BAB IV HASIL PENELITIAN
A. Gambaran Umum Perusahaan PT Samudera Naga Global bergerak di bidang Freight Forwading yang beralamat di Jalan Raya Boulevard Blok QF 1 No. 23-24 Kelapa Gading, Jakarta Utara (Indonesia) adapun kegiatannya meliputi antara lain mengurus dokumen ekspor impor (customs clearance), pemilihan rute dan jenis transportasi serta pemesanan tempat muat barang bagi perusahaanperusahaan yang ingin melakukan kegiatan impor atau ekspor barang. Sedangkan pengertin Jasa Freight Forwarding itu sendiri adalah kegiatan usaha yang ditujukan mengurus semua kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman dan penerimaan barang melalui transportasi darat, laut dan udara yang dapat mencakup kegiatan penerimaan, penyimpanan, sortasi, pengepakan, pengukuran, penimbangan, pengurusan penyelesaian dokumen, penerbitan dokumen angkutan, perhitungan biaya angkutan, klaim asuransi atas pengiriman barang serta penyelesaian tagihan dan biaya-biaya lainnya berkenaan dengan pengiriman barang- barang tersebut sampai dengan diterimanya oleh yang berhak menerimanya. Lingkup kegiatan forwarder jika dilihar dari segi fungsinya sebagai konsultan angkutan, maka freight forwarder dapat mewakili pihak shipper atau pihak penerima barang (consignee) yang akan melakukan kegiatan pengiriman/ penerimaan barang dari tempat asal ke tempat lain yang dituju atau sebaliknya, baik yang berskala Nasional (Interinsuler) maupun Internasional 1
(Export/ import), maka untuk memudahkan pekerjaan tersebut, pihak pemilik barang (cargo owner) dapat mempercayakan pelaksanaan pekerjaan tersebut dilakukan oleh Freight forwarder. Dalam melaksanakan perwalian tersebut freight forwarder akan mengambil alih semua tanggung jawab atas barang, mulai pada saat barang diserahkan oleh cargo owner sampai barang tersebut tiba dan diterima oleh pihak yang berhak menerimanya atau pihak yang tercantum dalam dokumen pengapalan di suatu tempat tujuan yang telah ditentukan. Prosedur dalam pelaksanaan perwalian ini, PT. Samudera Naga Global sebagai perusahaan freight forwarder memiliki lingkup kegiatan yang mencakup : 1.
Forwarder Bertindak Atas Nama Eksportir : a. Memilih route serta mode transport yang dikehendaki b. Melakukan booking space ke perusahaan Shipping Line c. Melakukan serah terima barang dengan cargo owner (Eksportir). Pada terima
barang
Forwarders
dilakukan,
maka freight
Cerificate of Receipt (CFR)
saat
forwarder menyerahkan
serah
dokumen
dan Forwarder Certificate of Transport
(FCT) kepada eksportir. d. Mempelajari
bentuk Letter of Credit (L/C) serta aturan pemerintah yang relevan
dengan rencana dan Negara yang
pengiriman barang, baik di Negara eksportir (Country of Origin) memungkinkan
Transito) serta Negara tujuan
barang
tersebut akan
transit
(Country of
dimana barang tersebut akan dibongkar (Country of
Destination). e. Melaksanakan pengepakan (packing) barang dengan alam dan regulasi yang berlaku pada negara
yang
akan
mempertimbangkan kondisi dilalui atau negara transit
2
serta Negara tujuan barang
sehingga
keamanan
dan keselamatan barang akan
tetap terjaga. f. Melaksanakan pergudangan barang (jika memungkinkan) g. Penimbangan serta pengukuran barang h. Mengasuransikan barang, bilamana pihak eksportir menghendaki agar barangnya untuk diasuransikan. i. Melakukan pengangkutan barang ke pelabuhan muat (Port of Loading) dengan terlebih dahulu
mengurus
dokumen
ekspor
Barang (PEB)
serta
dokumen
pelengkap lainnya yang dibutuhkan oleh (carrier). j. Membayar semua biaya yang timbul terkait
dengan
pengangkutan dan pengurusan
dokumen, termasuk pembayaran freight k. Menerima full set Bill of Lading (B/L) dari carrier l. Memonitor pergerakan barang selama dengan
forwarding
agent
yang
dalam perjalanan serta melakukan komunikasi ada
di
luar
negeri (Port of Destination)
dengan terlebih dahulu mengirim Telex Release dalam rangka persiapan
clearance
dokumen dan Cargo delivery saat barang tiba. m. Dalam tujuan,
hal
terjadi kerusakan barang, maka forwarder, melalui agentnya di pelabuha
melaksanakan
pencatatan
kerusakan serta kehilangan barang dalam proses
claim.
3
4
Gambar 4.1. Flowchart Export 5
2.
Bertindak Atas Nama Importir Lingkup kegiatan forwarder dalam hal bertindak sebagai importer dapat diuraikan sebagai berikut : a. Menerima dan mengecek dokumen impor serta dokumen pelengkap lainnya yang dibutuhkan dalam rangka impor b. Memonitor
pergerakan
barang
impor
untuk mengetahui kapan barang tersebut
akan tiba. c. Mengurus pengambilan Delivery Order (D/O) atas barang pada perusahaan pelayaran serta membayar biaya yang timbul terkait kegiatan impor d. Membuat dan mengajukan surat Pemberitahuan Impor Barang (PIB) ke kantor bea cukai dengan terlebih dahulu membayar Bea Masuk, dalam rangka
impor
pajak
dan Pajak
lainnya
ke bank devisa yang ditunjuk atau mengajukan
surat
permohonan penimbunan sementara di luar kawasan pabean ( Gudang Lini II ) dalam hal PIB belum memenuhi syarat pengajuan. e. Mempersiapkan gudang sementara (jika memungkinkan) f. Melakukan
pengurusan
Usaha Terminal
Peti
Job Slip Kemas
ke
pihak
(UTPK)
operator pelabuhan (Pelindo) divisi
dengan
melampirkan
dokumen
dari
customs sebagai legalitas bahwa barang impor tersebut telah memenuhi syarat untuk dikeluarkan. g. Melakukan pengangkutan serta penyerahan barang kepada consignee.
6
B. Visi Dan Misi 1. Visi PT Samudera Naga Global Berkomitmen untuk menjadi perusahaan forwarding terbaik dengan fasilitas yang baik dan jaringan besar untuk melayani semua pelanggan dalam layanan terbaik, efektivitas biaya, dan pengiriman yang tepat waktu dan memperbarui informasi untuk kepuasan pelanggan.
2. Misi PT Samudera Naga Global memiliki misi yaitu berkontribusi pada pembangunan hubungan baik nasional dan internasional untuk pengiriman forwader dalam penanganan pergerakan kargo nasional dan internasional. PT Samudera Naga Global juga memberikan yang terbaik bagi kesejahteraan setiap karyawan dan menjadi innovator dalam pengiriman forwader bisnis dengan memberikan solusi terbaik kepada pelanggan.
7
C. Struktur Organisasi Struktur organisasi PT Samudera Naga Global terdiri dari Owner, Customer and doc Departemen, Sales Departemen, dan Human Resources Departemen, Finance Departemen, Trucking Departemen. Berikut ini adalah gambaran struktur organisasi dari PT Samudera Naga Global.
Gambar 4.2. Struktur Organisasi
8
D. Wewenang dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah uraian mengenai wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing posisi dalam struktur organisasi PT Samudera Naga Global: 1.
Owner ( Direktur Utama ) PT Samudera Naga Global - Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi perusahaan. - Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan. - Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan termasuk juga keuntungan perusahaan. - Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan dan pembelanjaan kekayaan perusahaan. - Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan dunia luar perusahaan. - Menetapkan strategi-strategi stategis untuk mencapakai visi dan misi perusahaan. - Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan di perusahaan, mulai bidang administrasi, kepegawaian hingga pengadaan barang. - Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan.
2.
Customer and doc Departemen - Mengkoordinir kegiatan operasional walk in center di area - Memonitor, mengontrol, mengevaluasi, dan memotivasi bawahan untuk memastikan tercapainya target di area. - Melakukan koordinasi dengan departemen lain dalam menjalankan aktivitas di walk in center.
9
3.
Sales Departemen - Memimpin kegiatan operasional sales dan marketing di area, termasuk eksekusi program sales/marketing untuk mencapai target perusahaan. - Memimpin dan mengkoordinir semua aktivitas sales di area.
4.
Human Resources Departemen - Mengelola operasional kantor yang mencakup General Service, fasilitas kantor,mobil operasional, dan management building. - Mengkoordinir kegiatan operasional Human Resources di kantor regional.
5.
Finance Departemen - Mengatur kegiatan pengontrolan akunting dan pembayaran di area. - Menyiapkan laporan/data/dokumen keuangan tepat waktu.
6.
Trucking Departemen - Pemantauan pengiriman, ketepatan kuantitas pesanan dan jadwal. - Perencanaan pengiriman: wilayah, jarak perjalanan, tunjangan dan jadwal pengiriman. - Bertanggung jawab untuk beberapa tugas administrasi. - Memimpin dan mengelola tim driver dan bawahan lainnya.
10
E. Jenis – Jenis Piutang PT. Samudera Naga Global Adapun Piutang yang ada di PT. Samudera Naga Global adalah piutang usaha dimana piutang usaha timbul karena adanya penjualan secara kredit dan umumnya bisa ditagih dalam waktu satu sampai 2 bulan. Biasanya piutang usaha tidak melibatkan bunga, meskipun pembayaran bunga atau biaya jasa dibebankan jika pembayarannya tidak dilakukan dalam periode tertentu. piutang usaha yang ada di PT. Samudera Naga Global terbagi dua jenis yaitu : 1.
Piutang Prepaid Piutang prepaid adalah piutang yang timbul karena adanya penjualan secara prepaid, dimana semua komponen penagihan yang terdiri dari Ocean Freight, doc fee THC dan AMS atau yang disebut komponen jasa forwarder semuanya ditagihkan ke shipper (customer).
2.
Piutang Collect Piutang Collect adalah piutang yang timbul karena adanya penjualan secara collect yang bekerjasama dengan Agent Luar Negeri. Biasanya PT. Samudera Naga Global memberikan orderan kepada Agent untuk menangani kegiatan forwarder sesuai permintaan shipper. Setelah itu PT. Samudera Naga Global akan membuat dua invoice yang ditujukan kepada Agent dan shipper. Untuk tagihan ke Agent hanya ocean freight nya saja yang ditagihkan, karena nantinya Agent akan membuat re-invoice ocean freight ke shipper. Sedangkan tagihan yang kedua hanya terdiri doc fee THC dan AMS dan ditujukan ke shipper.
11
F.
Sistem Pembayaran Piutang PT. Samudera Naga Global Pada tahap berikutnya setelah terjadi piutang, maka akan dilakukan penagihan kepada
shipper. Di PT. Samudera Naga terdapat bagian khusus yang tugasnya hanya menagihkan piutang ke shipper atau yang disebut dengan bagian A/R (accounts receivable). Adapun tugas dari penagihan piutang adalah:
Faktur penjualan/Comercial Invoice bermaterai cukup
Data tagihan tersebut diverifikasi dan dibubuhi paraf sebagai tanda telah diperiksa
Meminta persetujuan dengan membubuhkan tandatangan dan distempel perusahaan
Membukukan dalam buku penjualan dan diarsip.
syarat = n/30, artinya pembayaran harus dilakukan paling lambat 30 hari setelah tanggal faktur.
Adapun cara yang dilakukan untuk melakukan penagihan piutang yaitu: 1. Melalui Surat Bilamana pembayaran piutang dari pelanggan sudah lewat beberapa hari tetapi belum dilakukan pembayaran maka perusahaan dapat mengirim surat untuk mengingatkan atau menegur pelanggan yang belum membayar hutangnya yang jatuh tempo. Apabila piutang tersebut belum juga dibayar setelah beberapa hari surat dikirimkan maka dapat dikirimkan lagi surat dengan teguran yang lebih keras. 2. Melalui Telepon Apabila setelah pengiriman surat teguran ternyata tagihan tersebut belum juga dibayar maka bagian kredit dapat menelepon pelanggan dan secara pribadi memintanya untuk segera melakukan pembayaran. Kalau dari hasil pembicaraan tersebut ternyata pelanggan 12
mempunyai alasan yang dapat diterima maka mungkin perusahaan dapat memberikan perpanjangan sampai jangka waktu tertentu. 3. Kunjungan Personal Melakukan kunjungan secara personal atau pribadi ke tempat pelanggan sering kali digunakan karena dirasakan sangat penting dalam usaha-usaha pengumpulan piutang. 4. Tindakan Yuridis Bilamana ternyata pelanggan tidak mau membayar kewajibannya maka perusahaan dapat menggunakan tindakan-tindakan hukum dengan mengajukan gugatan perdata melalui pengadilan. Tahap kedua setelah bagian account receivable telah menghubungi pihak yang bersangkutan dan terjadi pembayaran piutang maka bagian penerimaan akan mengecek uang masuk yang ada di Rekening Koran dan diteruskan ke bagian pencatatan untuk dibukukan kedalam sistem accurate dan mencetak bukti penerimaan Bank masuk.
G. Sistem Pengendalian Internal Piutang PT. Samudera Naga Global Sistem pengendalian intenal yang ada di PT. Samudera Naga Global cukup bagus karena terdapat pemisahan tugas dan tanggung jawab antara bagian penerimaan dan pencatatan. 1. Pengendalian Umum a.
Pemisahan Tugas dan Tanggung Jawab :
Kasir - Membayar buying yang tertera pada jo atau job order - Mencatat uang keluar di AP carrier - Mengecek uang masuk yang telah di bayar oleh selling atau shipper dan lalu 13
menginfokan ke finance
Finance - Setelah menerima job order dari kasir lalu finance membuat invoice tagihan ke shipper - Menginput data yang tertera di job order ke selling report dan mencatat ke A/R - Setelah kasir memberitahukan ada dana masuk , bagian finance langsung mencatat ke buku piutang agar saldo yang tertera di buku piutang menjadi nol atau lunas
b.
Pengendalian Operasi Pengendalian operasi yang terdapat di PT. Samudera Naga Global belum berjalan sesuai
harapan walaupun sudah menggunakan sistem operasi informasi berupa Accurate tapi dari sekian banyak penjualan yang terjadi di PT. Samudera Naga Global, tidak semua shipper melakukan pembayaran dengan lancar. Ada juga shipper yang tidak mau melakukan pembayaran dalam jangka waktu yang sangat lama dan melampaui batas jatuh tempo sehingga terjadi akun piutang tak tertagih. Adapun tindakan yang dilakukan oleh PT Samudera Naga Global terhadap shipper yang tidak mau membayar hutangnya sebagai berikut :
Team collection kantor menerima data-data piutang macet antara lain : Rekapan invoice beserta perincian per invoice ,Foto copy Invoice lengkap, tanda terima invoice, atau expedisi pengiriman tagihan ke pelanggan, Surat menyurat yang telah dilakukan kepada pelanggan sehubungan piutang tersebut, Jawaban surat dari pelanggan atas piutang macet tersebut, Laporan kronologis terjadinya piutang macet tersebut
Team collection kantor menganalisa data piutang macet tersebut termasuk surat jawaban
Dari pelanggan dan mempelajari sebab-sebab terjadinya piutang macet tersebut
Bagian collection kantor pusat bekerja sama dengan bagian legal untuk mempelajari aspek hukumnya untuk menentukan tindakan lebih lanjut 14
Mengirimkan surat teguran ketiga bila telah tewat jatuh tempo 21 s/d 30 hari piutang tersebut belum dibayarkan dengan nada somasi
Bila surat teguran tiga telah dikirimkan tetapi tetap tidak ada pembayaran, maka dilakukan kunjungan ke customer dengan team cabang bagian operasional, marketing dan legal untuk dimintakan surat pengakuan hutang yang berisikan perjanjian kesanggupan membayar serta schedule pembayaran.
Bila custemer tetap lalai atas surat perjanjian tersebut, dilakukan kunjungan oleh team collection untuk dimintakan jaminan atas hutang tersebut.
Bila jaminan telah tersedia maka mencairkan jaminan dengan persetujuan pelanggan
Bila jaminan yang diserahkan tidak ada maka tindakan selanjutnya diserahkan kepada yang berwajib untuk jalur hukum.
Membuat laporan tersebut baik yang lancar maupun yang bermasalah kekantor ke BOD secara periodik
Meminta advice, masukan dan koordinasi dgn BOD untuk menjalankan tugas-tugas penagihan terutama yang bermasalah.
Membuat usulan pencadangan (profision) sebesar piutang yang kemungkinan tidak tertagih dalam pembukuan
Bila tetap tidak bisa ditagih maka team collection mengajukan write off ke Direksi
Setelah disetujui maka diadakan write off dari pembukuan.
Menfile selusuh dokumen-dokumen yang didapat dari cabang dan dokumen piutang lainnya.
Perusahaan manapun sangat tidak menghendaki terjadi piutang macet (Bad debt) tetapi ini tidak bisa dihindari dan dari pengalaman maka piutang macet timbul karena penilaian atas aspek 15
5 R' kurang tepat dan mungkin bisa tidak terindentifikasi, tetapi bisa saja walaupun pelanggan itu cukup capable tetapi ada unsur kesalahan tehnis yang menyebabkan dispute dan tidak layak untuk dibayar oleh perusahaan tersebut, untuk itu administrasi piutang harus benar-benar akurat, lengkap, tertib dan jelas termasuk aspek legalnya. Kebijakan untuk penanganan piutang tak tertagih akan ditangani oleh team collection kantor dengan data-data yang disediakan dan untuk kepentingan pembukuan maka dapat diadakan pencadangan piutang macet dan dengan persetujuan BOD dapat dilakukan penghapusan Piutang tersebut. c. Pengendalian Perubahan Pengendalian perubahan yang terjadi di PT. Samudera Naga Global berjalan efektif dalam mengelola perubahan transaksi yang terjadi selama ini. , biasanya perubahan sering terjadi di JO ( Job Order ) yaitu antara selling dan buying yang berubah harganya. Kebijakan dalam menangani perubahan biasanya sales menginfokan kepada kasir atau finance adanya perubahan di buying maupun di selling. Dalam penanganan buying biasa nya terjadi karena adanya perubahan dari pihak sales, pihak sales mengkonfirmasi kepada pihak kasir agar langsung merubah dan membayar biaya buying yang tertera di JO ( Job Order ) dan sedangkan perubahan di selling, sales mengkonfirmasi pihak finance untuk merubah atau revised invoice tersebut. d.
Pengendalian Akses Fisikal Dan Logikal Pengendalian akses fisikal berkaitan dengan akses secara fisik terhadap fasilitas-fasilitas
sistem informasi di PT. Samudera Naga Global, sedangkan akses logikal berkaitan dengan pengelolaan akses terhadap sistem operasi tersebut.
16
2. Pengendalian Khusus Selain pengendalian secara umum ada juga pengendalian secara khusus dalam pengendalian internal piutang pada PT. Samudera Naga Global, dimana PT. Samudera Naga Global menggunakan aplikasi sistem informasi akuntansi yaitu accurate . Program accurate digunakan untuk menginput data – data penjualan dan penerimaan piutang serta siklus pada sistem accurate dalam menginput data piutang dilakukan berbagai cara yaitu : a. Pengendalian Masukan Pengendalian masukan ini merupakan pengendalian aplikasi yang penting yaitu : Proses Identifikasi Proses Pencatatan Penyiapan Data Data entry ( Pemasukan data ) b. Pengendalian Proses Pengolahan Data Pada tahap pengolahan data dapat dilakukan pengendalian sebagai berikut : Perubahan nomor urut invoice ( revisi ) Meneliti kelengkapan data c. Pengendalian Keluaran Pengawasan terhadap output ini bertujuan untuk menjaga kebenaran data yang dilaporkan yang dihasilkan oleh sistem komputer dan membatasi penggunaan output tersebut hanya oleh orang yang berhak, serta pengendalian keluaran yang direncanakan untuk menjamin ketelitian dalam memproses keluaran (seperti daftar rekening, tampilan di monitor, laporan-laporan, file
17
dalam pita magnetis, faktur, atau cek yang akan digunakan untuk membayar) dan menjamin bahwa hanya pihak yang berhak saja yang menerima output itu. d. Pengendalian File Perlu diperhatikan bahwa pada uraian di depan telah disinggung bahwan salah satu unsur pengendalian umum adalah manajemen sumber data ( data resources management control ). Pertanyaannya kemudian ialah apa hubungannya dengan penendalian data/file/database aplikasi. Dalam suatu instalasi sistem database yang sudah komprehensif dan terpadu, mungkin kebijakan manajemen sumber data telah memenuhi hampir seluruh kebutuhan pengendalian, termasuk kebutuhan spesifik aplikasi. Tetapi bila kebutuhan khusus aplikasi masih diperlukan, maka ontop dari yang telah didesain secara umum pada pengendalian umum, tiap-tiap aplikasi bisa menambahkan kebutuhan spesifiknya, misalnya meyangkut:
Akses database ( access controls ) yang spesifik pada file aplikasi.
Exixtence controls, dilihat dari sudut pandang atau lingkup aplikasi saja.
Audit-trail
18
H. Analisa Sistem Pengendalian Internal Piutang Usaha
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, maka penulis akan menganalisa sistem pengendalian internal piutang usaha. Dalam menganalisa penulis akan memasukan unsur-unsur dalam sistem pengendalian internal piutang usaha. Unsur-unsur yang terkait dalam sistem pengendalian piutang usaha di PT Samudera Naga Global adalah sebagai berikut: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan, dan biaya. 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya. Berdasarkan penelitian yang dilakukan secara langsung pada PT Samudera Naga Global, peneliti juga melakukan pengumpulan data yang sesuai dengan pembahasan sebelumnya, yaitu dengan melakukan tanya jawab dengan staf yang terkait dengan piutang usaha. Pertanyaan tersebut mengenai praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi dalam pengendalian internal piutang usaha di PT Samudera Naga Global. Penilaian-penilaian tersebut kemudian dianalisis menggunakan statistik deskriptif berupa rata-rata tertimbang dengan skala pengukuran interval yaitu : TE
= Tidak Efektif
KE
= Kurang Efektif
CE
= Cukup Efektif
E SE
= Efektif = Sangat Efektif 19
Berikut hasil penelitian tersebut :
No
1
Pengendalian Piutang Usaha Pengendalian Umum a. Pengendalian Organisasi
b. Pengendalian Operasi c.
Pengendalian Perubahan
d. Pengendalian Akses Fiskal Dan Logikal Pengendalian Khusus a. Pengendalian Masukan
2
b. Pengendalian Proses Pengolahan Data c.
Pengendalian Keluaran d. Pengendalian File
Teori
Nilai
Keterangan
Dalam sistem penagihan piutang terdapat pengendalian secara umum agar tidak terjadi kesalahan pencatatan dan penerimanaan dana piutang. Dalam pengendalian umum ini PT. Samudera Naga Global menggunakan sistem pemisahaan tugas – tugas dan tanggung jawab Pengendalian operasi yang terdapat di PT. Samudera Naga Global sudah menggunakan sistem informasi accururate untuk menginput data – data piutang Sistem pengendalian perubahan terjadi karena ada kesalahan pecatatan yang terjadi di transaksi, dengan ada nya sistem pengendalian perubahan pihak finance menjadi lebih teliti Pengendalian akses fiskal dan logikal seluruh staff akan saling berhubungan di setiap transaksi atau JO ( Job Order )
CE
Cukup Efektif
E
Efektif
E
Efektif
CE
Cukup Efektif
Pengendalian maskan atau pengendalian aplikasi secara umum memproses identifikasi, pencatatan, penyiapan data dan data entry yang terjadi di PT. Samudera Naga Global Proses pengolahan data karyawan di tugaskan agar lebih teliti dalammenjalankan sistem pencatatan, kelengkapan data, dan nomor urut invoice Sebelum output kepala keuangan mengecek kembali laporan yang akan di kirim kepada direktur perusahaan. PT. Samudera Naga Global menggunakan sistem aplikasi accurate untuk mengnput data – data piutang
CE
Cukup Efektif
CE
Cukup Efektif
CE
Cukup Efektif
E
Efektif
Tabel4.1Rata-rattertimbang Pengendalian Internal Piutang 20
Penjabaran Mengenai Analisa Hasil Penelitian:
No
Sistem Pengendalian
Teori Pengendalian Pengendalian Organisasi
Pengendalian Operasi
1
Pengendalian Piutang Adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab antara pencatatan dan penerimaan piutang Piutang dicatat menggunakan operasi sistem aplikasi
Praktek
Analisis
Terdapat bagian kasir yang tugasnya untuk mencatat piutang dan bagian finance untuk bagian penerimanaaan piutang
Dari hasil penelitian penulis menganalisa bahwa pengendalian umum mengenai piutang dari segi pengendalian organisasi cukup efektif karena bagian kasir mengecek dan mencatat data piutang jika ada perubahan hargajual dan harga beli dari marketing sehingga bagian finance selalu mengecek ke lembar invoice untuk memastikan jumlah tagihan. Penulis menganalisa bahwa aplikasi yang digunakan sudah efektif untuk menginput data piutang sehingga dapat mengontrol secara efektif piutang yang belun lunas
Bagian finance akan menginput dan menjurnal penerimaan piutang ke sistem aplikasi
Umum Pengendalian Perubahan
Pengendalian perubahan akan berubah di setiap transaksi yang terjadi Pengendalian Menggunakan akses fisikal sistem informasi dan logikal suatu perusahaan dan logical yaitu pengelolaan akses terhadap sistem operasi
Bagian finance akan memnginput perubahan yang telah diinfokan oleh marketing
Dari hasil penelitian penulis menganalisis pengendalian perubahan yang sudah efektif dalam mencatat dan merubah adanya perubahan yang terjadi di setiap transaksi
Bagian marketing memberikan JO ( Job Order ) kepada kasir agar buying dibayarkan oleh pihak kasir dan setelah itu JO ( Job Order ) diberikan kepihak finance agar selling di buat kan invoice
Dari hasil pengendalian akses fiskan dan logical sistem informasi sudah cukup efektif
21
No
2
Sistem Pengendalian
Khusus
Teori Pengendalian
Pengendalian Piutang
Pengendalian Masukan
Pengendalian Proses Pengolahan Data
Pengendalian masukan merupakan pengendalian aplikasi Adanya perubahan sistem data dan benuk fisik (JO dan Inv)
Pengendalian Keluaran
Pengawasan Terhadap Output
Pengendalian File
Akses Database
Praktek
Analisis
-
Proses Identifikasi Proses Pencatatan Penyiapan Data Data Entry
Menurut penulis Pengendalian masukan di PT. Samudera Naga Global berjalan cukup efektif dari proses identifikasi, proses pencatatan, penyiapan data dan data entry
-
Perubahan nomor urut invoice ( revisi ) Meneliti kelengkapan data
Penulis menganalisa pengendalian proses pengolahan data di PT. Samudera Naga Global berjalan cukup efektif dari adanya perubahan nomor urut invoice dan mengecek kelengkapan data agar tidak terjadi kesalahan kembali Sistem pengendalian keluaran di PT. Samudera Naga Global cukup efektif
-
Sebelum mengirim laporan , data laporan di cek kembali oleh kepala Finance, setelah di cek lalu di kirim ke Direktur - Data piutang diinput kedalam aplikasi accurate - Mencetak receipt voucher dari aplikai accurate sebagai tanda pelunasan piutang - Filing file receipt voucher - Memasang anti virus aar aplikasi berjalan dengan dengan lancar dan terhindar dari gangguan virus
Dari hasil aplikasi pengendalian khusus di PT. Samudera Naga Global berjalan efektif karena selaa menggunakan aplikasi accurate belum pernah mengalami hambatan jikalau ada dari pihak management langsung memanggil orang programer
Tabel 4.2 Penjabaran Hasil Penelitian 22
Dari hasil rata – rata keseluruhan tersebut dapat disimpulkan bahwa penilaian staf dari beberapa bagian terhadap praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi , atau dapat dikatakan cukup dan efektif. Pengendalian internal piutang yang dilakukan oleh PT Samudera Naga Global efektif. Dalam pengendalian yang dilakukan PT Samudera Naga Global terhadap proses Piutang, Dalam sistem penagihan piutang terdapat pengendalian secara umum
agar tidak terjadi kesalahan pencatatan dan penerimaan dana
piutang. Dalam pengendalian umum ini PT. Samudera Naga Global menggunakan sistem pemisahan tugas-tugas dan tanggung jawab. Selain itu, Pengendalian operasi yang terdapat di PT. Samudera Naga Global sudah menggunakan sistem informasi Accurate untuk menginput data-data piutang. Melihat aktivitas pengendalian terhadap kegiatan piutang yang dilakukan perusahaan, PT. Samudera Naga Global menggunakan sistem aplikasi Accurate untuk menginput data-data piutang.
.
23
I.
Struktur Organisasi yang memisahkan Tanggung jawab Fungsional secara Tegas Pembagian tanggungjawab fungsional PT Samudera Naga Global telah cukup jelas
diterapkan dan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen. Pemisahan tanggungjawab fungsional dalam pelaksanaan transaksi tunai dan kredit dibawahi oleh masingmasing manajer dan unit organisasi yang dibentuk, sehingga semua tahap transaksi tunai maupun kredit tidak diselesaikan oleh satu unit organisasi saja atau satu bagian saja. 1.
Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan Perlindungan yang Cukup terhadap Kekayaan, Hutang, Pendapatan, dan Biaya. Transaksi berdasarkan permintaan job order dari para pelanggan dan setelah disetujui oleh bagian direktur diadakan konfirmasi terhadap setiap job order sebelum job order diproses. Semua pencatatan terhadap transaksi job order telah didasarkan atas dokumen yang lengkap dan telah mendapatkan otorisasi dari pejabat yang berwenang. Apabila terjadi revisi , dokumen revisi juga harus didukung dokumen yang lengkap , misalnya: bukti penerimaan job order. Bagian pembukuan akan menjurnal setiap job order dan memposting setiap hari sehingga menjamin bahwa laporan yang dihasilkan selalu up to date.
2.
Praktek yang Sehat Dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Praktek yang sehat dalam hal ini adalah setiap pegawai dan perusahaan melaksanakan fungsinya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Praktek yang sehat ini harus berlaku untuk seluruh prosedur yang ada, sehingga pekerjaan suatu bagian dapat langsung dicek oleh bagian lainnya. Kondisi ini dapat terjadi bila struktur organisasi dan prosedur yang disusun ini sudah memisahkan tugas-tugas dan wewenang, sehingga tidak ada satu bagian pun dalam perusahaan yang mengerjakan suatu transaksi dari awal sampai akhir. Namun beberapa kondisi yang perlu dibahas dalam perusahaan adalah sebagai berikut: 24
Semua direktur telah dipilih berdasarkan kemampuan dan kebutuhan perusahaan. Adanya pertemuan antara direksi dengan direktur secara periodik. Semua pengendalian yang ada terdapat seorang yang bertindak sebagai pengawas dan pengontrol. Semua jenis jo order selalu dibuatkan faktur. Belum adanya internal auditor. Pemeriksaan dilakukan oleh bagian akuntansi. 3.
Karyawan yang Mutunya sesuai dengan Tanggung jawabnya Struktur organisasi yang efektif dan efisien dapat berlangsung dengan dukungan sumber daya manusia yang melaksanakan. PT Samudera Naga Global cukup mengutamakan mutu karyawan dalam usaha memajukan perusahaan. Adanya seleksi karyawan untuk memenuhi persyaratan yang dituntut perusahaan. Perusahaan juga aktif mengikutsertakan karyawan yang dianggap perlu mengjalankan training sesuai bidang pekerjaannya guna meningkatkan mutu dari kinerja karyawan.
4.
Pengendalian yang Efektif dan Efisien Pengendalian internal dapat berjalan dengan efektif dan efisien, bila perusahaan melaksanakan syarat-syarat yang harus dipenuhi yaitu : Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara fungsional secara tegas. Sistem operasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan, dan biaya. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi unit. Setiap dokumen tercetak nomor urut. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. 25
5.
Kendala-kendala yang dihadapi dalam sistem pengendalian internal piutang usaha PT Samudera Naga Global Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan peneliti terdapat kendala-kendala yang dihadapi dalam sistem pengendalian atas fungsi penjualan pada PT Samudera Naga Global. Kendala yang dihadapi oleh PT Samudera Naga Global adalah di perusahaan ini tidak terdapat perputaran jabatan sehingga resiko timbulnya persekongkolan antar karyawan yang seharusnya dapat dicegah dengan cara perputaran jabatan tersebut tidak dapat dilaksanakan. Tidak adanya inovasi pekerjaan yang mengakibatkan kemampuan dari karyawan tidak berkembang, dan beberapa kegiatan hanya tergantung pada karyawan tersebut saja. Tidak adanya keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak, yang berakibat berkurangnya kesempatan untuk mengungkapkan kecurangan karyawan yang seharusnya dapat terungkap pada saat karyawan tersebut cuti dan digantikan oleh orang lain. Bagian penagihan yang bertugas menyetorkan setiap hari uang / cek / giro setiap harinya, mempunyai tanggung jawab yang besar sehingga perusahaan melakukan pengikatan dengan menyimpan ijazah asli dari karyawan tersebut.
26
27
