BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 3.
Pelaksanaan Proyek Akhir di PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk pada bagian Sekretaris diselenggarakan pada : Tanggal
: 01 Maret 2013 – 31 Mei 2013
Tempat
: Sekretaris PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Kantor Cabang Sidoarjo
Peserta
: Vivie Fristhiansari (10.39015.0003)
Berikut ini merupakan tugas pelaksanaan proyek akhir selama tiga bulan: Tabel 3.1 Tugas Kegiatan Proyek Akhir No.
Nama Kegiatan
1.
Pengelolaan surat masuk dan keluar secara manual dan komputerisasi Pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar secara Elektronik
2. Filing (E-Filing) Penjelasan mengenai pengelolaan tentang pengubahan dokumen 3.
hardcopy menjadi softcopy secara online melalui Optical Character Recognition (OCR)
Sekretaris PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Kantor Cabang Sidoarjo memiliki data untuk diarsipkan. Arsip yang berada di bagian Sekretaris merupakan arsip surat masuk, surat keluar, memo, surat perjanjian kerjasama dan lain sebagainya. Dalam hal ini diperlukan sistem pengarsipan yang baik dengan harapan untuk memudahkan kembali dalam mencari data yang dibutuhkan sesuai
58
59
dengan kebutuhan. Sistem pengarsipan yang digunakan sesuai dengan sistematika yang sudah ditetapkan oleh PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Kantor Cabang Sidoarjo, yaitu dengan menggunakan aplikasi Bank BTN. Namun, masih terdapat kendala dalam menangani surat masuk, yaitu surat masuk masih menggunakan sistem manual yang mana surat harus dikirimkan ke bagian-bagian. Dalam pendistribusian surat kepada bagian akan membuang waktu dan tidak efisien dari sistem pendistribusian masih menunggu tindak lanjut dari pimpinan cabang dan pimpinan bagian karena harus diinputkan lagi ke dalam Microsoft Excel lalu diarsipkan. Hal ini banyak waktu terbuang hanya untuk menunggu tindak lanjut surat. Selain itu kurangnya map ordner membuat surat tersebut tertumpuk di atas meja. Solusi yang terbaik bagi Sekretaris PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Kantor Cabang Sidoarjo adalah dengan melakukan langkahlangkah berikut ini: a. Melakukan penyortiran terhadap surat berdasarkan klasifikasinya b. Pengklasifikasian arsip sesuai dengan subyek dan nomor agenda. c. Penyimpanan arsip pada ordner berdasarkan subyeknya. 4.1
Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Secara Manual dan Komputerisasi
4.1.1
Pengelolaan Surat Masuk Secara Manual dan Komputerisasi
A. Pengelolaan Surat Masuk Secara Manual Pada lembar disposisi yang kosong diisi oleh sekretaris dan diisi sesuai dari mana surat tersebut, perihal surat, nomor surat dan tanggal surat masuk. Pada lembar disposisi dijelaskan bahwa lembar disposisi kantor cabang Sidoarjo yang berisi diantaranya adalah :
60
1. Agenda nomor, berisikan nomor agenda sebagai nomor arsip dan nomor didalam data Microsoft Excel. 2. Tanggal, berisikan tanggal dibuatnya disposisi pada surat dan surat yang masuk harus diberikan disposisi surat saat itu juga karena agar cepat untuk di distribusikan. 3. Diterima dari, berisikan surat masuk yang berasal dari perusahaan lain yang ditujukan untuk Bank BTN Cabang Sidoarjo. 4. No/Tanggal, berisikan nomor surat dari perusahaan yang mengirimkan surat ke Bank BTN Cabang Sidoarjo. 5. Perihal, berisikan perihal surat masuk yang dimaksudkan oleh perusahaan yang mengirimkan surat ke Bank BTN Sidoarjo. 6. Diteruskan kepada, dimaksudkan untuk surat tersebut akan di teruskan ke unit yang menangani atas perihal surat masuk tersebut, dalam hal ini ada tiga pimpinan bagian. 7. Commercial, merupakan bagian yang menangani pendanaan ataupun pekreditan dalam jumlah besar yang diantaranya : Perusahaan, lembaga, pendidikan, kredit usaha rakyat. Dalam Commercial itu sendiri terbagi menjadi 2 bagian yaitu, Housing & Commercial Lending yang bertugas menangani pinjaman dan Commercial Funding & Service yang bertugas menangani pendanaan langsung. 8. Consumer, merupakan bagian yang menangani pendanaan atau pekreditan dalam lingkup perorangan yang diantaranya : Kredit pemilikan rumah, kredit pemilikan apartemen. Dalam Consumer itu sendiri terdapat tiga bagian yaitu, Mortgage & Consumer Lending
61
yang bertugas menangani pinjaman dan hipotek perseorangan, Consumer Funding & Service menangani layanan kredit pinjaman rumah dan pendanaan, Customer care menangani layanan nasabah dengan pembukaan tabungan serta layanan lainnya. 9. Supporting, merupakan bagian pendukung yang menangani jalannya segala unit dalam perbankan, dalam supporting itu sendiri terbagi menjadi dua bagian yaitu, Operation yang bertugas atas segala proses transaksi dalam bank yaitu layanan teller, administrasi kredit dan pendataan karyawan. Accounting & Control yang bertugas atas segala pembukuan keuangan dan mengontrol semua keuangan yang ada di bank. 10. KCP (Kancapem), merupakan kantor cabang pembantu yang terletak di unit yang tersebar di Sidoarjo 11. Kankas, merupakan kantor kas yang tersebar di unit Sidoarjo dan terletak di area waru, tropodo, mojosari, citra city, sepanjang, gading fajar. 12. Lain – lain, merupakan bagian sekretaris, operator, area collection (penagihan). 13. Kemudian dalam proses selanjutnya pimpinan memberikan jawaban atas surat masuk tersebut dengan jawaban diantaranya adlah diteliti/dipelajari, diproses/dilaksanakan, dijawab tertulis, dilaporkan, harap pendapat diajukan, diketahui & diperhatikan, dimonitor, dikonfirmasi, dibicarakan dengan Branch Manager (BM), diedarkan, difile/diarsip, dipastikan, dievaluasi, dikoordinasikan dengan unit
62
terkait, dihadiri, dicopy untuk Branch Manager (BM). Semua itu adalah jawaban atas pimpinan. 14. Lalu paraf disposisi Branch Manager (BM), disposisi Deputy Branch Manager (DBM), disposisi Assistant Manager.
Gambar 3.1 Contoh Lembar Disposisi Kosong
63
Surat masuk yang telah diterima sekretaris dan sudah diisi lembar disposisi, kemudian di sampaikan langsung ke pimpinan untuk ditentukan oleh pimpinan bahwa surat tersebut akan diteruskan ke unit mana. Contoh gambar dibawah ini dijelaskan bahwa surat dari PT. Alva Bareksa dengan perihal permohonan realisasi kepada Bank BTN pimpinan menentukan dan meneruskan surat tersebut ke Deputy Branch Manager (DBM) Consumer dengan perintah diproses atau dilaksanakan, kemudian pimpinan cabang akan paraf dibagian disposisi paraf sebagai bukti bahwa pimpinan cabang sudah membaca surat tersebut dan untuk diteruskan ke unit terkait.
Gambar 3.2 Contoh Lembar Disposisi yang sudah Diisi
64
Gambar 3.3 Surat masuk ke pihak consumer
65
Adapun email yang dikirim dari direksi kantor pusat yang ditujukan kepada kantor cabang Bank BTN yang berisi memo perihal pembayaran jasa produksi bagi pegawai Bank BTN, harus diberi disposisi terlebih dahulu untuk di sampaikan kepada pimpinan dan pimpinan meneruskan memo tersebut ke bagian Deputy Branch Manager (DBM) Supporting.
Gambar 3.4 Memo Surat dari Kantor Pusat
66
Gambar 3.5 Disposisi beserta surat masuk ke pihak supporting Disposisi surat masuk tersebut kemudian diinput kan kedalam Microsoft Excel, dan diberikan nomor agenda surat guna untuk penyimpanan arsip dan jika suatu saat dicari akan mudah ditemukan kembali sesuai data pada Microsoft Excel tersebut dan nomor agenda di Microsoft Excel juga sebagai penentuan owdner arsip tersebut disimpan.
Gambar 3.6 Nomor Agenda
67
B. Pengelolaan Surat Masuk Secara Komputerisasi Penanganan surat masuk harus sesuai dengan prosedur ketentuan yang sudah ditetapkan oleh Bank BTN Cabang Sidoarjo. Surat tersebut harus jelas dengan alamat yang ditujukan kepada siapa. Jika tidak ada alamat jelas maka satpam ataupun bagian sekretaris akan menghubungi pihak pengirim surat. Surat masuk ditangani oleh bagian sekretaris Bank BTN, karena semua surat masuk dan keluar ditangani oleh sekretaris. Adanya workflow ini dapat mempermudah dalam membaca penanganan pada bagian sekretaris Bank BTN Cabang Sidoarjo. Berikut ini salah satu surat masuk yang berada di Bank BTN Cabang Sidoarjo dapat dilihat sebagai berikut workflow dan penjelasan surat masuk : ALUR SURAT MASUK PT. BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO) Tbk KANTOR CABANG SIDOARJO 1. Surat Masuk di bagian Sekretaris
2. Penulisan Pada Lembar Disposisi
7. Deputy Branch Manager (DBM) Commercial
3. Penyampaian Disposisi surat masuk ke Branch Manager (BM) untuk di sampaikan ke unit terkait
6. Disposisi surat masuk siap untuk di bagikan ke Deputy Branch Manager (DBM)
4. Entry Disposisi surat masuk ke Microsoft Excel
5. Disposisi Surat Masuk di Fotocopy
8. Deputy Branch Manager (DBM) Consumer
11. Bagian unit terkait 10. Arsip disposisi 9. Deputy Branch Manager (DBM) Supporting
surat masuk untuk Sekretaris
Page 1
Gambar 3.7 Workflow Alur Surat Masuk
68
Penjelasan alur surat masuk : Pada dasarnya surat masuk akan diterima oleh pihak penerima surat yaitu satpam. Satpam akan mengantarkan ke sekretaris Bank BTN. Sekretaris akan mencatat surat masuk pada lembar disposisi dan tanggal berapa surat tersebut diterima serta menandatangani bukti surat masuk untuk organisasi atau perusahaan yang mengirim surat tersebut. Sekretaris akan memasukkan surat masuk pada hari itu juga, sehingga dapat diproses secara cepat dan untuk disampaikan kepada unit-unit terkait tergantung perihal surat masuk tersebut dan tergantung kepada pimpinan cabang untuk disampaikan dan diteruskan ke unit mana surat masuk tersebut. Pencatatan dan distribusi surat masuk, semua surat masuk pada bagian sekretaris akan diberikan disposisi surat, pencatatan disposisi surat ini merupakan alur wajib karena berguna untuk penyampaian surat kepada pimpinan dan unitunit terkait dan untuk di arsipkan agar jika dikemudian hari terdapat pencarian surat kembali maka surat dapat dengan mudah ditemukan. Surat masuk di Bank BTN terdiri dari surat masuk umum dan memo surat masuk dari kantor pusat, kantor cabang, kantor kas dan kantor wilayah. Surat masuk umum yaitu terdiri dari surat-surat dari perusahaan, organisasi, ataupun badan-badan lain yang ingin bekerjasama dengan Bank BTN ataupun kepentingan lain. Surat masuk dari kantor pusat merupakan memo intern dari kepentingan intern Bank BTN yang disampaikan kepada unit-unit terkait. Semua surat-surat tersebut harus diberikan disposisi dan disampaikan kepada pimpinan cabang untuk di paraf dan disampaikan dan diteruskan ke pimpinan bagian masing-masing unit.
69
Pencatatan disposisi ditulis secara manual, kemudian disposisi dan surat masuk dijadikan satu dan dilakukan pencatatan kedalam Microsoft Excel, setelah di entrykan kedalam Microsoft Excel sekretaris langsung menyampaikan disposisi surat masuk tersebut kepada pimpinan cabang, kemudian pimpinan cabang melakukan koreksi surat tersebut, lalu disposisi surat masuk tersebut kembali ke sekretaris untuk di fotocopy, setelah di fotocopy disposisi surat masuk tersebut di sampaikan dan diteruskan ke pimpinan bagian unit yang sudah ditentukan oleh pimpinan dan sekretaris juga menyimpan disposisi surat masuk tersebut untuk diarsipkan. Pengelolaan surat masuk secara komputerisasi dengan aplikasi Bank BTN berikut dijelaskan sebagai berikut : a. Setiap harinya sekretaris harus membuka aplikasi dari Bank BTN karena terdapat email masuk yang harus di print dan surat masuk tersebut diberi disposisi serta harus disampaikan ke unit terkait. Mulanya sekretaris harus membuka Username dan Password, username dan password ini hanya bisa dibuka oleh sekretaris dan assistant sekretaris.
Gambar 3.8 Aplikasi Bank BTN
70
b. Surat Masuk yang dikirimkan melalui email aplikasi Bank BTN ke kantor cabang sidoarjo ini secara otomatis masuk ke dalam Microsoft Outlook sekretaris sebagai backup surat- surat tersebut, karena sistem pada aplikasi Bank BTN surat yang sudah masuk ke inbox email akan hilang dengan sendirinya, hal tersebut dimaksudkan agar inbox selalu kosong dan email baru dapat segera masuk. Contoh dibawah ini email masuk dari kantor cabang kota Banjarmasin yang dikrimkan ke kantor cabang Sidoarjo dengan perihal mutasi pegawai, email tentang mutasi pegawai Bank BTN kantor cabang kota Banjarmasin yang mengajukan permohonan pindah ke kantor cabang Sidoarjo dan dibawah ini adalah contoh – contoh gambarnya.
Gambar 3.9 Tampilan awal email masuk
71
Gambar 3.10 Email Masuk dari Kantor Cabang keseluruhan
Gambar 3.11 Detail email masuk c. Email masuk dari kantor cabang tersebut segera di print dan diberikan disposisi surat masuk.
Gambar 3.12 Email Masuk di Print
72
d. Email masuk tersebut secara otomatis akan masuk kedalam Microsoft Outlook di file bagian yang sudah ditentukan.
Gambar 3.13 Email dalam Microsof Outlook e. Email masuk yang sudah di print dan sudah masuk kedalam Microsoft Outlook, maka surat tersebut segera diberikan disposisi surat guna untuk disampaikan kepada pimpinan dan di sampaikan ke unit-unit terkait. Dalam pemberian disposisi surat, pimpinan berhak penuh untuk menentukan kepada siapa surat tersebut akan diteruskan dan dilaksanakan kepentingannya sesuai perihal surat.
73
4.1.2 Pengelolaan Surat Keluar Perusahaan Pada bagian sekretaris pasti memiliki surat masuk dan surat keluar. Surat keluar yang berada di dalam PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk adalah berupa balasan surat masuk dan memo ataupun surat penagihan pembayaran dan lain sebagainya. Surat keluar menyesuaikan dengan permintaan yang diterima setiap bagian seperti pentingnya surat balasan permohonan realisasi kredit pemilikan rumah (KPR), akad kredit dan lain sebagainya. Sebaliknya untuk surat yang tidak terlalu penting tidak perlu membutuhkan balasan, seperti sumbangan dan undangan yang sekiranya tidak berhubungan dengan bagian PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk. Penanganan surat keluar harus sesuai dengan prosedur ketentuan yang sudah ditetapkan oleh PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk. Pada surat keluar untuk balasan surat masuk tersebut harus sesuai dengan konsep maksud ataupun perihal surat, tujuan dan alamat yang ditujukan harus jelas, pembuatan surat keluar juga harus disetujui dan di paraf oleh pimpinan bagian yang selanjutnya di tandatangan oleh pimpinan cabang yang kemudian diberikan nomor surat oleh seketaris dan di copy sebagai arsip surat keluar. Berikut workflow surat keluar PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk.
74
ALUR SURAT KELUAR PT. BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO) Tbk KANTOR CABANG SIDOARJO
1. Rancangan Surat
2. Penetapan & Pengetikan
3. Persetujuan dan Paraf Manager bagian
6. Pengiriman oleh kurir
7. Penyimpanan Arsip
5. Sekretaris pemberian nomor surat dan stempel nama tandatangan
4. Persetujuan dan paraf Pimpinan BM Branch Manager (BM)
Page 1
Gambar 3.14 Workflow alur surat keluar Pada surat keluar ini merupakan balasan dari surat masuk yang dikirim oleh perusahaan lain bagi PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk. Pertama sebelum mengirimkan surat tersebut maka kita akan merancang sebuah konsep agar perusahaan lain yang membaca lebih mudah. Pembuatan konsep surat dapat dikerjakan oleh pegawai atau staf. Tugas dari pengkonsep adalah untuk membuat dan mengecek surat keluar ini apakah sudah sesuai dengan isi dari surat masuk tersebut. Apabila tidak sesuai maka akan terjadi kesalahan dalam membuat konsep surat keluar. Surat keluar sudah mendapatkan persetujuan oleh manager, maka langkah selanjutnya yang akan dilakukan adalah meminta tandatangan pimpinan
75
bagian, dan dilanjutkan ke pimpinan cabang atau branch manager karena seorang pimpinan juga memiliki tanggung jawab untuk memutuskan akan surat keluar tersebut. Selanjutnya ialah permintaan nomor pada bagian sekretaris PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk. Tujuan dengan pemberian nomor pada surat untuk menegaskan bahwa surat tersebut telah sesuai dan mendapatkan persetujuan dari masing-masing bagian, serta juga sebagai arsip bagi pegawai yang meminta nomor surat keluar dan arsip bagi sekretaris PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk kantor cabang Sidoarjo. Terakhir merupakan pengiriman surat keluar oleh seorang kurir, jika surat tersebut masih dalam area kota Sidoarjo maka dilakukan oleh seorang kurir dan sebaliknya jika luar area kota Sidoarjo maka dilakukan pengiriman lewat kantor pos, dan biasanya pengiriman surat melalui email sekretaris. Beberapa tahapan dalam menyelesaikan surat keluar adalah sebagai berikut : a. Rancangan Surat Keluar Sebelum konsep surat dibuat, maka terlebih dahulu melakukan rancangan surat berdasarkan surat masuk yang diterima sesuai dengan alamat yang dituju atau masing-masing bidang permasalahan. Tujuan dari rancangan surat adalah untuk memberitahukan kepada masing-masing bagian bahwa rancangan surat sudah dibuat apakah telah sesuai dengan balasan surat masuk tersebut. Pemberitahuan ini dibutuhkan karena sebagai tanggung jawab dalam pembuatan rancangan surat yang sudah disetujui oleh masing-masing bagian seperti contoh pimpinan bagian commercial, consumer, supporting.
76
b. Penetapan Rancangan surat telah diselesaikan maka langkah selanjutnya ialah penetapan dari hasil rancangan surat. Hasil rancangan surat akan ditetapkan untuk dikirim sesuai dengan sebenarnya, kemudian diberikan paraf oleh pimpinan pada masing-masing bagian. Karyawan atau pengkonsep surat yang bertanggung jawab atas surat tersebut. Oleh karena itu pengkonsep harus membuat rancangan surat serta menetapkan kepada manajer supaya dapat persetujuan dan tanggung jawab atas surat tersebut. c. Pengetikan Surat keluar telah ditetapkan konsepnya, langkah selanjutnya ialah mengetik dan print atau cetak surat tersebut. Pengetikan surat keluar sesuai dengan format yang ditetapkan oleh PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk kantor pusat. Bentuk format surat full block style dengan type huruf adalah Arial, Times New Roman, dan Univers. Bentuk huruf baku yang dipakai oleh PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk ialah Times New Roman. Jadi dapat disimpulkan bahwa sebelum surat keluar dikirimkan kepada pihak luar organisasi atau perusahaan maka diperlukan konsep dalam pembuatan surat. Pembuatan surat ini menyesuaikan dengan model surat yang dibuat yaitu full block style, karena merupakan hak paten atau baku yang sudah ditetapkan oleh kantor pusat PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk. d. Pengesahan dan Pemberian Nomor Pengecekan konsep surat keluar telah dilihat oleh pimpinan bagian dan disetujui, lalu dilanjutkan ke pimpinan cabang dan meminta nomor kepada bagian sekretaris PT.Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk. Pemberian nomor
77
ini bertujuan agar mudah dipahami dalam pencarian data oleh internal perusahaan pada waktu disimpan didalam sebuah map owdner. Pemberian nomor surat keluar menyesuaikan dengan nomor agenda. Nomor agenda yang ada pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk. Berikut ini salah satu bentuk pemberian nomor surat keluar dan keterangan penjelasannya: 1. 468
: Merupakan nomor agenda surat yang akan di arsipkan
2. M
: Manager
3. SDA.II
: Cabang Sidoarjo dengan Kantor Wilayah 2 (Dua)
4. ACC
: Bagian Accounting Control
5. IV
: Bulan pembuatan surat
6. 2013
: Tahun pembuatan surat
Nomor surat diberikan sesuai dengan lanjutan nomor di dalam agenda penomoran. Surat yang telah ditandatangani oleh pimpinan bagian sudah dianggap sah, kemudian memberikan nomor. Pemberian nomor dilakukan terakhir karena surat harus mengetahui persetujuan dari pimpinan cabang berserta tandatangan.
78
Gambar 3.15 Memo surat keluar
79
4.2
Pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar secara Elektronik Filing (E-Filing) Pengelolan arsip e-filing pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk
menggunakan salah satu program aplikasi Microsoft Visual Studio Solution, yaitu aplikasi manajemen surat dari Bank BTN, aplikasi ini bertujuan untuk memudahkan sekretaris dalam mengerjakan tugas sehari - hari dan menghemat waktu. 4.2.1
Arsip Surat Masuk Elektronik Filing (E-Filing) Pengelolaan arsip elektronik (e-filing) pada PT. Bank Tabungan Negara
(Persero) Tbk menggunakan aplikasi yang disebut aplikasi manajemen surat. Berikut ini salah satu langkah - langkah sistem e-filing surat masuk dengan menggunaan aplikasi manajemen surat sebagai berikut : 1. Langkah Pertama Buka terlebih dahulu Computer Local Disk (C:) Program Files BTN, Maka akan muncul halaman seperti gambar dibawah ini :
Gambar 3.16 Gambar 4.17 Buka File Bank BTN
80
2. Langkah Kedua Setelah masuk ke aplikasi manajemen surat dan memilih yang surat masuk untuk mengisikan data yang sesuai dengan aplikasi dan surat masuk.
Gambar 3.17 Membuka Aplikasi Manajemen Surat Masuk
Gambar 3.18 Mengisi data surat masuk Keterangan : 1. Nomor dan tanggal agenda
: Sebagai nomor agenda arsip nomor S-0008
2. Surat dari
: PT. Gunawangsa Investindo
3. Nomor surat dari
: 131/GNWGS/BTN/IV/2013
81
4. Perihal
: Permohonan pencairan dana
5. Tujuan
: Consumer
6. Disposisi Branch Manager
: Diproses / Dilaksanakan
7. Lokasi File
: Sesuai dengan alamat lokasi file
3. Langkah Ketiga File surat masuk di scan dan file scan tersebut akan menjadi file PDF, setelah discan kemudian nama file disimpan dan pemberian nama sesuai dengan nomor agenda dan perihal surat sesuai dengan aplikasi manajemen surat.
Gambar 3.19 Pelampiran data scan sesuai nomor dan perihal surat Penyimpanan secara e-filing tahapannya adalah seperti penjelasan diatas. Penggunaan aplikasi manajemen surat memudahkan sekretaris. Dalam pencarian arsip kembali sekretaris sangat mudah untuk menemukannya, dan tidak perlu membongkar arsip di owdner tetapi dapat langsung diprint out karena data – data file sudah discan dan disimpan. Adanya sistem aplikasi ini lebih memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan dan lebih mengehemat kertas.
82
4.2.2 Arsip Surat Keluar Elektronik Filing (E-Filing) Sistem e-filing surat keluar memiliki tahapan yaitu, isi surat keluar harus jelas sesuai dengan masalah surat masuk, pembuatan konsep beserta persetujuan dari pimpinan bagian dan terakhir pemberian nomor di dalam aplikasi manajemen surat. Penggunaan aplikasi manajemen surat adalah sebagai beikut langkahlangkahnya : 1. Langkah Pertama Buka terlebih dahulu Computer Local Disk (C:) Program Files BTN, Maka akan muncul halaman seperti gambar dibawah ini :
Gambar 3.20 Membuka Aplikasi Manajemen Surat Keluar 2. Langkah Kedua Pilih Surat Keluar Pilih Data Baru
83
Gambar 3.21 Gambar tampilan surat keluar
Gambar 3.22 Gambar Data Baru
84
3. Langkah Ketiga Isikan data yang ada pada aplikasi manajemen surat sesuai dengan data yang akan diisi lengkap.
Gambar 3.23 Input Data Surat Keluar Keterangan : 1.
Nomor
: Berdasarkan urutan nomor agenda surat keluar
2.
Perihal
: Berdasarkan perihal surat keluar
3.
Kepada
: Berdasarkan alamat yang dituju
4.
Lokasi File : Berdasarkan scan data surat keluar
Langkah Keempat Jika ingin mencari data dari perusahaan yang ingin dicari, maka tuliskan nama perusahaan di tombol “cari berdasarkan kepada” lalu tekan cari, kemudian klik pada bagian nomor pada baris bawah cari berdasarkan kepada, maka data akan otomatis muncul. Salah satu contoh : SMA Muhammadiyah 2 Sidoarjo tekan cari.
85
Gambar 3.24 Pencarian data surat keluar
Gambar 3.25 Penemuan Data Surat Keluar Penyimpanan arsip secara e-filing surat keluar mempermudah dalam penanganan dan pencarian data kembali. Sistem penyimpanan ini menggunakan
86
sistem nomor agenda. Sistem agenda dimulai dari nomor terkecil hingga nomor terbesar contoh 0001-0400. Penggunaaan sistem ini lebih memudahkan dalam pencari data baik secara manual atau e-filing. Jika ingin mencari data surat keluar di dalam e-filing, lalu apabila ingat dengan perihal dan tanggal maka dapat dicari melalui surat dari di dalam Aplikasi Manajemen Surat. 4.3
Menangani Dokumen Hardcopy Menjadi Dokumen Softcopy Pada perusahaan PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk ada beberapa
dokumen hardcopy yang diubah dalam bentuk file softcopy, tetapi pengerjaannya masih secara manual dengan mengetik ulang dokumen tersebut. Hal tersebut akan membuang-buang waktu dengan mengetik ulang dokumen karena tidak hanya satu dokumen saja yang harus dilakukan oleh seorang karyawan. Untuk lebih menghemat waktu terdapat aplikasi yang dapat mengubah dokumen hardcopy menjadi file softcopy yaitu Optical Character Recognition (OCR) Online atau OCR scanner. OCR online adalah salah satu layanan online gratis yang dapat mengkonversi dokumen hasil scan atau gambar ke dalam dokumen Microsoft Word yang selanjutnya dapat diedit oleh pengguna. OCR online gratis ini tidak membutuhkan pendaftaran untuk menggunakannya, dan mendukung Multi-Kolom dokumen scan untuk pengenalan karakter yang tersedia dalam tiga puluh tiga (33) bahasa termasuk diantarannya Inggris, Perancis, Spanyol, Jerman, Itilia, Rusia, Portugis, dan Cina. Layanan OCR online gratis ini mendukung format gambar seperti TIF,JPEG, PNG, BMP, PPM, PBM PGM. Pengguna dapat meng-upload gambar maximal 10 MB. Untuk pengenalan karakter teks yang lebih baik, gambar yang kita upload harus minimal 200 dpi. Kita dapat menyalin teks hasil konversi ke dalam notepad atau download sebagai file word.
87
Sedangkan OCR Scanner adalah suatu program yang akan mengubah secara otomatis di dalam gambar hasil scan agar menjadi file teks yang bisa diolah. Berikut ini langkah-langkah dalam mengkonverter dokumen menjadi file softcopy. 1. Langkah Pertama Buka google chrome ketikkan alamat website http://www.onlineocr.net/
Gambar 3.26 Tampilan Awal OCR Online 2. Langkah Kedua Pilih berkas PDF, Gambar dan lain sebagainya yang akan di edit ulang.
88
Gambar 3.27 Memilih file dan mengupload file 3. Langkah Ketiga Pilih bahasa yang sesuai dengan text Pilih format file yang akan dijadikan softcopy-an Pilih Upload
Gambar 3.28 Pemilihan Bahasa dan Format File
89
4. Langkah Keempat Ketikan code sesuai dengan yang ditunjukkan oleh internet Pilih Recognize untuk menampilkan file yang sudah dipilih.
Gambar 3.29 Mengetik kode dan Recognize 5. Langkah Kelima Maka hasil akhir akan seperti berikut ini lalu kita download file tersebut yang sudah kita pilih.
Gambar 3.30 Download Hasil Akhir
