30
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
A
Deskripsi kerja praktek menggambarkan tentang bagaimana penulis
AY
merancang system. Langkah awal yang dilakukan adalah melakukan pengumpulan data akan informasi yang diperlukan oleh PT. Jamsostek (Persero) Cabang Madura dan kemudian menganalisa kebutuhan informasi ini dilakukan dengan
AB
cara wawancara, mengamati system yang sedang berjalan dan mempelajari form fisik atau dokumen yang ada. Setelah melakukan pengumpulan data dan analisa,
ST
IK
O
M
SU
serta membuat desain interface.
R
penulis mulai merancang system dan desain system, perancangan tabel database,
Gambar 4.1 Diagram Block Proses Kerja Praktek
30
31
4.1
Observasi Melakukan survey dan wawancara secara langsung di PT. Jamsostek
(Persero) Cabang Madura. Dari wawancara tersebut diperoleh data secara
A
langsung dari Bagian Customer Service atau pelayanan dan bagian Account Officer meliputi: prosedur pendaftaran perusahaan, pendaftaran tenaga kerja,
AY
pemberitahuan perubahan identitas tenaga kerja dan daftar perusahaan dengan
informasi jumlah tenaga kerja. Data–data yang diperoleh ini dapat digunakan
Analisa Permasalahan
R
4.2
AB
untuk membuat perancangan sistem yang lebih baik
Berdasarkan hasil survey pada saat melakukan kerja praktek, menemukan
SU
beberapa permasalahan seperti proses penyebaran informasi yang dilakukan PT. Jamsostek (Persero) Cabang Madura kepada pelanggan baik itu perusahaan ataupun tenaga kerja menggunakan surat untuk menyampaikan informasi,
M
sehingga membutuhkan proses yang cukup lama untuk menyampaikan informasi,
O
selain itu bagi perusahaan dan tenaga kerja untuk melakukan interaksi dengan bagian pelayanan (customer service) guna melakukan pengaduan, pihak
IK
perusahaan harus datang ke PT. Jamsostek (Persero) kantor cabang Madura untuk mendapatkan informasi yang diinginkan. Sebenarnya pihak dari PT. Jamsostek
ST
(Persero) telah memiliki website yang dapat diakses dimanapun untuk
mendapatkan informasi terbaru, namun informasinya bersifat umum. Namun ini memiliki kendala, yaitu kebanyakan pelanggan atau peserta Jamsostek adalah tenaga kerja aktif yang bekerja di suatu perusahaan, baik yang bekerja didalam
32
kantor ataupun diluar kantor mereka tidak memiliki waktu lebih untuk mengakses informasi dari website tersebut. Untuk mengatasi masalah yang ada maka diperlukan langkah-lahkah
A
sebagai berikut: 1. Analisa sistem
AY
2. Perancangan sistem
Pada langkah-langkah tersebut diatas ditunjukkan untuk dapat menemukan
AB
solusi dari permasalahan yang ada pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Madura,
4.3
Analisa Sistem
R
untuk lebih jelasnya dapat dijelaskan pada sub dibawah ini.
SU
Menganalisa sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem baru. Dalam langkah ini penulis melakukan analisis terhadap permasalahan yang ada pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Madura khususnya penyampaian
O
M
informasi pada pelanggan atau peserta jamsostek.
4.3.1 Document Flow
IK
Document Flow yaitu bagan yang memiliki arus dokumen secara
menyeluruh dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang
ST
terdapat dalam system. Adapun document flow untuk proses pendaftaran calon kepesertaan
perusahaan dan tenaga kerja dapat dilihat pada Gambar 4.2
33
IK
O
M
SU
R
AB
AY
A
ST
Gambar 4.2 Document Flow Proses Pendaftaran calon kepesertaan perusahaan dan tenaga kerja
Proses pendaftaran dimulai dari calon peserta dengan membawa
persyaratan pendaftaran yang kemudian diserahkan pada bagian customer service, bagian customer service akan melakukan pengecekan jika persyaratan lengkap maka akan dilanjutkan proses pengajuan kepesertaan baru yaitu dengan
34
memberikan form pendaftaran pada calon peserta untuk diisi. Kemudian form yang telah terisi dan dokumen persyaratan tersebut diserahkan pada Kabid Pemasaran untuk melakukan evaluasi data potensi. Setelah itu data pendaftar dan
A
persyaratan diserahkan pada account officer untuk diarsipkan dan melakukan approve data peserta baru, kemudian menentukan NPP (No Pokok Perusahaan)
AY
untuk perusahaan dan No Peserta untuk tenaga kerja lalu menetapkan iuran
pertama yang diserahkan pada customer service kemudian diteruskan pada calon
AB
peserta untuk melakukan pembayaran iuran pertama , setelah melakukan
pembayaran iuran pertama pada kasir. Kasir menghasilkan bukti pembayaran
R
yang diserapkan pada bagian Data Operator untuk menghasilkan sertifikat kepesertaan untuk perusahaan dan kartu peserta jamsosek untuk para tenaga kerja.
SU
Selanjutnya , document flow proses pemberitahuan pembayaran iuran jatuh tempo
ST
IK
O
M
dapat dilihat pada Gambar 4.3
35
SU
R
AB
AY
A
Tempo
O
M
Gambar 4.3 Document Flow Proses Pemberitahuan Pembayaran Iuran Jatuh
Pada proses pemberitahuan pembayaran jatuh tempo dimulai dari bagian
IK
manajemen yang melakukan pencarian data perusahaan, menncari periode
ST
registrasi dan tanggal penetapan jatuh tempo, setelah itu akan mengecek apakah kurang dari 5 hari sebelum tanggal jatuh tempo yang ditentukan, maka pihak manajemen akan mencari alamat perusahaan dan membuat surat pemberitahuan pembayaran iuran jatuh tempo yang akan dikirim pada perusahaan peserta Jamsostek.
36
4.4
Perancangan Sistem Setelah
melakukan
analisis
sistem
maka
selanjutnya
dilakukan
A
perancangan sistem. Dalam merancang sistem ini dimulai membentuk suatu sistem yang baru yang terkomputerisasi. Langkah-langkah yang dilakukan dalam
AY
perancangan sistem ini adalah : 1. System Flow
3. Hirarki Input Proses Output (HIPO)
R
4. Data Flow Diagram (DFD)
AB
2. Context Diagram
5. Entity Relationship Diagram (ERD)
SU
6. Database Management System (DBMS) 7. Kebutuhan Sistem
8. Desain Input Output
O
M
Ketujuh langkah tersebut akan dijelaskan sebagai berikut :
4.4.1
System Flow
IK
System Flow adalah gambaran tentang sistem yang akan dibangun.
Gambar 4.4 system flow proses pendaftaran perusahaan baru melalui SMS.
ST
Gambar 4.5 system flow proses pendaftaran peserta baru melalui SMS. Gambar
4.6 system flow proses pengaduan perusahaan melalui SMS. Gambar 4.7 system
flow proses pengaduan peserta atau tenaga kerja
melalui SMS. Gambar 4.8
system flow proses pengiriman SMS. Gambar 4.9 system flow proses pemberitahuan pembayaran jatuh tempo melalui SMS.
37
SU
R
AB
AY
A
Gambar 4.4 System Flow Proses Pendaftaran Perusahaan Baru Melalui SMS
O
M
IK
System Flow proses pendaftaran perusahaan baru melalui SMS dimulai
dari perusahaan mengirim SMS pendaftaran. Sistem menvalidasi SMS yang
ST
masuk, jika format salah maka system akan mengirimkan SMS auto reply bahwa
SMS yang dikirim salah, jika format benar sistem melakukan pengecekan ,apakah no hp telah terdaftar, jika no hp terdaftar maka system mengirim SMS auto reply registrasi ditolak. Sistem hanya menyimpan satu nomer handphone untuk setiap perusahaan. Jika nomer handphone perusahaan tidak terdaftar maka sistem akan
38
menyimpan data perusahaan dan mengirim reply SMS approval pendaftaran pada perusahaan. Sedangkan untuk system flow proses pendaftaran peserta atau tenaga
O
M
SU
R
AB
AY
A
kerja baru dapat dilihat pada Gambar 4.5
ST
IK
Gambar 4.5 System Flow Proses Pendaftaran Peserta atau Tenaga Kerja Baru Melalui SMS
System Flow proses pendaftaran peserta atau tenaga kerja baru melalui
SMS dimulai dari peserta mengirim SMS pendaftaran. System menvalidasi SMS yang masuk, jika format salah maka system akan mengirimkan SMS auto reply bahwa SMS yang dikirim salah, jika format benar system melakukan pengecekan ,apakah no hp telah terdaftar, jika no hp terdaftar maka sistem mengirim SMS
39
auto reply registrasi ditolak. Sistem hanya menyimpan satu nomer handphone untuk setiap peserta. Jika no hp peserta tidak terdaftar maka sistem akan menyimpan data peserta dan mengirim reply SMS approval pendaftaran pada
A
peserta. Sedangkan untuk system flow pengaduan perusahaan melalui SMS dapat
ST
IK
O
M
SU
R
AB
AY
dilihat pada Gambar 4.6
Gambar 4.6 System Flow Proses Pengaduan Perusahaan Melalui SMS
System Flow proses pengaduan perusahaan melalui SMS dimulai dari perusahaan mengirim SMS pengaduan. Sistem menvalidasi SMS yang masuk,
40
jika format salah maka sistem akan mengirimkan SMS auto reply bahwa SMS yang dikirim salah, jika format benar sistem melakukan pengecekan ,apakah nomer handphone perusahaan telah terdaftar, jika nomer handphone tidak
A
terdaftar maka sistem mengirim SMS auto reply untuk melakukan pendaftaran. Sistem hanya menyimpan satu nomer handphone untuk setiap perusahaan. Jika
AY
nomer handphone perusahaan terdaftar maka sistem akan menyimpan SMS pengaduan perusahaan. Sedangkan untuk system flow proses pengaduan peserta
ST
IK
O
M
SU
R
AB
atau tenaga kerja melalui SMS dapat dilihat pada Gambar 4.7.
Gambar 4.7 System Flow Proses Pengaduan Peserta atau Tenaga Kerja Melalui SMS
41
System Flow proses pengaduan peserta melalui SMS dimulai dari peserta mengirim SMS pengaduan. Sistem menvalidasi SMS yang masuk, jika format salah maka system akan mengirimkan SMS auto reply bahwa SMS yang dikirim
A
salah, jika format benar sistem melakukan pengecekan ,apakah nomer handphone peserta telah terdaftar, jika nomer handphone tidak terdaftar maka sistem
AY
mengirim SMS auto reply untuk melakukan pendaftaran. Sistem hanya menyimpan satu no hp untuk setiap peserta. Jika nomer handphone peserta
AB
terdaftar maka sistem akan menyimpan SMS pengaduan peserta. Sedangkan untuk
ST
IK
O
M
SU
R
system flow proses pengiriman SMS dapat dilihat pada Gambar 4.8.
Gambar 4.8 System Flow Proses Pengiriman SMS
42
System Flow proses pengiriman SMS ini dimulai dari manajemen melakukan proses login pada sistem, karena manajemenlah yang mempunyai hak untuk mengakses sistem. Jika login gagal sistem akan meminta user name dan
A
password kembali, jika login berhasil manajemen akan memilih mengirim SMS pada peserta atau perusahaan. Jika telah menetukan tujuan untuk mengirim SMS,
AY
manajemn akan menginputkan isi SMS, setelah itu manajemen akan menentukan
apakah mengirim SMS sekarang atau mengirim SMS terjadwal, jika mengirim
AB
SMS sekarang, SMS akan dikirimkan pada no hp yang dituju, pesan yang terkirim akan tensimpan pada pesan keluar. Kemudian jika mengirim SMS terjadwal
R
manajemen menetapkan tanggal dan waktu kirim SMS, kemuadian disimpan pada konsep. Sistem akan mengirim SMS sesuai dengan tanggal dan waktu yang telah
SU
ditetapkan. SMS yang terkirim akan disimpan pada pesan keluar. Sedangkan untuk system flow proses pemberitahuan pembayaran jatuh tempo melalui SMS
ST
IK
O
M
dapat dilihat pada Gambar 4.9
43
SU
R
AB
AY
A
Melalui SMS
O
M
Gambar 4.9 System Flow Proses Pemberitahuan Pembayaran Jatuh Tempo
IK
System Flow proses pemberitahuan pembayaran jatuh tempo melalui SMS
dimulai sistem melakukan proses pencarian data perusahaan pada database
ST
perusahaan, kemudian proses pengecekan periode registrasi. Sistem akan menetapkan tanggal pembayaran iuran jatuh tempo. Sistem akan mengirim SMS pemberitahuan iuran jatuh tempo pada lima hari sebelum tanggal jatuh tempo. Proses selanjutnya adalah pencarian nomer handphone perusahaan, kemudian mengirim pemberitahuan pembayaran jatuh tempo melalui SMS yang ditujukan
44
pada perusahaan. Pemberitahuan pembayaran jatuh tempo dikirim pada perusahaan, karena perusahaanlah yang berwenang membayar seluruh iuran peserta atau tenaga kerja yang bekerja pada suatu perusahaan. Sesuai dengan
Context Diagram
AY
4.4.2
A
kebijakan perusahaan masing-masing.
Context Diagram adalah gambaran menyeluruh dari data flow diagram
System
Informasi
Pelanggan
AB
(DFD). Dimana dalam context diagram ini dapat dilihat gambaran umum dari Berbasis
SMS
Gateway
yang
akan
R
diimplementasikan yaitu berupa data-data apa saja yang dibutuhkan dan
ST
IK
O
M
SU
dikeluarkan. Adapun gambar context diagram dapat dilihat pada gambar 4.10
45 DATA_PESERTA LAPORAN_PENGADUAN MANAJEMEN
PESERTA
UPDATE DATA
0
SMS_RESPON_PENGADUAN_PESERTA
SISTEM INFORMASI PELANGGAN BERBASIS SMS GATEWAY
RESPON PENGADUAN
SMS_PROGRAM_JAMSOSTEK
AY
DATA_KARYAWAN
A
SMS_PENGADUAN_PESERTA
PERMINTAAN LAPORAN
SMS_INFORMASI_PEMBAYARAN_JATUH_TEM
+ SMS_RESPON_PENGADUAN_PERUSAHAAN
AB
FORMASI_PROGRAM_JAMSOSTEK
R
SMS INFORMASI JAMSOSTEK
SMS PENGADUAN_PERUSAHAAN PERUSAHAAN
SU
PERIODE_REGISTRASI
DATA_PERUSAHAAN
Gambar 4.10 Contect Diagram Sistem Informasi Pelanggan Berbasis SMS
Hirarki Input Proses Output
O
4.4.3
M
Gateway Pada PT. JAMSOSTEK(Persero) Cabang Madura
Hirarki Input Proses Output (HIPO) berguna sebagai alat desain dan
IK
teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi. Tujuannya agar HIPO tersebut dapat memberikan informasi tentang
ST
fungsi-fungsi yang ada pada sistem tersebut. Hirarki Input Proses Output (HIPO) menggambarkan hirarki proses-proses yang ada dalam Data Flow Diagram. Gambar 4.11 adalah HIPO dari Perancangan Sistem Informasi Pelanggan Berbasis SMS Gateway Pada PT. JAMSOSTEK (Persero) Cabang Madura.
46
AB
AY
A
Gambar 4.11 HIPO Sistem Informasi Pelanggan Berbasis SMS Gateway Pada PT.
4.4.4
SU
R
JAMSOSTEK (Persero) Cabang Madura
Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data yang terjadi
M
didalam system, sehingga dengan dibuatnya Data Flow Diagram ini akan terlihat arus data yang mengalir dalam system. Data Flow Diagram dimulai dari
O
pembuatan context diagram , kemudian Data Flow Diagram level 0 hingga level
IK
terendah dari proses yang dibutuhkan. Pada Data Flow Diagram tergambar proses-proses yang berlangsung terhadap sistem. Selain itu dapat terlihat entity
ST
luar yang berhubungan dengan system dengan memberikan input kepada system juga akan memberikan output kepada entity tersebut. Terdapat juga data store yang digunakan sistem untuk menyimpan dan membaca data untuk kebtuhan input dan output terhadap proses yang berjalan. Adapun DFD Level 0 dapat dilihat pada Gambar 4.12 .
47 1 PROSES MENYIMPAN DATA MANAJEMEN LOGIN SYSTEM
MANAJEMEN DATA_KARYAWAN
MANAJEMEN
+
MENYIMPAN DATA PESERTA
2 UPDATE DATA MENYIMPAN DATA PERUSAHAAN
MENGELOLA DAFTAR KONTAK
+
3
PESERTA
REGISTRASI PERUSAHAAN
PERUSAHAAN
A
2
1
DATA_PERUSAHAAN
PESERTA REGISTRASI PESERTA
AY
PERUSAHAAN DATA_PESERTA 6
3
PESAN_MASUK
PENDAFTARAN PESERTA PROSES REGISTRASI
REPLY REGISTRASI PERUSAHAAN GAGAL
+
AB
4
MENYIMPAN PESAN KELUAR
INFORMASI_PROGRAM_JAMSOSTEK
5
PESAN_KELUAR
LAYANAN INFORMASI
+
MANAJEM EN
SMS_PROGRAM_JAMSOSTEK
R
PERUSAHAAN
SMS INFORMASI JAMSOSTEK
SU
PESERTA
PERUSAHAAN
5
DATA REGISTRASI PENDAFTARAN
PROSES PEMBERITAHUAN PEMBAYARAN PERUSAHAAN PERIODE_REGISTRASI JATUH TEMPO
SMS_INFORMASI_PEMBAYARAN_JATUH_TEMPO REPLY PEMBAYARAN JATUH TEMPO
+
M
SMS_RESPON_PENGADUAN_PERUSAHAAN
SMS_PENGADUAN_PESERTA
PERUSAHAAN
PESERTA
O
MANAJEMEN PESERTA RESPON PENGADUAN 6
IK
PERUSAHAAN
LAYANAN PENGADUAN
SMS PENGADUAN_PERUSAHAAN
ST
SMS_RESPON_PENGADUAN_PESERTA
+
PESAN MASUK PENGADUAN
SMS RESPON PENGADUAN
LAPORAN_PENGADUAN MANAJEMEN
7
PERMINTAAN LAPORAN
MANAJEMEN
PEMBUATAN LAPORAN PESAN KELUAR PENGADUAN
PESAN MASUK PENGADUAN
Gambar 4.12 DFD Level 0 Sistem Informasi Pelanggan Berbasis SMS Gateway Pada PT. JAMSOSTEK(Persero) Cabang Madura
48
Sedangkan untuk gambar data flow diagram level 1 untuk sub proses login sistem dapat dilihat pada Gambar 4.13. Dimana dimulai dari proses input user name dan password data karyawan yang disimpan pada tabel manajemen ,
A
kemudian dilanjutkan proses selanjutnya untuk memeriksa user name dan
R
AB
AY
password
SU
Gambar 4.13 DFD Level 1 Sub Proses Login Sistem
Pada data flow diagram level 1 untuk subproses mengelola daftar kontak
M
dapat dilihat pada gambar 4.14. Sistem ini dimulai dari proses menambah daftar
O
kontak yang akan disimpan pada sistem. Jika daftar kontak tersebut adalah kontak perusahaan maka akan disimpan pada tabel perusahaan dan jika daftar kontak
IK
tersebut adalah data peserta maka akan disimpan pada tabel peserta. Setelah data
ST
disimpan user dapat melakukan edit daftar kontak atau menghapus daftar kontak
49
AB
AY
A
R
Gambar 4.14 DFD Level 1 Sub Proses Mengelola Daftar Kontak
SU
Pada data flow diagram level 1 untuk subproses registrasi dapat dilihat pada Gambar 4.15. Setelah perusahaan dan tenaga kerja telah melakukan pendaftaran pada PT. JAMSOSTEK(Persero) Cabang Madura, akan mendapatkan
M
NPP untuk perusahaan dan No Peserta untuk tenaga kerja. Jika perusahaan ingin melakukan registrasi pada sistem ini , perusahaan melakukan proses registrasi data
O
perusahaan dengan melalui format SMS yang telah ditentukan . SMS registrasi
IK
yeng sesuai dengan format SMS Sistem akan tersimpan pada tabel pesan masuk dan tersimpan pada tabel perusahaan , jika format SMS salah maka system akan
ST
mengirim SMS reply pada perusahaan dan tersimpan pada pesan keluar. Sama halnya dengan tenaga kerja atau peserta ingin melakukan registrasi data peserta pada sistem ini, Tenaga kerja atau peserta melakukan proses registrasi data peserta dengan melalui format SMS yang telah ditentukan. SMS registrasi yeng sesuai dengan format SMS Sistem akan tersimpan pada tabel pesan masuk dan tersimpan
50
pada tabel peserta, jika format SMS salah maka system akan mengirim SMS reply
SU
R
AB
AY
A
pada peserta dan tersimpan pada pesan keluar.
M
Gambar 4.15 DFD Level 1 Sub Proses Registrasi
Pada data flow diagram level 1 untuk subproses layanan informasi dapat
O
dilihat pada gambar 4.16. Sistem ini dimulai dari manajemen melakukan update
IK
informasi jamsostek, kemudian melakukan kirim SMS Program Jamsostek pada peserta dan perusahaan. SMS yang terkirim tersebut akan tersimpan pada pesan
ST
keluar.
51
AB
AY
A
SU
R
Gambar 4.16 DFD Level 1 Sub Proses Layanan Informasi
Pada data flow diagram level 1 untuk subproses pemberitahuan jatuh tempo dapat dilihat pada gambar 4.17. Sistem ini dimulai dari pencarian data
M
perusahaan dan melakukan cek registrasi pada data perusahaan, kemudian sistem melakukan periman SMS Pemberitahuan Jatuh tempo pada perusahaan, lalu pesan
ST
IK
O
terkirim tersebut disimpan pada pesan keluar.
52
AB
AY
A
R
Gambar 4.17 DFD Level 1 Sub Proses Pemberitahuan Jatuh Tempo
Pada data flow diagram level 1 untuk subproses layanan pengaduan dapat
SU
dilihat pada Gambar 4.18. Proses ini dimulai dari perusahaan dan peserta melakukan pengiriman SMS pengaduan yang diterima oleh sistem, sistem akan menyimpan pesan pengaduan tersebut pada tabel pesan masuk. Setelah itu
M
Manajemen akan melakukan mengirim SMS respon pengaduan kepada
ST
IK
O
perusahaan dan peserta. Pesan terkirim tersebut akan disimpan pada pesan keluar
Gambar 4.18 DFD Level 1 Sub Proses Layanan Pengaduan
53
4.4.5
Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) mengambarkan basis data yang ada
pada, ERD itu sendiri terdiri dari 2 macam, yakni Conceptual Data Model (CDM)
ST
IK
O
M
SU
R
AB
AY
A
dan Physical Data Model (PDM) Berikut penjelasannya.
Gambar 4.19 ERD Sistem Informasi Pelanggan Berbasis SMS Gateway Pada PT.
JAMSOSTEK (Persero) Cabang Madura
54
SU
R
AB
AY
A
1. Conceptual Data Model (CDM)
M
O
Gambar 4.20 CDM Sistem Informasi Pelanggan Berbasis SMS Gateway Pada
IK
PT.J AMSOSTEK (Persero) Cabang Madura
ST
55
M
SU
R
AB
AY
A
2. Physical Data Model (PDM)
O
Gambar 4.21 PDM Sistem Informasi Pelanggan Berbasis SMS Gateway Pada
IK
PT.J AMSOSTEK (Persero) Cabang Madura
ST
4.4.6
Database Management System (DBMS) Dalam sub bab ini akan menjelaskan sruktur dari tabel-tabel yang akan
digunakan dalam pembuatan Perancangan Sistem Informasi Pelanggan Berbasis SMS Gateway Pada PT. JAMSOSTEK (Persero) Cabang Madura.
56
TABEL TRANSAKSI Tabel PESAN_MASUK Tabel PESAN_KELUAR Tabel KONSEP Tabel PESERTA Tabel PERUSAHAAN
A
TABEL MASTER Tabel PT_JAMSOSTEK_CABANG_MADURA Tabel JENIS_PROGRAM_JAMSOSTEK Tabel MANAJEMEN Tabel KABUPATEN Tabel SMS_GATEWAY
AY
1. TABEL : PT_JAMSOSTEK_CABANG_MADURA : No_Kacab
Fungsi
: Untuk menyimpan data yang berhubungan dengan Kacab
AB
Primary Key
Madura
Tabel 4.1 PT_JAMSOSTEK_CABANG_MADURA Ukuran
R
Tipe Data Variable Character Character Character Variable Character taabel ini digunakan
Keterangan Primary Key
5 9 9 50 untuk menyimpan data-data yang
SU
Kolom No_Kacab No_Fax No_Tlp Alamat Deskripsi,
M
berhubungan dengan Jamsostek Kacab Madura, yang disimpan pada tabel ini
O
adalah No_Kacab, No_Fax,No_Tlp, dan Alamat
ST
IK
2. TABEL : JENIS_PROGRAM_JAMSOSTEK Primary Key
: No_Kacab
Fungsi
: Untuk menyimpan jenis program yang dimiliki Jamsostek Tabel 4.2 JENIS_PROGRAM_JAMSOSTEK
Kolom Tipe Data Id_Jenis_Program Character No_Kacab Variable Character Nama_Program Variable Character
Ukuran 3 5 40
Keterangan Primary Key Foreign Key
57
Deskripsi, tabel ini digunakan untuk menyimpan program yang dimiliki oleh
jamsostek.
Tabel
ini
berhubungan
dengan
tabel
PT_JAMSOSTEK_CABANG_MADURA, yang disimpan pada tabel ini adalah
A
Id_Jenis_Program, No_Kacab, Nama_Program
AY
3. TABEL : PERUSAHAAN NPP
Fungsi
: Untuk menyimpan Data Perusahaan
AB
Primary Key
Tabel 4.3 PERUSAHAAN
Tipe Data Ukuran NPP Character 8 Id_Jenis_Program Character 3 No_Kacab Variable Character 5 Id_Kabupaten Variable Character 5 No_Server_Sms Character 12 Nama_Perusahaan Variable Character 30 No_Hp_Perusahaan Character 12 Jumlah_Tenaga_Kerja_Aktif Integer Periode_Registrasi Datetime Deskripsi, tabel ini digunakan untuk menyimpan data
O
M
SU
R
Kolom
Keterangan Primary Key Foreign Key Foreign Key Foreign Key Foreign Key
perusahaan yang
menjadi peserta Jamsostek di Kacab Madura, Tabel ini berhubungan dengan tabel
IK
PT_JAMSOSTEK_CABANG_MADURA,
JENIS_PROGRAM_JAMSOSTEK,
KABUPATEN dan tabel SMS_GATEWAY, yang disimpan pada tabel ini adalah
ST
NPP,
Id_Jenis_Program,
Nama_Perusahaan, Periode_Registrasi.
No_Kacab,
No_Hp_Perusahaan,
Id_Kabupaten,
No_Server_Sms,
Jumlah_Tenaga_Kerja_Aktif,
58
4. TABEL : KABUPATEN Primary Key
: Id_Kabupaten
Fungsi
: Untuk menyimpan UMK di setiap Kabupaten
A
Tabel 4.4 KABUPATEN
AY
Kolom Tipe Data Ukuran Keterangan Id_Kabupaten Variable Character 5 Primary Key Nama_Kabupaten Variable Character 10 UMK Integer Deskripsi, tabel ini digunakan untuk menyimpan data kabupaten serta
R
Id_Kabupaten, Nama_Kabupaten, Umk.
AB
Umk disetiap kabupaten di Madura. Yang disimpan pada tabel ini adalah
SU
5. TABEL : PESERTA Primary Key
: No_Peserta
Fungsi
: Untuk menyimpan data peserta jamsostek
M
Tabel 4.5 PESERTA
ST
IK
O
Kolom Tipe Data Ukuran Keterangan No_Peserta Variable Character 5 Primary Key NPP Variable Character 10 Foreign Key No_Server_Sms Character 12 Foreign Key Nama_Peserta Variable Character 30 No_Hp_Peserta Character 12 Alamat_Peserta Variable Character 50 Deskripsi, tabel ini digunakan untuk menyimpan data peserta yang
bekerja pada suatu perusahaan yang telah menjadi peserta Jamsostek. Tabel ini berhubungan dengan tabel PERUSAHAAN, SMS_GATEWAY. Data yang disimpan
adalah
No_Peserta,
No_Hp_Peserta, Alamat_Peserta.
NPP,
No_Server_Sms,
Nama_Peserta,
59
6. TABEL : SMS_GATEWAY Primary Key
: Id_Kabupaten
Fungsi
: Untuk menyimpan No SMS Gateway yang digunakan
A
Jamsostek Cabang Madura Tabel 4.6 SMS_GATEWAY
AB
yang digunakan oleh Jamsostek Kacab Madura
AY
Kolom Tipe Data Ukuran Keterangan No_Server_Sms Character 12 Primary Key Deskripsi, tabel ini digunakan untuk menyimpan No_SMS_Gateway
R
7. TABEL : MANAJEMEN : NPK
Fungsi
: Untuk menyimpan data Karyawan
SU
Primary Key
Tabel 4.7 MANAJEMEN
Tipe Data Ukuran NPK Variable Character 12 No_Kacab Variable Character 5 No_Server_Sms Character 12 Nama_Karyawan Variable Character 20 Bagian Variable Character 15 User_Name Variable Character 50 Password Variable Character Deskripsi, tabel ini digunakan untuk menyimpan
Keterangan Primary Key Foreign Key Foreign Key
IK
O
M
Kolom
data karyawan yang
ST
bekerja pada Kacab Madura untuk mengakses SMS GATEWAY. Tabel ini berhubungan
dengan
tabel
PT_JAMSOSTEK_CABANG_MADURA,
SMS_GATEWAY, yang disimpan adalah NPK , No_Kacab, No_Server_Sms, Nama_Karyawan, Bagian, User_Name, Password.
60
8. TABEL : PESAN_MASUK Primary Key
: Id_Pesan_Masuk
Fungsi
: Untuk menyimpan pesan yang masuk pada sistem sms
A
Gateway Tabel 4.8 PESAN_MASUK
AB
AY
Kolom Tipe Data Ukuran Keterangan Id_Pesan_Masuk Integer Primary Key No_Server_Sms Character 12 Foreign Key No_Hp_Pengirim Character 12 Pesan_Masuk Variable Character 160 Tanggal_Waktu_Pesan_Masuk Datetime Deskripsi, tabel ini digunakan untuk menyimpan pesan yang masuk pada
R
sistem SMS Gateway. Tabel ini berhubungan dengan tabel SMS_GATEWAY,
SU
yang disimpan adalah Id_Pesan_Masuk, No_Server_Sms, No_Hp_Pengirim Pesan_Masuk , Tanggal_Waktu_Pesan_Masuk
M
9. TABEL : PESAN_KELUAR
: Id_Pesan_Keluar
Fungsi
: Untuk menyimpan pesan yang keluar dari sistem SMS
IK
O
Primary Key
Gateway Tabel 4.9 PESAN_KELUAR
ST
Kolom Tipe Data Ukuran Keterangan Id_Pesan_Keluar Integer Primary Key No_Server_Sms Character 12 Foreign Key No_Hp_Penerima Character 12 Pesan_Keluar Variable Character 160 Tanggal_Waktu_Pesan_Keluar Datetime Status_Pesan Variable Character 8 Deskripsi, tabel ini digunakan untuk menyimpan pesan yang keluar dari
system SMS Gateway untuk para peserta atau perusahaan. Tabel ini berhubungan
61
dengan tabel SMS_GATEWAY, yang disimpan adalah Id_Pesan_Keluar, No_Server_Sms,
No_Hp_Penerima,
Pesan_Keluar,
A
Tanggal_Waktu_Pesan_Masuk , Status Pesan.
10. TABEL : KONSEP : Id_Konsep
Fungsi
: Untuk menyimpan pesan yang akan dikirim
AB
Tabel 4.10 KONSEP
AY
Primary Key
Tipe Data Ukuran Keterangan Id_Konsep Integer Primary Key No_Server_Sms Character 12 Foreign Key No_Hp_Penerima Character 12 Pesan Variable Character 160 Tanggal Datetime Deskripsi, tabel ini digunakan untuk menyimpan pesan yang akan
SU
R
Kolom
dikirim dari system SMS GATEWAY untuk para peserta atau Perusahaan. Tabel
M
ini berhubungan dengan tabel SMS_GATEWAY, yang disimpan adalah Id_Konsep,
No_Server_Sms,
No_Hp_Penerima,
Pesan,
Tanggal_Kirim,
IK
O
Waktu_Kirim.
4.4.7
Kebutuhan System
ST
Untuk pembuatan design maka dibutuhkan beberapa perangkat yang
mendukung , baik perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software)
1.
Kebutuhan Perangkat Lunak Beberapa software yang digunakan dalam perancangan system adalah sebagai berikut :
62
1. System Operasi Windows 8 2. Power designer 6 32 bit
2.
A
3. Microsoft Office Visio 2007
Kebutuhan Perangkat Keras
AY
Spesifikasi hardware minimal yang digunakan dalam pembuatan
Perancangan Sistem Informasi Pelanggan Berbasis SMS Gateway Pada
AB
PT.Jamsostek (Persero) Cabang Madura sebagai berikut
2. Memori 512 Mb 3. Hardisk 20 Gb
4.4.8
SU
4. VGA 32 Mb
R
1. Processor Pentium-IV 1 Gz
Desain Input / Output input/output
M
Desain
merupakan
rancangan
berupa
form
untuk
O
memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari System Informasi Pelanggan Berbasis SMS Gateway Pada PT. Jamsostek (Persero)
IK
Cabang Madura. Desain input/output juga merupakan acuan pembuatan dalam
ST
membangun sistem.
1.
Desain Splash Screen Splash Screen merupakan tampilan awal dari Sistem Informasi Pelanggan
Berbasis SMS Gateway Pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Madura.
63
A
AY
Gambar 4.22 Desain Form Splash Screen
AB
Fungsi dari Splash Screen adalah untuk inisialisasi dari komponen dan
koneksi dengan modem. Jika inisialisasi berhasil maka akan membuka pada form
Desain Login Sebelum
sistem,
SU
2.
R
login
mengakses
hendaknya
ada
proses
untuk
mengindentifikasi user untuk masuk ke dalam Sistem Informasi Pelanggan
M
Berbasis SMS Gateway Pada PT. Jamsostek (Persero) Cabang Madura. Untuk
O
mengidentifikasi user, user perlu memasukkan username dan password. Jika username dan password tidak benar maka akan muncul pesan invalid user, Jika
IK
Username dan password benar maka akan muncul pesan validated user. Tabel
ST
yang terkait adalah tabel master manajemen
Gambar 4.23 Desain Form Login
64
3.
Desain Form Pesan Masuk Form pesan masuk digunakan untuk menyimpan pesan yang masuk pada
system. Dalam form pesan masuk terdapat tabel pesan masuk, no hp pengirim,
A
tanggal dan waktu pesan masuk. Pada tabel sebelah kiri terdapat check box yang digunakan sebagai pemilihan pesan digunakan untuk melakukan proses
AY
selanjutnya, yaitu memilih tombol teruskan untuk menyalin pesan dan digunakan untuk teks pesan yang akan dikirim ke nomer tujuan, tombol balas digunakan
AB
untuk membalas pesan masuk, tombol hapus digunakan untuk menghapus pesan.
Gambar 4.24 Desain Form Pesan Masuk
IK
O
M
SU
R
Tabel yang terkait adalah tabel pesan masuk
ST
4.
Desain Form Pesan Keluar Form pesan keluar digunakan untuk menyimpan pesan yang dikirim oleh
system. Dalam form pesan keluar terdapat tabel pesan keluar, no hp penerima, tanggal dan waktu pesan masuk serta status pesan, status pesan ini merupakan status yang diterima oleh system, bahwa pesan tersebut terkirim atau gagal. Pada tabel sebelah kiri terdapat check box yang digunakan sebagai pemilihan pesan
65
digunakan untuk melakukan proses selanjutnya, yaitu memilih tombol teruskan untuk menyalin pesan dan digunakan untuk teks pesan yang akan dikirim ke nomer tujuan, tombol hapus digunakan untuk menghapus pesan. Tabel yang
R
AB
AY
A
terkait adalah tabel pesan keluar.
5.
SU
Gambar 4.25 Desain Form Pesan Keluar
Desain Form Konsep Pesan
M
Form Konsep Pesan
digunakan untuk menyimpan pesan yang akan
O
dikirim. Dalam form konsep pesan terdapat tabel no hp penerima ,pesan ,tanggal kirim dan waktu kirim, tanggal kirim dan waktu kirim merupakan tanggal dan
IK
waktu yang akan SMS yang akan dikirim. Pada tabel sebelah kiri terdapat check
ST
box yang digunakan sebagai pemilihan pesan digunakan untuk melakukan proses yang dipilih , yaitu memilih tombol edit untuk mengedit ulang SMS yang akan dikirim, tombol hapus digunakan untuk menghapus pesan. Tabel yang terkait adalah tabel pesan konsep.
66
AY
A
Desain Form Daftar Kontak
R
6.
AB
Gambar 4.26 Desain Form Konsep Pesan
Pada desain form daftar kontak terdapat dua sub menu , yaitu Daftar
A.
SU
Kontak Peserta dan daftar Kontak Perusahaan Jamsostek Cabang Madura.
Desain Form Sub Menu Daftar Kontak Peserta
M
Form Sub Menu Daftar Kontak Peserta digunakan untuk menyimpan Data
O
peserta Jamsostek Cabang Madura, seperti nomer peserta, nama peserta, nomer handphone
dan alamat. Pada tabel sebelah kiri terdapat check box yang
IK
digunakan sebagai pemilihan pesan digunakan untuk melakukan proses yang
ST
dipilih, yaitu memilih tombol Kirim SMS untuk mengirim SMS pada no yang dituju, tombol edit untuk mengedit data peserta, tombol hapus untuk menghapus data peserta. Selain itu terdapat text box untuk melakukan pencarian, sehingga memudahkan user dalam mencari data peserta, subjek pencarian menggunakan no peserta dan nama peserta. Tabel yang terkait adalah tabel peserta.
67
AY
A
B.
AB
Gambar 4.27 Desain Form Sub Menu Form Daftar Kontak Peserta
Desain Form Sub Menu Daftar Kontak Perusahaan
R
Form Sub Menu Daftar Kontak Perusahaan digunakan untuk menyimpan
SU
Data Perusahaan Jamsostek Cabang Madura, seperti tabel NPP, Nama Perusahaan, No Hp, Periode Registrasi, Jumlah Tenaga Kerja Aktif dan Alamat . Pada tabel sebelah kiri terdapat check box yang digunakan sebagai pemilihan
M
pesan digunakan untuk melakukan proses yang dipilih , yaitu memilih tombol Kirim SMS untuk mengirim SMS pada nomer handphone yang dituju, tombol edit
O
untuk mengedit data peserta, tombol hapus untuk menghapus data peserta. Selain
IK
itu terdapat text box untuk melakukan pencarian, sehingga memudahkan user dalam mencari data perusahaan, subjek pencarian menggunakan NPP dan Nama
ST
Perusahaan. Tabel yang terkait adalah tabel perusahaan.
68
AB
AY
A
Gambar 4.28 Desain Form Sub Menu Daftar Kontak Perusahaan
Desain Form Tambah Kontak
R
7.
SU
Pada desain form Tambah kontak terdapat dua sub menu, yaitu Tambah Peserta Baru dan Tambah Daftar Perusahaan Baru Jamsostek Cabang Madura.
Desain Form Sub Menu Tambah Kontak Peserta Baru
M
A.
Form Sub Menu Tambah Kontak Peserta Baru, Form ini digunakan untuk
O
mengimputkan data peserta baru yang akan disimpan pada database. User akan
IK
mengisi teks box yang ada. Data yang diinputkan berupa no peserta, nama peserta,
no handphone dan alamat. Jika telah berhasil diinputkan maka akan muncul pada
ST
daftar kontak peserta. Tabel yang terkait adalah tabel peserta.
69
AY
A
B.
AB
Gambar 4.29 Desain Form Sub Menu Tambah Kontak Peserta Baru
Desain Sub Menu Tambah Kontak Perusahaan Baru
R
Form sub menu tambah kontak perusahaan baru, form ini digunakan untuk
SU
mengimputkan data perusahaan baru yang akan disimpan pada database. User akan mengisi teks box yang ada. Data yang diinputkan berupa NPP,Nama Perusahaan, No Hp Perusahaan, Alamat, Kabupaten, Periode Registrasi, Jumlah
M
Tenaga Kerja Aktif . Jika telah berhasil diinputkan maka akan muncul pada daftar
ST
IK
O
kontak perusahaan. Tabel yang terkait adalah tabel perusahaan.
Gambar 4.30 Desain Form Sub Menu Tambah Kontak Perusahaan Baru
70
8.
Desain Form Kirim SMS Form kirim SMS digunakan untuk user untuk menginputkan pesan dan
tujuan SMS dikirim. Pada Form Kirim SMS terdapat dua pilihan dengan
A.
AY
Desain Form Kirim SMS Terjadwal, berikut adalah pembahasannya:
A
menentukannya dengan check box yaitu Desain Form Kirim SMS Sekarang dan
Desain Form Kirim SMS Sekarang
AB
Form kirim SMS sekarang difungsikan untuk mengirim SMS pada saat itu juga, user mengimputkan atau mencari kontak dengan memilih tombol cari
R
kontak, usr akan memilih tujuan SMS akan dikirim , kontak peserta atau kontak perusahaan, pada tekx box pesan , user akan menginputkan isi dari SMS. Pada
SU
form terdapat tiga tombol yaitu : tombol kirim,digunakan ntuk mengirim langsung pesan pada no handphone yang akan dituju. Tombol simpan, digunakan
untuk
menyimpan
pesan
pada
pesan
konsep.Tombol
M
batal,difungsikan untuk membatalkan pesan yang akan dikirimkan. Tabel terkait
O
yang terkait adalah tabel konsep pesan ,tabel pesan keluar tabel peserta, tabel
ST
IK
perusahaan.
Gambar 4.31 Desain Form Kirim SMS Sekarang
71
B.
Desain Form Kirim SMS Terjadwal Form kirim SMS terjadwal difungsikan untuk mengirim SMS pada tanggal
dan waktu yang telah ditentukan, user mengimputkan atau mencari kontak
A
dengan memilih tombol cari kontak, usr akan memilih tujuan SMS akan dikirim, kontak peserta atau kontak perusahaan, pada tekx box pesan, user akan
AY
menginputkan isi dari SMS. Pada form terdapat tiga tombol yaitu: tombol kirim
terjadwal ,digunakan ntuk mengirim SMS pada tanggal dan waktu yang telah
AB
dijadwalkan. Tombol simpan, digunakan untuk menyimpan pesan pada pesan
konsep. Tombol batal, difungsikan untuk membatalkan pesan yang akan
R
dikirimkan. Tabel terkait yang terkait adalah tabel konsep pesan, tabel pesan
ST
IK
O
M
SU
keluar tabel peserta,tabel perusahaan
Gambar 4.32 Desain Form Kirim SMS Terjadwal
72
9.
Desain Form Pengaturan Form pengaturan digunakan user untuk melakukan pengaturan pada
program . Pada Form pengaturan terdapat empat sub menu pengaturan . Berikut
Desain Form Sub Menu Pengaturan Startup
AY
A.
A
penjelasannya.
Form startup digunakan user untuk mengosongkan atau menghapus SMS
AB
yang terdapat pada pesan masuk, pesan keluar, konsep pesan. User cukup memilih check box yang telah disediakan untuk mengaktifkannya. Kemudian pilih tombol
R
ok untuk menyimpan pengaturan tersebut. Jika user tidak mengaktifkan startup maka , check box tidak perlu dicentang. Tabel terkait adalah tabel pesan masuk,
ST
IK
O
M
SU
pesan keluar, konsep pesan.
B.
Gambar 4.33 Desain Form Sub Menu Pengaturan Startup
Desain Form Sub Menu Pengaturan Limit Form limit digunakan user untuk membatasi SMS yang terdapat pada
pesan masuk, pesan keluar, konsep pesan. User cukup menginpukan angka, untuk
73
membatasi SMS, default sistem telah membatasi dengan 100. Kemudian pilih tombol ok untuk menyimpan pengaturan tersebut. Tabel terkait adalah tabel pesan
AB
AY
A
masuk , pesan keluar , konsep pesan.
Desain Form Sub Menu Pengaturan Konfirmasi
SU
C.
R
Gambar 4.34 Desain Form Sub Menu Pengaturan Limit
Form konfirmasi digunakan
memberikan konfirmasi pada user saat
menghapus pesan masuk, pesan keluar, konsep pesan. User cukup memilih check
M
box yang disediakan untuk mendaatkan konfirmasi. Kemudian pilih tombol ok
O
untuk menyimpan pengaturan tersebut. Tabel terkait adalah tabel pesan masuk ,
ST
IK
pesan keluar , konsep pesan.
Gambar 4.35 Desain Form Sub Menu Pengaturan Konfirmasi
74
D.
Desain Form Sub Menu Pengaturan Pemberitahuan Form pemberitahuan digunakan untuk memberikan pemberitahuan pada
user menerima SMS masuk, mengirim SMS, pemberitahuan gagal mengirim
A
SMS. User cukup memilih check box yang disediakan untuk mendapatkan pemberitahuan. Kemudian pilih tombol ok untuk menyimpan pengaturan tersebut.
SU
R
AB
AY
Tabel terkait adalah tabel pesan masuk, pesan keluar, konsep pesan.
Desain Output Form Laporan Pengaduan
O
10.
M
Gambar 4.36 Desain Form Sub Menu Pengaturan Pemberitahuan
Form laporan pengaduan digunakan untuk mendapatkan laporan pegaduan
IK
sebagai pemberitahuan pada manajemen. User memilih radio button yang disediakan untuk mendapatkan laporan pengaduan perusahaan atau peserta. User
ST
menentukan periode awal dan periode akhir sebagai acuan laporan. Terdapat icon pdf untuk menyimpan laporan dalam file pdf dan icon print untuk mencetak laporan pengaduan tersebut. Tabel yang terkait adalah pesan masuk.
75
AY
A
Desain Hasil Cetak Pengaduan Perusahaan
R
11.
AB
Gambar 4.37 Desain Output Form Laporan Pengaduan
Laporan ini berupa print out dari form laporan pengaduan yang ditampung
SU
dari pesan masuk yang dikirim oleh perusahaan. Laporan berisi informasi tentang
ST
IK
O
M
pengaduan perusahaan sebagai pemberitahuan pada manajemen.
Gambar 4.38 Desain Hasil Cetak Laporan Pengaduan Perusahaan
76
12.
Desain Hasil Cetak Pengaduan Peserta Laporan ini berupa print out dari form laporan pengaduan yang ditampung
dari pesan masuk yang dikirim oleh peserta. Laporan berisi informasi tentang
SU
R
AB
AY
A
pengaduan peserta sebagai pemberitahuan pada manajemen.
ST
IK
O
M
Gambar 4.39 Desain Hasil Cetak Laporan Pengaduan Peserta
