BAB IV ANALISIS DAN HASIL

93

BAB IV ANALISIS DAN HASIL

4.1 RUANG LINGKUP BISNIS (BUSINESS SCOPE) Berdasarkan hasil arahan Bp. Hartono Atmadja, Managing Director Garudafood Group, dan diskusi dengan tim pembenahan business process proyek (Samuel TriswandiFinance Director Garudafood Group, Robert Chandra-FA Division Head Garudafood, Yoyok Indratmoko- IT Manager Garudafood Group), maka diperlukan inisiasi crash program dan usulan implementasi IT project yang dapat membantu kendali operasional bisnis perusahaan, dimana kondisi saat itu masih banyak proses dilakukan secara manual, rekap data sales yang terlambat dan belum ada konsolidasi data sehingga top manajemen kesulitan dalam memonitor aktivitas bisnis, pelaporan keuangan dan pengambilan keputusan. Serta tidak terkontrolnya stok bahan yang menyebabkan banyaknya bahan baku produksi yang tidak dapat dimanfaatkan secara efektif dan terkontrol, seperti tidak adanya pengontrolan dalam persediaan bahan baku, dan juga pada outlet outlet yang ada sering terjadi hasil produksi menjadi tidak terjual, hal ini dikarenakan tidak adanya analisa dari hasil penjualan yang bisa menentukan produk apa saja yang pada umumnya paling tinggi tingkat penjualan dan paling rendah tingkat penjualannya pada outlet-outlet tertentu. Dengan beberapa outlet yang tersebar dan memiliki unit produksi (kitchen) masingmasing, yang bertujuan untuk lebih mendekatkan diri ke pelanggan dengan produk yang fresh yang dihasilkan dari kitchen outlet setempat, maka diperlukan inisiasi IT Project baik infrastruktur, hardware dan aplikasi yang dapat mendukung operasional bisnis perusahaan.

76

77

Pada tahapan business scope ini juga untuk mencari informasi sedetail mungkin tentang perusahaan. Ada beberapa informasi penting yang diperoleh sebagai tahapan awal dalam assessment, beberapa hal tersebut adalah: Tabel 4.1 Business scope Atribute PT SIB Business Scope Attribute

Definisi “ Indonesia’s Top 2 Food and Beverage Company by 2015 “

Vision

Mission

Visi Garudafood Group untuk menjadi Perusahaan Makanan dan Minuman Dua Terbaik di tahun 2015 • Product Innovation and Expansion New Product Launching terus digulirkan dengan inovasi – inovasi produk dengan menyesuaikan kebutuhan/selera konsumen , harga kompetitif serta ketersediaan di masing-masing outlet. Dan terus berekspansi membuka outlet outlet baru. • Quality, Service and Cleanliness Penyusunan standar baku untuk kualitas produk dan penerapan ISO sebagai tolok ukur untuk produsen makanan yang sehat/higienis dan berkualitas. Pemberian pelayanan yang baik pada konsumen dan kebersihan dari outlet dan produk harus selalu dijaga • Operational Excellence Pelaksanaan operasional dan fungsi-fungsi terkait dalam bisnis Perusahaan harus mengacu kepada Cost Leadership dan Cost Innovation untuk meningkatkan daya saing produk dan profitabilitas Perusahaan.

Values (core belief) “Sukses itu lahir dari kejujuran, keuletan dan ketekunan yang diiringi doa “ Customer/markets

Menengah ke atas dengan produk premium

Products/services

Bakery : Bread and Cakes

Geography

Domestik dan Regional

Strategic intent

Rencana jangka panjang untuk mendukung operasional bisnis

78

Business Scope Attribute

Definisi Sukses Inti Boga Strategic Themes Tudung Group Vision: Indonesia’s Top 2 Food and Beverage Company by 2015

Innovation & Expansion

Quality, Service & Cleanliness

Operational Excellence

Live the Tudung Way

Sustainable competitive

Kemampuan, sumber daya, proses, daya saing yang sebagai nilai kompetitif bagi pelanggan, pesaing dan pangsa pasar. • • • •

Outlet yang tersebar Jalur distribusi yang cukup merata Inovasi produk yang berkelanjutan Jalur modern market cukup kuat

Dari tahapan awal Business Scope ini dapat diperoleh gambaran tentang PT.Sukses Inti Boga mengenai visi, misi dan operasional bisnis perusahaan.

4.2 Position 4.2.1. IT Position Kondisi pada saat awal PT.Sukses Inti Boga mengakuisisi PT.Jesslyn K Cakes , yang berangkat dari family business , dan masih menjalankan bisnis Perusahaan secara manual, artinya belum mengadopsi penggunaan sistem komputerisasi secara menyeluruh, pada

79

masing-masing outletnya masih menggunakan mesin Cash Register manual dan belum ada konsolidasi data ke kantor pusatnya. Sedangkan untuk kegiatan seperti, penghitungan gaji, penjadualan, dan pembuatan laporan masih menggunakan aplikasi Microsoft Office seperti Microsoft Excel dan Microsoft Word. Untuk absensi karyawan masih dengan menggunakan punch card, untuk mendukung kegiatan penyebaran dan pertukaran informasi dan komunikasi dengan pihak external masih menggunakan facsimile dan email public, belum ada email internal sebagai sarana komunikasi antar bagian. Hal ini menyebabkan perlunya proses penginputan ulang pada bagian-bagian tertentu untuk pemrosesan lebih lanjut. Portfolio aplikasi yang berjalan saat ini dapat dilihat pada tabel berikut : Tabel 4.2 Portfolio Aplikasi Saat ini STRATEGIC KEY OPERATIONAL ( ) POS Cash Register

HIGH POTENTIAL SUPPORT (*) MS Office 2000/2003 ( ) Public email

(*) Aplikasi yang sedang berjalan saat ini ( ) Aplikasi yang sedang berjalan dan perlu ditingkatkan

Dari data tersebut dapat kita gambarkan bahwa sumber daya teknologi informasi pada PT Sukses Inti Boga pada saat awal akuisisi masih sangat minim. Sumber daya manusia untuk divisi teknologi informasi juga tidak ada, hal ini dipengaruhi oleh sikap perusahaan sebelumnya yang belum melihat peluang pemanfaatan SI/TI untuk menghasilkan keunggulan kompetitif yang mampu menunjang operasional bisnis perusahaan.

80

Tabel berikut menggambarkan kondisi awal IT pada saat proses akuisisi PT.Jesslyn K Cakes oleh PT.Sukses Inti Boga : Tabel 4.3 Kondisi Awal IT pada PT Sukses Inti Boga IT Position

Jumlah Belum ada

Person IT

Inventory IT Desktop PC (Intel(R) Pentium(R) 4 CPU 2.26GHz Cash Register Manual Samsung 650A Printer LX 300 Printer LQ-2170 Aplikasi/ Software

4.2.2

Keterangan Organisasi IT belum ada, aktivitas penanganan kerusakan/troubleshoot, perangkat dibawa ke vendor IT

12 unit 17 unit 3 unit 2 unit Microsoft Office 2003

Value Chain Analysis

Analisis ini digunakan untuk mengidentifikasi aktivitas bisnis perusahaan yang terbagi menjadi dua kelompok aktivitas perusahaan yaitu aktivitas primer dan aktivitas pendukung. Pada aktifitas pendukung (firm infrastruktur), khususnya untuk outlet milik PT. SIB sendiri, ada beberapa tipe outlet ,yaitu : Tabel 4.4 Tipe-tipe Outlet PT Sukses Inti Boga (milik sendiri) Type Outlet Outlet saja (O) Outlet + Kitchen (O+K)

Outlet + Central Kitchen (O+K+CK)

Keterangan

Jumlah

Outlet yang hanya menjual produk jadi

6 unit

Outlet yang menjual produk jadi, dan berproduksi dari adonan WIP/tepung/ 10 unit adonan dari Central Kitchen Outlet yang menjual produk barang jadi, 1 unit di Pabrik memasak adonan dan menyediakan dan kantor Pusat adonan sebagai bahan baku adonan ke PT.SIB Outlet (O+K)

17 outlet

81

Dari 3 (tiga) jenis outlet di atas, maka Outlet Central Kitchen akan mensupply kebutuhan bahan baku adonan tepung/WIP ke outlet-outlet yang memiliki unit produksi (kitchen). Sedangkan outlet yang khusus menjual item finish goods akan mendapatkan supply dari outlet terdekat (yang memiliki unit produksi) atau dari central kitchen , yang sudah ditentukan dari area dan jaraknya.

Gambar 4.1 Alur Supply Bahan Antar Outlet

82

Dari 3(tiga) jenis outlet tersebut maka proses supply bahan mulai dari supplier ke outlet dan selanjutnya ke customer dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 4.2 Alur Proses Bisnis PT.SIB

Dengan rantai nilai dari PT. Sukses Inti Boga (lihat gambar 4.2), dapat digambarkan dibawah ini :

83

S u p p o r t A c t iv it ie s

Firm Infrastructure

Product and Technology Development

Human Resource Management

Procurement

P r im a r y A c t iv it ie s

Inbound Logistic Pendataan masuknya bahan baku Pencatatan masa kadaluarsa bahan baku Delivery Bahan baku ke Pabrik

Operational

68 Outlet : 17 outlet dgn unit produksi/ kitchen 1 Kantor Pusat : Pabrik/Central Kitchen Legal, Finance & Accounting R&D, Production, Formulation Engineering, IT PPIC, Sales Operation Personnel, Recruitment, Training Payroll, Compensation & Benefit Industrial Relation, Public Relation Vendor Management & Evaluation Contracting and Central Procurement Strategic Sourcing : Raw Material & Packaging Material Outbond Logistik Marketing and Sales Service

Pengolahan Bahan Baku

Penyimpanan hasil produksi

Perawatan Mesin Operasional

Pengiriman ke tiap tiap outlet Pembuatan banner atau spanduk

Layanan Keluhan pelanggan

Quality Contol pada proses pembuatan

Penarikan hasil produksi yang Pembuatan promo untuk customer melewati masa berlaku Mengiklankan kepada beberapa media ( radio, cetak)

Franchise Long Term Partnership Program

Penyimpanan Bahan Baku yang standar Pengolahan limbah produksi dan effisien Pengukuran bahan baku saat Pengendalian Persediaan produksi Pengepakan hasil produksi

Promosi produk di tiap outlet

Proses pemasaran franchise Market Research and Sales Analysis

Gambar 4.3 Value Chain PT Sukses Inti Boga

Training center

Peluang kerja sama franchise

Value Added ‐Cost

MARGIN

=

84

Aktivitas Primer/ Utama : 1. Penanganan dan Penyimpanan Bahan Baku( inbound logistic) Aktivitas yang berhubungan dengan penerimaan bahan baku dan bahan pembantu dari supplier, penyimpanan bahan ke gudang, penanganan material, pencatatan masa kadaluwarsa bahan pergudangan, pengendalian persediaan, penjadualan kendaraan pengangkut, pengembalian barang kepada pemasok. 2. Operasional (produksi pembuatan barang, perakitan) Aktivitas yang menyangkut pengubahan masukan menjadi produk akhir, seperti pengolahan bahan baku, formulasi, pengemasan, inspeksi/ quality control, pemeliharaan alat-alat dan pengoperasian fasilitas. 3. Penanganan dan Penyimpanan bahan jadi (outbond logistic) Aktivitas yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan, dan pendistribusian fisik produk kepada pembeli, seperti pengiriman bahan dan formula premix ke unit produksi outlet, pergudangan barang jadi, pengoperasian kendaraan pengirim, pengolahan pesanan, dan penjadualan. 4. Penjualan dan Pemasaran (marketing dan sales) Aktivitas yang menyangkut penyediaan sarana agar pembeli dapat membeli produk dan aktivitas yang mempengaruhi pembeli agar mereka mau membelinya, seperti promosi produk di tiap outlet, pemasangan banner/spanduk/periklanan, penyediaan SPG/wiraniaga, penetapan harga dan diskon di tiap outlet. 5. Pelayanan purna jual (service)

85

Aktivitas yang menyangkut penyediaan layanan untuk memperkuat atau menjaga nilai produk, seperti training center di kantor pusat, layanan keluhan pelanggan, peluang kerja sama/ franschise dan partnership.

Akitifitas Pendukung : 1. Infrastruktur Perusahaan : management dan administrative services seperti kantor pusat dan outlet, manajemen support , akutansi, keuangan, legal. 2. Manajemen Sumber Daya Manusia : Human Resource Management seperti penerimaan, pelatihan, pengembangan sumber daya manusia (HR), people development (training), industrial relation (IR). 3. Pengembangan teknologi : mencakup semua aktivitas yang melibatkan penyediaan kebutuhan akan teknologi, prosedur dan teknik terbaru yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas seperti R&D /product development, teknik produksi, peningkatan kualitas produk dan proses, IT sebagai enabler proses bisnis. 4. Pengadaan barang /procurement : berhubungan dengan aktivitas mendapatkan sumber daya seperti material dan mesin, yang digunakan oleh aktivitas-aktivitas utama, seperti pembelian bahan baku dan peralatan pendukung termasuk aset perusahaan, vendor management, contracting, strategic sourcing.

86

4.3 Situasional Analysis Pada tahapan situasional analysis ini digunakan beberapa analysis tools untuk mendapatkan informasi mengenai bisnis, baik dari lingkungan internal maupun lingkungan eksternal, dengan tujuan untuk membuat kesimpulan akhir mengenai status dari bisnis perussahaan tersebut. Analysis tools yang digunakan adalah : - SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) - CSF (Critical Success Factor) - BSC (Balance Score Card) - Competitor analysis - Porter’s Five Forces

4.3.1 Analisis SWOT Performance dan kinerja sebuah perusahaan dapat ditentukan oleh kombinasi faktor eksternal dan faktor internal. Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor internal (kekuatan dan kelemahan) dan factor ekternal (peluang dan ancaman) dari suatu perusahaan untuk merumuskan strategi perusahaan yang didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strenghts) dan peluang (Opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weakness) dan ancaman (Threats). Berdasarkan survey yang telah dilakukan, berikut ini adalah identifikasi SWOT pada PT. Sukses Inti Boga :

87

Tabel 4.5 IFAS (Internal Factor Analysis Summary) Faktor Internal – Kekuatan (Strengths) Lingkungan • Perusahaan mempunyai jaringan distribusi dan outlet yang tersebar • Perusahaan mempunyai brand name yang sudah dikenal masyarakat • Mempunyai visi dan misi • Lokasi- lokasi outlet di tempat yang strategis Manusia • Kondisi ketenaga kerjaan yg kondusif , mempunyai semangat improvement • Top manajemen mempunyai komitmen kualitas yang tinggi • Inovasi dan ekspansi Material • Bahan baku mudah didapat • Logo mudah dikenal & diingat • Desain kemasan dipersepsikan menarik Mesin • Kapasitas produksi cukup besar • Sebagian besar outlet memiliki unit produksi sendiri Metode • Adanya keseragaman/standar pelayanan dan kebersihan gerai/outlet

Faktor Internal – Kelemahan (Weakness) Lingkungan • Persyaratan GMP (Good Manufacturing Practices) belum terpenuhi Manusia • Komunikasi & kerja sama antar karyawan masih kurang • Budaya GMP (Good Manufacturing Practises) dan 5 R masih rendah Material • Kualitas bahan baku utama masih belum konsisten • Supplier sering tdk tepat waktu (kedatangan bahan) Mesin • Komunikasi & Jaringan IT, Solusi operasional IT di Outlet (POS system) Metode • Belum terbentuk database produksi & operasional yang rapi • Kurangnya pemanfaatan media-media promosi untuk peningkatan sales • Pembuatan rencana produksi masih harian

88

Tabel 4.6 IFAS (Eksternal Factor Analysis Summary) Faktor Eksternal – Peluang (Opportunity) Lingkungan • Potensi pasar masih sangat luas untuk digarap • Pengembangan sistem franchise yang saling menguntungkan • Program promo dengan dukungan dari Perbankan (EDC) Metode

• • • •

Pengembangan variasi produk yg saat ini belum ada (NPL) Penguasaan proses produksi bakery (knowhow & technology process) "Perkembangan teknologi sistem infomasi yang mendukung kinerja perusahaan"

Faktor Eksternal – Ancaman (Threats) Lingkungan • Banyaknya pesaing yang masuk ke industri bakery • Daya beli masyarakat turun • Inovasi dan variasi produk baru yang dikeluarkan pesaing • Kompetitor mulai menerapkan sistem IT dalam POS (point of sales) system pada outlet-outlet mereka Material • Kenaikan harga material cukup signifikan • Varian produk dari kompetitor yang sama • Biaya energi (BBM, listrik) cenderung naik

Setelah faktor-faktor internal dan eksternal perusahaan diidentifikasi. Kemudian dibuat sebuah tabel yang disusun untuk merumuskan faktor-faktor strategis tersebut dalam kerangka kekuatan dan kelemahan (Tabel IFAS) dan kerangka peluang dan ancaman (Tabel EFAS). Berikut ini adalah tabel IFAS dan EFAS PT. Sukses Inti Boga:

89

Tabel 4.7 IFAS (Internal Factor Analysis Summary) PT SIB Internal Factor Analysis Summary (IFAS) FAKTOR INTERNAL

Bobot

Rating/ Bobot X Nilai Nilai

I. Strength ( Kekuatan) : 1. Lingkungan Perusahaan mempunyai jaringan distribusi dan outlet yang tersebar 0.05 Perusahaan mempunyai brand name yang sudah dikenal masyarakat 0.05 Mempunyai visi dan misi 0.05 Lokasi‐ lokasi outlet di tempat yang strategis 0.05 2. Manusia Kondisi ketenaga kerjaan yg kondusif , mempunyai semangat improvement 0.05 Top manajemen mempunyai komitmen kualitas yang tinggi 0.05 Inovasi dan ekspansi 0.05 3. Material 0.05 Bahan baku mudah didapat Logo mudah dikenal & diingat 0.05 Desain kemasan dipersepsikan menarik 0.04 4. Mesin Kapasitas produksi cukup besar 0.04 Sebagian besar outlet memiliki unit produksi sendiri 0.04 5. Metode Adanya keseragaman/standar pelayanan dan kebersihan gerai/outlet 0.05 Sub Total Strength 0.60

2.83 2.97 2.97 2.47

0.13 0.15 0.14 0.12

2.57 2.60 2.37

0.12 0.12 0.11

2.73 2.90 2.43

0.13 0.13 0.11

2.73 2.57

0.11 0.11

2.73

0.13

1.62

II. Weakness ( Kelemahan) : 1. Lingkungan Persyaratan GMP (Good Manufacturing Practices) blm terpenuhi 0.04 2. Manusia Komunikasi & kerja sama antar karyawan masih kurang 0.05 Budaya GMP (Good Manufacturing Practises) dan 5 R masih rendah 0.04 3. Material Kualitas bahan baku utama masih belum konsisten 0.05 Supplier sering tdk tepat waktu (kedatangan bahan) 0.04 4. Mesin 0.05 Komunikasi & Jaringan IT, Solusi operasional IT di Outlet (POS system) 5. Metode Belum terbentuk database produksi & operasional yang rapi 0.04 Kurangnya pemanfaatan media‐media promosi untuk peningkatan sales 0.04 Pembuatan rencana produksi masih harian 0.04 Sub Total Weakness 0.40 Total (S‐W) 1.00

Koordinat titik X (IFAS) : Total Kekuatan = 1.62

Total Kelemahan = - (0.98)

Letak Titik X = 1.62 – 0.98 = 0.64

2.40

0.11

2.50 2.53

0.11 0.11

2.40 2.70

0.11 0.12

2.50

0.11

2.33 2.30 2.47

0.10 0.10 0.11

0.98 0.64

90

Tabel 4.8 EFAS (External Factors Analysis Summary)

External Factor Analysis Summary (EFAS) FAKTOR EKSTERNAL

Bobot

Rating/ Bobot X Nilai Nilai

I. Opportunities ( Kesempatan) : 1. Lingkungan Potensi pasar masih sangat luas untuk digarap

0.09

2.87

0.25

Pengembangan sistem franchise yang saling menguntungkan

0.08

2.10

0.16

Program promo dengan dukungan dari Perbankan (EDC)

0.08

2.63

0.20

Pengembangan variasi produk yg saat ini belum ada (NPL)

0.08

2.37

0.20

Penguasaan proses produksi bakery (knowhow dan teknologi proses)

0.08

2.43

0.20

2.63

0.20

2. Metode

Perkembangan teknologi sistem infomasi yang mendukung 0.08 kinerja perusahaan Sub Total Opportunities 0.48

1.20

II. Threats ( Ancaman) : 1. Lingkungan Banyaknya pesaing yang masuk ke industri bakery Daya beli masyarakat turun Inovasi dan variasi produk baru yang dikeluarkan pesaing Kompetitor mulai menerapkan sistem IT dalam POS (point of sales) system pada outlet‐outlet mereka 2. Material Kenaikan harga material cukup signifikan Varian produk dari kompetitor yang sama Biaya energi (BBM, listrik) cenderung naik Sub Total Threats Total (O‐T)

0.07 0.08 0.08

2.50 2.37 2.53

0.17 0.18 0.19

0.07

2.53

0.18

0.08 0.07 0.07

2.73 2.57 2.47

0.22 0.19 0.18

0.52 1.00

Koordinat titik Y (EFAS) : Total Peluang = 1.20

Total Ancaman = - (1.32)

Letak titik Y = 1.20 – 1.32 = - 0.11 Jadi, posisi perusahaan terletak pada titik (0.64, - 0,11).

Posisi perusahaan akan ditentukan dengan menggunakan diagram analisis SWOT, dengan menentukan kordinat titik X dan Y pada diagram tersebut, yang

1.32 ‐0.11

91

perhitungannya menggunakan nilai yang dihasilkan dari IFAS dan EFAS (pada tabel 4.1 dan 4.2).

(O) Peluang Strategi Turn Around

Strategi Agresif

Kuadran 3

1

-0.5

0.5

Kuadran 1

0

0.5 ( 0 .6 4 , - 0 .11)

-0.5

(S) Kekuatan

(W) Kelemahan

1

Kuadran 2

Kuadran 4 -1

Strategi Defensif

S t ra t e gi D iv e rs if ik a s i

(T) Ancaman

Gambar 4.4 Diagram SWOT PT.SIB

Berdasarkan diagram SWOT di atas, dari faktor internal dan eksternal, diketahui bahwa PT. Sukses Inti Boga berada pada posisi kuadran 2, yaitu meskipun perusahaan menghadapi berbagai macam ancaman, perusahaan masih memiliki potensi/kekuatan dari segi internal. Dan strategi yang harus di terapkan adalah strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk ataupun pasar).

92

Tabel 4.9 Usulan Strategi SWOT Kekuatan (S) Internal (IFAS)

Eksternal (EFAS) Peluang (O) 1. Lingkungan Potensi pasar masih sangat luas untuk digarap Pengembangan sistem franchise yang saling menguntungkan Program promo dengan dukungan dari Perbankan (EDC) 2. Metode Pengembangan variasi produk yg saat ini belum ada (NPL) Penguasaan proses produksi bakery (knowhow dan teknologi proses) Perkembangan teknologi sistem infomasi yang mendukung kinerja perusahaan

Ancaman (T) 1. Lingkungan Banyaknya pesaing yang masuk ke industri bakery Daya beli masyarakat turun Inovasi dan variasi produk baru yang dikeluarkan pesaing Kompetitor mulai menerapkan sistem IT dalam POS (point of sales) system pada outlet‐outlet mereka 2. Material Kenaikan harga material cukup signifikan Varian produk dari kompetitor yang sama Biaya energi (BBM, listrik) cenderung naik

1. Lingkungan Perusahaan mempunyai jaringan distribusi dan outlet yang tersebar Perusahaan mempunyai brand name yang sudah dikenal masyarakat Mempunyai visi dan misi Lokasi‐ lokasi outlet di tempat yang strategis 2. Manusia Kondisi ketenaga kerjaan yg kondusif , mempunyai semangat improvement Top manajemen mempunyai komitmen kualitas yang tinggi Inovasi dan ekspansi 3. Material Bahan baku mudah didapat Logo mudah dikenal & diingat Desain kemasan dipersepsikan menarik 4. Mesin Kapasitas produksi cukup besar Sebagian besar outlet memiliki unit produksi sendiri 5. Metode Adanya keseragaman/standar pelayanan dan kebersihan gerai/outlet

Strategi SO

Kelemahan (W) 1. Lingkungan Persyaratan GMP (Good Manufacturing Practices) blm terpenuhi 2. Manusia Komunikasi & kerja sama antar karyawan masih kurang Budaya GMP (Good Manufacturing Practises) dan 5 R masih rendah 3. Material Kualitas bahan baku utama masih belum konsisten Supplier sering tdk tepat waktu (kedatangan bahan) 4. Mesin Komunikasi & Jaringan IT, Solusi operasional IT di Outlet (POS system) 5. Metode Belum terbentuk database produksi dan operasional yang rapi Kurangnya pemanfaatan website Perusahaan untuk peningkatan bisnis Pembuatan rencana produksi masih harian

Strategi WO

‐Memanfaatkan jaringan distribusi serta mempertahankan image untuk memperluas pasar dengan dukungan ketersediaan kapasitas, teknologi dan semangat improvement yang tinggi

‐Perekrutan karyawan yang handal dan berkualitas sesuai kebutuhan perusahaan. ‐Melengkapi sarana & prasarana kerja yang bersih, indah, rapi, untuk mendukung pencapaian budaya GMP & 5 R ‐Fokus pada pengembangan produk baru terutama produk yang tidak ‐Memperbesar market share dengan membuka outlet‐outlet baru yang mudah ditiru dengan memperbaiki target waktu, kesiapan mesin, bahan potensial. dan aspek‐aspek lainnya (flow proses, parameter proses) untuk ‐Inovasi untuk menciptakan produk‐produk unik yang sehat dan bermutu ‐Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan melalui pengembangan sistem dan mengembangkan potensi pasar teknologi informasi yang berorientasi pada kebutuhan pelanggan. ‐Pengembangan sistem terpadu yang mendukung integrasi data dan membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan.

Strategi ST ‐Pengembangan produk yang berkualitas disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan. ‐Kebijakan penetapan harga dan program diskon yang kompetitif. ‐Mengembangkan hubungan kerjasama untuk memperluas jaringan pemasaran. ‐Peningkatan kualitas teknologi untuk mendukung strategi bisnis. ‐Inovasi produk baru untuk menarik minat konsumen ‐Penggunaan teknologi IT untuk mempercepat proses pengambilan keputusan yang cepat dan akurat ‐Pengembangan sistem terpadu yang mendukung integrasi data dan membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan. ‐Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan melalui pengembangan sistem dan teknologi informasi yang berorientasi pada kebutuhan pelanggan. ‐Melakukan kontrak pembelian jangka panjang untuk mengantisipasi kenaikan harga material ‐Meningkatkan hubungan baik dengan para supplier

Strategi WT ‐Memperbaiki tingkat konsistensi dan komitmen terhadap kualitas untuk menghasilkan produk‐produk yang berkualitas sehingga tercapai kepuasan konsumen ‐Menekan biaya agar bisa mendapatkan produk dengan harga yang kompetitif dan berkualitas ‐Inovasi produk baru untuk menarik minat konsumen ‐Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan melalui pengembangan sistem dan teknologi informasi yang berorientasi pada kebutuhan pelanggan. ‐Memperbaiki cash flow untuk mengantisipasi kelangkaan bahan baku ‐Mengoptimalkan sumber daya manusia yang ada melalui pelatihan dan pengembangan kompetensi/keahlian.

93

Dari analisis matrik SWOT di atas, PT. Sukses Inti Boga berada pada posisi kuadran 2, dan strategi yang harus diterapkan adalah strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk ataupun pasar) dengan strategi ST sebagai berikut : •

Pengembangan produk yang berkualitas disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan.

•

Kebijakan penetapan harga dan program diskon yang kompetitif.

•

Mengembangkan hubungan kerjasama untuk memperluas jaringan pemasaran.

•

Peningkatan kualitas teknologi untuk mendukung strategi bisnis.

•

Inovasi produk baru untuk menarik minat konsumen

•

Penggunaan teknologi IT untuk mempercepat proses pengambilan keputusan yang cepat dan akurat

•

Pengembangan sistem terpadu yang mendukung integrasi data dan membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan.

•

Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan melalui pengembangan sistem dan teknologi informasi yang berorientasi pada kebutuhan pelanggan.

•

Melakukan kontrak pembelian jangka panjang untuk mengantisipasi kenaikan harga material

•

Meningkatkan hubungan baik dengan para supplier

94

Dari permasalahan pada ketiga aktivitas bisnis PT. Sukses Inti Boga yaitu : aktivitas sales/penjualan, Finance & Accounting dan Human Capital, maka strategi S-T yang erat kaitannya tersebut adalah : •

Peningkatan kualitas teknologi untuk mendukung strategi bisnis.

•

Penggunaan teknologi IT untuk mempercepat proses pengambilan keputusan yang cepat dan akurat

•

Pengembangan sistem terpadu yang mendukung integrasi data dan membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan.

•

Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan melalui pengembangan sistem dan teknologi informasi yang berorientasi pada kebutuhan pelanggan.

4.3.2 Analisis CSF CSF (Critical Success Factor) adalah faktor-faktor yang menjadi penentu keberhasilan sebuah perusahaan dalam pencapaian tujuannya. CSF adalah faktor yang memerlukan perhatian khusus dari perusahaan, untuk itu diperlukan suatu ukuran atau indikator (KPI – Key Performance Indicator) yang dapat memberitahukan perusahaan sudah sejauh mana kinerja mereka didalam mencapai faktor-faktor penentu keberhasilan tersebut. Berdasarkan observasi dan interview dengan manajemen PT.Sukses Inti Boga, didapat beberapa Critical Success Factor (CSF), sebagai berikut ; Tabel 4.10 Sumber Data Critical Success Factor

Perspektif Financial

CSF • Focusing on increasing sales

Sources Finance and

Owner Haryono Sucipto

95

Perspektif

Customer

Internal Process

Learning and Growth

CSF with low cost • Grow revenue constantly • Monitor & control COGS supported with realiable accounting system • Prepare on time financial report • Prudent financial management • Give me better value for money products (tasty, fresh, & healthy) for money products, better service, and clean environment • Customer loyalty program • Increasing walk in customer • Control production process by scheduling process & man power • Ensure new product launch on time and on target • Feasibility study for new outlet/ location • Monitor & control quality of Raw Material, WIP & Finish Good • Provide accurate inventory report regularly • Manage and monitor productivity of employee

Sources

Owner

Accounting, (HSU) Production/Factory Edward Supandi Management (ESU)

Sales & Marketing Operation

Siti Nurul Ganie (NGA) Dini Augiesta (DAG)

Production/Factory Management Sales & Marketing Operation Finance and Accounting Produc Development/ R&D

Edward Supandi (ESU) Siti Nurul Ganie (NGA) Dini Augiesta (DAG) Sanny Nugraha (SNU) Haryono Sucipto (HSU) Anita Octavia (AOA)

Human Capital

Ting King Ping (TKP)

Dari faktor-faktor penting (CSF) tersebut diatas, yang merupakan kunci keberhasilan pencapaian visi misi pada PT. Sukses Inti Boga, maka disusunlah indikator yang akan dijadikan sebagai alat ukurnya, sebagai berikut :

96

Tabel 4.11 CSF Perspektif : Financial CSF Focusing on increasing sales with low cost Grow revenue constantly Monitor & control COGS supported with realiable accounting system Prepare on time financial report Prudent financial management

Measurement DO Revenue

Target 100% as target

%YTD Sales Achievement % COGS

100% as target 75%

On Time Financial Reporting

Every 10th in a Month 7%

EBT

Tabel 4.12 CSF Perspektif : Customer CSF "Give me better value for money products (tasty, fresh, & healthy) for money products, better service, and clean environment" Customer loyalty program Increasing walk in customer

Measurement Customer Satisfaction Index (CSI) No of CS survey respondent

Target 98% 400 respondents

No of Coupon / Poin Increasing no of Transaction

100 redemption 20%

Tabel 4.13 CSF Perspektif : Internal Process CSF Control production process by scheduling process & man power Ensure new product launch on time and on target Feasibility study for new outlet/ location Monitor & control quality of Raw Material, WIP & Finish Good Provide accurate inventory report regularly

Measurement %Daily Production Schedule Compliance %NPL Success Obrserve Report

Target 98% 100%

Quality Compliance Index

FS 2 outlet/ Month 95%

Accurate Inventory Report Readiness

End of Every Month

97

Tabel 4.14 CSF Perspektif : Learning and Growth CSF Manage and monitor productivity of employee

4.3.3

Measurement Productivity Index

Target 3.21

Analisis Balanced Scorecard (BSC)

Balanced Scorcard merupakan konsep manajemen yang diperkenalkan Robert Kaplan tahun 1992, sebagai perkembangan dari konsep pengukuran kinerja (performance measurement) yang mengukur perusahaan. Robert Kaplan mempertajam konsep pengukuran kinerja dengan menentukan suatu pendekatan efektif yang seimbang (balanced) dalam mengukur kinerja strategi perusahaan. Pendekatan tersebut berdasarkan 4(empat) perspektif yaitu financial, pelanggan, proses bisnis internal dan pembelajaran serta pertumbuhan. Keempat perspektif ini menawarkan suatu keseimbangan antara tujuan jangka pendek dan jangka panjang, hasil yang diinginkan (Outcome) dan pemicu kinerja (performance drivers) dari hasil tersebut, dan tolok ukur yang keras dan lunak serta subjektif. Untuk itu dibuatlah BSC pada perusahaan ini untuk menentukan index perusahaan yang terjadi saat ini, diambil berdasarkan 4(empat) perspektif yang ada. Garudafood Group dibawah supervisi Palladium Group Inc , firma konsultan manajemen yang dibentuk oleh Robert Kaplan, menyusun BSC Garudafood group , salah satunya BSC untuk PT.Sukses Inti Boga, sebagai berikut : PT.Sukses Inti Boga Strategic Themes :

98

SIB Strategic Themes Tudung Group Vision: Indonesia’s Top 2 Food and Beverage Company by 2015

Innovation & Expansion



Live the Tudung Way © 2009 Palladium Group, Inc. f 2

Strategy Development – Tudung Group

Gambar 4.5 PT SIB Strategic Themes

•

Product Innovation and Expansion New Product Launching terus digulirkan dengan inovasi – inovasi produk dengan menyesuaikan kebutuhan/selera konsumen , harga kompetitif serta ketersediaan di masing-masing outlet. Dan terus berekspansi membuka outlet outlet baru.

•

Quality, Service and Cleanliness

99

Penyusunan standar baku untuk kualitas produk dan penerapan ISO sebagai tolok ukur untuk produsen makanan yang sehat/higienis dan berkualitas. Pemberian pelayanan yang baik pada konsumen dan kebersihan dari outlet dan produk harus selalu dijaga •

Operational Excellence Pelaksanaan operasional dan fungsi-fungsi terkait dalam bisnis Perusahaan harus mengacu kepada Cost Leadership dan Cost Innovation untuk meningkatkan daya saing produk dan profitabilitas Perusahaan.

100

PT. Sukses Inti Boga Strategy Map :

Tudung Group Vision: Indonesia’s Top 2 Food and Beverage Company by 2015 Innovation & Expansion



S1: Maximize Shareholder Value

LEARNING

INTERNAL PROCESS

CUSTOMER

FINANCIAL

HSU

F1: Deliver Sustained Margin And Profitability HSU

NGA

CONSUMER

NGA

F2: Grow Revenue Constantly

C1: “Give Me Better Value (Tasty, Fresh & Healthy) For Money Products, Better Service and Clean Environment”

CUSTOMER

ESU

F3: Pursue Productivity Improvement Relentlessly

C2: “Let’s Build A Win-Win Partnership Together Through Franchise System”

I1A: Expand Outlet Strategically I1B: Constantly Innovate In Marketing

SNU

I2A: Develop and Implement Quality, Service & Cleanliness Standard NGA

I3A: Build Lean Production System

I1C: Enhance Innovative and Faster Product Development System

TKP

TKP

L1: Develop Best-in-Class Standard Human Capital

DAG

ESU

AOA

Live the Tudung Way L2: Nurture “Basic Mentality” Culture Organization Wide

KF

L3: Make Knowledge Accessible © 2009 Palladium Group, Inc. f 3

Strategy Development – Tudung Group

Gambar 4.6 Peta Strategi PT SIB

101

Tabel 4.15 Tabel PT.SIB Objective Owner Objective

Objective

Objective

Reference #

Owner

Initial

F1

Deliver sustained margin and profitability

Haryono Sutjipto

HSU

F2

Grow revenue constantly

Siti Nurul Ganie

NGA

F3

Pursue productivity improvement relentlessly

Haryono Sutjipto

HSU

C1

“Give me better value (tasty, fresh, & healthy)

Siti Nurul Ganie

NGA

Sanny Nugraha

SNU

for money products” C2

“Let’s build a win-win partnership together through franchise system”

I1A

Expand outlet strategically

Edward Supandi

ESU

I1B

Constantly innovate in marketing

Siti Nurul Ganie

NGA

I1C

Enhance

product

Anita Octavia

AOA

Develop and implement quality, service &

Dini Augiesta

DAG

innovative

and

faster

development system I2A

cleanliness standard I3A

Build lean production system

Edward Supandi

ESU

L1

Develop best-in-class standard human capital

Ting King Ping

TKP

L2

Nurture

Ting King Ping

TKP

Kent Ferbianto

KF

“basic

mentality”

culture

organization wide L3

Make knowledge accessible

102

Tabel 4.16 Tabel KPI (Key Perfomance Indicator) Objective

Bobot

Measurement

Target

PIC

Realizat

Achieve

ion

ment

avrg.

107%

Score

Due Date

Financial Perspectives Analysis of actual and

2%

budget financial

Actual vs Budget Analysis Readiness

Analysis of cost of raw

2%

Cost of Raw Material

Every 15th in a

Analysis Readiness (actual

standard costing

vs standard costing)

with

tax

HSU

Month

material actual vs Comply

Every 15th in a

2%

Tax Compliance Index

2%

Projected

3

Monthly

14th HSU

Month

avrg.

15 th

107%

3

15 th Monthly

14th

100%

HSU

100%

100%

3

Monthly

Monthly

HSU

avrg.

100%

3

Monthly

regulation to minimize the risk Develop projected cash flow Ensure

Cash

Flow

Readiness accuracy

of

2%

accounting data

%Accuracy of Accounting

14th 100%

HSU

100%

98%

3

Monthly

100% as target

HSU

97%

97%

3

15th

Data

Focusing on increasing

5%

DO Revenue

Monthly

sales with low cost Grow revenue constantly

5%

%YTD Sales Achievement

Monitor

2%

% COGS

&

control

100% as target

NGA

96.5%

96.5%

3

Monthly

75%

HSU

80 %

106%

2

Monthly

103

Objective COGS

Bobot

Measurement

Target

PIC

Realizat

Achieve

ion

ment

avrg.

107%

Score

Due Date

supported with

realiable

accounting

system Prepare

&

develop

2%

Costing Readiness

Every 15th in a

costing report per item Prepare

&

develop

HSU

Month 2%

standard costing report

Costing

Readiness

(as

BOM/ standard recipe)

Every 15th in a

3

Monthly

14th HSU

Month

avrg.

15th

107%

3

15th Monthly

14th

per item Prepare on time financial

2%

report

On

Time

Financial

Reporting

Prudent financial

2%

EBT

Every 10th in a

HSU

Month 7%

avrg.

110%

2

Monthly

11th HSU

5%

10th

71,4%

1

Monthly

management

Financial

∑ bobot x score

30 %

0.82

Customer Perspectives "Give me better value for

5%

money products (tasty,

98%

NGA

95%

96,9%

2

350

87,5%

1

Index (CSI)

fresh, & healthy) for money products, better

Customer Satisfaction No of CS survey

5%

respondent

400 respondents

Q1-Q2

104

Objective

Bobot

Measurement

Target

PIC

Realizat

Achieve

Score

Due

ion

ment

NGA

110

110%

4

Q1-Q2

20%

NGA

19,5%

97,5%

2

Quarterly

100%

KF

98%

98%

2

Monthly

100%

NGA

98%

98%

2

Monthly

1 outlet/ 2

ESU

1 outlet /

100%

3

Quarterly

∑ bobot x score

0.65

Date

service, and clean environment" Customer loyalty

2.5%

No of Coupon / Poin

program

100 redemption

Increasing walk in

5%

customer

Increasing no of Transaction

IT support for other

2.5%

department

%IT Support Timely Completion

Monitor service to

5%

consumers to increase

%Satisfied Customer (CS survey)

satisfaction of consumers

Opening / Re-opening

5%

Outlet – Program Customer

Awareness (No of Open new outlet)

2 month

month

30 %

Internal Process Perspectives Control production

2.5%

%Daily Production

98%

ESU

97,5%

99,5%

3

Daily

105

Objective

Bobot

process by scheduling

Measurement

Target

PIC

Realizat

Achieve

ion

ment

Score

Due Date

Schedule Compliance

process & man power Ensure & maintain

2%

%Capacity Utilization

98%

ESU

97,5%

99,5%

3

Monthly

5%

%NPL Success

100%

AOA

98%

98%

3

Monthly

5%

Obrserve Report

FS 2 outlet/

ESU

2

100%

3

Monthly

optimal capacity utilization Ensure new product launch on time and on target Feasibility study for new outlet/ location Implementation of

Month 2%

Compliance Index

3.00

ESU

3

100%

3

Monthly

2.5%

Quality Compliance

95%

DGA

95%

100%

3

Monthly

controlling system in all aspect Monitor & control quality of Raw Material, WIP & Finish Good

Index

106

Objective Monitor working

Bobot

Measurement

2.5%

NOC

2%

%Yield

2%

Accurate Inventory

Target

PIC

Realizat

Achieve

ion

ment

Score

Due Date

39 days

HSU

39

100%

3

Daily

100%

ESU

98%

98%

2

Monthly

End of Every

HSU

100%

100%

3

Monthly

DAG

3,5%

114%

4

Daily

∑ bobot x score

0.93

capital of the company Monitor yield from production process to control efficiency Provide accurate inventory report

Report Readiness

Month

regularly Reduce waste from

4.5%

%Waste (Production)

4%

production process Internal Process

30 %

Learning and Growth Perspectives Coaching &

2.5%

# C&C Process

Monthly

TKP

Monthly

100%

3

Quarterly

2.5%

# Class Training

1 session/

TKP/

1,5

150%

5

Monthly

month

KF

session/

Counseling Empowering user

month

107

Objective Franchising system

Bobot 2.5%

development Manage and monitor

Measurement Franchising System

Target

PIC

Realizat

Achieve

ion

ment

Score

Due Date

100%

DAG

100%

100%

3

Semester

3.21

TKP

3.05

95%

3

Monthly

Readiness 2.5%

Productivity Index

productivity of employee Learning & Growth Total Bobot

10 %

∑ bobot x score

0.35

100%

∑ bobot x score

2.75

108

4.3.4 Competitor Analysis Dalam tahapan ini kita melakukan seperti tahapan assesment pada perusahaan kita, akan tetapi bedanya, obyeknya bukanlah perusahaan tempat kita berada, akan tetapi kompetitor dengan perusahaan kita, dengan adanya pengetahuan mengenai strategi yang dimiliki kompetitor maka kita akan dengan mudah menentukan keadaan eksternal kita, dan hal ini bisa mendukung kita membuat suatu strategi yang tepat. Dalam tahapan ini akan sulit untuk mendapatkan data langsung dari pihak kompetitor, akan tetapi kita bisa menggunakan informasi yang menyebar di lingkungan umum seperti laporan keuangan, laporan penelitian pemasaran, literatur marketing. Dari data itu kita bisa memprediksi seperti apakah strategi yang digunakan oleh kompetitor kita dalam proses bisnis mereka.

109

Berikut ini adalah tabel competitor analysis : Tabel 4.17 Competitor Analysis Item

PT.Sukses Inti Boga

PT. Talkindo Selaksa Anugerah

PT. Mustika Citra Rasa

(d/h PT Jesslyn K Cakes) Berdiri

16 Agustus 2003

28 Maret 2003

27 Januari 1978

Brand/

Jesslyn K Cakes

BreadTalk

Holland Bakery

merek

Owned brand

Franchise brand (Singapore)

Owned brand

Logo

Alamat

Komp.Pergudangan Muara Karang Pluit Jl. Meruya Selatan No. 66 ,Jakarta Barat Jl. Hayam Wuruk No. 79 Jakarta 11160

Kantor

Blok D 7B, Jembatan Tiga, Jakarta. Telp 11650,

Pusat

(021) 6605406 Facs (021) 6603585

Visi

Indonesia’s Top 2 Food and Beverage Establish Company by 2015

Telp.(021)

5859545

Fax.(021) Phone 021 6251269 Fax 021 6495150.

5850180. BreadTalk

as

the

foremost Semakin Dekat dengan Customer

international, trend-setting lifesytle bakery

Visi Garudafood Group untuk menjadi brand" Perusahaan makanan dan minuman Dua sebagai merek roti yang menjadi trend setter

Misi

Terbaik di tahun 2015

gaya hidup baru yang mendunia

- Product Innovation and Expansion

Leading

a

new

New Product Launching terus digulirkan new,innovative

style

changes

culture and

with -Terus-menerus

meningkatkan

kualitas

creative dan mengembangkan produk-produk baru

110

Item

PT.Sukses Inti Boga



(d/h PT Jesslyn K Cakes) dengan inovasi – inovasi produk dengan differentiation menyesuaikan

to

craft

products

kebutuhan/selera passion and vibrancy

konsumen , harga kompetitif serta Memimpin

budaya

with yang sehat dan penuh gizi, mengikuti perkembangan

gaya

kebutuhan

masyarakat

hidup Indonesia.

ketersediaan di masing-masing outlet. baru,perubahan yang inovatif dan kreatif -Terus-menerus

meningkatkan

Dan terus berekspansi membuka outlet untuk menciptakan suatu karya dengan pengembangan counter dan outlet baru, outlet baru.

gairah dan semangat

hingga mampu menjangkau kebutuhan

-Quality, Service and Cleanliness

masyarakat di seluruh Indonesia

Penyusunan standar baku untuk kualitas

-Terus-menerus

meningkatkan

kualitas

produk dan penerapan ISO sebagai tolok

SDM

meningkatkan

kualitas

ukur untuk produsen makanan yang

pendidikan/kemampuan karyawan, untuk

sehat/higienis dan berkualitas. Pemberian

terus meningkatkan pelayanan kepada

pelayanan yang baik pada konsumen dan

pelanggan,

kebersihan dari outlet dan produk harus

Nasional dalam pelayanan yang prima.

selalu dijaga - Operational Excellence Pelaksanaan operasional dan fungsifungsi terkait dalam bisnis Perusahaan harus mengacu kepada Cost Leadership dan Cost Innovation untuk meningkatkan daya saing produk dan profitabilitas

dengan

hingga

menjadi

standard

111

Item

PT.Sukses Inti Boga



(d/h PT Jesslyn K Cakes) Perusahaan.

Value/ Core Sukses itu lahir dari kejujuran, keuletan Tidak ada

Tidak ada

belief

dan ketekunan yang diiringi doa

Jumlah

17 owned outlet + 51 (franchise+ 55 outlet yang terdapat di Jakarta, Bandung, 150 outlet,tersebar di kota-kota besar

Gerai/

partnership) = 68 outlet, yang tersebar di Surabaya,

Outlet

Jakarta,Bogor, Bandung, Surabaya, Bali, Pekanbaru, Jogja, Solo, Palembang, Batam dalam 5 unit produksi yang berfungsi Makassar,

Pekanbaru,

Jogja,

Bali,

Makassar,

Manado, Indonesia. Khusus Jabodetabek dibagi

Solo, dan Medan

Palembang, Batam dan Medan

Delivery

Belum ada

sebagai gerai dan tempat produksi, yaitu untuk :

Delivery service : 021-7996060

Wilayah

Unit Produksi

Jakarta Barat

Hayam Wuruk

Jakarta Selatan

Pondok Indah

Jakarta Timur

Jatinegara

Jakarta Utara

Sunter

Jakarta Pusat

Cikini

Delivery service : 021-65305151

Service/ Call Center Customer/

Menengah

market

premium

ke atas dengan produk Menengah ke atas dengan produk premium

Menengah premium

ke atas dengan produk

112

Item

PT.Sukses Inti Boga



(d/h PT Jesslyn K Cakes) Product

Bread, cake

Bread, Cake, Cookies, Toast

Bread , cake

Sustainable

Outlet yang tersebar



competitive

Jalur distribusi yang cukup merata



Inovasi produk yang berkelanjutan



Jalur modern market cukup kuat



Category

Brand image yang kuat

Award

Logo design terbaik 2004,

Pada tahun 2004, BreadTalk (Indonesia) Bogasari Partner Award

Rekor MURI, membuat roti ukuran besar

berhasil meraih Best Seller Product versi majalah

Marketing

untuk

product

signaturenya, yaitu C’s Flosss dan Fire Flosss yang per harinya terjual sekitar 20.000 buah. Di negara asalnya, Singapura, From 2002 to 2004 : Singapore Most Popular Brand Award 2002, Superbrand (2002/2003),

Enterprise

50

Start-Up

Awards (First place), Singapore Most Distinctive

Brand

Award

2003-2004,

Design for Asia Award 2004, and the Most Transparent Company Award (Runner-Up,

113

Item

PT.Sukses Inti Boga



(d/h PT Jesslyn K Cakes) Sesdaq Category) 2004

Unique

Outlet

Concept

franchise/partnership untuk memperluas baru yang tredny dan stylist

kuat di customernya, sehingga pembeli

and

jaringan distribusi

yang datang memang pembeli yang sudah

di

mall

strategis,

outlet Selalu berinofasi membuat varian produk Memanfaatkan Brand Image yang cukup

Menggunakan strategy dengan meletakan mempunyai tujuan sebelumnya untuk

Branding

outlet dipusat keramaian seperti mall dan membeli produk dari Holland Bakery menggunakan open kitchen dan outlet, Posisi outlet dari Holland Bakery selalu sehingga pengunjung dari mall tersebut berada dipinggir jalan utama, dengan yang

melewati

outlet

breadtalk

akan tujuan untuk menggaet pasar yang sedang

mempunyai keinginan untuk membeli.

berpergian dengan kendaran, contohnya karyawan yang berpulang kerja bisa melihat outlet mereka dan bisa dengan mudah mampir untuk membeli produknya

POS,CCTV, POS (Point of sales) system dan Cash POS system dan CCTV di setiap outlet web

sudah

ada

POS system dan CCTV di setiap outlet.

Internet

Register pada tiap outlet, belum ada Company

di Company web belum ada

Marketing

CCTV

http://www.breadtalkindonesia.com

Company Web belum ada

Facebook

Facebook

http://www.facebook.com/pages/BreadTalk/

Facebook

:

: http://www.facebook.com/hollandbakery

:http://www.facebook.com/jesslyn.k.cake 109593642399722

Outlet

Sebagian bisa terlihat proses pembuatan Go through, cleanliness, transparent outlet. Close kitchen, produk diletakkan di rak

114

L Layout

prroduk, rak terbukaa dan rak kaca terrtutup

Pelanggaan bisa langsun ng melihat prosses terbuka dann rak kaca tertuttup. Sebagian

Seebagian besar outlet o di mall, pusat pembuattan produk, ambil langsung di raak besar outlet menempati gedu ung sendiri,tdk peerbelanjaan

terbuka.

Semua

outleet

di

mall,pussat berada di maall

perbelanj njaan. Pewangi tiiap outlet – arom ma roti bakaar

Customer

Mixing,baking,cooking

115 1 : Oven area, 2: Mixer area, 3+4 : counter space, 5: shink area , 6+7: shelving/rack 8: POS outlet , 9: display area

116

Dari competitor analysis tersebut, maka tahapan selanjutnya bisa dilakukan benchmarking terhadap competitor tersebut. Benchmarking merupakan tahapan untuk mengukur dan membandingkan hasil dari produk ataupun service yang ditawarkan oleh perusahaan tersebut terhadap saingannya. Dalam benchmarking ini ada sembilan tahapan utama yang harus diperhatikan yaitu: Tabel 4.18 Tahapan Benchmarking PT SIB Tahapan Menentukan apa yang ingin kita benchmark Menentukan tujuan dan obyektif dari benchmark

Alat / Tujuan solusi IT dalam operasional

penggunaan bisnis Perusahaan mendapatkan perbandingan penggunaan solusi IT dengan subyek yang akan dilakukan benchmark, peranan dan manfaat solusi IT pada subyek benchmark Menentukan subyek dan Subyek Matrix Pembanding matrik pembandingnya Infrastruktur Topologi jaringan, perangkat yang digunakan Aplikasi/ Software POS (Point of Sales), Finance Application, Manufacture Application SDM IT Kelengkapan organisasi IT Menentukan siapa yang akan BreadTalk dan Holland Bakery menjadi pembandingnya Memilih metode dalam pengumpulan informasi Memproses data yang telah dikumpulkan Mengambil kesimpulan Menentukan gap yang ada dan analisa penyebab terjadinya gap tersebut

studi pustaka, literature, wawancara menyusun summary dari informasi yang telah dikumpulkan memberikan resume dan kesimpulan Memberikan gambaran gap yang ada dengan kondisi saat ini dan kemungkinan penyebab terjadinya gap tersebut

117

4.3.5

Analisis Porter’s Five Force

Persaingan sangat penting bagi keberhasilan atau kegagalan perusahaan. Persaingan menentukan kegiatan yang perlu bagi perusahaan untuk berprestasi, seperti inovasi, budaya, atau implementasi yang baik. Dalam industri manapun, apakah industri domestik atau internasional, apakah menghasilkan barang atau jasa, aturan persaingan tercakup dalam lima faktor persaingan, yakni : masuknya pendatang baru, ancaman produk subtitusi, daya tawar-menawar pembeli, daya tawar-menawar pemasok dan persaingan diantara para peserta yang ada. Berikut adalah analisis lima (5) faktor persaingan Porter pada PT. Sukses Inti Boga : Pendatang Baru Perusahaan/produsen bakery yang sudah ada dan terus mengembangkan bisnisnya serta perusahaan/produsen bakery yang baru muncul : ‐ Holland Bakery, Buana, Sari Roti ‐ BreadTalk, Breadlife ‐ BreadStory, Roti Unyil ‐ Perusahaan baru lainnya

Pemasok

Pesaing Industri

Beberapa supplier/ vendor yang menjadi mitra kerja PT. Sukses Inti Boga antara lain : ‐ PT. Bogasari ‐ PT Panca Utama ‐ PT Gasindo ‐ supplier bahan ingredients lainnya

‐ PT. BreadTalk Indonesia ("BreadTalk") ‐ PT. Mustika Citra Rasa ("Holland Bakery")

Produk Pengganti Produk olahan pengganti roti seperti : ‐ hasil olahan dari beras ketan ‐ olahan dari hasil pertanian lainnya, ‐ snack/cemilan yang banyak beredar di pasar, ‐ makanan cepat saji burger, kebab, ‐ beberapa produk makanan lainnya

Gambar 4.7 Porter’s Five Forces PT.Sukses Inti Boga

Pembeli ‐Pembeli perorangan ‐ Institusi (Hotel, Restaurant, Pendidikan) ‐ Modern Market

118

1.

Persaingan Sesama Perusahaan dalam Industri Bakery

a. Harga Produk Harga untuk item produk tertentu pada PT Sukses Inti Boga termasuk menjadi perhatian para pesaing dalam menentukan harga produknya (sifone, wheat bread). Produk yang diproduksi PT Sukses Inti Boga relatif bersaing dengan kompetitor lainnya sehingga para kompetitor tidak bisa bersaing dalam pricing product, akan tetapi banyak produk pesaing (roti manis) yang harganya dibawah harga produk PT Sukses Inti Boga terutama pesaing dari kelas bawah . Kondisi seperti ini, bisa memungkinkan konsumen untuk beralih ke produk yang lebih murah dibandingkan produk-produk milik PT Sukses Inti Boga, keadaan seperti ini akan sangat memberikan dampak yang signifikan apabila bermunculan pendatang baru biasanya para pendatang baru akan memakai strategi pricing untuk melawan market leader.

b. Kualitas Produk Untuk kualitas produk, PT Sukses Inti Boga selalu mengedepankan kualitas produk, baik itu dari proses pembuatan, packing serta delivery selalu menempatkan operational excellence, sehingga kualitas produk dari PT Sukses Inti Boga bisa menjadi kekuatan dalam melakukan persaingan dibandingkan dengan pesaing lain yang sekarang sekarang ini banyak menggunakan bahan pengawet serta pengharum ruangan beraroma roti pada tiap outlet mereka. Produk PT Sukses Inti Boga yang cukup digemari pelanggan diantaranya adalah roti kesehatan dimana dibuat dengan bahan berkualitas dengan komposisi dari gandum asli, serta

119

nilai gizi yang terkandung di dalamnya memang digunakan untuk mereka yang benar benar memperhatikan kesehatan.

c. Promosi Disamping harga yang murah dan kualitas produk, banyak dari para pesaing mulai memperbaiki strategi promosi dari produk-produknya dengan menginformasikan value yang lebih dari produk yang akan dijualnya dan konsep lifestyle pada varian produknya. Para pesaing seperti Bread Talk menerapkan strategi penempatan outlet mereka di pusat keramaian sehingga secara tidak langsung orang orang yang melintas di depan outlet mereka akan tertarik untuk datang membeli produk mereka. Dengan adanya perkembangan teknologi saat ini, para pesaing mulai menggunakan media internet sebagai media promosi mereka seperti penggunaan jejaring sosial (website, facebook, twitter). Selain itu promosi yang cukup gencar dilakukan pesaing untuk menjaring pelanggan adalah dengan membership program dan sms promo

2. Ancaman Masuk Pendatang Baru

a. Identitas Merek PT Sukses Inti Boga mempunyai merek yang cukup dikenal dimata customer dengan merek Jesslyn K Cakes, dengan adanya identitas yang kuat tersebut PT Sukses Inti Boga mampu mengatasi persaingan dengan pendatang baru yang akan masuk

120

b. Capital Requirement Untuk membuka suatu industri bakery pemula

atau

industri rumah tangga tidak

membutuhkan investasi yang cukup besar sehingga banyak bermunculan pesaing-pesaing kecil, karena modal untuk biaya operasional dan mesin pembuatnya untuk industri kecil tidak terlalu mahal. Akan tetapi untuk membuka peluang usaha yang besar membutuhkan biaya investasi yang cukup besar seperti pembukaan outlet, mesin produksi yang besar, prasarana dan sarana Pabrikan, jaringan ke modern market.

c. Access to Necessary Input Industri bakery di Indonesia mempunyai proses pemasokan bahan baku yang cukup mudah , dikarenakan bahan baku bisa dengan mudah didapatkan pada pasar biasa, hal ini akan menarik pendatang baru untuk bermunculan.

d. Switching Cost Switching cost dari pendatang baru bisa saja terjadi apabila produk yang ditawarkan memiliki harga lebih murah, cita rasa yang unik dan kualitas yang lebih baik dari para pesaing.

121

3. Ancaman dari Produk Pengganti

a. Substitution Threats Ancaman barang pengganti (substitution threats) bisa saja terjadi pada industri bakery, yaitu banyaknya jenis makanan ringan dan jenis makanan tradisional yang banyak bermunculan di pasar , sebagai contoh : kebab, donat, kue basah, burger dan hasil olahan bahan pangan lainnya. Makanan ringan dan tradisional tersebut merupakan salah satu produk pengganti yang memegang peranan besar dalam menggeser keberadaan produk dari PT Sukses Inti Boga. Sehingga customer akan berpeluang untuk mengganti kebiasaan mereka membeli roti dengan membeli produk-produk pengganti seperti jajanan dan kue-kue tradisional.

b. Switching Cost Switching cost produk pengganti bisa saja terjadi apabila harga dari produk substitusi lebih murah.

4. Kekuatan Tawar-menawar Pembeli

a. Price Sensitivy Para kustomer yang ada saat ini mulai sensitive dengan harga dari PT Sukses Inti Boga yang sedikit lebih mahal dibandingkan dengan kompetitor kecil lainnya, hal ini merupakan dampak dari banyak bermunculan pesaing pesaing kecil, akan tetapi jika kompetitor yang sudah

122

mengerti dari perbedaan kualitas dan varian yang ditawarkan PT Sukses Inti Boga tentu akan lebih memilih produk dari PT sukses Inti Boga dibanding dengan kompetitor kecil tersebut.

b. Product Purchases Pembelian produk (product purchases) akan mempengaruhi kecenderungan konsumen untuk beralih, misalnya roti manis yang diproduksi PT Sukses Inti Boga memiliki cita rasa yang lebih baik dan varian produk yang lebih lengkap sehingga membuat para customer memilih untuk membeli dari PT Sukses Inti Boga disbanding dengan kompetitor lainnya.

c. Impact of Quality Dampak dari kualitas (impact of quality) sangat mempengaruhi tingkat permintaan suatu produk. Bahan baku yang dipilih oleh PT Sukses Inti Boga merupakan bahan baku terbaik yang di import langsung dari New Zeland sehingga menciptakan suatu cita rasa yang lebih baik dibanding kompetitor yang membuat produk dengan bahan sehari hari yang ada di pasaran

5. Kekuatan Tawar-menawar Supplier

a. Presence of Substitution Input Bakery merupakan suatu industry yang sangat berpengaruh dengan keberadaan dari sumber bahan baku nya, jika sumber bahan baku tersebut tidak ada, maka proses produksi akan berhenti total.

123

b. Importance of Volume to Supplier Fluktuatif volume tingkat permintaan supply kepada supplier pada PT Sukses Inti Boga tidak ada hambatan dikarenakan ditangani supplier yang bisa dipercaya dan akan mampu memberikan supply sesuai permintaan dan menerapkan sistem kontrak untuk menjamin kepastian harga dan pasokan.

c. Impact of Input on Cost or Differentiation Dampak dari kenaikan harga bahan kepada produk-produk PT Sukses Inti Boga tidak terlalu berpengaruh terhadap perubahan harga jual, karena akan disesuaikan dengan varian produk yang ada sehingga bisa diatasi permasalahan jika ada kenaikan harga bahan baku.

Hasil Rekapitulasi Porter’s Five Forces Dari 5(lima) faktor persaingan Porter di atas, dapat dihasilkan bahwa industri bakery/roti pada saat ini persaingannya sangat ketat. Untuk itu PT. Sukses Inti Boga harus mempersiapkan langkah untuk tetap dapat menjangkau pangsa pasar dan meningkatkan daya saingnya (sustainable competitive) yaitu dengan cara : •

inovasi produk : dengan ide-ide new product launching yang cepat dan tepat serta mampu bersaing dengan competitor. Produk dengan aneka rasa, jenis serta topping yang bervariasi agar menyesuaikan dengan selera konsumen.

•

distribution/ outlet channel : mempunyai beberapa outlet dan franshice outlet dengan unit-unit produksi/ kitchen

124

•

Barrier to Entry (BTE) factor yang dimiliki PT.SIB, sebagai faktor-faktor yang menyebabkan pesaing potensial sulit memasuki suatu industry : o Brand identity saat ini sudah cukup dikenal di pasar, dengan ditunjang program-program promosi maka dapat digunakan sebagai ‘senjata’ dalam menghadapi pendatang baru. Dan inovasi produk terbaru secara berkelanjutan merupakan ‘senjata’ yang cukup ampuh dalam menghadapi persaingan bisnis terhadap pemain lama di bidang industri bakery o production capability : dengan kemampuan dan pengalaman dalam bidang industri FMCG (Fast Moving Consumer Goods), maka proses produksi diarahkan kepada keunggulan menekan biaya produksi (cost advantages) sebagai daya saing terhadap pasar.

•

peningkatan kualitas produk : selain mengacu kepada cost advantages di atas, kualitas produk tetap ditingkatkan agar konsumen mendapat produk yang bermutu. Salah satunya membuat unit produksi yang menempel pada outlet, agar konsumen mendapatkan produk yang baru (fresh from the open) dan tetap mengacu kepada standar industi pengolahan makanan secara sehat.

•

peningkatan pelayanan : layanan pada outlet-outlet, kecepatan pelayanan dan kemudahan bertransaksi pada outlet

•

dukungan program-program promosi : untuk menjaring pelanggan baru dan program-program untuk mempertahankan pelanggan setia PT.SIB

•

penggunaan teknologi informasi yang dapat membantu operasional bisnis Perusahaan : dengan outlet-outlet yang tersebar, maka diperlukan konsolidasi data

125

antar outlet agar dapat dilakukan analisa penjualan (misal : produk yang laku saat ini adalah roti manis dengan topping abon), maupun dapat mengenali pelanggan yang sering membeli pada outlet-outlet PT.SIB •

Dilihat dari posisi tawar-menawar dengan supplier : maka PT.SIB perlu menjalin hubungan kerja sama dengan supplier, dengan beberapa item produk tertentu dengan sistem kontrak untuk menjamin kepastian harga dan pasokan.

Dari beberapa faktor persaingan di atas, maka PT Sukses Inti Boga dapat memasuki industri bakery ini dan bertumbuh dengan menciptakan value added dalam proses bisnisnya dan mempertahankan daya saing (sustainable competitive) dalam industri bakery ini.

4.4

Directives and Assumptions Pada tahapan ini informasi mengenai bisnis proses dan bisnis initiative yang ada akan

dituangkan kedalam matriks dengan initiative dalam teknologi informasi, sehingga bisa mendapatkan usulan-usulan IT strategic dimasa mendatang. Business drivers adalah pengaruh lingkungan luar yang mempengaruhi bagaimana bisnis perusahaan harus bisa mempunyai respon atau tanggapan yang kreatif dan agresif terhadap lingkungan luar tersebut. Technology Drivers. adalah pengaruh dari lingkungan Industry IT, seperti kemajuan teknologi informasti yang begitu cepat, sehingga harus bisa mengikuti perkembangan yang ada. Sementara IT requirements merupakan hasil dari business initiatives atau technology drivers dalam sebuah Divisi IT. Pemilihan solusi IT yang tepat dalam menunjang business initiatives dan technology drivers

126

Tabel 4.19 Matriks Business Driver dan Business Initiatives Business Driver Persaingan harga produk di pasar yang kompetitif Ekspansi outlet yang cepat pada bisnis bakery

Initiatives‐1 Menciptakan produk baru dengan harga kompetitif Membentuk standar sistem penjualan di outlet Pencatatan transaksi penjualan outlet dalam suatu database Membentuk database pelanggan

Program‐ program promosi yang gencar untuk peningkatan sales Mempertahankan pelanggan setia dan menjaring pelanggan baru Melakukan terobosan Munculnya Pesaing baru dalam Pesaing bisnis baru yang sales/penjualan inovatif Internet marketing/ social networking/ digital promotion Product knowledge ke pasar/ pelanggan

Business Initiatives Initiatives‐2 Analisa penjualan per item per outlet Man power planning utk new outlet

Initiatives‐3 Low cost with standard quality Empowering user

Standarisasi item Konsolidasi data tiap produk di setiap outlet outlet ke kantor pusat Standarisasi item Customer loyalty produk di setiap outlet program Menjaga hubungan baik dengan customer yang ada

New product launching sesuai selera konsumen

Membangun jejaring sosial

Membentuk komunitas pelanggan

Membentuk media komunikasi dengan pelanggan

Membentuk database pelanggan

Empowering user

Tabel 4.20 Matriks Business Initiative dan IT Requirment IT Requirements Business Initiatives

IT Requirement 1

Menciptakan produk baru Standarisasi Item dengan harga kompetitif produk Membentuk standar Penggunaan POS sistem penjualan di outlet (Point of Sales) system Pencatatan transaksi Standarisasi Item penjualan outlet dalam produk suatu database Membentuk database Customer Loyalty pelanggan Management

IT Requirement 2

Financial Module Standarisasi Item produk

IT Requirement 3

WAN/LAN network

Penggunaan POS (Point of Sales) system SMS Promo/ SMS Gateway

127 IT Requirements Business Initiatives Melakukan terobosan baru dalam sales/ penjualan Membangun jejaring social Membentuk media komunikasi dengan pelanggan Analisa penjualan per item per outlet Man power planning utk new outlet

IT Requirement 1

IT Requirement 2

IT Requirement 3

Penggunaan POS Customer Loyalty (Point of Sales) system Management

SMS Promo/ SMS Gateway

Company Web & Email

Internet Connection

Company Web & Email

Customer Loyalty Management

Penggunaan POS Business Intelligence (Point of Sales) system tools


HRIS‐Personel Adm.

KM Portal

Company Web & Email



Company Web & Email



Membentuk database pelanggan


Company Web + Email

Low cost with standard quality

Penggunaan POS Financial Module (Point of Sales) system

Menjaga hubungan baik dengan customer yang ada Membentuk komunitas pelanggan

Empowering user Konsolidasi data tiap outlet ke kantor pusat

HRIS‐Personel Admin

KM Portal

WAN/Network Connection

Internet Connection

Customer loyalty program Customer Loyalty SMS Promo/ SMS Management Gateway New product launching Penggunaan POS Business Intelligence sesuai selera konsumen (Point of Sales) system

Business Intelligence

Tabel 4.21 Matriks Technology Drivers dan IT Requirments

Technology Drivers Perkembangan Point of Sales system dalam bisnis retail (FMCG : Fast moving consumer

IT Requirement 1 Penggunaan POS (Point of Sales) system

IT Requirements IT Requirement 2

IT Requirement 3

128

Technology Drivers

IT Requirement 1

IT Requirements IT Requirement 2

goods) Customer Relationship Management Software Penggunaan IT sebagai Media Promosi Perkembangan teknologi Jaringan Komputer Perkembangan BI (Business Intelligence) sbg Analytical Report Intranet Portal Server dalam fungsinya knowledge sharing

WAN/Network Connection

VPN Connection


KM Portal

ERP & IT Solution

Financial Module ERP

4.5

Customer Loyalty Management Module Company Web & Email

Penerapan KM Portal


IT Requirement 3

Internet Connection

HRIS (Human Resources Inf. System)

The Future Business Scope and Objectives

4.5.1 Future Business Setelah berada dibawah manajemen baru yaitu PT Sukses Inti Boga yang merupakan anak perusahaan dari Garudafood , maka PT Sukses Inti Boga turut mendukung visi Garudafood Group yaitu : “Indonesia’s Top 2 Food and Beverage Company by 2015” , menandakan titik awal perjalanan baru bagi PT. Sukses Inti Boga. Untuk mencapai visi tersebut diatas, maka manajemen PT. Sukses Inti Boga mencanangkan beberapa misi perusahaan sebagai berikut : •

Product Innovation and Expansion New Product Launching terus digulirkan dengan inovasi – inovasi produk dengan menyesuaikan kebutuhan/selera konsumen , harga kompetitif serta ketersediaan di masing-masing outlet. Dan terus berekspansi membuka outlet-outlet baru.

•

Quality, Service and Cleanliness

129

Penyusunan standar baku untuk kualitas produk dan penerapan ISO sebagai tolok ukur untuk produsen makanan yang sehat/higienis dan berkualitas. Pemberian pelayanan yang baik pada konsumen dan kebersihan dari outlet dan produk harus selalu dijaga •

Operational Excellence Pelaksanaan operasional dan fungsi-fungsi terkait dalam bisnis Perusahaan harus mengacu kepada Cost Leadership dan Cost Innovation untuk meningkatkan daya saing produk dan profitabilitas Perusahaan

4.5.2 Objectives Untuk mendukung aktivitas bisnis perusahaan maka disusunlah beberapa objektif dan kemudian ditambahkan dengan IT initiative sehingga IT bisa menjadi enabler dalam mendukung pencapaian visi misi perusahaan.

130

Tabel 4.22 Akitivitas Bisnis dan target Aplikasi Aktivitas Bisnis Sales/Penjualan

Masalah

Fungsi Pemecahan

Target Aplikasi

Masalah -Terbentuk database

-Pencatatan item di outlet secara manual (varian, rasa, harga) sehingga update harga

• POS (Point of Sales) penjualan dan bisa system

dikonsolidasikan

tidak bisa cepat dilakukan

-Perubahan harga/

-Kesalahan pencatatan item barang terjual karena tidak

• Business Intelligence

ada standarisasi item produk

/update kode barang dapat dilakukan

- outlet melakukan pelaporan

dengan cepat

transaksi penjualan secara manual; yang menyebabkan

-Laporan penjualan

lambatnya pelaporan

lebih cepat

penjualan ke kantor pusat

-Program promo

-Program promo dan analisa penjualan sulit dilakukan

Loyalty dapat dilakukan lebih

• Customer

mudah

Management

-Karena manual, program promo untuk pelanggan setia

-Sekuriti data utk • SMS Promo

akses/perubahan data

PT.SIB sulit dilakukan dan diperlukan media-media promo lainnya

Finance and Accounting

promo discount

-Penggunaan media • Company

Web

+

Email

promo dengan dukungan IT

-Pencatatan secara manual

Finance Modul

-monitoring

mengenai inventory,

Application :

kontrol

kebutuhan bahan, pemakaian

• General Ledger (GL)

bahan,

bahan, mutasi stok sering

• Account Receivable

lebih cepat dan akurat

terjadi masalah ketidakakuratan, seperti perbedaan antara catatan manual dan jumlah fisik

(AR) • Account Payable (AP) • Inventory Control

dan kebutuhan

mutasi

stok

-rekap penjualan per outlet dan konsolidasi lebih mudah dilakukan -kontrol aging piutang

131

Aktivitas

Masalah

Bisnis barang;

Target Aplikasi (IC)

Fungsi Pemecahan Masalah dan

hutang

lebih

-Proses pelaporan penjualan

• Purchase Order (PO)

mudah dilakukan

dari outlet yang bersifat

• Order Entry (OE)

-penyusunan

manual menyebabkan

• Asset Management

keuangan lebih cepat

keterlambatan proses

(AM)

konsolidasi data dan penyusunan laporan

dan akurat -analisa


laporan

penjualan

mudah dilakukan

keuangan per outlet yang

-terbentuk

disusun oleh kantor pusat;

yang terintegrasi

database

-kesulitan melakukan analisa penjualan secara keseluruhan maupun per produk per outlet

Sumber Daya Manusia/ Human Capital

-Pencatatan data karyawan

HRIS (Human

-terbentuk

,absensi, kualifikasi,

Resources Information

karyawan

pengupahan,cuti secara

System) :

-penjadualan

manual belum terintegrasi ke

• Time Attendance,

dalam database

• Payroll

-Pengaturan jadual kerja

• Leave Admin

lebih lama dan sering

database kerja

tidak bertabrakan dgn cuti karyawan -informasi/peraturan/ program-program

benturan dgn jadual cuti karyawan

KM (Knowledge

- program-program dan

Management) Portal

dari perusahaan bisa diketahui/diakses

peraturan/ketentuan/kebija-

oleh karyawan setiap

kan Perusahaan melalui

saat

Human Capital tidak dapat diikuti/ tersampaikan kepada karyawan dengan cepat

132

4.6 Strategic Moves Bagian ini akan menjelaskan bagaimana mengembangkan strategi yang bisa dijalankan, tindakan-tindakan yang dilakukan untuk mencapai tujuan. Tujuan dari tahapan ini adalah untuk mengetahui target aplikasi yang akan diimplementasi dan memprioritaskan target aplikasi tersebut berdasarkan kepentingan strategisnya (sesuai prioritas). Evaluasi prioritas terhadap target aplikasi dilakukan berdasarkan CSF yang telah ditentukan sebelumnya untuk mengetahui tingkat kepentingan aplikasi tersebut terhadap perusahaan Tabel berikut di bawah ini untuk memetakan antara target aplikasi dengan skala prioritas H (High), M (Medium) dan L (Low) , sebagai berikut : Tabel 4.23 Pemetaan prioritas Usulan Aplikasi

133

Dari skala prioritas tersebut, dilakukan pembobotan untuk skala prioritas Low =1, Medium =2 dan High =3, sehingga diperoleh tabel seperti di bawah ini : Tabel 4.24 Pembobotan Prioritas usulan Aplikasi

Berdasarkan perbandingan antara CSF dan target aplikasi diatas, maka dapat ditentukan grafik prioritas target implementasi sebagai berikut :

134

Gambar 4.8 Grafik Prioritas Aplikasi

Dari grafik tersebut di atas maka dapat dibuat tabel prioritas implementasi sebagai berikut ; Tabel 4.25 Prioritas Implementasi

High Priority POS (Point of Sales) Finance Module-ERP BI (Business Intelligence)

Medium Priority

Low Priority

Customer Loyalty

HRIS (Human Resources

Management

Information System)

SMS Promo/

KM Portal (Knowledge

SMS Gateway

Management Portal) Company Web & Email

135

Benefit Assesment – Target Aplikasi Evaluasi target aplikasi dilakukan untuk menentukan tingkat kepentingannya bagi perusahaan menggunakan model portofolio [McFarlan (1984)]. Tabel 4.26 Benefit Assessment – Target Aplikasi

High

Factory (Effectiveness) “Applications which are critical to sustaining existing business” POS (Point Of Sales) Finance Module ERP Business Intelligence

Strategy Impact of Current Applications

Support (Efficiency) “Applications which improve management and performance but are not critical to the business”

Low

Strategic (Competitive Advantage) “Applications which are critical for future success” Customer Loyalty Management SMS Promo Turnaround (Competitive Advantage) “Applications which may be of future strategic importance” HRIS (Human Resources Information) KM Portal Company Web & Email

Pemilihan Metode Implementasi untuk Target Aplikasi Tujuan dari tahap ini adalah untuk menentukan metode implementasi target aplikasi. Ada beberapa pilihan metode yang dapat digunakan dalam implementasi target aplikasi, yaitu: • Package software implementation Membeli paket perangkat lunak yang sudah ada dan siap pakai (sofware jadi), yang sudah terbukti banyak digunakan dan dapat dipercaya kualitas dan kredibilitasnya. • End-user development Mengembangkan sendiri sistem atau perangkat lunak yang baru. • Custom software development

136

Menggabungkan beberapa metode-metode diatas. Untuk setiap target aplikasi, dapat dipilih lebih dari satu metode implementasi, sebagai contoh: implementasi untuk POS (Point of Sales ) System pada outlet menggunakan metode package software implementation, sedangkan pada implementasi BI (Business Intelegence) dapat digunakan Custom Software Development (gabungan antara Package Software dan End User Development). Pemilihan metode implementasi untuk target aplikasi harus berdasarkan aturan-aturan sebagai berikut: • Packages software implementation : aplikasi tersebut telah tersedia dan tidak perlu dibuat/dikembangkan lagi. Hal ini dapat ditentukan berdasarkan atas pertimbangan waktu pengembangan dan tingkat kestabilan aplikasi itu sendiri. • Apabila aplikasi yang dibutuhkan tidak tersedia dalam package software, maka selanjutnya digunakan metode end-user development. Metode end-user development biasanya digunakan untuk pengembangan aplikasi yang kecil (interfacenya sederhana) serta kebutuhan akan tingkat layanan yang relatif kecil. • Apabila tidak memungkinkan implementasi menggunakan end-user development, pilihan terakhir adalah dengan custom software development. Custom software development ini merupakan gabungan dari ketiga metode diatas. Berikut ini adalah pilihan metode implementasi untuk setiap target aplikasi yang telah ditetapkan pada tahap sebelumnya, yaitu:

137

Tabel 4.27 Metode Implementasi Target Aplikasi No

Target Aplikasi

Metode Implementasi Package Software Implementation

End User Development

Custom Software Development

1

Point of Sales (POS) System

√

√ (Reporting)

2

Finance Module ERP

√

√ (Reporting)

(GL,AR,AP,PO,OE,IC,AM) 3

Business Intelligence (BI)

√

√

4


√

√

5


√

6

HRIS (Human Resources

√

√ (Reporting)

√

√

√

√

Information System) 7

KM (Knowledge Management) Portal

8

Company Web & Email

Selain membuat prioritas usulan aplikasi, dibuat juga usulan mengenai IT Organization Future, dimana usulan tersebut didapat dari matriks antara aplikasi yang diusulkan dengan kebutuhan akan SDM teknologi informasi, berikut tabel kebutuhan SDM IT dengan usulan aplikasi :

138

Tabel 4.28 Tabel kebutuhan SDM IT dengan usulan aplikasi

No

Target Aplikasi

1

POS (Point of Sales)

2

Finance Module ERP (GL,AR,AP,PO,OE,IC,AM)

3


4


5


6

HRIS (Human Resources Information System) (Time Attendance, Payroll, Leave Adm.)

7


Sumber Daya Manusia dibutuhkan (SDM IT) 2 org Technical Support/ System Support Engineer, untuk troubleshooting , dibagi utk 2 area outlet

Target Organization (SDM IT)

1 org IT Manager : strategi & koordinasi (sesuai kebutuhan organisasi) (vendor combine with existing 1 org IT Supervisor : employee) supervisi tim IT, activity plan, operational lead. 1 org System Analyst & 2 org Technical Support/ Application Support, System Support Engineer, 1 org Technical Support/ untuk troubleshooting , System Support Engineer, dibagi utk 2 area outlet untuk installation & training 1 org System Analyst & (vendor/internal) App.Support : 1 org System Analyst & App.development, Application Support, customization, reporting 1 org Technical Support/ System Support Engineer, untuk installation & training (vendor/internal‐combine with existing employee) 1 org System Analyst & Application Support, 1 org Technical Support/ System Support Engineer, untuk installation & training (vendor/internal‐combine with existing employee) 1 org Technical Support/ System Support Engineer, untuk installation & training (vendor/internal‐combine with existing employee) 1 org System Analyst & Application Support, 1 org Technical Support/ System Support Engineer, untuk installation & training (vendor/internal‐combine with existing employee) 1 org System Analyst & Application Support, 1 org Technical Support/

139

No

Sumber Daya Manusia dibutuhkan (SDM IT)

Target Aplikasi

Target Organization (SDM IT)

System Support Engineer, untuk installation & training (vendor/internal‐combine with existing employee)

8

4.7

Company Web + Email

1 org Technical Support/ System Support Engineer, untuk installation & training (vendor/internal‐combine with existing employee)

IT Organization Future Berdasarkan hasil analisa pembanding kebutuhan SDM IT dengan usulan aplikasi serta

hasil pembahasan Bp. Hartono Atmadja selaku Managing Director Garudafood bersama tim pembenahan business process proyek akuisisi, disepakati untuk peningkatan peran IT sebagai enabler. Pemanfaatan teknologi informasi secara menyeluruh untuk mendukung operasional bisnis PT.Sukses Inti Boga dalam rangka pencapaian visi dan misi Perusahaan. Berdasarkan hal tersebut diatas maka diusulkan untuk membentuk organisasi Departemen IT pada PT Sukses Inti Boga dengan struktur organisasi sebagai berikut :

140

General Manager

IT Dept. IT Manager

IT Supervisor

System Analyst & Application Support

System Support Engineer

Gambar 4.9 Usulan Organisasi IT PT.SIB

Dengan rencana penambahan/pemenuhan personil IT sebagai berikut : Tabel 4.29 Usulan MPP Organisasi IT

Dengan pemenuhan man power planning (MPP) pada Dept. IT tersebut maka jumlah personil IT dapat dipetakan : No

Jabatan

Jumlah (org)

2009

2010

1

IT Supervisor

2

System Support Engineer

1

3

System Analyst & Application Support

1

4

IT Manager Total

2011

1

1

Total 1

2

1

2 1

1

1

2

5

Keterangan Koordinasi dan supervisi tim IT Area support ke outlet-outlet yang tersebar Pengembangan aplikasi Perencanaan IT strategy

141

Dengan organisasi IT yang diusulkan di atas, maka berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab serta kualifikasi yang dibutuhkan : Tabel 4.30 Tabel Tanggung Jawab dan Tugas Dept. IT

Position Title : IT Manager

Pendidikan

S1/S2 Manajemen Informatika /Teknik Informatika/ Sistem Informasi

Pengalaman

2 tahun pada posisi manajerial bidang IT, 3 tahun sebagai System Analyst, Application Support, Spv. IT/MIS Memahami Sistem Operasi & Jaringan Komputer, Pemahaman Konsep Relational Database/ RDBMS, Memahami Aplikasi Komputer & Komputer Akuntansi, Memahami Konsep dan Metodologi Project Management.

Pengetahuan/ Ketrampilan teknis

Lingkup Tugas dan Tanggung Jawab 1.IT Service Memberikan layanan IT/ IT Services atas ketersediaan Sarana dan Prasarana untuk mendukung ketersediaan informasi yang tepat guna dan tepat waktu bagi seluruh stakeholder. 2.Standarisasi Aplikasi Bisnis Melakukan implementasi Aplikasi /Software/ IT Devices/ IT Produk dengan standarisasi Aplikasi Bisnis /Software/ IT produk di seluruh unit bisnis sesuai standari dan prosedur yang sudah ditetapkan perusahaan untuk meningkatkan service level dan empowering user. 3. Rekomendasi IT Project Memberikan rekomendasi dan masukan yang berhubungan dengan IT Project ( bersifat Teknis ) sesuai dengan standar untuk meningkatkan service level dan PAR (project achievement ratio) 4.IT Services and Solution Strategy Merencanakan dan mengembangkan IT services and solution strategy dengan riset IT support yang bisa diberikan untuk mendukung kebutuhan user/bisnis, menterjemahkan kebutuhan user/usaha ke dalam support IT yang bisa disediakan (Translate business and user requirements into IT services and solutions requirements), menentukan strategic initiatives untuk dukungan IT, mengevaluasi tahapan implementasi dari strategic initiative yang telah ditentukan agar dapat mendukung bisnis/operasional perusahaan. 5. Enterprise IT Architecture Merencanakan, menentukan dan mengembangkan enterprise IT architecture yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk menopang bisnis usaha dan mensupport informasi yang diperlukan oleh management dan stakeholder 6.IT Infrastructure and Solution Mengatur, menjaga dan mengawasi IT Infrastructure dengan Manage IT security system, Manage IT inventory and assets, Manage IT resource capacity, Perform IT operations support services, Manage availability, Manage facilities, Manage backup/recovery, Manage performance and capacity, Manage incidents, Manage problems agar dapat mendukung produktifitas perusahaan. 7.Dokumentasi SOP / WI. Melakukan dokumentasi prosedur yang ada dalam bentuk SOP / WI dengan Menyusun, Mengembangkan dan merekomendasikan kebijakan, sistem dan prosedur di lingkungan IT yang mencakup antara lain sistem dan prosedur utk melakukan support, kebijakan-kebijakan investasi peralatan IT guna meningkatkan efektifitas dan efisiensi

142 pengelolaan IT di perusahaan

8.Activity Plan dan Strategy Jangka Panjang Merencanakan aktivitas dan membuat laporan, menyusun sasaran, rencana kerja dan anggaran tahunan Departemen. Mengendalikan realisasi anggaran dalam rangka memastikan adanya pengendalian internal, membantu dalam merumuskan Strategi Jangka Panjang yang menyangkut strategi dibidang IT yang menunjang bisnis perusahaan secara keseluruhan 9.Coaching & Counselling (C&C) Melaksanakan C&C kepada bawahan dalam rangka pembinaan dan konselling agar kinerja meningkat dan terjadi kondusivitas kerja.

Position Title : IT Supervisor

Pendidikan

D3/S1 Manajemen Informatika, Teknik Informatika, Sistem Informasi, Teknik Komputer

Pengalaman

1 tahun sebagai Supervisor IT/MIS, Application Support/System Development


Memahami Sistem Operasi & Jaringan Komputer, memahami konsep Database, Networking & Technical Support, Memahami Aplikasi Komputer , Menguasai SQL (Structure Query Language)

Lingkup Tugas dan Tanggung Jawab 1.Menyiapkan infrastruktur dan Server Aplikasi Menyiapkan infrastruktur dan server Aplikasi yang menunjang sarana komunikasi antar user diperusahaan agar dapat mendukung operasional perusahaan. 2.Perawatan server hardware, perencanaan upgrade server Melakukan perawatan server hardware, perencanaan upgrade server secara berkala untuk peningkatan kinerja server 3.Dokumentasi SOP / WI. Melakukan dokumentasi prosedur yang ada dalam bentuk SOP / WI dengan Menyusun, Mengembangkan dan merekomendasikan kebijakan, sistem dan prosedur di lingkungan IT yang mencakup antara lain sistem dan prosedur utk melakukan support, kebijakan-kebijakan investasi peralatan IT guna meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengelolaan IT di perusahaan 4.Laporan Melakukan perencanaan aktivitas dan membuat laporan secara berkala kepada atasan agar tertib administrasi dan mendukung internal proses. 5.Kontrol Budget Mengontrol pengeluaran budget IT dengan memonitor realisasi budget agar tidak melebihi business plan. 6.Coaching & Counselling Melaksanakan C&C kepada bawahan dalam rangka pembinaan dan konselling agar kinerja meningkat dan terjadi kodusivitas kerja.

143 7.Pembelajaran Melaksanakan pembelajaran dengan meningkatkan keterampilan user dalam penggunaan standar Aplikasi Bisnis Perusahaan agar dapat memperlancar operasional pekerjaan.

Position Title : System Analyst and Application Support

Pendidikan

D3/S1 Manajemen Informatika, Teknik Informatika, Sistem Informasi

Pengalaman

Minimal 1 tahun sebagai System Analyst /Application Support/System Development dan memahami konsep Database Memahami Sistem Operasi & Jaringan Komputer, Pemahaman Konsep Relational Database/ RDBMS, Menguasai Bahasa Pemrograman dan SQL (Structure Query Language), Mampu menganalisa (user requirements analysis) dan membuat Rancang Bangun Aplikasi ( Software Engineering), Memahami konsep dan metodologi Project Management)


Lingkup Tugas dan Tanggung Jawab 1.User Requirement Analysis Melakukan user requirement analysis terhadap kebutuhan aplikasi/software dengan melakukan koordinasi lintas fungsi/bagian/departemen dan membantu pelaksanaan User Requirement Analysis terhadap kebutuhan Aplikasi/ Software. 2.Pengembangan Aplikasi/software Membuat analisa cost and benefit dari pengembangan aplikasi, melakukan pengembangan aplikasi dan reporting sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan. 3.Standarisasi Aplikasi Bisnis Menstandarisasi aplikasi bisnis perusahaan dengan melakukan implementasi Aplikasi /Software/ IT produk berdasarkan standar yang berlaku untuk mendukung service level dan empowering user. 4.Rekomendasi IT Project Memberikan rekomendasi dan masukan berhubungan dengan IT Project ( bersifat Teknis ) 5.Dokumentasi Prosedur Mendokumentasi prosedur yang ada dalam bentuk SOP / WI agar mendukung internal proses dan tertib administrasi. 6.Laporan Melakukan perencanaan aktivitas dan membuat laporan kepada atasan agar tertib administrasi dan internal proses

Position Title : System Support Engineer

Pendidikan

D3/S1 Manajemen Informatika, Teknik Informatika, Sistem Informasi, Teknik Elektro

Pengalaman

Minimal 1 tahun sebagai Technical Support/ Network Engineer/ EDP

144 Pengetahuan/ Ketrampilan teknis

Memahami Sistem Operasi & Jaringan Komputer, penanganan Hardware dan Software Troubleshooting.

Lingkup Tugas dan Tanggung Jawab 1.Perawatan Berkala Melakukan perawatan secara berkala terhadap PC hardware dan kunjungan maintenance agar dapat mengurangi down time 2.Implementasi jaringan Membantu dalam implementasi jaringan komputer (LAN) sesuai kebutuhan operasional agar dapat menunjang operasional perusahaan. 3.Troubleshooting IT Melakukan penanganan troubleshooting IT dengan support via telepon atau kunjungan ke user agar keluhan user dapat ditangani, melakukan setting terhadap PC baru yang akan digunakan dengan aplikasi sesuai dengan kebutuhan 4.Empowering user /pelatihan IT Merencanakan dan melaksanakan kurikulum pelatihan IT ke user sesuai dengan jadwal agar menghasilkan empowerment user. 5.Inventaris IT Melakukan inventaris perangkat IT , melakukan perencanaan dan rekomendasi upgrade hardware untuk PC user sesuai dengan kebutuhan untuk mengurangi down time. 6.Kontrol Budget Mengontrol pengeluaran budget maintenance IT sesuai dengan perencanaan agar tidak melebihi budget. 7.Laporan Memberikan laporan aktivitas supporting secara berkala seperti weekly activity & progress reports kepada atasan untuk evaluasi pelaksanaan kerja

4.8 Alur Proses Target Aplikasi 4.8.1 POS (Point of Sales) Aplikasi Point of Sales ( POS) ini diusulkan untuk menggantikan sistem penjualan yang terdahulu, yaitu dengan menggunakan cash register, dengan adanya POS ini data hasil transaksi penjualan bisa lebih mudah dikelola. Dengan aplikasi POS ini bukan hanya melayani transaksi penjualan saja, melainkan juga ada beberapa proses bisnis keseharian yang biasa dikerjakan manual, seperti stok barang, order barang. Data hasil transaksi ini akan di update ke server,

145

sehingga hasil transaksi disemua outlet bisa terkumpul dan untuk mencegah hilangnya data hasil transaksi. Tabel 4.31 Manfaat Proses Bisnis Menggunakan POS system “As Is” Condition Proses Bisnis

Masalah

“To Be” Process Proses Bisnis

Keuntungan

Sistem pencatatan

-Dengan outlet yang

Sistem pencatatan

-Perubahan harga/

penjualan secara

tersebar, update kode

penjualan dengan POS

promo discount

manual di outlet (Cash

barang tidak dapat

(Point of Sales) system

/update kode barang

Register)

dilakukan dengan cepat,

yang dapat

dapat dilakukan dalam

termasuk apabila ada

dikonsolidasikan antar

bentuk Export/Import

perubahan harga dan

outlet dan kantor pusat

File

program promo (discount

-Rekap data penjualan

promo)

dapat dikonsolidasikan

-Data penjualan sulit

-Sekuriti data utk

dikonsolidasikan


Perbandingan proses bisnis antara pencatatan manual transaksi penjualan (cash register saat ini) dengan POS (Point of Sales), dapat digambarkan sebagai berikut :

146

Pencatatan Manual Saat Ini

Gambar 4.10 Alur Proses Pencatatan Manual (Cash Register)

Dengan penggunaan POS (Point of Sales) system, maka POS sisi outlet (POS Client) berfungsi merekam transaksi penjualan ke dalam suatu database, dan POS di sisi kantor pusat (POS Server) akan berfungsi melakukan konsolidasi data dari data file penjualan yang dikirimkan dari outlet. Apabila ada penambahan / new product launcing maupun perubahan harga, maka item produk tersebut cukup di generated dalam suatu file oleh POS Server dan akan ditarik/file import oleh POS client sehingga proses pembaharuan data dapat dilakukan secara cepat. Selain itu sales activity lainnya dapat direkam oleh POS ini, sebagai contoh apabila terjadi

147

koreksi penjualan yang dilakukan oleh kasir. Berikut alur proses pencatatan transaksi penjualan di outlet dan kantor pusat dengan menggunakan POS, seperti gambar di bawah ini:

Gambar 4.11 Alur Proses Transaksi Penjualan dengan POS

Teknologi POS (Point of Sales) system yang diusulkan adalah dengan menggunakan Transight POS (package software) yang menunjang integrasi ke Windows Domain (Active Directory) dan konektivitas baik ke browser Internet Explorer (IE), Windows Share Point Portal Server maupun ke database SQL Server.

148

Tabel 4.32 Tampilan Aplikasi POS / Point Of Sales GUI Form Modul – Example

Module

Description

POS Configurator

The POS CONFIGURATOR MODULE is run via the Main Menu. The POS CONFIGURATOR MODULE enables you to configure the POS FrontEnd. YOU control what appears in Front-End!

149

GUI Form Modul – Example

Module

Description

150


Module

Description

POS FRONT

The

END

MODULE is run via the Main Menu.

OPERATIONS

The

MODULE

POS

POS

FRONT

FRONT

END

END

OPERATIONS

OPERATIONS

MODULE runs your Point of Sales machine so that you can: Post sales transactions (including returns & voids) Accept payment (tender) e.g. cash, credit cards, vouchers Print guest checks, customer receipts & order Receipts Generate selected reports & journals The REPORT WRITER MODULE is run via the Main Menu. The REPORT WRITER MODULE enables you to run miscellaneous reportrelated functions, such as: Run AUTO SEQUENCES Generate REPORTS & JOURNALS. Monitor CASH IN DRAWER

151


Module

Description HOLDINGS & POINT OF SALES

Minimum Server System Requirement for POS Application

Recommended Server System Requirement for POS Application

Celeron® 566 MHz

Pentium®4 1.8 GHz and above

256 MB RAM (512 MB with PDA), 20 GB Hard Disk

512 MB RAM (1024 MB with PDA), 40 GB Hard Disk

56.6 K/Sec Modem (For Dial Up store support)

56.6 K/Sec Modem (For Dial Up store support)

Windows® compatible Network Interface card

Windows® compatible Network Interface card

A Laserjet printer

A Laserjet printer

Microsoft® Windows® 2000 OR Microsoft® Windows NT® Service Pack 6 and above

Microsoft® Windows® 2000 OR Microsoft® Windows NT® Service Pack 6 and above OR Microsoft® Windows XP® Service Pack 1 and above

IMPORTANT: Microsoft® SQL Server 7.0 must NOT be currently installed otherwise Transight™ POS Installation will be aborted.

IMPORTANT: Microsoft® SQL Server 7.0 must NOT be currently installed otherwise Transight™ POS Installation will be aborted.

152

4.8.2 Financial Module ERP Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu perangkat lunak paket dengan aplikasi yang terintegrasi untuk digunakan secara luas di organisasi. ERP diperuntukan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa yang berperan dalam mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis dalam perusahaan. Tujuan utama dari ERP adalah untuk mengintegrasikan semua bagian dan fungsi bisnis yang ada didalam perusahaan kedalam suatu sistem informasi tunggal yang dapat memenuhi seluruh kebutuhan informasi perusahaan. ERP Financial Module adalah merupakan salah satu aplikasi strategis yang diusulkan untuk digunakan PT. Sukses Inti Boga dalam memberikan suatu keunggulan bersaing jangka panjang dan mendukung dalam pencapaian visi dan misi perusahaan. Sebagai bahan pertimbangan berikut adalah beberapa kelebihan dan kelemahan dari ERP : Kelebihan yang ditawarkan ERP : •

Integrasi data yang menyebabkan akses data ke unit bisnis lain, fungsi-fungsi lain, proses-proses, dan organisasi meningkat.

•

Pengurangan biaya proses bisnis

•

Standarisasi proses operasi yang berdampak pada peningkatan produktivitas dan peningkatan kualitas produk.

•

Standarisasi data dan informasi

•

Meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan

153

Kelemahan dari ERP : •

Implementasi ERP yang cukup sulit dan memerlukan alokasi sumber daya (waktu,orang, dana) karena penerapannya yang terintegrasi dan ada perubahan flow process/ business process dalam operasional bisnis perusahaan.

•

Adanya resistansi karena perubahan proses bisnis tersebut

•

Biaya implementasi ERP yang cukup mahal

Berikut adalah alur proses Financial modul ;

Gambar 4.12 Alur Proses Financial Module ERP

Untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam rangka pelaporan keuangan (Financial Report) maka diperlukan Aplikasi Financial dengan module yang terintegrasi dan kemudahan untuk keterhubungan dengan POS (Point of Sales) application.

154

Berikut adalah usulan Financial Application yang cukup sesuai dengan kebutuhan untuk operasional bisnis distribution/retail dalam bidang consumer goods/ FMCG, sebagai berikut :

Gambar 4.13 Sage Accpac Architecture

Yaitu menggunakan Sage Accpac ERP Financial Management (package software) mempunyai beberapa modul, antara lain : Genaral Ledger (GL), Account Receivable (AR), Account Payable (AP), Purchase Order (PO), Inventory Control (IC), Order Entry (OE), Asset Management (AM). Sage Accpac ERP ini menunjang integrasi ke Windows Domain (Active Directory) dan konektivitas baik ke browser Internet Explorer (IE), Windows Share Point Portal Server maupun ke database SQL Server.

155

Di bawah ini contoh tampilan Sage Accpac ERP :

Gambar 4.14 Antar Muka Sage Accpac Software – Web Browser

Gambar 4.15 Antar Muka Sage Accpac Software – Accpac Client Server

156

Tabel 4.33 Sage Accpac’s module Module

Capabilities

Standard Reports

General Ledger Create alphanumeric account numbers as long as 45 Some of the reports included are: (GL)

• Batch Listing

characters.

Flag General Ledger accounts as inactive to stop • Batch Status using them, but retain them in the system for • Chart of Accounts historical and reporting purposes.

• Comparative Balance Sheets

Maintain separate periods for adjusting and closing • General Ledger Options entries.

• General

Assign different retained earnings accounts to

Ledger

Listing

different account segments.

• Income Statements

Set up and schedule recurring journal entries for

• Posting Journals

transactions that are processed on a regular basis. Drill down to the originating journal entry and transaction from transaction history. Lock budgets to prevent unauthorized changes. Limit the batches shown in the Batch List window to only those from a single subledger. Automatically

create

budgets

using

prior-year

information or choose from seven other computation methods. Create analytical reports, spreadsheets, graphs, and charts, and update budgets automatically through full integration with Microsoft Excel. Produce fast, flexible, customized financial statements through full

• Trial Balance

Transactions

157

Module

Capabilities

Standard Reports

integration with Microsoft Excel. Print consolidated statements or statements for any accounting division represented by an account number segment code. Auto-reverse entries to eliminate manual accrual tracking and specify the period for the reversal. Some of the reports included are:

Account

Create summary or detailed invoices using the item

Receivable (AR)

price list and

•

Aged Trial Balance

calculate taxes on a summary or line-by-line basis.

•

Batch Listing

Organize customer records quickly and easily, and •

Batch Status

create an unlimited

•

Customer Transactions

number of ship-to locations for each customer.

•

Deposit Slips

Flag customer records as inactive when you wish to •

General Ledger Transactions

discontinue

•

Invoices

regular use but want to retain the record in the system

•

Item Sales History

•

Posting Journals

for historical and reporting purposes. Drill down from General Ledger transaction history to Accounts Receivable transactions and then to originating Order Entry transactions.

Account

Automatically distribute invoices to as many general

Aged Cash Requirements

Payable (AP)

ledger expense or asset accounts as you require by

Aged Payables

defining distribution sets.

Batch Listing

158

Module

Capabilities

Standard Reports

Set up and schedule recurring payables for invoices

Batch Status

paid on a regular basis and automatically remind staff

Check Register

to process recurring payables.


Calculate tax for vendor invoices or manually

Posting Journals

distribute tax.

Vendor Transactions

Track, calculate, and automatically retain a portion of an invoice to handle common billing practices in the construction industry. View your vendor payments by bank range, vendor range, check status, transaction type, date range, year and period range, and check number range. Generate and print system checks for current payables and forced transactions with or without payments advices. Prepay invoices that you have not yet received.

Inventory

Handle fractional quantities to four decimal places

Some of the reports included are:

Control (IC)

and


maintain

different

units

of

measure

for

purchasing, selling, and stock-keeping.

Item Status

Use categories to classify stock and to allocate costs

Item Valuation

to departments or cost centers.

Markup Analysis

Include 250-character comments with each transaction

Overstocked Items

detail.

Physical Inventory Worksheet

Assign as many as nine vendors per item with

Posting Journals

automatic update of the last purchase.

Reorder Report

Specify different item bin numbers for each inventory

Sales Statistics

159

Module

Capabilities

Standard Reports

location.

Selling Price / Margin Analysis

Assemble items using single-level bills of materials.

Slow-Moving Items

Combine any number of items into a single kit and

Transaction History

then sell the kit

Transaction Statistics

through Order Entry using a single kit price instead of a price per item Receive both stock and non-stock items. Maintain as many as six different costs per location, including standard, most recent, average, last unit, and two optional userdefined costs. n Cost items to six decimal places by moving average, FIFO, LIFO, standard, most recent, or user-specified costing methods. Cost transactions as soon as they are posted or during day-end processing. Allocate additional costs to transferred inventory items by quantity, cost, and weight, or manually specify the cost per item.

Order Entry

Enter active orders, future orders, standing orders, and

Some of the reports included are:

(OE)

quotes.

Aged Orders

Enter orders, shipments, and invoices as separate

Order Action

transactions so you can divide the duties of your

Posting Journals

personnel.

Sales History

Create an order by simply selecting and copying the

Sales Statistics

details of existing customers’ orders.

Salesperson Commissions

160

Module

Capabilities Include multiple orders on a single shipment and

Standard Reports Transaction List

multiple shipments on a single invoice. Ship items with or without first entering an order for those items. Send partial shipments to those customers that allow them. Edit and invoice partially shipped orders. Add new customers on the fly when you enter orders or add the customer records later. Assign sales proportionally to as many as five salespeople. Use multiple payment schedules and other payment terms defined in Accounts Receivable.

Purchase Order Use seven costing methods for the default item cost, Some of the reports included are: (PO)

Most Recent Cost, Standard Cost, Average Cost,

Aged Purchase Orders

Vendor Cost, Last Unit Cost, and two alternate

Payables Clearing Audit List

amounts, for added flexibility.

Posting Journals

Enter details for requested items from multiple

Purchase History

vendors or without specifying vendors on a single

Purchase Order Action

requisition, and then automatically create purchase

Purchase Statistics

orders for each vendor.

Shippable Backorders

Create one purchase order from multiple requisitions

Transaction List

and select the requisition details by vendor number and Inventory Control vendor type. Leave purchase orders open indefinitely until all items

161

Module

Capabilities

Standard Reports

are received or cancel any remaining ordered items at any time. Quickly consolidate items from multiple purchase orders on a single receipt. Process multiple invoices for a single receipt.

4.8.3 Business Intelligence Business Intelligence adalah seperangkat teknologi, aplikasi dan praktek untuk pengumpulan, integrasi, analisis dan presentasi dari informasi bisnis dan juga terhadap informasi itu sendiri. Tujuan dari business intelligence adalah untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik (http://www.research.ibm.com/journal/rd/024/ibmrd0204H.pdf) Business Intelligence menjelaskan sekumpulan konsep dan metode untuk bagaimana meningkatkan pengambilan keputusan bisnis dengan menggunakan dukungan sistem secara faktuil, sistem business intelligence merupakan data-driven. Beberapa manfaat business intelligence sebagai berikut : •

Menyediakan dan meningkatkan akses data dan informasi sesuai dengan kebutuhan

•

Meningkatkan budaya akuntabilitas

•

Informasi dini (alert) jika terjadi penyimpangan antara target dan realisasi

•

Menyediakan laporan terotomasi

•

Membantu monitor Key Performance Indicator (KPI)

•

Membantu manajemen dalam pengambilan keputusan bisnis

162

Dalam rangka memenuhi kebutuhan manajemen untuk monitoring operasional bisnis perusahaan, trend analysis dan sebagai salah satu tools dalam pengambilan keputusan, maka diusulkan untuk membentuk business intelligence reporting. Dengan menggunakan transaction processing system maka data-data dari masing-masing POS system di outlet dibentuk dalam suatu data warehousing/ data consolidation. Alur proses business intelligence pada PT.Sukses Inti Boga, sebagai berikut :

Gambar 4.16 Alur Proses Business Intelligence pada PT.SIB

163

Dari permasalahan pada ketiga bidang aktivitas bisnis PT.Sukes Inti Boga, maka solusi BI (Business Intelligence) dapat berfungsi sebagai tools yang dapat membantu manajemen dalam melakukan analisa data dan selanjutnya mengambil keputusan bisnis berkenaan dengan . Tabel 4.34 BI Tools/ Reporting and Function Aktivitas Bisnis Sales/Penjualan

Masalah -Pencatatan item di outlet secara manual (varian, rasa, harga) sehingga update harga tidak bisa cepat dilakukan -Kesalahan pencatatan item barang terjual karena tidak ada standarisasi item produk - outlet melakukan pelaporan transaksi penjualan secara

BI Tools/ Reporting

Per Outlet

penjualan dan bisa

• Rekap New Product dikonsolidasikan Launching per Outlet -Perubahan harga/ • Laporan

Penjualan promo discount per Item Per Outlet

• Laporan

/update kode barang

Penjualan

All Item All Outlet • Laporan

Penjualan

New

lambatnya pelaporan

launching per Outlet

Product

• Laporan

-Program promo dan analisa

per

penjualan sulit dilakukan

Outlet

-Karena manual, program

Call)

promo untuk pelanggan setia PT.SIB sulit dilakukan dan diperlukan media-media promo lainnya

Masalah dgn BI

• Trend Harga Per Item -Terbentuk database

manual; yang menyebabkan penjualan ke kantor pusat

Fungsi Pemecahan

Pelanggan

dengan cepat -Laporan penjualan lebih cepat -Program promo

per dapat dilakukan lebih

(Effective mudah

-Penggunaan media

• Laporan per

Penjualan

dapat dimonitor

Penjualan promo dengan

Pelanggan

All dukungan IT

Outlet • Laporan

Top

10

Omzet per Outlet • Laporan

Top

10

Omzet per Product

Finance and

- keterlambatan proses

Accounting

konsolidasi data dan

• Laporan

Penjualan -rekap penjualan per

per Item Per Outlet

outlet dan konsolidasi

164

Aktivitas Bisnis

Masalah penyusunan laporan keuangan per outlet yang disusun oleh kantor pusat;

BI Tools/ Reporting • Laporan

-penyusunan

Product dan akurat

New

penjualan secara keseluruhan

launching per Outlet • Laporan

- Inventory Report &

per

Monitoring

Outlet

- Pemakaian Bahan dan

Call)

produktifitas

-analisa

penjualan

Penjualan mudah dilakukan per -terbentuk

Pelanggan

• Laporan per

laporan

Penjualan keuangan lebih cepat

-kesulitan melakukan analisa maupun per produk per outlet

Masalah dgn BI

Penjualan lebih mudah dilakukan

All Item All Outlet • Laporan

Fungsi Pemecahan

database

(Effective yang terintegrasi Penjualan

Pelanggan

All

Outlet • Laporan

Top

10

Omzet per Outlet • Laporan

Top

10

Omzet per Product • Laporan Monitoring Inventory vs Safety Stock per Outlet/All Outlet • Laporan

Yield

Produksi per Outlet • Laporan Omzet dan

-terbentuk


Biaya Tenaga Kerja

karyawan


Per Outlet/ All Outlet

-analisa biaya tenaga

Sumber Daya


Manusia/ Human Capital

manual belum terintegrasi ke

• Laporan Hari Kerja

dalam database

Efektif per Outlet/


All Outlet

lebih lama dan sering benturan dgn jadual cuti

• Laporan Produktifitas

database

kerja dan penjualan (produktifitas) outlet

per

165

Aktivitas

Masalah

Bisnis karyawan

BI Tools/ Reporting

Fungsi Pemecahan Masalah dgn BI

Mandays per Outlet/ All Outlet

Fungsi-fungsi BI (Business Intelligence) sebagai tools dan reporting tidak terbatas hanya pada daftar laporan sesuai tabel di atas, tetapi dapat terus dikembangkan seiring dengan berjalannya waktu dan sejalan dengan perubahan dan perkembangan kebutuhan proses bisnis pada PT.Sukses Inti Boga. Dengan melalui tahapan detail user requirements, untuk menggali lebih dalam kebutuhan bisnis dengan melalui wawancara/ interview dengan keyuser/ business process owner maka akan dibuat tools/reporting/template untuk analisa data dari wadah BI (Business Intelligence) tersebut. Teknologi BI (Business Intelligence) yang diusulkan tetap dalam platform Windows yaitu dengan Report Portal yang menunjang integrasi ke Windows Domain (Active Directory) dan konektivitas baik ke browser Internet Explorer (IE), Windows Share Point Portal Server maupun ke database SQL Server. Tabel 4.35 Konektifitas dan Integrasi Report Portal Connectivity & Integration Database and interface

Specification and feature ReportPortal for Microsoft SQL Server 2000, 2005 and 2008 R2 offers enterprises a complete and integrated BI solution: analysis, reporting, dashboards, scorecards and advanced data visualization. Using XMLA and zero-footprint for the most scalable BI solution on Analysis services, ReportPortal is the most

166

Connectivity & Integration

Specification and feature integrated BI solution on the Microsoft platform. ReportPortal ROLAP cubes for access to databases other than Analysis Services: Microsoft SQL Server, Microsoft Access, MySQL, Oracle and IBM DB2. XML analysis interface schema :

Reports support

• OLAP Report

• Reporting Services Report

• GIS Map Chart Report

• Analysis

• Pie-Chart Tree Report

Report

Services

• Bar-Chart Tree Report

• ROLAP Report

• Tree Map Report

• Dashboard Report

• SQL Report

• Chart Grid Report

• Crystal Report

• Moving Bubble Report

• Data Mining Report

• Chart Grid Report

KPI

• OWC Report (Office Web • DataEntry Form Component) • KPI Report

• Blog • Wiki

• Web Services Report Other connectivity support

MS Reporting Services reports: ability to design OLAP reports

167


Specification and feature online Share Point Integration via Web Parts PowerPivot support for OLAP Report Microsoft SQL Server 2000 / Analysis Services / Reporting Services Microsoft SQL Server 2005 / Analysis Services / Reporting Services Microsoft SQL Server 2008 / Analysis Services / Reporting Services Microsoft SQL Server 2008 R2 / Analysis Services / Reporting Services

ROLAP cubes for access to databases other than Analysis Services: Microsoft SQL Server, Microsoft Access, MySQL, Oracle, and IBM DB2 Technical integration

architecture

for ReportPortal accesses Microsoft SQL Server Analysis Services via a XMLA (XML for Analysis) web service. The web service is implemented as an ISAPI dll. ReportPortal configures the web service during the installation. For SQL Server 2000, the web service is distributed as XML for Analysis SDK. The name of the ISAPI DLL is msxisapi.dll. The service reads datasources.xml configuration file to get the connection information for the available olap servers. For SQL Server 2005/2008, the web service is part of Analysis Services standard installation. The name of the ISAPI DLL is msmdpump.dll. The configuration file is msmdpump.ini. Notethat unlike Pro-Clarity, Cognos' PowerPlay, Business Object's WebIntelligence and other olap client tools, XMLA provides the middle tier with the least amount of overhead. XMLA calls OLE DB Provider for Olap Services directly bypassing the ADOMD.

168


Specification and feature Report Portal makes all calls to the XML/A service directly from the Internet Explorer.

All of the application state is

maintained the browser and round trips to the server are minimized. Note that exposing XMLA web service to the web poses a security risk. Therefore, in the Internet environment XMLA web service has to be secured by: 1) Disabling Anonymous and enabling only Basic authentication. 2) Enabling HTTPS and requiring only secure communication. Integration/Interfacing Technical Architecture

169

Sebagai co ontoh tampillan untuk buusiness intellligence pada PT. Suksees Inti Bogaa dengan browser , sebagai berikut :

Gambar G 4.177 Tampilan BI B Reportingg dengan Broowser Front End

170

Sebagai contoh tam mpilan untukk business inntelligence pada p PT. Sukkses Inti Bogga dengan Ms.Excel M front end e , sebagaii berikut :

Gambar 4.18 4 Tampilaan BI Reportting dengan Ms.Excel Frront End

4.8.4 4 Knowledge Managem M ment Porrtal Knowledge managemeent portal addalah prosess bagaimanaa sebuah orgganisasi menngambil keuntuungan dari aset a berbasis intelektual dan pengeetahuan. KM M Portal ini digunakan sebagai mediaa untuk berb bagi informaasi internal karyawan k daan agar mem mudahkan pencarian p daata yang diperluukan, maka perlu ditunjang penggunnaan teknoloogi informassi , yaitu intrranet portal, dimana semuaa data disimp pan dalam bentuk b digitaal. Teknologgi KM Portall yang diusuulkan adalahh dengan mengggunakan plattform Windoows yaitu Windows W Shaare Point Portal yang menunjang m i integrasi ke Windows Dom main (Active Directory) dan d konektivvitas baik kee browser Innternet Exploorer (IE) maupuun ke databaase SQL Servver.

171

Fokus utam ma dalam aluur proses pem mbuatan KM M Portal , sebbagai berikuut :

Gambar 4.19 Alur KM M Portal Focus

Dengan beeberapa penjelasan sebaggai berikut : Tabel.4.36 Focus F and Description D K Portal KM Descriptioon

Focus Collabboration

Empoweer Teams Thhrough Collaborrative Worksspaces Connectt Organizatioons Throughh Portals Enable Communitie C s with Sociaal Computiing Tools Reduce Complexity C for IT by Using an Integrateed System

Portal

Connectt our people to informattion and expertisee Connectt our peoplle to key business b

172

applications Connect our people to role-specific resources Enterprise Content Management

Manage diverse content Satisfy

compliance

and

legal

requirements Efficiently manage multiple Web sites Business Intelligence

Integration support with BI system Excel-based Business Intelligence Dashboards and Report Center Accessing and discovering business data

Business Process and Forms

Browser-based forms Integrated workflow and document information panel Custom workflow design Streamline business processes

Enterprise Search

Out-of-the-box search Search results are delivered quickly and relevance Integrated with other features and Office system

173

Tabel 4.37 7 Contoh Feature pada Focus F Pengem mbangan KM M

Berikut con ntoh tampilaan intranet portal PT.SIB B sebagai baagian dari Gaarudafood Group :

4 Tampiilan Intranet Portal Gambar 4.20

174

4.8.5 Customer Loyalty Management Module Transaksi penjualan yang ada di masing-masing outlet saat ini sudah disimpan dalam aplikasi POS (Point of Sales) dan sifatnya menyimpan transaksi operasional sales , untuk lebih mengenal pelanggan pada masing-masing outlet maka diperlukan suatu aplikasi yang dapat mengenal pelanggan-pelangan mana saja yang aktif dan loyal terhadap produk PT.Sukses Inti Boga. Untuk keperluan tersebut maka diusulkan untuk mengimplementasikan aplikasi Customer Loyalty Management yang terintegrasi dengan POS system saat ini. Customer Loyalty Management tersebut digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pasca penjualan. Customer loyalty management juga untuk mengenal pelanggan potensial dan memberikan reward /point (membership card) atau program promosi lainnya, yang bertujuan meningkatkan revenue perusahaan. Teknologi yang diusulkan untuk customer loyalty management module ini adalah dengan Transight (package software) yang menunjang integrasi ke Windows Domain (Active Directory) dan konektivitas baik ke browser Internet Explorer (IE), Windows Share Point Portal Server maupun ke database SQL Server. Aplikasi ini memiliki nilai potensial yang tinggi dalam memberikan suatu value added services jangka panjang, dengan beberapa manfaat sebagai berikut : •

Informasi mengenai data pelanggan tersimpan dalam suatu database dan dapat diakses setiap saat

•

Dapat dilakukan identifikasi pelanggan yang potensial, sehingga program promosi dapat dilakukan tepat sasaran, efektif dan efisien.

175

•

Efectif Call yang lebih baik : kemudahan penjualan kepada pelanggan potensial, daripada menjual ke pelanggan baru.

•

Produk / Jasa disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan (customer oriented)

•

Dengan program promosi yang tepat dapat meningkatkan loyalitas pelanggan

176

Tabel 4.38 Customer Loyalty Management Module GUI Form Module – Example Customer Loyalty Tab

Module Remarks

Function

Allows you to run

Change MemberNumber, Change Member Card

Customer Loyalty

Add/Activate History Member, Bonus Point.

Management Module

Redemption, Bonus Point Manual Sales

FUNCTIONS.

Posting Bonus Point, Manual Sales Edit Prepaid Fee, Debit Prepaid Account Balance, Clear Non-Member, Prepaid Card, Letter/Memo Editor Deposit Transaction , Debit/Credit Adjustment Member Credit, Payment, Set Member Status, Member Suspension, Month End Posting

177

GUI Form Module – Example Config Tab

Module Remarks

Function

Allows you to maintain a

Member Entry (Membership Data)

Customer Membership

Membership Type, Nationality, Race, Religion,

Database.

Hobbies/Interest, Member Title, Recommender Member Company, Redemption Item Member Class, Schedule, Scheme, Relationship Member Status, Bank Code, Member Suspension, Setup, Transaction Parameter, Age Group, Spending Range,

Enquiry Tab

Allows you to perform

Member Account Status, Member Status

ENQUIRIES on various

Daily Statistics, Deposits

aspects of Customer

Credit Transactions, Member Payments

Loyalty Management.

Sales, Bonus Points, Member Prepaid Non-Member Prepaid, Reward Schemes

178

4.8.6

SMS Promo

SMS promo ini biasa disebut SMS Promo Bulk SMS Blaster atau SMS Broadcast adalah layanan pengiriman SMS yang dapat dikirimkan ke banyak nomor sekaligus (Blast).Penggunaan SMS promo pada PT.Sukses Inti Boga ini digunakan untuk memberikan info kepada pelanggan setia PT.SIB untuk program-program promo. Dari data yang diperoleh POS (Point of Sales) dengan modul customer loyalty management maka bisa diperoleh data pelanggan : kekerapan/ jumlah kunjungan/ transaksi tiap pelanggan, item yang dibeli dan jumlah transaksi penjualannnya. Dari data tersebut bisa diberikan SMS promo baik pada item tertentu maupun informasi item produk baru. Sehingga SMS promo bisa menjadi media promosi untuk peningkatan penjualan dan menjaring pelanggan setia PT.SIB. Alur proses SMS promo dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

Gambar 4.21 Alur Proses SMS Promo bagi pelanggan PT.SIB

179

Pada aplikasi SMS Promo ini, user harus melakukan export database customer / member lalu membuat pesan yang akan dibroadcast, aplikasi ini memerlukan hardware tambahan yaitu SMS gateway sebagai penghubung antar aplikasi dengan provider GSM yang ada. Teknologi SMS Promo/Gateway yang diusulkan dalam bentuk hardware/ box appliance SendQuick dalam platform Windows yang menunjang integrasi ke Windows Domain (Active Directory) dan konektivitas baik ke browser Internet Explorer (IE maupun ke database SQL Server.

4.8.7

HRIS – Personnel Administration Pada aplikasi HRIS (Human Resources Information System) yang diusulkan lebih

berfokus kepada kebutuhan aktivitas bisnis PT.Sukses Inti Boga dalam hal HRIS-Personnel Administration; yaitu mulai dari pendataan karyawan (HR Base), absensi kerja (Time Attendance), pengupahan, dan ijin/cuti (leave Administration). Dengan teknologi yang diusulkan menggunakan Orange HRIS (package software) yang menunjang integrasi ke Windows Domain (Active Directory) dan konektivitas baik ke browser Internet Explorer (IE)/ Mozilla Firefox, Windows Share Point Portal Server maupun ke database SQL Server.

180

Tabel 4.39 Konektivitas dan Integrasi Orange HRIS Connectivity & Integration Database and interface

Specification and feature •

Fully Web-Based Application

•

3-tier architecture

•

Clear separation of data presentation, business logic and data storage

•

Using 100% Java Java Server Page and Java Bean Technology

•

Support Window and Linux OS

•

Database Support : MS SQLServer 2000/2005/2008

•

Template-Based Web Layout. Easy to change the layout.

•

Report Support : Crystal Report, SQL Reporting Services

181

Alur proses pada Personnel Administration dapat digambarkan sebagai berikut ;

Gambar 4.22 Alur Proses Payroll Administration

4.8.8

Company Web and Email Pada usulan aplikasi Company Web dan Email, akan diterapkan metode hosting di

salah satu web hosting provider, company web ini akan lebih diperuntukkan untuk mempromosikan PT Sukses Inti Boga dan juga untuk memperkenalkan jika ada item produk baru dan program promosi lainnya, tampilan di bawah ini merupakan contoh tampilan Jesselyn K Cakes di australi yang merupakan kepunyaan dari pemilik Jesselyn K Cakes sebelumnya. Untuk Email akan digunakan domain name untuk email Company.

182

Gambar 4.23 Company Web

4.8.9

Alur Aplikasi Keseluruhan (Grand Design)

Pada Grand Design ini, digambarkan keseluruhan dari usulan aplikasi yang ada, dari usulan POS di tiap outlet hingga ke Company Web, keseluruhan dari aplikasi tersebut merupaka aplikasi yang akan membantu untuk mengatasi permasalah permasalahan yang ada sebelumnya ketika dilakukan secara manual. Dari tiap aplikasi yang diusulkan semua terhubung kedalam database, sehingga segala transaksi dari penjualan, stok barang, proses produksi juga bisa dianalisa dengan menggunakan aplikasi Bisnis inteligence.

183

Gambar 4.24 Gambar Alur Aplikasi Keseluruhan (Grand Design) Sesuai rincian pada tabel target teknologi sebelumnya, bahwa platform yang dipilih adalah : •

Windows platform

•

SQL Server 2005/2008

•

Package Software yang dibeli fully open database connection ,untuk keperluan custom development

•

KM Portal : Windows Share Point

184

•

Active Directory integrated Tabel 4.40 Konektivitas dan Integrasi Keseluruhan Aplikasi


Specification and feature

Platform

Windows OS Platform

Database and interface

ReportPortal for Microsoft SQL Server 2005/2008 ReportPortal ROLAP cubes for access to databases other than Analysis Services: Microsoft SQL Server XML analysis interface schema :

All application : Microsoft SQL Server 2005/2008 Other connectivity support

Report Portal : ability to design OLAP reports online Share Point Integration via Web Parts Microsoft SQL Server 2000/2005/2008/ Analysis Services / Reporting Services All application integrated to Windows Active Directory All application support : Internet Explorer , Mozilla Firefox browser

Technical integration

architecture

for ReportPortal accesses Microsoft SQL Server Analysis Services via a XMLA (XML for Analysis) web service. The web service is implemented as an ISAPI dll. ReportPortal configures the web service during the installation.

185


Specification and feature For SQL Server 2005/2008, the web service is part of Analysis Services standard installation. The name of the ISAPI DLL is msmdpump.dll. The configuration file is msmdpump.ini. XMLA provides the middle tier with the least amount of overhead. XMLA calls OLE DB Provider for Olap Services directly bypassing the ADOMD. Report Portal makes all calls to the XML/A service directly from the Internet Explorer. All of the application state is maintained the browser and round trips to the server are minimized. Integration/Interfacing Technical Architecture Report Portal , KM Portal

186


Specification and feature All Application with BI Portal interface

Language, Tools & Reporting

Visual basic script

Office Web Component , Office

Crystal report

front end

Java

SSIS : SQL Server Integration Services

XML

SSAS : SQL Server Analysis Services

HTML report

Maka dari gambaran grand design aplikasi secara keseluruhan yang diusulkan dapat saling diintegrasikan untuk pengembangan teknologi informasi yang terpadu dan dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan bisnis.

4.9

Arsitektur Jaringan Rekomendasi arsitektur jaringan yang diusulkan adalah arsitektur jaringan secara

keseluruhan baik itu dari Head Office ataupun outlet outlet yang ada, untuk menghubungkan outlet outlet ke head office dibutuhkan koneksi Wide Area Network. Di dalam sebuah jaringan

187

perusahaan, harus diperhatikan juga aspek-aspek pendukung untuk jaringan tersebut, khususnya pada keamanan data yang tersimpan didalamnya. Pembatasan pengaksesan dengan cara pemberian otorisasi terhadap siapa-siapa saja orang yang berhak mengakses data tertentu disesuaikan dengan keperluan dan tingkatan mereka, sangat diusulkan untuk diterapkan dalam menjamin kemanan dan kerahasiaan data perusahaan. Selain itu, skenario backup dan recovery data juga harus diperhatikan secara seksama. Backup adalah proses membuat duplikasikan file atau database dan informasi ditempat yang terpisah, sedangkan Recovery adalah proses untuk menginstall ulang file atau database yang telah dibetulkan dari kesalahan/ kerusakan atau kehilangan datanya. Dengan banyaknya data dan informasi yang bersifat kritis bagi perusahaan, dan karena file atau database dapat mengalami kerusakan atau kehilangan data atau kesalahan data, maka perusahaan diusulkan untuk melakukan back-up data harian secara rutin, yang berfungsi sebagai cadangan atau pelindung bila data yang asli mengalami kerusakan. Ada beberapa strategi yang dapat dijadikan pilihan dalam melakukan backup dan recovery data, yaitu strategi kakek-bapak-anak, strategi pencatatan ganda dan strategi dumping. Strategi kakek-bapak-anak biasanya digunakan untuk data yang berada di media simpanan luar pita magnetik. Strategi ini dilakukan dengan menyimpan 3 generasi file induk bersama-sama dengan file transaksinya. Sedangkan pencatatan ganda (dual recording) dilakukan dengan menyimpan 2 buah salinan database yang lengkap secara terpisah, yang bila nantinya terjadi suatu transaksi, maka kedua salinan tersebut akan diupdate secara bersama-sama. Strategi dual recording ini sangat tepat dan disarankan untuk penggunaan aplikasi-aplikasi yang database-nya tidak boleh terganggu dan harus selalu pada keadaan siap. Tetapi perlu dipertimbangan pula dari

188

segi biaya yang cukup mahal, karena memerlukan 2 buah processor dan 2 buah database. Sedangkan strategi dumping dilakukan dengan menyalin semua atau sebagian dari database ke media backup yang lain, dapat berupa pita magnetik atau disket. Pada tahap pertama solusi yang ditawarkan hanya memberikan koneksi internet ke seluruh outlet dan juga Head Office belum ada koneksi WAN, hal itu di karenakan untuk pengujian aplikasi POS dimana setiap outlet ini setiap sore harinya secara manual memposting data hasil penjualan yang digenerate aplikasi POS tersebut dengan melakukan FTP ke FTP hosting yang di hostingkan ke CBN. Lalu dari Head Office yang akan secara manual mengambil data tersebut dan mengolah data tersebut.

Gambar 4.25 Tahap 1 Interkoneksi Outlet dan Kantor Pusat PT.SIB (Dial up on demand)

189

Pada Tahap kedua solusi yang diusulkan yaitu membuat koneksi VPN Tunelling dari tiap outlet ke Head Office. Teknologi VPN dipilih karena masalah keamanan dan transaksi pengiriman data tidak terlalu besar setiap harinya, sehingga VPN ini menjadi sebuah solusi yang sangat tepat guna, semua hasil transaksi POS akan dilangsungkan secara langsung, jadi ketika terjadi transaksi penjualan maka ketika kasir mengentry transaksi penjualan tersebut akan langsung terkirim ke server POS yang ada di Head Office, berbeda dengan tahapan sebelumnya yang masih memposting data pada saat sore hari. Untuk mencegah terjadinya kehilangan data pada saat terjadi lost connection, pada aplikasi POS akan dibuat sistem untuk sinkronisasi sehingga ketika link terputus untuk beberapa saat, aplikasi ini akan melakukan sinkronisasi data dengan server hingga data transaksi di outlet dan head office menjadi sama dan sesuai dengan data transaksi terakhir. Untuk lebih jelasnya akan di jelaskan pada topologi jaringan pada gambar berikut:

190

Gambar 4.26 Interkoneksi Outlet - Kantor Pusat PT.SIB (VPN Tunelling)

191

4.10 Usulan Teknologi Dalam pembuatan IT strategic planning, dibuat pula usulan mengenai teknologi yang akan digunakan untuk kedepannya, sehingga semua usulan aplikasi bisa berjalan dengan baik. Usulan teknologi ini didapat dengan membuat matriks antara usulan aplikasi dengan usulan teknologi kedepannya, berikut adalah usulan teknologi nya: Tabel 4.41 Tabel Usulan Teknologi No

1

2

3

4

5

6

Target Aplikasi


Finance Module ERP (GL,AR,AP,PO,OE,IC,AM)




HRIS (Human Resources Information System) (Time Attendance, Payroll, Leave

Teknologi Dibutuhkan Hardware

POS Hardware included in package POS Server support Dual Processor, up to 150 branch

Network

Modem/LAN included for interconnection each location/branch Support up to 120 branch

Platform

Windows Platform, Ms. SQL Database

Hardware

1 server support 20 users Server Dual Processor

Network

Interconnection for each location

Platform


Hardware


Network

Support up to 30 location Interconnection for each location

Platform


Hardware


Network

Support up to 30 location Interconnection for each location

Platform


Hardware


Network

10/100/1000 Mb connection

Platform


Hardware


Target Teknologi Server : 6 Server Single Processor, Intel Xeon QC E5405 QuadCore 2.0GHz 12MB L2 cache FSB 1333Mhz, RAM 2x2GB POS Hardware : 17 unit (17 owned outlet) Posiflex JIVA 2212 Proccesor VIA C7‐ 1 Ghz, Memory 256 Mb, HDD 40GB 12,1 inch Touch Monitor, MSR Track 2 for HT Series UPS included POS Transight License,OEM Windows Licensed Printer Thermal Posiflex Aura 7000 Cash Drawer Posiflex CR‐4100 Customer Display for HT Series, Card Swipe External Modem utk Data Sent to HQ‐US Robotics : 17 bh UPS 1200 VA : 17 bh Desktop PC : 25 PC : 10 PC at large outlet (@ 1 PC) + 15 PC at HO, with specification: Intel Core 2 Duo E7400, (2.8ghz Proc, 3MB L2 Cache, 1066Mhz FSB), 2GB DDR2 PC5300, 250GB HDD SATA, 16” LCD monitor Notebook : 10 unit (Mgr, Spv, mobile user) Printer : 5 printer (at HO) Network: 17 modem (1 modem per outlet) 17 line connection (ADSL Speedy)

192 No

Target Aplikasi Adm.)


7

8

Company Web + Email

Teknologi Dibutuhkan Network


Platform


Hardware


Network


Platform


Hardware


Network


Platform


Target Teknologi Bandwidth upgrade on HQ (on demand) 12 switch (10 switch at large outlet, 2 switch at HO) 1 unit Server Rack (at HO) 45" 11 VPN Devices Juniper SSG5 ( 1 HO‐SIB, 10 large outlet) Other Hardware : UPS Rackmount 3 KVA : 2 unit KVM Switch : 1 unit Rack Server ABBA 45" : 1 unit Wireless Access Point : 2 unit

Dari usulan teknologi kedepan juga dibuat suatu standarisasi spesifikasi hardware ,khususnya PC Desktop dan Notebook, yang direkomedasikan terdiri dari beberapa klasifikasi, yaitu: 1. Level Eksekutif : Direktur, General Manager/ Ka.Div 2. Level Managerial : Manager/ Ka.Dept 3. User Biasa : Supervisor, Staff biasa 4. User Mobile : Karyawan yang sering melakukan tugas lapangan/ dinas luar kota 5. User Non Mobile : karyawan yang lebih banyak melakukan tugasnya sehari-hari di kantor (non lapangan), tidak sering dinas luar kota.

193

Tabel 4.42 Spesifikasi Hardware User Hardware Spesifikasi Teknis Peruntukan Desktop PC • Untuk User biasa, Non mobile • • • • • • • • Notebook LowEnd • Untuk User Biasa dan Mobile • • • • •

Notebook Middle End Untuk Level Manajerial

Budget

Intel Core 2 Duo E7400 (2.8ghz Proc, Rp. 5.600.000 3MB L2 Cache, 1066Mhz FSB) Intel G31 Chipset 2GB DDR2 PC5300 250GB HDD SATA 16” LCD Keyboard & Mouse Integrated VGA, Sound & LAN License : Win XP/ Win 7 PRO OEM 3 years warranty Intel Core 2 Duo T6500 (2.1Ghz Proc, Rp. 6.600.000 800Mhz FSB, 2MB L2 Cache) Intel GM965+ICH8M Chipset 2GB DDR2 SODIMM 250GB HDD SATA 12.1” LCD WXGA DVD Supermulti, Modem Int, Wireless, 1.3MP Web Camera • Integrated VGA, Sound & LAN • License : Win XP/Win 7 PRO OEM • 3 years warranty Thinkpad R400 USD 900 Intel Core 2 Duo P8400 (2.26GHz), 1GB RAM, 160GB 5400rpm HD, 14.1” 1280x800 LCD, Intel X4500HD, DVD/CDRW Combo drive, Intel 802.11agn wireless, Bluetooth, Modem, 1Gb Ethernet, Ultranav, Secure chip, 4c Li-Ion, License : WinXP/Vista Business/ Win7 , 3 years warranty

194

Hardware Spesifikasi Teknis Peruntukan Notebook High End Untuk level Eksekutif

Budget USD 1.100

IBM Thinkpad Lenovo X200 Intel Core 2 Duo P8400 (2.26GHz), 1GB RAM, 160GB 5400rpm HDD, 12.1” 1280x800 LCD, Intel X4500, Intel 802.11agn wireless, Bluetooth, Modem, UltraNav, Secure chip, Fingerprint reader, 4c Li-Ion, License : WinXP/Vista Business/Win7, 3 years warranty

Sedangkan spesifikasi hardware untuk server dan network devices dalam mendukung arsitektur jaringan perusahaan adalah sebagai berikut Tabel 4.43 Spesifikasi Server, POS, Network Hardware Spesifikasi Teknis

Budget

Peruntukan IBM Server

1 unit IBM X3650 :

X3650

Intel Xeon QC E5405 QuadCore

Rackmount

2.0GHz

Server

1333Mhz, XD-Bit,

12MB

USD 3,000

L2

cache

FSB

EM64T and Enchanced Intel Speed Step Tech, PC2-5300 DDR2 SDRAM DIMM 12 slots( up to 48 GB), DVD-CDRW Combo, SAS HDD up to 8 Bays (selec model/max. 1.8TB), Dual SAS Controller with ServerRAID 8k-l Support with RAID 0, 1, 10, Three PCI-Express,

two

PCI-X

64-

195 Hardware Spesifikasi Teknis

Budget

Peruntukan bit/133MHz

and

one

PCI

32-

bit/33MHz slot, 6 USB (2.0), serial (9-pin),graphics (DB-15), Dual

10/100/1000

Ethernet

/

Broadcom® BCM, RJ-45 (sys mgmt), XVGA Graphic

ATI®

RN50

(ES1000),

835W (optional 2nd HS

RPS)

Rackmount

2U,

w/o

Keyboard/Mouse, ServerGuide and IBM Director 5.1, Additional: 4GB (2x2GB) PC2-5300 Original 2 x 146 GB Hot Swap SAS HDD IBM Server

IBM System X3100/X3200 434842X

X3100

IBM System X3100/X3200 (Single

Tower Server

Processor): Xeon 3065 2.33Ghz, 2x2MB L2, 2x1GB, 2x160GB Simple Swap SATA Tower Form Factor | Intel Xeon 3000 Series with 2x2MB L2 - 1333MHz FSB | PC2-5300 ECC DDR2 SDRAM DIMM (up to 8 GB max.) | HDD's up to 4 Drives | Integrated Dual SATA controller | VGA ATI ES1000 16MB | Integrated Gigabit Ethernet | SATA DVD-ROM | Front : 2 USB, Rear: 4 USB (Ver 2.0), 1 Serial, 1 Parallel, 1 Video | 2 x PCI-Express x8 | 310W Fixed Power Supply | Warranty 1 Year Part & Labour | IBM Director | Keyboard +

USD 1,500

196 Hardware Spesifikasi Teknis

Budget

Peruntukan Mouse

POS Hardware

Posiflex JIVA 2212

USD 2,110

Proccesor VIA C7- 1 Ghz Memory 256 Mb HDD 40GB 12,1 inch Touch Monitor MSR Track 2 for HT Series UPS included POS Transight License Printer Thermal Posiflex Aura 7000 Cash Drawer Posiflex CR-4100 Customer Display for HT Series OEM Windows Licensed Juniper SSG 5

Secure Services Gateway 5 with RS-

untuk membangun

232 Aux backup, 256 MB memory,

koneksi jaringan

7x10/100 interface

USD 765

VPN di tiap Outlet (VPN Tunelling)

SMS Gateway

SendQuick SendQuick Alert Plus is a plug & play appliance based SMS gateway suitable for all enterprises • Support SMS reminder and escalation/report feature

USD 350

197

4.11

Rencana Implementasi dan Biaya

4.11.1 Rencana Implementasi Pada tahap ini akan dibentuk rencana implementasi dan harus memperhatikan unsur-unsur berikut: • Implementation projects Proyek implementasi tidak hanya memuat proyek utama saja, tetapi memuat semua rencana implementasi, yaitu target aplikasi, target teknologi dan target organisasi. Portfolio implementasi yang dikembangkan harus memperhitungkan pula resiko proyek, prioritas, dan ketersedian sumber daya. • Migration issues Permasalahan yang mungkin terjadi dari migrasi data harus diperhitungkan dan diselesaikan untuk menjamin kelancaran pada saat implementasi. • Project resources estimates Perkiraan baik sumber daya manusia maupun peralatan harus jelas dan realistis dan dapat dipertanggungjawabkan. • Project implementation scheduling Jadwal perencaan proyek harus jelas, realistis dan dapat dijalankan. Asumsi dan hambatan harus dijelaskan terlebih dahulu guna kelancaran implementasi.

Implementasi teknologi informasi akan membutuhkan waktu, melibatkan tim proyek dan alokasi dana yang tidak sedikit. Oleh karena itu perlu dibuatkan sebuah perencanaan

198

implementasi yang cukup matang dan baik, sehingga hasil akhir dari sebuah perencanaan sistem dan teknologi informasi dapat terpenuhi secara menyeluruh dan optimal. Berdasarkan tingkat prioritas tertinggi sampai dengan terendah adalah sebagai berikut: a. Point of Sales ( POS) b. Finance Modul-ERP c. BI (Business Intelegence) d. Customer Loyalty Management e. SMS Promo/ SMS Blaster f. HRIS (Human Resources Information System) g. KM (Knowledge Management) Portal h. Company Website dan Email Dari urutan prioritas terhadap aplikasi aplikasi yang diusulkan tersebut, maka dapat dibuat suatu rencana implementasi sebagai berikut: -

Aplikasi yang pertama dikerjakan yaitu aplikasi POS (Point of Sales) pada awal 2009, sampai dengan kuartal ketiga tahun 2009, dan aplikasi POS ini baru dikerjakan pada 10 outlet saja sebagai Pilot Project.

-

Pada Tahun 2010, pada kuartal kedua dan ketiga aplikasi POS diteruskan ke 7 outlet lainnya dan paralel dimulainya implementasi proyek Finance Module-ERP yang

199

dibagi dalam 3(tiga) tahap, yaitu : dimulai pada kuartal ke dua untuk modul General Ledger (GL), Account Receivable (AR) dan Account Payable (AP), dilanjutkan pada kuartal keempat untuk modul Purchase Order (PO), Inventory Control (IC), dan Order Entry (OE). Pada kuartal keempat dimulai dengan mengerjakan Business Intelligence dan Customer Loyalty Management. -

Pada Tahun 2011, pada kuartal pertama akan dilanjutkan implementasi SMS Promo/ SMS Gateway. Sedangkan pada kuartal kedua melanjutkan Financial Module ERP tahap ketiga, yaitu modul Assets Management (AM). Pada kuartal ketiga dan keempat akan dilanjutkan untuk aplikasi dengan prioritas yang rendah yaitu aplikasi HRIS (Human Resources Information System) untuk Personnel Administration, KM (Knowledge Management) Portal dan Company Website dan Email

Target Teknologi Berdasarkan target teknologi yang diperlukan, maka perencanaan strategis dalam target teknologi adalah sebagai berikut. -

Pada perencanaan strategi TI ini akan diimplementasikan sebelumnya pada 10 Outlet yang menjadi Pilot project, dan pembenahan jaringan serta perbaikan infrastructure pada Kantor Pusat Sukses Inti Boga. Oleh karena itu berikut adalah pengembangan TI yang diimplementasikan pada tahun 2009: Network : 2 Wireless AP 2 Switch 48 Port Gbps Speedy Connection pada

200

Kantor Pusat Dial up Connection pada tiap Outlet :10 bh Ext. Modem 10 switch hub 8 port (outlet) FTP Service Hosting Server : 2 Server IBM X3650 1 Server IBM X3200 1 Server Rack 45" 1 Rackmount UPS 3 KVA 1 KVM Switch Desktop PC : 10 PC untuk 10 Outlet 15 PC untuk Kantor Pusat 5 printer UPS Backup POS : 10 bh UPS 1200VA POS Hardware Posiflex 10 bh POS (utk outlet) 1 bh POS (utk HO)

-

Pada tahun 2010 akan ditambahkan kembali 7 outlet dimana total outlet menjadi 17 yang merupakan outlet kepemilikan pribadi dari PT SIB, Maka rencana teknologi yang akan diimplementasikan adalah sebagai berikut: Network :

201

Dial up Connection pada tiap Outlet : 7 bh Ext. Modem FTP Service Hosting Server : 2 Server IBM X3650 1 Server IBM X3200 Notebook: 5 Notebook Manager 5 Notebook Supervisor/Mobile user. UPS Backup POS : 7 bh UPS 1200VA POS Hardware Posiflex 7 bh POS (utk outlet) Pada tahun 2011 akan diimplementasikan mengenai Virtual Private Network yang bisa menghubungkan antara tiap outlet menuju kantor pusat. Untuk mendukung perencanaan tersebut dibutuhkan beberapa perangkat teknologi tambahan khususnya dibidang network, yaitu SMS GATEWAY 1 SMS Gateway Sendquick Network : 17 node Speedy Connection 11 bh Juniper SSG5 : o 1 Firewall + VPN Juniper SSG 5 untuk interkoneksi menggunakan VPN Connection ke kantor pusat PT SIB.

202

o 10 Firewall + VPN Juniper SSG 5 untuk interkoneksi ke 10 outlet dari PT SIB (large outlet), sedangkan 6 outlet belum perlu menggunakan VPN Juniper ini ,karena merupakan small outlet (outlet khusus jual saja).

203

Gambar 2.27 Perencanaan Implementasi Usulan Aplikasi

204

Gambar 2.28 Perencanaan Implementasi Usulan Teknologi

Gambar 2.29 Perencanaan Implementasi Usulan Organisasi

205

4.11.2 Rencana Biaya Perencanaan biaya implementasi teknologi informasi berdasarkan kebutuhan biaya pengadaan dan penambahan infrastruktur maupun aset teknologi dan juga kebutuhan biaya pengembangan sistem informasi. Tabel berikut adalah rencana biaya dari implementasi IT Project PT. Sukses Inti Boga selama kurun waktu 3(tiga) tahun 2009- 2011, di dalamnya termasuk penambahan unit komputer sesuai standarisasi yang diajukan, sesuai spesifikasi untuk eksekutif dan staff. Serta diberikan rencana biaya untuk server maintenance dan infrastructure upgrading untuk peningkatan kinerja, sebagai berikut : Tabel 4.44 Usulan Biaya Item

Usulan Biaya

Thn. 2009

Rp 507.669.000

Thn. 2010

Rp 874.053.000

Thn. 2011

Rp 322.490.500

TOTAL (2009-2011)

Rp 1.704.212.500

Dengan perincian detail pekerjaan dan rencana biaya sesuai disertakan pada lampiran. Dari rencana biaya implementasi teknologi informasi yang diusulkan pada PT. Sukses Inti Boga, maka ada beberapa potensi penghematan biaya (tangible value) dan penyederhanaan proses bisnis (intangible value) yang dapat dipetakan sesuai permasalahan pada ketiga bidang aktivitas bisnis pada PT.Sukses Inti Boga, sebagai berikut ;

206

Tabel 4.45 Performa keuntungan Dengan Adanya Usulan Aplikasi “As Is” Condition Aktivitas Bisnis Sales/ Penjualan di outlet

Proses Bisnis

“To Be” Process Masalah

Perbaikan Proses Bisnis/ Potensi Penghematan

Proses Bisnis

Sistem pencatatan penjualan

-Dengan outlet yang

-Sistem

secara manual di outlet (Cash

tersebar, update kode

penjualan

Register)

barang tidak dapat


barang dapat dilakukan

dilakukan dengan cepat,

system

dalam bentuk Export/

termasuk apabila ada

dikonsolidasikan antar

Import File

perubahan harga dan

outlet

-Rekap data penjualan

program promo (discount

pusat

pencatatan dengan

yang

dapat

dan

kantor

-Perubahan harga/ promo discount / update kode

dapat dikonsolidasikan

promo)

-Sekuriti data utk

-Data penjualan sulit


dikonsolidasikan -kesalahan harga, koreksi

-koreksi

penjualan sering terjadi di

dapat di-record per

transaksi void / koreksi

tiap outlet

user per outlet

penjualan

-Program promo lambat

-POS

dilakukan, potensi lost sales

customer

penjualan

system

dan

loyalty

management module

-menekan terjadinya

-analisa penjualan untuk promo item tertentu pada outlet tertentu mudah dilakukan

Biaya telp & facs untuk

-Biaya

komunikasi dan order antar

cukup tinggi, rata-rata Jan-

tunelling dgn Speedy

Kbps ( Rp. 195.000/ bln/

outlet & kantor pusat

Sept ’09 = Rp. 475.928/

untuk

outlet), maka potensi

bln/ outlet

data & voice

telepon

&

facs

-penggunaan

VPN

komunikasi

-Dengan paket speedy 384

penghematan Rp 280.928/ bln/ outlet)

Finance and Accounting

-Pencatatan secara manual

-sering terjadi masalah

Integrasi

mengenai inventory,

ketidakakuratan inventory ,

Module

Application

kebutuhan bahan, mutasi

kebutuhan bahan, pemakaian

seperti perbedaan antara

untuk

monitoring

stok lebih cepat dan akurat

bahan, mutasi stok

catatan manual dan jumlah

inventory report

Finance

-monitoring

dan

kontrol

-rekap penjualan per outlet

fisik barang;

dan

-Proses pelaporan penjualan

- keterlambatan proses

mudah dilakukan

dari outlet yang bersifat

konsolidasi data dan

-kontrol aging piutang dan

manual

penyusunan laporan

hutang

keuangan per outlet yang

dilakukan

disusun oleh kantor pusat;

-penyusunan

-kesulitan melakukan

keuangan lebih cepat dan

analisa penjualan secara

akurat

konsolidasi

lebih

lebih

mudah laporan

207 “As Is” Condition Aktivitas Bisnis

Proses Bisnis

“To Be” Process Masalah

Proses Bisnis

Perbaikan Proses Bisnis/ Potensi Penghematan

keseluruhan maupun per

-analisa penjualan mudah

produk per outlet

dilakukan -terbentuk database yang terintegrasi

Sumber Daya Manusia/ Human Capital


-Kelambatan proses

Database terintegrasi

-terbentuk


penghitungan payroll

• HR

karyawan



manual

lebih lama dan sering

• Time Attendance,

semua outlet menjadi lebih

benturan dgn jadual cuti

• Payroll

cepat

karyawan

• Leave Admin

-penjadualan

kerja

tidak

-Rolling/mutasi karyawan

bertabrakan

dgn

cuti

antar outlet menjadi lebih

karyawan

lama untuk mencari

-rolling karyawan sesuai

spec/kualifikasi karyawan

kualifikasi

base

(data

karyawan)

database

-penghitungan

payroll

lebih

cepat

dilakukan

Tabel 4.46 Peranan Aplikasi terhadap CSF Usulan Aplikasi

Critical Succes Factor Priority 1

Critical Succes Factor Priority 2

Focusing on increasing sales with Grow revenue constantly low cost Customer loyalty program Prepare on time financial report


"Give me better value for money products (tasty, fresh, & healthy) for money products, better service, and clean environment"

Prudent financial management Monitor & control quality of Raw Material, WIP & Finish Good Provide accurate inventory report regularly

Increasing walk in customer Ensure new product launch on time and on target Feasibility study for new outlet/ location

208

Focusing on increasing sales with Focusing on increasing sales with low cost low cost Monitor & control COGS supported with realiable accounting system

Finance Module-ERP

Prudent financial management Control production process by scheduling process & man power

Prepare on time financial report Increasing walk in customer Ensure new product launch on time and on target Feasibility study for new outlet/ location Monitor & control quality of Raw Material, WIP & Finish Good Provide accurate inventory report regularly Manage and monitor productivity of employee

BI (Business Intelligence)

Customer Loyalty Program

Focusing on increasing sales with low cost Monitor & control COGS supported with realiable accounting system Prepare on time financial report Increasing walk in customer Ensure new product launch on time and on target Feasibility study for new outlet/ location Monitor & control quality of Raw Material, WIP & Finish Good Provide accurate inventory report regularly Manage and monitor productivity of employee

Customer Loyalty Program


Ensure new product launch on time

Increasing walk in customer


209

and on target

Feasibility study for new outlet/ location

Customer loyalty program



Increasing walk in customer Ensure new product launch on time and on target Feasibility study for new outlet/ location

HRIS (Human Resources Information System)

Control production process by scheduling process & man power Manage and monitor productivity of employee

KM Portal (Knowledge Management Portal)

Company Web & Email

"Give me better value for money products (tasty, fresh, & healthy) for money products, better service, and clean environment" Control production process by scheduling process & man power "Give me better value for money products (tasty, fresh, & healthy) for money products, better service, and clean environment"

4.12 Change Management 4.12 Change Management Change Management Plan adalah sebuah rencana yang telah dipersiapkan (sub-plan) dari suatu bagian rencana strategis, yang bertujuan untuk mengantisipasi timbulnya resistansi dan melakukan komunikasi dan sosialisasi dalam suatu organisasi dalam upaya perubahan. Tahapan ini menjelaskan perkembangan tindakan spesifik untuk menangani masalah perubahan

210

organisasi, tindakan strategis yang dirancang dan dimaksudkan untuk menyebabkan perubahan dan gerakan, resistensi terjadi dalam organisasi karena beberapa motivasi. Berikut gambaran dari alur proses change management

Gambar 4.30 Proses pembuatan change management Usulan perencanaan IT strategic pada PT sukses inti boga merupakan usulan mengenai aplikasi aplikasi baru yang belum pernah diimplementasi sebelumnya pada PT SIB, sehingga kita

211

harus bisa mendefinisikan tujuan dari adanya perubahan tersebut, kemudian menganalisa segala kemungkinan atau resiko yang akan muncul dengan adanya perubahan tersebut. setelah mengetahui segala kemungkinan yang akan terjadi setelah perubahan tersebut, baru dibuat tindakan mengenai tahapan yang harus dilakukan oleh PT SIB. Identifikasi tujuan perubahan Pada IT Strategic Planning yang dibuat, ada beberapa usulan aplikasi dan teknologi yang bisa diterapkan pada PT SIB, diantaranya, POS, Financial Module, CRM, SMS Promo, HRIS, KM Portal. Dimana usulan tersebut dipilih untuk membantu PT Sukses Inti Boga mengatasi permasalahan yang ada sebelumnya dan membantu dalam proses bisnis sehingga bisa berhasil dalam pencapaian visi dan misi perusahaan. Dari aplikasi aplikasi terebut ada beberapa resiko yang mungkin akan terjadi karena adanya perubahan dalam proses kegiatan PT Sukses Inti Boga, dimana awalnya masih bersifat manual sehingga dengan adanya usulan aplikasi dan teknologi tersebut bisa membantu mengatasi permasalahan yang ada. Beberapa permasalahan yang mungkin muncul adalah: 1. SDM PT SIB akan kesulitan memakai usulan aplikasi yang ada, Dikarenakan pada awalnya semua bersifat manual, dan ketika ada perubahan maka karyawan PT SIB akan mengalami kesulitan dalam pemakaian aplikasi aplikasi tersebut. 2. Karyawan mau mempelajari sistem yang baru, tetapi tidak ingin menggunakannya Karena sudah terbiasa dengan sistem yang manual, sehingga dengan adanya perubahan, karyawan menjadi takut dengan adanya sistem yang baru tersebut, selain karena ketidak mampuan untuk mengoperasikannya, juga ada beberapa issue yang akan muncul seperti

212

karyawan akan merasa dirugikan jika ada hadirnya system HRIS, dimana mereka merasa system baru akan lebih mengekang mereka, serta bisa merugikan pihak karyawan. 3. Adanya beberapa pihak yang menolak perubahan Dalam suatu perubahan bisa terdapat beberapa pihak yang berkeberatan dengan perubahan itu sendiri, bisa dikarenakan pihak pihak tersebut sudah merasa nyaman dengan kondisi sebelumnya, sehingga tidak menginginkan perubahan tersebut. 4. Kesalahan dalam Proses Implementasi Dalam Proses implementasi project tersebut dikhawatirkan akan ada beberapa kesalahan yang akan muncul dan menyebabkan proses pergantian menjadi terhambat.

Change Management Strategy Setelah memperkirakan adanya resiko resiko perubahan yang muncul kita bisa membuat suatu rancangan managemen perubahan, mengenai tahapan tahapan apa yang akan terapkan untuk mengatasi permasalahan tersebut. 1. Team Building Keterlibatan semua user dalam pelaksanaan proyek sebagai bagian dari tim proyek, sehingga timbul user awareness and ownership. Pembentukan strategi team building ini dapat mengurangi resistansi ( sebagai contoh keengganan user berpindah dari kebiasaan kerja manual sebelumnya) dalam pelaksanaan proyek. Dalam pembentukan tim, maka perlu dipetakan semua pihak yang terlibat dalam aktifitas proyek (PMBOK, 2000), sebagai berikut :

213

Tabel 4.47 Project Team Role and Responsibilities

Role

Contribution/ Responsibilities

Steering Committee

Judge all requests to change key project elements, including deliverables, schedule, and budget

Project Sponsor

Authority, guidance, and maintains project priority

Project Leader/Manager

Defines, plans, monitoring, control, and leads the project

Project Team Member

Skill and effort to perform tasks

Functional Manage

Policy and resources

Team members secara umum dipilih berdasarkan pengetahuan/pengalaman, pemahaman proses bisnis, kompetensi dan keahlian sehingga proyek dapat terselesaikan sesuai jadual/target. Struktur organisasi proyek dapat digambarkan sebagai berikut ;

Steering Committee

Project Sponsor

Project Manager Functional Management Project Team/ Members

Gambar 4.31 Project Team Structure

214

Untuk Project Leader/Manager dipilih berdasarkan kompetensi dan keahlian , mampu memimpin tim dalam suatu organisasi proyek, pemahaman proses bisnis (biasanya Project Leader/Project Management untuk suatu proyek dipimpin oleh person yang merupakan BPO/business process owner/keyuser dari proyek yang akan/sedang dijalankan), memahami konsep metodologi project management. Kompetensi dan orientasi Project Leader/ Manager ; - Kemampuan manajerial - Kompetensi teknis fungsional Kombinasi di antara kedua hal tersebut sangat dipengaruhi oleh jenis proyek yang dikerjakan. - Dasar pengetahuan : o Penggunaan alat-alat manajemen seperti estimasi biaya, cash flow, penganggaran/budgetting, reward and punishment o Jenis-jenis kontrak dan konsekuensi o Pengendalian manajemen Kategori kualifikasi manajer proyek/ Project Leader/ Project Manager , sebagai berikut ; •

Karakteristik personal Karakteristik personal yang sebaiknya dimiliki seorang manajer proyek antara lain : - mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi - mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif - percaya diri, bisa meyakinkan orang lain - punya disiplin - seorang generalis

215

- bisa menemukan masalah sekaligus membuat keputusan - mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu, biaya dan faktor manusia. •

Ketrampilan Perilaku Yang termasuk dalam kualifikasi ini antara lain kemampuan mendengarkan secara aktif, komunikator yang baik, bisa menjalin jaringan komunikasi informal. Ia juga harus membangun kepercayaan dalam tim, menumbuhkan semangat tim. Seorang Project Leader/ Manager perlu juga menguasai istilah-istilah teknis yang mungkin digunakan oleh bawahannya untuk memperlancar proses komunikasi.

•

Ketrampilan Bisnis Ketrampilan bisnis perlu dipunyai oleh seorang manajer proyek karena kemampuan ini akan sangat menunjang keberhasilan dalam mengelola suatu proyek. Kemampuan dalam ketrampilan bisnis, meliputi : o pemahaman mengenai organisasi dan masalah bisnis itu sendiri o pemahaman mengenai manajemen secara umum yang meliputi : pemasaran, pengendalian, pembelian, hukum o administrasi karyawan dan konsep umum mengenai cost and benefit o kemampuan mengubah kebutuhan bisnis menjadi kebutuhan proyek o punya kemauan kuat dan aktif untuk mengajari, melatih dan mengembangkan kemampuan bawahan.

•

Kemampuan Teknis

216

o Seorang manajer proyek perlu mengambil keputusan tentang hal-hal yang berhubungan dengan masalah teknis. Untuk itu perlu mengetahui aspek teknis dari proyek yang ditangani o Dalam proyek yang rendah kandungan teknologi pemahaman teknis bisa didapat dari pengalaman maupun latihan-latihan yang bersifat informal. o Tetapi untuk proyek yang melibatkan pemakaian yang berteknologi tinggi pengetahuan mengenai ilmu dan rekayasa sangatlah penting dimiliki seorang manajer proyek. Dengan beberapa tugas/tanggung jawab dan kewenangan seorang Project Leader/ Project Manager yang dapat dijelaskan sebagai berikut ; Tabel 4.48 Project Leader Authority and Responsibilities Project Leader/ Manager’s Authority 1. Membuat perencanaan dan budget yang akan di “approve” oleh Steering Committee 2. Menyusun team dan organisasi 3. Melaksanakan dan memonitor pelaksanaan Project sesuai dengan jadwal dan budget yang telah disepakati 4. Mengusulkan dan merekomendasikan vendor-vendor yang terkait dalam pekerjaan proyek 5. Memberikan laporan pelaksanaan Project kepada Project Sponsor & Steering Committee

Project Leader/ Manager’s Responsibility 1. Membuat Project Plan dan dokumen pendukungnya 2. Mengkoordinasikan dan mengontrol seluruh kegiatan proyek hingga selesai 3. Melaporkan Progress Report dan Status Report secara periodik 4. Mengidentifikasi dan menyelesaikan semua isu dan masalah yg timbul selama proyek berlangsung

217

2. Stakeholder Analisis Identifikasi pihak pihak yang berkepentingan dalam proyek, baik team yang terlibat langsung dalam proyek maupun orang orang yang berpotensi tidak menyetujui adanya perubahan (opponent of the project). Dengan identifikasi lebih awal, maka bisa dilakukan pendekatan (Approaching) lebih awal terhadap pihak pihak tersebut. Stakeholder sangat berpengaruh dalam kesuksesan sebuah proyek. Berikut ini daftar pertanyaan , sebagai contoh, dalam stakeholder analysis : •

Siapakah stakeholder?

•

Apakah posisinya?

•

Apakah alasan tentang pemilihannya?

•

Apakah strategi yang harus dilakukan jika personil/posisi tersebut tidak positif terhadap proyek?

Stakeholders adalah semua orang yang terlibat dan terpengaruh kepada aktifitas Project (PMBOK, 2000) . Stakeholders meliputi : •

Steering Committee

•

Project sponsor

•

Project team

•

Functional management

•

Customers / Users

•

Suppliers

218

•

termasuk di dalamnya Opponents to the project : pihak-pihak yang menentang terhadap implementasi proyek.

Stakeholder analysis ini akan menghasilkan pengkategorian,bagian-bagian organisasi manakah yang sangat berpengaruh/ terkait dengan pelaksanaan proyek dan bagian-bagian organisasi manakah yang tidak/kurang berpengaruh dengan pelaksanaan proyek. Dari kedua organisasi tersebut, dikelompokkan kembali siapakah tokoh kunci yang memiliki pengaruh paling besar (key stakeholder). Pengaruh tersebut bisa berupa pengaruh sosial maupun kewenangan/kekuasaan seperti pengaturan kebijakan/ policy pada perusahaan. Pengelompokan ini lebih mudah disusun apabila menggunakan metoda stakeholder mapping, sebagai berikut ;

219

Tabel 4.49 Key Stakeholder Mapping pada PT.SIB

Organization Role on Project

Managing Director

Factory/ Production Dept Head

PD/ R&D Dept Head

Human Capital Dept Head

Project Leader of project in their business area (key focus area) BPO (Business Process owner) :

Project Leader of project in their business area (key focus area) BPO (Business Process owner): POS,

Project Leader of project in their business area (key focus area)

Supplier of project

BPO (Business Process owner) : HRIS,

Supplier of project

POS,Accpac, BI, Project

POS System, CLM, SMS Promo, Company Web Project

Accpac Project

KM Portal, Company Web Project

Vendor/ Supplier

Sponsor of project



Executive support and business process standardizati on

BPO (Business Process owner) – POS,Accpac, BI,

BPO (Business Process owner):

Very high

Very high :

High

High

High

High

High

Very High

Very high : can call the shots

Very High : critical to success

High : subject matter expert




Medium : other vendor/supplier available

Keep informed and make sure he reviewed,

Make him knows his project, take a seat to detail

Make him knows his project, take a seat to

High : subject matter expert Make him knows his project, take a seat

Make her knows her project, take a seat to

Make him knows his project, take a seat to detail

Lead time arrangement

Steering Committee of project and one of the company’s founders

Contribution/ Company’s Involvement to policies Project

Level of Interest Level of Influence

General Manager

Key Stakeholder FA Dept Sales & Head Marketing Dept Head

Suggestions on Keep managing informed, let relationship him lead conversations,

Project

220 do as his feedback and quickly

can do some work from home

discussion

detail discussion

to detail discussion

detail discussion

discussion

221

Dari proses stakeholder analysis & mapping yang paling penting adalah penyusunan dokumen analisis tersebut menjadi sebuah referensi bagi

pelaksana proyek. Kegunaannya adalah untuk melihat potensi-

potensi peluang serta hambatan yang akan terjadi selama pelaksanaan proyek, dan apabila terjadi hambatan dalam proyek, dapat segera dianalisis pihak-pihak mana yang berpengaruh dan untuk segera ditangani. Stakeholder analysis sendiri adalah sesuatu yang tidak terukur, dan dinamis sesuai dengan perubahan organisasi dan perkembangan bisnis Perusahaan. 3. Communication Management Communication management bisa dilakukan pada PT Sukses Inti Boga dengan melakukan sosialisasi dan komunikasi kepada seluruh staff karyawan PT Sukses Inti Boga mengenai tujuan dari adanya perubahan tersebut untuk mengatasi permasalahan yang ada dan sebagai strategi dalam menghadapi persaingan bisnis kegiatan ini bisa dilakukan pada saat meeting atau dengan mengadakan gathering karyawan. Selain itu bentuk-bentuk communication management dalam proyek dapat berupa ; •

project progress report : laporan kemajuan proyek dalam sesi rapat resmi dengan steering committee , project sponsor dan project tim

•

review meeting : rapat rutin dengan team members

•

evaluation

: perlu

identification

and

dilakukannya tinjauan PICA corrective

action)

keberlangsungan dan keberhasilan proyek

untuk

(problem

memastikan

222

•

awarding/celebration/penghargaan

:

pencapaian

terhadap

keberhasilan suatu proyek Berikut ini adalah communication plan yang dapat dilakukan pada PT.Suskes Inti Boga dalam memonitoring pelaksanaan proyek baik untuk senior management (steering committee dan sponsor), functional management (Division/Dept Head terkait) dan seluruh tim proyek yang terlibat, sebagai berikut ; Tabel 4.50 Komunikasi Pada Senior Management Communicat ion (Meeting, Report, etc.) Rapat Koordinasi

Project Progress Report

Frequen cy / Dates

Originator

Distribution/Inform ation Flow

Comments

2 minggu sekali

Project Leader/Mana ger

Tatap muka, formal meeting, notulensi

Minggu an

Project Leader/Mana ger

Email, Print Out Report, Project Mailing List

Prepare by Project Management Office/ Administrator Prepare by Project Management Office/Administr ator

Tabel 4.51 Komunikasi Pada Functional Management Communication Frequency Originator (Meeting, / Dates Report, etc.)

Distribution/Information Comments Flow

Rapat Koordinasi

Prepare by tatap muka/formal meeting, project mailing Project Management list, notulensi Office/ Administrator

1 bulan sekali

Project Mingguan Progress Report

Project Leader/Mgr/ BPO (Business Process Owner) Project Leader/ Mgr

email, print out report, project mailing list

Prepare by Project Management Office/ Administrator

223

Tabel 4.52 Komunikasi Pada Project Team Communicati on (Meeting, Report, etc.)

Frequenc Originato Distribution/Informat y / Dates r ion Flow

Rapat Koordinasi

Minggua n

Project Progress Report

Minggua n

PM/ BPO/ Integrati on Mgr PM

Comments

Prepare by Project tatap muka/formal Management meeting, project mailing list, notulensi Office/Administra tor Prepare by Project email, print out Management report, project Office/ mailing list Administrator

4. End User Training Event Management Untuk

mengurangi

tingkat resistansi user/pengguna

dalam

mengoperasikan sistem dan aplikasi yang baru dan untuk mengurangi tingkat

kesalahan/koreksi

maka

perlu

dilaksanakan

program

pelatihan/training secara berkelanjutan. Program training ini diberlakukan untuk seluruh lapisan karyawan mulai dari karyawan biasa hingga top management, sesuai dengan bidang operasional masing-masing sehingga bisa menggunakan dengan baik aplikasi dan teknologi yang sudah diusulkan. Untuk mempermudah pelaksanaan training tersebut, maka disusun training plan dengan mempertimbangkan beberapa point seperti yang tergambar dalam tabel di bawah ini :

224

Tabel 4.53 End User Training Plan POS System

Financial Module Accpac

Busines s Intellige nce (BI)

Dept

√

Production Sales & Marketing Finance & Accounting PD / R&D Human Capital Senior & Functional Manageme nt

Custo mer Loyalt y Manag ement

SMS Promo

Company HRIS K M Web & Email P o r t a l

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

Pelaksanaan user training tersebut dapat dilakukan secara berkelanjutan, menyesuaikan dengan kebutuhan jumlah user, internal training atau external training (by vendor), group training/ class training/ individual training dan materi pelatihan yang dibutuhkan

225

tersebut seperti melakukan training untuk operasional POS, financial module dan HRIS. 5. Business Process Development Perbaikan alur proses yang diperlukan untuk memperbaiki proses bisnis sebelumnya. Pada saat tahapan pre-implementasi maka dilakukan pemetaan proses bisnis yang mungkin akan berubah antara kondisi saat ini (As Is condition) dengan kondisi pasca implementasi (To Be Condition) yang sering disebut dengan Gap Analysis. Dengan gap analysis ini maka akan dilakukan penyesuaian, perubahan dan penyederhanaan proses bisnis dalam rangka implementasi proyek. Yang tentunya perubahan proses bisnis ini sebagai langkah perbaikan / continues improvement dalam operasional bisnis Perusahaan. Sebagai contoh bentuk-bentuk penyesuaian, perubahan dan penyederhanaan proses bisnis pada implementasi proyek PT.Sukses Inti Boga adalah pada saat perubahan proses penjualan di semua outlet PT.Sukses Inti Boga dari semula dengan menggunakan cash register manual dan pada saat menggunakan POS (point of sales) system pada outlet-outlet PT.Sukses Inti Boga, seperti yang sudah dijelaskan pada bagian sebelumnya (lihat Gambar 4.10 dan 4.11) 6. Pendampingan dan Support Pendampingan dan support diperlukan selama masa perubahan tersebut untuk memastikan bila ada kesalahan dalam pengimplementasikan perubahan tersebut bisa diatasi dengan cepat dan kembali normal.

226

Change Management tersebut di atas dapat diterapkan baik pada tahapan PreImplementation, Implementation dan Post Implementation, dengan gambaran seperti di bawah ini ;

Gambar 4.32 Penerapan Change Management

Dengan penerapan siklus change management dalam tiga fase/tahap tersebut maka diharapkan proses implementasi dapat berjalan dengan baik dan lancar.

BAB IV ANALISIS DAN HASIL

Recommend Documents