Buku Panduan Karyawan HPI-Agro i

Buku Panduan Karyawan HPI-Agro i

PENGANTAR Selamat datang dan selamat be rgabung di HPI-Agro. Kami berharap anda dapat me ngganggap HPI-Agro sebagai rumah kedua dan sebagai media membangun karir bersama dan untuk menyalurkan karya-karya terbaik anda bagi perusahaan dan bangsa Indones ia. Kami memahami bahwa proses adaptasi di lingkungan baru sangat penting untuk Anda. Untuk itulah buku ini dibuat untuk memudahkan adaptasi Anda, te rutama pada hari-hari pe rtama Anda di HPI-Agro. Buku ini bersifa t informa tif dan tidak menggantikan Peraturan Perusahaan yang sudah ada. Oleh karena itu segala yang tercantum didalam buku ini dapa t direvisi sesuai dengan kebutuhan pe rusahaan. Untuk kejelasan lebih lanjut setiap karyawan dianjurkan untuk dapat me ngakses internal web HPI-Agro: http://internalwe b.hpi-agro.com se telah mendapatkan kode dan hak aksesnya. Sekali lagi, selamat bergabung dan berkarya di HPI-Agro. Manajemen

Buku Panduan Karyawan HPI-Agro ii

Definisi Beberapa definisi yang akan digunakan didalam buku ini maupun yang lazim digunakan di lingkup pe rusahaan akan dijelaskan berikut ini: Perusahaan

HPI-Agro, dan seluruh perusahaan yang bernaung didalamnya.

Karyawan

Semua karyawan level Staff ke atas yang berstatus karyawan te tap maupun kontrak.

Karyawan Kontrak

Karyawan untuk jangka waktu te rte ntu, guna mengerjakan pekerjaan tertentu yang menurut jenis dan sifat a tau kegiatan pekerjaannya akan selesai dalam waktu te rtentu.

Karyawan Tetap

Karyawan untuk jangka waktu tidak tentu, guna mengerjakan pekerjaan tertentu yang menurut jenis dan sifa t atau kegiatan pekerjaannya bersifa t berkelanjutan.

Keluarga

Istri dan anak dari karyawan yang terdafta r pada Database Karyawan di Departemen HR&GS.

Buku Panduan Karyawan HPI-Agro iii

Atasan

atasan langsung setingkat Manager atau lebih tinggi.

Kartu Identitas Karyawan

Kartu identitas kekaryawanan yang wajib digunakan selama jam kerja dan atau berada di area kerja/pe rusahaan.

HR&GS

Singkatan dari Human Resources & General Services, merupakan salah satu departemen di perusahaan.

Personne l Administration

Salah satu fungsi dibawah departeme n HR&GS

Payroll & Benefit


General Services


Point of Placement (PoP)

Kabupaten / provinsi dimana calon karyawan ditempatkan untuk bekerja

Buku Panduan Karyawan HPI-Agro iv

Daftar Isi PENGANTAR ..............................................................i Definisi ................................................................ iii Daftar Isi ..................................................................v LATAR BELAKANG PERUSAHAAN...................................1 Visi dan Misi Pe rusahaan .........................................2 Nilai Inti HPI-Agro ...................................................3 Yel HPI-Agro ..........................................................4 ETIKA BISNIS.............................................................5 Etika Bisnis Umum ..................................................5 Tindakan Indisipliner ...............................................6 ADMINISTRASI KEKARYAWANAN..................................8 Busana Kerja .........................................................8 Kartu Identitas Ka ryawan.........................................8 Presensi / Kehadiran ...............................................9 Ketidakhadira n .................................................... 10 Izin Meninggalkan Lokasi Kerja saat Jam Kerja ........... 11 Cuti Tahunan ....................................................... 11 Perpanjangan Cuti Tahunan.................................... 13 Cuti T idak Dibayar ( Unpaid Leave) ........................... 13 Buku Panduan Karyawan HPI-Agro v

Cuti Istimewa....................................................... 13 Pengganti Kerja di Hari Libur (Change Day Off)........... 15 Surat Kete rangan Kerja .......................................... 16 Media Komunikasi Pe rusahaan ............................... 16 Libur Nasional dan Cuti Bersama ............................. 16 Meninggalkan HPI-Agro......................................... 17 PENGGAJIAN DA N BE NEFIT........................................ 18 Penggajian .......................................................... 18 Jaminan Sosial Tenaga Ke rja (Jamsostek) .................. 18 Penggantian Biaya Pemeliharaan Kese hatan.............. 18 Layanan Kesehatan di Rumah Sakit Rujukan Perusahaan ......................................................................... 20 Tunjangan dan Fasilitas Pe rumahan ......................... 21 Bantuan Biaya Kepindahan..................................... 22 Tunjangan Kepulangan .......................................... 24 LAYANAN KEKARYAWANAN ....................................... 26 Perjalanan Dinas .................................................. 26 Biaya Perjalanan Dinas .......................................... 28 Alat Tulis Kantor (ATK)........................................... 29 Kendaraan Pool Pe rusahaan ................................... 29 Buku Panduan Karyawan HPI-Agro vi

Ruang Rapat ........................................................ 30 Layanan Pengiriman Barang / Dokumen ................... 30 Alat Komunikasi ................................................... 30 Teknologi Informasi .............................................. 31 Printer dan Fotokopi ............................................. 31 KESEHATAN DAN KESELAMATAN KERJA ....................... 33 Meminimalisir Resiko ............................................ 33 Kontak HPI-Agro ...................................................... 34 Kantor Pusat - Jakarta ........................................... 34 Kantor Regional - Pontianak ................................... 34 Kantor Regional - Tom ohon .................................... 34 PERNYATAAN PERSETUJUAN KA RYAWAN..................... 35

Buku Panduan Karyawan HPI-Agro vii

LATAR BELAKANG PERUSAHAAN HPI-Agro, adalah pe rusahaan agribisnis swasta nasional yang saat ini sedang berkembang pesat, khusus nya untuk perkebunan kelapa sawit dan tanaman lainnya. HPI-Agro berkomitmen tinggi dalam usaha perluasan lahan, menjalin kemitraan saling menguntungkan dengan masyarakat hingga mengutamakan prinsip Good Agricultural Practice. Memulai usahanya sejak tahun 2008, HPI-Agro memiliki komitmen membangun pe rkebunan yang taat hukum, berwawasan ramah lingkungan, dan memberi nilai tambah dan manfaat bagi masyarakat di sekitarnya. Hubungan antara perusahaan dan masyarakat berlandaskan pada prinsip kemitraan yang dikenal dengan nama Mutual Benefit (keuntungan bersama). Tujuannya adalah menjalin kerja sama yang saling menguntungkan antara perusahaan dengan masyarakat. Dalam menjalankan roda operasionalnya, HPI-Agro mengedepankan semangat keunggulan untuk me raih kinerja terbaik a tas kolaborasi yang efektif. Berbagai upaya kemajuan yang berkelanjutan dilakukan dan diwujudkan secara nyata dalam pembangunan sistem dan tim kerja, serta pengembangan SDM yang tangguh.

Buku Panduan Karyawan HPI-Agro 1

Sebagai perusahaan agribisnis, selain di kelapa sawit dan cengkeh, HPI-Agro saat ini juga sedang melakukan riset untuk menjajaki pote nsi bisnis tanaman lain.

Visi dan Misi Perusahaan Visi • Menjadi perusahaan agribisnis kelas dunia yang menciptakan nilai tambah te rtinggi bagi stakeholdersnya • Menjadi perusahaan agribis nis dengan kine rja terbaik pada tahun 2025 Misi Membangun serta mengope rasikan perkebunan dan pengolahan hasil perkebunan yang bersifat lestari, sehingga mampu menguba h peluang-peluang yang ada di dalam bidang Agro Industri menjadi suatu usaha yang menguntungkan Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang agribisnis khususnya kelapa sawit saat ini, maka HPI-Agro pun memiliki visi yang kami sebut Target Agronom i Sawit 35/25.


Target Agronomi Sawit 35/25 • 35 = 35 ton / Ha Berat Tandan Bua h Segar (TBS) yang dihasilkan dalam 1 Ha lahan per tahun. • 25 = 25% Target pe rsentase ekstraksi Minyak Kelapa Sawit (MKS) yang dihasilkan TBS. Target tersebut dapat dicapai dengan kualitas bibit, kualitas pemeliharaan, desain kebun, populasi dan homogenitas tanaman, serta pemilihan sis tem tanaman yang baik.

Nilai Inti HPI-Agro Bagi setiap perusahaan, memiliki nilai inti yang kuat, sama halnya dengan memiliki pondasi yang kuat bagi perusahaan terse but. Dengan adanya nilai inti ini maka perusahaan akan siap untuk menghadapi berbagai situasi dan kondisi yang mungkin akan dihadapi ole h pe rusahaan. Sementara itu, kesuksesan jangka panjang dari suatu perusahaan akan ditentukan baik oleh nilai inti da ri perusahaan, maupun dari keselarasan karyawan dengan nilai inti yang diterapkan. Oleh karena itu menjadi penting kiranya bagi setiap karyawan untuk dapat mengetahui dan kemudian menerapkan nilai inti yang dipegang teguh oleh perusahaan.


Nilai inti yang dim iliki oleh HPI-Agro, bukan hanya milik perusahaan, tapi adala h milik semua karyawan. Karena nilai inti ini bersifat mendasar dan manusiawi se rta mengedepankan kebersamaan dan profesionalisme. Nilai inti ini adalah: 1. 2. 3. 4. 5.

Spirit for Excellence Effective Collaboration for Our Better Future Value Creation Powere d by Efficiency Quality in Our Blood A Company of Good Nature

Yel HPI-Agro Dalam keseharian di lapangan, HPI-Agro memiliki kebiasan positif untuk selalu memotivasi karyawannya dengan berupa yel-yel yang dipraktekkan sebelum bekerja. Yel tersebut adalah: Komandan Anggota Regu Komandan Anggota Regu Komandan Anggota Regu Bersama-sama

: HPI-Agro! : TANGGUH!! : HPI-Agro! : TERBAIK!! : 35/25! : KITA BISA!! : BISA!!!!!


ETIKA BISNIS Etika Bisnis Umum Sesuai dengan etika yang berlaku umum di se tiap perusahaan, maka karyawan tidak diperbolehkan untuk: • Menggunakan dana dan fasilitas perusahaan untuk kepentingan pribadi. • Menggunakan properti dan aset perusahaan (logo, stempel, website, dan aset perusahaan lainnya) untuk kepentingan pribadi. • Memberikan keterangan pals u, menggandakan dan menyebarluaskan informasi dan dokumen sensitif perusahaan, baik ketika karyawan masih bekerja ataupun sudah meninggalkan HPI-Agro. • Menerima pemberian dalam be ntuk apapun (uang, hadiah, komisi, pinjaman) dari pihak eksternal seperti kontraktor, supplier, pelanggan, dan pihak eksternal lain yang berhubungan dengan tugas dan jabatan karyawan yang bersangkutan. Bila seandainya karyawan melihat/menerima/mengetahui ha l tersebut maka wajib melaporkan ke bagian HR&GS atau atasan. • Memiliki atau menjalankan kegiatan usaha perkebunan kelapa sawit baik secara langsung maupun tidak, dalam radius 100 km (seratus kilomete r) dari lokasi kebun perusahaan. • Memiliki atau menjalankan kegiatan usaha pemasok yang berhubungan langsung dengan perusahaan. Buku Panduan Karyawan HPI-Agro 5

• Bekerja paruh waktu, memberikan jasa atau be rtindak sebagai konsultan pada usaha perkebunan ataupun proses-proses pengolahan bahan baku, penyetelan dan instalasi mesin pabrik kelapa sawit dan kegiatan lain sejenis. • Menjalankan segala kegiatan usaha yang dapat menimbulkan konflik kepentingan dengan fungsi dan perannya selama bekerja di perusahaan, yang bisa berdampak pada merosotnya kinerja baik individu maupun kelompok, yang bisa menurunkan moral kerja sesama karyawan dan merugikan perusahaan, baik langsung maupun tidak langsung.

Tindakan Indisipliner • Karyawan wajib menunjukkan integritas tertinggi dalam melaksanakan pekerjaannya dan wajib mentaati peraturan pe rusahaan da n kebijakan yang be rlaku. Pelanggaran peraturan akan dikenakan tindakan indisipline r. • Tindakan indisipline r dite rapkan berdasarkan tingkat keseriusan pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan. Tindakan indis ipliner dapat be rupa: - Peringatan Verbal - Surat Peringatan Pe rtama - Surat Peringatan Kedua - Surat Peringatan Ke tiga - Skorsing - Pemutusan Hubungan Kerja Buku Panduan Karyawan HPI-Agro 6

• Setiap karyawan bertanggung jawab untuk menjaga perilaku agar tetap sela ras dengan peraturan dan etika bisnis pe rusahaan. • Segala tindakan yang dilakukan oleh perusahaan terkait dengan pene rapan tindakan indisipline r mengacu pada aturan Peme rintah dan UU tenaga kerja yang berlaku.


ADMINISTRASI KEKARYAWANAN Busana Kerja • Setiap karyawan wajib berpenampilan dan berpakaian rapi serta sopan untuk menciptakan budaya disiplin kerja dan membangun citra perusahaan yang profesional. • Setiap karyawan akan mendapat baju seragam HPI-Agro sesuai dengan lokasi penem patan dan jaba tannya. Baju seragam wajib dikenakan sesuai jadwal dan ketentuan yang berlaku. • Seragam adalah identitas perusahaan, oleh karena itu tingkah laku yang diharapkan muncul mewakili perusahaan sesuai dengan norma dan nilai inti yang berlaku. • Seragam harus dikembalikan ke Personnel Administration jika karyawan memutuskan untuk berhenti bekerja di HPI-Agro, maupun bila ada kebijakan pergantian se ragam. • Ketentuan mengenai aturan berbusana dapat diakses di: - Internal memo perihal “Pe rgantian Seragam Kantor dan Ketentua n Busana Kerja” (HPI-Agro-IM-HRD-013VI-2012).

Kartu Identitas Karyawan • Setiap karyawan staff ke atas akan mendapatkan Kartu Identitas Karyawan yang harus selalu dikenakan pada saat berada di lokasi kerja. Buku Panduan Karyawan HPI-Agro 8

• Karyawan yang Kartu Identitas Ka ryawan-nya rusak / hilang wajib membe ritahukan kepada Personnel Administration. Jika Kartu Identitas Karyawan rusak / hilang atas kelalaian karyawan, maka yang bersangkutan akan dikenakan biaya penggantian. • Kartu Identitas Karyawan harus dikembalikan ke Personne l Administration jika karyawan sudah berhenti bekerja dari HPI-Agro.

Presensi / Kehadiran • Sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh Pemerinta h, maka jam kerja minimal yang berlaku untuk semua karyawan adalah 40 jam per minggu, tidak termasuk waktu istirahat dan makan siang. • Berikut ini ha ri dan jam kerja resmi untuk setiap daerah operasional HPI-Agro: - Kantor Pusat: Senin – Jumat pk. 08.00 – 17.00 - Kantor Regional: Senin – Jumat pk. 08.00 – 16.00 dan Sabtu pk. 08.00 – 14.00 - Kantor Estate: Senin – Kam is dan Sabtu: 07.00 – 14.00; Jumat pk. 07.00 – 12.00 (atau disesuikan dengan kondisi operasional kebun masing-masing) • Setiap karyawan wajib melakukan pencatatan kehadiran setiap masuk dan pulang kerja sesuai ketentuan yang berlaku di lokasi pe nempatan. • Karyawan yang memalsukan kehadiran dan melakukan presensi a tas nama orang lain akan dikenakan tindakan indisipline r. Buku Panduan Karyawan HPI-Agro 9

• Ketentuan mengenai presensi dan waktu kerja dapat diakses di : - Prosedur Administrasi Kehadiran Karyawan (HPI-AgroHRD-PR-015). - Perjanjian Ke rja karyawan yang bersangkutan.

Ketidakhadiran • Setiap karyawan wajib menginformasikan ke atasan dan Personne l Administra tion apabila tidak dapat masuk kerja. • Jika karyawan tidak masuk kerja lebih dari satu ha ri karena sakit, maka yang bersangkutan wajib menyerahkan Surat Keterangan Dokte r. Jika tidak, maka akan diperhitungkan sebagai pengambilan cuti tahunan. • Ketidakhadira n dengan alasan selain sakit akan dihitung sebagai pengambilan cuti tahunan. • Jika karyawan tidak hadir tanpa keterangan maka akan dianggap mangkir. Jika hal tersebut terjadi lebih dari 5 hari be rturut-turut maka perusahaan be rhak melakukan pemutusan hubungan kerja (sesuai dengan aturan Pemerinta h dan ata u UU Tenaga Kerja yang berlaku) • Ketentuan mengenai ketidakhadiran karyawan dapat diakses di : - Prosedur Administrasi Kehadiran Karyawan (HPI-AgroHRD-PR-015).


Izin Meninggalkan Lokasi Kerja saat Jam Kerja • Setiap karyawan tidak diperbole hkan meninggalkan lokasi kerja selama jam kerja tanpa persetujuan atasan. • Apabila karyawan bermaksud meninggalkan lokasi kerja saat jam kerja, maka wajib mengajukan izin tertulis berupa : - Formulir Surat Tugas Dinas Luar apabila memiliki keperluan dinas di luar lokasi kerja, atau - Formulir Izin Harian apabila memiliki kepentingan pribadi tak te rduga di lua r lokasi kerja Kedua formulir tersebut harus ditandatangani oleh atasan lalu disera hkan kepada Personnel Adm inis tration selambatnya satu hari setelah tanggal kejadian. • Izin harian maksimum 4 jam sehari untuk 2 kali sebulan. Diluar batas itu akan diperhitungkan sebagai pengambilan cuti tahunan. • Ketentuan mengenai iz in saat jam kerja dapa t diakses di: - Prosedur Administrasi Kehadiran Karyawan (HPI-AgroHRD-PR-015). • Ringkasan :

Cuti Tahunan • Setiap karyawan yang telah bekerja selama 12 bulan berturut-turut berhak atas cuti tahunan. Buku Panduan Karyawan HPI-Agro 11

• Periode cuti tahunan diperhitungkan mulai 1 Janua ri sampai 31 Desember pada tahun yang sama. Hak cuti tahunan tidak dapat diakumulasikan ke periode berikutnya dan tidak dapat diuangkan. • Pengajuan cuti harus dise tujui oleh atasan setingkat Manager. • Pinjam cuti tahunan dapat dibe rikan maksimal 2 hari per tahun dengan syarat karyawan sudah melewati masa kerja 3 bulan. • Karyawan yang jatuh sakit saat menjalani cuti tahunan tidak diperkenankan mengganti hari cuti tahunannya dengan izin sakit. Pengecua lian be rlaku untuk karyawan yang dirawat di rumah sakit / menjalani bed rest minimal selama 2 hari, dengan melampirkan Surat Keterangan Opname / Istirahat Total da ri Dokter (asli). • Ketentuan mengenai cuti tahunan dapat diakses di : - Prosedur Cuti Karyawan (HPI-Agro-PR-003). • Ringkasan :


Perpanjangan Cuti Tahunan • Jika karyawan tidak dapat mengambil cuti tahunan karena tuntutan tugas, sisa cuti tahunan dapat diperpanjang maksimum selama 3 bulan di tahun berikutnya dengan persetujuan atasan setingkat manajer atau lebih. • Sisa cuti tahunan yang tidak diambil dalam masa perpanjangan tersebut akan dia nggap hangus. • Ketentuan mengenai pe rpanjangan cuti tahunan dapat diakses di: - Prosedur Cuti Karyawan (HPI-Agro-PR-003).

Cuti Tidak Dibayar (Unpaid Leave) • Cuti tidak dibayar hanya berlaku untuk karyawan yang belum mendapatkan hak cuti atau hak cutinya sudah habis dengan justifikasi. • Pinjam cuti tahunan dapat dibe rikan maksimal 6 hari per tahun de ngan perse tujuan atasan. • Selama cuti, karyawan tidak mendapatkan upah / gaji. • Ketentuan mengenai cuti tidak dibayar dapat diakses di: - Prosedur Cuti Karyawan (HPI-Agro-HRD-PR-003).

Cuti Istimewa • Cuti is timewa hanya dapat diambil de ngan menyertakan dokumen pendukung maksimal 7 hari setelah karyawan masuk kerja. • Sesuai dengan UU tentang Ketenagakerjaan, berikut ini yang termasuk dalam cuti istimewa : Buku Panduan Karyawan HPI-Agro 13

Karyawan menikah : 3 hari Karyawan menikahkan anak : 2 hari Karyawan melahirkan : 3 bulan Karyawan keguguran : sesuai rekomendasi dokte r, (maksimal 1,5 bulan) - Istri karyawan melahirkan / keguguran : 2 ha ri - Karyawan terkena bencana alam : 1 ha ri - Anggota keluarga langsung sakit keras : 1 ha ri - Anggota keluarga langsung meninggal : 2 hari - Anggota keluarga satu rumah meninggal : 1 hari - Ibadah haji yang pertama : 1 bulan - Baptisan / khitanan anak : 2 ha ri Karyawan yang mengambil cuti istimewa tetap mendapatkan gaji selama masa cuti jika memenuhi ketentuan perusahaan dan menyertakan dokumen pendukung dalam pengajuan cuti. Cuti istimewa tidak memotong hak cuti tahunan. Ketentuan mengenai cuti istime wa dapat diakses di: - Prosedur Cuti Karyawan (HPI-Agro-PR-003). Ringkasan : -

•

• • •


Pengganti Kerja di Hari Libur (Change Day Off) • Karyawan berhak atas Hari Libur Pengganti jika bekerja pada hari libur atas perintah atasan se lama 4 jam berturut-turut a tau lebih. • Hari Libur Pengganti harus diam bil dalam te nggat waktu 30 hari sejak tanggal bertugas dengan mem buat pengajuan te rtulis yang disetujui atasan. • Pengajuan Hari Libur Pengganti harus dise rtai bukti tertulis yang berupa surat tugas, Bukti Kunjungan Kerja, atau jadwal piket bulanan (untuk karyawan kebun). • Jika karyawan tidak dapat mengambil Hari Libur Pengganti karena tuntutan tugas, tenggat waktu pengambilan dipe rpanjang sebanyak 30 hari. Hari Libur Pengganti akan hangus jika tidak diambil dalam masa perpanjangan. • Ketentuan mengenai Pengganti Kerja Hari Libur dapat diakses di : - Prosedur Change Day Off (HPI-Agro-HRD-PR-006). • Ringkasan :


Surat Keterangan Kerja • Karyawan yang membutuhkan surat keterangan kerja dapat mengajukan permohonan tertulis / e-mail kepada Officer – Payroll & Benefit dengan menje laskan keperluan da ri surat tersebut. • Karyawan tidak diperbolehkan mene rbitkan dan menandatangani surat keterangan kerja sendiri dengan menggunakan kop surat pe rusahaan. • Ringkasan :

Media Komunikasi Perusahaan • HPI-Agro memiliki media komunikasi inte rnal perusahaan yang bernama TUNAS sebagai sarana pertukaran berita dan informasi antar karyawan. Karyawan dapat mengirimkan kontribusinya berupa artikel / tulisan ke : [email protected]. • HPI-Agro juga memiliki Internal Web sebagai media pendistribusian berbagai dokumen inte rnal seperti catatan, berita, hasil rapat, kebijakan perusahaan, SOP, dan informasi penting la innya. Internal web dapat diakses di http://inte rnalweb.hpi-agro.com.

Libur Nasional dan Cuti Bersama • Jadwal libur dilaksanakan

nasional dan cuti bersama di perusahaan mengacu

yang pada


pengumuman resmi pemerintah dan kebijakan manajemen. • Jika tidak ada pengumuman resmi dari manajeme n, maka hari tersebut dihitung sebagai ha ri kerja.

Meninggalkan HPI-Agro • Selain pemutusan hubungan kerja karena berakhirnya masa kontrak, atau hal lain yang tertulis dalam perjanjian kerja, karyawan wajib memberikan pemberitahuan tertulis dalam jangka waktu sebagai berikut : - Manajer keatas: 2 bulan sebe lumnya. - Officer dan Staff: 1 bulan sebelumnya. - Karyawan dalam masa percobaan a tau kontrak: 12 hari sebelumnya. • Berikut ini yang harus dilakukan oleh karyawan sebelum meninggalkan HPI-Agro : - Menyelesaikan utang piutang pe rusahaan. - Menyerahkan dan mengembalikan semua atribut dan fasilitas milik perusahaan berdasarkan Daftar Periksa Karyawan Keluar ke Pe rsonnel Administration. - Mengambil hak cuti tahunan yang te rsisa selama periode pembe ritahuan.


PENGGAJIAN DAN BENEFIT Penggajian • Gaji bulanan akan dibayarkan ke rekening bank yang ditunjuk karyawan. Bagi karyawan yang belum mem iliki rekening bank pribadi diwa jibkan untuk membuka rekening bank dan menginformasikan nomor rekening ke Personnel Administration. • Setiap karyawan akan menerima slip gaji sebagai bukti pembayaran gaji pada bulan yang be rsangkutan. • Untuk hal-hal te rkait penggajian, karyawan dapat menghubungi Officer – Payroll & Be nefits.

Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek) • Perusahaan mengikutsertakan karyawan dalam program Jamsostek sesuai dengan ketentuan Peme rintah. • Untuk hal-hal te rkait Jamsostek, karyawan dapat menghubungi Officer – Payroll & Be nefits.

Penggantian Biaya Pemeliharaan Kesehatan • Penggantian biaya pemeliharaan kesehatan bagi karyawan pria diberikan kepada karyawan dan keluarganya. • Sedangkan untuk karyawan wanita hanya berlaku untuk karyawan yang bersangkutan saja. • Penggantian Biaya Pemeliharaan Kesehatan dapat diajukan dengan melampirkan : kuitansi pe ngobatan Buku Panduan Karyawan HPI-Agro 18

•

•

•

•

•

(asli), copy resep, surat rujukan, dan dokumen penunjang me dis lainnya. Batas waktu pengajuan Penggantian Biaya Pemeliharaan Kesehatan paling lambat 1 bulan sejak tanggal pembuatan kuitansi. Lebih da ri 1 bulan, kuitansi tersebut dianggap tidak be rlaku. Plafon Penggantian Biaya Pemeliharaan Kese hatan tidak dapat diakumulasikan di periode be rikutnya. Sisa plafon tidak berlaku di pe riode berikutnya serta tidak dapat diuangkan. Biaya Pemeliharaan Kesehatan yang melebihi sisa saldo plafon a tau tidak sesuai ketentuan akan dibebankan ke karyawan yang bersangkutan. Ketentuan mengenai Penggantian Biaya Pemeliharaan Kesehatan dapat diakses di : - Prosedur Penggantian Biaya Pemeliharaan Kesehatan – Staff (HPI-Agro-HRD-PR-002). Ringkasan :


Layanan Kesehat an di Rumah Sakit Rujukan Perusahaan • Karyawan dapat memperole h layanan kesehatan tanpa perlu membayar tagihan biaya (sampai batas te rte ntu) di tempat de ngan menunjukan Kartu Kesehatan di RS rujukan/rekanan yang ditunjuk dan bekerja sama dengan perusahaan. Seluruh tagihan biaya pemeriksaan kesehatan akan dikirimkan langsung oleh pihak Rumah Sakit kepada Dept. HR&GS. • Apabila biaya tagihan Rumah Sakit me lebihi batas maksimum penggantian biaya dan atau te rdapat biaya pengobatan yang tidak te rmasuk biaya pemeliharaan kesehatan yang ditanggung, maka kedua hal tersebut akan ditagihkan kepada Karyawan bersangkutan. • Daftar rumah sakit rujukan perusahaan beserta ketentuan mengenai layanan kesehatan di rumah sakit tersebut dapat ditanyakan ke Personne l Admin dan dapat diakses di : - Internal memo tentang ”Kerjasama dengan RS Royal Taruma” (HPI-Agro-IM-HRD-007-IV-2012). • Ringkasan :


Tunjangan d an Fasilitas Perumahan • Benefit ini hanya berlaku untuk karyawan Kantor Regional dan Esta te dengan lokasi pe nerimaan dan lokasi penempatan yang berbeda propins i. Benefit ini tidak berlaku untuk karyawan Kantor Pusat. • Rumah dinas atau mess diperuntukkan untuk karyawan lajang, sedangkan Fasilitas Perumahan dise diakan untuk karyawan yang sudah menikah yang membawa keluarga ke lokasi penempatan. • Tunjangan Perumahan diberikan ole h perusahaan kepada karyawan berupa uang tunai untuk menyewa tempat tinggal bagi karyawan dan kelua rganya di lokasi penempatan, dan tidak berlaku untuk rumah cicilan. • Fasilitas perumahan diberikan se cara langsung se jak karyawan mulai bertugas di lokasi penempata n. • Tunjangan dan Fasilitas Pe rumahan dibe rikan dengan pengajuan terlebih da hulu kepada Departemen HR&GS maksimal 30 hari sebe lum tanggal kepindahan. • Karyawan yang mendapatkan tunjangan perumaha n, diperkenankan mengajukan tunjangan pe rumahan sebesar 12 bulan dimuka untuk tahun pertama sewa rumah de ngan pengikat Surat Pe rnyataan. • Karyawan yang memperoleh benefit ini tidak diperkenankan menyewakan rumahnya kepada orang lain yang tidak be rhak. • Untuk lokasi penempatan yang belum tersedia Fasilitas Perumahan, akan disesuaikan dan diatur kemudian. Buku Panduan Karyawan HPI-Agro 21

• Ketentuan mengenai Tunjangan dan Fasilitas Pe rumahan dapat diakses di : - Prosedur Tunjangan dan Fasilitas Pe rumahan (HPIAgro-HRD-PR-008). • Ringkasan pengajuan Rumah Dinas :

• Ringkasan pengajuan Tunjangan Pe rumahan :

Bantuan Biaya Kepindahan • Bantuan Biaya Kepindahan hanya diberikan kepada karyawan baru dengan lokasi penerimaan dan lokasi penempatan yang be rbeda propins i serta karyawan yang mengalami relokasi pe nempatan. Buku Panduan Karyawan HPI-Agro 22

• Bantuan Biaya Kepindahan untuk karyawan berlaku untuk karyawan berstatus tetap, kontrak, dan masa percobaan, tidak berlaku untuk karyawan non s taff dan Trainee. Sedangkan Bantuan Biaya Kepindahan untuk keluarga karyawan berlaku untuk karyawan bers tatus tetap saja. • Bantuan Biaya Kepindahan me liputi penggantian biaya transportasi dan pe ngiriman barang ata u kendaraan milik pribadi. • Bantuan Biaya Kepindahan untuk karyawan saja diberikan secara langsung / otomatis ketika karyawan mulai ditugaskan di lokasi penempatan. • Bantuan Biaya Kepindahan untuk keluarga karyawan diberikan dengan pengajuan te rlebih dahulu kepada Departemen HR&GS. • Ketentuan mengenai Bantuan Biaya Kepindahan dapat diakses di : - Prosedur Bantuan Biaya Kepindahan (HPI-Agro-HRDPR-009). • Ringkasan pengajuan Bantuan Biaya Kepindahan untuk keluarga karyawan :


Tunjangan Kepulangan • Tunjangan Kepulangan hanya diberikan kepada karyawan staf berstatus tetap dengan lokasi penerimaan dan lokasi penempatan yang berbeda. Tunjangan Kepulangan tidak berlaku untuk karyawan dengan lokasi penempatan Kantor Pusat. • Tunjangan Kepulangan hanya berlaku untuk karyawan dan keluarga karyawan sesuai ketentuan. • Pengajuan Tunjangan Kepulangan dite rima HR&GS maksimal 14 hari sebe lum tanggal kepulangan. • Periode Tunjangan Kepula ngan berlaku 1 tahun dari 1 Januari sampai 31 Desember tahun yang be rsangkutan. Jatah Tunjangan Ke pulangan yang tidak diambil pada periode tersebut dianggap hangus dan tidak dapat diuangkan. • Jika karyawan tidak dapat mengambil T unjangan Kepulangan karena tuntutan tugas, sisa Tunjangan Kepulangan dapat dipe rpanjang maksimum selama 3 bulan di tahun be rikutnya de ngan perse tujuan atasan. • Ketentuan mengenai Bantuan Biaya Kepindahan dapat diakses di : - Prosedur Tunjangan Kepulangan (HPI-Agro-HRD-PR005).


• Ringkasan :


LAYANAN KEKARYAWANAN Perjalanan Dinas • Perusahaan dapat menugaskan karyawan untuk melakukan perjalanan dinas. • Perjalanan dinas maksimal dilakukan selama 1 bulan. Lebih dari itu maka dianggap penugasan tidak tetap dan akan diatur tersendiri ole h HR&GS. • Karyawan wajib mengisi Surat Tugas Perjalanan Dinas sebelum melakukan perjalanan dinas, dan disetujui oleh atasan. • Surat Tugas Pe rjalanan Dinas dapat dipe roleh di bagian General Services. • Perusahaan menyediakan transportasi dan akomodasi bagi karyawan untuk keperluan dinas dengan terlebih dahulu berkoordinasi dengan bagian Gene ral Services. • Karyawan tidak diperkenankan untuk melakukan pemesanan transportasi dan akomodasi sendiri tanpa persetujuan atasan dan tanpa koordinasi dengan bagian General Services. • Karyawan wajib tinggal di mess perusahaan apabila tersedia. Bila karena suatu hal mess tidak dapat digunakan, maka karyawan diperkenankan untuk menginap di hotel atas pengaturan dari Gene ral Services. • Setiap karyawan level Staff dan Office r yang melakukan perjalanan dinas dalam lingkungan perusahaan wajib Buku Panduan Karyawan HPI-Agro 26

•

• •

•

mengisi Bukti Kunjungan Kerja (BKK) untuk disetujui Personne l Administra tion setempat. Untuk karyawan yang ditugaskan dinas diluar negeri maka diharapkan untuk dapat berkoordinasi dengan bagian General Services paling tidak 14 hari sebelum nya. Segala laporan pertanggungjawaban dilakukan maksimal 14 hari dari tanggal kepulangan. Ketentuan mengenai pe rjalanan dinas dapat diakses di : - Prosedur Pe rjalanan Dinas Dalam Negeri – Staff (HPIAgro-HRD-PR-001). - Prosedur Perja lanan Dinas Luar Negeri – Staff (HPIAgro-HRD-PR-013). Ringkasan prosedur perjalanan dinas :


Biaya Perjalanan Dinas • Biaya perjalanan dinas yang dapat diklaim te rdapat di ketentuan perusahaan. Biaya lain untuk keperluan bisnis dapat diklaim a tas persetujuan atasan. • Klaim perjalanan dinas dilakukan maksimal 14 hari kerja setelah tanggal kepulangan ke kota asal dengan mengisi Laporan Pe rjalana n Dinas. • Surat Tugas Perjalanan Dinas, serta seluruh tiket, bon, kuitansi, dan bukti pendukung lainnya harus disertakan ketika melakukan proses klaim. • Ketentuan mengenai klaim pe rjalanan dinas dapat diakses di : - Prosedur Pe rjalanan Dinas Dalam Negeri – Staff (HPIAgro-HRD-PR-001). - Prosedur Perja lanan Dinas Luar Negeri – Staff (HPIAgro-HRD-PR-013). • Ringkasan prosedur klaim perjalanan dinas :


Alat Tulis Kantor (ATK) • Perusahaan menyediakan ATK untuk mendukung pekerjaan karyawan, dan distanda rkan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan. • Karyawan wajib menjaga ATK supaya tidak mudah rusak dan tidak hilang. • Permintaan ATK dilakukan dengan mengisi Formulir Permintaan Alat Tulis kantor yang tersedia di bagian General Services. • Ringkasan :

Kendaraan Pool Perusahaan • Mobil dan motor pool hanya dapat digunakan untuk keperluan pekerjaan. • Karyawan yang hendak mengajukan pem injaman kendaraan pool dapat menghubungi bagian Gene ral Services minimal 1 hari sebelum keberangkatan. • Karyawan tidak diperkenankan untuk mengendarai sendiri m obil pool, kecuali pada kondisi te rtentu dan dengan persetujuan Gene ral Services. Buku Panduan Karyawan HPI-Agro 29

• Bagi karyawan yang menggunakan motor pool, diperkenankan untuk mengendarai se ndiri, dengan syarat memiliki kelengkapan adminis trasi be rkendara (SIM C, dsb). • Peminjam bertanggung jawab te rhadap penggunaan kendaraan pinjaman sesuai de ngan tujuan pe rusahaan meminjamkan kendaraan, sehingga tidak terjadi kerusakan maupun kecelakaan.

Ruang Rapat • Perusahaan menyediakan ruang rapat bagi karyawan untuk mengadakan pertemuan internal dan eksternal. • Karyawan yang hendak menggunakan ruang rapat dapat menghubungi resepsionis se tempat untuk reservasi, dengan terle bih dahulu mengisi Form ulir Penggunaan Ruangan yang disediakan.

Layanan Pengiriman Barang / Dokumen • Perusahaan menyediakan layanan pengiriman sura t dan barang lewat pos untuk keperluan bisnis. • Karyawan yang hendak mengirimkan surat a tau barang dapat menghubungi bagian Gene ral Services.

Alat Komunikasi • Perusahaan menyediakan fasilitas komunikasi be rupa telepon, V-sat, dan radio komunikasi (handy-talky) untuk mempermudah pelaksanaan tugas karyawan. Fasilitas Buku Panduan Karyawan HPI-Agro 30

tersebut tidak boleh dipergunakan untuk keperluan pribadi. • Penyalahgunaan fasilitas ini akan dianggap sebagai pelanggaran disiplin.

Teknologi Informasi • Perusahaan menyediakan fasilitas teknologi informasi untuk mendukung pekerjaan, dan distanda rkan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan yang ditentukan oleh HR&GS. • E-mail dan akses inte rnet hanya bole h digunakan untuk hal yang berhubungan de ngan kepentingan pekerjaan. • Pengaksesan situs pornog rafi, lelang, judi ataupun jaringan sosial dari komputer pe rusahaan akan dikenakan tindakan indisipline r. • Karyawan dilarang me nginstal segala aplikasi / pe rangkat lunak ke komputer pe rusahaan. Segala penambahan aplikasi kompute r wa jib disetujui oleh atasan dan Departemen ICT. • Untuk layanan yang berhubungan dengan komputer, email, dan interne t dapat menghubungi Depa rtemen ICT.

Printer dan Fotokopi • Perusahaan menyediakan fasilitas printe r dan fotokopi untuk keperluan pekerjaan • Karyawan wajib menggunakan fasilitas printer dan fotokopi secara tepat guna, tidak untuk kepentingan pribadi. Buku Panduan Karyawan HPI-Agro 31

• Karyawan wajib menjaga keamanan dokumen ce tak dengan tidak meninggalkan hasil cetakan di printer / fotokopi atau me nghancurkan dokumen yang bersifat rahasia. • Untuk layanan yang berhubungan dengan printer dan fotokopi dapat menghubungi Departemen Information, Communication and Technology (ICT).


KESEHATAN DAN KESELAMATAN KERJA Meminimalisir Resiko • Karyawan wajib me ngenakan perle ngkapan kerja dan Alat Pelindung Diri (APD) sesuai standar yang disediakan. • Karyawan wajib memahami langkah-langkah yg harus dilakukan dalam keadaan darurat. • Karyawan bertanggung jawab untuk meminimalkan resiko bagi diri sendiri dan orang lain di sekitarnya dalam melaksanakan kerja. • Setiap karyawan bertanggung jawab untuk mencatat dan melaporkan setiap kejadian yang menyebabkan jatuhnya korban cide ra atau meninggal, maupun yang berpotensi untuk melukai atau membunuh, ke atasan dan ke Departmen Susta inability bagian Environment, Health & Safety (EHS) dalam waktu maksimal 2 x 24 jam. • Karyawan wajib me ngetahui kontak darurat terkait dengan kesehatan dan keselamatan kerja yang disosialisasikan pada papan pe ngumuman setempa t. • Selain itu untuk kepentingan operasional, perusahaan juga membentuk satuan E RT (Emergency Res ponse Team) juga P3K yang tersedia dan disesuikan dengan kondisi dan kebutuhan pekerjaan. • Untuk hal-hal yang berkaitan dengan kesehatan dan keselamatan kerja silakan be rkoordinasi dengan Departmen Susta inability bagian Environment, Health & Safety (EHS). Buku Panduan Karyawan HPI-Agro 33

Kontak HPI-Agro Kantor Pusat - Jakarta Menara Citicon Lt. 17 Jl. Letjen S. Parman Kav-77 Jakarta 11410 Phone : 021-53670077, Fax : 021-53670078 www.hpi-agro.com Kantor Regional - Pontianak Komplek Villa Ceria Lestari No. 33 Jl. Arteri Supadio KM 12,5 Pontianak 78391 Phone : 0561-723799, Fax : 021-725032 Kantor Regional - Tomohon Jl. RA. Mandangi No. 107, Kakasen 1, Tomohon Utara 95362


PERNYATAAN PERSETUJUAN KARYAWAN Saya menyatak an bahwa say a tel ah men erima, tel ah membaca, dan memahami kondisi kerja, peraturan, serta k ebijakan perusahaan yang tercantum dalam buku ini. Sebagai k aryawan HPI-Agro saya akan melaksanakan segala kebijakan yang t ercantum di buku ini selama saya bekerja di HPIAgro, termasuk jika isi buku ini mengalami revisi. Saya memahami bahwa segala pertanyaan yang berkaitan dengan peraturan dan kebijakan perusahaan akan saya konsultasikan dan klarifikasikan dengan atasan saya atau pihak HR&GS. Saya tidak ak an mendistribusikan isi buku ini ataupun peraturan dan kebijakan perusahaan kepada pihak eksternal dan pihak lain yang tidak berkepentingan, baik selama saya menjadi kary awan maupun sudah tidak menjadi karyawandi HPI-Agro. Saya memahami bahwa isi buku ini hanya berlaku sebagai pedoman kerja, bukan sebagai kontrak ataupun dokumen legal . Tempat / tanggal:

Tanda tangan dan nama jelas kary awan

Bagian ini ditandatangan Karyawan dan dikembalikan ke Personnel Admin

Buku Panduan Karyawan HPI-Agro i

Recommend Documents