Veelgestelde vragen over Basispoort (FAQ) Hieronder staan antwoorden op de meest gestelde of meest denkbare vragen voor het nieuwe schooljaar. Wanneer uw vraag niet in dit overzicht staat kunt u contact opnemen met onze helpdesk: Basispoort
[email protected]
tel.nr. 073-6287557
Voor vragen met betrekking tot de software verwijzen wij u rechtstreeks door naar de desbetreffende uitgever. Zij helpen u graag verder. Basispoort heeft geen toegang tot deze beheeromgeving. ThiemeMeulenhoff Uitgeverij Zwijsen Uitgeverij Malmberg Noordhoff Uitgevers
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
tel.nr. tel.nr. tel.nr. tel.nr.
088-8002017 013-5838888 073-6288722 050-5226766
Voor vragen met betrekking tot uw Leerling Administratie Systeem (LAS) verwijzen wij u rechtstreeks door naar de servicedesk van het desbetreffende Leerling Administratie Systeem. Zij helpen u graag verder. Dotcomschool Esis ParnasSys EDUsope
[email protected] [email protected] https://supportportaal.parnassys.net
[email protected]
tel.nr. tel.nr. tel.nr. tel.nr.
036-5472111 035-6039090 057-0858120 046-4571830
1. Algemeen 1.1 Wat is Basispoort? De Stichting Basispoort is een samenwerkingsverband tussen vier grote educatieve uitgeverijen en vier schoolleveranciers. Het doel van de Stichting is een Single Sign On oplossing te bieden voor de software van de aangesloten partners. 1.2 Welke uitgeverijen zijn aangesloten bij Basispoort? Op dit moment wordt voor alle online software van Malmberg, ThiemeMeulenhoff, Zwijsen en Noordhoff de toegang geregeld via Basispoort. 1.3 Wat kost het gebruik van Basispoort? Basispoort is voor scholen een gratis service. 1.4 Moet ik altijd Basispoort gebruiken? Ja, de uitgevers Malmberg, ThiemeMeulenhoff, Zwijsen en Noordhoff hebben ervoor gekozen hun software alleen via Basispoort te ontsluiten. 1.5 Onze school gaat fuseren. Wat moet ik doen? Speelt bij uw school een fusieproces met een of meer andere scholen? Dan is het belangrijk dat dit bekend is bij Basispoort. Soms worden in methodesoftware leerresultaten opgeslagen. Die blijven bij een fusie alleen behouden als het fusieproces administratief goed verwerkt wordt. Mail of bel onze helpdesk:
[email protected] of 073-6287557.
2. Gegevens importeren 2.1 Hoe kan ik leerlingen, leerkrachten en groepen importeren? In Basispoort geeft u aan welk LAS u gebruikt. Indien u gebruikmaakt van een LAS van Dotcomschool, ParnasSys, Esis of EDUscope dan wordt er vervolgens een automatische koppeling tot stand gebracht. De leerlinggegevens worden dan binnen 24 uur automatisch doorgezet naar de betreffende software omgeving van de aangesloten uitgevers. In het tabblad ‘Lesmateriaal’ hoeft u alleen nog de daarin aanwezige licenties te koppelen aan de verschillende groepen. Gebruikt u een ander LAS, dan zult u een handmatige import moeten doen (m.b.v. de Basispoort XML-Maker). Zie gebruikershandleiding. 2.2 Ik wil mijn Dotcomschool LAS koppelen met Basispoort. Hoe moet ik dat doen? Als u bij Basispoort de automatische koppeling met Dotcomschool aanvinkt, dient u de Autorisatiesleutel van Dotcomschool in te vullen. Dotcomschool kan voor uw school de autorisatiecode voor Basispoort sturen (maximale responstijd 2 werkdagen) indien u de aanvraag bij Dotcomschool doet via e-mail
[email protected] onder vermelding van de schoolnaam, geautoriseerd contactpersoon en het BRIN-nummer van de betreffende school. Klik bij Basispoort op het tabblad ‘Beheer’ -> ‘Gebruikersgegevens invoeren’ de automatische koppeling met Dotcomschool aan. Volg de instructies van Dotcomschool om te zorgen dat de administratie correct is ingevuld. Leerlingen zonder schooljaren mogen niet de status ‘actief’ hebben. Bij deze leerlingen moet de status veranderen naar ‘ingeschreven’ of er moet voor deze leerlingen een schooljaar aangemaakt worden. Wanneer u deze stappen heeft doorlopen zijn de gegevens na de nachtelijke synchronisatie zichtbaar in Basispoort. Voor vragen over Dotcomschool, gelieve contact op te nemen met de servicedesk van Dotcomschool. Dotcomschool
[email protected]
036-5472111
2.3 Ik wil mijn ParnasSys LAS koppelen met Basispoort. Hoe moet ik dat doen? Als u Basispoort koppelt aan ParnasSys, dient u eerst in ParnasSys Basispoort als koppelpartner ‘aan te zetten’. Dat doet u door naar het tabblad ‘Schoolbeheer’ -> ‘Koppelingen’ te gaan. Vervolgens logt u als ict-coördinator in in Basispoort en gaat u naar het tabblad ‘Beheer’ -> ‘Gebruikersgegevens invoeren’. Hier klikt u de automatische koppeling met ParnasSys aan. Alleen als u in beide systemen toestemming geeft voor een koppeling, wordt deze ook daadwerkelijk geactiveerd. Voor de koppeling met Parnassys zijn de volgende punten van belang: -
Staat de leerkracht op actief? Heeft de leerkracht een uniek en bestaand e-mailadres? Heeft de leerkracht de rol van leerkracht? Is de leerkracht gekoppeld aan een groep? Zonder koppeling aan een groep
hebben zij namelijk geen toegang tot Basispoort en het lesmateriaal dat aan de groepen gekoppeld is. Alleen medewerkers en/of leerkrachten die gekoppeld zijn aan groepen komen mee met de import. Wanneer uw account aan deze punten in Parnassys voldoet zal Basispoort de gegevens overnemen. De gegevens zijn dan na de nachtelijke synchronisatie zichtbaar in Basispoort. Voor vragen over ParnasSys, gelieve contact op te nemen met de servicedesk van ParnasSys. ParnasSys
https://supportportaal.parnassys.net
057-0858120
2.4 Ik wil mijn ESIS LAS koppelen met Basispoort. Hoe moet ik dat doen? Als u bij Basispoort de automatische koppeling met Esis aanvinkt, dient u de Autorisatiesleutel van Esis in te vullen. Deze sleutel maakt u in Esis aan onder het tabblad ‘Beheer’ -> ‘Koppelingen activeren’. In Esis heet dit de ‘Verificatiecode’. Deze code moet beginnen met de BRIN-code van de school (zes teken). In totaal moet de verificatiecode minstens twintig tekens lang zijn. Verdere uitleg vindt u op deze pagina van Esis. Nadat u de verificatiecode heeft aangemaakt moet u deze in Esis opslaan. Deze code kunt u vervolgens kopiëren (Ctrl + C) en plakken in Basispoort (Ctrl + V). Let er goed op dat de autorisatiesleutel exact overeenkomt met de verificatiecode. Als hier een verschil in zit zal de automatische koppeling niet tot stand komen. Klik bij Basispoort op het tabblad ‘Beheer’ -> ‘Gebruikersgegevens invoeren’ de automatische koppeling met Esis aan. Volg de instructies van Esis op om te zorgen dat de administratie correct is ingevuld. Wanneer u deze stappen heeft doorlopen zijn de gegevens na de nachtelijke synchronisatie zichtbaar in Basispoort. Voor vragen over Esis, gelieve contact op te nemen met de servicedesk van Rovict. Esis
[email protected]
035-6039090
2.5 Ik wil mijn EDUscope LAS koppelen met Basispoort. Hoe moet ik dat doen? Volg de instructies van EDUscope op om te zorgen dat de administratie correct is ingevuld. Klik bij Basispoort op het tabblad ‘Beheer’ -> ‘Gebruikersgegevens invoeren’ de automatische koppeling met EDUscope aan. Voor vragen over Esis, gelieve contact op te nemen met de servicedesk van Rovict. EDUsope
[email protected]
046-4571830
2.6 Ik heb een ander LAS. Wat moet ik dan doen om mijn leerlingen en leerkrachten in Basispoort te krijgen? Scholen die een ander LAS gebruiken, dienen te controleren of zij daaruit een EDEXmlbestand kunnen halen. U kunt het EDEXml-bestand vanuit die applicatie exporteren en met de XML Maker omzetten naar een XML-bestand. U heeft hiervoor de Basispoort XML Maker nodig die beschikbaar is op http://help.basispoort.nl. Zie hiervoor het onderwerp: Hoe zet ik een EDEXML bestand om voor gebruik in Basispoort? Wanneer u het bestand omgezet heeft kunt u deze in Basispoort onder het tabblad ‘Beheer’-> ‘Gebruikersgegevens invoeren’ importeren. Geïmporteerde gegevens zijn pas de volgende dag zichtbaar in Basispoort (en in de uitgeverssystemen). 2.7 Ik heb geen LAS. Wat moet ik dan doen om mijn leerlingen en leerkrachten in Basispoort te krijgen? Voor buitenlandse scholen en bijvoorbeeld RT-praktijken is er een losse tool beschikbaar waarmee een XML-bestand gegenereerd kan worden in het ECK2 format (dat kan worden ingelezen in Basispoort). Zie daarvoor de Handleiding gebruik Basispoort XML Maker voor scholen (PDF). U heeft hiervoor de Basispoort XML Maker nodig die beschikbaar is op http://help.basispoort.nl. Geïmporteerde gegevens zijn pas de volgende dag zichtbaar in Basispoort (en in de uitgeverssystemen). 2.8 Hoe zet ik een EDEXml bestand om voor gebruik in Basispoort? U heeft hiervoor de Basispoort XML Maker nodig die beschikbaar is op http://help.basispoort.nl. Daarna is het nodig de volgende stappen uit te voeren: - Exporteren EDEXml-bestand uit LAS - Importeren bestand in de XML Maker - Bij de leerkrachten het e-mail adres invullen en indien nodig het vinkje ICTcoördinator aanzetten (is belangrijk bij het allereerste gebruik; bij de volgende importen niet meer) - Opslaan XML-bestand (bijvoorbeeld op uw bureaublad) - XML-bestand importeren in Basispoort (onder het tabblad ‘Beheer’-> ‘Gebruikersgegevens invoeren’) Gedetailleerde informatie over de XML Maker is te vinden in het helpdocument Handleiding gebruik Basispoort XML Maker voor scholen (PDF). 2.9 Hoe weet ik of de import uit mijn LAS gelukt is? Wat de status is van uw LAS import kunt u in Basispoort lezen in het tabblad ‘Beheer’ -> ‘Gebruikersgegevens invoeren’. Er zijn 5 verschillende statusmeldingen: 1. Er heeft nog geen import plaatsgevonden Er heeft nog geen import plaatsgevonden vanuit het LAS.
Controleer of de koppeling met het LAS in orde is. Wanneer dit aangepast is zullen de gegevens vanaf de volgende dag geïmporteerd zijn. Bij handmatige import: zorg dat u ook in Basispoort klikt op de knop importeren! 2. Fout opgetreden Er zijn één of meerder gegevens in uw LAS niet correct of onvolledig. Controleer de gegevens in uw LAS. 3. Definitief De import heeft plaatsgevonden vanuit het LAS. De nieuwe gegevens zijn na de nachtelijke synchronisatie zichtbaar in Basispoort. 4. Niet-definitief De status ‘Niet definitief’ wil zeggen dat er in het importbestand leerlingen of leerkrachten zitten waarvan Basispoort niet zeker weet of het een nieuwe gebruiker is of een bestaande. In dit geval dien je deze personen langs te gaan via het tabllad ‘Beheer’ > ‘Gebruikersgegevens invoeren’ -> ‘Controleer laatste import’. U ziet dan om welke leerling of leerkracht het gaat. Wanneer u op de naam klikt krijgt u de opties: Is nieuw of Match. Wanneer het om een bestaande gebruiker en dus wijziging van gegevens gaat, kies dan ‘Match’, ‘Bewaar’ en ‘klaar’. De status zal dan veranderen naar Definitief. Hieronder vindt u de stappen:
5. Geïmporteerd Dit betekent dat de import gelukt en dat de (nieuwe) gegevens zichtbaar zijn in Basispoort. Ontbreken er nog groepen, leerlingen of leerkrachten? Dan staan die niet (goed) in het LAS. Controleer de gegevens in uw LAS. 2.10 WinSas export bestand geeft ‘XSD versie foutmelding’ in de XML Maker. Wat moet ik doen? WinSas heeft de mogelijkheid het leerling bestand in EDEXml formaat te exporteren. U krijgt in de XML Maker de foutmelding ‘XSD versie foutmelding’ wanneer er een stukje tekst in het bestand ontbreekt. Door het gele deel toe te voegen aan het bestand kan het alsnog geïmporteerd worden in de XML Maker.
<school> <schooljaar>2013-2014
00xx <dependancecode>00
2013-08-05T11:42:27 systeembeheerder WinSas versie 6.02 <xsdversie>1.03 Voor vragen over WinSas, gelieve contact op te nemen met de servicedesk van WinSas. 2.11 XML Maker geeft foutmelding bij het opslaan van een WinSas export bestand. Wat moet ik doen? WinSas heeft de mogelijkheid het leerling bestand in EDEXml formaat te exporteren. U krijgt een foutmelding in de XML Maker wanneer er leerlingen of leerkrachten in het bestand zitten die gekoppeld zijn aan een groep die niet meer bestaat. Zorg dat in WinSas alle leerkrachten en leerlingen aan een valide groep zijn gekoppeld. Exporteer het bestand opnieuw. Het omzetten met behulp van de XML Maker zal nu wel goed gaan. Voor vragen over WinSas, gelieve contact op te nemen met de servicedesk van WinSas. 2.12 XML Maker installatie geeft een probleem/foutmelding. Dit kan te maken hebben met de beveiligingsinstellingen op uw computer of het schoolnetwerk. Ook kan het mogelijk te maken hebben met een verouderde versie van Windows. Probeer de XML Maker op een andere computer nogmaals te installeren. 2.13 E-mailadressen van leerkrachten niet zichtbaar in Basispoort Wanneer de e-mailadressen van de leerkrachten correct ingevoerd zijn in het LAS van de school, dan worden deze overgenomen door Basispoort. Als de LAS import goed is gegaan, ontvangen de leerkrachten een e-mail met activatielink op het e-mailadres dat in het LAS staat. Daarmee dienen de leerkrachten individueel een eigen wachtwoord aan te maken. Daarna kunnen zij inloggen. Het wijzigen van e-mailadressen van leerkrachten dient altijd te gebeuren in het LAS. Die wijziging komt dan bij een automatische koppeling de volgende dag in Basispoort. E-mailadressen van ict-coördinatoren kunt u wel binnen Basispoort wijzigen, als deze coördinatoren niet ook leerkracht op uw school zijn. In het geval uw school gebruik maakt van een LAS waar nog geen automatische koppeling met Basispoort mee is, kunt u het e-mailonderhoud voortaan in Basispoort doen onder het tabblad ‘Beheer’ -> ‘E-mailadressen instellen’. U hoeft geen nieuwe handmatige import uit te voeren. 2.14 Ik wil leerling/leerkracht gegevens wijzigen. Waar kan ik dat doen? U dient gegevens van leerlingen, leerkrachten en groepen te wijzigen in de LAS van uw school. Deze gegevens worden ’s nachts automatisch doorgezet via Basispoort naar alle
educatieve applicaties. Vergeet niet in uw LAS de benodigde instelling te doen, waarmee u Basispoort toestaat de gegevens op te halen. Wijzigingen zijn pas de volgende dag zichtbaar in Basispoort (en in de uitgeverssystemen). Als er nog geen automatische koppeling mogelijk is met uw LAS, dient u een nieuwe handmatige import te verrichten. Let erop dat het bestand volledig is. Hiermee bedoelen we dat alle groepen, leerkrachten en leerlingen hieraan zijn toegevoegd. Wanneer u dit niet doet worden de bestaande gegevens overschreven in Basispoort. Hieronder vindt u de te volgen stappen voor een nieuwe import: U exporteert een volledig EdeXML bestand vanuit uw LAS -
U zet dit bestand om met behulp van de XML-maker (http://help.basispoort.nl/docs/xmlmaker.exe)
-
U laat alle e-mailvelden leeg (het e-mailonderhoud kunt u voortaan in Basispoort te doen, bestaande e-mailadressen blijven ongewijzigd)
-
U bewaart het XML-bestand
-
U importeert het XML-bestand in Basispoort (via gebruikersgegevens invoeren)
De gegevens zijn na de nachtelijke synchronisatie zichtbaar in Basispoort. Het emailonderhoud kunt u vanaf dat moment voortaan in Basispoort zelf doen onder het tabblad ‘beheer’ -> ‘e-mailadressen instellen’. Hier kunt u voor een nieuwe leerkracht ook een geldig e-mailadres toevoegen. 2.15 Kan één bovenschoolse administrator op stichtingsniveau het Basispoort beheer voor meerdere scholen uitvoeren? Een schoolorganisatie kan bij Basispoort meerdere personen de rol van ICT-coördinator toekennen. Ook kan één persoon op meerdere scholen de rol van ICT-coördinator vervullen. 2.16 Ik kan, als ICT-coördinator, niet in Basispoort. Wat moet ik doen? Als u bekend bent bij Basispoort, dan heeft u via e-mail een activeringslink ontvangen van Basispoort. Deze activeringslink dient u te volgen om een wachtwoord aan te maken. Vervolgens kunt u bij Basispoort inloggen en het schoolaccount bij Basispoort inrichten. Heeft u geen e-mail ontvangen met een activeringslink, of bent u deze kwijt, dan kunt u op de volgende manier een nieuwe activeringslink opvragen: -
Ga naar www.basispoort.nl en klik op de blauwe button met ‘inloggen’. Kies vervolgens voor ‘gebruikersnaam of wachtwoord vergeten’ en voer hier uw gebruikersnaam (uw e-mailadres) in. Als het goed is ontvangt u nu een e-mail met een nieuwe activeringslink waarmee kan worden ingelogd in Basispoort.
Mocht dit e-mailbericht niet in de gebruikelijke inbox te vinden zijn, dan kan het zo zijn dat de beveiliging op de computer hoger staat ingesteld, waardoor het e-mailbericht bij de ongewenste post is binnengekomen.
2.17 Ik ben leerkracht en mijn ICT-coördinator wil mij ook beheerder maken namens mijn school bij Basispoort. Kan dat? Basispoort kent de dubbelfunctie ICT-coördinator/leerkracht. Uw ICT-coördinator kan collega leerkrachten ook een beheerdersrol toekennen bij Basispoort. Dat is zelfs aan te bevelen. Als u als leerkracht eveneens de rol van beheerder bij Basispoort krijgt, dan blijft uw inlog hetzelfde. 2.18 Kan ik met één e-mailadres op meerdere scholen ICT-coördinator of leerkracht zijn? Ja, dat kan. Als u op meerdere scholen werkt, dan zult u bij het inloggen in Basispoort een pagina krijgen waarop u de scholen ziet waarop u werkzaam bent. U kunt dan de school kiezen waar u op dat moment wilt inloggen. Vanuit Basispoort kunt u ook weer een andere school kiezen zonder uit te loggen. 2.19 Onze school heeft twee locaties die onder het zelfde BRIN werken. Met maar één LAS dat beide locaties afdekt. Is dat een probleem? Nee. In dat geval is er slechts één Basispoort account voor de beide locaties van de school nodig. Alle groepen zullen dan op beide locaties ‘zichtbaar’ zijn. Wel moeten bij het instellen van het ‘Verbindingstype’ (type IP-adres), de IP-adressen van beide locaties worden ingevoerd. 2.20 Melding: ‘E-mail bestaat al’ bij het invoeren van een e-mail adres bij een leerkracht Iedere leerkracht heeft een eigen uniek e-mailadres nodig in Basispoort. Dit e-mailadres is de gebruikersnaam van de leerkracht. Daarom kunnen er geen dubbele e-mailadressen in Basispoort ingevoerd worden. 2.21 Wat moet ik doen als onze school overstapt op een ander administratiepakket? Heeft uw school bij Basispoort een 'automatische koppeling' met Dotcomschool, Parnassys, EduScope of ESIS en stapt u over op een van de andere hier genoemde pakketten? Selecteer dan in het beheerportaal van Basispoort het nieuwe administratiepakket. Let op dat uw nieuwe administratie 'klaar' is voor het nieuwe schooljaar. En zorg dat in uw administratie Basispoort als 'koppelpartner' is aangevinkt. Stapt u over op een ander pakket dan hier genoemd? Of heeft u andere vragen? Neem dan contact op met de leverancier van uw administratiepakket. 2.22 Welke BRIN-nummers accepteert Basispoort? Basispoort herkent uw leerlingen op basis van het BRIN in uw administratie. Basispoort accepteert geen 'fictief BRIN'. Het BRIN in uw administratie moet dus de officiële door DUO/CFI verstrekte code zijn.
3. Netwerkleveranciers 3.1 Kan ik gebruikmaken van Basispoort als ik met een andere netwerkbeheerder dan Skool Automatisering, QL-ICT, Heutink ICT, Station to Station of Reinders ICT werk? Maakt uw school gebruik van een andere netwerkleverancier dan de hier boven genoemde netwerkomgevingen, dan kunt u natuurlijk ook gebruikmaken van Basispoort. In dit geval gaat u naar https://www.basispoort.nl en logt u in op Basispoort. Daarna
krijgt u drempelloos toegang tot alle webbased software van de Basispoort partners, voor zover u daarvoor een licentie heeft aangeschaft. 3.2 Zijn alle versies van netwerkomgevingen van Skool Automatisering, QL-ICT, Heutink ICT, Station to Station of Reinders ICT gekoppeld met Basispoort? Van QL-ICT zijn alle versies gekoppeld met Basispoort. Heutink ICT biedt alleen een koppeling met Basispoort aan in Deklas.nu 3. XP gebruikers dienen in het Basispoort beheermenu de onderste optie “Geen (van deze) netwerkbeheerders” aan te vinken. Reinders ICT biedt alleen een koppeling met Basispoort aan in Deklas.nu 3. Support Plus gebruikers dienen in het Basispoort beheermenu de onderste optie “Geen (van deze) netwerkbeheerders” aan te vinken. Station to Station biedt alleen een koppeling met Basispoort aan in Deklas.nu 3. C3LO gebruikers dienen in het Basispoort beheermenu de onderste optie Geen (van deze) netwerkbeheerders” aan te vinken. Skool Automatisering biedt alleen een koppeling met Basispoort aan voor de combinatie SkoolControl 5.1/SkoolLogin. Raadpleeg bij vragen de leverancier van uw netwerkomgeving! 3.3 Ik heb een netwerkleverancier geselecteerd, maar als ik nu naar Basispoort toe ga krijg ik een foutmeldingspagina. Wat moet ik doen? Indien u in uw browser de namen SKOOL, MOO of QL-ICT ziet, maar u niet verder komt kunt u het beste even contact opnemen met de leverancier van uw netwerk omgeving. 3.4 Onze school gaat gebruik maken van een (andere) schoolnetwerkomgeving. Wat moet ik doen? Gaat u gebruik maken van een (andere) schoolnetwerkomgeving die gekoppeld is aan Basispoort? Neem dan contact op met de (nieuwe) netwerkleverancier en volg de informatie van deze (nieuwe) netwerkleverancier voor de te nemen stappen binnen uw (nieuwe) netwerkomgeving. Op dit moment kent Basispoort een koppeling met de volgende netwerkomgevingen: Klas.nu, Reinders ICT, Station-to-Station, Skool en QLICT. In de loop van schooljaar 2014-2015 komt er ook een koppeling met EduGrip van Unilogic.
4. Schoolherkenning/Thuiswerken als leerkracht 4.1 Hoe weet ik achter welk IP-adres ons schoolnetwerk zit? Om leerlingen van Basispoort gebruik te kunnen laten maken, dient u in Basispoort in te stellen van welk verbindingstype (type IP-adres) uw schoolnetwerk gebruik maakt. Basispoort 'herkent' een school aan het IP-adres. U moet weten of u een statisch IPadres heeft (blijft altijd het zelfde), of dat u een IP-adres deelt met andere (locaties) (shared Proxy). Bij sommige scholen komt het voor dat het IP-adres op een school locatie vaak verandert. U heeft dan een wisselend IP-adres (dynamic IP).
In het tabblad ’IP-adres toevoegen’ geeft Basispoort aan wat het IP-adres van de computer of server van de schoollocatie op het internet is. Door te klikken op de button ‘Toevoegen’ wordt het toegevoegd. Basispoort onthoudt het IP-adres. Welk IP-adres (of welke adressen) de omgeving van uw school gebruikt, kunt u zien door op een computer op de schoollocatie naar dit Basispoort scherm te gaan. Basispoort geeft daar het juiste IP-adres van uw school op internet. U hoeft dus alleen op toevoegen te klikken. Bovenschoolse ICT-coördinatoren moeten wel opletten dat zij dit op de juiste locatie voor de juiste school doen. Wanneer u zelf een IP-adres wilt invoeren kunt op de blauwe button met ‘Ander IP-adres toevoegen’ klikken en hier handmatig een IP-adres invoeren. 4.2 Onze school heeft 2 locaties. Hoe pak ik dat aan? U moet het verbindingstype op ‘Shared proxy’ zetten. Ook moet u het IP-adres van de tweede locatie toevoegen. U kunt dat doen door op de tweede locatie in het Basispoort beheerscherm het betreffende IP-adres toe te voegen. 4.3 Ons schoolnetwerk zit achter een Proxyserver. Wij delen een IP-adres met andere scholen binnen onze stichting. Is dat een probleem? Nee, dat is geen probleem. U dient in het beheermenu als verbindingstype de optie ‘shared proxy’ te selecteren. Voor iedere schoollocatie wordt een Basispoort account aangemaakt. Per locatie dient dus ook aangevinkt te worden van welk verbindingstype er sprake is. Let op: U heeft per school een eigen set aan snelkoppelingen nodig. Deze zijn te downloaden vanuit Basispoort (via ‘Mijn profiel’). Hiermee weet Basispoort, door de combinatie van instellingsidentificatie in de snelkoppeling en het IP-adres, precies welke school het betreft. 4.4 Wij maken gebruik van Kliksafe. Hoe moet ik dit inrichten? Er zijn meerdere scholen die gebruikmaken van Kliksafe. Deze delen met elkaar meerdere IP nummers. U dient in Basispoort via het tabblad ‘Beheer’ -> ‘Ip-adres toevoegen’ de verbindingstype op ‘shared proxy’ te zetten. Daarna dient u de volgende IP-adressen op te nemen via ‘Ander IP-adres toevoegen’: 213.247.64.21 213.247.64.22 213.247.64.23 213.247.64.24 213.247.64.25 213.247.64.26 213.247.64.27 213.247.64.28 213.247.64.29 213.247.64.30 213.247.64.11 213.247.64.12 213.247.64.13 213.247.64.14
4.5 Ik wil graag thuis mijn lessen voorbereiden. Kan ik thuis inloggen en in het leerkrachtgedeelte met de software werken, ook al werk ik vanaf een ander IPadres? Ja, als leerkracht kunt u met behulp van uw gebruikersnaam en wachtwoord van iedere computer inloggen via www.basispoort.nl. 4.6 Hoe log ik in bij Basispoort? Leerkrachten loggen in via www.basispoort.nl. Daar klikken zij op de blauwe button met ‘Inloggen’ en vullen daar vervolgens hun e-mailadres waarmee zij aan Basispoort gekoppeld zijn en hun wachtwoord in. Leerlingen loggen in via snelkoppelingen op het bureaublad. Deze snelkoppelingen dient de ICT-coördinator van de school klaar te zetten. De methodesnelkoppelingen zijn te downloaden in het beheermenu onder ‘Lesmaterialen’. De snelkoppeling naar het Basispoort portaal ziet de ICT-coördinator en de leerkracht onder ‘Mijn profiel’. Zie voor details gebruikershandleiding Basispoort. 4.7 Hoe kom ik aan mijn wachtwoord? Wanneer uw ICT-coördinator het Basispoort-account voor het eerst inricht krijgen alle leerkrachten na de eerste import vanuit het LAS een activeringslink opgestuurd waarmee een zelf te bepalen persoonlijk wachtwoord aangemaakt kan worden. Met uw e-mailadres (dit is uw gebruikersnaam) en uw aangemaakte wachtwoord kunt u vervolgens in Basispoort inloggen. 4.8 Ik ben mijn wachtwoord vergeten of kwijt, wat nu? Wanneer u uw wachtwoord niet meer weet kunt u naar onze website www.basispoort.nl gaan. Daar klikt u op de blauwe button met ‘Inloggen’. Vervolgens verschijnt er een link met ‘gebruikersnaam of wachtwoord vergeten’. Hier klikt u ook op. Hier kunt u het emailadres invullen waarmee u aan Basispoort gekoppeld bent. Wanneer u niet weet met welk e-mailadres u gekoppeld bent kunt u dat navragen aan de ICT-coördinator. Hij kan dat in Basispoort onder het tabblad ‘Beheer’ -> ‘E-mailadressen instellen’ nakijken. Nadat u uw e-mailadres heeft ingevuld en op ‘Verstuur’ geklikt heeft ontvangt u per e-mail een activeringslink waarmee u een nieuw wachtwoord aan kunt maken. Met uw e-mailadres en uw aangemaakte wachtwoord kunt u vervolgens in Basispoort inloggen. 4.9 Ik heb geen activeringslink ontvangen, wat nu? Het is een enkele keer voorgekomen dat Gmail de Basispoort e-mails niet toonde. Gebruik dan een andere e-mailadres. Ook kan het zijn dat een spam filter de e-mail heeft tegengehouden. Controleer of er in uw postvak in bij ‘ongewenste’ of ‘verwijderde e-mail’ (spam box) e-mail berichten van Basispoort staan. 4.10 Moeten leerlingen ook inloggen met een wachtwoord? Nee, leerlingen loggen in met een snelkoppeling op het bureaublad en een wachtwoord in de vorm van een plaatje of pincode. Die snelkoppeling kan naar Basispoort gaan of direct naar de methode. 4.11 Hanteert Basispoort veilige verbindingen Ja, Basispoort maakt gebruik van httpS-verbindingen, waarbij de ‘S’ staat voor ‘secure’. In de snelkoppeling naar Basispoort waarop de leerling klikt, zit de schoolcode.
Afhankelijk van de snelkoppeling kiest de leerling daarna groep, naam en logt in met een wachtwoordplaatje of pincode en eventueel methode. 4.12 Moet ik voor iedere methode steeds opnieuw inloggen? Nee, als u via het Basispoort portaal bent ingelogd (dus niet via een snelkoppeling bij een met Basispoort ‘onder water’ gekoppelde netwerkomgeving), dan blijft de Basispoort methode-overzichtspagina op de achtergrond open staan. Gaat u terug naar de overzichtspagina van Basispoort, dan kunt u direct naar een andere methode toe. Vanuit een snelkoppeling bij een met Basispoort ‘onder water’ gekoppelde netwerkomgeving, kan een leerkracht of leerling vanaf het bureaublad van deze omgeving altijd zonder extra of nieuwe inlog naar de verschillende methoden. In alle gevallen is het advies dat wanneer een leerling stopt met het gebruiken van online software, hij of zij alle browsers op het bureaublad (ook die zijn ‘kleingemaakt’) sluit (klikken op het rode kruisje rechtsboven). Om 100% uit te sluiten dat (oefen of toets)resultaten van de volgende leerling kunnen worden opgeslagen op naam van de voorgaande. 4.13 Ik kan niet inloggen met snelkoppelingen. Ik zie die niet op het bureaublad. Als u geen snelkoppelingen ziet op uw bureaublad, dan zijn deze niet aangemaakt of klaargezet door uw ICT-coördinator. Neem contact op met uw ICT-Coördinator. 4.14 Er zijn geen lesmaterialen zichtbaar bij Basispoort onder ‘Lesmaterialen’ Uitgeverijen plaatsen het lesmateriaal waar uw school een licentie voor heeft in het Basispoort-account van uw school. De ICT-coördinator ziet alle licenties in Basispoort onder het tabblad ‘Lesmateriaal’ staan. Per uitgeverij verschilt het of het lesmateriaal voor het eerste gebruik nog gekoppeld moet worden aan de desbetreffende groepen. Voor vragen over het wel of niet moeten koppelen adviseren wij u contact met de desbetreffende helpdesk van de uitgeverij op te nemen. Zij helpen u graag verder. 4.15 Word ik automatisch uitgelogd bij Basispoort? Nee, u moet zelf uitloggen bij Basispoort. Dit doet u door eerst op het blauwe pijltje naar rechts te klikken (rechts boven) en vervolgens door alle browsers te sluiten die open staan. Als u dat zou vergeten, wordt u (pas) ’s nachts automatisch uitgelogd. 4.16 Wat is het verschil tussen de methodesnelkoppeling en de Basispoortsnelkoppeling? Als u de methodesnelkoppeling gebruikt komt u, via Basispoort, direct in de methode. Als u de Basispoortsnelkoppeling gebruikt, komt u in het Basispoort portaal op de overzichtspagina met online programma’s waarvoor uw school een licentie heeft. 4.17 Wat is het verschil tussen als een leerling inlogt met een methodesnelkoppeling of met de Basispoortsnelkoppeling? Als een leerling inlogt met de methodesnelkoppeling komt hij/zij, na ingeven van groep, naam en pincode of plaatje, direct in de methode waarvoor hij/zij heeft gekozen. Als een leerling inlogt met de Basispoortsnelkoppeling krijgt hij/zij, na ingeven van groep, naam en plaatje of pincode, een overzichtspagina met daarop een overzicht van de software die hij/zij mag gebruiken. Uit de lijst kiest de leerling vervolgens de methode waarmee hij/zij wil werken. Daarna komt de leerling, na ingeven van groep, naam en pincode of plaatje, in de methode waarvoor hij/zij heeft gekozen
4.18 Ik krijg onderstaande melding op mijn scherm. Wat gaat er fout?
HTTP Status 400 - Invalid direct reference to form login page type Status report message Invalid direct reference to form login page description The request sent by the client was syntactically incorrect (Invalid direct reference to form login page). JBoss Web/7.0.17..Final-redhat-1 De snelkoppeling die gebruikt wordt is niet juist. Ga naar https://www.basispoort.nl en log in. De juiste snelkoppelingen naar het Basispoort portaal, vind u bij Basispoort onder ‘Mijn profiel’.
5. Browser problemen 5.1 Ik heb een leeg scherm met alleen een Basispoort logo. Wat moet ik doen? Dit is een bekend probleem in het geval dat er gebruik gemaakt wordt van Internet Explorer versie 8 (IE8) in combinatie met de Google Frame plugin. En deze plugin ‘gedeactiveerd’ is. Bij IE8 moet de Chrome Plugin zijn geïnstalleerd en geactiveerd. Als die geïnstalleerd is en hij staat gedeactiveerd dan krijg je alleen het Basispoort logo te zien in het scherm. En niet de inlogbox. De plug-in is te downloaden op: http://www.google.com/chromeframe. Vergeet na installatie niet de plug in ook te activeren. Zie ook het helpdocument Leeg scherm met alleen een Basispoort logo (PDF). 5.2 Basispoort werkt niet in mijn browser. Wat moet ik doen? Basispoort is ontwikkeld zodat het geschikt is voor Internet Explorer, Google Chrome en Firefox. Mogelijk werkt Basispoort ook vanuit andere browsers, maar dit wordt niet gegarandeerd.
6. Ondersteunende instituten 6.1 Ik werk voor een huiswerkbegeleidingsinstituut. Kan ik ook gebruik maken van Basispoort? Indien een uitgever u licenties op online software ter beschikking stelt, moet u zelfs gebruik maken van Basispoort. Iedere bij Basispoort aangesloten uitgeverij kan voor uw instelling een account aanmaken bij Basispoort. 6.2 Ik werk voor een onderwijsbegeleidingsdienst. Kan ik ook gebruik maken van Basispoort? Indien een uitgever u licenties op online software ter beschikking stelt, moet u zelfs gebruik maken van Basispoort. Iedere bij Basispoort aangesloten uitgeverij kan voor uw instelling een account aanmaken bij Basispoort.
6.3 Ik werk voor een pedagogisch opleidingsinstituut. Kan ik ook gebruik maken van Basispoort? Indien een uitgever u licenties op online software ter beschikking stelt, moet u zelfs gebruik maken van Basispoort. Iedere bij Basispoort aangesloten uitgeverij kan voor uw instelling een account aanmaken bij Basispoort.
7. Privacy van gegevens 7.1 Waarom heeft Basispoort (persoons)gegevens van leerlingen nodig? Basispoort heeft een beperkt aantal gegevens nodig van de school, de ICT-coördinator, de leerkrachten en de leerlingen. Deze gegevens zijn nodig om te waarborgen dat elke persoon uniek geïdentificeerd kan worden. Dit is noodzakelijk om te kunnen garanderen dat bijvoorbeeld resultaten van digitaal oefenen en toetsen in methodesoftware, correct worden weggeschreven. De gegevens die nodig zijn en voorwaarden voor gebruik van die diensten van Basispoort, zijn dezelfde die tot nu nodig waren, om te kunnen werken met/toegang te krijgen tot digitale applicaties bij lesmethoden. Bron voor de leerling gegevens is het leerling administratiesysteem (LAS) van de school. De algemene gegevens over de school komen uit ASSU (www.assu.nl). 7.2 Waar kan ik lezen welke (persoons)gegevens Basispoort verwerkt? In de gebruikersovereenkomst van Basispoort wordt concreet en transparant duidelijk gemaakt welke gegevens door Basispoort verwerkt worden en met welk doel. Stichting Basispoort heeft de voorwaarden en het privacy statement vastgelegd in een gebruikersovereenkomst, die te vinden is op http://help.basispoort.nl. Omdat Stichting Basispoort een aparte rechtspersoon is, is die overeenkomst aanvullend op de licentieovereenkomsten van de uitgeverijen. Basispoort heeft het verwerken van persoonsgegevens zoals dat hoort aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens (meldingsnummer: M1538319). 7.3 Hoe en waar accepteert de school de gebruikersovereenkomst? Bij het inrichten van het Basispoort-account door de school, dient de ICT-coördinator de gebruikersovereenkomst namens de school te accepteren middels het aanklikken van een vinkje in een van de eerste schermen in het beheermenu van Basispoort. Daarbij wordt er van uitgegaan dat hij/zij daartoe is gemandateerd door het schoolbestuur. Scholen hebben een eigen verantwoordelijkheid om aan ouders van leerlingen te melden welke persoonsgegevens zij verwerken in systemen die het onderwijsproces ondersteunen. Dat is in relatie tot het gebruik van Basispoort niet anders dan bij het gebruik van een leerling administratie en- of volgsysteem. 7.4 Kan de gebruikersovereenkomst worden opgezegd? Ja, de gebruikersovereenkomst kan door de school te allen tijde worden opgezegd. Dit doet u door een verzoek hiertoe per e-mail te sturen aan
[email protected]. 7.5 Kan de gebruikersovereenkomst worden gewijzigd door Basispoort? Nee, Basispoort kan een bestaande overeenkomst alleen wijzigen na uitdrukkelijke toestemming van de school.
7.6 Worden (persoonsgegevens) bij Basispoort gedeeld met anderen? De (persoons)gegevens die worden opgeslagen in Basispoort mogen en zullen enkel en alleen gebruikt worden voor het regelen van de toegang tot de educatieve applicaties en worden nooit aan derden verstrekt. 7.7 Kan Basispoort persoonsgegevens inzien in ons LAS/LVS? Nee. Basispoort heeft op geen enkele manier toegang tot of inzage in andere dan de in de gebruikersovereenkomst genoemde gegevens, die de school noteert in haar LAS. Ook niet tot het leerling volg systeem (LVS). En ook niet tot de methode-omgevingen van uitgeverijen met digitale werkboeken, oefen- of toets modules.
