feltehetően úgy alakítja kritériumai irányát, szerkezetét, méreteit, belső kapcsolatait úgy választja meg és úgy kapcsolja össze a technikai biológiai elemeit, hogy az optimális eredményre vezessen. Az üzemnek az eredménye gazdasági mutatókkal mérhető, mint például az önköltség, az élőmunka költség, termelékenység, jövedelmezőség, eszközigényesség stb. A mezőgazdaság vállalati rendszereinek értékelése a társadalmi változásokkal is arányos árrendszerben tükrözheti vissza a hatékonyságot. Az árak azonban nemcsak az értékviszonyokat fejezik ki, hanem a szabályozási célokat, a szélesebb értelemben vett társadalmi követelményeket is /pl: szociális támogatás, tervpiaci viszonyok stb. / A gazdaság fejlődését három alapvető tényező befolyásolja, melyek a - gazdasági időbeli változások, - termőhelyi térbeli változás, - technikai korszerűsítés A vállalatok fejlődését alapvetően a környezeti rendszereihez kapcsolódó viszonyától és alrendszereinek belső állapotaitól függőnek tekintjük. A vállalat és környezete közötti viszony a következő években egyre komplexebb feladatoknak lesz forrása, amelyek jelentős követelményeket támasztanak a vezetés és szervezéssel kapcsolatos szervezeti struktúra. kialakításával szemben. Ezeket a következő tényezők fogják befolyásolni: - a feladatok méretének növekedése, amelyet a vállalatok és a fennálló kooperációs kapcsolatok növekedései okoznak, - a feladatok fokozódó változási sebességei, melyek növekedését előidézi a feladatok életciklusának rövidítése, mely összefügg az elméleti és gyakorlati módszerek gyorsabb fejlődésével, valamint a környezetben végbemenő gyorsütemű politikai, közgazdasági, technikai változás okkal, - a feladatok szakosodása, - a feladatok növekvő térbeli kiterjedése, amely a nemzetközi gazdasági szervezetekkel való fokozódó kapcsolatot /export-import/ jelenti.
22
A gazdasági rendszerekben, így a vállalati rendszerben is a fejlődés során változások következnek be a vállalat szervezeti rendszerében is, amely a környezeti rendszerhatások másodlagos változásai. Így a feladatok növekvő terjedelmével, egyre erősebb szakosodásával és szélesedő térbeli kiterjedésével. -
Egyre több másodlagos jellegű feladat merül fel a vállalat önszervező jellegéből kifolyólag, amelyek közvetlenül vagy közvetve hatnak a döntési folyamatokra. Nagyobb jelentősége lesz az olyan előre meghatározott döntéseknek, amelyek a kölcsönös összefüggések tudatos szabályozását teszik szükségessé a feladatteljesítés növekvő hatékonysága érdekében. Az elsődleges feladatok komplexitása miatt szükségessé váló döntési folyamatok további információs feladatokat vonnak maguk után. Nemcsak a döntési és információs feladatok, hanem egyes területeken a dologi eszközök is rendszerekké integrálódnak, tehát eszközrendszerek /gépsorok, adatfeldolgozó rendszerek stb./ keletkeznek, melyeknek egyre erősebb hatása lesz a szervezet kialakítására.
A fejlődési tendencia jelzi teendőinket, amelyek fontos hangsúlyt igényelnek már a jelenben is. Ezek a kővetkezők: -
Tovább kell kutatni a vállalati rendszer-jellemzőket a rendszerelmélet, kibernetika, gazdasági rendszerszervezés, a közgazdasági tudományok, a matematika stb. komplex módon való alkalmazásával. A rendszerben végbemenő változások észlelésére fokozott gondot kell fordítani a változásokhoz való gyors alkalmazkodás (külső, belső változások) és a rendszerbe történő bedolgozása érdekében. Fokozott figyelmet kell fordítani a vállalati vezetők és beosztottak rendszerszemléletű továbbképzésére, hogy képesek legyenek a vállalati összefüggések felismerésére, bonyolult problémák és azok folyamatainak kezelésére. A nagy számban újonnan megjelenő és meglévő számítástechnikai és más eszközök vállalati alkalmazásának lehetőségeit állandóan kutatni kell.
1.5. A modellezési módszer elmélete A különböző tudományágakban igen fontos szerepet tölt be a modell, amely lehetővé teszi nagyon bonyolult tárgyak, objektumok, illetve rendszerek vizsgálatát, mivel az eredetinek csak a tanulmányozása szempontjából lényeges részeit tartalmazza. A modell tehát a valóság egyfajta mása. Olyan módon van megalkotva, hogy a valóság néhány, de nem valamennyi vetületének viselkedését megmagyarázza. A modell segítségével könnyebben tanulmányozhatjuk a valós világ egymással kölcsönhatásban lévő bonyolult összetevőit. A modellnek jól kell reprezentálni azokat a jellemzőket, amelyek kapcsolatban vannak a rendszercélokkal. A korábbi megállapításoknak megfelelően a vállalat bonyolult és gyorsan változó struktúrája és folyamatainak vizsgálatát, létrehozását vagy megváltoztatását is a modellezési módszer segítségével végezhetjük. A modell fogalmára is igen sok meghatározás ismeretes és ezek egybehangzóan tartalmazzák azt az alapelvet, hogy a modell valaminek a mása, illetve a megfelelője. Bertalanffy a modellnek háromféle értelmezését különbözteti meg, melyek a következők:
23
-
Az analógia vagyis látszólagos hasonlóság olyan jelenségek között, amelyek mind hatótényezőik, mind szabályozó törvényeik tekintetében eltérnek egymástól. A logikai homológia vagyis a különböző jelenségekben közreműködő tényezők eltérőek ugyan, de mozgásukat azonos struktúrájú törvények szabják meg. A magyarázat, vagyis a jelenségek létezésének, tényleges faktorainak, feltételeinek és specifikus törvényszerűségeinek ismertetése.
A modell a valóság lényegének leegyszerűsített és absztrakt mása (megfelelője), amely a valóság egy részének a vizsgált szempont szerinti tulajdonságait, törvényszerűségeit mutatja be a következtetések levonásának alkalmassá tétele érdekében. A modell megszerkesztésénél törekedni kell a logikai precizitásra, mert nem engedhető meg a valóság olyan egyszerűsítése, amely a vizsgált jelenség lényegének rovására menne. Tehát a modellben alkalmazott szimbólumoknak (jelek) és működési kölcsönhatásoknak (szabályok) olyanoknak kell lennie, amelyekről feltételezzük, hogy a valóságos folyamat lényeges elemeinek megfelelnek. A modellnek be kell töltenie a következő funkciókat: • • • •
szervezői funkció, amely a rendszer szétszórtan jelentkező tényezőinek rendezését és törvényszerűségeinek megállapítását jelenti. heurisztikai (feltáró, felfedező) funkció, amellyel a modell vizsgálata révén új, eddig nem ismert tények, módszerek, törvények alkalmazására nyílik lehetőség. előrejelző (prognosztikus) funkció, amellyel a modell a valóság várható alakulását, változását jelzi. mérési (kvantitatív) funkció, amely a modellben szereplő a már valóságos (lezajlott) folyamatból származó adatok értékelését teszi lehetővé.
A modellezés, illetve a modellmódszer alkalmazása valamennyi tudományágban egyre elterjedtebb kutatási módszer, amely a gazdasági folyamatok vizsgálatának igen hatásos módszere. Alkalmazása a jelenségek modelleken keresztül való megismerését és befolyásolását jelenti. A modellnek, mint a valós világ leképezésének jellemzője a realitás, az eredetiség és az egyszerűség. A modell realitása azt jelenti, hogy milyen hűséggel tükrözi a valóságot. Az eredetiség azt jelenti, hogy alkotó elemei milyen-mértékig jelennek meg új kombinációkban. A modell egyszerűsége, pedig a modell kezelését és használatát jellemzi. Bonyolultnak tekintjük a modellt, ha nagyobb az absztrakció mértéke és használata bonyolult eszközöket igényel. Hogy helyesen működő modellt kapjunk, tehát hogy figyelembe vegyünk minden fontos tényezőt, szükséges a modellszerkesztés alapelveinek és technikájának a figyelembevétele, amelyekből néhány alapelv a következő: A modellt először verbálisan /leíró jelleggel/ fogalmazzuk meg, ezután szimbolikus jelekkel fejezzük ki, majd számszerűsítsük. Az egyszerűsítésben csak addig szabad elmenni, amíg a valósághűség nem vész el. Figyelembe kell venni a modell részterületei közötti összefüggéseket. A modell ne tartalmazzon ellentmondásokat, logikailag helyesen fogalmazzuk meg.
24
Figyelembe kell venni a visszahatásokat, valamint a mennyiségileg ki nem fejezhető lényeges tényezőket legalább a modellhez, illetve annak eredményeihez fűzött magyarázatokban. A modellek kialakításakor sok egymással logikailag összefüggő probléma merül fel. Ezek megfelelő sorrendbe állítása a modell felépítésének szakaszait oldják meg, melyek: - a probléma definíciója, - a modellezési feladat elemzése, - a modell adatbázisának megteremtése, - a modell szintézise és megoldása, - a modell azonosítása, - a modell verifikálása, - a visszacsatolások kialakítása, - a modell intézményes beépítése. A probléma definiálása a probléma megfogalmazásából, a megoldás céljainak meghatározásából és a rendszer definiálásából áll. A probléma megfogalmazása a megoldás első nagy bevezető szakasza, amikor tárgyi szempontokból a megoldás szempontjának megfelelő részletességgel fogalmazzák meg a feladatot. A megoldás céljainak meghatározását szintén a problémára orientáltan kell végezni. A rendszer definiálásának keretében történik a modellben ábrázolni kívánt rendszer határainak és főbb összefüggéseinek meghatározása, amelyek a modellkészítés tárgyát képezik, figyelembe véve a megfelelő megkülönböztetési illetve döntési szintet és az absztrakció megfelelő fokának kiválasztását. A modell elemzése azt jelenti, hogy a rendelkezésre álló elméleti apparátus segítségével megvizsgáljuk a keretszerűen meghatározott modellt, amely megteremti a modell kialakítósának és megoldásának feltételeit. A közgazdasági modelleknél. a hangsúly azon van, hogy a problémát az elméleti közgazdaságtan apparátusának segítségével elemezzük és ugyanígy fogalmazzuk meg annak egyes részeit. Az elemzésnek a megoldás szempontjából a legalkalmasabb matematikai módszerek megállapítására is ki kell terjednie, hogy a szokásos módszerek alkalmazhatók-e, vagy módosításokra van szükség. A modell elemzésének meg kell mutatnia az alapinformációkkal szemben fennálló igényeket is. Sokszor az elemzés mutatja meg, hogy a modellkészítés kitűzött célja teljesíthetetlen, vagy azért mert nem létezik megfelelő módszer, illetve a probléma elméletileg nem tisztázott, vagy mert a rendelkezésre álló információk nem elégségesek. A modell elemzésének le kell írnia a modellben ábrázolt rendszer tulajdonságait, amellyel kapcsolatban egyre inkább érvényesülnek olyan speciális módszerek is, melyek az általános rendszertulajdonságot vizsgálják. Ezeket a módszereket rendszerelemzési módszereknek nevezik. A modell adatbázisának megteremtése a modellhez szükséges adatok megszervezésével kapcsolatos tevékenységet jelenti. Célja az adatgyűjtés, a modell tartalommal való megtöltése érdekében. Legegyszerűbb esetekben egyszerű adatgyűjtésről van szó, de gyakran előfordul, hogy az adatbázis kialakítása érdekében speciális kutatásokat kell szervezni. A modell szintézise és megoldása az elemzés során szerzett felismerések hasznosítását jelenti.
25
A modell azonosítása (identifikálása) olyan probléma, amelyre a közgazdasági modellek készítésében és az operációkutatásban nem fordítottak kellő figyelmet az ökonometria kivételével. A gazdasági modellek identifikálása a modell egyenlet-rendszer együtthatóinak meghatározásával vagy becsléssel összefüggő kérdés8 Annak megállapításáról van szó, hogy a modell struktúrája megengedi - e a paraméterek egyértelmű meghatározását. Az azonosítási problémát a műszaki rendszerek önszabályozási elméletében dolgozták ki részletesen. A modell verifikálása annak megállapítására irányuló tevékenység, hogy a megoldással kapott eredmények milyen mértékben felelnek meg a valóságnak- A verifikálásnak a tapasztalati és elméleti típusát különböztetik meg. Tapasztalati verifikáció a modell eredményeinek a valósággal való összehasonlítását jelenti. Ebben az esetben azonban :figyelembe kell venni azt a torzulást, amely egyrészt abból adódik, hogy minden modell csak absztrakció, másrészt pedig abból is: hogy a valóságban olyan körülmények is hatnak, amelyeket a modell figyelmen kívül hagyott. A tapasztalati verifikáció megvalósításának módjai a következők: l. Összehasonlítás a bekövetkezett fejlődéssel. Ez a modell előrejelzési erejét, a modell és a későbbi kialakult valóság közötti összehasonlítást jelenti. Ez a módszer a rövid távú előrejelzési modelleknél nagyon egyszerű. 2. Összehasonlítás a múltbeli fejlődéssel. Ebben az esetben a modellt múltbeli jelenségek alapján kapott eredményekkel hasonlítjuk össze. 3. Összehasonlítás a hasonló /analóg/ helyzetekkel. Itt a modellben ábrázolt rendszert bizonyos beavatkozás feltételezése mellett olyan hasonló jelenségekkel hasonlítjuk össze, amelyeknél nem került sor erre a beavatkozásra. Megkülönböztetünk analógiát a saját struktúrával. és analógiát más, összehasonlító struktúrákkal. Az elméleti verifikáció lényege, hogy főleg statisztikai és egyéb matematikai módszerek segítségével bíráljuk el a modell helyességét. A kutatások ezen a területen ez ideig jelentéktelenek voltak. A visszacsatolások kialakulása azt jelenti, hogy a modellt és :felépítésének módszerét úgy alakítjuk ki, hogy azok a előre nem látható, de utólag lényegesen befolyásoló tények hatására módosíthatók legyenek. Ezek olyan tényezők is lehetnek, amelyek be voltak építve fa, modellbe de nem voltak kellőképpen figyelembe véve, vagy pedig olyanok, amelyek a modellben egyáltalán nem szerepeltek. A modell intézményes beépítése vagy intézményesítése abban áll, hogy végrehajtjuk mindazokat a szükséges szervezési intézkedéseket és változtatásokat az irányítási rendszerben, amelyek lehetővé teszik a modellnek és eredményeinek megvalósulását. A hangsúly két fő tényezőn van: l. A modellkészítésre és eredményeinek megvalósítására irányuló érdekeltség kialakításán. 2. Azoknak a szervezeti feltételeknek a megteremtésén, amelyek szükségesek ahhoz, hogy a modellt beépítsük a modellel ábrázolt rendszer egészébe. Ennek következménye, hogy a rendszer legfelső irányi tó részlegének különösen az intézményes beépítés kérdésében kell közvetlenül érdekeltnek lennie.
26
A modellek osztályozásának is több szempontja van, felhasználásuk szempontjából többféleképpen osztályozhatjuk. A modellkészítés céljai szerint megkülönböztetünk: -
pozitív és normatív modelleket.
A pozitív modell nem tartalmaz megoldást, és nem nyújt útmutatást, hanem csak a tájékoztatást teszi lehetővé a megfelelő döntéshez. A normatív modell általában konkrét vagy optimális megoldást, valamint útmutatást nyújt a döntéshez. A modell struktúrája szerint megkülönböztetnek: -
magyarázó és döntési modelleket*
A magyarázó modellek a modell tárgyának és elemeinek valamint azok változása között fennálló összefüggések tisztázására, magyarázatára szolgálnak. Felépítésük módját tekintve tovább tagolódnak: - elméleti és - empirikus modellekre. Az elméleti magyarázó modell az adott tudományág ismeretanyagából következő összefüggésekre épül fel általában kvantifikált formában. Az empirikus magyarázó modell a modell tárgyával, mint fekete dobozzal foglalkozik, vagy pedig a modell tárgyának viselkedéséből megállapítható főbb összefüggésekből indul ki. A döntési modellek arra szolgálnak, hogy az adott feltételek között, amelyek alapján létrehozták, lehetővé tegyék az optimális kiválasztást. Ezek lehetnek: - strukturális és - optimalizáci6s modellek. A strukturális döntési modell a modellben ábrázolt objektumon belüli összefüggések /struktúrák/ elemzésére szolgál és a magyarázó modellektől abban különbözik, hogy bizonyos döntési helyzet szükségleteinek megfelelően szerkesztjük meg őket. Ide tartoznak például a mátrixmode1lek és sorban állási modellek. Az optimalizációs döntési mode1l adott cél /célrendszer/ szempontjából az optimá1is döntést mutatja. A modell felhaszná1ásának a mode1l felépítésében megnyilvánuló módja szerint megkű1önböztetünk: - megismerési és - kivite1ezési /implementációs/ modelleket. A megismerési model1 bizonyos je1enség elemzésére szo1gá1 eset1eg azza1 a cé1la1, hogy a je1enségrő1 hozandó döntést mega1apozzunk.
27
A kivite1ezési mode11 valamilyen probléma megoldására szolgál. Ebben a modellben figyelembe vesszük a környezettel való kapcsolatokat, a kiinduló adatbázissal valóösszefüggéseket. A modellezés komplexitása szerint pedig a - konvencionális és - nem konvencionális modelleket, különböztetjük meg. A konvencionális modelleknél csak az egész folyamat egyik részének /szakaszának/ a megváltoztatását vizsgáljuk. A nem konvencionális modellezett folyamat esetén pedig az egész folyamat összes részeire, szakaszaira kiterjed a vizsgálata /pl. a vállalat teljes irányítási rendszere/. A gyakorlati alkalmazások és elméleti kutatások területén még számos modellt különböztetünk meg a vizsgált terület, a használt vizsgálati módszer, valamint a vizsgált objektum jellemzői alapján. Így például a gazdasági élet, termelés illetve irányítás területén tehát gazdasági rendszereknél - használatos model1ek: a vállalati alap modellek, a vállalat irányítási modelljei, szervezeti és racionalizálási vállalati modellek, vállalatnövekedési modell stb. A modellekkel kapcsolatban végül a modellmódszert és annak előnyeit illetve úgynevezett hátrányait vizsgáljuk meg. A modellmódszer az információnyerés módszere: egy adott objektumról úgy szerzünk információt, hogy helyette az e célra alkalmasan megválasztott vagy kialakított modelljét használjuk. A modellmódszer egyaránt lehet a gyakorlati- és tudományos megismerés eszköze. A tudományos munkában új ismeretet nyújthat, elősegítheti a tudományos ismeret rendszerbe foglalását, illetve annak megerősítését. A gazdasági gyakorlatban pedig már létező rendszerek működésének, fejlődésének magyarázatára, megértésére, hatékonyabb irányítására alka1mazható. A modell értékelése az alkalmazási célnak megfelelően történik. A gazdasági gyakorlatban a modell jóságát az dönti el, hogy mennyire alkalmas a rendszer jövőbeli állapotainak az előrejelzésére, optimális viselkedésmódjának meghatározására és operatív irányítására. A modellmódszer alkalmazása nagyjából a következők szerint történik. Kiinduló feltétel, hogy felismerjük valamilyen elméleti vagy gyakorlati problémát, amelynek megoldására a későbbiekben a modellm6dszert felhasználjuk.. Ezután az alkalmas modell kiválasztása illetve megalkotása történik. A modell kialakítását követi a modell felhasználása információszerzés céljára. A feladat modellbeli megoldását ezután a modell eredetijére kell alkalmazni. Ez megkívánja a modell nyelvéről az eredeti nyelvére való áttérést. Ezután következik a megoldás ellenőrzésének igen bonyolult feladata. Ez a folyamat a modell tesztelése, amit kedvező esetben a modellbeli eredmények elfogadása és elméleti, illetve gyakorlati alkalmazása követhet.
28
Végül nézzük meg a modellmódszer alkalmazásának legtöbbet emlegetett előnyeit és hátrányait. Előnyök között többnyire a következőket említik: - A rendszer mélyebb megismerését és megértését teszi lehetővé, mintha közvetlenül magát a rendszert vizsgálnánk. - A modell kisebb költséggel juttat a szükséges információkhoz. - A modell gyorsabban szolgáltatja az információt. - A modellkísérlet során ez a módszer megengedi csak egy tényező, illetve valamennyi tényező egyidejű változtatását. - A modell vonatkoztatási rendszert képez, s ezzel rávilágít az információbeli hiány okra, vagy esetleg felszínre hozza az elméleti absztrakció hiányát. - A szimbólikus modellek lehetővé teszik a gyors számítógépes feldolgozást és az eredmények gyors továbbítását. - Elősegíti a tudományos megközelítést. Viszonylagos és megfelelő gondossággal kiküszöbölhető hátrányai közül az alábbiak említhetők meg: - A modellben rejlő absztrakció hibái, pontatlanságai átáramlanak az elméleti, illetve gyakorlati munkára. - A túlságos egyszerűsítések irreálissá teszik az eredményeket. - A kutató illetve a gyakorlati szakember "megkedvelheti" a modelljét, s akkor is kitart mellette, amikor az nem tükrözi helyesen a valóságot. - Verbális modelleknél előfordulhat, hogy szemantikai nehézségek lépnek fel, a szó és az általa jelölt összefüggés bizonytalanná válik. - A modellt a konkrét szituációtól függetlenül, s így nem alkalmas körülmények között, nem alkalmas módon használják.
1.6. Az általános rendszerelmélet fogalma Az általános rendszere1mélet azoknak az elméleti törekvéseknek az összefogla1ó elnevezése, amelyek célul tűzik ki a rendszer leírására, összehasonlító vizsgálatára és viselkedésük egységes elvek szerinti magyarázatára alkalmas elmélet és módszertan kidolgozását. A Bertalanffy által adott első rendszerdefiníció óta maga Bertalanffy is lényeges módosításokat hajtott végre az eredeti rendszermegfogalmazásokon, de ezen kívül is az általános rendszerelmélet kiépítésének számos változata fogalmazódott meg. Eltérően a rendszerelmélet specializált körülhatárolási módjától, amely mereven az objektumoknak egy meghatározott körre és meghatározott kutatási eszközeire orientálódik, az általános rendszerelmélet feladatait általában absztrakciós szinten fogalmazzák meg.. Bertalanffy szerint például az általános rendszerelméletnek a rendszernek nevezett képződmények formális jellemzőivel van dolga, ezért interdiszciplináris terület, vagyis „a tudományos tevékenység legkülönbözőbb hagyományos területein vizsgált jelenségek elemzésére használható", Alkalmazási köre nem korlátozódik az anyagi rendszerekre, hanem vonatkozik bármilyen egészre, amely egymással kölcsönhatásban lévő komponensekbő1 áll.
29
Az eddig született általános rendszer meghatározási módja főleg attól függött, hogy milyen jellegű az a rendszerkutatás amelynek keretében a rendszerfogalmat bevezetik. Magától értetődik, hogy azokban a konkrét rendszer fejlesztésekben, amelyeknek a rendszerjellegű objektumok és feladatok korlátozott osztályaival van dolguk, a "rendszert” fogalma, mégha általános jelentésében is próbáljuk bevezetni, a dolog lényegét tekintve az objektumok adott feltételek mellett vizsgált osztályának specifikus jegyeit fogja kifejezni. Az általános rendszerelmélet kutatása napjainkban igen intenzív szakaszába lépett és továbbfejlesztésének fő irányai a kővetkezők: - az általános rendszerelmélet alapfogalmainak pontos meghatározása és :formalizálása. - A 1eegyszerüsítés elmé1ete. - A matematikai általános rendszerelmélet kiépítése. - Az általános rendszerelmélet axiomatikus megalapozása. - Az általános rendszerelmélet meta elméleti tulajdonságainak kutatása - A hierarchikus rendszerek elmélete.
1.7. Rendszerkutatás Az olyan kifejezések, mint "rendszer", "struktúra", "rendszerszemléletű és strukturális kutatási módszerek" és származékaik mind szélesebb körben nyomulnak be a mai szaktudományos és fi1ozófiai - módszertani kutatásokba. A tudományos terminológia látszó1ag csupán külső megváltozása a va1óságban messzemenő ismeretelméleti valamint gyakorlati következményeket von maga után. Ma amikor a modern tudomány és technika áttér objektumainak rendszerekként való elemzésére, ez lényegileg a tudományos ismeret, egész világfelfogásunk mélyreható átalakulását jelenti. A matematikai és logikai m6dszereknek a tudományokba való mind erőte1jesebb behatolásán kívül a rendszerelmélet is a tudomány és technika legfontosabb sajátosságai közé tartozik. A rendszerkutatásban az alaptudományokon kívül /biológiai, fizikai, kémiai, matematikai/ hatalmas lökést adott a rendszer-orientált strukturális nézetek fejlődésének a kibernetika, melynek tárgya az előző fejezetek alapján, a vezérlés és kommunikáció törvényei az élő és mesterséges objektumokban, már jellegénél fogva elvileg rendszer-orientált. A XX. század .második felében - miközben a tudomány, a technika, a termeléssel kapcsolatos szervező - és irányító munka valamint a gyakorlati tevékenység egyéb területein széles körben elterjedt a rendszerkutatás - kísérletek történtek arra, hogy általános :formában, elméletileg leírják a rendszerkutatást, mint egészet, és a modern rendszerkutatások sokaságán belül elhatárolják a legfontosabb területeket. V. N. Szadovszkij és munkatársai is kísérletet tettek a rendszerkutatás fő területeinek az elkülönítésére. Ennek során rendszerkutatásnak minősítették a tudományos és műszaki problémák, :feladatok és :fejlesztések minden olyan sokaságát, amelyek minden specifikumuk és különféleségük ellenére egymásra abban hasonlítanak, hogy ilyen, vagy olyan rendszerrel összefüggésben vannak. Így a modern rendszerkutatás egészének négy fő alapvető területre osztását javasolják: -
a rendszerkutatás filozófiai problémáinak kidolgozása, a rendszerelemzés általános elveinek megfogalmazása, 30
-
a rendszerkutatás logikájának és módszertanának kiépítése, a szoros értelemben vett általános rendszerelmélet megalkotása, a szaktudományos rendszerkoncepciók: a speciális rendszerelméletek és koncepciók kiépítése, amelyek a szaktudományok és műszaki területek egy-egy problémájával foglalkozik.
2. Információmenedzsment Az információ fogalma alatt azokat a híreket, ismereteket értjük, amelyek a valóságra vonatkozó új tényeket és elképzeléseket közvetítenek számunkra. A hírnek akkor van információtartalma a hír fogadója számára, ha felfogja, megérti a közleményben foglaltakat. Az érthetőségnek viszont az feltétele, hogy a közlés észlelhető (pl. hallható, papíron látható) legyen, továbbá a címzett számára ismert jelölési (szintaktikai) és értelmezési (szemantikai) szabályok szerint történjen. Az adat és információ fogalmát általában szinonimaként használják, de valójában a két fogalom nem azonos. Adatnak a valóság tényeit, eseményeit értelmezhető formában visszatükröző, feldolgozható ismeretet nevezzük. Az információ fogalma alatt viszont a már feldolgozott, s így rendeltetése szempontjából alkalmas formába hozott ismeretet értjük. Az információk tehát adatokból jönnek létre egy feldolgozási folyamat eredményeként. Emberre vonatkoztatva ezt a feldolgozási folyamatot gondolkodásnak nevezzük. Az információ bizonylatok, jelentések, utasítások, nyilvántartások formájában folyamatosan keletkezik, áramlik a vállalatban. A döntés alapvető feltétele a szükséges információk megléte. Így a döntés, mint ciklikus folyamat, amely a probléma felismerésétől, a probléma megoldására alkalmas módszer kiválasztásán, a megoldási alternatívák kidolgozásán keresztül halad a az alternatívák közötti választásig, majd a döntésnek a végrehajtás egységei felé történő továbbításával folytatódik, és a végrehajtás tényleges eredményeinek kiértékelésével fejeződik be.
Információ
Problémafelismerés
Információ
A döntés végrehajtása
Alternatívák kidolgozása
Döntéshozatal
Információ
31
Információ
2.1. sz. ábra A döntési ciklus A döntés szükséges feltételei a következők: •
információ az új problémát felvető változásokról;
•
információ a cselekvési lehetőségekről;
•
információ az alternatívák (következményeiről);
•
információ a döntéshozó céljáról (milyen eredményt kíván elérni a kiválasztott alternatíván alapuló cselekvéssel);
•
információ az alternatívák közötti választás ismérvéről (vagyis arról, hogy az alternatívák kívánatos és nem kívánatos várható következményeit ismerve, milyen elvek, megfontolások, szempontok szerint kell döntenünk);
•
információ továbbítása a végrehajtás céljából (feltéve, hogy a döntéshozó és a végrehajtó nem ugyanaz a személy) és végül
•
információ visszacsatolása a végrehajtás során elért tényleges teljesítményekről.
megvalósításának
várható
eredményéről
Tehát az információ a döntési folyamat minden fázisában szerepet kap. Az információs tevékenység elsődleges célja a vállalt különböző irányítási szintjeit a döntésekhez szükséges mértékben történő tájékoztatása.
2.1. Az információ tartalmi jellemzői Az információs tevékenység szerepe abban áll, hogy a vállalati rendszer különböző szintű vezetőihez, végrehajtó egységeihez olyan információk jussanak el, amelyek azoknál ésszerű döntést, cselekvést, vagyis a rendszer céljával összhangban álló, előrelátható reakciót váltanak ki. Az eredményes kommunikációnak az információáramlás csak szükséges, de nem elégendő feltétele. Hatékony kommunikáció csak akkor jön létre, ha a címzett az információt felveszi, feldolgozza és arra reagál. Különös jelentősége van annak, hogy az információ tartalma milyen hatással van a címzettre, mivel ez összefüggésben áll az információ hasznosságával, vagyis a címzett viselkedésére és célfüggvényére gyakorolt hatással. Az információkat tartalmi jellemzőik alapján szemantikus, pragmatikus és motivációs információknak tekinthetjük. A szemantikus információ utján a fogadó tényekről értesül, ezáltal tájékozottsága nő, választási lehetőségei javulnak. A pragmatikus információk a közlő érdekében álló cselekvés végrehajtását írják elő a címzettnek. Ekkor utasításokról, munkavégzési szabályzatokról, rendelkezésekről, tiltásokról van szó. Ilyen információkat a döntéshozók állítanak elő. A motivációs információk pedig a címzett értékrendszerét, preferenciáit befolyásolják. Ilyenek például az anyagi ösztönzés szabályai, vagy a dolgozóknak a vállalati célokkal való azonosulást kiváltó intézkedések.
32
2.2. Az információk értéke Az információk értékének – legalábbis hozzávetőleges – meghatározása azért szükséges, hogy a pótlólagos információk megszerzésére fordítható költségek ésszerű nagyságáról véleményt alkothassunk. Az információ értéke abból az eredménynövekedésből vezethető le, amely a jobb információ-ellátottságból származik. A döntések eredményének javítására (a legjobb cselekvési lehetőség kiválasztására elvileg három lehetőség adódik: 1. A döntéshozó a környezeti változók lehetséges jövőbeli értékeiről pontosabb, jobb megbízhatóbb előrejelzéseket szerez. 2. A döntéshozó a rendszer teljesítményéről kisebb-nagyobb gyakorisággal informálódik, és észleléseit a célkitűzésekkel összehasonlítva – eltérés esetén – korrekciót végez. 3. Az ellenőrzés eredményeként kapott információkat arra használja a döntéshozó, hogy a folyamatos terv-tény összehasonlítás révén több tudásra tegyen szert az általa irányított rendszerre vonatkozóan., s ennek révén döntési eljárásait tökéletesítse.
2.3. Szervezetek és menedzserek A vállalkozások az üzleti élet környezetében szervezetként viselkednek: fennmaradásukhoz, a céltudatos viselkedéshez vezetésre, szervezésre van szükség. A vállalat vesz és elad, szervez és terveket készít, termel és szolgáltat, piacokat kutat fel a termékek és szolgáltatások számára, munkaerőt foglalkoztat, üzemelteti a gyárat, a berendezéseket - s természetesen vetélkedik mindezekért az erőforrásokért a piacon a többi hasonló szervezettel. Az egyik legbonyolultabb szervezet: egy nemzetközi kitermelő-gyártóértékesítő vállalkozás, többtucat országban, százezernyi alkalmazottal, érdekek, módszerek, erőforrások kavalkádját tartva az irányítók kezében. Ami közös: a szervezet bizonyos célok elérése érdekében jön létre, s egy közösség valósítja meg ezeket a célokat. A különböző szervezetek egy-egy közössége újabb szervezeteket alkothat, ennek változatos formáit jelentik a szakszervezetek, klubok, konzorciumok, holdingok, vagy akár maguk a kormányok is. Növekszik a csúcstechnológiai állások száma Az American Electronics A.ssociation adatai .szerint a csúcstechnológiai ágazat az USA-ban tavaly 240 000 új munkahelyet teremtett. Ezek 60%-a számítástechnikai, 30%-a ipari állás. A csúcstechnológiai munkahelyek teljes száma 4,3 millióra tehető. (lnvestor's Business Daily, l997. O5. 09.) A menedzsment - mint szakértői csoport és mint funkciók összessége - feladata, hogy kezelje azokat az egyéni részcélokat, érdekérvényesítő törekvéseket, amelyek veszélyeztetnék a szervezet közös céljainak megvalósításait. Ennek érdekében koordináló munkát kell végeznie, terveket kell készítenie, meg kell szerveznie a tevékenységek lefolyását, az erőforrások optimális felhasználását, hogy a szervezet valóban "élő organizmusként", célszerűen és célratörően viselkedjen. Mindehhez, szervezet kell: a funkciók elosztása, szabályrendszerek, s ezek betartatása, azaz ellenőrzés. Peter Drucker meghatározásával: ... a menedzsment a gazdasági erőforrások szisztematikus megszervezése... A menedzserek feladata általában a tervezési, szervezési, motiválási és ellenőrzési feladatok együttesének 33
ellátása...". Azaz: nekik kell megmondaniuk, mi fog történni, ki kell osztaniuk a feladatokat, tervet kell bemutatniuk az embereknek, s rá kell venni őket, hogy végrehajtsák ezeket. A menedzserek eszköztára "puha" és "kemény" elemekre bontható: puha elemek munkaerő szervezeti célok szervezeti kultúra
kemény elemek szervezeti struktúrák megváltoztatása alrendszerek és eljárások átalakítása technológia, IT cseréje
A menedzserek feladatai változóban vannak több téren: az információtechnika hatalmas kihívás a fenti területeken. Ismerni kell a folyamatosan változó technológiát, a lehetőségeket, az elvárható teljesítményt, a munkaszervezés új módszereit stb. A menedzsment szokásosan három szinten különíti el a feladatokat, beosztásokat, felelősségi rendszereket: -
a felső vezetés, az igazgatás (directors) szintjén a fő feladatok: a vállalati politika formálása, célkitűzések megfogalmazása, a szervezet fejlődésének meghatározása;
-
a középvezetés, a magyarban "menedzser" (executives) feladata a megfogalmazott politika végrehajtása, a termelés, az eladás szervezése, a személyzeti munka stb.;
-
végül a felügyelők, az operatív vezetők (foremen, supervisors) szerepe a termelési folyamatok koordinálása, a közvetlen munkaszervezés, a munkavégzők irányítása, a munkafeltételek biztosítása.
A menedzsment korai elméleteiben élesen elkülönítették az alsóbb, "technikai" szintű vezetési feladatokat a felső szintű "menedzseléstől", s a többszintű vezetés hierarchikus elméletei képezték az alapját a szervezetirányítási rendszereknek, modelleknek. A hagyományos termelési, kereskedelmi és más területeken ez a mai napig így van, nem is beszélve az államigazgatási területekről. Ezek a különbségek az információs rendszerek vezetésénél már nem fogalmazhatók meg ilyen élesen: ezek lényege éppen az, hogy akár a legmagasabb szinten is érteni kell, mit és hogyan csinál a technika. Érdekes megfigyelni ugyanakkor azt, hogy az informatikai rendszerek esetén milyen sokáig tartották magukat a szervezeti hierarchiát elutasító, egyfajta egyenlősdit istenítő elképzelések és megoldások. Még ma is találkozni olyan informatikai szervezetekkel, ahol a főnök tulajdonképpen "egy közülünk", együtt dolgozik mindenki, közös a siker és a felelőssége (Akár néhány magyar szoftverfejlesztő céget nézünk pl. az Integra vagy az Albacomp, a Graphisoft, akár a nagyra nőtt Microsoft stílusát - a vezetők szinte tüntetnek azzal, hogy ők is egykorúak, ők is programozók (mérnökök), 5-l0 éve még együtt bütyköltek stb.). Weinberg, (Weinberg, A.: A programozás pszichológiája, Műszaki Kiadó, 1982) megállapított néhány triviális okot, korai adatfeldolgozási rendszerek megfigyelése alapján: -
a vezetőt csak akkor fogadják el, ha szakmailag hiteles;
-
nincsenek "korábbi generációs", azaz idősebb, magasabb rangú, szakmailag hiteles személyek (1980-as évek: mindenki egyszerre kezdte!);
-
a nem szakmai vezető képtelen ellenőrizni, mit csinál a csoport stb.
34
2.4. Szervezet- és szervezéselméletek A szervezéstudomány fejlődése során több nagyobb fejlődési lépcsőt különíthetünk el annak megítélésekor, hogy hogyan kell a szervezeteket vezérelni, hogyan viselkedjenek a környezeti tényezőkkel szemben, hogyan dolgozzanak a vezetők. A gazdálkodószervezet emberekből áll, csoportdinamikai jelenségeket produkál, egyéni motivácók fűszerezik - nem könnyű a modellezés, az oknyomozás a siker vagy a kudarc után.
2.5. Vezetés és informatika A "menedzsment" az a csoport, akik "menedzselik" a szervezetet: terveznek, együttműködésre késztetnek egyéneket, ellenőriznek. A vezetéshez egy definiált státusz tartozik: jog, hatalom és persze képesség a menedzselési feladatok ellátására. Mivel fel kell tételeznünk, hogy a szervezet teljesítménye nagymértékben a jó vezetésen múlik, ezért nyilvánvalóan elméletek tömegét kell elviselnünk, amelyek mind ennek titkát vélik megtalálni.
3. Információs rendszerek 3.1. Információs rendszerdefiniciók, az információs rendszerek típusai, fejlődése. Az információs rendszer definiálására több megfogalmazás született. Burt és Kinnucan a következő megfogalmazást adta. Az információs rendszer úgy tekinthető, mint információ forrás(ok) bármilyen kombinációban azok bármilyen elérésével és vagy bármilyen visszanyerésével azok manipulálására vagy használatára. Bármilyen információs rendszer célja összekapcsolni a felhasználót egy olyan megfelelő információs forrással, melyre a felhasználónak aktuálisan szüksége van, azzal az elvárással, hogy a felhasználó képes lesz elérni az információt, mely meg fog felelni az igényeinek. Davis és Olson definíciója szerint egy vezetői információs rendszer • • • •
egy integrált felhasználó - gép rendszer információ szolgáltatására tevékenységek, vezetés, elemzés, és döntés-előkészítési funkciók támogatására a szervezetben.
A rendszer • • • •
számítógép hardvert és szoftvert manuális eljárásokat modelleket az elemzéshez, tervezéshez, ellenőrzéshez és döntéselőkészítéshez és adatbázisokat
használ.
35
Vezetői információs rendszer. A vezetést támogató számítógép alkalmazások száma növekszik. A mikroszámítógépek forradalma lehetővé teszi, hogy sok vezető asztalára számítógép kerüljön, számos adatbázis elérhetővé válik. Sok magán és közszolgálati szervezet nem nélkülözheti a számítógépes elemzést a döntéseiben. A hardver és szoftver költség csökken, ugyanakkor az információs rendszerek lehetőségei folyamatosan növekednek. Azonban, mindezeknek a technológiai fejlődéseknek az ellenére sok vezető egyáltalán nem használ számítógépet, vagy elsősorban egyszerű döntések támogatásához használja. A döntéstámogató rendszereket (Decisison Support Systems - DSS), felsővezetői információs rendszereket (Executive Information Systems - EIS) és szakértői rendszereket (Expert Systems -ES) azért tervezték, hogy megváltoztassák ezt a helyzetet. Ezeket a technológiákat Turban együttesen vezetést (menedzsmentet) támogató rendszereknek (Management Support Systems - MSS) nevezte. A vezetést támogató rendszerek. A Fortune magazinban megjelent 1984-es felmérés szerint az USA-ban 500 vállalat felső vezetőjének 1/3-a használt számítógépet kritikus döntéselőkészítésekhez. Ezeknek körülbelül 1/4-e használt otthon is számítógépet. Ez a szám 1989-re 21 %-ra nőtt. Ez a növekvő szám csak egy jel arra vonatkozólag, hogy valóban információs korszakban vagyunk. Ügyviteli alkalmazottak és műszakiak már több mint 30 éve használnak számítógépeket rutinmunkájuk támogatásához. 1982-vel a helyzet a döntéselőkészítés támogatásában is változást hozott. A mikroszámítógépek lehetősége és a relatívan könnyen használható szoftverek megjelenése kikényszerítette a változást. A számítógép alkalmazások a tranzakció feldolgozástól és figyelő tevékenységtől a feladat elemzés és feladat megoldási alkalmazások irányába tolódtak el a 80-as években. Szintén egy fejlődési tendencia, hogy a vezetők részére integrált programcsomagot adjanak, amelyek segítik őket a legfontosabb feladatban a döntéselőkészítési munkában. A számítógépre alapozott technikákat a vezetői döntéselőkészítés hatékonyságának növelése érdekében fejlesztik, különösen a komplex feladatok megoldására. A döntéstámogató rendszerek készítése több mint 20 évre nyúlik vissza. A szakértői rendszerek kereskedelmi forgalomban való elterjedése az 1980-as évekre tehető, amely a számítógépes döntéselőkészítésben az egyik legfontosabb szerepet játszhatja a jövőben. A felső vezetői információs rendszereket most a felső vezetők munkájának támogatására tervezik. Ezek a technológiák mint független rendszerek jelennek meg, de néha ezek egymásba integráltak. A vezetési döntéselőkészítő és a vezetői információs rendszerek. A vezetés (menedzsment) egy folyamat amelyben bizonyos célokat érünk el erőforrások (ember, pénz, energia, anyag, hely, idő) felhasználásával. Ezeket az erőforrásokat inputoknak és a célok elérését a folyamat outputjának tekintjük. A vezetői munka sikerének a mértékét gyakran az output és input közötti aránnyal mérjük. Ez az arány a szervezet termelékenységét fejezi ki. output(termékek, szolgáltatások) termelékenység = -----------------------------input (erőforrás ráfordítások)
36
A termelékenység egy fő jellemzője bármilyen szervezetnek, mert meghatározza a szervezet és tagjainak jólétét. A termelékenység szintje vagy a vezetés sikere bizonyos vezetési funkciók végrehajtásától függ, mint pl. tervezés, szervezés, irányítás és ellenőrzés. Hogy ezeket a funkciókat végrehajtsák a vezetők érdekeltek a döntéselőkészítési tevékenységek állandó és ismétlődő folytatásában. Az összes vezetői tevékenység a döntéselőkészítés körül forog. A vezető mindenekelőtt egy döntéshozó, mivel minden vezető valójában részt vesz egy szervezet döntéselőkészítési tevékenységének egy bizonyos részében. Évekkel ezelőtt a vezetők a döntéselőkészítést egyszerűen művészetnek tekintették, így ezek a vezetői stílusok gyakran a kreativitáson, megítélőképességen, intuíción és a gyakorlaton alapultak, nem pedig a szisztematikus tudományos megközelítésű kvantitatív módszereken. Azonban a környezet amelyben a vezetésnek dolgoznia kell változik. Mivel az információ és a mikroelektronika korszakában élünk ezért ez a technológia életstílusunk meghatározójává válik. Az üzleti élet és környezete sokkal komplexebb ma mint volt bármikor ezelőtt és a fejlődési irány a komplexitás irányába mutat. A döntés és döntéselőkészítés Turban szerint három ok miatt nehezebb. Először a lehetséges alternatívák száma sokkal nagyobb ma mint volt bármikor ezelőtt a fejlettebb technológiai és kommunikációs rendszereknek köszönhetően. Másodszor a döntések jövőbeni következményeit nehezebb megítélni a megnövekedett bizonytalansági tényezők miatt. Végül a hibaelkövetés költsége nagyon nagy lehet a tevékenységek, az automatizálás és a láncreakció komplexitásának és terjedelmének következtében, amelyet egy hiba okozhat a szervezet számos részében. A vezetőknek ezért sokkal hatékonyabbá, kifinomultabbá kell válni, meg kell tanulniuk, hogyan kell használni az új eszközöket, technikákat, amelyeket az ő területükre fejlesztenek. Ezen technikák közül sokban egy kvantitatív elemzési megközelítést használnak amelyek egy diszciplínába csoportosítva vezetés tudománynak hívnak (Turban és Meredith). A vezetési információs rendszer (Management Information System - MIS) egy szabályszerű számítógépre alapozott rendszer, amelyet a különböző forrásból származó adatok visszanyerésére, csoportosítására és integrálására terveztek, hogy időben nyújtsa a szükséges információt a vezetői döntéselőkészítéshez. A MIS legsikeresebb a rutin, strukturált1 és megelőző típusú döntésekhez szükséges információnyújtásban. Továbbá sikeresen alkalmazzák nagymennyiségű részletes adat tárolására és lekérdezésére a tranzakció feldolgozásokban. A MIS kevésbé hatékony a komplex döntési szituációk támogatásában. Ez a komplex típusú döntések támogatásának hiánya miatt van, valamint azért mert a MIS-t hagyományos módon nem könnyű fejleszteni, és a vezetőknek nem egyszerü (nem könnyü) használni. A döntéstámogatás. Simon szerint a döntéselőkészítési folyamatok egy összefüggő sorozatba esnek amely a nagymértékben strukturált (gyakran programozottnak nevezett)
37
döntésektől a nagymértékben strukturálatlan (nem programozott) döntésekig terjednek. A strukturált folyamatok a rutin ismétlődő feladatok amelyekre kidolgozott megoldások léteznek. Nem strukturált feladatok amelyekre nincsenek kidolgozott megoldások. A döntéselőkészítés vizsgálatánál szintén szükséges az emberi döntéselőkészítési folyamat megértése . Ez a folyamat Simon szerint három fázisra osztható : - feltételek keresése amelyek a döntéshez szükségesek - a lehetséges tevékenységek felderítése, kidolgozása, elemzése - a lehetséges akcióprogram kiválasztása
Intelligencia, Tervezés, Választás.
A strukturált feladat az, amelyben ezek a fázisok szabványosítottak (kidolgozott módszerek), a célok tiszták és az input-output egyértelműen specifikált. A nem strukturált feladatban a három fázis közül egyik sem strukturált. Gorry és Scott-Morton azt a feladatot, ahol a fázisok némelyike strukturált, részben strukturáltnak nevezi. A számítógépeket már több mint két évtizede használják eszközként a vezetői döntéselőkészítések támogatására. A számítógépesített eszközök vagy döntési segítségek Kroeber és Watson szerint hat kategóriába sorolhatók.
3.1. sz. ábra E rendszerek (számítógépre alapozott információs rendszerek) fejlődési útját a 3.1. ábra szemlélteti. A TPS, MIS, DSS, EIS és ES attribútumai néhány dimenzió szerint csoportosíthatók, amelyek közül a legjellemzőbbeket az 3.1. táblázat foglal össze. A különböző kategóriák közötti kapcsolatok a következők:
38
– Mind az öt kategória az információ technológia egyedi osztályainak tekinthető. – Ezek kapcsolódnak egymáshoz és mindegyik támogatja a vezetői döntéselőkészítés néhány tevékenységét. – Az újabb eszközök fejlődése és létrehozása segíti az információ technológia szerepének kiterjesztését a vezetői hatékonyság növelés érdekében. – A kölcsönös kapcsolatok és koordináció ezek között az eszközök között még fejlődik. Még sok tanulnivaló marad és újabb elméletek szükségesek a további fejlődéshez.
39
3.1. TÁBLÁZAT Számítógépesített rendszerek attribútumai [Forrás : Turban ] Dimenzió
Tranzakció feldolgozó rendszerek
Vezetői információs rendszerek
Döntéstámogató rendszerek
Alkalmazások
Bérfeldolgoz ás, készlet, nyilvántartás , termelési és értékesítési információk
Termelés ellenőrzés, értékesítés előrejelzés, megfigyelés
Hosszú távú stratégiai tervezés, komplex integrált feladatterület ek
Fókusz
Adat tranzakciók
Információk
Adatbázis
Egyedi minden alkalmazásb an, "batch update"
Interaktív elérés programozó k számára
Döntési képességek
Nincs döntés vagy egyszerű döntési modell
Művelet
Numerikus
Strukturált rutin problémák hagyományo s operációkuta tási eszközök használata Numerikus
Döntések, rugalmasság, felhasználó barátság Adatbázis kezelő rendszerek, interaktív elérés, tárgyi ismeret Részben strukturált problémák, integrált operációkuta tási modellek
Információk típusa
Összefoglaló jelentések, részadatok
Legmagasabb szervezeti szint kiszolgálása Hajtóerő, késztetés
Szakértői rendszerek
Felsővezetői információs rendszerek Diagnózisok, Felső vezetői döntésstratégiai támogatás, tervezés, környezeti belső vizsgálat. ellenőrzés tervezés, stratégiák karbantartás a. Szűk témakör Következete Követés, ellenőrzés sség, szaktudás átadása Külső (onEljárás és line) és tárgyterület közös ismeret, tudásbázis (tények és szabályok) Nincs A rendszer komplex döntéseket készít, nem strukturált, szabályok használata (heurisztika)
Numerikus
Szimbolikus
Meghatározo tt döntéseket támogató információk
Javaslat és magyarázat
Alsó szintű vezetés
Tervezett és igényelt jelentések, strukturált folyamat, kivételek szerinti jelentések Középvezeté s
Felső vezetés
Hasznosság
Hatékonyság
Eredményes ség
Felső vezetés és specialisták Eredményes ség és elvárás
40
Numerikus (főleg) bizonyos szimbolikus Állapot elérés, kivételek szerinti jelentések, kulcs jelzések Legfelső vezetés (csak) Időszerűség
3.2. Információ "engineering" Az "Information Engineering" módszer James Martin a James Martin Associates (JMA) elnökének vezetésével került kidolgozásra. A módszert James Martin vezette be 1981-ben. Kifejlesztői Ian Palmer, Ian Macdonald és kollégái voltak. A módszer az ötletek egy új szintézisét jelenti, amely a korai 70-es évek óta alkalmazott sikeres technikákon és gyakorlati tapasztalatokon alapul. Az új módszer alapgondolata az a felismerés, hogy a hagyományos életciklus megközelítés nem hatékony olyan környezetben, ahol az alkalmazásokon keresztüli adatmegosztás követelmény. A JMA módszer a mérnöki diszciplínákhoz hasonló módon strukturált ahol a projektekben kis létszámú specialista és felhasználó tervez. A munka során képi ábrázolást alkalmaznak, azért hogy egy alapképzettséggel rendelkező is részt tudjon venni a konstruálási műveletekben. Ezt a fajta megközelítési módot nevezték el "Information Engineering"-nek. A fő előnye egy "Information Engineering" vállalkozásnak az, hogy a fő problémának sokkal inkább az információval való ellátást tekinti nem pedig számítógép szoftver tervezését, konstruálását. Technikai megközelítését tekintve ez egy negyedik generációs szemlélet.
3.2.1. A negyedik generációs forradalom A technológiai költségek minden kulcsterületen rohamosan csökkennek. Másrészt pedig az emberi munkaerő és a papír költség egyre drágább. Ezt mutatja az 3.2. sz. ábra. A cél, hogy megteremtsük a megfelelő egyensúlyt, vagyis ki kell váltani a papírt és hatékonyabbá kell tenni az embereket. Ez sok új technikai eszközzel való felszerszámozást jelent, melyet mind az új üzleti területek támogatására, mind pedig arra használnak, hogy összekapcsolja azokat akik az egyedileg tervezett rendszereik által korlátozottak voltak. Ennek eredménye a negyedik generációs fejlesztés.
41
Gazdasági informatika
3.2. sz. ábra A negyedik generációs stílus az, hogy úgy szervezi az adatokat, hogy az információk elérhetők és megoszthatók a vállalkozás egészére. A negyedik generációs rendszerek környezetének főbb jellemzői a következők: • Adat megosztás (Data Sharing). Közös adatok, modellek egységes közös használatának
lehetősége, amely használható műveleti és információs célokra a vállalkozás minden funkciójára. • Felhasználói rendszerek (User Systems). Rendszerek, amelyek közvetlenül a gazdálkodást modellezik, nem pedig korlátozzák felhasználóikat és amelyek egy integrált Rendszer Architektúrában koordináltak és ellenőrzöttek. • Szétosztás (Distribution). Az adat és feldolgozási kapacitás biztosítása ahol szükséges. • Interakció (Interaction). Az emberek és gépek azon képessége, hogy szabadon
kommunikálhatnak a vállalkozás teljes egészében. • Automatizálás (Automation). A rendszer tervezés és készítés automatizálása prototípustól a kódgenerálásig. • Felhasználói fejlesztés. A végfelhasználók megépítik saját rendszerüket. • A technológia konvergenciája. Integráció a hang és adatkommunikáció, adatfeldolgozás,
irodaautomatizálás, robotika és folyamatvezérlés között. Valójában mindegyik technológia az elektronikán és digitalizáción alapul.
Gazdasági informatika
3.3. sz. ábra
3.2.2. Kulcs jellemzők Teljes vállalkozás körű rendszer fejlesztésének sikere függ a negyedik generációs lehetőségek hasznosításától a cél és végrehajtás egyértelmű átlátható megfogalmazásától. Ezért a fejlesztés egy összefüggő módszert igényel amely egy teljes keretrendszer a fejlesztéshez. Ezek a következőket helyezik középpontba :
Gazdasági informatika Tervezés - biztosítja, hogy a vállalkozás azt a rendszert kapja, amely kielégíti igényeit és prioritásait és amely beépül a közös architektúrába. Adatközpont fejlesztés - osztott információs rendszerek számára és az adatgyűjtés és karbantartási munkák duplikációjának kiküszöbölésére. Technikák - egy diszciplína biztosítása amely az elemzési és tervezési tevékenységek kalauzolását biztosítja. Felhasználói érdekeltség - használható rendszert garantál és megengedi a felhasználónak saját rendszer konstruálását, ahol helyes. A módszer automatizálása - rendszerfejlesztési termelékenység és rendszerminőség javítása.
3.2.3. A fejlesztés fázisai Az Information Engineering módszertan fázisokból áll és mindegyik fázisban egyértelműen definiáltak a feladatok, a technikák és a továbbítandó outputok. Mindegyik fázisban alternatív fejlesztési megoldások kerülnek meghatározásra. Ez a rugalmasság nagymértékben csökkentheti a szükséges időkeretet az információ stratégiai megfogalmazásától a működő rendszer elkészítéséig. Az 3.3. ábra az IEMTM (Information Engineering Method) fázisait mutatja. Az információ stratégia tervezés célja az alapvető infrastruktúra és tevékenységterv információs rendszer igényeihez való hozzárendelés. Az Információs architektúra leírja a tárgyterületek adatainak fogalmát, funkcióit és kapcsolatait. A rendszer architektúra meghatározza a fő rendszer és adattárolási igényeket, míg a technikai architektúra a számítógépes hardver, szoftver és kommunikációs igényeket írja le, melyek a rendszer architektúrában definiált rendszerek és adatkezelés támogatásához szükségesek. Az Információs stratégiai tervezés architektúra szintjeit az 3.4. ábra mutatja.
Gazdasági informatika A többi fázis ismertetését elhagyva az úgynevezett alternatív fejlesztési megközelítésről kívánok néhány gondolatot ismertetni. Nem minden rendszer igényel olyan merev fejlesztési utat mint az 1.3. ábra mutat. Például: felhasználók építenek rendszereket, amelyek megfelelnek saját igényeiknek; információs rendszerek döntéselőkészítéseket támogatnak, ahol a fő hangsúly a rugalmasságon van; rendszerek tartalmaznak add-hoc lekérdezési lehetőségeket a rendelkezésre álló adatbázisokból. Az 3.5. sz. ábra egy koncepcionális keretet mutat az IEMTM módszer alternatív fejlesztési megoldásaihoz. A horizontális blokkok a módszertan fázisaiban használt alaptechnikák a vállalkozás elemzésére és a rendszerek meghatározására és létrehozására. A vertikális blokkok stratégiákat nyújtanak a fejlesztési idő lerövidítésére. A teljes struktúrára jellemző a gyors alternatív fejlesztési módok készlete, hogy lehetővé tegye a negyedik generációs fejlesztési technológia kihasználását. Ezek a vertikális utak (fejlesztési módok) mutatják vagy demonstrálják hogy a mai stratégiai technikák mikor használhatók. Mutatják a legkorábbi pontot, amikor ésszerű abbahagyni a merev fejlesztési útvonalat és közvetlenül előállítani a kész futó rendszert. A megbízható építő blokkok ilyen kombinációja és a negyedik generációs technikák megfelelnek két fő célnak, nevezetesen a jobb minőségű rendszer készítését és a rendszerépítés nagyobb termelékenységének elérését.
Gazdasági informatika
3.5. sz. ábra
3.2.4. A technikai jellemző az adatközpontúság és a top-down megközelítés Az "Information Engineering" módszertan az adatot helyezi középpontba, mely számítógépeken kerül tárolásra és karbantartásra. Ezt az 3.6. sz. ábra mutatja. Az adat felhasználásra kerülhet több alrendszerben, tárolódhat különböző módokon, lehet osztott, gyakran módosított és terminálon vagy hálózati kapcsolaton keresztül használt. Egy vállalkozás számára szükséges összes adatfeldolgozó erőforrás fejlesztése nagyon bonyolult feladat. Azért hogy biztosítható legyen a különálló rendszerek, adatbázisok és technikai komponensek hatékony integrációja, ezért elkerülhetetlen a külön futó fejlesztések teljes koordinációja. Az Information Engineering MethodologyTM ezért a teljes vállalkozás menedzsmentjének nézőpontjáról (szintjéről) indul és halad a részletek felé.
Gazdasági informatika
3.6. sz. ábra
3.2.5. A fejlődés iránya A felhasználók több rendszert igényelnek mint az információs rendszer fejlesztők készíteni tudnak. Ezeknek az igényeknek a kielégítetlenségét gyakran a képzett szakemberek hiányára vezetik vissza. Ez azonban hamis kép. Ezt a véleményt a mikroszámítógépek rohamos elterjedése csak fokozta. A hiányzó elemek azok a fejlesztő eszközök (tools) amelyeket a felhasználók kezébe adhatunk. Ezek az eszközök gyorsan terjednek a piacon és az IEMTM biztosítja ezek alkalmazását.
3.2.6. Objektum-orientált elemzés és tervezés Napjaink új rendszerelemzési és tervezési módszerei a struktúrált módszerek után követik az új szoftverfejlesztési technológiát (szűkebb értelemben programozási módszert). Az 1992. évi madridi IIFP világkongresszuson a BORLAND cég elnöke az objektum-orientált rendszerfejlesztésről tartott előadásában az objektum-orientált világ vízióját vetítette előre. Az objektum-orientált szoftverfejlesztő eszközök megjelenése után számos objektumorientált elemzési és tervezési módszer került és kerül kifejlesztésre. Kenneth S. Rubin és Adele Goldberg az objektum viselkedés elemzésről írt tanulmányt. David E. Monarchi és Gretchen I. Puhr az objektum-orientált elemzési és tervezési kutatások értékelésére vállalkoztak tanulmányukban.
Gazdasági informatika
3.3. Mezőgazdasági információs rendszerek és szolgáltatások fejlődése Az amerikai mezőgazdaság a 80-as évek közepén egy fontos fordulóponthoz érkezett belépve az információ kommunikációs korszakba. A mezőgazdaság egy olyan multidiszciplináris terület, amely éppúgy igényel biológiai, fizikai és társadalomtudományi ismereteket mint technológiai ismereteket. A kereskedelmi forgalmú számítógépek az egyetemeken az 1960-as években kezdtek megjelenni és ezek első felhasználói között voltak a mezőgazdasági kutatók és a szaktanácsadási szolgáltató szervezetek dolgozói. Jelenleg a mezőgazdasági információkat igénylő különböző szakterületeken dolgozó csoportok széles köre található, kezdve a politikai döntéshozóktól a kutatókon információszolgáltatókon, szaktanácsadókon, oktatókon, diákokon, a különböző szolgáltató intézményeken (mint például bankok, vegyipari vállaltok stb.) keresztül a végfelhasználókig. A gazdálkodók és vidéki lakosok integrált technikai és gazdasági információkat igényelnek a termelési, kereskedelmi és fogyasztói döntésekhez, információkat, melyek sikeressé segítik tenni az életüket, segítenek megbirkózni a mindennapi problémáikkal és segítik a lehetőségek felismerését. Ilyen információkat kollégáktól, barátoktól, közösségek vezetőitől, más termelőktől, szolgáltató ügynökségektől, szaktanácsadóktól, sajtóból, számítógépesített és elektronikus szolgáltatások közvetlen használatával, videotex, rádió és televízió műsorokból, demonstrációkból, kiállításokról nyerhetnek. Williams and Robins tanulmánya 1987-ben már 428 adatbázist ismertet, mely valamilyen témakörrel kapcsolódott a mezőgazdasághoz. Ezekből 302 szövegorientált, bibliográfiai, referáló vagy természetes nyelvű szöveget tartalmazó volt, míg 126 numerikus adatbázis amely statisztikai adatokat, modellezési rendszereket, toxicologiai adatokat vagy árakat tartalmazott. 1975-től a Nebraskai Lincoln egyetemen létrehozott hálózat a "Agriculture Computer Network-AGENT" az USA 47 államában és 10 külföldi országban nyújtott szolgáltatásokat három fő területen : (1) menedzsment modellek, (2) aktuális információk és (3) nemzeti és nemzetközi kommunikáció. A leginkább használt és legismertebb a "what if" játékok, mint menedzsment modellek. A programok segítették a felhasználókat a pénzügyi tervezésben-elemzésben, növénytermesztésben-állattenyésztésben és marketingben valamint a háztartás vezetésben. A videotex információszolgáltatás bevezetésére 1980-ban a Green Thumb projekt-ben történt az első kísérlet. A mezőgazdaság olyan üzleti terület, mely az alapvető élelmiszer termékek termelésére és értékesítésére irányul. Ez az egyedi vállalkozások döntésein és menedzsment képességein nyugszik amelynek összetett természeti termelési folyamatokkal és komplex gazdasági és különösen természeti környezettel kell foglalkozni. A gazdálkodók döntési és menedzsment feladatainak a komplexitása sok különböző intézményt és csoportot hozott létre amelyek • döntés és menedzsment támogatást nyújtanak információszolgáltatással, tanácsadással
vagy közös tevékenységek kezdeményezésével; • politikai és adminisztratív szabályozással segítik a döntést és a menedzsment folyamatot.
A késői hetvenes és a korai nyolcvanas években a mikroszámítógépes technológiák és a könnyen használható elektronikus kommunikációs szolgáltatások radikális változások vízióját vetítették
48
Gazdasági informatika előre a döntés és menedzsment támogatás gyakorlatában a farmerek számára. Az új információs és kommunikációs technológiák • nagyobb sebességet ígértek a farmi kommunikációs folyamatokban , • magasabb minőséget a feldolgozásban és információ továbbításban; • az információ individualizációjának magasabb fokát a feladatorientációval, farm-
orientációval és felhasználó-orientációval. Az információs technológia beintegrálásra kerül a mezőgazdasági döntéstámogató munkafolyamatokba az információs rendszerek tervezésén keresztül. A rendszer keretet nyújt az információk gyűjtésének, feldolgozásának és továbbításának kiszolgálva egy meghatározott feladatot, amely magába foglalhatja a fent említett technológiák kombinált alkalmazását. Ha elemezzük a különböző országokból eddig közzétett fejlesztéseket levonható az a következtetés, hogy mindegyik modern (pl. számítógépre alapozott) információs rendszer néhány jól megalapozott és bizonyított hagyományos információs rendszer koncepción nyugszik. Ezt igazolják azok az információs rendszerek amelyek farm döntés és menedzsment támogatására készültek jelentős időráfordítással és széles körben elfogadásra kerültek a farmerek közösségében mint alapvetően támogatandó koncepció. Az összes számítógépre alapozott információs rendszer fejlesztése kapcsolható a fenti kategóriák valamelyikébe. A fejlett országokban folytatott fejlesztések és alkalmazott információs és kommunikációs technológiák hasonló szerkezetet mutatnak.
4. Vállalatirányítási információs rendszer A mai vállalatirányítási rendszerek nagyrészt integrált információs rendszerek. Integrált vállalatirányítási információs rendszer alatt az egy adott vállalat valamennyi feldolgozását megvalósító, egységes információs rendszert értjük. Az ilyen rendszerek tehát általában az egész vállalatra kiterjedő integrációt valósítanak meg. Ez az integráció ma már olyan magas fokot ért el, hogy olyan vállalatirányítási megoldások is léteznek, amely egy rendszeren belül képesek kezelni, pl. a legkülönbözőbb ágazatokban (gyártóipari, kereskedelmi vállalatok, bankok, biztosító társaságok, média-ipar, egészségügy, járműipar, olajipar, kereskedelem és így tovább) érdekeltséggel rendelkező, nagy multinacionális vállalatok valamennyi adatát s elvégezni valamennyi feldolgozását. Másrészt az integráció azt is jelenti, hogy ezek a rendszerek feldolgozzák az üzleti tranzakciók mind szélesebb körét, tervezik a vállalkozások erőforrásait, ugyanakkor ellátják a különböző vezetői szinteket a döntéseikhez szükséges információkkal, valamint támogatják ezen döntések meghozatalát is. A vállalatirányítási rendszerek, a vállalatoknál kialakult horizontális és vertikális munkamegosztásnak megfelelően, funkcionális részekre oszlanak. A vertikális vállalati munkamegosztásnak felel meg a vezetői információs és döntés-támogató funkciókra, valamint a tranzakció-feldolgozási funkciókra történő felosztás, míg a horizontális munkamegosztást követi a vállalatirányítási információs rendszerek funkcionális modulokra történő felbontása, amikor is ezen rendszereken belül pénzügyi-számviteli, kontrolling, tárgyi-eszköz gazdálkodási,
49
Gazdasági informatika termelésirányítási, készletgazdálkodási, kereskedelmi, humánerőforrás-gazdálkodási és egyéb modulokat különböztetünk meg. A vállalati menedzsment szemszögéből nézve vállalatirányítási információs rendszerek két fő feladatot látnak el: - gyorsan, hatékonyan feldolgozzák a vállalatoknál keletkező, nagy számú üzleti tranzakciót (tranzakció-feldolgozási funkció; OLTP: On-line Transaction Processing), - ellátják a vállalat vezetőit a döntéseik meghozatalához szükséges információkkal, valamint támogatják döntéseik meghozatalát azáltal, hogy lehetővé teszik bizonyos, pl. pénzügyi problémák modellezését, s így különböző döntési változatok elemzését (vezetői információs és döntés-támogató funkció, OLAP: On-line Analytical Processing).
Vállalatirányítási információs rendszer
Termelés-irányítás
Értékesítés, disztribúció
….
Kontrolling
Pénzügy, számvitel
Tranzakció feldolgozás
Vezetői döntéstámogatás
Vezetői információk
Vezetői információs rendszer
4.1. sz. ábra: A vállalatirányítási információs rendszer főbb komponensei Integrált vállalatirányítási információs rendszer alatt az egy szervezeten, egy vállalaton belül lezajló műszaki, termelési, kereskedelmi, raktározási, készletgazdálkodási, pénzügyi, illetve vezetési, irányítási, stb. folyamatok egységes, integrált számítástechnikai kezelését megvalósító információs rendszereket értjük. Azok a vállalatirányítási információs rendszerek tekinthetők integrált rendszernek, amelyek eleget tesznek az integritás kritériumainak. Ezek közül az egyik legfontosabb, hogy az integrált információs rendszerben a feldolgozás egyes lépései úgy adják tovább az információt az őt követő lépéseknek, hogy közben nem változik az eszköz (pl.: nem mentik az adatokat floppy diszkre, majd töltik be egy másik számítógépbe és/vagy rendszerbe újra), és nincs többszörös adatbevitel sem (pl.: a raktári készlet-forgalom adatait nem nyomtatják ki papírra és viszik be újra adatrögzítés révén egy másik számítógépbe, másik rendszerbe), ugyanis ezekre nincs szükség. Az integrált rendszerben a funkciók, tevékenységek nem keveredhetnek, és nem duplikálódhatnak (árut bevételezni a készlet-rendszerben, bért számfejteni a bér-rendszerben lehet és így tovább). Az integráció kiterjedhet továbbá az irodaautomatizálási rendszerek (szövegszerkesztők, táblázat- és grafikon-készítők, elektronikus levelezési rendszerek és így tovább) használatára, az EDI (Electronic Data Interchange, Elektronikus adatcsere) rendszerek, az Internet hálózat 50
Gazdasági informatika használatára, árukatalógusok megtekintése, levelezés, rendelések felvétele, visszaigazolása, sőt teljes körű, a fizetést is magában foglaló elektronikus kereskedelem integrációjára is. A különböző rendszerek integrációja az adattárház (Data Warehouse) alapú rendszerek, illetve a Web-alapú rendszerek megjelenésével jelentősen kibővült. Egyértelmű tehát, hogy integrált rendszerek használata komoly előnyökkel jár, az egyes szervezetek számára, a "hagyományos" nem integrált, elszigetelt megoldásokkal szemben, miután ezen szervezetek így sokkal több információhoz juthatnak hozzá sokkal egyszerűbben. Az integrált rendszer-megoldás természetesen nem a standard rendszerek kizárólagos tulajdonsága, az egyes szervezetek maguk is kialakíthatnak vagy kialakíttathatnak integrált megoldású rendszereket. Az integrált vállalatirányítási információs rendszerek egy viszonylag új, de egyre gyakrabban használt elnevezése a szakirodalomban az ERP: Enterprise Resource Planning System, vagyis a vállalati erőforrások tervezése rendszer. Ez az elnevezés arra utal, hogy ezen rendszerek legfontosabb feladata a vállalkozások folyamatos működéséhez szükséges technikai, pénzügyi, humán erőforrások folyamatos (újra)tervezése. Ez a megközelítés a vállalati folyamatokat és ezzel együtt az ERP rendszerek feldolgozásait is funkciói szerint csoportosítja (az ellátási láncba tartozó: beszerzési, szállítási, raktározási, rendelés-feldolgozási; pénzügyi: számviteli, tervezési, controlling, tárgyieszköz-gazdálkodási és egyéb folyamatok). Integrált irányítási információs rendszerek használata természetesen nem a vállalatok kizárólagos privilégiuma, ma már minden szervezet jogos igénye, hogy integrált informatikai megoldásokat használhasson, legyen az profit-orientált, vagy non-profit szervezet, bármely működési területen, beleértve a kórházakat, egészségügyi intézményeket, bankokat, biztosító társaságokat, kormányzati szerveket is.
4.1. Az informatikai stratégia Ahhoz, hogy egy szervezet egyáltalán bármiféle informatikai megoldással foglalkozni kezdjen, mindenképpen tisztában kell lenni saját igényeivel, adottságaival és lehetőségeivel. Ez az állapot legvalószínűbben akkor következik be, ha megtervezi a saját informatikai stratégiáját, s eközben elvégzi mindazon tevékenységeket, amelyek a megfelelő informatikai stratégia elkészítéséhez szükségesek. Az informatikai stratégiai menedzsment az informatikai változásról szól. A stratégiai menedzsmentben először megállapítják a jelenlegi helyzetet (stratégiai elemzés), meghatározzák, hogy hova akarnak eljutni és azt is, hogy miként juttatják el a szervezetet a kitűzött helyre, vagyis meghatározzák a szükséges változás mikéntjét (stratégiai döntés / választás), majd levezénylik a szükséges változásokat (stratégiai végrehajtás). Az informatikai stratégiai menedzsment célja és feladata olyan informatikai megoldás megvalósítása, amely az adott szervezet szükségletei, adottságai és lehetőségei között a legjobban támogatja a szervezetet stratégiai céljai elérésében, stratégiái megvalósításában az informatika eszközeivel. Az informatikai stratégia tehát rögzíti − a kiinduló állapotot, vagyis az informatika, az információs rendszer helyzetét a stratégia kidolgozásának pillanatában, − azt a célt, amit a megvalósítás során el kell érni, azt az állapotot, ahová el kell jutni,
51
Gazdasági informatika − mindazon lépéseket, amelyek révén a kiinduláskori állapotból a kívánt állapotba el szeretnénk jutni.
52
Gazdasági informatika
Vállalati stratégia
Pénzügyi stratégia
Humán erőforrás stratégia
Marketing stratégia
Logisztikai stratégia
Informatikai stratégia
4.2. sz. ábra Az informatikai stratégiának támogatni kell az összes többi stratégia megvalósítását Miként egy adott szervezet más stratégiái, pl. a marketing, a pénzügyi, a humán erőforrás vagy a logisztikai stratégia vagy a szervezeti stratégia esetében is, az informatikai stratégia egyik legfontosabb kiinduló pontja a szervezet üzleti stratégiája, amelynek megvalósítását maximálisan támogatnia kell. Ugyancsak támogatnia kell a további, fent említett stratégiák megvalósítását is. Miként más vállalati stratégiák esetében, az informatikai stratégia tervezése is a következő, főbb feladatokat foglalja magában. − Stratégiai elemzés − Célok: − az az állapot, ahová informatikai szempontból a szervezet el akar jutni, − a menedzsment, illetve az egyes vállalati szakterületek információs igényei, amelyeket ki kell elégíteni − környezet: − a jelenlegi informatikai rendszer és eszközök − a számba vehető rendszerek, eszközök, szolgáltatások, vagyis az informatikai piac Erőforrások: − milyen erőforrások szükségesek a célok eléréséhez − Stratégiai választás / döntés − alternatívák kidolgozása: − a jelenlegi rendszer továbbfejlesztése vagy új rendszer megvalósítása, utóbbi esetben − standard rendszer adaptálása vagy cél-fejlesztés, vagy a kettő megfelelő kombinációja, − milyen lépések szükségesek az adott alternatíva választása esetén a célul kitűzött új informatikai állapot eléréséhez? − alternatívák értékelése: az egyes alternatívák előnyei / hátrányai, választási javaslat
53
Gazdasági informatika − stratégiai választás az alternatívák közül: az alternatívák előnyeinek és hátrányainak mérlegelése és a döntési javaslat után a legjobbnak ítélt alternatíva kiválasztása. Az alternatívák kritériumai: megvalósíthatóság: az alternatíva reális-e?, alkalmasság: az alternatíva beilleszthető-e a szervezetbe? elfogadhatóság: el lehet-e fogadtatni az adott alternatívát a döntéshozókkal Stratégiai végrehajtás informatikai stratégiai elemzés
Informatikai stratégiai választás
informatikai stratégiai végrehajtás
4.3 sz.. ábra Az informatikai stratégiai menedzsment lépései Az informatikai stratégiai menedzsment egyes lépései nem mechanikusan követik egymást, hanem a három terület szorosan összefügg egymással. Pl.: amikor kiválasztunk egy stratégiát a lehetséges alternatívák közül, a választott alternatívát elemeznünk kell, döntésünket meg kell indokolnunk, valamint a választott stratégiát abból a szempontból is meg kell vizsgálnunk, hogy vajon az valóban megvalósítható lesz-e. A legjobb informatikai stratégia is csak annyit ér, amennyit sikerül belőle megvalósítani. Az informatikai stratégia végrehajtása másfajta készségeket igényel, mint pl. az informatikai stratégiai elemzés vagy az alternatív stratégiák kidolgozása. Míg az előbbi feladatok nagyon jó elemző készséget, megfontolt, körültekintő döntésekre való készséget igényelnek, addig az informatikai stratégia végrehajtása nem más, mint azon változások menedzselése, amely a régi állapotból a óhajtott új állapotba az informatikai rendszereket eljuttatják. Az informatikai stratégia végrehajtását irányító menedzsereknek bátorítaniuk és támogatniuk kell a változást, csökkenteni az ellenállást. Az adott szervezet igényeit leginkább kielégítő, a szervezet stratégiai céljainak megvalósítását leghatékonyabban támogató, az adott szervezet számára megvalósítható vállalatirányítási információs rendszer sikeres megvalósítása csak úgy képzelhető el, ha az egy megfelelően kidolgozott informatikai stratégia következetes megvalósítása révén történik. Ez az informatikai stratégia jelenti az alapot a rendszer megvalósításához s egyben biztosítja, hogy az valóban a szervezet stratégiai céljainak megvalósítását támogassa.
4.2. Az informatikai stratégiai tervezés és végrehajtás folyamata − A vállalat felső vezetése dönt az új informatikai stratégia szükségességéről, kezdeményezi annak kidolgozását és demonstrálja a saját elkötelezettségét
54
Gazdasági informatika − A vállalat vezetője kiválasztja, majd megbízza a team vezetőjét és annak tagjait. Fontos, hogy minden érdekelt szervezeti egység képviselve legyen a team-ben; további fontos kritériumok: team-munkára való alkalmasság, stratégiai gondolkodásra való alkalmasság. − A team dolgozik a team-munka szabályai szerint, amelyek közül talán a legfontosabbak az alábbiak: - függetlenség, - egyenlő jogok (team-en belül nincs hierarchia; a team vezetője egy az egyenlők közül). - kreatív módszerek. A "brainstrorming" (kb. "szabad ötletbörze") különösen hasznos módszer lehet arra, hogy az egyes területek képviselőit megszabadítsuk például olyan beidegződésektől, amely kb. úgy fogalmazódik meg, hogy "én elmondanám szívesen, hogy mit szeretnék, de félek, mert mindig azt mondják, hogy azt számítógéppel nem lehet megvalósítani". A stratégiai tervező team − kidolgozza a stratégiai opciókat, - meghatározza a prioritásokat, − elvégzi a harmonizációt az erőforrásokkal − Elkészül az írásos dokumentáció, a stratégiai javaslat, és megkapják a döntéshozók, akiket a javaslat készítői igyekeznek meggyőzni arról, hogy fogadják el a javaslatot. − A vállalat felső vezetése dönt a stratégia elfogadásáról, vagy kritikai észrevételeivel visszaadja azt a team-nek tovább dolgozásra. − Elfogadás esetén a vállalat felső vezetője kijelöli stratégia megvalósításának felelőseit, és határidőket rendel az egyes feladatokhoz. Ezzel megkezdődik a stratégia végrehajtása. Az informatikai stratégia mindig hosszú távú terv; célkitűzés, amely -
több évre meghatározza a fejlesztések irányát, ha gyakori az eltérés a tervtól, akkor felülvizsgáljuk azt, ha a környezet (lényegesen, jelentősen) megváltozik, új stratégiát dolgozunk ki.
A hosszú távú célkitűzések azonban gyakran a kis lépések politikáját követve valósulnak meg, mivel -
a stratégiát felbontjuk több lépésre, rövidebb távú, például éves tervekre, s meghatározzuk a költségeket, a finanszírozás módját, stb., a stratégia megfelelősége/helytállósága minden egyes lépés után kiértékelésre kerül, s ha szükséges, sor kerül a korrekciókra.
Az informatikai stratégia megvalósítása során számtalan probléma merülhet fel, melyek között igen gyakoriak az alábbiak. − A tervezettnél több időre van szükség a megvalósításhoz ' - Igen jelentős problémák kerülnek fel a végrehajtás során − A koordináció nem volt elég hatásos − Váratlan krízis elvonja a figyelmet megvalósításról
55
Gazdasági informatika − A munkatársak felkészítése nem volt megfelelő, nem tudták megszerezni a szükséges ismereteket, készségeket. − A menedzsment felkészítése, tréningje nem volt megfelelő. − Hiányzik a középvezetés elkötelezettsége az új stratégia iránt − Kulcsfontosságú feladatok nem kerültek eléggé részletesen definiálásra − A megvalósítás figyelésére hivatott információ-áramlási rendszer nem megfelelő − stb.
4.3. Az információs rendszer kiválasztása A rendszerek értékelése, kiválasztása különböző módszerek, értékelési pontrendszerek stb. segítségével lehetséges, ezekkel itt terjedelmi okokból nem foglalkozunk részletesebben. Mindenképpen meg kell említenünk azonban néhány olyan szempontot, amelyet a kiválasztás során célszerű figyelembe vennünk, mert ezek jelentős mértékben befolyásolhatják a választás eredményességét. A legfontosabb kiválasztási szempont az informatikai stratégiában rögzített stratégiai cél, illetve az annak való megfelelés, vagyis hogy az adott rendszer szolgáltatásai mennyire felelnek meg az adott szervezet igényeink. További szempont lehet, hogy a kiválasztott rendszer, a rendszer-bevezetés, illetve a rendszer használatához, üzemeltetéséhez, esetleges későbbi bővítéséhez szükséges hardver, szoftver, hálózati és egyéb eszközök ára, valamint az üzemeltetés várható költségei olyanok legyenek, amit az adott szervezet elő tud teremteni, tehát a rendszer mind a beszerzési és bevezetési költségek, mint pedig az üzemeltetési költségek szempontjából megfelelő legyen az adott szervezet számára. Az üzemeltetési költségeket több évre előre vetítve kell figyelembe vennünk, s itt számolnunk kell a várható infláció hatásával is. Fontos, hogy a kiválasztott rendszerhez milyen felhasználó-támogatás és szolgáltatások tartoznak a bevezetés során. Ha olyan rendszert választunk, amelyhez csak kevés bevezetési szolgáltatás, felhasználó-támogatás tartozik, úgy arra is gondolnunk kell, hogy a rendszert jelentős részben saját magunknak kell majd bevezetni, vagyis a bevezetést nekünk magunknak kell humán és egyéb erőforrásokkal menedzselni. Ugyancsak fontos lehet a bevezetés utáni felhasználó-támogatás is, mert nem szerencsés, ha egy szervezet a magas költséggel, sok nehézség árán bevezetett vállalatirányítási információs rendszerrel, annak szinte minden problémájával mintegy magára marad a rendszer használata során, éppen akkor, amikor a sok erőfeszítés eredményét kellene kihasználni, a rendszer előnyeit élvezni. Egy adott integrált vállalatirányítási információs rendszer esetében a rendszer használatához szükséges számítástechnikai eszközök (operációs rendszer, adatbázis-kezelő rendszer, támogatott hardver platformok, stb.) korszerűsége nagyon fontos szempont a rendszer kiválasztásánál, de nem szabad, hogy ez a szempont megelőzze az adott szervezet, vállalat igényeinek kielégítését, és az adott szervezet anyagi lehetőségeit, erőforrásait, valamint a rendszerhez tartozó felhasználó-támogatást sem. Azt mondhatjuk, hogy mindazon rendszerek közül - amelyek kielégítik az adott szervezet igényeit s ugyanakkor nem haladják meg annak e célra mozgósítható erőforrásait, valamint jól támogatottak - a legkorszerűbb számítástechnikai megoldást jelentő rendszert kell kiválasztanunk. 56
Gazdasági informatika Az adott rendszer referenciáinak száma nagyon fontos. El kell fogadnunk ugyanis azt az állítást, hogy "ha egy rendszert sokan használnak, az nem lehet rossz". Itt is nagyon kell azonban vigyáznunk arra, hogy vajon a mi igényeink mennyire egyeznek meg a többi, a rendszert már használó szervezet igényeivel. Az előbbi állítás fordítottja viszont nem igaz. Lehet, hogy egy rendszer még csak most jelent meg a piacon, s ezért még nincs (nagyobb számú) referenciája, viszont előfordulhat, hogy pont ez a rendszer sokkal közelebb áll a mi igényeinkhez és lehetőségeinkhez, mint a másik, több referenciával rendelkező megoldás. Kétségtelen az is, hogy első referenciának lenni járhat bizonyos kockázattal is. Minden egyes újabb referencia mind a rendszer fejlesztői, mind pedig a bevezetési támogatást végzői számára sok tapasztalatot jelent, amit beépítenek a rendszerbe és a szolgáltatásokba, így a későbbi felhasználók már ezen előnyöket is élvezhetik. A rendszer-bemutatók, referencia-látogatások fontosak lehetnek abból a szempontból, hogy minél többet tudjunk meg az adott rendszerről, annak szolgáltatásairól, illetve arról, hol és mennyire használják azt, azonban ezen bemutatók, látogatások semmiképpen nem helyettesíthetik a mi szervezetünk igényeinek pontos, részletes feltárását. Nem tagadhatjuk azt sem, hogy a rendszer kiválasztását még több minden befolyásolhatja: például az, hogy a piaci konkurensek, vagy piacvezető, ún. "húzó" vállalatok milyen rendszert választanak, valamint természetesen az is, hogy milyen az egyes rendszereket forgalmazó cégek marketing tevékenysége. Ha például egy vagy több konkurens vagy piacvezető, nagy presztízsű cég kiválaszt egy adott rendszert, és azt sikeresen bevezeti és használja, ezt nem célszerű figyelmen kívül hagyni, de ez sem helyettesítheti azt, hogy pontosan tisztában legyünk a saját igényeinkkel és lehetőségeinkkel, s azt össze is vessük az adott rendszer szolgáltatásaival és költségeivel. Végezetül ne feledjük el azt sem, hogy minden vállalatirányítási információs rendszer, még a legkiválóbb is, legföljebb annyit ér számunkra, amennyit abból be is tudunk vezetni és amennyit abból ki is tudunk használni. Saját igényeink, szükségleteink pontos és részletes megismerése és a megfelelő rendszer sikeres kiválasztása után azt be is kell vezetnünk, annak minden, fentiekben vázolt nehézségével együtt. A bevezetéshez szükséges valamennyi erőforrást - beleértve a humán erőforrásokat is - biztosítanunk kell. Folyamatosan és maximálisan ki kell tudnunk használni a rendszert, ami legalább olyan nehéz feladat, mind az előző kettő. Az integrált vállalatirányítási információs rendszer kiválasztása során természetesen még számtalan további szempont is felmerülhet, amit figyelembe kell venni.
4.4. Változás-menedzsment az informatikai stratégia megvalósítása során A szervezetek legfontosabb erőforrása a humán erőforrás, vagyis az emberek. Egy szervezet életében valamennyi lényeges feladat sikeres megoldása döntő mértékben függ attól, hogy az adott szervezetnek mennyire állnak rendelkezésére a szükséges humán erőforrások, s hogy a szóban forgó szervezet mennyire hatékonyan tudja ezeket az erőforrásokat a cél érdekében hasznosítani. Egy új, nagyon korszerű, integrált irányítási rendszer megvalósítása komoly változást jelent a szervezet életében, különösen, ha figyelembe vesszük, hogy ez nem csak a már jól ismert
57
Gazdasági informatika rendszer vagy a jól begyakorolt kézi módszerek, eljárások újra, ismeretlenre történő lecserélését jelenti, hanem nagyon gyakran együtt jár a működési folyamatok, sőt bizonyos esetekben a szervezeti struktúra kisebb-nagyobb megváltozásával is. A változás elhatározása egy szervezeten belül fontos döntés, mivel a szervezetet emberek alkotják, akikben gyakran negatív benyomások, elképzelések, tapasztalatok is kapcsolódnak e fogalomhoz. A változások bevezetése minden esetben kivált kisebb vagy nagyobb ellenállást a szervezeten belül, melynek fő oka a bizonytalanság: az emberek gyakran bizonytalanok a változás hatását illetően. A változással szembeni ellenállás konkrét okai nagyon gyakran az alábbiak: − félelem a munkaerő-felesleggé válástól, az elbocsátástól, − félelem a tradicionális munkacsoportok felbomlásától, − bizonytalanság az új készségek, képességek, ismeretek elsajátítását illetően, − félelem a szervezeti struktúrában bekövetkező változásoktól, s ezzel az elért státusz elvesztésétől, − bizonytalanság az új rendszerrel kapcsolatban, idegenkedés az új eszköztől, módszertől, − félelem a várható többletmunkától, − ragaszkodnak a már ismert elvárásokhoz, magatartásokhoz, a bevett szokásaikhoz, − félelem a várható, új elvárásoktól, − a korábbi, kedvezőtlen tapasztalatok rosszul menedzselt változásoltól, − kollégák negatív attitűdje, elutasító gondolkodása. Az új eszköztől, módszertől való idegenkedés kisebb, könnyebben leküzdhető lehet azon területeken, ahol a munkatársak naponta a "saját bőrükön" tapasztalják a megfelelő vállalatirányítási rendszer hiányát, az ez által okozott problémáikat, s sikerül ó'ket meggyőznünk arról, hogy a kiválasztott rendszer valóban megoldja majd ezeket az általuk is tapasztalt problémákat. Az ellenállás nagy lehet ott, ahol egy (vagy esetleg több) sikertelen kísérlet után kell újabb vállalatirányítási információs rendszert megvalósítani, bevezetni, vagyis ahol már kapcsolódnak negatív tapasztalatok ehhez a fogalomhoz. Az emberek félre is érthetik a változásokat, ha nem megfelelő és nem két irányú a kommunikáció a változásokat elhatározó menedzsment és az alkalmazottak között. Ugyanakkor a menedzserek és a beosztottak általában különbözőképpen is ítélik meg a változást, annak várható költségeit és eredményét. Az alkalmazottak változástól való félelme, változással szembeni ellenállása jelentősen és negatív értelembe befolyásolhatja viselkedésüket. Ez megnyilvánulhat a kommunikáció hivatalos szintre történő csökkenésében, nagyfokú apátiában és passzivitásban, a menedzsmenttel és a kollégákkal való együttműködés visszautasításában, szélsőséges esetekben pedig ellenszenvben, agresszióban, illetve a munkahelyről történő társadalmi, pszichológiai vagy fizikai "kivonulásban" is. Ez pedig a szervezetek számára konfliktust, ellenérdekeltséget, alacsony termelékenységet, gazdasági visszaesést, stb. okozhat, ami pedig éppen az ellentéte annak, amit a változásokkal el akartak érni. Mit tehet a menedzsment annak érdekében, hogy a munkatársak ellenállását legyőzze, a szükséges változásokat sikeresen végrehajtsa, méghozzá lehetőleg az eredetileg tervezett határidőre, a tervezett költségek betartása mellett? A változás-menedzsment négy alapvető módszere a következő. 58
Gazdasági informatika
Kényszerítő menedzsment ♦ Errő1 akkor beszélünk, ha a menedzsment minden eszközzel kikényszeríti a változások végrehajtását. Akkor kell alkalmaznunk, ha a menedzsment erős, az idő rövid, a bukás veszélye nagy és ennek kockázatát nem képes ellensúlyozni az az előny, ami abból adódik, hogy a menedzsment képes az embereket "magával vinni". Alkalmazkodó változás-menedzsment ·♦ Erró1 akkor beszélhetünk, ha a szükséges változásokat megtárgyalják, az érintettek aktívan részt vesznek a folyamatban, és támogatást kapnak. Akkor alkalmazzuk, ha elegendő idő áll rendelkezésre a változások megtárgyalására, az érintettek bevonására, s a bukás kockázatát lényegesen csökkenti az az előny, ami abból adódik, hogy a menedzsment képes az embereket meggyőzni a változás szükségességéről, s őket azok végrehajtásába aktívan bevonni. Az ellenállás menedzselése ♦ Ez az előbbi két módszer együttes vagy "kevert" alkalmazását jelenti, vagyis azt, hogy a korai elfogadókat, a pozitív gondolkodásúakat az alkalmazkodó módszerrel, míg az elutasítókat a kényszerítő változás-menedzsment módszerével kezeljük. Akkor kell alkalmaznunk, ha nem áll elegendő idő arra rendelkezésre, hogy minden munkatársat megpróbáljunk "magunkkal vinni", s ha a menedzsment elég erős ahhoz, hogy az elutasítók esetében a változások végrehajtását kikényszerítse. Válság-menedzsment ♦ Errő1 akkor beszélünk, amikor a menedzserek reagálnak az eseményekre, de nem tervezik és nem ellenőrzik a lépéseket, mert a helyzet ezt nem teszi lehetővé. Olyankor alkalmazzuk, ha nincs más lehetőség, ha ez az egyetlen út és mód arra, hogy a válsághelyzeten túljussunk. Nagyon fontos, hogy a menedzsment minden szempontból jól ítélje meg az adott szituációt: a rendelkezésre álló időt, a saját erejét, az egyes módszerek kockázatát és előnyeit, s mindig a legmegfelelőbb módszert válassza ki. A változásokat konstruktív módon közelítetjük meg, az alábbi módon. − A változás folyamatát alapos elemzésnek kell alávetni, s fontosságát az elemzéssel együtt kell bemutatni. − A változás szükségességét jó előre be kell jelenteni. − A változásokról a kommunikáció legyen két irányú. Lehetőséget kell teremteni arra, hogy az alkalmazottakkal a változásokról sokszor és sokat beszélgessenek. A menedzserek hallgassák meg az alkalmazottak változásról alkotott véleményét, válaszoljanak a kérdésekre, az ellenérvekre. Az alkalmazottak vegyenek részt a változásokban, hogy azokat a magukénak érezhessék. − Ha a menedzsereknek sikerül megismerni az alkalmazottak félelmének okait, úgy csökkenthetik azokat. − Ki kell használni a csoportok biztosította lehetőségeket, az informális csatornákat, a folyosói pletykákat, be kell vetni a "vélemény-vezéreket", a korai elfogadókat. A változások elfogadásának fokozatai − Elfogadás: az alkalmazottak elfogadják a változást, de nem azonosulnak azzal, s nem is hisznek benne. Ebben az esetben, ha eredményt akarunk elérni a végrehajtást
59
Gazdasági informatika folyamatosan ellenőrizni kell, mert ennek hiányában az előrehaladás és így az eredmény nem biztosított. − -Azonosulás: Az alkalmazottak elfogadják a változást, mert azonosulni tudnak a változást támogatókkal, akik mintegy modellként is szolgálnak számukra a követendő magatartást illetően. Ebben az esetben arra kell vigyáznunk, hogy ezt a modellt ne vigyük el a színről. − Belső meggyőződés: az alkalmazottak elfogadják a változást, mert az új helyzet számukra megelégedettséget eredményez, összhangban van a saját érdekeikkel, értékeikkel. Nyilvánvalóan ez az a stratégia, amire minden szervezet törekszik, bár eléggé nyilvánvaló az is, hogy ezt a legnehezebb a gyakorlatban megvalósítani. A változások sikeres bevezetésében nagy szerepük lehet a különböző csoportoknak. A csoport-megbeszélések befolyásolják az egyéni hozzáállást, új normák alakulnak ki, amelyeket a csoport elfogad, s ezután a még esetleg fennálló egyéni ellenállást a munkatársak nyomása szünteti majd meg. A csoport tagjai vonatkozásában a változásban való részvétel új érzéseket is kialakít: a változást sajátjuknak érzik, s így elkötelezettekké is válnak azok sikerét illetően. Nagy segítséget jelent, ha sikerül megtalálnunk és megnyernünk a "vélemény-vezéreket" és a korai elfogadókat, akik azután befolyásolják a szervezet többi munkatársát is. A változás elfogadását vagy elutasítását nagy mértékben befolyásolja a változás bevezetésének sebessége, amely így egyben a siker egyik kulcseleme is. Az elfogadás vagy elutasítás folyamata ugyanis több fázisból áll: észlelés, érdeklődés, értékelés, kipróbálás, elfogadás vagy visszautasítás. A változás végrehajtását irányító menedzsereknek célszerű tisztában lenni ezekkel a fázisokkal, s tekintetbe is venni azokat. Hogyan segítsük az embereket a változásban? Mint ahogy azt az előbbiekben már láttuk, az emberek változásokkal szembeni ellenállásának egyik fő oka a bizonytalanság: bizonytalanok a változások kimenetelét illetően, hogy képesek lesznek-e megtanulni az új módszereket, az új eszközök használatát, elsajátítani az új gondolkodási módot, meg tudnak-e majd felelni az új értékrendnek, az új elvárásoknak és így tovább. A menedzsment feladata és egyben érdeke is, hogy segítse, támogassa az embereket a változásban. Erre több módszer is rendelkezésre áll. A befolyásolás a menedzser személyes és helyzeti, pozíciójából adódó hatalmából táplálkozik, és a meggyőzésről szól: a menedzser a munkatársat a változásra készteni. A betanítás célja, hogy a munkatársakat segítsük új ismeretek megszerzésében, új készségek elsajátításában, teljesítményük növelésében. A betanítás akkor eredményes, ha arra bátorító légkörben kerül sor, azaz ha a menedzsment támogatja a kockázat-vállalást, ugyanakkor elvárja az emberektől a fejlődést. A menedzsment erősítse meg az embereket, hogy segítséget kérni helyénvaló, ugyanakkor támasszon megfelelő elvárásokat, állítson fel magas teljesítménykövetelményeket. A betanítással, amelyre sor kerülhet egy tanfolyam elvégzése előtt vagy után, az egyéb tanulási lehetőségek hatását erősíthetjük. Másik lehetőségként betanulási feladattal megbízhatunk team-eket is, amelynek tagjait tanulásra, valamint a megtanultak alkalmazására ösztönözzük (Boydell és Megginson elmélete).
60
Gazdasági informatika Tanácsadás alkalmával a menedzser mint rendelkezésre álló, tartalék erőforrás - akihez fordulni lehet - segíti a munkatársakat, hogy a munkával kapcsolatos problémáikat felismerjék, feltárják és a döntéseket meghozzák a megoldásról. Azt mondhatjuk, hogy a különböző szervezeteknek folyamatosan kell menedzselniük különböző változásokat, ha egy állandóan változó környezetben életben akarnak maradni. Ilyen változás az integrált vállalatirányítási rendszer megvalósítása, valamint, ami ezzel gyakran együtt j ár, a működési folyamatok és a szervezeti struktúra kisebb-nagyobb megváltoztatása, módosítása is. A változás összetett folyamat, amelynek az alkalmazottak egy része, nem ritkán a nagyobbik része különböző gazdasági, társadalmi, pszichológiai okokból ellenáll. Ez az ellenállás, különböző módon és mértékben ugyan, de megmutatkozik az egyes munkatársak viselkedésében, s ez káros lehet a szervezet számára. A menedzsmentnek meg kell kísérelnie meggyőzni az alkalmazottakat, s így elérni, hogy azok a változást belső meggyőződésből fogadják el. A meggyőzés lépései lehetnek: a változások elemző bemutatása, hatásos, két irányú kommunikáció az alkalmazottakkal, a munkatársak részvétele a változásokban, a csoportok és a "vélemény-vezérek" felhasználása. A változások elfogadásában a végrehajtás módja legalább annyira fontos, mint maga a változás: a változás elfogadását vagy elutasítását nagyon gyakran nem annyira az dönti el, hogy mit teszünk, hanem inkább az, hogy hogyan tesszük azt. Az informatikai eszközök, az információs rendszer használata jelenthet egyszerűen csak többletmunkát a munkatársak számára, de jelentheti a munkakör gazdagítását is, amelynek következtében az érdekesebb, vonzóbb lehet a munkatársak számára. A vállalatirányítási rendszer megvalósítása és az ahhoz kapcsolódó egyéb feladatok megoldása során felmerülő változás-menedzsment feladatokat a szervezet menedzsmentjének magának kell megoldania. A megoldásba bevonhat külső tanácsadókat, ha szükséges, de a feladat megoldását nem adhatja ki külső partner részére.
4.5. Projekt menedzsment A projekt menedzsment célja bonyolult, összetett feladatok eredményes megoldása. Maga a projekt tevékenységek meghatározott sorozata, meghatározott kiindulási ponttal, elérendő végső állapottal, illetve végcéllal. Ma a projekt az operációk egy eléggé széles körben használt fajtája, s e széles körben előkelő helyet foglalnak el a különböző informatikai projektek, így a vállalatirányítási rendszerek bevezetése is. A projekt olyan, csak reá jellemző elemeket tartalmaz, amelyek egyben meg is különböztetik az operációk más fajtáitól. − Minden projektnek van egy jól meghatározott célja: egy meghatározott végeredmény, egy végtermék, amelynek eléréséhez meghatározott költség, minőség és időtartam tartozik. − Egy projekt sikeres végrehajtása érdekében több különböző tevékenységet kell elvégezni. A kapcsolat ezen rész-feladatok között lehet nagyon összetett, különösen ha az elkülönült feladatok száma a projektben igen nagy. − A projektek többsége egyszer hajtható végre. Még a megismételt projektek is különbözni fognak egymástól a felhasznált erőforrásokban és az aktuális környezetben.
61
Gazdasági informatika − Minden projekt magában hordozza a bizonytalanságot, pl. a projekt végrehajtása túllépheti az eredetileg tervezett költséget, határidőt, eredménye elmaradhat az elvárt minőségtől. − A projekt végrehajtása során a szükséges erőforrások koncentrációja időleges; ha a projekt elérte a célját, az erőforrások részvétele befejeződik, azok máshová telepíthetők. Pl.: az információrendszer-megvalósításban a különböző vállalati szakterületek részéről közreműködő szakértők a projekt befejezése után visszatérhetnek eredeti feladataikhoz. − A projekt életciklusa során változnak azok az erőforrások, amelyekre a projekt adott szakaszában szükség van, s ezek a változások előre láthatók, s így tervezhetők. Ezek az elemek különböztetik meg tehát a projektet az operációk más típusaitól, pl. a programtól. A projekt és a program között az a legfőbb különbség, hogy ez utóbbi nem rendelkezik egy jól meghatározott végponttal. A projektek lehetnek egy átfogó program önálló részei. A Projekt Menedzsment tervezi, irányítja, és ellenőrzi az erőforrásokat (emberek, technikai eszközök) annak érdekében, hogy a projekt teljesíteni tudja a vele szemben támasztott, elérendő eredményre, betartandó költségekre és határidőre vonatkozó elvárásokat. Mielőtt a projekt-tervezés és végrehajtás komplex feladatához hozzákezdenénk, természetesen meg kell határozni, méghozzá amilyen pontosan csak lehet, mi is történik majd. Három különböző eleme definiál egy projektet korrekt módon. − Célok: egy végső állapot, amelyet a projekt menedzsment el akar érni, − Terjedelem: mindaz, amiért a projekt-menedzsment felelősséggel tartozik; − Stratégia: az a mód, ahogy a projekt menedzsment teljesíti majd a project céljait. A projektek egy része több alprojektre bomlik szét, s ezen alprojektek célja hierarchiát alkotnak. A határidő, a költségek és a minőség a három célkitűzés, amit a projekt-menedzsmentnek teljesítenie kell. Az idő egy teljesen rugalmas erőforrás: habár az egyes tevékenységek lerövidíthetők, a teljes team átfutási ideje csak a projekt céljainak újradefiniálása útján változtatható meg. A pénz, a költség is lehet egy rugalmas erőforrás, de az egyik legfontosabb projekt menedzsment feladat az erőforrások felhasználásának olyan módon történő irányítása, hogy a projekt ne lépje túl az eredetileg tervezett költségeket. A projektnek el kell érni a minőségi célkitűzéseket. E célok relatív fontossága a különböző projektek esetében eltérő lesz. A projekt terjedelme azonosítja az elvégzendő feladatokat, az előállítandó termékeket, az elérendő eredményeket. Ez segít tisztázni valamennyi résztvevő felelősségét, aki csak részt vesz a projektben. Habár a projekt terjedelme rögzítésre kerül a projekt specifikációjában, a külső és belső változások következtében szükség lehet az eredeti terjedelem megváltoztatására. A projekt stratégia definiálja, hogyan fogja a szervezet elérni a projekt céljait, hogyan nyújtja majd az elvárt mértékű teljesítményt. Az első fázisban a projekt-stratégiának definiálnia kell a projekt fázisait, amely fázisok a projektet mint egészet idő-alapú szekciókra bontják le. A második fázisban a projekt stratégia ún. "mérföldköveket" helyez el, azaz olyan fontos eseményeket jelölnek ki a projekt életciklusában, amelyeknél felülvizsgálatra kerül az idő, a felhasznált költségek és a minőség.
4.5.1. A projekt-tervezés folyamata Ez négy egyértelmű célt szolgál:
62
Gazdasági informatika - meghatározza a projekt költségeit és időtartamát; - meghatározza a projekt számára szükséges erőforrások szintjét; - segítséget nyújt a feladatok allokálásában és a folyamatok ellenőrzésében; - segít megbecsülni / megállapítani / értékelni bármely változás hatását a projektre. A projekt-menedzsment nem egy egyszer végrehajtásra kerülő eljárás; többször is szükség lehet ennek megismétlésére a projekt életciklusa alatt, ha a körülmények változnak. E folyamat az alábbi öt feladat teljesítése révén éri el a célját. A tevékenységek azonosítása ·♦ A projektek többsége túl komplex ahhoz, hogy hatékonyan lehessen azokat tervezni és irányítani, ezért ezeket le kell bontanunk kisebb feladatok jól definiált, irányítható sorozatára, úgynevezett munkacsomagokra. Minden egyes munkacsomaghoz saját célok, határidők, költségek és minőség tartoznak. A lebontási folyamat végeredménye az ún. munka-lebontási struktúra, amely tiszta, definiált helyzetet teremt a projekttervezési folyamat számára és amely keretet nyújt ahhoz, hogy felépítsük az információkat a célokról történő beszámoló-készítéshez. Az időtartam és az erőforrások megbecsülése ♦ Anélkül, hogy ne lenne némi elképzelésünk arról, hogy a project egyes részei mennyi időt igényelnek majd, lehetetlen meghatározni, minek kellene történni bármely időben a projekt végrehajtása során. A becslés pontosságának mértéke erősen kapcsolódik a projekt életciklusának azon fázisára, amely azt használja. A projekt kezdetén az aktuális becslés csak egy szemléltető érték, ezzel szemben a project részletes végrehajtása során, végső, végleges becslés szükséges a napról-napra bázison történő (napi bázisú) ellenőrzéshez. A becsült időszükséglet okozta bizonytalanság hatásának mérlegelésére egy valószínűségi eloszlási görbét használhatunk. A tevékenységek időtartama vonatkozásában ez a görbe megmutatja az optimista, a legvalószínűbb és a pesszimista becsléseket és ezek valószínűségét. Miután ez az görbe áltanában pozitív irányban ferde eloszlás, a tevékenységek elvárt ideje nem fog megegyezni a legvalószínűbb időtartammal. A kapcsolatok és a függőségek azonosítása ♦ A projekt bizonyos tevékenységeit egy bizonyos sorrendben kell végrehajtani; ezen tevékenységek között függőségi vagy sorrendi kapcsolat van. Más tevékenységek között nincs ilyen jellegű függőségi kapcsolat, ez utóbbi tevékenységek egymástól függetlenek vagy párhuzamosan végrehajthatók. Az ütemezési korlátozások azonosítása ♦ Ha csak a rendelkezésre álló erőforrások használata lehetséges az erőforrások ütemezése során, és lehetetlen azokat túllépni, akkor korlátozott erőforrásokról beszélünk. Idő-korlátról beszélhetünk, ha mindenképpen be kell fejeznünk a projektet egy megadott időn belül. Ha a rendes körülmények között rendelkezésre álló erőforrások felhasználásra kerültek, alternatív erőforrásokat kell ütemezni. Az ütemterv rögzítése ♦ Ha a projekt tervezője abban az ideális helyzetben van, hogy több alternatív ütemezés között választhat, azt kell kiválasztania vagy kialakítania, amelyik a legjobban megfelel a projekt céljainak.
4.5.4. A projekt-irányítás
63
Gazdasági informatika A projekt előrehaladásának kontrollja az alapvető kapcsolat a tervezés és a végrehajtás között, amely három döntés-csoportot foglal magában. Projekt ellenőrzés · A projekt fő célkitűzéseit - amelyek elsősorban a minőség, a határidő és a költségek - figyelni, ellenőrizni kell. Ha a tevékenységek nem tudnak elkezdődni vagy befejeződni a megfelelő idó'ben, ez határidő-problémát jelent. Ha a költségek túllépik az eredeti költségvetést, vagy a szállítók növelik az áraikat, az költség-problémát okoz. Ha várnunk kell, mert késnek az erőforrások, vagy késnek a szállítók, ez egyszerre jelent határidő és költségproblémát is. Lehet minőségi, határidő és költség-problémánk, ha a technikai teljesítmény gyenge vagy a projekt terjedelme változik. Azt mondhatjuk, hogy általában a mérőszámok több fajtája kerül megfigyelésre, ellenőrzésre, amelyek közül néhány közvetlenül egyik vagy másik teljesítmény-célra vonatkozik, mások pedig két vagy akár mindhárom célra. A projekt teljesítményének kiértékelése ♦ A projekt-teljesítmény megfigyelt / ellenőrzött mérőszámai bármely pillanatban értékelhetők kell hogy legyenek úgy, hogy a projekt menedzsment meg tudja ítélni a globális, átfogó teljesítményt. A legrészletesebb erőfeszítések gyakran irányulnak a költségek és a határidők értékelésére, azonban a minőségi problémák végső soron mint költség és határidő-problémák jelennek meg. Beavatkozás a projekt megváltoztatására ♦ Ha a projekt nyilvánvalóan ellenőrizhetetlenné válik abban az értelemben, hogy költségei, minőségi színvonala vagy határidői jelentősen eltérnek a tervezettől, néhány intézkedést majdnem biztos, hogy meg kell tenni. A tényleges beavatkozás függ a project technikai sajátosságaitól, de valószínűleg a szükséges tanács hatással lehet mindenkire. A projekt egyes részei kölcsönös kapcsolatban állnak egymással, így az egyik rész megváltoztatása a többire is hatással lesz, így a beavatkozás általában széles körű konzultációt igényel. Néha akkor is szükség van beavatkozásra, ha úgy tűnik, a projekt a terveknek megfelelően halad előre. Mégis, ha a projekt menedzserek előretekintenek, és így előrevetítik a tevékenységeket és a projektet a jövőre, úgy látják, hogy valószínűleg problémák merülnek majd fel. Ebben az esetben a teljesítmények trendjéről van szó, amely általában intézkedést vált ki.
4.5.5. A projekt tervezését és irányítását támogató technikák A projekt-tervezés és irányítás során különböző technikák segítik a menedzsert, hogy kezelni tudja a projekt komplexitását és határidőkön alapuló természetét. A Gantt diagram használata A legegyszerűbb módja annak, hogy bemutassunk egy átfogó projekt-tervet. E módszer nagy vizuális hatással bír, és könnyű megérteni. Nagyon alkalmas arra, hogy bemutassuk a menedzsmentnek a projekt-tervet, a projekt helyzetét, valamint arra is, hogy napról-napra kövessük a projekt előrehaladását. A Gantt diagram csak korlátozott számú tevékenységből álló projektet tud kezelni anélkül, hogy túl bonyolulttá, áttekinthetetlenné ne válna. Hálózat-elemzési módszerek Minden hálózati diagramban, ahol a tevékenységek között párhuzamosan végrehajthatók is vannak, többféle úton is eljuthatunk a kezdőponttól a projekt végpontjáig. Azt az útvonalat, amely a tevékenységek leghosszabb sorozatát tartalmazza, az adott hálózat kritikus útvonalának
64
Gazdasági informatika nevezzük, miután az ezen útvonalon található tevékenységek bármelyike esetében a késedelmes befejezés a teljes projekt késedelmes befejezéséhez vezet majd. Az ezen útvonalon található tevékenységek idő-szükségletének összege adja a teljes projekt időtartamát. A hálózat-elemzési módszerek célja megtalálni a kritikus útvonalat a hálózatban, mely kritikus út lesz a projekt tervezésének és irányításának az alapja. A CPM technika A CPM (Critical Path Method, Kritikus út módszere) modellezi a projektet azáltal, hogy tisztázza a kapcsolatot az egyes tevékenységek között és ezt diagramon ábrázolja. A projekt minden egyes eseményéhez több idő-adat tartozik. A legkorábbi esemény-idő az a legkorábbi időpont, amikor az adott esemény végbemehet, vagyis amikor már minden, őt megelőző tevékenység befejeződött. A legkésőbbi esemény-idő pedig az az időpont, amikor az adott esemény végbemehet anélkül, hogy a projekt végső határideje eltolódna. A különbség a következő esemény legkorábbi esemény-ideje és a megelőző eseményének legkésó'bbi esemény-ideje között az ún. "idő-ablak", amelyen belül az adott eseménynek végbe kell mennie. Az adott esemény időtartama és az "idő-ablak" közti különbség az adott esemény időtartaléka. Ez az időtartalék rugalmasságot biztosít ahhoz, hogy megváltoztassuk a tevékenységek eredeti ütemezését a projekt különböző részeiben, ha az szükséges. A CPM módszer keretében különböző diagram-technikák használatára nyílik lehetőség. Az egyik ezek közül az ún. "tevékenységek a csomóponton" ábrázolási technika, amely különösen alkalmas komplett időelemzések elvégzésére. E technika esetében az események leírása tartalmazza annak sorszámát, megnevezését, a legkorábbi kezdési és befejezési időt, a legkésőbbi kezdési és befejezési időt, az időtartalom és a tartalékidőt. A kritikus út az az útvonal, amelynek eseményeihez a legkevesebb tartalék-idő kapcsolódik. A PERT módszer A PERT (Program Evaluation and Review Technique, Program kiértékelési és felülvizsgálati technika), eltérően a determinisztikus idő-adatokkal dolgozó CPM módszertől, sztochasztikus idő-adatokat használ. Egy PERT hálózatban mindegyik eseményhez három becsült időtartam tartozik: egy optimista, egy legvalószínűbb és egy pesszimista becslés. Ezen túl meghatározhatjuk az egyes események átlagos időtartamát és az átlagtól való eltéréseket is. A hálózat bármely útvonalának idő-elosztása tartalmaz egy átlagot, amely az adott útvonalat felépítő események átlag-időinek összege, és egy eltérést, amely az egyes események eltéréseinek összege. Így vizsgálható a hálózat mindegyik útvonalának "kockázata", valamint a szükséges időtartamok. Azt látjuk majd, hogy van arra esély, hogy a valóságban nem kritikus útvonal is kritikussá válhat. amikor a projekt valójában végbemegy. Ezt arra használhatjuk, hogy egy megközelítő értékelést készítsünk a hálózat minden részének kockázatáról.
4.5.6. A projekt és az erőforrás-korlátok Figyelembe kell vennünk, hogy az erőforrások rendelkezésre állása korlátokat jelenthet a projekt számára, mely korlátok jelentősen befolyásolhatják a tevékenységek közti kapcsolatot. Tegyük fel, hogy három párhuzamos tevékenységünk van a hálózatban, amelyek ugyanazt a hét szakértőt
65
Gazdasági informatika igénylik. Ha ennél kevesebb szakértő áll az adott szervezet rendelkezésére, nem tudjuk kihasználni (teljesen) a párhuzamos végrehajtás lehetőségét, s a projektet újra kell ütemeznünk. Továbbá, még ha rendelkezésre is áll mind a hét szakértő, nem biztos, hogy mind a hét egy időben és a szükséges időtartamra leköthető kizárólag az adott projekt céljaira. A "Crashing network" egy eljárás a kritikus utat alkotó tevékenységek időszükségletének csökkentésére. Meg kell azonban jegyeznünk, hogy a szükséges időtartamok rövidítése általában igen költséges, mivel ez - túlmunkát igényel, - további munkaerőket, további létszámot igényel, vagy - alvállalkozók bevonását igényli. A projekt-menedzsment alkalmazása Nem vitás, hogy egy új, integrált irányítási információs rendszer megvalósítása eléggé szerteágazó és összetett feladat, azt teljes komplexitásában a projekt menedzsment eszközeivel és módszereivel célszerű megterveznünk és irányítanunk. A projekt-tervezési, -irányítási és -adminisztrációs feladatok támogatására jól használható szoftverek állnak rendelkezésre. A projekt team-ek létrehozása, munkamegosztás A projekt-tervezés során, mint láttuk, meg kell határozni a feladatokat, ezekhez határidőket, .erőforrásokat és költségeket kell hozzárendelni. Létre kell hozni a projektet végrehajtó team-et, ki kell választani a projekt- és team-vezetőket, s megbízást kell a vezetők és a tagok részére adni, a feladat, a jogkör és a felelősség pontos megjelölésével. Gondoskodni kell a projekt valamennyi résztvevőjének megfelelő motiválásáról, ösztönzéséről, az ösztönzést a feladatok teljesítéshez kell kötni. Az információrendszer-bevezetés során pontosan meg kell határoznunk a munkamegosztást mind a különböző vállalati területek közt, mind pedig a vállalat és az esetleges külső szakértők, tanácsadók között, s mindvégig biztosítanunk kell a projekt és a team-ek megfelelő szintű belső, vállalaton belüli irányítását és ellenőrzését, beleértve a legmagasabb szintű irányítást és ellenőrzést is. Nem vezet eredményre az a gyakorlat, amely az információs rendszer bevezetését kizárólag az informatikai szakterület feladatának tekinti, és az sem, amely az egész projektet, annak irányítását teljes egészében kizárólag külső tanácsadókra, szakértőkre bízza. A projekt team-ek összeállításánál figyelembe kell vennünk, hogy a projektben érintett szakterületek, szakmák megfelelő, jól felkészült, megfelelő feladattokkal és döntési jogkörrel is felruházott szakértőkkel képviseltessék magukat, ugyanakkor a team létszáma olyan legyen, hogy az hatékonyan tudjon működni. Ahhoz azonban, hogy egy team valóban hatékonyan tudjon együttműködni, szükség van arra is, hogy olyan karakterű emberek kerüljenek egy team-be, akik valóban képesek is együtt dolgozni. A kutatások kimutatták, hogy mindannyian többféleképpen viselkedhetünk, de vannak bizonyos szerepek, amelyekben kényelmesebben érezzük magunkat, mint a többiben. Ugyanezen kutatások kimutatták azt is, hogy a leghatékonyabb csoportokban a különböző karaktertípusok vegyesen fordulnak elő. A Belbin-módszer nyolc olyan fontos szerepet különböztet meg, melyek mindegyikét el kell látni ahhoz, hogy egy csoport a lehető legjobban működjön. Ezek a típusok: koordinátor vagy elnök, alakító, tervező, forrásfelkutató, ellenőrző-értékelő, specialista, team66
Gazdasági informatika munkás. Mindegyik típushoz különböző jellemző tulajdonságok, erősségek és (az adott típus esetében a team-munka szempontjából megengedhető gyengeségek tartoznak. Ehhez a módszerhez tartozik egy pszichológiai teszt-sorozat is, mely azt a célt szolgálja, hogy azonosítsa az egyének csoporton belüli szerepeit. Ez a ma a gyakorlatban igen széles körben használt teszt nagyon hatásos eszköz a menedzsment kezében ahhoz, hogy hatékony team-eket állítsanak össze, illetve, hogy a létező csoportok hatékonyságát időről-időre újra megvizsgálják. A team-munka egyik fontos eleme a team-megbeszélés, a team-értekezlet, A team-munka hatékonysága jelentősen függ attól, hogy hogyan készítjük elő és hogyan bonyolítjuk le ezeket az értekezleteket. A team-értekezlet előtt mindig egyértelműen tisztázni kell az értekezlet célját: miért, milyen céllal kerül az értekezlet megtartásra. Ezután tudjuk eldönteni, hogy kiket kell meghívnunk az értekezletre (akik egy adott témán dolgoznak, vagy akiket az adott témáról tájékoztatni akarunk, vagy akiket abban befolyásolni szeretnénk). Az értekezlet célja lehet rövid tájékoztatás, munkamegbeszélés, beszámoló döntéshozó ülés, stb. A napirend előzetes elkészítésével és megküldésével tájékoztatnunk kell a résztvevőket az értekezlet céljáról, illetve témájáról, hogy a meghívottak felkészülhessenek arra. A napirendet megfelelő részletességgel kell ismertetni: mindenki számára legyen egyértelmű a megtárgyalandó téma, a tárgyalás célja és a tervezett kimenet (pl. tájékoztatás vagy döntés). Szükség van annak meghatározására is, hogy hol kerüljön megtartásra az értekezlet, s a hellyel szembeni követelmények nagyon fontosak az eredményesség szempontjából, valamint meg kell szervezni az értekezlet lebonyolítását is. Az értekezlet lebonyolítása során az elnök tartja kézben az értekezletet, figyeli annak elvárt eredményét. Az elnöknek két fő feladata van: biztosítani a kitűzött feladat megoldását (értekezlet célja, napirend), valamint vezetni az értekezletet. Felelős a napirend betartásáért, az értekezlet megfelelő tempójáért, az esetleges konfliktusok, véleménykülönbségek, a "túlbeszélések" kezeléséért, a nem várt események megfelelő kezeléséért, azért, hogy minden résztvevő jól lásson és jól halljon, hogy minden résztvevő kérdéseket tehessen fel, illetve hozzászólhasson a számára releváns témákhoz, hogy az emlékeztető pontosan tükrözze az értekezleten történteket és így tovább. Az értekezlet résztvevői többféle szerepet tölthetnek be, lehetnek feladatmegoldók, összetartók, akadályozók. Ez utóbbiak pl. akadályozzák az értekezlet menetét agresszív viselkedésükkel, mindig eltérő véleményükkel, mindenáron való ellentmondásukkal vagy visszahúzódásukkal, érdektelenségükkel, vagy megpróbálják uralni az értekezletet. Ugyanakkor az értekezlet során különböző jelenségek fordulhatnak elő, pl. nincs válasz a legragyogóbb ötletekre sem, vagy a résztvevők egyike vagy egy része gondolkodás nélkül pártolja egy másik résztvevő valamennyi ötletét, megnyilvánulását, esetleg a résztvevők elfelejtenek gondolkodni és egyszerűen meghajolnak a legerősebb résztvevő véleménye előtt vagy az értekezlet irracionális viselkedésbe torkollik, a résztvevők elrohannak vagy összevesznek, illetve engednek és egyetértenek, hogy mielőbb szabaduljanak. Az értekezlet vezetőjének mindezen jelenségeket, helyzeteket, problémákat tudni kell kezelni, s e közben gondosan kell eljárnia, mert ha nem ezt teszi, akár a szándékaival ellentétes hatást is elérhet. Mielőtt egy értekezletet összehívnánk, többször is célszerű megvizsgálni, hogy vajon tényleg szükség van-e az értekezlet megtartására, nem lehet-e a problémákat értekezlet nélkül is megoldani.
67
Gazdasági informatika Szervezési tanácsadás A legtöbb rendszerfejlesztő és/vagy forgalmazó cég úgy gondolja, hogy amennyiben az informatikai fejlesztéseket szervezési tanácsadás is kíséri, sokkal eredményesebb lehet az új rendszer bevezetése; ezért a szervezési tanácsadásra ugyanolyan hangsúlyt helyeznek, mint a hibamentesen és biztonságosan működő, a felhasználói igényeket minél szélesebb körben kielégítő rendszerek fejlesztésére. Ma már azok a legsikeresebb vállalatok, amelyek céljaik elérése érdekében egyesítik, és egyre jobban összehangolják erőforrásaikat, szervesebb kapcsolatot teremtenek a vállalati részterületek között, valamint összhangot teremtenek az üzleti stratégia, az emberi erőforrások, a munkafolyamatok és az információs rendszerek között. Egyrészt, mint azt már az előbbiekben említettük, a kutatók megállapították, hogy a korszerű információ-technológia alkalmazása új lehetőségeket teremt a szervezet-tervezés számára, ugyanakkor e technológia bevezetése szervezeti változások igényét is felvetheti, és minél szélesebb körű ez az alkalmazás, annál inkább megfigyelhető ez a hatás. Az információtechnológia mind szélesebb körű bevezetése azonban sokkal inkább új lehetőségeket, mind determinisztikus következményeket jelent, így a menedzsmentnek többféle választási lehetősége is van az új technológia és a szervezet összehangolására. Másrészt figyelembe kell vennünk azt a tényt, hogy egy korszerű vállalatirányítási információs rendszer csak hasonlóan korszerű, jól felépített vállalati környezetben lesz képes hatékonyan működni, s megfelelni a használatához fűzött elvárásoknak. Meg kell tehát vizsgálnunk a vállalat szervezeti felépítését, döntési rendszerét és információ-áramlási rendszerét is. Meg kell vizsgálnunk a jelenlegi folyamatokat, fel kell tárnunk az esetleges működési problémákat. Ugyancsak meg kell vizsgálnunk, hogy a szervezet jövőbeni céljaival ezek mennyire vannak összhangban, hogy mennyire jelentenek megfelelő belső környezetet a cég stratégiai céljainak eléréséhez. Az információ-technológia (informatika) egyre szélesebb körű alkalmazása, egy korszerű vállalatirányítási rendszer megvalósítása gyakran ütközik az érintett szervezeti egységek dolgozóinak ellenállásába. Az ellenállás célja pedig általában az, hogy az új rendszerek bevezetését minél kisebb szervezeti változásokkal valósítsák meg. Ha a menedzsment nem tudja ezt az ellenállás megfelelően kezelni, s a szükséges mértékű változtatásokat keresztülvinni, az azt eredményezheti, hogy a lehetségesnél lényegesen alacsonyabb hatékonyságot érnek el a bevezetett megoldások alkalmazása során, miután nem lesz megfelelő az összhang a szervezet, illetve a technológia között. Business Process Re-engineering tanácsadás A vállalatoknál időről-időre szükség van a működési rendszer és a szervezeti struktúra felülvizsgálatára, mert csak így lehet a cég működése a gyorsan és folyamatosan változó környezetben is hatékony. A Business Process Re-engineering tanácsadás célja, illetve feladata az egyes szervezetek üzleti folyamatainak korszerűsítése. Míg az előbbi részben említett szervezés és a Business Process Re-engineering között módszertani különbség van. Míg előbbi módszer az adott állapot megértésével és kiértékelésével kezdi a munkát, a meglévő folyamatokból és szervezetből indul ki, és azt korszerűsíti, a Business Process Re-engineering alapelve inkább az, hogy el kell szakadni a mostani tevékenység logikájától, és "tiszta fejjel" valami újat kell csinálni. A fejlődés iránya napjainkban a
68
Gazdasági informatika hagyományos, vertikális szervezeti struktúrák felől a horizontális, folyamat-orientált struktúrák irányába mutat. A fejlődés érinti az egyes vállalatok informatikai szervezeti egységét is. Mint ahogy azt már az előző részben említettük, az integrált vállalatirányítási rendszer akkor tud csak jól működni, ha illeszkedik a vállalati folyamatokhoz, amely folyamatok célszerűen vannak kialakítva. Éppen azért, mert az integrált vállalatirányítási rendszernek feltétlenül jól kell illeszkedni a vállalati folyamatokhoz, ha a menedzsment az információs rendszer korszerűsítését határozza el, nagy szükség van erre a felülvizsgálatra, mert ha az információs rendszert a nem célszerűen kialakított folyamatokhoz igazítjuk, akkor annak a működése sem lesz kielégítően hatékony. Néha találkozhatunk olyan megfogalmazással, amely szerint a vállalat-irányítási rendszer bevezetése során a vállalati működést és szervezetet hozzá kell igazítani a rendszerhez. Ez a megfogalmazás nem szerencsés, mert téves értelmezésre, félreértésre adhat okot. A vállalati működés és szervezet célja, hogy a vállalat stratégiai céljainak elérését, megvalósítását a lehető leghatékonyabban támogassa. A rendszer-bevezetés során, mint azt a későbbiekben majd látjuk is, éppen a standard rendszert illesztik a vállalati működéshez, szervezethez, és nem fordítva. A vitatott megfogalmazás egyrészt annak a félreértésén alapulhat, amit mi is hangsúlyoztunk, hogy az integrált vállalatirányítási rendszer akkor működik majd megfelelően, ha a vállalati folyamatok és szervezet célszerűen vannak kialakítva, így a rendszer bevezetését ezért célszerű összekapcsolni a működés és a szervezet felülvizsgálatával. Másrészt azt is említettük, hogy az információ-technológia mind szélesebb körű vállalati alkalmazása, s így egy nagyon korszerű vállalatirányítási rendszer bevezetése is - amire nyilvánvalóan szintén azért kerül sor, hogy az hatékonyan támogassa a szervezeti célok elérését változásokat igényelhet a szervezeti rendszerben. Azt is említettük, hogy itt nem determinisztikus kapcsolatról van szó, s így a menedzsmentnek több választási lehetősége is van, hogyan valósítja meg az új technológia és a vállalati szervezet összhangját. Business Process Re-engineering tevékenységre természetesen nem csak integrált vállalatirányítási rendszer bevezetésekor kerülhet sor, hanem attól teljesen függetlenül is, hiszen nem csak ezen rendszer bevezetése tehet szükségessé strukturális és működésbeli módosításokat, hanem pl. a környezet átalakításából adódóan is szükség lehet ilyen változtatásokra, vagyis a működési folyamatok és a vállalati szervezet újratervezésére. A Business Process Re-engineering tevékenység eredményes végrehajtását különböző szoftver-eszközök is segítik; ilyen eszköz például az ARIS Toolset folyamat-modellező. Rendszer-tanácsadás, a rendszer "testre szabása" A rendszer-tanácsadás elválaszthatatlan eleme a standard szoftverek vállalati bevezetésének. Elegendő, ha csak arra gondolunk, amiről már az előbbiekben is szó volt, hogy a standard szoftverek egy elképzelt vállalati modell alapján íródtak, aminek következtében egy ilyen rendszerben nagyon sokféle standard funkció található, amelyeket a bevezetés során a vásárló, a vállalat sajátosságainak, illetve igényeinek megfelelően lehet paraméterezni (ez a "testre szabás" legfontosabb lépése). A rendszer-tanácsadás alapvetően két területre terjed ki. − Funkcionális tanácsadás: az adott standard rendszer és az adott felhasználó funkcionális területeinek "illesztését" segíti elő.
69
Gazdasági informatika − A funkcionális rendszer-tanácsadók nem (elsősorban) informatikai szakemberek, hanem egy-egy vállalati szakterület jól felkészült és megfelelő gyakorlattal rendelkező szakértői, akik emellett alaposan ismerik az adott vállalatirányítási információs rendszer megfelelő moduljait is és professzionális szinten használják azokat az eszközöket, amely az információs rendszer és a vállalati alrendszerek "illesztését" támogatják. −Technikai rendszer-tanácsadás: a standard vállalatirányítási információs rendszer és a rendszer adott vállalatnál történő alkalmazása vonatkozásában szükséges számítástechnikai erőforrások hatékony illesztésére, a rendszer installálására és egyéb technikai feladatokra terjed ki. A technikai rendszer-tanácsadók ennek megfelelően az adott vállalatirányítási rendszer technikai paramétereit, erőforrás-igényét, illetve az adott rendszer szempontjából figyelembe vehető számítástechnikai platformokat jól ismerő, jól felkészült és tapasztalt informatikai szakemberek. Oktatás, képzés, továbbképzés A vállalatirányítási információs rendszer bevezetése kapcsán felmerülő oktatási, képzési, továbbképzési igények kielégítésére fel kell készülni, azt meg kell tervezni. Ehhez szükségesek az alábbi lépések. − Képzési igények feltárása: a jövőben szükséges munkakörökhöz kapcsolódóan a meglévő és az elvárt ismeretek, készségek közötti rés feltárása. − Képzési igények megfogalmazása: A képzési igények ismeretében meg kell fogalmazni a képzési célokat, csoportokra és egyénekre lebontva. Az igények pontos megfogalmazása nagyon fontos, mert ez képezi majd mind a végrehajtás, mind pedig az ellenőrzés alapját. − A képzés végrehajtása: az előbbiekben megfogalmazott képzési igényekhez szükséges források számbavétele: mennyi és milyen trénerre van szükség, illetve a menedzsment részéről milyen segítséget, közreműködést igényel a képzés. − Értékelés: az eredmények mérése (ha az számszerűsíthető), vagy megbecsülése. Sok esetben, pl. menedzseri szinten az eredmények csak hosszabb távon mutatkoznak meg, s akkor sem lehet számszerűsíteni, abszurd számokban kifejezni azokat. Az oktatás, képzés, továbbképzés nem csak a beosztott munkatársakat, hanem a menedzsment tagjait is érinti, beleértve a felső vezetést is. Még ugyanazon vállalatirányítási információs rendszer megvalósítása során is eléggé eltérőek lehetnek az oktatási, képzési, továbbképzési igények a különböző vállalatoknál, illetve egy adott vállalat különböző területein is. A könyvünkben bemutatásra kerülő vállalatirányítási rendszerek forgalmazói általában komplex betanítási, képzési csomagot kínálnak a rendszer bevezetése során, amely a különböző szervezetek igényei, szükségletei szerint, rugalmasan alakítható. Mint sok más esetben, az informatikai fejlesztés, vállalatirányítási információs rendszermegvalósítás során is könnyebb helyzetben lesznek azok a vállalatok, ahol a képzés, a munkatársak és a menedzsment fejlesztése rendszeres, illetve folyamatos.
4.6. Az információs rendszer és környezete
70
Gazdasági informatika Az információrendszer fogalmának értelmezésénél legalább annyi különböző definícióval találkozunk a szakirodalomban, mint az információ esetében. Tekintsünk néhányat közülük! → Az információrendszer a nagyobb, alrendszereket tartalmazó rendszerekben a döntési tevékenységhez szükséges információk rendszere, amely gyűjti, tárolja, feldolgozza és osztályozza az információkat. (B.Langefors) → Az információrendszer a szervezetek reprezentációja, amely tájékoztatja a különböző szinteken lévő döntéshozókat a szervezet állapotáról (pl. készletszint, munkaerőhelyzet, stb. ), a változásokról vagy annak mértékéről valamint a szervezet működésére ható tényezőkről (pl. termelési hányad, készpénzforgalom, stb. ). (C. H. P. Brooks) → Az információrendszert úgy kell tekintenünk, mint minden más rendszert, hiszen ugyanolyan alapvető jellemzőkkel rendelkezik, bemenete van, feldolgozást végez, eredményeket produkál, amelyek inputként visszahatnak a rendszerre. A különbséget valójában a bemenet és a kimenet jellege határozza meg. Az információrendszer adatokat és információkat kap bemenetként majd feldolgozás után eredményként, mint output szintén információkat produkál. (R. Brightman) Az egymástól kissé eltérő, de alapjaiban véve azonos információrendszer-definíciók a rendszer működésével kapcsolatban egy sor rutin-feladatot tételeznek fel, amelyek magukban foglalják • az adatok gyűjtését, rögzítését, tárolását, • az adatok ellenőrzését, • az adatok naprakészentartását, • meghatározott feltételek szerinti számítások, összesítések, elemzések elvégzését → céltudatos, előre meghatározott feldolgozás, információ-előállítás, • az eredmények megjelenítését, információk továbbítását, tájékoztatást, • dokumentumok, jelentések készítését. Az információrendszer alapvető erőforrásként adatokat, információkat használ fel a feldolgozáshoz annak érdekében, hogy feladatainak végzéséhez hasznos információkat szolgáltasson! Fő célja tehát az információelőállítás, vagyis olyan, célorientált üzenetek létrehozása, amelyek a címzett számára újdonságot jelentenek, bizonytalanságot szüntetnek meg és feladataik, döntéseik teljesítésében segítséget nyújtanak. Az információrendszereket több szempont szerint is csoportosíthatjuk. Tekintsük most az egyik lényeges megközelítési aspektust, a rendszer célját, amely szerint megkülönböztetünk •
végrehajtásorientált információrendszert, amely a szervezet rutinmunkáihoz szükséges információkat kezeli és előállítja a tevékenységekhez szükséges dokumentumokat, valamint
•
vezetési információs rendszereket, amelyek a hatékony döntési tevékenységhez készítenek elemzéseket, adnak információkat.
71
Gazdasági informatika A vezetési információrendszer alapvető célja és feladata, hogy a tárolt és visszanyerhető, feldolgozott adatokat, információkat a vezetés rendelkezésére bocsássa, lehetővé téve számukra munkájuk leghatékonyabb végzését. Az eredményes vezetési tevékenységet leginkább úgy közelíthetjük meg, hogy különös hangsúlyt helyezünk a célkitűző és szervezési feladatokra, a megalapozott döntéshozatalra. Ezt a célt azonban csak céltudatos szervezési munkával, megfelelő információs szint biztosításával, a környezeti feltételekhez való folyamatos alkalmazkodással érhetjük el. Minden gazdálkodó egység, legyen az termelő vállalat, kereskedelmi egység, oktatási intézmény, államigazgatási szerv, pénzintézet, stb. tevékenysége eredményeként árukat, termékeket, szolgáltatásokat produkál, amelynek ellenértékeként jövedelemhez jut. A 8. sz. ábra szemléletesen mutatja, hogy az eredményeket a szervezetek valamilyen ciklikusan ismétlődő tevékenység végzésével érik el, a vevők igénybeveszik a cég szolgáltatásait, megvásárolják termékeit, a szállítók biztosítják a működéshez szükséges erőforrásokat, a dolgozók pedig a szervezeti tevékenység aktív mozgatórugói.
4.4. sz. ábra Bármilyen szervezeti tevékenységet is vizsgálunk, minden (legyen profit vagy non profit) szervezet élni, létezni csak a környezetéből és a környezetének tud, vagyis •
működéséhez erőforrásokat használ fel, amelyeket más szervezetektől; a szállítóktól szerez be,
72
Gazdasági informatika •
tevékenységének eredményét pedig az igénylőknek, a vevőknek adja valamilyen haszon ellenében A rendszer ciklikus működésének vizsgálatát tehát kezdhetjük az erőforrások beszerzésével A tevékenységhez szükséges erőforrásigények meghatározása; valamint a szállító kiválasztása után a megrendeléseket kell feladni: ki kell tölteni egy megrendelőlapot → ez rendszerint egy formanyomtatvány, majd el kell küldeni a szállítónak Az árut szintén dokumentumok kísérik; így szállítólevél, menetlevél, esetleg vámolási okmányok, engedélyek, majd a céghez érkezéskor az. átvételi bizonylatokat töltik ki. A számítógépes támogatás ellenére azonban ezeket a tevékenységeket meg napjainkban is a papírok kitöltésének, továbbításának nem éppen kellemes folyamata kíséri. A áruk szállítását az ellenérték megszerzéséhez, a pénzügyi nyilvántartásokhoz szükséges papírmunka követi, így számlázás, átutalás/fizetési könyvelés, jóváírás stb. Hasonló, csupán irányában ellentétes tevékenység zajlik le az értékesítés során, amikor egy vevő a tőlünk megrendelt árut vagy szolgáltatást megkapja. Az információforradalomnak köszönhetően azonban egyre több a cégek közötti elektronikus kapcsolat, amely helyettesíti az információtárolás/lekérés valamint továbbítás papírmunkáját. A fejlődés azonban elmarad a kívánatostól, mert az elektronikus rendszerben a "másképp gondolkodás" emberek, sőt egész részlegek munkáját, az alkalmazott módszereket megváltoztatja, a munkatársak többsége pedig szívesebben dolgozik a megszokott, ismert módszerekkel, eszközökkel. Bármely aspektusból vizsgáljuk is az információrendszert nyilvánvaló, hogy egy szervezet tevékenysége során mindkét megközelítés egyaránt fontos, a kettő szerves egysége alkotja a teljes információs rendszert. Sok tevékenység valamint a hozzákapcsolódó információk a döntési munka eredményén alapulnak, de sok művelet vezetői döntés következtében hajtódik végre. A 4.5. sz. ábra azt mutatja, hogyan kapcsolódik egymáshoz a végrehajtásorientált és a vezetési információrendszer, hogyan, miként feltételezik egymás létét.
73
Gazdasági informatika
4.5. sz. ábra A rendszerek működését vizsgálva láthatjuk, milyen fontos szerepet tölt be a környezet a szervezetek életében. Egy termelővállalat például csak akkor tud a szükségleteknek megfelelő, hasznosítható termelőtevékenységet folytatni, ha a piacról (legyen az kínálati piac a szükséges erőforrások beszerzéséhez vagy keresleti piac a megtermelt áruk értékesítéséhez) megfelelő információkkal rendelkezik. Ahhoz azonban, hogy mind a szervezet belső életéről, mind pedig a környezetről megfelelő ismeretekkel rendelkezzünk az szükséges, hogy nagyon jól ismerjük annak működését. Nehéz például megérteni egy cég kereskedelmi rendszerét anélkül, hogy ne tudnánk, mik a feladatai az értékesítési osztálynak, vagy mi alapján határozzák meg a gyártandó termékféleségeket és azok mennyiségét. A termelőtevékenység vizsgálata során azonban a rendszeren belül is találunk olyan egységeket, amelyek szintén csak a többi alrendszerrel együtt képesek létezni és működni. A termelő gyáregységek a nyersanyagokat, amelyeket a szállítóktól szereznek be átalakítják végtermékké, majd azokat értékesítik a vevőknek. A termelőtevékenység során mind az alapanyagokat, mind pedig a késztermékeket a rendszerek többségében átmenetileg raktározni kell, ezek a készletek. Külön szervezeti egységek végzik a végtermékek eladását, mások az alapanyagok beszerzését, külön egység foglalkozik a könyveléssel, számlázással. A 10. sz. ábra jól tükrözi a nagy termelőrendszerek működését, az alrendszereket és az alrendszerek között fennálló kapcsolatokat. Figyeljük meg, hogy az egyes alrendszerek milyen viszonyban vannak a többi alrendszerrel!
74
Gazdasági informatika Ahhoz, hogy valamely tevékenység hatékonyabb végzéséhez megfelelő szintű információrendszert fejlesszünk a tervezési munkát az alaptevékenység alapos megismerésével, elemzésével kell kezdenünk, így fel kell mérnünk & a termelés folyamán adódó időszükségleteket: átfutási idők, késedelmek, szállítási idő, várakozás, sorbanállás, & a termék minőségi követelményeit, a belső szállítási igényekét, a termelési folyamatot, a tervezést, & a szállításban, gépek-, berendezések kihasználásában, a termelésben rejlő szabad kapacitásokat, elfekvő készleteket, & a termelési és tervezési folyamatok szükségességét: nem végzünk felesleges tevékenységeket? minden tevékenységre minden alkalommal szükségünk van? & az erőforrásokkal való takarékos gazdálkodást: → anyagok, alkatrészek, munkaerő, információk munkahely, munkaeszköz a megfelelő időben, a megfelelő mennyiségben rendelkezésre állnak-e? & a ráfordításokat: költségek vonatkozásában vajon a teljes termelési tevékenység során ügyelünk-e a ráfordítások alacsony szintjének biztosítására? & a vezetői munkát: hatékony-e a döntési tevékenység'? figyelünk-e például a beszerzési megrendeléseknél a minimális költségszintet biztosító optimális mennyiségre a szállítókapacitások jobb kihasználásával, csoportosítással, kedvezmények igénybevételével? Elkerülhetetlen tehát, hogy alaposan megismerjük az elsődleges rendszer funkcióit és műveleteit, hiszen a tervezést az elemző anyag birtokában kezdhetjük csak meg. Hangsúlyozni szeretném az elemzés meghatározó szerepét, ugyanis a projektmunka későbbi szakaszaiban tervezett rendszer minősége nagymértékben ennek az első fázisnak a függvénye!
75
Gazdasági informatika
4.6. sz. ábra Az információrendszerrel szembeni elvárások A piaci kihívásokra gyorsan reagáló gyártóknak, a versenyhelyzetben is hatékonyan működni kívánó cégeknek nemcsak a kiemelkedő minőségű végtermék előállítására kell koncentrálniuk, hanem vele párhuzamosan az alaptevékenységet segítő információrendszerre és szolgáltatásokra is. Hatékonyan, a szervezeti célokat kiszolgáló információrendszer nélkül semmilyen tevékenység sem lehet eredményes. A dinamikus fejlődést, a gyors változást tehát elsődlegesen az információrendszernek a körülményekhez való gyors igazításával érhetjük el.
76
Gazdasági informatika Az információrendszerek fejlesztésénél azonban tisztában kell lennünk olyan korlátokkal, akadályokkal, amelyek az agilis versenymódszerekre való áttérést főleg az információrendszer oldaláról gátolják. (A pennsylvaniai Lehigh University Iacocca Intézetének professzorai: S.L.Goldman, R.N.Nagel és K.Preis: A XXI. századi gyártás vállalati stratégiája c. munkájukban fejtették ki az információrendszer jelentőségét és a fejlesztés során jelentkező problémákat.) A legfontosabb tényezők:
az információrendszerek általában merevek, nehezen tűrik az átalakítást,
a rendszerszemezők nehezen látják át és értik meg környezetük üzleti folyamatait, a vállalat céljait és a célok elérésének módját,
hiányzik a stratégiai játékterek átlátása, megértése az infonnatikusok, de sok esetben a cég vezetése részéről is.
A fenti problémák megoldása, az akadályok elhárítása többek között az információrendszertervezés egyik legfontosabb feladata! Tisztában kell lennünk mindazon sajátosságokkal, jellemzőkkel, amelyeket a gazdálkodó szervezetek hatékony működése iránti igény támaszt az információrendszerrel szemben, hiszen csak így tudunk eredményes fejlesztést végezni. A korszerű, hatékony információrendszerrel szembeni elvárások Ç Ç Ç Ç Ç Ç Ç Ç Ç Ç Ç Ç
könnyű újrakonfigurálhatóság, problémamentes, zavartalan kapcsolat a cég alrendszerei és a környezet között, rugalmasság, a változásokhoz való alkalmazkodóképesség biztosítása, a vállalati célok elérésének megfelelő információszolgáltatás, friss, naprakész, pontos információk, öndokumentáló képesség, az információt a gyártás, a marketing tevékenység, az értéknövelés "nyersanyaga"-ként kell tekinteni, hálózati technológiák alkalmazása, amelyek lehetővé teszik a szükséges információkért folytatott "adatbányászatot", rugalmas, gyors, könnyen alakítható adatbázisrendszerek alkalmazása, az EDI nyújtotta lehetőségek általános alkalmazása, cégek közötti információcsere rutinfeladattá tétele, széleskörű hozzáférés az információkhoz, szigorú védelem a cég szempontjából fontos adatokhoz; a kettő közötti kényes egyensúly megteremtése
5. Vezetői információs rendszerek 5.1. Rendszertípusok, a vezetői információs rendszer fogalma 5.1.1. Információs rendszerek típusai Az informatika fejlődésével a vezetői munka támogatásának az igényére adott válasz különböző információrendszerek megjelenése volt. Ezek hozzávetőlegesen a következő időrendben jelentek meg: 77
Gazdasági informatika
60-as évek
TPS (Transaction Processing Systems) – Tranzakciófeldolgozó rendszerek
70-es évek
MIS (Management Information Systems) – Vezetői információrendszer, VIR
70-es évek
OAS (Office Automatization Systems) – Irodaautomatizálási rendszerek
80-as évek
DSS (Decision Support Systems) – Döntéstámogató rendszerek, DTR
80-as évek
ES (Expert Systems) – Szakértő rendszerek, SzR
90-es évek
EIS (Executive Information Systems) – Felsővezetői információs rendszer, FVIR 5.1. sz. ábra:
Ezeket összefoglalóan vezetéstámogató rendszereknek is nevezzük. (Management Support Systems, MSS) Megfigyelhető, hogy az egyes rendszerek megjelenésükkel, elméleti és módszertani újdonságaikkal hatottak a régebbiekre, egyszóval vegytiszta formában csak a tankönyvekben
78
Gazdasági informatika léteznek. Az egymásra hatás napjainkban minőségileg új rendszerek létrejöttét eredményezi, ezeket hibrid rendszereknek nevezzük. A nyolcvanas évek végén és a kilencvenes évek elején a vállalatok működésük pénzügyi követését, a mérleg elkészítését, a teljes főkönyvi könyvelést egyetlen, mai szemmel nézve igen kis teljesítményű személyi számítógépen futó, a korlátozott célokat általában jól kiszolgáló szoftverekkel képesek voltak megoldani. Ekkor az elsődleges cél a beszámolók helyes elkészítése, az ÁFA pontos kiszámítása, a kimenő és bejövő számlák precíz, teljes körű iktatásának biztosítása volt Azóta, mint annyi más területen, ezen a piacon is megváltozott a helyzet, hiszen az alapigényeket tökéletesen és pontosan teljesítő számítógépes funkciók mellett gyökeresen más feladatok is felmerültek. A vállalkozások olyan szolgáltatásokat szeretnének, amelyek a cégvezetést és Controlling-ot támogatják, hathatós Cash-flow Management-et biztosítanak, napi és stratégiai döntést segítő információkat nyújtanak.
5.1.2. A vezetői információs rendszer fogalma, funkciói A Vezetői Információs Rendszerek (VIR) a szervezeti, menedzsment és stratégiai tevékenységeket támogatják információ ellátással és információ feldolgozással. Ezek a rendszerek egyidejűleg használnak információ technológiát és modelleket analízisre, tervezésre és döntéshozatalra, valamint nagymértékben támaszkodnak adatbázisokra. A VIR alkalmazások portfoliója igen széles, ebbe beletartoznak a vezetői tevékenységet indirekt módon támogató, és a vezetőket közvetlenül kiszolgáló alkalmazások is. Mivel a vezetői alkalmazások gyakran igényelnek adatokat, s ezeket legjobban az adatbáziskezelők tudják biztosítani, így az adatbáziskezelő rendszerek gyakran részei a VIR-nek. A VIR (MIS-Management Information System) kifejezés használata a vezetői tevékenységeket támogató információs rendszerekkel kapcsolatban a 60-as években kezdődött. Egy másik elnevezést, a Döntés Támogató Rendszert (DSS – Decision Support System) szokták azokra a VIR alkalmazásokra használni, amelyek bizonyos jól meghatározott döntéshozatali tevékenységet támogatnak. A korábban Executive Support System-nek (ESS- Executive Information Systems) nevezett speciális VIR-eket ma már Felsővezetői Információs Rendszereknek szokták nevezni. Egy VIR struktúrája mindig a szervezet struktúráján és tevékenységein alapul. A szervezetek funkcionális területekre vannak osztva (gyártás, marketing, könyvelés, pénzügy, stb.). Minden egyes funkción belül a vezetői tevékenységek három szinten jelentkeznek: működés ellenőrzés, menedzsment ellenőrzés és stratégiai tervezés. Mindegyik funkcionális területhez tartoznak alkalmazások. A VIR alrendszerei ezeknek az alkalmazásoknak a halmazai. Egy szervezet VIRje ezek után a funkcionális területeknek megfelelő alrendszerek federációjának tekinthető. Ezek mindegyike négy fő részre osztható: tranzakció feldolgozás, működés ellenőrzés, menedzsment ellenőrzés és stratégiai tervezés. Minden egyes funkcionális alrendszer saját adatfile-okkal rendelkezik, amelyeket csak ő használ. Ezen felül léteznek azonban olyan file-ok is, amelyeket általános visszakeresésre is elérhetővé kell tenni, ezek egy adatbáziskezelő által felügyelt általános adatbázisba vannak szervezve. Természetesen lehetnek olyan alkalmazások is, 79
Gazdasági informatika amelyeket több alrendszer is használ, továbbá létezhetnek döntési modellek és értékelő szoftverek, ezek az ún. modell bázist alkotják. A tranzakció feldolgozó alkalmazások az alsó szintű vezetőket és az irodai munkát támogatják. A tranzakció feldolgozással kapcsolatos programokban található minden döntés programozott döntés, mely jól meghatározott algoritmussal írható le. A magasabb szintű tevékenységeket támogató alkalmazások már kevésbé strukturáltak, a beépített döntési pontok már kevésbé programozottak, a döntés mindig egy ember – gép párbeszéd eredménye.
5.1.3. A szervezetek irányítása, a tervezés és horizontjai Mint arról már korábban szó volt, a vezetői tevékenységeket az alábbi három kategóriába lehet sorolni: Működés ellenőrzés: a működési tevékenységek hatékony és hatásos lefolyását biztosító folyamat. A működés ellenőrzés stabil, előre jól meghatározott eljárásokon és döntési szabályokon alapul. A döntések és a tevékenységek rövid időtávot fednek le. A működés ellenőrzést támogató információs rendszer tranzakció feldolgozásból, működési jelentések feldolgozásából és kérdésfeldolgozásból áll. Egy ilyen rendszerre példa: ha a raktárból kivételezésre kerül valami, a rendszer nemcsak rögzíti a tranzakciót és legyártja a megfelelő dokumentumokat, hanem előre behuzalozott algoritmusok felhasználásával megnézi, hogy fel kell-e adni rendelést a raktár feltöltésére. Menedzsment ellenőrzés: ezen a szinten az osztályok, profit centrumok, stb. vezetőinek van szüksége az információra, a teljesítmények mérésére, a beavatkozások meghatározására, új döntési szabályok megfogalmazására, erőforrások allokálására. A menedzsment ellenőrzés szintű információra példa: egy teljesítmény jelentés a tervezett és tényleges teljesítményről, az eltérés okaira vonatkozó elemzéssel. Stratégiai tervezés: azt a stratégiát határozza meg, amellyel egy szervezet a céljait el kívánja érni. Az igényelt adatok általában összegzések, nem pedig a tranzakciókra vonatkozó egyedi adatok. Az adatigény kiterjed mind a belső, mind pedig a külső adatokra és a várható igények előrevetítésére. Példa lehet egy olyan jelentés, amely az elmúlt időszak igényeit írja le a piaci részesedéssel, ezenkívül a várható igények előrejelzését is megadja. A döntéshozatal VIR támogatása egy szervezeten belül a döntéshozatal folyamatának három fázisával írható le: a feltárás, a döntés megtervezése és a választás. A feltárás fázisában történik a problémák felderítése. A VIR támogatás ebben a fázisban adatbázist és keresési, feltárási módszereket jelent. Strukturált keresés esetén előre meghatározott keresési algoritmusok állnak rendelkezésre, míg a nem strukturált keresés flexibilis adatbázis hozzáférési lehetőségeket igényel. A döntéstervezési fázis az alternatívák generálását jelenti. Ez lehetséges cselekvési scenáriók kitalálását, kifejlesztését és elemzését jelenti. A VIR támogatás a döntés tervezésnél statisztikai, valamint elemző és modell építő szoftverek rendelkezésre bocsátását jelenti. A döntéshozatal utolsó lépése a választás. A választási fázist a VIR döntési modellekkel, érzékenység vizsgálati módszerekkel és választási eljárásokkal támogatja. A szakértői rendszerek a döntéshozatal mindhárom fázisát támogathatják.
80
Gazdasági informatika
5.2. Információtechnológiák a vezetői döntéstámogatásban A 80-as évekre jellemző vállalati informatikai rendszerek a 90-es években fokozatosan átalakultak. Az alábbi ábra három hangsúlyos változást mutat. • A végrehajtás, és a közvetlen efölött elhelyezkedő vezetői szint támogatását integrált vállalatirányítási rendszerek biztosítják. A korábbi EDP/TPS, illetve MIS-rendszerek feladatait az ERP-rendszerek moduljai látják el, melyek bár őrzik a funkcionális tagolást, lehetőséget nyújtanak a horizontális -- folyamatelvű -- szemlélet érvényesítésére is. • Az alsó szint egyetlen, egységes vállalati adatbázist képes teremteni, azonban a felsővezetői információigény kielégítésére, az összvállalati controlling feladataihoz speciális adatkezelési, lekérdezési technika szükséges. Ezt biztosítják az Üzleti intelligencia megoldások, melyek egy közvetítőréteg segítségével épülnek az alsó szintű vállalati információrendszerekre. A felső szint lényegében tehát a korábbi DSS- és EIS-rendszerek modernizált és egységes "utóda". • A szervezet belső és külső határai elmosódnak: a vállalat kapcsolatrendszere és adatforrásainak köre kibővül, a piaci változások a legtöbb ágazatban felgyorsulnak. Ennek a kihívásnak kell megfelelniük mind az ERP-, mind pedig a felsővezetési döntéstámogatást ellátó információs rendszereknek.
5.2. sz. ábra Üzleti intelligencia és az integrált vállalatirányítási rendszer
5.2.1. On-line elemző feldolgozás Napjainkban a vezetői információs rendszereket, a vezetői döntéstámogatást egy több szintű adatkezelési és analitikai megoldás formájában valósítják meg: Az alapot tehát a belső, illetve külső adatforrások jelentik -- az adattárházak ugyanis nem csak az ERP-rendszerekből vesznek át adatokat, hanem más forrásokból is. Ezáltal szélesebb alapokat adnak a vezetői döntések meghozatalához, másrészt feladatként jelenik meg a különböző helyekről különböző struktúrákban és formátumokban érkező adatok bevonása és kezelése.
•
Az adatforrás rétegre épül egy közvetítő réteg, mely biztosítja a kiválasztott adatok beolvasását, konvertálását, szükség esetén tisztítását (újracsoportosítását -- az adattárház tagolásának megfelelően, standardizálását -- konzisztenssé tételét, tartalmi ellenőrzését és illesztését), azért, hogy az adattárház teljes és minőségi adatállománnyal rendelkezzen. •
81
Gazdasági informatika A következő réteg már maga az adattárház, mely magában foglalja a bevont adatmennyiséget, valamint az adatszótárat: az adatok tulajdonságait, illetve az adatok közötti kapcsolatokat leíró metaadatok rendszerét. •
Mivel a szervezet különböző területein sokfajta, eltérő információigény jelentkezik, ezen igények hatékony kielégítésére a központi adattárház bázisán az egyes területekre optimalizált adatpiacokat építenek ki. Adatpiacok alakíthatóak ki a controlling szabályozókörének támogatására, valamint a vállalati értékteremtés folyamatának állomásainál és a funkcionális egységek szintjén. •
A legfelső szintet az OLAP-rendszerű alkalmazások jelentik: magas szintű analitikai képességeiket az informatikai szállítók fejlesztései révén ma már számos vállalati területen igénybe vehetik a felhasználók. Ezek az Elemzési rendszerek alapvetően egyrészt a controlling szabályozókörének támogatására, másrészt a vállalati értéklánc, illetve a funkcionális egységek elemzési feladatainál alkalmazzák. Logikus, hogy az adatpiacok és az OLAP vállalati megjelenése azonos elvet követ -- az egyes szervezeti területek információigényének kielégítését és a speciális területi feladatok hatékony ellátását ez a két szint együttesen biztosítja. Az OLAPszoftverek valamilyen adatkezelő nyelven (legtöbbször SQL) kommunikálnak az adatkezelés alsóbb rétegeivel, legtöbbször osztott rendszerként működnek és lehetővé teszik több felhasználó, felhasználói csoport egyidejű munkavégzését. •
Az adatkezelés alkalmazásoldali menedzselése, illetve az egyes rétegek, szoftverek, hálózati egységek közötti kommunikáció biztosítása szintén fontosak, az előzőektől különválasztandó funkciók. •
A következőkben részletesebben foglalkozunk az adattárházakkal, bemutatjuk az adatpiacok megjelenését kiváltó gyakorlati okokat, illetve a független adatpiacoktól az adattárház + integrált adatpiacok architektúráig vezető utat; valamint az OLAP-rendszerű alkalmazások két fő területét. A vezetői információs rendszerekkel kapcsolatban korábban felvázolt kérdések és problémák (lekérdezések sebessége, rugalmassága, stb.) kezelését az adattárházak négy vezérelv mentén valósítják meg. Ezek a vezérelvek úgy hoznak megoldást a korábbi MIS-, DSS-, EIS-rendszerek problémáira, hogy alapvetően egy másfajta szemlélettel fordulnak az adattárolás és adatkezelés felé.
Vezérelvek
Adattárolás ERP-rendszereknél Adattárházak
Adatok integrációja
Az ERP-rendszerek moduljai integráltak, egységes vállalati adatbázisra támaszkodnak, de problémás más informatikai alkalmazások, külső források adatainak bevonása, kezelése.
Az idő dimenzió Az ERP-rendszerek adott időpontra vonatkozó adatokat megjelenése tartalmaznak, a szükséges időhorizont rövidebb (pár hónap).
82
Adattárház szintű integráció, mely egyrészt a különböző forrású és formátumú adatok bevonását, másrészt a tárolt adatok konzisztenciájának megteremtését jelenti (illeszkedés, mértékegységek, hierarchiák, stb.). Jellemzően történeti jelleggel tartalmaznak adatokat -- napi / heti frissítéssel (bár ma már meg-jelentek a real-time adattárházak is), hosszú
Gazdasági informatika időhorizontottal (3-10 év). Az idő dimenzió mind a tárolás, mind az információ-kinyerés, elemzések szempontjából kulcsfontosságú. Az adatokat -- a tranzakcióAdatok változtathatósága kezelési feladatnak megfelelően frissítik, felülírják.
Orientáció
Az ERP-rendszerek moduljai funkcionálisan tagoltak, illetve folyamatorientáltak, s ennek megfelelően építik fel a rendszer mögött álló relációs adatbázis tábláit is.
A történeti jellegnek és elemzési céloknak megfelelően az adatok nem felülírhatóak. (Kivételt jelent az adattárház szintű tervezés, amikor nem más rendszerekből olvas be adatokat, hanem a felhasználó oldaláról érkeznek.) Az adattárházakban az adatok témaorientáltan szervezettek, a cég üzleti tevékenységének legfontosabb dimenzióit mutatják, a vezetői információs igényeknek, összvállalati szintű, több szempontú lekérdezések elvégzésének megfelelően tagolt az adatbázis.
5.3. Ábra: Az adattárházak és a hagyományos adattárolás összevetése
5.2.2. Több dimenziós adatbázis A fenti vezérelvek gyakorlati megvalósulását a hagyományos relációs adatmodell kevésbé tudja támogatni, az adattárházak alkalmazásával előtérbe került a multidimenzionális adatmodell, illetve az ennek megfelelő adatkezelés. A multidimenzionális adatmodell elmélete már 1972-ben megszületett a Massachusetts-i Technológiai Intézetben, de igazából csak a 90-es években, az adattárházak és az OLAP-rendszerű alkalmazások sikerével vált széles körben ismertté. Míg a relációs adatmodellt egymással kapcsolatban lévő táblákkal illusztrálhatjuk, addig a multidimenzionális adatmodell egy háromdimenziós kockával szemléltethető. A kocka egyes élei különböző dimenziókat jelentenek, például: termékeket (T1, T2, T3, stb.), régiókat (Vas megye, Zala megye, Baranya megye, stb.), illetve időszakokat (január, február, március, stb.). Attól függően, hogy milyen témában, milyen üzleti tevékenységhez "építjük" a kockát, más és más dimenziókat fogunk használni. (A fenti példa dimenziói tartozhatnak egy, a vállalat értékesítését elemző kockához.) A "nagy" kocka a dimenziók tagolásával kisebb kockákra, cellákra bontható. Példánknál maradva az egyes cellák adott termék, adott régióban, adott időpontban elért eladási adatát mutatják. A sötétebb színnel jelzett cella eszerint azt jelzi, hogy T1 termékből, Vas megyében mennyit értékesítettek januárban.
83
Gazdasági informatika
5. 4. Ábra: Adatkocka egyszerűsített modellje Természetesen a valós életben példánknál jóval több dimenzió kapcsolódik egy-egy témához, ezért az adattárházakban többdimenziós "kocká"-kat építenek és használnak. A lekérdezések során azonban néhány meghatározott dimenzióérték mellett hív le a vezető vagy a controller kétdimenziós táblákat, vagyis "szeleteljük" a kockát: ez az úgynevezett "slice and dice" funkció. Például a Zala megyei termékmenedzsert leginkább az érdekli, hogy havonta mennyit értékesítettek az egyes termékekből, ezért az Ő számára a termékek-idő szelet releváns.
5.5. sz. ábra: Adott nézet / szelet lekérdezése a kockából Az adattárházak adatkockáin további alapműveletek végezhetőek. A legtöbb dimenzió esetében igaz, hogy több különböző részletezettség mellett is értelmezhető. A legegyszerűbb példa erre az idő, melynél számolhatunk napi / heti / havi / évi bontással. A felsővezetésnek készített jelentések havi bontásban mutatják például az eladások alakulását, azonban lehetőségük van arra, hogy megtekintsék a heti bontásokat is. A vállalat adatraktárában tárolt adatokat ugyanakkor alsóbb szintű vezetők is használhatják, akik inkább heti vagy napi adatokat akarnak látni. Ez a dimenziók mentén történő felösszegzés, illetve alábontás, lefúrás: a drill up / drill down funkció lehetővé teszi, hogy ugyanaz a téma (ugyanazon dimenziókkal rendelkező kocka) több aggregáltsági szinten is megjelenjen.
84
Gazdasági informatika Az összvállalati tervezés, elemzések, szimulációk elvégzésére alkalmas OLAP-rendszerű alkalmazások felhasználják és igénylik az adattárházak nyújtotta adatkezelést. A multidimenzionális szemlélet megfelel a felsővezetői információigényeknek; az adattárházak konszolidált, integrált és valamilyen szinten aggregált adatokat tartalmaznak, olyan módon, hogy a közöttük lévő bonyolult kapcsolatok mellett is sokféle -- és gyorsan elvégezhető -- lekérdezést tegyenek lehetővé. Ezt elősegítendő a fizikai adattárolás szintjén is új, modern megoldásokat alkalmaznak. A konkrét adatok mellett azonban tárolni kell az adattulajdonságokat, illetve a kapcsolatokat leíró metaadatokat is, valamint a számítások meggyorsítására sokszor több aggregáltsági szint adatait már "előre elkészítve" tartalmazza az adattárház. Az újabb és újabb fejlesztések fokozatosan tágítják az adattárházak méretkorlátait. A korai időszakban ugyanis a multidimenzionális szemléletet még nem tudták összvállalati szinten alkalmazni. Ezért gyakran azt a megoldást választották, hogy az ERP-rendszerek relációs adatbázisa fölé egy második, a felsővezetői információigényeknek megfelelő aggregáltsági szintű és szervezettségű adatokat tartalmazó, de szintén relációs modellen alapuló adatbázist alakítottak ki. (Egy köztes alkalmazás, az úgynevezett OLAP-motor szükséges ilyenkor, hogy az OLAPszoftverek által igényelt adatkezelési minőséget -- táblák helyett témaorientáció és multidimenzionális szemlélet, adatok közötti kapcsolatok hatékony kezelése, műveletek, stb. -erre a relációs adatbázisra alapozva is biztosítani lehessen.) A különválasztott "vezetői adatbázis" esetében az elgondolás már jó volt tehát, a módszerek azonban -- mint minden kezdetnél -- még kiforratlanok. A vállalatoknál gyakran évekig dolgoztak azon, hogy kialakítsák ezeknek a korai adattárházaknak a struktúráját, megoldják az adatok bevonását, majd elfogadhatóvá tegyék a lekérdezések futási idejét. Új megközelítés jelent meg ekkortájt: az egész vállalat adattömegére nehézkesen felépíthető összvállalati adattárházak helyett az egyes vállalati területeken adatpiacok kialakításába kezdtek. Az informatikai cégek azt már meg tudták valósítani, hogy egy-egy funkcionális terület adatmennyiségére alakítsanak ki döntéstámogató multidimenzionális alkalmazásokat; ráadásul ezek a projektek a vállalat részéről is kevesebb ráfordítást igényeltek, s biztosabb eredményeket hoztak. Az adatpiacok sikere azonban hamarosan új problémát vetett fel. Amikor ugyanis a vállalat egységei sorra építettek saját adatpiacokat, kiderült, hogy a különálló fejlesztések csak az adott funkcionális terület vagy elszámolási egység szintjén működőképesek. Ezek a független adatpiacok nem egymással harmonizáltan gyűjtötték az adatokat a belső vagy külső forrásrendszerekből, más struktúrákban, más logikai elvek mentén tárolták azokat, és eltérő elvárásokat fogalmaztak meg. Emiatt az adatpiacok közötti kommunikáció megteremtése csak igen nagy költségek és hosszadalmas informatikai újraszervezések révén volt megvalósítható. Szemléletesen: ha egy vállalat regionális központjai az évek alatt külön-külön alakítottak ki adatpiacokat és más-más terméklistákat használtak ezekben, akkor adataik nem összevethetőek. Hasonlóan: ha az értékesítés adatpiacában más a terméklista, mint amit a számvitel, a controlling használ, akkor összvállalati szinten már nem tudjuk ezeket összekapcsolni (és nem tudjuk például a különböző fedezetű termékek vevőinek megoszlásáról informálni a felsővezetést) -- illetve csak azután, hogy harmonizáltuk a listákat. (Az együttműködés támogatásában fontos szerepet játszik a honosított IT-rendszer, illetve többnyelvű környezetben az, hogy a felhasználók által használt különböző nyelveken ugyanaz a tartalom és ugyanaz a struktúra jelenjen meg.)
85
Gazdasági informatika Az adattárházak és független adatpiacok korai megvalósítási tapasztalatai alapján, illetve az informatikai megoldások fejlődésével mára már hatékony bevezetési módszereket és ITmegoldásokat fejlesztettek ki. Azért, hogy összvállalati szinten is biztosítva legyen az adatok és műveletek konzisztenciája, először kijelölik és rögzítik a legfontosabb dimenziókat, azok tagolását, valamint meghatározzák a kiépítendő, szervezeti egység szintű adatpiacok kapcsolódási pontjait -viszonyrendszerüket. •
Erre az alap-keretrendszerre támaszkodva egymás után (vagy elegendő erőforrás esetén egymással párhuzamosan haladva) kialakítják az egységek adatpiacait. Az így létrehozott adatpiacok egymással bizonyosan tudnak kommunikálni, de ezen túlmenően az adott funkcionális terület, folyamatrész speciális igényeinek is megfelelnek. Ekkor tehát konform adatokkal és dimenziókkal rendelkező adatpiacok integrált rendszeréről beszélünk. •
5.2.3. Programcsomagok Az IBM üzleti intelligencia-megoldásai Az R&R Software által kínált IBM üzleti intelligencia-megoldások szilárd alapokra építkeznek: •
az IBM DB2 Universal Database® rendszerre, amely az e-business korának üzleti intelligencia alkalmazásait megalapozó, méretezhető, multimédiás, több IBM-platformon és más rendszereken is üzemeltethető adatbázisa;
•
az adattárház megépítését és felügyeletét támogató teljes körű megoldásra;
•
erőteljes és könnyen használható információbányászó és on-line feldolgozó és elemző eszközökre;
•
a meglévő döntéstámogató eszközökkel való zavartalan integrációra;
•
az üzleti és a technikai metaadatok szabványokon alapuló szinkronizálására.
86
Gazdasági informatika 5.6. sz. ábra Üzleti Intelligencia Rendszerarchitektúra
Az IBM és az R&R Software ezen alapokra építve a következőkkel segít versenyelőnyre váltani az üzleti intelligencia technológiáját: •
az üzleti intelligencia alkalmazások kialakítását, kifejlesztését, megvalósítását és támogatását segítő konzultációs szolgáltatásokkal;
•
a piacra jutási idő lerövidítését segítő, a banki, pénzügyi és értékpapír-forgalmazó szektor, a kiskereskedelem, a távközlés, valamint más gazdasági ágazatok számára szánt, testre szabható üzleti intelligencia-alkalmazásokkal;
•
az üzleti intelligencia megoldások kiterjesztését célzó, a független szoftvergyártókkal létesített partneri kapcsolatokkal.
Az információs aranybánya felépítésének első lépése az adattárházzal szemben támasztott üzleti igények meghatározása. Az R&R Software szakértői csapatán túl az IBM Global Services is ebben nyújt segítséget. Az IBM Global Services-nek több mint 160 országban 130 000 tanácsadással és szolgáltatással foglalkozó alkalmazottja van, köztük 17 000 különböző gazdasági ágazatokra specializált szakember. Az IBM Global Services mellett, mint IBM partner az R&R Software szakemberei is készen állnak arra, hogy végigvezessék az ügyfeleket a teljes üzleti intelligencia-projekteken – a tervezési és a kialakítási szakaszától kezdve a megvalósítási, oktatási fázison keresztül a folyamatos rendszertámogatásig. Ha már világos kép állt össze az üzleti igényekről, a következő lépésben hozzá lehet látni a rendszerben tárolt tranzakciós adathegyek üzleti döntéshozatalt megalapozó információvá való átalakításához.
87
Gazdasági informatika Az IBM DB2 OLAP Server a többdimenziós tervező-, elemző-és jelentéskészítő-alkalmazások számára van kialakítva. Mivel nagyon hatékony adatmodellezési és számítási módszereket alkalmaz, a DB2 OLAP Server kiemelkedő teljesítményt nyújt a gyors iteratív elemzés terén, ami nagymértékben segíti, hogy az üzleti stratégák új nézőpontokból tekinthessenek a vállalati adatokra. Döntéstámogatáshoz rendelkezésre álló kiegészítő eszközök az alábbiak: •
Brio Enterprise termékcsalád
•
Business Objects
•
Cognos Impromptu és PowerPlay
•
IBM Query Management Facility (QMF, lekérdezéskezelő) és QMF for Windows
•
ASTRAC Application System (AS, alkalmazásrendszer)
•
Lotus Approach
Ezek az erőteljes, mégis könnyen használható lekérdező-, jelentésíró és elemzőeszközök már számos ágazatban bizonyítottak. A Microsoft OLAP kiszolgálója Egyszerűen kezelhető, gyors, a felhasználók széles köre számára hozzáférhető OLAP technológiát biztosít. Új, nagy teljesítményű, közbülső réteg (middle-tier) kiszolgáló online analitikus feldolgozást (OLAP-ot) végző alkalmazások támogatására szolgál. A Microsoft Data Warehousing Framework része a relációs adatforrásokhoz és az ügyfél programokhoz OLE DB, illetve OLE DB for OLAP felületen keresztül kapcsolódik. (Az OLE-DB felületről és a kapcsolódó technológiákról a http://www.microsoft.com/data címen olvashatunk.) Az OLAP feladata „… olyan szoftver technológia, amely analitikusok, üzletemberek, vezetők számára lehetővé teszi, hogy vállalkozásuk adatainak dimenziók szerint rendezett mértékeit gyors, konzisztens és interaktív módon vizsgálhassák.” Egyszerűbben fogalmazva, az OLAP feladata, hogy a számítástechnikai ismeretekkel nem rendelkező felhasználók számára lehetővé tegye az információ gyors elérését, elemzését – az Excel Pivot tábláihoz hasonlóan. SAS A SAS olyan teljeskörű megoldásokat, szoftvereket kínál, amelyek megfelelnek az intézményekkel szemben támasztott üzleti kihívásoknak, illetve megoldást adnak az iparág specifikus problémákra.
88
Gazdasági informatika A SAS-termékek funkcionalitása a sikeres üzleti intelligencia alkalmazások szempontjából alapvető, négy adatfunkcióra épül - adathozzáférésre, adatkezelésre, adatelemzésre és adatbemutatásra. Ahogy szükségletei nőnek, változnak ezeken a területeken, úgy licenszelhet további komponenseket és tökéletesen integrálhatja ezeket a már meglévő SAS-alkalmazások körébe. Kérjük böngéssze át az alábbi listát, amennyiben többet szeretne megtudni az egyes termékeinkről. Az IT infrastruktúrák komplex, heterogén környezetek. Számtalan, több szállítótól származó alkalmazás működhet szétszórva a vállalaton belül, különféle hardverek akár egymástól földrajzilag is távol szolgáltatnak adatforrásokat a felhasználók felé. Ilyen környezetben az adatés alkalmazás-integráció állandó kihívást jelent. A SAS egy integrált, nyitott, és bõvíthetõ architektúrát nyújt, amely a hatékony döntéstámogatás alapját teremti meg. Minden SAS termék és megoldás erre a szoftver platformra épül, így az alkalmazások egymás közötti magas szintű kommunikációja, integrációja megvalósítható. A SAS architektúra jellemzõi: Platformfüggetlen - A SAS rendszer hordozható kódja hardver platformok és operációs rendszerek között átvihetõ. A legkülönbözõbb mainframe, szerver, és desktop platformok kihasználása a felhasználó számára a meglévõ ill. jövõbeli műszaki környezet szabad felhasználását biztosítja. Skálázható - A SAS szoftver képes hatalmas adatmennyiségekkel megbirkózni. A párhuzamos adatelérés és párhuzamos és osztott feldolgozás komplex lekérdezések nagyon gyors végrehajtását teszik lehetõvé. Többfonalas I/O és a többprocesszoros hardverek kihasználásával a SAS architektúra hatékony erõforrás-gazdálkodást valósít meg. Nyílt - A nyitott, együttműködésre képes platform könnyedén integrálható meglévõ alkalmazásokkal és rendszerekkel. A szabványokra (pl. OLE DB for OLAP, .Net, Java, HTTP/HTTPS, J2EE) épülõ SAS architektúra szolgáltatásait Microsoft, Java és Web fejlesztõk egyaránt az általuk jól ismert környezetben is igénybe vehetik. A rugalmas, kiaknázásra optimalizált SAS szoftver architektúra segítségével vállalati szintű információs stratégia valósítható meg, melynek elemei egymásra épülõ, egyre magasabb értéket nyújtó értékláncként (SAS Intelligencia Értéklánc) a magas szintű döntéstámogatást szolgálják A SAS/Enterprise Guide ötvözi a SAS szoftver világszinten elismert statisztikai és adatmanipulációs képességeit egy modern, Windows-os grafikus felhasználói felülettel. Segítségével a felhasználók könnyen és gyorsan végezhetnek statisztikai elemzéseket, adatösszesítéseket, leválogatásokat, az eredményt pedig látványos, jól áttekinthetõ formában publikálhatják. Használata nem igényel programozói tapasztalatot. A szoftver lehetõvé teszi, hogy bármilyen - a SAS rendszer által támogatott - adatot elérjünk, lefutassunk SAS procedúrákat, alkalmazásokat a SAS szerveren, az eredményeket pedig változatos jelentés, kimutatás, grafikon formátumban jelenítsük meg. Az eredmény automatikusan HTML-ben generálódik, weben publikálható, átemelhetõ MS Office alkalmazásokba, e-mailen terjeszthetõ, nyomtatható.Az Enterprise Guide segítségével az elemzéseket megelõzõ adattisztítás és adatmanipuláció hatékonyan végezhetõ el. Az alkalmazás - amit a felhasználó többnyire egér kattintásokkal állít össze - elmenthetõ és egy késõbbi idõpontban ugyanaz a feladatsor
89
Gazdasági informatika végrehajtható. Az adatmanipulációs lehetõségek mellett egy nagyon komplex statisztikai eszköztár áll rendelkezésre. Az alapstatisztikák mellett klaszter elemzés, regresszió és számos egyéb elemzõ eszköz is elérhetõ az Enterprise Guide-ban. Funkcionalitás •
Adatelérés (SAS data set, PC fájl formátumok, MDDB-k)
•
Adatkezelési feladatok (rangsorolás, standardizáció, formátum készítése, MDDB készítése és regisztrálása, véletlen mintavétel)
•
Grafikus lekérdezés építõ (szűrés, rendezés, számított oszlopok képzése, táblák összekapcsolása)
•
Leíró statisztikák (listázás, összesítõ statisztikák, eloszlás elemzés, korreláció, egytényezõs gyakoriság, összesítõ táblák)
•
Kereszttábla készítõ
•
ANOVA (t-teszt, egytényezõs ANOVA, nem paraméteres egytényezõs ANOVA, lineáris modellek)
•
Regresszió (lineáris, nem-lineáris, logisztikus)
•
Többváltozós elemzések (kanonikus korreláció, fõkomponens-analízis, faktoranalízis, klaszteranalízis, diszkriminancia elemzés)
•
Maradványérték analízis (élettáblák, arányos kockázatok)
•
Alkalmasság vizsgálat (hisztogram, valószínűségi ábra, Q-Q diagram, P-P diagram, CDF diagram)
•
Kontroll diagramok (átlag- és terjedelem-diagram, átlag és std diagram, egyedi mérések ábrázolása, dobozábra, p diagram, np diagram, u diagram, c diagram)
•
Pareto diagramok
•
Idõsorelemzés (idõsoros adatok elõkészítése, alap-elõrejelzés, ARIMA modellezése és elõrejelzése, regresszió autoregressziós hibával, paneladatok regresszióanalízise)
•
Grafikus ábrázolás (oszlop-, kördiagram, terület-, vonal-, pont-, perec-, buborék-, felületdiagram, térkép, pénzügyi, vetület, radar)
Lekérdező, jelentés- és kimutatás-készítő és OLAP eszközök A lekérdezések, kimutatás készítések tipikusan grafikus végfelhasználói felület használatával valósulnak meg, de biztosított a programsorból való lekérdezés, elemzés lehetősége is. A SAS rendszer támogatja az SQL-t. A lekérkedések, jelentéskészítések többféleképpen valósíthatóak meg. Egyik lehetőség, hogy az adattárházban előkészített, rendszerezett adatokon egy elemző eszközt használva (SAS/Enterprise Reporter, SAS/Enterprise Guide) a felhasználók saját maguk állítják össze jelentéseiket, kimutatásaikat. A másik lehetőség, hogy a SAS fejlesztőeszközeit
90
Gazdasági informatika használva egyedi, testre szabott jelentéskészítési környezet kerül kialakításra.Az OLAP eszközök segítségével az elemzők grafikus felület segítségével, dinamikusan (a dimenziók és a részletezettségi fok előre definiálása nélkül) állíthatják össze lekérdezésüket és végezhetnek elemzéseket akár vegyes, relációs és multidimenzionális formában tárolt adatokon is. Az adatok megjelenítése történhet táblázatos, grafikus, térképes formában. A dimenziókat (pl. idő, tér, értékesítési csatorna) és a dimenzión belüli hierarchiát (pl. év / negyedév / hónap / hét hierarchia az idő dimenzión belül) elemzés közben on-line változtathatja az elemző, így lehetővé válik a döntéshozatal támogatása a kellő időben rendelkezésre álló, könnyen értelmezhető információk szolgáltatása által. A SAS/EIS szoftver modul objektum orientált, menüvezérelt, programozást nem igénylő rendszer OLAP alkalmazások fejlesztéséhez, futtatásához és karbantartásához. A kész objektumokból való építkezésnek köszönhetően egyszerűen és gyorsan alakíthatók ki komplex rendszerek. A jelentéskészítő objektumokon kívül a SAS/EIS több mint 30 előre elkészített objektumot tartalmaz. A SAS/EIS szoftver a SAS rendszer többi részének komplett "front-end" eszköze. Fejlesztéskor a SAS/EIS-t gyakran a későbbiekben ismertetésre kerülő SAS/AF fejlesztőeszközzel kombinálva célszerű használni. A SAS/Enterprise Guide ötvözi a SAS szoftver világszinten elismert statisztikai és adatmanipulációs képességeit egy modern, Windows-os grafikus felhasználói felülettel. Segítségével a felhasználók könnyen és gyorsan végezhetnek statisztikai elemzéseket, adatösszesítéseket, leválogatásokat, az eredményt pedig látványos, jól áttekinthető formában publikálhatják. Használata nem igényel programozói tapasztalatot. A szoftver lehetővé teszi, hogy bármilyen - a SAS rendszer által támogatott - adatot elérjünk, lefutassunk SAS procedúrákat, alkalmazásokat a SAS szerveren, az eredményeket pedig változatos jelentés, kimutatás, grafikon formátumban jelenítsük meg. Az eredmény automatikusan HTML-ben generálódik, weben publikálható, átemelhető MS Office alkalmazásokba, e-mailen terjeszthető, nyomtatható.Az Enterprise Guide segítségével az elemzéseket megelőző adattisztítás és adatmanipuláció hatékonyan végezhető el. Az alkalmazás - amit a felhasználó többnyire egér kattintásokkal állít össze - elmenthető és egy későbbi időpontban ugyanaz a feladatsor végrehajtható. Az adatmanipulációs lehetőségek mellett egy nagyon komplex statisztikai eszköztár áll rendelkezésre. Az alapstatisztikák mellett klaszter elemzés, regresszió és számos egyéb elemző eszköz is elérhető az Enterprise Guide-ban. A SAS/Enterprise Reporter egy felhasználóbarát eszköz, ami intelligens szerver hozzáférést kombinál egy PC alapú jelentéskészítő eszközzel. Microsoft Office jellegű megjelenésének köszönhetően használata gyorsan elsajátítható. Tartalmaz egy "Report Gallery" komponenst, ebben előre megírt jelentés minták (template-ek) találhatóak illetve ide menthetünk el általunk készített vagy módosított mintákat. Az Enterprise Reporter integrálódik a SAS rendszer többi részével, ennek köszönhetően a felhasználók bármilyen jelentést megvalósíthatnak a scoring adatbázis adatain anélkül, hogy ismernék az adatok fizikai helyét, eredetét. Az üzleti felhasználók számára az adatok fizikai helye, eredete transzparens.
91
Gazdasági informatika
5.3. Üzleti intelligencia, mint vezetői támogatás A gazdálkodó szervezetek számára rendelkezésre álló, egyre növekvő mennyiségű információ feldolgozása, hatékony felhasználása elengedhetetlen a versenyképesség megőrzéséhez. A korábban alkalmazott informatikai módszerek, technikák nem képesek megbirkózni a rendelkezésre álló nagymennyiségű adattömeggel. A feladat megoldását az üzleti intelligencia (Business Intelligence) eszközei nyújtják, ami tulajdonképpen nem jelent mást mint az adatok elérését, elemzését és megosztását az adott szervezetnél. Az alkalmazás során a rendelkezésre álló adatok rendszerint egy központi adattárba kerülnek, amely egyrészt biztosítja az adatok integritását, másrészt alapjául szolgálhat a további elemzéseknek. Ez utóbbi az adatbányászat eszköztárával, multidimenzionális adatbázison, vagy az adattárházra épített, a belső felépítést elrejtő riportfelületen keresztül valósul meg. Az adatok jobb döntések lehetővé tételét célzó konszolidálásával és újraszervezésével jelentős előnyökre lehet szert tenni: ezen előnyök felfedezését és hasznosítását hívjuk „Üzleti intelligenciának”. Az Üzleti Intelligencia azonban több, mint adatok és technológiák kombinációja: az információ tudássá transzformálásáról szól, a megfelelő adat eléréséről, a benne rejlő lehetőségek felfedezésétről és értékeinek megosztásáról. Az Üzleti intelligencia megoldások (BI: Business Intelligence) körébe olyan alkalmazások és technológiák tartoznak, melyek célja, hogy a szükséges adatokhoz való hozzáférés biztosításával, ezen adatok megfelelő tárolásával, valamint sokoldalú elemzési lehetőségekkel támogassák a vállalati döntéshozatalt. Az Üzleti intelligencia megoldások magukban foglalják tehát az adattárolási, a valós idejű lekérdezési, analitikai, előrejelzési és adatbányászati eljárások modern formáit. A cégek számára felmérhetetlen értékű információhalmazról van szó, hiszen ezek az adatok a szervezet múltját, tapasztalatát tartalmazzák. A vállalatoknál rendelkezésre álló, egyre növekvő mennyiségű adat feldolgozása, hatékony felhasználása elengedhetetlen versenyképességük megőrzéséhez. Ennek gátja lehet, ha a rendelkezésre álló részletes adatok több különböző adatforráson helyezkednek el, emiatt nem, vagy csak nehezen állíthatóak elő a vezetői lekérdezések. Ha nincs megfelelő informatikai eszköz, amellyel a rendszeresen használt elemzések megfelelő minőségben, hatékonyan előállíthatók, valamint az alkalmanként felmerülő kérdések azonnal megválaszolhatók. Ezekben az esetekben szükség van az Üzleti intelligencia megoldásaira. Olyan informatikai támogatást biztosítunk partnereink számára, amellyel lehetővé válik az adatok hatékony feldolgozása, elemzése, fejlett döntéstámogatási eszközt nyújtva ezzel a vállalati vezetők számára. Üzleti intelligencia megoldásaink teljes körűek: •
Adattárházak tervezése, építése, bevezetése, üzemeltetése
•
Döntéstámogató rendszerek tervezése, bevezetése, karbantartása
•
Vállalati adatok elemzéseinek elkészítése
•
Vállalati adatok riportozása hagyományos vagy web kliensen keresztül
•
Adatbányászat, elemzési minták felállítása a mélyebb összefüggések kimutatására.
92
Gazdasági informatika
5.3.1. Adatbázis, adattárház Az adattárház a vezetők számára optimalizált formában, a vezetői információigényeknek megfelelő aggregáltságú és szervezettségű adatokat tartalmaz, illetve lehetővé teszi ezek sokoldalú lekérdezését, magas szintű analitikus műveletek végzését. Az összvállalati szintű adatkezelést a központi adattárház a hozzá kapcsolódó adatpiacok integrált rendszerével együtt látja el. Az adatpiacok az adattárházakhoz hasonló adatkezelési képességekkel rendelkeznek, de egy-egy szervezeti egység speciális információs igényeinek megfelelően optimalizáltak. Az adatkezelés szintjére épülve az OLAP-rendszerű alkalmazások (OLAP: On-Line Analytical Processing) -- az úgynevezett Elemzési rendszerek -- sokoldalú tervezési, teljesítmény-követési, eltérés-elemzési, szimulációs, adatbányászati és előrejelzési feladatokat látnak el a controlling szabályozóköréhez, a vállalati értékteremtés folyamatának egyes elemeihez vagy adott funkcionális egységekhez kapcsolódóan. Az adattárház technológia eszközkészlete biztosítja az adatelemzés, a statisztika, a modellezés és az előrejelzés valamint a jelentéskészítés minden korszerű eszközét. Az adattárház technológia lehetővé teszi, hogy a vállalati adatok szervezett, konszolidált, tisztított idősorokban jelenjenek meg, anélkül, hogy a döntéstámogatás céljából indított lekérdezések túl terheljék a vállalat informatikai infrastruktúrát. A vállalatok, intézmények többsége jelentős mennyiségű adatot tárol ügyfeleiről, partnereiről, beszállítóiról, munkatársairól, termékeiről és munkafolyamatairól. Ha ezeket az adatokat megfelelő módon használja fel, akkor a vállalat olyan értékesítési és marketing stratégiát dolgozhat ki, amellyel megcélozhatja és megtarthatja a legtöbb hasznot hozó ügyfeleket: •
Idejében felismeri az ügyfelek személyes igényeiket
•
Meghatározza a termékek optimális árát
Speciálisan kezelheti a stratégiailag jelentős beszállítóit, partnereit és legeredményesebb munkatársait. •
Az adatbányászat során adattárházba rendezett vagy egyéb más tranzakciós adatbázisainkból olyan információkat nyerünk, amelyekkel jelentős információtartalommal bíró, összetett, általában rejtett összefüggések, minták tárhatók fel. Ezek az összefüggések üzleti szempontból fontos döntések meghozatalához nyújtanak segítséget. A főként nagyobb cégek IT-stratégiájáról beszélgetve akarva-akaratlanul beleütközünk a néhány éve még ismeretlen “adattárház”, “vezetői információs -" és “döntéstámogató rendszerek” fogalmakba. Ez egyértelműen mutatja az igények növekedését ezen a viszonylag új területen. Egyes becslések szerint a vállalkozások a közeli jövőben bevételük 7 %-át fogják adattárház jellegű projektekre fordítani. Ez óriási összeg. Lehet, hogy ez is olyan csoda, amelytől megváltást remélnek az informatikai szakemberek, és az mégsem következik be? Vagy az információ-központú világban az információ még jobb rendezésének és felhasználásának kulcsa? Esetleg mindkettő? A vállalkozások egyre erősebb nyomás alá kerülnek. Erősödik a piaci verseny, szabadabbak és átjárhatóbbak a piacok, áttekinthetővé és összehasonlíthatóvá válnak az árak, szigorodnak a fogyasztók, a felügyeleti szervek, vagy a tulajdonosok, befektetők által diktált feltételek.
93
Gazdasági informatika Ezért gyorsabban rendelkezésre álló és alaposabb információk szükségesek a gazdasági döntések meghozatalában. A felsővezetők részint információkon, másrészt pszichés hatásokon alapuló döntései alapjaiban határozzák meg a cég sorsát. A megbízható döntések meghozatalához szükséges adatok előállításának kétféle akadálya lehet: az egyik a vezetési kultúra hiánya, a másik az elmaradott információs technológia, illetve a meglévő technológiai lehetőségek nem megfelelő kiaknázása. Az első akadály elhárításán tipikusan vezetési tanácsadó cégek dolgoznak. A második problémakör megoldásában az informatikai megoldásszállítók tudnak segíteni. A cégek működésük során hagyományosan rengeteg adatot halmoznak fel tranzakciós rendszereikben. A tranzakciós rendszerek természetesen tranzakció-orientáltan tartalmazzák az információkat, amely távol áll a vezetői szemlélettől. Ezek a nyers adatok mindig a cég működésének egy meghatározott részterületére vonatkoznak. A vezetők ezzel szemben összegzett, időben folytonos, a vállalat minden “fontos” részéről származó, jól strukturált és könnyen elemezhető információkra tartanak igényt. Komplex, több szempontra figyelő látásmódjuk (pl. a közvetlen csatornán keresztül eladott kamerák mennyiségének változása a nyugati régióban, az előző negyedévhez képest) megköveteli a többdimenziós elemzési lehetőségeket. Ezen kívül szeretnék, ha az elemzések elkészítésekor függetleníthetnék magukat a számítástechnikai szakemberektől. Ezért szükség van a menedzsment információs igényeinek összegyűjtésére. Innen az út az adatforrásokhoz vezet. Ezután következik a vállalat működésének, üzleti folyamatainak modellezése. Meg kell még oldani az adatok összegyűjtését és a rendszeres adatáttöltés automatizálását. Egy üzleti intelligencia rendszernek a következő főbb elvárásoknak kell megfelelnie: könnyű használat, hatékony lekérdezés, elemzés, üzleti modellek felállítása; korlátlan számú logikai nézet; gyors adatelérés és integráció; nyíltság és skálázhatóság. A vezetői információs rendszer megvalósításához a hagyományos szoftver eszközök nem kínálnak optimális megoldást. Megfelelő megoldás lehet viszont a többdimenziós adatmodell, melynek fontosabb funkcionális jellemzői a követezők: tetszés szerinti adatnézet; adatkiválasztás;adatlefúrás stb. A többdimenziós adatmodell használatával megvalósulhat a döntéshozók és a döntéselőkészítők vezetői információs rendszerrel kapcsolatos álma — előre meghatározott vagy tetszőleges eseti szempontok szerint, tetszőleges adatokat tudnak elérni, és az adatokat elemezve olyan információhoz jutnak, amelyet üzleti előnyökké tudnak formálni. Az adattárház maga egy komplex informatikai rendszer, amelynek magja egy nagyteljesítményű adattár, ennek részét képezi az ellenőrzött és ütemezett táplálását (töltését) végző rendszer, valamint az adatok elérhetőségét és elemezhetőségét lehetővé tevő lekérdező-elemző rendszerek. Alapvető célja a tárolt információk elemzése. Adatait a tranzakciós forrásrendszerektől elkülönítve tárolja, egy olyan adatbázis-struktúrában, mely a lekérdezések szempontjaira optimalizált. Vállalati szintű átfogó, a különböző adatkörök összekapcsolása révén integrált adatokat tartalmaz, idősoros formában. Az adattárház tartalma nem változik, csak bővül (nem állapotot, hanem történéseket regisztrál), és a felhasználók különböző elemzői, döntéstámogató, lekérdező eszközökkel férhetnek az adatokhoz.
94
Gazdasági informatika Az adattárházban elhelyezett metaadatok a tárolt adatok értelmezésére, leírására szolgálnak. Az informatikai technológiákban eddig is használatosak voltak az adatszótár jellegű leíró adatok, de az adattárház adatai nem, vagy nem csak strukturális információt, hanem a leírt adatok értelmezéséhez nélkülözhetetlen tartalmi információt is hordozzák. E rendszerek kialakítását az üzleti intelligencia (Business Intelligence) eszközei nyújtják, ami tulajdonképpen nem jelent mást mint a vállalati adatok elérését, elemzését és megosztását az adott szervezetnél. Az alkalmazás során a rendelkezésre álló adatok egy központi adattárba kerülnek, ami majd a többdimenziós elemzések, illetve a mélyebb összefüggések feltárására irányuló adatbányászat alapjául szolgálnak. A többdimenziós adatbázis különböző szempontok alapján történő hozzáférést biztosít az adatokhoz, ahol szempontként a felhasználó üzleti fogalmai jelennek meg. Az elemzéseket végző szoftvereszközök alkalmasak ad-hoc lekérdezések elvégzésére, éppúgy, mint előre elkészített intelligens riportok kialakítására, futtatására. Jelentéskészítő eszközök alkalmazásával biztosítható a standard riportok előre ütemezett, rendszeres publikálása, akár weben keresztül is. A vállalati vezetők számára egyszerűvé válik ad-hoc lekérdezések összeállítása, kizárólag üzleti fogalmak használatával.
5.3.2 Az adatbányászat Az adatbányászat segítségével rejtett összefüggéseket fedezhetünk fel nagy mennyiségű adathalmazban. Az adatbányászat azt a nyilvánvaló ellentmondást oldja fel, hogy minél több adattal rendelkezünk, annál bonyolultabb és időigényesebb ezt hatékonyan elemezni, és értékes következtetéseket levonni belőlük. Ami akár aranybánya is lehetne, az sok esetben feltáratlan marad megfelelő szakember, tapasztalat vagy idő hiányában. Az adatbányászat fejlett elemzési technikákat használ arra, hogy hatalmas mennyiségű adatokból kinyerje a hasznos információkat. Bár az adatbányászat egy viszonylag új terület, maga a technológia nem az. A statisztikusok már a múltban is „bányászták” az adatbázisokat statisztikailag szignifikáns összefüggések felfedezése érdekében. Az információtechnológiában végbement drámai változások hatására azonban a számítógépek teljesítményének növekedésével az elemzések pontossága, gyorsasága és mennyisége is rendkívüli módon megnőtt. Amennyiben a szükséges információ megtalálható az adatbázisban úgy az adatbányászat segítségével tulajdonképpen bármiféle vásárlói tevékenység modellezhető. Kulcsfontosságú, hogy releváns összefüggéseket fedezzünk fel egy jól meghatározott üzleti probléma esetében. Az adatbányászat segítségével a marketingvezetők jobban megérthetik a vásárlói viselkedést és magatartást, ami célzottabb és hatékonyabb marketingkampányok megvalósítását teszi lehetővé. Ily módon ezek a kampányok sokkal jobban megfelelnek a vásárlók attitűdjeinek és igényeinek. Tipikus kérdések, amire az adatbányászat adhat megoldást: - Kik azok az előfizetők, akik lemondanak mobiltelefon előfizetésükről? - Mekkora a valószínűsége annak, hogy a vásárló egy bizonyos értékhatár fölött fog rendelni egy postai úton kiküldött katalógusból? - Ha egy vásárló vásárol egy bizonyos terméket, akkor mi a valószínűsége annak, hogy egy másik terméket is meg fog vásárolni?
95
Gazdasági informatika - Kik azok, akik nagyobb valószínűséggel vásárolnak az egyes eladásösztönző akciók hatására? A feltett kérdésekre adott válaszok segítségével nőhet a cég ügyfélmegtartó képessége, az eladások aránya, a keresztértékesítés lehetősége és végső soron a nyereségesség. Megbízható előrejelzések segítségével könnyebb jó döntéseket hozni. Az adatbányászat segít az előrejelzés pontosságának növelésében, gyümölcsöző irányba terelve az üzlet menetét. Segít meghatározni a potenciális vásárlók közül azokat, akik nagy valószínűséggel válaszolni fognak egy bizonyos akcióra és nyereséget termelő vásárlók lesznek a jövőben. Ily módon ez a célcsoport célzottan megközelíthető, ami csökkenti a költségeket és növeli a nyereségességet. A döntéseket a kibányászott piacismeret, nem pedig intuíciók alapján hozzák meg, s ez a jó teljesítmény alapján hosszú távú versenyelőnyt biztosít a versenytársakkal szemben. Hogyan működik az adatbányászat? Az adatbányászat 4 fontos lépcsőből áll: 1. az első lépcsőben a vállalatnál már felépített adattárházakban tárolt nagy mennyiségű adathalmazból mintavétel segítségével kiválasztjuk a szükséges adatokat 2. a második fázisban előkészítjük az adatokat és adattranszformációkat hajtunk végre (megtisztítjuk az adatokat, új változók képzünk, pótoljuk a hiányzó értékeket, illetve megvizsgáljuk az extrém értékeket és eldöntjük, hogy milyen módon kezeljük őket) 3. a harmadik fázis a tulajdonképpeni adatbányászat; számítógépes szoftverek segítségével modellezve itt térképezzük fel az adatokban rejlő fontos összefüggéseket 4. az utolsó fázisban az eredmények értelmezése és kiértékelése történik
96
Gazdasági informatika
5.7. sz. ábra Az adatbányászat 4 fő fázisa Az adatbányászatot támogató szoftverek segítségével tehát nagy mennyiségű több dimenziós adathalmazt készítünk elő, alakítunk át, csökkentünk nagyságában és dimenzióiban, illetve modellezünk a célból, hogy hasznos információkra bukkanjunk. Az adatbányászattal kapcsolatos feladatok általában két kategóriába oszthatók: · A bejósló típusú adatbányászat (célirányos tevékenység) céljai: klasszifikáljon, azaz „igaz” vagy „hamis” kategóriákba osszon be, illetve hogy valamiféle regressziós elemzést hajtson végre az adatokon és bizonyos bemenő változókra már ismert válaszok alapján gyártson előrejelzéseket. · A feltáró adatbányászat (nyitottabb jellegű tevékenység) feladata az adathalmazon belüli minták vagy csoportok, klaszterek azonosítása. Az adatbányászati szoftverek jellemző algoritmusai a neurális hálózatok, a genetikus algoritmusok, a döntési fák, a különböző regressziós módszerek, klaszterezés (elsősorban a nemhierarchikus) módszerek, a szabálygenerálás, a vizuális elemző eszközök és még sok más egyéb módszer.
97
Gazdasági informatika
Példák adatbányászati alkalmazásokra Az adatbányászatot az élet nagyon sok területén használják, pár példa az alkalmazásokra: Kereskedelemben - Vásárlói csoportok, viselkedési minták azonosítása - A fogyasztók demográfiai jellemzői közötti asszociációk feltárása - Postai úton bonyolított kampány hatásának becslése - Keresztértékesítés egyes termékek esetében - Fogyasztói igények pontos felmérése - Jövedelmező fogyasztói szegmensek beazonosítása - Vásárlómegtartás, vásárlói hűség növelése Bank szférában - Kártyacsalások felderítése - Hitelkártyáról történő költés nagyságának becslése különböző fogyasztói csoportokban - Hitelkockázat becslése Biztosítási szektorban - Annak beazonosítása, hogy kik vásárolnak bizonyos típusú kötvényeket - Biztosítási csalások felderítése
5.3.3. OLAP-rendszerű alkalmazások A controlling szabályozókörének támogatása A vezetői információs rendszerek kezdettől fogva szorosan kapcsolódtak a controlling szabályozókörének egyes elemeihez. A controlling alapjainak bemutatásánál láthattuk, hogy a szervezet mindennapi életében és fejlődésében a controlling szabályozókör alapvető mozgatórugóként jelenik meg. Ha a vezető elő akarja mozdítani a szervezeti célok elérését, akkor erre a szabályozókörre támaszkodva cselekszik: elemez és tervez, nyomon követi az elért teljesítményeket, értékeli az eltéréseket, szükség esetén beavatkozik, majd a ciklus újraindításakor ismét elemez, és ennek fényében célértékeket tűz ki. A controlling lehetőség szerint igénybe veszi mindezekhez az informatika támogatását. Alapvetően két fajta IT-támogatást várunk el itt: egyrészt a szükséges adatok gyűjtését és kezelését -- ezt a funkciót látják el az adattárházak és az adatpiacok --, másrészt a szabályozókör egyes elemeihez kapcsolódó feladatok informatikai támogatását, leképezését.
98
Gazdasági informatika Az OLAP-rendszerű alkalmazások képesek a vállalati elemzés és tervezés, a teljesítménykövetés és értékelés, valamint a döntéshozatal komplex, a szervezet különböző szintjeit felölelő támogatására. Stratégiaalkotás - Üzleti tervezés - Kerettervezés A stratégiai terv a küldetésből és a jövőképből levezetett, a vállalat működési környezetének és adottságainak megfelelően kialakított hosszú távú célkitűzések rendszere. A stratégia megalkotása a felsővezetés intellektuális tevékenysége: ezt a feladatot IT-rendszerek soha nem fogják tudni átvenni, a hozzá vezető utat azonban támogathatják. Az adattárházak sok fajta belső és külső forrásból gyűjtenek adatokat, majd jól szervezetten és megfelelő aggregáltsági szinten prezentálják ezeket. Ez jelenti a kiindulási pontot. Az adattárházak nyújtotta lekérdezési lehetőségeket és a hagyományos statisztikai elemzési eszközöket a különböző OLAP-szoftverek ma már bonyolult elemzési, üzleti szimulációs képességekkel egészítik ki. Az adatbányászati alkalmazások (data mining) adott adatmennyiségre támaszkodva rejtett kapcsolatok, ok-okozati viszonyok felderítésére, a sokaság valamely jellemző(k) mentén történő csoportokba rendezésére, valamint a rendelkezésre álló adatok alapján jövőbeli tendenciák előrejelzésére vállalkoznak. A szakértői rendszerek (ES: Expert System) olyan számítógépes programok, melyek egy-egy szakterület komplex modelljeit, működési elveit és tudáselemeit felhasználva döntési javaslatokat adnak az üzleti problémák betáplált paraméterei alapján. Ezek a magas szintű analitikai műveletek akkor hatékonyak, ha a háttérben az OLAP-rendszerekhez illeszkedő, multidimenzionális adatkezelési rendszerek (adattárházak) vannak. A vállalati tervezési rendszerek feladata, hogy a hosszú távú stratégiai terv rögzítésétől kezdve lehetőséget teremtsenek a középtávú üzleti tervek elkészítéshez, valamint éves szinten a kerettervezés és a beruházásokkal kapcsolatos kontroll feladatok elvégzéséhez. Ezek a tervezési rendszerek jelentős adattömegeket, több tervverziót kezelnek, több éves időszakokat, többféle időhorizontot fognak át, a tervezés top-down / bottom-up folyamatát, a tervérték-átadások és -elfogadások (tervfelelősök) rendjét, vagyis a teljes tervezési tevékenységet követni tudják. Az adatok és az összefüggések megfelelő prezentálása a vezetés különböző szintjei számára lényeges elvárás az informatikai támogatórendszerekkel szemben. (Nagyvállalatok, konszernek esetében már a tervezésnél is felmerül a belső teljesítményátadások kezelése.) Az ilyen rendszerek hatékony kialakítása az informatika és a controlling szoros együttműködését feltételezi. Természetesen csak egy átgondolt és jól szervezett tervezési folyamatot érdemes informatikailag leképezni, hiszen a rendszer csak ekkor fog jól működni. Meg kell említeni még, hogy a vezetők sokfajta személyes információt, ismeretet, tudást is bevonnak a stratégiaalkotás során. (A menedzseri munkát, illetve az érintettek közötti kommunikációt a későbbiekben tárgyalandó vállalati portálok, valamint az úgynevezett személyi teljesítménynövelő szoftverek: táblázatkezelők, szövegszerkesztők, stb. is nagyban elősegítik, az adattárházaknak és az OLAP-rendszereknek ezekkel integráltan kell együttműködniük.) Céllebontás - Mutatószámok Ma már általánosan ismert és elismert a stratégiai és az üzleti tervezés összekapcsolásának fontossága. A Balanced Scorecard koncepció erre a kihívásra ad módszertani választ, melyet világszerte sikerrel alkalmaznak. Az OLAP-szoftverek szállítói a tervezési rendszerek részeként a
99
Gazdasági informatika stratégai céllebontás informatikai támogatását is megvalósították. A vállalati teljesítmény menedzselése érdekében pénzügyi és nem-pénzügyi mutatószámok rendszerének kialakítását teszik lehetővé -- a hagyományos tervezési és beszámolási- / kontroll-rendszerekhez kapcsolódóan. Ezek a szoftverek (általános és iparág-specifikus) mutatószám-ajánlásokat tartalmaznak, lehetővé teszik a kiválasztott indikátorok rendszerbe foglalását, lebontását, kommunikálását, rögzítését, valamint követését. Ezek az OLAP-alkalmazások egyrészt előmozdítják a tervezési rendszerek hatékony működését, másrészt a kiegyensúlyozott mutatószám-rendszerek alkalmazásával támogatják a szervezeti tevékenység érték-alapú menedzsmentjét is. Kontroll-rendszerek / beszámoló-rendszerek A menedzsment a kontroll különböző formáinak alkalmazásával igyekszik csökkenteni a kitűzött célok és az elért eredmények közötti különbséget. Ahhoz, hogy ezt megtehesse a rögzített tervértékek mellé gyűjteni kell az aktuális tényértékeket is -- azonos struktúrában, azonos aggregációs szinteken, hogy az összehasonlítások elvégezhetőek legyenek. Az adatok forrását elsősorban a tranzakciós rendszerek jelentik. Az integrált ERP-rendszerek lehetővé tesznek egyszerűbb lekérdezéseket, melyek az alacsonyabb szervezeti szintek vezetői számára biztosítják az operatív működés folyamatos követését, megalapozzák a visszacsatolásokat, negatív elmozdulások esetén a szükséges beavatkozásokat. Amennyiben azonban magasabb vezetői szintek információs igényéről, összvállalati döntéstámogatásról van szó, akkor előtérbe kerülnek az Üzleti intelligencia megoldások. Az ERP-kből a központi adattárházba töltődnek át a megfelelő szervezettségű és aggregáltságú adatok. Az adattárházak által nyújtott műveletek is lehetővé teszik lekérdezések végrehajtását: már itt is származtathatóak riportok a vezetők számára. A mélyebb elemzések elvégzéséhez -hasonlóan a tervezésnél elmondottakhoz -- analitikus, adatbányászati és szimulációs OLAPeszközök állnak rendelkezésre. A vezetői információs rendszerektől elvárják az eltérések, kivételek figyelését / jelzését is. A belső adatok kiegészülnek külső forrásúakkal (például: piaci, gazdasági mutatók, értékelések, a rendkívüli események figyelembe vétele, stb.), melyek a tények és az eltérések árnyaltabb értékelését szolgálják, s megalapozottabb döntéseket eredményeznek. Amennyiben a szervezet alkalmazza a céllebontás fent bemutatott eszközeit, akkor természetes igény, hogy abban a rendszerben is megjelenjen a tényleges működés, vagyis a tények leképezése adja meg a visszacsatolás lehetőségét. A beszámoló-rendszereknél érdemes még megemlíteni az összvállalati konszolidáció informatikai megragadását, a beruházások, fejlesztési projektek követését, illetve a cég külső érintettjei, leginkább a tulajdonosi kör felé történő kommunikáció OLAP-rendszerekkel támogatott megvalósításait. Hasonlóan a tervezéshez, a menedzserek az értékelésnél is használnak nem az OLAPalkalmazások körébe tartozó IT eszközöket (vállalati portál, személyi teljesítménynövelő eszközök, stb.); másrészt minden esetben igaz, hogy a személyes visszacsatolás nem veszít jelentőségéből, bár a kommunikáció növekvő aránya történik informatikai csatornákon. Kockázatkezelés A vállalati folyamatok újraszervezése, minőségük fejlesztése és biztosítása mellett manapság növekvő figyelmet szentelnek a vállalat tevékenységében megjelenő kockázatok kezelésének is. 100
Gazdasági informatika A cégen belüli kockázatkezelés területén is alkalmazhatnak OLAP-eszközöket, másrészt az OLAP-eszközök bevezetése maga is kockázatkezelést tesz szükségessé. A kockázatok azonosítása széles, belső és külső forrásokra támaszkodó információs hátteret; elemzésük és a kezelés kidolgozása fejlett analitikus, szimulációs rendszereket igényel; valamint fontosak a korai észlelést biztosító előrejelző rendszerek is. OLAP-rendszerű alkalmazások a vállalati értéklánc támogatására A vállalat központi adattárházához kapcsolódó adatpiacok, illetve az azokra épülő OLAPalkalmazások két jelentős területét az Ellátási lánc menedzsmentjét (SCM: Supply Chain Management), illetve az Ügyfél kapcsolatok kezelését (CRM: Customer Relationship Management) támogató megoldások adják. A vállalat értékteremtő láncának kezdő és végpontja alapvető fontosságú az üzleti sikeresség szempontjából, hiszen a beléptetett alapanyagot, termékeket, minőséget alakítja tovább a vállalat -- saját belső folyamatainak optimalizálása és fejlesztése szintén elengedhetetlen -- majd a kilépésnél termékéről a vásárlói mondanak ítéletet, s a tartós és nyereséges piaci jelenlét csak a vevői kör gondozásával lehetséges. A controlling két irányból is bekapcsolódik: egyrészt az adott szakterületi controlling feladata a vállalati stratégiából levezetve logisztikai / értékesítési stratégia megfogalmazása, a célkitűzésekből konkrét tervek kidolgozása, majd a teljesítmények megfelelő mérése, az eltérések kezelésének, a vezetői kontrollnak a támogatása. Másrészt az összvállalati controlling számára fontos információforrást jelentenek ezek a szervezeti területek a felsővezetői döntéstámogatás feladatainak ellátásánál. Ennek megfelelően a következő támogató informatikai rendszerek működnek. Az ERP-rendszerek logisztikai / értékesítési modulja, illetve más szakterületi informatikai rendszerek az operatív SCM, illetve CRM céljait szolgálják: a mindennapi működés automatizálását, az adatok rögzítését, az elszámolást. Valamint egyszerűbb elemzéseket is lehetővé tesznek, ezáltal elősegítik az adott szervezeti egységek szintjén a kontrollt a költségek, az idő és a minőség dimenzióit szem előtt tartva. Fontos elvárás az integráció a vállalat egyéb (tranzakciós, elemzési, stb.) rendszereivel. •
• Az analitikus SCM, illetve CRM alkalmazások feladata a magas szintű vezetői információszolgáltatás, ennek keretében:
•
a célnak megfelelően gyűjtött adatokra támaszkodnak -- adattárház, illetve jellemzően területi adatpiacok szolgáltatják a belső és külső forrású konszolidált, strukturált, aggregált adatokat;
•
a rendelkezésre álló adatokból OLAP-eszközökkel: összetett statisztikai, adatbányászati műveletekkel vezetői információ szolgáltatására, valós-idejű, ad hoc lekérdezések lehetővé tételére, rejtett kapcsolatok kimutatására törekszenek (például: értéklánc szintű teljes költségek kiszámítása, szállítói / vevői csoportok képzése, eltéréselemzés, jövedelmezőségi vizsgálatok, vevőkosár-elemzések, keresztértékesítési lehetőségek feltárása, marketing-eredményesség -- vevőmegtartás kimutatása, versenypiac elemzése, stb.);
101
Gazdasági informatika •
szintén OLAP-eszközökkel szimulációkat, hatásvizsgálatokat végeznek, melyekkel megalapozzák a következő időszak terveit, célkitűzéseit (például: készletszint / átfutási idő csökkentési lehetőségek modellezése, centralizált vs. decentralizált beszerzés vizsgálata, ellátási lánc szintű akciótervezés, marketing-akciók értékelése, kockázatelemzés, stb.)
Az interaktív SCM, illetve CRM alkalmazások lényege az, hogy a vállalat határát átlépő folyamat szereplői közötti kommunikációt támogassák, illetve, hogy a tranzakcióikhoz új, rugalmasabb, gyorsabb IT-megoldásokat biztosítsanak. Mindez controlling szempontból a kapcsolat hatékony kialakítását és működtetését (költségek és hasznok), valamint a keletkező változatos formátumú adatoknak a vezetői információs rendszerek felé csatornázását jelentik. •
5.3.4. Az adatbányászat, a CRM és a piackutatás kapcsolata Aki mostanában konferenciákon, előadásokon jár, vagy különböző marketinggel kapcsolatos szaklapokat olvas, nehezen kerülheti el a találkozást a CRM vagy az adatbányászat fogalmával. „Íme egy újabb ’trendi’ varázsszó, akárcsak az új gazdaság vagy az e-business” – legyinthet bárki könnyedén. Ám, ha végiggondoljuk, hogy ezek a szavak és tartalmuk miként épülnek be mindennapi életünkbe, akár saját akaratunk ellenére is, óvatosabban kell közelítenünk. Hasznos megismernünk e szavak jelentését, és hogy milyen lehetőségeket is rejtenek magukban. A piackutató feladatainak eddig is része volt az adatbázisok elemzése, eddig is számos oldalról vizsgálta, miként alakul a vásárló, az ügyfél elégedettsége, az új lehetőségeken túlmenően egy esetleges új versenytárssal kell szembe néznie. Felmerül a kérdés ugyanis: ha egy cégnek minden információ rendelkezésére áll házon belül, saját konkrét ügyfeleire lebontva, miért lenne szükség piackutatásra, illetve piackutatóra?
A CRM (Custumer Relationship Management) Mit jelent a CRM (Customer Relationship Management) vagyis az ügyfél hatékony kiszolgálása? Milyen vállalatfilozófiai irányzatokra épül a CRM és mennyiben ad új szemléletet? Miben nyilvánul meg egy vállalat ügyfélközpontú működése? Hogyan célszerű a CRM bevezetése? Ezekre a kérdésekre adunk választ cikkünkben és a CRM körüli homályt próbáljuk meg eloszlatni. Ha valahogy meg szeretnénk határozni, akkor a CRM mint üzleti stratégia a vállalat jelenlegi és jövőbeni ügyfelei szükségleteinek megismerésére, megértésére és a lehető legmagasabb szinten történő kezelésére irányul. Mint üzleti folyamat, magában foglalja az ügyfél adatainak összegyujtését, konszolidálását, elemzését, szétosztását és felhasználását az ügyfélkapcsolat helyén. Célja az ügyfél-elégedettség, a bevétel és a profit optimalizálása. HOGYAN ILLESZKEDIK A CRM A KONTROLLINGHOZ? A kérdést úgy is megfogalmazhatjuk, miért nem elegendőek a hagyományos menedzsmenttechnikák, így például az éves operatív terv köré szerveződő pénzügyi tervezés és kontrolling? A válaszhoz gondoljuk végig a következőket: ha találunk egy olyan esetet, amikor egy adott menedzsmenttechnika szerint optimalizáltunk, de az szuboptimumhoz vezet, vagy nem vezet el a tényleges optimumhoz, akkor fel kell tenni a kérdést, hogy mivel jutunk el a tényleges 102
Gazdasági informatika optimumhoz. Amennyiben ezt egy kiegészítő menedzsmenttechnikával tudjuk elérni, akkor ez egyben válasz lehet arra, hogy miért van egy új menedzsmenttechnikára szükség. Az új technika gondolatához induljunk el a vevők elemzésével. Marketingtanácsadók szívesen alkalmazzák a vevőosztályozási mátrixot (1. ábra). Az osztályozási elmélet szerint az a jó vevő, aki nem csak akkor vásárol átmeneti lelkesedéssel, ha személyre szóló árengedményt kap (haszonleső), hanem az, aki sokat vásárol és másokat is a tőlünk való vásárlásra biztat (apostol). A túsz egy veszélyes vevő. Valamilyen ok miatt kénytelen tőlünk vásárolni, például a monopolhelyzetünk miatt, vagy azért, mert egyszer vásárolt és a termék által "fogságba" ejtettük. Abban biztosak lehetünk, hogyha egyszer kiszabadul, sohasem lesz belőle apostol és nagy valószínűséggel terrorista lesz, aki csak akkor vásárol, ha jelentős, számunkra nem mindig előnyös feltételeket tud kiharcolni, esetleg ránk kényszeríteni. A pénzügyi modellek például az apostolokat és a túszokat összemossák. Mindkettő sokat vásárol, nagy a tőlük származó árbevétel, holott az egyikük esetében valójában egy időzített bomba ketyeg az értékesítési terv alatt. A pénzügyi modellek gondolkodása mentén sohasem jutunk el addig a jelszóig, hogy "tegyük a vevőinket apostolokká". Márpedig az optimális árbevétel eléréséhez erre van szükség. Mit jelent ez a kontrollingrendszerek szempontjából? Azt, hogy egy szárnyaló értékesítési index csak akkor lehet megnyugtató, ha egy ugyancsak szárnyaló vevő megelégedettségi indexszel párosul. Ezt a kettős követelményt pedig csak a CRM filozófiájával tudjuk biztosítani, vagyis nem csak a profit és a költségek, hanem a vevői elégedettség szempontjából is optimalizálunk. A CRM KIALAKULÁSÁNAK FOLYAMATA ÉS ÉRTELMEZÉSI MÓDJAI Napjaink vállalatirányítási módszertana napról napra újabb és újabb irányzatokkal bővül. Ezért minden egyes új irányzat esetében célszerű megvizsgálni, hogy az adott irányzat milyen korábbi metodológiára épül, melyek benne az új elemek. Tegyük ezt most a CRM-mel is! Jelen cikkben a CRM kialakulását két nézőpontból közelítjük meg. Első nézőpontként tekintsük a sarki fuszeres példáját, aki a viszonylag szuk, ugyanakkor rendszeresen betérő vevőkörét személyes tapasztalatai alapján megismeri, barátságos mosollyal üdvözli és igényeit pontosan ismerve szolgálja ki. A második nézőpont a nagyvállalatok szemszögéből közelíti meg a CRM kialakulását - hivatkozva Philip Kotler híres [Marketing management: Elemzés, tervezés, végrehajtás, ellenőrzés, Muszaki Könyvkiadó, Budapest, 1993.] könyvéből a vállalati piacorientáció fejlődését - a tömegtermelési koncepciótól az ügyfélközpontú működés felé. Kotler a piacorientáció következő fejlődési szintjeit különbözteti meg: . a termelési koncepció, . a termékkoncepció, . az értékesítési koncepció, . a marketingkoncepció, . a társadalom-központú marketingkoncepció. Hogyan tudjuk a kis- és nagyvállalatok működését úgy ötvözni, hogy a két irányzat pozitív tulajdonságait és ezáltal előnyeit egyesítsük? Más szóval, hogy tudja egy nagyvállalat több ezer ügyfelét olyan gondosan és figyelmesen kiszolgálni, mint a sarki fuszeres? Ennek megoldásához az informatika fejlődésére volt szükség - mint a vállalatirányítást támogató eszköz -, amely lehetővé teszi nagy tömegu ügyféladat elemzését (a fuszeres esetében a személyes kapcsolat kialakítását) és a szükséges ügyfél-információk eljuttatását minden kapcsolódási pontba (a fuszeres esetében a vevőkör betérése). Ez alapján kijelenthetjük, hogy az ügyfélkapcsolat menedzsment megjelenése a szervezeteknél nem hoz új szemléletet, hanem egy több évtizedes hagyománnyal rendelkező üzleti filozófiát valósít meg az informatika modern eszköztárának 103
Gazdasági informatika felhasználásával. Ennek megfelelően a CRM definíciója az informatika szemszögéből a következőképpen adható meg: "A döntések meghozatalához szükséges információk gyujtése, illetve biztosítása minden ügyféllel kapcsolatba lépő munkatárs számára, és az ügyfélkapcsolati alkalmazások közötti online adatkapcsolatok megvalósítása." [Forrás: Gartner Group.] Az előbbiekben levezetett értelmezésünk alapján, minden olvasót óva intünk attól, hogy a CRM-et pusztán informatikai megoldásnak tekintse. A CRM egy internetes fogalomtárban fellelhető definícióját meglehetősen egyoldalúnak és helytelennek tartjuk, miszerint: "Ügyfélkapcsolatmenedzsment vagy -kezelés. Vállalati szintű szoftveralkalmazások együttese, amely az ügyfélkapcsolatok minden vonatkozásának kezelését teszi lehetővé. Ennek eszköze egy központi adatbázis, amelyben összegyujtik az értékesítés, a marketing, az ügyfélszolgálat és más vállalati egységek által az ügyfelekről felhalmozott információkat." A CRM ALKALMAZÁSÁSNAK CÉLJA A cikk elején a CRM definiálásakor azt állítottuk, hogy a CRM célja az ügyfél-elégedettség, a bevétel és a profit optimalizálása. Amíg csak a profit és a bevétel növeléséről beszélünk, addig tulajdonképpen bármelyik menedzsmentirányzatról beszélhetnék (viszonylag kevés az olyan módszertan, amely a profit és bevétel csökkentését tuzi zászlajára). Éppen ezért szükségesnek tartjuk a CRM céljának részletes kifejtését (már csak azért is, mert ez alapján tudjuk definiálni, hogy, mely vállalatoknál alkalmazható hatékonyan a CRM). Stanley A. Brown Customer Relationship Management című könyvében [John Wiley & Sons, Canada Ltd., 2000.] a CRM-et az elérni kívánt cél alapján osztályozza. Ennek megfelelően a CRM alkalmazása négy fő cél köré csoportosítható: . ügyfelek visszaszerzése, megtartása, ügyfél-elvándorlás csökkentése, . új ügyfelek elérése, megnyerése, . ügyféllojalitás növelése, . értékesítés növelése, keresztértékesítés (cross selling). ÜGYFELEK VISSZASZERZÉSE, MEGTARTÁSA, ÜGYFÉL-ELVÁNDORLÁS CSÖKKENTÉSE A cél elérése "időérzékeny" tevékenység, amely során gyorsan kell reagálni az esetleges vevői magatartás-változásra. Az ügyfelek megtartásának alapfeltétele, hogy tudjuk, melyik vevőnk hajlamos az elvándorlásra, kik azok, akiknek a megtartására érdemes áldozni, és mely ügyfelekre nem szabad többet költeni. ÚJ ÜGYFELEK ELÉRÉSE ÉS MEGNYERÉSE Ehhez három kulcstevékenység szükséges, szegmentálás, kiválasztás és a források biztosítása. A szükségletek szerinti szegmentálás során csoportokba soroljuk azokat a fogyasztókat, akik esetében vállalatunk ugyanazt az igényt elégíti ki. A profitalapú szegmentálásnál azt vizsgáljuk, hogy a potenciális ügyfél milyen értékes lehet a cég számára, és milyen összeget szabad költeni a megszerzésére. ÜGYFÉLLOJALITÁS NÖVELÉSE Az ügyfél lojalitását igen nehéz mérni. Három alapeleme létezik: az értékalapú csoportosítás, a szükségletalapú csoportosítás és az elvándorlást előrejelző modell. Az ügyfelek értékalapú csoportosításával határozható meg, hogy a vállalat mennyit invesztálhat a vásárlói hűség erősítésébe. Ez működhet akár úgy is, hogy nem a profitábilis ügyfelek lojalitását növelő akciókat kezdeményez a vállalat, hanem a nem kifizetődő vevőket bátorítja indirekt módon a távozásra. 104
Gazdasági informatika Az értékalapú csoportosítás szurőjén átesett ügyfeleket a szükséglet alapú csoportképzés módszerei várják. Itt személyre szabott szolgáltatásokkal lehet erősíteni az ügyfélkapcsolatokat, amelyek természetesen az egyes ügyfélcsoportok jövedelmi viszonyaival függenek össze. A vállalat a CRM alkalmazás harmadik összetevőjének segítségével jut ahhoz az információhoz, hogy az elvándorolt ügyfelek döntése (adatok összegyujtése, feldolgozása, elemzése segítségével) mire vezethető vissza. ÉRTÉKESÍTÉS NÖVELÉSE, KERESZTÉRTÉKESÍTÉS (CROSS SELLING) A CRM egyik alapvető célja, hogy összehozza a fogyasztói igényeket és a vállalat által kínált termékeket úgy, hogy a kontaktus egyszerre legyen gazdaságos és hatékony. A vásárló jól akar járni, miközben a keresési költségeit minimalizálja. A fogyasztó azonban nincs mindig tisztában a saját igényeivel, sok esetben a megoldás hamarabb születik meg, mint az igény. Az értékesítés növelése esetünkben azt jelenti, hogy egy olyan vevőnek, akinek a vásárlási szokásait már ismerjük, lényegesen kedvezőbb egy új termék vagy szolgáltatás értékesítésének az esélye. Cross-sell az elnevezése annak az akciónak, amikor a meglévő értékesítési csatornát felhasználva próbálunk eladni olyan terméket, amiről jó okunk van feltételezni, hogy érdekli a vevőt. Up-sellnek hívjuk azt a kampányt, amikor a korábban értékesített termék becserélésével annak egy fejlesztett változatának megvásárlására késztetjük a fogyasztót. A Cap Gemini Ernst & Young és az International Data Corporation (IDC) piackutató, elemző cégek által elvégzett felmérés amely CRM rendszert bevezető 200 európai és 100 észak-amerikai vállalatot kérdezett meg a CRM bevezetésének céljáról - érdekes képet mutat. A válaszok gyakoriságának sorrendjében a következő érveket nevezték meg a felmérésben résztvevő vállalatok ügyfelek hűségének növelése, . egyénre szabott szolgáltatás nyújtása minden ügyfélnek, . nagyobb ügyfélismeret megszerzése, . megkülönböztetés a konkurenciától, . legjövedelmezőbb ügyfelek azonosítása, . egy ügyfélre jutó nyereség növelése, . ügyfél igények, panaszok gyorsabb kezelése, . új ügyfelek megszerzése, . ügyfél életciklus érték figyelembevétele, . ügyfél-kommunikáció költségének csökkentése, . ügyfélmegszerzés költségének csökkentése. A szervezetek által adott válaszok jól megfeleltethetők a CRM fent említett 4 fő céljának. Talán csak a költségek csökkentésének szándéka az, amelyik magyarázatot igényel. A magyarázat azonban roppant egyszerű: az ügyfélkiszolgálás célja nem csak az lehet, hogy az ügyfeleket az eddiginél magasabb színvonalon szolgáljuk ki, hanem az is, hogy az eddigi kiszolgálási szintet olcsóbban, költséghatékonyabban biztosítsuk.
105
Gazdasági informatika AZ ÜGYFÉL-ÉRTÉKCIKLUS MODELLJE KÉT MEGKÖZELÍTÉSBEN CRM-ről beszélve mindenképpen szólni kell a CRM filozófiai megközelítésének alapjául szolgáló ügyfél-értékciklus fogalmáról. Az ügyfél-értékciklus fogalom arra utal, hogy az ügyfelek megítélése, értékelése nem a pillanatnyi vásárlás vagy nemvásárlás alapján történik, hanem az összes ügyféllel kapcsolatos költség és bevétel (vagy beruházás és nyeresége) összesítése - az első megközelítés - alapján (2. ábra). A görbe értelmezése a következő: egy új ügyfél megszerzése általában több pénzbe kerül, mint az ügyféltől rövid távon várható haszon (gondoljunk csak a kedvezményes telefonvásárlásra, ha két éves hűségnyilatkozatot írunk alá). Ezért kezdetben egy új ügyfél veszteséget jelent. A vállalat célja: . a kezdeti veszteség minimalizálása (ügyfélmegszerzés hatékonyságának növelése),. ügyfelek hosszú távon megtartása, . megtérülési görbe meredekségének növelése (újraértékesítés, keresztértékesítés). A célok elérését a függvény mentén található háromszögek szemléltetik, amelyek olyan eseményekre, akciókra utalnak, amelyek hatására az ügyfél jövedelmezősége emelkedik. Ezek az események éppúgy érkezhetnek a vállalat (például új mobiltelefon akció, "plusznulla" szolgáltatás), mint az ügyfél (például
5.8. sz. ábra A Gartner Group ügyfél-értékciklus modellje társkártya vásárlása) felől. A Gartner Group ügyfél-értékciklus modellje (8. ábra) a második megközelítés. Világosan látszik a kapcsolat az ügyfél-értékciklus modell és a CRM bevezetés célja között. Tekintsük sorra az egyes fázisok tevékenységeit: . Ügyfélkiválasztás és az ügyfelek szegmentálása. Kritériumok meghatározása, amelyek alapján az ügyfelek szegmentálhatók. Szegmensek profitabilitásának, kockázatainak meghatározása. Új termék, szolgáltatás elemzése az egyes szegmensek szempontjából. . Ügyfelek elérése. Azon csatornák meghatározása, amelyeken elérhetők ezek az ügyfelek. A csatornák hatásos, költséghatékony alkalmazása. . Ügyfélmegtartás. Ügyfélszegmentálás alapján dönteni az egyes szegmensek fontosságáról (mely szegmenseket akarják megtartani, melyeket nem). Ügyfelek hűségének, lojalitásának növelését célzó akciók. . Ügyfél-profitabilitás. Keresztértékesítés, profitabilitás növelése (pl. adott ügyfélkör igényeire szabott új termékek vagy szolgáltatások bevezetésével). A körforgás ismétlődésére, a körforgás "végtelenségére" pedig az ügyfélkör folyamatos változása miatt van szükség. Gondoljunk csak a mobiltelefont használók táborának növekedésére és a felhasználók változására. Jelenleg a mobilszolgáltatók által megcélzott újabb ügyfélkör már az
106
Gazdasági informatika iskolás korosztály. Amint azt a bűvös három betű - CRM - bemutatása mutatja, a korábbi vállalatirányítási módszerek szorosan kapcsolódnak az új szemlélethez. Hasonlóan véljük ezt a kontrolling alkalmazott módszertanára is: a CRM egyfajta megújulást igényel majd a kontrollingban is.
CRM és piackutatás egyik feltétele, hogy a vállalat letisztult képpel rendelkezzen mind a márkával kapcsolatos koncepcióról, mind pedig a rá kidolgozott stratégiáról.) A piackutatás ebben is fontos szerepet kaphat: segítségével mérhetővé válik a CRM márkákra gyakorolt hatása. Mivel az ügyfélkapcsolat-menedzsment alapja az egyén, illetve az egyén igényei, a piackutatás feladata annak meghatározása, hogy a fogyasztó valójában mit tekint értéknek. A sikeres CRM rendszerek előfeltétele a piacok átfogó ismerete és az egyes fogyasztói szegmensek igényeinek pontos meghatározása. Ezen paraméterek mérésére a piackutatás a legalkalmasabb. Az ügyfélkapcsolat menedzsment rendszer kialakítása során a piackutató az alábbi kutatási módszereket alkalmazhatja: 1. adatbányászat 2. az egyéni fogyasztói igények mérését, becslését 3. a fogyasztónak a márkához fűződő viszonyának feltérképezését 4. a CRM folyamatnak a márkákra gyakorolt hatását, a márkaérték időben történő nyomon követését és a CRM márkaértékre gyakorolt hatása relatív súlyának mérését 5. a különböző szegmensek számára eltérő kommunikációs stratégia kialakítását és tesztelését. E módszerek hosszú távon mind a piackutatás eszközeinek frissítését, mind pedig szerepének átértékelődését is előrevetíti. Könnyen belátható, hogy a hagyományos értelemben vett piackutatás továbbra is megőrzi szerepét és jelentőségét. Az adatbányászatban, CRM-ben használt adattárházak ugyanis rendkívül merev eszközök, hiszen az előzetesen begyűjtött adatok jellemzőin nem áll módunkban változtatni, sőt van, amikor technológiai, vagy adatvédelmi okok miatt erre később sem nyílik lehetőség. Ezért kell a hipotézisvizsgálatra lehetőséget adó módszerhez nyúlnunk, mert ha fel is ismerünk, illetve azonosítani tudunk egy jelenséget, a fogyasztói viselkedés mögött levő indokokat nem tudjuk mással megvizsgálni, mint a miértekre, hogyanokra választ adó piackutatással.
SAS® Ügyfélkapcsolat-menedzsment megoldások Kik a legjobb ügyfelei? Mit tehet annak érdekében, hogy megtartsa őket? Hogyan tud hozzájuk hasonlókat megnyerni? Miként lehet az ügyféljövedelmezőséget javítani? A csökkenő pénzügyi erőforrások, és a bevételi tervek növekedésével kulcskérdéssé válik a válasz ismerete. Ahhoz,
107
Gazdasági informatika hogy a válasz megbízható legyen a naponta felgyülemlő, szétszórt ügyféladatokból kinyert ügyfélintelligenciára van szükség. A SAS ügyfélkapcsolat-menedzsment megoldása segít Önnek hatékony ügyfélstratégiák kidolgozásában és bevezetésében, valamint az ügyféljövedelmezőség fokozásában. A díjnyertes Intelligencia Architektúrára épülő élenjáró analitikus CRM technológiák, a módszertanok és szolgáltatások együttesen teszik lehetővé az ügyfelek jobb megismerését, megértését. A SAS CRM megoldása értéket ad vállalata számára, hiszen segíti az: •
Átfogó ügyfélkép kialakítását.
•
Marketingkampányok megtérülésének maximalizálását.
•
Ügyfél akvizíció és megtartási ráták javítását.
•
Meglévő technológiai beruházások kiaknázását.
•
Hosszútávú versenyelőny kialakítását.
Ügyfélkapcsolat-kezelés az SAP megoldásaival A piaci verseny megköveteli, hogy vállalatát Ön is minél inkább ügyfelei igényei felé navigálja. Versenyelőnyének megőrzését elősegíti, ha szegmentáltabban ismeri ügyfelei igényeit és azoknak pontosabban meg tud felelni. Önnel együtt mi is azt tapasztaljuk, hogy ma a vállalati folyamatok középpontjában már nemcsak a pénzügy, a kontrolling, a logisztika vagy a termelés áll, hanem az értékesítés, az ügyfélszolgálat és a marketing is meghatározóvá vált. Ezen folyamatok informatikai támogatására az integrált vállalatirányítási rendszerek (ERP) fejlesztői, köztük az SAP AG is, kidolgozták az ügyfélkapcsolati (CRM) szoftver megoldásaikat. Mely helyzetekben alkalmazhatóak az SAP CRM megoldásai? Az értékesítési, az ügyfélszolgálati és a marketing folyamatokat kiemelt figyelemmel kísérő vállalatvezetők egyre gyakrabban találják szembe magukat a hatékonyságot csökkentő alábbi ellentmondásokkal: A marketing osztály nem tud hatékony marketing kampányokat szervezni, mert a pénzügyi osztálytól, a szerviz részlegtől és az értékesítéstől kapott ügyféladatok hiányossága vagy ellentmondásossága miatt nem képes megfelelően összeállítani az egyes kampányok célcsoportjait. •
Az ügyfél már sokadszor telefonál be a központi telefonszámra, hogy hivatalos levelei még mindig a régi címére érkeznek, pedig ő már háromszor bejelentette adatai módosulást, és már azzal fenyegetőzik, hogy felbontja a szerződést. •
A területi értékesítők nem ismerik jól az újdonságokat; nem tudnak a helyszínen rugalmasan, a kiemelt ügyfelekre szabott ajánlatokat készíteni. Rengeteg idejük megy el adminisztrációval és jelentéskészítéssel; egyszerre három rendszerbe kell felvinniük ügyfélinformációkat. •
Az értékesítési vezető nem látja tisztán a következő időszak várható üzleteit, árbevételeit; a szolgáltatási igazgató nem tudja megfelelően tervezni az erőforrásokat.
•
108
Gazdasági informatika A stratégiai vezetés az eddiginél pontosabban szeretné tervezni és mérni azon osztályok teljesítményét, amelyek az ügyfelekkel kapcsolatban állnak. •
A felsorolt helyzetekben megoldást jelent egy olyan komplex SAP rendszer kialakítása, amely a következő alkotóelemekből épül föl: Egységes ügyfélkapcsolati stratégia kialakítása, amely összehangolt értékesítési, marketing, szolgáltatási, ügyfélszolgálati és partnerkapcsolati koncepciókból áll. •
Az ügyfélkapcsolati stratégiát megvalósító, a vállalat saját, egyedi folyamataira szabott integrált informatikai szoftver megoldás, a mySAP CRM bevezetése, illetve fejlesztése. • •
A fentiek működését biztosító informatikai infrastruktúra tervezése és kialakítása.
SAP megoldások Az SAP AG - a világ vezető ERP szoftvergyártója - üzleti partnereivel és ügyfeleivel közreműködve kifejlesztette a marketing, az értékesítés, az ügyfélszolgálat és a szerviz tevékenységek támogatására szolgáló mySAP CRM ügyfélkapcsolat-menedzsment megoldását, amely a vezető CRM megoldások közé tartozik. A mySAP CRM az ügyfelekkel való kapcsolattartás minden fázisát és formáját támogatja: integrált informatikai megoldásokkal segíti a marketing osztályok feladatát az ügyfelek megszerzésében, támogatja az értékesítési tevékenység minden mozzanatát, megkönnyíti a szerviz és ügyfélszolgálati osztály munkáját az ügyfél kiszolgálásában, folyjanak ezek az interakciók akár telefonon, e-mailben, személyes kapcsolat során, vagy akár az Interneten keresztül. Üzletfejlesztés •
Ügyfélfejlesztés
•
Ügyfelek megtartása
•
Piaci információk elemzése
•
Több szintű kiszolgálás
A mySAP CRM más területeken A mySAP CRM megoldás alapelve, hogy az új, ügyfélközpontú folyamatokhoz új, ügyfélközpontú architektúrájú informatikai rendszerre van szükség. Így a mySAP CRM az SAP R/3-tól különálló rendszer, amely a központi ügyféladatbázis köré épül, és előre kialakított interfészek segítségével kapcsolódik az SAP R/3-as back-office rendszerhez, valamint a többi mySAP.com megoldáshoz, illetve egyéb, nem SAP rendszerekhez. Marketing megoldások •
Kampány / Termékmenedzsment
•
Marketingelemzés
•
Telemarketing
•
Internetes marketing 109
Gazdasági informatika Értékesítés •
Értékesítési menedzsment és támogatás
•
Telesales
•
Helyszíni értékesítés
•
Internetes értékesítés
Szolgáltatások •
Helyszíni szerviz
•
Interaktív szervizközpont
•
Internetes ügyfél önkiszolgálás
•
Szerviz koordinációs központ
Elemzés és döntéstámogatás Az SAP analitikus CRM megoldás segít Önnek és vállalatának jobban megérteni meglévő ügyfelei igényeit; ezáltal képessé teszi Önt hatékonyabb kiszolgálásukra, valamint a potenciális ügyfelei megnyerésére is. Egy sor olyan elemző eszközt biztosít Önnek, amivel vevői állományát növelheti, az elvándorlók számát csökkentheti, és új vevőket csábíthat el a konkurenciától. Az SAP analitikus CRM megoldások egyik fő jellemzője az integrálhatóság. A már meglévő külső rendszerekkel, továbbá a SAP GIS (Geographical Information System) földrajzi információs rendszerével és a mySAP egyéb termékeivel - adattárház (BW), stratégiai vállalati tervezés (SEM) - összekapcsolva, az ott tárolt adatok felhasználásával lehetőséget teremt a hatékonyabb elemzésekre. A mindennapi munka összehangolása Az SAP operatív CRM megoldás a rendszert használó vállalat alkalmazottainak mindennapi, operatív munkáját segíti. Az előre definiált felhasználói szerepek között - melyekhez a jogosultságok kapcsolódnak - található üzletkötői, globális ügyfélmenedzseri, értékesítési képviselői, értékesítési asszisztensi, szervizmenedzseri, forródrót munkatársi, külső szervizmérnöki, marketingmenedzseri és még sok egyéb, melyekhez más-más funkciók rendelhetők a CRM megoldásban. A munkatársak, ügyfelek és üzleti partnerek a könnyen megtanulható és kezelhető portálokat a mySAP Workplace alapján saját személyes igényeikre szabhatják. Az ügyfélkommunikáció kézbentartása Az SAP együttműködő CRM megoldásának leglényegesebb ismérve a kommunikációs csatornák egységes kezelése, valamint az ügyfelekkel való interaktív együttműködés a hosszútávú gyümölcsöző kapcsolatok fenntartása érdekében. A mySAP CRM képes kezelni a hagyományos érintkezési csatornák, a telefon és a levél mellett a modern, költséghatékony eszközöket is, mint az elektronikus levél, a fax, a webes felület, a webes interaktív chat, a WAP-os elérés és az SMS. Külön érdemes megemlíteni a különböző mobil eszközöket, amik a személyes kontaktuson alapuló kommunikációt támogatják. A területi képviselők, kiemelt-ügyfél kereskedők, területi szervizes munkatársak feladatait támogatják a notebookokra, palmtopokra fejlesztett megoldások.
110
Gazdasági informatika Sajátosságuk, hogy önálló, csökkentett körű adatbázissal rendelkeznek, és azt alkalomszerű szinkronizálással frissítik a központi szerverről.
5.4. Döntéstámogatás, döntéstámogató eszközök és rendszerek A döntéstámogató rendszer fogalmat olyan rendszerek leírására használjuk, amelyek támogatják, de nem helyettesítik a vezetőket döntéshozatali tevékenységükben. Ezeket a rendszereket általában részben strukturált döntéseknél használják, ahol emberi ítélet is szükséges. A jó döntéstámogató rendszert a nem professzionális felhasználó is kezelni tudja, az adatok elég széles skálájához biztosít hozzáférést, többféle modellezési és analizáló eszközzel rendelkezik. A döntéstámogató rendszerek fejlődése vezetett a (felső)vezetői információs, a csoportos döntéstámogató és a szakértői rendszerekhez. A döntéstámogató rendszerek legnagyobb része a szervezeti szintű tevékenységet támogatja. Fejlődése a népszerű pénzügyi tervezési rendszerekkel kezdődött, később kiterjedt a piackutatásra, előrejelzésre, vállalati analízisre, stb. A személyi számítógépek elterjedése, és különösen a könnyen kezelhető statisztikai programcsomagok és táblázatkezelők megjelenése ösztönözte a személyi szintű támogatást biztosító döntéstámogató rendszerek elterjedését is. Az intézményi döntéstámogató rendszereket általában döntéstámogató csoportok fejlesztik ki, valamilyen döntéstámogató nyelvben. Régebben ezek nagygépes alkalmazások voltak, ma már azonban egyre inkább mikro gépekre készülnek. Az intézményi döntéstámogató rendszerek mellett gyakran készülnek ún. „ad hoc” rendszerek is, ezek korlátozott alkalmazhatósággal rendelkeznek, és rövid idő alatt elkészíthetők. Az ilyen „ad hoc” rendszerek azért hasznosak, mert egyrészt a vezetők rajtuk keresztül megismerkedhetnek ezzel a technikával, másrészt végül is bizonyos típusú döntéshozatalt támogatnak, továbbá használatuk során kiderül, hogy érdemese egy igazi döntéstámogató rendszert készíteni, ezenkívül támogatást nyújtanak a vezetői döntésekhez, ha nincs idő egy teljeskörű döntéstámogató rendszer elkészítésére. Az „ad hoc” döntéstámogató rendszerek jelentés generátorok, rövid elemző programok lehetnek, vagy készülhetnek DSS generátorok segítségével. A jelentés generátorok a vezetőket speciálisan érdeklő adatok kiválasztására, összegzésére és kilistázására szolgálnak. A kiválasztott adatokon az összegzésen kívül általában csak néhány egyszerű aritmetikai műveletet kell elvégezni. Amennyiben grafikát is használnak, akkor trendek és varianciák is megjeleníthetők. Egyrészt azt lehet mondani, hogy a jelentés generátorok még hosszú ideig a leginkább használt döntéstámogató rendszerek maradnak, másrészt viszont belőlük nőttek ki a vezetői információs rendszerek. A rövid elemző programok általában kis, 80-100 soros programok, melyeket akár maguk a vezetők is meg tudnak írni, itt az adatokat kézzel is be lehet vinni. Egyszerűségük ellenére igen hatékonyak tudnak lenni. A DSS generátorok olyan eszközök vagy programozási nyelvek, amelyek segítségével gyorsan lehet döntéstámogató eszközöket készíteni. Ezek a termékek tartalmaznak programozási nyelveket, interfészeket és további olyan szolgáltatásokat, amelyek egy-egy konkrét „ad hoc” döntéstámogató rendszer elkészítésénél segíthetnek.
111
Gazdasági informatika Míg korábban az egyszemélyi döntéseket támogató rendszerekre koncentráltak, ma egyre inkább a csoportos döntést támogató rendszerek megvalósításával foglalkoznak (GDSS – Group Decision Support Systems). A csoportos döntéshozatal előnye a nagyobb össztudás, a rendelkezésre álló nagyobb információ, több lehetséges alternatíva figyelembe vétele, a kidolgozott megoldások elfogadásának nagyobb valószínűsége, a folyamatban résztvevők részéről a probléma és a megoldás jobb megértése. Minden résztvevőnek lehetősége kell legyen a többiektől független munkavégzésre úgy, hogy bármikor közzétehesse, a többiek számára hozzáférhetővé tehesse az eddig elvégzett munkáját. A csoportos döntéstámogató rendszerek részei az adatbázis, a modellbázis, a speciális alkalmazói programok, a jó felhasználói interfészek és végül maga az emberi komponens. További szolgáltatások szükségesek a csoporton belüli kommunikáció támogatására, ilyenek az elektronikus levelező rendszerek, az egyidejűleg többek által írható (konzultációs) munkaállomások, a videó konferencia rendszerek, a gondolatok és a szavazások grafikus összegző rendszerei. A döntéstámogató rendszerek legújabb generációja a mesterséges intelligencia eszközök körébe tartozó szakértői rendszer. Szakértői rendszereknek azokat a tudásalapú rendszereket (KBS – Knowledge Based Systems) szoktuk nevezni, amelyek szakértői ismeretek felhasználásával magas szintű teljesítményt nyújtanak egy problémakör kezelésében. A tudásalapú rendszereknél a problématerületet leíró ismeretek explicit formában, a rendszer többi részétől elkülönítve, az ún. tudásbázisban vannak tárolva. Ennek megfelelően egy szakértői rendszernek alapvetően három komponense van: a felhasználói interfész, a következtető gép és a tudásbázis. A felhasználói interfész definíciója a szokásos, általában valamilyen grafikus felület. A következtető gép a rendszer azon komponense, amely a tudásbázist felhasználva többlépéses logikai következtetéseket képes végrehajtani. Végül a tudásbázis tartalmazza a felhasználási területre vonatkozó tényeket, adatokat és ismert összefüggéseket, következtetéseket – ez utóbbiakat általában „ha, akkor” jellegű szabályok formájában. Egy szakértői rendszer hasonló javaslatokat tud adni, mint az (emberi) szakértő, kérdéseit megmagyarázza (WHY funkció), javaslatait megindokolja (HOW funkció), bizonytalan helyzetben képes meghatározott bizonyosság mellett elfogadható válaszokat adni. A tudásalapú rendszerek tudásbázisában a tárgyköri ismeretek szimbolikusan vannak tárolva, a feladatmegoldás pedig szimbólummanipulációk révén történik. A számítógépes információrendszerek egyik nagyon fontos válfaját alkotják a döntéstámogató rendszerek (DTR), angol elnevezést használva Decision Support Systems (DSS). Döntenünk kell az élet minden területén, döntéseink rövidebb vagy hosszabb távon meghatározzák további életünket, tevékenységünket – s ha vezető funkcióban vagyunk – mások életének kereteit is. Döntéseink információkon alapulnak, amelyeket felhasználva választunk a kínálkozó lehetőségek közül. Nyilvánvaló, hogy a menedzserek döntéshozatala azokon az információkon alapul, amelyeket sikerül nekik összegyűjteniük. Itt egyaránt gondolnunk kell ezeknek az információknak mennyiségére és minőségére. A teljeskörűség és a relevancia egyaránt követelmény volt a hagyományos, nem számítástechnikán alapuló információrendszerekben és napjaink informatikai forradalmában is. A globalizációs és integrációs tendenciák fényében, a világ felgyorsulásának korában persze már elképzelhetetlen a döntéshozatal, a jó döntések meghozatala adekvát információs rendszerek használata nélkül.
112
Gazdasági informatika Az üzleti szervezetek felépítésének legkülönbözőbb formái is megőrizték a hagyományos hierarchikus modellből a vezetés kitüntetett szerepét, függetlenül a szintek és kapcsolódások számától és kialakításától. Az üzleti szervezetek minden szintjén felmerül az igény a megfelelő információkra, ezek gyűjtésére, tárolására és feldolgozására. (Pontosabban az adatok gyűjtésére, s ezek feldolgozásával az információk kinyerésére.)
5.4.1. A döntéstámogató rendszerek használatának előnyei Milyen előnyöket várhatunk a döntéstámogató rendszerektől? A legfontosabb tényezők a következők: hatékonyabb döntéshozatal (minőség) költségcsökkentés a döntéshozók közötti jobb kommunikáció a vezetők (döntéshozók) gyorsabb betanulása Nem szabad persze kritikátlanul elfogadni egy rendszer eredményeit. Magának a döntéstámogató rendszernek a minőségétől is függ az eredmény értéke, felhasználhatósága. S gondoljunk a minden számítástechnikai, informatika rendszer alapösszefüggésére, a GIGO (Garbage In, Garbage Out=szemét be, szemét ki) elvre, mely szerint az eredmény a bevitt adatok minőségétől függ. Winograd és Flores 1986-ban megjelent könyve alapos kritikai elemzést ad a döntéstámogató rendszerek használatáról. A szerzők szerint a DTR felhasználói által vétett leggyakoribb hibák a következők: túlhangsúlyozzák a DTR-ek szerepét az adatok pontosságának és fontosságának feltételezése az objektivitásba vetett hamis illúzió
5.4.2. Mintapélda Tekintsünk példaként egy kisüzemet, amelyik ajándéktárgyakat gyárt, mondjuk karácsonyra. Ha túl keveset gyártanak, akkor a készletük hamar elfogy, esetleg már 3-4 héttel az ünnep előtt, s tetemes nyereségtől esnek el, ami a le nem gyártott ajándéktárgyak eladásából származna. ha viszont túl sokat gyártanak, akkor rosszabbik esetben dobhatják el az egészet, jobbik esetben csak a tárolást kell megfizetni a következő karácsonyig, amikor is újra lehet próbálkozni az eladással. A tárolás azonban lehet nagyon költséges, s nincs igazán garancia arra, hogy a vásárlói szokások nem változnak meg a kárukra egy év alatt. Milyen információra lenne szüksége a kisüzemnek? Nyilván arra, hogy mennyi ajándéktárgyat lehet eladni az év karácsonyán? Természetesen nem rendelkeznek ezzel az információval. Megbecsülhetik a várhatóan eladható mennyiséget, de ez a becslés igen bizonytalan. Éppen ezért a döntés kockázatos lesz. Hogy mennyire az a körülményektől függ. Bizonyos kockázat még
113
Gazdasági informatika viszonylag stabil piacon is előfordul. Ha a gyártó biztosra akar menni, akkor kevesebbet termel, tehát kevesebb lesz a haszna, de ezzel együtt a kockázata is. Ha nagyratörő tervei vannak, akkor sokat nyerhet, de sokat veszthet is. Egy számítógépes döntéstámogató rendszernek csak akkor fogja hasznát venni, ha az képes ilyen típusú, azaz bizonytalan kimenetelű döntések támogatására. Nagyléptékű ipari alkalmazásokban, ahol egyáltalán érdemes költséges döntéstámogató rendszereket használni, szinte mindig jelen van a bizonytalanság, a kockázat. Szerencsére az operációkutatás és az informatika rendelkezik olyan módszerekkel, amelyek képesek megbirkózni ilyen problémákkal. Hasonlóan nehéz olyan döntések hozatala, ahol nem rendelkezünk a döntéshozatalhoz szükséges valamennyi információval. Mondani sem kell, hogy az ilyen helyzetek vannak túlnyomó többségben. Azonban az ilyen problémák is kezelhetők a modellezés kifinomult módszereivel.
5.4.3. DÖNTÉSHOZATAL 5.4.3.1 A döntéshozatal modelljei A döntéshozatal olyan folyamat, melynek során különböző cselekvési alternatívák közül választunk bizonyos cél vagy célok elérése érdekében. Herbert Simon szerint a vezetői tevékenység szinonimája a döntéshozatalnak, hiszen mind a tervezés, szervezés, ellenőrzés, általában a vezetői feladatok végső soron döntések meghozatalában nyilvánulnak meg. Felmerül a kérdés, általánosságban a feladatmegoldás hogyan viszonyul a döntéshozatal folyamatához. Ennek vizsgálatához bontsuk fel részeire a döntési folyamatot. A döntési folyamat részei: 1. feladat-meghatározás és adatgyűjtés, 2. tervezés, 3. választás, 4. megvalósítás. Az irodalomban két koncepciót találhatunk arra nézve, hogy mely mozzanatok alkotják a problémamegoldást ezek közül. Az egyik szerint a problémamegoldás a fentiek közül a 4., amelyhez az 1-3. lépésből álló döntési folyamat vezet, a másik szerint a két elnevezés ugyanazt a fogalmat takarja, s e szerint problémamegoldásnak tekinthetjük a fenti lépések sorozatát együttesen. Mi ez utóbbi nézetet támogatjuk, mivel egy komplex probléma megoldása nem korlátozható csupán a végrehajtás utolsó, valóban nagyon fontos tevékenységére. Ezt a szemléletet erősíti az is, hogy a megoldandó problémák nem egyediek, sorozatban lépnek föl, ill. az egyik megoldása indukálja a következőt, így azt egységes folyamatként kezelve komplexebb és kifinomultabb módszertant tudunk hozzárendelni. A problémamegoldás elméleti megközelítésének régóta ismert (egészen pontosan Francis Bacon angol tudósig visszamenő) modellje szerint a tudományos kutatás alapvető lépései a következők: 1. Megfigyelés
114
Gazdasági informatika 2. A probléma meghatározása, definiálása 3. Egy hipotézis megfogalmazása 4. Kísérletezés 5. Ellenőrzés, “jóslás” Newell és Simon 1972-ben írott, a "Human Problem Solving" című már klasszikusnak számító könyvükben megkülönböztetnek jól és rosszul strukturált problémákat. Az előbbiekben a megoldás rutinszerű, az utóbbiakban nincs ismert és egyértelmű megoldási módszer. Ennek alapján a jól strukturált problémák megoldására a következő lépéssorozatot szokták javasolni: a) Az információ összegyűjtése, b) A lehetséges kimenetek egy teljes halmazának megkeresése, c) E halmaz minden egyes eleméhez hozzárendelni a egy "kívánatossági fokot", d) A legkívánatosabb kimenetel kiválasztása, e) A választás igazolása, ellenőrzése. A probléma csak az, hogy a gyakorlatban felmerülő kérdések természete sokszor nem jól strukturált, s így nem alkalmazhatók a régi, jól bevált eljárások. Az új, ismeretlen szerkezetű, nagyfokú bizonytalanságot tartalmazó feladatok esetén másfajta módszerekre lenne szükségünk. S éppen ez a helyzet a vezetői feladatok nagy részével, annál inkább, minél magasabb szinten előforduló döntésekről van szó. H. Mintzberg 1976-ban írt Nem-strukturált döntési folyamatok strukturálása c. cikkében éppen e miatt a következő három lépést javasolta a döntési folyamatban: 1. Identifikálás fázisa 2. Fejlesztés fázisa 3. Választás fázisa Itt az identifikálás a probléma, az igazi probléma meghatározásával kezdődik, majd az erre vonatkozó információk minél teljesebb összegyűjtése után kerül sor annak az elméleti modellnek a kidolgozására, amellyel többé-kevésbé hűen reprezentálhatjuk feladatunkat. Ebben a szemléletben annak a felismerése tükröződik, hogy gyakran nem lehet minden releváns információt összegyűjteni, az összes kimenetel meghatározása és azok értékelése nagyon bonyolult lehet, ha egyáltalán megoldható. Ez megfeleltethető az általunk a fejezet elején adott négy lépés közül az első háromnak, s a jól strukturált feladatok öt lépcsős modelljének is (1=a, 2=b,c, 3=d,e), így egységes elméleti keretet alkothat. A döntéselmélet hagyományosan a problémamegoldás explicit, teljesen leírható feladatok racionális megoldása alapján állt. Ennek kiváló megalapozását és összefoglalását adja M. Tribus (1969) Rational Descriptions, Decisions and Design című könyve. Ennek alapján a racionális döntéshozatalnak a következő kritériumai vannak.
115
Gazdasági informatika 1. Konzisztencia Ha döntéshozatalkor kettő vagy több (megengedett) technikát használnak, a lehetséges eredmények, következmények ugyanazoknak kell lenni. 2. Folytonosság Ha valaki a módszertan alkalmazásával két, nagyon hasonló döntést hoz, akkor a döntések eredményei úgyszintén nagyon hasonlóknak kell lenni. 3. Univerzalitás A módszertannak általánosan alkalmazhatónak kell lenni üzleti és nem üzleti döntések egy széles körére és nem csak specifikusan a döntések egy osztályára. 4. Egyértelműség Csak egyértelmű és explicit információk alapján kapunk eredményt. 5. Nincs visszatartott információ Ha bizonyos információk vissza vannak tartva és csak később használhatók fel, akkor döntési javaslat menetközben lényegesen módosulhat. Jól látható ezeknek a kritériumoknak a szigorúsága, a gyakorlati élet vezetési és nem csak vezetési döntési szituációinak egy jó része (és a fontosabb része) nem fér bele. Az erre a kihívásra adott válaszként dolgozta ki Herbert Simon 1977-ben megjelent könyvében a korlátozott racionalizmuson alapuló elméletét. 5.4.3.2 A döntési folyamat szakaszai 5.4.3.2.1. Feladat-meghatározás és adatgyűjtés fázisa Habár a problémák jelentkezése általában igen feltűnő szokott lenni, mégis az első lépés logikailag a fennálló helyzet folyamatos figyelése, monitorozása, hogy legyen összehasonlítási alapunk a problémás és problémamentes időszakokról. Ehhez definiálni kell a normális, ill. kívánatos állapotot, az egyéni ill. szervezeti célokat. A probléma észlelése annak tudatosodása, hogy a meglevő és a kívánt állapot között eltérés van, s az ezzel való elégedetlenség ennek megszűntetésére sarkall. A legfontosabb feladat a probléma azonosítása, az eltérések valódi okának, okainak kiderítése. Sajnos nagyon gyakran nehéz megkülönböztetni a problémát annak szimptómáitól. Pl. egy vállalatnál a nyereségesség csökkenése jelzi, hogy valami baj van, de hogy az eladások visszaesése, vagy a ráfordítások növekedése, illetve azok milyen tényezőkre visszavezethető okai, annak kiderítése egyáltalán nem egyszerű. A probléma azonosítása után látszólag a legegyszerűbb a vele kapcsolatos adatok begyűjtése. Azonban ez egyáltalán nem így van. Nehézséget okozhat a problémával kapcsolatos adatok
116
Gazdasági informatika meghatározása, teljeskörűségének biztosítása, különösen az előrejelzése, egyáltalán a relevancia érvényesülése. A következő lépés a problémák osztályozása a strukturáltság szerint. Herbert Simon vezette be a jól ill. rosszul strukturált problémák fogalmát annak alapján, hogy azok programozhatóak vagy sem. A programozhatóak azok, amelyek rendszeresen ismétlődőek, s ezért már kidolgozott metodika van a megoldásukra, szemben a ritkán és váratlanul jelentkező ismeretlen, vagy túl komplex megoldású feladatokkal. Programozhatóak pl. a munkatevékenységek ütemezése, a számlázás, stb. Nem programozható pl. egy kutatás elvégzése, egy vállalat átszervezése vagy a tőzsdén való játék. Éppen a nem, vagy rosszul strukturált problémák megoldásának támogatása a legfontosabb feladata a döntéstámogató rendszereknek. Amennyiben lehetséges, a problémát részproblémákra bontjuk, mivel gyakran a részprobléma önállóan elemezve könnyebben megoldható. A probléma dekompozíciónak ez a módszere azonban csak körültekintéssel használható, szerencsétlen esetekben a rosszul felbontott részproblémák megoldása nem alkalmazható az eredeti feladatra. Az igazi probléma azonosításakor az sem mellékes, hogy megtudjuk, ki a probléma tulajdonosa, kinek a számára probléma a probléma. Ez leggyakrabban a szervezeti felépítéssel kapcsolatos, a rossz szintre adresszált problémával nem lehet mit kezdeni. 5.4.3.2.2. Tervezési fázis Ennek a fázisnak a feladata megtalálni, kifejleszteni és elemezni a lehetséges cselekvési alternatívákat. Ez a probléma mély megértését, a megoldásváltozatok kialakítását és tesztelését jelenti. Ehhez el kell vonatkoztatni a probléma felszíni jegyeitől és meg kell találni a mélyebben rejlő összefüggéseket, vagyis absztrakció segítségével szimbolikus formába kell önteni. Ezt hívjuk modellezésnek. A modellek megválasztása rengeteg, gyakran nem tudatosuló előfeltevést hordoz magában, s ezek gyakran jobban meghatározzák a kapott eredményeket mint a számszerűsítéshez felhasznált adatok. A modellezés hátterében álló koncepciók, iskolák, szaktudományos sőt filozófiai eredmények kikerülhetetlenek az eredmények értékelése, az azokon alapuló döntések meghozatala kapcsán. A modellezés legfontosabb aspektusai: elmélet alapok, struktúra komponensek kritériumrendszer alternatívagenerálás
117
Gazdasági informatika előrejelzés mérés szcenáriókészítés A modellek lehetnek: normatívak, leírók kielégítők Normatív modellek: az optimális (bizonyíthatóan a legjobb) megoldás megkeresése a cél. Három fő változata van: a leghatékonyabb változat keresése fix ráfordítások mellett a legalacsonyabb költségű változat keresése a megadott hatékonyság mellett a legmagasabb produktivitás keresése, azaz a célok elérése és a ráfordítások aránya optimális A normatív modellek feltételrendszere: Az emberek gazdasági alanyok, kiknek célja az elérhető célokból származó hasznosság maximalizálása. A döntéshozó mindig racionális. Egy adott döntési szituációban mind a lehetséges alternatívák, mind a hozzájuk rendelhető akciók és következmények ismertek, de legalább az előfordulási valószínűségeik adottak. A döntéshozónak világos preferencia-sorrendje van, ami lehetővé teszi számára a kívánatos kimenetelek rangsorolását. E feltételek teljesülése korántsem nyilvánvaló - vagy igazolni kell az adott szituációban, vagy az elhanyagolásukkal keletkező bizonytalanságot kell figyelembe venni. Gyakori megoldási stratégia a feladat részekre bontása, de ennek a korlátaival is tisztában kell lenni. A szuboptimalizáció egy probléma egy részének optimalizálása. Ez nem mindig vezet az egész probléma optimális megoldására. A szervezet egy adott részlege számára optimális döntés figyelmen kívül hagyva a szervezet többi részét összességében csökkentheti a teljes szervezet hatékonyságát. A leíró modellek esetében nem az összes alternatíva következményeit, hanem azoknak csak egy részhalmazát tekintjük át. Ezen adott alternatívák közül a legjobb nem feltétlenül azonos az optimálissal, de lehetséges, hogy nem is annak a megkeresése a cél. Gyakran elégséges lehet egy elfogadható megtalálása is.
118
Gazdasági informatika Simon kritikája szerint az emberek nem optimális, hanem kielégítő döntéseket hoznak ill. csak ilyeneket tudnak hozni. A kielégítő döntés az időhiány, erőforráshiány, költségek, az optimalizáció nehézségei miatt gyakran szükségszerű. Simon szerint az emberi döntések csak korlátozottan racionálisok - az emberek nem képesek a valós élet minden szituációjában racionálisan dönteni Alternatívák generálása Az alternatívák generálása viszonylag hosszú folyamat, amely keresést és kreativitást igényel (brainstorming). Az egyik alapvető kérdés: mikor kell abbahagyni a keresést? A DSS-ekben ez általában manuálisan történik, az ES-ekbe automatikusan bevan építve egy megfelelő leállási kritérium. Az alternatívák kimeneteleinek értékelése függ a modelltől és az adatoktól. Biztos kimenetel a teljes információn alapuló, ezt determinisztikusnak nevezzük. Valószínűségi vagy sztochasztikus a részleges információn alapuló, ekkor általában csak rövid időtávra mondhatunk valamit, azt is csak fenntartásokkal - ekkor kalkulálni kell a kockázatot is. Bizonytalanságról beszélünk, ha csak minimális információ áll rendelkezésre - a döntéshozó a kimenetelek valószínűségeit sem ismeri. Scenariókkal próbáljuk egy adott időpontban egy adott rendszer működési környezetéről kialakított feltételrendszer mellett megvizsgálni a rendszer működését, kvalitatív eltéréseket modellezni. Ennek tipikus változatai: a legrosszabb eset, a legjobb eset, a legvalószínűbb eset leírása és elemzése. 9. Ábra:
119
Gazdasági informatika
5.9. sz. ábra Választás fázisa A választás fázisa a keresésből, kiértékelésből és megoldás kiválasztásából áll. A keresési szakaszra számos technika létezik, felsorolva őket: analitikus technikák: matematikai eszköztár, optimális megoldás, strukturált problémák algoritmusok: lépésről lépésre történő keresési módszer a kívánt eredményállapot elérése a cél a lehetséges lépések a kiinduló állapotból a célállapotba (keresési út) keresési technikák: vak keresés (nagy problémákra alkalmatlan) heurisztikák (gyorsabb és olcsóbb, mint az előző) A keresés iránya lehet: cél-orientált - az alapadatokból kiindulva a lehetséges végállapotokat kutatja adat-orientált - a végállapotból indul ki és a hozzá szükséges előfeltételek keresi kombinált - keveréke az előző kettőnek. Értékelés
120
Gazdasági informatika Az eredmények, alternatívák kiértékelése nagyon sok nehézséget rejt magában. Tudni kell, mit mértünk, miben mértük, miért optimalizáltuk és hogyan. Ráadásul a legtöbbször nem lehet egyetlen célváltozó meghatározásra visszavezetni a problémákat. A többszörös célok esetén nem egy optimalizálandó cél van, hanem több, amelyek egymásnak is ellentmondhatnak, s ellent is mondanak. Ezek kiküszöbölésére számos megoldási módszert dolgoztak ki - hasznosságelmélet, célprogramozás, lineáris programozás (célok mint feltételek), pontozási rendszerek stb., de ezek csak korlátozott esetekben használhatok, bizonyos helyzetekben nincs egyértelmű megoldás. Ha van is megoldás, a következő problémákat kell megoldani: nehéz explicit célhierarchiát felállítani az adott vállalatnál különböző résztvevőknek mások a célprioritásai a döntéshozó is változtathatja céljait az idővel és a körülmények változásával a szervezet különböző szintjei és részlegei más és más célokkal rendelkeznek a célok maguk is változnak a környezet kihívásaival nehéz pontos kapcsolatot találni az alternatívák és célok tekintetében Az eredmények elvileg a modellből és a megoldási eljárásból fakadóan helyesek, mégis ellenőrzésre és legfőképpen érzékenységvizsgálatra van szükség velük kapcsolatban. Az érzékenységvizsgálat lehet: automatikus - a modell szolgáltatja, próba-hiba módszerű, "mi van akkor, ha" analízis - adott inputhoz milyen output tartozik, célkeresés - ennek esetén adott alternatív célokhoz a megfelelő inputok meghatározása és vizsgálata, kritikus sikertényező elemzés: a vállalat céljainak elérésében legfontosabb tényezők elemzése a modellen keresztül. Ezeknek a vizsgálatoknak az egyik kulcstényezője a töréspontok felderítése. 4. Megvalósítás fázisa Mindig a legnehezebb dolog, mert a kiválasztott megoldást át kell ültetni a gyakorlatba, s még ha nem is itt ugranak ki a modell gyengeségei, akkor is minden változás ellenállást szül, ill. a modellben optimális megoldás megvalósítás után nem biztos, hogy "optimális" marad.
121
Gazdasági informatika 5.4.3.4. A döntési folyamat támogatása A döntési folyamat fenti lépéseit a különböző vezetést támogató rendszerek segíthetik különböző módokon.
5.10. sz. ábra
122
Gazdasági informatika Adatgyűjtés fázisa - adatbázis kezelés, riport generálás, adatfeldolgozás - MIS, EDP, EIS, ES, DSS Tervezés fázisa - alternatíva generálás, előrejelzés készítés - DSS, ES Választás fázisa - lehetséges megoldások felismerése, érzékenységvizsgálat - DSS (nem dönt, csak ajánl változatokat) ES (dönt és indokol is) Megvalósítás fázisa - alátámasztja a döntést, segít a kommunikációban, magyarázatban, igazolásban - DSS, ES
5.11. sz. ábra:
5.4.3.5. EGYÉNI DÖNTÉSHOZATAL A döntéshozó intuíciója, preferenciái, szubjektív értékelése és tapasztalatai lényegesek a döntéshozatal tényleges lefolytatása során. Emberi megismerési és döntési stratégiák A kognitív folyamat az a folyamat, melynek során az egyének feloldják a világról alkotott belső képük és a valóságról érkező információk különbségeit . Ez sohasem befejezett, egyetlen aktus, hanem az egyén mindennapi tevékenységébe beágyazott, attól elkülöníthetetlen folyamat.
123
Gazdasági informatika A kognitív folyamat stílusa lehet: perceptív – általánosító, a kapcsolatok, összefüggések feltárását előtérbe helyező, ill. receptív – a részleteket vizsgáló, a specifikumokat hangsúlyozó megközelítés. Másik oldalról nézve lehet szisztematikus vagy intuitív a munkastílusa valakinek, ahogy az adatokat, információkat feldolgozza.
5.12. Ábra:
A különböző stílusok nagymértékben befolyásolhatják az adott személy és döntéseinek kapcsolatát, milyen modelleket választ, azok eredményeit hogyan értékeli, hogyan hajtja végre a döntéseit, stb. Ennek ismerete fontos a döntéstámogató rendszer szempontjából is, egyrészt, hogy milyen humán interface-t, másrészt, hogy milyen belső szerkezetet igényel a MSS-től az adott döntéshozó. Sikeres menedzser az, aki jókor, azaz jó időben jó lépéseket tesz, jól cselekszik. Az emberi probléma megoldás mind heurisztikus, mind transzformációs elemekből áll. A szimbolikus logika e második típus kiragadása és önálló fejlesztése, amelynek számítógépes 124
Gazdasági informatika megvalósításai az ún. produkciós rendszerek. Ezek tanulmányozásával kezdetben nagy sikereket lehet elérni az emberi problémamegoldás vizsgálatában, modellezésében, de egy szint felett már elégtelenek. A heurisztikus problémamegoldás belső szerkezete nem ismert – ezért is hívjuk ezzel az eufemisztikus kifejezéssel, mindenesetre jellemzők rá a logikai ugrások, az analógiák, a váratlan, ihletett megoldások (és tévedések). A produkciós rendszerek szimbólummanipulációs technikák, gyakran a formális logika kibővítései, de általánosságban egy zárt világ elemeinek transzformációs szabályrendszereként határozhatók meg. Egy egyszerű logikai transzformáció az a következtetés pl., hogy ha az A személy B anyja és B a C személy anyja, akkor A csak C nagyanyja lehet. A produkciós rendszerek erejét (mert “vakon”, valódi megértés nélkül, szimbólummanipulációval dolgozva éri el az eredményeket) a vizeskancsó problémával illusztráljuk. 5.4.3.6. SZERVEZETI DÖNTÉSHOZATAL 5.4.3.6.1 Csoportos döntések Sok esetben a döntéshozatal nem egyetlen ember feladata és kiváltsága, hanem több ember kell, hogy meghozza a döntéseket. Tárgyalás, alkudozás, megegyezés szükséges. 5.4.3.6.2 Döntéstámogatás és működési környezet A döntéstámogató rendszereknek nemcsak egy vállalat, egy cég igényeivel, szükségleteivel kell foglalkozniuk, hanem az egyes (cégen belüli) osztályok, sőt az egyes alkalmazottakéval is. Vizsgálhatjuk a vállalatok tágabb környezetét is, egész a kormányzati társadalmi szintekig, bár manapság még egyáltalán nem jellemző ezeken a szinteken a döntéstámogató rendszerek használata. A következő szintek, funkcionális részrendszerek esetében lehetne elképzelni DSS támogatást: ipar fogyasztók szállítók versenytársak munkaügy szakszervezetek munkanélküliség termelékenység
125
Gazdasági informatika pénzügy pénzügyi intézmények részvényesek kormányzat kamatlábak közkiadások infláció társadalom környezetvédelmi kérdések nemek egyenjogúsága gyermekgondozás egészségügy Egy üzleti szervezet célja tevékenységeinek tervezése, működtetése és ellenőrzése a cég meggazdagodása céljából. A tervezés biztosítja, hogy cég mindig a nyereségesség irányába haladjon, illetve, hogy jól felkészülve legyen a nehéz időkre. Az ellenőrzés, a felügyelet azt biztosítja, hogy a mindennapi tevékenységek a cég életében jól menjenek. Ez a két funkció szervesen összekapcsolódik. 5.4.3.6.3 Döntések típusa Vezetői szint
stratégiai felső
taktikai közép
működtető alsó
H. Mintzberg egy 1975-ben a Harvard Business Review-ban megjelent cikkében azzal érvel, hogy egy menedzser idejének egy tekintélyes részét olyan egyéb tevékenységekkel tölti, amelyek nem tartoznak a szervezés, tervezés, ellenőrzés és felügyelet. A csoportos döntéstámogató rendszerek (GDSS) kifejlesztésekor számos kísérlet történt arra, hogy az individuális döntésekkel foglalkozó elméletet csoportokra próbálják alkalmazni. Csoportokra, melyek egyedeinek egymástól többé-kevésbé eltérő érdekei és preferenciái lehetnek. A döntéselmélet módszertana azt igényli, hogy a döntéshozó egyrészt felállítson egy preferencia sorrendet, azaz sorba tudja rendezni a felmerülő alternatívákat a saját szempontjai szerint, másrészt ezen alternatívákhoz valamilyen módon valószínűségeket tudjon hozzárendelni.
126
Gazdasági informatika Csoportokkal foglalkozva nyilvánvaló, hogy sokkal nehezebb közös érdekről és csoportpreferenciáról beszélni. Kézenfekvőnek tűnhet többségi szavazással eldönteni a kérdéseket. Mint az alábbi példa mutatja, ez nem mindig lehetséges. 5.4.3.6.4. DSS ÉS GDSS A szervezetek döntési folyamatának számítógépes támogatására korán megszületett az igény, párhuzamosan a szervezetek információfeldolgozásának automatizálásával. A fejlődés egy evoluciós pályát futott be párhuzamosan a technológiai lehetőségek kiszélesedésével. A kezdeti MIS-ek a „Mi a helyzet?” kérdésre kívántak válaszolni a rendelkezésre álló adathalmaznak a standard TPS szolgáltatásokat meghaladó feldolgozásával. A következő fokozatot a prediktív MIS -ek jelentették a „Mi történik, ha ?” kérdések kezelésével, végül igazán DSS-nek a „Milyen alternatíva a legjobb?” kérdésére válaszoló rendszert tekintjük. (Ez a változás egyszerű funkcióbővülésként indult, de minőségileg új rendszer alakult ki.) 5.4.3.7 A DSS-ek definiálása A DSS-ek definiálására többféle megközelítés van, a követelmények, a funkciók ill. a technológia szintek felől kiindulva. Little szerint egy DSS olyan, modelleken alapuló eljárások halmaza, amely az adatok feldolgozásához és kiértékeléséhez, a vezetés döntéshozatalához nyújt segítséget. Jellemzői ezen felül a következők: egyszerű a szerkezete, nagy volumenű adatot tud kezelni, könnyen ellenőrizhető, módosítható, fontos kérdésekben teljes körű, egyszerűen használható. Alter a DSS-eket a TPS-ekkel szembeállítva definiálja, különböző nézőpontok szerint. Paraméter
DSS
TPS
használat
aktív
passzív
vezetők
beosztottak
felhasználó
127
Gazdasági informatika
Cél
hatásosság
hatékonyság
Időtáv
jelen és jövő
múlt
fő szempont
rugalmasság
konzisztencia
Moore és Chang a döntési probléma rosszul strukturált voltát hangsúlyozza, kiegészítve a döntéshozók egyéni helyzetével. Jellemzői ezen felül a következők: bővíthető, képes ad-hoc értékelésekre és modellezésre, jövőorientált, alkalmazható váratlan szituációkban is. Bonczek három egymáshoz kapcsolódó részrendszerként definiálja a DSS-eket: kommunikációs rendszer – a felhasználó és a DSS között tudás rendszer – adatok és eljárások gyűjteménye problémamegoldó rendszer – az eljárások alkalmazása az adatokon. Látható, hogy minden szerző másra helyezi a hangsúlyt. Mi a következő definícióban megpróbáljuk az előzőek releváns részeiből megalkotni saját meghatározásunkat: DSS-ek azok a döntéshozatal folyamán használható számítógépes rendszerek, amelyek a strukturált és kevéssé strukturált feladatok megoldásához is segítséget nyújtanak a beépített döntési szabályok és modellek felhasználásával, s ezeket a felhasználó is módosíthatja, vagy bővítheti. A DSS tehát komplex döntési szituációk megoldásában segít, növelve a döntések hatásosságát. 5.4.3.8. DSS tulajdonságok Ahhoz, hogy egy DSS a célját elérje, szükséges olyan tulajdonságokkal rendelkeznie, amelyek elsősorban a funkcionálisan helyes működést garantálják, másodsorban a kényelmes kezelhetőséget a sokrétű problémaszituációkban, valamint a rugalmasságot és továbbfejleszthetőséget. Ezek pontokba szedve a következők: Dinamikus együttműködés a számítógép és az ember között, A különböző vezetői szintek támogatása,
128
Gazdasági informatika Egyéni és csoportos döntési folyamatok támogatása, Elkülönülő és láncolt döntések kezelése, A döntési folyamat végigkísérése, Különböző döntési stílusok és technikák támogatása, Rugalmasság és adaptivitás, Barátságos felhasználói felület, Hatásosság, Teljeskörű felhasználói kontroll, Fejleszthetőség – belső és külső Végfelhasználói fejleszthetőség 5.4.3.9. A DSS részei Egy DSS-nek a rendelkezésre álló adatokból az adott szituációt modellezve kell az emberi döntéshozóval együttműködve megoldási alternatívákat előállítani és értékelni. Ennek értelmében egy DSS a következő alrendszerekből áll: Adatkezelő alrendszer – tartalmazza a döntéshez szükséges adatokat, ill. kapcsolódik a szervezeti TPS-hez vagy külső adatbázisokhoz Modellkezelő alrendszer – a rendszer elemző képességét biztosítja különböző területek matematikai modelljeinek felhasználásával. Kommunikációs alrendszer – a felhasználó és a rendszer kapcsolatát biztosítja. Ezek az alrendszerek mindegyike számos további részekre, funkciókra bontható.
5.13. sz. ábra:
129
Gazdasági informatika
Adatkezelő alrendszer Az adatkezelő alrendszer biztosítja a külső adatbázisokhoz való hozzáférésen kívül a saját adatainak tárolását, feldolgozását, ezeknek egységes és konzisztens adatszótárba rendezését és a lekérdezések elvégzését. Részei így a következők:
DSS adatbázis
Adatbáziskezelő rendszer
Adatszótár
Lekérdezés DSS adatbázis Az adatbázisokban a rendszeresen ismétlődő, jól meghatározott szerkezetű és logikai kapcsolatokkal rendelkező adatokat, adatszerkezeteket tároljuk. Az idők folyamán több különböző adatbázismodell alakult ki, ezek a következők: rekord-alapú – egyszerű adatállományok, hasonló szerkezetű adatrekordokból, hierarchikus – az adatok logikai hierarchiába vannak szervezve, hálós – ugyanazon az adathalmazon több hierarchia is érvényesül egyidejűleg, relációs – az adatok egyedek tulajdonságainak mátrixába vannak rendezve,
130
Gazdasági informatika objektum-orientált – objektumok tulajdonság rendszerének segítségével tárolja az adatokat. A különböző adatbázismodellek a valóságos objektumokból különböző szemlélet alapján absztrahálva hozzák létre és tárolják, kezelik az adatrendszereket. Az ábrázolás és kezelés akkor kényelmes, ha az absztrakció szemlélete jól megfelel a valóságos objektumoknak. Pl. hierarchikus viszonyok ábrázolására a hierarchikus adatbázisok hatékonyak. De pl. a többféle hierarchiát is tartalmazó objektumok esetében elégtelen lehet, s ekkor már hálós adatbázisra van szükség. Jelenleg a legelterjedtebb adatbázis modell a relációs, amellyel a legtöbb szituáció jól kezelhető, de úgy tűnik, az objektumorientált modellre szép karrier vár. A DSS-adatbázisban a szervezet belső tranzakcióinak aggregált adatai, más belső és külső adatforrásokból származó adatok, valamint a felhasználók személyes és egyéni adatai vannak. Ezeknek a kialakítása különböző módon történhet, a fő kérdés a centralizáltság ill elosztottság foka, az információkhoz való hozzáférés köre, szintjei és jogosultsági rendszere, valamint a külső adatbázisokból való adatkinyerés (extrakció) megszervezése. 5.14. sz. ábra
Adatbáziskezelő rendszer
131
Gazdasági informatika Az adatbáziskezelő programrendszerek a különböző adatmodellekre optimalizálva készülnek, skálájuk az olcsó íróasztali gépeken futó verzióktól kezdve az országos statisztikai adatgyűjtéseket kezelő nagygépes (mainframe) rendszerekig terjed. Funkciói a következők: A DSS-adatbázis elérése, adatok kinyerése, Gyors adatfelújítások, Különböző forrásokból származó adatok együttes kezelése Lekérdezések, riportok generálása, Az adatok biztonságának garantálása, Személyes és szervezeti adatok alternatíváinak kezelése Az adathasználat nyilvántartása A végfelhasználók számára az adatbáziskezelő műveletek nagy része rejtett, s annak is kell lennie. Nincs arra szükség, esetleg csak a rendszergazdák számára, hogy beleavatkozzanak az adatok tárolásának, felújításának technika részleteibe. Az adatbáziskezelő által kikeresett adatok a végfelhasználó által használt jelentéskészítők, ad-hoc lekérdezések vagy modellek inputját alkotják. Adatszótár A belső és külső adatok egységes kezeléséhez szükséges kialakítani egy olyan adatszótárt, amely maga is mint (speciális) adatbázis tárolódik, amellyel a tárolt és felhasznált adatok forrása, állapota, kapcsolatai leírhatók és felhasználhatók. Lekérdezés Alapvető funkció, amelyen keresztül lehet az adatokat elérni, a lekérdező nyelvek szorosan kapcsolódnak az adatbázis kezelőkhöz és adatbázis modellekhez, valamint a DSS kommunikációs alrendszeréhez. Modellkezelő alrendszer Formailag hasonló részekre bontható, mint az adatbáziskezelő alrendszer: Modellbázis Modellbáziskezelő rendszer Modell szótár Modell végrehajtás
132
Gazdasági informatika 5.4.3.10. Modellbázis A modellbázis tartalmazza azokat különböző (statisztikai, pénzügyi, stb.) modelleket, amelyekkel az analitikus feladatait elláthatja egy DSS. Ezeket kell tudni alkalmazni, módosítani, kombinálni a feladatok függvényében. A modelleket a felhasználási szint és funkció szerint csoportosíthatjuk: Stratégiai, Taktikai, Működtetési, valamint Modell blokk, ill. Szubrutin típusúakra. A stratégiai modellek a felső vezetők stratégiai tervezését szolgálják, inkább leíró, mint optimalizációs szerkezetűek. Hasonló részfeladatokat látnak el, mint az EIS (Felsővezetői információs rendszerek) modelljei. A taktikai modellek a középvezetők igényeit elégítik ki, az erőforrások allokálásának és a kontrollnak a támogatásával. Általában a szervezetek funkcionális részeihez kapcsolódnak. A működtetési modellek a mindennapi tevékenységek megszervezését segítik a szervezetben , a napi munkafolyamatok ütemezését, a források biztosítását, stb. Mind a három modell szinthez, a modellek átalakítására, módosítására adnak lehetőséget a modell blokkok és szubrutinok. Ilyenek pl. a regressziós analízis, klaszteranalízis, stb. blokkok, vagy a véletlenszám generátor, jelenérték számító szubrutin stb. Önállóan is felhasználhatok bizonyos adatelemzési célokra, de alkalmasak nagyobb modellek felépítésére is. A modellek osztályozhatók felhasználási terület (pénzügy, munkaügy, stb.), valamint elméleti alapok szerint is (statisztikai, optimalizálási, stb.) Ezek részletezése több száz típusra vezetne, ezzel most nem foglalkozunk.
5.15. sz. ábra
133
Gazdasági informatika
Modellbáziskezelő rendszer A modellbáziskezelő rendszernek kell létrehoznia a modelleket a meglevő blokkokból és szubrutinokból, bővíteni a blokkok készletét, a modelleket és a hozzájuk szükséges adatokat kezelni, a részmodelleket összekapcsolni. Modell szótár Funkciója hasonló az adatszótáréhoz, katalogizálja a modelleket, tartalmazza a modelldefiníciókat, tájékoztatja a felhasználókat a modellek lehetőségeiről és hozzáférhetőségéről. Arra persze csak gyakorlat vezetheti rá a felhasználót, hogy milyen esetekben mely modellek a jók. A szakértő rendszereknek itt tág tér nyílhat ennek a választásnak a segítésére. Modell végrehajtás A modellek aktuális futását vezérli, valamint a különböző modellek összekapcsolását, az inputok és outputok átirányítását. Kommunikációs alrendszer Ez a komponens biztosítja a felhasználó és a rendszer kapcsolatát, vezérli az interakciókat, felelős a használat kényelmességéért és hatékonyságáért. Ennek minősége meghatározója lehet egy DSS elterjedésének vagy háttérbe szorulásának, függetlenül a többi komponens minőségétől. A kommunikációs folyamat három részre bontható, az utasításnyelvre, a válasznyelvre és az ezek használatát leíró szabályrendszerre. Az utasításnyelv elemei azok ez eszközök, amivel utasítani lehet a rendszert, azaz a billentyűzet gombjai, az egér, érintő képernyő, botkormány, optikai leolvasó sőt hangérzékelő és értelmező. 134
Gazdasági informatika A válasznyelvet a rendszer használja a felhasználó informálására az eredményekről, részeredményekről, amellyel utasítást, választást kér. Ebbe beletartoznak a különböző output perifériák, mint a képernyő, nyomtató, hangszóró, ill. ezek felhasználásának módja. Mikor milyen grafikai vagy hangeffektusokat használjon a rendszer, s hogyan függ össze ezekkel a döntéshozó pszichológiai beállítottsága? E nyelveknek a szabályrendszere ismert kell legyen a felhasználó számára, papíron vagy online help formájában mindig elérhetően. A felhasználó Egy DSS-t a felhasználó különböző módokon alkalmazhat a döntési folyamat támogatására, illetve különböző státuszú felhasználók léphetnek a rendszerrel kapcsolatba. Alter szerint a tipikus felhasználási módok a következők: Előfizetői mód – a döntéshozó rendszeresen elkészített jelentéseket vár el a rendszertől, s nem is interaktívan. Hivatalnoki mód – a döntéshozó változó tartalmú jelentéseket készíttet a rendszerrel, de azt offline módon készíti elő. Terminál mód – a döntéshozó interaktívan használja a rendszert kérdés-felelet szekvenciákon keresztül. Közvetítéses mód – a döntéshozó másokon keresztül, stábja erre kijelölt munkatársai közvetítésével használja a rendszert, nem ismerve a megoldás és a rendszer részleteit. Ennek a módszernek az elterjedtsége a vezetők számítástechnikai képzettségének növekedésével, ill. a DSS rendszerek használatának egyszerűsödésével a jövőben csökkeni fog. A közvetítőket három csoportba lehet sorolni, lehetnek: DSS asszisztensek – a vezető stábjának a döntéstámogató rendszerekkel való kapcsolattartásra specializálódott tagja, Specialisták – egy-egy üzleti szakterület szakértője, aki a DSS rendszerek segítségével készíti elő szakvéleményét, Szakértők – egy-egy modellezési módszer szakértője, az ő segítségével lehet a speciálisabb modelleket kidolgozni, ill. megoldani. DSS hardver és szoftver A DSS-ek a legtöbb hardver elemen futhatnak, a különbségek a feladat nagyságából, bonyolultságából, időigényéből fakadhatnak. A sok felhasználót kiszolgáló, nagy erőforrásokat mozgósító rendszereket inkább nagygépekre ajánlatos telepíteni, míg az egyfelhasználós, kis adatbázist használó társaikat lehet asztali számítógépekre. A lokális hálózatok alkalmasak egy határig a nagygépek kiváltására, de mindig a konkrét helyzet analizálása alapján kell a megfelelő kompromisszumot kialakítani.
135
Gazdasági informatika Steven Alter nyomán megkülönböztetjük a döntéstámogató rendszerek 7 szintjét. Javasló rendszerek (suggestion systems) Optimalizáló rendszerek Reprezentációs modellek Könyvelési modellek Elemző információs rendszerek (analysis information systems) Adatelemző rendszerek Adatkezelő rendszerek (file drawer systems)
Adatkezelő rendszerek
Egyszerű lekérdezések, szabálytalan időközökben
Adatelemző rendszerek
Periodikusan, vagy szabálytalan időközökben végzett adatmanipulációs tevékenység.
Elemző információs rendszerek
Szabálytalan időközökben, vagy felkérésre végzett adatelemzés kisebb modellekkel.
Könyvelési modellek
Rendszeres időközökben végzett, standard modelleken alapuló elemzési, előrejelzési számítások.
Reprezentációs modellek
Periodikus, vagy ad-hoc elemzések bizonyos részleges hatású lépések várható eredményeiről.
Optimalizáló rendszerek
Periodikus, vagy ad-hoc elemzések bizonyos lépések várható eredményeiről optimalizáló modellekkel.
Javaslattevő rendszerek
A napi munkafolyamatok irányítását segítő egyszerű döntési modellek alapján ad javaslatokat.
Egy komplexebb DSS-ben természetesen ezek a mozzanatok keverten fordulnak elő. 5.4.3.11. Csoportos döntéstámogató rendszerek Az eddigiekben eltekintettünk attól az egyáltalán nem elhanyagolható körülménytől, hogy a döntések legtöbbször nem egymástól függetlenül, hanem döntéshozók és csoportjaik interakciója sorozataként fordulnak elő. Erre utal Hackathorn és Keen osztályozása, amely szerint a döntési folyamat három fő típusa:
136
Gazdasági informatika független döntéshozás, független részdöntések sorozata, csoportmunkát követelő döntéshozás. Gyakorlatilag minden döntés valamilyen rendszerben értelmezhető, ezek közül a legfontosabb típus a szervezet. Szervezetnek nevezzük egyének olyan csoportját, amely relatíve folyamatosan és stabilan áll fenn egy változó környezetben, normatív vezetési renddel, információs rendszert felhasználva tevékenykedik bizonyos közös célok érdekében, amelyet ösztönzők közvetítenek a tagjai felé. A szervezeti döntéshozatal – habár a szervezetek döntő többsége hierarchikus – egy elosztott tevékenység, amelynek lényeges eleme a konszenzus. Definíció A Csoportos döntéstámogató rendszer (GDSS=Group Decision Support System) egy olyan számítógép alapú információs rendszer, amely képes nemstrukturált problémák megoldásához segítséget nyújtani döntéshozók együtt dolgozó csoportjának. Egy GDSS-t hardver, szoftver és az alkalmazott módszerek és emberi résztvevők jellemeznek. A hardver elemek nyilvánvaló részén túl – monitor vagy hálózatba kapcsolt asztali számítógép – a leglényegesebb elem annak biztosítása, hogy egymás eredményeivel megismerkedhessenek a döntéshozó csoport tagjai. Ezt egy közös kivetítő is biztosíthatja, de gyakoribb a hálózatok segítségével egymás gépének a képernyőjét használni erre a célra. A szoftver komponens a szokásos DSS felépítés mellett (Adatbáziskezelő alrendszer, Modellbáziskezelő alrendszer, Kommunikációs alrendszer) funkcionálisan ki kell bővüljön, hogy a közösen használt és kezelt adat- és modellbázis elemeknek egyéni kezelését is lehetővé tegye, valamint a csoporttagok egymással és egymás modelljeivel kapcsolatos kommunikációs igényeit is kielégíthesse. A tipikus csoportot érintő feladatok a következők: A csoporttagok szavazatainak, véleményének, modelleredményeinek numerikus és grafikus összegezése. (Nem feltétlenül összeadása – fontos lehet a megoszlás is) A döntési alternatívák közös értékelése, az ötletek anonim gyűjtése, és szelektálása, csoportvezető választás és más konszenzust igénylő akciók lebonyolítása. Az információk összes formájának továbbítása a csoporttagok között ill. információcsere a GDSS rendszer adatbázisával. Az alkalmazott módszerek egy GDSS-ben magukban foglalják a hardver és szoftver elemekre vonatkozó eljárásokon kívül a csoport tagjainak interakciójára, eljárásrendjére vonatkozó szabályokat is.
137
Gazdasági informatika Végül egy GDSS nem függetleníthető az abban résztvevő emberektől, döntéshozóktól. Különösen fontos a szerepe a moderátornak, aki a rendszer zökkenőmentes, hatékony felhasználásáért felelős. GDSS tipológia A csoportok támogatásának kezdeti nagyon magas költsége főként a kormányzati, nagyvállalati körben tette csak lehetővé érdemi rendszerek kialakítását. A folyamatos kutatómunka és technológiai fejlődés eredményeképpen egyre szélesebb körben kezdik használni a különböző típusú csoportos döntéstámogató rendszereket: Döntési termek – ezek a hagyományos tárgyalótermek elektronikus megfelelői, ahol minden résztvevőnek rendelkezésére áll egy terminál vagy asztali számítógép, amellyel elképzeléseit modellezheti és a csoport nyilvánossága elé bocsájthatja. Döntési hálózat – itt helyi hálózat segítségével valósul meg a kommunikáció a csoport tagjai és a GDSS szoftver(ek) között. Fontos megjegyezni, hogy ebben az esetben nem kell a közös helyiség és időpont foglyaivá válniuk a résztvevőknek. Ez persze személyesség eredménynövelő faktorát is kiiktatja. Távkonferencia – itt két vagy több döntési terem kapcsolódik össze telekommunikációs és informatikai csatornákon. Erre nagy földrajzi távolságok esetében és audió- ill. videó kommunikáció szükségessége esetében lehet szükség. Távoli döntéshozatal – ebben a jelenleg inkább elméleti variációban a döntéshozók csoportjának munkahelye, irodája van felszerelve a döntési termek technológiájával, s így az egymástól esetleg nagy távolságra levő vezetők a hely egyeztetéstől szabadon, csak az időkorlátokra ügyelve tudnak egymással ad-hoc vagy rendszeres kommunikációt folytatni. A GDSS viszonya a DSS-hez Minden GDSS tartalmazza a szokásos DSS tulajdonságokat, s a csoporttámogatás követelményéből fakadóan a következőket is: a csoporttagok közötti kommunikáció lehetőségét, a szavazási, pontozási, értékelési technikákat, a konszenzus kialakításának eszközeit, több technológiai kiegészítőt. S ennek következményeképpen tovább tart az elkészítése, felállítása, valamint az esetenkénti használatba vétel ideje is. 5.4.3.12. DSS ALKALMAZÁSOK *OPTRANS OBJECT Az OPTRANS OBJECT egy francia DSS fejlesztő környezet, amely a döntési folyamat valamennyi fázisában segíti a fejlesztőt. Az alábbiakban a legfontosabb jellegzetességeit emeljük ki ennek a szoftvernek.
138
Gazdasági informatika i) A generátor szerkezete A generátor legfontosabb részrendszerei (erőforrásai): az adatbáziskezelő rendszer a riportgenerátor a modellező nyelv a fájlkezelő rendszer a statisztikai algoritmusok eszköztára és a felhasználói interfész. Minden részrendszerhez egy ablak tartozik. Egy DTR alkalmazáshoz egy alkalmazási fájl, a változónevek egy halmaza, fejléccímkék és paraméter nevek társulnak. A rendszernek van egy lekérdező processzora és egy megoldó (solver) könyvtára. A felhasználó egy parancsablakon, menükön, ablakokhoz tartozó lokális menügombokon, párbeszéd ablakokon, editoron keresztül kommunikál a rendszerrel. Visual IFPS/Plus Az IFPS az Interactive Financial Planning System rövidítése, vagyis a név egy interaktív pénzügyi tervező rendszert takar. Olyan problémaorientált negyedik generációs nyelvről van szó, amely bármely tervezési, illetve elemzési feladatra használható, feltéve hogy „spreadsheet” típusúak a felhasznált információk. Számos beépített üzleti függvényt tartalmaz, így pl. nettó jelenérték számítás, értékcsökkenés meghatározása, loan amortization, belső megtérülési ráta, stb. A plus szó a beépített adatbáziskezelési lehetőségekre utal. Az IFPS egy „spreadsheet” formájú matematikai modell létrehozására alkalmas eszköz. Megadjuk a probléma (az üzleti rendszer) matematikai leírását (a feltételek és a változók közötti relációk matematikai leírását). Az IFPS modellben a felhasználó matematikai egyenletei az üzleti tevékenységek közötti kapcsolatok logikáját írják le, ez adja a modell logikáját. Az IFPS modell nagyon hasonló egy programhoz, amelyet BASIC-ben, FORTRAN-ban, C-ben, vagy egyéb nyelven írtak. Ennek ellenére az IFPS felhasználóinak nem kell programozóknak lenniük, sokkal inkább érteniük kell az üzleti tervezéshez, illetve elemzéshez. Következésképpen az IFPS-ben a felhasználó logikája adja a modellt, nem egy számítógépes program. Az IFPS hasznos olyan döntési eljárásokban is, amikor nem precízen definiált problémáról van szó, amely több változót tartalmaz, komplex relációkkal és bizonytalanságokkal. A modell olyan további információkat is ad az elemzőnek, mint a különböző döntések lehetséges hatásainak vizsgálata, a különböző alternatívák közötti választások elősegítése stb. Az IFPS modell könnyen létrehozható és egyszerűen értelmezhető. A kezdeti modell a későbbiekben tetszés szerint bővíthető, a környezet változásainak megfelelően a modellt könnyű módosítani. Automatikus spreadsheet funkciók
139
Gazdasági informatika Az IFPS megengedi a táblázat formájában adott pénzügyi beszámolók, megoldások létrehozását. A sorok illetve az oszlopok elnevezése tetszőleges lehet, általában az oszlopok jelölik az egyes időszakokat, illetve tervezési szinteket, a sorok pedig a változókat, vagy tervezési szinteket (nincs előre definiált sor, illetve oszlop rendszer). A táblázat használható a kezdeti IFPS modell létrehozására. Döntéstámogató rendszerek és az IFPS Az IFPS döntéstámogató rendszerek létrehozására alkalmas számítógépes eszköz. Az eddigiekkel összhangban azt mondhatjuk, hogy a döntéstámogató rendszerek interaktív, rugalmas, adaptív számítógépes információs rendszerek, amelyek döntési szabályokat, modelleket, adatbázisokat és a döntéshozó saját elméleteit használják fel. Így a számítógépes rendszer segíti a managereket a döntéshozásban. Természetesen a döntéseket nem az IFPS modell hozza, hanem a managerek. Ahogyan az alábbi ábra is mutatja a számítógépes DSS három legfontosabb funkciója: az adatbáziskezelés, statisztikai analízis és modellezés. Ezek a komponensek külön-külön nem nevezhetők DSS-nek. Olyan számítógépes eszközök, amelyek segítenek az adott problémára vonatkozó DSS-t létrehozni. Az IFPS nem azonos egy DSS-sel, olyan DSS generátor, illetve eszköz, amely az adott speciális szituációban segíti a DSS kifejlesztését.
5.16. sz. ábra:
Az IFPS felépítése Az IFPS több komponensből áll, amelyek mindegyike különböző feladatok elvégzésére alkalmas. Az alábbi ábra mutatja az IFPS rendszer struktúráját.
140
Gazdasági informatika
5.17. sz. ábra
A legfelső szint a végrehajtói szint, a három legfontosabb alrendszer pedig a modell, jelentés, és adatfile alrendszerek. A modell alrendszer Ez az IFPS-nek az a része, amelyben létrehozzuk a modellt. Itt hajtjuk végre a modellre vonatkozó számításokat, itt adjuk meg a modellben felvetett problémára a megoldást. Ebben a részben vannak a kiértékelésre vonatkozó funkciók is. A jelentés alrendszer Ez a rész az IFPS jelentések írását támogató része. Itt definiálhatók a jelentések stilisztikai jellemzői és egyéb olyan jellemzők, amelyek a külső megjelenítést határozzák meg. Az adatfile alrendszer Ez az alrendszer lehetővé teszi az adatmanipulációt, a modelltől függetlenül. Áttekintés A Visual IFPS egy kliens szerver szoftver. A kliens Dos vagy Windows környezetben használható, a szerver Windows NT, UNIX, vagy mainframe környezetben. Windows NT használata esetén, lehetséges az, hogy a kliens és a szerver egy gépen legyen. ÖSSZEFOGLALÁS A különböző vezetői munkát támogató információs rendszerek egyre inkább felhasználják egymás eredményeit, beillesztik a számukra is szükséges technológiákat, eszközöket. Egyre inkább érződik, hogy a kombinált, ún. hibrid eszközök előretörése jellemző, amely a szervezet vezetésének, a döntések meghozatalának minden aspektusát tudják támogatni.
141
Gazdasági informatika Mivel ez a tendencia a különböző vezetői szintek feladatainak támogatásában is megnyilvánul – tehát a megfelelő információs rendszerek segítségével kevesebb vezetőre és kevesebb szintre van szükség. Ez leginkább a középvezetőket fenyegeti, az ő munkájukat tudják átvenni a döntéstámogató és szakértő rendszerek segítségével az alsó ill. felsőbb vezetők. A döntéstámogató rendszerek változást hoznak a vállalatok, szervezetek működésében, a vezetők munkakörnyezetében is. Ezek a következőkben foglalhatók össze: Munkakör bővítés – több feladatot tud ellátni a vezető, Munkakör gazdagítás – élvezetesebb lesz a munka. Mindezek óhatatlanul visszahatnak a szervezeti kultúrára is, a szervezetek felépítése ennek függvényében egyre inkább fognak támaszkodni a különböző információs rendszerekre, köztük a döntéstámogató rendszerekre is. Ennek társadalmi, kulturális kihatása ma még beláthatatlan, de reméljük, hogy megfelelő egyensúly kialakításával az eredménye nem a falanszterek világa lesz.
6. Szakértői rendszerek (Expert Systems - ES) 6.1. A mesterséges intelligencia Az elmult években az alkalmazott mesterséges intelligencia (Artifical Intelligence - AI) iránti növekvő érdeklődést a hatalmas mennyiségü publikáció is mutatja. Könyvek tucatjai, számos cikk kerül rendszeresen publikálásra, valamint sok konferencia kerül megrendezésre ezen a területen. Az USA-ban AI rendszert forgalmazók száma 1985-ben 200 volt, 1988 végére pedig elérte a 400-at. Számos kutatóintézet az USA-ban és a világon résztvesz AI kutatási projektekben. Ezeknek a fejlesztéseknek jelentős hatása lehet sok magán és közszolgálati szervezetre. Az AI technológiáknak már komoly hatása van a döntéstámogató rendszerekre. A szakértői rendszereknek és ezek mesterséges intelligenciával való kapcsolatának ismertetése előtt néhány fontosabb fogalmat, meghatározást ismertetek. A mesterséges intelligencia egy fogalom, amely sok definíciót foglal magába. A legtöbb szakértő egyetért azzal, hogy az AI két alapgondolattal foglalkozik. Az első az emberi gondolkodás tanulmányozása, a második ezeknek a folyamatoknak a reprezentálása. A Turing teszt : E szerint a teszt szerint, a számítógép csak akkor tekinthető gondolkodónak, amikor egy személy egy másik nem látott személlyel és egy nem látott számítógéppel kommunikál és nem tudja eldönteni, hogy melyik a személy és melyik a számítógép. Szimbolikus feldolgozás: A szimbolikus feldolgozás egy alapvető jellemzője a mesterséges intelligenciának, amely az alábbi definícióban is tükröződik : "A mesterséges intelligencia a számítástudománynak olyan ága amely szimbolikus, nem algoritmikus probléma megoldási módszer." Ez a definíció a számítógépes programok két jellemzőjét emeli ki, melyek 142
Gazdasági informatika
- Numerikus illetve szimbolikus - Algoritmikus illetve nem algoritmikus. Sok AI kutatás a szimbolikus és nem algoritmikus feldolgozási technikák területén folyik, hogy megkíséreljék számítógéppel egyre jobban emulálni az emberi következtetési folyamatot. Heurisztika és mesterséges intelligencia: A heurisztika az AI alábbi definíciójában megtalálható mint kulcselem. "A mesterséges intelligencia a számítástudománynak az az ága amelyik az ismeretábrázolás olyan módjával foglalkozik, amely sokkal inkább használ szabályok halmazába foglalt szimbólumokat, mint numerikus adatokat , vagy heurisztikus módszereket használ az információ feldolgozására." (Encyclopedia Britannica). Minta illesztés (Felismerés): Az AI más definíciója a mintaillesztési technikákat hangsúlyozza mint például a következő meghatározás. "A mesterséges intelligencia minta-illesztési módszerekkel dolgozik amelyek megkísérlik leírni az objektumokat, eseményeket, folyamatokat, ezek minőségi jellemzőinek fogalmaival és logikai, számítási kapcsolataival." Összefoglalásképpen, az AI célja, hogy rendszereket fejlesszünk amelyek intelligensen viselkednek. Sokkal specifikusabban, az AI kísérlet olyan számítógép hardver és szoftver létrehozására, amely rendelkezik az emberi következtetés emulációjának képességével. A mesterséges intelligencia potenciális értéke sokkal jobban megérthető, ha összevetésre kerül a természetes vagy emberi intelligenciával. Így például, ha a két oldal előnyeit tekintjük, akkor az AI-nak számos (kereskedelmi) előnye van, melyek az alábbiak (Turban [72]) : - megmarad (dolgozók munkahelyet változtatnak, elfelejtenek információkat); - könnyű duplikálni (egyik személytől a másik személy részére történő tudásátadás hosszú folyamat); - kevésbé költséges lehet mint a természetes intelligencia (pl. vezérlési feladatokhoz); - a számítógépes technológiának köszönhetően következetes és alapos; - dokumentálható. A természetes intelligencia néhány előnye a mesterséges intelligenciával szemben pedig a következő : - kreativitás; - érzékelési tapasztalat használata; - nagyon széles tapasztalati összefüggések használata. Az emberi probléma megoldás egy információfeldolgozási megközelítésére több modell került kidolgozásra, melyek közül az egyikben Simon (Turban ismertetése alapján [72]) az emberi problémamegoldás egy olyan modelljét javasolta, amely egy analógiát teremt a számítógépes feldolgozás és az emberi információfeldolgozás között. Ez a modell segít megérteni az AI elvét, korlátait. Newell és Simon modelljét a 6.1. sz. ábra mutatja.
143
Gazdasági informatika
6.1. sz. ábra Érzékelő alrendszer. Az emberi információfeldolgozó rendszer inputja a külső hatás. Ezek a hatások az érzékelőszerveken (mint a szem, fül) kerülnek be. Az érzékelő alrendszer ezekből az érzékelőkből áll amelyek mellet puffer memória van és ezek rövid ideig tárolják a bejövő információt, míg az vár a felismerő alrendszer által történő feldolgozásra. A felismerő alrendszer. Az érzékelők folyamatosan helyezik a nagytömegű információt a puffer memóriába. Amikor döntést szükséges hozni a felismerő rendszer kiválogatja a megfelelő információkat, hasonlóan a számítógép CPU processzorához, a felismerő processzor eléri a döntéshozáshoz szükséges információt az érzékelő pufferből és továbbítja azt a rövid megőrzési idejű memóriába. A processzor ciklusban dolgozik, amelyik analóg a számítógép "elér és végrehajt" ciklusához. Mindegyik ciklus alatt a processzor a memóriából az információt kiértékeli és aztán másik memóriába tárolja. A processzor három részt tartalmaz : az elemi processzort, a rövid megőrzési idejű memóriát, és az interpretert amelyik értelmezi a probléma megoldás utasításai programjának egy részét vagy egészét. Az egyén által használt program függ a változók számától csakúgy mint a feladattól és a feladat megoldó intelligenciájától. A hosszú megőrzési idejű külső memóriák. A hosszú megőrzési idejű memória egy komplex indexelési rendszerrel együtt nagy számú tárolt szimbólumból áll. A feltevések versenyeznek, hogy melyek az alapvető szimbólumok és hogyan rendezzék el magukat. A legegyszerűbb memória modellben a szimbólumok egymáshoz vannak kapcsolva. Egy bonyolultabb modellben a szimbólumok ideiglenes halmazba úgynevezett "script"-be szervezettek. Más nézőpontból a memória szimbólumok klasztereiből áll, amit "chunk"-nak hívnak. Egy "chunk" a tárolt információ egy egysége ami, lehet egy számjegy egy szimbólum vagy egy szó, amely a külső mintájához vagy halmazához kapcsolódik. Ebben a felfogásban a memória a "chunk"-ok nagy méretű hálózata. A személyek támogatni tudják a döntéshozási folyamatot egy másik úgynevezett külső memóriával. A külső memória olyan külső médiából áll mint a papír, tábla. Az adatfeldolgozás, elérés, tárolás ezerszer, milliószor gyorsabb számítógéppel, mint ahogy az ember képes rá.
144
Gazdasági informatika
Az ábrán látható három memória közül a hosszú távú memória gyakorlatilag korlátlan kapacitású, a rövid távú memória kibővíthető például analógiákkal, hozzárendelésekkel vagy ábrák használatával. Az ábra néhány "chunk"-ba ugyanazt az információt nyújthatja, mint az egyedi adatok nagy száma. Ez az amiért a grafika nagyon jelentős szerepet játszik a vezetői döntéshozás támogatásában. A mozgató ideg outputja. A memóriák átfésülése és keresése után a feldolgozó egység információt küld a mozgató ideg végrehajtó alrendszernek. A mozgató ideg tevékenységeket kezdeményez. Így ez kezdeményezi az izmok és más belső emberi alrendszerek tevékenységét, így ez olyan megfigyelt tevékenységeket eredményez, mint például a beszéd. Információ feldolgozás a produkciós rendszeren belül. Annak leírására, hogy az ember hogyan dolgozza fel a szimbolikus információkat, az AI kutatók kifejlesztettek egy "programozási nyelvet" amit produkciós rendszernek hívnak. A produkciós rendszer két részből áll :(1) produkciós szabályok (production rule), vagy "If-Then" utasítások és (2) a munka memória. A produkciós szabályok a munkamemóriához fordulnak. Ha a kérés sikeres akkor a szokásos módon továbbit információkat a memóriába. A produkciós rendszer egy rendkívül hatékony modellt ad az emberi gondolkodáshoz, mert az diszkrét, egyszerű és rugalmas. Valójában sok szakértői rendszer leírható mint produkciós rendszer. Érzékeljük a külső hatást és tároljuk a pufferbe. Bizonyos hatások a munkamemóriába kerülnek továbbításra. A továbbított behatás a "production rule" IF részét aktivizálja, a THEN része pedig aktivizálja a megfelelő tevékenységet. A tevékenységeket a "motor" rendszer valósítja meg amelyet a válaszok formájában érzékelünk. A "production system" az információfeldolgozás leírásának csak egy módja. A mesterséges intelligencia területei. A gépek fejlődése, amelyek intelligencia jellemzőket mutatnak sok különböző tudományág és technológia, csakúgy mint a nyelvészet, pszichológia, filozófia, számítógép hardver és szoftver, gépészet, hidraulika és optika területeit foglalja magába. Az elektronikai mérnöki tudomány és az AI közötti kölcsönhatások a képfeldolgozásban, szabályozás elméletben, mintafelismerésben és a robotika területén tapasztalható. Az utóbbi időben jelentős érdeklődés nyilvánul meg az AI iránt a menedzsment és szervezet elmélet (pl. döntéselőkészítés, implementálás), statisztika, matematika, vezetés tudomány és a vezetői információs rendszerek felől. A különböző diszciplinák amelyek érdekeltek az AI területén átfedik egymást és hatással vannak egymásra. Ezért ezek szerint a diszciplínák szerint nehéz osztályozni az AI területeit. Egy sokkal gyakorlatiasabb osztályozási módot kapunk a termékek figyelembevételével, vagyis ha a kereskedelmi forgalomban lévő, rendszerek alkalmazási területeit vesszük figyelembe. A fő területek a következők : szakértői rendszerek, természetes nyelvű feldolgozások, szöveg értés, robotika, számítógépes látás és más érzékelő rendszerek valamint az intelligens számítógéppel segített oktatás.
6.2. A szakértői rendszerek
145
Gazdasági informatika A szakértői rendszerek számítógépesített tanácsadó programrendszerek, amelyek megkísérlik utánozni vagy helyettesíteni a szakértő következtetési folyamatait és tudását a feladatok speciális típusainál. A szakértői rendszerek nagy érdeklődést váltanak ki az üzleti és tudományos közösségekben a hatékonyság növelési potenciáljuk miatt és amiatt, hogy növeljék a munkaerő hatékonyságát sok speciális területen, ahova szakértőket egyre nehezebb vagy nem lehet találni. A jelenlegi alkalmazások relatívan korlátozottak egy szűk szakterületre (melyet tárgyterületnek "domain"-nek nevezünk). Egy szakértői rendszer egy számítógépes programrendszer amely megpróbál egy szakemberhez hasonló módon viselkedni. A tudomány mai állapota szerint a szakértői rendszer egyszerű problémákat tud megoldani és korlátozott magyarázatokat tud nyújtani. Valójában néhány száz nagyon jónak minősített szakértői rendszer van forgalomban a világon. A szakértői rendszerek áttekintése előtt a szakértői rendszerek területén alkalmazott néhány fogalmat és a szakértői rendszerek felépítését ismertetem. A szakismeret egy alapos, feladatspecifikus tudás, amelyet képzéssel, olvasással és gyakorlattal szerzünk. A tudás következő típusai példák arra mit foglal magába a szakismeret : - A feladatterület tényei - Elméletek az adott témakörről - Egyértelmű és gyors szabályok és eljárások az általános feladatkörre vonatkozólag - Szabályok (heurisztika) arra, hogy mit kell tenni egy adott szituációban (szabályok a feladat megoldására) - Globális stratégiák a feladat ilyen típusainak megoldására. - Meta tudás (ismeret az ismeretről) Ezek a tudástípusok képessé teszik a szakértőket, hogy jobb és gyorsabb döntést hozzanak komplex problémák megoldásánál, mint a nem szakértő személyek. Hosszú idő szükséges, hogy egy személy szakértővé váljon és kezdő szakemberek csak fokozatosan válnak szakértővé. Szakértők. Nehéz definiálni mi is egy szakértő, mert valójában a szaktudás fokairól vagy szintjeiről beszélünk. Tipikusan a szakértő személy a következő tevékenységek végrehajtásával jellemezhető. - Probléma felismerés és megfogalmazás - Egész gyors probléma megoldás - A megoldás megmagyarázása - Tapasztalatból történő tanulás - Az ismeret újrastrukturálása - Szabályok megszegése - Fontosság meghatározása - Méltóságteljes megalázkodás Szakértők egy problémát tetszőleges módon kifejthetnek és konvertálhatnak olyan formára amely gyors és hatékony megoldásához vezet. A probléma megoldási képesség szükséges, de önmagában nem elégséges. A szakértőknek képeseknek kell lenni megmagyarázni az eredményt, 146
Gazdasági informatika új dolgokat megtanulni a tématerületről, újrastrukturálni a tudást amikor szükséges, megszegni a szabályokat amikor szükséges (azaz a kivételek elve), és eldönteni, hogy a szaktudásuk megfelelő e ? Végül felismerni saját képességeinek a korlátait. Mindezeket a tevékenységeket hatékonyan (gyorsan, alacsony költségen) és hatásosan (magas minőségű eredményekkel) kell végezni. Utánozva a szakértő személyt olyan számítógépet szükséges építeni amely mindezen jellemzőket fel tudja mutatni. Az 1990-es évek elejéig az ES területén elsősorban a második, harmadik és negyedik tevékenységek fejlesztése történt. Szakértelem átvitele. A szakértői rendszerek célja a szakismeret átvitele a szakértőtől a számítógépbe és aztán az ismeret átadása más személyek részére. Ez a folyamat két tevékenységet igényel: az ismeretszerzés (a szakértőktől) és ismeretábrázolás (a számítógépbe). A számítógépbe tárolt ismeretet ismeretbázisnak hívjuk. Az ismeretek két típusát különböztetjük meg: tények (facts) és eljárások (általában szabályok) melyek a probléma területre vonatkoznak. "Gondolkodás". Egy szakértői rendszer egyik jellemzője a következtetési képesség. Az ismeretbázisban tárolt szakismeretet véve a számítógép programozott azért hogy abból az ismeretből következtetni tudjon. A "gondolkodás" a rendszer következtető gép (inference engine) komponensében kerül végrehajtásra, amely a probléma megoldására vonatkozó eljárásokat tartalmazza egy szimbolikus gondolkodási módú megközelítéssel. Szimbolikus "gondolkodás". Amikor a szakértő személyek problémákat oldanak meg, (különösen olyan típusú feladatoknál amelyeknek a megoldására szakértői rendszerek készültek), nem használnak egyenleteket, vagy más matematikai számításokat. Helyette szimbólumokat választanak, hogy ábrázolják a probléma fogalmait és különböző stratégiákat és szabályokat alkalmaznak a fogalmak kezelésére. Egy ES szintén ismeretszimbólumokat használ, amelyek a probléma fogalmainak felállítására szolgálnak. Egy feladat megoldásához az ES ezekkel a szimbólumokkal dolgozik. Ez azonban nem jelenti azt, hogy az ES nem végez matematikai műveleteket. Szabályok. A legtöbb kereskedelmi forgalomban levő ES rendszer szabály alapú, vagyis az ismeret főleg szabályok formájában van tárolva, ezek a feladat megoldási szabályok. Egy egyszerű szabály egy If-Then formában strukturált. Magyarázó képesség. Egy másik egyedüli jellemzője egy ES-nek az a képessége, hogy megmagyarázza a tanácsait vagy ajánlásait és meg is indokolja, hogy egy bizonyos tevékenység miért nem ajánlott. A magyarázatot és indoklást az indokló vagy magyarázó alrendszer végzi.
6.2.1. A szakértői rendszerek felépítése. A szakértői rendszerek két fő részből állnak. A fejlesztő környezetből és a konzultációs (run time) környezetből (3.2. ábra). A szakértői rendszer fejlesztő környezetét az ES építő használja a szakértői ismeret ismeretbázisba vitelére. A konzultációs környezetet a nem szakértő személy használja szakértői ismeret és tanács megismeréséhez.
147
Gazdasági informatika
6.2. sz. ábra Egy szakértői rendszer struktúrája Egy kifinomult szakértői rendszerben a következő komponenseknek kell létezni. - Ismeret szerzés (egy szakértő és az ismeret mérnök) - Ismeret bázis - Következtető gép - Munkatábla (munkaterület) - Felhasználói interfész - Magyarázó képesség - Ismeret bővítő-finomító rendszer A legtöbb szakértői rendszer nem tartalmazza az ismeret bővítő-finomító komponenst. Ismeretszerző alrendszer. Az ismeretszerzés a problémamegoldási szakismeret gyűjtése, átvitele és transzformációja a különböző ismeretforrásokból a számítógépes programba az ismeretbázis létrehozására és bővítésére. A potenciális ismeret források a szakértő személyek, szakkönyvek, adatbázisok, speciális kutatási jelentések és képek. A szakértő személyektől történő ismeretszerzés egy komplex feladat, amely az ES létrehozásának egy szűk keresztmetszetét
148
Gazdasági informatika képezi. A jelenlegi helyzet szükségessé teszi egy ismeretmérnök tevékenységét, hogy egy vagy több szakértő személlyel kommunikálva és konzultálva építse az ismeretbázist. Az ismeretbázis. Az ismeretbázisban lévő információ az ami szükséges a feladat megértéséhez, megfogalmazásához és megoldásához. Ez két alapelemet tartalmaz: (1) tényeket, mint a feladat terület helyzete (állapota) és elmélete; és (2) speciális heurisztika, vagy szabályok amelyek az ismeret használatával egy szűk szakterületen a feladat megoldásához vezetnek (ráadásul, a következtető gép standard feladat megoldási és döntési szabályokat tartalmaz). A következtető gép. Az ES "legfontosabb része" a következtető gép úgy tekinthető mint a vezérlő struktúra vagy a szabály értelmező (szabályalapú ES rendszerben). Ez a komponens alapvetően egy számítógép program amely egy módszert tartalmaz az ismeretbázisban és a munkatáblában lévő információ alapján történő következtetéshez és végkövetkeztetés megfogalmazásához. Ez a komponens hozza a döntéseket arról, hogy hogyan kell használni a rendszer ismeretét a feladatok jegyzékének fejlesztésével amely szervezi és vezérli az aktuális feladat megoldásának lépéseit. A következtető gép három fő eleme a következő : - Egy értelmező (interpreter - a legtöbb rendszerben szabály interpreter), amely végrehajtja a választott feladatjegyzék elemeit a megfelelő ismeretbázis szabály felhasználásával. - A tervező (sheduler), amelyik karbantartja a feladatjegyzékre vonatkozó vezérlést. Ez becsüli az alkalmazott következtetési szabályok hatásait a feladatjegyzékben szereplő tételek prioritásainak vagy más kritériumoknak a függvényében. - A konzisztencia érvényesítő (consistency enforcer), amelyik megkísérli karbantartani a kialakuló megoldásra vonatkozó konzisztenciát. A falitábla (munkaterület). A falitábla egy munkamemória terület egy aktuális feladat leírására, amelyet az input adatok specifikálnak, ez rögzíti a közbenső feltevéseket és döntéseket. A döntések három típusa rögzíthető a falitáblán : (1) terv - hogyan kezdjünk neki a feladatnak; (2) feladatjegyzék - potenciális végrehajtásra váró tevékenységek és (3) megoldás - a tevékenység megjelölt feltevései és alternatív végrehajtásai amelyet a rendszer eddig a pontig állított elő. A felhasználói interfész. A szakértői rendszerek a felhasználó és a számítógép közötti kommunikációra tartalmaznak egy barátságos, feladatorientált nyelvfeldolgozó részt. Ez a kommunikáció legjobban egy természetes nyelvű rendszerben valósítható meg, bizonyos esetekben menükkel és grafikával van kiegészítve. Magyarázó alrendszer. A végkövetkeztetések megbízhatósága és nyomkövetési lehetősége kritikus mind az ismeret átviteli, és mind a feladatmegoldási folyamatban. A magyarázó alrendszer nyomon tudja követni az ilyen felelősséget és meg tudja magyarázni az ES viselkedését a következő kérdésekhez hasonló interaktív kérdés-válasz formájában. - A szakértői rendszer miért tett fel egy bizonyos kérdést ? - Hogyan ért el egy bizonyos végkövetkeztetést ? - Miért lett elutasítva egy bizonyos alternatíva ? - Mi a terv a megoldás elérésére ? Például mi van még hátra amit meg kell állapítani egy végső diagnózis meghatározásához ?
149
Gazdasági informatika A szakértő személyek elemezni tudják saját feladat megoldásaikat, tanulnak és javítják módszereiket (eljárásaikat) a jövőbeni konzultációkhoz. Ilyen hasonló értékelés szükséges az automatizált tanulásban, hogy a program képes legyen majd a sikereinek és hibáinak elemzésére. Ez a komponens jelenleg még nem található meg a kereskedelmi forgalomban lévő rendszerekben, de kísérleti ES rendszerben számos helyen kutatják.
6.2.2. A szakértői rendszerek személyi elemei. Legalább két személy, de valószínűleg több vesz részt a szakértői rendszerek fejlesztésében és használatában. A minimum, egy szakértő és egy felhasználó, gyakran azonban még egy ismeretmérnök is. Ezeknek a résztvevőknek a következő a szerepe. A szakértő, egyszerűen a szakterület szakértője, az a személy aki speciális ismerettel, értékelési képességgel, gyakorlattal és módszerekkel rendelkezik és ezeket a képességeket tanács adására és feladatmegoldásokra használja fel. Az ismeretmérnök segíti a szakértő személyeket a problémakör strukturálásában a személyek kérdéseire adott válaszainak értelmezésével és integrálásával, analógiák felvázolásával, mintapéldák bemutatásával és a koncepcionális nehézségek megvilágításával. A tapasztalt ismeretmérnökök hiánya valószínűleg a nagyobb szűk keresztmetszet az ES létrehozásában. E szűk keresztmetszet megszüntetésére az ES tervezők hatékonyságnövelő eszközöket (pl. speciális editorokat) használnak és a kutatások olyan irányba folynak, hogy kiküszöböljék az ismeretmérnök szükségességét. A felhasználó. A legtöbb számítógépes rendszer egy felhasználós módra lett kifejlesztve. Ráadásul az ES-t több lehetséges felhasználó típus használja. - Egy nem szakértő ügyfél aki közvetlen tanácsokat keres (ebben az esetben az ES mint tanácsadó konzultáns szerepel). - Egy középiskolai diák vagy egyetemi hallgató aki tanulni akar. Ebben az esetben az ES mint oktató működik. - Egy ES építő aki javítani és bővíteni akarja az ismeretbázist (Ekkor partner). - Egy szakértő. Ebben az esetben az ES "kollégaként", "társként", eszközként szerepel.
6.2.3. A szakértői rendszerek működése. Az ES létrehozásához és használatához három fő tevékenység szükséges : a fejlesztés, konzultáció és a javítás. Egy szakértői rendszer fejlesztése az ismeretbázis létrehozását foglalja magába, amelyet a szakértőktől és/vagy dokumentált forrásokból szerzünk, egy következtető gép létrehozását, az indoklási lehetőséget és egyéb szükséges szoftvereket, mint például az interfészek (3.2. ábra). Konzultáció. : Ha egyszer a rendszer kifejlesztésre és tesztelésre került átadható a felhasználó számára. Amikor a felhasználó tanácsot akar az ES-hez fordul. Az ES kétirányú dialógust folytat a felhasználóval, kérve a felhasználótól hogy adjon tény információkat az adott esetről. A felhasználó válaszainak elfogadása után a rendszer megkísérli elérni a
150
Gazdasági informatika következtetést. Ezt a kísérletet a következtető gép végzi amely dönt, hogy melyik heurisztikus keresési technikát kell használni ahhoz, hogy meghatározza, az ismeretbázis szabályai hogyan alkalmazhatók(alkalmasak) az adott feladatra. A felhasználó magyarázatokat kérhet (például miért azokat a kérdéseket kérdezte az ES, és hogyan származtatta az adott következtetéseket). Javítás. A szakértői rendszerek fejlesztésük során több alkalommal javításra kerülnek. Miután a rendszer működött egy területen további finomításon megy keresztül. Melyek újabb szabályokkal való kiegészítést (egyedi esetek lekezelése), szabályok módosítását ( változó feltételekkel való foglalkozást, vagy szabályok korrigálása ), és azon szabályok törlését jelentik, amelyek a továbbiakban közömbösek. 3.1. TÁBLÁZAT Szakértői rendszerek kategorizálása Kategória
Feladatkör
Értelmezés
Szituáció következtetés leírása megfigyelésből Adott szituáció valószínűsíthető konzekvenciáinak következtetése Rendszer hibák következtetése megfigyelésekből Célok eléréséhez szükséges fejlesztési tervek Megfigyelések összehasonlítása a terv paramé-terekkel, kivételek jelzése Hibás működés kijavításának receptje Terv végrehajtása a hiba kijavítására A tanuló tudásának felmérése, követése és korrigálása Értelmező, következtető, javító és figyelő rendszer viselkedése (jellemzői)
Következtetés Diagnosztizálás Konstrukció tervezés Figyelés Nyomkövetés Javítás Oktatás Vezérlés
A szakértői rendszerek felhasználási területei. A szakértői rendszerek többféle módon osztályozhatók. Egyik mód az alkalmazási terület szerinti kategorizálás, melyre egy példát mutat a 3.1.-es táblázat. A szakértői rendszerek előnyei. A szakértői rendszer jelentős előnyöket nyújthat a felhasználónak, melyek közül néhány potenciális előny a következő. - hatékonyság és termelékenység növelés - minőség javítás - időveszteség csökkentés - rugalmasság - működtetési eszköz - kevésbé költséges eszközök használata (pl. figyelési és vezérlési feladatnál) - különleges környezetben való működés - megbízhatóság 151
Gazdasági informatika - válaszadási idő - több szakértő véleményének integrálása - nem teljes és bizonytalan információkkal történő működés - oktatási előnyök - hatékony megoldás - ismeret átadás földrajzilag távoli helyekre - szűk szakterületen komplex feladat megoldás. A szakértői rendszerek problémái és korlátai. A lehetséges ES módszerek alkalmazása még az általánosan kategorizált alkalmazási területeken sem nyilvánvaló és hatásos. Még a kissé komplikált alkalmazásoknál is a legtöbb ES kódot általában nehéz megérteni, nyomkövetni, bővíteni és karbantartani. Néhány tényező és probléma arra vonatkozólag, hogy miért lassú az ES rendszerek kereskedelmi terjedése. - az ismeret nem mindig érhető el olvasható formában - a szakismeretet nehéz a személyektől kinyerni - mindegyik szakértőnek a szituáció értékeléséhez való következtetésmódja különböző és ugyanakkor helyes lehet. - még a nagy gyakorlattal rendelkező szakértőnek is nehéz jó helyzetértékelést adni amikor időzavarban van. - a szakértői rendszerek felhasználói rendelkeznek egy természetes felismerési korláttal. A személyek azt nézik amire felkészültek, azt látják amit várnak, gyakran csak azt, ami beleesik az érdeklődési körükbe. - az ES csak egy szűk szakterületen működik jól, bizonyos esetekben ez a terület nagyon szűk. - a legtöbb szakértőnek nincs független ellenőrző eszköze, hogy vajon a következtetésük elfogadható e ? - az a szótár amit a szakértők a tények és kapcsolatok kifejezésére használnak gyakran korlátozott és mások által nem érthető. - gyakran szükséges segítség az ismeretmérnöktől aki ritka és drága.
6.2.4. A szakértői rendszerek típusai. A szakértői rendszerek sokféle formában jelennek meg. A következő nem kizárólagos néhány csoport a következő. - Szakértői rendszer vagy ismeret rendszer - Szabály alapú szakértői rendszer - Modell alapú rendszerek - Funkciók szerinti osztályozás - Kész (turnkey) rendszerek - Valós idejű szakértői rendszerek A Szakértői rendszer vagy ismeret rendszer szerinti osztályozás alapján az ES olyan kifinomult módon dolgozik mint egy szakértő személy. A MYCIN (vérbetegségek
152
Gazdasági informatika diagnosztizálása) és XCON (komplex számítástechnikai eszközök konfigurálása) rendszerek igazán jó kísérletek világszínvonalú szakértők emulálására. Azonban a kereskedelmi forgalomban lévő rendszerek nagy része még nem igazán felel meg a "szakértői" követelményeknek. Az ilyen kis rendszerekre úgy hivatkozhatunk mint ismeretalapú rendszerek (knowledge systems). Szabály alapú szakértői rendszer. Sok kereskedelmi forgalomban lévő ES rendszer szabály alapú, mert a szabály alapú rendszerek technológiája jól kidolgozott. Az ilyen rendszerekben az ismeret mint produkciós szabályok sorozata van tárolva. Sok rendszer úgy tekinthető mint a MYCIN leszármazottja. Modell alapú rendszerek. A szabály alapú rendszerekkel ellentétben ezek a rendszerek a különböző eszközök, berendezések szerkezetének és viselkedésének ismeretén alapulnak amelyet ezek megértésére terveztek. Ezek különösen hasznosak berendezések hibáinak diagnosztizálására. Funkciók szerinti osztályozás. Buchanan és Shortliffe [13] az ES rendszerek következő típusait különböztette meg : - strukturált választás - lépésenkénti finomító rendszer - lépésenkénti illesztő (speciális esete a katalógusból történő választás). Kész (turnkey) rendszer kifejleszthető egy felhasználó igényei szerint vagy általában több felhasználó részére, amely aztán értékesíthető mint kész programcsomag, hasonlóan más alkalmazói rendszerekhez mint például általános könyvelési rendszer. Ezek az értékesítést követően közvetlenül alkalmazhatók. Sajnos az ilyen rendszerek természetüknél fogva nagyon általánosak és a tanács amit szolgáltatnak lehet, hogy nem értékes és nem használható a felhasználó komplex problémájára. Kész rendszerek forgalmazása főleg mikro-számítógépekre 1983-ban kezdődött el. Valós idejű szakértői rendszerek. Az ilyen rendszereknek nagyon szűk a válaszadási időtartama, a rendszernek elég gyorsnak kell lenni a folyamatok vezérléséhez. Vagyis a rendszernek bármilyen időpontban válaszolnia kell amikor szükséges.
6.3. A szakértői rendszerek fejlesztése. A szakértői rendszerek fejlesztésének folyamata sokban hasonlít a DSS rendszerek fejlesztéséhez két ok miatt. Az első az interaktív megközelítési mód használata, a másik a team munkában épített nagy rendszerek és mikro alapú rendszerek közötti távolság. Nagy rendszerek építése komoly eszközöket és nagy értékű támogatást igényel. Kis rendszerek PC-ken történő létrehozása a fejlesztő eszközökkel történik. A fejlesztési folyamatot a 3.3. ábra mutatja. Az ismeretszerzés. Az ismeretszerzés az ismeretek egy vagy több forrásból való kinyerésének, strukturálásának és szervezésének a folyamata, melyet sok kutató és gyakorlati felhasználó szűk keresztmetszetnek tekint, mely korlátozza a szakértői rendszerek fejlesztését.
153
Gazdasági informatika
Az ismeretszerzési tevékenység az ismereteknek a szakértő személyektől, könyvekből, dokumentációkból, ismertetőkből vagy fájlokból történő megszerzését foglalja magába. Az ismeret ábrázolás az ismeretek ismeretbázisba történő átkódolását jelenti, hogy a következtetés helyesen végrehajtható legyen. A következtetési tevékenység a szoftvernek a tervezése, amely képessé teszi a rendszert az ismeretbázis alapján történő következtetésre és aztán a felhasználó számára történő tanácsadásra. A magyarázó és értékelő tevékenység a rendszer indokló képességének a megtervezését és programozását jelenti. A legnagyobb különbség az ES és más számítógépre alapozott információs rendszer között (beleértve a DSS-t is) az ismeretábrázolás és a következtető képesség területén van.
154
Gazdasági informatika
6.3. sz. ábra Szakértői rendszerek fejlesztésének folyamata
6.3.1. Feladatmegoldás és keresési módszerek. Bármilyen probléma megoldásának általános folyamata három fő elemből áll : a probléma állapotai, egy cél és műveletek. A probléma jellemzők definiálják a helyzetet és a meglevő feltételeket. A cél amit el kell érni, egy végső válasz, vagy egy megoldás. Több cél is lehet. A 155
Gazdasági informatika műveletek azok az eljárások amelyek megváltoztatják a helyzetet (egyik állapotból a másikba). Egy művelet leírja a folyamatot ahogy bizonyos tevékenység megváltoztatja a kezdeti állapotot egy másik állapotba, hogy minél jobban megközelítse a célt. A műveletek a feladatot egyik állapotból a másikba mozdítják követve egy fő vezérlési stratégiának az útmutatásait. Egy művelet lehet egy algoritmikus szubrutin. A 3.4. ábra mutatja a kapcsolatot a kezdeti állapot, eljárások és a cél(ok) között.
6.4. sz. ábra A kezdeti állapot, az eljárások és a cél(ok) közötti kapcsolatok Állapot és keresési tér. Egy feladat definiálására, egy megoldás vizuális megjelenítésére, vagy egy keresési módszer kiválasztásának kifejlesztésére gyakran hasznos az ábrázolási mód használata. Így a feladat különböző állapotainak és kapcsolatainak bemutatására rajzolható egy gráf. Az így kapott gráfot általában állapot gráfnak vagy állapot területnek nevezik. Állapot gráf. A 3.5. ábra egy egyszerű problémára mutat egy állapot gráfot, megkísérelve egy városból (S) egy másik városba (G) vezető legjobb utat megtalálni. Az állapotgráf egy térkép amely különböző városokat mutat, melyeken keresztül elérhetjük a kívánt célt. Ilyen feladatokban gyakran vannak alternatív utak. A feladat az hogy a legkisebb időráfordítással a legrövidebb úton érjük el a célt. A feladat megoldására elkerülve a ciklizálást a gráfot keresési fára konvertáljuk.
156
Gazdasági informatika 6.5. sz. ábra Az S-ből a G-be való alternativ utakat mutató állapot gráf A keresési fa a 6.5. ábrán látott állapotgráfon alapul amelyet a 6.6. ábra mutat. Az új fa diagramm ugyanazt a problémát mutatja kissé más formában. A hálózat ilyen formában jobban hasonlít egy hierarchiához. Bizonyos csomópontok meg vannak ismételve a ciklizálási probléma kiküszöbölése miatt. A keresési fa különböző szintekre van osztva, ezek a szintek a fa mélységét írják le. A gyökér csomóponthoz általában a 0 szintet rendelik és a mélyebb szintekhez folyamatosan az 1-es szinttől az igényelt legmagasabb szintig reprezentálják a feladat teret.
6.6. sz. ábra A keresési fa Keresési módszerek. Két alapvető megközelítésű keresési mód van a feladattérben. Az első egy vakon történő keresés, a másik egy heurisztikus keresés. Mindkettő használatos az AI alkalmazásokban, de a heurisztikus az elsődleges módszer az AI területen történő feladatmegoldásokban. Valójában a heurisztikus keresés egy vakon történő keresés amelyhez bizonyos útmutatás vagy iránymutatás kerül hozzárendelésre. A produkciós rendszert Newell és Simon (1972) fejlesztette ki az emberi felismerési (cognition) modelljükre. A produkciós rendszerek moduláris ismeret reprezentálási (ábrázolási) sémák, amelyek növekvő népszerűségre tesznek szert sok AI alkalmazásban. Ezeknek a rendszereknek az alapötlete az, hogy az ismeret szabályokba van foglalva feltétel-tevékenység párok formájában, amelyet produkcióknak hívnak: IF ez a feltétel (vagy ígéret vagy előzmény) előfordul, THEN bizonyos tevékenység(vagy esemény, vagy következtetés vagy következmény) be fog (vagy be kell hogy) következzen.
157
Gazdasági informatika Az ES-ben a szabályok két típusát különböztetjük meg, melyek : (1) ismeret és (2) a következtetési szabályok. Az ismeretbázisban deklaratív szabályok írják le a probléma összes tényét és kapcsolatait. A következtetési eljárás szabályok a másik oldalon tanácsot adnak a feladat megoldására, feltéve ha bizonyos tények ismertek. Például feltételezve egy üzletembert aki aranyat vásárol és ad el az ismeretszabályok a következőképpen néznek ki : 1. szabály : IF nemzetközi konfliktus kezdődik THEN az arany ára emelkedik. 2. szabály : IF az inflációs ráta csökken THEN az arany ára csökken. 3. szabály : IF ha a nemzetközi konfliktus tovább tart mint 7 nap és IF az a közelkeleten van THEN vásárolj aranyat. A következtető szabályok a következőképpen nézhetnek ki : 1. szabály : IF a szükséges adat nincs a rendszerben THEN kérd azt a felhasználótól. 2. szabály : IF több mint egy szabály szükséges THEN ne aktivizálja az olyan szabályokat amelyek nem szolgáltatnak új adatokat. Következtetés szabályok segítségével. E szerint a stratégia szerint egy produkciós szabályba, melynek a struktúrája "IF A, THEN B", ha tudjuk, hogy A "igaz" érvényes az a következtetés, hogy B szintén "igaz". Hasonlóan, ha B-t úgy ismerjük, hogy "igaz" akkor érvényes a következtetés, hogy A szintén "igaz". Ezt használva alapvetően két vezérlési stratégiát használnak: az előre és a visszafelé láncolást. A visszafelé láncolás egy célt orientált megközelítés, amelyben egy olyan elvárásból indulunk ki, hogy mi fog történni (feltevés), aztán bizonyítékot keresünk, amely támogatja az elvárásunkat.
6.3.2. Szakértői rendszerek fejlesztő eszközei, fejlesztési stratégiák.
158
Gazdasági informatika
6.7. sz. ábra ES szoftver attributumai és képességei (Forrás : Gevartner [1987] (U.S. Government work) Turban [72] alapján)
159
Gazdasági informatika
6.7. sz. ábra (folytatás) A szakértői rendszerek különböző jellemzői és képességei szerinti értékelésére a 6.7. ábra mutat példát. Az ES rendszerek a szoftverek (néha a hardver) különböző szintjeit foglalják magukba. Ezen szintek osztályozása a 6.8. ábra szerint 3 fő csoportba osztható, melyek specifikus szakértői rendszerek, keretrendszerek (shell) és fejlesztő eszközök. A fejlesztő eszközöket használhatjuk keretrendszer vagy specifikus rendszer fejlesztésére. A fejlesztő eszközök programozási nyelveket és más programcsomagokat foglalnak magukba, amelyek néhány alapkategóriába oszthatók, mint például a nem AI nyelvek, AI nyelvek (Lisp és PROLOG), szimbolikus nyelvek, magasabbszintű nyelvek, általános célú ismeretmérnöki nyelv. 160
Gazdasági informatika
6.8. sz. ábra Szoftver eszközök szakértői rendszerek építéséhez Felhasználói interfész. Bármilyen MSS rendszer sikeres használatának kulcsa a felhasználói interfész. A számítógépesített rendszerek egyszerűbb használata nagyobb esélyt ad arra, hogy a vezetők használni fogják. Sajnos a legtöbb hardver és szoftver a számítógép ismerők számára tervezettek. Még ha a speciális MSS barátságos is, az operációs rendszert, amelyik működteti lehet, hogy nem olyan egyszerű használni.
6.4. Szakértői keretrendszerek 6.4.1. A LEVEL5 keretrendszer A LEVEL5 egy progresszív fejlesztő környezet és futtató eszköz szakértői rendszerek számára. A rendszerrel szakértői rendszer alkalmazásokat fejleszthetünk amely ismeretbázist használ egy adott területen, hogy analizáljon (elemezzen), következtessen és megoldásokat nyújtson a problémára. A LEVEL5 szakértői rendszerek képesek heurisztikus ismeret kezelésére, hagyományos programok futtatására és adatbázisok kezelésére. Mind a visszacsatolásos (visszaláncolásos) mind az előrecsatolásos (előreláncolást) célkövetkeztetést használja. A visszaláncolásos alkalmazásban egy jellemző feltevést (hipotézist) vagy célt követ keresve az előfeltételeket amelyek támogatják a kitűzött célt. Az előreláncolásban megkísérli illeszteni a szövegösszefüggést hogy az információ jellemző e egy egyedi szituációra, egy mintára vagy le van e írva a tudásbázis szabályaival. 161
Gazdasági informatika
A rendszer egy nagyon sokoldalú ismeret ábrázoló nyelvet használ ismeretbázisok fejlesztésére amelyet szabályelőállító nyelvnek, (Production Rule Language - PRL) nevezünk. A PRL-ben az ismeret IF...AND...OR...THEN...ELSE szabályokkal van kifejezve, amelyek tartalmazzák a tény információkat. A PRL megengedi a felhasználónak, hogy eljárás szabályokat specifikáljon, melynek a végrehajtása nem függ semmilyen IF feltétel teljesülésétől sem. Lehetségesek logikai, aritmetikai vagy magasabb rendű matematikai műveletek. Egy numerikus értékkel minden következtetéshez, vagy feltételhez hozzárendelhetünk egy valószínűségi szintet. Az ismeretbázisnak van egy változó küszöbértéke vagy elfogadható minimális konfidencia szintje, amelyet figyelembe kell venni amikor az ismeretbázis végrehajtásra kerül. Az ismeretbázis lefordított formában kerül végrehajtásra és ezért a végrehajtás nagyon gyors és hatékony. A LEVEL5 ismeretbázis aktivizálhat (együttműködhet) más LEVEL5 ismeretbázisokat és kommunikálhat a globális tényeken (fact) vagy paraméter fájlokon keresztül, amelyek meg vannak osztva az ismeretbázisok között és speciális alkalmazás esetén aktivizálódnak. A rendszer megengedi a külső programok végrehajtását közvetlenül ismeretbázisból és interfésze van a dBASE II és dBASE III típusú adatbázis fájlokhoz. Az ismeretbázisok fejlesztése a LEVEL5 több ablakos ismeretbázis editorának használatával történhet. Az editor interaktívan dolgozik a fordítóval így az meghívható a fordításkor észlelt hiba javítására. A LEVEL5 használata Minden fő funkciója az egyetlen belépési pontból a fő menüből elérhető. A felhasználó a pointer kívánt pontra történő pozicionálásával ( a space vagy a kurzor billentyűk segítségével) választja ki a megfelelő funkciót. Az ismeretbázisok a rendszer text editorának (vagy saját szövegszerkesztő "nem dokument módú") használatával hozhatók létre egy text fájlba amely a saját ismeretbázisunk információjának a reprezentálása. Ez a .PRL text fájl az ismeret bázis forrás fájlja (source file) ami aztán a PRL fordítóval kerül lefordításra. A fordítással előállításra kerül a fájl amelyet a következtető gép (inference machine) hajt végre. Csak a lefordított ismeretbázis fájl szükséges, hogy jelen legyen a diszken amikor az ismeretbázis futtatásra kerül. Ez lehetővé teszi, hogy az ismeretbázis forrása védett legyen futási időben. Mivel az ismeretbázis végrehajtása kompilált formában történik, nem szükséges a teljes fejlesztőrendszert a végfelhasználó számára átadni. Az alkalmazások forgalmazásához egy mérsékelt áru eszköz a Run-Only (R/O) futtató rendszer felhasználható, amely az ismeretbázis editort, a fordítót és a nyomkövetési lehetőségeket nem tartalmazza. A végfelhasználónak csak a R/O rendszerre és a lefordított ismeretbázis fájlra (.KNB) van szüksége és bármilyen adatbázisok 162
Gazdasági informatika vagy külső programok amelyet az ismeretbázis használ futtatható a saját felhasználói rendszerben. Amikor az ismeretbázis fordításra kész, a PRL fordító közvetlenül hívható a főmenüből vagy közvetlenül az editorból egy funkció billentyű használatával. Ha a fordítás közben hibák vannak, a fordító hibaüzenetet ír ki. Ennél a pontnál újra beléphetünk az editorba a hiba azonnali kijavítására vagy folytathatjuk a fordítást végig míg az összes hibát meg nem kerestük. Végül ha minden hiba kijavításra került, az ismeretbázis futtatható, akár a főmenüből akár a fordítóból. A LEVEL5 közvetlenül dolgozza fel a kompilált ismeretbázist, kérdéseket téve fel a felhasználónak, végrehajtva külső programokat, és értékelve az ismeretbázis szabályait megadja a következtetést. Az ismeretbázis tervezője a különböző kérdések formáját specifikálhatja melyeket a rendszer jelenít meg, információt adva a felhasználónak. Mindegyik feltett kérdés menüben vagy a lehetséges válaszok listájában jeleníthető meg, vagy a felhasználót lehet kérni szöveges információ billentyűzetről történő bevitelére. A valószínűségi válasz a konfidencia sáv megfelelő értékre pozicionálásával kerül kijelzésre a képernyőre. A rendszerrel való konzultációs folyamat alatt a felhasználó bármikor kérheti (hívhatja) a rendszer fő funkcióit, amelyek. - help - report (teljes nyomkövetés) - aktuális szabályláncok - bármilyen szabály, vagy tény - az összes tény A PRL nyelv magába foglal matematikai függvényeket és interfészeket a dBASE II és dBASE III adatbázisok direkt elérésére, lehetővé téve az ismeretbázisnak a bonyolultabb algoritmusok és adatbázisok feldolgozását. Ezek a függvények és az adatbáziskezelés integráns része a (Production Rule Base) ismeret bázis feldolgozásnak. Az ismeret bázis struktúra A PRL-ben irt ismeretbázis struktúrája viszonylag rugalmas és bármikor megengedi az információ bővítést. Azonban bizonyos utasítások szükségesek egy működő PRL program kialakításához és ezeknek meghatározott sorrendben kell lenni a PRL forrás fájlokban. A minimálisan szükséges elemek egy teljes PRL ismeretbázishoz és a PRL forrásfájlokban való elhelyezésük a következő : 1. Az ismeretbázis címe 2. Az ismeretbázis egy vagy több célja 3. A foglalt END szó Ezek az elemek egy teljes PRL programot képeznek. Ha egy ismeretbázist csak ezekkel az elemekkel futtatunk a felhasználó csak az ismeretbázis címét és a célját illetve céljait (ha vannak) tekintheti meg. Szabályok nélkül nem tudunk végkövetkeztetést elérni.
163
Gazdasági informatika Így látható hogy a PRL programnak többet kell tartalmazni mint a minimálisan igényelt elemek, hogy valóságosan működjenek. A PRL programnak további 3 komponenst kell tartalmaznia. 1. A szabályokat és ezeket támogató feltételeket és következtetéseket. 2. A kiegészítő szöveges információt, hogy javítsuk és kiterjesszük az ismeretbázis szabályainak és céljainak a tartalmát. 3. Az ismeret bázist vezérlő elemek egy készletét, paraméter inicializáló utasítások és tény típus deklaráció amelyek megengedik az ismeretmérnöknek hogy meghatározza hogyan fogja az ismeretbázis bizonyos komponenseit a rendszer feldolgozni. Ezeknek az elemeknek a program struktúrában való elhelyezési sorrendje a következő. 1. Az ismeretbázis címe. 2. Tény deklarációk megosztva a hozzákapcsolt ismeretbázisokkal 3. Adatbázis deklarációs utasítások 4. Tény típus deklarációk 5. Paraméter inicializáló utasítások 6. Vezérlő elem választók (Control element selectors) 7. Az ismeretbázis céljai 8. A célokat támogató szabályok 9. Szöveges információ megjelenítések 10. Az END szó
6.4.2. A NASA CLIPS szakértői rendszerfejlesztő eszköze A CLIPS egy számítógépes nyelv melyet szakértői rendszerek írására terveztek. A C Language Integrated Production System (CLIPS) keletkezése 1984-re nyúlik vissza. Eddig az időpontig a A NASA Mesterséges Intelligencia Részlege több mint egy tucat prototípus szakértői rendszer alkalmazást fejlesztett ki. A LISP alapú szakértői rendszer fejlesztő eszközök alkalmazása azonban több problémát vetett fel. Ezek főleg a LISP különböző számítógépeken való elérésének a korlátja, a LISP fejlesztőeszközök és hardver magas ára és a LISP más nyelvekkel való integrálási problémái voltak. A részleg úgy érezte, hogy egy hagyományos nyelv mint a C kiküszöbölné ezeket a problémákat. Bár számos fejlesztő cég kínált C-ben irt vagy C-re konvertált rendszert a részleg saját C alapú szakértői rendszer fejlesztőeszköz elkészítése mellett döntött. Az első NASA-n kívüli verzió a 3.0-ás 1986-ban volt elérhető. Eredetileg az elsődleges ábrázolási módszer a Rete algoritmuson alapuló előreláncolásos szabály nyelv volt, mely 1991 tavaszától két új programozási paradigmával bővült : a procedurális programozás (mint például a C-ben, ADA-ban) és objektum-orientált programozás (mint a Common Lisp Object System-ben és a Smalltalk-ban)
164
Gazdasági informatika A CLIPS-nek 1992-ben több mint 3300 felhasználója volt az állami és magán szektorban, így a hadseregben, szövetségi és kormány hivatalokban, 170 egyetemen és több vállalatnál. A rendszer számos számítógépen (a PC-től a Cray-ig) futtatható. Forrás nyelvű formában elérhető.
6.5. Szakértői rendszerek a mezőgazdaságban. A számos, egyre szaporodó kutatási, fejlesztési projekt és a gyakorlati alkalmazások növekvő számát, széleskörű mezőgazdasági felhasználási lehetőségeit jól mutatta az 1988 júniusában a DLG által szervezett nemzetközi kongresszuson tartott 45 előadás a mezőgazdasági ismeretalapú rendszerek témakörében. Az előadások az alábbi területeket fogták át. A. Ismeretalapú rendszerek és alkalmazásuk C. Sikeres alkalmazási példák • • • •
gépészeti, építészeti növénytermesztési állattenyésztési erdészet és környezetvédelem
növénytermesztés trágyázás és készletgazdálkodás diagnózis a növényvédelemben vezetés támogatás az állattenyésztésben
B. Ismeretalapú rendszerek a gyakorlatban • • • • • •
tejtermelés és sertéshizlalás pénzügyi és adótervezés szántóföldi farmgazdálkodás és kertészet növénytermesztés erdészet és környezetvédelem mezőgazdasági gépészet és építészet
Az alkalmazásokon kívül mezőgazdasági célra kifejlesztett és ismertetett szakértői rendszerek az alábbiak voltak : WEAS GUVEX BILEX FINEX AgAssistant CROPLOT SEPV (project)
Plant Protection Advisory System Expert system for Profit & Loss analysis Expert system for analysis of the balance sheet Expert system for financial analysis A tool for Developing Expert Systems Selective Crop Rotation Decision 15 szakértői rendszer 17 növénytipus diagnosztizálására és növényvédelmére
Az R.B.M. Huirne, A.A. Dijkhuizen, J.A. Renkema és P. Van Beek [31] fejlesztésében és kutatómunkájuk eredményeként készült el a CHESS (Computerized herd Evaluation Systems For Sows) személyi számitógépes rendszer, amely egyedi sertés farmok gazdasági és technikai adatainak elemzésére készült. A rendszer egy döntéstámogató rendszert és három szakértői rendszert tartalmaz. A rendszer modulárisan lett tervezve. A döntéstámogató rendszer a teljesítmény adatok és szabvány közötti fontosabb tenyésztési és gazdasági paramétereknek
165
Gazdasági informatika közötti eltérések azonosítását és értékelését végzi. Az output a szakértői rendszerben kerül felhasználásra, amely megpróbálja az eltérések értékelését, hogy melyek a gazdálkodás erős és gyenge pontjai. A CHESS rendszer felépítését a 3.9. ábra mutatja. A szakértői rendszer részek a LEVEL5 fejlesztő rendszerrel készültek.
6.9. sz. ábra A CHESS rendszer felépítése
166
Gazdasági informatika
7. Számítógép hálózatok 7.1. A TCP/IP protokoll és az Internet 7.1.1. A TCP/IP protokoll A TCP/IP protokoll készlet a különböző operációs rendszerekkel működő számítógépek, illetve számítógép-hálózatok közötti kapcsolat létrehozására szolgál. Ez egy olyan protokollkészlet, amelyet arra dolgoztak ki, hogy hálózatba kapcsolt számítógépek megoszthassák egymás között az erőforrásaikat. A TCP és az IP a legismertebb, ezért az egész családra a TCP/IP kifejezést használják. Segítségével különálló számítógép-hálózatok hierarchiája alakítható ki, ahol az egyes gépeket, illetve helyi hálózatokat nagy távolságú vonalak kötik össze (7.1. ábra)
7.1. ábra. Helyi hálózatok összekötése nagytávolságú vonalakkal A protokoll készletet először az USA Védelmi Minisztériumának (Department of Defense, DoD) DARPA bizottsága definiálta az ARPANET projekt keretében 1969-ben. A protokollkészlet (a későbbiekben egyszerűen csak protokollnak is nevezzük) a 70-es években került az USA felsőoktatási intézményeihez, ahol a 80-as években az intézmények közötti kapcsolattartás fő eszközévé vált. Ettől kezdve kezdték e protokollal működő hálózatot Internet hálózatnak nevezni. Ma már az Internet hálózat kisebb kiterjedésű lokális számítógépes hálózatok (LAN-ok) összekapcsolásából álló globális számítógépes rendszer.
167
Gazdasági informatika
A TCP/IP protokollkészlet egymásra épülő rétegekből áll, mely nem követi az OSI hét rétegű felépítését, alapvetően a referenciamodell két rétegének funkcióját valósítja meg. Ezek a hálózati és a szállítási réteg. A TCP/IP protokollkészletre épülő hálózati modell négy rétegből áll, melyet a 7.2 ábra mutat.
7.2. ábra A TCP/IP protokollok az OSI réteg-modell viszonya A fentiekre lássunk egy példát. Tipikus hálózati feladat a levelezés megvalósítása, amit protokoll (SMTP-Simple Mail Transfer Protocol) szabályoz. A protokoll az egyik gép által a másiknak küldendő parancsokat definiálja, például annak meghatározására, hogy ki a levél küldője, ki a címzett, majd ezután következik a levél szövege. A protokoll feltételezi továbbá, hogy a kérdéses két számítógép között megbízható kommunikációs csatorna létezik. A levelezés, mint bármely más alkalmazási rétegbeli protokoll, a küldendő parancsokat és üzeneteket definiálja. A tervezésekor a TCP/IP-t vették alapul, azaz azzal együtt használható. A TCP a felelős azért, hogy a parancsok biztosan elkerüljenek a címzetthez. Figyel arra, hogy mi került át, és ami nem jutott el a címzetthez, azt újraadja. Amennyiben egy rész, pl. az üzenet szövege, túl nagy lenne (meghaladja egy datagramm, vagyis egy üzenetben küldhető csomag méretét), akkor azt a TCP széttördeli több datagrammra, és biztosítja, hogy azok helyesen érkezzenek célba. Mivel a fenti szolgáltatásokat jó néhány alkalmazás igényli, ezért ezeket nem a levelezés, hanem egy külön protokoll tartalmazza. Az egész TCP tulajdonképpen nem más, mint rutinok olyan gyűjteménye, amelyet a különböző alkalmazások vesznek igénybe, hogy megbízható hálózati kapcsolatot építsenek ki más számítógépekkel. A TCP hasonlóképpen alapul az IP szolgáltatásokon. Habár a TCP szolgáltatásait sok alkalmazás igényli, vannak olyanok, amelyeknek nincs rájuk szükségük. Persze léteznek olyan szolgáltatások, amelyeket minden alkalmazás megkíván. Ezeket szedték egybe az IP-be. Ugyanúgy, ahogy a TCP, az IP is egy rutingyűjtemény, de ezt a TCP-t nem használó alkalmazások is elérhetik. A különböző protokolloknak ezt a szintekbe rendezését rétegezésnek nevezik. Ennek megfelelően az alkalmazási programok (mint például a levelezés), a
168
Gazdasági informatika TCP, illetve az IP külön réteget alkotnak, amelyek mindegyike az alatta lévő réteg szolgáltatásait használja. A TCP/IP alkalmazások általában a következő négy réteget veszik igénybe: • • • •
alkalmazási protokollok (pl. levelezés); a TCP-hez hasonló protokollok, amelyek rengeteg alkalmazás számára biztosítanak szolgáltatásokat; IP, amely a datagrammok célba juttatását biztosítja; a felhasznált fizikai eszközök kezeléséhez szükséges protokollok (pl. Ethernet)
Az alapfeltevés az, hogy nagyszámú különböző hálózat áll egymással összeköttetésben átjárók (gateway) segítségével. Ezeken a hálózatokon lévő bármely számítógépet vagy erőforrást a felhasználónak el kell tudnia érni. Az adatcsomagok esetleg több tucat hálózaton is keresztülmehetnek mielőtt a célállomásra érkeznének. Az ezt megvalósító útvonal-választásnak természetesen láthatatlannak kell maradnia a felhasználó számára, abból ő mindössze egy Internet címet kell, hogy ismerjen. Ez egy olyan számnégyes, mint például a 128.6.4.194, ami tulajdonképpen egy 32 bites számot reprezentál. A felírás 4 darab 8 bites decimális szám formájában történik. A TCP/IP összeköttetés-mentes hálózati protokollokat tartalmaz, ami azt jelenti, hogy az információ a datagrammok sorozataként terjed tovább. A datagramm adatok együttese, amely egy egyszerű üzenetként kerül továbbításra. A datagrammok egymástól függetlenül, egyesével indulnak útjukra. (Az adott adatkapcsolat időtartamára vonatkozóan persze vannak előrejelzések.) A küldendő információt egy meghatározott szinten a protokollok a fenti adatokra tördelik, amelyeket aztán a hálózat egymástól teljesen különállóként kezel. Tegyük fel például, hogy egy 15000 bájt méretű állomány továbbításáról van szó. Mivel a legtöbb hálózat nem tud ekkora datagrammal mit kezdeni, ezért azt a protokollok mondjuk 30 darab 500 bájtos darabra szedik szét, amelyek mindegyikét elküldik a célállomásra. Ott aztán belőlük összerakják az eredeti 15000 bájtos állományt. A datagrammok adása közben a hálózaton semmi nem utal arra, hogy közöttük bármiféle kapcsolat is létezne; előfordulhat, hogy egy a sorrendben eredetileg hátrább álló megelőz egy előtte állót. Az is lehetséges, hogy a hálózaton valahol hiba keletkezik és néhányuk nem érkezik meg a rendeltetési helyére. Ilyenkor újra kell adni a hiányzó datagrammot. A datagramm és a csomag kifejezés gyakran egymással felcserélhetőnek tűnik, azonban ez nem minden esetben van így. A TCP/IP leírásakor a datagramm a helyes kifejezés: azt az adategységet jelöli, amellyel a protokollok operálnak, míg a csomag egy fizikailag létező dolog, amely a kábeleken jelenik meg. A legtöbb esetben egy csomag egyetlen datagrammot tartalmaz.
169
Gazdasági informatika
7.3. ábra Az információáramlás
7.1.2. Az Internet szállítási rétege: a TCP A TCP/IP datagrammok kezelésében két különböző protokoll játszik szerepet. Az üzenetek széttördelését, összeállítását, az elveszett részek újraadását, a datagrammok helyes sorrendjének visszaállítását mind a TCP (transmission control protocol – átvitel vezérlési protokoll) végzi. Az egyes datagrammok útvonalának a meghatározását (routing) az IP (internet protocol) hajtja végre. Mindez azt a látszatot kelti, hogy a munka tetemes része a TCP-re hárul. Kis kiterjedésű hálózatokban ez így is van, azonban az Interneten egy datagrammnak a rendeltetési helyre való juttatása igen összetett feladatot jelenthet. Egy datagramm több hálózaton mehet keresztül míg végül eljut a célállomásra. A különböző átviteli közegekből adódó inkompatibilitások kezelése és a célállomásokhoz vezető útvonalak végigkövetése komplex feladat. Meg kell jegyezni azonban, hogy a TCP és az IP közti interfész rendkívül egyszerű: a TCP egy datagrammot ad át az IP-nek egy rendeltetési címmel együtt. Az IP semmit sem tud arról, hogy ez az információ hogyan viszonyul más datagrammokhoz. Nyilván nem elegendő csupán a datagrammnak a helyes címre való továbbítása. A TCP-nek még azt is tudnia kell, hogy az adott datagramm melyik kapcsolathoz tartozik. A probléma megoldását a demultiplexálás v. nyalábbontás néven ismert eljárás adja, amely a TCP/IP-ben valójában több különböző szinten folyik. A demultiplexáláshoz szükséges információt az ún. fejlécek hordozzák. A fejléc azokat a kiegészítő információkat jelenti, amelyeket a különböző protokollok ragasztanak a datagrammok elejére, hogy azokat nyomon tudják követni. A dolog hasonlít ahhoz, amikor a levelet a borítékba tesszük, majd azt megcímezzük. A különbség annyi, hogy a modern hálózatokban ez jóval többször történik: olyan mintha a levelet egy kis borítékba tennénk, majd azt a titkárnőnk egy nagyobb borítékba helyezné, amit a központ egy még nagyobb borítékban továbbítana stb. Az alábbiakban a tipikus TCP/IP hálózaton keresztül haladó üzenetre rárakódó fejléceket tekintjük át. A TCP csomagformátumot a 7.4. ábra mutatja.
170
Gazdasági informatika
7.4. ábra A TCP csomagformátum Minden datagramm elé egy TCP fejléc kerül, amely legalább 20 bájtból áll. Ezek közül a legfontosabbak: egy forrás- és egy célport, valamint egy sorszám. A portok az összeköttetések végpontjait azonosítják. Tegyük fel például, hogy egyszerre 3 felhasználó továbbít állományokat. A TCP ezekhez az átvitelekhez az 1000, 1001 és 1002 portokat rendelheti. Datagramm küldésekor az allokált port válik a forrásporttá, mivel innen indul ki a datagramm. A kapcsolat másik végénél lévő TCP szintén hozzárendeli a saját portját az átvitelhez. A küldő oldali TCPnek a célport számát is tudnia kell (ezt az információt a kapcsolat felépülésekor szerzi meg), amelyet az a fejléc célport mezőjébe helyez. Ha a másik oldalról érkezik egy datagramm, akkor annak TCP fejlécében a forrás- és a célportok tartalma ellentétes, hiszen ekkor az a forrás, ez pedig a rendeltetési hely. Minden datagrammnak van egy sorszáma, amely a vevő oldalt arról biztosítja, hogy minden adatot helyes sorrendben kapjon meg, és ne veszítsen el egyet se a datagrammok közül. A TCP valójában nem a datagrammokat, hanem a bájtokat sorszámozza. Ha például minden datagramm 500 bájt adatot tartalmaz, akkor az első datagramm sorszáma 0, a másodiké 500, a következőé 1000, az az utánié 1500 stb... lesz. Végül essék szó az ellenőrzőösszegről: ez egy olyan szám, amelyet a datagrammban lévő bájtok összeadásával kapunk (többé-kevésbé; lásd a TCP specifikációt. Az OSI szállítási rétege ezt úgy képzi, hogy az adatokat 16 bites számokként összeadja, majd veszi ennek egyes komplemensét) Az eredmény aztán bekerül a TCP fejlécbe. A vevő oldali TCP is kiszámítja a fenti algoritmus szerinti ellenőrzőösszeget. Ha a kettő nem egyezik, akkor a datagrammal az átvitel közben valahol valami baj történt és azt a protokoll eldobja. A fejlécben vannak olyan mezők, amelyekről még nem esett szó. A legtöbbjük az összeköttetés menedzselésével kapcsolatos információkat hordozza. A datagrammnak a rendeltetési helyre való
171
Gazdasági informatika megérkezését a vevő egy nyugtával hozza a küldő oldal tudomására. Ez a szám a datagramm TCP fejlécében a „Ráültetett nyugta” mezőben jelenik meg. Például egy olyan csomag elküldése, amelynek nyugtamezőjében 1500 szerepel, azt jelenti, hogy az 1500-as bájtig bezárólag minden datagramm eljutott a rendeltetési helyre. Amennyiben a küldő oldal egy adott időn belül nem kap nyugtát, akkor újból elküldi az adatot. Az „Ablak” mezőben lévő érték az összeköttetés alatt forgalomban lévő adatok mennyiségét határozza meg. Nem lenne szerencsés, ha minden egyes datagramm elküldése előtt meg kellene várni az előző nyugtáját, mert így a forgalom rendkívüli mértékben lelassulna. Másrészt viszont nem lehet folytonosan küldeni az adatokat, hiszen például egy gyorsabb számítógép adatárama elárasztaná a lassabb gépeket. Ennek megoldására mindkét oldal az Ablak mezőben elhelyezett bájtok számával közli, hogy éppen mekkora adatmennyiséget képes még befogadni. Az adatok vételével ez a szám, azaz az ablak mérete, folyamatosan csökken. Amikor eléri a nullát a küldőnek szüneteltetnie kell az adatok továbbítását. A vevő ablakmérete az adatok feldolgozása során nő, ami jelzi, hogy kész további adatok fogadására. Gyakran ugyanaz a datagramm használható az újabb adatok engedélyezésére és nyugtázásra is (aktualizált ablak segítségével). A Sürgősségi mutató mezőben lévő érték beállításával bármelyik oldal utasíthatja a másikat arra, hogy a feldolgozást egy adott bájttal folytassa. A gyakorlatban többek között ez az aszinkron eseményekkel kapcsolatban használatos, például amikor vezérlőkarakter vagy más, a kimenetet megszakító parancs kerül továbbításra.
7.1.3. Az Internet hálózati rétege: az IP A TCP az általa feldolgozott datagrammokat átadja az IP-nek. Persze ezzel együtt közölnie kell a rendeltetési hely Internet címét is. Az IP-t ezeken kívül nem érdekli más: nem számít, hogy mi található a datagrammban vagy, hogy hogyan néz ki a TCP fejléc. Az IP feladata abban áll, hogy a datagramm számára megkeresse a megfelelő útvonalat és azt a másik oldalhoz eljuttassa. Az útközben fellelhető átjárók és egyéb közbülső rendszereken való átjutás megkönnyítésére az IP a datagrammhoz hozzáteszi a saját fejlécét. A fejléc fő részei a forrás, és a rendeltetési hely Internet címe (32 bites címek, pl. 128.6.4.94), a protokollszám és egy ellenőrző összeg. A forrás címe a küldő gép címét tartalmazza. (Ez azért szükséges, hogy a vevő oldal tudja honnan érkezett az adat.) A rendeltetési hely címe a vevő oldali gép címét jelenti. (Ez pedig azért szükséges, hogy a közbenső átjárók továbbítani tudják az adatot.) A protokollszám kijelöli, hogy a datagramm a különböző szállítási folyamatok közül melyikhez tartozik. A TCP egy biztos választási lehetőség, de léteznek egyebek is (pl. UDP). Végül az ellenőrzőösszeg segítségével bizonyosodik meg a vevő oldali IP arról, hogy a fejléc az átvitel során nem sérült-e meg. A TCP és az IP különböző ellenőrzőösszegeket használ. Az IP-nek meg kell tudnia győződni a fejléc sértetlenségéről, különben rossz helyre küldhet el adatot. A TCP és az IP a biztonság és a hatékonyság növelése miatt tehát külön ellenőrzőösszegeket használ. Az IP fejléc a következőképpen néz ki (7.5 ábra).
172
Gazdasági informatika
7.5. ábra Az IP fejrész felépítése Nem esett szó a fejlécben lévő többi mező jelentéséről, mert a legtöbbjük a jelen tananyag keretein túlmutat. A Datagramm-eltolás és a DF, MF mezők a datagrammok részeinek nyomon követésére használatosak. Egy datagrammot például akkor kell széttördelni, amikor az egy olyan hálózaton halad keresztül, amely számára nagy falatnak mutatkozik. Az Élettartam mezőben lévő szám mindig csökken, amikor a datagramm egy rendszeren halad keresztül. Amikor eléri a nullát, a datagramm megsemmisül. Ezt az eljárást a rendszerben esetleg felépülő végtelen ciklusok miatt építették a protokollba. Persze ezek felléptének valószínűsége az ideális esetben nulla, de a jól megtervezett hálózatoknak a bekövetkezhetetlen eseményekkel is el kell tudniuk bánni. Amikor a hálózati réteg összerak egy teljes datagrammot, tudnia kell, hogy mit tegyen vele. Végül az Azonosítás mező ahhoz kell, hogy a célhoszt meg tudja állapítani, hogy egy újonnan érkezett csomag melyik datagrammhoz tartozik. Egy datagramm minden egyes darabja ugyanazzal az Azonosítás mező értékkel rendelkezik. Az adatátvitelhez minden rétegben hozzákapcsolódik egy fejrész. A fentiekben tárgyalt TCP valamint az IP réteg mellett természetesen ez szükséges az alkalmazási valamint a hálózati rétegben is. (7.6. ábra).
173
Gazdasági informatika
7.6. ábra. Fejrészekkel történő kiegészítés a rétegekben
7.2. Címzési rendszer Ha egy hálózat számítógépei a kommunikációhoz a TCP/IP protokollt használják, minden számítógép minden adaptere (hálózati kártyája) egyedi azonosítóval rendelkezik, mely egyedi azonosítók alapján a számítógépet az IP protokoll megtalálja a hálózatban. A számítógéphez rendelt azonosítót IP-címnek (IP address) nevezzük, mert az IP protokoll alapvető feladata, hogy a TCP szállítási szintű csomagokat a fejrészben megadott című állomáshoz továbbítsa, akár nagy kiterjedésű hálózaton keresztül is. A címzési rendszer kialakításánál azt a valóságos tényt vették figyelembe, hogy a címzés legyen hierarchikus: azaz vannak hálózatok, és ezen belül gépek (hosztok). Így célszerű a címet két részre bontani: egy hálózatot azonosító, és ezen belül egy, a gépet azonosító címre. A hálózati csomópontok IP-címe 32 bites szám, amelyet a leggyakrabban az úgynevezett pontozott tízes formában (dotted decimal form) írunk le, azaz négy darab 0 és 255 közötti decimális számmal, például 193.255.67.4. Ebben a formában a 32 bites IP-címet 8 bitenként konvertáljuk tízes számrendszerbe, és az egyes 8 bites szakaszokra gyakran külön is hivatkozunk. Az IP-cím két részből áll: az első a csomópontot tartalmazó helyi hálózatot azonosítja, a másik a hálózaton belül a csomópontot. Az, hogy az IP-címből hány bit a hálózat és hány a csomópont azonosítója, elsősorban attól függ, hogy az összekapcsolt hálózatok rendszerében mennyi hálózatra, illetve hálózatonként mennyi csomópontra van szükség. A hálózatazonosító az összekapcsolt hálózatok között, a csomópont-azonosító a hálózaton belül egyedi. Ha a hálózat az Internethez csatlakozik, a hálózatazonosítónak az egész Interneten belül egyedinek kell lenni. 174
Gazdasági informatika Ezért az Internethez csatlakozó hálózatok azonosítóit (a számítógépek IP-címeinek első néhány ) 8, 16, vagy 24) bitjét) külső szolgáltató határozza meg. Ezt központilag az InterNIC (InterNetwork Informatition Center végzi különböző régiók, különböző szervezeteinek bevonásával. Az IP-címeket, címtartományokat és így a hálózatokat különböző osztályba sorolják. A címzési rendszerben 4 címzési osztályt alakítottak ki. (7.7. ábra)
7.7. ábra Az IP címformátumok A cím négy bájtját szokásos - közéjük pontokat írva - a bájtok decimális megfelelőjével leírni. Az első három címforma a következő: a.) 128 hálózatot hálózatonként 16 millió hoszttal (A osztályú cím), b.) 16 384 hálózatot 64 K-nyi hoszttal (B osztályú cím), c.) illetve 2 millió hálózatot, (amelyek feltételezhetően LAN-ok), egyenként 254 hoszttal azonosít. Az utolsó előtti címforma (D osztályú cím) többszörös címek (mulicast address) megadását engedélyezi, amellyel egy datagram egy hosztcsoporthoz irányítható. Az utolsó címforma (E) fenntartott. Az IP-címben a hálózat és a csomópont azonosítója az alhálózati maszk (netmask) segítségével választható szét, ezért amikor egy hálózati csomópontot konfigurálunk, az IP-cím mellett az alhálózati maszkot is meg kell adni. Az IP protokoll számára az IP-cím és az alhálózati maszk csak együtt értelmes, mert az IP-cím mindig két részből áll. Az alhálózati maszk hiányában a csomópont nem tudja meghatározni az őt tartalmazó hálózat címét, amely az útválasztáshoz elengedhetetlen. Az alhálózati maszk is 32 bites szám, amelyben 1-esek jelzik a hálózat, 0-k a csomópont azonosítójának IP-címbeli helyét. Az alhálózati maszk 1-esekből álló sorozattal kezdődik, és 0sorozattal ér véget. Példa alhálózati maszk használatára: IP-cím: Alhálózati maszk:
196.225.15.4 225.225.255.0
Kettes számrendszerben: IP-cím: Alhálózati maszk:
11000100 11100001 00001111 00000100 11111111 11111111 11111111 00000000
175
Gazdasági informatika
A két szám között az ÉS (AND) műveletet bitenként elvégezve a hálózat címét kapjuk: 11000100 11100001 00001111 00000000 (Tízes számrendszerben: 196.225.15.0) Ha az ÉS műveletet a cím és az alhálózati maszk inverze között végezzük el, az állomás hálózaton belüli címét kapjuk. A címzésnél bizonyos címtartományok nem használhatók. A 127-el kezdődő címek a “loopback” (visszairányítás) címek, nem használhatók a hálózaton kívül, a hálózatok belső tesztelésére használható. A hoszt címrészbe csak 1-eseket írva lehetséges az adott hálózatban lévő összes hosztnak üzenetet küldeni (broadcast). Például a 195.13.2.255 IP címre küldött üzenetet a 193.13.2 című hálózatban lévő összes gép megkapja. Ha a hoszt címrésze 0, az az aktuális hálózatot jelöli. Például a saját gépről 0.0.0.0 címre küldött üzenet a saját gépre érkezik. Az Internetben a rétegeknek megvan az egyedi azonosítója a címzéshez: Réteg Alkalmazási Internet Hálózatelérési
Címzési módszer Hoszt neve, portja IP cím Fizikai cím
Amikor egy program adatokat küld a TCP/IP-hálózaton keresztül, az elküldendő adatokhoz mellékeli a saját és a címzett IP-címét is. Ha a címzett címében a hálózat azonosítója más, mint a küldőt tartalmazó hálózat címe, a címzett csak útválasztón (útválasztókon) keresztül érhető el. Ezért a küldő számítógépen futó IP protokollnak először azt kell megállapítania, hogy az elküldendő csomag címzettje helyi hálózatban van e, ezt pedig a következőképpen teszi.: • • •
a küldő IP-címéből a küldő alhálózati maszkja segítségével előállítja a hálózatazonosítót (éppugy, mint a fenti példában), a címzett IP-címéből a küldő alhálózati maszkjával előállítja a hálózatcímet (a címzett alhálózati maszkjával nem rendelkezik), a kapott két számot összehasonlítja
Ha a két szám egyezik, megkeresi a helyi hálózatban, ha pedig nem, a csomagot az alapértelmezés szerinti átjárónak (amely nem más, mint egy útválasztó berendezés) küldi el. Az IP-cím nem a számítógépet, hanem annak csak a hálózati illesztőjét azonosítja. Ha a számítógépben több hálózati kártya van minden illesztőnek külön IP-címet kell adni.
176
Gazdasági informatika
A hálózatokban lehetőség van arra, hogy a számítógépek IP-címeit (és a TCP/IP használatához szükséges egyéb paramétereket) egy vagy több kiszolgáló automatikusan ossza szét. Az ilyen kiszolgálók használata esetén a számítógépeken az IP-címet, az alhálózati maszkot, az alapértelmezés szerinti átjárót és a többi paramétert nem a rendszergazda (vagy a felhasználó) állítja be. A számítógépek az operációs rendszer betöltésekor a hálózatokban elérhető valamelyik címkiszolgálóhoz fordulnak, amely a rendelkezésre álló címtartományból ad nekik IP-címet. A számítógépek IP-címe így dinamikusan változhat: ezért hívják azt a protokollt, amely segítségével a címkiosztás történik, dinamikus csomópont-konfiguráló protokollnak (Dynamic Host Configuaration Protocol, DHCP). A számítógépeket alacsonyabb (fizikai, adatkapcsolati) szinten nem az IP-cím azonosítja, hiszen a sok közül ez csak egyetlen (bár kétségkívül a legelterjedtebb) megállapodás a számítógépek címzésére. Azonban minden hálózati hardverelemnek az egész világon egyedi azonosítója van: ez a hálózatikártya-azonosító (NetCard ID) vagy hardvercím (hardware address). Egy hálózati kártya tehát a vele elektromosan összekapcsolt más hálózati kártyának célzottan jeleket tud küldeni a címzett kártya hardvercíme alapján, az IP-cím alapján azonban nem. Feladat tehát, hogy a címzett állomás eléréséhez az IP-címhez meg kell találni az adott IP-címmel rendelkező hálózati kártya hardvercímét. Ez a művelet a címfeloldás (address resolution). A címzett állomásnak az IP-cím alapján való megtalálása a hálózatban az IP protokoll feladata. Amikor el kell küldenie egy csomagot, először megállapítja, hogy a célállomás címe a helyi hálózat valamelyik gépéé-e. Ha a címzett számítógép külső hálózatban van, a csomagot az alapértelmezés szerinti – vagy az útválasztó táblázatban megadott – átjáróhoz (útválasztóhoz) kell továbbítani. Ha cím helyi hálózatbeli cím az ARP (Address Resolution Protocol – címfeloldó protokoll) megpróbálja megtalálni az IP-címhez tartozó hardvercímet. Ezért a helyi hálózat gépeinek elküld egy alacsony szintű szórt üzenetet. (ugynevezett ARP broadcastot), amelyben megadja a küldő IP-címét és harvercímét, valamint a címzett IP-címét. Ha a címzett számítógép be van kapcsolva, és működök rajta a TCP/IP protokollkészlet, a rajta futó ARP fogadja az üzenetet, és célzottan (a küldő hardvercíme alapján) válaszol rá, a válaszban megadva saját hardvercímét. A fizikai kapcsolat ettől kezdve lehetséges. Azonban nincs mindig szükség szórt üzenetekre, mivel az ARP fenntart egy átmeneti tárolót, amelybe felveszi az éppen feloldott IPcímeket és a hozzájuk tartozó hardvercímeket. Az ARP-tábla egy bejegyzése tehát egy IP-címből és a hozzá tartozó hardvercímből áll. Az útválasztás az a művelet, amelynek során a rendszer egy helyi hálózat valamely számítógépétől az adatcsomagokat különböző vonalszakaszokon keresztül eljuttatja azokhoz a címzettekhez is, amelyek nem részei a helyi hálózatnak. A TCP/IP protokollt használó rendszerek számára az a helyi hálózat amelynek csomópontjai azonos hálózatcímet használnak. Ha egy csomag elküldésekor a címzett csomópont IP-címében a hálózatcím más, mint a küldőé, az IP protokoll megpróbálja a csomagot egy útválasztóhoz (router) továbbítani, amelynek az a feladata, hogy a kapott csomagot továbbítsa a címzett hálózat felé. Az útválasztó olyan berendezés, amelynek több hálózati csatolója van, és mindegyik más (helyi) hálózathoz csatlakozik. Az útválasztó csomagokat fogad az egyes, hozzá csatlakozó hálózatok számítógépeitől, és továbbítja őket egy másik hálózati csatolóján. Az, hogy melyik hálózati csatolót kell használni a csomag elküldéséhez, a memóriájában lévő útválasztási tábla (routing table) alapján dönti el. A tábla bejegyzései hálózatok felé vezető útvonalakat (route) képviselnek. Két hálózat összekapacsolását mutatja a 7.8. ábra, két gép közötti kapcsolatot pedig a 7.9. ábra. 177
Gazdasági informatika
7.8. ábra Két hálózat összekapcsolása átjáróval
7.9. ábra Két gép közötti kapcsolat átjárókkal
178
Gazdasági informatika
7.3. A Domén Név Rendszer (DNS – Domain Name System) A számítógépek IP-címeit nehéz megjegyezni és könnyű elgépelni. Természetes tehát a felhasználóknak az az igénye, hogy a számítógépeket az IP-címek helyett könnyen olvasható és megjegyezhető nevek megadásával érjük el. Azonban a TCP/IP protokollkészlet használata esetén a számítógépeket csak az IP-cím alapján lehet elérni, név alapján nem. Ezt a műveletet névfeloldásnak (name resolution) nevezik. A névfeloldás alkalmazásával az Interneten lévő szolgáltató gép vagy valamelyik csomópont eléréséhez a számítógépeket csomópontnévvel (host name) is megadhatjuk. A csomópontnév tetszőleges, legfeljebb 256 karakterből álló szöveg lehet. Az Interneten az úgynevezett teljes tartománynévvel (Fully Quakified Domain Name – FQDN) hivatkozhatunk rá. A tartománynév pontokkal (.) tagolt csomópontnév (host name), amelynek egyes részei a számítógépet tartalmazó szervezetet, illetve a számítógép helyét határozzák meg. Minden csomópontnévhez egyetlen IP-cím tartozik, de egy csomóponthoz (azaz IP-címhez) több név is rendelhető. A névfeloldás alapvetően háromféleképpen történhet: 1. Szórt üzenettel: a küldő számítógép szórt üzenetben elküldi a címzett nevét a hálózatban elérhető számítógépeknek. Erre az üzenetre – az IP-címet is tartalmazó csomaggal – csak az a számítógép válaszol, amelynek a neve egyezik a szórt üzenetben megadott névvel. 2. Táblázatban való kereséssel: a küldő számítógép egy, a helyi merevlemezen lévő táblázatban megkeresi a címzett nevét, és az ott található IP-címet használja a kommunikációhoz. 3. Névszolgáltatóval (name server): ha a hálózat egy számítógépén van olyan adatbázis, amely a hálózat többi csomópontjának nevét és IP-címét tartalmazza, a küldő számítógép ehhez a géphez, a névszolgáltatóhoz (name server) is fordulhat. A küldő gép ide küldi el a címzett számítógép nevét tartalmazó kérést. A névszolgáltató saját adatbázisában megkeresi a címzett nevét, és ha megtalálta, elküldi a mellette lévő IP-címet a küldőnek. (A küldőnek csak a névszolgáltató IPcímét kell ismernie.) A DNS rendszer tervezői hierarchiát építettek fel a számítógépek elnevezésében. Ez azt jelenti, hogy a világot (a névteret) tartományokra (domain) osztották. Az egyes tartományokban megnevezett csomópontok és további tartományok is lehetnek. Minden tartományban van legalább egy névszolgáltató (name server), amely • •
Csomópontok esetén meg tudja adni a csomópont nevéhez tartozó IP-címet, Benne lévő tartományok esetén a kérést továbbítani tudja a megfelelő tartomány névszolgáltatójához.
A hoszt neve, — amely valamilyen szimbolikus név — azonosítja a felhasználó számára a gépet — “így hívja”. Pl.: omega. Az Internet használata során két, egymástól akár sok ezer kilométerre lévő számítógép között alakul ki kapcsolat. Nyilvánvalóan ezért minden egyes gépet azonosíthatóvá, címezhetővé kell tenni. Erre két, egymással egyenértékű módszer áll
179
Gazdasági informatika rendelkezésre. Az elsődleges módszer az amit IP címzésként már megismertünk, míg a másodlagos — a felhasználók által szinte kizárólagosan használt módszer az azonosító domén (domain) nevek rendszere. A címben szereplő egyes címrészeket ma már nem véletlenszerűen határozzák meg, hanem hierarchikusan felosztott földrajzi terület, domének alapján. Így a cím egyes bájtjai (8 bites csoportjai) a domént, az ezen belüli aldomént és hosztot, azaz a címzett számítógép helyét jelölik ki. A domén általában egy ország globális hálózati egysége vagy hálózati kategóriája, az aldomén ezen belül egy különálló hálózatrész, a hoszt pedig az adott hálózatrészen belüli felhasználókat kiszolgáló gép azonosító száma. A felhasználó számára könnyebben használható a név alapján történő címzés, ahol a sok számjegyből álló IP cím helyett egy karakterlánc, az FQDN (Fully Qualified Domain Name) használható. Az FQDN, azaz a teljes domén-név, amelyet a DNS (Domain Name System), vagyis a domén-név rendszer szerint képeznek, ugyanúgy hierarchikus felépítésű, mint az IP cím, formailag pedig több, egymástól ponttal elválasztott tagból áll. Például az omega.sziget.hu címben az egyes tagok sorrendben a kiszolgáló gépet, a hosztgépet (ennek neve omega), az aldomént azaz hálózati altartományt (sziget.hu), végül pedig a domént, vagyis az adott ország globális hálózati tartományát (hu) határozzák meg. A hálózati altartomány, az aldomén több tagot is tartalmazhat, de akár hiányozhat is a cím domén-név részéből. A domén-név egyes részeit néha eltérő kifejezéssel adják meg: a hálózati tartomány domén vagy „network”, az altartomány aldomén vagy „subnet”, a kiszolgáló gép a hoszt vagy „host-address”. A domén-nevek használata az Internet számára némi járulékos munkát ad, hiszen egy adatcsomag továbbítás előtt a hosztcímből meg kell határozni a vele egyenértékű IP címet, és a küldemény hosztcímét ezzel kell helyettesítenie. Az összetartozó IP címeket és hosztcímeket a hosztgép először a helyi címtáblázatban (host table) keresi. Ha a keresés eredménytelen, a hosztgép az Internet valamelyik speciális szolgáltató-gépéhez, a névszolgáltatóhoz (Name Server-hez) fordul, amely az Internet gépeinek adatait tartalmazó, szabályos időközönként frissített címtáblázatot kezeli. A címtáblázatokban a hoszt.aldomén.domén alakú hosztcímhez a vele egyenértékű IP cím, esetleg hivatkozási (alias) alak is tartozhat. Az IP cím kérésekor azt is közölni kell a névszolgáltatóval, hogy az mire kell. Ha levelezéshez kérjük, akkor a névszolgáltató a névhez tartozó MX (Mail Exchange) adatrekordot adja vissza, különben a tényleges IP címet. Az előbbi példa szerint az omega.sziget.hu cím-meghatározása a következő: A gép Internet címének meghatározásához 4 potenciális kiszolgálót kellene megkérdezni. Először egy központi kiszolgálótól kellene megtudakolni, hogy hol található a „hu” kiszolgáló, amely nem más, mint a hálózatba kapcsolt magyar Internet helyek nyilvántartása. A gyökérként szereplő kiszolgáló több „hu” kiszolgáló nevét és Internet címét adná meg. (Minden szinten több ilyen névkiszolgáló van, hogy az esetleges meghibásodások ne okozzanak fennakadást.) A következő feladat lenne a „hu” kiszolgáló lekérdezése a sziget névkiszolgálójáról. Itt is több kiszolgáló nevét és Internet címét kapnánk meg. Ezek közül általában nem mindegyik található az intézmény területén (egy esetleges áramszünet fellépte miatt). 180
Gazdasági informatika
Ez után a sziget névkiszolgálójától kérdeznénk le az omega gép adatait. A végső eredmény az omega.sziget.hu gép Internet címe lenne. A fenti szintek mindegyike egy tartományt (domain) jelöl. A teljes omega.sziget.hu név egy tartománynév (domain name). Az esetek nagy többségében szerencsére nem kell a fenti lépések mindegyikét végrehajtani. A legfelső kiszolgáló (gyökér) ugyanis egyben a legfelső szinten lévő tartományok (pl. hu) névkiszolgálójaként is szerepel. Tehát a gyökér kiszolgáló felé irányuló egyetlen kérdéssel a MIT névkiszolgálójához lehet eljutni. Az alkalmazott szoftverek pedig a már feltett kérdésekre kapott válaszokra emlékeznek, az így megkapott domén név és a hozzá tartozó IP cím eltárolódik. Persze minden ilyen információnak van egy megfelelő élettartama, ami tipikusan pár napnak felel meg. Az élettartam lejárta után az információkat fel kell frissíteni, amivel az esetleges változások is nyomon követhetők. Az IP cím — hosztcím átalakítást a TCP/IP automatikusan végzi, de a „host” operációs rendszer parancs kiadásával mi is lekérdezhetjük egy ismert felhasználó számát. Az előbbiek alapján már nyilvánvaló, hogy az egyes hosztgépekhez nemcsak IP cím vagy az azzal egyenértékű domén cím tartozik, hanem a hosztgépek a rajtuk futó alkalmazások eléréséhez tartozó portcímet (Application Selection Address) is használnak. Ezért a címeket ki kell egészíteni az alkalmazás elérésére szolgáló portcímmel is (10. ábra).
7.10. ábra Szolgáltatás elérés port címen keresztül Míg az egyes hosztokat a hosztcímük egyértelműen meghatározzák, addig a hosztokat több felhasználó használja, tehát a hozzájuk kapcsolódó felhasználókat is meg kell különböztetnünk
181
Gazdasági informatika egymástól. Erre azok felhasználói neve (login- vagy felhasználónév), vagyis az adott hoszton egyedi azonosító-név szolgál. Egy személy Internet elérhető levelezési (E-mail) címe tehát két főrészből áll, és a következő alakú: felhasználóné
[email protected]én.domén
182
Gazdasági informatika
7.4. Kapcsolódás az Internetre Az Internet felépítést a következő ábrán láthatjuk. A legfontosabb része a nagy adatátviteli sebességű, általában optikai kábelekből, és műholdas kapcsolatokból álló gerinchálózat (bone), amely az ide kapcsolódó hálózatok információit szállítja.
7.11. Az Internet hálózat felépítése, kapcsolódási lehetőségek A csomagokat routerek irányítják a különféle útvonalakon. Azonban kevés felhasználónak adatik meg a gerincre csatlakozás közeli lehetősége, általában a “főúttól messze”, mellékutak mentén, vagy csak egy kis ösvény végén laknak. Ez a hasonlat itt azért is találó, mert valóban tükrözi az adatátviteli sebesség csökkenését, amit például egy telefonos kapcsolat jelenthet. A felhasználó által elérhető adatátviteli sebességet a gerincig vezető alhálózatok adatátviteli sebessége közül a legkisebb fogja meghatározni. A megfelelő hálózati teljesítmény eléréséhez csak nagyteljesítményű gépekkel lehet a gerincvonalakra csatlakozni. Az átlagos felhasználók ezért a helyi hálózati kapcsolataikat használhatják fel, míg egyéni felhasználók számára az Internet szolgáltatók (providerek) által üzemeltett nagyteljesítményű gépeken keresztül való csatlakozás a megoldás. Ennek megfelelően a következő kapcsolódási megoldások lehetségesek:
183
Gazdasági informatika
7.12. ábra Telefonvonalon való kapcsolódás Hálózati kapcsolódás. Feltétel: a helyi hálózaton a TCP/IP protokoll használata. Egy routeren keresztül az Internetre küldött csomagok eljuthatnak a célokig. SLIP/PPP kapcsolat. Telefonvonalon keresztüli kapcsolódás (7.12. ábra). Ilyenkor egy modem és a telefonvonalon TCP/IP szerű kapcsolatot megvalósító SLIP/PPP (SLIP - Serial Line Interface Protocol, PPP - Point to Point Protocol) protokoll szükséges. Számítógépünk a vonal másik végén egy Internetre kapcsolódó kiszolgáló számítógépen keresztül egy IP címet hordozó hálózatra kapcsolt géppé válik. On-line szolgáltatón keresztül (terminál emulációval) az Internetre kapcsolódó gépen fut az a program, amelyet a telefonvonalon keresztül a számítógépet terminálként használva kezelünk. (7.13. ábra).
184
Gazdasági informatika
7.13. ábra Terminálszerver megoldás A felhasználót általában nem ez, hanem az elérhető szolgáltatások érdeklik. A szolgáltatások alapvetően két csoportba sorolhatók: közvetlen hálózati kapcsolatot nem igénylő (off-line) szolgáltatás - ilyen a levelezés-, és azt igénylő (on-line) szolgáltatások. Ennek megfelelően is több megoldás lehetséges: A legegyszerűbb szolgáltatás a levelezés: ez lényegében hálózati kapcsolatot nem igényel. Általában egy Internet szolgáltató számítógépén elhelyezett postaládát használunk: ennek tartalmát modemes kapcsolaton keresztül kezelhetjük; UUCP- (Unix to Unix Copy) protokoll segítségével. Unix-ot futtató géppel modemen keresztül kapcsolódunk a szolgáltató gépére és a leveleket egy menetben fel-, illetve letöltjük; Shell-számlát nyitunk: terminálként (vagy a szolgáltató speciális szoftverén keresztül) bejelentkezünk a szolgáltató gépére, és arról böngésszük a hálózatot; SLIP vagy PPP számlát nyitunk, amelyen keresztül gyakorlatilag minden böngésző, levelező és kommunikációs Internet-alkalmazást futtathatunk.
185
Gazdasági informatika Ha megvan a lehetőség rá, beköthetjük helyi hálózatunkat az Internetbe. TCP/IP-t és az Internetsegédprogramokat telepítünk a hálózaton, majd a LAN-t valamilyen hálózati kapcsolattal (X.25, ISDN-, nagy sebességű bérelt telefonvonal) routeren keresztül rácsatlakoztatjuk az Internetre.
186
Gazdasági informatika
7.5. Internet szolgáltatások Az Interneten mivel eltérő felépítésű hálózatokat kötnek össze, szükséges az Interneten folyó kommunikáció közös szabványainak kidolgozása, amelyet az RFC (Request for Comments) dokumentumok tartalmazzák. A szabványok közös alapjául a UNIX operációs rendszerben megvalósított megoldások szolgáltak, mivel elsőként ilyen operációs rendszerű gépeket kötöttek össze. Az Internet lényegesebb alkalmazási protokolljai a következők: • • • • •
SMTP Simple Mail Transfer Protocol egy alkalmazási protokoll, amely a hálózati felhasználók egymással való kommunikációját teszi lehetővé. Leveleket tud küldeni és fogadni. TELNET Terminál emuláció segítségével a saját gépét terminálnak használva egy távoli hosztra felhasználóként lehet bejelentkezni. FTP File Transfer Protocol A fájl átviteli eljárás segítségével a felhasználónak lehetővé teszi az általános könyvtár és fájlműveletek végrehajtását a saját gépe és egy távoli hoszt lemezegysége között. Pl.: fájlokat vihet át, törölhet, átnevezhet fájlokat. GOPHER Hierarchikusan felépített információban kereső protokoll HTTP HyperText Transport Protocol
A következőkben ezen protokollok és ezeket használó szolgáltatások közül a legfontosabbakat tárgyaljuk.
7.5.1. Elektronikus levelezés Az egyik legalapvetőbb szolgáltatás az elektronikus levelezés. Ez az alkalmazás az SMTP (Simple Mail Transfer Protocol -- egyszerű levéltovábbítási protokoll) –re épül. A levelezés, illetve a levelezést megvalósító protokoll működését a következőkben tekintsük át. Tegyük fel, hogy a TOPAZ.RUTGERS.EDU nevű számítógép szeretné az alábbi üzenetet elküldeni. Date: Sat, 27 Jun 87 13:26:31 EDT From:
[email protected] To:
[email protected] Subject: meeting Menjünk holnap vacsorázni! Az üzenet formátumát egy Internet szabvány (RFC 822) írja le. A szabványban megfogalmazódik, hogy az üzenetet ASCII karakterekként kell továbbítani. Az üzenet szerkezetének az alábbiak szerint kell kinéznie: fejléc sorok, aztán egy üres sor, majd az üzenet szövege következik. Végül a fejléc sorok szintaxisát definiálja részletesen: általában egy kulcsszó, majd egy érték. A fenti üzenet címzettje
[email protected]. Kezdetben ez úgy nézett ki, hogy csak a címzett nevét és a gépet írták bele: "személy és gép". A szabványok fejlődése azonban ezt sokkal rugalmasabbá tette. Ma már más rendszerek üzeneteinek a kezelésére is vannak előírások (ami persze "magától értetődő"). Ezzel lehetővé válik az Internetbe be nem kapcsolt gépek miatti
187
Gazdasági informatika automatikus átirányítás (forwarding): például az üzenetek egy sor rendszer számára egy központi (mail server) géphez kerülnek. Egyáltalán nem szükséges tehát, hogy létezzen a RED.RUTGERS.EDU névvel jelölt számítógép. A névkiszolgálókat úgy is be lehet állítani, hogy az üzenetek címzettet jelentő mezőjébe tanszékeket írunk, és minden egyes tanszék üzeneteit egy megfelelő számítógéphez irányítjuk. Az is lehetséges, hogy a @ jel előtti részbe ne egy felhasználónak a nevét írjuk, hanem valami mást. Egyes programokat fel lehet készíteni az üzenetek feldolgozására. A levelezési listák, illetve az olyan általános nevek, mint "postmaster" vagy "operator" kezelésére is felkészült a rendszer. Az üzenet küldésének módját az RFC 821 és 974 dokumentumok tárgyalják. A küldést végző program párszor lekérdezi a névkiszolgálót, hogy meghatározza a célállomást. Az első lekérdezés alkalmával arról tájékozódik, hogy mely gépek kezelik a RED.RUTGERS.EDU gépnek szóló leveleket. Ebben az esetben a kiszolgáló válasza, hogy a RED.RUTGERS.EDU saját maga kezeli az üzeneteit. Ez után a program a RED.RUTGERS.EDU címét kéri le, ami 128.6.4.2. Ezek után a levelező program egy TCP kapcsolatot nyit meg a 128.6.4.2 gép 25-ös portjára. A 25-ös port a leveleket fogadó foglalatnak felel meg. Miután a kapcsolat létrejött, a levelező program megkezdi a parancsok küldését. Az alábbiakban álljon itt egy tipikus kommunikáció. A sorok előtt az szerepel, hogy az a TOPAZ vagy a RED nevű géptől származik-e. A példában TOPAZ kezdeményezte a kapcsolatot: RED TOPAZ RED TOPAZ RED TOPAZ RED TOPAZ RED TOPAZ TOPAZ TOPAZ TOPAZ TOPAZ TOPAZ TOPAZ RED TOPAZ RED
220 RED.RUTGERS.EDU SMTP Service at 29 Jun 87 05:17:18 EDT HELO topaz.rutgers.edu 250 RED.RUTGERS.EDU - Hello, TOPAZ.RUTGERS.EDU MAIL From:
250 MAIL accepted RCPT To: 250 Recipient accepted DATA 354 Start mail input; end with . Date: Sat, 27 Jun 87 13:26:31 EDT From: [email protected] To: [email protected] Subject: meeting Let's get together Monday at 1pm. . 250 OK QUIT 221 RED.RUTGERS.EDU Service closing transmission channel
A parancsokban mindenütt normál szöveg szerepel: ez az Internet szabványokra tipikusan jellemző. A protokollok többsége szabványos ASCII parancsokat használ, ami arra is jó, hogy követhessük éppen mi történik, és a problémákat diagnosztizálni lehessen. A levelező program például minden ilyen beszélgetést egy állományban naplóz. Ha valami nem a megfelelő módon történik, akkor az állományt elküldhetjük a postmaster-nek. Mivel ez ASCII formátumú, ezért látni, hogy mi történt. A dolog arra is jó, hogy közvetlenül a levelezést kiszolgáló géppel lépjünk kapcsolatba tesztelés céljából. Második észrevételként említjük, hogy a válaszok mindegyike számmal kezdődik: ez is az Internet protokollok jellemző vonása. A megengedett válaszokat a
188
Gazdasági informatika protokollok definiálják. A számok segítségével a felhasználói programok egyértelműen kommunikálhatnak. A válaszok maradék része szöveg, ami a könnyebb olvashatóság miatt szerepel, és nincs semmiféle kihatása a programok működésére. Maguk a parancsok arra használatosak, hogy a levelező program a kiszolgálóval közölje azokat az információkat, amelyek az üzenet továbbítása miatt szükségesek. A fenti kiszolgáló az információt az üzenetből is kiolvashatja. Bonyolultabb esetekben azonban ez nem lenne biztonságos. Minden kommunikáció a HELO paranccsal kezdődik, amit a kapcsolatot kezdeményező rendszer nevének kell követnie. Ezek után következik a küldő és a címzett meghatározása. (Lehet több RCPT parancsot is kiadni, ha több címzett van.) Végül maga az üzenet jön. A szöveget olyan sorral fejezzük be, amiben csak egy pont szerepel. (Ha a szövegben is szerepel ilyen sor, akkor a pont megduplázódik.) Miután az üzenet fogadása megtörtént, a küldő másik üzenetet küldhet, vagy befejezheti a kommunikációt, mint ahogy a fenti példában is történt. Egy levelezőprogram (mail) segítségével szöveges állományt küldhetünk az Internet bármelyik felhasználójának. Ehhez az kell, hogy minden levelezőnek egyedi címe legyen, és a címzés is szabványos legyen. Egy felhasználó Email címe általánosan a következőképpen épül fel: Felhasználói_név @ gépnév . domain_név . subdomain_név . ország(intézmény)azonosító Általánosan fogalmazva egy felhasználói név (username) és egy cím (domain) részből áll, a kettő között a @ jel található. Ez a "kukac" az angol "at" szót jelenti, vagyis arra utal, hogy ez a felhasználó HOL (melyik gépen) található meg. A felhasználói_név egy rövid azonosító, ami nem tartalmazhat speciális karaktereket. A @ (kukac) jel a felhasználói nevet választja el a gépet leíró utána lévő résztől. A cím hierarchikus felépítésű, a legutolsó jelöli a legmagasabb szintet, és így szűkítve a kört. Ha ezt értelmezni akarjuk, akkor célszerű hátulról kezdeni. Az utolsó egység az ország(intézmény)azonosító országra, vagy az intézmény jellegére utal. Ha nem ASCII (0-127-es kódú) karaktereket tartalmazó üzeneteket kívánunk küldeni, hanem olyat is amelyben olyan karaktert küldünk, aminek a 8. bitje 1, azt a rendszer levágja, elvész. Így közvetlenül bináris fájlok átvitele nem lehetséges. Több megoldás létezik erre a problémára, a legelterjedtebb átkódoló program az UUENCODE/UUDECOD, amely a bájtokat olyan bájtokra konvertálja, amelyben csak ASCII karakterek szerepelnek, majd az átvitelt követően visszakonvertálja eredeti formára. Egy másik megoldás esetén már lehetőség van levélben nem ASCII karakterek, képek, hangok küldésére is. Ezt az eljárást MIME-nek (Multi-purpose Internet Mail Extensions) nevezik. Amelyik levelezőprogram ismeri ezt, azzal írható, illetve olvasható akár magyar ékezeteket tartalmazó levél is. A levelek küldését és fogadását ténylegesen egy, folyamatos hálózati kapcsolattal rendelkező számítógépen futó program, a Mail-szerver (levelezés kiszolgáló) végzi. A felhasználók ténylegesen ennek a programnak küldik leveleiket, illetve ettől kapják meg a leveleket. Az elküldött és kapott leveleket ez a program tárolja, és a címek alapján végzi a hálózaton keresztüli kézbesítést. Lényeges megkülönböztetni a hálózati Internet címeket a levélcímektől. A levelek címrésze határozza meg annak a gépnek az Internet címét, amelyen a levelezés kiszolgáló program fut, és ezen címrész alapján a gépre küldött leveleket egy olyan lista segítségével kézbesíti, amely a gépen a levelezésbe bevont felhasználókat azonosítja.
189
Gazdasági informatika
A papír alapú levelezésnél papírra írjuk a levél szövegét, az elektronikus levelezésben erre a célra szövegszerkesztőt használunk. A hagyományos levelet borítékba tesszük, a borítékra felírjuk a feladót és a címzettet a megfelelő szabályok betartásával. Ezt a funkciót az elektromos levelezésben a levél fejléce látja el. Mindkét esetben a megírt és megcímzett levelet egy közvetítő mechanizmusra bízzuk, ami az egyik esetben a Posta, a másik esetben internetes levéltovábbító programok. A címzett mindkét módszer esetén rendelkezik egy postaládával, ahová a beérkezett leveleit várja. Levélküldéskor a címzett megadásakor ennek a postaládának a címét használjuk. A papír-alapú levelezés esetén a postaláda egy doboz, melybe a postás a leveleket teszi. A tulajdonos a kulcsa segítségével kinyitja a postaládát és megnézi, hogy jött-e levele. Amennyiben jött, akkor elolvassa. Az elektronikus levelezés postaládája egy elektronikus háttértárolón található, amely fizikailag a legtöbb esetben egy fájl, ritkábban egy könyvtár. A tulajdonos ehhez általában számítógép-hálózaton keresztül fér hozzá a kulcsa segítségével. Itt is rendszeresen ellenőrizni kell, hogy érkezett-e levél. A beérkezett levelek letöltődnek a felhasználó gépére, melyet ott elolvashat. A hagyományos levelezésnél a levelekhez való hozzáféréshez egy kulcsra van szükség, melynek a jelszó az elektronikus megfelelője. A levelek címzettjének megadása is hasonló. Mindkét esetben meg kell adni, hogy a címzett postaládája hol található, és az ottani sok-sok postaláda közül melyik a címzetté. Természetesen a sok hasonlóság mellett különbségek is vannak, amik általában az elektronikus változatot dicsérik. Az e-mail sokkal gyorsabban jut el a címzetthez, bárhol is legyen. Nem ritka, hogy a levél másodperceken belül már meg is érkezik a címzett postaládájába. A levelek küldése ugyanannyiba kerül, bárhol legyen a címzett, vagyis költség szempontjából mindegy, hogy a címzett a szomszéd lakásban él, vagy egy másik kontinensen. A több példányban elküldött levelek nem emelik a levélküldés költségét, nem kerül többe egy fillérrel sem, ha nem egy embernek küldünk levelet, hanem pl. a volt osztálytársainknak. Levelezni valamilyen levelező programmal lehet. Mindegyik megvalósítja az alábbi funkciókat: • • • • • •
levél küldése közvetlenül, vagy egy listán szereplő címzetteknek (send), kapott levelek tartalomjegyzék-szerű listázása a levél témája (subject) mezőket mutatva, válasz adott levélre (reply), levél továbbküldése (forward), levél tárolása különböző irattartókba (folderekbe), levél törlése (delete).
• • •
Pegasus Mail: önálló levelezőprogram. Bonyolult, sokrétű, ingyenes program. Eudora Pro: önálló levelezőprogram. Pine, Elm, Mutt, XF-Mail: főként Linuxon és más UNIX-okon használt szabad, ingyenes, önálló levelezőprogramok.
A levél megírása a feladó levelezőprogramjának a szövegszerkesztőjében történik, melyet a feladó elküld. A címzett a megérkezett levelet a saját levelezőprogramjában olvassa el. A két esemény egy sereg programot hoz működésbe, melyek a levél kézbesítését végzik az Interneten keresztül.
190
Gazdasági informatika A levelezőprogram a megírt levelet általában nem közvetlenül a címzettnek adja, hanem egy úgynevezett SMTP szervernek adja át. Előfordulhat, hogy a messzi túloldal felé vezető út zsúfolt, esetleg műszaki probléma akadályozza a gyors, azonnali kézbesítést. Ez esetben szerencsés, ha a levél nem a felhasználó gépén várakozik növelve ezáltal a felhasználó költségeit, hanem egy állandóan Internetre kötött számítógépen. Ez az SMTP szerver. Az ő feladata, hogy a levelet továbbítsa, vagy az esetleg sikertelen levélküldést újra-újra próbálja. Ahhoz, hogy az SMTP szolgáltatást igénybe vehesse a levelezőprogramunk, vagyis képes legyen levelet küldeni, be kell állítanunk az SMTP szerver címét. Általában ez a mail.sajatzonank.hu nevű gépet jelent. Az SMTP szerver kikeresi a neki átadott levélből a címzett e-mail címét és átadja a levelet célcímen működő SMTP szervernek. Az ottani SMTP szerver beteszi a címzett személy postaládájába az általunk küldött levelet. A felhasználó gyanítja, hogy új levele érkezett, ezért megnézi a postaládáját, az ott lévő új leveleket letölti a saját gépére. A postaláda általában nem a felhasználó saját gépén található, hanem az Internet szolgáltatónál egy erre a célra üzembe helyezett számítógépen. Vállalati levelezés esetén is általában egy központi számítógép tárolja a beérkezett leveleket. A beérkező leveleinket tároló szerver címét az Internet szolgáltatónktól vagy a rendszergazdánktól kell megkapnunk. Tudnunk kell azt is hogy melyik protokollt lehet használnunk. A POP3 vagy IMAP szerver nevét és a levelesládánk nevét a levelezőprogramunkban be kell állítanunk.
7.5.2. Állományok átvitele - FTP - File transfer protokoll Az FTP protokoll a hálózatban lévő gépeken megtalálható fájlok átvitelére használható. Használata az Email-el szemben már folyamatos hálózati kapcsolatot igényel. Adatátviteli sebesség igénye is jelentősebb, hiszen elfogadható időn belül kell átvinnünk esetleg több száz kilobájtnyi adatot. Néhány kbit/s-os átviteli sebesség már elfogadható. A szolgáltatás szintén szerver-kliens modellen alapul, azaz egy szolgáltató szerver és a felhasználó gépe közötti fájlok átvitelét biztosítja (7.14. ábra).
191
Gazdasági informatika
7.14. ábra Az FTP kliens-szerver modell Az FTP protokoll két átviteli módban működhet: ascii és binary. Az előbbi, mivel 7 bites kódokat használ, szövegállományok átvitelére alkalmas, az utóbbi bármilyen általános fájlra. Fontos továbbá, hogy egyes rendszerek (pl. Unix) különbséget tesznek kis és nagybetűk közt, azaz a fájl nevében tetszőlegesen lehetnek kis és nagybetűk. A felhasználó általában akkor tud egy távoli gépről/gépre másolni, ha a távoli gépen is rendelkezik felhasználói jogosultsággal (account-tal). A kapcsolat egy FTP programmal lehetséges, ott kell megadni a célgép nevét, ami egy Internet cím. Ha a kapcsolat létrejött, a rendszer kéri az azonosítót és a jelszót. Ha a belépés sikeres, akkor a következő legalapvetőbb parancsokat használhatja: • • • • •
dir paranccsal listázhatja a célgép könyvtárszerkezetét, cd paranccsal válthat a könyvtárak között, get paranccsal hozhat le fájlokat a távoli gépről, mget-tel egyszerre többet put paranccsal tölthet fel fájlt a távoli gépre,
192
Gazdasági informatika • •
mput-tal egyszerre többet. Az ascii és binary üzemmódok közt az asc illetve bin paranccsal lehet váltani.
Vannak mindenki számára elérhető ún. nyilvános elérésű gépek, amelyekre természetesen nem kell account-tal rendelkezni, ez az ún. anonymous ftp. Az ilyen gépekre bejelentkezve bejelentkező (login) névként az "anonymous" szót kell begépelni. A rendszer ekkor arra kér, hogy jelszóként a saját email-címünket adjuk meg, ez sokszor gyakorlatilag nem kötelező, kizárólag statisztikai célt szolgál. Ezek után a távoli gépet, pontosabban annak nyilvánosan elérhető könyvtárait láthatjuk, és az összes fenti FTP parancs használható. A Windows operációs rendszerekben alkalmazhatunk kényelmes grafikus felületet a fájlok átvitelére. Erre példát mutat a következő 7.15. ábra.
7.15. ábra Az FTP kliens program felhasználói felülete Azok részére, akik csak Email kapcsolattal rendelkeznek, létezik a levéllel történő off-line FTP, az FTPMAIL. Ennek az a lényege, hogy vannak olyan hálózatra kötött számítógépek amelyek az FTPMAIL szerver programot futtatják, Ez fogadja a leveleket, és feldolgozza a bennük a FTP-vel elérni kívánt gép címét és az FTP parancsokat tartalmazó utasításokat. Az FTPMAIL program végrehajtja a kijelölt FTP kapcsolatot, letölti a megadott fájlt, UUENCODE-olja, majd elküldi
193
Gazdasági informatika levélben a feladónak. Ez egy nem túl kényelmes, de jól használható módszer fájlok letöltésére, ha nincs más mód. Természetesen ehhez pontosan ismerni kell a letöltendő fájl pontos útvonalát is.
7.5.3. TELNET Egy távoli gépre úgy lehet belépni, mintha egy terminálja előtt ülnénk. Azaz a TELNET a gépek közti távoli bejelentkezést lehetővé tevő protokoll neve. Ez is folyamatos (on-line) hálózati kapcsolatot igényel, és sebességigénye hasonló az FTP-hez, (persze csak ha azt szeretnénk, hogy egy leütött billentyű ne 10 másodperc múlva jelenjen meg...). TELNET-tel csak akkor tudunk egy másik gépre belépni, ha azon a gépen is van accountunk (7.16. ábra).
7.16. ábra A TELNET kliens-szerver szolgáltatás Bejelentkezés után a rendszer úgy viselkedik, mintha ott ülnénk a távoli gép előtt, azaz a távoli gép operációs rendszerének konvenciói érvényesek, parancsainkat a TELNET protokoll adja át a távoli gép operációs rendszerének, és az távoli operációs rendszer hajtja végre (7.17 ábra). Így a távoli gépen programokat futtathatunk, megnézhetjük az odaérkezett leveleinket, stb.
194
Gazdasági informatika
7.17. ábra A kliens-szerver kommunikáció Ezen lehetőség a hálózati gépek biztonságának egy sebezhető pontja. Ha ugyanis egy távoli gépre rendszeradminisztrátori jogokkal tudunk belépni (felhasználói név: root, a jelszót automatikus próbálkozási módszerrel “kitaláljuk”), akkor a géppel mindent megtehetünk. Az ilyen behatolás módot nyújt arra is, hogy a távoli gépet felhasználva (a TELNET-et ott elindítva) lépjünk be egy “kényesebb” gépre. Ez utóbbi behatolás felderítésekor a behatoló címe az erre használt gép címe, és ha az oda történő behatolás nyomait eltüntetjük , akkor nem lehet kideríteni a kényesebb gépre behatolót.
7.5.4 Gopher A Gopher nevét a University of Minnesota hivatalos kabala állatáról, egy kis rágcsálóról kapta, mert itt fejlesztették ki ezt a Kliens-szerver filozófiájú rendszert (7.18. ábra). A Gopher szerver: többfeladatos (multi tasking, rendszerint multi user) operációs rendszer alatt futó információ gyűjtő, szolgáltató. Képes: • • • • •
hierarchikus struktúrában információkat (lapokat) tárolni, kliensektől kiinduló kapcsolatkérésre kapcsolatokat létesíteni, kliens kérésére "lépni" föl/le a hierarchikus struktúrán, kliens kérésére lapot (fájlt) letölteni a kliens számára, kliens kérésére "szolgáltatást" biztosítani.
A Gopher kliens szinte minden operációs rendszer alatt futhat. Felhasználó indíthatja. Képes: • •
kapcsolatot létesíteni adott gopher szerverrel, egy-egy "lapot" fogadni és azt "kezelni".
Egy "lap" lehet (7.19. ábra):
195
Gazdasági informatika • • •
egy "menü" ami nem más, mint az adott szinten egy jegyzéklista. Föl/le léphetünk rajta. Kiválaszthatjuk egy elemét. Egy eleme: további "lap". egy szolgáltatás: Pl: egy keresés, egy átkapcsolás másik gopher szerverre, egy processz elindítása stb. egy fájl, ami véglevél a hierarchián. Lehet szöveg: ekkor a kliens megjelenítheti (viewer), lehet egy kép, ekkor is megjelenítheti, egy hangfájl, ekkor "lejátszhatja" egy lejátszóval (ha a kliens képes rá), egy video stb. A fájlokat le is töltheti a helyi rendszer fájl rendszerébe, esetleg postázhatja stb.
A kapcsolat a kliens és a szerver között csak addig él, amíg a "lap letöltődik". A letöltött lapot a kliens tárolja, megjeleníti. Nem terheljük a hálózatot, ha egy-egy lapot sokáig nézegetünk, csakis a kliens gép erőforrásait használjuk ez alatt. Ez nagy különbség a telnet-es kapcsolatépítéshez képest, hiszen ott a kapcsolat addig él, amíg az ülésünk él. Persze, megtehetjük, hogy telnet-es kapcsolatot építünk arra a csomópontra, amelyiken a gopher szerver fut, és e kapcsolaton futtatunk egy gopher klienst (vannak csomópontok, ahol a gopher login névre jelszó nélküli bejelentkezés a gopher klienst indítja). Ekkor a kliens egyszerű processzek közti kommunikációs mechanizmusokkal építi fel a gopher kapcsolatot, a telnetes kapcsolat végig terheli a hálózatot.
7.18. ábra Egy Gopher menű
196
Gazdasági informatika
7.19. ábra Kapcsolattípusok egy Gopher menüben
7.5.5. A World Wide Web A WWW az Internet világban forradalmi változást hozott. Hatására az Internet akadémiai, kutatói hálózatból üzleti és hobby hálózattá vált, szerepet kapott a szórakoztatás világában, a tájékoztató médiák körében, a pénzforgalom és kereskedelem, a reklám világában, az üzleti alkalmazások motorjává vált. Hatása akkora, hogy sokan, mikor az Internet kifejezést meghallják, csakis a WWW világra gondolnak. A WWW koncepciójában a már jól ismert kliens-szerver koncepció mellett három tulajdonképpen eddig szintén ismert -paradigma fonódik össze. Ezek a hypertext paradigmája, a hypertext utalások kiterjesztése IP hálózatokra gondolat és a multimédia paradigmája. A hypertext paradigma lényege olyan szövegmegjelenítés, melyben a lineáris vagy a hierarchikus rendszerű, rendezett szöveg olvasás korlátja megszűnik. Elektronikus szövegek lineáris olvasásához elegendő egy egyszerű szövegnézegető (viewer). Már a legegyszerűbb szövegszerkesztő is megfelel, melynek segítségével előre, hátra lapozhatunk a szövegben, sőt, egy esetleges kereső (search) funkcióval már-már átléphetünk egy szinttel feljebb, közelíthetjük a rendezett szövegek olvasásához. A rendezett olvasást biztosítanak a szótárprogramok, adatbázis lekérdezők. A hypertext jellegű rendszerekben a szövegdokumentumokban valamilyen szövegrészekhez rögzítettek kapcsolódó dokumentumaik is. A megjelenítő valamilyen módon kiemelten jeleníti meg ezeket a szövegrészeket. Ezek a kiemelt részek utalások (kapcsolatok, linkek) más dokumentumokra, más szövegekre, szövegrészekre. A hypertext böngésző nem csak kiemelten jeleníti meg a szövegrészeket, hanem lehetőséget ad azok kiválasztására is (pl. mutatóval rákattinthatunk). A kiemelt rész kiválasztásával az utalt, a hivatkozott (linked) dokumentum betöltődik a nézegetőbe, folytatható az olvasás, természetesen itt ugyancsak lehetnek utalások, akár közvetlenül, akár közvetetten már előzőleg nézegetett dokumentumra is. Az így biztosított információs rendszer jellegzetesen hálós szerkezetű. Léteznek hypertext szövegeket létrehozó, azokat kezelni tudó információs rendszerek, bár jelentőségük a WWW terjedésével egyre szűkebb. A hypertext IP hálózatra való kiterjesztése megszünteti azt a korlátozást, hogy az utalások csak ugyanarra a helyszínre, számítógéprendszerre vonatkozhatnak. Egy-egy kapcsolódó dokumentum helye a hálózaton "akárhol" lehet, ha az utalások megfelelnek az Uniform Resource Locator (URL) szabványnak. 197
Gazdasági informatika
Végül a multimédia paradigma megszünteti a szövegekre való korlátozást: nemcsak hypertext háló, hanem hypermédia háló alakulhat ki. Hivatkozott dokumentum lehet kép, hanganyag, mozgókép, adatfájl, szolgáltatás stb. is. Ráadásul a kép dokumentumokban könnyű elhelyezni további utalásokat is, onnan tovább folytatható a láncolás. URL (Uniform Resource Locator – Egységes forrásazonosító) Az egységes forrásazonosító megadja a megjelenítő program számára, hogy az adott szövegrészhez képhez, grafikához kapcsolt dokumentumot milyen módszerrel lehet megjeleníteni, milyen típusú kapcsolatot kell felépíteni illetve hogy ez a forrás hol, az Internetre kapcsolt gépek közül melyiken található. Ilyen azonosítás a következő: http://helios.date.hu:70/web/inf/index.htm A kapcsolt állomány az index.htm nevet viseli a helios.date.hu gépen lévő web/inf nevű könyvtárban. A kiszolgáló a HTTP protokollal érhető el, amely a Web-szolgáltatáshoz az alapértelmezésként szereplő 80-as port helyett a 70-es portot használja. Az URL a következő információkat tartalmazza: A protokollt, amelyet az adott forrás eléréséhez használunk. Ezt az URL első tagja adja meg. Ilyen protokollok például az FTP, HTTP, GOPHER stb. Annak a kiszolgálónak az Internet-nevét (domain név) vagy címét (IP cím) amelyen az adott forrás található. Ez az információ két perjellel (//) kezdődik és egy (/) zárja le. A kiszolgáló portjának a számát. Ha ez nem szerepel, akkor a megjelenítő-program az általánosan használt alapértelmezést feltételezi. Ha nem a WWW-hez javasolt 80-as port címet használják akkor ezt az URL-ben a kiszolgáló nevéhez vagy címéhez kettősponttal (:) kapcsolva kell megadni. A forrás helyét (könyvtár/fájlnév).
a
kiszolgáló
lemezegységének
hierarchikus
állományrendszerében
Egy adott HTML-kapcsolaton belül az azonos könyvtárban lévő állományok eléréséhez nem kell a teljes keresési útvonalat megadni. Ha egy dokumentumot elértünk a rendszeren, ez már bizonyos információkat szolgáltat a következő kapcsolat felépítéséhez. Így a szomszédos állományok eléréséhez elegendő egy rész-URL alkalmazása, ami az aktuális dokumentumhoz viszonyítva relatív kapcsolódást biztosít. Azonos könyvtárban lévő dokumentumok esetén elég csak először a teljes URL-t megadni, utána már elég a többi fájlnak csak a nevét megadni. A http://helios.date.hu/ URL esetén a megjelenítő-program a megadott kiszolgáló főkönyvtárát keresi. A WWW szerver konfigurálásakor megadható, hogy ilyen esetben melyik legyen az a HTML dokumentum, amelyet a kiszolgáló elküld a felhasználónak. Ez lehet pl. üdvözlés, vagy információ a szolgáltatásokról, más URL megadása, tartalomjegyzék, hibaüzenet. 198
Gazdasági informatika
A WWW kiszolgálót futtató gépen a felhasználók a saját könyvtárukban lévő, a rendszer konfigurálásakor definiált speciális nevű alkönyvtárban mindenki számára hozzáférhető, személyes HTML dokumentumokat hozhatnak létre. Ezekre a könyvtárakra való hivatkozás a ~ karakterrel kezdődik, és a könyvtári hivatkozás a felhasználó neve. A ~ karakter azt jelzi a kiszolgáló számára, hogy ez nem egy szokásos alkönyvtár, hanem az adott felhasználó alkönyvtárában kell az állományokat keresni. Például a „nagy” felhasználói névhez tartozó személyes dokumentumok a http://helios.date.hu/~nagy/ URL segítségével érhetők el. A kiszolgáló konfigurálásakor meg kell adni annak az alkönyvtárnak nevét, amelyben a felhasználók létrehozhatják az ilyen személyes dokumentumaikat. Ez a könyvtárnév a kiszolgáló konfigurációs állományában (a UNIX rendszereknél általában a /etc/httpd.conf) megtalálható (pl. public_html, wwwhomepage). Ugyancsak a rendszer létrehozása során definiálható annak az állománynak a neve, amely a rendszerbe való belépéskor, illetve a saját könyvtárak címzésekor megjelenik a felhasználók képernyőjén. Ezt a HTML dokumentumot általában welcome.html vagy index.html névvel látják el. A HTTP protokoll A WWW kliensek a böngészőprogramok, a tallózók. Képesek a Hyper Text Markup Language (HTML) direktíváival kiegészített szövegek megjelenítésére, bennük az utalásokhoz rendelt szövegrészek kiemelt kezelésére, a kiemelt szövegek kiválasztására. Képesek bizonyos kép dokumentumok megjelenítésére, ezekben kiemelések kiválasztására, hangfájlok, videók lejátszására, vagy közvetlenül, vagy valamilyen segédprogram aktiválásával. A szerverek pedig képesek szöveg-, kép-, hang- és videó fájlokat megkeresni saját fájlrendszerükben, és azokat elküldeni a kliensnek megjelenítésre. A kliens és szerver között üzenetváltások jellegzetesen négy lépéses forgatókönyv szerint történnek a Hyper Text Transport Protocol (HTTP) szabályozása alatt. • • • •
Az első lépés a kapcsolat-létesítés (connection): ezt a kliens kezdeményezi, hozzá legfontosabb információ a szerver azonosítója. A második lépésben a kliens kérelmet (request) küld a kapcsolaton a szervernek, ebben közli, hogy milyen protokollal, melyik dokumentumot kéri (nem részletezzük, de az átviteli eljárás, a method is paramétere a kérelemnek). Ezután a szerver megkeresi a kért dokumentumot és válaszol (response): a kapcsolaton leküldi a kért dokumentumot. Végül a kapcsolat lezárul (close). Mindezek után a kliens felelőssége, hogy mit is csinál a leküldött dokumentummal.
Mindenesetre ideiglenesen tárolja a saját memóriájában és/vagy fájl-rendszerén, és a dokumentum fajtájától függően megjeleníti azt, esetleg elindítva külső lejátszót, annak átadva dokumentumot közvetve jeleníti meg, lehetőséget ad a felhasználónak végleges lementésre stb. Már a programozás kérdéskörébe tartozik, hogy ha olyan dokumentumot kap a böngésző, melyet
199
Gazdasági informatika közvetlenül nem tud megjeleníteni, lejátszani (futtatni), milyen segédprogramot hívjon meg a megjelenítésre. A felhasználó a MIME szabványoknak megfelelő lejátszókat beállíthat, rendszerint a böngésző konfigurációs menüjében. A HTTP ügyfél-kiszolgáló protokollt hypertext dokumentumok gyors és hatékony megjelenítésére tervezték. A protokoll állapotmentes, vagyis az ügyfélprogram több kérést is küldhet a kiszolgálónak, amely ezeket a kéréseket egymástól teljesen függetlenül kezeli, és minden dokumentum elküldése után le is zárja a kapcsolatot. Ez az állapotmentesség biztosítja, hogy a kiszolgáló mindenki számára egyformán elérhető és gyors. A WWW alkalmazások fejlesztésének eszközei: HTML, CGI, XML, PHP, JAVA A HTML A dokumentumok logikai struktúráját a HTML (Hyper Text Markup Language) jelölései segítségével lehet szabályozni. A HTML arra készült, hogy segítségével a dokumentumok szokásos, sorban egymás utáni olvasása helyett, a szövegben elhelyezett kapcsolatok alapján az egész dokumentum könnyebben legyen áttekinthető és elolvasható. Segítségével logikusan szervezett és felépített dokumentumokat lehet készíteni, olyan módon hogy a nyelv alkalmas logikai kapcsolatok létrehozására a dokumentumon belül és dokumentumok között, amit a dokumentum olvasója kezelhet. A dokumentum fogalmát itt általánosabban kell értelmeznünk: ezek objektumok, amelyek lehetnek: szöveg, kép(grafika), hang (zene), de akár mozgókép (film) is. A fenti módon szervezett szöveget hypertextnek hívjuk. A folyamatos, sorokba rendezett szöveg végigolvasása helyett a kereszthivatkozásokat követve könnyen el lehet menni a szöveg egy más részére, megnézni más információkat, azután visszatérni, folytatni az olvasást, azután megint egy másik bekezdésre ugrani. Ilyen szerkezetűek a Microsoft Windows, illetve a Windows alatt futó programok súgói. Amennyiben a szöveg mellett más objektum is megjelenik, akkor hipermédiáról beszélünk. A hálózaton az objektumok, illetve ezek részei közötti kapcsolatok magába a szövegbe épülnek be megjelölt szavak és grafikus elemek formájában. Amikor egy ilyenre a felhasználó az egérrel rákattint, a rendszer automatikusan létrehozza a kapcsolatot, és a kapcsolt objektumot megjeleníti a képernyőn (vagy ha hang, lejátssza). Lényeges, hogy a kapcsolt objektum is tartalmazhat további kapcsolásokat különböző objektumokhoz, amelyek elvileg a hálózaton bárhol lehetnek. A WWW úgy is tekinthető, mint egy dinamikus információ tömeg, amelyben a hypertext segítségével kapcsolatok (linkek) vannak. Ennek eredményeként adott információ a hálózat bármely pontjáról megszerezhető, illetve ugyanahhoz az információhoz több úton is el lehet jutni a különböző kapcsolatokon keresztül. A HTML formátumú fájl valójában egy szöveges fájl, szintén szöveges (olvasható) vezérlőkódokkal. Ezek a vezérlőkódok < és > jelek között szerepelnek, és a szöveg megjelenését, formátumát, például a betűk nagyságát, formáját, stb. jelölik. A szöveg egyéb dokumentumokra vagy a dokumentum más részeire való hivatkozásokat is tartalmazhat amit a vezérlőkódok segítségével adhatunk meg linkek formájában. Ezek a linkek — amelyek a megjelenítéskor általában kék színű, aláhúzott szövegekként, vagy kék keretes ikonokként jelennek meg — 200
Gazdasági informatika hypertext alakúvá teszik a dokumentumot. A legtöbbször minden egyes link hivatkozás egy másik HTML oldalra, ami a Világhálózat bármely pontján lehet. Főbb HTML elemek ...
A forráskódot ezen jelek közé kell zárni, ez jelzi a dokumentum elejét és végét.
...
A fejléc elejét és végét jelzi, ezen belül kerülnek a fejléc elemek.
...
A HTML oldal címe, ezt olvashatjuk a Netscape fejlécében, és ezt "jegyzi meg" a Bookmark is.
...
A HTML dokumentum "teste". Lehet hátteret is csinálni: body background="nev.jpg" vagy "nev.gif" mozaikként bekerül a háttérbe.
Body elemek ...
Címsor stílusok n=1..6
...
Hagyományos szöveg egy bekezdése. A megjelenítő mindig az aktuális ablakszélességének megfelelően tördeli.
...
Vastagított (Bold) szöveg.
...
Dőltbetűs (Italic) szöveg.
...
Sortörés
...
Vízszintes választóvonal.
...
A közte levő szöveg, kép mindig középre rendezve látszik. Alapértelmezésben minden balra rendezett.
A közöttük lévő rész villog
201
Gazdasági informatika
Nem sorszámozott lista. Az egyes listaelemek ... jelek közé kerülnek. Lehet több ilyen lista egymásba ágyazva is.
...
Sorszámozott lista. Az egyes listaelemek itt is ... jelek közé kerülnek.
Táblázat. Az egyes sorok ...
jelek között, azon belül az egyes cellák tartalma ... | közé zárva. Szerepelhet itt kép is, újabb táblázat nem.
Linkek létrehozása ...
A link létrehozásának általános formája. a "..." helyére több dolog írható, például:
...
Hivatkozás egy másik HTML fájlra.
...
FTP szolgáltatás meghívása.
...
Hivatkozás GOPHER menüre.
...
TELNET kapcsolat létrehozása
...
Közvetlen levélküldés beépített levélszerkesztővel a címzettnek.
...
NEWS szolgáltatás linkelése
202
Gazdasági informatika Színek beállítása: Lehetőség van a háttér, a normál szöveg, a link-szöveg, és a már "megjárt" link szineinek egyedi beállítására. Ahol a hat pont helyére 3 db kétjegyű hexadecimális szám kerül az RGB szabvány három csatornájának megfelelően. Ezek a számok 00-ff tartományba eshetnek, ami megfelel a decimális 0-255 intervallumnak. Kép elhelyezése 
Kép elhelyezésének általános formája, a zárójelek közti utasítások opcionálisak.
align="..."
A szöveg képhez igazítása: top; middle; bottom
alt="..."
A képhez tartozó alternatív szöveg, karakteres böngészők (pl. Lynx) ezt jelenítik meg a kép helyén.
border= n
A képkeret vastagsága n=1..6
A CGI A manapság legismertebb WWW böngészők nem csak a HTTP protokollt ismerik, hanem más protokollok segítségével nemcsak WWW szolgáltatókkal tudnak kapcsolatot létesíteni, azoktól szolgáltatásokat kérni. Hogy csak a legfontosabbakat említsük, rendszerint képesek FTP protokollon keresztül állomány átvitel szolgáltatások igénylésére (ekkor a kapcsolat végigéli az FTP ülést), TELNET protokollal távoli elérésre (ugyancsak végig van kapcsolat az ülés alatt), GOPHER protokollal GOPHER szolgáltatás és böngészés végzésére, POP3 protokollal levélszekrények vizsgálatára, letöltésére, SMTP vagy MIME protokollal levelek feladására (kapcsolat levéltovábbító ügynök szolgáltatóhoz), a USENET NEWS levelek olvasására. Mindezekhez viszonylag egységes felhasználói felületet biztosítanak, innen adódik tehát az a téveszme, hogy az Internet az a WWW, vagy fordítva: hiszen egy jó WWW tallózó szinte minden szolgáltatást biztosít, amit az Interneten elérhetünk. Amit eddig elmondtunk a WWW világról, az még mindig nem biztosítja igazán a programozhatóságot. A WWW szolgáltatóknak rendszerint van még további szolgáltatásuk is. A 203
Gazdasági informatika legegyszerűbb "programozási" lehetőség az, hogy bizonyos szolgáltatók megengedik, hogy különben kommentárnak számító HTML direktíva a szolgáltató parancs-értelmezőjének szóló burok parancs legyen. A szerver elindítja a parancsértelmezőt, végrehajtatja a parancsot, az eredményeit pedig szövegfájl válaszként elküldi a kliensnek megjelenítésre. A Common Gateway Interface (CGI) protokoll szerint akár paramétereket is küldhetünk a kliensből a CGI programnak, a CGI program akár bele is írhat az utoljára megjelenített dokumentumba. Maga a CGI program pedig akármilyen nyelv is lehet, gyakran egyszerű burokprogramok (SHELL SCRIPT), többnyire lefordított és szerkesztett futtaható fájlok. (Ne feledjük: a CGI nem egy programnyelv, hanem egy interfész, azt szabályozza, hogy kap és ad információkat, paramétereket a CGI program.) Leggyakoribb alkalmazási területük a számlálók és vendégkönyvek elhelyezése a WWW nyitólapokon, pontos idő szolgáltatás, keresések a helyi vagy akár távoli WWW rendszerekben, átjárók adatbázis lekérdező rendszerekhez, kérdőívek, szavazólapok kitöltetése, de egyéb programozási megoldásokra is alkalmasak. Az XML Az XML (Extensible Markup Language) egy leíró nyelv, a strukturált információkat tartalmazó dokumentumok számára. A strukturált információk kétféle dolgot tartalmaznak: egyrészt tartalmat (szöveg, képek) másrészt információkat a tartalom struktúrájáról (például, hogy az adott helyen lévő szöveg a fejléc lábléc vagy fejezetcím). A leíró nyelv pedig egy mechanizmus arra, hogy ezeket a struktúrákat azonosítsuk a dokumentumban. Az XML specifikáció azt definiálja, hogy milyen módón írható le egységesen a dokumentum. A "dokumentum" szó mögött nem a hagyományos értelemben vett dokumentumot kell érteni, hanem más XML adatformátumok sokaságát. Ilyenek lehetnek például vektor grafikák, E-commerce tranzakciók, matematikai egyenletek, stb. Az XML rövid idő alatt az Internet egyik alapvető építőelemévé vált. A világon egyre több vállalat használja különböző e-business alkalmazásoknál. A PHP Hivatalos nevén "PHP: Hypertext Preprocessor", azonban már régen kinőtte ezt az utótagot. Mára már a PHP a legelterjedtebb tartalomgenerátor a HTML oldalakhoz, a PHP-t használó weboldalak száma több millióra tehető. A népszerűség oka abban keresendő, hogy a nyelv (amint azt a neve is jelzi) kezdettől fogva a HTML oldalakba ágyazásra lett tervezve, a fejlesztőkörnyezetek is eleve úgy vannak kialakítva, hogy Web szerverhez kapcsolódnak, és a programot ezen keresztül futtatják, az eredményt pedig weboldalként jelenítik meg. A széleskörű használat következményeként rengeteg kiegészítése készült, adatbázis kezeléstől képkonvertáláson át grafikus kezelőfelületig rengeteg mindent tudunk készíteni a segítségével. A nyelvhez leírást és sok fontos kiegészítést találhatunk a http://www.php.net/ weboldalon. A HTML-be ágyazottságból kifolyólag alapvetően weboldalak forrásába írunk PHP programot, így meg kell különböztetnünk a dokumentum egyéb részeitől. Ez többféle módon is megtehető: A JAVA programozási nyelv Mint említettük, a WWW böngészőkkel egységes, felhasználóbarát felületet kapott a WWW, ezzel részben az Internet is. A programozás eszközeit - korlátozottan - igénybe lehet venni. A CGI programokkal, melyek a szerver oldalon futnak, bizonyos feladatokat megoldhatunk, bizonyos alkalmazásokat készíthetünk, vagy készíthetnek számunkra. 204
Gazdasági informatika
A Sun Microsystem fejlesztői felismerve az eddigi programnyelvek korlátozásait egy tejesen új programnyelvet dolgoztak ki a WWW programozáshoz, a Java nyelvet. Ezzel párhuzamosan a WWW tallózók fejlesztői olyan böngészőt készítettek, amelyik a Java nyelven írt programokat képes értelmezni és futtatni. Az ilyen tallózók Java virtuális gépként viselkednek. A HTML dokumentumokban a Java programokra való hivatkozások ugyanúgy találhatók meg, mint a más, pl. kép hivatkozások, és a dokumentum letöltése során akár ezek is letöltődnek. Az a tény, hogy a program nem a szerver oldalon fut (mint a CGI programoknál történik), hanem letöltődik a böngészőhöz és a böngésző hajtja azt végre több előnyt is eredményezett. Egyik előny az, hogy tehermentesítik a szervert, esetlegesen a hálózatot. Másik, talán még nagyobb előny, hogy nem kell a különböző Operációs rendszerekhez, géptípusokhoz illeszteni az alkalmazást, a "szabványos" Java kódot a Java virtuális gép, a böngésző végre tudja hajtani, a böngésző feladata az adott hardver, operációs rendszer adottságaihoz való illesztés. Hátrány is jelentkezik azonban, elsősorban biztonsági kérdések merülnek fel a Java alkalmazások (APPLET) futtatásánál. Miután a helyi gépen futtatunk, akár bizonytalan eredetű programokat, külön gondot kellet fordítani arra, hogy ne legyen lehetséges vírus- vagy féregprogramokat készíteni a Java nyelv segítségével. Ennek következtében a Java programocskák nem képesek a számukra kijelölt területen túllépni, maguk a böngészők pedig külön kérésünkre további biztonsági szintként nem fogadnak Java alkalmazásokat (amivel el is vesztjük a programozhatóságot). A Java nyelv könnyen megtanulható, különösen C++ ismeretek birtokában. A Java az Internet közvetlen tartozékának tűnik. Javában viszonylag egyszerű alkalmazásokat írni, az Interneten keresztül más gépek felé adatokat továbbítani, grafikákat, interaktív weboldalakat, felületeket létrehozni. Természetesen minden más programozói feladat is megoldható, amire a klasszikus programozási nyelvek képesek. De vajon mi a kapcsolat a korábbi nyelvekkel? Végül is nem szokás új programozási nyelvet fejleszteni anélkül, hogy ne használnának fel korábbi nyelvekkel kapcsolatos tapasztalatokat. A Java erősen támaszkodik a C++ nyelvre. Ennek oka a C++ objektumorientáltságában, a gyorsaságában, és a teljesítményében keresendő, de a nyelv korábbi jelentősége az Interneten sem elhanyagolható. Ugyanakkor a Java nyelvet megtisztították rengeteg szükségtelen dologtól, ami a C++ nyelv használatát megnehezítette. Ez a tisztítás a nemcsak a programozók tehermentesítését szolgálja, hanem a helyesen működő programok fejlesztését is garantálja. Egy Internet-nyelv esetén ez különösen fontos, mivel szakszerűtlenül programozott alkalmazások, amelyek nem megfelelően működnek vagy összeomlanak, lefagynak, nagy kockázatot jelentenek egy számítógép hálózatban. Ezek után tekintsük át mik azok a dolgok, amik leginkább jellemzik a nyelvet: •
•
Egyszerű. A Java egy olyan programozási nyelv, amelynek szintaktikája a C++ mintáját követi. Ez az a nyelv, amellyel ma a legtöbb objektumorientált szoftvert fejlesztő programozó dolgozik. A Sun mérnökei a nehezen érthető, és bizonyos esetekben fölöslegesen bonyolult dolgoktól megtisztították a nyelvet. Objektumorientált. A Java objektumorientált nyelv. Ez egy olyan fejlesztési módszert jelent, amelyben újrafelhasználható adatobjektumok megfelelő összekapcsolásával hozzuk létre a kívánt programot.
205
Gazdasági informatika • •
•
Biztonságos. Mivel a Java appletek a felhasználó gépén futnak a hálózatról való letöltés után, ezért lényeges, hogy a letöltött kód ne tartalmazzon hibákat és vírusokat. Rendszerfüggetlen és hordozható. A Java egyik legnagyobb erősségét az a képessége jelenti, hogy ugyanaz a kód különböző számítógép-platformokon is futtatható. A fejlesztőknek nem kell a már megírt programot minden olyan platformra külön-külön átírni, lefordítani és hibamentesíteni, amelyen futtatni szeretnék. Bármely gép, amelyen van Java interpreter (értelmező), képes a Java appletek futtatására. A Javat nem érdekli, hogy milyen operációs rendszer van a gépen. Párhuzamosságot támogató. A Java lehetőséget ad arra, hogy a végrehajtás egyszerre több szálon fusson (multitasking). Ez rendkívül fontos tulajdonság egy Webet megcélzó programnyelvtől, mert így jobb interaktív tulajdonságok, és nagyobb valósidejű teljesítmény érhető el.
Appletek és programok A programozók a Java segítségével önálló programokat is írhatnak, amelyek C++ nyelven programozók programjaihoz hasonlítanak, továbbá olyan appleteket is készíthetnek, amelyek egy böngészőn belül futtathatók. A legtöbb Java kód, amellyel találkozunk, böngészőben futtatható applet, és nem önálló program. • Appletek. Az applet olyasmit jelent, mint “kis alkalmazás”, ami alatt a következőt kell értenünk: az appletek nem önálló programok, hanem mindig egy meghatározott környezetet igényelnek, amiben egyáltalán képesek létezni és végrehajtódni. Ezt a környezetet a WWW böngészők jelentik, amelyeknek természetesen “Java-képesnek” kell lenniük. Ma már minden modern böngésző biztosítja ezt. Ha egy Web dokumentumot egy applettel szeretnénk gazdagítani, akkor egy hivatkozást kell elhelyeznünk a HTMLdokumentumban az appletre. Ha egy Internet-felhasználó ezek után kapcsolatba lép a dokumentummal, akkor a böngésző először magát a dokumentumot tölti le, majd mikor a felhasználó arra a helyre jut, ahol az appletnek meg kell jelennie, a böngésző automatikusan végrehajtja azt. A dokumentum olvasóinak az applet úgy jelenik meg, mint az oldal szerves része, így nekik - bizonyos körülmények között – egyáltalán nem tűnik fel, hogy a háttérben épp egy program fut. • Alkalmazások (programok) Ellentétben az appletekkel, az alkalmazások teljes értékű önálló programok, amelyek végrehajtásához nincs szükség böngészőre vagy más speciális környezetre. (leszámítva a Java-értelmezőt). Az önálló programok futtatásához a Java interpreterét kell használnunk, ez egy olyan speciális program, amely a Java virtuális kódját processzorspecifikus bináris utasításokká fordítja. Az így futtatott alkalmazásoknak olyan képességeik vannak, amelyekkel az appletek nem rendelkeznek, például fájlműveleteket tudnak végezni. Java fejlesztőeszközök Az első lépésekhez a Java-programozás területén elvben az egyik fejlesztői környezet éppen olyan alkalmas, mint a másik, feltéve, hogy megfelel a Sun által előterjesztett szabványának. A fejlesztőeszközök közötti különbség inkább csak a kezelési komfort, valamint az ár-teljesítmény viszony tekintetében van. Néhány ismertebb Java fejlesztőkörnyezet: • Sun JDK – Egyrészt minden Java-fordítók “őse”, másrészt egy állandóan a fejlődés élvonalában lévő alkalmazás. A JDK (Java Developer Kit) a programozáshoz szükséges 206
Gazdasági informatika
• • •
eszközök (Compiler, Interpreter, Debugger, AppletViewer stb.) gyűjteménye, amely tartalmazza a Javához szükséges alapkönyvtárakat és egy sor példaprogramot. Nem rendelkezik azonban integrált fejlesztői környezettel, ezért némileg nehézkes a használata. (Windows alatt például csak MS-DOS ablakból használható). A minimális kezelési komfortot kompenzálja a nagy teljesítőképesség és a Java-standard optimális támogatása, a kedvező ára (Internetről ingyenesen letölthető), valamint az, hogy mindig friss verzió áll rendelkezésre. Visual J++ - Színes-szélesvásznú Microsoft-s fejlesztőkörnyezet. Borland Java-Addon – a Borland C++ számára készített bővítés, jelenleg még csak a régi Java-szabványt támogatja, de hamarosan megjelenik az új verzió. JBuilder – a JBuilder egyesíti a nagy teljesítőképességet a Java-standard optimális támogatásával, valamint az integrált fejlesztői környezetet.
8. Az agrárinformatikai az EU-ban Az EU agrárgazdaságának irányítása hatalmas mennyiségű pontosan egyeztetett előírásoknak megfelelő információ szabályozott áramlásán alapszik. Az információs csatornák kölcsönösen összekötik a tagországokat a szervezet döntéshozó központjaival. Az ezen információk alapján hozott döntések komoly előnyöket, illetve súlyos hátrányokat jelenthetnek az érintett országoknak, így az adatok hitelességével, megbízhatóságával és összehasonlíthatóságával kapcsolatos követelmények betartása nem csak nagyon szigorú követelmény, hanem egyben elemi érdeke is a tagoknak és a belépni szándékozóknak. Így Magyarország agrárinformatikai rendszerének is meg kell felelnie az EU elvárásainak, még pedig már a tárgyalások szakaszában. Az agrár nyilvántartási rendszer harmonizálását meg kell oldani a hazai viszonyok figyelembevételével.. Tekintettel kell lenni a magyar agrárstruktúra hosszú távon is fennmaradó sajátosságaira, nevezetesen a nagy-, közép és kisüzemek létére és az ebből fakadó igényekre /többek között a nagyobb pontosság és részletesség iránti követelményekre, amelyek a jogi személyiségű vállalatoknak kötelező is betartaniuk/. Az EU informatikai struktúrája viszonylag stabilabb elem az uniós mechanizmusban, mint a Közös Agrárpolitika /KAP/. A KAP ugyanis 5-7 évenként jelentős átalakuláson megy keresztül attól függően, hogy milyen tendenciák érvényesülnek a tagországok mezőgazdaságában és ennek milyen szabályozási konzekvenciáit kell érvényre juttatni. Mindezek a változások mellett a KAP működését segítő információs rendszer egyes elemei viszonylag stabilak maradtak. Ez természetesen nem egy „megmerevedett” állapotot jelent, hisz beléphetnek új elemek /mint pl. a kompenzációs támogatásokkal kapcsolatos Integrált Rendszer/, de a fejlődés sokkal kiegyensúlyozottabb és kiszámíthatóbb mint az agrárpolitikában. Az EU információs rendszerei szerteágazóak, de lényegében két markáns csoportba sorolhatók. Ezek: • a primer, vagy elsődleges információs rendszerek, • valamint a másodlagos, vagy szekunder információs rendszerek.
207
Gazdasági informatika A primer információs rendszerek az EU nagy adatgyűjtő és feldolgozó struktúrái. Lényegében ezekre épül az Unió agrárinformációs rendszere. Négy meghatározó eleme a következő: • Az agrárstatisztika, amely az EUROSTAT által koordinálva szerteágazó területeken nyújt statisztikai jellegű információkat az Unión belüli folyamatokról, a főbb tendenciákról. A szerteágazóságra példa, hogy a térinformatika és a távérzékelésen alapuló szántóföldi monitoring is az EUROSTAT Compendiumában szereplő modul. • Az FADN /Farm Accountancy Data Network/ az EU egyik legfontosabb információs rendszere. /Magyarországon a németországi gyakorlatnak megfelelően a Tesztüzemi Rendszer elnevezés a leginkább elterjedt./ Feladata a gazdaságok pénzügyi folyamatainak, jövedelemhelyzetének nyomon követése. • A Piaci Információs Rendszer, amely szolgálja egyrészt a termelők tájékoztatását a főbb piaci folyamatokról, de fontos feladata a brüsszeli apparátus információs igényeinek a kielégítése is. • Végül a primer információs csoport negyedik eleme a támogatások elnyerését szolgáló információs elemek összessége. Ezek közül elsősorban az Integrált Igazgatási és Ellenőrző Rendszert indokolt kiemelni, amely lényegét tekintve egy „technikai jellegű” információs rendszer, elsősorban az EU adminisztrációjának működését hivatott segíteni. Az adófizetők pénzéből történő kifizetések elszámolását, illetve ellenőrzését végzi. A másodlagos, vagy szekunder információs rendszerek közös jellemzői, hogy általában nem végeznek nagyobb tömegű közvetlen adatgyűjtést, információikat főleg a primer rendszerek adatbázisaiból nyerik. Céljuk egy-egy „szűkebb” terület speciális információigényének kielégítése. A számlarendszerre épülő feladatok az EU által megadott termékkörre vonatkozó termelési, felhasználási, technológiai adatok konzisztens összefogása révén a termelési érték, hozzáadott érték és jövedelempozíciók rövidtávú előrejelzése, illetve agrárpolitikai intézkedések várható hatásának prognosztizálása.
8.1. Az agrárstatisztika Az Európai Unió - a közösségi költségvetésből legnagyobb arányban részesedő mezőgazdasági támogatásokra való tekintettel - az agrárinformációs rendszerrel szemben megkülönböztetett igényeket és követelményeket támaszt. Az információk döntő többségét az agrárstatisztika szolgáltatja, amely az Európai Unió statisztikai rendszerének egyik legfejlettebb alrendszerét képezi. Az agrárstatisztika alapját az Eurostat jogszabályai, megállapodásai és ajánlásai képezik. A legfontosabb dokumentumok az Acquis communautaire és a Compendium, együttes terjedelmük közel 1200 oldal, ezen túlmenően a módszertani kézikönyvek - melyek száma meghaladja a tízet - nyújtanak útmutatást. Az EU jogszabályok, megállapodások és ajánlások a közösségi Agrárpolitika (CAP) igényeinek megfelelően folyamatosan változnak. Tekintettel arra, hogy a CAP jelenleg alapvető változáson megy át (termék orientáltból gazdálkodó orientálttá válik) a közeljövőben még több és markánsabb változás várható.
208
Gazdasági informatika A harmonizációs feladatok teljesítése érdekében a KSH és az Eurostat 1994-ben az un. „Közös Nyilatkozatban" határozta meg az együttműködés kereteit. Ezt követően került sor a 2000. évig terjedő stratégia kidolgozására. A csatlakozási tárgyalások során a Statisztikai Fejezet átvilágítása 1998. júliusában multilaterális és bilaterális keretek között Brüsszelben zajlott. A magyar küldöttség kijelentette, hogy Magyarország a statisztika területén átveszi a közösségi vívmányokat és nem tart igényt átmeneti időszakra. A mezőgazdasági statisztika területén a legfontosabb feladatokat az alábbiakban jelölték meg: - teljes körű mezőgazdasági összeírás (ÁMÖ) végrehajtása nem később, mint 2000-ben - a gazdaságregiszter továbbfejlesztése (a KSH Mezőgazdasági statisztikai főosztálya a megelőző teljes körű mezőgazdasági összeírásokra alapozva 1991 óta dolgozik a regiszter kialakításán), -
a hazai és az EU igényeket egyaránt kielégítő gazdaságtipológia kidolgozása, gyümölcs- és szőlőültetvény összeírás végrehajtása a csatlakozást megelőzően, gyümölcsfa és szőlőültetvény regiszter létrehozása a csatlakozást megelőzően, a mezőgazdasági termékstatisztika felülvizsgálata és fejlesztése, a feldolgozott mezőgazdasági termékek megfigyelése, a mezőgazdasági számlák rendszerének kidolgozása, erdőgazdálkodás információs rendszerének fejlesztése.
A hivatalos statisztikai szolgálat keretében a mezőgazdasági statisztika fő felelőse a KSH. Az FVM főleg működtetési „operatív" információkat gyűjt. Tevékenységének fő területei az előrejelzések, szakértői becslések, illetve a termelés bevételeire és költségeire vonatkozó adatgyűjtések. Ezen kívül az FVM az erdőgazdálkodás, a halászat és távérzékelés statisztikai témáinak felelőse. Az Európai Bizottságon belüli működő 23 főigazgatóság (Directorate General) közül a VI. számú főigazgatóság felelős a közös agrárpolitika megvalósításáért, "vezényléséért" és továbbfejlesztéséért. Az ehhez szükséges információk két csatornán keresztül áramlanak hozzá: • az Európai Unió statisztikai hivatalán, az EUROSTAT-on keresztül, és • közvetlenül a tagországoktól. A tagországoktól közvetlenül érkező adatok főleg operatív irányítási célokat szolgálnak, elsődlegesen a piac helyzetéről adnak pontos, naprakész tájékoztatást. Az agrárstatisztikai információk – amelyeket alapvetően agrárpolitikai, közgazdasági elemzési és általános információs célokra hasznosítanak – az EUROSTAT útján jutnak el a Bizottsághoz. Az EUROSTAT kizárólag az adott ország hivatalos statisztikai szervezetén keresztül történő adatszolgáltatást igényli. Ez a gyakorlatban annyit jelent, hogy a nemzeti statisztikai hivatalok által továbbított adatokat az EUROSTAT mintegy hitelesíti és így adja át az Európai Bizottság számára. Magyarország esetében tehát a Központi Statisztikai Hivatal az ország agrárstatisztikai adatszolgáltatója az EUROSTAT felé. Az EU csak ezeket az adatokat fogadja el hiteles információként. Az EUROSTAT természetesen nem pusztán egy adatátvevő és továbbító szervezet, hanem az EU hivatalos statisztikai szolgálataként feladata a közösségi információs rendszerek kialakítása, továbbfejlesztése, az adatgyűjtések módszertani
209
Gazdasági informatika megalapozása, a tagországok statisztikai munkájának segítése, koordinálása. Az EUROSTAT-on belül a különböző szakterületeket Igazgatóságok irányítják, a mezőgazdaság, az erdészet, a halászat és a környezet statisztikáiért külön igazgatóság (Directorate F) a felelős. A közösségi agrárstatisztika legerősebb tartóoszlopa a gazdaságszerkezeti felvételek rendszere, amely gazdag információforrásként szolgál az EU mezőgazdaságának helyzetéről, annak struktúrájáról, a gazdaságok társadalmi-gazdasági jellemzőiről. A ma is megfelelő pontosságú és gyorsaságú termelési statisztika kiterjed a termelés két fő erőforrására: a földterületre és az állatállományra, valamint a növénytermesztés és az állattenyésztés legfőbb jellemzőire. Hazánk mezőgazdasági termelési statisztikáját az EU statisztikai követelményeivel egybevetve, mintegy 75-80 %-ban már ma is képes kielégíteni az EU igényeit. A magyar agrárstatisztika talán legnagyobb elmaradása az EU követelményeitől a mezőgazdasági üzemek (mindenek előtt a különböző méretű és profilú magángazdaságok) működésének és teljesítményeinek rendszeres számbavételében és ezzel szoros összefüggésben a monetáris statisztika területén van. Különösképpen hiányosak az ökonómiai elemzést szolgáló információs alrendszerek. A monetáris statisztika alrendszerei közül az árstatisztika, illetve a munkaerő- és keresetek statisztikája területén kisebb-nagyobb kiigazításokra van "csupán" szükség ahhoz, hogy az EU követelményeinek meg tudjon felelni az ország. 1997. óta üzemszerűen működik a műholdas távérzékelésen alapuló szántóföldi növénymonitoring. A térinformatika és a távérzékelés ezzel az agrárirányítás döntés-előkészítő mechanizmusának nélkülözhetetlen részévé vált. A korszerű technika hatékonysága a belvíz helyzet objektív feltérképezésében is szerepet játszik. Az agrárinformatika, ezen belül az agrárstatisztika számára is jelentős fejlődést biztosít az a földügy és térképészet területén megkezdett, a közösségi vívmányok átvételével összefüggő munka, amely a földhivatali információtechnológiára és szolgálatfejlesztésre építve országos szinten kiemelt feladatokat hajt végre. A távérzékelési adatok évente 7-10 alkalommal állnak rendelkezésre az FVM terméshozam-előrejelzési rendszerének megfelelően. A megfigyelés és a mérés folyamatos, kiterjed az ország egész területére. Minden jelentés tartalmaz területre és hozamra vonatkozó előrejelzéseket az őszi búzára, őszi és tavaszi árpára, kukoricára, takarmány-kukoricára, napraforgóra, cukorrépára és lucernára vonatkozóan. Ha szükséges, egyéb adatok is előállíthatóak így pl. időszakosan vízzel elborított terület, növénybetegség, stb. A távérzékelés technikai hasznosítása a mezőgazdasági statisztika jelenlegi rendszeréhez még nem illeszthető. 2002. évtől fontos ellenőrző szerepet tölthet be a teljes lefedettség területén (vetésterület növényenként, a termésmennyiség egyeztetésében), továbbá az előrejelzések, prognózisok elkészítésében.
8.2. A Piaci Információs Rendszer A piaci információs rendszerek fő feladata a piaci transzparencia megteremtése, ami fontos előfeltétele egy működő versenynek. Ez akadályozza meg ugyanis, hogy valamely értékesítési rendszer egyik szintjén a szokásos mértéket messze meghaladó profit halmozódjék fel, mégpedig általában más szintek rovására. A mezőgazdasági termelők számára a piaci transzparencia azt jelenti, hogy termékeikért azt a bevételt kapják, amely a piacon reálisan
210
Gazdasági informatika elérhető. A kereskedelemnek és a feldolgozóknak is szükségük van piaci transzparenciára annak érdekében, hogy feladataikat a lehető leghatékonyabban teljesíthessék. A mezőgazdasági piaci információk különösen a mezőgazdasági termelők piaci esélyeit javítják. A túlkínálat és a hiány-szituáció ismeretében ugyanis információt kapnak arról, mikor és hol lehet adott esetben termékeik eladására a legkedvezőbb alkalom. Másfelől a piaci információknak valamennyi potenciális partner számára hozzáférhetőknek kell lenniük, ugyanis csak ez teszi lehetővé, hogy a piacon az az ár alakuljon ki, amely az adott piaci helyzetnek legjobban megfelel. Az EU piaci és árinformációs struktúrája lényegében az információ felhasználói alapján bontható két csoportra: • a piaci szereplők információs igényeit kielégítő információs rendszerek, valamint. • a központi irányítás, illetve elsősorban az EU Bizottság VI. Főigazgatósága elvárásainak megfelelni képes piaci /statisztikai/ adatszolgáltató rendszerek. A két rendszercsoport közt van bizonyos átjárhatóság és ezért több EU tagállamban a két rendszer szoros kapcsolatban működik egymással. .Erre példa Franciaország, ahol a SNM /Services des Nouvelles des Marchés - Piaci Információs Szolgálat/ közvetlenül a Mezőgazdasági Minisztériumhoz tartozik és információival mind az országos és az EU hatóságok, mind pedig a gazdasági résztvevők igényeinek megfelel. Ettől gyökeresen eltérő a szervezeti struktúra a Német Szövetségi Köztársaságban, ahol a piaci szereplők információs igényeinek kielégítésére külön szervezet jött létre Bonnban, a ZMP /Zentrale Markt-und Preisberichtstelle für Erzeugnisser der Land-, Fors- und Ernahrungwirtschaft Gmbh - Mező-, Erdő- és Élelmiszergazdaság Termékeinek Központi Piac- és Árfigyelő Szolgálata/. Megint más a helyzet például Hollandiában, ahol szakmai szervezetek /Produktschappen/, szövetségek és értékesítési társulások foglalkoznak a piaci- és árinformációs rendszerek működtetésével. A brüsszeli adminisztráció a tagországoktól pontosan meghatározott mechanizmus szerint igényel piaci /statisztikai/ információkat. Az adatközlési kötelezettséget termékpályánként eltérően írja elő a Bizottság. Az adatszolgáltatást a VI. Főigazgatóság /DG VI./ felé kell teljesíteni. Az adatszolgáltatásért minden tagországban az agrártárca felel. Magyarországon a médiumokon keresztül széles kör számára elérhető piaci információs rendszer az Agrárgazdasági Kutató és Informatikai Intézetben /AKII/ működik. Az információs rendszer főbb célcsoportjai, információi és jellemzői a következők: Az elmúlt években végrehajtott Phare koordinációban megvalósított fejlesztés eredményeként kiépült egy EU konform Piaci Információs Rendszer a búza, kukorica, vágósertés, vágómarha és tej ágazatokra. Az adatgyűjtés kéthetente /a tej esetében havonta/ történik. Az információgyűjtés és feldolgozás, illetve a közzététel közti idő maximum 3 nap. A termékpályák piaci helyzetéről az adatgyűjtéssel megegyező gyakorisággal jelentés készül, amely a médiumokon keresztül, valamint bulletin formájában is azonnal közzétételre kerül. Az adatszolgáltatók – a nemzetközi gyakorlatnak megfelelően – a feldolgozó-, felvásárló szervezetek. A rendszer adatköre kiterjed a felvásárlási /input/ árakra és mennyiségekre minőség szerinti részletezettséggel, valamint néhány feldolgozott /output/ termék termelői áraira és a fogyasztói árakra. Verbális és adatszerű információk is begyűjtésre kerülnek a főbb piaci
211
Gazdasági informatika folyamatokról és a várható tendenciákról. Mindemellett a kiadott bulletinek tartalmaznak hazai és nemzetközi tőzsdei árakat, valamint a főbb nyugat-európai országok piaci tendenciáinak egy részéről is tájékoztatnak. A rendszer egy a kilencvenes évek első felében kialakított információs eleme a zöldséggyümölcs, a vágott virág fogyasztói és nagybani piacokon folyó kereskedelméről tájékoztat. A Magyarországon működő fogyasztói piacok közül 50 jelentősebb tartozik megfigyelési körébe, a nyolc nagybani piac közül pedig öt. Az ország összes zöldség-gyümölcs, illetve vágott virág termelésének mintegy 40 százalékát kínálják a rendszerhez tartozó piacok. Az árak naponta, illetve hetente két alkalommal kerülnek bevitelre az AKII központi számítógépébe modemen keresztül. Az adatok feldolgozása folyamatos, és a kész táblázatok már a bevitel napjának délelőttjén megjelennek a magyar televízió képújságában. A heti összefoglaló adatokat nyomtatott médiumokon keresztül teszik közzé. Adott a lehetőség a modemen keresztül történő közvetlen csatlakozásra is. Ez az alrendszer heti gyakorisággal közöl adatokat a bécsi, a milánói, illetve a főbb németországi piacokról, valamint a környező országok néhány nagyobb határmenti városából is gyűjt piaci árakat. A Piaci Információs Rendszer részeként működik a sertésállományra vonatkozó előrejelző rendszer. A prognózisok készítéséhez számítógépes program készült, ami a KSH négyhavonta megjelenő tényadatai mellett figyelembe veszi a tenyésztés technikai-technológiai paramétereit, valamint a piaci folyamatok alakulását is. Az élelmiszergazdaság piaci tevékenységét bemutató információk zöme az AKII mellett a KSH-ból, a Kopint-Datorg-tól, az Agrárintervenciós Központtól /AIK/ és az Agrárrendtartási Hivataltól /ARH/ származik. A Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Minisztérium /FVM/ keretei közt működő ARH saját adatgyűjtést nem végez. A törvényi előírásból adódóan fokozottan támaszkodik a terméktanácsoktól gyűjtött, piaccal kapcsolatos információkra.
8.3. A Tesztüzemi Rendszer A politikai kezdeményezések és döntések megalapozásához az Európai Unió Bizottságának szüksége van: • információkra az üzemek jövedelmi szintjéről, valamint • elemzésekre a politikai döntések lehetséges hatásairól. A Bizottság ezen funkciók ellátásához hozta létre a Mezőgazdasági Számviteli Információs Hálózatot – angolul: Farm Accountancy Data Network /FADN/ -, amely egy minden EU tagállamra kiterjedő reprezentatív adatgyűjtési rendszer. Ez évente biztosít adatokat a Bizottság számára. Az FADN felmérése lefed minden az üzemekben folytatott mezőgazdasági tevékenységet. Sőt egyes, nem az ágazat keretei közé tartozó tevékenységről is gyűjt adatokat /pl. falusi turizmus, erdészet/. A reprezentatív adatgyűjtés megvalósításánál kulcsszerepet tölt be a kiválasztási terv, amelynek elkészítéséhez viszont ismerni kell az „alapsokaságot”, azaz a megfigyelésbe bevont gazdasági egységek összességét. A Bizottság pragmatikus szempontok szerint határozza meg az
212
Gazdasági informatika FADN megfigyelési körét. Így a vizsgálatba csak a fő munkaidőben vezetett üzemek kerülnek be. Főmunkaidős üzemnek az minősül, amely elég nagy ahhoz, hogy a gazdálkodó tevékenységének nagyobb hányadát itt folytassa, s elég jövedelem biztosítható innen a család megélhetéséhez. Az alapsokaságról a nemzeti statisztikai hivatalok gazdaságszerkezeti összeírásai szolgáltatnak információkat. Az FADN megfigyelési körén belül nagy eltérések vannak az üzemek között. Ahhoz, hogy a kiválasztott minta ezen változatosságot visszatükrözze, a mintavétel előtt el kell végezni a sokaság rétegezését. A rétegezés olyan statisztikai eljárás, amelyet a mintavétel hatékonyságának növelésére használnak, abban az értelemben, hogy a sokaság megfelelő képviseletéhez szükséges üzemek száma minél kisebb legyen. A rétegezés során az üzemeket megközelítőleg homogén csoportokba sorolják, s minden csoportból választanak üzemeket a mintába. A Bizottság széles körben használja ezt a technikát, s három kritériumot alkalmaz a rétegezésnél: • a földrajzi fekvést /térség/, • a gazdasági méretet, • és a gazdálkodás típusát. Magyarországon az 1996. évben kezdődött meg a Tesztüzemi Rendszer szervezése és működtetése német szakemberek részvételével. A Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Minisztérium Magyarországon az Agrárgazdasági Kutató és Informatikai Intézetet jelölte ki a tesztüzemi információs rendszer bázisintézményeként. Az intézet feladata a hálózat működésének szervezése, szabályozása, az érintett intézmények – Európai Bizottság, FVM, Központi Statisztikai Hivatal, érdekképviseleti szervezetek és kamarák – közötti együttműködés fenntartása, az adatok ellenőrzése, feldolgozása, elemzése, továbbá az eredmények közzététele. Más szervezetekkel együttműködve az intézet végzi a rendszer teljes mértékű EU harmonizációjából adódó módszertani fejlesztéseket is. A tesztüzemek – vagyis információszolgáltatásra önkéntes alapon kiválasztott üzemek – adatainak gyűjtése és elemzése az alábbi területekre terjed ki: • az üzemek méretében és a tulajdoni viszonyokban bekövetkező változások (életképes gazdaságméret, a földtulajdon és a földhasználat kérdései); • a termelés anyagi műszaki feltételeinek változása (a beruházások alakulása, a termelőkapacitások cseréje, korszerűsítése); • a termelés és a termelési szerkezet alakulása (a termelés racionális mértékű növelése: a természeti adottságok jobb kihasználását, az üzemi jövedelmek növelését eredményező termelésszerkezeti változások); • a foglalkoztatottság, a munkatermelékenység, a mezőgazdasági jövedelmek alakulása; • a termékek a termelési folyamatok hazai és nemzetközi versenyképességének alakulása, a mezőgazdasági termékek előállításához felhasznált naturális ráfordítások, valamint a termelés költségének és jövedelmezőségének bemutatásával; • az agrártámogatások hatása a versenyképességre és a jövedelmezőségre. A feldolgozott adatokat az AKII egy kiadvány formájában évente megjelenteti, amely nagy mértékben igazodik az EU Bizottság „Eredmény-beszámolójához”, lényegében minden olyan információt tartalmaz, amellyel a vizsgált üzemek gazdálkodása jellemezhető.
213
Gazdasági informatika 1997-ben 6 megyére terjedt ki az adatgyűjtés /Békés, Borsod-Abaúj-Zemplén, Fejér, Hajdú-Bihar, Somogy és Vas megyék/ és 500 üzemet fogott át. A vizsgált üzemkör az 5 hektárnál nagyobb területen gazdálkodó, vagy 5 számosállatnál többet tartó egyéni gazdaságokból és gazdasági szervezetekből áll. Az üzemek a mezőgazdasági tájkörzetek szerinti elhelyezkedésük, méretük és termelési profiljuk figyelembevételével kerültek kiválasztásra. 1998-ban tovább bővült az adatszolgáltatásban résztvevő megyék köre (Pest, Bács-Kiskun, Tolna, SzabolcsSzatmár-Bereg, Zala, Baranya), s így már 12 megyében folyt a munka 7 könyvelőiroda közreműködésével. Mindez mintegy 1200 üzem adatszolgáltatását jelentette. 1999 évben további két megyével – Heves és Győr-Moson-Sopron megyék – bővült a hálózat. A KSH korábbi adatai szerint a magyar mezőgazdaságban mintegy 70 ezer olyan üzem található, amelynek mezőgazdasági területe 5 hektárnál nagyobb, vagy 5 számosállat-egységnél több állatot tart. Ezek többsége részmunkaidős családi gazdaság, de mivel ezek súlya összességében jelentős, a mintából való kihagyásuk nem engedhető meg. A 70 ezer gazdaságban a termőterület hozzávetőlegesen 72 százalékát használják és az állatállomány 68 százalékát tartják. Ha Magyarországon – szemben az EU rendszerén belüli 1,5 százalékos átlagos kiválasztási aránnyal – egyelőre 3 százalékos mintavétellel számolunk, akkor a tesztüzemi hálózat teljes kiépülését feltételezve • 350-400 jogi személyiségű gazdasági társaság és szövetkezet, valamint • 1600-1800 egyéni gazdaság, vagyis összesen mintegy • 2000-2100 üzem kiválasztására, illetve az adatszolgáltatásban történő önkéntes közreműködésre van szükség. A kívánt üzemszám elérése 2001-2002 évekre tervezhető. Magyarországon a területi munkát könyvelőirodák végzik a megyékben. Ez a struktúra a német modellnek felel meg, ahol ugyancsak a minisztérium és könyvelőirodák működnek együtt. Ezt a szisztémát követi Spanyolország és Luxemburg is. Ugyanakkor az EU többi tagországában meglehetősen változatos, sokszínű a különböző szervezetek közötti együttműködés a tesztüzemi adatgyűjtésben. A munkában résztvesznek minisztériumi területi szervezetek, gazdaszövetségek, agrárkamarák, agroökonómiai irányítási központok, egyetemek, szaktanácsadó szervezetek is. Végeredményben a 15 tagországban 9 féle koordinációs forma létezik.
8.4. Az Integrált Igazgatási és Ellenőrző Rendszer Az Integrált Igazgatási és Ellenőrző Rendszer /Integrated Administrative and Controll System/, – a továbbiakban Integrált Rendszer – az EU primer információs rendszerének negyedik eleme. Rendeltetése alapjaiban különbözik a többi primer rendszertől. Míg ugyanis a statisztikai, a piaci információs és a tesztüzemi rendszerek döntően a gazdaságpolitikai döntések megalapozását, utólagos kontrollját szolgálják, addig az Integrált Rendszer elsősorban, sőt kizárólagosan a Közös Agrárpolitika /KAP/ egyik meghatározó elemének, a kompenzációs /vagy direkt/ támogatásoknak az odaítélését, illetve az odaítélés jogosságának ellenőrzését szolgálja. Ezen keresztül egy „technikai jellegű” információs rendszer. A kompenzációs támogatási konstrukciónak a bevezetése azonban hatalmas többletfeladatot jelentett mind a közösségi intézményekre, mind a nemzeti és regionális szervezetekre, mind az egyes gazdálkodókra vonatkozóan. A támogatások igénybevételének 214
Gazdasági informatika szabályozása, a támogatási kérelmek benyújtása, ellenőrzése, a kifizetések engedélyezése és lebonyolítása, az esetleges visszaélések felderítése és szankcionálása részletes adatszolgáltatást, bonyolult nyilvántartások egységes rendszerét, a támogatott objektumok /vetésterületek, állatok/ megbízható azonosítását tette szükségessé. Ezt a célt szolgálta az Integrált Rendszer kialakítása2, amely lehetővé tette, hogy a gazdák egy támogatási jogcímre csak évente nyújtsanak be támogatási kérelmet, ami egyúttal a megfigyelés és ellenőrzés alapjául is szolgál. Ez a rendszer szolgálja a gazdálkodók támogatási célú regisztrációját is. Ha bármely az Integrált Rendszer keretei közé sorolt támogatásra jelentkezik a gazdálkodó, ki kell töltenie egy olyan nyomtatványt is, amely gazdasága adatait részletesen tartalmazza. A rendszer biztosítja, hogy az EU kompenzációs támogatásából részesülő termelőkről a lehető legrészletesebb információk álljanak rendelkezésre. Ezért a termelőnek a kérdőívek kitöltésekor szinte teljesen „átláthatóvá” kell tennie magát. Az Integrált Rendszer keretében begyűjtött adatokat az EU adminisztráció szigorúan ellenőrzi, ami súlyos terheket ró az igazgatási szervekre is. Az EU munkatársainak a helyszínen kell ellenőrizni a területtámogatási kérelmek 5 százalékát, illetve az állattartásra vonatkozó kérelmek 10 százalékát. Az arányt növelni kell az egyes régiókban, ha a korábbi ellenőrzések során ott jelentősebb szabálytalanságokat állapítottak meg. „Tévedések” esetén pedig szigorúak a szankciók. Büntetést kap a termelő, és az az ország is amelynek termelői valótlan adatokat közöltek. Az a gazdálkodó, aki hibázik az adatgyűjtő tömb kitöltésénél és ennek következtében többlet támogatást vesz fel, ha a tévedés 3 és 20 százalék közötti, a támogatási többlet kétszeresét kell büntetésként megfizetnie. Ha a „tévedés” 20 százalék feletti, nem fizetnek támogatást és a gazdát a következő naptári évre kizárják a kompenzációs támogatási rendszerből. A tagországokat pedig úgy szankcionálja a brüsszeli adminisztráció, hogy olyan mértékben csökkenti az országnak adott kompenzációs támogatási keretet, amilyen arányban hibát találtak a tételes ellenőrzéseknél a minta esetében. A rendszer kiépítése azonban hazánkban is minden bizonnyal több évet vesz majd igénybe. Nem kis feladatról van ugyanis szó. Franciaországban például csak a működés technikai megalapozása /hardver, szoftver/ 70 számítástechnikus 2 évi munkájába került. Az Integrált Rendszer működtetésének szorosan kell csatlakoznia a támogatási kifizetések bonyolításához. Magyarországon a jelenlegi elképzelések szerint az Agrárintervenciós Központ /AIK/ az amely a támogatások befogadását, a pénzügyi utalványozást és a könyvviteli nyilvántartást végző Kifizető Ügynökséggé válik az uniós csatlakozásig rendelkezésünkre álló időszakban. Az Integrált Rendszer kiépítésével kapcsolatos szervezeti döntés során erre figyelemmel kell lenni, amellett, hogy tekintettel leszünk az uniós előírásokra is.
2
Az igazgatási és ellenőrzési mechanizmusoknak az új helyzethez való hozzáigazítása, hatékonyságuk növelése céljából a Közösség – a Tanács 1992. november 27.-i 3508/92 számú rendeletével – kötelezte a tagországokat az Integrált Adminisztrációs és Ellenőrző Rendszer létrehozására.
215
Gazdasági informatika
8.5. A Mezőgazdasági Számlák Rendszere A Mezőgazdasági Számlák Rendszerét /Economic Accounts for Agriculture = EAA/ a Nemzeti Számlák Rendszeréhez kapcsolódva – e rendszer úgynevezett szatelit számláiként – az EU agrárpolitikai információ igényeihez igazodva alkották meg. A rendszer keretében a mezőgazdasági tevékenységről kapni átfogó, és részletes elemzésekre is lehetőséget adó képet. /A mezőgazdasági tevékenység keretébe a nemzetgazdaság valamennyi mezőgazdasági tevékenysége beletartozik, végezzék azt bármely nemzetgazdasági ágban./ A Mezőgazdasági Számlák Rendszerét /továbbiakban MSZR/ nemcsak országos szinten, hanem regionálisan is elő kell állítani, illetve működtetni. Az MSZR a mezőgazdasági termelést, annak felhasználását, a termelés ráfordításait és a jövedelemalakulást összefüggő rendszerben írja le. A Mezőgazdasági Számlarendszer kidolgozása, modellek és szimulációk fejlesztése az EUROSTAT által megszabott irányelvek szerint 1996 ősze óta folyt az Agrárgazdasági Kutató és Informatikai Intézetben a Központi Statisztikai Hivatal, a Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Minisztérium, a Pénzügyminisztérium és a Gödöllői Agrártudományi Egyetem közreműködésével. A KSH-nak már a korábbi években is az volt a véleménye, hogy az MSZR működtetését a Hivatal keretei közt kell végezni. Ennek a feltételei 1999. évben megteremtődtek, így a Mezőgazdasági Számlarendszert a továbbiakban a KSH koordinálja együttműködve a felsorolt intézményekkel. Az MSZR-re épülő prognosztikai munkát, illetve a hatásvizsgálatokat ugyanakkor továbbra is az AKII végzi. Kétségtelen, hogy az EU-ban a most kialakított felelősségi struktúra az elterjedtebb, ennek az az oka, hogy az MSZR közösségi szintű koordinációja az EUROSTAT és nem pedig a DG VI. keretei közt történik.
8.6. Az agrár ágazat irányításának informatikai igényei. A magyar gazdaságban kitüntetett szerepe van a mezőgazdaságnak. Az agrárgazdaság külkereskedelmi egyensúly javításában játszott szerepe nélkülözhetetlen az országnak, hiszen a turizmuson kívül évtizedekre visszanyúlóan csak az agrártermelés biztosít a kiadásokat (esetünkben importot) messze meghaladó árbevételt. Tradicionálisan nettó exportőrök vagyunk, agrárpolitikánk exportorientált, a termelés alacsony. Közismerten alacsony támogatottságunk ellenére is termékeink külpiaci versenyképessége jó. Agrártermék-kivitelünk hosszú évek óta közelít a 3 milliárd dollárhoz, holott a megtermelt árualap háromnegyed részét rendszeresen itthon fogyasztjuk el. A termelés kondíciói – a természeti adottságokat illetően – kiválóak. Európában szinte egyedülálló módon a mezőgazdaságilag hasznosítható terület az ország területének kétharmad részét fedi le. Az egy lakosra jutó földterület nagysága meghaladja a 0,6 ha-t, ami másfélszerese az EU átlagnak. Kedvező klimatikus és talajadottságainknak köszönhetően, az itt megtermelt zöldség- és gyümölcsfélék, vetőmagvak, gyógynövények beltartalmi értékei kiválóak, termékeink piacosak, állatállományunk jó genetikai színvonalú.
216
Gazdasági informatika A magyar agrártermelés egy részét, főleg az ún. „nagykultúrákat” a jelenlegi átlagos üzemi méretek feletti nagyüzemekben állítják elő ma is. Hozzá kell azonban tenni, hogy mintegy 10 évvel ezelőtt – más politikai berendezkedési körülmények közepette – sokkal koncentráltabban és nagyobb területre terjedt ki a nagyüzemi gazdálkodás, mint manapság. Ugyanakkor ezen a bázison élénk kistermelési tevékenység is kialakult, így termékkínálatunk színesebbé válhatott. Az ágazatirányítás statisztikai és információs rendszere az akkori viszonyokat jól tükrözte, azt mondhatnánk, hogy az adott kereteken belül lényegesen fejlettebb informatikai rendszerrel rendelkezett. A 80-as évek második felének deregulációs politikája, ill. a rendszerváltozás nyomán kiszélesedő liberalizáció drasztikusan szűkítette az ágazati irányítás információszerzési lehetőségét. Számos olyan jogszabály, jogszabályi kötöttség, rendelet került megszüntetésre, amelyek korábban a központosított állam számára automatikus és kötelező információszolgáltatást, gyűjtést tett lehetővé. Ugyanekkor az egyes autonóm vállalkozások számára sorsdöntő kérdéssé vált a piacon, a gazdasági életben, az ehhez kapcsolódó szakigazgatási döntésekben való pontos tájékozódás lehetősége, az adekvát döntéshozatal lehetőségének a megléte. Az új társadalmi filozófia következtében az információ szolgáltatás, a gyűjtés, a feldolgozás illetve a közreadás, közzététel teljes rendszere átalakult, illetve ma is átalakuló-félben van. A megváltozott körülmények között az agrárgazdaságban mind a termel ők, mind pedig a különböző szakmák képviselői és nem utolsó sorban a kormányzat, jól működő – de az új helyzethez igazodó – információs rendszerek meglétét igénylik!!! A vállalkozók, a kormányzat döntéseikhez, munkájukhoz nem nélkülözhetik a pontos és szakszerű információkat, mivel a nyílt társadalmak (polgári társadalom, piacgazdaság) mozgásának, fejlődésének egyik alapvető sajátja az információkhoz való szabad és egyenlő esélyek alapján való hozzáférés lehetőségének biztosítása, az információk szabad áramlásának garantálása, az információs szolgáltatások és adatbázisok modern eszközökkel történő elérésének lehetővé tétele. A mezőgazdaságban szétbomlott a nagyüzemi struktúra, a földkárpótlás következtében szétaprózódott a földtulajdon. Mintegy 2,1 millió új földtulajdonos tulajdonába került a földvagyon nagyobbik hányada és ezt a tulajdoni és termelési szétaprózást az informatikai, statisztikai rendszer nem, vagy csak nagy késéssel és sok hibával tudta követni. A rendszerváltást követően 1990-től napjainkig elhúzódóan a földterület 90%-a magántulajdonba került, a birtokstruktúra olyannyira szétaprózódott, hogy az egy földtulajdonosra jutó földterület nagysága ma alig éri el a 2 hektárt, a tulajdoni viszonyok és a földhasználat teljesen szétvált. A földhasználat a kárpótlással érintett területen teljesen megváltozott, a földhasználat korábbi egysége megszűnt. A saját földterületen gazdálkodók földhasználatában a 20 hektár alatti földterület a meghatározó, viszont a kistulajdonosok zöme bérbe adja földjét, így a bérleti jogviszony meglehetősen általánossá vált. A jelenlegi informatikai rendszerek a földhivatalok szintjén csak nagy késéssel tudják követni a földtulajdonban és földhasználatban bekövetkezett változásokat. Értelemszerűen következik, hogy így az sem követhető , hogy évről-évre mekkora földterületen gazdálkodnak a tulajdonosok, illetve mekkora a bérelt földek aránya.
217
Gazdasági informatika Az Európai Uniós tagság alapfeltétele, hogy a csatlakozó tagországok teljes körűen vegyék át a közösség joganyagát az ún. közösségi vívmányokat. Ez a jogszabályi keretek mellett a megvalósításhoz, a végrehajtáshoz szükséges intézményrendszer kialakítását is jelenti. Az ágazati irányításhoz, a vállalkozások támogatásához, az EU-konform intézményrendszer működéséhez – mint eszköz – nélkülözhetetlen egy korszerű agrárinformációs rendszer fokozatos kiépítése. Az EU-hoz való csatlakozásunk megköveteli, hogy ún. kifizető ügynökséggel és egy Integrált Irányítási és Adminisztrációs Ellenőrzési Rendszerrel (IACS, INVECOS) is rendelkezzünk. Egy megfelelő szervezet – nálunk jelen esetben az Agrárintervenciós Központ - pedig képes legyen integrálni a közraktárak rendszerén keresztül a közraktározásban számba jöhető termékek készleteit, azok felszabadítási információit, az egész intervenciós rendszert, ami jelenleg Magyarországon elsősorban a gabonát érinti. A gabonaraktározás integrált információs rendszerének kialakítása nélkül, a közraktározási rendszer integrált informatikai és szervezési rendszerbe való rendezése nélkül alkalmatlanná válnánk a Közös Agrárpolitika (CAP) működtetésére, elhúzódhat a mezőgazdaság csatlakozása, illetve veszteségeket szenvedünk el az EU belső piacán. A termékinformációs rendszerünk fejlesztése, az eredetvédelem bizonyíthatóságának garantálása, a termékek forgalmát kísér ő dokumentumok integrált rendszerbe szervezése rendkívül komoly informatikai háttérfejlesztéseket igényel. A rendszerváltás előtt az államigazgatást, a döntéshozókat országos hatáskörű szervek, szakmai szintű tröszti szervezetek segítették egy-egy termékkör vagy termékpálya helyzetének megítélésében. Ma sem a terméktanácsok, sem a Statisztikai Hivatal, sem pedig az ágazati (tárcaszintű) adatgyűjtés nem képes teljeskörű információ megszerzésére, ezért a piaci intézkedések meghozatalakor sok a bizonytalanság. A szétaprózódott földterület és vagyon, a sokszereplőssé vált termelés, a mezőgazdasági termék előállítás atomizálódása miatt, új alapokra kell helyezni az informatikai rendszert is. Egy korszerű agrárinformációs rendszer kiépítésének célja: •
Naprakész információkkal segítse a vállalkozások működését és fejlődését.
• Szolgálja ki az agrárkormányzat információszükségletét, a döntéshozatali mechanizmus aktuális információk iránti igényét. • Készüljön föl és a csatlakozást követően tegyen eleget az EU nyilvántartási és információszolgáltatási követelményeinek. A piacgazdaság működésének egyik legfontosabb feltétele a magán- és társas vállalkozások sikere. Az agrárinformációs rendszer egyik célja ezért az, hogy segítse a vállalkozások eredményes működését és fejlődését a működéshez és a döntéshozatalhoz szükséges folyamatosan frissített, naprakész, aktuális információk biztosításával. Ezek alatt elsősorban a gazdasági szabályozás, támogatások, kormányzati-, m ű szaki és kereskedelmi-, szakahatósági-, a
218
Gazdasági informatika gazdálkodás eredményességére vonatkozó összehasonlító információk, valamint a gazdálkodók szakmai felkészültségének fejlesztésére vonatkozó információk értendők. Az EU tagságtól függetlenül egyre sürgetőbbé vált az agrárkormányzat döntéseit támogató új információs rendszer kialakításának szükségessége. Az elmúlt időszakban felmerült új követelményeknek az információszolgáltatás jelenleg nem tud minden elemében megfelelni. Kormányzati célú információs rendszereinket szakmai, tartalmi, adatgyűjtési kör és a fegyelem, valamint a nyújtott szolgáltatások és az azokhoz való hozzáférhetőség tekintetében is alakítani szükséges. A magyar agrárgazdaságnak az Európai Unióhoz történő integrálódásában meghatározó szerepe lesz az európai követelményekkel összhangban álló nyilvántartási rendszer és információs hálózat kialakításának. Az EU agrárgazdaságának irányítása hatalmas mennyiségű, pontosan egyeztetett előírásoknak megfelelő információ szabályozott áramlásán alapszik. Az információs csatornák kölcsönösen összekötik a tagországokat a szervezet döntéshozó központjaival. Az ezen információk alapján hozott döntések komoly előnyöket, illetve súlyos hátrányokat jelenthetnek az érintett országoknak, így az adatok hitelességével, megbízhatóságával és összehasonlíthatóságával kapcsolatos követelmények betartása nem csak nagyon szigorú követelmény, hanem egyben elemi érdeke is a tagoknak ésa belépni szándékozóknak. Így Magyarország agrárinformatikai rendszerének is meg kell felelnie az EU elvárásainak, mégpedig már a tárgyalások szakaszában. Horizontális intézkedések: • Az állategészségügyi ellenőrzési rendszer átvétele szükségessé teszi az állategészségügyi informatikai rendszer további fejlesztését az EU különböz ő informatikai és adattovábbító rendszereihez (ANIMO, ADNS, SHIFT) való csatlakozás el ő segítése érdekében. Ugyancsak feladat a szarvasmarha egyedi jelölési és nyilvántartási rendszer kiteljesítése és kiterjesztése más gazdasági haszonállatokra, járványtani adatbázis és monitoring rendszer kiépítése. Az állatgyógyászati készítmények ellenőrzése, törzskönyvezése, regisztrációja megköveteli egy gyógyszerügyi adatbázis felépítését, karbantartását is, melyen keresztül megvalósul a csatlakozás az EU gyógyszerügyi telematikai hálózatához. • A növény-egészségügyi szolgálat fejlesztésének feltétele az EU bels ő piacán alkalmazott hatályos vizsgálati módszerek, szabványok és ellenőrzési rendszer, illetve az előírt nyilvántartási, információs és jelentési rendszer bevezetése. Határkirendeltségek fejlesztése, az országos növényvédelmi intézményrendszert és a növény-egészségügyi határkirendeltségeket integráló (LAN-WAN) hálózat kiépítése, korszerűsítése, a növény-egészségügyi és talajvédelmi szakigazgatás informatikai hálózatának fejlesztése, a hatósági feladatellátás és tervezés statisztikai rendszereinek felállítása magas fokú adatbázis védelmi feltételek alkalmazásával (tűzfal-szoftverek). • Az élelmiszer-ellenőrzésre és minőségbiztosításra szolgáló különleges EUkonform laboratóriumok és adatbankok kialakításához, működtetéséhez és összekapcsolásához szükséges infrastrukturális (informatikai) fejlesztéseket kell végrehajtani. A zöldség-gyümölcs
219
Gazdasági informatika minőségellenőrzési rendszer továbbfejlesztése érdekében létre kell hozni egy információs adatbank-rendszert. • A csatlakozást közvetlenül megelőző időszakra meg kell teremteni azokat az intézményeket, amelyek biztosítják az állami adminisztráció keretein belül a Közös Agrárpolitika működtetését. Már 2000-re működőképes állapotba kell hozni ezen intézményeken belül azokat a részlegeket, melyek a csatlakozást megel ő z ő , strukturális jellegű támogatások (SAPARD program) pénzügyi adminisztrációs kötelezettségeit teljesíteni képesek. Az intézményi háttér megvalósításának egyik lehetséges és okszerű megoldását jelentheti az 1998-ban, FM rendelet alapján létrejött Agrárintervenciós Központ (AIK). A szervezet jelenlegi tagozódása a további fejlesztések alapját adja, mely fejlesztések révén a Központ képes lesz ellátni az Európai Mez ő gazdasági Orientációs és Garancia Alap (EMOGA) Garancia részalapjából történ ő kifizetések adminisztrációját, mint akkreditált kifizető ügynökség. A teljes körű en funkcionáló, a feladataiban, méretében rendkívüli jelentőséggel bíró AIK informatikai támogatása ugyancsak feladat, különös tekintettel az agrárstatisztikai, piaci információs pályázat/kérelem elbíráló funkcióinak fejlesztésére, az informatikai funkciók bővítésére, az ügyfélszolgálati és kommunikációs funkciók kialakítására, bővítésére. Mivel az AIK feladatai jellegéből adódóan kapcsolódik más alfejezetekhez és feladatokhoz is (pl. statisztikai és piaci információs rendszer, tesztüzemi rendszer, földügy, földnyilvántartás, Integrált Igazgatási és Ellenőrzési rendszer, agrárstruktúra és vidékfejlesztés, SAPARD felkészülés stb., s ő t az agrárágazati irányításon kívül es ő intézményekkel –mint pl. a VPOP – is… ) informatikai támogatásának rendszerszemléletű megszervezése az agrárinformatika egyik kulcskérdése!!! • Figyelemmel kell lenni olyan fejlesztésekre is, mint az automatizált váminformatikai rendszer, amely a vám-jogszabályok betartásának ellenőrzése mellett hatékonyan képes támogatni az agrár jogszabályok betartását is. A nemzetközi egyezményekben előírt és fejlesztés alatt álló (UCLAF) kapcsolat kiépítésével párhuzamosan adaptálni kell a szabványos (SCENT) nevű informatikai rendszert is. • A mezőgazdasági termelők, családi gazdaságok szövetkezetei kialakulásának és infrastrukturális beruházásainak segítése érdekében feladatként jelentkezik a referenciaként működő mintaszövetkezetek megfelelő információs-rendszerének kialakítása, a szükséges szoftver- és hardverbeszerzések (tréningek) támogatása. • Kiemelt fontosságú terület a statisztikai és piaci információs rendszer fejlesztése, informatikai támogatása, amely a mezőgazdasági termelés és értékesítés üzemgazdasági és makrogazdasági adatainak olyan nyilvántartását jelenti, amely a kellő részletességű adatok szolgáltatására képes úgy az ágazatirányítás, mint az EK Bizottság és az EUROSTAT részére, s emellett biztosítja a termelők és értékesítők megfelelő informálását is. • 1998-ban elkezdődött az Integrált Igazgatási és Ellenőrzési Rendszer (IIER/IACS)bevezetéséből a földhivatali hálózatra háruló új szolgáltatások kifejlesztését célzó PHARE projekt, a PARCELLA néven jelölt program (mezőgazdasági parcellák információs rendszerének) megtervezése. Azonnali (1999-évi) cél: a számítógépes ingatlan-nyilvántartás adatainak teljes körű rendelkezésre állása és felhasználhatósága. Az EU csatlakozást csak részben érintő , távolabbi cél az ingatlan-nyilvántartás térképi alapjainak korszerűsítése. 1997-ben megkezdődött az ún. Nemzeti Kataszteri Program (NKP) programja. A csatlakozás időpontjáig az 220
Gazdasági informatika ország mintegy 15%-ra elkészül a digitális térképi geometriára épülő kataszteri adatbázis, melynek létrehozására a feltételek adottak, különös tekintettel arra, hogy a Phare támogatással megvalósult illetve folyamatban lévő „földhivatalok számítógépesítése” projektek (TAKAROS, TAKARNET, META) eredményeként létrejönnek a PARCELLA program működéséhez megfelelő korszerű adatszolgáltatási és adatelérési infrastruktúra alapjai. Az EU csatlakozás idő pontjáig (2002. I. 1.) gondoskodni kell a termőterületek olyan jellegű térképi adatbázisának kialakításáról is, amely lehetővé teszi a támogatások kiadásának távérzékeléssel történő kontrollját. (A külterületi térképszelvények szkennelésével, valamint a földprivatizációról származó digitális adatok feldolgozásával megvalósítható a támogatások nyilvántartásához és ellenőrzéséhez szükséges térképi alap.) • Szükség van az élelmiszer feldolgozás területén a közösségi támogatásból részesedők felkészítésére, hogy képesek legyenek a saját intézkedési terveiket és beruházási, támogatási pályázataikat elkészíteni. Ehhez a kormányzat részéről segítő , támogató programokra van szükség, amelyek elsősorban a képzésre, a szaktanácsadásra, információszolgáltatásra irányul. Ugyancsak kiemelt feladat az élelmiszer-feldolgozói szektor szerkezet-átalakítási programja. Az élelmiszeripari vállalkozások felkészülése, felkészülésük el ő segítése a képzésen, szaktanácsadáson kívül információszolgáltatást is igényel. Az élelmiszerbiztonsági (ezen belül a higiéniai és minőségi), valamint környezetvédelmi és hulladékgazdálkodási el ő írásoknak való megfelelést biztosító programok megvalósítása, felkészülés a szabályozási rendszer bevezetésére (intézményi háttér megteremtése, vállalkozások felkészítése) szintén informatikai támogatást igényel. • Az Agrár-környezetvédelmi Hálózat már meglévő intézményekre (pl. Talajvédelmi Állomások hálózata) épül, azonban a Hálózat kialakításához jelentős műszaki-, technikai és személyi fejlesztésekre van szükség. Ez elsősorban digitális, térképi adatbázisrendszer, szoftver és hardverhálózat, térinformatikai eszközök, stb. kialakítását teszi szükségessé. Már meglév ő tevékenységek (pl. távérzékelés) további koordinálása és fejlesztése is szükséges. • Agrárstruktúra és vidékfejlesztés intézményrendszerének kialakítása és felkészítése a SAPARD fogadására szintén komoly informatikai feladatokat jelent. A kedvezőtlen adottságú területek meghatározása érdekében – többek között – meg kell oldani a térképi lehatárolásokat. A tervezéshez rendelkezésre álló adatállományt fel kell mérni (a KSH, a Területi Információs Rendszer – TEIR - adatforrásainak áttekintésével) és össze kell vetni a SAPARD követelményeknek megfelel ő adatállomány-szükséglettel. A SAPARD követelményeknek megfelelő adatállomány és a rendelkezésre álló adatbázis összevetése alapján a hiányzó adatelemek pótlása szükséges. Az FVM megyei hivatalait fel kell készíteni a csatlakozást megelőző agrár- és vidékfejlesztési támogatásokra, valamint a csatlakozást követően jelentősen megnövekvő feladatokra. Mindezen feladatok megvalósítása a földművelésügyi hivataloknál is jelentős informatikai fejlesztést igényel.
221
Gazdasági informatika Vertikális fejlesztési csomag: • Az Európai Unió gabonapiaci rendtartásának egyik alapeleme az intervenciós rendszer. A rendszer lényege, hogy az intervenciós időszakon belül az adott tagállamnak az intervencióra felajánlott teljes gabonamennyiség felvásárlására kötelezettséget kell vállalnia. E feladat ellátása szükségessé teszi a megfelelő informatikai háttér biztosítását. • A zöldség-gyümölcs ágazat helyzete számos más mez ő gazdasági ágazat helyzetétől eltér. Egyrészt, a termelést nem korlátozzák kvóták, és természeti adottságaink illetve hagyományaink nagy mennyiségű , jó minőségű zöldség és gyümölcs termesztését teszik lehetővé. Másrészt, a termékek eredményes forgalmazásának és az EU támogatások igénybevételének a kulcsa a termelői szervezetek (Termelési és Értékesítési Szövetkezetek) létrejötte. Ez lassú folyamat, mivel termelői kezdeményezésen alapulnak és sok termelőnek rossz tapasztalatai voltak a szövetkezéssel a múlt rendszerben. Ebből következően a Kormánynak részletes információkat kell biztosítania a termelők számára ezekről a szervezetekről. • Országos szőlő kataszter létrehozása, mely az EU borpiaci szabályozásának végrehajthatóságához alapvető fontosságú. A kataszteri nyilvántartás létrehozásához országos szőlészeti statisztikai felvételezést tervezünk. • A fajta- és szaporítóanyag-minősítéssel, a telepítések és kivágások ellenőrzésével kapcsolatos feladatok ellátása érdekében szükség van az Országos Mezőgazdasági Minősítő Intézet komplex informatikai rendszerének kialakítására. • Figyelembe véve az EU prémium-jogosultsági kritériumait a KSH-val kötött szerződés alapján tervezzük a húsmarha állomány típus és fajta szerinti felmérését. • Az EU szarvasmarha közös piacszervezetének átvétele szempontjából legfontosabb intézményfejlesztési igény egy olyan intézmény (a kifizet ő ügynökség), amely a későbbiekben képes a Közös Agrár Politikából adódó feladatok végrehajtására. Ennek szintén komoly informatikai hátteret kell biztosítani. • Szarvasmarha-, juh információs rendszer kiépítése és illesztése szorosan kapcsolódik az egyedazonosítási és adat-nyilvántartási rendszer kiterjesztéséhez. • Az EU előírásoknak megfelelő tejminőség ellenőrző rendszer felállítása, illetve megfelelő minőségű tejtermelés kialakítása érdekében EU-konform monitoring-, illetve tejtermék minőségellenőrzési rendszert kell kidolgozni, a megfelelő informatikai háttér biztosításával. • A baromfihús, illetve tojás forgalmazási szabványainak betartását lehetővé tévő szervezetek létrehozása - amelyek a termékpiacok vertikális szabályozásához kapcsolódó feladatokat látnak el – jelentős logisztikai és informatikai infrastruktúrát igényel. A Közös Agrár Politika (KAP) működtetéséhez szükséges intézményi háttér megteremtése, az Erdészeti Szakigazgatási Informatikai Rendszer (ESZIR) EU irányelveknek megfelelő átalakítása az erdészet egyik fő stratégia célja. Az erdészeti ágazat intézményrendszerét az Állami Erdészeti Szolgálat (ÁESZ) testesíti meg, melynek tevékenységét
222
Gazdasági informatika össze kell hangolni más agrárintézményekkel (földhivatalok, FM hivatalok, a kialakítandó agrárkörnyezetvédelmi intézményrendszer). A SAPARD program keretében az Igazgatóságokra háruló többletfeladatok (monitoring stb.), valamint az uniós követelményeknek megfelelő , sokrétű informatikai rendszer működtetése informatikai szempontból kiemelkedő.
223
